Vítězství byrokracie. nebo užitečná pomůcka?

REGISTRAČNÍ POKLADNY A POKLADNÍ SYSTÉMY

Registrační pokladna není kouzelná, ale umí docela divy.

Vítězství byrokracie nebo užitečná pomůcka? Toto téma patří mezi nejkontroverznější, o jakých jsme v našem časopise doposud psali. Řeč je o registračních pokladnách a pozdvižení vzbuzuje nejen mezi všemi podnikateli ve službách a obchodu, ale patří mezi „horké brambory“ v politice. Ve chvíli, kdy píšu tyto řádky, došlo k patové situaci na naší politické scéně. Volby včera vyhrála ODS, která hned po přijetí zákona č. 215/2005 Sb., o registračních pokladnách slíbila, že pokud vyhraje, toto ustanovení okamžitě zruší. Jenže – v Poslanecké sněmovně České republiky po přepočítání hlasů na mandáty došlo k remíze. Pokud by ODS přibrala do vlády KDU-ČSL a Stranu zelených, dosáhla by stejného (100 mandátů) počtu jako levice tvořená ČSSD a KSČM. A silně pochybuji, že by se podařilo při případném hlasování tento předvolební slib prosadit. Při stavu české politické scény je spíše pravděpodobné, že i při vašem čtení tohoto textu (červenec) nebude mocenské uspořádání ještě úplně vyřešeno. Sice nejsem prognostik, ale dovolím si pochybovat, že zákon o registračních pokladnách by se do konce tohoto roku ocitl na jednacím stole Parlamentu ČR proto, aby byl zrušen. Jsem přesvědčen, že politici budou mít jiné priority. Výsledkem tedy nejspíše bude, že zákon platit zůstane a tak bude nutné si dané zařízení pořídit. Zajímavý je pohled za naše hranice, kde pravicová opozice (například Slovensko, Maďarsko, Polsko, Řecko, Itálie) původně zamýšlela zrušení zákona. Výsledkem je, že zákony a upravující vyhlášky týkající se registračních pokladen nejen fungují, ale postupně se doplňují a zpřísňují. Registrační pokladny se zde

3/2006

Fany_3_06.indd 23

Příloha čtvrtletníku Fany Info 3/2006

staly relativně účinným nástrojem k eliminaci šedé ekonomiky. Vlastní zákon jsme docela podrobně rozebrali v minulém čísle Fany Info (FI 2/2006, str. 36 a 37). Přesto si dovolím některé informace pro jistotu znovu zopakovat. Koho se zákon o registračních pokladnách týká? V podstatě každého, kdo přijímá a vydává v rámci maloobchodní nebo restaurační činnosti platby na základě živnostenského listu. Nezáleží na tom, zda se jedná o fyzickou nebo právnickou osobu. V zákoně se obě osoby označují jako „povinný subjekt“. Co je to fiskální zařízení? Jde o registrační pokladnu (pracuje samostatně – off-line) nebo fiskální tiskárnu (pro on-line připojení k počítači). Jejich podstatou je takzvaná „fiskální paměť“. Do ní se ukládají informace o veškerých transakcích provedených pomocí fiskálního zařízení, a to tak, aby uživatel tohoto zařízení nebyl schopen nijak mazat či pozměňovat data do paměti už jednou uložená. Přístup do ní mají jen kontroloři finančního úřadu a autorizovaná servisní střediska. Co je to fiskalizace? Stávající pokladny sice nevyhovují zákonu o registračních pokladnách, ale některé z nich mohou být „upraveny“ tak, aby zákonu vyhověly. Zjednodušeně řečeno jde o doplnění pokladny o modul obsahující fiskální paměť a programovou úpravu jejího softwaru. Proč je potřeba autorizované servisní středisko? Jedině toto středisko uvede vaše fiskální zařízení do provozu a jen ono je oprávněno provádět servis a údržbu. Se servisním střediskem také musíte mít uzavřenu smlouvu. U něj dostanete i servisní knihu nezbytnou k zaregistrování pokladny na finančním úřadě. Co to je pokladní místo? Každé místo, kde se provádějí platby. Tento bod zákona z pohledu každého restauračního provozu je velmi „zajímavý“. Pokud by se měl důsledně dodržovat, muselo by dojít k jedné z následujících variant.

Do náročného restauračního provozu je lepší pořizovat odolná specializovaná zařízení.

23

12.6.2006 15:36:21

PŘÍLOHA – REGISTRAČNÍ POKLADNY A POKLADNÍ SYSTÉMY

Technickým bonbónkem jsou mobilní pokladny.

