VISI : MENJADIKAN KANTOR ARSIP & DOKUMENTASI KABUPATEN KARAWANG SEBAGAI SARANA INPORMASI DALAM PENYELENGGARAAN PEMERINTAHAN
MISI : MENINGKATKAN PEMBINAAN DAN PENGELOLAAN SERTA PELAYANAN KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI DI LINGKUNGAN PEMERINTAHAN KABUPATEN KARAWANG
SEJARAH KANTOR ARSIP & DOKUMENTASI
Sejak tahun 1994 Pemerintahan Daerah di Kabupaten Karawang mengalami peningkatan dalam proses administrasi sehingga telah di bentuk Kantor Arsip Daerah berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 11 Tahun 1994 Tentang Pembentukan Kantor Arsip Daerah Tingkat II Karawang dengan nomenklatur Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Karawang, dan selanjutnya pada tahun 1996 di bangun gedung Kantor Arsip Daerah yang beralamat di Jalan Raya By Pass Tanjungpura Karawang.
Pada tahun 1999 ada perubahan dalam penyelenggaraan pemerintahan yaitu dikeluarkannya Undang-undang Nomor 22 Tahun 1999 tentang Pemerintahan Daerah sebagai pengganti Undang-undang Nomor 5 Tahun 1994 tentang Pokokpokok pemerintahan di Daerah, sehingga di Kabupaten Karawang dalam upaya penyesuaian telah diterbitkan Peraturan Daerah Kabupaten Karawang Nomor 2 Tahun 2001 Tentang Pembentukan Lembaga Teknis Daerah termasuk didalamnya tentang pembentukan Kantor Arsip Daerah sehingga mengalami perubahan yang semula Kantor Arsip Daerah Kabupaten Daerah Tingkat II Karawang menjadi Kantor Arsip Daerah Kabupaten Karawang.
Pada tahun 2003 telah terbit Peraturan Pemerintah Nomor 8 Tahun 2003 Tentang Pedoman Organisasi Perangkat Daerah, sehingga terjadi pembentukan kembali (reorganisasi) unit-unit organisasi Perangkat Daerah. Sebagai konsekuensi dari Peraturan Pemerintah sebagaimana tersebut diatas di Kabupaten Karawang menerbitkan Peraturan Daerah Nomor 2 Tahun 2004 Tentang Pembentukan Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, dan Lembaga Teknis Daerah, sehingga kearsipan mengalami perubahan nomenklatur Kantor Arsip Daerah menjadi Kantor Arsip & Perpustakaan Daerah
Pada tahun 2007 telah terbit Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 41 Tahun 2007 Tentang Organisasi Perangkat Daerah, maka semua unit organisasi penyelenggara Pemerintahan Daerah disesuaikan dengan Peraturan tersebut, sehingga terjadi pembentukan kembali (reorganisasi) Perangkat Daerah.
Pada tahun 2008 diterbitkan Peraturan Daerah Nomor 10 Tahun 2008 Tentang Sekretariat Daerah, Sekretariat DPRD, Dinas Daerah, Lembaga Teknis Daerah, Kecamatan dan Kelurahan, termasuk perubahan Lembaga Teknis Daerah yang membidangi pengelolaan dan pembinaan kearsipan yang semula Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah menjadi Lembaga Teknis dengan nomenklaturnya Kantor Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Karawang hingga saat ini.
KEPALA KANTOR ARDA KARAWANG TAHUN 1994 s.d 2011
Rohmatin, BA.
Drs. H. Nassir Effendi
Dra. Hj.Kartini
Drs. Ahmad Hidayat
Drs. Lili Hendratno, SH. CN
Ka. Sub Bag Tata Usaha Mohamad Amin S.Sos
Kepala Kantor Arsip dan Dokumentasi Drs. H. AGUS SUPRIATMAN, M.Pd.
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.
Drs. E. PARDI KUSMANA SE
Seksi Evbang Dra. Lilis Jayasutisna M.Pd 1. 2. 3. 4. 5.
Uus Hikmat Firdaus, A.md Saekun Ida Hamidah Adi Kusumah, SE Farid Jafar Sidik, S.Sos.
