Veszprémi Tiszti Kaszinó Hagyományőrző egyesület számviteli politikája, értékelési, pénzkezelési, leltározási és selejtezései szabályzata
Jelen Szabályzatot a Veszprémi Tiszti Kaszinó Hagyományőrző Egyesület taggyűlése a 2012. október 10-i ülésén fogadta el és léptette hatályba. Első módosítása 2014. március 12-n tartott taggyűlésen történt. A következők a módosított szöveget tartalmazzák.
- 2014 -
-2-
I. Azonosító adatok, általános rész Név: Veszprémi Tiszti Kaszinó Hagyományőrző Egyesület Cím: 8200 Veszprém, Kert utca 6. Nyilvántartási szám: 3.370 Veszprémi Törvényszék Adószám: 18293687-1-19 Az egyesület célja: a honvéd és rendvédelmi hagyományok ápolása, és az ezzel kapcsolatos kulturális igények kielégítése, a honvédség és a rendvédelmi szervezetek (nem szakmai) múltjának, jelenének és jövőjének legszebb és legértékesebb hagyományainak feltárása, kutatása, a tárgyi és szellemi emlékek megőrzése, további lehetőségek feltárása, kulturális tevékenység ellátása, a közös, szabadidős programok megszervezése. Segíti a testi, szellemi megújulás igényének kielégítését, a kulturált, tartalmas szórakozás tárgyi és szervezési feltételei biztosításával. E célok megvalósítása érdekében vállalja, hogy segít tagjainak és az érdeklődő külső személyeknek a szabadidő megszervezésében, kulturális programok kezdeményezésében. További feladata a honvédség és a rendvédelmi szervezetek hagyományait tárgyaló, bemutató képzések, oktatások, előadások szervezése, a hagyományok ápolása, széles körű megismertetése, népszerűsítése, ezzel kapcsolatos kiadványok megjelentetése és terjesztése, elősegíteni a kapcsolatok kiépítését és ápolását más, a honvédség és a rendvédelmi szervezetek környezetében működő társadalmi szervezetekkel, kulturális, műsorszolgáltató, oktatási, sport, és egészségőrző intézményekkel. Alakulás időpontja: 2012. április 19.
jogerős bejegyzés: 2012. augusztus 10.
Az egyesület nem működik közhasznú társadalmi szervezetként. Képviselő: Szücs József elnök További képviseletre jogosultak:
Séllei Ferenc elnök helyettes Damjanovics István titkár
Beszámoló elfogadására, jóváhagyására jogosult: a taggyűlés Elfogadási határidő: tárgy évet követő március 31-ig.
II. A számviteli rendszer kialakítása, tartalmi követelményei Az egyesület elnöksége – érvényesítve a számviteli törvényben (továbbiakban Szt) foglalt alapelveket – az alábbi számviteli politikai döntéseket hozta: Könyvvezetés, beszámolási kötelezettség Az egyesület egyszeres könyvvitelt vezet, egyszerűsített beszámolót és közhasznúsági mellékletet készít. Üzleti év: megegyezik a naptári évvel, a mérleg fordulónapja december 31.
-3Beszámoló tartalma: szöveges beszámoló a tevékenységről, egyszerűsített mérleg, eredmény levezetés, kiegészítő melléklet, közhasznúsági melléklet. Az egyesület a mérleg és eredmény kimutatás tételeit nem taglalja tovább. Jelentős összegű az eltérés: ha a mérleg fordulónapi értékelésből adódó különbözet (könyv szerinti) a mérleg főösszegének 2 %-át meghaladja. Nem jelentős összegű: ha jelentős összegű határértéket nem érte el, könyvviteli feladat nincs. Mérlegkészítés időpontja: a gazdasági év fordulónapját követő év április 30. napig. Az egyesület gazdasági évéről készült beszámolója nem tartozik könyvvizsgálati kötelezettség alá. Beszámolót az Országos Bírósági Hivatal részére kell megküldeni, aki azt elektronikusan közzé teszi. Az egyesület beszámolója az egyesület székhelyén, illetve az egyesület honlapján is megtekinthető... Kiegészítő melléklet tartalma: Mérleghez, eredmény levezetést, ezekhez kapcsolódó kiegészítések (mintáit a szabályzat 1-3 sz. mellékletei tartalmazzák): bevételek megoszlása (árbevétel, támogatások, tagdíjak) költségek, pályázat útján elnyert bevétek bemutatása, felhasználásuk, bemutatása. Tagdíjkövetelések, szállítói tartozások bemutatása, lejárt követelések és kötelezettségek bemutatása. Kötelezettségek bemutatása különösen az adók és járulékok tekintetében, támogatások bemutatása (adott-kapott). Adott kölcsönök, kapott kölcsönök részletezése. Az Sztv. 3.§ (3) bekezdésének 3-5. pontja tartalmazza a jelentős összegű, a nem jelentős összegű hiba és a megbízható, valós képet lényegesen befolyásoló hiba fogalmát. Az egyesület jelentős összegű hibának tekinti az adóellenőrzés, az önellenőrzés során feltárt, az eszközöket, a forrásokat, az eredményt, a saját tőkét érintő hibák, hibahatások (továbbiakban megállapítások) adott gazdasági évet érintő (évenkénti külön-külön) értékének együttes, előjeltől független összegét akkor, ha az meghaladja az ellenőrzött év mérleg főösszegének 2 %-át. A nem jelentős hiba a jelentős összegű hibahatárt nem haladja meg. A megbízható és valós képet lényegesen befolyásoló hibának tekintendő, ha a megállapítások következtében a hiba feltárásának évét megelőző üzleti év mérlegében kimutatott saját tőke legalább 20 százalékkal nő vagy csökken. Könyvviteli zárlat (Szt. 164 §) A zárlat a mérleg fordulónapjával történik, valamint a mérleg fordulónapja és a mérlegkészítés időpontja közötti – a beszámolási időszakot érintő – gazdasági események minősítése, számbavétele után történik.
