VNITŘNÍ PŘEDPIS ZAMĚSTNAVATELE O POSKYTOVÁNÍ DOVOLENÉ Zaměstnavatel …………………………………………………. (uvést jeho přesné označení, sídlo, IČ), zastoupený ……………………………………
vydává tento vnitřní předpis o poskytování dovolené.
1. Čerpání dovolené se určuje podle rozvrhu čerpání dovolené. Při sestavení rozvrhu čerpání dovolené se postupuje podle těchto pravidel: a) Příslušní vedoucí zaměstnanci jsou povinni předat ……….(uvést komu – např. personálnímu útvaru) podklady pro sestavení rozvrhu čerpání dovolené za jednotlivá pracoviště do ……..(uvést datum); b) ………….(uvést vedoucího útvaru pověřeného sestavením rozvrhu čerpání dovolené – např. personální ředitel) předloží návrh rozvrhu čerpání dovolené odborové organizaci do ………(uvést datum) a vyžádá si její předchozí souhlas s tímto rozvrhem; c) …………(uvést vedoucího útvaru pověřeného sestavením rozvrhu čerpání dovolené) seznámí do …………(uvést datum) s rozvrhem čerpání dovolené všechny zaměstnance prostřednictvím ……….(uvést způsob seznámení – např. vnitřní pošta, e-mail, prostřednictvím příslušných vedoucích zaměstnanců apod.). 2. Určení doby čerpání dovolené a) Určenou dobu čerpání dovolené oznamuje příslušný vedoucí zaměstnanec svým podřízeným písemně alespoň 14 dnů předem, a to v souladu se schváleným rozvrhem čerpání dovolené. V odůvodněných případech může příslušný vedoucí zaměstnanec určit zaměstnanci čerpání dovolené i mimo rozvrh čerpání dovolené. b) Určení doby čerpání dovolené jednotlivých zaměstnanců příslušný vedoucí zaměstnanec předá na předepsaném tiskopise …………(uvést pověřený útvar – např. personální a mzdový) alespoň………….dnů před jejich nástupem na dovolenou. c) Změnit určenou dobu čerpání dovolené a odvolat zaměstnance z dovolené lze jen ………. (uvést případy, popř. podmínky, za kterých tak lze učinit). d) Zaměstnanci je zaměstnavatel povinen určit čerpání dovolené tak, aby zaměstnanec dovolenou vyčerpal v kalendářním roce, ve kterém zaměstnanci právo na dovolenou vzniklo, ledaže v tom zaměstnavateli brání překážky v práci na straně zaměstnance nebo naléhavé provozní důvody. e) Nemůže-li být dovolená vyčerpána podle bodu 2d), je zaměstnavatel povinen určit zaměstnanci dovolenou tak, aby byla vyčerpána nejpozději do konce následujícího kalendářního roku s výjimkami uvedenými v bodě 2f). Není-li čerpání dovolené zaměstnavatelem určeno nejpozději do 30. června následujícího kalendářního roku, má právo určit čerpání dovolené rovněž zaměstnanec. Čerpání dovolené je zaměstnanec povinen písemně oznámit zaměstnavateli alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnavatelem na jiné době oznámení.
f) Zaměstnanci, kterému nemohla být určena dovolená ani do konce příštího kalendářního roku proto, že zaměstnanec byl uznán dočasně práce neschopným nebo z důvodu čerpání mateřské anebo rodičovské dovolené, je příslušný vedoucí zaměstnanec povinen určit dobu čerpání této dovolené po skončení rodičovské dovolené. g) Zaměstnanci, který nesplnil podmínky pro vznik práva na dovolenou, lze dovolenou určit jen v případě, že lze očekávat, že do konce kalendářního roku nebo do skončení pracovního poměru tyto podmínky splní. h) Požádá-li zaměstnankyně o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení mateřské dovolené, anebo jestliže zaměstnanec požádá o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení rodičovské dovolené do doby, po kterou je žena oprávněna čerpat mateřskou dovolenou, je příslušný vedoucí zaměstnanec povinen jejich žádosti vyhovět. i) Vedoucí zaměstnanec nesmí určit čerpání dovolené na dobu, kdy zaměstnanec vykonává vojenské cvičení nebo výjimečné vojenské cvičení, kdy je uznán dočasně práce neschopným, ani na dobu, po kterou je zaměstnankyně na mateřské nebo rodičovské dovolené a zaměstnanec na rodičovské dovolené. Na dobu ostatních překážek v práci na straně zaměstnance lze určit zaměstnanci čerpání dovolené jen na jeho žádost. 3. Tento vnitřní předpis se vydává na dobu ……………………. (nejméně jednoho roku).
4. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem………
………………………………………………. razítko zaměstnavatele a podpis oprávněného zástupce Komentář: Změny k 1. 1 .2012: Zásadní změnou oproti úpravě platné do 31. 12 .2011 jsou změny při čerpání dovolené a poskytování náhrady mzdy nebo platu za nevyčerpanou dovolenou provedené v § 218 a 222 ZP. Zákoník práce již nadále nerozlišuje mezi dovolenou v rozsahu do 4 týdnů a nad 4 týdny a povinnost zaměstnavatele určovat čerpání dovolené se vztahuje na celou dovolenou, na kterou zaměstnanci vzniklo v kalendářním roce právo. Současně s touto úpravou, která nerozlišuje mezi dovolenou do 4 týdnů a nad 4 týdny, bylo také zrušeno ustanovení o zániku práva na dovolenou, pokud dovolená nebyla vyčerpána do konce následujícího kalendářního roku a také je zrušeno pravidlo o nástupu na dovolenou ze zákona prvním pracovním listopadovým dnem následujícího kalendářního roku, pokud zaměstnanci zaměstnavatel čerpání dovolené neurčil. Zánik dovolené a zákonný nástup čerpání dovolené od prvního pracovního listopadového dne je nahrazeno novou úpravou obsaženou v § 218 odst. 3 ZP, které poprvé dává právo zaměstnanci určit si za stanovených podmínek termín čerpání dovolené sám. Toto právo má zaměstnanec za podmínky, že mu čerpání dovolené anebo části dovolené, která nebyla dočerpána za předchozí kalendářní rok, nebylo zaměstnavatelem určeno nejpozději do 30. 6. následujícího
kalendářního roku. Při tomto postupu se považuje za určení čerpání dovolené i takový způsob, že zaměstnavatel zaměstnanci určí čerpání dovolené do 30. 6. následujícího kalendářního roku, i když k čerpání dojde v červenci nebo v září nebo v následujících kalendářních měsících. Rozhodující je rozhodnutí zaměstnavatele o určení čerpání dovolené konkrétnímu zaměstnanci v konkrétním termínu. Jestliže však zaměstnavatel čerpání dovolené do 30. 6 následujícího kalendářního roku neurčí, má právo určit čerpání dovolené rovněž zaměstnanec. Znamená to, že obě smluvní strany pracovního poměru, jak zaměstnavatel tak i zaměstnanec, mohou dovolenou určit. Čerpání dovolené je zaměstnanec povinen písemně oznámit zaměstnavateli alespoň 14 dní předem, pokud se nedohodne se zaměstnavatelem na jiné době oznámení. Rozšiřují se také případy, kdy dovolená bude poskytována až po ukončení překážky v práci, i když k jejímu ukončení dojde, např. i po několika letech. Prozatím do 31. 12. 2011 toto pravidlo bylo použitelné pouze po ukončení rodičovské dovolené. Zaměstnavatel, pokud nemohl určit zaměstnanci čerpání dovolené ani do konce následujícího kalendářního roku, pro čerpání rodičovské dovolené, byl povinen určit čerpání dovolené po jejím ukončení. Zcela shodné pravidlo se od 1. 1. 