Seksi Pengelolaan dan Akuisisi H. Endang Supardi 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Harun Junaedi Intan Pratiwi Holid Kurniawan Dicka Prawira Romli
Ayi Sri Rahmawati, S.Ag. Tatang Suryadi, S.Sos. Tatang Permana Nanan Nurlaeli Chandra Ria Sari, S.Pd. Neneng Kodariah Yuhana Hermawan
Seksi Layanan dan Informasi Hj. Elis Nurjanah, S.Pd 1. 2. 3. 4. 5.
7. Anna P
Drs. H. Agus Supriatman,Mpd
Endang Muslihat Enda Fera Mulyasari Iyan Sopiyan Annisa Ruhul Bayan
STRUKTUR ORGANISASI & TATA KERJA KANTOR ARSIP & DOKUMENTASI KABUPATEN KARAWANG. TENTANG TATA KEARSIPAN PEMERINTAH KABUPATEN KARAWANG
PEDOMAN PENILAIAN ARSIP BAGI INSTANSI PEMERINTAH & SWASTA
TENTANG PENYUSUTAN ARSIP
PERBUP KRW NO 17 TH 2010
KEP. KA. ARSIP NASIONAL RI NO 7 TH 2001
PERATURAN BUPATI KARAWANG NO 54 TH 2008
INBUP KRW NO 045/ TH 2010
LANDASAN YURIDIS KEARSIPAN
PP NO 34 TAHUN 1979 UU NO 43 TAHUN 2009
Kepres NO 105 TH 2004
PERMENDAGRI NO 39 TH 2005
TENTANG KEARSIPAN
PENINGKATAN TERTIB ARSIP DI LINGKUNGAN PEMERINTAH KABUPATEN KARAWANG.
PENGELOLAAN ARSIP STATIS
PEDOMAN TATA KEARSIPAN DI DAERAH
3 STRATEGI , 3 PROGAM & 10 LANGKAH MENUJU PERCEPATAN TERTIB ARSIP 3 STRATEGI :
RAD:
3 PROGRAM & 10 - LANGKAH :
1. Perbaikan Sistem Administrasi Kearsipan
STRATEGI - 1
PROGRAM PENINGKATAN TERTIB ARSIP DI LINGKUNGAN STRATEGI -2 PEMERINTAH KABUPATEN KARAWANG
STRATEGI - 3
• • • • •
PENINGKATAN EVALUASI & PENGEMBANGAN
PENINGKATAN AKUISISI
PENINGKATAN PELAYANAN
RENCANA AKSI DAERAH
Operasional SIM ARDA Akuisisi Arsip Pengelolaan Arsip Media Baru Penataan Arsip Pengembangan Database SIM ARDA
2. Penyelamatan dan Pelestarian Dokumen atau Arsip Daerah • Pengadaan sarana pengolahan dan penyimpanan Arsip. • Perawatan dan Pengelolaan Arsip. • Penelusuran Arsip Statis 3. Kualitas Pelayanan • Pembinaan SDM Kearsipan • Evaluasi Kearsipan
PEMBINAAN SDM KEARSIPAN SEKSI EVBANG
KANTOR ARSIP DAN DOKUMENTASI KABUPATEN KARAWANG TAHUN 2011 1
TUJUAN PENYAMPAIAN INFORMASI KEARSIPAN DIHARAPKAN :
MENINGKATKAN KESADARAN TERHADAP FUNGSI DAN PERANAN ARSIP SEBAGAI BUKTI AKUNTABILITAS DAN MENDUKUNG PROSES PENGAMBILAN KEPUTUSAN PADA ORGANISASI, PEMERINTAHAN.
MENINGKATKAN WAWASAN DAN PENGETAHUAN DI BIDANG KEARSIPAN SEHINGGA MAMPU MENINGKATKAN KINERJA ORGANISASI.
