Verslag van de Algemene Ledenvergadering van de Vrienden van de Amsterdamse Hortus op woensdag 16 april 2014 in de Oranjerie van de Hortus Aanwezig: circa 50 leden en het bestuur van de Vriendenvereniging: Frans Sitsen, voorzitter, Ed Theunen, plv. voorzitter, Evert Boerstra, penningmeester, Matty Veldkamp, secretaris, Wabien Manschot, lid. Afwezig wegens vakantie: Arthur van Dulmen, lid. De directeur van de Hortus, Taeke Kuipers, is als gast aanwezig. 1. Opening en mededelingen De voorzitter heet iedereen hartelijk welkom en is verheugd dat er zo veel Vrienden aanwezig zijn. De zittende bestuursleden worden voorgesteld. Mededelingen: er hebben zich zes Vrienden per e-mail afgemeld. Binnenkort zal de Hortus een enquête houden onder Vrienden om meer inzicht te krijgen in de wensen van de Vrienden aangaande de Hortus. De stagiaire die betrokken is bij dit project roept de Vrienden op mee te doen met deze enquête, waarover binnenkort een bericht zal uitgaan. 2. Verslag van de Algemene Ledenvergadering van 17 april 2013 Het verslag wordt zonder opmerkingen goedgekeurd. 3. Toelichting op het financieel jaarverslag door de penningmeester. De jaarrekening 2013 en de toelichting daarop is aan de aanwezige leden op papier uitgereikt. De penningmeester geeft een mondelinge toelichting. Sinds een paar jaar heeft het Vriendenbestuur met de directie van de Hortus enkele afspraken betreffende de financiën gemaakt. De vriendenvereniging maakt elk jaar 75% van de contributie-inkomsten over aan de hortusorganisatie. Daarnaast wordt elk jaar €22.500 overgemaakt als bijdrage voor de krant (inmiddels het jaarboek), €22.500 voor de entree van de Vrienden en €17.500 als educatiebijdrage. Nadat al die uitgaven zijn gedaan, is er nog beperkt ruimte om incidenteel projecten financieel te ondersteunen. Vragen en opmerkingen vanuit de zaal: Wat doet de Hortus met de bijdrage voor educatie? Antwoord: er gaat nu jaarlijks een vaste bijdrage vanuit de Vrienden naar de Hortus, die het bedrag aan projecten besteedt, o.a. voor scholen. Er wordt aandacht gevraagd om de mogelijkheid giften en schenkingen via nalatenschappen een betere bekendheid te geven. De mogelijkheden worden nu vermeld in het Jaarboek, de website en er zijn aparte folders. Het bestuur van de Vrienden zal zich buigen over verdere mogelijkheden. 1
Automatische incasso van de lidmaatschapsgelden: deze worden vanwege administratieve afspraken met de bank in porties geïncasseerd, dus niet alles tegelijk. Het meeste geld wordt in de maanden januari en februari geïncasseerd. De kascommissie heeft op 5 maart 2014 de boekhouding van de vriendenvereniging steekproefsgewijs doorgenomen en geconstateerd dat de boekhouding een goede weergave is van de financiële stukken. Het jaarverslag en de toelichting worden vastgesteld. De kascommissie wordt onder dank ontslagen van zijn verplichtingen. De kascommissie bestaat uit drie leden, afgesproken is dat iemand drie jaar achtereen lid van de kascommissie mag zijn. Elk jaar vertrekt er een lid en elk jaar wordt er een nieuw lid gezocht. De leden van de kascommissie over 2014 zijn al bekend aangezien zich vorig jaar twee nieuwe leden hadden gemeld. Tijdens de ALV meldde zich een vrijwilliger voor de kascommissie over 2015. 4. Overzicht van de activiteiten in het afgelopen jaar Voorzitter Frans Sitsen licht de activiteiten toe aan de hand van geïllustreerde dia’s: De Overtuin: de Vrienden hebben een substantiële financiële bijdrage geleverd bij de bouw van de nieuwe kassen in de Overtuin (€200.000). Actie Vlinderkas: de Vereniging heeft €10.000 gereserveerd voor de restauratie van de drie kleine kassen, waaronder de vlinderkas. Vanuit bijdragen van de Vrienden is inmiddels c. €18.000 binnen. Het totale benodigde bedrag voor restauratie is nog niet binnen, bijdragen zijn nog steeds welkom. Op de vorige Ledenvergadering heeft Bob Baljet een voordracht gehouden over Pedanius Dioscorides. Op de website van de Kennisbank Filantropie is onze vereniging vermeld vanwege de ANBI-status. Daar zijn ook de financiële stukken te vinden. Bestuursleden hebben bijdragen geleverd aan het Hortusmagazine (artikelen en foto's). Betrokkenheid van de Vrienden en met name bestuursleden bij de Groendagen in september, de Museumnacht in november en de Illuminade in december/januari. De voorzitter toont met een getallenoverzicht aan wie onze Vrienden zijn.
