DE NIEUWIGHEDEN VAN DE MODULE COMMERCIEEL BEHEER VERSIE 3.0
Versie 3.0
Inhoudstafel DE NIEUWE CONFIGURATIEOPTIES ....................................................................................................... 4
♦
TABBLAD Opties ................................................................................................................... 4 Aankopen in buitenlandse valuta en Verkopen in buitenlandse valuta ............... 7 Beheer van de gamma artikels ................................................................................. 7 Het beheer van artikels zonder korting................................................................... 7 Beheer van samengestelde artikels........................................................................... 7 Beheer van artikels in directe besteling................................................................... 8 De multi-versie prijslijsten...................................................................................... 10 Kortingen in euro .................................................................................................... 10 Het ingeven inclusief BTW ..................................................................................... 11 Netto eenheidsprijs en opzoeken van prijslijsten.................................................. 13 ♦ TABBLAD Prijslijsten.......................................................................................................... 16 ♦ TABBLAD Samengestelde artikels ...................................................................................... 20 ♦ TABBLAD Verbinding boekhouding .................................................................................. 21 ♦ TABBLAD Lay-out............................................................................................................... 22 ♦ TABBLAD Diversen ............................................................................................................. 24 ♦ TABBLAD Gamma .............................................................................................................. 26 ♦ TABBLAD Barcodes artikels ............................................................................................... 28 ♦ TABBLAD Barcodes derden ................................................................................................ 30 DE DAGBOEKEN ................................................................................................................................. 32 ♦ Aanmaken van een dagboek................................................................................................. 32 ♦ Prioriteitsvolgorde voor de magazijnen en de lay-outs per default.................................... 33 DE ONTWERPEN VAN DOCUMENTEN.................................................................................................. 36 ♦ Een nieuwe functie: beheer van de lay-outs........................................................................ 36 Presentatie ................................................................................................................ 36 Gebruik..................................................................................................................... 37 Voorbeeld ................................................................................................................. 37 ENKELVOUDIGE EN SAMENGESTELDE ARTIKELS ............................................................................... 39 ♦ Inleiding................................................................................................................................ 39 ♦ Aanmaken van eenvoudige artikels en samengestelde artikels .......................................... 39 Karakteristieken die zowel enkelvoudige als samengestelde artikels hebben.... 39 Karakteristieken die eigen zijn aan samengestelde artikels ................................ 47 De elementen bepalen van een samengesteld artikel ............................................ 48 Het instellen van samengestelde artikels ............................................................... 49 ♦ Het beheer van artikels en samengestelde artikels.............................................................. 50 ♦ Een nieuwe afdruk : het afdrukken van componentenlijsten van samengestelde artikels 51 DE GAMMA’S ..................................................................................................................................... 53 ♦ Instellingen ........................................................................................................................... 53 ♦ Aanmaken van een gamma .................................................................................................. 55 De definiëringscriteria............................................................................................. 55 Aanmaken van het hoofdartikel............................................................................. 57 Aanmaken van gamma artikels.............................................................................. 60 ♦ Tabblad statistieken van de artikelfiche van een gamma artikel ........................................ 61 ♦ Tabblad voorraad van de artikelfiche van een gamma artikel............................................ 63 ♦ Tabblad Prijslijst van de artikelfiche van een gamma artikel............................................. 64 ♦ Ingeven van een gamma artikel ........................................................................................... 65 BEHEER VAN PRIJSLIJSTEN ................................................................................................................ 67 ♦ Inleiding................................................................................................................................ 67 ♦ De standaard prijslijsten en hun versies.............................................................................. 68 Stap 1 : het aanmaken van een prijslijst................................................................ 68 Stap 2 : het aanmaken van versies ......................................................................... 70 Stap 3 : het toekennen van een prijs aan de artikels ............................................ 73 2
Stap 4 : Het ingeven van facturen .......................................................................... 74 Stap 5 : Het automatisch updaten van prijslijsten ............................................... 76 Stap 6 : Het berekenen van prijslijsten van samengestelde artikels ................... 78 HET BEHEER VAN BARCODES ............................................................................................................ 79 ♦ Inleiding................................................................................................................................ 79 ♦ Het instellen .......................................................................................................................... 79 Tabblad barcode Artikel......................................................................................... 80 Tabblad barcode klanten ........................................................................................ 83 ♦ Aanmaken van barcodes ...................................................................................................... 83 DE ETIKETTEN ................................................................................................................................... 85 ♦ Inleiding................................................................................................................................ 85 ♦ Aanmaken van lay-outs ........................................................................................................ 85 ♦ Instellingen ........................................................................................................................... 87 ♦ Afdrukken ............................................................................................................................. 89 GEPERSONALISEERDE AFDRUKKEN ................................................................................................... 90 ♦ Inleiding................................................................................................................................ 90 ♦ Aanmaken van een persoonlijke opmaak ............................................................................ 91 ♦ Afdrukinstellingen van de opmaak ...................................................................................... 95 AUTOMATISCH AANMAKEN VAN DOCUMENTEN ............................................................................... 97 ♦ Het leveren van bestellingen aan klanten in functie van de beschikbare voorraad........... 97 Eerste stap : het tabblad instellingen..................................................................... 97 Tweede stap : het tabblad Lijst ............................................................................. 99 Derde stap: Afdrukken en oproepen van de facturen........................................ 105 ♦ Het aanmaken van leveranciersbestellingen ..................................................................... 106 ♦ Deze optie Automatisch aanmaken maakt het mogelijk om documenten voor bestellingen aan leveranciers aan te maken zodra de minimumvoorraad van het artikel bereikt is...................... 106 Eerste stap : Instellen van de artikelfiche .......................................................... 106 Tweede stap : Aanmaken van bestellingen.......................................................... 107 ARCHIVERING EN VERWIJDEREN VAN GEGEVENS ........................................................................... 110 ♦ Inleiding.............................................................................................................................. 110 ♦ Archivering ......................................................................................................................... 111 Archivering van de gegevens in de facturatie ..................................................... 111 Het beheer van archieven en de transfer van archieven van één medium naar een ander ................................................................................................................ 115 ♦ Verwijderen van gegevens .................................................................................................. 117
3
DE NIEUWE CONFIGURATIEOPTIES ♦ TABBLAD Opties De opties die vroeger geactiveerd konden worden in het tabblad ‘Algemeen’ van het menu Facturatie | Configuratie | Opties werden verplaatst naar een nieuw tabblad, het tabblad ‘Opties’. Ook werden er nieuwe parameters toegevoegd aan de reeds bestaande parameters. Het is voortaan mogelijk om : -
meerdere leveranciers met éénzelfde artikel te verbinden; de gamma artikels te beheren ; de artikels zonder korting te beheren ; de samengestelde artikels te beheren ; de barcodes te beheren ; de directe bestelling van artikels beheren ; verschillende versies van éénzelfde prijslijst te beheren ; korting in euro toe te kennen ; bedragen in te geven, inclusief BTW ; de netto eenheidsprijs van een artikel te berekenen bij het ingeven en de oorsprong van de prijs te controleren.
Bovendien is de optie ‘Aankopen en verkopen in valuta’ in de versie 3.0 opgesplitst in twee opties: ‘Aankopen in vreemde valuta’ en ‘Verkopen in vreemde valuta’. Ter herinnering, al deze opties maken deel uit van de algemene instellingen van de module. In de algemene instellingen bepaalt u of u bepaalde opties al dan niet wenst te gebruiken en u geeft de boekhouders zo richtlijnen welke bewerkingen zij mogen uitvoeren.
4
Om een algemener beeld te krijgen, ziet u hier een samenvattende tabel met de invloed die de opties hebben : Gekozen optie
Submenus
Onderdelen van de submenus
Meervoudige leveranciers
Artikelfiche
Ingaven
Wijziging van het tabblad ‘Aankopen’
Aankopen in vreemde valuta
2 bijkomende velden in de hoofding van de ingaven leveranciers : ‘Valuta’ en ‘Valutakoers’
Verkopen in vreemde valuta
2 bijkomende velden in de hoofding van de ingaven klanten : ‘Valuta’ en ‘Valutakoers’
Beheer van de gamma artikels
Een nieuw tabblad ‘Gamma’ verschijnt in het punt ‘Opties’ van het submenu ‘opties’
Linkergedeelte : veld voor bijkomende ingaven met betrekking tot de gamma’s
Het punt Gamma’s verschijnt in Facturatie | Tabellen
Rechtergedeelte : bijkomende icoon in de tabbladen ‘Prijslijst’, ‘Statistieken’, ‘Voorraad’
Bij het ingeven van het hoofdartikel wordt er automatisch een bijkomend scherm geopend, ‘Selectie van de gamma artikels’
Het icoontje bijwerken gamma’s verschijnt Beheer van de artikels zonder korting
Beheer van de samengestelde artikels
Beheer van de barcodes
Er verschijnt een check-box ‘zonder korting’ in het linkergedeelte
Beheer van de componentenlijst
Afdrukken | samengestelde artikels Beheer van prijslijsten | Beheer van de prijslijsten van de samengestelde artikels
Bijkomende kolom ‘zonder korting’ in alle ingaveschermen (factuur, CN, zendnota, lev. bon lev., bestellingen, offertes en typefacturen)
Bijkomend tabblad ‘Samenstelling’ in het rechtergedeelte
2 nieuwe tabbladen Een zone ‘Barcodes’ ‘Barcodes derden’ en verschijnt in het ‘Barcodes artikel’ tabblad ‘Diversen’ verschijnen in het punt ‘Opties’ van het submenu ‘Instellingen’
Mogelijkheid om een artikel in te geven via zijn barcode
1 bijkomend tabblad in de derdenfiche ‘Barcodes’ Beheer directe bestelling van
Een checkbox ‘Directe bestelling’
Kolom ‘DB’ In het ingavenraster van de
5
artikels
Prijslijst multiversie
verschijnt in het linkergedeelte.
Beheer van prijslijsten | manueel wordt Beheer van prijslijsten | Versie van prijslijsten. (Het scherm dat overeenkomt met ‘Manueel’ wordt een subscherm van ‘Versie van de prijslijsten). Bewerking kan niet meer ongedaan gemaakt worden
bestellingen klanten Icoon ‘directe bestelling bij de leverancier’ onderaan het ingavescherm van de bestellingen klanten.
Bijkomende kolommen in het tabblad ‘Prijslijst’ : ‘Aanvangsdatum’ Bewerking kan niet meer ongedaan gemaakt worden
Korting in euro
Bijkomende kolom ‘Korting €’ in alle ingaverasters (factuur, CN, Zendnota, leveringsbon lev., Bestelling, offertes en typefacturen) Bijkomende kolom in het scherm ’Zichtbaar maken van prijslijsten’ = Korting €’.
Ingeven inclusief BTW
Netto eenheidsprijs en opzoeken van prijslijsten
Aankruisvakje ‘BTW INCL.’ bij het aanmaken van facturatiedagboeken Bewerking kan niet meer ongedaan gemaakt worden. Bijkomende kolom ‘BTW INCL’ in Beheer van prijslijsten | Lijst met prijslijsten
Kolom ‘BTW INCL.’ in het tabblad ‘Prijslijst’
Bijkomende kolom ‘Netto eenheidsprijs’ in alle ingaveschermen Gekleurde lijn die de oorsprong van de prijslijst toont in het scherm’Zichtbaar maken van prijslijsten’
6
Aankopen in buitenlandse valuta en Verkopen in buitenlandse valuta
Het is voortaan mogelijk om enkel aankopen of verkopen in vreemde valuta in te geven. Zoals dit gebruikelijk was in vorige versies, gebeurt de keuze van de valuta en het ingeven van het bedrag dadelijk bij het ingeven van de documenten via 2 ingavevelden. Beheer van de gamma artikels
Vertrekkend vanuit een hoofdartikel kunnen meerdere subartikels van dit artikel automatisch aangemaakt worden. De software maakt een combinatie mogelijk van drie verschillende gamma’s. Het ingeven van aankopen en verkopen van gamma artikels kan gebeuren vanuit een hoofdartikel. Zo vermijdt men dat ieder artikel van het gamma ingegeven moet worden. Hoe gamma artikels ingesteld worden, aangemaakt worden en functioneren wordt uitgelegd in het desbetreffende hoofdstuk van deze handleiding. Wij raden u aan dit hoofdstuk te lezen voor verdere informatie. Het beheer van artikels zonder korting
U kan bij een verkoop bepaalde artikels uitsluiten voor de korting. Het gaat hier over de totale korting en niet over de korting per lijn. Voorbeeld : De optie ‘Beheer artikels exclusief korting’ van het submenu Configuratie | Opties activeren. In het linkergedeelte van de artikelfiche kiest u de artikels waarvoor geen enkele korting toegekend is door het vakje ‘exclusief korting’ op hun fiche aan te vinken.
Bij het ingeven zal de totale prijs van het document berekend worden rekening houdend met artikels die uitgesloten werden voor de kortingen. Een kolom ‘exclusief korting’ maakt duidelijk welke artikels van uw document geen recht hebben op de korting. Beheer van samengestelde artikels
Eens de optie geactiveerd is, kan de gebruiker meerdere artikels combineren zodat er een samengesteld artikel ontstaat. Dit artikel heeft een artikelfiche die onafhankelijk is van zijn componenten. De tarifering en het bijwerken van de voorraad van het samengesteld artikel kan gebeuren op basis van twee waarderingsmethodes: op basis van de componenten of op basis van het samengestelde artikel. Voor verdere details verwijzen wij u naar het hoofdstuk over de samengestelde en enkelvoudige artikels.
7
Korting enkel berekend op het eerste artikel dat ingegeven werd.
Beheer van artikels in directe besteling
Via het activeren van deze optie kan u verkopen van artikels uitvoeren volgens een bijzondere methode : verkoop in directe bestelling. Bij een verkoop in directe bestelling doet de firma die het artikel verkoopt enkel dienst als tussenpersoon tussen de klant en de leverancier. Wanneer men een bestelling van een klant ontvangt voor een artikel, maakt de firma een bestelling aan voor dit artikel bij zijn leverancier. De leverancier levert dan dadelijk bij de klant van de firma. De firma doet in deze transactie dus enkel dienst als tussenpersoon. Zo moet deze firma geen voorraad hebben van dit artikel. Firma
Klant Bestelling = 3 stuks
Voorraad =0
Leverancier Bestellingen = 3 stuks
Levering
Algemeen genomen zijn de hoeveelheden besteld door de firma bij zijn leverancier gelijk aan de hoeveelheden vermeld op de bestelbon van de klant. Indien echter de firma zelf instaat voor het verzenden van het artikel naar de klant, kunnen de hoeveelheden die besteld worden bij de leverancier hoger of lager liggen naargelang de voorraad die beschikbaar is in de firma op het ogenblik van de bestelling. Klant
Firma Bestelling = 4 stuks Levering
Voorraad =1
Leverancier Bestelling = 3 stuks Levering
In het laatste geval moet er een voorraad gehouden worden van het desbetreffende artikel.
8
Voorbeeld : De optie ‘Beheer directe bestelling van artikels’ in het menu Facturatie | Configuratie | Opties. In het linkergedeelte van de artikelfiches kiest u de artikels die beheerd zullen worden in directe bestelling door het vakje ‘Directe bestelling’ aan te kruisen op hun fiche.
Bij het ingeven van een bestelling van een klant kan u via een kolom van het raster de artikels oproepen die direct besteld moeten worden bij een leverancier. Het volstaat om vervolgens te klikken op het icoontje ‘directe bestelling ’, , onderaan het scherm om de bestelling bij de leverancier voor te bereiden. De software neemt per default de leverancier die in de artikelfiche verbonden is met het artikel. De bestelde hoeveelheden kunnen gewijzigd worden. De korting die ingegeven moet worden, is de korting per lijn die de leverancier u toekent.
Indien u in meervoudige leveranciers werkt zal er een icoontje met een oog verschijnen naast het ingaveveld voor de leverancier. Indien het oog gesloten is, kan u slechts één van de leveranciers kiezen die verbonden is met de
9
artikelfiche van het artikel. Indien het oog open is, kan u een leverancier kiezen uit het volledig derdenbestand. De multi-versie prijslijsten
De prijzen van een prijslijst kunnen in de loop der tijd wijzigen : solden, speciale aanbiedingen, promoties, standaardprijzen, verouderde artikels … Iedere prijslijst kan dus meerdere versies hebben, o.a. meerdere geldigheidsperiodes, iedere periode heeft verschillende prijzen. Zo kan een artikel waarvan de standaardprijs 100 euro is (bijzondere prijslijst, versie 1, zonder tijdsbeperking) naar 80 euro gaan in solden (bijzondere prijslijst, versie 2, van 1/01 tot 31/01, voorrang op de standaardversie tijdens deze periode), en daarna terug naar 100 euro gaan na de solden. BOB Software biedt u dus de mogelijkheid om meerdere versies te beheren van éénzelfde prijslijst. Deze nieuwe functie vervolledigt het vroegere beheer van prijslijsten. Voor verdere uitleg over het aanmaken en toepassen van prijslijsten kan u terecht in het desbetreffende hoofdstuk. Kortingen in euro
Een nieuw type korting wordt toegevoegd aan de 2 types die reeds aanwezig waren (algemene korting en korting in percent per lijn). Het betreft een korting in euro. Zoals voor de korting in percent, betreft het een korting per lijn, dus per artikel. Eens de optie geactiveerd is, verschijnt een bijkomende kolom ‘Korting €’ die het mogelijk maakt het bedrag van de korting in cijfers in te geven.
Deze korting wordt dadelijk afgetrokken van de prijs van het artikel. Deze zal dus niet opgenomen worden in een rekening ‘Kortingen, ristorno’s en rabatten’. Enkel de totale korting wordt in zo een rekening opgenomen. Merk op dat de bedragen of percentages van de verschillende kortingen cumulatief zijn.
10
Het ingeven inclusief BTW
Dankzij deze optie kan u in de facturatiedocumenten de bedragen inclusief BTW ingeven. Vanaf de versie 3.0 zijn dus twee soorten ingaven toegelaten : ingaven exclusief en inclusief BTW. Belangrijke opmerking: Ieder type ingave heeft bepaalde dagboeken. Indien u de bedragen exclusief BTW ingeeft in een dagboek inclusief BTW, dan zal de software deze bedragen aannemen als bedragen inclusief BTW. Eenzelfde dagboek kan dus niet tegelijkertijd gebruikt worden voor ingaven exclusief en inclusief BTW. Hetzelfde geldt voor de prijslijsten die in de hoofding van de ingaven opgenomen zijn. Enkel de prijslijsten van hetzelfde type als het dagboek waarin de gebruiker gaat ingeven zullen geselecteerd kunnen worden in de hoofding. U moet dus prijslijsten BTW inclusief aanmaken indien u werkt in een dagboek inclusief BTW en prijslijsten exclusief BTW indien u werkt in een dagboek exclusief BTW. Het hergroeperen van documenten die ingegeven werden inclusief BTW kan enkel plaatsvinden in de dagboeken inclusief BTW. Het is dus onmogelijk om documenten van verschillend type te hergroeperen. Hetzelfde principe is van toepassing op de ‘automatische generatie’ van documenten. Bijkomende opmerking : Wat de vaste prijzen en de specifieke prijslijsten voor klanten betreft kan u via het aankruisvakje in het tabblad ‘Prijslijst’ van de configuratieopties bepalen of deze inclusief of exclusief BTW moeten zijn. In tegenstelling echter tot de standaard prijslijsten kunnen deze twee types prijzen zowel in de dagboeken inclusief BTW als exclusief BTW gebruikt worden : de software berekent zelf de BTW en brengt deze in mindering of voegt deze toe naargelang het type dagboek waarin men werkt. Als voorbeeld tonen wij u de stappen die u dient te volgen om een dagboek aan te maken en prijslijsten inclusief BTW evenals een model voor het ingeven van een document in het dagboek dat u aangemaakt heeft. Voorbeeld : Via het menu Facturatie | Configuratie |Dagboekenlijst, maakt u een nieuw dagboek aan. Kruis de check-box inclusief BTW aan in het tabblad ‘Karakteristieken’. Opgepast, het is onmogelijk om een bestaand dagboek BTW exclusief om te zetten in een dagboek inclusief BTW. Het omgekeerde geldt ook.
