Verzuim Beleid Opgemaakt door Human Resource Management Doelgroep Alle werknemers Ingangsdatum 4 juli 2014 Versie 0.1
www.smallsteps.info
Verzuimbeleid versie 0.1 4 juli 2014
colofon Verzuimbeleid Visie en aanpak verzuim Doelgroep: Versie: Ingangsdatum:
alle werknemers 0.1 4 juli 2014
Opslagplek: Bijbehorende documenten:
L:\Smallsteps staf\HRD\HR Handboek en Managersportaal Verzuimprotocol Stappenplan Wet Verbetering Poortwachter
Met vragen over dit document kun je terecht bij HR Development, Compensation & Benefits. Overzicht wijzigingen Niet van toepassing
www.smallsteps.info
Pagina 2 van 7
Verzuimbeleid versie 0.1 4 juli 2014
inhoudsopgave 1.Inleiding ............................................................................................................................................... 4 2.Visie ...................................................................................................................................................... 4 3.Aanpak ................................................................................................................................................ 4 4.Waarom een laag verzuim ............................................................................................................... 5 5.Doelstellingen ..................................................................................................................................... 5 6.Aandachtspunten .............................................................................................................................. 5 7.Taken en verantwoordelijkheden .................................................................................................... 6 7.1 De medewerker ................................................................................................................................ 6 7.2 De direct leidinggevende (casemanager) ................................................................................. 6 7.3 Het managementteam Smallsteps ............................................................................................... 6 7.4 Teamleider HR Business Partner ...................................................................................................... 6 7.5 HR Business Partner ........................................................................................................................... 7 7.6 De bedrijfsarts .................................................................................................................................... 7 7.7 De vertrouwenspersoon .................................................................................................................. 7
www.smallsteps.info
Pagina 3 van 7
Verzuimbeleid versie 0.1 4 juli 2014
1.Inleiding Belangrijk onderdeel van de Smallsteps cultuur is dat iedereen de verantwoordelijkheid neemt voor het eigen functioneren. De visie op verzuim sluit daarop aan, namelijk verzuim is gedrag en gedrag is beïnvloedbaar. Deze visie dragen alle managers en verantwoordelijken binnen de organisatie uit en zij sturen hierop in de dagelijkse praktijk met werknemers.
2.Visie Ziek zijn kan iedereen overkomen. Sterker nog, gezondheidsklachten komen regelmatig bij 70% van alle medewerkers voor. Verzuim op het werk is echter altijd een keuze. Verzuim is dus niet hetzelfde als ziek. Hoe je omgaat met een klacht verschilt per persoon. De één blijft met hoofdpijn thuis, de ander neemt een paracetamol en gaat gewoon naar het werk. Waar de ene medewerker een probleem heeft met een collega of direct leidinggevende en dit bespreekbaar maakt, haakt de ander af en meldt zich ziek. Hoe gemakkelijk is het om te verzuimen? Word je door je omgeving gestimuleerd om hier standaard voor te kiezen? In al die situaties gaat het om de keuze die je maakt om wel of niet naar het werk te komen. En die keuze maak je niet alleen als medewerker. Daarover overleg je met je direct leidinggevende. Verzuim is bespreekbaar en beïnvloedbaar gedrag. Een keuze tot verzuim wordt niet alleen bepaald door de klachten, maar ook door de balans tussen werk en privé van een medewerker, door de arbeidsmotivatie en waardering in het werk. De vraag is: wat is de prijs om te blijven werken en om gezond te worden? Problemen op het werk, conflicten en problemen in de privésfeer zijn geen reden voor verzuim. Het bespreekbaar maken van problemen of hulp zoeken kan een onderdeel van de oplossing zijn, evenals het opnemen van een vrije dag. Het is niet wenselijk dat iemand thuis blijft zitten terwijl er binnen de organisatie altijd (aangepast) werk is. Door te blijven werken blijft de medewerker actief, betrokken en gezond.