2
3
Uit de zaal kwam de vraag of de alumni-kaart van de Universiteit van Amsterdam gratis toegang geeft tot de Hortus. De directeur antwoordde dat dat niet het geval is. De Hortus vindt wel dat de Universiteit van Amsterdam medeverantwoordelijkheid zou moeten dragen voor de instandhouding van het cultureel erfgoed (Laboratorium en andere gebouwen) dat vroeger tot de Universiteit behoorde. 5. Herbenoeming penningmeester In de Statuten is vastgelegd dat bestuursleden drie termijnen zitting hebben in het bestuur. Langer is niet mogelijk. Dat betekent dat Evert Boerstra aftreedt. De voorzitter bedankt hem voor zijn activiteiten als penningmeester en overhandigt hem een penning van de Hortus en een fles. Totdat een nieuwe penningmeester is gevonden, zal Evert Boerstra de taken van penningmeester blijven waarnemen. Suggesties voor een toekomstige penningmeester , schriftelijk aan het bestuur melden, zijn welkom. 6. Mededelingen van de directeur De steun van de Vrienden is voor de Hortus van groot belang, temeer in deze tijd van bezuinigingen. De subsidie van de Gemeente is verminderd; de gesubsidieerde arbeidsplaatsen zijn opgeheven. Er wordt aan gewerkt de bordjes bij de planten in de tuin te vervangen. Soms komen er nieuwe beschrijvingen, sommige bordjes zullen ook informatie geven via de I-phone, smartphone of tablet. Routes in de tuin zijn inmiddels ook digitaal te downloaden. Op papier is de route Kroonjuwelen uitgebracht. Activiteiten voor het komend jaar: rondleidingen, de Witte nacht, het Hortusfestival (muziek), de Groendagen in september, Museumnacht en Illuminade.
4
7. Activiteiten van de Vrienden Groendagen in september Bijdrage aan Museumnacht in november In 2014 is door de Vrienden de zadenkast in de Overtuin geschonken. Aan de folder van de Kroonjuwelen is eveneens door de Vrienden bijgedragen. 8. Rondvraag Uit de zaal kwam de opmerking dat de ledenwerving actiever zou moeten, zeker bij evenementen. Het bestuur zal zich hierover buigen. Suggesties van Vrienden voor invulling van deze vraag zijn welkom. De vraag waarom er bij rondleidingen geen extra bijdrage wordt gevraagd, werd beantwoord door de directeur: de kosten voor verwerking van deze gelden wegen niet op tegen de baten. Toegang voor de Illuminade wordt niet geheven: dit is een eis van de Illuminade organisatie. Maar de opbrengsten van de horeca tijdens die bezoeken is heel behoorlijk, dus toch winst. Suggesties voor sponsoring van bomen en planten: die mogelijkheden zijn er. Wellicht moet dit onderwerp meer nadruk krijgen in de PR van de hortus. 9. Sluiting Na een geanimeerde vergadering sluit de voorzitter de vergadering met dank aan de aanwezige leden. Na de pauze werd door Dr. Tinde van Andel een voordracht gehouden over planten uit Suriname. Leidraad vormde afbeeldingen uit het Surinaamse herbarium van Paul Hermann uit de 17de eeuw. De zoektocht naar de identificatie van de planten uit dit herbarium werd als een spannende detective verteld. Kortom: een prachtig geïllustreerd verhaal, waar ademloos naar werd geluisterd. Verdere info: www.hermann-herbarium.nl. De avond werd afgesloten door een geanimeerde borrel.
0-0-0-0-0
5
