25 september 2007
SERVICE LEVEL AGREEMENT Actieplan met als doel de gegevens in het Rijksregister sneller aan te passen aan de gewijzigde informatie – deze bijwerking gebeurt door de gemeente die het dossier van de betrokkene beheert.
•
Doelstelling
•
SLA – actieplan
•
Controles : beschrijving – oorzaken – oplossingen
•
Enkele grafieken
•
Besluiten
25 september 2007
2
DOELSTELLING •
Na
een
wijziging
van
de
persoonsgegevens
in
het
bevolkingsregister moet het Rijksregister zo snel mogelijk betrouwbare gegevens kunnen afleveren
•
Betrouwbare gegevens bepalen de waarde van het Rijksregister voor de gebruikers
•
Betrouwbare gegevens vereisen een correcte en snelle update van gewijzigde gegevens
25 september 2007
3
ACTIEPLAN SLA •
Systematische opvolging van vertragingen aan de hand van betrouwbare statistische gegevens
•
Tussenkomst van regionale afgevaardigden in de gemeenten (bepalen van oorzaken vertragingen + aanbieden van oplossingen) (hoofdzakelijk betreffende de akten opgemaakt in de eigen gemeente)
•
Afschrift van gedetailleerd verslag aan de burgemeesters van de betrokken gemeenten
25 september 2007
4
•
Eventuele
tussenkomst
van
FOD
Justitie
om
ambtenaren
Burgerlijke Stand te herinneren aan wettelijke verplichtingen inzake de termijnen voor de verschillende akten •
Stimuleren gebruik van model 7 bis / 7 ter via elektronische post voor het versturen van de kennisgeving van het overlijden / het huwelijk aan de gemeente van beheer door de gemeente waar de gebeurtenis plaatsvond – model 7 via post volgt later
•
Omzendbrieven dd. 1 augustus 2005 en 12 juli 2007 aan gemeentebesturen en provinciegouverneurs
25 september 2007
5
CONTROLES
•
beschrijving
•
oorzaken
•
oplossingen
25 september 2007
6
Beschrijving •
Eerste fase, controle op : - vertragingen bij registratie van authentieke akten, opgemaakt in België - naleving wettelijke termijnen in gevallen waarbij de gemeente van gebeurtenis (die de akte opmaakt) dezelfde is als de gemeente van verblijf (die het dossier beheert)
25 september 2007
7
•
Gehanteerde termijnen : - Geboorte binnen de gemeente : registratie binnen de twintig dagen - Huwelijk binnen de gemeente registratie binnen de vijf dagen (wettelijke termijn drie dagen) (meeste huwelijken vinden plaats op vrijdagnamiddag of op zaterdag) - Overlijden binnen de gemeente registratie binnen de zes dagen
25 september 2007
8
•
De gehanteerde drempels tot december 2006: -
geboorten binnen de gemeente : minstens 80 % van het totaal aantal
registraties binnen de
twintig dagen -
huwelijken binnen de gemeente : minstens 50 % van het totaal aantal registraties binnen de vijf dagen
-
overlijdens binnen de gemeente : minstens 60 % van het totaal aantal
registraties binnen de
zes dagen
25 september 2007
9
•
De gehanteerde drempels vanaf januari 2007: -
geboorten binnen de gemeente : minstens 85 % van het totaal aantal
registraties binnen de
twintig dagen -
huwelijken binnen de gemeente : minstens 70 % van het totaal aantal registraties binnen de vijf dagen
-
overlijdens binnen de gemeente : minstens 70 % van het totaal aantal
registraties binnen de
zes dagen
25 september 2007
10
•
Andere elementen waarmee rekening gehouden wordt : -
herhaaldelijke vertragingen : niet behalen van de vooropgestelde drempels tijdens
een
periode van meer dan twee maanden -
buitensporige vertragingen : meerdere bijwerkingen gebeuren pas na
25 september 2007
dertig dagen
11
OORZAKEN VAN VERTRAGINGEN •
Niet op de hoogte van de wettelijke termijnen
•
Geen vervanging voor de taken van afwezige personeelsleden
•
Geen vaste structuur en procedure bij het uitvoeren van de bijwerkingen waardoor beschikbare mensen en middelen niet optimaal aangewend worden
•
Afhankelijk van de dienst burgerlijke stand, laattijdig bekomen van de uittreksels
25 september 2007
12
OPLOSSINGEN
•
Alle medewerkers op de hoogte brengen van de wettelijke termijnen + hen overtuigen van de noodzaak om via snelle bijwerkingen
een
kwalitatieve
dienstverlening
door
het
Rijksregister te garanderen. •
De
gemeenten
dienstverlening.
liggen Ze
trouwens
hebben
in
aan dit
de
basis
opzicht
van een
deze grote
verantwoordelijkheid inzake de juistheid van de informaties die via het Rijksregister van de natuurlijke personen verstrekt worden aan de burgers zelf en derden die toegang hebben tot deze gegevens.