MENINGKATKAN DAN MENGEMBANGKAN KETERAMPILAN SDM DI BIDANG KEARSIPAN, SEHINGGA DAPAT MEMBERIKAN KONTRIBUSI BAGI ORGANISASI UNTUK MENCAPAI EFEKTIVITAS DAN EFISIENSI KERJA SERTA MENGANTISIPASI HILANGNYA ARSIP ATAU DOKUMEN YANG MEMPUNYAI NILAI SEBAGAI MEMORI ORGANISASI DAN MEMORI KOLEKTIF BANGSA.
TUGAS POKOK DAN FUNGSI KANTOR ARSIP DAN DOKUMENTASI TUGAS POKOK : MEMBANTU BUPATI DALAM PENYELENGGARAAN DI BIDANG ARSIP DAN DOKUMENTASI SERTA TUGAS PEMBANTUAN YANG DITUGASKAN KEPADA PEMERINTAH DAERAH
FUNGSI : 1.
2. 3.
PENGATURAN DAN PERUMUSAN TEKHNIS OPERASIONAL PENGELOLAAN KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI BERDASARKAN KEBIJAKAN BUPATI; PERUMUSAN PROGRAM DAN PEMBINAAN PENGELOLAAN KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI; PENGELOLAAN DAN PELAYANAN KEARSIPAN DAN DOKUMENTASI DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH.
1. ARSIP SEBAGAI PUSAT INGATAN 2. ARSIP SEBAGAI SUMBER INFORMASI 3. ARSIP SEBAGAI SUMBER SEJARAH 4. ARSIP SEBAGAI SUMBER PENELITIAN
TATA KEARSIPAN TATA KEARSIPAN DI LINGKUNGAN PEMERINTAH DAERAH MELIPUTI PENCIPTAAN NASKAH DINAS, PENATAAN DENGAN KLASIFIKASI ARSIP, PENGELOLAAN ARSIP MEDIA BARU, LAYANAN INFORMASI ARSIP, PENYUSUTAN ARSIP, PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN
TUJUAN KEARSIPAN UNTUK MENJAMIN KESELAMATAN BAHAN PERTANGGUNGJAWABAN NASIONAL TENTANG PERENCANAAN, PELAKSANAAN DAN PENYELENGGARAAN KEHIDUPAN KEBANGSAAN SERTA UNTUK MENYEDIAKAN BAHAN PERTANGGUNGJAWABAN BAGI KEGIATAN PEMERINTAHAN
PENGERTIAN ARSIP ASAL KATA
SECARA YURIDIS PASAL 1 UU NO.7/71
BAHASA
LATIN
YUNANI
ARCHIVUM
ARCHEION
-TEMPAT PENYIMPANAN NASKAH -NASKAH YANG DISIMPAN DITEMPAT ITU -LEMBAGA YANG MENGELOLA DAN MENYIMPAN KUMPULAN NASKAH
NASKAH-NASKAH YANG DIBUAT DAN DITERIMA OLEH BADAN/LEMBAGA BADAN NEGARA/PEMERINTAH/ BADAN SWASTA/PERSEORANGAN DALAM BENTUK CORAK APAPUN, TUNGGAL/BERKELOMPOK DLM RANGKA KEGIATAN PEMERINTAHAN/KEHIDUPAN KEBANGSAAN
PASAL 1 UU NO. 43/2009 REKAMAN KEGIATAN/PERISTIWA DALAM BENTUK MEDIA SESUAI PERKEMBANGAN TEKKOM YANG DIBUAT DAN DITERIMA OLEH LEMBAGA NEGARA, PEMDA, LEMB.PEND., PERUSAHAN ,ORPOL,ORMAS, DAN PERSEORANGAN DLM PELAKSANAAN KEHIDUPAN BERMASYARAKAT, BERBANGSA DAN BERNEGARA.