11
Via het menu Facturatie | Beheer van prijslijsten | prijslijst maakt u een prijslijst aan inclusief BTW door het gelijknamige vakje van het venster aan te kruisen.
Geef voor ieder artikel een prijs in, inclusief BTW, via het submenu ‘Prijslijst van de artikels’. Bij het ingeven kiest u het dagboek en de prijslijst die recent aangemaakt werden. Geef vervolgens een artikel in : de eenheidsprijs die getoond wordt is de eenheidsprijs inclusief BTW, de netto prijs is de (Eenheidsprijs inclusief BTW – korting %) * hoeveelheid.
12
Naast het ingaveveld voor het dagboek wordt het type bepaald van het geselecteerde dagboek, exclusief BTW of inclusief BTW. De vermelding inclusief BTW verschijnt in het rood, de vermelding exclusief BTW verschijnt in het blauw. Netto eenheidsprijs en opzoeken van prijslijsten
Het is echter mogelijk om twee soorten informatie op te roepen die het gemakkelijker maken om het document te begrijpen. U kan deze informatie zichtbaar maken door de optie ‘Netto eenheidsprijs’ en ‘Opzoeken van prijslijsten’ te activeren. De eerste gegevens verschijnen in het ingaveraster in een nieuwe kolom, ‘netto eenheidsprijs’. Voor iedere lijn wordt de netto eenheidsprijs berekend, namelijk de eenheidsprijs zoals deze verschijnt in de prijslijsten, verminderd met de twee types kortingen per lijn (korting in percentage en in euro).
De andere gegevens zijn zichtbaar in het detailscherm, ‘Weergave van de prijslijsten’. U klikt hiervoor op in de kolom die betrekking heeft op de eenheidsprijs van de artikels.
13
Zoals men kan zien in bovenstaand voorbeeld is het ook mogelijk om de herkomst van de getoonde eenheidsprijs te bepalen. De software geeft een groene kleur weer aan de prijslijst of de versie waaruit de eenheidsprijs afkomstig is.
TABBLAD Algemeen
14
Men vindt in dit tabblad algemene informatie over de ingaven en de artikels. Algemene instellingen indien dit vakje aangekruist is, kan u het volgende document ingeven, nadat u het vorige document opgeslagen heeft. Indien deze optie niet aangekruist is, blijft u staan op het laatste document dat ingegeven is.
Automatisch toevoegen document :
Opslaan van zendnota : over het algemeen worden zendnota’s definitief uit het geheugen van de PC verwijderd eens ze gegroepeerd zijn in een factuur. De enige manier om deze zendnota’s terug aan te maken is de factuur te verwijderen waarin deze gehergroepeerd werden : bij het verwijderen verschijnt een bericht dat u voorstelt om de zendnota’s terug aan te maken. Indien echter de informatie die op de factuur staat gewijzigd werd in vergelijking met de oorspronkelijke zendnota’s zullen de zendnota’s die opnieuw aangemaakt worden de wijzigingen die aangebracht werden bevatten. Indien u de zendnota’s wenst aan te maken zoals deze oorspronkelijk ingegeven werden, moet u dit vakje aankruisen : de software bewaart dan in een bestand dat niet toegankelijk is voor de gebruiker, de zendnota’s zoals deze oorspronkelijk opgesteld werden en ze kunnen dus later opgeroepen worden in hun oorspronkelijke toestand.
Artikels Deze zone hergroepeert de gegevens die betrekking hebben op de andere valuta van de prijslijsten (valuta gekozen uit gemak), de lengte van de omschrijving, de referentie van het artikel en het aantal gebruikte decimalen in de prijslijsten van het artikel. Deze velden werden reeds uitgelegd in de handleiding ‘Instellingen’ van de versie 2.5. We verwijzen u dan ook naar deze handleiding voor verdere details. In vergelijking met de versie 2.5 kan u dankzij een bijkomend veld Directory van de afbeeldingen de directory bepalen die per default geopend moet worden bij het inladen van afbeeldingen in de artikelfiche. Een aankruisvakje Beheer van de vaste prijs werd ook toegevoegd. Indien dit vakje aangekruist is, verschijnt in het tabblad ‘Prijslijst‘ van de artikelfiche een zone die het mogelijk maakt om aan het getoonde artikel een vaste prijs toe te kennen, die voorrang heeft op alle andere prijzen uit de prijslijsten.
Indien dit artikel vermeld wordt bij het ingeven van een klantendocument, zal de eenheidsprijs die hiermee overeenkomt de vaste prijs zijn die ingegeven is in de artikelfiche.
15
Deze prijs zal voor de prijzen uit de andere prijslijsten getoond worden in de kolom ‘Eenheidsprijs’. Indien daarenboven het vakje ‘Hoeveelheidskorting’ aangekruist is in de artikelfiche, zal deze korting toegepast worden op de vaste prijs. Ter herinnering, dit type korting kan ingegeven worden via het menu Facturatie | Tabellen | Kortingstabel. Instellen van de talen Deze zone maakt het mogelijk om de hergroeperingsteksten op te maken in de verschillende talen (de 4 basistalen N,E,D,F plus de talen die de gebruiker zelf bepaalt). Door een bijzondere taal toe te kennen aan de klant of de leverancier (via de derdenfiches) zal de hergroeperingstekst die op de facturen of de zendnota’s verschijnt automatisch overeenkomen met de taal toegekend aan de derde. Indien geen enkele taal aan de klant toegekend werd, neemt de software per default de hergroeperingstekst die ingegeven werd op het niveau van het tabblad ‘Hergroepering’ van de opties van de configuratie. Opmerking : Deze zone werd omwille van een grotere gebruiksvriendelijkheid geïntegreerd in het tabblad ‘Algemeen’ van de configuratieopties : de oorspronkelijke plaats, toegankelijk via het menu Bestand | Tabellen | Talen is echter nog steeds functioneel en actueel. Om documenten in een dezelfde taal te bekomen raden wij u aan om voor iedere gebruikte taal een lay-out aan te maken voor ieder document. ♦ TABBLAD Prijslijsten Dit tabblad hergroepeert de belangrijkste opties voor het instellen van de prijslijsten. U vindt er aankruisvakjes die het mogelijk maken om aan een klant een eigen prijslijst toe te kennen (Specifieke prijslijst klant), om kortingen per documentlijn toe te kennen in functie van de gekochte hoeveelheden van de artikels (Kortingstabel) en prijslijsten in valuta aan te maken (Prijslijsten in vreemde valuta). Deze drie opties waren reeds aanwezig in de versie 2.5, wij verwijzen u naar de desbetreffende handleiding over de instellingen voor verdere informatie over deze drie functies. Een aankruisvakje ‘inclusief BTW’ werd verbonden aan de specifieke prijslijsten voor klanten. Indien u dit vakje aankruist betekent dit dat de ingegeven prijzen door de software beschouwd moeten worden als prijzen inclusief BTW. Zoals reeds vroeger vermeld werd, kan het programma zo de nodige bewerkingen uitvoeren (en de BTW eruit halen) wanneer men een document ingeeft in een dagboek exclusief BTW.
16
: met dit aankruisvakje kan u een vaste prijs toekennen aan een artikel. Deze vaste prijs zal voorrang hebben op alle andere prijzen die verbonden kunnen worden aan dit artikel, namelijk op de prijzen van de prijslijsten en de specifieke prijzen voor klanten. Net zoals voor specifieke prijslijsten voor klanten maakt een aankruisvakje het mogelijk om te bepalen of de vaste prijs beschouwd moet worden als een prijs inclusief of exclusief BTW.
Beheer van de vaste prijs
Werkwijze : Eens
dit vakje aangevinkt is, verschijnt onderaan het tabblad ‘Prijslijst’ van iedere artikelfiche een zone voor de vaste prijs. U hoeft enkel het vakje ‘Vaste prijs’ aan te vinken en een prijs in te geven in het ingaveveld om een vaste prijs te verbinden met het artikel van de fiche. Bij het ingeven is de prijs die u ziet in de kolom ‘Eenheidsprijs’ de vaste prijs. Op een vaste prijs wordt zelden een korting toegestaan. Het doel van een vaste prijs is immers om de verschillende mogelijkheden voor het tariferen van een artikel te omzeilen. U heeft echter de mogelijkheid om een korting per lijn toe te kennen (korting per hoeveelheid) op het artikel dat een vaste prijs heeft. De voorwaarden voor een hoeveelheidskorting zijn dan van toepassing op de prijs van het artikel.
Alternatieve valuta prijslijsten: maakt het mogelijk om prijslijsten in een andere valuta uit te drukken. Het gaat dus om een valuta die uit gemak gekozen wordt om de prijzen in de valuta van de derde te kunnen ingeven. De software zal de bedragen automatisch van de ene valuta in de andere omzetten (basisvaluta van het dossier >< andere valuta voor de prijslijsten).
: het betreft het venster dat geopend wordt in het ingaveraster wanneer de cursor in de kolom ‘Eenheidsprijs’ staat. Dit venster heeft als doel de volgende informatie te tonen wanneer men een factuur ingeeft : alle mogelijke prijzen (en dus alle prijslijsten), de kortingen die verbonden zijn aan iedere
Zichtbaar maken van de prijslijsten
17
prijs en aan iedere hoeveelheid die men kan aankopen, de laatste aankopen van het artikel die de klant gedaan heeft en de prijzen in de verschillende versies van éénzelfde prijslijst. Zo kan de verkoper die de factuur ingeeft aan de klant de meest voordelige aankopen voorstellen en heeft hij de lijst met alle mogelijke prijscombinaties onder ogen, zonder dat hij moet opzoeken of uit het ingavescherm moet gaan. Het is natuurlijk ook mogelijk om de informatie die per default in dit venster verschijnt te beperken. Het instellen gebeurt hier : u kan 5 types informatie selecteren die per default getoond worden : - Prijslijsten – alle versies : voor het desbetreffende artikel worden de prijzen van alle prijslijsten en alle versies van deze prijslijsten getoond.
-
Prijslijsten – Huidige versie: voor het desbetreffende artikel worden de prijzen uit alle prijslijsten getoond in de versie die geldig is op de datum van het document.
-
Laatste aankoopprijzen: voor het desbetreffende artikel en de desbetreffende klant worden in een tabblad ‘Documenten’ de laatste verkoopprijzen getoond die aangerekend werden aan de klant. De data, boekhoudkundige dagboeken en documentnummers waarop de prijzen staan worden ook vermeld.
-
Versies van de prijslijst van het document : voor het desbetreffende artikel worden de prijzen uit de verschillende versies van de prijslijst getoond in de hoofding van het document. Ter herinnering, de prijslijst die per default verschijnt in de hoofding van het document wordt bepaald, in volgorde van prioriteit, door wat er ingegeven
18
werd in het tabblad ‘Fact’ van de klantenfiche of van de prijslijst die per default gekozen werd in het submenu Tabellen | Prijslijsten.
Keuze van de prijslijst:
Hiermee kan de software bij het ingeven een prijslijst kiezen uit de lijst met alle beschikbare prijslijsten die beschikbaar zijn voor het artikel dat men verkoopt. Er bestaan drie prijscategorieën: -
deze die gebaseerd zijn op de standaard prijslijsten : ze worden aangemaakt op niveau van het menu Beheer van de prijslijsten | prijslijsten. Elk van deze prijslijsten kan meerdere versies bevatten. De prijzen kunnen opgeroepen worden in het tabblad ‘Prijslijst’ van de artikelfiches.
-
deze die verbonden zijn met de specifieke prijslijsten voor klanten : zij worden aangemaakt op niveau van het Beheer van prijslijsten | Specifieke prijslijsten voor klanten. Zij kunnen op deze plaats opgeroepen worden en in de artikelfiches van de artikels via het icoontje
-
.
De vaste prijzen: deze worden dadelijk aangemaakt in het tabblad ‘Prijslijst’ van de artikelfiches van de artikels. Zij kunnen op dezelfde plaats opgeroepen worden.
Bij het ingeven van een document moet de software kiezen welke van de drie prijscategorieën toegepast zal worden op het verkochte artikel. Het bepalen van de prijs die van toepassing zal zijn kan gebeuren op twee belangrijke manieren: -
De meest recente : de volgorde van prioriteit voor de prijslijsten is de volgende : als er een vaste prijs bestaat voor het artikel zal deze voorrang hebben op alle andere prijzen. Als er geen vaste prijs is, zal de keuze vallen op de specifieke prijs voor de klant. Indien geen enkele van deze prijzen bepaald werd voor het desbetreffende artikel, neemt de software uit de prijslijst die standaard van toepassing is, de meest recente versie van de prijslijst.
-
De meest interessante : de volgorde van prioriteit is de volgende: indien er een vaste prijs bestaat voor het artikel dan zal deze voorrang hebben op alle andere prijzen. Indien er geen vaste prijs is, kiest de software de meest interessante prijs voor de klant uit alle andere prijzen voor het artikel (de specifieke prijs voor de klant inbegrepen).
19
♦ TABBLAD Samengestelde artikels
Dit tabblad is enkel zichtbaar wanneer de optie ‘Beheer van samengestelde artikels’ aangekruist is in het tabblad ‘Opties’ van hetzelfde venster. De waarden die per default getoond zullen worden in het tabblad ‘Samenstelling’ van de artikelfiche van ieder artikel, kunnen zo bepaald worden. De desbetreffende waarden zijn de volgende: Waardering : het betreft de manier waarop de prijs van de samengestelde artikels zal berekend worden in de ingaveschermen. -
Deze kan berekend worden door de prijzen van de verschillende componenten van het geheel op te tellen, in dat geval zal de waardering op ‘Componenten’ moeten staan.
-
Deze kan ook de prijs zijn die men toegekend heeft aan het samengestelde artikel, onafhankelijk van de prijs van de componenten. In dat geval moet de waardering op ‘Samengesteld artikel’ staan.
Bijwerken van de voorraad: het betreft hier het bepalen van de voorraden die verminderen of vermeerderen bij de verkoop van een samengesteld artikel. -
De voorraad van het samengesteld artikel wijzigt;
-
of de voorraad van de componenten van het artikel wijzigt.
20
Zichtbaar bij afdruk : voor ieder type document is het mogelijk om de omschrijvingen te bepalen die men wenst te zien: -
enkel de omschrijving van het verkochte samengestelde artikel;
-
enkel de omschrijving van de componenten van het verkochte samengestelde artikel;
-
de omschrijving van het samengestelde artikel en zijn componenten.
Het gewaardeerde element (geheel of component) verschijnt verplicht op het afgedrukte document. ♦ TABBLAD Verbinding boekhouding
In vergelijking met de versie 2.5, werd een knop ‘Default’ toegevoegd : deze vervolledigt automatisch de rekening met uitzondering van de transportkosten. De kostenrekeningen krijgen het nummer 600000 en de opbrengstenrekeningen het nummer 700000.
21
♦ TABBLAD Lay-out.
Dit tabblad maakt het mogelijk om lay-outs toe te kennen aan documenttypes. Een nieuw documenttype, het etiket, voegt zich bij de andere documenten. Wanneer artikels in of uit voorraad gaan, kan het nodig zijn om ze te voorzien van een etiket. De etiketten kunnen verschillende informatie bevatten : serienummer, de referentie van de bestelling, de garantiedatum van het artikel enz. Zij vergezellen zo de bewijzen voor ontvangst of verzending (leveringsbonnen leveranciers en zendnota’s), en maken het mogelijk bij de fysieke inventaris van de voorraden de belangrijke informatie over de artikels onmiddellijk toegankelijk te maken. D etiketten leveranciers: het betreft de opmaak die toegekend is aan de etiketten die de artikels begeleiden die in voorraad komen (leveringsbonnen leveranciers). De etiketten klanten : het betreft de opmaak die toegekend is aan de etiketten die de artikels begeleiden die uit voorraad gaan (zendnota’s). De etiketten hoofding van document : het betreft de opmaak toegekend aan de etiketten die de gearchiveerde papieren documenten begeleiden die door de boekhouder gearchiveerd zijn in de fardes. Ter herinnering, het aanmaken van verschillende lay-outs gebeurt via het menu Facturatie | configuratie | Documentlay-out. Er worden u twee standaard lay-outs voor de etiketten voorgesteld. De opdracht voor het afdrukken van de etiketten wordt gegeven bij het ingeven van een leveringsbon of een zendnota.
22
Eens de leveranciersbon ingegeven is, kan u via het icoontje , een etiket / etiketten afdrukken voor het geselecteerde artikel/de geselecteerde artikels of etiketten afdrukken die het papieren document moeten begeleiden.
23
♦ TABBLAD Diversen
Overschrijden van de voorraad: Hier bepaalt u de hoeveelheden die kunnen onttrokken worden aan de bestaande voorraden. Op deze manier kan u al dan niet toelaten dat hoeveelheden die de voorraad in het negatief brengen onttrokken worden. Deze optie heeft enkel invloed in twee schermen van de module : het scherm leveringen van bestellingen in functie van de voorraad (Facturatie | Automatische aanmaken | Voorstel tot leveringen aan klanten) en het scherm overbrengen van voorraden (Facturatie | Ingaven voorraad | voorraad transfer). -
Toegelaten zonder waarschuwing : de voorraad mag in het negatief gaan zonder dat een waarschuwing op het scherm verschijnt. Toegelaten met waarschuwing : de voorraad mag in het negatief gaan maar een waarschuwing zal op het scherm verschijnen. Niet toegelaten : de voorraad mag niet in het negatief gaan.