III. Értékelési szabályzat A tartós és jelentős fogalma az eszközök értékelésében A Számviteli törvény az eszközök értékelési szabályaihoz feltételként rendeli a jelentős és tartós fogalmának meghatározását. Az egyesület ezeket a kritériumokat eszköz csoportonként a következő értékekben határozza meg:
-4A számlázott és kalkulált érték különbözetének elszámolása Az egyesület belső bizonylatot állít ki a mérlegkészítés időszakában, abban az esetben, ha a tárgyi eszköz, az immateriális jószág vásárlásáról a számla nem érkezett meg, de a teljesítés a mérleg fordulónapjáig megtörtént, ez alapján kerül a nyilvántartásba az eszköz. A számla megérkezésekor a számla szerinti és a belső bizonylat értéke közötti különbözettel akkor módosítja az adott eszköz értékét, ha a különbözet jelentős. A különbözet akkor minősül jelentősnek, ha az meghaladja a számla szerinti érték 10 %-át. Az egyesület a vásárolt készlet bekerülési értékét a rendelkezésre álló dokumentumok (szerződés, jogszabályi előírás) alapján állapítja meg abban az esetben, ha a megfelelő bizonylat a mérlegkészítésig nem érkezett meg, de a teljesítés a mérleg fordulónapjáig megtörtént. A megállapított érték és a ténylegesen számlázott összeg közötti különbözettel akkor módosítja az adott készlet értékét, ha az jelentős és az adott készlet a végleges bizonylat megérkezésekor megvolt. A különbözet akkor minősül jelentősnek, ha az meghaladja az adott készlet bekerülési értékének a 10 %-át. Abban az esetben, ha a különbözet jelentős, de a készlet már nincs meg, az anyagköltséget kell módosítani. Az egyesület tevékenységéből adódóan, saját termelésű készlettel nem rendelkezik. Források értékelése A kötelezettségek között szereplő, vevőktől forintban kapott előlegeket a ténylegesen befolyt összegben kell szerepeltetni a mérlegben. Terven felüli értékcsökkenés elszámolásával az Egyesület nem él. Kis összegű követelések értékelése: A kis összegű követelésnek (Szt. 55. § (2) ) az vevőnként (partnerenként) 1.000 Ft alatti tételeket nem minősíti.
Egyesület
Amortizáció A terv szerinti értékcsökkenési leírás (Szt. 52 §) elszámolása a használatbavétel időpontjától történik, a bekerülési értékből kerül elszámolásra. Immateriális javaknál: a vásárolt eszközöket a tényleges teljesítés napján, a vásárolt tárgyi eszközöket a számla alapján kell nyilvántartásba venni. Az értékcsökkenési leírás számítási módja: valamennyi eszközre lineáris. Értékcsökkenés összegének számítási alapja: minden eszköznél a bruttó érték. Értékcsökkenés elszámolása a nullaösszegű nettó értékig, vagy a nyilvántartásból történő kivezetés időpontjáig történik, ha a nettó érték még nem érte el a nulla értéket. Kisösszegű immateriális javak és tárgyi eszközök értékcsökkenése Az egyesület az 100 eFt alatti egyedi bekerülési értéket el nem érő vagyoni értékű jogok, szellemi termékek és tárgyi eszközök értékcsökkenését, a használatba vételkor egy összegben leírja. Leírási kulcsok: egyéb berendezések, felszerelések, gépek: 14,5 %, számítástechnikai eszközök: 33 %.
-5Az egyesület az egyes eszközöknél egyedi értékelés alapján állapítja meg, hogy az immateriális jószág, tárgyi eszköz tartósan szolgálja, vagy már nem szolgálja a tevékenységet, ezért minden évben leltárkészítéskor az elnök igazolja, hogy az eszközt az egyesület ténylegesen használja. Az elnök javaslatot tehet a kivonásról, ha az eszköz használhatatlan. Értékhelyesbítés Az Egyesület nem él a /Szt. 57 § (3)/ piaci értéken történő értékelés lehetőségével. Eszközök, készletek nyilvántartása Az egyesület a vásárolt készletekről mennyiségi nyilvántartást nem vezet. A vásárolt készleteket a felhasználáskor azonnal költségként számolja el. A tárgyi eszközöket mennyiség és egyedi azonosító szerint, az értékcsökkenést figyelembe vevő értéken kell nyilvántartani. A nyilvántartásból csak selejtezéssel és leírással lehet az eszközöket kivezetni. Az Egyesület tartalékot nem képez. Aktív időbeli elhatárolások Az Egyesület az aktív időbeli elhatárolások (Szt. 32-33. §) között mutatja ki azokat a gazdasági eseményeket, amelyek a tárgyévi eredményt növelik (pályázati elszámolásból eredő elhatárolásokat pályázatonként külön kell nyilvántartani). Passzív időbeli elhatárolások Az Egyesület passzív időbeli elhatárolásként (Szt. 44-45. §) mutatja ki azokat a gazdasági eseményeket, amelyek a tárgyévi eredményt csökkentik. A pályázatokkal kapcsolatos elhatárolásokat pályázatonként külön kell bontani. Az aktív és passzív elhatárolások között kimutatott téteket a zárás során egyeztetni kell.
