Verslag vergadering Ledenraad van De Hart&Vaatgroep d.d. 15 september 2010 te Amersfoort Aanwezig Ledenraad
Dhr. M. van den Berg, Dhr. A. Bosscher, dhr. J. de Bruijn, dhr. M. van de Corput, dhr. A. Drubbel, mw. Y. de Fiouw, dhr. B. Franken, dhr. H. Giesen, dhr. H. Koers, dhr. W. Leunissen, dhr. R. Ligthart, dhr. P. van der Linden, dhr. G. Meesters, dhr. F. van Oort, dhr. J. Oudhof, dhr. K. de Punder, mw. C. Simons, dhr. B. Tack, dhr. W. van Tilburg, dhr. M. Vanderbroeck, mw. A. Visée, mw. H. Visser, dhr. H. Wiermans, dhr. P. Wijnand en dhr. J. Zalmstra.
Afwezig Ledenraad
dhr. W. Boon, dhr. B. Strijk
Aanwezig Bestuur
Dhr. C. Ritzema, dhr. C. van Rhee, dhr. A. Schellart, dhr. J. Kasdorp en dhr. T. den Teuling.
Afwezig Bestuur
Dhr. T. van der Horst en mw. C. Tesink.
Aanwezig Bureau
Mw. M. Weerts (directeur), mw. A. Hofman (regioconsulent), dhr. P. van Es (financiën) en mw. E. d’Abo (notuliste),
Kenmerk
10/L033/EdA
1. Opening, vaststelling agenda en mededelingen Opening
De heer Ritzema opent de vergadering en heet alle aanwezigen van harte welkom. Hij verwelkomt tevens Patrick van Es van het bureau van De Hart&Vaatgroep. Patrick woont de vergadering bij in verband met de behandeling van de financiële rapportages. Vaststelling agenda
De agenda wordt zonder wijzigingen vastgesteld. Mededelingen
De heer Ritzema deelt mee dat er een bericht van verhindering is ontvangen van de heren Boon en Strijk namens de ledenraad. Vanuit het bestuur zijn de heer Van der Horst en mevrouw Tesink verhinderd. De heer Van der Horst heeft aan het bestuur medegedeeld in verband met gezondheidsredenen te stoppen met zijn werkzaamheden als bestuurslid van De Hart&Vaatgroep. Derhalve ontstaat er een vacature. De ledenraad ontvangt hierover voor 1 oktober a.s. een notitie van het bestuur. De regio Utrecht heeft een bezwaar tegen het indienen van de halfjaarrapportages en het tijdstip om het activiteitenplan/begroting voor het volgend jaar te realiseren ingediend. Het bestuur gaat zich over het bezwaar buigen. Haar standpunt zal tevens in een notitie aan de ledenraad kenbaar worden gemaakt. 2. Verslag vergadering ledenraad en afspraken/actielijst d.d. 30 juni 2010 Verslag tekstueel en inhoudelijk Pag. 1. De heer Wijnand was tijdens de vergadering van 30 juni niet aanwezig, in tegenstelling tot wat in het verslag staat. 1-7
Pag. 2. De heer Van de Corput vindt de passage over de huisvestiging niet goed weergegeven. De passage mist de essentie van zijn opmerkingen. Tijdens de behandeling van het agendapunt over de huisvestiging zal hij hier op terugkomen. Naar aanleiding van de actie/afsprakenlijst deelt mevrouw Weerts mee: De themagroep Communicatie is op 20 augustus jl. voor de eerste maal bijeengeweest. De themagroep bestaat uit: - De heer Ritzema (bestuur) - De heer Kasdorp (bestuur) - De heer Vanderbroeck ledenraad) - Mevrouw de Sain (hoofd communicatie Nederlandse Hartstichting) - Mevrouw Weerts (directeur bureau) - Mevrouw Hoogeveen (coördinator marketing bureau) - Mevrouw Vis (medewerker communicatie bureau) Vervolgafspraak vindt plaats op vrijdag 24 september a.s. Afgesproken wordt dat mevrouw Weerts hierna een korte rapportage over de themagroep zal maken. De informatie over het project Kwaliteit in Zicht wordt uitgedeeld aan de leden van de ledenraad. De Hart&Vaatacademie is van start gegaan. Het actief kader heeft de cursuskalender reeds ontvangen. 3. Planning en Control Jaarrekening 2009
