Verwerkte reacties op KPI E-formulier (excel) Versie 3 jan 2014 . Peildatum 3 januari 2014. volgnr
KPI
Opmerking / vraag
Uitgevoerde mutatie c.q. antwoord
1
1.
Regel 3 – er staat ‘gemeentelijke’.
Verwerkt
2
1.3
Regel 23 KPI 1.3: De kolom F biedt geen mogelijkheid iets in te vullen!
Verwerkt
3
1.3
1.3 Kan het antwoord niet invullen. Volgens mij wordt dit ook niet meegenomen in de weging…
Verwerkt
4
1.3.a/b
In invulsheet N-O vragen verbergen die alleen van toepassing zijn op invulsheet-O en omgekeerd.
Verwerkt
5
1.4
In invulsheet O verborgen, alleen relevant voor, en al ingevuld in sheet-NO
Verwerkt
6
1.5
In invulsheet O verborgen, alleen relevant voor, en al ingevuld in sheet-NO
Verwerkt
7
1.6
Regel 65 - KPI 1.6 Moet hier niet mandaatregeling Archiefbeheer in plaats van Archiefzorg Is in de opmerkingfunctie betreffende staan? Je kan archiefzorg namelijk niet mandateren, wel delegeren en wel aan een ander antwoordcel toegelicht overheidsorgaan !
9
1.7
KPI 1.7. Verdelen in hoofdvraag: Wordt er.. -> deelvraag: Zo ja, zijn hiervan …. Vervolgens moet "Nee" bij hoofdvraag positief worden vertaald naar waardering in schema's.
Opgelost door toevoeging op subvraag , en "zo ja," toevoeging in deelvraag
10
2.1 2.2
De opmerking “Indien u vraag x met ‘Nee’ heeft beantwoord, deze vraag buiten beschouwing laten” (o.i.d.) zie ik bij sommige ‘afhankelijke’ vragen als ik ze in wil vullen, en voor mijn gevoel bij een paar andere als opmerking (bij categorie 2.1 en 2.2 bijv
Opmerking iets verduidelijkt
11
2.1 7.1.b
2.1 Hierin wordt het kwaliteitssysteem voor archiefbeheer behandeld, voor Bij beiden KPI's verklarende opmerkingen overgebrachte archiefbescheiden. Is er nog een (mogelijk ongewenste) overlap met 7.1.b? toegevoegd Daar staat wel dat het voornamelijk gaat om een kwaliteitszorgsysteem voor dienstverlening.
12
2.1.a/b/c
13
2.1b
Regel 78 2.1. b Hier kun je naam van systeem invullen; bij regel 79 in Invulsheet O kan dat In betreffende cellen opmerkingen met helaas niet. verwijzing toegevoegd
14
2.2
Regel 98 KPI 2.2 – waarom is hier de tekst van regels 105-107 van Invulsheet O niet herhaald.
Regel 98 KPI 2.2 sheet-NO heeft betrekking op nog niet overgebrachte archieven
15
2.2.b
2.2.b Tweede vraag, kan het antwoord niet invullen.
16
2.3
In invulsheet O verborgen, alleen relevant voor, en al ingevuld in sheet-NO
Vinkje bij blokkade "bescherming" verwijderd Verwerkt
17
2.4
Regel 104 KPI 2.4 Is niet te zien, maar moet er wel zien als ik zoekopdracht geef. Dus niet 2.4 en 2.4.a weer zichtbaar gemaakt in Oin te vullen … en bij Invulsheet O is deze KPI geheel verdwenen. sheet Voor NO-sheet niet van toepassing
18
3.1.a
19
2.1.c Zie de opmerking: Indien bij 2.1.a met “nee” is beantwoord, dan bij 2.1.b niets invullen.
Wat is de vraag eigenlijk? Nog niets gemuteerd
Kolom K weer zichtbaar gemaakt
3.1.a
Regel 111 KPI 3.1 a. In vorige versie was er nog een kolom K met tekst. Kolom K nu verdwenen? Regel 111 Kolom G hetom moet spatie tussen (ook in O)
20
3.1.a
Regel 111 – hetom moet los van elkaar
Verwerkt
21
3.1.a
3.1.a Vraag “Welke soorten metadata worden geregistreerd in welke overzicht(en)?” is lastig te beantwoorden.
