Verzuim Protocol Opgemaakt door Human Resource Management Doelgroep Alle werknemers Ingangsdatum 4 juli 2014 Versie 0.1
www.smallsteps.info
Verzuimprotocol versie 0.1 4 juli 2014
colofon Verzuimprotocol Verzuimprotocol schrijft voor hoe iedere werknemer om dient te gaan met verzuim. Het verzuimprotocol maakt integraal onderdeel uit van het Verzuimbeleid Doelgroep: Versie: Ingangsdatum:
alle werknemers 0.1 4 juli 2014
Opslagplek: Bijbehorende documenten:
L:\Smallsteps staf\HRD\HR Handboek en Managersportaal Verzuimbeleid Verzuimgespreksformulier
Met vragen over dit document kun je terecht bij de HR Business Partner. Overzicht wijzigingen Niet van toepassing
www.smallsteps.info
Pagina 2 van 13
Verzuimprotocol versie 0.1 4 juli 2014
inhoudsopgave 1.Inleiding ............................................................................................................................................... 4 2.Procedure voor de werknemer .......................................................................................................... 4 2.1 Verzuim aanvragen .......................................................................................................................... 4 2.2 Regels gedurende verzuimperiode .............................................................................................. 5 2.2.1 Thuis blijven ................................................................................................................................. 5 2.2.2 Het juiste adres .......................................................................................................................... 5 2.2.3 Maak telefonisch contact mogelijk ...................................................................................... 5 2.2.4 Blijf contact houden met de direct leidinggevende ......................................................... 5 2.2.5 Raadpleeg de huisarts ............................................................................................................. 5 2.2.6 Belemmer genezing niet .......................................................................................................... 5 2.2.7 Verrichten van werkzaamheden ........................................................................................... 6 2.2.8 Herstel bevorderen ................................................................................................................... 6 2.2.9 Vervangende arbeid ............................................................................................................... 6 2.2.10 Vakantie tijdens arbeidsongeschiktheid ............................................................................ 6 2.2.11 Verzuim tijdens vakantie ........................................................................................................ 6 2.2.12 Op het spreekuur komen van de bedrijfsarts .................................................................... 7 2.2.13 Verschil van mening over arbeidsongeschiktheid ........................................................... 7 3. Dreigend langdurig verzuim ............................................................................................................ 7 3.1 Verschil van mening over arbeidsongeschiktheid .................................................................... 8 4. Werkhervatting en herstelmelding .................................................................................................. 8 5. Frequent of opvallend verzuim ........................................................................................................ 8 5.1 Bijzondere bepalingen bij frequent en opvallend verzuim ...................................................... 8 5.1.1 Werknemers met tijdelijk contract ......................................................................................... 8 5.1.2 Werknemers met nul uren contract....................................................................................... 8 5.1.3 Werknemers, die urenuitbreiding aanvragen ..................................................................... 9 6. Sancties .............................................................................................................................................. 9 6.1 Vormen van sancties ....................................................................................................................... 9 6.2 Sanctiemaatregelen ........................................................................................................................ 9 6.3 Sanctie UWV ....................................................................................................................................10 6.4 Bezwaar ............................................................................................................................................10 6.5 Beroepsmogelijkheden bij sancties .............................................................................................10 6.6 Beroep en bezwaar bij beslissing bedrijfsarts ............................................................................10 6.7 Beoordeling UWV ............................................................................................................................10 6.8 Bepalingen tijdens beroep ...........................................................................................................10 7. Preventief spreekuur bedrijfsarts ................................................................................................... 10 8. Salariëring vanaf 27 weken verzuim ............................................................................................. 11 9. Verzuim tijdens en ten gevolge van zwangerschap .................................................................. 11 9.1 Het gesprek bij zwangerschap ....................................................................................................11 10. Verzuim in combinatie met WAO of WIA-beschikking ............................................................ 12 11. Vruchtbaarheidsbehandelingen en cosmetische ingrepen ................................................... 12 12. Medewerking regresrecht werkgever ........................................................................................ 12 13. Verlofopbouw en –opname tijdens verzuim .............................................................................. 12 14. Privacy ............................................................................................................................................ 12 15. Vertrouwenspersonen ................................................................................................................... 13
www.smallsteps.info
Pagina 3 van 13
Verzuimprotocol versie 0.1 4 juli 2014
1.Inleiding Dit verzuimprotocol geldt voor alle werknemers met een arbeidsovereenkomst met Smallsteps ongeacht het aantal werkuren. Dit document is direct gerelateerd aan het Verzuimbeleid van Smallsteps. Er wordt van elke werknemer verwacht dat hij/zij zich op de hoogte stelt van de inhoud van het verzuimprotocol. De werknemer krijgt dit protocol uitgereikt bij de indiensttreding. Een werknemer kan zich niet beroepen op onbekendheid met dit protocol. Dit verzuimprotocol geldt vanaf het moment dat de werknemer contact opneemt met de direct leidinggevende (of diens vervanger) om te overleggen over eventueel verzuim op het werk. Er wordt van elke werknemer verwacht de voorschriften in dit protocol strikt op te volgen. Het verzuimprotocol is conform wet- en regelgeving, zoals Wet Verbetering Poortwachter, WIA (Wet Inkomen naar Arbeid) en CAO Kinderopvang. Het is verder van belang dat alle afspraken en acties in het kader van verzuimbegeleiding en werkhervatting, zoals bepaald in het verzuimprotocol, goed worden vastgelegd. Hierdoor kan je als verzuimende werknemer sneller en beter worden begeleid.
