Vodafone Expense Management Dashboard (Rekeninginzicht) Expense Reporting Expense Management Handleiding 2015, version 1.1
Inhoud Inhoud ........................................................................................................................................................... 2 1.
2.
3.
4.
5.
Product overzicht .................................................................................................................................. 4 1.1
Dashboard (Rekeninginzicht) ......................................................................................................... 4
1.2
Expense Reporting ......................................................................................................................... 4
1.3
Expense Management.................................................................................................................... 4
Expense Dashboard (Rekeninginzicht) ................................................................................................... 5 2.1
Hoofdscherm................................................................................................................................. 5
2.2
Factuurvenster............................................................................................................................... 6
2.3
Instellingenmenu .......................................................................................................................... 7
2.4
Helpfunctie.................................................................................................................................... 8
HR Upload ............................................................................................................................................. 9 3.1
Hoofdscherm................................................................................................................................. 9
3.2
HR Upload logboek ...................................................................................................................... 10
3.3
HR Upload procedure .................................................................................................................. 11
3.4
HR Upload procedure in het kort .................................................................................................. 13
Expense Management.......................................................................................................................... 14 4.1
Hoofdscherm............................................................................................................................... 14
4.2
Configuratie-items ....................................................................................................................... 17
4.3
Toevoegen van kostenplaatsen en personen ............................................................................... 22
4.4
Gebruikersbeheer ........................................................................................................................ 25
4.5
Profielen en privileges.................................................................................................................. 27
4.6
InControl ..................................................................................................................................... 28
InControl ............................................................................................................................................. 30 5.1
Hoofdscherm............................................................................................................................... 30
5.2
Profielen ...................................................................................................................................... 31
5.3
Het InControl proces.................................................................................................................... 34
5.4
Gebruikers informeren ................................................................................................................. 37 2
5.5 6.
InControl rapportage ................................................................................................................... 38
Expense Reporting ............................................................................................................................... 40 6.1
Hoofdscherm............................................................................................................................... 40
6.2
Tabblad - Mijn rapportages ........................................................................................................... 41
6.3
Tabblad – Recente rapportages.................................................................................................... 43
6.4
Tabblad – Rapportagecatalogus ................................................................................................... 43
6.5
Rekening selectie ........................................................................................................................ 47
6.6
Tabelrapportage .......................................................................................................................... 50
6.7
Draaitabelrapportages ................................................................................................................. 56
3
1.
Productoverzicht
Het Vodafone Expense Management portfolio bestaat uit drie modules: Expense Dashboard (Rekeninginzicht), Expense Reporting en Expense Management. In dit hoofdstuk vindt u ter kennismaking een korte omschrijving van iedere module. Verderop in dit werkboek wordt er uitgebreid op ieder onderdeel ingegaan.
1.1
Dashboard (Rekeninginzicht)
Deze online applicatie geeft direct toegang tot diverse rapportages over de zakelijke telefoonrekening. Van Top 10 overzichten en abonnementskosten tot aan HR modules om personeelsgegevens te laden, u vindt het allemaal terug in deze portal. De gebruiksvriendelijke omgeving kan men eenvoudig aanpassen en met behulp van de productvideo’s kunt u direct aan de slag.
1.2
Expense Reporting
Naast de rapportages in Rekeninginzicht biedt Expense Reporting ook een veel uitgebreidere rapportageomgeving. Met behulp van draaitabellen kan men een grote variëteit aan gegevens opvragen. Analyses gericht op bijzondere nummers, internationaal telefonieverkeer, individuele rapportages en trends per kostenplaats zijn onderdeel van deze applicatie.
1.3
Expense Management
Met deze online beheertool kunt u mobiele aansluitingen in o.a. kostenplaatsen onderbrengen voor het uitbreiden van rapportagemogelijkheden. Daarnaast kan men budgetten toekennen aan mobiele gebruikers en hen via een e-mailnotificatie informeren via InControl. U kunt tevens profielen toekennen aan gebruikers waarmee men verschillende rechten krijgt binnen Expense Management.
4
2.
Expense Dashboard (Rekeninginzicht)
Rekeninginzicht is een portal waar eindgebruikers op eenvoudige wijze inzicht kunnen krijgen in hun telefoonrekening. Rekeninginzicht voorziet in diverse standaard rapportages en, afhankelijk van de gebruikersrechten, toegang tot extra modules.
2.1
Hoofdscherm
Het hoofdscherm van Rekeninginzicht bestaat uit een factuurvenster , een instellingenmenu en diverse rapportage- en moduletegels. In het factuurvenster selecteert u de factuur waarover u een rapport wilt opvragen. Het instellingenmenu biedt u de mogelijkheid het hoofdscherm naar eigen voorkeur in te richten. De toegang tot de tegels in het hoofdscherm is afhankelijk van de rechten van uw gebruikersprofiel en de wijze waarop u de applicatie benaderd. In het geval dat u gebruik maakt van een tablet of mobiel toestel zullen sommige tegels niet zichtbaar gemaakt worden.
1
2
3 Afbeelding 1 - Hoofdscherm
[1] 1
Factuurvenster
[2] 2
Instellingenmenu
[3] 3
Hoofdscherm met tegels 5
2.2
Factuurvenster
In het factuurvenster worden de rekeningen van de afgelopen 12 maanden weergegeven. U maakt hier een selectie van een factuur per organisatie of factuurreferentie. Het venster geeft daarnaast informatie over de totale kosten van de factuur. Rekeningselectie 1 Selecteer een organisatie of factuurreferentie onderin het scherm. 2 Klik nu op de gewenste factuur in de grafiek. Het venster wordt gesloten en de nieuwe gegevens worden automatisch geladen.
Afbeelding 2 - Factuurvenster
Op de bedragen in de factuur is een standaard BTW tarief van toepassing tenzij anders is weergegeven. De getoonde factuurinformatie is indicatief en betreft geen officiële factuur. Het bedrag bovenaan het scherm betreft het totaal bedrag exclusief BTW. Dit geldt tevens voor het bedrag dat vermeld staat in de lijngrafiek. De grafiek kan in lijn- of kolomvorm worden weergegeven. Deze kan gewijzigd worden in het selectievenster onder het totaalbedrag van de factuur.
6
2.3
Instellingenmenu
Het instellingenmenu biedt de mogelijkheid de volgorde en het aantal afgebeelde Tiles aan te passen of terug te keren naar de originele lay-out. U kunt in het menu tevens de taal aanpassen, de helpfunctie uitschakelen en via uitloggen de actieve sessie beëindigen. U kunt de volgorde van de tegels aanpassen door achter de gewenste tegel de sleeptoets naar boven of beneden te verplaatsen. Selecteer het plus- of minteken om een tegel toe te voegen of te verwijderen aan het hoofdscherm.
Afbeelding 3 – Instellingenmenu
Hieronder worden de mogelijke instellingen en een korte beschrijving wergegeven: Instelling
Beschrijving
Taal
Taalaanpassing van de Rekeninginzicht omgeving.
Toon Help
Uit- of inschakelen van de vraagtekens in de tegels.
Zet standaard lay-out terug
Herstelt de originele lay-out van rekeninginzicht.
Indeling & aanpassingen
Wijzigen van tegelvolgorde en het aantal weergegeven tegels.
7
2.4
Helpfunctie
In het hoofdscherm is een tegel beschikbaar waarop een vraagteken staat afgebeeld. Wanneer u uitleg zoekt bij Rekeninginzicht kunt u deze helptegel selecteren of het kleine vraagteken in een tegel activeren voor meer informatie over die specifieke tegel. Indien gewenst is het mogelijk om de helpfunctie vanuit het instellingenmenu uit te schakelen wanneer u de vraagtekens niet wilt weergegeven in het hoofdscherm. De helptegel bestaat uit een korte toelichting bij het algemeen gebruik van Rekeninginzicht en instructievideo’s waarin wordt uitgelegd hoe de portal en de modules Expense Management en Expense Reporting werken. Met behulp van de instructievideo’s kan een gebruiker in een korte tijd een goede indruk krijgen van Rekeninginzicht.