Type van externe verbinding : Dit veld is enkel in de ‘autonome facturatie’ actief. Het is een betalende optie van BOB. De autonome facturatie heeft zijn eigen menubalk. Dit scherm vindt u in het menu Facturatie | configuratie | Opties. De keuze die op dit niveau gemaakt is, bepaalt het type verbinding dat de module autonome facturatie kan hebben met andere software. 3 keuzes zijn mogelijk: - Geen enkele verbinding : de ingegeven facturatiegegevens zijn niet bestemd om overgedragen te worden. Geen enkele centralisatie van de factuur is dus mogelijk omdat zo een bewerking een overdracht vereist van facturatiegegevens naar bestanden van de algemene boekhouding. Bijgevolg wordt het submenu Facturatie | Centralisatie van de facturen vervangen door het submenu Facturatie | Afsluiten van de
24
-
-
facturen. Het afsluiten van een factuur betekent dat deze daarna niet meer kan gewijzigd worden. Verbinding naar een BOB toepassing: De ingegeven facturatiegegevens zijn bestemd om te worden overgebracht naar de module algemene boekhouding van BOB Software van een fiduciaire. De werkwijze die hier gebruikt wordt is gelijk aan die van de module satelliet. Nogmaals, het submenu ‘Centralisatie van de facturen verschijnt ten gunste van een ander submenu, ‘Overdracht naar tijdelijke bestanden’, waarvan het doel is de gegevens van de facturatie om te zetten in tijdelijke boekhoudkundige bestanden. In een tweede fase zal dit bestand via e-mail (bijvoorbeeld) gestuurd worden naar de fiduciaire wanneer er een in de toekomst een verbinding is met de fiducaire. De gegevens kunnen dus opnieuw opgehaald worden, op niveau van de fiduciaire, in het menu Ingave | Boekingen in wacht voor centralisatie. Verbinding naar een externe toepassing: de facturatiegegevens zijn bestemd om omgezet te worden naar een andere software en behandeld te worden door een andere software dan BOB Software. Zoals in het vorige punt, zal een bestand met de over te dragen gegevens aangemaakt worden, maar deze keer in het XML formaat. Het aanmaken van dit bestand gebeurt via het submenu ‘Overdragen naar een externe software’, vroeger ‘Centralisatie van de facturen’. Het bestand kan dan later naar een andere toepassing overgebracht worden.
25
♦ TABBLAD Gamma
Algemene instellingen Scheidingstekens : via deze zone bepaalt u een teken dat in de referentie van de gamma artikels de verschillende codes van de gamma’s die verbonden zijn met het artikel zal scheiden. Er bestaan drie mogelijke scheidingstekens: het punt, onderlijnen en spatie. Het is ook mogelijk om geen enkel scheidingsteken te hebben.
Opmerking : Het wijzigen van het scheidingsteken in de opties heeft geen terugwerkende kracht. Eens de artikels van een gamma aangemaakt zijn, is het onmogelijk om de scheidingstekens te wijzigen. De wijziging zal geen enkele invloed hebben op de artikels die later aangemaakt worden. Recuperatie-instellingen – Waarden per default Deze zone maakt het mogelijk om te bepalen of de omschrijving van de artikels van een gamma (Pull) vergezeld moet gaan van omschrijvingen van de codes die verbonden zijn met de artikels (rood, large, kort…). -
Indien het vakje van de omschrijving 1 aangevinkt is, zal de omschrijving 1 van de gammacodes zich bevinden in de eerste lijn van de omschrijving van het artikel, na het gedeelte van de omschrijving dat manueel ingegeven werd.
Gedeelte van de omschrijving die manueel ingegeven werd
Omschrijving 1 van de codes van de gamma’s
26
-
Indien het vakje van de omschrijving twee aangevinkt is, bevindt de omschrijving 1 van de gammacodes zich in de tweede lijn van de omschrijving van het artikel.
-
Indien de twee vakjes aangekruist zijn, zal de omschrijving 1 van de codes van de gamma’s zich bevinden in de eerste lijn van de omschrijving van het artikel en de omschrijving 2 van de gamma codes zal zich bevinden in de tweede lijn van de omschrijving van het artikel.
Opmerking : In tegenstelling tot de scheidingstekens kan u naar wens bepalen wanneer de omschrijving verschijnt. Het volstaat de instellingen in de artikelfiche te wijzigen en de artikelreeks van het gamma (via het icoontje radertje) bij te werken. Een vakje bijwerken van prijslijsten maakt het mogelijk om de prijslijsten die verbonden zijn met het hoofdartikel te laten doorwegen op de verschillende artikels uit het gamma. Deze recuperatie van gegevens gebeurt steeds van het hoofdartikel naar de ondergeschikte artikels. Het omgekeerde is onmogelijk.
27
♦ TABBLAD Barcodes artikels
Dit tabblad is enkel toegankelijk indien het aankruisvakje ‘Beheer van barcodes’ geactiveerd is in het tabblad ‘Opties’ van hetzelfde scherm. Een beknopte omschrijving van de verschillende velden en zones van het tabblad vindt u hieronder. Voor verdere informatie over de invloed en het gebruik van barcodes in de module verwijzen wij u naar het hoofdstuk over de barcodes. Barcodes artikels Type
-
: 3 types barcodes kunnen berekend worden en verbonden worden met de artikels: code 39 :
Deze code kan tot 39 karakters van het alfanumerieke type bevatten. De karakters die aanvaard worden zijn : 1234567890ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ - . $ / + % SPACE. De code 39 heeft geen controlekarakter.
-
code EAN 13 : Standaardversie van EAN (European Article numbering). Deze code bestaat uit 10 numerieke karakters, 2 flag karakters, die ook numeriek zijn, die de oorsprong van het artikel bepalen en 1 checkdigit (numeriek controlekarakter).
-
code EAN 8 :
Verkorte versie van EAN, deze code bevat 5 numerieke karakters, 2 flag karakters die het land van oorsprong bepalen (54= België en Luxemburg) en 1 check-digit.
Totale lengte identificatief gedeelte :
deze zone heeft enkel betrekking op de code 39. De code 39 kan zo uiteenvallen in meerdere delen. Het eerste deel kan de identificator zijn waarvan de lengte en de inhoud bepaald worden door de gebruiker. Het veld dat hier ingegeven kan worden maakt het de gebruiker mogelijk om de totale lengte van de identificator (i.e. prefix en suffix inbegrepen) te bepalen.
28
Positie na het ingeven van een barcode: maakt het mogelijk om in de schermen voor het ingeven van documenten te bepalen waar de cursor zal staan na het lezen van een barcode. 5 posities zijn mogelijk:
-
per default : de cursor zal een plaats kiezen in functie van de ingedrukte toets. aan de lijn : de cursor zal gaan staan in de eerste kolom van een nieuwe lijn. in de kolom korting : de cursor zal gaan staan in de kolom ‘Korting’. In de kolom hoeveelheid : de cursor zal gaan staan in de kolom ‘Geleverde hoeveelheid’. In de kolom eenheidsprijs: de cursor zal gaan staan in de kolom ‘Eenheidsprijs’.
Instellingen voor het aanmaken : In deze zone kan de gebruiker de karakteristieken van de identificator bepalen. De identificator kan uit drie delen samengesteld zijn : de prefix, de basis en de suffix. De prefix en de suffix zijn optioneel, enkel de basis is verplicht. De basis kan het intern nummer van het artikel bevatten of de referentie zoals deze op de artikelfiche voorkomen. De prefixen en suffixen zullen de basis omkaderen. Het geheel mag niet langer zijn dan de totale lengte die ingegeven werd in de vorige zone. Voorbeeld : Prefix
REF 0000001 Basis
Totale lengte van de identificator= 11
Suffix
Automatisch aanmakenbij het toevoegen:
indien dit vakje aangevinkt is, kent het vakje automatisch een barcode toe aan het artikel wanneer de artikelfiche van dit artikel ingegeven wordt. De barcode zal voldoen aan de ingegeven criteria.
: deze knop geeft toegang tot een bijkomend scherm waarin u het tweede gedeelte van de barcode kan bepalen, dat na de identificator komt. Het is vanzelfsprekend dat dit tweede gedeelte enkel in het geval van een Code 39 toegepast kan worden, de lengte van de 2 EAN codes is immers te klein om het invoegen van een bijkomende reeks cijfers mogelijk te maken.
Geavanceerde instellingen
Een tweede gedeelte maakt het mogelijk om een referentieprijs in te voegen in de barcode. Hiervoor moet u eerst de totale lengte bepalen van het tweede gedeelte (Prefix en Suffix inbegrepen). De suffix van het tweede gedeelte mag willekeurig zijn, dit wil zeggen gekozen door de PC. De lengte van de willekeurige suffix moet echter bepaald worden door de gebruiker. Tussen de prefix en de suffix komt de prijs van het artikel. Deze laatste kan gekozen worden op basis van de aankoopprijs (die u kan wijzigen via een operator) of de verkoopprijs (in dat geval dient u de code prijslijst te bepalen die u wenst te gebruiken). Het
29
resultaat van uw berekening kan naar boven afgerond worden, naar beneden of naar de waarde die het dichtst ligt. Indien u decimalen wenst te tonen, dan moet u ook het aantal decimalen bepalen. Voorbeeld : Prefix
REF 0000001 Basis
Suffix
Totale lengte van de identificator = 11
PR Prefix
0012599 Prijs
EUR Suffix
Totale lengte tweede gedeelte = 12 Prijs = 2 decimalen afgerond op 99, dus 125,99 €
Variabel gedeelte : Een variabel gedeelte kan verbonden worden met de barcode na de identificator en het tweede gedeelte. Dit gedeelte wordt niet aangemaakt door de software maar kan gelezen worden door de software mits instellingen ingegeven werden voor het lezen. Indien het variabele gedeelte de verkoopprijs bevat, vinkt u het juiste vakje aan vermeldt u het aantal decimalen dat de software in rekening moet nemen bij het lezen van het cijfer. Indien het variabele gedeelte de hoeveelheid bevat, vinkt u het juiste kruisje aan en bepaalt u ook of de hoeveelheid in decimalen uitgedrukt wordt. Bij het ingeven tonen de kolommen ‘Eenheidsprijs’ of ‘Hoeveelheid’ automatisch de informatie uit het variabele gedeelte van de barcodes van het artikel bij het scannen van het artikel.
♦ TABBLAD Barcodes derden
30
Het is mogelijk om aan bepaalde types derden (klanten en leveranciers) een persoonlijke barcode toe te kennen. Deze functie richt zich vooral tot ondernemingen die persoonlijke kaarten aanbieden aan hun klanten : het scannen van zo een kaart aan de kassa is minder langdradig dan het systematisch ingeven van informatie over de derde. Net zoals voor de andere artikels kunnen 3 types barcodes geselecteerd worden : de code 39, de code EAN 13 en de code EAN 8. Ook kan de gebruiker een prefix en een suffix bepalen. We verwijzen u naar het hoofdstuk over de barcodes voor verdere informatie over het gebruik en het aanmaken van deze barcodes.
31
DE DAGBOEKEN ♦ Aanmaken van een dagboek De facturatiedagboeken worden aangemaakt via het menu Facturatie | Configuratie | Dagboekenlijst.
Het aanmaakproces is identiek in de Algemene Boekhouding en het Commercieel Beheer. U maakt een dagboek aan door op het icoontje
te klikken of « Alt »+ « A » in te toetsen.
Nadat u een referentie en een naam gegeven heeft aan het nieuwe dagboek moet u het type bepalen : ieder ingavescherm moet minstens één eigen dagboek hebben. Zo is het mogelijk om dagboeken aan te maken voor valuta, offertes of bestellingen (die uitgaan van klanten of die bestemd zijn voor leveranciers), voor zendnota’s, verkopen, creditnota’s en leveringsbonnen. Een inventarisdagboek en dagboek voorraadwijziging kunnen ook aangemaakt worden. Tenslotte wordt u de mogelijkheid gegeven om een dagboek voor de abonnementen aan te maken. Het aankruisvakje zonder centralisatie heeft enkel betrekking op dagboeken van het type ‘Verkoop’ of ‘Creditnota’ (de andere types dagboeken kunnen in ieder geval niet gecentraliseerd worden). Dit vakje maakt het mogelijk om dit dagboek niet te centraliseren en dus enkel te gebruiken voor simulaties. Ingave Beheer BTW :
maakt het mogelijk om de BTW te spreiden bij het ingeven van documenten. Deze optie heeft geen betrekking op de inventarisdagboeken en de voorraadwijzigingen. Deelbaar dagboek: maakt het mogelijk om tegelijkertijd met meerdere gebruikers op verschillende posten te werken. INCL. BTW: bepaalt of de bedragen ingegeven in dit dagboek exclusief BTW of inclusief BTW zijn. Het aanmaken van een dagboek inclusief BTW veronderstelt dat er reeds prijslijsten bestaan inclusief BTW, de prijslijsten exclusief BTW kunnen enkel in een dagboek inclusief BTW gebruikt worden.
32
Dagboek e-Commerce : deze optie heeft enkel betrekking op de dagboeken van de bestellingen. Met deze optie kan u een standaarddagboek omzetten in een e-commerce dagboek dat de bestellingen zal bevatten die geplaatst zijn via de internetsite van de onderneming.
Volgende ingave Voor ieder aangemaakt jaar zal het nummer en de periode van de volgende ingave in het dagboek voorgesteld worden. Deze gegevens kunnen gewijzigd worden. ♦ Prioriteitsvolgorde voor de magazijnen en de lay-outs per default Instellingen voor het commercieel beheer Voorraad magazijn:
maakt het mogelijk om aan een dagboek een voorraad per default toe te kennen waaruit de verkochten goederen zullen verwijderd worden of waarin de gekochte goederen zullen opgenomen worden. De voorraad per default bepaald op dit niveau verschijnt automatisch in de hoofding van het ingavescherm van het dagboek.
De voorraad wordt hernomen in de fiche van het dagboek ‘FAC’.
Opmerking : ook in andere schermen van de software kan u een voorraad per default bepalen: -
De derdenfiches ‘Klanten’ en ‘Leveranciers’
Bestand | Klanten (tabblad ‘Facturatie’)
33
Bestand | Levancierers (tabblad ‘Facturatie’)
De tabel met de verschillende voorraadplaatsen
De voorraad van Luik is de voorraad die per default zal genomen worden bij het ingeven.
Facturatie | Tabellen | Voorraadplaatsen
Gezien u in ieder scherm een voorraadplaats per default kan bepalen, moest er een prioriteitsvolgorde tussen de schermen bepaald worden. De prioriteitsvolgorde is de volgende : De voorraadplaats per default gekozen in de fiche van de dagboeken heeft de voorrang op deze die gekozen werd in de derdenfiche van de klanten of leveranciers. Deze laatste heeft dan weer voorrang op de voorraadplaats die per default gekozen werd in de tabellen voor de voorraadplaatsen van het menu Facturatie. Ontwerp document : maakt het mogelijk om aan een dagboek een documentlay-out per default toe te kennen. De voorraad per default bepaald op dit niveau zal automatisch verschijnen in de hoofding van het ingavescherm van het dagboek.
34
De zone ‘Factuur’ wordt automatisch vervolledigd door de lay-out per default die verbonden is met het dagboek ‘Fac’
Opmerking : net zoals voor de ‘Voorraadplaats’ bestaan er meerdere schermen om een documentlay-out per default te bepalen. Deze schermen zijn de volgende: -
Het scherm van de opties van het commercieel beheer, toegankelijk via het tabblad ‘lay-out’ van het menu Facturatie | configuratie | Opties.
-
Het scherm derdenfiches klanten en leveranciers, toegankelijk via het tabblad ‘Fac’ van het menu Bestand | Klant of Bestand | Leveranciers.
-
Het scherm beheer van ontwerpen van documenten, toegankelijk via het van het menu Facturatie | Configuratie | Documentlay-out. icoontje
Opdat de gebruiker zou weten welke lay-out per default genomen zal worden bij het ingeven van documenten wordt een prioriteitsvolgorde bepaald voor de verschillende ingaveschermen. De prioriteitsvolgorde is de volgende : De lay-out bepaald in het scherm van de dagboeken heeft voorrang op de layout die bepaald werd in de artikelfiches, die op zijn beurt voorrang heeft op de lay-out bepaald in het scherm beheer van ontwerpen van documenten. De layout bepaald in het scherm opties van het commercieel beheer zal enkel bij het ingaven hernomen worden indien geen enkele lay-out bepaald werd in de drie andere schermen.
35
DE ONTWERPEN VAN DOCUMENTEN ♦ Een nieuwe functie: beheer van de lay-outs Een nieuwe functie die toegankelijk is via een nieuw icoontje werd toegevoegd aan de talrijke reeds bestaande functies in het scherm aanmaken van lay-outs. Deze functie heeft als doel het de gebruiker mogelijk te maken om op een efficiënte manier de verschillende lay-outs voor de documenten die hij aangemaakt heeft te beheren. Zo kan de gebruiker indien er meerdere lay-outs voor éénzelfde document bestaan aan één van deze lay-outs het statuut ‘Lay-out per default’ toekennen. Deze lay-out per default zal dan automatisch het ingaveveld vervolledigen in de hoofding van het overeenkomstige ingaveveld. De software kan zelfs het onderscheid maken tussen meerdere talen, iedere taal bezit dus zijn lay-out per default voor het gekozen documenttype. Presentatie
Het scherm aanmaken van lay-outs voor documenten is toegankelijk via het menu Facturatie | Configuratie | Documentlay-out :
Nieuw icoontje
Zoals u in de afbeelding hierboven kunt zien is een nieuw icoontje verschenen onderaan het scherm. Dit icoontje geeft toegang tot het scherm beheer van lay-outs :
36
Gebruik
Het scherm beheer van lay-outs is enkel toegankelijk in de modus ‘Raadplegen’ en niet in de modus ‘Toevoegen’. Het scherm stelt de lijst voor met alle documenten die aangemaakt werden en dit in alle talen. De eerste kolom bepaalt het type van ieder document, de tweede bepaalt de taal ervan, de derde en vierde kolom tonen de code en de omschrijving. De codes van de verschillende types zijn de volgende : ICE
Offerte
ICO
Bestelling klant
IDN
Zendnota
SAL
Factuur
SAC
Creditnota
ISO
Bestelling leverancier
ISD
Leveringsbon leverancier
IDT
Transportdocument
ISM
Voorraadbeweging
ISI
Inventaris
LAB
Etiket artikel
LAH
Etiket hoofding document
De vijfde en de zesde kolom moeten daarentegen ingevuld worden door de gebruiker : deze maken het respectievelijk mogelijk om het aantal kopieën te bepalen die afgedrukt moeten worden (het betreft het aantal kopieën per default die zullen verschijnen in de hoofding van de ingave van een document : dit aantal kan later altijd gewijzigd worden), en aan het document het statuut te geven van document gekozen per default in de ingaveschermen (bewerking die afgesloten wordt door het aankruisvakje te activeren). Daarna moet u op het icoontje opslaan klikken of ‘Alt’+’O’ intoetsen om de uitgevoerde instellingen te bewaren. Opmerking : andere schermen in de sofware maken het eveneens mogelijk om parameterinstellingen per default te bepalen voor de lay-outs (derdenfiches klanten en leveranciers, configuratieopties, fiche van de dagboeken etc.). Ga naar het hoofdstuk over de dagboeken om de prioriteitsvolgorde te kennen van de verschillende parameterinstellingen. Voorbeeld
We nemen 6 verschillende lay-outs voor de documenten van het type ‘Factuur’ (SAL). 1 lay-out voor de facturen in het Engels 1 lay-out voor de facturen in het Nederlands 1 lay-out voor de verkopen van samengestelde artikels in het Nederlands 1 lay-out voor de verkopen van samengestelde artikels in het Frans 1 lay-out voor de standaard facturen in het Frans 1 lay-out voor de verkopen inclusief BTW in het Frans Ik wil dat wanneer ik een factuur ingeef voor een Franstalige klant de lay-out voor de standaard facturen de lay-out per default is.