PEMBAGIAN BERDASARKAN FUNGSI ARSIP ARSIP DINAMIS
STATIS
Arsip yang dipergunakan lagi dlm fungsifungsi manajemen tetapi dapat dimanfaatkan untuk kepentingan penelitian dan pendidikan
AKTIF
Arsip yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan didalam penyelenggaraan administrasi
IN AKTIF
Arsip yang frekuensi penggunaannya dlm penyelenggaraan administrasi sudah menurun
UNIT KEARSIPAN ARSIP AKTIF
PERMENDAGRI NO.39/2009 PERGUB NO.40/2008 PERBUP NO.17/2010 MENGELOLA NASKAH DINAS/SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR
PENERIMA PENGARAH PENCATAT PENGENDALI PENYIMPAN PENGIRIM/EXPEDISI
ARSIP IN AKTIF
PP. NO. 34/1979 KEGIATAN PENYUSUTAN ARSIP DINAMIS IN AKTIF MELIPUTI MEMINDAHKAN MENYERAHKAN MEMUSNAHKAN MENYELEKSI MEMBUAT DAFTAR MEMBUAT B.A MEMINDAHKAN/ MENYERAHKAN
PASAL 8 UNIT KEARSIPAN PADA PENCIPTA ARSIP SEBAGAIMANA DIMAKSUD DALAM PASAL 7 MEMILIKI FUNGSI : A. PENGELOLAAN ARSIP IN-AKTIF DARI UNIT PENGOLAH DI LINGKUNGANNYA; B. PENGOLAHAN ARSIP DAN PENYAJIAN ARSIP MENJADI INFORMASI; C. PEMUSNAHAN ARSIP DI LINGKUNGAN LEMBAGANYA; D. PENYERAHAN ARSIP STATIS OLEH PIMPINAN PENCIPTA ARSIP KEPADA LEMBAGA KEARSIPAN; dan E. PEMBINAAN DAN PENGEVALUASIAN DALAM RANGKA PENYELENGARAAN KEARSIPAN DI LINGKUNGANNYA.
PENANGANAN ARSIP DINAMIS AKTIF
SEBAGAI PENERIMA NASKAH : BERKEWAJIBAN MENERIMA, MENELITI, MEMARAF KARTU KENDALI, MENYIMPAN DISPOSISI PADA KERTAS PUTIH & MENCATAT LOKASI ARSIP / SURAT. SEBAGAI PENYIMPAN : BERKEWAJIBAN MENYIMPAN KARTU KENDALI YANG BERWARNA MERAH, MENYIMPAN KARTU DISPOSISI, DAN MENYIMPAN NASKAH DINAS. SEBAGAI PENGIRIM : BERKEWAJIBAN MENYAMPAIKAN NASKAH DINAS KPD PIMPINAN UNIT PENGOLAH, MENYAMPAIKAN NASKAH DARI PIMPINAN UNIT PENGOLAH KEPADA PELAKSANA; DAN MENYAMPAIKAN NASKAH DINAS KEPADA UNIT KEARSIPAN.
NASKAH DINAS MERUPAKAN ALAT KOMUNIKASI KEDINASAN SECRA TERTULIS DAPAT DIKELOMPOKAN MENJADI 3 NASKAH YAITU : NASKAH BIASA : (YANG TIDAK MENGKAT; TIDAK MENIMBULKAN TINDAK LANJUT; TIDAK MEMPUNYAI NILAI ARSIP ) (SPT CONTOH SURAT UNDANGAN, SURAT SUSULAN, SURAT PENGANTAR, TEMBUSAN SURAT) NASKAH DINAS PENTING : (YANG ISINYA MENGIKAT; MEMERLUKAN TINDAK LANJUT; MEMUAT INFORMASI PENTING; MENGUNDANG KONSEPSI KEBIJAKAN; MEMPUNYAI NILAI ARSIP) NASKAH DINAS RAHASIA : (YANG ISINYA MEMERLUKAN PERLINDUNGAN, KARENA JIKA ADA KEBOCORAN AKAN MENIMBULKAN KERUKSAKAN / KERUGIAN ATAU MENGURANGI KREADIBILITAS NEGARA).