Opmerkingsveld toegevoegd met toelichting 3 soorten metadata
22
3.1.a
Bij Invulsheet-O alleen van toepassing op overkoepelend beheersysteem
Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd
23
3.2
Algemeen: waarom geen kolom K in deel van de bladzijden? En geen I in blad KPI 3.2 etc.
24
3.2
werkblad “KPI 3.2 voor NO”: vraag 2 van a.1 is geen ja/nee vraag.
zie opmerking 3.1.a volgnummer 9. Kolom I in NO-sheet zichtbaar gemaakt. Idem J in Osheet Betreft een ja/deels/nee vraag en lijkt vooralsnog geen probleem
Verwerkt
25
3.2
werkblad “KPI 3.2 voor NO”: vraag a.5 gaat over twee verschillende dingen: besturingsprogrammatuur en toepassingsprogrammatuur. Zou je dan alleen de toepassingsprogrammatuur bedoelen?
De Archiefwet artikel 17 schrijft of, alle vragen zijn gelijkduidend met de Archiefwet 1995 opgesteld. Wij zijn het eens met toevoegen van en/of dat is ook de bedoeling van deze vraag, gelieve deze vraag dan ook op die manier te interpreteren.
26
3.2
Toelichting/opmerking maken bij sheet KPI 3.2 bij o.m. 3.a1 en verder. Aangeven dat er met ja-deels-nee bevestigd moet worden dat deze metadata wordt opgenomen
Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd
27
3.2
De opmerking bovenaan over meters archief i.r.t. hoeveelheid in TIFF en PDF, klopt dit wel en hoe heb je dit vastgesteld? Onderbouw dit tenminste, anders kom je er nergens mee ben ik bang.
Is verwijderd
28
3.2
KPI 5.1.a sheet WSJG.nl celverwijzing in cel U6 wijzigen in J188
Verwerkt
29
3.2.a
Regel KPI 3.2 a. Vraag aanpassen naar Archivaris.
Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd
30
3.2.a
3.2.a Die vraag is volgens mij nagenoeg niet met “ja” te beantwoorden…
niets gemuteerd
31
3.3
Regel 135 KPI 3.3 Kolom G – Hier moet archieforganisatie worden vervangen door ‘gemeente’.. bij invulsheet O kan het blijven staan.
Verwerkt
32
4.1
4.1 tweede subvraag hoeft niet beantwoord te worden als de hoofdvraag met “ja” wordt beantwoord.
Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd
33
4.1.a
KPI 4.1.a "nee" wordt naar een "ja" vertaald. Nee betekent nog geen tekortkoming voor grafische weergave/WSJG
Gecorrigeerd op juiste weergave in grafieken en WSJG.nl
34
4.3.a
KPI 4.3.a "nee" wordt naar een "ja" vertaald. Nee betekent nog geen tekortkoming voor grafische weergave/WSJG
Gecorrigeerd op juiste weergave in grafieken en WSJG.nl
35
4.4
Regel 169 KPI 4.4 -Anders formuleren – bv. ‘ Indien de gemeente geen openstandaard opslagformaten gebruikt, kan ze uitleggen waarom?
De vraag is op dezelfde wijze geformuleerd als Archiefregeling artikel 26, eerste lid.
36
4.5
37
Regel 172 KPI 4.5 Als je hier niets invult omdat je niet doet aan compressie of encryptie, weet de database dan ook dat deze TVW niet wordt overtreden? Heb het nog niet geprobeerd.
Invoerinstructie uitgebreid met extra toelichting, ( ook bij de hieraan gerelateerde vragen)
4.5.a
4.5.a Bij de Toelichting: “Voor uitleg van deze begrippen zie …” en dan houdt het op.
Was de toelichting uitgeklapt? Hier is het wel zichtbaar.
38
4.5.b
4.5.b Deze deelvraag is eigenlijk twee vragen, open en gesloten.
