VGS Adivio – Service level agreement Administratieve dienstverlening 2015
1
Preambule Dienstverlening is samenwerken. Samen met u als klant gaan wij voor een goede, deugdelijke administratie die u tijdig alle informatie biedt die u nodig hebt en alle processen vlot laat verlopen. Het is echter goed om te weten wat daarvoor nodig is. Deze service level agreement (SLA) laat zien welke zaken u van ons mag verwachten en wat wij daarvoor van uw kant nodig hebben. In deze SLA wordt veelvuldig melding gemaakt van bepaalde reactietermijnen die wij hanteren. De termijnen die wij richting u als klant stellen zijn geen wetmatigheden; er kunnen allerlei redenen zijn waardoor u ons mogelijk niet tijdig kunt informeren over bepaalde zaken of benodigde stukken niet tijdig aan kunt leveren. Daarvoor hebben wij ook begrip. Wij vragen u als klant echter begrip voor het feit dat wanneer wij te laat geïnformeerd worden of benodigde stukken te laat ontvangen, wij de termijnen die wij onszelf in deze SLA hebben gesteld ook niet kunnen halen. Ook in dergelijke gevallen zullen wij in alle redelijkheid en billijkheid proberen om toch aan die termijnen te voldoen. Formeel moeten wij echter opmerken dat wij geen verantwoordelijkheid aanvaarden voor vertragingen die niet aan onze zijde van het proces zijn ontstaan en ook geen aansprakelijkheid voor eventuele schade die hieruit voortvloeit. Waar sprake is van (het verstrekken van) overzichten gaat het om de digitale beschikbaarstelling van deze overzichten. Vragen over feitelijk beschikbare informatie worden binnen één week beantwoord. Indien er sprake is van complexe vragen wordt binnen één week aangegeven wanneer de klant een reactie kan verwachten en wie deze vraag gaat afhandelen.
2
Inhoudsopgave Preambule .................................................................................................................................... 2 Inhoudsopgave ............................................................................................................................. 3 1.
2.
3.
4.
5.
BESTUURS- EN SCHOOLADMINISTRATIE .............................................................................. 4 1.1
De verzorging van de bestuursadministratie ................................................................. 4
1.2
De verzorging van de schooladministratie .................................................................... 4
DE SALARISADMINISTRATIE ................................................................................................ 4 2.1
Het verzorgen van bruto/nettoberekening en uitbetaling van werknemersbeloningen ..... 4
2.2
Het verzorgen van afdrachten van o.a. loonheffingen en premies .................................. 5
2.3
Het verzorgen van doorbelasting van loonkosten .......................................................... 5
2.4
Informatieverstrekking aan werknemers ...................................................................... 5
2.5
Informatieverstrekking aan de werkgever .................................................................... 6
2.6
De verzorging van informatieverstrekking aan derden ................................................... 6
DE PERSONEELSADMINISTRATIE ......................................................................................... 7 3.1
De uit te voeren werkzaamheden bij benoeming .......................................................... 7
3.2
De periodiek uit te voeren werkzaamheden .................................................................. 8
3.3
De uit te voeren werkzaamheden bij ontslag ................................................................ 8
3.4
De overige uit te voeren werkzaamheden .................................................................... 8
BEKOSTIGINGSADMINISTRATIE ........................................................................................... 9 4.1
De verzorging van informatie voor de personele bekostiging ......................................... 9
4.2
De verzorging van vergoedingen voor exploitatiekosten ................................................ 9
DE FINANCIËLE ADMINISTRATIE .........................................................................................10 5.1
De verzorging van het betalingsverkeer ......................................................................10
5.2
De registratie van kosten en opbrengsten, uitgaven en ontvangsten .............................10
5.3
De verzorging van informatieverstrekking ...................................................................10
5.4
De controle van de jaarrekening .................................................................................11
6.
Aanvullende dienstverlening tegen (uur)tarief .......................................................................11
7.
Beschikbaarstelling software ................................................................................................12
8.
Klachtenregeling .................................................................................................................13
3
1.