2.Procedure voor de werknemer Wanneer een werknemer als gevolg van ziekte of een ongeval verzuimt van het werk, heeft de werknemer recht op loondoorbetaling. Daarvoor wordt wel verwacht dat werknemers zich aan de voorschriften houden volgens het verzuimprotocol. Deze zijn uitgewerkt in de volgende regels. Wij verzoeken werknemers om van deze regels en verplichtingen goed kennis te nemen en we wijzen hun op de verantwoordelijkheid om zich aan deze regels te houden. Wanneer de werknemer dit niet doet kunnen er sancties worden opgelegd zoals beschreven in het onderdeel ‘Sancties’.
2.1 Verzuim aanvragen Een werknemer is altijd zelf verantwoordelijk voor zijn/haar eigen verzuim– en herstelmelding. De werknemer dient persoonlijk telefonisch verzuim aan te vragen bij de direct leidinggevende. Verzuimmeldingen via de mail, sms, Whats App e.d. worden niet geaccepteerd. Het is van belang dat de werknemer zo snel mogelijk met de direct leidinggevende overlegt als er sprake kan zijn van verzuim bij ziekte of een ongeval. De werknemer dient uiterlijk op de werkdag zelf minimaal 1 uur voor aanvang van de dienst en altijd vóór 08:30 uur contact op te nemen met de direct leidinggevende of diens vervanger om te overleggen over verzuim. Indien het verblijfadres tijdens verzuim anders is dan het huisadres, moet de werknemer dit direct doorgeven (met daarbij het telefoonnummer waarop hij/zij bereikbaar is) aan de direct leidinggevende. De direct leidinggevende verwerkt deze gegevens in het verzuimvolgsysteem. De officiële datum van de verzuimmelding valt op de eerste dag waarop de werknemer had moeten werken. De direct leidinggevende zal bij de verzuimmelding een aantal vragen stellen. Hierbij kunnen de volgende zaken aan bod komen: Hoe gaat het met je? Wat zijn je beperkingen waardoor je niet of gedeeltelijk aan het werk kan? Welke mogelijkheden zijn er om aangepast of vervangend werk te verrichten? Is verzuim de beste oplossing in deze situatie? Zijn er alternatieven? www.smallsteps.info
Pagina 4 van 13
Verzuimprotocol versie 0.1 4 juli 2014
Heb je een voorstel wanneer je denkt weer te gaan werken? Heeft je ziekte misschien te maken met het werk? Wat kan er aan collega’s resp. ouders/klanten verteld worden? Is er sprake van verzuim t.g.v. je zwangerschap? Waar ben je te bereiken (verpleegadres en telefoonnummer)? Is er behoefte aan een versnelde afspraak bij de bedrijfsarts c.q. aangeven dat je een afspraak met de bedrijfsarts krijgt Wanneer het volgend contact is en wie het initiatief daartoe neemt.
Indien het telefonisch contact onvoldoende duidelijkheid biedt en de direct leidinggevende en werknemer er samen niet uit komen, is een afspraak voor een nader gesprek op de werkplek een volgende stap om er samen uit te komen.