2012 použije i pro situaci, kdy k nevyčerpání dovolené do konce následujícího kalendářního roku došlo proto, že zaměstnanec byl uznán dočasně práce neschopným nebo z důvodu čerpání mateřské dovolené. Poslední významnou změnou je, že zaměstnavatel nesmí poskytovat náhradu mzdy nebo platu za nevyčerpanou dovolenou, pokud pracovní poměr trvá. Žádné omezení se nevztahuje ani u pedagogických pracovníků a akademických pracovníků vysokých škol. Poskytnutí náhrady mzdy nebo platu za nevyčerpanou dovolenou, kterou zaměstnavatel zaměstnanci neposkytl, bude možné výhradně při skončení pracovního poměru. Jestliže zaměstnavatel nesplní svou povinnost určit zaměstnanci čerpání dovolené ani do konce následujícího kalendářního roku a stane se i to, že zaměstnanec sám o čerpání dovolené podle novelizovaného § 218 odst. 3 nerozhodne, dovolená nezaniká, ale není možné za ni poskytnout náhradu mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku v rozsahu takto nevyčerpané dovolené. Zaměstnavatel bude mít stále povinnost zaměstnanci určit čerpání této dovolené ve volnu, na straně zaměstnance se bude jednat o škodu, která mu byla způsobena neposkytnutím dovolené a bude mít právo požadovat, aby byla zaměstnavateli uložena povinnost dovolenou ve volnu určit. Neurčením čerpání dovolené ani do konce následujícího roku se zaměstnavatel dopouští přestupku nebo správního deliktu na úseku dovolené a může mu být za toto jednání uložena Inspektorátem práce pokuta. Plán dovolených, používaný v zákoníku práce se č. 65/1965 Sb., byl nahrazen pojmem „rozvrh čerpání dovolené“. Rozvrh čerpání dovolené může být obsažen v kolektivní smlouvě, popřípadě stanoven vnitřním předpisem. Dobu čerpání dovolené je povinen zaměstnavatel určit podle písemného rozvrhu čerpání dovolené vydaného s předchozím souhlasem odborové organizace a rady zaměstnanců tak, aby dovolená mohla být vyčerpána zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo. Při stanovení rozvrhu čerpání dovolené je nutno přihlížet k provozním důvodům zaměstnavatele a k oprávněným zájmům zaměstnance. Také v případě ustanovení upravujících čerpání dovolené (§ 217 až 219 zákoníku práce) a ustanovení upravujícího náhradu za dovolenou (§ 222 zákoníku práce) platí obecná zásada uvedená v § 2 zákoníku práce – „co není zakázáno, je dovoleno“. To tedy znamená, že i v případě čerpání dovolené a náhrady za dovolenou mohou být práva a povinnosti účastníků upravena odchylně od ustanovení zákoníku práce, jestliže to zákoník výslovně nezakazuje nebo jestliže z povahy jeho ustanovení nevyplývá, že se od něj není možné odchýlit. Odchýlit se od ustanovení ukládajících povinnost lze jen ve prospěch zaměstnance.
Dobu čerpání dovolené podle § 217 odst. 1 zákoníku práce určuje zaměstnavatel podle rozvrhu čerpání dovolené, vydaného s předchozím souhlasem odborové organizace a rady zaměstnanců tak, aby si zaměstnanec mohl dovolenou vyčerpat zpravidla vcelku a do konce kalendářního roku, ve kterém právo na dovolenou vzniklo. Při stanovení rozvrhu čerpání dovolené je třeba přihlížet jak k provozním důvodům zaměstnavatele, tak i k oprávněným zájmům zaměstnance (např. umožnit zaměstnanci pečujícímu o děti čerpat dovolenou v době školních prázdnin). V případě, že se zaměstnanci dovolená poskytuje v několika částech, musí alespoň jedna část činit nejméně 2 týdny vcelku, pokud se zaměstnanec se zaměstnavatelem nedohodne jinak. Určenou dobu čerpání dovolené je zaměstnavatel povinen písemně oznámit zaměstnanci alespoň 14 dnů předem, pokud se nedohodne se zaměstnancem na kratší době. Určenou dobu čerpání