SISTEM PENANGANAN ARSIP POLA BARU
PENGURUSAN SURAT SURAT DENGAN SARANA KARTU KENDALI ( KEUNTUNGANNYA DAPAT MENGURANGI CATATAN YANG BERULANG ULANG PADA TIAP UNIT KERJA);
PENATAAN BERKAS DENGAN POLA KLASIFIKASI; (KEUNTUNGANNYA DAPAT MEMUDAHKAN DALAM PENCARIAN ARSIP YANG DIBUTUHKAN SEKALIGUS UNTUK MENGHEMAT WAKTU, RUANG DAN TENAGA);
PENYUSUTAN ARSIP DENGAN SARANA JADWAL RETENSI ARSIP; (KEUNTUNGANNYA UNTUK MEMPERMUDAH PENYUSUTAN & PENGHAPUSAN ARSIP).
MENGURANGI CATATAN YANG BERULANG-ULANG PADA TIAP UNIT KERJA MEMPERMUDAH PENCARIAN KEMBALI ARSIP YANG DIBUTUHKAN MENGHEMAT WAKTU, RUANG DAN TENAGA MEMPERMUDAH PENYUSUTAN DAN PENGHAPUSAN ARSIP
MENERIMA NASKAH DINAS MENELITI NASKAH DINAS
PENERIMA
MEMARAF KARTU KENDALI MENYIAPKAN DISPOSISI WARNA PUTIH MENCATAT LOKASI ARSIP/SURAT
PENYIMPAN
MENYIMPAN KARTU KENDALI WARNA MERAH MENYIMPAN KARTU DISPOSISI MENYIMPAN NASKAH DINAS MENYAMPAIKAN NASKAH DINAS KPD PIMPINAN UNIT PENGOLAH
PENGIRIM
MENYAMPAIKAN NASKAH DINAS DARI PIMPINAN UNIT PENGOLAH KEPADA PELAKSANAN MENYAMPAIKAN NASKAH DINAS KEPADA UNIT KEARSIPAN
KLASIFIKASI, PENATAAN & PENYIMPANAN ARSIP DI UNIT KEARSIPAN : 000 100 200 300 400 500 600 700 800 900
KLASIFIKASI KEARSIPAN
= UMUM = PEMERINTAHAN = POLITIK = KEAMANAN DAN KETERTIBAN = KESEJAHTERAAN RAKYAT = PEREKONOMIAN = PU & KETENAGAAN = PENGAWASAN = KEPEGAWAIAN = KEUANGAN
1) Pokok Masalah 2)
PENATAAN :
3) 4)
PENYIMPANAN :
:
000 sd 900 (Ratusan, Sekat besar warna Orange) Masalah : 010 sd 990 (Puluhan, Sekat besar warna Kuning) Sub Masalah : 001 sd 999 (Satruan, Sekat besar warna Hijau) Sub-sub Masalah : 001.1, 002,1 dst (disimpan pada Map Folder)
Map folder besar untuk menyimpan naskah dinas/surat, Sekat besar untuk menentukan kode klasifikasi; Filling Kabinet tempat menyimpan arsip
PEMERINTAH KABUPATEN KARAWANG KARTU SURAT MASUK
Catatan :
Lembar I
Lembar iii
Lembar II Lembar III
a. Kartu Kendali Warna Putih ( Lembar I ) Sebagai pengganti agenda; Sebagai alat untuk menemukan kembali; Sebagai pengendali naskah dinas yang masuk. b. Kartu Kendali Warna Merah ( Lembar II ) Sebagai pengganti agenda di unit Pengolah; Sebagai pengganti naskah dinas masuk di Unit pengolah; Alat untuk menemukan kembali naskah dinas; Disimpan di Unit pengolah. c. Kartu Kendali Warna Kuning ( Lembar III ) Sebagai expedisi surat; Lembar kendali disusun berdasarkan Unit pengolah; Sebagai alat bukti penerimaan naskah dinas.