37
Ik moet dan enkel het vakje van de lay-out ‘Standaard facturen’ activeren. Alle ingaven van facturen voor Franstalige klanten zullen dan de ‘Standaard’ lay-out hebben. Indien daarentegen de factuur bestemd is voor een Nederlandstalige of Engelstalige klant zal geen enkele lay-out per default verschijnen in de hoofding van het ingavescherm (voor zover u natuurlijk geen enkele andere lay-out bepaald heeft voor dit type document in de andere schermen die zo een selectie toelaten). Om aan een Nederlandstalige of Engelstalige klant een bijzondere lay-out toe te kennen, moet u het vakje van de Engelstalige lay-out en één van de Nederlandstalige lay-outs activeren.
38
ENKELVOUDIGE EN SAMENGESTELDE ARTIKELS ♦ Inleiding Een nieuwigheid in de versie 3.0 is dat de software het voortaan mogelijk maakt niet alleen enkelvoudige artikels te verkopen die al dan niet een flexibele voorraad in de facturatie kunnen hebben, maar ook om samengestelde artikels te verkopen waarvan de samenstelling door de gebruiker kan beheerd worden. Deze componenten moeten verplicht een artikelfiche hebben in de module Facturatie. ♦ Aanmaken van eenvoudige artikels en samengestelde artikels Karakteristieken die zowel enkelvoudige als samengestelde artikels hebben
Het aanmaakscherm van de artikels is toegankelijk via het menu Facturatie | Artikels. De inhoud van het venster varieert naargelang de opties die u aangekruist heeft op niveau van het menu Facturatie | Configuratie | Opties. Hieronder vindt u een voorbeeld van een artikelfiche voor een enkelvoudig artikel, alle opties aangekruist in de facturatie. Het scherm van de basisfiches van de samengestelde artikels is identiek gelijk aan dat van de enkelvoudige artikels, indien dit enkel een bijkomend tabblad ‘Samenstelling’ is dat verschijnt in het rechtergedeelte van het scherm. Dit tabblad zal later besproken worden in deze handleiding.
Het venster bestaat uit twee delen: LINKERGEDEELTE Ref : het betreft de referentie die de gebruiker aan het artikel geeft. Opgelet, de software geeft zijn eigen referentie aan het artikel, die verschilt van degene die de gebruiker geeft (het is een volgnummer voor de registratie). U kunt deze referentie terugvinden onder de naam ‘Interne Ref.’ in een informatieschermpje dat u oproept door de cursor te plaatsen op het veld voor het ingeven van de referentie. Omdat er twee referenties zijn kan de
39
gebruikersreferentie gewijzigd worden zonder de referenties te wijzigen in de verschillende tabellen van de databases. U kan de referentie wijzigen via het icoontje . Type : maakt het mogelijk om een onderscheid te maken tussen de gamma artikels (enkelvoudig, tweevoudig of drievoudig gamma) en de enkelvoudige artikels (enkelvoudig). Voor meer informatie over dit onderwerp verwijzen wij naar het hoofdstuk over de gamma’s. Cat., Eenheden, Kortingscat. : de scroll-lijsten worden opgemaakt aan de hand van Tabellen | Artikelcategorieën of Eenheden of Kortingscat. artikel. Locatie : deze gegevens zijn enkel ter informatie. Deze informatie ziet u automatisch bij het ingeven van de documenten. Deze informatie is normaal gesproken bestemd voor de verpakkingsdienst van de onderneming. Voorraadartikel: vakje dat voorraadbewegingen mogelijk maakt voor het desbetreffende artikel. Het betreft hier niet de aanmaak van voorraad voor een of ander artikel : een artikel, voor zover dit een fiche heeft op zijn naam, heeft een voorraad. Het komt erop aan te weten of de voorraad flexibel is of niet. Dit heeft dus niets te maken met het ingeven van een onbestaand artikel in een lijn: op dat ogenblik is er werkelijk geen voorraad voor het desbetreffende artikel. Het is dus een artikel uit voorraad. (vb. : ingeven van een dienstverlening). Indien het vakje niet aangekruist is, is de voorraad van het artikel, hoewel deze nog bestaat, niet meer in beweging en de Gemiddelde Gewogen Prijs van dit artikel wordt dus niet berekend. (omdat deze niet berekend kan worden). Indien daarentegen het vakje aangevinkt is, verschijnt het tabblad ‘Voorraad’ van het rechtergedeelte van het scherm en dit hetzij in monovoorraad, hetzij in multivoorraad beheer. Dit vakje maakt deel uit van het basisscherm van de artikels en is niet onderworpen aan een selectie van een configuratieoptie. Direct bestellen : Dit vakje is zichtbaar wanneer de optie ‘beheer direct bestellen’ actief is in het menu Facturatie | Configuratie | Opties. Dit vakje aankruisen heeft tot gevolg dat de verkoop van een artikel omgezet wordt in een verkoop direct bestellen. Deze bijzondere techniek organiseert de verkoop op de volgende manier : wanneer men een bestelling ontvangt van een klant, maakt de firma een bestelling op aan zijn leverancier die dadelijk bij de klant van de firma dient te leveren. De onderneming doet dus dienst als tussenpersoon tussen de klant en de leverancier : met deze procedure kunnen de kosten voor voorraadbeheer sterk dalen op voorwaarde dat het artikel niet meer in de voorraad opgenomen wordt van de firma. Zo zal het ingeven van een bestelling van een klant die een artikel ‘direct bestellen’ bevat automatisch de overeenkomstige bestelling aan een leverancier aanmaken. Zonder korting : Deze zone verschijnt enkel indien in het menu Facturatie | Configuratie | Opties, het vakje ‘beheer van artikels zonder korting’ aangevinkt werd. Deze optie maakt het mogelijk om bij het ingeven van documenten al dan niet een korting toe te passen op dit artikel naargelang het vakje al dan niet aangevinkt werd in de basisfiche. Het betreft de algemene korting die zich bevindt in de hoofding van het ingavescherm. Dit heeft geen invloed op de korting per artikel- of klantencategorie, die van toepassing blijft indien de criteria vervuld zijn. Per default : De hoeveelheid is de hoeveelheid verkocht per default die verschijnt in de kolom Geleverde hoeveelheid (en/of bestelde hoeveelheid indien de optie aangekruist is op niveau van de parameterinstelling van de ingaven). Hetzelfde geldt voor de BTW-tarieven en de rekeningen: het betreft tarieven en rekeningen per default die verschijnen in de footer van het ingavescherm. Het kortingspercentage dat ingegeven kan worden op dit niveau dient enkel ter informatie.
40
RECHTERGEDEELTE De tabbladen ‘Anal.’ en ‘Voorraad’ verschijnen enkel indien men bij het instellen van de parameters van het dossier besloten heeft de analytische rekeningen en één of meerdere voorraden te beheren. Tabblad Boekhouding. Dit tabblad maakt het mogelijk om de BTW tarieven te selecteren en de rekeningen die per default verschijnen in de footer van de ingaveschermen.
Indien u de gamma’s beheert, herneemt het tabblad de tarieven en de rekeningen bij verkoop en aankoop van het artikel. Hetzelfde geldt indien u de gamma’s niet beheert. In het laatste geval zal echter de informatie over de verkoop ook ingegeven kunnen worden in het linkergedeelte van de artikelfiche. Voor de informatie over de aankoop moet dus steeds het tabblad gebruikt worden. De informatie over de nationale verkopen kunnen steeds dadelijk ingegeven worden in het linkergedeelte van de fiche. Dit onderscheid wordt gemaakt om sneller in te kunnen geven. Tabblad prijslijst De bedragen van de verkoopprijs (of prijslijsten) kunnen gewijzigd worden in de artikelfiche of via het submenu Beheer prijslijsten | Versie prijslijst. Klik daarna op het icoontje (Manuele bijwerking van de tarieven). De smiley verschijnt indien men de optie Specifieke prijslijsten /klanten aankruist via Configuratie | Opties.
41
Het raster prijslijsten ziet er als volgt uit: Ref : herneemt de referentie van de prijslijst. De versies van deze prijslijst verschijnen onderaan indien deze bestaan. De versies hebben geen referentie. Inclusief BTW: Bepaalt of de prijslijst inclusief of exclusief beschouwd moet worden. Dit kan ingesteld worden bij het aanmaken van de prijslijst. De parameterinstelling wordt hernomen in het tabblad ‘Prijslijst’ van de artikelfiche. Begindatum: vermeldt de datum waarop de prijslijst of de versie van toepassing wordt Verkoopprijs : bepaalt de verkoopprijs van het artikel naargelang de gebruikte prijslijst. De bedragen kunnen dadelijk in het scherm ingegeven worden. Indien u er de voorkeur aan geeft de prijzen in te geven via het scherm “updaten van de prijslijsten” opent u dit scherm door te dubbelklikken op de lijn. Valuta : bepaalt de valuta van het dossier Alt. valuta : Toont de prijslijsten in een valuta die gemakkelijk in te geven is (bv : BF indien men een oude prijslijst in Belgische Frank wil inlezen). De prijslijsten kunnen zowel ingegeven worden in da valuta van het dossier als in de valuta die gemakkelijk in te geven is: de software zet de ingegeven prijzen automatisch om in de andere valuta. Indien het vakje ‘Beheer van de vaste prijs’ aangekruist werd in het tabblad ‘Artikel’ van het submenu Configuratie | Opties, verschijnt een zone ‘Vaste Prijs’ onderaan het tabblad. De vaste prijs, die op dit niveau vermeld wordt, heeft voorrang op de prijzen uit de prijslijsten en de berekening bij het ingeven van de documenten gebeurt op deze basis. Het vakje ‘Hoeveelheidskorting’ maakt het mogelijk om al dan niet de korting per lijn toe te passen (cata1/catc1). De vaste prijzen worden echter niet beheerd in het submenu ‘Beheer van de prijslijsten’. Ze kunnen enkel ingegeven worden en aangepast worden via de artikelfiches en dit naargelang men er al dan niet voor gekozen heeft de versies van de prijslijsten te beheren. Het icoontje onderaan het tabblad is actief wanneer men zich in de artikelfiche van een gamma artikel bevindt. Deze geeft toegang tot een bijkomend scherm waarvan de functies en het gebruik uitgelegd worden in het hoofdstuk dat de gamma’s behandelt. Dit zal dus niet meer besproken worden bij het beschrijven van de volgende tabbladen. Tabblad Statistieken Deze toont de verkoop- of aankoopstatistieken gedurende de periode van één jaar.
42
Ook kunnen de verkoops- of aankoophistoriek van de artikels via het icoontje historieken opgeroepen worden :
De selectie kan gebeuren op basis van data of op basis van dagboeken. Ook kan een bijkomende selectie uitgevoerd worden op het type documenten dat men wenst te zien (aanbieding, bestelling klant, zendnota, leveranciersbon…). De titel van het scherm is ‘Historiek van de artikelbewegingen’. Het betreft hier niet noodzakelijk bewegingen die een invloed hebben op de voorraad, maar gewoonweg de bewegingen die het gevolg zijn van het ingeven van artikels in de documenten klanten en leveranciers.
43
Tabblad Aankopen U kunt hier informatie ingeven over de aankoop van het artikel, namelijk de leverancier of de leveranciers bij wie men het koopt. Het tabblad aankoop ziet er verschillend uit naargelang men al dan niet in ‘Multi leveranciers’ werkt
Enkelvoudige leverancier
Multi - Leveranciers
De zone Referentie verwijst naar het nummer of de referentie van het contract en niet naar de referentie van het artikel zelf bij de leverancier. De aankoopprijs kan in een vreemde valuta staan. Opgelet, het is de prijs die per default gebruikt wordt bij het ingeven van de inventarissen en voorraadbewegingen (voor deze laatste geldt dit enkel indien in het submenu Configuratie | Opties | Tabblad Diversen het vakje waardering van voorraadbewegingen aangekruist werd.). De zones Optim. hoeveelheid en Minimum hoeveelheid verwijzen respectievelijk naar de hoeveelheid die bij de leverancier besteld moet worden en de hoeveelheid in voorraad waaronder men een bestelling moet plaatsen. Deze informatie verschijnt ter informatie in Afdrukken | Voorraadpositie en Afdrukken | Bestanden artikels, maar wordt op een actieve manier gebruikt om direct leveranciersbestellingen aan te maken wanneer de minimumvoorraad goederen bereikt is. Termijn bepaalt de leveringstermijn van de bestellingen die bij leveranciers geplaatst werden. De zone Gemiddelde Gewogen Prijs is geen zone die ingegeven dient te worden, maar een zone die berekend wordt aan de hand van ingegeven gegevens. In meervoudige leveranciers, ziet u volgende iconen op het scherm: om een leverancier aan de lijst toe te voegen. om de leverancier te verwijderen die aangeduid wordt door het pijltje. Aan iedere leverancier wordt een specifieke aankoopprijs toegekend en een verschillende optimale bestelhoeveelheid. De leverancier die per default verschijnt bij het ingeven van de bestellingen of leveringsbonnen is de eerste leverancier van de lijst. Daarom zijn er icoontjes met pijlen, , waarmee u de volgorde van de leveranciers in het raster kan wijzigen.
44
Tabblad Voorraad Dit tabblad verschilt naargelang men kiest voor een monovoorraad of multivoorrraad beheer :
Beheer enkelvoudige voorraad
Beheer multivoorraad
De twee schermen kunnen enkel geraadpleegd worden. Ze bevatten dezelfde informatie : de hoeveelheid bestellingen in wacht (Backorders klanten), de hoeveelheid van dit artikel in voorraad, de hoeveelheid bestellingen in wacht bij de leverancier (B.O. leverancier). U ziet ook de data van de laatste inventarissen (beginpositie) en de laatste bewegingen met voor de inventarissen de hoeveelheid artikels in voorraad op deze datum (Positie). Het tweede scherm splitst deze informatie op volgens de plaats van de voorraad ( multivoorraad beheer). Via een dubbelklik op één van de lijnen van het raster krijgt u toegang tot de historiek van de overeenkomstige voorraad. Tabblad analytisch Dit tabblad verschijnt enkel indien u de analytische boekhouding beheert in de algemene configuratie-instellingen van uw BOB. Dit tabblad geeft informatie aan de analytische rekening die per default ingesteld is voor het desbetreffende artikel. Gezien u enkel informatie kan geven aan één rekening, kan u deze steeds wijzigen in de ingaveschermen (De analytische rekening zal zeker niet dezelfde zijn voor de verkopen en aankopen).
45
Tabblad Memo Zone die bestemd is voor commentaar met mogelijkheid tot opmaak via de toets F2. Tabblad Diversen Het tabblad diversen omvat de gegevens over de verpakking van het artikel, de barcodes en Intrastat. Wat de Intrastat gegevens van het artikel vindt men er de code van het artikel, een beknopte omschrijving van wat het is, en de referenties voor bijkomende eenheden en de coëfficiënt voor een bijkomende eenheid.
Beheer van de etiketten Deze zone dient voor het instellen van de etiketten. Voor verdere uitleg verwijzen wij u naar het hoofdstuk etiketten. Er is ook een zone voor het ingeven van het gewicht van het artikel. Het gewicht zal opgenomen worden bij het ingeven van de documenten indien de optie ‘Beheer van het totaalgewicht’ aangevinkt werd in het submenu Configuratie | Instellingen voor de ingaven.
46
Barcodes Een systeem van barcodes werd uitgewerkt in BOB Software en maakt het mogelijk om aan iedere klant en iedere artikel een specifieke barcode toe te kenen. Hoe men deze moet instellen en gebruiken verneemt u in het hoofdstuk over de barcodes. Tabblad Afbeelding Met behulp van dit tabblad kan u het desbetreffende artikel zichtbaar maken. icoontje
kan u een afbeelding inladen, met het icoontje
het volledige scherm en met het icoontje
Met het
kan u de afbeelding zien over
wist u de afbeelding.
Karakteristieken die eigen zijn aan samengestelde artikels
Tabblad Samenstelling: Dit tabblad verschijnt enkel indien men de optie ‘Beheer van samengestelde artikels’ aangevinkt heeft in het tabblad ‘Algemeen’ van het menu Facturatie | Opties. (Zie eerste hoofdstuk van de handleiding voor een volledige beschrijving van het venster Opties van het submenu Configuratie).
Het aanmaken van een samengesteld artikel gebeurt op dezelfde manier als voor een normaal artikel. Ken een naam en karakteristieken toe. Een samengesteld artikel kan geen gamma artikel zijn. Vink daarna in het tabblad ‘Samenstelling’ het vakje Samengesteld artikel aan. Indien u dit vakje aanvinkt dan verandert u het artikel in het linkergedeelte in een samengesteld artikel. Het tabblad ‘Samenstelling’ heeft twee delen :
47
-
Het ene gedeelte maakt het mogelijk om de componenten van het artikel te kiezen.
-
Het andere gedeelte maakt het mogelijk om bepaalde beslissingen te nemen over het bijwerken van de voorraden en de vorm die het artikel aanneemt op de afdrukken.
Dankzij het icoontje
kan u van de ene op de andere configuratie overschakelen:
De elementen bepalen van een samengesteld artikel
De samenstelling van het artikel gebeurt via het icoontje ‘Samenstelling’ tabblad.
, onderaan het
Indien u hierop klikt verschijnt er een venster ‘Samenstelling’ van een samengesteld artikel’.
48
Dit venster maakt het mogelijk om de componenten aan te wijzen van het artikel dat onlangs aangemaakt werd. Een component kan meerdere keren gebruikt worden in de samenstelling van een geheel. Ook kan de component ook zelf een samengesteld artikel zijn. Daarna hoeft u enkel op te slaan. Met het icoontje kan u weten hoeveel samengestelde artikels u kan maken met de hoeveelheden artikels die u in voorraad heeft. Het is mogelijk om enkel de hoeveelheden in rekening te nemen die in een bepaalde voorraad aanwezig zijn. Wanneer u het venster verlaat, merkt u dat het raster de verschillende componenten toont die u gekozen heeft en de hoeveelheden die u nodig heeft om het artikel samen te stellen. Het instellen van samengestelde artikels
Klik op
om de informatie over de instellingen zichtbaar te maken.