dovolené musí zaměstnavatel oznámit zaměstnanci písemně a nově tato doba již nemůže být výjimečně zkrácena se souhlasem odborového orgánu. Na kratší době písemného oznámení doby čerpání dovolené se musí zaměstnavatel dohodnout přímo se zaměstnancem. Protože zákoník práce ukládá povinnost písemně oznámit zaměstnanci dobu čerpání dovolené alespoň 14 dnů předem (nedohodnou-li se na kratší době), může se od tohoto ustanovení zaměstnavatel odchýlit jen ve prospěch zaměstnance – může se například zavázat (smlouvou nebo vnitřním předpisem), že dobu čerpání dovolené zaměstnanci oznámí 3 týdny předem nebo 1 měsíc předem apod. Dovolenou (dobu jejího čerpání) určuje zaměstnavatel. I v případě, že zaměstnanec požádá o čerpání dovolené a zaměstnavatel mu dá k čerpání této dovolené souhlas, v tomto souhlasu je spatřováno určení doby čerpání dovolené ze strany zaměstnavatele. Pokud by totiž zaměstnanec zaměstnavateli pouze oznámil, že nastupuje dovolenou a zaměstnavatel mu k tomu souhlas nedal, nebo by udělení souhlasu výslovně odmítl, nepřítomnost zaměstnance v práci by nemohla být považována za dovolenou. Z tohoto pravidla, že dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel, existují dvě výjimky. Požádá-li zaměstnankyně zaměstnavatele o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení mateřské dovolené, anebo jestliže zaměstnanec požádá zaměstnavatele o poskytnutí dovolené tak, aby navazovala bezprostředně na skončení rodičovské dovolené do doby, po kterou je žena oprávněna čerpat mateřskou dovolenou, je zaměstnavatel povinen jejich žádosti vyhovět (§ 217 odst. 5 zákoníku práce). S účinností od 1. 1. 2012 má právo určit si čerpání dovolené i zaměstnanec, a to v souladu s novelizovaným ustanovením § 218 odst. 3 ZP. Jestliže zaměstnavatel neurčí zaměstnanci čerpání dovolené ani do 30. června následujícího kalendářního roku, má právo určit čerpání dovolené rovněž zaměstnanec. V tomto případě má právo určit čerpání jak zaměstnavatel tak zaměstnanec a v praxi bude záležet v podstatě na tom, který z nich rozhodnutí o čerpání dovolené učiní dříve. Zaměstnanec má povinnost čerpání dovolené písemně oznámit zaměstnavateli alespoň 14 dní předem, pokud se nedohodne se zaměstnavatelem na jiné době oznámení. Zaměstnavatel podle § 217 odst. 4 zákoníku práce nesmí určit čerpání dovolené na dobu, kdy zaměstnanec vykonává vojenské cvičení nebo výjimečné vojenské cvičení , kdy je uznán dočasně práce neschopným, ani na dobu, po kterou je zaměstnankyně na mateřské nebo rodičovské dovolené a zaměstnanec na rodičovské dovolené. Na dobu ostatních překážek v práci na straně zaměstnance smí zaměstnavatel určit zaměstnanci čerpání dovolené jen na jeho žádost. Podle novelizovaného ustanovení § 218 odst. 1 ZP určuje dobu čerpání zaměstnavatel tak, aby dovolenou zaměstnanec vyčerpal v tom kalendářním roce, ve kterém právo na dovolenou vzniklo. Povinnost určit čerpání dovolené se týká celého nároku na dovolenou. Nové znění § 218 odst. 1 ZP s účinností od 1. 1. 2012 nerozlišuje dovolenou z předcházejícího kalendářního roku a roku, ve kterém na ni právo vzniklo (starou a novou) ani délku dovolené.