1. Host by musel při placení vstát a jít k pokladně. Pro strávníka velmi nevhodné! 2. Existují přenosné pokladny. Jejich nákup znamená ale poměrně velkou investici. 3. Na každém stole by musela stát pokladna. Kromě značné investice také omezení prostoru. Všechny tři verze jsou tedy dost hrůzné. Naštěstí byla pohostinským zařízením udělena výjimka, která v zásadě říká, že není třeba vidět při platbě zobrazovací zařízení pokladny neboli displej zobrazující to, co bylo namarkováno. Kdy je třeba naplnit literu zákona? Zákon sice vstoupil v platnost už před více než půl rokem, nicméně povinnost zavést fiskální zařízení do provozu ukládá až k 1. lednu 2007. Jak vyhovíte fiskálnímu zákonu? Zákon vám ukládá provést v zásadě tři nejdůležitější kroky: 1. Musíte si pořídit fiskální zařízení – buď registrační pokladnu, fiskální tiskárnu nebo specializované zařízení.

VZOR ÚČTENKY od 1. 1. 2007

logo provozovny (nepovinné)

jméno, příjmení, obchodní adresa DIČ

RESTAURACE, s. r. o. Okrouhlá 7, 156 26 Třebín DIČ: CZ12345678 DKP: 12345678 2x limo 0,3 l @15Kč 1x Pfefersteak @99Kč

30.00Kč 90.00Kč

rozsah a předmět plnění

Celkem z toho DPH z toho DPH

1.50Kč 17.10Kč

částka celkem za jednotlivé předměty plnění

120.00Kč 5% 19%

120.00Kč

částka celkem k úhradě

17:07 1.7.2007 č. 4 Novák J. Pokladna Restaurace 1 účet: 28

datum, čas, pořadové číslo vydání pokladního bloku

HOTOVĚ

ochranný znak - fiskální znak

24

Fany_3_06.indd 24

Displej pokladny může být i dřevěný.

2. Uzavřít smlouvu s některým z autorizovaných servisních středisek, které vaše fiskální zařízení zprovozní a předá vám servisní knihu. Servisní středisko také zajistí fiskalizaci vaší stávající pokladny. Uzavřením smlouvy se servisní středisko zavazuje, že při uvedení pokladny do provozu, vloží údaje fiskální paměti, bude provádět pravidelné kontroly registrační pokladny, a to nejméně jednou za 2 roky, odstraní poruchy v provozu pokladny v průběhu jejího užívání, vymění fiskální paměti a provede nezbytné úkony při ukončení provozu pokladny. 3. Dále jste povinni zaregistrovat fiskální zařízení na místně příslušném finančním úřadě a předložit mu servisní knihu. Úřad vám naopak přidělí daňový kód pokladny. To vše je třeba provést nejpozději do 1. ledna 2007. Podstatně více informací naleznete nejlépe na internetových stránkách České daňové správy (http://cds.mfcr.cz) v sekci Registrační pokladny. Je zde například uveden Seznam udělených osvědčení o autorizaci servisních středisek, Seznam certifikovaných

Jak má vypadat pokladní blok? Nezávisle na zákonu o registračních pokladnách je jasně dáno, jak musí vypadat pokladní blok. Musí obsahovat nejméně tyto náležitosti: • Obchodní firmu, jméno, příjmení, popřípadě dodatek nebo jiný název povinného subjektu • Adresu bydliště, provozovny nebo sídlo povinného subjektu • Daňové identifikační číslo (organizační, pokud není plátcem) • Datum vytištění pokladního bloku • Množství zboží • Rozsah a předmět plnění (druh zboží nebo služby) • Jednotkovou cenu • Cenu celkem za jednotlivý druh zboží s DPH • Částku k úhradě bez DPH (základ daně) • Částku k úhradě s platným DPH 5% • Částku k úhradě s platným DPH 19% • Částku k úhradě celkem s DPH Z hlediska pokladního bloku je tedy nové: • Pořadové číslo pokladního bloku platí od 1. 7. 2005 • Datum a čas vydání pokladního bloku platí od 1. 7. 2005 • Daňový kód pokladny (DKP) platí od 1. 1. 2007 • Ochranný znak platí od 1. 1. 2007