2.2 Regels gedurende verzuimperiode 2.2.1 Thuis blijven Mede in het belang van het herstel dient de werknemer te allen tijde op het adres te blijven dat is opgegeven. Het kan namelijk zijn dat de direct leidinggevende of de bedrijfsarts contact probeert op te nemen. De werknemer mag wel van huis gaan voor een bezoek aan de (bedrijfs)arts. De werknemer kan verder met de direct leidinggevende afspraken maken over wel of niet thuisblijven. 2.2.2 Het juiste adres Als de werknemer tijdens de verzuimperiode of arbeidsongeschiktheid verhuist, tijdelijk elders verblijft of van verpleegadres verandert (bijvoorbeeld door opname of ontslag uit een ziekenhuis/instelling), dan meldt men dit minimaal één dag van te voren bij de direct leidinggevende, die dit in het verzuimvolgsysteem registreert. Alle wijzigingen tijdens het verzuim geeft de werknemer dezelfde dag nog door aan de direct leidinggevende. Iedere verzuimmelding kan een telefonische controle of een huisbezoek tot gevolg hebben. 2.2.3 Maak telefonisch contact mogelijk Contact met de direct leidinggevende en de bedrijfsarts is een belangrijk onderdeel in de verzuimbegeleiding. Maak telefonische benadering mogelijk. Mocht het zijn dat door omstandigheden het tijdelijk noodzaak is om gebruik te maken van voicemail of antwoordapparaat, luister deze dan regelmatig (een paar maal per dag) af en bel direct terug. 2.2.4 Blijf contact houden met de direct leidinggevende Re-integratie is een wederzijdse verantwoordelijkheid. Er wordt dan ook van de werknemer verwacht dat hij/zij ook op eigen initiatief contact blijft houden met de direct leidinggevende en indien mogelijk langskomt om even koffie te drinken of een werkoverleg bij te wonen. Ook kan er dan worden besproken of ander werk, of werken op een andere locatie passend is. Verder mag de direct leidinggevende van de werknemer verlangen, dat hij/zij voor een afspraak naar het werk komt, naar aanleiding van een verzuimmelding van de werknemer. Dit kan nodig zijn om gezamenlijk de situatie door te spreken en passende afspraken te maken. 2.2.5 Raadpleeg de huisarts In zijn/haar eigen belang stelt de werknemer zichzelf zo spoedig mogelijk onder behandeling van de (huis)arts. Hij/zij volgt diens aanwijzingen. Overigens kan de huisarts of specialist geen beslissing nemen over de arbeids(on)geschiktheid. De huisarts kan wel een (schriftelijk) advies verstrekken aan de bedrijfsarts.
2.2.6 Belemmer genezing niet
www.smallsteps.info
Pagina 5 van 13
Verzuimprotocol versie 0.1 4 juli 2014
De werknemer mag zich tijdens het verzuim of arbeidsongeschiktheid niet zodanig gedragen dat de genezing wordt belemmerd of vertraagd (daaronder valt o.a. deelname aan sport of feesten). Volg de aanwijzingen van de bedrijfsarts en gedraag je op een verantwoorde wijze. Wanneer de werknemer de genezing verwijtbaar belemmert, brengt deze de salarisdoorbetaling tijdens de verzuimperiode/arbeidsongeschiktheid in gevaar. (zie 6. Sancties) De bedrijfsarts respectievelijk de controlearts van het UWV is bevoegd de werkgever daarover te adviseren. 2.2.7 Verrichten van werkzaamheden De werknemer verricht tijdens de arbeidsongeschiktheid geen andere betaalde of onbetaalde arbeid, behalve voor zover het werkzaamheden betreft die voor het herstel van de gezondheid en voor de re-integratie als passend kunnen worden aangemerkt. Hiervoor heeft de werknemer overleg met de direct leidinggevende en bedrijfsarts. De verdiensten worden verrekend met de loondoorbetaling tijdens verzuim. 2.2.8 Herstel bevorderen De werknemer doet al het mogelijke om genezing en re-integratie te bevorderen, werk mogelijk te maken en werkt volledig mee aan de verzuimbegeleiding van de direct leidinggevende. 2.2.9 Vervangende arbeid De werknemer is wettelijk verplicht passende arbeid te verrichten. Als vervangend werk, dan wel passend werk, wordt aangeboden moet de werknemer dit aanvaarden en uitvoeren. Smallsteps is als werkgever verplicht de mogelijkheden intern voor passend werk of tijdelijk vervangende werkzaamheden te onderzoeken en aan te bieden. Een langere reistijd is op zich geen reden voor een werknemer om vervangend/passend werk te weigeren. Het UWV hanteert hier een maximale enkele reisafstand van 80 km en een reistijd van 1 uur en 15 minuten. Wanneer er geen uitzicht op verbetering is, zal de werkgever overgaan tot ondersteuning van re-integratie bij een andere werkgever. 