‘Ziek zijn overkomt je, verzuim is een keuze’
3.Aanpak Bij de aanpak van verzuim stellen we de klacht of ziekte niet ter discussie. We verleggen de aandacht naar het voorkomen van verzuim en het bespreekbaar maken. De medewerker gaat met de direct leidinggevende in gesprek, neemt haar/zijn verantwoordelijkheid en komt zelf met voorstellen. Je draagt als medewerker de verantwoordelijkheid om voor jouw aandeel in het werk met oplossingen en voorstellen te komen en deze uit te voeren. Wat je kiest doet er toe, voor jezelf en voor de organisatie. De direct leidinggevende ondersteunt de medewerker in het zoeken naar creatieve oplossingen en mogelijkheden om aan het werk te blijven of weer aan het werk te gaan. Soms zullen er maatregelen genomen moeten worden om dit mogelijk te maken. Zoals andere taken of andere werktijden of een andere werkplek. De bedrijfsarts is een adviseur om dit proces optimaal te laten verlopen en geeft advies over de arbeidsmogelijkheden waar nodig. Dit advies is een hulpmiddel. Als medewerker en direct leidinggevende er samen uit komen is het niet nodig om de bedrijfsarts te raadplegen. De Business Partner HR volgt het proces en adviseert en ondersteunt de direct leidinggevende waar nodig.
www.smallsteps.info
Pagina 4 van 7
Verzuimbeleid versie 0.1 4 juli 2014
In het geval dat verzuim niet voorkomen kan worden, werkt de medewerker actief mee aan terugkeer naar het werk en houdt zich aan gemaakte re-integratieafspraken. De focus ligt op mogelijkheden en niet op beperkingen. De medewerker doet alles om haar/zijn herstel te bevorderen. De direct leidinggevende houdt dit in de gaten en spreekt de medewerker aan op verzuimgedrag en helpt bij het zoeken naar en regelen van oplossingen. Als een medewerker verzuimt vanwege andere oorzaken dan een ziekte zijn er bovendien veel andere mogelijkheden om dit aan pakken dan via verzuim.
4.Waarom een laag verzuim Een hoog verzuim beperkt de continuïteit en daardoor dus ook de kwaliteit van de bedrijfsvoering. Bij een daling van het verzuim zal tevens de werkdruk voor collega’s en leidinggevende afnemen en de werksfeer in positieve zin veranderen. Wanneer het verzuim afneemt kunnen we hiermee veel tijd en geld besparen: de tijd voor het regelen van vervanging, de kosten van de vervanging, de kosten van de bedrijfsarts, de tijd voor de registratie van verzuim, de kosten van interventies bij langdurig verzuim. En nog een heel belangrijk punt, bij verzuim is bijna altijd sprake van vervanging, dus wisselend personeel met consequenties voor de kwaliteit van de dienstverlening en dat doet wat met het beeld dat de klant van Smallsteps heeft, de klantbeleving.
5.Doelstellingen De doelstelling is een laag verzuimpercentage, door zowel langdurig als kortdurend verzuim aan te pakken en door preventief verzuimbeleid op te zetten, dus: Verlagen van de meldingsfrequentie. Begeleiden en re-integreren van verzuimende medewerkers (preventief en reactief verzuimbeleid). Bevorderen van duurzame aanwezigheid en inzetbaarheid van medewerkers.
6.Aandachtspunten Zoals aangegeven moet de visie uitgedragen worden, maar er moet ook op gestuurd worden. Hierbij zijn de volgende aandachtspunten van belang. Verzuim is gedrag en dus bespreekbaar en beïnvloedbaar. Ieder aangepast werk binnen de organisatie is werk, werk is vrijwel altijd passend te maken aan de mogelijkheden van een medewerker. Inzicht in het verzuim, meldingsfrequentie per locatie, afdeling, organisatieonderdeel en de organisatie als geheel. Inzicht in de oorzaken van het verzuim per te onderscheiden groep medewerkers (functie, leeftijd, regio). Helderheid over de maatregelen, die genomen moeten worden, om het verzuim omlaag te brengen. De rol van de direct leidinggevende is van groot belang en wordt dus optimaal ondersteund. Deze ondersteuning vindt o.a. plaats door: o De beschikking te hebben over een aantal adviseurs die op verzoek kunnen ondersteunen, te weten bedrijfsarts en HR Business Partner.
www.smallsteps.info
Pagina 5 van 7
Verzuimbeleid versie 0.1 4 juli 2014
o
o o o
Toegang tot het verzuimportaal, waarop de direct leidinggevende het verzuim kan registreren, het dossier kan bijhouden volgens bepalingen Wet Verbetering Poortwachter en WIA en benodigde acties richting bedrijfsarts kan uitzetten. Periodieke bespreking van aanpak van verzuim in de reguliere werk- of teamoverleggen. Deelname aan verzuimintervisie. Jaarlijks aangeboden verzuimtrainingen en workshops.
7.Taken en verantwoordelijkheden Het is een gezamenlijke verantwoordelijkheid om het verzuim bij Smallsteps omlaag te brengen en te houden. Hieronder wordt de verzuimvisie vertaald naar rollen van alle betrokkenen.