De heer Van Oort vraagt naar de status “beoordelingsverklaring”. De heer van Rhee antwoordt dat een accountant behalve een accountantsverklaring en een samenstellingsverklaring ook een beoordelingsverklaring kan verstrekken. Een beoordelingsverklaring geeft minder zekerheid over een jaarrekening of ander financieel overzicht dan een accountantsverklaring maar meer zekerheid dan een samenstellingsverklaring. In de beoordelingsverklaring is dit aangeduid als "een beperkte mate van zekerheid". De heer Van Rhee geeft aan dat gezien de omvang van De Hart&Vaatgroep dit de hoogste beoordeling was die gegeven kon worden. De heer Van de Corput heeft via email een aantal schriftelijke vragen gesteld. Hij heeft deze hedenochtend verstuurd. Eerder was niet mogelijk in verband met het late ontvangen van de stukken alsmede zijn vakantie. Mevrouw Weerts geeft aan deze email nog niet te hebben ontvangen en derhalve geen antwoord heeft kunnen geven. Afgesproken wordt de vragen per direct in de vergadering te behandelen. 1. Is er een onderbouwing respectievelijk aansluiting met subsystemen van alle activa/passiva meegenomen? De heer van Rhee antwoordt hierop bevestigend. 2.
In de accountantsverklaring wordt gesproken over het jaar 2010. De heer Van de Corput vindt dit erg slordig en verzoekt dit aan te passen.
3. Is er een administratief systeem van baten en lasten gehanteerd. De heer van Rhee antwoordt hierop bevestigend. 4. Opvallend is de hoge liquiditeitspositie. De heer Van de Corput mist echter de renteopbrengsten hiervan. De heer Van Rhee bevestigd dat er gedurende langere periode over veel liquide middelen is beschikt. Dit komt mede door de fusie waaruit 89 bankrekeningen zijn voortgekomen. De bedragen stonden verspreid over deze bankrekeningen. Het beleggen van de liquide middelen is zeer behoudend en veilig gedaan, waarbij risico’s zijn uitgesloten. De heer Van Rhee geeft wel aan dat dit voor de toekomst een punt van aandacht is. 2-7
5. De heer Van de Corput vraagt zich af waarom er aan de passivazijde een zestal algemene reserves staan. Waarom zijn deze niet toegevoegd aan het eigen vermogen? Patrick van Es antwoordt dat het antwoord hierop tweeledig is. Enerzijds vereist het Fonds PGO van ons deze transparantie. Anderzijds is het een dienst aan de verschillende inbrengers van de reserves. Mevrouw Visser kan niets meer over de Stichting Hoofd Hart en Vaten terugvinden in de jaarrekening. Mevrouw Weerts antwoordt dat de Stichting Hoofd Hart en Vaten geen eigen vermogen heeft ingebracht in de fusie naar De Hart&Vaatgroep. 6. De heer Van de Corput vraagt naar de donaties van Roche Diagnostics en de Vereniging voor Arts en Auto. In hoeverre kunnen deze als “besmet” worden aangemerkt? De heer Van Rhee geeft aan dat deze donaties dateren uit het verleden. Momenteel wordt er geen gebruik meer van gemaakt. Mevrouw Weerts licht toe dat De Hart&Vaatgroep de gedragscode van de NPCF heeft bekrachtigd. Alle huidige donateurs van De Hart&Vaatgroep voldoen aan deze criteria. De heer De Punder verzoekt de gedragscode van de NPCF op het Intanet te plaatsen. 7. De heer Van de Corput vraagt naar de overschrijving van bijna 40% van de huisvestingskosten. Patrick van Es deelt mee dat er wel vorderingen op de NHS tegenover staan. Mevrouw Weerts realiseert zich dat dit beter in het bestuursverslag omschreven had moeten worden. De heer Van Rhee beaamt dat het totstandbrengen van de jaarrekening lastig is geweest in verband met de fusie van De Hart&Vaatgroep. De heer Van Rhee stelt voor een kascommissie te gaan benoemen. In de vergadering op 1 december a.s. zal hier verder op worden ingegaan. 