Vesztegetésellenes üzletpolitikai irányelvek Az üzleti élet nélkülözhetetlen eszköztára
Vesztegetésellenes üzletpolitikai irányelvek
Partnerek A jelen kiadvány szerkesztıbizottságának munkájában a következı vállalatok és szervezetek vettek részt: AccountAbility Conference Board Ethos Európai Újjáépítési és Fejlesztési Bank (EBRD) General Electric Institute for Business Ethics, Universiteit Nyenrode Norsk Hydro PricewaterhouseCoopers Responsible Business Initiative Rio Tinto plc SGS SA Shell International Social Accountability International Tata Sons Ltd A Gazdasági Együttmőködési- és Fejlesztési Szervezet (OECD) szakszervezeti tanácsadó testülete Transparency International A szerkesztıbizottság elnöke (megvalósíthatósági tanulmány): Laurence Cockcroft, Transparency International Megfigyelı International Chamber of Commerce A szerkesztıbizottság nagyra értékeli azokat a vállatokat, szervezeteket és magányszemélyeket, akik megjegyzéseket főztek a vitára bocsátott tervezethez: BP plc Cambridge University Press The Caux Round Table Credit Mutuel economiesuisse - Swiss Business Federation Ford of Europe GMBH France Telecom ISIS Asset Management plc General Motors Corp. GlaxoSmithKline plc Groupe Renault International Federation of Consulting Engineers (FIDIC) Societe Generale Suez UBS AG Christine Parker jogászprofesszor, University of New South Wales Azok a vállalatok, melyek nagylelkően hozzájárultak ahhoz, hogy náluk a szerkesztıbizottság az Üzletpolitikai Irányelveket a gyakorlatban tesztelhesse: BP Exploration (Caspian Sea) Limited, Azerbajdzsán Sika AG, Switzerland The Tata Iron and Steel Company Limited, India
Tartalomjegyzék
Elıszó .......................................................................................................................................... 4 Bevezetı ...................................................................................................................................... 5 Üzletpolitikai irányelvek ................................................................................................................. 5 Célok............................................................................................................................................ 5 Vesztegetésellenes program kidolgozása ........................................................................................ 5 A Program hatóköre ...................................................................................................................... 6 Vesztegetési díjak...................................................................................................................... 6 Politikai adományok................................................................................................................... 6 Jótékonyság, adományok és szponzorálás................................................................................... 6 Kenıpénz.................................................................................................................................. 6 Ajándékok, meghívás és költségtérítés........................................................................................ 6 A Program végrehajtási feltételei ................................................................................................... 6 Szervezeti felépítés és felelısségi körök 7 Üzleti kapcsolatok...................................................................................................................... 7
Leány- és közös vállalatok ...................................................................................................... 7 Ügynökök .............................................................................................................................. 7 Szerzıdéses partnerek és beszállítók....................................................................................... 7 Emberi erıforrások .................................................................................................................... 7 Képzés...................................................................................................................................... 8 Bejelentés és tanácsadás .......................................................................................................... 8 Kommunikáció .......................................................................................................................... 8 Belı ellenırzés és audit ............................................................................................................. 8 Monitorozás és ellenırzés ......................................................................................................... 8
Elıszó A Transparency International és a Social Accountability International örömmel nyújtottak segítséget a Vesztegetésellenes üzletpolitikai irányelvek (röviden Üzletpolitikai irányelvek) megvalósításához. Ezen elveket közösen dolgoztuk ki a vállalatok, a tudomány, a szakszervezetek és más civil testületek képviselıibıl álló szerkesztıbizottsággal. Úgy véljük, az idızítés épp megfelelı az Üzletpolitikai irányelvek bevezetésére. A vállalatoknak ma egyre szigorodó hazai és nemzetközi szabályozásnak kell megfelelniük. Továbbá a vállalatok – különösen a friss botrányok fényében – egyre inkább ráébrednek a vesztegetés miatt jelentkezı kockázatokra és a közvélemény is fokozott számonkérhetıséget és feddhetetlenséget vár a vállalati szektortól. Most elsı alkalommal vehetnek kezükbe a vállalatok olyan praktikus útmutatást, amelyet széles körben használhatnak referenciaként a vesztegetés visszaszorítására kialakított gyakorlatukban. Reményeink szerint az Üzletpolitikai irányelvek az üzleti élet nélkülözhetetlen eszköztárává válnak; arra ösztönözzük tehát a vállalatokat, hogy azokat vesztegetésellenes rendszerük (compliance) kialakításában kiindulópontként vagy a már meglévı rendszerben viszonyítási pontként használják. Az Üzletpolitikai irányelveket úgy kialakítottuk ki, hogy könnyen átültethetık legyenek a gyakorlatba, ezáltal a lehetı legszélesebb körben váljanak alkalmazhatóvá. Az irányelvek a szerkesztıbizottság nézeteit tükrözik, amelyek nem feltétlenül esnek egybe egyes tagjainak speciális kérdésekben megfogalmazott véleményével. Az Üzletpolitikai irányelveket az idı múlásával vélhetıen továbbfejlesztjük, hogy tükrözhessék a vesztegetetés ellenes küzdelemben bekövetkezett változásokat, valamint a használatuk és alkalmazásuk során levont tanulságokat. Reméljük, hogy a vállalatok az Üzletpolitikai irányelveket hasznosnak találják, és a jövıben maguk is hozzájárulnak továbbfejlesztésükhöz.