Afbeelding 4 – Helpfunctie
8
3.
HR Upload
HR Upload is een module die, wanneer aangeschaft door de gebruiker, de mogelijkheid biedt
personeelsgegevens te importeren en te koppelen aan mobiele nummers in Rekeninginzicht.
3.1
Hoofdscherm
De module wordt via een tegel in Rekeninginzicht geactiveerd waarna men een grote hoeveelheid gegevens kan exporteren, bewerken en kan importeren. De bestaande gegevens hebben betrekking op de personeelsgegevens en mobiele nummers waar de gebruiker rechten over heeft. Na het openen van de HR Upload tegel verschijnt het scherm waarmee u het importeren van de gewijzigde gegevens kunt uitvoeren.
Afbeelding 5 – HR Upload hoofdscherm
Het hoofdscherm bestaat uit de functietoetsen ‘Download sjabloon’ en ‘Upload HR bestand’ en een logboek waarin de geplande en verwerkte HR Upload bestanden worden weergegeven. In de volgende paragraaf vindt u informatie terug over het logboek.
9
3.2
HR Upload logboek
In het hoofdscherm vindt u het logboek waar alle geplande en verwerkte HR Upload bestanden worden weergegeven. Het logboek bestaat uit een aantal velden die u informatie verschaffen over o.a. de status van de upload. Hieronder vindt u een korte beschrijving van de verschillende velden. Logboek velden Veld
Beschrijving
Datum & tijd
Datum en tijd van de uitgevoerde upload bestanden.
Aantal regels
Het aantal regels in het oorspronkelijk upload bestand.
Aantal correcte regels
Het aantal regels dat correct is verwerkt.
Status
Status van upload bestand (gepland, bezig en verwerkt).
Info
Informatie met betrekking tot het resultaat van de upload.
Logboek info Nadat u een bestand heeft geüpload verschijnt er informatie over de upload in het logboek. Hieronder volgt een beschrijving van de mogelijk meldingen: Pictogram
Beschrijving
Informatie over het aantal nieuwe en bewerkte personen en kostenplaatsen. Een aantal regels is niet correct geüpload. Overzicht van de niet verwerkte regels. In het geval dat er regels niet zijn verwerkt wordt er een kruis weergegeven. Wanneer u vervolgens het overzicht opent worden de niet verwerkte gegevens weergegeven. In de laatste kolom kunt u lezen welke fout zich heeft voorgedaan. Upload status Er zijn drie upload statussen mogelijk: Status
Beschrijving
Bezig
Het bestand wordt op dit moment verwerkt.
Gepland
Het bestand wordt geüpload zodra eerdere uploads zijn verwerkt.
Verwerkt
Het bestand is verwerkt. De resultaten vindt u terug bij ‘Info’.
Het verversen van de upload status vindt plaats wanneer u de tegel voor HR upload sluit en opnieuw opent.
10
3.3
HR Upload procedure
Het gebruik van de HR Upload module verloopt volgens een standaard proces van drie stappen: download een sjabloon, bewerk het geopende bestand en importeer het gewijzigde bestand. Hieronder wordt per stap de handelingen beschreven. Stap 1 - Download sjabloon Wanneer u de functietoets Download sjabloon activeert wordt er een Excel bestand geopend met de bestaande gegevens in Vodafone Rekeninginzicht. Het weergegeven resultaat is afhankelijk van de rechten van uw login profiel. Hierdoor is het mogelijk dat u alleen de gegevens van bijvoorbeeld uw kostenplaats kunt wijzigen maar niet van de gehele organisatie. U wordt na het activeren van ‘Download Sjabloon’ gevraagd of u het bestand wilt openen of opslaan. Kies in dat geval voor het openen van het bestand. Na de wijzigingen kunt u het bestand opslaan. Het bestand krijgt automatisch de naam HR download [datum ddmmyyyy]. Indien gewenst kunt u het bestand een andere naam geven. Stap 2 – Bestand wijzigen Het sjabloon dat u heeft gedownload wordt geopend in MS Excel. Hieronder is een voorbeeld van een HR download bestand weergegeven.
Afbeelding 6 – HR download bestand
Door de velden met de gewenste informatie te vullen worden rapportages voorzien van extra informatie zoals namen, e-mailadressen, kostenplaatsen en personeelsnummers. In het sjabloon vindt u de volgende velden: Veld
Max. aantal karakters
Veld
Max. aantal karakters
Nummer*
30
Voorletters
10
Klantreferentie
n.v.t.
Tussenvoegsel
10
Personeelsnummer
30
Geslacht**
15
Achternaam
30
E-mailadres
50
Roepnaam
20
Kostenplaats
50
11
*
Mobiele nummers mogen niet gewijzigd of toegevoegd worden in het sjabloon. Wanneer u iets wijzigt in het veld Nummer worden de wijzigingen in die regel niet verwerkt. Het nummer (inclusief de hele regel) kan wel verwijderd worden.
**
In het veld Geslacht kiest u voor de term MALE of FEMALE. Overige omschrijvingen zullen het resultaat UNKNOWN opleveren in Rekeninginzicht.
Nadat u wijzigingen heeft aangebracht in het bestand dient u het bestand op te slaan. Stap 3 – Upload HR-bestand Met de functie Upload bestand importeert u het Excel bestand dat u eerder via de functie ‘Download sjabloon’ heeft geëxporteerd en bewerkt. De bestaande gegevens zullen worden overschreven door de wijzigingen die u heeft aangebracht. Let op! U kunt maximaal drie keer per maand de Upload procedure uitvoeren. Het is mogelijk om een datum in het verleden te selecteren waardoor de aanpassingen die u heeft gemaakt met terugwerkende kracht worden opgeslagen. Bij het opvragen van een rapportage wordt dan de aangepaste informatie weergegeven. De geselecteerde datum ligt maximaal drie maanden in het verleden. Er kunnen per maand maximaal drie bestanden verwerkt worden. Na het activeren van de functietoets Upload HR-bestand verschijnt er een nieuw scherm in beeld. Via de functietoetsen in dit scherm selecteert u het eerder opgeslagen bestand en selecteert u een datum waarop u de upload wilt uitvoeren. U rondt de procedure af door het HR-bestand te uploaden en het scherm te sluiten.
Afbeelding 7 – HR upload scherm
Nadat u een bestand heeft geüpload verschijnt er informatie over de upload in het logboek. Hieronder volgt een beschrijving van de mogelijk meldingen: Informatie over het aantal nieuwe en bewerkte personen en kostenplaatsen Een of meerdere regels zijn niet correct geüpload Overzicht van de niet verwerkte regels 12
In het geval dat er regels niet zijn verwerkt wordt er een kruis weergegeven. Wanneer u vervolgens het overzicht opent worden de niet verwerkte weergegeven. In de laatste kolom kunt u dan lezen welke fout zich heeft voorgedaan.
Afbeelding 8 – Verwerkingsrapport
3.4
HR Upload procedure in het kort
Hieronder vindt u de verkorte beschrijving van de HR upload procedure voor het gebruik van de HR Upload module: 1. Klik op Download sjabloon. 2. Klik op Openen in het pop-up scherm. 3. Bewerk de gewenste gegevens in het Excel bestand. 4. Sla het bestand op onder de gewenste naam en sluit het venster. 5. Klik op Upload bestand. 6. Selecteer het bestand en voer de wijzigingsdatum in. 7. Klik op Bestand Uploaden. 8. Sluit het venster. Het HR Upload bestand wordt weergegeven in het logboek. Let op! U kunt maximaal drie keer per maand de Upload procedure uitvoeren.
13
4.