3/2006

12.6.2006 13:37:34

PŘÍLOHA – REGISTRAČNÍ POKLADNY A POKLADNÍ SYSTÉMY registračních pokladen/tiskáren nebo Seznam udělených certifikací postupu úpravy registračních pokladen/tiskáren. Jak je vidět, jedná se o docela časově náročný proces, který neproběhne ze dne na den. V okamžiku vřazení do procesu jakéhokoliv státního orgánu (v tomto případě finanční úřad) dochází k častému prodloužení. Proto není vhodné otálet. Na to upozorňují například zástupci projektu Europokladny, složeného ze státní správy i zástupců výrobců fiskálních zařízení a implementátorů registračních pokladen ze srovnatelných států EU. Kromě vlastního procesu může dojít i ke konci roku k tomu, že daní výrobci či dovozci nemusí již požadované zařízení mít na skladech. Pak se může stát, že zákazník si koupí, pokud vůbec nějaké, zařízení, které bude zrovna k dispozici. Je více než jisté, že to bude přístroj dražší a také třeba méně praktičtější. Druhým přístupem je varianta nic si nekoupit a doufat, že to nakonec nějak to dopadne. Zpozdilec tím ale riskuje pokutu až 2 miliony korun. Na první pohled se tedy jeví vyčkávací taktika (nejpozději do října) jako nejvhodnější postup. Z pohledu zákona o registračních pokladnách asi ano. Ale z pohledu moderního a kvalitního pohostinského zařízení rozhodně nikoliv! Celý tento „registrační segment“ je vhodný pro podstatně sofistikovanější řízení restaurace nebo hotelu. Dovoluje sledovat celou řadu ekonomických ukazatelů a to v podstatě automatizovaně bez další námahy. Je nasnadě, že pro bistro na rohu, prodávající denně pouhé desítky párků v rohlíku a stejný počet plechovkových či lahvovaných nápojů, se jedná o zbytečnou investici. Podle změny živnostenského zákona ukládajícího povinně vydávat pokladní bloky nad 100 Kč je zřejmé, že provozovatel „Bistra na růžku“

Tiskárna musí mít svůj displej, na kterém jsou vidět markované položky.

SPECIÁLNÍ CENA

pro čtenáře Fany Infa! Volejte na tel.: 233 379 909

3/2006

Fany_3_06.indd 25

25

12.6.2006 13:37:26

PŘÍLOHA – REGISTRAČNÍ POKLADNY A POKLADNÍ SYSTÉMY ani registrační pokladnu mít nemusí. Vlastníci větších provozoven by se měli nad nákupem moderní techniky ale opravdu zamyslet. Zvláště, provozují-li více jednotek nebo jejich provozovna zaměstnává řadu zaměstnanců nebo funguje-li provoz na směny. Jejím zavedením lze totiž docílit zlepšeného ekonomického výsledku. Jejich možnosti ukazují dva přehledy – Restaurační modul a Skladový modul. Restaurační modul umožňuje například: • Evidenci přijatých objednávek podle jednotlivých stolů, židliček apod. • Automatické směrování tisku objednaných jídel do zázemí kuchyně • Převod jednotlivých objednávek mezi stoly • Členění stolů dle fyzického umístění - restaurace, bar, terasa, salonek apod. • Vyúčtování objednávky s následným tiskem paragonu na termální či jehličkové paragonové tiskárně • Rozúčtování objednávky na dílčí - částečné platby • Využití slevového systému při placení objednávky • Storno jednotlivých položek i storno celého paragonu • Detailní přehled o všech takto provedených stornech • Evidování dotací a odvodů hotovostí • Připojení dalších periferií (pokladní zásuvky, zákaznické displeje, čtečky čárových kódů, digitální váhy atd.) • Množství výstupních sestav (evidence tržeb dle různých kriterií, statistiku prodeje apod.) Skladový modul také umožňuje: • Normování jednotlivých ceníkových položek (následný rozpad na konkrétní skladové karty) • Vedení evidence skladu metodou FIFO nebo průměrných cen • Variabilní délka karty (max. 15 míst) s možností alfanumerického značení

1. K běžnému fungování pokladen není nutné on-line spojení na server nebo PC Mnoho pokladních systémů na bázi PC má tu vlastnost, že pokladny nutně pro svojí funkci vyžadují on-line spojení na server. Na tomto serveru v podstatě probíhají veškeré pokladní operace. Při jakémkoli přerušení komunikace mezi pokladnou a serverem je pokladna nefunkční. Pokladny Vectron jsou na serveru naprosto nezávislé a v případě, že je PC v kanceláři mimo provoz, není funkčnost pokladen nijak zpomalena či jinak ohrožena. 2. Možnost práce s recepturami a skladovými položkami při současné funkci pokladen Pokladny Vectron ke svému fungování nevyžadují on-line spojení na server či PC, kde se nacházejí skladové položky, jejich receptury a marže. To umožňuje s těmito položkami plnohodnotně pracovat i za plného nasazení pokladního systému, na rozdíl od mnohých PC systémů, které spojení na tyto položky vyžadují a tím možnost práce s nimi současně za chodu pokladen neumožňují.

26

Fany_3_06.indd 26

Registrační pokladny jsou v nákupních centrech naprostou samozřejmostí.