2.2.10 Vakantie tijdens arbeidsongeschiktheid Als de werknemer tijdens (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid op vakantie wilt gaan, dient hij/zij hiertoe vooraf schriftelijk toestemming te hebben van de werkgever. Deze wordt hierbij zo nodig geadviseerd door de bedrijfsarts. De bedrijfsarts moet beoordelen of de vakantie het herstel niet zal belemmeren. Bovendien moet er vooraf overleg zijn geweest over de opname van verlofdagen. Indien vakantie tijdens verzuim gebeurt zonder schriftelijke toestemming van de werkgever kost dit de werknemer sowieso verlofdagen. Zie nieuwe regels over opbouw verlofuren tijdens verzuim. Vakantie gedurende verzuim kost altijd verlofdagen. (zie ook wet Vakantiewetgeving) 2.2.11 Verzuim tijdens vakantie De verzuimmeldingsprocedure is ook van toepassing wanneer de werknemer ziek wordt tijdens vakantie. De officiële datum van de verzuimmelding valt op de eerste dag die men volgens rooster, indien men geen vakantie zou hebben opgenomen, had moeten werken. De werknemer is verplicht bij een verzuimmelding een arts te raadplegen voor een doktersverklaring. De doktersverklaring dient te worden opgestuurd naar de direct leidinggevende. Voor de beoordeling is deze doktersverklaring echter niet de enige informatie van belang. Dit medische verslag moet in het Nederlands of Engels zijn opgesteld en moet worden opgestuurd naar de direct leidinggevende. De bedrijfsarts kan gevraagd worden om een beoordeling te maken of er daadwerkelijk sprake was van arbeidsongeschiktheid. Voor de beoordeling van arbeidsongeschiktheid kan bij terugkomst een gesprek plaatsvinden tussen de werknemer en de bedrijfsarts.
Indien de vakantie is afgelopen, maar de werknemer is nog niet in staat om te reizen, dan is er (opnieuw) een doktersverklaring nodig van een behandelend arts ter plaatse. Deze www.smallsteps.info
Pagina 6 van 13
Verzuimprotocol versie 0.1 4 juli 2014
verklaring dient in het Engels of Nederlands te zijn opgesteld en dient z.s.m. naar het werkadres/mailadres van de direct leidinggevende gestuurd te worden. 2.2.12 Op het spreekuur komen van de bedrijfsarts Als de werknemer verzuimt, kan de direct leidinggevende de werknemer op laten roepen voor het spreekuur bij de bedrijfsarts. De werknemer is verplicht om op deze oproep te reageren (zie ook 6. Sancties). Alleen wanneer een werknemer bij uitzondering niet op het spreekuur kan verschijnen, vervalt deze verplichting. De beoordeling van de geldigheid van de reden ligt bij de direct leidinggevende. De werknemer moet dit echter tijdig melden (minimaal 4 werkdagen vóór de afspraak) bij de direct leidinggevende. Mocht dit niet tijdig gebeuren, dan worden de kosten van het spreekuur in rekening gebracht bij de werknemer. De werknemer is verplicht om, na het akkoord voor verzetten van de direct leidinggevende, direct een nieuwe afspraak te maken via HR Administratie (voor contactgegevens, zie brief uitnodiging spreekuur). Als de werknemer weer aan het werk is, moet deze tijdig met de direct leidinggevende overleggen of de afspraak doorgang moet vinden. Ook deze afspraak moet de werknemer op tijd afzeggen, anders worden de kosten van het consult met de bedrijfsarts bij de werknemer in rekening gebracht. 2.2.13 Verschil van mening over arbeidsongeschiktheid Wanneer er een verschil van mening bestaat tussen de werknemer en de direct leidinggevende en/of de bedrijfsarts, is de werknemer verplicht om de direct leidinggevende de gelegenheid te bieden om vast te laten stellen of er sprake is van arbeidsongeschiktheid. Bij blijvend verschil van inzicht hoort de werknemer zelf een zogenaamde ‘second opinion’ aan te vragen bij het UWV. Moet Second opinion vervangen worden door deskundigenoordeel?