39
4.6.b
KPI 4.6.b idem 43
Gesloten vraag is in de ja/nee/deelskolom te antwoorden. Open vraag bij de toelichting. Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd
40
5.1
Regel 189 KPI 5.1 Deelvragen Kolom F. Is niet in te vullen …
Verwerkt
41
5.1
In invulsheet O verborgen, alleen relevant voor, en al ingevuld in sheet-NO
Verwerkt
42
5.1.a
Regel 190 Deelvraag 2. Veel gemeenten noteren wel jaar van vernietiging maar nooit van overbrenging. Wellicht als twee deelvragen behandelen.
De deelvragen gaan hier verder dan de hoofdvraag. In de splitsing van deze vraag zien wij geen meerwaarde.
43
5.1.a
Kolom F vraag 5.1.a kan niet ingevuld worden, waardoor vervolgens ook de score in de grafiek niet klopt.
Verwerkt
44
5.1.a
KPI 5.1.a tbv sheet WSJG.nl moet antwoord worden getrokken van cel J188 in plaats van F188
Verwerkt
45
5.1.a
KPI 5.1.a opmerking toegevoegd in cel J188 dat het hier alle archiefbescheiden betreft ongeacht B-V
Verwerkt
46
5.1.a.
5.1.a Cel waarin je het antwoord moet invullen is niet muteerbaar.
Verwerkt
47
5.1.c
KPI 5.1.c "nee" wordt naar een "ja" vertaald. Nee betekent nog geen tekortkoming voor grafische weergave/WSJG
Gecorrigeerd op juiste weergave in grafieken en WSJG.nl
48
5.2
In invulsheet O verborgen, alleen relevant voor, en al ingevuld in sheet-NO
Verwerkt
49
5.2.a
5.2.a Derde deelvraag, wat is een machtiging tot vernietiging?
Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd
51
5.3.a
KPI 5.3.a. opmerkingen b en c aanpassen. idem KPI 10.2 etc.
Verwerkt
52
5.3.a
KPI 5.3.a "nee" wordt naar een "ja" vertaald. Nee betekent nog geen tekortkoming voor grafische weergave/WSJG
Gecorrigeerd op juiste weergave in grafieken en WSJG.nl
53
5.3.b
KPI 5.3.b toelichting inhoudelijk niet juist, aanpassen. "Nee" wijzigen in "niet ingevuld" dan…. Etc.
In toelichtingen invulinstructie toegevoegd ivm weergave WSJG.nl
54
5.3.c
5.3.c Volgens mij kun je hier ook het antwoord niet invullen.
verwerkt
55
5.4.a
KPI 5.4.a opmerkingveld toevoegen (nvt = niets invullen)
Verwerkt
56
5.4.a
KPI 5.4.a e.v. idem 43
Verwerkt
57
5.4.a
KPI 5.4.a "nee" wordt naar een "ja" vertaald. Nee betekent nog geen tekortkoming voor grafische weergave/WSJG
Gecorrigeerd op juiste weergave in grafieken en WSJG.nl
58
6.
Ook de grafiekscores categorie 6 en 10 roept vragen op: indien geen vervanging wordt toegepast en overbrenging is in orde behoudens een met reden omklede uitzondering dan verwacht ik 100% ja, terwijl resultaat 50% is.
Celvoorwaarden KPI 6 aangepast waardoor score weer correct is
59
6.1
6.1 Als ik bij a. Nee invul, zou ik b. en c. ook in moeten kunnen vullen. Is bij mij niet het geval. (Nu heb ik het werkblad wel een keer van beveiliging afgehaald en er weer opgezet.)
Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd
60
6.1.b/c
In invulsheet O verborgen, alleen relevant voor, en al ingevuld in sheet-NO
61
6.2
Verwerkt Bij KPI 6.1.a opmerking geplaatst voor gebruik sheet meterTB-O voor gegevens en kengetallen archiefbewaarplaats Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd
6.2 Deze vraag betreft de archiefdienst toch? Het gaat hier om de verklaring van overbrenging, maar de dienst beheert meerdere archieven. Moet de vraag niet ook gaan over schenking, inbewaringgeving e.d., dat overeenkomsten/verklaringen hieromtrent ook in kaart zijn?