7.1 De medewerker De medewerker is en voelt zich verantwoordelijk voor het zoveel mogelijk voorkomen en beperken van zijn/haar verzuim. Hierbij bewaakt hij/zij de eigen balans tussen persoon en werk en tussen werk en privé en zoekt bij een verstoorde balans naar oplossingen.
7.2 De direct leidinggevende (casemanager) De direct leidinggevende is ervoor verantwoordelijk, dat verzuimproblematiek op individueel niveau wordt voorkomen of opgelost, zodanig dat verzuim tot een minimum wordt beperkt. Hij/zij is attent op signalen van een verstoorde balans tussen werk en persoon en gaat met de medewerker in gesprek over oplossingen. Hij/zij signaleert knelpunten en initieert oplossingen teneinde verzuim in de toekomst te voorkomen of te verminderen. In de verzuimbegeleiding voert de direct leidinggevende ten allen tijde de regie over alle activiteiten, inzet van andere betrokkenen en het gehele verzuimproces. Met medewerkers, die een opvallend verzuimpatroon vertonen (in ieder geval bij 3x verzuim binnen 12 maanden) voert de leidinggevende verzuimgesprekken met het doel oplossingen te vinden en afspraken te maken om verder verzuim te voorkomen.
7.3 Het managementteam Smallsteps Het managementteam Smallsteps is ervoor verantwoordelijk dat het verzuim niet uitstijgt boven de vastgestelde verzuimnorm. Deze norm wordt vastgesteld in het Businessplan en kan opgevraagd worden bij de direct leidinggevende. Daarbij draagt het managementteam Smallsteps zorg voor adequate randvoorwaarden. De Directeur HR agendeert verzuim vanuit haar aandachtsgebied.
7.4 Teamleider HR Business Partner De Teamleider HR Business Partner zorgt ervoor het managementteam Smallsteps vanuit de specifieke deskundigheid wordt geadviseerd over invulling en uitvoering van het verzuimbeleid en ondersteunt het management bij de uitvoering van dat beleid. Verder zorgt de Teamleider HR Business Partner voor een periodieke analyse en uitleg van de verzuimcijfers.
www.smallsteps.info
Pagina 6 van 7
Verzuimbeleid versie 0.1 4 juli 2014
7.5 HR Business Partner De HR Business Partner biedt ondersteuning bij verzuimbegeleiding en re-integratie (in eigen en ander werk) en adviseert over de wettelijke verplichtingen. Ook kan de HR Business Partner optreden als coach bij verzuimgesprekken, zonder de verantwoordelijkheid van de direct leidinggevende over te nemen.
7.6 De bedrijfsarts De bedrijfsarts is ervoor verantwoordelijk dat het management vanuit een specifieke bedrijfsgeneeskundige deskundigheid wordt geadviseerd over het verzuimbeleid en individuele verzuimsituaties. De bedrijfsarts adviseert tevens de medewerker vanuit zijn/haar deskundigheid over mogelijkheden en beperkingen ten aanzien van het uitvoeren van de arbeid. De bedrijfsarts adviseert naar aanleiding van een adviesaanvraag van de direct leidinggevende. Zo nodig overlegt hij/zij (met toestemming van de medewerker) met huisartsen, medisch specialisten en andere behandelaars van de medewerker. Het advies van de bedrijfsarts wordt besproken tussen de medewerker en de direct leidinggevende. Vervolgens maken zij afspraken over de werkzaamheden waarbij, indien nodig, aanpassingen worden afgesproken in taken, werktijden of de plaats van uitvoering (werkplek). Het is hierbij belangrijk te vermelden dat de bedrijfsarts adviseert en de regie bij de direct leidinggevende blijft. Daarbij dient de direct leidinggevende wel aan te geven met welke redenen men het advies van de bedrijfsarts niet opvolgt. (o.a. in verband met mogelijke sancties vanuit het UWV bij WIA-aanvraag) Voor de organisatie is het ten slotte van belang dat de bedrijfsarts werkt vanuit de visie dat verzuim bespreekbaar en beïnvloedbaar gedrag is en vanuit deze benadering adviseert.
7.7 De vertrouwenspersoon Wanneer (dreigend) verzuim wordt veroorzaakt door ongewenst gedrag van een ander op de werkvloer, zoals pesten , agressie en seksuele intimidatie, dan moet dit bespreekbaar zijn. Alle organisatie onderdelen van Smallsteps kennen een vertrouwenspersoon. Raadpleeg deze wanneer je hierover wilt praten.
www.smallsteps.info
Pagina 7 van 7