Expense Management
Expense Management is de beheeromgeving voor Expense Reporting. In deze tool kan men eigenschappen toekennen aan mobiele aansluitingen en rechten verlenen aan gebruikers van Expense Management. Tevens vindt u hier de InControl functie terug. De applicatie Expense Management is alleen toegankelijk voor klanten die deze module hebben aangeschaft. Wanneer deze niet is aangeschaft zal deze ook niet zichtbaar zijn als tegel in de portal. Het tabblad Gebruikersbeheer kunnen profielen toegekend worden aan een gebruiker waardoor de gebruiker bepaalde rechten krijgt binnen Rekeninginzicht. Afhankelijk van de rechten zijn sommige instellingen, zoals het verwijderen van een configuratie-item mogelijk niet te zien.
4.1
Hoofdscherm
Het hoofdscherm bestaat opent standaard met het tabblad Configuratie-items. Hierin vindt u de volgende onderdelen terug: 1 2
3
4 4 5
Afbeelding 9 – Hoofdscherm Expense Management
14
[1] 1
Menubalk
[2] 2
Tabbladen
[3] 3
Zoekfunctie
[3] 4
Referentievensters
5
Gegevensscherm
Menubalk Boven in het hoofdscherm vindt u de menubalk waarin zich een aantal standaard functies bevinden. De functies worden hieronder kort toegelicht: Menufunctie
Beschrijving
Inzien
Bepaalt welke Referentievensters zichtbaar zijn in het hoofdscherm.
Taal
Mogelijkheid te wisselen van taal.
Help
Toegang tot helpbestanden en informatie over Expense Management.
Uitloggen
Afsluiten van de huidige sessie.
Tabbladen U heeft de beschikking over drie tabbladen binnen de applicatie Expense Management. Het is echter mogelijk dat er afhankelijk van het gebruikersprofiel minder tabbladen verschijnen. Dit is dan bepaald in de rechten van het profiel. De drie tabbladen zijn:
Configuratie-items
Gebruikersbeheer
InControl
15
Zoekfunctie De zoekfunctie bestaat uit een zoekbalk en een uitklapbalk met een geavanceerde zoekfunctie boven in het scherm. Let op! Wanneer u een zoekterm heeft ingevuld blijft de zoekfilter actief totdat u de zoekterm verwijdert of op ‘Wis alle filters’ klikt.
Afbeelding 10 – Geavanceerde zoekfunctie
Referentievensters De Referentievensters zijn de onderdelen aan weerszijde van de configuratie-items. Hieronder vallen bijvoorbeeld de organisatie, kostenplaats en personen. Vanuit deze schermen kunt u via een sleepfunctie op eenvoudige wijze bijvoorbeeld een kostenplaats toekennen aan een of meerdere mobiele aansluitingen.
Afbeelding 11 – Referentievensters
Gegevensscherm In het gegevensscherm vindt u, afhankelijk van het geselecteerde tabblad, gegevens zoals mobiele aansluitingen, gebruikers of rekeningen. Door gebruik van de rechtermuisklik op een item worden er diverse functies weergegeven. In de voetnoot van het gegevensscherm wordt het aantal pagina’s weergegeven en kunt u het aantal items per pagina aanpassen.
16
4.2
Configuratie-items
Het eerste tabblad bevat de bedrijfsmiddelen waarover een organisatie wil rapporteren. Deze middelen worden binnen Vodafone Rekeninginzicht bedrijfsmiddelen genoemd en kunnen bestaan uit mobiele aansluitingen, vaste aansluitingen en overige verbindingen.
Afbeelding 12 – Configuratie-items
In het midden van het scherm worden de pagina’s met configuratie-items in kolommen weergegeven. U kunt zelf bepalen welke kolommen u wilt weergeven door deze te selecteren in het functiemenu. Klik met de rechtermuisknop in een van de kolomkoppen en selecteer de optie kolommen. In het uitgevouwen scherm kunt u kiezen uit een van de volgende kolommen: Configuratie-item type
Gebruikersstatus
Identificatie
Persoon
Organisatie
Personeelsnummer
Kostenplaats
InControl gebruikersprofiel
17
Configuratie-item menu Met behulp van een rechtermuisklik op een van de items wordt een menu geopend met diverse mogelijkheden. Naast het inzien, verwijderen of bewerken van een enkel item kunt u alle items exporteren en afdrukken.
Afbeelding 13 – Menu functies
De menufuncties zijn afhankelijk van uw rechten als gebruiker. Het is hierdoor mogelijk dat sommige van onderstaande functies niet zichtbaar zijn in het menu. Menufunctie
Beschrijving
Inzien
Eigenschappen van het configuratie-item weergeven.
Bewerken
Eigenschappen van het configuratie-item bewerken.
Vernieuwen
Het verversen van het configuratie-item in het hoofdscherm.
Lay-out aanpassen
Het (on)zichtbaar maken van groepen, kolomkoppen en de voetnoot.
Exporteren
Het exporteren van het configuratie-item naar Excel of tekst (CSV).
Afdrukken
Het printen van het geselecteerde configuratie-item.
Configuratie-item eigenschappen Na het openen van een configuratie-item via Inzien of Bewerken krijgt u toegang tot de algemene eigenschappen van het geselecteerde item. In het geopende scherm worden de volgende velden weergegeven.
18
Eigenschap
Beschrijving
CI klasse
Onderscheid tussen klasse zoals mobiele en vaste telefonie.
CI type
Onderscheid tussen type klasse zoals het type mobiele toestel.
Gebruikersstatus
Onderscheid of bv. het mobiele toestel is toegewezen aan een persoon.
Organisatie
De organisatie waaraan het configuratie-item is toegewezen.
Kostenplaats
De kostenplaats waaraan het configuratie-item is toegewezen.
Afdeling
De afdeling waaraan het configuratie-item is toegewezen.
Persoon
De persoon waaraan het configuratie-item is toegewezen.
Persoonsgegevens
Configuratie-item wordt gekoppeld aan de gegevens van een persoon zoals de kostenplaats.
InControl profiel
Het budgetprofiel van de InControl module (zie hoofdstuk 5).
In het tabblad Algemeen kunt u informatie bijhouden over het configuratie item zelf zoals de PUK code, het SIM kaart nummer en het toesteltype. Het telefoonnummer wordt automatisch vanaf de rekening geladen en kan niet worden gewijzigd.
Afbeelding 14 – Configuratie-item detailscherm
19
4.3
Toekennen van eigenschappen
Zoals u in de vorige paragraaf heeft gelezen kunnen er diverse eigenschappen aan een configuratieitem worden toegekend. U kunt dit op verschillende manieren doen. De belangrijkste eigenschappen die u aan een configuratie-item kunt toekennen zijn:
Kostenplaats
Persoon
InControl profiel
Voor de overige eigenschappen geldt dat deze eerder zijn vastgesteld en niet bewerkt kunnen worden zoals de CI klasse. Een andere mogelijkheid is dat velden niet door de klant gebruikt worden of dat de persoon niet de juiste rechten heeft om deze eigenschappen aan te passen. Het toekennen van een InControl profiel wordt uitgebreid behandeld in hoofdstuk 5. Hieronder vindt u informatie over het toekennen van een kostenplaats aan een configuratie-item. Het toekennen van een persoon verloopt identieke wijze. Indien er nog geen kostenplaatsen of personen bestaan dient u deze eerst toe te voegen. Informatie hierover vindt u terug in de volgende paragraaf. U kunt een of meerdere configuratie-items tegelijk aanpassen. Wilt u echter veel items tegelijk wijzigen dan kunt u mogelijk beter gebruik maken van de module HR-Upload. Kostenplaats toekennen aan een configuratie-item 1. Open het configuratie-item detailscherm door te dubbelklikken op het configuratie-item of selecteer bewerken in het menu na gebruik van de rechtermuisklik op het item. 2. Klik op de bladertoets achter het veld Kostenplaats en selecteer de gewenste kostenplaats uit
de lijst.