62
6.3
KPI 6.3.a bij "nee" niets invullen . Opnemen in toelichting cel
Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd
63
6.3
In invulsheet O verborgen, alleen relevant voor, en al ingevuld in sheet-NO
Verwerkt
64
7.1
In invulsheet N-O verborgen, alleen relevant en ingevuld in sheet O
Verwerkt
65
7.1.b
7.1.b In de toelichting moet waarschijnlijk een verwijzing staan, maar ik zie deze niet.
Toelichting aangepast
66
7.1.c
7.1.c Deze vraag krijgt geen ‘kleurtje’, klopt dat?
Verwerkt
67
7.2
Regel 258 KPI 7.2. onder c. De goedkeuring voor ABP etc. door GS is komen te vervallen. Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd Rekening mee houden in de vraagstelling. Bv. Door toevoeging van ‘voor 1 januari 2013’
68
7.2
In invulsheet N-O verborgen, alleen relevant en ingevuld in sheet O
69
7.2
Er zit overlap tussen de invulsheets voor niet-overgebracht en overgebracht. Anders de 7.2 "verborgen" bij Invulsheet-NO instructie geven om eerst niet-overgebracht in te vullen en de antwoorden dan automatisch over te laten nemen? Anders krijg je voor een aantal vragen (zie bijv. beheer van de bewaarplaats, 7.2) risico op verschil tussen beide werkbladen. Of is dat juist wat je wel wilt?
70
7.2
Regel 259 ; tekst kan aangepast worden want de AW is inmiddels gewijzigd.
Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd
71
7.3
7.3 In het werkblad “KPI 3.2 voor NO” kun je een aantal informatiesystemen aangeven, in de categorie bij 7.3 voor archiefruimten kun je voor alle ruimten één veld per vraag gebruiken. Is het logischer om een constructie als dat werkblad te gebruiken?
Verwerkt. Celopmerkingen toegevoegd en instructies gegeven voor specifiering in kolom J
72
7.3.b
Regel 269 KPI 7.3 b. In de popuptoelicht 2 taalfoutjes (beantwword en ‘in’ kan weggelaten)
Verwerkt
73
7.4
In invulsheet N-O verborgen, alleen relevant en ingevuld in sheet O
Verwerkt
Verwerkt
74
7.4.a
Regel 271 -277 KPI 7.4 a en b/ Indien bij a ‘Nee’ wordt ingevuld dan hoeft b niet ingevuld te worden!
Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd
75
7.4.a
KPI 7.4.a idem nummer 70
Verwerkt
76
7.4.a
KPI 7.4.a Analoog leidend -> nee weergeven als ja. Digitaal leidend -> Nee blijven weergeven als nee. Deze vraag moet eigenlijk in 2 deelvragen worden gesteld. Voor die processen die digitaal leidend zijn (bestemmingsplannen?). En voor die processen die analoog nog leidend zijn.
Celtoelichting toegevoegd en formule voor weergaven in grafieken aangepast alsof analoog leidend is. (nee wordt dan vertaald in ja (geen tekortkoming)
77
8.1.a
8.1.a 2x “berustende archiefbescheiden”
Verwerkt
78
8.2
KPI 8.2 niet in gevraagde m1 en /of % te beantwoorden
79
8.3
Regel 289 KPI 8.3 Het antwoord ‘deels’ leidt tot onduidelijkheid! Is ja of nee! Deels is geen wegingsfactor voor taakverwaarlozing.
KPI vraag 8.2 is gewijzigd en hoeft alleen nog maar met Ja-Deels-Nee te worden beantwoord. Tevens is er een celtoelichting toegevoegd. Deels kan wel, als er bijvoorbeeld drie maal voorkomt waarvan een- of tweemaal niets is geregeld is het deels. Het is dan aan de provincie om te beoordelen of hier sprake is van taakverwaarlozing.
80
8.3
8.3 Is volgens mij eigenlijk een dubbele (of eigenlijk driedubbele) vraag: 1. Heeft het college archiefbescheiden ouder dan 75 met openbaarheidbeperking? 2. Heeft het college daar een machtiging tot opschorting voor aangevraagd? (Nee is m.i. taakverwaarlozing.) 3. Heeft het college die machtiging ook verkregen?