IV. Pénzkezelési szabályzat A pénzkezelés átfogó szabályozásával alapozza meg az egyesület a pénztárosi feladatokat ellátó személy hatásköreit és felelősségeit. Az Egyesület külön pénztárral nem rendelkezik. A pénzszükségletét a saját készpénz bevételeiből és a szervezet bankszámlájáról felvett készpénzzel biztosítja. A házipénztár az Egyesület székhelyén működik, kezelésével a titkár kerül megbízásra. Az Egyesület pénzforgalmi bankszámláját az OTP Bank Nyrt.-nél vezetik, száma: 11748007-20186519. Az Egyesület pénzkezelése pénzforgalmi bankszámlán keresztül és a házipénztárban készpénzben, valamint készpénz-helyettesítő eszköz (bankkártya) felhasználásával történik. A készpénz-helyettesítő eszközt (bankkártyát) kizárólag a titkár kezeli. A házipénztár minden héten, szerdai napon 17.00-18.00-ig tart nyitva. A nyitvatartástól eltérő időben a házipénztár nyitását az elnök engedélyezheti. A titkár akadályoztatása, vagy távolléte esetén a házipénztár nem működik.
-6Utalványozás Az utalványozó a kiadások kifizetését, a bevételek beszedését jogosult elrendelni. Utalványozó: az egyesület elnöke. Esetlegesen felmerülő összeférhetetlenség, vagy távollét esetén a feladatot az elnök helyettes látja el. A kiadási bizonylatokat (a hozzátartozó számlával, számlákkal együtt), az egyesület elnöke (összeférhetetlenség, távollét esetében az elnök helyettes) jogosult utalványozóként aláírni. Az aláírásokkal elismeri a kifizetések, bevételek jogosságát, mértékéért felelősséggel tartozik. A házipénztárban tartható készpénz mértéke A házipénztárban tartható készpénz összegét maximálisan 100 eFt-ban határozza meg az egyesület. Az egyesület a készpénz tárolására pénzkazettát biztosít – amelyet külön zárható szekrényben kell a székhelyen tárolni. A pénztárban, forgalomban nem lévő bankjegyek és érmék nem lehetnek. Ha a pénzt átvevő hamis vagy hamisnak látszó bankjegyet, érmét kap, arról jegyzőkönyvet kell felvenni, hogy hol, kitől, mikor kapta a bankjegyeket és érméket, és értesíteni kell a megfelelő szerveket (MNB, BM). A házipénztárba bevenni és kivenni pénzt be – illetve kifizetési pénztár bizonylattal lehet, melyet az elnök (összeférhetetlenség, távollét esetében az elnök helyettes) utalványoz. A házipénztár működése A pénzmozgásokról bevételi és kiadási pénztárbizonylatot kell kiállítani, melyeket időrendi sorrendben a pénztárnaplóban rögzíteni kell. A bizonylatokat tintával, félre nem érthető módon kell kiállítani. A kiadási és bevételi pénztárbizonylat tömböket a szigorú számadású nyilvántartásba be kell vezetni a felhasználást megelőzően. A pénztárbizonylatoknál az első példány a mellékletekkel együtt alapbizonylata a könyvelésnek. Szigorú számadású nyomtatványok még a számlatömbök. Az egyesület tevékenységét csak minimális készpénzforgalommal látja el, ezért 50 tétel és 1 millió Ft forgalom eléréséig pénztárzárást csak év végén kell csak készíteni, ezt maghaladóan negyedévente. A zárás során meg kell állapítani a pénztár nyitó, záró egyenlegét, a tényleges készpénzállományt (címletenként). Eltérés esetén jegyzőkönyvet kell felvenni és a felelősségi szabályokat alkalmazni kell. Utólagos elszámolásra előleget az elnök (összeférhetetlenség, tartós távollét esetében az elnök helyettes) engedélyével lehet kiadni. A programok, vagy rendezvények megrendezéséhez szükséges készpénzfizetéses beszerzésekhez a szervezésért felelős a rendezvény, az időpont és az összeg megjelölésével írásbeli engedélyt kérhet az elnöktől (összeférhetetlenség, tartós távollét esetében az elnök helyettestől), melyre a titkár az előleget kiadja. A rendezvényt követően az előleggel a felmerült számlák leadásával 10 munkanapon belül el kell számolni. Banki befizetést csak a házipénztárból lehet kezdeményezni és a banki felvételeket is a házipénztárba azonnal be kell vételezni.