Jermyn Brooks, igazgatósági tag Transparency International Eileen Kohl Kaufman, ügyvezetı igazgató Social Accountability International 2003. június
Bevezetı A Vesztegetésellenes üzletpolitikai irányelveket a magánszektor, a civil társadalom és a szakszervezetek képviselıibıl álló munkacsoport azzal a céllal dolgozta ki, hogy ezzel is segítse a cégeket a hatékony, a vállalati mőködés egészére kiterjedı vesztegetésellenes szemlélet kialakításában. Az Üzletpolitikai irányelvek egyúttal átültetik a gyakorlatba azokat az új kezdeményezéseket, amelyeket a Gazdasági Együttmőködési és Fejlesztési Szervezet (OECD) külföldi tisztségviselık nemzetközi kapcsolatokban történı megvesztegetését tiltó egyezménye, a Nemzetközi Kereskedelmi Kamara (ICC) zsarolás- és korrupcióellenes magatartáskódexe és az OECD nemzetközi vállalatok számára átdolgozott irányelveinek vesztegetésellenes rendelkezései tartalmaznak. Az Üzletpolitikai irányelveket úgy alakítottuk ki, hogy azokat nagy-, közepes- és kisvállalatok is használhatják. Alkalmazhatók mind a hivatalos személyekkel folytatott, mind a tisztán üzleti ügyletekben. A kiadvány célja, hogy gyakorlati útmutatást adjon a vesztegetésellenes küzdelemben, esélyegyenlıséget teremtsen, és hosszú távú üzleti elınyt biztosítson alkalmazóinak. Vesztegetés: bármilyen olyan ajándék, kölcsön, szívesség, díj, jutalom vagy más elıny felajánlása vagy elfogadása valaki részérıl, amely a vállalat ügyvitelében tisztességtelen, törvénytelen vagy bizalommal visszaélı tettre ösztönöz.
Üzletpolitikai irányelvek A vállalkozás tiltson meg mindenfajta vesztegetést – legyen az közvetlen vagy közvetett A vállalkozás kötelezze el magát vesztegetésellenes Program kidolgozása és végrehajtása mellett Az Üzletpolitikai irányelvek a tisztesség, átláthatóság és elszámoltathatóság alapértékei melletti elkötelezettségen alapuljanak. A vállalkozásoknak bizalmon alapuló, átfogó, és a vesztegetést elutasító belsı kultúra megteremtését és fenntartását kell célul tőzniük. A Program a vállalat vesztegetésellenes intézkedéseinek összessége, beleértve az értékválasztást, a cél- és eszközrendszert, a folyamatszervezést, a képzést és az irányelveket.
Célok Az Üzletpolitikai irányelvek célja, hogy keretet biztosítson a hatékony vesztegetésellenes gyakorlat és kockázatkezelı stratégia kialakításához. Segíti a vállalkozásokat, abban, hogy: a) kiküszöböljék a vesztegetést; b) demonstrálhassák vesztegetésellenes elkötelezettségüket; c) pozitívan járulhassanak hozzá mőködési területükön a tisztességes, átlátható és elszámoltatható üzleti normák megszilárdításához.