3. Dreigend langdurig verzuim Werknemer en direct leidinggevende krijgen bij (dreigend) langdurig verzuim te maken met allerlei regels en verplichtingen. Zie ook: www.uwv.nl: ik ben ziek, wat nu? Met elkaar moet men alles in het werk stellen om ervoor te zorgen dat het eigen werk zo snel mogelijk kan worden hervat of dat ander passend werk binnen Smallsteps beschikbaar is en wordt uitgevoerd. In deze periode vindt er wekelijks contact plaats tussen werknemer en direct leidinggevende. De direct leidinggevende wordt indien nodig en op verzoek ondersteund door de HR Business Partner. Voor een goede start van het re-integratietraject is de Probleemanalyse noodzakelijk. Daarin legt de bedrijfsarts vast wat de situatie van de werknemer is, welke beperkingen hij/zij heeft en wat dit betekent voor zijn/haar mogelijkheden om te werken. Daarnaast worden er in de Probleemanalyse adviezen gegeven voor het maken van een Plan van aanpak. Met de informatie uit de Probleemanalyse stelt de direct leidinggevende samen met de werknemer een Plan van aanpak op (uiterlijk week 8). Er hoeft geen Probleemanalyse en Plan van aanpak gemaakt te worden als het vrijwel zeker is dat de werknemer binnen 6 weken de werkzaamheden kan hervatten. In het Plan van aanpak worden afspraken gemaakt over het doel van de re-integratie. Bijvoorbeeld dat de werknemer zijn/haar eigen werk weer gaat doen, of dat zij tijdelijk ander werk krijgt. Er wordt afgesproken met welke activiteiten dit doel het beste bereikt kan worden en deze afspraken worden vastgelegd in het Plan van aanpak. Het Plan van aanpak wordt binnen 2 weken na ontvangst van de Probleemanalyse van de bedrijfsarts gemaakt en zodra afspraken over re-integratie en werkhervatting zijn gemaakt. Afwachten op de termijn van 8 weken is onnodig. Het verdient aanbeveling om de volgende afspraken te maken: www.smallsteps.info
Pagina 7 van 13
Verzuimprotocol versie 0.1 4 juli 2014
Over het re-integratieproces, het afgesproken tijdspad, wie wat wanneer doet, de consequenties. Alle partijen tekenen hiervoor.
3.1 Verschil van mening over arbeidsongeschiktheid Direct leidinggevende en werknemer zijn samen verplicht om een re-integratiedossier op te stellen. Het Plan van aanpak en de Probleemanalyse zijn daar onderdeel van. De HR Business Partner adviseert en ondersteunt in dit proces waar nodig en op verzoek. Het re-integratie dossier is van belang om de re-integratieverplichtingen en inspanningen van werknemer en direct leidinggevende vast te leggen en ook om het verloop ervan te kunnen volgen. Daarnaast is het van belang indien terugkeer naar eigen werk niet meer haalbaar is en er mogelijkheden voor passend werk extern moeten worden bekeken en indien een WIAaanvraag ingediend moet worden. De werknemer dient alle rapportages, evaluatiegespreksverslagen, Plan van aanpak, bijstellingen plan van aanpak etc. zelf te bewaren voor een eventuele WIA-aanvraag.
4. Werkhervatting en herstelmelding Zodra de werknemer weer in staat is geheel of gedeeltelijk het werk te hervatten, hoeft de werknemer daarvoor geen speciale opdracht af te wachten. Wel dient de werknemer aan de direct leidinggevende door te geven wat de datum is van de gehele of gedeeltelijke werkhervatting. De direct leidinggevende zal de werknemer uitnodigen voor een werkhervattingsgesprek, dat in de meeste gevallen plaats vindt op de dag dat de werknemer weer begint met werken. Indien dit nodig is, zal de direct leidinggevende ook na hervatting evaluatiegesprekken met de werknemer voeren om herhaling te voorkomen.
5. Frequent of opvallend verzuim Wanneer de werknemer in de afgelopen periode een opvallend verzuimpatroon heeft laten zien, geeft dit ook aanleiding tot een gesprek. De direct leidinggevende nodigt de werknemer dan uit voor een verzuimgesprek. Het doel van het gesprek is om: Inzicht te krijgen in de onderliggende oorzaken van het verzuim. Samen met werknemer afspraken te maken met als doel vermindering van het verzuim. Onder opvallend verzuim wordt verstaan: 3 of meer keren in de afgelopen 12 maanden. In totaal meer dan 42 dagen in de afgelopen 12 maanden. Een opmerkelijk patroon (bijv. maandagochtend verzuim).