De Opties zijn de waarden per default ingegeven in het tabblad ‘Samengestelde Artikels’ van het menu Facturatie | Configuratie | Opties. Deze waarden kunnen echter gewijzigd worden op dit niveau, de nieuwe waarden krijgen een hogere prioriteit. De waardering, de prijsbepaling van het artikel in de boekhoudkundige documenten, kan gebeuren op basis van de componenten, of op basis van het artikel in zijn geheel. In het eerste geval worden de prijzen van de artikels genomen die het samengesteld artikel vormen volgens de prijs die bepaald is in de hoofding van het document. In het tweede geval wordt de prijs genomen van het samengesteld artikel. Hiervoor moeten de prijzen voor de prijslijsten bepaald zijn in het menu Facturatie | Beheer van prijslijsten | Versie prijslijst. Indien er bijzonderheden zijn (specifieke prijs voor een klant, hoeveelheidskorting…), zullen deze altijd toe te passen zijn, hetzij op de prijs van het artikel indien men dergelijke bijzonderheden bepaald heeft voor een samengesteld artikel op zich, of voor de componenten indien specifieke voorwaarden vooraf bestonden. Opmerking : Het gewaardeerde component zal op de factuur verschijnen. Indien het de componenten betreft, zullen hun omschrijvingen en hun eenheidsprijs verschijnen. Indien het om het samengesteld artikel gaat zullen de omschrijving en de eenheidsprijs verschijnen. Het is ook mogelijk om op de factuur de niet gewaardeerde component(en) te vermelden en dit via het punt ‘Tonen bij afdrukken’. Dit laatste betreft echter het tonen van de omschrijvingen en niet van de eenheidsprijzen. Het bijwerken van de voorraad kan gebeuren op basis van de voorraad van het samengesteld artikel of op basis van de voorraad van de componenten. Indien men beslist om de voorraad van het samengesteld artikel te wijzigen, moet men in het ideale geval een beginvoorraad van dit artikel aanmaken. De beginvoorraad van het samengesteld artikel hangt echter af van de voorraad van de componenten die beschikbaar is. Een icoontje in het venster ‘Beheer van de Samenstelling’, , maakt het mogelijk om eens de componenten bepaald zijn, het aantal samengestelde artikels te bepalen dat gerealiseerd kan worden. Wij raden u aan om u te baseren op dit cijfer. Momenteel werken wij aan een functie die het mogelijk maakt om de voorraden van de artikels te laten afnemen en zo de voorraad van een samengesteld artikel te laten toenemen, waardoor de update van de voorraden perfect overeenkomt met de realiteit. Zichtbaar bij afdruk : maakt het mogelijk om het detail te kiezen dat men wenst te zien op de factuur, de zendnota, de bestelling, de offerte…. Ieder document kan gepersonaliseerd worden. De component op basis waarvan de waardering gebeurt, dient echter wel verplicht zichtbaar te zijn op de afdrukken. Bijvoorbeeld, indien de totale prijs van het document berekend wordt op basis van de prijs uit de prijslijsten van de componenten, zal er voor iedere component en diens prijs een lijn aangemaakt worden.
49
Alle documenten maken een lijn aan per component van het samengestelde artikel
Er kan ook een bijkomende lijn aangemaakt worden met de omschrijving van het samengestelde artikel door het vakje ‘Samengesteld’ aan te vinken.
Behalve de componenten, stellen de facturen een bijkomende lijn voor met de omschrijving van het samengestelde artikel
We vermelden nog eens dat per default de aangekruiste vakjes deze zijn die bepaald werden in het tabblad ‘Samengestelde artikels’ van het submenu Configuratie | Opties. Opmerking : Zoals reeds vroeger uitgelegd werd, heeft het zichtbaar maken betrekking op de omschrijvingen en niet op de eenheidsprijzen. Of de eenheidsprijs getoond wordt, hangt af van de ‘Waardering’ : • Indien deze op ‘Samengesteld’ staat, zal enkel de eenheidsprijs van het samengesteld artikel verschijnen, zelfs indien via het punt ‘Tonen’ beslist werd de verschillende componenten te tonen op de factuur (in dit geval zal de eenheidsprijs van de componenten automatisch 0 zijn). • Indien deze op ‘Componenten’ staat, zullen enkel de eenheidsprijzen van de componenten zichtbaar zijn, aangezien de eenheidsprijs van het geheel automatisch op 0 gezet wordt. Merk op dat de prijzen van de prijslijsten enkel verschijnen bij het ingeven. Ze zijn niet zichtbaar op de afgedrukte factuur. Indien u wenst dat er rekening gehouden wordt met uw instellingen bij het afdrukken, moet u een specifieke documentopmaak gebruiken, de opmaak « Ens. Basic lay-out. RTM ». ♦ Het beheer van artikels en samengestelde artikels Ieder artikel kan een samengesteld artikel worden en omgekeerd. We hebben reeds gezien hoe we de componenten van een artikel moeten bepalen. Het venster hieronder functioneert
50
volgens hetzelfde principe, maar bevat alle artikels, zowel enkelvoudige als samengestelde artikels. Dit scherm is toegankelijk via het menu Facturatie | Beheer samenstelling.
Met het icoontje kan u de artikels die geen samengestelde artikels zijn zichtbaar maken of verbergen. Met de pijlen kan u de artikels overlopen en het icoontje maakt het mogelijk om het aantal samengestelde artikels te berekenen dat samengesteld kan worden met de beschikbare voorraden. Elk eenvoudig artikel kan een samengesteld artikel worden : het volstaat om het toe te voegen aan de lijst van de componenten. Terug in de artikelfiche zal het automatisch een samengesteld artikel worden. (vakje ‘Samengesteld artikel’ aangekruist in het tabblad ‘Samenstelling’). Op dezelfde wijze wordt het artikel een enkelvoudig artikel indien men alle componenten van een samengesteld artikel verwijderd. ♦ Een nieuwe afdruk : het afdrukken van componentenlijsten van samengestelde artikels Dit scherm is toegankelijk via het menu Facturatie |Afdrukken | Samengestelde artikels.
51
Het is mogelijk om één samengesteld artikel af te drukken per pagina en de tweede omschrijving te tonen indien u dit wenst. Scrolllijsten maken het ook mogelijk om uw artikelselectie te beperken naargelang hun naam of referentie of naargelang hun categorie. Zie hier een afdrukvoorbeeld.
52
DE GAMMA’S De software maakt het voortaan mogelijk om gamma artikels aan te maken. Het betreft dus een soort hoofdartikel waarvoor men gamma’s aanmaakt in functie van één of meerdere criteria, zoals kleur, grootte enz. ♦ Instellingen Deze nieuwe functie kan geactiveerd worden via het menu Facturatie | Configuratie | Opties :
Eens de optie geactiveerd is, verschijnt een nieuw tabblad op het scherm. Het tabblad ‘Gamma’.
53
Het activeren van de optie heeft ook een invloed op niveau van de artikelfiche : -
Een nieuw icoontje verschijnt onderaan het venster : . Dit icoontje opent een update scherm. De volledige beschrijving ervan en de gebruiksaanwijzing worden later in deze handleiding uitgelegd.
-
De tabbladen Prijslijsten, Statistieken en Voorraad krijgen ook een nieuw icoon, , waarmee u in detail per gamma artikel de prijzen, statistieken en voorraden van deze artikels kan oproepen. De prijslijsten kunnen zelfs gewijzigd worden vanuit deze vensters voor alle artikels uit een gamma.
Het menu Facturatie | Tabellen heeft ook een nieuw punt, ‘Gamma’s’ en laat u toe om de verschillende criteria te bepalen die het gamma van een artikel uitmaken. Omschrijving van het tabblad Gamma Algemene parameters Scheidingskarakter : in deze zone bepaalt u het karakter dat in de referentie van de artikels uit het gamma de verschillende gammacodes scheidt die verbonden zijn aan het artikel. Er bestaan 3 mogelijke scheidingskarakters: het punt, onderlijning en de spatie. Het is ook mogelijk om geen enkel scheidingsteken te hebben.
Opmerking : De wijziging van het scheidingsteken in de opties heeft geen terugwerkende kracht. Eens de artikels van een gamma aangemaakt zijn, is het onmogelijk om hun scheidingskarakters te wijzigen. De wijziging heeft enkel invloed op de artikels die later aangemaakt zullen worden. Instellingen voor het inlezen – Waarden per default Deze zone maakt het mogelijk om te bepalen of de referentie van de artikels van een gamma moet vergezeld gaan van omschrijvingen van de codes die met deze artikels verbonden zijn (rood, large, kort…). Indien het vakje van omschrijving 1 aangevinkt is, bevindt de omschrijving 1 van de gammacodes zich in de eerste lijn van de omschrijving van het artikel, na het gedeelte van de manueel ingegeven code.
Gedeelte van de omschrijving die manueel ingegeven werd
Omschrijving 1 van de gammacodes
. -
Indien het hokje van de omschrijving 2 aangevinkt is, bevindt de omschrijving 1 van de gammacodes zich in de tweede lijn van de omschrijving van het artikel.
54
-
Indien de 2 vakjes aangevinkt zijn, zal de omschrijving 1 van de gammacodes zich bevinden in de eerste lijn van de omschrijving van het artikel en de omschrijving 2 van de gammacodes zal zich bevinden in de tweede lijn van de omschrijving van het artikel.
Opmerking: in tegenstelling tot de scheidingskarakters, kan de omschrijving naar wens getoond worden. Daarvoor dient u enkel de instellingen te wijzigen in de artikelfiche en de artikelreeks van het gamma (via het icoontje raster) te updaten. Een vakje bijwerken van de prijslijsten maakt het mogelijk om de prijzen van de prijslijsten verbonden met het hoofdartikel een invloed te laten hebben op de verschillende artikels van het gamma. Dit inlezen van waarden gebeurt steeds van het hoofdartikel naar de onderliggende artikels. Het tegenovergestelde is onmogelijk. ♦ Aanmaken van een gamma De definiëringscriteria
De eerste stap bij het aanmaken van gamma artikels is het bepalen van de verschillende serialisatiecriteria voor de artikels op basis van een hoofdartikel. Zo kan een hoofdartikel hemd de volgende differentiëring hebben: kleur, maat, lengte van de mouwen. Elk van deze verschillende criteria kan dan nog bestaan uit meerdere onderdelen. Het criterium kleur kan nog onderverdeeld worden in blauw, rood, geel, groen, het criterium maat in small, medium, large en extra-large enz. In de software heeft het onderscheidend criterium de naam van het gamma. Deze gamma’s worden bepaald via het menu Facturatie | Tabellen | Gamma’s.
55
De iconen toevoegen en wijzigen maken het mogelijk om de gamma’s aan te maken en te wijzigen :
Het icoon roept een raster op, dat op zijn beurt een venster doet verschijnen waarmee u de verschillende kenmerken van ieder gamma kan bepalen :
56
De volgorde van de kenmerken (in ons voorbeeld, de verschillende kleuren) kan gewijzigd worden via de blauwe pijlen. Iedere wijziging van volgorde wordt automatisch bewaard door de software. Aanmaken van het hoofdartikel
De tweede stap is het aanmaken van een hoofdartikel in het menu Facturatie | Artikels. Opmerking : het is onmogelijk om gamma’s te verbinden met een artikel dat reeds bestaat. Iedere toekenning van een gamma gebeurt dus bij het aanmaken van een artikel en niet na het aanmaken van dit artikel. Eens het artikeltype bepaald is, is het onmogelijk om het te wijzigen. De structuur van ieder hoofdartikel moet dus nauwkeurig uitgedacht en geanalyseerd worden door de gebruiker. We nemen als voorbeeld het aanmaken van een artikel ‘T-Shirt’ waaraan we de drie gamma’s linken die we aangemaakt hebben op het niveau van het submenu ‘Tabellen’. Het artikel zal dan een artikel zijn met een drievoudig gamma. Het is echter mogelijk om maar één of twee gamma’s aan het artikel te koppelen (enkelvoudig of dubbel gamma), of er geen gamma aan te koppelen (enkelvoudig). In dat geval is het geen gamma artikel.
57
Eens u het aantal gamma’s gekozen heeft, kunt u een keuze maken tussen de gamma’s die u vroeger aangemaakt heeft. In ons voorbeeld betreft het de kleur, de maat, en de lengte van de mouwen.
De volgorde waarin de gamma’s van ieder artikel verschijnen kan gewijzigd worden. In ons artikel heeft het gamma Merk nummer 1 in de volgorde van verschijning, Kleur nummer 2 en Maat nummer 3. De artikels zullen vervolgens worden omschreven volgens hun merk, dan volgens kleur en tenslotte volgens de maat. Deze volgorde kan echter gewijzigd worden via de scrolllijst. Voor iedere wijziging is natuurlijk een update nodig van alle artikels van het gamma. Bij het opslaan van de fiche verschijnt een venster dat het mogelijk maakt om te selecteren en dus de verschillende artikels aan te maken die deel uit zullen maken van het gamma.
58
De volgorde van het raster wordt als volgt bepaald : -
Het eerste criterium in de volgorde van verschijning vormt de omschrijving van de lijnen, in ons voorbeeld zijn dit dus de merken. Het tweede criterium in de volgorde van verschijning vormt de omschrijving van de kolommen, in ons voorbeeld zijn dit dus de kleuren. Het derde criterium in de volgorde van verschijning vormt de omschrijving van de tabbladen, in ons voorbeeld zijn dit dus de maten.
De aankruisvakjes bepalen het bestaan of niet van een artikel dat aan de drie selectiecriteria voldoet. Per default worden alle vakjes aangevinkt. Indien echter het merk ‘Selec’ in ons voorbeeld geen witte T-Shirt in de maat Small heeft of indien wij nooit zo een artikel in voorraad hebben, volstaat het om het betreffende vakje uit te vinken om het overeenkomstige artikel niet aan te maken :
Opmerking : Indien u bij een update van de gamma artikels een artikel selecteert dat niet bestaat, zal dit artikel automatisch aangemaakt worden (idem in de modus ‘Ingeven’). Dit geldt echter niet indien u via het tabblad Prijslijst bv. een prijs toekent aan een onbestaand artikel : dit artikel wordt niet automatisch aangemaakt (idem voor het tabblad Voorraad en Statistieken). Bij bijwerkingen die later gebeuren, betekent het deselecteren van een artikel niet dat dit gewijzigd wordt: het wordt enkel niet opgenomen in de update. Zoals reeds uitgelegd in de parameterinstellingen, kan u via de instellingen voor het inlezen bepalen wat er zal verschijnen in de omschrijving van de verschillende artikels.
Indien u de waarden per default ingesteld heeft op niveau van het tabblad ‘Gamma’s’ van het menu Facturatie | Configuratie | Opties, bevinden de waarden zich hier. Het is echter mogelijk om deze waarden dadelijk in te stellen in de artikelfiche. Deze instelling heeft voorrang op de instelling van het submenu Instellingen. De zone onderaan het scherm bevat de karakteristieken van het artikel waarop de pijl staat. Deze bevat de algemene referentie van het artikel gevolgd door de codes van de gepaste gamma’s. De omschrijving van de verschillende gamma codes wordt ook vermeld.
59
De icoontjes en maken het mogelijk om respectievelijk alle vakjes aan te vinken van het bovenstaande raster of de vakjes volledig uit te vinken. Aanmaken van gamma artikels
Eens het hoofddossier aangemaakt is en de aanmaakcriteria voor de gamma artikels ingesteld zijn, volstaat het om te klikken op het aanmaakicoontje,
.
We zien dan in het artikelbestand de verschillende artikels van het gamma verschijnen met hun eigen karakteristieken.
Hoofdartikel of gamma artikel
Artikels uit het gamma
In het geval dat u bepaalde instellingen wenst te wijzigen, bijkomende artikels wenst aan te maken in het gamma, de prijslijsten wenst bij te werken voor bepaalde artikels of voor alle , te klikken, de gewenste wijzigingen uit te artikels, volstaat het om het icoontje ‘Gamma’s, voeren en daarna op het icoontje ‘radertjes’ te klikken. Voorbeeld : Ik wens in het gamma van de van de T-Shirts, het artikel ‘T-Shirt‘ maat S, wit van het merk ‘Selec’ aan te maken.
60
Het artikel bestaat niet in het huidige gamma
Ik vink het gepaste vakje aan en klik op het icoontje ‘radertje’. Terug in de fiche artikel, ziet u dat het gewenste artikel aangemaakt werd.
Het artikel werd aangemaakt
♦ Tabblad statistieken van de artikelfiche van een gamma artikel Dit tabblad maakt het mogelijk om de aankoop- en verkoopstatistieken van het artikel waarop u zich bevindt zichtbaar te maken. Opmerking : De statistieken worden berekend op basis van de documenten die ingegeven werden via de menu’s Facturatie | Ingaven klanten en Ingaven Leveranciers. Indien u het ingavevenster van de voorraadbewegingen gebruikt in plaats van het ingavevenster van de leveringsbonnen leveranciers, zullen de ingegeven waarden niet meer opgenomen worden in de statistieken. Deze zullen dus niet verschijnen in het tabblad ‘Statistieken’ van de artikelfiche.
61
De facturen en de creditnota‘s moeten niet gecentraliseerd worden om opgenomen te worden in de berekening van de statistieken. Ze moeten enkel geregistreerd worden. Indien een artikel tot een gamma behoort, is het mogelijk om in één enkel venster de statistieken zichtbaar te maken voor elk artikel van het gamma. Klik hiervoor op het artikel dat zich onderaan het tabblad bevindt, .
De eerste scrolllijst maakt het mogelijk om de verkoop- of aankoopstatistieken zichtbaar te maken van alle artikels van het gamma. De tweede scroll-lijst maakt het mogelijk om de hoeveelheden of de waarden te tonen. (som van de nettoprijzen). Het is mogelijk het jaar en de maand te kiezen van de statistieken die u wenst te zien. U kan ook een jaartotaal oproepen.
62
♦ Tabblad voorraad van de artikelfiche van een gamma artikel Dit tabblad maakt het mogelijk om voor het artikel waarop u zich bevindt de hoeveelheid in voorraad, de hoeveelheid in backorder klant en de hoeveelheid in backorder leverancier op te roepen.
Indien een artikel tot een gamma behoort kunt u in één enkel venster de hoeveelheden in voorraad en in B.O. oproepen voor ieder artikel uit het gamma. Hiervoor klikt u op het icoontje dat zich onderaan het tabblad bevindt, .
Alle voorraden : Wanneer dit vakje aangekruist is, toont dit vakje de hoeveelheden van alle voorraden samen. Indien het vakje niet aangekruist is, moet men de voorraad kiezen waarvan u de hoeveelheid wenst te zien. In voorraad : toont de hoeveelheden die momenteel in voorraad zijn. BO Klant : toont de hoeveelheden die besteld zijn door de klanten. BO Leverancier : toont de hoeveelheden die bij de leverancier besteld zijn 63
Opmerking : Indien de vakjes ‘In voorraad’ en ‘BO Klant’ beide aangekruist zijn, zal de software het resultaat tonen van de hoeveelheden in voorraad min de hoeveelheden in BO klanten. Indien daarentegen de vakjes ‘In voorraad’ en ‘BO Leverancier’ beide aangekruist zijn, zal de software beide hoeveelheden optellen. ♦ Tabblad Prijslijst van de artikelfiche van een gamma artikel Dit tabblad maakt het mogelijk om voor het artikel waarop u zich bevindt, de prijzen van de verschillende tarieven en hun versies zichtbaar te maken. De prijzen van de prijslijsten kunnen gewijzigd worden of dadelijk aangemaakt worden in de raster van het tabblad, zonder dat u naar het scherm “bijwerken van de tarieven” moet gaan.
Indien het artikel tot een gamma behoort, kan u de prijzen van de prijslijsten voor ieder gamma artikel oproepen. Hiervoor klikt u op het icoontje onderaan het tabblad, .