8. De heer Van de Corput concludeert op basis van de onderschrijdingen dat er minder activiteiten hebben plaatsgevonden dan begroot. Wat is hiervan de reden? De heer Ritzema geeft aan dat dit mede ligt aan de te verwachten griepepidemie in 2009. Hierdoor zijn vanaf augustus 2009 activiteiten stilgelegd. Daarnaast is er door de directeur van De Hart&Vaatgroep goed gemanaged en betrof het het eerste fusiejaar. De heer Oudhof maakt gebruik van de gelegenheid zijn waardering en bewondering uit te spreken voor de orde die er in de chaos gedurende het fusiejaar is aangebracht door het bestuur en bureau van De Hart&Vaatgroep. De heer Van de Corput is het hier volledig mee eens, maar vindt dat de ledenraad een positief kritische rol dient te spelen. De heer Meesters onderstreept de mening van de heer Oudhof. 9. De heer Van de Corput vraagt naar de post van 20.000 euro advieskosten. De heer Van Es geeft aan dat er in het jaar 2009 veel gebruik is gemaakt van externen. Denk daarbij o.a. aan de accountant, een nieuw boekhoudprogramma en een nieuw ledenadminstratiesysteem. De heer Koers heeft een vraag over het bedrag van het ministerie van VWS. Op de andere pagina wordt over drie bedragen gesproken. Is dit op één hoop geveegd? Patrick van Es antwoordt dat het hier om een subsidieafrekening van de voormalige Stichting Hart in Beweging gaat. Deze heeft nog niet plaatsgevonden en dient daarom als schuld te worden opgenomen. 10. Naar aanleiding van de post personeelskosten vraagt de heer Van de Corput van welke formatie in de begroting is uitgegaan. Daarnaast verzoekt hij om een toelichting voor de post “uitzendkrachten” en “inhuur personeel”. Mevrouw Weerts deelt mee hierover een notitie te maken welke in de volgende vergadering behandeld wordt.
3-7
De heer Van Rhee deelt mee dat er een rapportagesysteem in ontwikkeling is waarnaast direct de begroting wordt geplaatst. Deze rapportage dient per kwartaal te worden ingediend. Hierna wordt de jaarrekening 2009 door de ledenraad vastgesteld. De heer Ritzema bevestigt dat transparantie hoog in het vaandel staat. Hij dankt de heer van Rhee, Patrick van Es en mevrouw Weerts voor hun inzet om de jaarrekening 2009 tot stand te brengen. De heer Van Rhee bedankt de heer Van de Corput voor zijn inbreng. Hierna wordt decharge aan de penningmeester verleend. Kwartaalrapportage Q2
De heer Oudhof verzoekt om een eenvoudiger rapportagesysteem. Hij vindt de huidige rapportage te veel tijd kosten om goed door te nemen en daardoor niet effectief. Mevrouw Weerts zal met een voorstel voor een eenvoudiger rapportagesysteem gaan komen. Werkplan 2011
De heer Ritzema verontschuldigt zich over het late tot stand komen van het werkplan 2011. De heer Meester vindt het een heel document om “door heen te worstelen”. Mevrouw Visser stelt voor het werkplan tijdens de bestuurlijke conferentie te bespreken. De heer Ritzema geeft aan dat dit gezien het programma van de conferentie niet mogelijk is. Mevrouw Weerts gaat nadenken over een korter document voor de ledenraad en vindt dit een idee om te gebruiken voor de bestuurlijke conferentie in 2011. De heer Oudhof verzoekt aan het werkplan toe te voegen wie uitvoering geeft aan de verschillende projecten. Mevrouw Weerts pakt dit