Keterangan : Pengisian kendali surat masuk : - Kolom Indeks : Indeks masalah naskah dinas - Kolom Kode : Kode Klasifikasi menurut pola klasifikasi - Kolom nomor urut : Berdasarkan daftar pengendali - Kolom perihal : Diisikan perihal dari bnaskah dinas - Kolom isi ringkas : Ringkasan dari naskah dinas - Kolom dari : Dari siapa naskah dinas tersebut diterima - Kolom tanggal surat : Tanggal naskah dinas yang diterima - Kolom nomor surat : Nomor yang ada pada naskah dinas - Kolom lampiran : Jumlah lampiran pada naskah dinas - Kolom pengolah : Diisikan unit pengolah mana yang akan menyelesaikannya - Kolom tanggal : Tanggal naskah dinas diteruskan ke unit pengolah - Kolom catatan : Diisikan paraf petuigas penerima surat di unit pengolah
CONTOH SURAT No. Urut
Kode Surat
Nomor Sifat Lampiran Perihal
: : : :
Karawang, 10 Maret 2011 Kode Komponen
045 / / ARSIP 1 ( satu ) exemplar Pembinaan SDM Kearsipan
Kepada : Yth. ………………………
di K A R A W A N G
1. Dasar, Instruksi Bupati Karawang Nomor 045 Tahun 2010 tentang Peningkatan Pelaksanaan Tertib Arsip di Lingkungan Pemerintah Kabupaten Karawang. 2. Atas dasar tersebut, dalam rangka peningkatan pelaksanaan tertib arsip di lingkungan Pemerintah
Kabupaten Karawang, Kantor Arsip dan Dokumentasi Kabupaten Karawang akan melaksanakan kegiatan Pembinaan Kearsipan yang dilaksanakan pada 30 UPTD Pendidikan Dasar TK/SD Kecamatan se-Kabupaten Karawang mulai tanggal 16 Maret s/d 5 Mei 2011, sebagaimana jadwal terlampir. 3. Demikian, agar menjadi perhatian. SEKRETARIS DAERAH KABUPATEN K A R A W A N G
Ir. H. IMAN SUMANTRI Pembina Utama Muda NIP. 19561115 198303 1 006 TEMBUSAN : Bupati Karawang (sebagai laporan)
3. DISPOSISI Disposisi adalah untuk memberikan informasi kepada atasan dan selanjutnya dari atasan memberikan perintah atau petunjuk kepada bawahan tentang naskah dinas yang disampaikan. a. Lembar Disposisi ada dua rangkap, warna Putih dan Merah; b. Lembar Disposisi ditempelkan ( dilekatkan ) pada naskah dinas / surat yang akan disampaikan; c. Bila naskah dinas / surat dan lembar disposisi telah kembali dari pimpinan maka lembar disposisi warna merah dicabut dan disimpan di unit kearsipan dan kemudian disusun menurut urutan waktu yaitu tanggal, bulan dan tahun; d. Lembar disposisi warna putih tetap menempel pada naskah dinas/surat.
PENATAAN DINAMIS AKTIF
PEMERINTAH KABUPATEN KARAWANG KARTU SURAT KELUAR
2. KARTU KENDALI SURAT KELUAR
Lembar I
Lembar II
Catatan :
Lembar III
Lembar I Lembar II Lembar III
a. Kartu Kendali Warna Putih ( Lembar I ) Sebagai pengganti buku agenda surat keluar; Sebagai alat pengendali naskah dinas yang dikeluarkan; Disimpan di Unit kearsipan. b. Kartu Kendali Warna Merah ( Lembar II ) Pengganti agenda di Unit pengolah; Di simpan di Unit pengolah; Untuk menemukan kembali arsip yang telah di kirim hasil proses Unit pengolah. c. Kartu Kendali Warna Kuning ( Lembar III ) Petunjuk bahwa naskah dinas masih di unit pengolah; Alat untuk menemukan kembali arsip yang sudah di kirim; Di susun berdasarkan Unit pengolah pada box kendali.
CONTOH SEKAT KUNING
ORANGE
HIJAU
Cara Penataannya : 1. 2. 3. 4.