64
Vervolgens kiest u de versie van de prijslijst waarvan u de prijzen wenst te zien. Dit kan u via de ingavezones Prijslijst en Versie. Zoals voor een afzonderlijk artikel kunnen de prijzen uit de prijslijsten van de verschillende artikels uit het gamma gewijzigd worden in het raster. Het is echter onmogelijk om een prijs in te geven voor een artikel dat niet bestaat. Indien de optie ‘Specifieke prijslijst per klant’ aangekruist is op niveau van de opties van de facturatie is het ook mogelijk om de specifieke prijzen te tonen die aan bepaalde klanten toegekend worden (of in te geven indien nog geen enkele prijs ingegeven werd). Vooraf moet vanzelfsprekend de klant bepaald worden voor wie een speciale prijslijst zal opgesteld worden. ♦ Ingeven van een gamma artikel Het ingeven van documenten klanten en leveranciers werd ook speciaal herzien om gemakkelijker de artikels van een gamma te kunnen ingeven in het detail van de ingaven. Voorbeeld : We nemen als voorbeeld een leveringsbon leverancier voor een levering van een lot T-Shirts van verschillende maat, merk en kleur. Eens de hoofding van het document vervolledigd is, moet het ingaveraster vervolledigd worden met de verschillende ontvangen artikels. Dit kan steeds via de oude methode, via het opzoeken in het bestand van het desbetreffende artikel en de integratie in het raster via een dubbelklik. Deze methode kan omslachtig zijn indien 20 verschillende artikels van hetzelfde gamma moeten ingegeven worden. Om dit probleem te verhelpen kan u in de eerste lijn van het raster, de referentie ingeven van het hoofdartikel. Een bijkomend venster zal geopend worden waarmee u meerdere artikels kan selecteren uit het gamma van het hoofdartikel. Eens de selectie uitgevoerd is en de hoeveelheden ingegeven zijn voor ieder artikel, zal de software automatisch een reeks artikels aanmaken in het ingaveraster
Hoofdartikel dat zorgt voor het openen van een selectiescherm Selectiescherm
Gekochte hoeveelheden
Omschrijving van het selectiescherm Het raster maakt het mogelijk om de gekochte hoeveelheden voor ieder artikel van het gamma in te geven. De zone onderaan het scherm geeft informatie over het artikel waarop de cursor geplaatst is zoals de referentie en de karakteristieken (grootte, kleur, merk).
65
De tussenzone heeft betrekking op alle artikels van het gamma. Indien de gebruiker een rekening, een voorraadplaats, een eenheidsprijs of een korting op dit niveau vermeldt, zal de ingegeven waarde toegepast worden op alle artikels van het gamma. Indien daarentegen de verschillende zones leeg blijven, zal de software de waarden zoeken die per default ingegeven zijn in de artikelfiches van de artikels uit het gamma (of in de derdenfiche, naargelang de instellingen ingegeven in het tabblad ‘Verbinding Boekhouding’ van de opties). Indien u op het icoontje tandwieltjes klikt onderaan het venster, maakt de software in het hoofdscherm voor de ingaven de lijnen aan die overeenkomen met de geselecteerde artikels.
66
Beheer van prijslijsten ♦ Inleiding In de versie 3.0 worden er nieuwe functies toegevoegd aan het beheer van de prijslijsten : -
Iedere prijslijst, behalve de specifieke prijslijsten voor de klanten kan voortaan meerdere versies hebben, namelijk verschillende prijzen voorstellen in functie van de bepaalde periodes.
-
Om een duidelijker overzicht te hebben, beschikken de specifieke prijslijsten voor klanten en de standaard prijslijsten voortaan elk over een eigen scherm voor het dat het vroeger mogelijk raadplegen en het manueel ingeven : het icoontje maakte om van het ene type prijslijst naar het andere over te schakelen, verschijnt enkel in de artikelfiches en de schermen voor het automatisch updaten van de prijslijsten.
-
Een bijkomend menupunt, ‘Berekenen prijslijst samengestelde artikels’ verschijnt. Hiermee kan u de prijzen die toegepast worden op de samengestelde artikels automatisch updaten.
-
De tabel van de prijslijsten (Facturatie | Tabel | Prijslijsten) staat niet meer in het submenu ‘Tabellen’ en heeft het submenu ‘Beheer van prijslijsten’ geïntegreerd onder de naam ‘Lijst van prijslijsten’. Op deze manier worden alle functies, schermen en tabellen die betrekking hebben op het beheer van de prijslijsten geïntegreerd in hetzelfde submenu.
2 schermen gescheiden voor het ingeven van de prijzen van de standaard prijslijsten en de specifieke prijslijsten voor klanten.
Nieuwigheid
Hergroepering van alle functies van de prijslijsten in één enkel submenu
Nieuwigheid
67
♦ De standaard prijslijsten en hun versies De standaard prijslijsten zijn de prijslijsten die verschijnen in de tabel ‘Lijst van Prijslijsten’. Verwar deze niet met de specifieke prijslijsten voor klanten, waarvan de gebruikswijze en de toepassingen beschreven werden in How-To. Om alles te verduidelijken, stellen wij u voor om een standaardprijslijst aan te maken met versies en zo te zien hoe deze gebruikt wordt in de verschillende ingaveschermen. Stap 1 : het aanmaken van een prijslijst
Aangezien wij meerdere versies van éénzelfde prijslijst gaan aanmaken, is een parameterinstelling vooraf noodzakelijk. U gaat naar het tabblad ‘Opties’ van het menu Facturatie | Configuratie | Opties en u kruist het vakje ‘multi-versie prijslijst’ aan om deze modus te activeren. Eens deze optie aangekruist is, is het onmogelijk om deze ongedaan te maken en terug te keren naar een modus beheer van prijslijsten zonder versies.
Opmerking : Iedere keer dat een nieuwe prijslijst aangemaakt wordt, moet er minstens één versie voor aangemaakt worden. Indien dit niet gebeurt, kan men de nieuwe prijslijst niet opslaan.
68
Vervolgens wordt in het menu Facturatie | Beheer aangemaakt.
prijslijsten
|
Prijslijsten
de
prijslijst
. Aangezien we een multiversie-beheer gekozen We klikken op het icoontje toevoegen, hebben, verschijnt er onderaan een vakje ‘Versie’ onderaan het scherm. Wij maken een nieuwe prijslijst aan voor de Levis jeans. Bij het aanmaken van de nieuwe prijslijst moet u verplicht minstens één versie aanmaken voor deze prijslijst.
Versie : maakt het mogelijk om de omschrijving en de alternatieve omschrijving van de ingegeven versie te vermelden. Korting per hoeveelheid: Indien de kortingen per hoeveelheid (op basis van een combinatie van de artikels en de klanten) bepaald werden, geeft u door het aankruisen van dit vakje de toestemming om, bij het ingeven, rekening te houden met deze kortingen wanneer deze artikels verkocht worden tegen het desbetreffende tarief.
69
Bepaald : Dit vakje maakt het mogelijk om aan de versie precieze data toe te kennen waarop de versie toegepast wordt, namelijk een aanvangsdatum en een einddatum. Indien het vakje niet aangekruist is, volstaat een aanvangsdatum, de versie loopt oneindig door. Datum van …tot : Zones die het mogelijk maken om de data van de versie in te geven wanneer de versie van toepassing is. Opmerking : het is ook mogelijk om dadelijk een prijslijst aan te maken via het menu Facturatie | Beheer prijslijsten | Versie prijslijst. Toch hebben wij ook de normale ingaven in de tabel bewaard omdat deze het mogelijk maakt meerdere prijslijsten na elkaar in te geven, zonder zich al te veel zorgen te moeten maken over het toekennen van meerdere versies aan een prijslijst. Het volstaat één enkele versie toe te kennen aan de aangemaakte prijslijst, de andere versies kunnen later aangemaakt worden in het punt ‘Versie van de prijslijsten’. De wijzigingen die aangebracht werden via een punt zullen automatisch ook een gevolg hebben voor een ander punt en vice-versa, om het even waar de prijslijsten aangemaakt werden. Stap 2 : het aanmaken van versies
We slaan op en gaan naar het venster Facturatie | Beheer prijslijsten | Versie prijslijst, waar wij meerdere versie gaan aanmaken voor deze prijslijst.
In het scherm hierboven wordt iedere prijslijst vermeld en is er een boomstructuur voor de verschillende versies. De karakteristieken van iedere versie worden hernomen onderaan het scherm wanneer de cursor zich op deze versie bevindt. De iconen
maken het mogelijk om respectievelijk een versie voor een prijslijst aan
maakt het mogelijk om een nieuwe te maken, te wissen of te wijzigen. Het icoontje prijslijst aan te maken (dit kan ook via het punt ‘Lijst van de prijslijsten’) en het icoontje geeft toegang tot een venster waarin manueel de prijzen van de verschillende artikels zullen ingegeven worden voor de desbetreffende prijslijst. Dit laatste scherm was in de vroegere BOB versies toegankelijk via het menu Facturatie | Bijwerken van de prijslijsten | Manueel.
70
We klikken op het icoontje toevoegen:
. Er verschijnt een venster waarmee u een versie kunt
We voegen een promotieversie toe voor de maand juli en we aanvaarden geen kortingen. In dit stadium hebben wij dus 2 versies voor de Levis prijslijst aangemaakt : de eerste loopt tijdens de maanden mei, juni, juli, augustus en september 2003, de tweede loopt enkel tijdens de maand juli. Het is logisch dat de promotieprijslijst tijdens de maand juli voorrang heeft op de zomerprijslijst. De volgorde van prioriteit van de verschillende prijslijsten van een versie wordt bepaald door de gebruiker in het tabblad ‘Prijslijsten’ van het menu Facturatie | Configuratie| Opties.
Scroll-lijst die het mogelijk maakt de prioriteiten te bepalen in het gebruik van de prijslijsten en hun versies
71
Indien ‘De meest recente prijslijst’ gekozen is, selecteert de software bij het ingeven, voor het desbetreffende artikel, de prijs uit de prijslijst waarvan de begindatum van de versie het dicht bij de ingavedatum van het document ligt en dit voor zover de aanvangsdatum van de versie voor de documentdatum ligt. Indien ‘De meest interessante prijslijst’ gekozen wordt, de data van de versies zijn van weinig belang, zal de software de meest interessante prijs voor de klant selecteren uit de verschillende versies die de software ter beschikking staan. Ter verduidelijking, een voorbeeld van onze uitleg : Voorbeeld : We beelden ons een tijdslijn in waarop de aanvangsdatum en de einddatum van de versies van de prijslijst GRO verschijnen. 1/1
1/2
1/3
1/4
1/5
1/6
1/7
1/8
1/9
1/10
1/11
1/12
V4 V1
V3 V2
V5
V1, V2, V3, V4 en V5 vertegenwoordigen de verschillende versies van de prijslijst GRO die tijdens het jaar van toepassing zijn. We nemen vervolgens 3 data voor het ingeven van de documenten : 7/2, 30/6 en 1/7. - 7/2 Indien ‘De meest recente prijslijst’ geselecteerd is, zal de prijslijst V2 van toepassing zijn. Indien ‘De meest interessante prijslijst’ geselecteerd is: de software zal tussen V1 en V2 de versie kiezen die de laagste prijs voorstelt. - 30/6 Indien ‘De meest recente prijslijst’ geselecteerd wordt, zal de prijslijst V3 van toepassing zijn. De prijslijsten V4 en V5 zullen niet van toepassing kunnen zijn, aangezien hun geldigheidsduur de dag na de ingave pas bedingt. Indien ‘De meest interessante prijslijst’ geselecteerd wordt, zal de software uit V2 en V3 de versie kiezen die de laagste prijs voorstelt. - 1/7 Indien ‘De meest recente prijslijst’ geselecteerd wordt, zal de prijslijst V4 van toepassing zijn. Indien de twee prijslijsten op dezelfde datum beginnen, zal de software de prijslijst kiezen die de kortste geldigheidsduur heeft. Indien ‘De meest interessante prijslijst ’ geselecteerd wordt, dan zal de software uit V4 en V5 de versie selecteren die de laagste prijs voorstelt.
72
In ons voorbeeld kiezen wij dus ‘De meest interessante prijslijst’ in het tabblad ‘Prijslijsten’ van de opties van de instellingen. Onze promotieprijslijst zal dan voorrang hebben op de zomerprijslijst tijden de maand juli. Stap 3 : het toekennen van een prijs aan de artikels
We bewaren en klikken daarna op het icoontje kennen voor iedere versie van de prijslijst.
om aan de Levis artikels een prijs toe te
We voeren een filter uit op de artikelcategorie zodat enkel de Levis artikels getoond worden, . Daarna vervolledigen wij de dus de categorie LEV. Dit gebeurt via het icoontje filter prijskolommen voor de 2 versies.
73
Stap 4 : Het ingeven van facturen
We geven vervolgens een factuur in via het menu Facturatie | Ingaven klanten | Facturen. De eerste factuur wordt gemaakt op 17 juni : we kiezen in het vakje ’Prijslijst’ de prijslijst LEVIS. We verkopen 10 LEVIS jeans. De berekening gebeurt dus op basis van de versie 1, Zomer 2002.
We nemen als voorbeeld een tweede factuur opgemaakt op 15 juli 2002 voor hetzelfde artikel en dezelfde hoeveelheid. Het is de promotieversie die deze keer van toepassing is.
74
We veronderstellen dat een hoeveelheidskorting van toepassing is voor de klant SUPERMARKT bij een aankoop van minimum 10 stuks van de Levis artikels. Indien de aankoop gebeurt terwijl de versie Zomer 2002 van toepassing is, wordt rekening gehouden met de korting. Indien daarentegen de promotieversie van juli van toepassing is, wordt geen enkele bijkomende korting toegestaan. Bij het ingeven krijgen we het resultaat met korting:
75
De globale korting blijft van toepassing welke ook de versie is. Ter herinnering : De versies zijn enkel van toepassing op de normale prijslijsten, dus de categorieprijslijsten. Ze zijn niet van toepassing op de specifieke prijslijsten voor klanten. Stap 5 : Het automatisch updaten van prijslijsten
Het volgende scherm is toegankelijk via het menu Facturatie | Beheer prijslijsten | Automatisch bijwerken. Alle prijslijsten kunnen in één keer gewijzigd worden en de wijzigingen kunnen overgedragen worden naar de artikelfiche en het bestand voor het updaten van de prijslijsten.
Code Prijslijst : het betreft de prijslijst waarvan de prijzen de wijzigingen zullen ondergaan.
76
Berekeningsbasis : meerdere elementen kunnen dienst doen als basis voor de berekening: - een prijslijst : de prijslijst vermeld onder ’Code Prijslijst’, waarop een specifieke bewerking toegepast zal worden, hetzij een andere prijslijst waarvan de prijzen die na wijziging de prijzen zullen worden van de prijslijst vermeld onder ‘Code Prijslijst’ (de prijslijst ‘Groothandelaar’ kan dienst doen als berekeningsbasis voor het aanmaken van een prijslijst ‘Particulieren’). In dit geval moet men de prijslijst bepalen die u wenst te nemen als berekeningsbasis. - De aankoopprijs : de aankoopprijs van de prijslijst die aangeduid is onder ‘Code prijslijst’ kan ook dienst doen als berekeningsbasis. - De Gemiddelde Gewogen Prijs: het is de actuele gemiddelde gewogen prijs van de artikels onderworpen aan deze prijslijst. Operator : het betreft het type wijziging dat men gaat uitvoeren op de gekozen basis, het toevoegen of aftrekken van een waarde, het toevoegen of aftrekken van een percentage of het delen door of vermenigvuldigen met een coëfficiënt. Wat ook het type bewerking is dat men uitvoert, de waarde, het percentrage of de coëfficiënt moeten bepaald worden in de zone Waarde. Afgerondingswijze: het verkregen bedrag kan afgerond worden naar boven, naar beneden of de eenheid die het kortst bij het verkregen aantal ligt. Men kan ook het aantal decimalen kiezen, zelfs indien dit verschilt van het aantal dat gekozen is bij de instellingen. De zone Waarde… of zal dienen om het aantal te bepalen waarop het bedrag zal afgerond worden: men wenst bijvoorbeeld twee decimalen na de komma en in de zone ‘Waarde’ zet u 25 of 95. De afronding gebeurt dus steeds op …, 25 of …,95. Als men slechts één decimaal plaatst, gebeurt de afronding op …2,5 of …9,5. Men kan afronden tot op 5 cijfers. Selectie : het is verplicht om één of meerdere artikels te selecteren. De selectie kan enkel gebeuren op basis van een artikelcategorie of een categorie artikelkortingen (kortingen per hoeveelheid). Om een filter toe te kunnen passen op een kortingscategorie moet men vanzelfsprekend de juiste optie aangekruist hebben via het submenu ‘Configuratie’. Deze filters maken het enkel mogelijk om de primaire selectie te verfijnen. We veronderstellen dat we de prijs van de Levis jeans wensen te laten toenemen met 10% en een afronding wensen toe te passen op de resultaten die we verkregen hebben opdat de prijzen allemaal zouden eindigen op …,50 of …,99 honderdsten. We vervolledigen het scherm zoals dat van de vorige pagina en klikken op het icoontje met de radertjes. Het resultaat van de bewerking verschijnt in een tweede tabblad :
77
U dient de nieuwe prijs enkel te aanvaarden door op het icoontje opslaan te klikken of een andere berekening te beginnen indien het resultaat niet voldoet aan de verwachtingen. Opmerking : De specifieke prijzen voor klanten kunnen ook automatisch gewijzigd worden via hetzelfde scherm: het volstaat om op het icoontje te klikken. Daarna moet men de klant bepalen waarvoor men de specifieke prijslijst wenst aan te passen. Stap 6 : Het berekenen van prijslijsten van samengestelde artikels
Het principe is exact hetzelfde als dat van het automatisch updaten van de prijslijsten, maar deze functie maakt het mogelijk om zich enkel te concentreren op de prijzen die toegepast worden op de samengestelde artikels. De berekeningsbasis kan de aankoopprijs zijn van de componenten, de gemiddelde gewogen prijs van de componenten of de prijslijst van de componenten. Hieronder ziet u een voorbeeld van een wijziging van een prijslijst:
Nadat u op de radertjes geklikt heeft, ziet u het volgende :
Zoals voor het voorgaande punt is het ook mogelijk om de specifieke prijslijsten voor klanten te wijzigen die toegepast worden op samengestelde artikels.
78
HET BEHEER VAN BARCODES ♦ Inleiding Vanaf de versie 3 .0 maakt BOB Software het mogelijk in de facturatie barcodes te beheren voor artikels en derden. Deze functie maakt het mogelijk om voor ieder artikel ingegeven op niveau van de artikelfiche een barcode van twee types naar keuze aan te maken, te verbinden of te lezen. Het eerste is het EAN (European Article Numbering) type, het tweede is het type Code 39. Wat het EAN type betreft, zijn er twee versies mogelijk : EAN-13 of EAN-8. De barcodes hebben twee verschillende functies. Zij kunnen intern gebruikt worden. In dat geval kan het aantal karakters van de code bepaald worden door de gebruiker. Of ze kunnen extern gebruikt worden. In dat geval moet de gebruiker de karakters van de code ingeven volgens de normen die opgesteld werden door het bevoegde orgaan in het desbetreffende actviteitsdomein. De barcodes die aangemaakt worden door een externe software kunnen ook gelezen en verwerkt worden door BOB Software, op voorwaarde dat de instructies voor het lezen bepaald werden in BOB Software. Ook kan een barcode toegekend worden aan iedere derde. Door het toekennen van een barcode kunnen kortingen die toegekend werden aan klanten automatisch berekend worden via het lezen van een persoonlijke kaart bij betaling aan de kassa bijvoorbeeld. Bovendien kunnen de barcodes met BOB software op verschillende manieren gelezen worden. Naargelang de ingegeven opties kan de software een artikel herkennen en de hoeveelheid of de prijs die aan het artikel verbonden is, of het artikel zelf. ♦ Het instellen Om de barcodes te beheren gaat u naar het menu Facturatie | Configuratie | Opties. In het tabblad ‘Opties’ bevindt zich een aankruisvakje ‘Beheer van barcodes’ dat geactiveerd moet worden om de functie te starten. Door het activeren van het vakje verschijnen er twee bijkomende tabbladen in het venster : ‘Barcodes artikels’ en ‘Barcodes derden’. De twee tabbladen maken het mogelijk om instellingen in te geven voor het aanmaken en lezen van de barcodes.