Afbeelding 15 – Kostenplaats overzicht
20
3. Indien u niet de mogelijkheid heeft om te bladeren is waarschijnlijk het veld Persoonsgegevens overnemen actief. Door dit veld te deactiveren kunt u alsnog de kostenplaats aanpassen. 4. Klik op Opslaan en sluiten. De nieuwe kostenplaats is nu toegewezen. Kostenplaats toekennen aan meerdere configuratie-items 1. Selecteer, met behulp van de Shift- of Control toets, de configuratie-items die u een kostenplaats wilt toekennen. 2. Sleep nu de kostenplaats naar de geselecteerde items en laat de kostenplaats los. 3. Er wordt een nieuw scherm geopend waar u aangeeft vanaf welke datum de wijziging in dient te gaan. Het is mogelijk dat de wijziging met terugwerkende kracht plaatsvindt of betrekking heeft op een bepaalde periode. Volg in dat geval de instructies in het scherm.
Afbeelding 16 – Wijzigingsscherm
4. Wanneer dit scherm niet wordt weergegeven krijgt u een melding waarin wordt aangegeven dat voor een of meerdere items het veld Persoonsgegevens actief is. Door dit veld te deactiveren kunt u alsnog de kostenplaats aanpassen. 5. Klik op OK. 6. In het volgende scherm klikt u op Start om de wijzing daadwerkelijk uit te voeren. 7. Zodra het vinkje voor de gewijzigde items verschijnt kunt u dit scherm sluiten en wordt de kostenplaats weergegeven achter de gewijzigde configuratie-items.
21
4.3
Toevoegen van kostenplaatsen en personen
Indien er geen kostenplaatsen beschikbaar zijn kunt u zelf een kostenplaats toevoegen. Het is tevens mogelijk om een hiërarchie aan te brengen in de kostenplaatsen. Wilt u meerdere kostenplaatsen tegelijk toevoegen dan kunt u hier ook de module HR Upload voor gebruiken. Toevoegen van een kostenplaats 1. Klik op het plusteken boven in het Kostenplaatsenscherm.
Afbeelding 17 – Kostenplaats referentievenster
2. In het geopende scherm selecteert u de juiste organisatie en geeft u in een tweede veld een naam aan de kostenplaats.
Afbeelding 18 – Kostenplaats toevoegen
3. Indien gewenst kunt u de nieuwe kostenplaats onder een reeds bestaande kostenplaats hangen. Klik op de bladertoets naast het derde veld en selecteer de bovenliggende kostenplaats.
22
Afbeelding 19 – Kostenplaats hiërarchie
4. Klik op Opslaan en sluiten. De nieuwe kostenplaats verschijnt nu in het kostenplaats toewijzingsscherm. Toevoegen van een persoon 1. Klik op het plusteken boven in het Personenscherm.
Afbeelding 20 – Persoon toevoegen
23
2. Vul in het geopende scherm de velden met de gegevens van de nieuwe persoon.
Afbeelding 21 – Personen detailscherm
3. Klik op Opslaan en sluiten. De nieuwe persoon verschijnt nu in het personen toewijzingsscherm.
24
4.4
Gebruikersbeheer
In het tabblad gebruikersbeheer kunt u profielen toekennen aan gebruikers van Rekeninginzicht, Expense Management en Expense Reporting. Deze profielen voorzien een gebruiker van specifieke rechten voor een of meerdere van deze modules. Daarnaast kan men een gebruiker ook binnen een module specifieke rechten geven.
Afbeelding 22 – Gebruikersbeheer
In het gebruikerscherm vindt u een aantal kolommen terug met gegevens van de gebruiker. Kolom
Beschrijving
Gebruikersnaam
De naam waar de gebruiker mee dient in te loggen.
Naam
De naam van de gebruiker.
E-mailadres
Het e-mailadres van de gebruiker.
Gebruiker geblokkeerd
Weergave of gebruiker geblokkeerd is.
25
Gebruikerseigenschappen bewerken Indien u voorzien bent van de juiste rechten heeft u de mogelijkheid het profiel van een gebruiker aan te passen. 1.
Selecteer een gebruiker door met uw muis te dubbelklikken op de naam van de gebruiker of door met uw rechtermuisknop ‘Bewerken [gebruikersnaam]’ te selecteren.
Afbeelding 23 – Gebruiker toevoegen
2. Vul in het geopende scherm de velden in het bovenste gedeelte in. De gebruiker dient als persoon te zijn toegevoegd in het eerste tabblad (Configuratie items) van Expense Management.
Afbeelding 24 – Gebruiker detailscherm
3. Selecteer nu het gewenste profiel. Het is mogelijk om een gebruiker van meerdere profielen te voorzien. Meer informatie over de profielen vindt u in de volgende paragraaf. 26
4. Afhankelijk van het geselecteerde profiel is het mogelijk dat er tabbladen verschijnen naast het tabblad Profiel. Het aantal en de type tabbladen kunnen verschillen per profiel. Meer informatie over de tabbladen vindt u in de volgende paragraaf.
Afbeelding 25 – Profiel tabbladen
5. Ken de juiste rechten toe in de verschenen tabbladen en Klik op Opslaan en sluiten. De gebruiker is nu toegevoegd.
4.5
Profielen en privileges
In het Gebruiker detailscherm wordt onderscheid gemaakt tussen diverse profielen. Profielen omvatten diverse privileges op het gebied van toegang tot modules zoals Expense Reporting maar ook rechten op het gebied van bijvoorbeeld specifieke kostenplaatsen. Hieronder wordt ieder profiel benoemd en kort omschreven: Profiel
Beschrijving
CDR Download
Dit profiel is een zogenaamd add-on profiel. Met alleen dit profiel zelf kan de gebruiker niets, in combinatie met bijvoorbeeld het Expense Management profiel wel. Gebruikers die dit profiel als toevoeging hebben krijgen daarmee toegang tot Rekening Extract in de Portal.
Expense Management
Met dit profiel heeft de gebruiker toegang tot de Portal en de modules Expense Reporting en Expense Management. De gebruiker is in staat voor de factuurstromen op BAN niveau beheeractiviteiten uit te voeren.
EM Subgebruiker
Met dit profiel heeft de gebruiker toegang tot Rekeninginzicht en de modules Expense Reporting en Expense Management. De gebruiker is in staat voor de factuurstromen op BEN niveau beheeractiviteiten uit te voeren.
Expense Reporting
Met dit profiel heeft de gebruiker toegang tot Rekeninginzicht en de modules Expense Reporting. De gebruiker is in staat rapportages op te vragen op BAN niveau.
27
ER Subgebruiker
Met dit profiel heeft de gebruiker toegang tot Rekeninginzicht en de modules Expense Reporting. De gebruiker is in staat rapportages op te vragen op BEN niveau.
RekeningInzicht
Met dit profiel heeft de gebruiker toegang tot Rekeninginzicht. De gebruiker is in staat rapportages op te vragen op BAN niveau.
Rekeninginzicht subgebruiker
Met dit profiel heeft de gebruiker toegang tot Rekeninginzicht. De gebruiker is in staat rapportages op te vragen op BAN niveau.
De privileges worden per profiel bepaald. De privileges worden weergegeven aan de hand van tabbladen waar onderstaande selecties kunnen plaats vinden: Privileges
Beschrijving
Organisatie
Selecteer de organisatie waar de gebruiker rechten over krijgt.
Rekeningen
Selecteer de rekening waar de gebruiker rechten over krijgt.
Kostenplaats
Selecteer de kostenplaats waar de gebruiker rechten over krijgt.
Factuurreferenties
Selecteer de factuurreferenties waar de gebruiker rechten over krijgt.
4.6
InControl
Het derde tabblad geeft u de mogelijkheid om een budget te koppelen aan een configuratie-item. Informatie over deze functionaliteit vindt u terug in Hoofdstuk 5.
28
Afbeelding 26 – Tabblad Incontrol
29
5.
InControl
Met de module InControl kunt u een budget vaststellen aan de hand van een profiel per (groep) medewerker(s) en wordt u geïnformeerd over het overschrijden van dit budget. Daarnaast kunt u binnen Expense Reporting een rapport met de overschrijdingen opvragen. De module InControl is onderdeel van de applicatie Expense Management.