Vesztegetésellenes program kidolgozása A vállalkozásnak méretét, tevékenységi körét, potenciális kockázatait és mőködési helyét tükrözı Programot kell kidolgoznia, mely – hatékony ellenırzés mellett – minden területen világosan és ésszerő részletességgel jelöli ki azokat az értékeket, vállalati politikát és eljárásrendet, amely vesztegetések megelızését szolgálják. A Programnak összhangban kell lennie az összes vonatkozó vesztegetésellenes jogszabállyal, a vállalat összes mőködési helyén hatályos jogrenddel, különös tekintettel a speciális üzleti tevékenységekre vonatkozó jogszabályokra. A Programot a munkavállalókkal, szakszervezetekkel vagy más munkavállalói érdekképviseleti testületekkel egyeztetve szükséges kialakítani.
A vállalatnak meg kell gyızıdnie – az érintett felekkel való konzultálás útján –, hogy figyelembe vette a Program hatékony kimunkálását befolyásoló összes tényezıt.
A Program hatóköre A Program kidolgozása során a vállalkozásnak elemeznie kell, hogy melyek a vesztegetés legnagyobb kockázatának kitett speciális területek. A Programnak a vállalkozást érintı vesztegetési formák közül a legelterjedtebbek ellen kell irányulnia, de a következı területeket mindenképp érintenie kell: Vesztegetési díjak A vállalkozásnak meg kell tiltania mindenféle vesztegetési díj felajánlását, nyújtását és elfogadását, beleérve a szerzıdéses munkák bármekkora részét érintı visszaosztást, más utak és módok igénybe vételét a vevık, ügynökök, szerzıdık, szállítók, ezek alkalmazottaival való munkakapcsolat során, valamint a kormányzati tisztviselıknek nyújtott tisztességtelen elınyök felkínálását. Szintén meg kell tiltania, hogy alkalmazottja vesztegetési díjról vagy visszaosztásról állapodjon meg, vagy ilyet fogadjon el vevıktıl, ügynököktıl, szerzıdıktıl, szállítóktól, ezek alkalmazottaitól vagy kormányzati tisztviselıktıl a saját vagy családja, barátai, társai és ismerısei javára. Politikai adományok A vállalkozásnak, alkalmazottainak és ügynökeinek nem szabad közvetlenül vagy közvetetten adományt juttatni politikai pártok, szervezetek, politikában aktív személyek részére, oly módon hogy ezzel elınyökre tegyenek szert. Nyilvánosságra kell hoznia minden politikai adományt. Jótékonyság, adományok és szponzorálás A vállalkozásnak biztosítania kell, hogy adományait az adományozó eredeti szándékának megfelelıen használják fel. Nyilvánosságra kell hoznia minden adományát és szponzori tevékenységét. Kenıpénz A kenıpénzt1 a veszegetés egyik formájának kell tekintenünk, így a vállalatnak törekednie kell leleplezésére és kiküszöbölésére. Ajándékok, meghívás és költségtérítés A vállalkozásnak meg kell tiltania ajándékok, meghívás vagy költségtérítés felajánlását és elfogadását minden olyan esetben, amikor azok befolyásolhatják egy üzlet kimenetelét, illetve ha nem indokolhatóak vagy nem ellenszolgáltatás nélkül ajánlották fel azokat.
A Program végrehajtási feltételei Az alábbi szakasz azokat a szabályokat rögzíti, amelyeket a vállalatnak mindenképpen alkalmaznia kell a Program végrehajtása során.
1
Kenıpénz: más néven az ügymenetet „megkönnyítı”, „gyorsító”vagy „olajozó” kisebb összeg, mely egy olyan rutineljárás vagy más kötelezıen elıírt tevékenység elvégzését biztosítja vagy felgyorsítja, melyre a kenıpénz adója jogilag vagy más módon egyébként is jogosult lenne.