• Libovolný počet skladů, středisek, prodejních míst s variabilní délkou označení • Neomezený počet řad skladových i daňových dokladů • Práce s devizami, devizovými ceníky, cizojazyčnými fakturami • Až 48 úrovní prodejních cen s automatickou vazbou na odběratele • Neomezený počet cizích (valutových, partnerských...) ceníků • 3 úrovně obalů (láhev, přepravka, paleta...) a vazba mezi nimi • Evidence vratných i nevratných obalů, obalového salda s jednotlivými obchodními partnery

3. Řešení situací na lokální pokladně bez zahlcení systému Řešení situací jako např. storno namarkovaných položek, vrácení zboží apod. se odehrává v lokální pokladně a ne on-line na serveru v kanceláři. Na rozdíl od mnoha PC systémů, kde je tato komunikace nutná, nemůže dojít k jejímu zpomalení či zahlcení. U systému, který tuto komunikaci vyžaduje i pro každé namarkování, dochází k „řazení objednávek do fronty“, následně k jejich zpožďování a dokonce k jejich ztrátě. 4. Řešení situací na lokální pokladně bez nutnosti přístupu k manažerskému PC Operace jako vyvolání účtu apod. lze provádět na lokální pokladně a není nutný zásah do programu pomocí PC v kanceláři managera nebo majitele. Proto není nutná neustálá přítomnost autorizovaného managera nebo jeho přístup do kanceláře, kde se nachází PC s daty, která jsou určena pouze pro majitele. 5. Díky vysoké stabilitě provozu pokladny věrohodnost dat Díky výše zmíněným vlastnostem systému Vectron nedochází ke ztrátám objed-

návek, zákazník nečeká na objednávku, která však na místo určení nedorazila a data o prodeji ať ve formě finanční nebo seznamu zboží jsou naprosto odpovídající skutečnosti a jsou věrohodná. 6. Možnost oddělené instalace pokladního systému a skladového hospodářství Pokladní systém Vectron umožňuje zákazníkovi kompletně oddělit místo instalace vlastního pokladního systému a programů Vectron Commander a skladového hospodářství. Mnohé PC systémy toto oddělení díky nutnosti komunikace pokladen na server vůbec neumožňují. Komunikace mezi pokladnami může probíhat po telefonní lince nebo v případě oddělení skladového programu např. e-mailem. Systém tím není nijak zpomalen či jinak limitován. 7. Nezávislost pokladen, programu Commander a skladového hospodářství V praxi pokladní systém Vectron funguje tak, že na pokladnách markuje obsluha, v programu Commander manager připravuje změny nastavení pokladen, výběrových oken na pokladně, práva ob-

3/2006

12.6.2006 13:37:17

PŘÍLOHA – REGISTRAČNÍ POKLADNY A POKLADNÍ SYSTÉMY • Automatická kontrola limitních stavů na skladových kartách • Možnost práce se záruční a vyskladňovací lhůtou na jednotlivých položkách • Automatické rozpouštění doprovodných nákladů (dopravné, poštovné, balné ...) při příjmu • Práce s čárovým kódem při příjmu i výdeji • Možnost slučování dat na centrálu společnosti pro statistické vyhodnocování

INTELIGENTNÍ POKLADNÍ TECHNOLOGIE

Vrátíme-li se zpět k zákonu č. 215 o registračních pokladnách, jaké existují technické možnosti vyhovující této zákonné normě? Jedná se o tři základní skupiny zařízení.

Registrační pokladna Toto řešení je pro vás výhodné tehdy, když nepoužíváte informační systém propojený s fiskálním zařízením, nebo potřebujete komunikovat off-line, případně pokud nemáte specializovaný software. Registrační pokladna může pracovat zcela samostatně bez jakéhokoliv kontaktu s počítačem, který k její činnosti tedy vůbec nemusíte mít. Nebo používá dávkový přenos dat. Některé registrační pokladny jsou ale schopny pracovat i v režimu fiskální tiskárny. Chcete-li si ji opatřit, máte v zásadě dvě možnosti. Pokud vlastníte pokladnu, u které je možné provést fiskalizaci, stačí zajít do nejbližšího autorizovaného servisního střediska, kde vám ji provedou. Informaci o možnostech vám poskytne výrobce či dodavatel pokladny nebo ji naleznete na stránkách České daňové správy (http://cds.mfcr.cz). Změna spočívá prakticky pouze v přidání modulu s fiskální pamětí a ve změně firmwaru. Ceny se pohybují většinou v řádu jednotek tisíc podle typu pokladny. Nebo si můžete koupit novou registrační pokladnu. Tato varianta je o něco nákladnější. Nová kasa stojí minimálně 6 500 Kč.

