Renkum, 3 januari 2015 Verslag van de Kascontrolecommissie (KCC) van de NVBT over boekjaar 2013 Geachte leden, Inleiding De kascontrolecommissie, bestaande uit Betty Keizer en Shelley Gerritsen, heeft op maandag 13 oktober de financiën van de NVBT gecontroleerd. Dit vond plaats in Utrecht, te huize van Kim Schollema, secretaris en tevens waarnemend penningmeester in aanwezigheid van Jantien Mijwaart, projectorganisator. Tot op heden heeft de NVBT geen penningmeester maar is actief op zoek naar versterking van het bestuur team. Volgens het draaiboek van de VNBT-kascommissie (kcc)is het hoofddoel het controleren van de boekhouding van de vereniging. De kcc biedt daarmee zekerheid aan de leden van de vereniging dat het door het bestuur opgestelde financiële verslag een correcte weergave van de werkelijkheid is. De belangrijkste taak van de kcc is dan ook het controleren van de jaarrekening (financieel verslag). Daarnaast kan de kcc een oordeel uitspreken over het gevoerde financiële beleid en de bijgehouden administratie. Ook kan de kcc vooraf aan een periode de begroting controleren. Een penningmeester mag pas gedechargeerd worden wanneer de kascommissie tijdens de Algemene Ledenvergadering (ALV) kenbaar heeft gemaakt de jaarrekening goed te keuren. De kcc adviseert de ALV wel of niet decharge te verlenen aan het gehele bestuur, en niet alleen aan de penningmeester. Het grootste deel van de financiële administratie van de NVBT (als lid vereniging van de FVB) wordt beheerd door accountantskantoor MOS. De FVB heeft een eigen kascommissie die bijvoorbeeld de facturen controleert. Afgesproken is dat door de lid-verenigingen de uitkomst van deze controle één op één wordt overgenomen. De kcc van de NVBT richt zich tijdens de één jaarlijkse controle vooral op het gevoerde beleid. Er hoeft dus niet gecontroleerd te worden of de facturen en declaraties juist zijn. Er moet gekeken worden naar de keuzes die op financieel beleid gemaakt worden en of deze conform de gemaakte afspraak en opgestelde beleid gedaan is. Ter voorbereiding heeft Kim Schollema de financiële stukken verstuurd naar de kcc-leden bestaande o.a. uit: Rapportage exploitatie 2013, Begroting NVBT 2013, toelichting begroting NVBT 2013, Toelichting jaarrekening 2013. Het is heel prettig om deze stukken, samen met toelichtingen en protocollen te ontvangen waardoor het voor de kcc goed te doen is om inzicht te krijgen.
Samenvatting van de controle en de toelichting Jaarrekening NVBT: Over de Baten: N.a.v. de rapportage exploitatie 2013, Baten, bij post B 8230 studiedagen opbrengsten. Er is een groot verschil tussen de begroting (€ 3700,00 en realisatie € 2832,50). Dit wordt als volgt toegelicht: Er was een lagere opkomst van deelnemers dan verwacht.
Onder nr. 8900 Rente spaarrekening is er niets begroot maar wel €955,55 gerealiseerd. De begrootte rente staat weer onder nr. 8999. Dit roept wat verwarring op. Voorstel van de kcc is om de rente op één boeknummer te plaatsen. Over de lasten: Post H, kantoorkosten. We bespreken dat kantoorkosten voor een groot deel onder de FVB vallen waardoor een aantal posten voor de NVBT niet ingevuld zijn zoals 4250 Verzekeringen. Drukwerk in deze post is wel begroot voor € 1500,00 maar de realisatie was slechts € 273,46. Dit komt omdat er wel een nieuwe folder gepland stond om ontwikkeld te worden, maar dit is niet gerealiseerd. Het bestuur wil de nieuwe folder laten aansluiten bij de stijl van de folder zoals die door de FVB wordt ontwikkeld. De bestuursleden geven aan dat de realisatie van een nieuwe folder waarschijnlijk in 2015 zal plaatsvinden. Onder boeknummer 4280 automatiseringskosten zijn € 338,99 aan kosten gerealiseerd. Dit was niet begroot. Dit bedrag is uitgegeven aan een I-pad die de voorzitter heeft ontvangen als omdat de uren die de voorzitter heeft gemaakt niet gecompenseerd konden worden zonder boven de toegestane vergoeding voor vrijwilligers uit te komen. Om hem te compenseren heeft het bestuur dit besluit genomen. De bevinding van de kcc is dat het wellicht beter dat een er een verdeling van taken in het bestuur gerealiseerd kan worden zodat er niet één van de bestuursleden extra zwaar in uren belast wordt. Onder H kantoorkosten 4290 Vakliteratuur is niets begroot. De FVB is geabonneerd op tijdschriften die door de bestuursleden van de NVBT gelezen kunnen worden dus hoeft er zelf geen vakliteratuur aangeschaft te worden. Advies van de kcc is om wel actief te blijven zoeken naar vakliteratuur en deze onder de aandacht van de leden te brengen. Post K, Bestuur. De toelichting Jaarrekening is duidelijk over de lagere uitkomst van de bestuurskosten. Omdat er één bestuurslid minder is zijn de kosten lager uitgevallen. Wel gaat er een dubbele vrijwilligersvergoeding naar de secretaris die ook de rol van waarnemend penningmeester vervuld. We hebben besproken dat nagekeken moet worden of de NVBT wel aan de verplichtingen naar de belastingdienst voldoet wanneer de jaarlijkse vergoeding boven de € 1500,00 per jaar uitkomt. Irene Rentenaar heeft ons via Kim laten weten dat het bestuurslid een vrijwilligersvergoeding dat boven de vrijgestelde € 1500,00 uitgaat dit bedrag moet opgeven als inkomen uit overige arbeid. Als kcc zijn we hierover voldoende geïnformeerd.