BESTUURS- EN SCHOOLADMINISTRATIE
1.1
De verzorging van de bestuursadministratie Het bijhouden van een vast bestand met stamgegevens per bestuur (zoals Naam, Adres en Woonplaats (NAW-)gegevens van de vereniging/stichting, datum van oprichting, datum en nummer van inschrijving bij de Kamer van Koophandel, NAW-gegevens van het dagelijks bestuur, verschillende aansluitingen (met nummers). Het bestuur van de aangesloten school draagt er zorg voor dat VGS Adivio daartoe over de benodigde informatie beschikt, bestaande uit een exemplaar van de statuten, uittreksel Vereniging c.q. Stichtingenregister van de Kamer van Koophandel (maximaal 3 maanden oud) en een kopie van een identiteitsbewijs van de voorzitter (in verband met de wettelijke identificatieplicht).
1.2
De verzorging van de schooladministratie Het bijhouden van een vast bestand met stamgegevens per school en het up-to-date houden van de Basis Registratie INstellingen (BRIN) bij het Ministerie van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap.
2.
DE SALARISADMINISTRATIE
2.1
Het verzorgen van bruto/nettoberekening en uitbetaling van werknemersbeloningen a. De verzorging hiervan geschiedt automatisch door middel van de salarissoftware van Raet, te weten Gemal en HRiS, hierna te noemen Raet. De basis voor de gegevensinvoer vormen de door de werknemer en/of werkgever aangeleverde: • (eventueel gewijzigde) persoonsgegevens • (eventueel gewijzigde) dienstverbandgegevens • (eventueel gewijzigde) verlofgegevens • periodieke vergoedingen voor de tegemoetkoming reiskosten woning – werk • incidentele vergoedingen zoals gratificaties, dienstreizen en onkostenvergoedingen
De werkgever is verantwoordelijk voor de juistheid van de aangeleverde mutaties. Werkgever en/of werknemer dragen zorg voor het, vóór de door VGS Adivio gepubliceerde sluitingsdatum, aanleveren van de mutaties middels de self service module1. VGS Adivio zorgt ervoor dat de mutaties in de betreffende maand correct worden verwerkt en tijdig worden aangeleverd in Raet, zodat verwerking in de desbetreffende maand kan plaatsvinden. Mutaties voor de functie van directeur (of bij aanwezigheid van een raad van toezicht: bestuurder) worden altijd ter fiattering voorgelegd aan de secretaris of penningmeester. b.
Het verzorgen van de terugvordering en bijbetaling van teveel respectievelijk te weinig uitbetaalde bedragen aan werknemers, voor zover dat mogelijk is in Raet.
Binnen twee weken na de verwerkingsmaand worden voor de bedragen die niet via Raet geïncasseerd kunnen worden herinneringsbrieven opgesteld naar aanleiding van de Raetoverzichten. De directie ontvangt hiervan een kopie. Indien op een eerste herinneringsbrief niet betaald is, zal door VGS Adivio binnen twee maanden nog een tweede herinneringsbrief worden verzonden. Indien ook hier niet op gereageerd wordt, zal de directie worden 1
De formulieren die nog niet in HRSS (Self-servicemodule) staan, kunnen op papier aangeleverd worden.
4
geïnformeerd en zal door VGS Adivio geen verdere actie meer worden ondernomen, tenzij daarover nadere afspraken worden gemaakt. Het risico van wanbetaling is voor rekening van het bevoegd gezag. 2.2
Het verzorgen van afdrachten van o.a. loonheffingen en premies a. Het verzorgen van de maandelijkse aangifte en afdracht van loonheffingen aan de Belastingdienst, evenals het jaarlijks verstrekken van een verzamelloonstaat aan de Belastingdienst. b.
Het jaarlijks vaststellen en doorgeven van het zogenaamde jaarinkomen ABP. Het doorgeven van mutaties gedurende het kalenderjaar. De afdracht van pensioenpremies aan het Algemeen Burgerlijk Pensioenfonds (ABP), evenals het jaarlijks verstrekken van het Jaaroverzicht ABP.
c.
Het verzorgen van de aangifte en de afdracht van de premies aan het Vervangingsfonds / Risicofonds / VFGS, evenals het jaarlijks verstrekken van een verzamelloonstaat.
d.