sluhy apod. Ve stejném čase připravuje kalkulantka nové zboží, včetně kalkulací, nákupních a prodejních cen do programu skladového hospodářství. Tyto všechny činnosti jsou na sobě nezávislé a lze je provádět na více pracovištích a za plného provozu pokladen. Pokud je kterýkoli z těchto pracovníků se svou prací hotov, jednoduše pošle změny do pokladen za provozu! 8. Individuální udělování pravomocí obsluze systému V pokladním systému Vectron se nepřidělují práva obsluze na základě již hotových skupin oprávnění, ale indiciálně každé obsluze lze povolit či zakázat provádět jakékoli funkce pokladního systému, programu Commander a skladového hospodářství. Díky tomu lze snadněji zpřístupnit manažerské počítače obsluze, která má za úkol z těmito pracovat. Tak je možno individuálně omezit funkce a přístupy do oblastí určených například pouze majiteli. 9. Individuální úpravy programu a vytváření funkcí dle požadavku provozu a zákazníka Program VPOS v pokladnách Vectron

3/2006

Fany_3_06.indd 27

• • • • • • • •

skladové hospodářství on-line a off-line komunikace kontrolní výčepní systémy bezdrátové terminály Orderman vzdálený přístup pomocí Internetu podpora zákaznických a bonusových karet servisní a obchodní středisko v Praze a na Moravě více než 500 instalací v ČR

Povinné registrační pokladny mohou být i pro Vás přínosem, pokud si s nimi zároveň pořídíte pokladní systém Septim. Chcete vědět jak na to? Navštivte www.septim.cz ASW Systems s.r.o., Petržílkova 2583/13, 158 00 Praha 5 Telefon: 257 011 100, [email protected]

umožňuje společně se zákazníkem nastavit pokladny individuálně na základě potřeb provozu. Protože každý provoz je trochu odlišný, lze přizpůsobit a nebo zavést řadu nových funkcí, které danému provozu přinesou urychlení markování a pokladních operací. Ať už proto, že obsluze určité postupy vyhovují nebo je původní systém vůbec neumožňoval. Příkladem jsou tzv. „Makro funkce“. Pod jedno tlačítko je možno naprogramovat řadu kroků, které program provede po jeho zmačknutí. Tím se výrazně zjednodušuje obsluze práce se systémem a zabraňuje možným chybným postupům. 10. Vectron není spotřební technologie, Vectron pokladny nejsou PC Na rozdíl od pokladních systému bázovaných na PC, neběží v pokladnách Vectron žádný operační systém typu Windows nebo Linux. To znamená, že všechny známé i neznámé problémy jmenovaných operačních systémů pokladny Vectron neznají! Pokladny Vectron je možné kdykoliv „tvrdým resetem“ vypnout a znovu zapnout. Jejich

start trvá několik sekund. Nikdy se neztratí žádná data. V pokladnách Vectron není žádná pohyblivá součástka a nemají ani žádný ventilátor, který neustále nasává okolní prach a mastnotu běžnou v restauračních provozech. Co se nepohybuje, se nemůže zastavit! Popsané vlastnosti jsou důvodem zcela odlišné stability pokladen Vectron. Pokladna na principu PC umí přehrávat video, umí připojit na internet, umí zpracovat fotografie z dovolené, lze si na ní zahrát hru a k tomu umí spustit pokladní program a s jeho pomocí namarkovat objednávku do kuchyně nebo prodat gyros v rychlém občerstvení. Kromě namarkování, jsou ale všechny předešlé funkce a možnosti pro běžný provoz poněkud zbytečné. Vyjmenované funkce PC pokladen zabezpečuje operační systém, bez kterého je PC pokladna nefunkční. Součástí pokladny Vectron je jiný pokladní program, který zabezpečuje veškeré pokladní funkce a umožňuje dodavateli pokladního systému nastavit pokladny a jejich funkce přesně podle přání zákazníka.

27

12.6.2006 13:37:09

PŘÍLOHA – REGISTRAČNÍ POKLADNY A POKLADNÍ SYSTÉMY Fiskální tiskárna Tuto možnost zřejmě využije většina uživatelů informačních nebo ekonomických systémů, kteří dnes řídí provoz pomocí počítačů. Cena fiskální tiskárny bývá přes 10 000 Kč. Je tedy paradoxně dražší než obyčejná registrační pokladna. Na druhou stranu se ale většinou vyznačuje mnohem vyšším výkonem, kvalitnějším a rychlejším tiskem. Navíc na jednu tiskárnu může být napojeno více různých počítačů prostřednictvím síťového rozhraní. V tom se neliší od běžných tiskáren. Svůj informační systém ovšem přes ni musíte „naučit“ tisknout. Fiskální tiskárna vyžaduje totiž speciální ovladače, protože kromě tisku eviduje i tok peněz. Program do tiskárny posílá i finanční údaje, které se následně ukládají do fiskální paměti. Každá z tiskáren má ale tento interface jiný, tudíž i vy potřebujete jiný software pro tisk. Úpravu vašeho informačního systému na tisk účtenek ve fiskální tiskárně by vám měl zajistit výrobce softwaru. Druhým řešením je použít některý z moderních specializovaných prodejních softwarů, které umožňují tisk účtenek na většině fiskálních tiskáren dostupčných na českém trhu. Při

I malá pokladna zvládá řadu funkcí.

