Chapter 4 RESPONSIBILITY CENTERS: REVENUE AND EXPENSE CENTERS
Responsibility Centers
A responsibility center is an organization unit that is headed by a manager who is responsible for its activities
Structure of Responsibility Centers RC
RC
RC
RC
RC
Nature of Responsibility Centers Input s Resources used,
Work
Outpu ts or Goods services
measured by cost Capital
Another responsibility centers Output s
Outside Marketplace
Relation between Inputs and Outputs Management is responsible for ensuring the optimum relationship between inputs and outputs. Relationship s Causal & Direct Ex: Production department
Not Direct Ex: Advertising expense, R&D
Memo internal CEO Nokia
"The first iPhone shipped in 2007, and we still don't have a product that is close to their experience. Android came on the scene just over 2 years ago, and this week they took our leadership position in smartphone volumes. Unbelievable." "We have some brilliant sources of innovation inside Nokia, but we are not bringing it to market fast enough. We thought MeeGo would be a platform for winning high-end smartphones. However, at this rate, by the end of 2011, we might have only one MeeGo product in the market." "...Symbian is proving to be an increasingly difficult environment in which to develop to meet the continuously expanding consumer
Measuring Inputs & Outputs In a MCS, inputs in quantitative amounts are translated into monetary terms. Physical quantity x price per unit Cost It is much easier to measure the cost of inputs than to calculate the value of outputs
Efficiency and Effectiveness Efficiency is the ratio of outputs to inputs, or the amount of output per unit of input. Effectiveness is determined by the relationship between a responsibility center’s output and its objectives. Efficient
does things right
Effective
does the right things
Types of Responsibility Centers Classification the nature of the monetary inputs and/ or outputs that are measured for control purpose. Types of responsibility centers: • Revenue centers • Expense centers • Profit centers • Investment centers
Revenue Center Pada pusat pendapatan, output (pendapatan) diukur secara moneter, tetapi tidak ada upaya formal untuk menghubungkan dengan input (biaya). Karakteristik revenue center :
Expense Center Pada pusat beban, inputnya (biaya) diukur secara moneter, tetapi outputnya tidak. Karakteristik expense center :
Expense Center
Expense Center Karakteristik EEC:
Expense Center Karakteristik DEC:
Penyusunan Anggaran
Fungsi Perencanaan Anggaran
Penganggaran Inkremental :
Fungsi Perencanaan Anggaran
Zero-Based Review :
Fungsi Perencanaan Anggaran
Cost Variability :
Fungsi Perencanaan Anggaran
Type of Financial Control :
Fungsi Perencanaan Anggaran
Measurement of Performance :
Pusat Administratif dan Pendukung •
Pengendalian atas biaya administratif cukup sulit, karena : 1.
Masalah yang ada dalam pengukuran output Beberapa aktivitas para staf, seperti perhitungan gaji merupakan fungsi yang tidak dapat dikuantifikasikan maupun dievaluasi. Karena output tidak dapat diukur, tidak mungkin untuk menetapkan standar biaya sebagai tolok ukur untuk pengukuran biaya keuangan. Dengan demikian varian anggaran tidak dapat diinterpretasikan sebagai gambaran kinerja atau efisiensi dan efektivitas. 2. Banyaknya ketidaksesuaian antara cita-cita staf dan perusahaan secara keseluruhan 3. Perusahaan yang besar akan kesulitan dalam mengetahui keselarasan cita-cita staf dan perusahaan, karena sulit didapatkan hubungan yang erat antara atasan dan bawahan.
Dalam pusat administrasi maupun pusat pendukung Dalam pusat administrasi maupun pusat pendukung biasanya terdiri dari suatu pospos beban, dengan usulan anggaran dibandingkan dengan seluruh beban aktual pada tahun berjalan.