Het verzorgen van de aangifte en de afdracht van de premies aan het Participatiefonds, evenals het jaarlijks verstrekken van een verzamelloonstaat. Voor klanten met een BWGSaansluiting vindt ook afdracht plaats aan het Participatiefonds, welke doorstorting verzorgt naar BWGS.
VGS Adivio draagt zorg voor het aanleveren van de gegevens aan genoemde organisaties vóór het verstrijken van de inlevertermijnen. Ook wordt, mits de besturen VGS Adivio daartoe gemachtigd hebben, voor het verstrijken van de vervaldata zorg gedragen voor betaling van de diverse afdrachten en heffingen. 2.3
2.4
Het verzorgen van doorbelasting van loonkosten a. Het verzorgen van de aanvraag, registratie en controle van WAZO/ZW-uitkeringen bij het UWV. b.
De verzorging van de vergoedingen voor gemaakte loonkosten ten laste van het Vervangingsfonds. Een overzicht per maand van opgetreden vervangingen, onder opgave van wie, door wie gedurende welke termijn en om welke reden is vervangen. Werkgever levert mutaties die betrekking hebben op de declaratie bij het Vervangingsfonds uiterlijk na één maand aan bij VGS Adivio.
c.
Het eventueel verzorgen (periodiek of jaarlijks) van de declaratie voor gemaakte loonkosten bij een derde, zoals bijvoorbeeld een gemeente, schoolbegeleidingsdienst e.d. (tegen uurtarief).
Informatieverstrekking aan werknemers a. Het maandelijks verstrekken van de periodieke salarisspecificaties. b.
Het jaarlijks verstrekken van een jaaropgave die gebruikt kan worden voor onder andere de aangifte inkomstenbelasting.
5
c.
Het op verzoek (binnen één week) verstrekken van een werkgeversverklaring ten behoeve van een hypotheekverstrekker.
d.
Het op verzoek verstrekken van een ouderschapsverlofverklaring na afloop van het kalenderjaar.
Salarisspecificaties worden verstrekt uiterlijk in de maand die volgt op die waarin mutaties hebben plaatsgevonden. De jaaropgave wordt voor 1 maart van het nieuwe jaar beschikbaar gesteld. 2.5
Informatieverstrekking aan de werkgever a. Het maandelijks verstrekken van het overzicht Betaalstaat salarissen en Betaalstaat afdrachten. Op de Betaalstaat salarissen staat tevens vermeld indien er een terugvordering van teveel betaald salaris aan een werknemer moet plaatsvinden. Een teveel betaald salaris wordt standaard een volgende salarismaand verrekend met het dan uit te betalen salaris. b.
Het maandelijks verstrekken van het (cumulatief) Resultatenoverzicht ten behoeve van de salarisjournaalpost. Het is door toekenning van kostenplaatsen mogelijk de loonkosten van (groepen van) werknemers specifiek te laten verantwoorden.
c.
Het tweemaal per jaar (in februari en oktober) verstrekken van het overzicht Kengetallen Vervangingsfonds indien van toepassing.
d.
Het maandelijks verstrekken van het overzicht Aanstellingsgegevens. Hierin wordt aangegeven van welke werknemers het tijdelijk dienstverband afloopt.
e.
Het maandelijks verstrekken van de salarisspecificaties ten behoeve van werknemers.
f.
Het op verzoek, binnen een termijn van vier weken, behulpzaam zijn bij het verzorgen van aanvragen om uitkering op grond van bepalingen in: • de ABP-wet: invaliditeitspensioen, ouderdomspensioen, nabestaandenpensioen; • het kaderbesluit rechtspositie PO • de CAO-(R)PO • de Werkloosheidswet: werkloosheidsuitkering; • WIA (Wet Werk en Inkomen naar Arbeidsvermogen) • Loonkostenberekening voor het geval een personeelslid ten laste van een bepaalde •
g.
2.6
subsidie of budget moet worden gebracht. Het behulpzaam zijn bij het indienen van een vergoedingsverzoek bij BWGS c.q. Participatiefonds (tegen uurtarief).