-7A kerekítési kötelezettség és a kerekítés szabályai Az 1 és a 2 forintos címletű érmék bevonása miatt a forintban, készpénzzel történő fizetés esetén, ha a pénztárból kifizetendő, illetve bevételezendő végösszeg nem 5 forintra, vagy annak egész számú többszörösére végződik, úgy a kerekítési szabály alapján kell a kifizetés, illetve a befizetés fizetendő végösszegét meghatározni és a kötelezettséget teljesíteni. A kerekítés szabályai: a) a 0.01 forinttól 2, 49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 0; b) a 2.50 forinttól 4.99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 5; c) az 5,01 forinttól 7.49 forintig végződő összegeket lefelé, a legközelebbi 5; d) a 7.50 forinttól 9.99 forintig végződő összegeket felfelé, a legközelebbi 0 forintra végződő összegre kell kerekíteni. A pénztáros munkáját az egyesület elnöke ellenőrzi. A titkár pénzkezeléssel kapcsolatos feladatai, felelőssége: Amennyiben az egyesület külön pénztárossal nem rendelkezik, a pénztárosi feladatokat a titkár látja el. A titkár a pénzkezeléssel kapcsolatos teendőit önállóan, teljes anyagi felelősséggel végzi. Fő feladata a pénztárban tartott pénz kezelése, megőrzése a forgalom bizonylatolt lebonyolítása, a nyilvántartások és elszámolások előírásszerű vezetése. A napi pénzforgalom lebonyolításához szükséges pénzösszeg időbeni rendelkezésre állásáról az Egyesület elnöke iránymutatásai alapján köteles gondoskodni. A pénztári bizonylatokat a nyomtatvány forgalomban kapható pénztári bevételi, illetve kiadási pénztárbizonylat nyomtatványokon kell kiállítania. A titkár csak valódi és forgalomban lévő pénzeket (bankjegyeket és érméket) fogadhat el a befizetőtől, és kifizetést is csak ilyen pénzben teljesíthet. Pénztári nyilvántartások vezetése: A titkárnak minden pénztári befizetést és kifizetést a felmerülésük sorrendjében a pénztárjelentésbe fel kell jegyeznie. A pénzeszközöket érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait késedelem nélkül: - készpénzforgalom esetén a pénzmozgással egyidejűleg, -
bankszámla forgalomnál a hitelintézeti értesítés megérkezésekor
a könyvekben rögzíteni kell. A pénztár analitikus nyilvántartásának eszköze a pénztárjelentés, amelyet a pénztári kiadások és bevételezések helyén kell a pénzmozgással azonos időpontokban vezetni. A pénztári órák befejeztével – minden esetben – pénztárzárást kell készíteni, és meg kell állapítani a házipénztár záró pénzkészletének állományát. Az elszámolásra kiadott pénzeszközök kezelése: Az Egyesület tagjai a rendezvények, vagy programok megszervezéséhez, – szabályszerű utalványozás alapján – határidőhöz kötött elszámolási kötelezettséggel, a pénztárból készpénzt vehetnek fel. Az elszámolásra kiadott készpénz összeghatára maximum 100 ezer Ft. Az elszámolásra kiadott előlegekről a titkár, nyilvántartást vezet. A nyilvántartás a következőket tartalmazza: - kiadás kelte és tételszáma, - felvevő neve, - összeg jogcíme, - az igénylést aláíró vezető neve, - a felvett összeg, - az elszámolás határideje,
-8- a felhasznált összeget, - az elszámolás keltét, - a visszafizetett összeget, - a bevételezés tételszámát. A kiadott összegekkel való elszámolás határideje 10 munkanap. Az elszámolási kötelezettséggel kiadott összegek nem terhelik a pénztár pénztárkeretét. Az elszámolás - számlával, vagy készpénzfizetési számlával, - egyéb, a kifizetést igazoló dokumentummal történik. Ezek hitelességét és szabályszerűségét a titkár köteles megvizsgálni. Újabb készpénz előleget utólagos elszámolásra csak akkor lehet igényelni, ha az igénylő korábbi elszámolási kötelezettségeinek maradéktalanul eleget tett. Az elszámolásra kiadott előlegek határidőre történő elszámolásának elmulasztása esetén a tagot írásban fel kell szólítani elszámolási kötelezettségének teljesítésére. Ha a felszólításra sem történik meg az elszámolás, akkor kártérítési, illetve bűnügyi eljárást kell kezdeményezni. A készpénzállományt érintő pénzmozgások jogcímei és eljárási rendje: A készpénzállományt érintő pénzmozgások lehetnek - készpénzállományt növelő és - készpénzállományt csökkentő tételek. A készpénzállományt növelő pénzmozgások eredhetnek - közvetlenül a házipénztárba fizetett értékesítési és egyéb bevételből, - bankból történő készpénzfelvételből, - bankkártyával való készpénzfelvételből A banki készpénzfelvétel jogcímét a pénztárnyilvántartásba be kell jegyezni. A készpénzállományt csökkentő tételek (egyben a készpénzfelvétel jogcímei is) a következők lehetnek: - tárgyi eszköz beszerzés, - egyéb beszerzés, - szolgáltatások kiegyenlítése, Más jogcímen történő készpénzfelvételt vagy készpénzkiadás csak az elnök engedélyezhet. A házipénztári pénzkezelés ellenőrzése: A házipénztár pénzkezelését rendszeresen, legalább negyedévente ellenőrizni kell. Az ellenőrzést az elnök, vagy az elnök megbízása alapján az elnök helyettes végzi. A házipénztár ellenőrzésének célja annak megállapítása és rögzítése, hogy az Egyesületnél betartják-e a pénzkezelési szabályzat előírásait. Ellenőrizni kell különösen, hogy - a házipénztári nyilvántartásokat szabályszerűen vezetik-e, - a házipénztári nyilvántartásokat naprakészen vezetik-e, - megtörténik-e minden pénztári nap alkalmával a pénztárjelentés lezárása, - az elszámolásra kiadott előlegek megfelelően kerülnek-e nyilvántartásba vételre, és azokat milyen időközönként egyeztetik-e a könyveléssel, - a házipénztár záró pénzkészlete alatta van-e a megengedett mértéknek. A pénztárellenőrzésről nyilvántartást kell vezetni.
-9A készpénzben és a bankszámlán tartott pénzeszközök közötti forgalom: A készpénzben tartott pénzeszközökből a bankszámlára befizetés történik, ha - a házipénztári keret túllépése következne be, - és minden esetben, ha azt az elnök elrendeli. A bankszámlán tartott pénzeszközökből a házipénztárba felvétel történhet a szabályozott jogcímek szerinti pénzfelvétellel. A bankszámlán történő pénzforgalom : Az Egyesület pénzforgalmának lebonyolítása céljából a fentiekben megjelölt pénzforgalmi bankszámlát nyitotta. A bankszámla felett rendelkezési jogosultságot az elnök, az elnök helyettes és a titkár gyakorolhatja. A bankszámla feletti rendelkezés a hitelintézettel kötött megállapodás szerint - írásban, átutalási megbízás kitöltésével, - illetőleg számítógép útján elektronikusan történhet. A bankszámláról készpénzt a számlavezető banknál rendszeresített nyomtatvány útján és bankkártyával lehet eszközölni. A bankkártyával csak a titkár teljesíthet kifizetéseket, illetőleg vehet fel készpénzt.