79
Tabblad barcode Artikel
Zoals reeds vroeger uitgelegd, kunnen 3 types barcodes berekend worden en toegekend worden aan de artikels: -
code 39 : De code kan tot 39 karakters bevatten van het alfanumerieke type. De karakters die aanvaard worden zijn de volgende: 1234567890ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZ - . $ / + % SPACE. De code 39 heeft geen controlekarakter. code EAN 13 : Standaardversie van EAN (European Article numbering). De code bestaat uit 10 numerieke karakters, 2 flag karakters, die ook numeriek zijn, die het land van oorsprong bepalen en 1 check-digit (numeriek controlekarakter ).
-
code EAN 8 : Verkorte versie van EAN, de code bevat 5 numerieke karakters, 2 flag karakters die het land van oorsprong bepalen (54= België en Luxemburg) en 1 check-digit.
-
Totale lengte identificatief gedeelte :
deze zone heeft enkel betrekking op de code 39. De code 39 kan zo uiteenvallen in meerdere delen. Het eerste deel kan de identificator zijn, waarvan de lengte en de inhoud bepaald zullen worden door de gebruiker. Het veld dat hier ingegeven kan worden maakt het de gebruiker mogelijk om de totale lengte van de identificator (i.e. prefix en suffix inbegrepen) te bepalen.
Positie na het ingeven van een barcode: maakt het mogelijk te bepalen waar de cursor zal staan na het lezen van een barcode in de ingaveschermen van documenten. 5 posities zijn mogelijk:
-
per default : de cursor zal een plaats kiezen in functie van de ingedrukte toets. aan de lijn : de cursor zal gaan staan in de eerste kolom van een nieuwe lijn. in de kolom korting : de cursor zal gaan staan in de kolom ‘Korting’.
80
-
In de kolom hoeveelheid : de cursor zal gaan staan in de kolom ‘Geleverde hoeveelheid’. In de kolom eenheidsprijs: de cursor zal gaan staan in de kolom ‘Eenheidsprijs’.
Instellingen voor het aanmaken : In deze zone kan de gebruiker de karakteristieken van de identificator bepalen. De identificator kan uit drie delen samengesteld zijn : de prefix, de basis en de suffix. De prefix en de suffix zijn optioneel, enkel de basis is verplicht. Deze kan het intern nummer van het artikel bevatten of de referentie zoals deze op de artikelfiche voorkomen. De prefixen en suffixen zullen de basis omkaderen. Het geheel mag niet langer zijn dan de totale lengte die ingegeven werd in de vorige zone. Voorbeeld : Prefix
REF 0000001 Basis
Totale lengte van de identificator = 11
Suffix
Automatische aanmaken tijdens toevoegen:
indien dit vakje aangevinkt is, kent het vakje automatisch een barcode toe aan het artikel wanneer de artikelfiche van dit artikel ingegeven wordt. De barcode zal voldoen aan de ingegeven criteria. : deze knop geeft toegang tot een bijkomend scherm waarin u het tweede gedeelte van de barcode kan bepalen, dat na de identificator komt. Het is vanzelfsprekend dat dit tweede gedeelte enkel in het geval van een Code 39 toegepast kan worden. De lengte van de 2 EAN codes is te klein om het invoegen van een bijkomende reeks cijfers mogelijk te maken.
Geavanceerde instellingen
Een tweede gedeelte maakt het mogelijk om een referentieprijs in te voegen in de barcode. Hiervoor moet u eerst de totale lengte bepalen van het tweede gedeelte (Prefix en Suffix inbegrepen). De suffix van het tweede gedeelte mag willekeurig zijn, dit wil zeggen gekozen door het systeem. De lengte van de willekeurige suffix moet echter bepaald worden door de gebruiker. Tussen de prefix en de suffix komt de prijs van het artikel. Deze laatste kan gekozen worden op basis van de aankoopprijs (die u kan wijzigen via een operator) of de verkoopprijs (in dat geval dient u de code prijslijst te bepalen die u wenst te gebruiken). Het resultaat van uw berekening kan naar boven afgerond worden, naar beneden of naar de
81
die het dichtst ligt. Indien u decimalen wenst te tonen, dan moet u ook het aantal decimalen bepalen.
waarde
Voorbeeld : Prefix
REF 0000001 Basis
Suffix
Totale lengte van de identificator = 11
PR Prefix
0012599 Prijs
EUR Suffix
Totale lengte tweede gedeelte = 12 Prijs = 2 decimalen afgerond o 99, dus 125,99 €
Variabel gedeelte : Een variabel gedeelte kan verbonden worden met de barcode na de identificator en het tweede gedeelte. Dit gedeelte wordt niet aangemaakt door de software maar kan gelezen worden door de software mits instellingen ingegeven werden voor het lezen. Indien het variabele gedeelte de verkoopprijs bevat, vinkt u het juiste vakje aan vermeldt u het aantal decimalen dat de software in rekening moet nemen bij het lezen van het cijfer. Indien het variabele gedeelte de hoeveelheid bevat, vinkt u het juiste kruisje aan en bepaalt u ook of de hoeveelheid in decimalen uitgedrukt wordt. Bij het ingeven tonen de kolommen ‘Eenheidsprijs’ of ‘Hoeveelheid’ automatisch de informatie uit het variabele gedeelte van de barcodes van het artikel bij het scannen van het artikel.
82
Tabblad barcode klanten
Het tabblad barcodes derde is identiek aan dat van de barcodes artikels. Aan iedere derdencategorie moet een type barcode toegekend worden. Er zijn drie mogelijkheden (code 39, code EAN 13 en code EAN 8). Indien het type ‘Code 39’ toegekend wordt, zal u gevraagd worden de lengte van de identificator te bepalen. De Prefix en de suffix kunnen ook bepaald worden. ♦ Aanmaken van barcodes Barcodes worden aangemaakt in het tabblad ‘Diversen’ van de artikelfiche van ieder artikel. Meerdere barcodes kunnen aangemaakt worden voor éénzelfde artikel. Via het icoon ‘tandwieltjes’ kan u barcodes aanmaken op basis van de criteria die ingesteld zijn op niveau van de opties.
83
Een tool die toegankelijk is via de systeemmodus maakt het mogelijk om het geheel van barcodes voor het ganse bestand ‘Artikels’ te beheren. Via het lezen van de code door de scanner zal het uiteindelijk mogelijk zijn om de referentie van het artikel en de omschrijving van het artikel automatisch zichtbaar te maken in de lijnen van het raster.
84
DE ETIKETTEN ♦ Inleiding Etiketten kunnen afdrukken met de gegevens van de facturatie is praktisch wanneer men het beheer van de voorraad van artikels en hun aankoop en verkoop wenst te optimaliseren. Ieder binnenkomend en uitgaand artikel kan zo voorzien worden van één of meerdere etiketten waarvan de bestemmingen meervoudig kunnen zijn : ter begeleiding van het artikel zelf, toegevoegd aan de leveringsbon, toegevoegd aan de transportbon, bij ieder duplicata van een document enz. ♦ Aanmaken van lay-outs De etiketten moeten net als ieder document dat afgedrukt kan worden één of meerdere layouts hebben. Het instellen en het aanmaken van de lay-outs gebeurt via het menu Facturatie | Configuratie | Documentlay-out. Er bestaan twee types etiketten : de etiketten die de artikels die verkocht of gekocht zijn door de onderneming begeleiden en de etiketten die de verkoop- of aankoopdocumenten begeleiden. Het eerste type heeft de naam ’’Etiket artikel’ en het tweede ’’Etiket hoofding document’. In de modus toevoegen (Alt+N of het icoon ‘Toevoegen’), bepaalt u een code, een taal en een formaat voor een nieuw document van het type ‘’Etiket artikel’ of ‘Etiket hoofding document’.
Bewaar, klik op om een opmaak aan te maken en vorm te geven. Ter herinnering, iedere nieuwe opmaak wordt aangemaakt vanuit een reeds bestaande opmaak en dit of u nu werkt met Artist of Report Builder. Bij het opmaken van de lay-out wordt een dialoogvenster geopend dat vraagt om het document te bepalen dat als basis zal dienen voor het opmaken van de nieuwe opmaak
85
Standaard documenten : maakt het mogelijk om een standaard lay-out te recupereren geprogrammeerd en opgemaakt door Bob Software. Andere documenten : maakt het mogelijk om een opmaak van een document te recupereren die de gebruiker zelf voordien aangemaakt heeft op dit niveau. Definitiebestand formaat RTM : maakt het mogelijk om de opmaak van een extern bestand te recupereren, voor zover dit in het RTM formaat is. Document : scrolllijst met de codes van verschillende standaard of persoonlijke lay-outs die men kan recupereren. Alle types maakt het mogelijk alle codes te tonen van de documenten die gerecupereerd kunnen worden. Het type document dat men aan het aanmaken is speelt geen rol. Bestand : maakt het mogelijk de toegangsweg te bepalen voor het te recupereren RTM bestand. We recupereren de standaardlay-out van BOB voor de ‘Artikeletiketten’ of de ‘Etiketten hoofding document’ en klikken op ‘OK’.
86
.
De standaard lay-out voor het ‘Etiket artikel’ omvat de referentie van het artikel en de EAN code en stelt een standaard etiketformaat voor van ongeveer 5,5 cm op 3 cm. De standaard lay-out voor het ‘Etiket hoofding van het document’ bevat het documentnummer, de datum van het document en de derde aan wie het document gericht is. Deze instellingen kunnen ook gewijzigd worden. Bijkomende velden kunnen ook toegevoegd worden. Voor verdere details over het gebruik van de Report Builder of Artist verwijzen wij u naar de desbetreffende handleidingen. ♦ Instellingen Nadat we een opmaak aangemaakt hebben voor de etiketten, moeten we bepaalde opties instellen in het tabblad ‘lay-outs’ van het menu Facturatie | Configuratie | Opties.
87
In de zone ‘Etiketten’, wordt er u gevraagd om een lay-out te bepalen voor de etiketten van de artikels die verschijnen op de leveranciersdocumenten (Etiketten bij inkomende) en een opmaak voor de etiketten van artikels die verschijnen op de klantendocumenten (Etiketten bij uitgaande). Er wordt u ook gevraagd een lay-out aan te maken voor de etiketten die de documenten begeleiden (Etiketten in hoofding document). Indien u beslist om op dit niveau niets in te stellen, kan u dit nog in het tabblad ‘Diversen’ van de artikelfiches.
88
De keuze van de afdrukinstellingen van de etiketten gebeurt in de zone ‘Instellingen voor etiketten’ van het tabblad. Lay-out import : Het betreft de opmaak van de etiketten van de artikels die verschijnen in de leveranciersdocumenten. Indien u de opmaak niet bepaald heeft op niveau van de opties van de configuratie, kan u er een kiezen op dit niveau. Merk op dat de lay-outs opgemaakt op niveau van de artikelfiches voorrang hebben op de lay-outs die bepaald zijn in de opties van de instellingen. . Lay-out export : Het betreft de opmaak van de etiketten van de artikels die verschijnen in de klantendocumenten. Indien u een opmaak bepaald heeft op niveau van de opties van de instellingen zal deze opmaak hier per default hernomen worden. Indien u geen opmaak bepaald heeft op niveau van de opties van de configuratie, kan u er op dit niveau één kiezen. De lay-outs bepaald op niveau van de artikelfiches hebben voorrang op de lay-outs bepaald in de opties van de instellingen. Lay-out artikel : het is mogelijk om de etiketten dadelijk af te drukken vanuit de artikelfiche. Deze zone vraagt u om de opmaak te bepalen die gebruikt zal worden bij het afdrukken. U moet enkel op het icoontje afdrukvoorbeeld etiketten klikken om het scherm afdrukvoorbeeld te openen en daarna op het icoontje ‘printen’ klikken om de etiketten af te drukken. De software verwijdert alle velden, met gegevens die niet afkomstig zijn uit de artikelfiche van het artikel, uit de opmaak die u bepaald heeft. Voorbeeld : U heeft een bijzondere opmaak aangemaakt voor de etiketten die de referentie, de barcode, de derde die betrokken is bij de transactie en zijn adres vermeldt. Deze opmaak wordt tegelijkertijd gebruikt voor binnenkomende en uitgaande documenten. U wenst etiketten af te drukken zonder dat er documenten ingegeven moeten worden. Dit kan u via de artikelfiche. In de zone ‘Opmaak artikel’, bepaalt u de code van de bijzondere opmaak voor de etiketten, daarna drukt u uw etiketten af via het icoontje . Enkel de gegevens van de artikelfiche worden afgedrukt, namelijk de referentie en het nummer van de barcode. De derde en diens adres worden niet op het etiket afgedrukt. Aantal etiketten en Reeks goederen : Deze twee zones maken het mogelijk om het aantal etiketten te bepalen dat u wenst af te drukken wanneer een klanten- of leveranciersdocument aangemaakt wordt. Het afdrukprincipe is bijzonder : de software maakt het mogelijk om meerdere etiketten per reeks goederen af te drukken. -
De zone ‘Reeks goederen’ maakt het mogelijk om het aantal artikels te bepalen dat minimum nodig is om een reeks goederen te vormen. De zone ‘Aantal etiketten’ is het aantal etiketten dat per reeks goederen afgedrukt moet worden.
De waarden die op dit niveau ingegeven worden gelden zowel bij het ingeven van leveranciers- als klantendocumenten. Ze zijn niet van toepassing op afdrukken van etiketten die rechtstreeks vanuit de artikelfiche van het artikel gebeuren. ♦ Afdrukken Naast de mogelijkheid om etiketten af te drukken vanuit de artikelfiche (zie vorig punt), kan u met de software ook etiketten afdrukken voor verkochte, bestelde, gekochte en geleverde artikels. Een afdrukfunctie is dus in ieder ingavescherm beschikbaar via het icoontje het scherm.
onderaan
89
.
Dit icoontje is slechts toegankelijk wanneer het document bewaard is. Met de pijl naast het icoontje opent u een scrolllijst die u drie afdrukmogelijkheden biedt : -
Het afdrukken van etiketten het gehele document.
-
Het afdrukken van etiketten voor de geselecteerde lijn.
-
Het afdrukken van etiketten met de informatie over de hoofding van het document
Het aantal afgedrukte etiketten hangt af van de instellingen bepaald in de artikelfiche en welke opmaak gebruikt zal worden hangt af van de instellingen ingegeven in de artikelfiche of per default in de opties van de facturatie.
GEPERSONALISEERDE AFDRUKKEN ♦ Inleiding U heeft ook de mogelijkheid om gepersonaliseerde lay-outs aan te maken. Het gaat hier niet om het personaliseren van facturatiedocumenten zoals facturen, bestellingen en andere leveringsbonnen, maar om het aanpassen van informatie in de afdrukresultaten van bepaalde commerciële lijsten. Met andere woorden, de afdrukinstellingen van de volgende analyserende documenten kan u zelf bepalen : -
de voorraadpositie
-
de statistieken per artikel en per klant
-
de prijslijst
De informatie van deze drie lijsten is het resultaat van een weloverwogen keuze van de BOB Software programmeurs. Het is mogelijk dat de gebruiker bijkomende informatie wenst zien te verschijnen op de afgedrukte documenten, of het document totaal naar zijn zin wenst aan te passen. Om aan deze wens tegemoet te komen, verschijnt een nieuwe functie in het menu Afdrukken. De lay-outs van de commerciële documenten kunnen dus dadelijk via het menu
90
‘Afdruk’ gewijzigd of aangemaakt worden, in tegenstelling tot de facturatiedocumenten die aangemaakt werden op niveau van het menu Facturatie | Configuratie | Opmaak documenten. Zo krijgt men een duidelijk onderscheid tussen deze twee types documenten. ♦ Aanmaken van een persoonlijke opmaak In het menu Facturatie | Afdrukken heeft u de mogelijkheid om 3 lijsten te wijzigen of aan te passen: voorraadpositie, statistieken en prijslijsten.
Een nieuwe reeks icoontjes verschijnt onderaan het scherm : -
De icoontjes toevoegen en verwijderen: hiermee kan u een persoonlijke afdruk aanmaken of verwijderen.
-
Icoon visualisatie : dankzij dit icoontje heeft u toegang tot het scherm van de Report Builder waarmee u uw persoonlijke opmaak kan ontwerpen en opmaken.
-
Icoontjes import en export : hiermee kan u een bestaande opmaak importeren die als basis dient voor het ontwerpen van een nieuwe afdruklay-out, of een nieuw aangemaakte opmaak exporteren.
Eens de nieuwe afdruklay-outs aangemaakt zijn, zal hun naam toegevoegd worden in de scrolllijst van de opmaaktypes die reeds voorgesteld werden. U kan deze zo selecteren voor uw volgende afdrukken. Een kolom ‘Echtverklaring’ geeft naargelang de aanwezigheid of niet van een klein icoontje informatie over de ontwerper van de opmaak : -
De aanwezigheid van het icoontje betekent dat de opmaak een originele opmaak is van de software, voor echt verklaard door BOB Software.
-
Indien er geen icoontje aanwezig is betekent dit dat het een persoonlijke opmaak is, aangemaakt door de gebruiker en niet voor echt verklaard door BOB Software.
91
De eerste stap bij het aanmaken van een persoonlijke opmaak bestaat dus uit het toevoegen van de naam van deze nieuwe opmaak in de scrolllijst. Dit gebeurt via het icoontje
.
Naam : Naam van de code die gegeven werd aan het persoonlijke rapport . Dossier : Dossier(s) waarin het nieuwe rapport deel zal uitmaken van de beschikbare afdruktypes. (** maakt het nieuwe afdruktype algemeen voor alle dossiers). Omschrijving : Naam die gegeven wordt aan het persoonlijke rapport. Deze naam zal verschijnen in de kolom ‘omschrijving’ van het afdruktype. Opmerking: indien u in het Nederlands werkt maar u enkel een omschrijving ingegeven heeft in het Frans, zal de omschrijving niet in de scrolllijst verschijnen. Deze verschijnt enkel indien u in het Frans werkt. Wij raden u dus aan te werken in de 4 talen om steeds het huidige rapport terug te kunnen vinden in de scrolllijst. Het nieuwe rapport kan uitgewerkt worden vertrekkend vanuit een nieuw blad (Blanco Rapport) of vanuit een standaard rapport dat reeds bestaat (Standaard Rapport), waarvan het model (beknopt, detail, volledig, ingegeven, te bestellen) bepaald moet worden in het gelijknamige ingaveveld. U moet ook een taal bepalen. Opmerking : U kan vanuit een Franstalig, Nederlandstalig, Engelstalig of Duitstalig standaardrapport vertrekken of uw rapport aanmaken in de taal van uw keuze. Indien u echter uw werktaal wijzigt, zal het rapport in de taal blijven waarin het aangemaakt werd. De persoonlijke rapporten zullen slechts in één taal beschikbaar zijn, de taal waarin ze aangemaakt werden, en zullen nooit vertaald worden door de software. Klik op OK. Het rapport maakt voortaan deel uit van de scrolllijst.