Szervezeti felépítés és felelısségi körök Az igazgatótanács vagy az ennek megfelelı szerv általános üzletpolitikáját az Üzletpolitikai irányelvekre kell, hogy alapozza, valamint a Program megvalósításához a vállaltvezetés számára iránymutatást, forrásokat és aktív támogatást kell nyújtania. A megfelelıen erıs felhatalmazással felruházott ügyvezetı igazgató felelıs a Program következetes megvalósításáért. Az igazgatótanács, az ügyvezetı igazgató és a felsı vezetés látható és aktív elkötelezettséget kell, hogy mutasson az Üzletpolitikai irányelvek végrehajtása iránt. Üzleti kapcsolatok A vállalkozásnak alkalmaznia kell vesztegetésellenes Programját a leányvállalataival, közös vállalati- és szerzıdéses partnereivel, ügynökeivel folytatott tevékenysége során, valamint más, harmadik személlyel fennálló kapcsolataiban.
Leány- és közös vállalatok
A vállalkozás csak átvilágítás után állíthat fel másokkal közös vállalatot (due diligence).
Biztosítania kell, hogy a tényleges ellenırzése alatt álló cégei valamint a meghatározó tulajdonosi részesedéssel bíró vállalatai átvegyék a Programot. Tényleges ellenırzés hiányában ismertetnie kell a cégvezetéssel Programot és mindent megtenni annak érdekében, hogy nyomon tudja követni, mennyire van összhangban a leány- és közös vállalatok mőködése az Üzletpolitikai irányelvekkel.
Ügynökök
A vállalkozás ügynökein keresztül nem folyathat át tisztességtelen kifizetéseket.
Csak átvilágítás után adhat megbízást ügynököknek (due diligence).
Az ügynökök ellentételezése (díjazása) a szabályszerően nyújtott szolgáltatásnak megfelelı mértékő és indokolható kell, hogy legyen.
A kapcsolatot dokumentálni kell.
Az ügynököknek szerzıdés keretében kell vállalniuk, hogy elkötelezik magukat a Program mellett.
A vállalkozásnak nyomon kell követnie ügynökei viselkedését, és jogosultnak kell lennie a kapcsolat felbontására, ha ügynökét vesztegetésen éri.
Szerzıdéses partnerek és beszállítók
A vállalkozás a beszerzéseit tisztességes és átlátható módon kell, hogy intézze.
Átvilágítással kell ellenıriznie fıbb leendı szerzıdéses partnereit és beszállítóit meggyızıdve arról, hogy azok hatékonyan lépnek fel a vesztegetések ellen (due diligence).
Ismertetnie kell vesztegetésellenes intézkedéseit szerzıdéses partnereivel és beszállítóival. Nyomon kell követnie szerzıdéses partnerei és beszállítói viselkedését, és joga kell, hogy legyen a kapcsolat felbontására, ha ıket vesztegetésen éri.
El kell kerülnie a kapcsolatot a vesztegetésen ért potenciális szerzıdéses partnerekkel és beszállítókkal.
Emberi erıforrások A toborzásnak, elıléptetésnek, képzésnek, teljesítményértékelésnek és elismerésnek tükröznie kell a vállalkozás Program iránti elkötelezıdését.
A Programra vonatkozó emberi erıforrás gazdálkodás stratégiáját és gyakorlatát az alkalmazottakkal, szakszervezetekkel vagy más munkavállalói érdekképviseletekkel egyeztetve kell kialakítani és mőködtetni. A vállalkozásnak nyilvánvalóvá kell tennie, hogy azon munkavállalóit, akik visszautasítják a vesztegetésben való részvételt – még akkor is, ha ez a vállalat számára esetleg üzletvesztéssel jár, – semmilyen hátrány, tehát visszaminısítés, büntetés vagy más retorzió e miatt nem éri. Megfelelı szankciókkal kell büntetnie a Program megsértését. Képzés A vezetıket, alkalmazottakat és ügynököket speciális, a Programra vonatkozó képzésben kell részesíteni. Ahol ez alkalmazható, ott a szerzıdéses partnereket és beszállítókat is speciális, a Programra vonatkozó képzésben kell részesíteni. Bejelentések és tanácsadás A Program akkor lehet hatékony, ha a munkavállalók és más személyek hajlandóak gyanújuk vagy konkrét törvénysértések mielıbbi bejelentésére. Ennek érdekében a vállalkozásnak biztonságos és könnyen elérhetı csatornákat kell létrehoznia, amelyek használata esetén a munkavállalók és más személyek úgy érezhetik, hogy az illetékesek bejelentésüket bizalmasan, a