VII. Bizonylati rend Minden gazdasági műveletről, eseményről, amely az eszközök, illetve az eszközök forrásainak állományát vagy összetételét megváltoztatja, bizonylatot kell kiállítani (készíteni). A gazdasági műveletek (események) folyamatát tükröző összes bizonylat adatait a könyvviteli nyilvántartásokban rögzíteni kell. A számviteli (könyvviteli) nyilvántartásokba csak szabályszerűen kiállított bizonylat alapján szabad adatokat bejegyezni. Szabályszerű az a bizonylat, amely az adott gazdasági műveletre (eseményre) vonatkozóan a könyvvitelben rögzítendő és a más jogszabályban előírt adatokat a valóságnak megfelelően, hiánytalanul tartalmazza, megfelel a bizonylat általános alaki és tartalmi követelményeinek, és amelyet - hiba esetén - előírásszerűen javítottak. Számviteli bizonylat minden olyan az egyesület által kiállított, készített, illetve az egyesülettel üzleti vagy egyéb kapcsolatban álló természetes személy, vagy más gazdálkodó által kiállított, készített okmány (számla, számlát helyettesítő okmány, szerződés, megállapodás, kimutatás, hitelintézeti bizonylat, bankkivonat, jogszabályi rendelkezés, egyéb ilyennek minősíthető irat). Függetlenül annak nyomdai vagy egyéb előállítási módjától, amelyet a gazdasági esemény számviteli nyilvántartása céljára készítettek, és amely rendelkezik a számviteli törvényben meghatározott általános alaki és tartalmi kellékekkel. A számviteli bizonylat adatainak alakilag és tartalmilag hitelesnek, megbízhatónak és helytállónak kell lennie. A bizonylat szerkesztésekor a világosság elvét szem előtt kell tartani. A számviteli bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában, magyar nyelven kell kiállítani. A bizonylat alaki és tartalmi kellékei: a.,a bizonylat megnevezése és sorszáma vagy egyéb más azonosítója; b., a bizonylatot kiállító gazdálkodó megjelölése;
- 10 c., a bizonylat kiállításának időpontja, illetve kivételesen - a gazdasági művelet jellegétől, időbeni hatályától függően - annak az időszaknak a megjelölése, amelyre a bizonylat adatait vonatkoztatni kell; d.,a (megtörtént) gazdasági művelet tartalmának leírása vagy megjelölése, a gazdasági művelet okozta változások mennyiségi, minőségi és - a gazdasági művelet jellegétől, a könyvviteli elszámolás rendjétől függően - értékbeni adatai; e.,külső bizonylat esetében a bizonylatnak tartalmaznia kell többek között: a bizonylatot kiállító gazdálkodó nevét, címét; f., bizonylatok adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, amelyre az összesítés vonatkozik; A számla, az egyszerűsített számla, a számlát helyettesítő okmány alaki és tartalmi hitelességét, megbízhatóságát a titkár, az egyesület azonosító adatainak feltüntetésével és aláírásával igazolja. A bizonylatok csoportosítása: a / Keletkezési helyük szerint: - belső bizonylatok: mindazok az okmányok, melyek elsődleges kiállítása az egyesületnél történik, - külső bizonylatok: mindazon bizonylatok, melyek kiállítása az adott gazdasági műveletet kezdeményező külső szervnél történik. b / Gazdálkodási szakterületük szerint: - befektetett eszköz létesítésével, átvételével, átadásával, selejtezésével és azok nyilvántartásával kapcsolatos bizonylatok, - készletekkel kapcsolatos bizonylatok. - pénzforgalmi bizonylatok, - számlázási bizonylatok, - leltározási bizonylatok. c / Feldolgozásban betöltött szerepük szerint: - elsődleges bizonylatokra, - másodlagos bizonylatokra, - gyűjtő bizonylatokra, - hiteles másolatokra és - hiteles kivonatokra. Szigorú számadású nyomtatványok: A készpénz kezeléséhez, más jogszabály előírása alapján meghatározott gazdasági eseményekhez kapcsolódó bizonylatokat (ideértve a számlát, az egyszerűsített számlát és a nyugtát is), továbbá minden olyan nyomtatványt, amelynek az illetéktelen felhasználása visszaélésre adhat alkalmat, szigorú számadási kötelezettség alá kell vonni. A szigorú számadás alá vont bizonylatokról, nyomtatványokról a titkárnak olyan nyilvántartást kell vezetnie, amely biztosítja azok elszámoltatását, gondoskodnia kell azok megőrzéséről. A bizonylatok kiállítása, helyesbítése: A bizonylatot a gazdasági művelet, esemény megtörténtének, illetve a gazdasági intézkedés megtételének vagy végrehajtásának időpontjában kell kiállítani. A bizonylaton az adatokat időtálló módon úgy kell rögzíteni, hogy azok a kötelező megőrzési határidőig olvashatók, továbbá az esetlegessé váló utólagos változások felismerhetők, illetve kimutathatók legyenek.