Speciální software pro hotely Hotely oproti restauracím vyžadují poněkud odlišné informace. Vhodný výběr specializovaného software zjednoduší a zrychlí práci a zkvalitní poskytované služby. Mělo by se jednat o flexibilní univerzální řídící a informační systém, který lze přizpůsobit jakémukoliv typu ubytovacího zařízení. Lze ho tedy využít jak v menších hotelích či penzionech, tak i v hotelích s velkou ubytovací kapacitou. Obvykle se dělí do takzvaných modulů, které dohromady tvoří integrální informační systém. Modul pro práci v recepci musí snadno zjistit stav rezervací na vybrané období. V plánu rezervací by mělo být možné ihned nahlédnou na stávající stav hostů v hotelu a jaké pokoje jsou ještě volné. Také lze rezervovat vybraný pokoj a zvolit datum pobytu i s kategorií pokoje. Dále je možné zadávat číslo pokoje, počet osob, cenu, aranžmá, založit požadované služby a veškeré informace o hostovi (od jména až po adresu firmy či oblíbené činnosti hosta). Veškerá založená data o hostovi je vhodné ukládat do databáze o jednotlivých hostech. V tomto archivu jsou pak kdykoliv informace o hostech k dispozici pro použití v budoucnu. Samozřejmě lze veškerá výše uvedená data v rezervaci dle potřeby editovat. Modul by měl umožnit zakládání alokací na vybrané pokoje, zařazování rezervací na waiting list či založit rezervaci jako opci, dokud ji host nepotvrdí. Mnoho programů dovoluje při práci s hostem i řadu dalších funkcí. Mezi ně patří

28

Fany_3_06.indd 28

založení částek za čerpané služby na účet hosta, zakládání cenností či hotovosti do trezoru, zadávání času buzení, zprávy a vzkazy hostovi, prodlužování a zkracování pobytu nebo stěhování, zakládání skupinových rezervací a také vystavování účtů hostovi či skupinové faktury. Další modul by měl umět zadat veškerá data o hotelu. Definují se například pokoje, u kterých se zadává číslo, označení kategorie (jednolůžkový, dvoulůžkový, bezbariérový, nekuřácký atd.), vybavení pokoje, dokonce i fotografie – půdorys pokoje, náhled na pokoj, koupelnu a výhled z pokoje. Lze zadat například přiřazení telefonní linky na pokoj. Dalším úkolem tohoto modulu by mělo být zadávání jednotlivých typů cen (např. standartní ceny, VIP ceny, ceny pro cestovní kanceláře apod.). Pro každý typ ceny musí být možnost zakládat různá časová období (sezóny), kdy se daný typ ceny mění. Dobrý modul má možnost zadat jednotlivé druhy zboží a služby, které jsou nabízeny nebo vytváření různých druhů balíčků služeb, které mohou být v ceně ubytování, například ubytování včetně snídaně či ubytování včetně městského poplatku či lázeňské taxy apod. Manažerský modul plánuje všechny akce pořádané v objektu. Pomocí něho si lze zorganizovat vytížení veškerých prostor, které jsou k dispozici. Všechny náležitosti jakýchkoliv akcí lze přehledně uspořádat a poté kdykoliv nahlédnout, jaké prostory jsou k dispozici či jaké

akce je nutné připravit ve vybraném období. Samozřejmostí jsou rezervace jednotlivých akcí. Zde je možné zadávat jméno objednavatele, datum a čas akce. Lze si podrobně vypsat, co všechno je k dané akci potřeba. Bez problémů si lze připravit bankety, rauty, svatby, semináře, prezentace atd. Je možné si zadávat i cenu za pronájem restaurace, salonků nebo dalších prostor určených k pronájmu. Je možné vytvářet rezervace na případná média či jiná zařízení, která jsou pro takové akce k dispozici (PC, data projektory, videa, plátna, osvětlení, rádia apod.). Opět je možnost zadávat datum a čas, po který budou tato média zapůjčena a cenu za jejich pronájem. Software by měl umět komunikovat i s jinými systémy – například s pokladním, telefonní ústřednou, on-line rezervací, jednotlivými zámky či systémem placené televize. A v neposlední řadě musí SW vytvářet reporty, ve kterých naleznete veškeré informační sestavy ohledně hotelu, mezi nimiž nechybí obraty za vybraná období a vybrané druhy zboží, informace o veškerých platbách, pokladně, účtech, pokojích a hostech. Také lze tisknout sestavy pro pokojské, přihlášky hostů, buzení nebo policejní přihlášky. Zároveň dovoluje nahlédnout do přehledu stravování hostů včetně jejich objednávek. Kvalitní software sice stojí nemálo peněz, ale s jeho pomocí lze řídit ubytovací zařízení podstatně efektivněji.