L. Communicatie en Naamsbekendheid. De vraag van de kcc is waarom er kosten begroot zijn onder “Naamsbekendheid FVB & Verenigingen” maar niet zijn uitgegeven? Uitgelegd wordt dat de externe contacten die de FVB
onderhoudt, worden geboekt onder de post Externe contacten onder post P. Ook de andere activiteiten zoals de kosten voor reizen om boeken te overhandigen aan de verzekeraars worden op deze post geboekt, zo ook het maken van een promotiefilm. Post M, Belangenbehartiging. Er zijn minder onkosten gedeclareerd voor de post belangenbehartiging. We hebben besproken dat dat komt omdat de voorzitter is waargenomen door een ander bestuurslid die zijn/haar onkosten heeft gedeclareerd, en er dus 1 persoon minder die reiskosten declareert. Op de vraag of de voorzitter nu ook lid is van de commissie Financiën van de FVB vermeld het bestuur dat de voorzitter van de NVBT deel neemt in het algemeen bestuur en als belangenbehartiger.
Post N. Kennisinnovatie: De kosten voor studiedagen van dit jaar waren fors hoger dan begroot door een lagere opkomst van leden dan verwacht. Op de studiedag die samen met de Stenden Hogeschool georganiseerd werden 245 leden verwacht volgens het jaarverslag, dit is niet gerealiseerd. Niet is vermeld hoeveel er wel aanwezig waren. Kennisinnovatie: begroot € 700,00, de werkelijke kosten bedragen € 28,00. We bespreken het feit dat deze lager is uitgevallen is omdat Engeline dit heeft uitgegeven aan werkveldgroepen, bestuurskosten en studiegroepen. Dit bracht geen hoge kosten met zich mee. P. Overige kosten Onder deze post zijn onder andere de kosten van het onderhouden van externe contacten ondergebracht zoals beschreven onder punt L. De vraag van de kcc is waarom de bijdrage van de NVBT aan de FVB zo hoog is. Er zijn vaste percentages die de afzonderlijke beroepsverenigingen per lid afdragen. Tevens is besloten om de algemene reserve van de FVB aan te vullen dat wanneer het slechter gaat met de FVB wel de salarissen en aan alle andere verplichtingen voldaan kan worden.
Aanbevelingen: In de inleiding is het volgende te lezen: “Het grootste deel van de financiële administratie van de NVBT (als lid vereniging van de FVB) wordt beheerd door accountantskantoor MOS. De FVB heeft een eigen kascommissie die bijvoorbeeld de facturen controleert. Afgesproken is dat door de lid-verenigingen de uitkomst van deze controle één op één wordt overgenomen. De kcc van de NVBT richt zich tijdens de één jaarlijkse controle vooral op het gevoerde beleid. Er hoeft dus niet gecontroleerd te worden of de facturen en declaraties juist zijn. Er moet gekeken worden naar de keuzes die op financieel beleid gemaakt worden en of deze conform de gemaakte afspraak en opgestelde beleid gedaan is.” De lid verenigingen hebben deze afspraak met de FVB .Dit kan alleen als de onkosten en declaraties ook consequent op dezelfde posten geboekt worden en waaruit zou moeten blijken waarvoor de
kosten gemaakt zijn. Dit is lastig te controleren omdat declaraties op verschillende posten terecht komen, afhankelijk hoe de declarant ze aangeeft . Conclusie: De controle vond plaats in een coöperatieve sfeer. De waarnemend penningmeester heeft door haar goede voorbereiding al onze vragen naar tevredenheid kunnen beantwoorden. We hebben een redelijke indruk gekregen van de financiële zaken en van de uitvoering van het beleid. Om een conclusie te schrijven zoals gevraagd, “er moet gekeken worden naar de keuzes die op financieel beleid gemaakt worden en of deze conform de gemaakte afspraak en opgestelde beleid gedaan is” kan worden gesteld dat een aantal zaken wel en een aantal nog niet gerealiseerd zijn in het jaar 2013, (enkele zijn verschoven zijn naar een later tijdstip in 2014) De vernieuwing van de website Minder leden naar de kennisinnovatiedagen dan verwacht Leden aantal is niet gestegen Nieuwe brochures zijn niet gemaakt (worden samen ontwikkeld met de vernieuwing van de FVB brochures. Informatiemeetings met verzekeraars was begroot maar niet van de grond gekomen. Het volgende is wel gerealiseerd: Regiobijeenkomsten die redelijk bezocht worden Overhandigen van boeken aan de verzekeraars Organisatie van verschillende activiteiten voor de leden en niet-leden Externe Contacten zijn onderhouden FVB heeft een promotiefilm gemaakt Bureau Mos verwerkt de financiële administratie Er zijn verder geen onregelmatigheden naar voren gekomen en wij willen de waarnemend penningmeester dan ook hartelijk danken en complimenteren voor haar werkzaamheden. De kascontrolecommissie adviseert daarom ook de leden van de NVBT decharge te verlenen aan de penningmeester en het bestuur van de NVBT over het boekjaar 2013.
Met vriendelijke groet, De kascontrolecommissie NVBT 2013, bestaande uit Betty Keizer en Shelley Gerritsen.