- 11 A szabályszerű javításokat a következők szerint kell elvégezni: - A bizonylatra helytelenül bejegyzett adatok javítása során az eredeti bejegyzést át kell húzni, úgy, hogy az eredeti bejegyzés /szám vagy szöveg/ olvasható maradjon. - A helyesbített adatokat az áthúzott szám vagy szöveg fölé kell írni. - A hibás bejegyzést a bizonylat minden példányán javítani kell. Fel kell tüntetni továbbá a helyesbítés keltét és a bizonylatot helyesbítő személy aláírását. A külső szervektől beérkezett bizonylatokat alaki és tartalmi szempontból ellenőrizni kell. Az ellenőrzés során talált hibákról a bizonylat kiállítóját értesíteni kell és fel kell szólítani a hibás bejegyzés helyesbítésére. Az egyesület külső szervtől érkezett bizonylatot nem javíthat. A bizonylatok feldolgozása és ellenőrzése: A pénztárt érintő gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a keletkezést, vagy beérkezést követő napon, legkésőbb a tárgyhót követő hó 15-éig a könyvekben rögzíteni kell. Az egyéb gazdasági műveletek, események bizonylatainak adatait a gazdasági műveletek, események megtörténte után, legkésőbb a negyedévet követő hó végéig kell a könyvekben rögzíteni. A bizonylatok feldolgozása során ellenőrizni kell a bizonylatokon feltüntetett adatokat, azok hitelességét. A feldolgozás során ellenőrizni kell: - az aláírók jogosultságát, - a bizonylat alaki, tartalmi és számszaki helyességét, - a könyveléshez minden bizonylat megérkezett-e,amennyiben ellenőrizhető - az adatok feldolgozása teljes körűen megtörtént-e, - a gazdasági esemény bizonylatolása az előirt bizonylaton történt-e, - a bizonylati űrlapot sorszám szerint vették-e használatba /szigorú számadású nyomtatványoknál/, - a bizonylatok kitöltése teljes körűen megtörtént-e, minden szükséges adat szerepel-e rajta, - a bizonylat kiállítása megfelelő-e, a javítások szabályszerűek-e, - a szükséges mellékletek csatolva vannak-e. - A számszaki vizsgálat során meg kell győződni arról, hogy a mennyiségi és értékadatok a számolási műveletek helyesen kerültek-e rögzítésre. - Vizsgálni kell a gazdasági esemény szükségességét, indokoltságát, az alkalmazott árak helyességét, a vonatkozó jogszabályi előírások betartását. A könyvelésre átadandó bizonylatok hitelességét, az aláírásra jogosult, a bizonylat hátoldalán aláírásával záradékolja. A bizonylatok tárolása A bizonylatok tárolása, megőrzése során biztosítani kell, hogy azok könnyen hozzáférhetők, visszakereshetők legyenek és a tárolás alatt károsodást ne szenvedjenek. A könyvelési bizonylatokat időrendi sorrendben, irattartóban kell tárolni. A bizonylatok megőrzése Az egyesület az üzleti évről készített beszámolót, valamint az azt alátámasztó leltárt, értékelést, továbbá a naplófőkönyvet, valamint más, a számviteli törvény követelményeinek megfelelő nyilvántartást, és a részletező nyilvántartást olvasható formában, valamint az adatok feldolgozásánál alkalmazott, működőképes állapotban tárolt számítógépes programot legalább 10 évig köteles megőrizni.
- 12 A könyvviteli elszámolást közvetlenül és közvetetten alátámasztó számviteli bizonylatot (ideértve a főkönyvi számlákat, az analitikus, illetve részletező nyilvántartásokat is), legalább 8 évig kell olvasható formában, a könyvelési feljegyzések hivatkozása alapján visszakereshető módon megőrizni. A folyószámláknál az elévülési idő a folyószámla megszűnésének időpontjával kezdődik. A szigorú számadású bizonylatok rontott példányaira is vonatkozik a megőrzési kötelezettség. A megőrzési időn belüli szervezeti változás (ideértve a jogutód nélküli megszűnést is) nem hatálytalanítja e kötelezettséget, így a bizonylatok megőrzéséről a szervezeti változás végrehajtásakor intézkedni kell. A bizonylatok útja: Beérkező bizonylatok, okmányok, a posta átvétele, iktatása, a titkár feladata. Kimenő bizonylatokat, okmányokat a titkár továbbítja. A könyvelés és a nyilvántartások vezetéséhez szükséges bizonylatokat a titkár ellenőrzi és a nyilvántartásokon való átvezetés érdekében negyedévenként átadja, illetve átveszi a könyvelőtől. Az átadásig és a visszavételt követően gondoskodik tárolásukról és megőrzésükről. Az engedélyező záradékok elnökkel való aláíratásáról az adott ügyet intéző tag gondoskodik. Az alkalmazott bizonylatok: 1. Tárgyi eszközökkel kapcsolatos bizonylatok - Tárgyi eszköz állományba vételi bizonylat gépekről, berendezésekről, felszerelésekről - Tárgyi eszköz állománycsökkenési bizonylat selejtezés, hiány, értékesítés elszámolásáról - Tárgyi eszköz egyedi nyilvántartó lap /gép, berendezés, felszerelés, jármű / 2. Készletekkel kapcsolatos bizonylatok - Készpénzfizetési számla 3. Pénzforgalmi bizonylatok - Bevételi pénztárbizonylat - Kiadási pénztárbizonylat - Elszámolásra kiadott összegek nyilvántartása 4. Gazdálkodással kapcsolatos egyéb bizonylatok - Szigorú számadású nyomtatványok nyilvántartó lapja 5. Leltározási nyomtatványok - Leltárfelvételi ív és kimutatás
VIII. Leltározási Szabályzat A leltározás az egyesület tulajdonát képező, használatába, kezelésébe adott eszközök és azok forrásai, illetve a birtokában lévő idegen eszközök valóságban meglevő állományának (mennyiségének) megállapítása. A leltározási tevékenységhez tartozik a hiányok és többletek megállapítása és azok rendezése (elszámolása) is.