op. De heer Giesen merkt op dat sommige medewerkers van De Hart&Vaatgroep veel op hun bordje hebben liggen en is bang dat sommige projecten hierdoor niet van de grond komen. Mevrouw Weerts beaamt dit en geeft aan hiervoor te waken. Tevens geeft zij aan dat de aanspreekpunten niet altijd zelf met de projecten bezig zijn, maar ook een en ander delegeren. De heer Van der Linden mist de Hart&Vaatacademie. Mevrouw Weerts licht toe dat deze nu inmiddels van start is gegaan. De cursuskalender is verschenen. De heren Meesters en Van de Corput vinden de begrote bedragen voor de ledenwerving mager. De heer Koers merkt op dat er veel projecten uit het werkplan 2010 terugkeren in het werkplan 2011 en vraagt zich af wat de subsidiënten hiervan vinden. Mevrouw Weerts antwoordt dat dit in lijn met de kaderbrief is. In de aanbiedingsbrief naar de subsidieverstrekkers zal mevrouw Weerts dit apart benoemen. Mevrouw Visser verzoekt om vermijding van het woord “klant”. Mevrouw Weerts antwoordt dat dit niet mogelijk is. De Hart&Vaatgroep heeft klanten die diensten bij haar opvragen. Concept begroting 2011
De heer Van de Corput ziet de concept-begroting als een puur uitvoerend document en behoeft daardoor in zijn ogen geen goedkeuring door de ledenraad. Wanneer in deze vorm de begroting wordt gebruikt voor het aanvragen van subsidies heeft hij er geen probleem mee. De heer Van Rhee antwoordt dat de concept begroting statutair dient te worden vastgelegd door de ledenraad. De vergadering stemt over goedkeuring. De heren Tack en Van de Corput zijn tegen, de overige leden stemmen voor. Na deze stemming wordt de concept begroting 2011 vastgesteld.
4-7
Het bestuur stelt voor om teneinde de financiële gang van zaken te kunnen monitoren en met een realistische begroting te kunnen werken in het voorjaar van het lopende jaar een aangepaste begroting uit te brengen. De vergadering gaat hiermee akkoord. De heer Meesters is blij met het terugbrengen van de post uitzendkrachten van 150.000 euro naar 20.000 euro. De heer Vanderbroeck vraagt naar de zekerheid van de subsidies. Mevrouw Weerts antwoordt dat de subsidies 98% zeker zijn en enkel worden begroot mits mondeling toegezegd. 4. Huisvesting De heer Van Oort gaat niet akkoord met de notitie Huisvesting. Hij heeft het bestuur om inzage gevraagd in een aantal essentiële stukken die betrekking hebben op de besluitvorming rondom de verhuizing naar Den Haag en de samenwerking met de NHS. Hij is van mening dat hij geen antwoord op zijn gestelde vragen heeft gekregen en het bestuur de essentie van zijn vraag niet heeft begrepen. Hij verzoekt een aparte vergadering waarbij het onderwerp huisvesting in al zijn aspecten besproken zal worden. De heer Schellart geeft aan de discussie over het “samenwonen” met de NHS niet uit de weg te gaan, maar vindt het niet zinvol om terug te gaan graven. De heer Tack vraagt zich af waarom dit onderwerp zo uitgebreid besproken dient te worden. Hij ziet het onderwerp als een taak/bevoegdheid van de directeur. De heer Van de Corput antwoordt dat in de statuten van De Hart&Vaatgroep staat beschreven dat dit onderwerp onder de verantwoordelijkheid van de ledenraad valt. De heer Ritzema wil, mede gezien de tijd, het onderwerp voor nu afsluiten. Vanuit het bestuur volgt een notitie welke in de vergadering van 1 december a.s. behandeld gaat worden. 