3/2006

12.6.2006 13:36:58

PŘÍLOHA – REGISTRAČNÍ POKLADNY A POKLADNÍ SYSTÉMY této variantě se nemusíte zaobírat tím, jaké tiskárny od jakého výrobce používáte. Řešíte pouze přenos dat mezi vaším informačním systémem a softwarem.

Specializovaná zařízení Oblast pohostinství je oproti dalším oblastem, na které se zákon o registračních pokladnách (hlavně oproti obchodům!) poněkud odlišná. Zatímco v supermarketech a dalších prodejnách zákazník si zboží ve většině případů zboží vybere a dojde k pokladně, v restauracích je to díky historickému vývoji přesně naopak. Obsluha musí za hostem. V obchodech tedy jsou pokladny nehnutelně umístěné na jednom místě v relativně stabilním prostředí. Zařízení v pohostinských podnicích naopak dostávají pořádně do těla. Mokré a mastné ruce v těsné souhře s kuchyňskými výpary doprovázené občasnou nešikovností personálu dokážou rychle zlikvidovat standardní počítačový hardware. Připočteme-li k tomu počítačový systém založený na již tak nestabilním operačním základu, jakým jsou Windows, pak neexistence čárového (EAN) kódu, bez kterého se žádný obchod neobejde (!), je již jen drobností. Specializovaná zařízení jsou od počátku vyvíjena a následně vyráběna s přihlédnutím ke specifickým potřebám daného prostředí, v tomto případě pak k použití v gastronomii. Jejich ergonomie včetně ochrany před nežádoucími vlivy (vlhkost, mastnota, atd.) je uzpůsobena náročnému provozu v pohostinských zařízeních. Například dotykový displej nezničí nejčastější způsob zadávání údajů – nikoliv prstem, ale tužkou! Klávesnice odolá i vylitému nápoji. Další výhody těchto specializovaných produktů lze shrnout do 10 bodů, které udává jejich výrobce – firma Vectron (viz rámeček).

3/2006

Fany_3_06.indd 29

Víme, že podnikání v gastronomii není jednoduché. Proto je tu UCS-CZ, s. r. o., která vznikla na českém trhu jako dceřiná společnost UCS se sídlem v Moskvě. UCS-CZ se specializuje na instalace pokladního software pro gastronomické provozy, jako jsou například restaurace, kavárny, bary, hotely atp. Klademe důraz na maximální spolehlivost, servis a jednoduchost obsluhy systému. Nabízíme několik řešení tak, aby co nejlépe vyhovovala po stránce funkčnosti i po finanční stránce. Rkeeper (www.rkeeper.cz, [email protected]) – restaurační program je již připraven na fiskální zákon, který vstoupil v platnost 1. 1. 2007. Program lze jednoduše přepnout do anglického jazyka, což využijí anglicky mluvící majitelé. Vzdálený přístup k pokladním informacím přináší jednodušší kontrolu nad tokem financí. Naším cílem je zvýšení efektivnosti práce našich partnerů při dalším zlepšování softwaru a aplikací moderních technologií. Velké množství reportů pomáhá k efektivnějšímu nastavení jednotlivých provozoven. – PR –

29

12.6.2006 13:36:49

PŘÍLOHA – REGISTRAČNÍ POKLADNY A POKLADNÍ SYSTÉMY

VZOR ZÁVĚRKA

logo provozovny (nepovinné) Provoz zahájen: 1.1.2007, 07:00:00 Celkový součtový výpis fiskální paměti Od 1.1.2007 do 31.8.2007 včetně

Jejich výraznou předností je silný vývojový tým,

RESTAURACE, s. r. o. Okrouhlá 7, 156 26 Třebín DIČ: CZ12345678 DKP: 12345678 VČ: ADK1256589

jméno, příjmení, obchodní adresa, DIČ, DKP - daňový kód pokladny VČ

31.08.2007 20:15:04 Počet závěrek 0123 Celkem pokladních bloků 1032 Celkový obrat 7 187 531,00 Kč Celkový záporný obrat Položek: 82 - 17 845,00 Kč Z toho: záporné 45 - 15 145,00 Kč slevy 37 - 2 700,00 Kč

časový údaj vyhotovení uzávěrky, pořadové číslo, počet vystavených pokl. dokladů, celkový obrat za období