- 13 Az értékelés az egyesület tulajdonát képező, kezelésébe, használatába adott tartós és 100 eFt. feletti eszközök és azok forrásai forintértékének meghatározását jelenti. A leltározás tényleges megszámlálással, a nyilvántartásokkal való azonnali összehasonlítással történik. A tartozásokat és követeléseket egyeztetéssel kell leltározni. A mérleg alátámasztása leltárral A mérleg bizonylata a szabályszerűen végrehajtott leltározás alapján készített analitikus nyilvántartás. A gazdasági évről készített beszámolót legalább 10 évig meg kell őrizni. A többi részletező bizonylatot (számlákat, analitikus nyilvántartásokat) legalább 5 évig kell megőrizni olvasható formában. A könyvelési feljegyzéseket visszakereshető módon kell tárolni. Leltározásba vont eszközök: Immateriális javak: évente egyszer, december 31-ei fordulónappal, csak nyilvántartással történő egyeztetés. Tárgyi eszközök: a leltározásnak ki kell terjedni a tartozékokra. Leltározásuk évente egyszer, december 31-ei fordulónappal, tényleges megszámlálással, a nyilvántartásokkal való azonnali összehasonlítással. Kis értékű tárgyi eszközök: (100 eFt egyedi beszerzési érték alatti eszközök) esetében évente egyszer, december 31-ei fordulónappal, tényleges megszámlálással, a nyilvántartásokkal való azonnali összehasonlítással. Vevőkövetelések, szállítói tatozások: A leltározás módja: egyeztetéssel – egyenlegközlő levelek alapján. Értékelése: csak a vevő és szállító partnerek által elismert, elfogadott tételek szerepelhetnek a mérlegben. A követelések és tartozások egyeztetése során mutatkozó különbözeteket (vitás tételeket) az évzáró mérleg elkészítése előtt tisztázni kell a partnerekkel. Pénzeszközök leltározása: Bank, pénztár záró készlet: leltározás időpontja: december 31-e, módja: analitikus nyilvántartással történő egyeztetés (pénztárjelentés, bankszámla kivonat), értékelésük: könyv szerinti értéken. Költségvetéssel kapcsolatos elszámolások: leltározás időpontja az APEH által megküldött folyószámla kivonat alapján, módja egyeztetéssel (bevallások, befizetések), értékelése könyv szerinti értéken.
IX. Selejtezési Szabályzat Az elhasználódott vagyontárgyakat selejtezni kell. A selejtezési eljárásba vont vagyontárgyakat annak érdekében, hogy a többi vagyontárggyal ne legyenek felcserélhetők, elkülönítetten kell tárolni. A selejtezéshez szükséges dokumentumok: tárgyi eszközöknél az egyedi nyilvántartó lap másolata, vagy annak adatai, a tárgyi eszköz dokumentációja, feleslegessé válásra vagy selejtezésre vonatkozó bizonyító iratok (jegyzőkönyv, szerviz javaslat, minőségi igazolás stb.)
- 14 Selejtezésről jegyzőkönyvet kell felvenni, mely tartalmazza a selejtezésre kerülő eszköz megnevezését, azonosítási számát, mennyiségét, nyilvántartott értékét. A selejtezett vagyontárgyakat általában nem kell megsemmisíteni vagy használhatatlanná tenni. Ezt csak abban az esetben kell elrendelni, ha a megsemmisítést hatósági előírás teszi kötelezővé (pl.: gyógyszerek, romlott élelmiszerek, radioaktív anyagok esetében). A szoftverek selejtezése az azt működtető tárgyi eszközről történő eltávolítással és – amennyiben rendelkezésre áll - a telepítéshez szükséges adathordozó megsemmisítésével történik. Szoftverek selejtezését külön jegyzőkönyvbe a fentiek szerint kell rögzíteni.
X. Rendelkező rész A szabályzat az egyesület számviteli rendszerének alapdokumentációja, előírásai a hatályos számviteli törvényben foglaltakkal megegyező vagy azzal összhangban áll. Az itt nem szabályozott kérdésekben a számviteli törvény, vonatkozó előírásai szerint kell eljárni. Felülvizsgálata és karbantartása a jogszabályi változások függvényében, de legalább évente történik. Veszprém, 2014. március 12.
………………………… Szücs József sk. elnök
- 15 -
1. számú melléklet: Minta az egyszerűsített beszámoló mérlegének elkészítéséhez -
-
adószáma
Cégjegyzék száma
EGYESÜLET MEGNEVEZÉSE:
EGYESÜLET CÍME:
EGYSZERES KÖNYVVITELT VEZETŐ EGYÉB SZERVEZET, EGYSZERŰSÍTETT BESZÁMOLÓJÁNAK MÉRLEGE
ÉV adatok ezer Forintban Sor- Megnevezés Szám 1.
A) BEFEKTETETT ESZKÖZÖK (2.-4. sorok)
2.
I.
3.
II. Tárgyi eszközök
4.
III. Befektetett pénzügyi eszközök
5.
B) FORGÓ ESZKÖZÖK (6.-9. sorok)
6.
I.
7.
II. Követelések
8.
III. Értékpapírok
9.
IV. Pénzeszközök
10.
ESZKÖZÖK ÖSSZESEN (1.+5.) sor
11.