Pokok Masalah Masalah Sub Masalah Sub-Sub Masalah
: : : :
000 s/d 900 ( Ratusan, Sekat besar warna Orange ) 010 s/d 990 ( Puluhan, Sekat besar warna Kuning ) 001 s/d 999 ( Satuan, Sekat besar warna Hijau ) 001.1, 002.1, dst ( Pada Map Folder )
PENATAAN PENYIMPANAN BERKAS ARSIP DI UNIT KEARSIPAN NAMA SARANA
KEGUNAANNYA
FILLING CABINET
TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS AKTIF
FILING KARTU
TEMPAT PENYIMPANAN KARTU KENDALI
RAK ARSIP
TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP IN-AKTIF
ROLL O’PACK
TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP PENTING
LEMARI ARSIP
TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP PENTING
TICKLER FILE
ALAT KONTROL PENYELESAIAN ARSIP
LEMARI GAMBAR
TEMPAT GAMBAR, PETA, TIPOGRAFI
SEKAT
ALAT PENYEKAT ARSIP DIMAMIS AKTIF
FOLDER
ALAT PENYIMPANAN ARSIP DINAMIS AKTIF BERDASARKAN INDEX
KARTU KENDALI
ALAT KONTROL NASKAH DINAS
KARTU TUNJUK SILANG
ALAT PETUNJUK SURAT YANG MENGANDUNG 2 MASALAH
LAB E L
SARANA UNTUK MEMBEDAKAN DOKE KLASIFIKASI
KARTU DISPOSISI
SARANA MEMBERIKAN INFORMASI
BOX ARSIP
TEMPAT PENYMPANAN ARSIP IN AKTIF
LAHIR/ DICIPTAKAN TATA NASKAH DINAS KERTAS MESIN TIK KOMPUTER, DLL
HIDUP AKTIF
PENG.SURAT KLASIFIKASI INDEXING FILING KARTU KENDALI FILING CABINET FOLDER SKAT, DLL
MASA ISTIRAHAT JADWAL RETENSI ARSIP PENYIMPANAN RAK BOX ROL O’PACK LEMARI, DLL
DAUR HIDUP ARSIP
MATI
PROSES PENYUSUTAN DICERCAH DIRENDAM DIBAKAR
A. PEMINDAHAN ARSIP DARI UNIT PENGOLAH KE UNIT KEARSIPAN SETDA, DINAS, BADAN, LEMBAGA, SEKURANG-KURANGNYA SATU KALI DALAM SATU TAHUN. B. PEMINDAHAN ARSIP DARI UNIT KEARSIPAN SETDA, DINAS, BADAN, LEMBAGA KE KANTOR ARSIP DAERAH SEBAGAI PUSAT PENYIMPANAN ARSIP KABUPATEN SEKURANG-KURANGNYA SATU KALI DALAM DUA TAHUN. C. PENYERAHAN ARSIP STATIS DARI PEMERINTAH DAERAH KE ARSIP NASIONAL DILAKSANAKAN SEKURANG-KURANGNYA SATU KALI DALAM SEPULUH TAHUN
PENANGANAN ARSIP IN-AKTIF DI OPD UU NO 43 TH 2009 PP NO 34 TH 1979 KEP.MENDAGRI NO 30/1979 IN-BUP NO 03 TH 2005 PERBUP NO 54 TH 2008
ARSIP
Penanganan Penataan
NON ARSIP
MUSNAHKAN
BUKU MAJALAH
Penanganan Penataan
PERSIAPAN OPD
Penyusutan
ARSIP STATIS PERMANEN & VITAL
DAFTAR PER TELAAN
PENILAIAN
SUMBER INFORMASI
DIPO OPD
Pemilahan ARSIP YANG TIDAKBERNILAI GUNA
MEMUDAHKAN PENEMUAN KEMBALI SEBUAH ARSIP MENCEGAH KERUKSAKAN ARSIP YANG BERNILAI GUNA MEMUDAHKAN PEMELIHARAAN PENGAMANAN & PENYUSUTAN
SETELAH 5 TAHUN DI DPO OPD DISERAHKAN KE ARDA
DI MUSNAH KAN
PENANGANAN ARSIP INAKTIF
PELAKSANAAN UNDANG UNDANG NO.7 TH 1971, PERATURAN PEMERINTAH NO.4 TH. 1979, KEP.MENDAGRI MO.30 TH 1979 DAN KEP.GUB. JABAR NO. 35 TH 1990 Sist em nom or
A R S I P
Menyi apkan Maske r
P E R S I A P A N
Menyi apkan Kertas Pembu ngkus
Memb ersihk an Arsip
Menyi apkan Box Arsip
Pen gelo mpo kan per unit kerja
P e m ili h a n
Buk u Dan Maj alah
1. Penemuan Kembali Arsip
Mend aftar arsip pada kartu
Pengelo mpokan menurut bidang masalah garapan
Non Arsip 1. Blangko 2. Form.Koso ng 3. Duplikat Dll.