Het op verzoek verstrekken van algemene inlichtingen over rechtspositionele regelingen inzake het personeel en de formatie. Vragen kunnen telefonisch, per e-mail en per brief worden gesteld. In de preambule zijn de reactietermijnen opgenomen.
De verzorging van informatieverstrekking aan derden a. Het maandelijks verzorgen van de digitale levering aan het Vervangingsfonds of VFGS van de afwezigheidregistratie. Het indienen van de declaraties loonkosten vervanging bij het Vervangingsfonds.
6
b.
Het twee keer per jaar verzorgen van de digitale levering aan het Vervangingsfonds van de Kengetallen.
c.
Het maandelijks rechtstreeks verstrekken van informatie aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS) over gegevens ten behoeve van het vervaardigen van statistieken van arbeid en lonen.
d.
Het incidenteel verstrekken van informatie over de bezoldiging e.d. van (oud)werknemers aan daartoe bevoegde instanties, zoals Belastingdienst, het Rijk, ABP en UWV.
e.
Het op verzoek van de werkgever aan het Rijk verstrekken van de opgaven inzake de Verhaalswet Ongevallen Ambtenaren.
3.
DE PERSONEELSADMINISTRATIE
3.1
De uit te voeren werkzaamheden bij benoeming a. Het verwerken van de door de werkgever aan te leveren informatie met betrekking tot: • de voor benoeming benodigde persoonsgegevens • kopie geldig ID-bewijs • de overeengekomen primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden b.
Het verwerken van de door de werknemer compleet aangeleverde stukken: • akte(n) van bekwaamheid (indien van toepassing) • verklaring omtrent gedrag van niet ouder dan 6 maanden op moment van indiensttreding • salarisgegevens voorafgaande betrekking (indien van toepassing) • de loonbelastingverklaring • een kopie geldig ID-bewijs (bij ID-kaart de voor- en achterzijde)
De gevolgen van het niet (tijdig) verstrekken van één of meerdere stukken door de werknemer is voor risico van de werkgever. VGS Adivio vraagt tot driemaal toe de stukken op bij de werknemer. Bij het derde rappel volgt een afschrift aan de werkgever met het verzoek ervoor te zorgen dat de werknemer de stukken alsnog aanlevert. Na dit rappel sluit VGS Adivio het dossier, tenzij hier uitdrukkelijk andere afspraken over zijn gemaakt. c.
Het verzorgen van de akte van benoeming.
d.
Het op verzoek opstellen van een overzicht van de opgebouwde diensttijd van de werknemer op basis van de aangeleverde informatie.
e.
Het • • •
melden van de benoeming bij: ABP (indien van toepassing) Belastingdienst Vervangingsfonds (indien van toepassing)
Als een nieuwe benoeming voor de sluitingsdatum van de maand is aangeleverd bij VGS Adivio, ontvangt de werkgever een akte van benoeming uiterlijk op de laatste dag van de betreffende
7
maand. Voorwaarde bij een nieuwe benoeming is dat alle stukken door de werknemer compleet zijn aangeleverd voor de sluitingsdatum. In de praktijk betekent dit dat de werkgever tijdig (richtlijn: minimaal een maand of meer) voor de ingangsdatum van de benoeming dit doorgeeft aan VGS Adivio, zodat de stukken bij de werknemer kunnen worden opgevraagd. Deze maandelijkse aanlevering geldt niet in de maanden juli en augustus vanwege de zomervakantie en wijzigingen in de formatie per 1 augustus of eerste schooldag. Een kennisgeving ‘tijdelijke uitbreiding’ alsmede een ‘korttijdelijke’ akte van benoeming wordt driemaal per jaar aangeleverd over de periode tot en met sluiting januari, mei en september. De werkgever ontvangt hiervoor een verzamelakte. Uiterlijk één week na afloop van de desbetreffende maand ontvangt de werkgever dan de stukken. Het niet tijdig retourneren door de werknemer van de gevraagde stukken leidt tot vertraging in de uitbetaling van het salaris en het verstrekken van de akte van benoeming. 3.2
De periodiek uit te voeren werkzaamheden a. Het signaleren van actietermijnen met betrekking tot de Wet Poortwachter bij langdurig zieken en het maandelijks rapporteren hier over (voor zover van toepassing). b.