C) SAJÁT TŐKE (12+13+14+15+16)
12.
I. Induló tőke/ Jegyzett tőke
13.
II. Tőkeváltozás/Eredmény
14.
III. Lekötött tartalék
Immateriális javak
Készletek
Előző év
Előző év(ek) Tárgyév helyesbítése i
- 16 15.
IV. Tárgyévi eredmény alaptevékenységből
16.
III. Tárgyévi eredmény vállalkozási tevékenységből
D) Tartalék 18. E) CÉLTartalék 17.
19.
F) KÖTELEZETTSÉGEK (20.-21. sorok)
20.
I.
21.
II. Rövidlejáratú kötelezettségek
22.
FORRÁSOK ÖSSZESEN (11.+17.+18.+19. sor)
Hosszúlejáratú kötelezettségek
Kelt: P.H. Könyvelő
egyesület elnöke
- 17 -
2. számú melléklet: Az egyszerűsített beszámoló eredmény levezetésének elkészítéséhez -
adószáma
Cégjegyzék száma
EGYESÜLET MEGNEVEZÉSE:
EGYESÜLET CÍME:
EGYSZERES KÖNYVVITELT VEZETŐ EGYÉB SZERVEZET, EGYSZERŰSÍTETT BESZÁMOLÓJÁNAK EREDMÉNYLEVEZETÉSE ÉV Sor- Megnevezés szám 1. 2.
A) Végleges pénzbevételek, elszámolt bevételek (2+10) 1. Pénzügyileg rendezett bevételek
3.
- Támogatások
4.
a) Alapítói
5.
b) Központi költségvetési
6.
c) Helyi önkormányzati
7.
d) Egyéb
8.
- Tagdíj
9.
- Egyéb bevételek
10. 11.
2. Pénzbevételt nem jelentő bevételek B) Végleges pénzkiadások, elszámolt ráfordítások (12+13+14+15)
12.
3. Ráfordításként érvényesíthető kiadások
13.
4. Ráfordítást jelentő eszközváltozások
14.
5. Ráfordítást jelentő elszámolások
15.
6. Ráfordításként nem érvényesíthető kiadások
16.
C) Tárgyévi pénzügyi eredmény (2-12-15)
Előző év
adatok ezer Forintban Előző év(ek) Tárgyév. helyesbítései
- 18 17.
D) NEM PÉNZBEN REALIZÁLT EREDMÉNY{10-(13+14)}
18.
E) Adózás előtti eredmény (2+10)-(12+13+14)
19.
F) Fizetendő társasági adó
G) JÓVÁHAGYOTT OSZTALÉK 21. H) TÁRGYÉVI EREDMÉNY (18-19-20) 20.
Kelt: P.H.
Könyvelő aláírása
Egyesület elnöke
- 19 3. számú melléklet: Az egyszerűsített beszámoló közhasznúsági mellékletének elkészítéséhez
Közhasznúsági melléklet
1. Közhasznú szervezet azonosító adatai név: székhely: bejegyző határozat száma: nyilvántartási szám: képviselő neve: 2. Tárgyévben végzett alapcél szerinti és közhasznú tevékenységek bemutatása 3. Közhasznú tevékenységek bemutatása (tevékenységenként) közhasznú tevékenység megnevezése: közhasznú tevékenységhez kapcsolódó közfeladat, jogszabályhely: a közhasznú tevékenység célcsoportja: a közhasznú tevékenységből részesülők létszáma: a közhasznú tevékenység főbb eredményei: 4. Közhasznú tevékenység érdekében felhasznált vagyon kimutatása Felhasznált vagyonelem megnevezése
Vagyonelem értéke
Felhasználás célja
Előző év
Tárgyév
Előző év (1)
Tárgyév (2)
Előző év (1)
Tárgyév (2)
5. Cél szerinti juttatások kimutatása Cél szerinti juttatás megnevezése
6. Vezető tisztségviselőknek nyújtott juttatás Tisztség
A. Vezető tisztségviselőknek nyújtott juttatás összesen: 7. Közhasznú jogállás megállapításához szükséges mutatók Alapadatok B. Éves összes bevétel ebből: C. a személyi jövedelemadó meghatározott részének az adózó rendelkezése szerinti felhasználásáról szóló 1996. évi CXXVI. törvény alapján átutalt összeg D. közszolgáltatási bevétel E. normatív támogatás F. az Európai Unió strukturális alapjaiból, illetve a Kohéziós Alapból nyújtott támogatás
- 20 G. Korrigált bevétel [B-(C+D+E+F)] H. Összes ráfordítás (kiadás) I. ebből személyi jellegű ráfordítás J. Közhasznú tevékenység ráfordításai K. Adózott eredmény L. A szervezet munkájában közreműködő közérdekű önkéntes tevékenységet végző személyek száma (a közérdekű önkéntes tevékenységről szóló 2005. évi LXXXVIII. törvénynek megfelelően) Erőforrás-ellátottság mutatói
Mutató teljesítése
Ectv. 32. § (4) a) [(B1+B2)/2>1.000.000,- Ft]
Igen
Nem
Ectv. 32. § (4) b) [K1+K20]
Igen
Nem
Ectv. 32. § (4) c) [(I1+I2-A1-A2)/(H1+H2)0,25]
Igen
Nem
Társadalmi támogatottság mutatói
Mutató teljesítése
Ectv. 32. § (5) a) [(C1+C2)/(G1+G2)0,02]
Igen
Igen
Ectv. 32. § (5) b) [(J1+J2)/(H1+H2)0,5]
Igen
Igen
Ectv. 32. § (5) c) [(L1+L2)/210 fő]
Igen
Igen