P e n a T a A n B e r k a s
Sist em Aba d Sist em wkt thn/ bl Sist em Bad Sist an em Klas ifika si Sist em Gab ung an
M U S N A H
Pe mi la ha n
Buk u
Maj ala h
Pe ng elo m po kk an pe r ins ta nsi
2. Mencegah Kerusakan Arsip yang bernilai guna
Pe ng elo m po ka m pe r jud ul
S e ri R u b ri k d o si e r
Me nd aft ar buk u da n maj ala h pa da kar tu
M e m b u n g k u s
Me ma san g lab el pa da kar tu da n maj ala h
M e n y i m p a n p a d a b o k
Me nyi mp an pad a rak
M e n yi m p a n p a d a ra k
3. Meringankan dan memudahkan,pemeliharaan, pengamanan dan penyusunan arsip
J a d w a l D a f t a r p e r t e l a a n
P e n i l a i a n
R e t e n s i
A r s i p A r s i p
D a A f r t s a i r p I S n t v a e t n i t s a r i s
Ar sip ya ng tid ak be rnil ai gu na
A R N A S R I P E R W . A R N A S
Infor mas i ting kat nasi onal
Infor mas i ting kat regi onal
T E R T I B A R S I P
M U S N A H
KIRIMAN ARSIP IN AKTIF DARI OPD KABUPATEN KARAWANG:
PEMILAHAN / PENYSUTAN DI KANTOR ARSIP & DOKUMENTASI KARAWANG
TEMPAT PENYIMPANAN ARSIP DIPO I (OPD-OPD)
DIPO III (KEUANGAN )
DIPO II (AKTA KELAHIRAN
DIPO IV ( IMB )
ARSIP MEDIA BARU PADA KANTOR ARSIP & DOKUMENTASI KABUPATEN KARAWANG
PRESIDEN REPUBLIK INDONESIA TAHUN 1951 SD 2010
GUBERNUR PROINSI JAWA BARAT TAHUN 1945 SD 2010
Dani Setiawan Periode 2003 s.d 2007
BUPATI KARAWANG DARI TAHUN 1951 SD 2010
PELANTIKAN BUPATI KDH. Tk II KARAWANG H. OPN SOPANDI MASA JABATAN TAHUN 1981-1986
PELANTIKAN BUPATI KDH TK II KARAWANG ( KOL. CZI.H.SUMARNO SURADI) MASA JABATAN TAHUN 1986-1996
PILKADA KABUPATEN KARAWANG Minggu 2 Oktober 2005
PELANTIKAN BUPATI & WAKIL BUPATI KARAWANG ( H. DADANG S. MUCHTAR & ELI AMALIA PRIATNA) MASA JABATAN TAHUN 2005-2010
TEMPAT BERSEJARAH & OBYEK-OBYEK WISATA
CURUG CIGENTIS TAHUN 2010 ‘
PANTAI SAMUDRA BARU TAHUN 2010
;’m;
PANTAI PAKIS JAYA TAHUN 2010
WALAHAR TAHUN 2010
TOKOH – TOKOH KARAWANG
Rd. H. CECEP SUPRIADI (tokoh pedalangan di Karawang)
Dra. Suhaeni (salah satu pengarang Sejarah Karawang
Hj. IJAH HADIJAH (tokoh seni suda di Karawang)
USEP SUTIA (Tokoh Pencetus Arsip )
TERIMA KASIH
Kantor Arsip & Dokumentasi Daerah Karawang
11