5.1 Bijzondere bepalingen bij frequent en opvallend verzuim 5.1.1 Werknemers met tijdelijk contract Indien een werknemer tweemaal of meer verzuimt gedurende het tijdelijke contract (half jaar of jaar) staat de verlenging van het contract ter discussie. Dit is omdat werknemer onvoldoende in staat is gebleken om continuïteit te bieden op de werkplek, waardoor kwaliteit van het werk en stabiliteit negatief wordt beïnvloed. 5.1.2 Werknemers met nul uren contract Werknemers met een nul uren contract, die zich tweemaal of meer hebben verzuim gemeld in 12 maanden, worden in principe uitgesloten bij een sollicitatieronde voor een vaste functie. Er wordt door de direct leidinggevende beoordeeld of de nul uren contractant verder een verlenging van het contract kan krijgen en verder ingezet blijft worden.
www.smallsteps.info
Pagina 8 van 13
Verzuimprotocol versie 0.1 4 juli 2014
5.1.3 Werknemers, die urenuitbreiding aanvragen Bij de aanvraag van een urenuitbreiding door een werknemer, wordt kritisch gekeken naar het verzuim over voorgaande jaren. Ook hier geldt dat meer dan 2 verzuimmeldingen per jaar betekent dat het contract niet zomaar uitgebreid wordt. De direct leidinggevende kan deze aanvraag afwijzen op basis van deze gronden. Hetzelfde geldt voor zwangere medewerkers die meer dan 3 dagen zouden willen werken. In verband met gezondheidsrisico’s voor zowel het kind als de moeder en mogelijk uitval via verzuim wordt dit afgeraden en zal zo’n verzoek niet worden gehonoreerd.
6. Sancties In de situatie dat de werknemer zich niet houdt aan de in het protocol genoemde voorschriften kan dit sancties tot gevolg hebben. De aard en zwaarte van deze sancties hangen af van de ernst en/of frequentie van de overtreding(en). Voor de beoordeling van een eventueel op te leggen sanctie kan in voorkomende gevallen het advies van de bedrijfsarts ingewonnen worden.
6.1 Vormen van sancties Vormen van sancties kunnen zijn: officiële waarschuwingen; inhouding van verlofdagen; opschorten dan wel niet doorbetalen van het salaris of delen daarvan (volgens bepalingen CAO Kinderopvang); dit kan later gecorrigeerd worden als blijkt dat de werknemer een goede reden had voor het niet volgen van de procedure; geen aanspraak kunnen maken op een evenredig deel van de vakantietoeslag; beëindigen van de arbeidsovereenkomst. Bij het geen gehoor geven aan de oproep van de bedrijfsarts is de werkgever gerechtigd het verschuldigde tarief in te houden op het salaris van de werknemer.
6.2 Sanctiemaatregelen De sanctiemaatregelen zijn toepasbaar bij overtredingen op o.a. de volgende gebieden: De werknemer: wordt thuis niet aangetroffen; is telefonisch niet bereikbaar; geeft geen gehoor aan de oproep van de bedrijfsarts; verricht zonder toestemming en overleg met direct leidinggevende en bedrijfsarts andere betaalde of onbetaalde arbeid; weigert aangepast werk, passend vervangend werk, of omscholing; heeft het werk niet hervat op de datum die met de bedrijfsarts is overeengekomen; geeft geen gevolg aan het verzoek van de direct leidinggevende en/of HR Business Partner om contact op te nemen; is niet bereid tot overleg met de direct leidinggevende over de keuze tot verzuim bij de verzuimmelding; keert tijdens de vakantie niet op de afgesproken datum terug, terwijl dit redelijkerwijs wel mogelijk was, of als de werknemer niet volgens de procedure heeft gehandeld; gaat op vakantie zonder toestemming van de werkgever; verleent geen of onvoldoende medewerking aan gesprekken die gaan over verzuim; verleent geen of onvoldoende medewerking aan het opstellen en uitvoeren van het Plan van aanpak; belemmert de genezing; meldt zich niet tijdig/correct hersteld; Houdt zich niet aan de voorschriften en bepalingen van het verzuimprotocol.
www.smallsteps.info
Pagina 9 van 13
Verzuimprotocol versie 0.1 4 juli 2014
6.3 Sanctie UWV Wanneer de werknemer zonder goede reden niet meewerkt aan de re-integratie, bijvoorbeeld niet meewerken aan het opstellen van een Plan van aanpak of reintegratieverslag, dan kan het UWV bepalen dat de werknemer gekort wordt op de WIAuitkering die aangevraagd is (na 2 jaar verzuim).
6.4 Bezwaar De werknemer kan, indien van mening dat het verzuimbeleid en het protocol niet op de juiste wijze wordt toegepast, te allen tijde bezwaar maken bij de naast hogere leidinggevende.