5.1
Hoofdscherm
Het hoofdscherm van de module InControl vindt u terug als tabblad in de applicatie Expense Management. In het midden van het hoofdscherm ziet u een overzicht van de rekeningen die u kunt aanbieden aan het InControl proces. Daarnaast vindt u het InControl profielen onderdeel voor het toevoegen van een profiel en het aanpassen van budgetten.
Afbeelding 27 – InControl hoofdscherm
30
5.2
Profielen
InControl is gebaseerd op gebruiksprofielen. Een gebruiksprofiel bestaat uit een budget dat wordt gekoppeld aan een of meerdere gebruikers. Wanneer een gebruiker het budget overschrijdt dan wordt dit binnen InControl gesignaleerd en weergegeven. Profiel toevoegen De eerste stap die u dient uit te voeren wanneer u gebruik wilt gaan maken van de InControl module is het toevoegen van een profiel.
Afbeelding 28 – InControl profielen
Hieronder wordt stapsgewijs het toevoegen van een profiel beschreven: 1. Klik op het plusteken bij InControl profielen in de linkerkolom. 2. Geef het profiel een naam in het geopende scherm en ken een budget toe. 3. Selecteer wanneer gewenst de optie ‘Standaard profiel’. 4. Klik op Opslaan en Sluiten. Toelichting Profiel details Wanneer u een profiel toevoegt opent zich het Profiel details scherm. Hieronder vindt u een afbeelding van het scherm en een beschrijving van de velden.
31
Afbeelding 29 – Profiel details
Veld
Beschrijving
Profielnaam
De naam die u aan het profiel geeft wordt weergegeven bij de overige profielen. Daarnaast kunt u de naam selecteren in het detailscherm van een mobiele aansluiting in het tabblad Configuratie items.
Profiel type
Vooralsnog is alleen het type ‘Controle op budget’ beschikbaar. In de toekomst zullen er meer profiel types worden toegevoegd.
Standaard profiel
Wanneer u dit veld activeert krijgen alle medewerkers, die nog niet over een profiel beschikken, dit profiel toegewezen.
Budget
Het budget dat u hier invult wordt als basis gebruikt bij het constateren van een eventuele overschrijding.
Toekennen van profielen Nadat een profiel is toegevoegd dient u het profiel toe te kennen aan een of meerdere gebruikers. Het toekennen van een profiel vindt plaats in het tabblad Configuratie Items. Er zijn twee manieren waarop u een profiel kunt toekennen. Wilt u een profiel aan meer dan een toestel toekennen dan kunt u het beste gebruik maken van de sleepfunctie. Een profiel toekennen in het detailscherm van het toestel kan slechts per individueel toestel.
32
Toekennen via de sleepfunctie 1. Selecteer het tabblad Configuratie Items. 2. Selecteer één of meerdere (gebruik in dat geval de toets Shift of Ctrl) items. 3. Sleep het InControl profiel naar het geselecteerde nummer toe.
Afbeelding 30 – Incontrol profiel resultaten
4. Klik in het geopende scherm op Sluiten. De items zijn nu gekoppeld aan het profiel. Toekennen via het detailscherm 1. Selecteer het tabblad Configuratie Items. 2.
Open het detailscherm van het toestel.
Afbeelding 31 – Incontrol profiel toekennen
3. Selecteer het gewenste profiel. 4. Klik op Opslaan en sluiten. 33
5.3
Het InControl proces
Nadat u een gebruiksprofiel heeft toegevoegd en deze heeft gekoppeld aan een of meerdere toestellen kunt u gaan controleren of er sprake is van een overschrijding van het budget. Dit doet u door het toewijzen van een rekening aan het InControl proces. De rekeningen worden maandelijks automatisch in het InControl scherm geladen. U dient het toewijzen van de rekening aan InControl handmatig uit te voeren. Rekening toewijzen aan InControl 1. Selecteer het tabblad InControl. 2. Selecteer de gewenste rekening via uw rechtermuisknop. 3. Klik in op Toewijzen aan InControl.
Afbeelding 32 – InControl rekening toewijzen
4. Wijzig, indien gewenst, de verwerkingsnaam en klik op Ok. 5. Het InControl proces is opgestart. 6. Wanneer de systeemstatus is gewijzigd van Toegewezen naar Verwerkt kunt u de resultaten in de kolommen terug zien. Let op! Door het scherm te vernieuwen kunt u zien of de systeemstatus is gewijzigd. Toelichting InControl scherm Het InControl scherm bevat diverse kolommen met informatie over de rekening, het verwerkingsproces en overschrijdingen van het budget. U heeft de mogelijkheid kolommen te verwijderen of toe te voegen aan het scherm afhankelijk van wat u wenst te zien.
34
Afbeelding 33 – InControl statusoverzicht
Hieronder vindt u een overzicht van de beschikbare velden binnen InControl: Veld
Beschrijving
Factuurnummer
Nummer van Vodafone rekening
Organisatienaam
Naam van organisatie
Inkomende factuur referentielabel
Label wordt meegestuurd vanuit My Vodafone zakelijk
Factuurdatum
Datum van het opstellen van de rekening door Vodafone
Verwerkingsnaam*
Wijzigen naam mogelijk, standaard is factuurnummer
Aangeboden aan InControl
Rekening is aangeboden aan InControl proces
Verwerkt door InControl
Rekening is gecontroleerd door InControl proces
Aantal nummers op factuur
Het aantal mobiele nummers op de rekening
Aantal nummers verwerkt door InControl
Het aantal mobiele nummers dat gecontroleerd is
Aantal nummers met een overschrijding
Het aantal mobiele nummers dat het budget overschrijdt
Totale factuurbedrag excl. BTW
Totaal bedrag op de rekening
Totaal overschrijdingsbedrag excl. BTW
Totaal bedrag waarmee het budget is overschreden
Systeemstatus
Status van InControl proces
* De verwerkingsnaam is standaard het factuurnummer. U kunt deze naam aanpassen.
35
Systeemstatus
Per rekening wordt er een onderscheid gemaakt tussen de volgende drie statussen: Toegewezen aan InControl
Het InControl proces is gestart, de rekening wordt gecontroleerd.
Verwerkt door InControl
Het InControl proces is beëindigd, de rekening is verwerkt.
Klaar voor kennisgeving
De InControl resultaten worden verstuurd naar de eindgebruikers.
Eindgebruikers geïnformeerd
De InControl resultaten zijn verstuurd naar de eindgebruikers.
Geen statussen
Het InControl proces is nog niet uitgevoerd voor deze rekening.
Let op! Uw dient uw scherm te vernieuwen om een statuswijziging te zien. InControl details Naast het overzicht van de kostenoverschrijding per rekening kunt u ook een overzicht van de overschrijdingen per configuratie item bekijken. 1. Selecteer de gewenste rekening via uw rechtermuisknop. 2. Bekijk InControl Details.
Afbeelding 34 – InControl details
3. Klik op InControl Overzicht om terug te keren naar het algemene overzicht.
5.4
Gebruikers informeren
Nadat u een rekening aan het InControl proces heeft aangeboden en de gegevens zijn verwerkt kunt u de resultaten terugvinden in het hoofdscherm en in de InControl details. U heeft tevens de mogelijkheid eindgebruikers te informeren indien er sprake is van een overschrijding van hun persoonlijke budget. Het persoonlijke budget betreft het InControl profiel in het configuratie item dat is gekoppeld aan hun naam. Wanneer het e-mail veld is ingevuld in het personen detailscherm ontvangen zij een e-mail met informatie over hun overschrijding. Hiervoor dient u echter wel het informatieproces handmatig te starten vanuit het InControl tabblad. Hieronder vindt u de benodigde stappen voor het informeren van uw eindgebruikers. 1. Controleer of de configuratie-items zijn voorzien van een profiel (zie tabblad Configuratie items). 2. Controleer of de eindgebruikers voorzien zijn van een e-mailadres (zie InControl details).. 3. Indien u iets gewijzigd hebt bij stap 1 wijst u opnieuw de betreffende rekening aan het InControl proces aan. Hierdoor worden ook de nieuwe configuratie items gecontroleerd. 4. Selecteer de gewenste rekening via uw rechtermuisknop. 5. Klik in op Informeer eindgebruikers.