5. Regioindeling De heer De Punder geeft aan overvallen te zijn door de indeling waarop Flevoland los van Noord-Holland is gepositioneerd. Volgens hem heeft Flevoland alleen geen bestaansrecht. Ook de heer Drubbel geeft aan dat deze regio indeling nieuw voor hem is, ondanks dat hij in de expertgroep regio heeft gezeten. Mevrouw Weerts geeft hierop aan dat het regioteam Noord-Holland is geraadpleegd over de regio indeling maar hierop niet heeft gereageerd. Tevens geeft zij aan dat de indeling nog altijd anders kan. Afgesproken wordt dat het voorstel wordt teruggenomen en wordt herbekeken. Mevrouw Visée heeft moeite met het kopje Noord-Limburg/Gelderland. Ook dit wordt herbekeken en op teruggekomen. Mevrouw Visser vraagt naar de stand van zaken met betrekking tot de postcodeproblematiek. Ook hier wordt op teruggekomen als de nieuwe indeling er is. 6. Punten ingebracht door de leden van de ledenraad Er zijn geen punten ingebracht. 7. Voorstel vergaderingplanning 2011 De vergadering gaat akkoord met het voorstel vergaderplanning 2011. 5-7
8. Rondvraag De heer Franken vraagt wat licentiehouders zijn. Mevrouw Weerts geeft aan dat dit mensen zijn die een opleiding bij Hart in Beweging hebben gevolgd en op basis hiervan mensen met hart- en of vaatproblematiek mogen begeleiden bij het sporten. De heer Meesters benadrukt het belang van belangenbehartiging en verzoekt contacten te leggen met verzekeraars. De heer Van der Linden vraagt tot wanneer de VIDA naar de oude HIB-organisaties verstuurd wordt. Mevrouw Weerts kan nog geen datum hiervoor geven. Wel geeft zij aan dat dit onderwerp in behandeling is. Er zal op worden teruggekomen. Mevrouw Visée verzoekt de vergaderstukken eerder te mogen ontvangen. Haar voorbereidingstijd was wederom erg kort in verband met het laat ontvangen van de stukken. De heer Van de Corput stelt voor een structureel overleg (2 x per jaar) tussen het bestuur en de voorzitters van de regio’s in te plannen. Mevrouw Weerts geeft aan dat een voorzittersoverleg reeds gepland is op 27 oktober a.s. Hierna zijn er geen vragen meer en sluit de heer Ritzema om half drie de vergadering.
Voor akkoord:
C. Ritzema Voorzitter Bestuur
A. Schellart Secretaris Bestuur
6-7
Afspraken/actielijst n.a.v. vergadering ledenraad
Actie/afspraak
Verantwoordelijke
Stand van Zaken/datum
Gedragscode NPCF op Intranet Rapportage themagroep Communicatie Toelichting over post uitzendkrachten en inhuur personeel in jaarrekening 2009 Aanpassen foutief jaar in accountantsverklaring Aandacht voor beleggen liquide middelen De Hart&Vaatgroep (risicoloos) Benoemen kascommissie/externe accountant Herziene notitie huisvesting Notitie bezwaar regio Utrecht over indienen van rapportages Stand van zaken postcodeproblematiek Onderzoek naar eenvoudiger, overzichtelijker rapportagesysteem Notitie vacature bestuurslid Evaluatie procedure lotgenotencontactpersonen “Smoelenboek” op intranet Informatie over PGO support in de eerstkomende nieuwsbrief Zichtbaarheid betaling contributie in webapplicatie Clix Naar aanleiding van vergaderingen 2009: Kaartje maken met nieuwe regio-indeling Aantallen leden plaatsen op Intranet
Bureau Bureau Bureau
Zsm Op korte termijn Op korte termijn
Bureau
Zsm
Bestuur/bureau
Op korte termijn
Bureau
Op korte termijn
Bureau Bureau
Voor 1 december Voor 1 december
Bureau Bureau
Op korte termijn Op korte termijn
Bureau Bureau
Voor 1 oktober Medio 2011
Bureau Bureau
Op korte termijn Op korte termijn
Bureau
Op korte termijn
Bureau Bureau
In werking Op korte termijn
7-7