Pusat Penelitian dan Pengembangan •
Permasalahan dalam pusat penelitian dan pengembangan adalah :
1. Kesulitan dalam menghubungkan hasil yang diperoleh dengan input. Hasil dari aktivitas penelitian dan pengembangan sangat sulit diukur kuantitasnya. Beberapa dengan aktivitas administrasi, aktivitas litbang biasanya mempunyai hasil setengah berwujud dalam bentuk hak paten, produk baru ataupun proses baru. Tetapi kaitan input dengan output sangat sulit diukur per tahun karena input yang dicantumkan dalam anggaran tahunan bisa jadi tidak memiliki kaitan apapun dengan output. 2.
Tidak adanya keselarasan cita-cita Masalah keselarasan cita-cita di pusat litbang memiliki kemiripan dengan masalah sama yang terjadi di pusat administratif.
Pengukuran kinerja • Pengukuran kinerja pada bagian ini adalah : – jenis laporan yang membandingkan prediksi terakhir mengenai total biaya dengan jumlah yang disetujui untuk masing-masing proyek – laporan ini dibuat secara berkala bagi para eksekutif yang mengendalikan pengeluaran untuk kegiatan penelitian, guna membantu mereka dalam memutuskan apakah perlu adanya perubahan daftar proyek yang disepakati. – perbandingan antara pengeluaran yang dianggarkan dengan pengeluaran aktual di masing-masing pusat pertanggungjawaban.
Pusat Pemasaran • Aktivitas dalam pemasaran dapat dibagi ke dalam : – aktivitas logistik, yaitu aktivitas yang terlibat dalam memindahkan barang dari perusahaan ke pelanggan – teknik pengendalian yang diterapkan terhadap aktivitas logistik secara umum adalah bagaimana transportasi ke pusat distribusi, pergudangan, pengiriman dan aktivitas yang terkait dengan penagihan secara cepat – aktivitas pemasaran, adalah aktivitas yang dilakukan oleh perusahaan untuk memperoleh pesanan.
New Jersey Insurance Company Case 4-2
Overview Perusahaan
• Mekanisme Management Control dengan Pertanggungjawaban. • Mengendalikan unit dengan efisien. • Kegiatan operasional menggunakan standar • Pembandingan anggaran dengan kinerja aktual. • Terdapat dua seksi dalam organisasi : a. Individual loan section b. Corporate loan section
Struktur Organisasi
Divisi Hukum • Vice President : William Somersby • Memiliki hak untuk mengeluarkan pendapat pada Manajemen Hukum (Legal Management) • Dibagi ke dalam 5 seksi. • Bertanggung jawab terhadap semua aspek hukum yang terkait dengan operasi perusahaan • Memberi saran kepada manajemen perusahaan (pajak dan produk hukum) • Merepresentasikan perusahaan. • Legal implication of policies (Employee Benefit Plan)
Individual Loan Section
• John Wallace – supervisor • Bertanggung jawab terhadap proses hukum pinjaman kepada individu • Menguji perjanjian, jumlah, bunga, dan jatuh tempo • Loan diberikan oleh bank. • FHA, VA, Conventional Loans. • Pinjaman yang disetujui diserahkan ke Divisi Hukum • Perusahaan independen disewa untuk menjual jaminan. • Mengawasi pihak peminjam – baik yang lama atau yg baru
Individual Loan Section (cont’d) • Dibagi menjadi 3 grup (atlantic coast, midwest, pacific coast). • Tiap-tiap grup didampingi pengacara. • Terdapat grup tambahan (back up). • 5 pengacara dan staf pembantu – 26 mortgage examiner. • Tidak ada pendidikan formal. • Dipilih secara hati-hati dan dilatih dengan baik. • 3 bulan pelatihan, 1,5 th on-the-job training, 2-3 th pelatihan berkelanjutan untuk mendapatkan mortgage examiner yg handal. • Disupervisi oleh Pengacara profesional • Menangani 12 – 15 loan per day.