Afbeelding 35 – Informeer eindgebruikers
6. De systeemstatus van de rekening verandert in ‘Klaar voor kennisgeving’. 7. Wanneer de e-mails verstuurd zijn verandert de status in ‘Eindgebruikers’ geïnformeerd.
Let op! Uw dient uw scherm te vernieuwen om een statuswijziging te zien.
37
5.5
InControl rapportage
In het Expense Management tabblad InControl heeft u een aantal algemene gegevens gezien die betrekking hebben op de budgetoverschrijding. Dit overzicht geeft u echter alleen totale aantallen en geeft geen specificaties weer. Hiervoor kunt u gebruik maken van de module Expense Reporting.
Afbeelding 36 – InControl rapportage
In de module Expense reporting vindt u het rapport InControl –Overschrijding overall budget. Hierin vindt u onder andere per mobiele nummer het budget, de totale kosten en het overschrijdingsbedrag van de geselecteerde rekening. Hieronder vindt u een overzicht van de velden die beschikbaar zijn in het InControl rapport:
Factuurnummer Factuurdatum Emailadres Persoon Personeelsnummer Identificatie Klantreferentie Profiel naam Budget excl. BTW Totale kosten (excl. BTW) Overschrijdingsbedrag excl. BTW Budget overschrijding
Vanuit het InControl rapport kunt u tevens per mobiel nummer een specificatie en trendanalyse opvragen en de gespreksgegevens inzien. Klik op het pijl icoon voor een mobiel nummer en selecteer het gewenste detailrapport.
38
Hieronder ziet u een afbeelding van deze rapporten.
Afbeelding 37 – InControl specificatie
Afbeelding 38 – InControl trendanalyse
Afbeelding 39 – InControl gespreksgegevens
39
6.
Expense Reporting
Expense Reporting is de uitgebreide rapportageomgeving. Met behulp van draaitabellen kan men een grote variëteit aan gegevens opvragen. Analyses gericht op bijzondere nummers, internationaal telefonieverkeer en trends per kostenplaats zijn onderdeel van deze applicatie.
6.1
Hoofdscherm
De applicatie wordt via een tegel in Rekeninginzicht geactiveerd waarna men via een van de drie tabbladen toegang krijgt tot diverse uitgebreide rapportages. 1 2
3
Afbeelding 40 – Hoofdscherm
Na het openen van de applicatie verschijnen de volgende onderdelen in het scherm: [1] 1
Menubalk
[2] 2
Tabbladen
[3] 3
Gegevensscherm
Menubalk De functies in de menubalk worden hieronder kort toegelicht: Menufunctie
Beschrijving
Taal
Mogelijkheid te wisselen van taal.
Help
Toegang tot helpbestanden en informatie over Expense Reporting.
Logout
Sluit de applicatie en logt u uit als gebruiker.
40
Tabbladen In het hoofdscherm van Expense Reporting zijn drie tabbladen beschikbaar: Mijn rapportages, Recente Rapportages en de Rapportagecatalogus. Tabblad
Beschrijving
Mijn rapportages
Overzicht en snelkoppeling naar bestaande, aangepaste rapportages die eerder zijn opgeslagen.
Recente rapportages
Overzicht van de vijf meest recent gebruikte rapporten.
Rapportagecatalogus
Catalogus van alle beschikbare rapporten met informatie over het type rapport, de rapportvelden en een korte rapportomschrijving.
Gegevensscherm In het gegevensscherm vindt u, afhankelijk van het geselecteerde tabblad, overzichten van rapportages, selectieschermen of rapportresultaten terug.
6.2
Tabblad - Mijn rapportages
Het tabblad Mijn rapportages bestaat uit een overzicht van eerder opgeslagen rapportages. De rapportages worden weergegeven in een boomstructuur die valt onder de naam van de ingelogde gebruiker.
Afbeelding 41 – Mijn rapportages
U kunt een rapport toevoegen aan dit tabblad door een vinkje te plaatsen achter het rapport in de catalogus zoals hieronder wordt afgebeeld.
41
Afbeelding 42 – Opslaan vanuit catalogus
Daarnaast kunt u met de functie ‘Opslaan als’ of ‘Publiceren naar andere gebruikers’ het betreffende rapport aan het tabblad Mijn rapportages toevoegen. Plaats in dat geval een vinkje onderin het scherm.
Afbeelding 43 – Opslaan vanuit een rapport
Klik met uw rechtermuistoets op een rapport in het tabblad om een pop-up menu te openen met de volgende mogelijkheden:
Open rapportage
Inklappen
Naam wijzigen
Vernieuwen
Verwijderen
Eigenschappen
Uitklappen
De eigenschappen bestaan uit het type rapport, een beschrijving en de beschikbare velden van het rapport zoals deze ook worden weergegeven in de rapportagecatalogus. 42
6.3
Tabblad – Recente rapportages
Het tabblad Recente rapportages bestaat uit een overzicht van de vijf laatst geopende rapportages. Het betreft enkel een weergave, de rapporten in dit overzicht kunnen niet bewerkt worden.
Afbeelding 44 – Recente rapportages
6.4
Tabblad – Rapportagecatalogus
Het tabblad Rapportagecatalogus bestaat uit alle beschikbare rapporten binnen de applicatie Expense Reporting. U kunt maximaal 4 rapporten tegelijk openen.
1
3 2
4
Afbeelding 45 – Rapportage catalogus
43
Na het openen van het tabblad verschijnen de volgende onderdelen in het scherm: [1] 1
Rapportagecategorie
[2] 2
Rapportagebeschrijving
[3] 3
Rapportagevelden
[3] 4
Rapportagetype
Rapportage categorieën Iedere rapportage valt binnen een rapportagecategorie. Deze categorie wordt aan de hand van een pictogram weergegeven in de rapportagecatalogus. Hieronder vindt u een overzicht van de aanwezige rapportage categorieën. Pictogram
Categorie
Rapportages
Producten en diensten
Rekeninganalyse Analyse verkeer v.s. werktijden Bijzondere nummer analyse Buitenland analyse Zoeken op gebeld nummer
Verbruik
Bedrijfsmiddelen
Asset Overzicht
Rekeningen
InControl – Overschrijding overall budget Kostenplaatsanalyse Lijnmanager rapportage Nummeranalyse Trendanalyse
Rapportagebeschrijving Per rapportage wordt een korte beschrijving gegeven die betrekking heeft op de mogelijkheden in het rapport.
44
Rapportagevelden In de rapportagecatalogus wordt per rapport een lijst van de beschikbare velden afgebeeld. Deze velden verschillen per rapport. Bij het opstarten van de meeste rapporten worden niet alle velden zichtbaar gemaakt. Dit voorkomt een overvloed aan gegevens waardoor een rapport minder goed leesbaar wordt. U kunt vanuit de veldlijst eenvoudig velden toevoegen en verbergen waardoor alleen de gegevens die voor u van belang zijn zullen worden weergegeven. Rapportagetypes Naast de rapportagecategorie wordt er ook een onderscheid gemaakt in het type rapport. Er zijn twee type rapportages beschikbaar: een standaard tabelrapport en een draaitabelrapport. Het tabelrapport is opgebouwd uit kolommen en rijen waarin de rapportgegevens worden weergegeven. In dit type rapport is het mogelijk om velden toe te voegen of weg te laten en in sommige gevallen met filters te werken en specificaties op te vragen. Meer informatie over tabelrapporten vindt u in paragraaf 6.6.