6.5 Beroepsmogelijkheden bij sancties Als de werknemer het niet eens is met een sanctie die is opgelegd, kan de werknemer zich schriftelijk wenden tot de Teamleider HR Business Partner. Als dit niet leidt tot een bevredigend resultaat is beroep mogelijk bij de kantonrechter.
6.6 Beroep en bezwaar bij beslissing bedrijfsarts Het kan voorkomen dat de werknemer het niet eens is met een beslissing inzake de (gedeeltelijke) arbeidsongeschiktheid, zoals door de bedrijfsarts is voorgesteld. De werknemer dient dan als volgt te handelen: maak melding daarvan bij de bedrijfsarts; licht de direct leidinggevende onmiddellijk in omtrent het bezwaar; vraag een deskundigenoordeel aan bij het UWV. Informatie over de bezwaarprocedure bij een beslissing van de bedrijfsarts is verkrijgbaar bij de bedrijfsarts.
6.7 Beoordeling UWV De aanvraag voor een deskundigenoordeel wordt samen met de schriftelijke beslissing van de bedrijfsarts en de motivatie van het bezwaar door de werknemer naar het UWV gestuurd. Aan de hand van de gegevens wordt de werknemer door de verzekeringsgeneeskundige van het UWV uitgenodigd en beoordeeld. Hierop volgt een beslissing. Als de werknemer het met deze beslissing ook niet eens is (bijvoorbeeld het UWV is ook van mening dat hij/zij arbeidsgeschikt is), dan zal het UWV de werknemer informeren welke wegen er voor bezwaar en beroep nog open staan.
6.8 Bepalingen tijdens beroep Gedurende de tijd dat het beroep in behandeling is wordt geen loon uitbetaald. Tevens ontslaat een dergelijke procedure de werknemer niet van de verplichting om de aanwijzingen van de bedrijfsarts en manager op te volgen en moet de werknemer wel bereikbaar zijn om met werkgever in gesprek te blijven.
7. Preventief spreekuur bedrijfsarts De werknemer kan op eigen initiatief een afspraak maken met de bedrijfsarts voor het preventieve spreekuur. De werknemer licht de direct leidinggevende hierover van tevoren in. www.smallsteps.info
Pagina 10 van 13
Verzuimprotocol versie 0.1 4 juli 2014
8. Salariëring vanaf 27 weken verzuim Tijdens de 2 verzuimjaren kan het salaris van de werknemer wijzigen. De salarisbetaling tijdens verzuim geschiedt volgens de geldende CAO. Het kan zijn dat een werknemer recht heeft op een ziektewetuitkering, bijvoorbeeld bij verzuim als gevolg van zwangerschap of bevalling of als een werknemer arbeidsgehandicapt is en verzuimt. Meestal wordt deze ziektewetuitkering via de werkgever betaald en verrekent de werkgever die met het loon. In de praktijk merkt een werknemer weinig van de uitkering.
9. Verzuim tijdens en ten gevolge van zwangerschap Indien een werknemer verzuimt tijdens de zwangerschap dan is de werknemer verplicht, indien dat nog niet is gebeurd, de volgende informatie aan te leveren: breng de direct leidinggevende zo spoedig mogelijk op de hoogte van de zwangerschap; lever de zwangerschapsverklaring van de verloskundige zo spoedig mogelijk in bij de HR Administratie van Smallsteps; bespreek met de direct leidinggevende de ingangsdatum van het gewenste zwangerschapsverlof (in overleg met de direct leidinggevende is het mogelijk te kiezen tussen een ingangsdatum 4, 5 of 6 weken voor de uitgerekende bevallingsdatum); geef de daadwerkelijke bevallingsdatum zo spoedig mogelijk door aan de direct leidinggevende en de HR Administratie. indien de werknemer aansluitend aan het bevallingsverlof verzuimt als gevolg van de bevalling, is men verplicht op de eerste dag na het einde van het bevallingsverlof verzuim aan te vragen bij de direct leidinggevende, ook als er vrije dagen of ouderschapsverlof gepland staan. Afgesproken ouderschapsverlof vindt wel gewoon doorgang, ook al ben je verzuim gemeld. Verder is het belangrijk om te weten dat: men in verband met zwangerschap en bevalling recht heeft op in totaal 16 weken verlof; het zwangerschapsverlof minimaal 4 weken en maximaal 6 weken vóór de uitgerekende bevallingsdatum ingaat; als gekozen is voor een verlofperiode die 4 of 5 weken vóór de uitgerekende datum begint, geldt het volgende: word men ziek binnen 6 weken voor de uitgerekende datum dan geldt automatisch de standaard verlofperiode van 6 weken vóór en 10 weken na de bevalling; de verlofperiode na de geboorte altijd 10 weken is, ook al heeft de bevalling later plaatsgevonden dan de uitgerekende bevallingsdatum. In dit geval duurt het totale verlof langer dan 16 weken; is men vóór en na het verlof ziek met dezelfde ziektereden of vergelijkbare gezondheidsklachten, dan worden deze ziekteperiodes bij elkaar opgeteld en beschouwd als één ziekteperiode door het UWV en voor de salarisbetaling; bij zwangerschapsverlof en verzuim als gevolg van zwangerschap kan men te maken krijgen met een controle van het UWV. Het UWV zal een schriftelijke toelichting/bevestiging vragen of de werknemer oproepen voor een afspraak. Men is verplicht gehoor te geven aan een oproep van het UWV.