V případě, že zaměstnavatel zaměstnanci změnil určenou dobu čerpání dovolené, nebo ho odvolal z dovolené, je podle § 217 odst. 3 zákoníku práce povinen zaměstnanci nahradit náklady, které mu bez jeho zavinění z tohoto důvodu vznikly. Proto je pro zaměstnance důležité, aby mu ještě před tím, než vynaloží určité finanční částky na zajištění dovolené, byla určena doba čerpání dovolené. Jestliže si např. zaměstnanec u cestovní kanceláře v únoru zajišťuje zájezd na červenec a ví, že do konce února musí zaplatit zálohu, měl by požádat zaměstnavatele o určení doby čerpání dovolené na měsíc červenec ještě před zaplacením zálohy cestovní kanceláři. Zaměstnavatel může podle § 217 odst. 2 zákoníku práce určit zaměstnanci čerpání dovolené, i když dosud nesplnil podmínky pro vznik práva na dovolenou, jestliže lze předpokládat, že zaměstnanec tyto podmínky splní do konce kalendářního roku, popřípadě do skončení pracovního poměru (např. zaměstnanci může být poskytnuta již v únoru dovolená 4 týdny, protože lze předpokládat, že do konce roku splní podmínku odpracování 60 dnů pro vznik práva na dovolenou). Protože až na výjimky dobu čerpání dovolené určuje zaměstnavatel, záleží na něm, kdy zaměstnanci dovolenou určí (zda před splněním podmínky odpracování 60 dnů, nebo až po jejím splnění). V některých případech dochází po nástupu na dovolenou k jejímu přerušení. Nastoupí-li zaměstnanec během dovolené vojenské cvičení nebo výjimečné vojenské cvičení, byl-li uznán dočasně práce neschopným nebo ošetřuje-li nemocného člena rodiny, dovolená se mu přerušuje (to neplatí, určil-li zaměstnavatel čerpání dovolené na dobu ošetřování nemocného člena rodiny nebo na dobu vojenského cvičení nebo výjimečného vojenského cvičení na žádost zaměstnance). Dovolená se přerušuje také nástupem mateřské a rodičovské dovolené (§ 219 odst. 1 zákoníku práce). Další případy přerušení dovolené zákoník práce neupravuje, protože účastníci si budou moci sjednat přerušení dovolené i v jiných případech (platí zásada „co není zakázáno, je dovoleno“). Zaměstnanci přísluší za dobu čerpání dovolené náhrada mzdy nebo platu ve výši průměrného výdělku. Zaměstnancům s nerovnoměrně rozvrženou pracovní dobou může být náhrada mzdy nebo platu poskytnuta ve výši průměrného výdělku odpovídajícího průměrné délce směny (§ 222 odst. 1 zákoníku práce). Zaměstnavatel je povinen zaměstnanci před nastoupením dovolené vyplatit mzdu nebo plat splatný během dovolené a náhradu mzdy nebo platu splatnou během dovolené, pokud se nedohodne se zaměstnancem na jiném dnu výplaty. Jestliže to technika výpočtu mezd nebo platů neumožňuje, je povinen zaměstnavatel vyplatit zaměstnanci přiměřenou zálohu a zbývající část vyplatit v nejbližším pravidelném termínu výplaty mzdy nebo platu následujícím po dovolené (§ 141 odst. 4 - s účinností od 1. 1. 2012 částečně formulačně upravený, § 144 zákoníku práce). Podle § 222 odst. 2 zákoníku práce náhrada mzdy nebo platu za nevyčerpanou dovolenou zaměstnanci přísluší pouze v případě skončení pracovního poměru. Hlavním cílem této úpravy je snaha o zajištění faktického čerpání dovolené, aby tak byl plněn účel čerpání dovolené – odpočinek po vykonané práci. Od 1. 1. 2012 dochází k podstatné změně v tom, že není možné náhradu
mzdy nebo platu za nevyčerpanou dovolenou poskytovat v jiných případech, než je skončení pracovního poměru. Právní úprava do 31. 12. 2011 zákaz poskytování náhrady mzdy nebo platu za nevyčerpanou dovolenou upravovala výhradně pro dovolenou do výše 4 týdnů. Platila také odchylka pro pedagogické pracovníky a akademické pracovníky vysokých škol, že náhrada mzdy nebo platu za nevyčerpanou dovolenou jim přísluší nejvýše za 4 týdny nevyčerpané dovolené. Od 1. 1. 2012 je pro všechny zaměstnance stanoven jednotný postup a ani pro pedagogické pracovníky a akademické pracovníky vysokých škol není stanovena výjimka. Zaměstnavatel bude muset čerpání dovolené při trvání pracovního poměru zaměstnancům vždy určit ve volnu a poskytnout náhradu mzdy nebo platu za dobu nevyčerpané dovolené bude povinen (ale i oprávněn) pouze pro případ, že pracovní poměr skončí.
Zaměstnanec je podle § 222 odst. 5 zákoníku práce povinen vrátit vyplacenou náhradu mzdy nebo platu za dovolenou nebo její část, na niž ztratil právo, popřípadě na niž mu právo nevzniklo, a zaměstnavatel je oprávněn si tuto náhradu mzdy nebo platu srazit ze zaměstnancovy mzdy [§ 147 odst. 1 písm. c) zákoníku práce].
Právní úprava: - zejm. § 141 odst. 4, 217 až 219, § 222, zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů.
Autor: JUDr. Věra Přenosilová, JUDr. Věra Bognárová