3.3
Het maandelijks signaleren en bewaken van het aflopen van tijdelijke dienstverbanden.
De uit te voeren werkzaamheden bij ontslag a. Het verzorgen van de akte van ontslag (indien van toepassing).
Als een opgave ontslag voor de sluitingsdatum van de maand is aangeleverd bij VGS Adivio, ontvangt de werkgever uiterlijk de laatste dag van de maand de akte van ontslag. (De maanden juli en augustus hebben een opschortende werking van twee maanden voor de genoemde termijnen.)
3.4
b.
Het • • •
melden van het ontslag bij: ABP (indien van toepassing) Belastingdienst (polisadministratie) Vervangingsfonds (indien van toepassing)
c.
Controle op een eventuele terugbetaling van: • Verhuiskostenvergoeding • Betaald ouderschapsverlof • Openstaande vorderingen
d.
Het op verzoek van werkgever verzorgen van een ‘Ziek uit dienstmelding’ aan UWV bij werknemers die ziek zijn op ontslagdatum.
De overige uit te voeren werkzaamheden a. Het op verzoek van werkgever verwerken van de (uitbetaling van): • (jubileum)gratificaties • toelagen • eindejaarsgeschenken aangaande de afdrachten loonheffingen • overlijdensuitkeringen • telefoonkosten
8
• • • • • • • • •
vrijwilligersvergoeding (uitbetaling door FA) stagevergoeding vergoeding studiekosten (uitbetaling door FA) vergoeding voor verhuiskosten vergoeding voor pensionkosten de fiets-privéregeling verrekening vakbondscontributie administratie van het spaarverlof verrekenen van bedragen uit hoofde van het cafetariasysteem (extra dienstverlening tegen tarief)
b.
Het • • •
verzorgen van de inhouding van: bedragen voor de levensloopregeling IPAP-premie (Loyalis) extra pensioeninleg (Partner Plus pensioen of keuze extra pensioen)
c.
Het aanmaken en bijhouden van een personeelsdossier per werknemer, waarin de van toepassing zijnde rechtspositionele stukken zijn opgenomen.
d.
Het verstrekken van informatie bij controles Vervangingsfonds en Ministerie van OCW.
door
Belastingdienst,
UWV,
ABP,
4.
BEKOSTIGINGSADMINISTRATIE
4.1
De verzorging van informatie voor de personele bekostiging a. Het registreren en bijhouden van informatie voor de lumpsumbekostiging van het komende schooljaar: de GGL (Gewogen Gemiddelde Leeftijd) van de categorie Onderwijzend Personeel per teldatum.
4.2
b.
Het aan de hand van de gegevens uit de bestuurs- en schooladministratie jaarlijks opstellen van het Elektronisch Financieel Jaarverslag2.
c.
Het behulpzaam zijn bij de uitvoering van de controle door de rijks- en instellingsaccountant.
De verzorging van vergoedingen voor exploitatiekosten a. Het (eventueel) terugvorderen van Onroerende Zaakbelasting (OZB) en eventueel overige heffingen (indien van toepassing) binnen één maand na aanlevering van de desbetreffende gegevens bij VGS Adivio. b.
2
Het op verzoek declareren van schade als gevolg van vandalisme binnen een periode van één maand (of een andere termijn, indien afgesproken met de gemeente) na binnenkomst bij VGS Adivio.
Vanaf boekjaar 2014 zal dit plaats gaan vinden in XBRL (eXtensible Business Reporting Language).
9
5.
DE FINANCIËLE ADMINISTRATIE
5.1
De verzorging van het betalingsverkeer a. Het (desgewenst) opstellen van betaalopdrachten voor (voor akkoord gefiatteerde en naar aanleiding van het door VGS Adivio opgestelde rekeningschema gecodeerde) inkomende facturen en declaraties en het desgewenst verzorgen van de betaling. Tenzij anders overeengekomen worden betalingen verricht uiterlijk één week na ontvangst van de betreffende opdracht door VGS Adivio.