Afbeelding 46 – Voorbeeld tabelrapport
Het draaitabelrapport is een dynamisch weergave van kolommen en rijen waarin men de mogelijkheid heeft rapportgegevens te groeperen, vergelijken, rangschikken en filteren. Door een gegevensveld te verslepen verandert ook de weergegeven inhoud mee. Hierdoor is een gebruiker in staat rapportages te personaliseren. Meer informatie over tabelrapporten vindt u in paragraaf 6.7.
45
Afbeelding 47 – Voorbeeld draaitabelrapport
Naast het type rapportage wordt er ook een pictogram weergegeven van een doorklikfunctie. De functie doelt op de mogelijkheid een rij uit te vouwen waardoor er meer details zichtbaar worden. De functie komt vooral veelvuldig voor in de draaitabelrapporten. In de onderstaande afbeelding ziet u een voorbeeld van de doorklik functie.
Afbeelding 48 – Voorbeeld doorklikfunctie
46
6.5
Rekening selectie
Wanneer u een rapportage wilt gaan gebruiken heeft u de keuze uit diverse rapporten. Na het openen van een van deze rapportages verschijnt er een venster waarin u een rekening, gebruiker of telefoonnummer selecteert. In sommige rapporten kunt u meerdere rekeningen selecteren voor het vergelijken van gegevens. Hieronder vindt u een afbeelding van het selectievenster van het rapport ‘Rekening analyse’.
1 2
3 4
Afbeelding 49 – Rekening selectievenster
De volgende onderdelen zijn terug te vinden in dit venster: [1] 1
Gegevensdefinitie
[2] 2
Zoekfunctie
[3] 3
Rekeningselectie
4
In- en uitklapvenster
Gegevensdefinitie In de meeste rapportages dient u een onderscheid te maken tussen rapportgegevens per maand of per rekening. Aangezien het mogelijk is dat u meer rapportages per maand ontvangt zult u bij een selectie per factuurmaand ook mogelijk meer gegevens terug zien in een rapport dan bij een selectie op factuur referentie. 47
Zoekfunctie Wanneer u een waarde intypt in de zoekbalk zal er in de boomstructuur gezocht worden naar een overeenkomst. Deze wordt onder de zoekbalk vertoond en indien van toepassing zal de regel uitgevouwen worden waarin de waarde voorkomt. Rekeningselectie Vanuit de boomstructuur kunt u kiezen voor een of meerdere rekeningen, maanden of personen afhankelijk van het rapport dat u wilt gebruiken. Er is een visueel onderscheid aanwezig in de boomstructuur of u één of meerdere rekeningen kunt selecteren. Wanneer voor een rekening een vierkant vakje wordt weergegeven dan kunt u meerdere rekeningen aanvinken. Wanneer voor een rekening een rond vakje wordt weergegeven kunt u slechts een rekening selecteren.
Afbeelding 50 – Meerdere rekening selecteren
Afbeelding 51 – Enkele rekening selecteren
Na het selecteren van het gewenste onderdeel klikt u op ‘Rapportage tonen’ om het rapport te openen. 48
In- en uitklapvenster Nadat u de gewenste rekening heeft geselecteerd opent u het rapport door op ‘Rapportage tonen’ te klikken. Indien u het rapport na het openen over een andere rekening of periode wilt opvragen hoeft u het rapport niet af te sluiten en een nieuwe rapportage te openen. Aan de rechterzijde vindt u, halverwege het scherm, een in- en uitklap mogelijkheid waardoor u weer in het selectievenster terecht komt.
Afbeelding 52 – Rekening selectie uitvouwen
Na het wijzigen van de selectiegegevens klikt u opnieuw op ‘Rapportage tonen en wordt het rapport met de nieuwe gegevens geladen.
Afbeelding 53 – Rekening selectie invouwen
U kunt er ook voor kiezen de gegevens niet te wijzigen en het scherm weer uit te vouwen waardoor de eerdere rapportage weer volledig zichtbaar wordt. 49
6.6
Tabelrapportage
In deze paragraaf worden de functies binnen een tabelrapport behandeld. Het tabelrapport is opgebouwd uit kolommen en rijen waarin de rapportgegevens worden weergegeven. In dit type rapport is het mogelijk om velden toe te voegen of weg te laten en in sommige gevallen met filters te werken en specificaties op te vragen. Hieronder vindt u een voorbeeld van een tabelrapport.
Afbeelding 54 – Tabelrapport
Werkbalkfuncties Binnen ieder rapport wordt er een onderscheid gemaakt tussen de functies in de werkbalk en de functies die u in het rapport zelf kunt gebruiken. De werkbalk van een tabelrapport wijkt iets af van de werkbalk van een draaitabelrapport. Hieronder volgt een overzicht en beschrijving van de functies in beide werkbalken.
Afbeelding 55 – Werkbalk tabelrapport
Werkbalkfunctie
Beschrijving
Opslaan
Het rapport overschrijft de gegevens van het originele rapport in de catalogus van de actieve gebruiker.
Opslaan als
Een kopie van het rapport met de door u gewijzigde gegevens wordt opgeslagen in de catalogus. U kunt het rapport van een nieuwe naam en omschrijving voorzien (zie afbeelding 30).
Laatst opgeslagen rapport herladen
Niet opgeslagen wijzigingen worden ongedaan gemaakt.
50
Exporteren
Het rapport wordt in Excel formaat geëxporteerd (met of zonder kolomnamen) naar een door u gewenste locatie.
Lijst met velden weergeven
Vanuit het geopende venster kunt u in het rapport velden toevoegen of verbergen (zie rapportagefuncties voor meer informatie).
Ter verduidelijking van de werkbalkfuncties vindt u hieronder de afbeeldingen die horen bij enkele werkbalkfuncties.
Afbeelding 56 – Opslaan als
Rapportagefuncties In de tabelrapportages zijn verschillende functies beschikbaar. Niet elke functie komt echter in ieder rapport voor.
Velden toevoegen/verwijderen Wanneer u een tabelrapport wilt uitbreiden met extra kolommen of juist kolommen wilt verwijderen ten behoeve van de leesbaarheid van een rapport gebruikt u hiervoor de lijst met velden in de werkbalk.
Afbeelding 57 – Werkbalkfuncties
Na het selecteren van deze functie opent zich een scherm waarop te zien is welke kolommen in het rapport zichtbaar zijn en welke niet.
51
Afbeelding 58 – Lijst met velden weergeven
Met behulp van de pijlen in het midden van het scherm bepaalt u welke kolommen zichtbaar zijn of welke u wilt verbergen. Selecteer een kolomveld in de rechterlijst en klik op het enkele pijltje naar links [ < ]. Hierdoor wordt de kolom verborgen. U kunt ook in een handeling alle kolommen zichtbaar maken met behulp van de dubbele pijltjes [ >> ]. De pijltjes aan de rechterzijde gebruikt u om de positie van een kolom naar voren of naar achter weer te geven in het rapport. Het veld kolom filter rij tonen (zie afbeelding 32) komt alleen voor in het Asset rapport en zorgt ervoor dat de filter regel niet langer zichtbaar is.
Slepen Het slepen van kolommen biedt u de mogelijkheid om de volgorde te wijzigen waarin u de rapportgegevens ziet. Dit kunt u doen door een kolomkop te verplaatsen met behulp van de sleepfunctie. Verplaats de kolomkop door deze met de linkermuisknop te selecteren en te slepen naar de gewenste positie. Wanneer er een of meerdere pijltjes zichtbaar worden kunt u de kolomkop loslaten en worden de nieuwe gegevens geladen.
Afbeelding 59 – Sleepfunctie kolomkop
52
Filteren Het filteren van een kolom in een tabelrapport wordt gedaan aan de hand van voorwaarden. Na het aanklikken van het filtericoon selecteert u in het menu de gewenste voorwaarde. Hierna vult u in het lege veld de informatie waarop u wilt filteren. Deze filterfunctie wordt alleen in het rapport Asset overzicht gebruikt. Wilt u deze filterfunctie uitschakelen in dit rapport dan kunt u dit uitschakelen in de lijst met kolomvelden vanuit de werkbalk.