Základ DPH 19% DPH 19% Základ DPH 5% DPH 5% Základ DPH 0%

5 989 956 1 180 56

136,00 Kč 249,00 Kč 520,00 Kč 215,00 Kč 30,00 Kč

Základ celkem: DPH

7 169 686,00 Kč 1 012 464,00 Kč

REGISTRAČNÍ POKLADNY A SYSTÉMY SERD CHARAKTERIZUJE ŠPIČKOVÁ KVALITA A VYNIKAJÍCÍ FUNKČNÍ A TECHNICKÉ VLASTNOSTI

členění záporných položek

pružně reagující na potřeby našeho trhu, působící přímo v ČR. Byly certifikovány již v srpnu roku 2005. Kvalita pokladen SERD je prověřena prodeji v celé Evropě i pětiletými prodeji u nás. Jejich další předností je komunikace pokladen na pozadí, možnost náhledů on-line, široká paleta kvalitního programového zabezpečení a připojitelných periferií, možnost vzdálené komunikace s pokladnou. Síť

souhrnný základ daně

autorizovaných servisních středisek s osvědčením Ministerstva financí a se zkušenostmi v oblasti celkový čistý obrat celkové DPH ochranný znak - fiskální znak

prodeje a servisu registračních pokladen je schopna zajistit prezentaci, instalaci, zaškolení a následný záruční i pozáruční servis v celé ČR.

– PR –

Na druhou stranu je potřeba konstatovat, že se nejedná o laciné řešení. Na závěr tohoto materiálu jen dvě protikladné poznámky. Každé zařízení (i to sebedokonalejší) je schopno zpracovat pouze informace, které do něj někdo dodal. Jestliže tedy obsluha nezadá, že si stůl číslo 26 objednal tři becherovky a dvě vodky a servíruje požadované nápoje z donesených zásob, pak ani nejlepší technika tento únik neodhalí. Druhá a poslední zmínka se týká nabídky státu, který si je vědom investic a proto nabízí do 31. prosinec 2006 možnost si z daní odečíst 30 procent hodnoty fiskalizace (ale do maximální výše 4 000 Kč). Po tomto datu už vás bude jen pokutovat. Není to sice žádný zázrak, ale rozhodně je to lepší než milionová penalizace. M. Moučka Registrační poklady a pokladní systémy – kontakty: APLS Praha, s. r. o., Oderská 333, Impera park Čakovice, 196 00 Praha 9, tel.: 283 090 790, 777 777 477 / ARC Technologie, a. s., U Trojice 1042/2, 150 00 Praha 5, tel.: 257 326 966 / ASW Systéme, s. r. o., Petržílkova 2583/13, 158 00 Praha 5, tel.: 257 011 100 / BillPro – Jiří Žujič, Čechova 33, 170 00 Praha 7, tel.: 233 379 909, 602 379 038 / Cígler software, a. s., Rostislavovo náměstí 12, 612 00 Brno, tel.: 549 522 511 / Consulta Bürotechnik, s. r. o., Pustiměř 117, 683 21 Pustiměř, tel.: 517 356 635 / Dylog, Pernerova 11, 180 00 Praha 8, tel.: 605 966 482 / Ezop Praha, s. r. o., Mělnická 12, 150 00 Praha 5, tel.: 257 320 403 / GastroSystems, s. r. o., Hanusova 353/12, 140 00 Praha 4, tel.: 241 412 156 / GONA SYSTÉM CZ, s. r. o., Hlubinská 36, 702 00 Ostrava, tel.:596 611 983 / Horesplus, Holečkova 31, 150 95 Praha 5, tel.: 257 323 048 / KAST, spol. s r. o., Nad Vršovskou horou 10, 101 00 Praha 10-Bohdalec, tel.: 274 002 329 / Konsigna Praha, Jana Růžičky 1165, 148 01 Praha 4, tel.: 267 993 111 / Mefisto Software, a. s., Rokycanova 27, 130 00 Praha 3, tel.: 284 811 213 / Novum, spol. s r. o., 28. pluku 11, 101 00 Praha 10, tel.: 267 997 111 / Rapid-Systém, spol. s r. o., Chválkovická 66, 779 00 Olomouc, tel.: 585 422 853 / Systém Commerce, s. r. o., Těšínská 20, 746 01 Opava, tel.: 553 613 614 / UCS-CZ, s. r. o., Roháčova 77, 130 00 Praha 3, tel.: 271 770 950 / UTAX Bürosysteme, s. r. o., Michelská 12a, čp 18, 145 01 Praha 4, tel.: 244 013 111 / Vectron Systems CZ, s. r. o., Nádražní 56/740, 150 00 Praha 5, tel.: 224 934 160 / Wincor Nixdorf, s. r. o., Evropská 33a, 160 00 Praha 6, tel.: 233 034 111

30

Fany_3_06.indd 30

3/2006

12.6.2006 13:36:40