Van 1 subvraag, 2 subvragen gemaakt (a + b) met celtoelichting in deelvraag B. Is overigens alleen van toepassing op sheet overgebracht
81
9.2.b
KPI 9.2.b toelichting toevoegen i.v.m. niet invullen bij niet van toepassing indien voorliggende vraag met "nee"is beantwoord
Verwerkt
82
10
83
De grafiekscore categorie 10 is helemaal onbegrijpelijk(en volgens mij sowieso niet kwantificeerbaar) – bij correct invullen en positieve bedragen toch 60% nee.
KPI 10 uit grafiek verwijderd
10.1
10.1 Je vraagt hier “Hoeveel middelen stelt het college […] ter beschikking […]”, de mogelijke antwoorden zijn ‘Ja’, ‘Nee’ en ‘Deels’. Ik kan de cel wel bewerken, maar het is waarschijnlijk de bedoeling dat ik de andere cellen (rechts) gebruik.
Verwerkt
84
10.1 10.2 en 10.3
KPI 10.1, 10.2 en 10.3 Bij Nee (positief) moet hier in een Ja worden weergegeven in de eindresultaten en schema's, en andersom (Ja is negatief). Of niets invullen
Formules aangepast, Formules aangepast, maar om verwarring te voorkomen hebben we KPI 10 buiten de grafische weergave van sheet "grafieken per KPI" gehouden
85
10.1 10.4
10.1 Hierbij kun je wel ja/nee/deels invullen, terwijl het de bedoeling is om de volgende kolom te gebruiken. Bij de vragen eronder is dit niet het geval. Zelfde geldt voor 10.4
Verwerkt
86
10.2
Regel 328 e.v. KPI 10.2Kolom F : deze kolom is niet in te vullen. Hoeft ook niet maar moet ie dan geel blijven? Ook als je de deelvragen bij kolommen J en L invult blijft ie geel.
Verwerkt
87
10.2
10.2 Je spreekt hier over personele bezetting voor en na overbrenging. Zou je die twee niet juist splitsen als je twee invulsheets gebruikt (zie ook bij algemene vragen).
Niets gemuteerd, muv automatische opname in deelvragen zoals beschreven in 10.1.a
88
10.2.b
KPI 10.2.b "ja" wordt naar een "nee" vertaald. Ja betekent nog geen tekortkoming voor grafische weergave/WSJG
Gecorrigeerd op juiste weergave in grafieken en WSJG.nl
89
10.2.c
KPI 10.2.c "ja" wordt naar een "nee" vertaald. Ja betekent nog geen tekortkoming voor grafische weergave/WSJG
Gecorrigeerd op juiste weergave in grafieken en WSJG.nl
90
10.2.c
KPI 10.2.c Indien "nee" dan betekent dat er nog geen inspectieverslag is uitgebracht dan niets invullen. Alleen 'Nee" invullen wanneer dit is op basis van een concreet provinciaal verslag.
Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd
91
10.3.b
10.3.b Kun je deze vraag wel met “Ja” beantwoorden…?
Vooralsnog lijkt dit geen probleem om dit vast te stellen
92
10.3.b
10.3.b Bij de deelvraag wordt verwezen naar 10.2.2, die bestaat niet.
Verwerkt
93
10.3.b/c
94
10.3.c
KPI 10.3.c "ja" wordt naar een "nee" vertaald. Ja betekent nog geen tekortkoming voor grafische weergave/WSJG
95
10.3.c
KPI 10.2.c Indien "nee" betekent dat er nog geen inspectieverslag is uitgebracht dan niets invullen. Celopmerking/-invulinstructie toegevoegd Alleen 'Nee" invullen wanneer dit is op basis van een concreet provinciaal verslag.
96
10.3a en 7.3
97
Regel 347 en 348. KPI 10.3 sub b en c. Waarom deze deelvragen niet herhaald bij KPI 10.4 Hiervoor is de rekennorm intergemeentelijke archiefinspectie beschikbaar. Verwijzing naar Rekennorm archieftoezicht staat al in kolom Grondslag genoemd Gecorrigeerd op juiste weergave in grafieken en WSJG.nl
10.3.a Zie de opmerking bij 7.3, je hebt één veld voor alle categorieën. Uitbreiden?
We zien het probleem niet. Kan je dit specifieker toelichten.