Declaraties van de directeur (of bij aanwezigheid van een raad van toezicht: bestuurder) worden altijd ter fiattering voorgelegd aan de secretaris of penningmeester. VGS Adivio kent collectieve kerst- en zomervakanties voor haar personeel om in aan- en afwezigheid zoveel mogelijk aan te sluiten bij onze klanten. Tijdens deze collectieve vakanties worden geen betalingen verricht, met uitzondering van de salarisbetalingen. Middels onze website publiceren wij de uiterste inleverdata voor de betalingen rond deze perioden. Betalingsopdrachten die later aangeleverd worden, worden pas na de genoemde periode uitgevoerd. b.
Het verzorgen van het liquiditeitenbeheer indien hierover schriftelijk afspraken zijn gemaakt (vastlegging in afsprakenregister).
c.
Het controleren en behandelen van betalingsherinneringen van crediteuren binnen een week na ontvangst bij VGS Adivio.
5.2
De registratie van kosten en opbrengsten, uitgaven en ontvangsten Het voeren van een afzonderlijke boekhouding per school volgens een gestandaardiseerd rekeningschema, zodanig, dat de rechten en de verplichtingen van de scholen afzonderlijk kunnen worden vastgesteld. Met schoolspecifieke wensen wordt waar mogelijk rekening gehouden. VGS Adivio besluit uiteindelijk over een eventuele wijziging in het grootboekrekeningschema. Bepaalde werkafspraken worden vastgelegd in het afsprakenregister (uitvoering eventueel tegen meerprijs).
5.3
De verzorging van informatieverstrekking a. Het eenmaal per jaar opstellen van een jaarrekening per school, omvattend balans, staat van baten en lasten en de toelichting daarop (en het op verzoek bespreken daarvan met het bestuur). Rapportage aan DUO vindt plaats middels het EFJ (Elektronisch Financieel Jaarverslag). b.
De jaarrekening wordt opgeleverd op basis van vooraf gemaakte afspraken, inclusief deadlines. Deze worden schriftelijk bevestigd door VGS Adivio aan de klant. Iedere vertraging in de aanlevering door de opdrachtgever betekent minimaal dezelfde vertraging ten opzichte van de oorspronkelijke afspraken en deadlines. Indien door vertraagde aanlevering door de klant extra kosten ontstaan, worden deze in rekening gebracht.
c.
Het maandelijks opleveren van de staat van baten en lasten per school met een vergelijking van de gemaakte met de begrote kosten en de balans per ultimo van de maand. Op de 20e (of eerstvolgende werkdag indien dit niet een werkdag is) na afloop van de maand zijn deze
10
overzichten beschikbaar, met uitzondering van twee maanden (december of januari en juli of augustus, afhankelijk van de vakantiespreiding – dit wegens collectieve kerst- en zomervakanties van VGS Adivio).
Alle financiële gegevens die zijn aangeleverd voor de sluitingsdatum van de desbetreffende periode worden in deze staat van baten en lasten verwerkt. d.
Maandelijks worden voor de vervallen bedragen (zoals OZB en vandalisme) herinneringsbrieven opgesteld. Per kwartaal wordt de school geïnformeerd met betrekking tot de stand van zaken bij de niet regulier verlopende dossiers en vindt, indien VGS Adivio dat gewenst acht, op initiatief van VGS Adivio overleg plaats over de te ondernemen stappen. Het risico van wanbetaling is voor rekening van het bevoegd gezag.
e.
Het op verzoek verstrekken van algemene inlichtingen over rechtspositionele regelingen en financiële zaken aan de directie. Vragen kunnen telefonisch, per e-mail en per brief worden gesteld.
5.4
De controle van de jaarrekening Toezichthouders kunnen tot 1 juli van het verslagjaar een wijziging in de controlerend accountant doorgeven. Dit dient schriftelijk doorgegeven te worden. Na deze datum is wijzigen niet meer mogelijk i.v.m. de voorbereidingen op de controle die in het tweede helft van het verslagjaar plaatsvindt.
6.
Aanvullende dienstverlening tegen (uur)tarief
6.1
Het verzorgen (periodiek of jaarlijks) van de declaratie voor gemaakte loonkosten bij een derde, zoals bijvoorbeeld een gemeente, schoolbegeleidingsdienst e.d.