9.1 Het gesprek bij zwangerschap Indien een werknemer zwanger is, vindt er een gesprek plaats met de direct leidinggevende. Dit gesprek heeft tot doel afspraken te maken met de direct leidinggevende over de www.smallsteps.info
Pagina 11 van 13
Verzuimprotocol versie 0.1 4 juli 2014
periode tot het zwangerschapsverlof en richt zich voornamelijk op het afstemmen van de werkbelasting gekoppeld aan de zwangerschap.
10. Verzuim in combinatie met WAO of WIAbeschikking Als een werknemer een eerdere WAO- of WIA-beschikking heeft gekregen van UWV en arbeidsongeschikt wordt of als je arbeidsongeschikt wordt als gevolg van orgaandonatie, dient men dit ook zo spoedig mogelijk doch uiterlijk op de eerste verzuimdag te melden aan de direct leidinggevende. De reden hiervoor is dat de werkgever in die gevallen een vergoeding kan ontvangen van het UWV.
11. Vruchtbaarheidsbehandelingen en cosmetische ingrepen Indien er sprake is van vruchtbaarheidsbehandelingen of cosmetische ingreep, dient vooraf overleg plaats te vinden met één van de HR business partners.
12. Medewerking regresrecht werkgever In geval de werkgever met betrekking tot de arbeidsongeschiktheid van een werknemer tegen derden een vordering tot schadevergoeding kan indienen (door toedoen van derden), wordt de medewerking van de werknemer hierin onverkort verwacht.
13. Verlofopbouw en –opname tijdens verzuim De werknemer bouwt tijdens verzuim hetzelfde aantal verlofuren (zie CAO Kinderopvang) op als niet-verzuimende werknemers. Opname van verlof of het nemen van vakantie tijdens een verzuimperiode kost de werknemer verlofuren. Indien de verzuimende werknemer gedeeltelijk zijn eigen of aangepast werk kan verrichten, zal bij het opnemen van vakantie de verlofuren voor de gehele arbeidsduur, en niet alleen voor de uren dat er daadwerkelijk arbeid wordt verricht, in mindering gebracht worden.
14. Privacy Men heeft recht op een zorgvuldige behandeling door direct leidinggevenden, HR en externe instanties. Dit houdt ook in: het recht op een vertrouwelijke behandeling van alle persoonlijke gegevens. Vertrouwelijk wil in dit geval zeggen dat de informatie niet toegankelijk is voor derden. De direct leidinggevende wordt geacht er ook niet met derden, m.u.v. HR en naast hogere leidinggevende over te spreken zonder toestemming van de werknemer. De bedrijfsarts staat tevens in voor de bescherming van de privé-gegevens. Zonder medeweten van de werknemer worden geen gegevens verstrekt aan derden.
Zowel de werknemers van het UWV als de bedrijfsarts hebben hun (medisch) beroepsgeheim. Overleg tussen direct leidinggevenden en artsen zal indien mogelijk beperkt blijven tot niet medische zaken. Er zal altijd vertrouwelijk met informatie worden omgegaan. De werknemer heeft te allen tijde recht op inzage van de gegevens die in het verzuimdossier van de werknemer zijn vastgelegd. www.smallsteps.info
Pagina 12 van 13
Verzuimprotocol versie 0.1 4 juli 2014
15. Vertrouwenspersonen Verzuim kan als oorzaak hebben dat een werknemer zich op een of andere manier bedreigd voelt op de werkvloer. Wij verwijzen in deze situatie naar de direct leidinggevende of HR Business Partner en anders naar de ‘Klachtenprocedure en Protocol vertrouwenspersonen’.
www.smallsteps.info
Pagina 13 van 13