Afbeelding 60 – Filteren in een tabelrapport
Sorteren Het sorteren van een kolom kan zowel op alfabetische of numerieke waarden, aantallen of bedragen worden gedaan. U activeert het sorteren door met uw linkermuisknop op de gewenste kolomkop te klikken. Het sorteren start dan automatisch.
53
Doorklikken Het doorklikken in een rapport geeft extra informatie over de getoonde gegevens. Hierbij kunt u denken aan kostenplaats- en persoonsinformatie of specificaties, analyses en gespreksgegevens over het geselecteerde item. De getoonde informatie is afhankelijk van het type rapport en item dat u selecteert. In de afbeelding hieronder ziet u een voorbeeld van de doorklikfunctie.
Afbeelding 61 – Doorklikfunctie
In tegenstelling tot het originele tabelrapport wordt een specificatie over het algemeen in draaitabelvorm afgebeeld. Meer informatie over het werken met draaitabellen vindt u in de volgende paragraaf.
Afbeelding 62 – Specificatierapport
54
Groeperen Het groeperen van rijen zorgt er in een rapport voor een duidelijker overzicht van de rapport gegevens. Door een kolomkop naar de groepeerbalk te slepen worden de gegevens samengevoegd op basis van de geselecteerde kolomkop. Wanneer u een kolomkop naar Hieronder ziet u een voorbeeld van het rapport voor en na het groeperen op de kolom Kostenplaats.
Afbeelding 63 – Rapport voor groeperen
Afbeelding 64 – Rapport na groeperen
55
6.7
Draaitabelrapportages
In deze paragraaf worden de functies binnen een draaitabelrapport behandeld. Het draaitabelrapport is een dynamisch weergave van kolommen en rijen waarin men de mogelijkheid heeft rapportgegevens te groeperen, vergelijken, rangschikken en filteren. Door een gegevensveld te verslepen verandert ook de weergegeven inhoud mee, hierdoor is een gebruiker in staat rapportages te personaliseren. Hieronder vindt u een voorbeeld van een draaitabelrapport:
Afbeelding 65 – Voorbeeld draaitabelrapport
Rapportgebieden Een rapport wordt gevormd door gegevensvelden die geplaatst worden in een gebied. Er zijn vier gebieden waar u een veld naar toe kunt verplaatsen: 1 2
4
3
Afbeelding 66 – Veldgebieden
[1] 1
Filtergebied
[2] 2
Gegevensgebied
[3] 3
Rijgebied
4 56
Kolomgebied Sommige velden kunnen alleen in een specifiek gebied worden geplaatst. Een voorbeeld hiervan is het veld Bedrag (excl. BTW). Dit veld is per definitie een gegevensveld en kan om die reden alleen geplaatst worden in het gegevensgebied. Hieronder wordt een voorbeeldrapport weergegeven waarbij de velden per gebied worden uitgesplitst.
Afbeelding 67 – Velden per gebied
Ter verduidelijking van de positie van de gebieden in bovenstaand rapport worden de velden hieronder per gebied weergegeven. Gebied
Velden
Filtergebied
Duur Dataverbruik (in MB)
Gegevensgebied
Aantal Bedrag (excl. BTW)
Rijgebied velden
Kostensoort Product
Kolomgebied velden
Factuurnummer Factuurdatum
57
Werkbalkfuncties Binnen ieder rapport wordt er een onderscheid gemaakt tussen de functies in de werkbalk en de functies die u in het rapport zelf kunt gebruiken. Hieronder volgt een overzicht en beschrijving van de mogelijke functies in de werkbalk.
Afbeelding 68 – Werkbalk draaitabelrapport
Werkbalkfunctie
Beschrijving
Opslaan
Het rapport overschrijft de gegevens van het originele rapport in de catalogus van de actieve gebruiker.
Opslaan als
Een kopie van het rapport met de door u gewijzigde gegevens wordt opgeslagen in de catalogus. U kunt het rapport van een nieuwe naam en omschrijving voorzien.
Laatst opgeslagen rapport herladen
Niet opgeslagen wijzigingen worden ongedaan gemaakt.
Exporteren
Het rapport wordt in Excel formaat geëxporteerd naar een door u gewenste locatie.
Lijst met velden weergeven
Vanuit het geopende venster kunt u in het rapport velden toevoegen of verbergen (zie rapportagefuncties voor meer informatie).
Ter verduidelijking van de werkbalkfuncties vindt u hieronder de afbeeldingen die horen bij enkele werkbalkfuncties.
58
Afbeelding 69 – Opslaan als
59
Rapportagefuncties In de tabelrapportages zijn verschillende functies beschikbaar. Niet iedere functie komt echter in ieder rapport voor.
Velden toevoegen/verwijderen Wanneer u een draaitabelrapport wilt uitbreiden met extra velden of velden wilt verwijderen gebruikt u de functie ‘lijst met velden weergeven’ in de werkbalk. Na het selecteren van deze functie opent zich een scherm met alle beschikbare velden.
Afbeelding 70 – Lijst met velden
Het bovenste gedeelte van het scherm geeft de verborgen velden weer die aan het rapport toegevoegd kunnen worden. Daarnaast wordt er een onderscheid gemaakt tussen gebieden in een draaitabelrapport. Sleep het gewenste veld vanuit verborgen velden of een van de gebieden naar het gewenste gebied tot er twee pijltjes zichtbaar zijn. Door het veld los te laten wordt het verplaatst naar het nieuwe gebied. Wanneer er geen pijltjes zichtbaar worden is het veld niet geschikt voor het geselecteerde gebied. Bijvoorbeeld: Het veld ‘Bedrag (excl. BTW)’ is alleen geschikt voor het Gegevensgebied. 60
Afbeelding 71 – Velden verplaatsen
Sorteren Het sorteren van een kolom kan zowel op alfabetische of numerieke waarden, aantallen of bedragen worden gedaan. U activeert het sorteren door met uw linkermuisknop op de gewenste veld te klikken. Het sorteren start dan automatisch. Naast de standaard sorteerfunctie heeft u ook de mogelijkheid het sorteren op een specifiek onderdeel van het rapport te laten plaatsvinden. In de onderstaande afbeelding is met behulp van een rechtermuisklik op het gegevensveld Bedrag (excl. BTW) een menu geopend waarbij er gekozen kan worden de bedragen te sorteren op Kostensoort of Product.
Afbeelding 72 – Sorteren op rapportonderdelen
Slepen Het slepen van rij-, data- of kolomvelden biedt u de mogelijkheid om de inhoud en het uiterlijk van een rapport te wijzigen. Verplaats het veld door deze met de linkermuisknop te selecteren en te slepen naar de het gewenste gebied. Wanneer er twee pijltjes zichtbaar worden kunt u de kolomkop loslaten en worden de nieuwe gegevens geladen.
61
Afbeelding 73 – Verslepen van velden
Filteren Het filteren van een kolom in een draaitabelrapport wordt gedaan aan de hand van categorieitems. Na het aanklikken van het filtericoon selecteert u in het dropdownmenu een of meerdere items waarop u wilt filteren.
Afbeelding 74 – Filteren in een draaitabelrapport
62
Doorklikken Het doorklikken in een rapport geeft extra informatie over de getoonde gegevens. Hierbij kunt u denken aan kostenplaats- en persoonsinformatie of specificaties, analyses en gespreksgegevens over het geselecteerde item. De getoonde informatie is afhankelijk van het type rapport en item dat u selecteert. In de afbeelding hieronder ziet u een voorbeeld van de doorklikfunctie.
Afbeelding 75 – Doorklikfunctie
In tegenstelling tot het originele tabelrapport wordt een specificatie over het algemeen in draaitabelvorm afgebeeld.
Afbeelding 76 – Specificatierapport
63