6.2
Loonkostenberekening voor het geval één of meerdere personeelsleden ten laste van een bepaalde subsidie of budget moet worden gebracht.
6.3
Het opstellen van overzichten op basis van gegevens uit de personeels- en salarisadministratie indien dit meer dan één uur tijd vergt.
6.4
Opstellen afvloeiingslijst.
6.5
Inventarisatie en opstellen diensttijdoverzicht volledig personeelsbestand.
6.6
Het behulpzaam zijn bij het indienen van een vergoedingsverzoek bij BWGS c.q. Participatiefonds.
6.7
Verrekenen van bedragen uit hoofde van het cafetariasysteem volgens het tarief uit de tarievenbrief.
6.8
Advies verstrekken op het gebied van: • taakbeleid • (oprichting) peuterspeelzalen (CAO welzijn) • arbeidsrechtelijke en fiscale aspecten van de dienstwoning
11
Hiervoor geldt het tarief voor beleidsmedewerkers. 6.9
Het verzorgen van de inning van zogenaamde ‘eigen middelen’, zoals ledencontributie, ouderbijdragen, vervoersbijdragen, zwemgelden, schoolreisgelden e.d.. Dit kan plaatsvinden middels facturatie of automatische incasso. Ook de follow-up (betalingsherinneringen, volledigheidscontrole) kan door VGS Adivio worden verzorgd.
6.10 Het inrichten, bijhouden van de BTW-administratie en het verzorgen van de BTW-aangifte. 6.11 Het terugvorderen van dividendbelasting. 6.12 Verzorgen van de IB-47 aangifte voor uitbetaalde bedragen aan derden. 6.13 Het opstellen van leerlingprognoses. 6.14 Het treffen van specifieke voorzieningen of het maken van voorzieningsberekeningen die afwijken van de standaardafspraken die VGS Adivio met haar huisaccountant is overeengekomen. 6.15 Het op verzoek (tegen uurtarief) incidenteel verstrekken van informatie betreffende kosten en vergoedingsgegevens aan daartoe bevoegde overheidsinstanties. 6.16 Declararaties bij gemeenten, m.u.v. OZB, heffingen en vandalisme.
7.
Beschikbaarstelling software
7.1
VGS Adivio schaft een licentie aan voor online software ten behoeve van de klant. Voor 2014 betreft dit Raet, Afas en ProActive.
7.2
VGS Adivio stelt een account aan de klant ter beschikking om in te kunnen loggen op deze softwarepakketten.
7.3
Per school (lees: BRIN) wordt één account verstrekt voor Afas en één account voor Raet. Voor ProActive wordt per in het procuratieschema opgenomen gebruiker een inlog ter beschikking gesteld.
7.4
De klant is zelf verantwoordelijk voor goed omgaan met wachtwoordveiligheid, etc. Voor een eventueel onrechtmatig gebruik van dit account door medewerkers van de klant, kan VGS Adivio niet aansprakelijk gesteld worden. Wel kan op verzoek van de klant het account geblokkeerd worden.
7.5
Indien de online software niet of niet volledig ter beschikking staat voor de klant en/of VGS Adivio in verband met een storing of een andere reden die niet in de macht ligt van VGS Adivio, kan de VGS Adivio voor de eventuele schade die hierdoor ontstaat voor de klant, niet aansprakelijk worden gesteld.
12
8.
Klachtenregeling Indien een klant gegeven adviezen of instructies door VGS-personeel niet opvolgt, kan VGS Adivio voor eventuele nadelige gevolgen niet aansprakelijk gesteld worden. Indien de uitvoering van de dienstverlening door VGS Adivio aanleiding is tot klachten geldt de volgende procedure: a.
Een klacht wordt schriftelijk (brief of e-mail) ingediend bij VGS Adivio ter attentie van het managementteam.
b.
De klant wordt binnen één week geïnformeerd over de datum van behandeling van de klacht (het managementteam vergadert doorgaans tweewekelijks).
Na behandeling door het managementteam wordt u binnen twee weken geïnformeerd over de voorgestelde oplossing van uw klacht en vindt zo nodig overleg plaats.
13