• • • • • • • •
Corporate Loan Section
Peter Carlisle – Supervisor. Jumlah besar. Loan diberikan oleh NJIC. Menyasar industri, perusahaan komersial, dan perusahaan publik. Memperhatikan jumlah, pengembalian, bunga, dan jatuh tempo. Terlibat dalam negosiasi dan masukan dalam perjanjian transaksi. Keputusan final – sesuai kepentingan NJIC Berkonsultasi dengan badan hukum swasta untuk memeriksa stabilitas pasar terhadap investasinya.
Corporate loan section (cont’d) • Bergantung kepada perusahaan lain, pengerjaan legal dokumen. • Beban yang besar untuk mempekerjakan pihak luar, merepresentasikan NJIC. • Pengendalian Prosedur yg berbeda dengan Individual Loan Section. • Dalam inisiasi tiap-tiap transaksi, Mr. Carlisle berkonsultasi dengan pengacara terkait. • Penugasan baru untuk menyamakan beban kerja. • Pertemuan antar staff – mingguan. • Adanya examiner pengganti.
Q
: Dalam cara bagaimanakah Somersby mengendalikan operasi dari seksi di divisinya? Dalam cara bagaimana manajemen puncak mengendalikan operasi dari divisi hukum? A : 1. untuk seksi pinjaman individual, setiap pengacara dan penguji jaminan diawasi oleh Supervisor (John Wallace) dan melaporkan kepada wakil presiden dari Divisi Hukum yaitu Mr. William Somersby
A: untuk seksi pinjaman perusahaan, Supervisor (Mr. Carlisle) dan melaporkan kepada wakil presiden dari Divisi Hukum yaitu Mr. Somersby 2. Dengan anggaran yang diminta tahun sebelumnya, dan setelah kinerja aktual terjadi membadingkannya dengan anggaran dan menganalisa permasalahan deviasi antara
Q : Apakah ada cara lain yang mungkin dilakukan untuk meningkatkan pengendalian? A : Cara yang mungkin dapat dilakukan adalah: 1. Dengan menggunakan anggaran yang lebih ketat. Seharusnya dapat direviu per bulan 2. Dengan mempekerjakan konsultan ahli, bukan dengan outsourcing , untuk mengurangi biaya borrower. 3. Dibuat standar untuk waktu penyampaian laporan kepada supervisor.
Q : Sebagai Montgomery, komentar apa yang anda buat dan pertanyaan apa yang akan anda ajukan pada Somersby mengenai kinerja dari dua bagian divisi hukum selama enam bulan pertama pada tahun 1987? A : terdapat deviasi yang sangat besar dalam divisi hukum. Deviasi di divisi hukum sebesar $25.374 over budget. Secara keseluruhan seksi pinjaman individual over budget sebesat $54.261 dan seksi pinjaman perusahaan under budget sebesar $46.229. Hal tersebut menunjukkan bahwa perencanaan anggaran di dua divisi ini masih belum baik karena selisih antara anggaran dan kinerja aktual cukup tinggi.
A 1. 2. 3.
4. 5.
: Pertanyaan yang mungkin kami ajukan kepada Mr. Somersby antara lain: Apakah alasan substansial dari deviasi yang terjadi di divisi hukum? Apakah aksi yang akan diambil untuk meminimalkan deviasi? Kenapa ada biaya tambahan untuk pekerja pinjaman (borrowed labor) dalam seksi pinjaman individual yang tidak digunakan sebesar $5.905? Kenapa dalam seksi pinjaman perusahaan dari 26 pekerja full time, hanya digunakan 24 orang? Kira-kira apakah dampak terhadap biaya jika kita mempekerjakan tenaga ahli daripada menggunakan outsourcing di seksi pinjaman perusahaan?
pertanyaan • Restu : apakah kinerja perusahaan selalu diukur dengan laba? • Shinta : measurement of performance mana yang lebih baik? Besar, kecil atau sama dengan? • Rangga : relevan kah pengukuran kinerja berdasarkan input dan output di zero-based budgeting?