25 september 2007
13
•
Zorgen voor een continuïteit van de uit te voeren bijwerkingen, ook bij afwezigheid van het personeelslid dat anders voor deze taken instaat Minstens twee personeelsleden moeten in staat zijn om deze bijwerkingen uit te voeren.
•
Oplossen van structurele problemen door de manier van werken onder de loep te nemen en aan te passen waar nodig (vaste tijdstippen waarop bepaalde bijwerkingen gebeuren verplaatsen of creëren van bijkomende tijdstippen waarop bepaalde taken dienen uitgevoerd te worden)
25 september 2007
14
•
De doorstroming van de informatiegegevens van de dienst Burgerlijke Stand naar de dienst Rijksregister onderzoeken en zonodig aanpassen. In bepaalde gevallen aandringen op een betere samenwerking tussen beide diensten. Ambtenaar Burgerlijke Stand op de hoogte brengen van de wettelijke termijnen in verband met de opmaak van de akten.
25 september 2007
15
Enkele grafieken •
Vergelijking tussen december 2006 en augustus 2007
•
Een gemeente wordt beschouwd als : - GROEN indien ze voldoet aan de huidige norm - ORANJE indien ze niet voldoet aan de huidige norm, maar wel aan de vorige norm - ROOD indien ze niet voldoet aan de vorige norm
25 september 2007
16
December 2006 : geboorten binnen de gemeente.
Geboorten binnen de gemeente
2 1%
12 9%
Aantal GROEN Aantal ORANJE Aantal ROOD
124 90%
25 september 2007
17
Augustus 2007 : geboorten binnen de gemeente.
Geboorten binnen de gemeente
1 1%
10 7%
Aantal GROEN Aantal ORANJE Aantal ROOD
139 92%
25 september 2007
18
December 2006 : huwelijken binnen de gemeente.
Huwelijken binnen de gemeente
40 8% 40 8%
Aantal GROEN Aantal ORANJE Aantal ROOD
393 84%
25 september 2007
19
Augustus 2007 : huwelijken binnen de gemeente.
Huwelijken binnen de gemeente
73 13% 31 6%
Aantal GROEN Aantal ORANJE Aantal ROOD
459 81%
25 september 2007
20
December 2006 : overlijdens binnen de gemeente.
Overlijdens binnen de gemeente
57 11% 21 4%
Aantal GROEN Aantal ORANJE Aantal ROOD
452 85%
25 september 2007
21
Augustus 2007 : overlijdens binnen de gemeente.
Overlijdens binnen de gemeente
84 16%
29 6% Aantal GROEN Aantal ORANJE Aantal ROOD
412 78%
25 september 2007
22
Besluiten • De nieuwe normen (percentage verwerkte aktes binnen de voorziene termijn) hebben slechts in geringe mate een invloed op het goed of slecht scoren van een gemeente. • De twee maanden waar een grafiek van werd gemaakt, vertonen nationaal bekeken amper een verschil.
25 september 2007
23
Voorbeeldgemeente – Brasschaat – SLA-inspectie in januari 2007 Statistische beoordeling IT100 : GOED IT120 : MATIG IT150 : SLECHT
December 2006 18 16 14 12
Binnen de termijn
10 8 6
Buiten de termijn, binnen de maand
4
Buiten de maand
2 0
Geboortes
Huwelijken
Binnen de term ijn
17
2
3
Buiten de term ijn, binnen de m aand
0
1
13
Buiten de m aand
0
1
0
25 september 2007
Overlijdens
24
Voorbeeldgemeente – Brasschaat – SLA-inspectie in januari 2007 Statistische beoordeling IT100 : GOED IT120 : MATIG IT150 : SLECHT
Augustus 2007 18 16 14 12
Binnen de termijn
10 8 6
Buiten de termijn, binnen de maand
4
Buiten de maand
2 0 Binnen de term ijn Buiten de term ijn, binnen de m aand
Geboortes
Huwelijken
Overlijdens
17
15
4
5
10
Buiten de m aand
25 september 2007
25
Voorbeeldgemeente Brasschaat – evolutie IT150
25 september 2007
2007-08
2007-07
2007-06
2007-05
2007-04
2007-03
2007-02
2007-01
% TI100AI30+ % TI100AI30 % TI100AI20
2006-12
100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%
26
Besluiten – voorbeeldgemeente Brasschaat • De gemeente scoort slecht bij het IT150 • Het SLA-inspectiebezoek in januari 2007 heeft voor het IT150 niet tot een verbetering geleid. • Voornaamste vaststelling tijdens dit SLAinspectiebezoek : - De behandeling van de aktes inzake overlijden (IT150) gebeurt in BackOffice door een personeelslid dat slechts om de andere dag werkt – tijdens de andere dagen worden de aktes niet behandeld.
25 september 2007
27
Comité van de gebruikers van het Rijksregister – 25 september 2007 Tom BOLS – FOD Binnenlandse Zaken – Regionale Afvaardiging Antwerpen (voor de wettelijke basis : zie de voorstelling door Geert NOLLET tijdens het gebruikerscomité van 15 september 2006)
25 september 2007
28