10.4
Regel 350 e.v. In kolom F popt wel toelichting op maar je kunt nog wel ja, nee of deels invullen. Laatste opheffen!
Verwerkt
98
10.4
10.4 Kun je ook invullen, hoewel dit in kolom L moet.
Verwerkt
99
algemeen
Kijk nog een keer naar de rijhoogte en de grootte van opmerkingenvelden: er valt tekst weg.
Verwerkt
100
algemeen
Is er iets voor te zeggen om de toelichting en de aanwijzing van niet-overgebracht en overgebracht te ‘schonen’? Dus alleen de tekst die relevant is voor overgebracht daar over te houden en expliciet maken dat het gaat om bijv. het kwaliteitssysteem van de archiefdienst?
Toelichting geplaatst bij KPI 2.2. kwaliteitssysteem. Vooralsnog zie ik voor de andere toelichtingen de noodzaak tot schonen nog niet
101
algemeen
Werkblad “meterTB-NO” kan volgens mij niet of met onevenredige inspanning ingevuld worden, hoe wilde je dit bereiken?
Dit de essentie van een DSP/ordeningsstructuur. De inspanning is dan evenredig aan de mate waaraan kan worden voldaan aan een dergelijk overzicht.
102
algemeen
Staat standaard Alphen-Chaam geselecteerd?
Verwijderd
103
algemeen
Ik heb er moeite mee om te bepalen of de gegevens die ik hier invul wel betrouwbaar zijn. Ten aanzien van KPI 8.2 is deze vraag Het voelt als nattevingerwerk, maar blijkbaar komt het juist wel op WSJG…? Heb je hier al gewijzigd en is het probleem opgelost. Ten ervaringen over van andere archiefdiensten? Met KPI 8.2 over het digitale verhaal aanzien van de overige gegevens in sheet meterTB-NO en O moeten deze gegevens te achterhalen zijn. Betreft weer een kwestie van het hebben van een Ordeningsstructuur/DSP
104
algemeen
Formulekolommen verbergen. Nu nog "zichtbaar". (Mooiere opmaak)
Verwerkt
105
algemeen
Tekst aanpassing bronmatrix voor sheet WSJG.nl grafiek
Verwerkt
106
algemeen
Keuren cellen bijstellen. Voorheen kleurde een cel meniebruin bij taakverwaarlozing. Nu Verwerkt blijven alle cellen blauw ongeacht het antwoord. Ook kleuren zelf bijstellen? Alle cellen als basis licht groen. Bij Ja cel blijft lichtgroen -> ja, licht oranje -> deels, diep oranje -> nee maar geen TVW, en rood -> nee wél TVW.
107
algemeen
De KPI vragen in delen "kappen" om deze intern overzichtelijker uit te zetten
Dit is door Jan Beens (Nijmegen) ontwikkeld, kan gedeeld worden.
108
algemeen
In sheet "Handleiding KPI" aanwijzing toegevoegd betreffende gebruik opmerkingfunctie bij cellen met rood rechter bovenhoekje.
Verwerkt
109
algemeen
Verzoek tot mutatie. In de vragenlijst overgebrachte archieven staat een vraag over DIVA. Staat al aangegeven in kolom Grondslag. Diva is al enkele jaren opgeheven en sommige taken zijn overgenomen door BRAIN. Er zijn (DIVA nu BRAIN). DIVA heeft stukken servicenormen voor de Nederlandse archieven vastgesteld. geschreven, daarom worden ze vermeld.
110
algemeen
Jaar waar KPI gegevens van toepassing zijn ivm Waarstaatjegemeenten.nl
In cel F2 keuzelijst met jaar waar KPI gegevens van toepassing zijn.
111
algemeen
Regel 2 – gemeentenaam - Nieuwe gemeenten ontbreken als gevolg van herindelingen per 1-1-2013
Geactualiseerd
Het oorspronkelijke Invulsheets bevatten veel kolommen waardoor het E-formulier gebruiktsonvriendelijk overkomt dan het feitelijk hoeft te zijn.
Voor de gebruiker niet relevante kolommen verborgen waardoor tegemoet wordt gekomen aan het gebruiksvriendelijker maken.
112
algemeen