megtorlás kockázata nélkül kezelik. Ugyanezen csatornákat alkalmassá kell tenni arra, hogy ezeken keresztül a munkavállalók és más személyek tanácsot kérhessenek, illetve javaslatokat tehessenek a Program tökéletesítésére. E folyamat támogatására a vállalkozásnak segítséget kell nyújtania a munkavállalóknak és más személyeknek abban, hogyan tudják a Programot egyéni esetben, az általánosságoktól elvonatkoztatva alkalmazni. Kommunikáció A vállalkozásnak Programját befelé és kifelé is hatékonyan kell kommunikálnia. Kérés esetén nyilvánosságra kell hoznia a vesztegetés ellen alkalmazott irányítási módszereit. Nyitottnak kell lennie arra, hogy Programjával kapcsolatban a fontosabb érintett feleket meghallgassa. Belı ellenırzés és audit A vállalkozásnak az ellenırzés számára hozzáférhetı, pontos könyvelést és nyilvántartást kell vezetnie, mely megfelelıen és valósan dokumentál minden pénzügyi mőveletet. A könyvelésen kívüli számlavezetés tilos. A Program folyamatos javításának elısegítésére visszajelzı rendszereket és más belsı mechanizmusokat kell kialakítania. Belsı ellenırzési rendszerét, különösen könyvviteli és nyilvántartási gyakorlatát rendszeresen auditáltatnia kell, hogy garantálja azok hatékonyságát a vesztegetés elleni küzdelemben. Monitoring és ellenırzés A felsı vezetésnek figyelemmel kell kísérnie a Programot, és rendszeres idıközönként át kell tekintenie, mennyire alkalmas, megfelelı és hatékony valamint, ha szükséges, el kell végeznie a megfelelı korrekciót. Rendszeres idıközönként jelenteniük kell a Program felülvizsgálásának eredményét a Könyvvizsgáló Bizottságnak vagy az igazgatótanácsnak. A Könyvvizsgáló Bizottságnak vagy az igazgatótanácsnak jelentést kell készítenie, amelyben értékeli hogyan halad a Program végrehajtása. Megállapításait a részvényesek számára készülı Éves Jelentésben nyilvánosságra kell hoznia.
Transparency International A Transparency International (TI) vezetı nemzetközi civil szervezet, amelynek egyedüli célja a korrupció visszaszorítása, és amely befolyásos globális szövetségbe fogja a civil társadalmat, az üzleti és kormányzati szférát. A TI Berlinben székelı nemzetközi titkárságán és a világot átfogó mintegy 90 nemzeti tagozatán keresztül fejti ki tevékenységét, nemzeti és nemzetközi szinten egyaránt, hogy a kínálati és keresleti oldalon is megfékezze a korrupciót és vesztegetést. A TI a magánszektorral való aktív kapcsolatot kulcselemnek tekinti küldetésében. Social Accountability International A Social Accountability International (SAI) non-profit szervezetet 1997-ben alapították a munka- és lakóhelyi állapotok javítására szerte a világban, célját – független felülvizsgálattal és nyilvános jelentéskészítéssel kiegészített – önkéntes szabványok kidolgozásán és terjesztésén keresztül kívánja elérni. A társadalmi elszámoltathatóság ilyen rendszereinek mőködtetése érdekében a SAI nemzetközi és konszenzuson alapuló megközelítést alkalmaz, aktív kapcsolatot tartva az üzleti szférával, munkásokkal és szakszervezetekkel, a társadalmilag felelıs befektetıkkel és a civil szervezetekkel. Köszönetnyilvánítás Ezúton mondunk köszönetet a Vesztegetésellenes üzletpolitikai irányelvek megalkotását lehetıvé tévı pénzügyi és természetbeni segítségért az adományozó szervezeteknek. Center for International Private Enterprise A szerkesztıbizottság vállalati tagjai Nyílt Társadalom Intézet
Transparency International Alt Moabit 96 10559 Berlin Németország Telefon: +49 30 343 8200 Honlap: www.transparency.org Social Accountability International 220 East 23rd Street Suite 605 New York, NY 10010 Egyesült Államok Telefon: +1 212 684 1414 Honlap: www.sa-intl.org A Transparency International és a Social Accountability International kezdeményezése. A Vesztegetésellenes Üzleti Irányelvekkel kapcsolatos további információkért kérjük, keresse meg titkárságunkat az alábbi elektronikus címen:
[email protected]