92
Kies het als afdruktype : de iconen onderaan het scherm worden dan geactiveerd. Hoewel u reeds voordien een rapporttype gekozen heeft dat als basis zal dienen voor het ontwerp van de persoonlijke opmaak, kan u het model wijzigen en ervoor kiezen om een ander te importeren. Dit kan via het icoontje import .
In het hoofdstuk over de etiketten wordt dit venster in detail beschreven en wordt er ook uitgelegd hoe u het dient te gebruiken. Wij verwijzen u naar dit hoofdstuk voor verdere details. . Het venster van de Report Builder wordt Klik vervolgens op het icoontje met de loep geopend en maakt een persoonlijke afdrukopmaak mogelijk .
93
Indien u één van de standaard rapporten van BOB software genomen heeft en deze aangepast heeft aan uw persoonlijke wensen, kan de footer (onderste gedeelte van de pagina) niet gewijzigd en niet uitgewist worden. Deze voorzorgsmaatregel werd genomen om de oorsprong van de gegevens in het rapport te waarborgen. Eens u uw rapport aan uw persoonlijke wensen aangepast heeft via de Report Builder, kan u het opslaan als extern bestand op uw harde schijf of op een losstaand medium. Ook kan u het als bijlage bij een e-mail toevoegen. Het bestand kan indien nodig omgezet worden in een zip-bestand en gecodeerd worden. Dit gebeurt via het icoontje export
.
.
94
♦ Afdrukinstellingen van de opmaak Het tabblad afdrukinstellingen van de ‘Voorraadpositie’, ‘Statistieken’ en ‘Prijslijst’ werd ook gewijzigd om te voldoen aan de verwachtingen van de gebruikers. Het is ook mogelijk om een Excel of Adobe bestand af te drukken. In dit geval moet men de directory bepalen waarin het Excel of Adobe bestand opgeslagen zal worden. De bestanden moeten ook een naam krijgen.
Indien een bestand afgedrukt wordt (.xls of .pdf), zal het afdrukicoontje in een icoontje voor afdrukken van bestanden klikken om de afdruk te starten.
gewijzigd worden
. U dient enkel nog op het icoontje te
Via uw Explorer, kan u uw bestand oproepen :
95
96
AUTOMATISCH AANMAKEN VAN DOCUMENTEN ♦ Het leveren van bestellingen aan klanten in functie van de beschikbare voorraad Dit scherm is toegankelijk via het menu Facturatie | Automatisch aanmaken| Voorstel tot leveringen aan klanten en maakt het mogelijk om automatische facturen of zendnota’s op te stellen op basis van bestellingen. Het nieuwe is dat de hoeveelheden die opgegeven worden in de factuur of de zendnota kunnen verschillen van de hoeveelheden die opgegeven zijn in de bestelling in functie van de beschikbare voorraden. Ook kan de bestelling gedeeltelijk geleverd of gefactureerd worden. Ook kan de gebruiker een prioriteit toekennen aan de klanten die een levering wensen te ontvangen en de hoeveelheden die geleverd moeten worden. De gebruiker kan ook beslissen om slechts een bepaald percentage van de bestelde artikels te leveren. Dit percentage kan voor iedere klant verschillend zijn. Het bepalen van de rangschikking en het selecteren van hoeveelheden gebeurt in twee stappen. Iedere stap gebeurt in één van de twee tabbladen van het scherm.
Eerste stap : het tabblad instellingen
Met behulp van twee aankruisvakjes kan u facturen of zendnota’s aanmaken voor het nog te leveren of te factureren gedeelte van de bestellingen die reeds gedeeltelijk geleverd werden. (BO van de gedeeltelijk geleverde bestellingen), of voor de bestellingen die nooit geleverd werden (Bestellingen in afwachting van levering), of voor beide. U kan uw selectie verfijnen door enkel bestellingen uit bepaalde dagboeken te kiezen. (Alle dagboeken voor bestellingen of Bepaalde dagboeken).
97
Selectie Een tweede selectieniveau maakt het mogelijk enkel de bestellingen te selecteren binnen een bepaalde tijdsperiode waarvan de leveringsdatum ook binnen een bepaalde tijdsperiode ligt. Indien u een selectie wenst uit te voeren op de bestellingen volgens een ander criterium kan u dit via het filtericoontje (voor de beschrijving en de gebruikswijze van dit icoontje verwijzen wij u naar de handleiding van de algemene boekhouding). Selectie van de klanten Via een derde selectieniveau kan u slechts de bestellingen selecteren die betrekking hebben op bepaalde klanten. Deze selectie kan gebeuren op basis van de referentie van de desbetreffende klanten of op basis van de categorie waartoe ze behoren. Indien u een selectie wenst uit te voeren op de klanten volgens een andere criterium kan u dit met het icoontje ‘filter’. Aanmaak instellingen De bestellingen kunnen (gedeeltelijk of geheel ) omgezet worden in facturen of zendnota’s. U moet het dagboek bepalen waarin de facturen of de zendnota’s aangemaakt zullen worden, en de datum die op de documenten zal verschijnen. Dankzij twee aankruisvakjes kan u alle bestellingen van éénzelfde klant hergroeperen in één enkele zendnota of factuur (Hergroepering van de bestellingen per klant) en het commentaar van de bestellingen overbrengen naar de zone commentaar van de facturen (Het commentaar van de bestellingen hernemen). Opmerking : Indien het vakje importeren van commentaar aangevinkt werd, moet het tabblad ‘hergroepering’ vervolledigd worden. Indien daarentegen u nieuwe commentaar wenst aan te maken, moet de zone Hoofding van het huidige tabblad vervolledigd worden.
Nadat u uw eerste selectie uitgevoerd heeft, klikt u op het icoontje aanmaken . Een bijkomend tabblad ‘Lijst” zal dan verschijnen. Deze herneemt de lijst van de bestellingen die omgezet moeten worden in facturen of zendnota’s op basis van de selectiecriteria die u heeft ingegeven
98
Tweede stap : het tabblad Lijst
Het tabblad is verdeeld in twee delen: het bovenste gedeelte herneemt de lijst van de bestellingen die in aanmerking komen, op basis van de ingegeven criteria, om omgezet te worden in facturen of zendnota’s. Het onderste gedeelte herneemt het detail van iedere bestelling. Het is in dit tabblad dat een tweede filter zal uitgevoerd worden op de bestelingen. Het uiteindelijke resultaat zal zijn dat er facturen of zendnota’s opgemaakt zullen worden. Bovenste gedeelte a. De selectie Deze selectie gebeurt op twee niveaus: -
Niveau 1 : de automatische rangschikking : de bestellingen – en dus de volgorde van uitvoering van de bestellingen – kunnen chronologisch gerangschikt worden volgens hun leveringsdatum, van de oudste naar de meest recente (gerangschikt volgens leveringsdatum) of alfabetisch op naam van de klanten (Gerangschikt op klant), of op basis van de bedragen (Gerangschikt volgens bedrag).
-
Niveau 2 : de manuele rangschikking: kruis het vakje ‘Manuele selectie’ aan en ken uw eigen volgorde toe aan de bestellingen via de pijlen .
b. De selectie Eens de bestellingen gerangschikt zijn, kan u opnieuw een selectie uitvoeren op deze bestellingen. Deze selectie kan ook op verschillende manieren gebeuren :
99
c.
manueel : via het icoontje ‘Alles selecteren’ of door zelf de vakjes van de kolom ‘Sel.’ aan te kruisen met de muis. De manueel aangekruiste vakjes zullen op een grijze achtergrond verschijnen.
-
automatisch : via het icoontje . Dit icoontje heeft een dubbele functie : het selecteert alle bestellingen die noch manueel aangekruist werden, noch uitgesloten werden, en past enkel op deze bestellingen één van de volgende leveringsmethodes toe : directe levering naargelang de voorraad of gedeeltelijke levering met instelling (Voor verdere informatie zie verder). Beschrijving van het bovenste gedeelte
Sel. : aankruisvakje voor het wel of niet selecteren van de bestelling Geweigerd :Aankruisvakje dat het mogelijk maakt de bestelling uit te sluiten uit de automatische selectie. Document : vermeldt het dagboek waaruit de bestelling komt (Dagboek), het documentnummer (N°) en de datum die hierop vermeldt wordt (Datum). Klant :herneemt de referentie en de naam van de klant die aan de oorsprong ligt van de bestelling. Bedrag : bepaalt het totaalbedrag van de bestelling in de basisvaluta van het dossier. Dit bedrag is inclusief BTW en zonder korting. Indien de bestelling ingegeven werd in een vreemde valuta, dan wordt het bedrag omgezet in de basisvaluta van het dossier om een vergelijking mogelijk te maken tussen de bestellingen. Leveringsdatum : herneemt de leveringsdatum van de bestelling zoals ingegeven in het document. Aantal lijnen: is samengesteld uit drie kolommen. De informatie getoond in de kolommen weerspiegelt de selectie die uitgevoerd wordt in het gedeelte onderaan het scherm. In BO vermeldt de oorspronkelijke hoeveelheid lijnen in de bestelling. Behandeld bepaalt het aantal lijnen die behandeld werden – en dus geselecteerd – in het onderste gedeelte van het scherm: indien het aantal behandelde lijnen verschilt van het oorspronkelijke aantal lijnen van de bestelling gaat het dus om een gedeeltelijke facturatie of levering van deze bestelling. Tot. geleverd toont een vakje dat zal aangekruist worden door de PC indien alle lijnen van de bestelling behandeld zijn : zo blijft het vakje leeg en kan de bestelling steeds geraadpleegd worden in het submenu ‘Ingave’ zolang de levering gedeeltelijk of helemaal niet behandeld werd. Ged. toegelaten : geeft aan of een gedeeltelijke levering of facturatie van de bestelling toegelaten is. De toestemming voor de gedeeltelijke levering van de bestelling wordt dus gegeven bij de ingave van deze bestelling : speciaal hiervoor werd een vakje voorzien in het scherm ‘ingaven’ . .
100
Gedeelte onderaan Eens de bestellingen die omgezet moeten worden in facturen of zendnota’s geselecteerd zijn, kunt u een selectie uitvoeren op de inhoud van iedere bestelling : u kan bepalen welke artikels van de bestelling geleverd zullen worden en ook de hoeveelheid die van deze artikels geleverd zal worden (gedeeltelijke levering). -
Voor de bestellingen die u manueel geselecteerd heeft, selecteert u manueel in het gedeelte onderaan het scherm welke artikels en de hoeveelheden van de artikels die geleverd zullen worden (of opgenomen zullen worden in de factuur).
-
Voor de bestellingen die u automatisch geselecteerd heeft via gebeurt de selectie van de artikels en de hoeveelheden die geleverd zullen worden (of opgenomen zullen worden in de factuur) automatisch, hetzij op basis van de beschikbare voorraden (directe levering naargelang de voorraad), hetzij volgens een percentage dat u bepaald heeft (gedeeltelijke levering met instellingen). Het resultaat van de berekeningen zal zichtbaar zijn in het onderste gedeelde.
a. Manuele selectie van de artikels en hun hoeveelheden Wanneer men een bestelling manueel aankruist in het bovenste gedeelte van het scherm, zullen alle artikels van deze bestelling per default aangekruist worden in het gedeelte onderaan het scherm (indien er natuurlijk voldoende artikels in voorraad zijn) :
101
Het is echter mogelijk om bepaalde artikels uit te kruisen, opdat ze niet zouden verschijnen op de factuur of de zendnota. U kan ook de hoeveelheden verminderen die u zal leveren in verhouding tot de hoeveelheden die door de klant besteld zijn. U voert dan een gedeeltelijke levering uit van de bestelling. Het is verder ook mogelijk om de voorraad niet in negatief te zetten. De instelling gebeurt vooraf via het tabblad ‘Diversen’ van het menu Facturatie | Configuratie | Opties.
Zolang de bestelling niet volledig geleverd is, kan ze steeds geraadpleegd worden in het menu Facturatie | Ingaven klanten | Bestellingen. De software berekent automatisch de hoeveelheden die nog geleverd moeten worden in geval van gedeeltelijke leveringen. b. Automatische selectie van de artikels en hun hoeveelheden Directe levering naargelang de voorraad De software selecteert de artikels waarvan een voldoende grote voorraad aanwezig is voor een levering. De levering van ieder artikel zal dus volledig of gedeeltelijk gebeuren in functie van de beschikbare voorraden.
102
De artikels van de eerste bestellingen zullen dus het meest volledig geleverd worden: op het einde van de bestellingen zal de voorraad slinken. Om dit probleem te verhelpen, moet men manueel bestellingen, artikels en hoeveelheden selecteren, of een percentage bepalen dat men van ieder artikel levert voor iedere bestelling (zie punt hieronder). Gedeeltelijke levering met instellingen Via deze functie kan u een bepaald percentage bepalen dat van ieder artikel van een bestelling geleverd wordt die automatisch geselecteerd werd. Het instellen gebeurt via het scherm dat automatisch geopend wordt bij het kiezen van deze optie :
Het volstaat om op het icoontje ‘radertje’ de hoeveelheden aan te maken
te klikken om de selectie van de artikels en
103
Beschrijving van het onderste gedeelte
Sel : Het vakje dat automatisch of manueel aangekruist moet worden en het artikel al dan niet opneemt in de factuur of de zendnota. Artikel : herneemt de referentie en de omschrijving van het artikel. Voorraad: maakt het mogelijk om de uitgaande voorraad te bepalen van het desbetreffende artikel. Hoeveelheid : maakt het mogelijk om de hoeveelheid die door de klant besteld is op te roepen (besteld), de te leveren hoeveelheid, i.e. de hoeveelheid die nog geleverd moet worden van de bestelling, en de hoeveelheid die men wenst te leveren op te roepen of te wijzigen (Geleverd) De voorraad tonen : maakt het mogelijk om de hoeveelheid op te roepen die nog in de geselecteerde voorraad aanwezig is eens de geleverde hoeveelheid eruit verdwenen is (Beschikbaar) en het totaal van alle beschikbare voorraden samen te kennen (Totaal). Opmerking : het teken dat zich voor iedere artikelreferentie bevindt, maakt het mogelijk om toegang te krijgen tot een klein bijkomend scherm.
Dit scherm maakt het mogelijk om de lijst met alle andere bestellingen op te roepen waarin het artikel verschijnt. Dit scherm kan zeer nuttig zijn bij het bepalen of een levering gedeeltelijk uitgevoerd wordt of niet, gezien men automatisch toegang heeft tot het aantal artikels dat nog geleverd moet worden.
104
De hoeveelheden in het kleine scherm kunnen op dit niveau gewijzigd worden. De wijzigingen hebben dadelijk invloed op het hoofdscherm. Derde stap: Afdrukken en oproepen van de facturen
Er bestaan 2 icoontjes voor het oproepen van de op te maken facturen of zendnota’s. Beide icoontjes bevinden zich onderaan het scherm : -
maakt het mogelijk een afdrukvoorbeeld te bekijken van de factuur of de zendnota die betrekking heeft op de bestelling waarnaar de cursor verwijst.
-
maakt het mogelijk om alle facturen of zendnota’s op te roepen die vanaf de geselecteerde bestellingen opgemaakt kunnen worden.
Bij het verlaten van het scherm afdrukvoorbeeld, verschijnt een scherm dat u voorstelt om de documenten die getoond worden aan te maken. Wanneer u dit aanvaardt, maakt de software overeenkomstige facturen aan of zendota’s die u kunt raadplegen en wijzigen via het menu Facturatie | Ingaven klanten. Het is ook mogelijk om volgende facturen of zendnota’s af te drukken vanuit dit scherm via het icoon afdrukken
.
Opmerking: Het afdrukken van de facturen of zendnota’s vanuit dit scherm betekent dat deze automatisch aangemaakt worden in ‘Ingave’. Wat de facturen betreft, moet de stap ‘Afdrukken’ die nodig is voor iedere centralisatie niet herhaald worden. Het icoontje maakt het uiteindelijk mogelijk alle documenten aan te maken die in ‘Ingave’ geselecteerd werden. Eens de documenten aangemaakt zijn, wordt het scherm levering bestellingen automatisch aangepast:
In de ingaveschermen van de zendnota’s (of facturen) ziet men het volgende:
105
♦ Het aanmaken van leveranciersbestellingen ♦ Deze optie Automatisch aanmaken maakt het mogelijk om documenten voor bestellingen aan leveranciers aan te maken zodra de minimumvoorraad van het artikel bereikt is. De instellingen van de artikelfiche moeten vooraf bepaald worden om de software van alle gegevens te voorzien die nodig zijn voor het automatisch opmaken van deze bestellingen, zoals de naam van de leverancier van het artikel, de optimaal te bestellen hoeveelheid, en de minimumvoorraad van een artikel waaronder een directe bestelling wordt opgemaakt. Eerste stap : Instellen van de artikelfiche
Voor ieder artikel moeten volgende gegevens bepaald worden in het tabblad ‘Aankopen’ van de artikelfiche : -
De leverancier(s) per default;
-
De optimaal te bestellen hoeveelheid bij de leverancier;
-
De minimum hoeveelheid artikels in voorraad waaronder men een bestelling wenst te plaatsen bij de leverancier.
106
Tweede stap : Aanmaken van bestellingen
In het menu Facturatie | Automatisch aanmaken | Aanmaken leveranciersbestellingen is een venster toegankelijk voor het instellen en aanmaken van bestellingen.
Document U moet het dagboek voor bestellingen bepalen waarin de aangemaakte bestellingen bewaard worden, en ook de datum die op het document zal staan, namelijk de Besteldatum. Het is ook nodig om de voorraad te bepalen waarin de software de hoeveelheden zal controleren die er nog overblijven voor ieder artikel (Plaatsbepaling van de voorraad).
107
De hoeveelheden die in rekening genomen worden voor het aanmaken van een bestelling bij een leverancier kunnen berekend worden op drie verschillende manieren. Wij illustreren deze berekening met een voorbeeld. Voorbeeld : We nemen als voorbeeld een artikel waarvan we 100 eenheden in voorraad hebben. Er bestaat voor dit artikel een backorder ten gevolge van klantenbestellingen van 70 eenheden. Daarenboven werd een bestelling voor 50 eenheden van dit artikel reeds geplaatst bij een leverancier en wordt de levering hiervan verwacht : de backorder leverancier van dit artikel is dus 50: de minimale hoeveelheid waaronder een bestelling geplaatst moet worden is 100.
Hoeveelheden in voorraad BO klant
In voorraad
70
BO leverancier
100
50
De hoeveelheden die in rekening moeten genomen worden voor hernieuwing van de bestelling worden op de volgende wijze berekend : -
Indien de vakjes BO leverancier en BO klant niet aangekruist zijn, zal enkel de hoeveelheid in voorraad in rekening genomen worden, namelijk 100, in dit geval zal geen enkele bestelling opgemaakt worden (de hoeveelheden moeten lager liggen dan 100 om een bestelling op te maken).
-
Indien het vakje BO leverancier aangekruist is, zullen de hoeveelheden in voorraad en de hoeveelheden die reeds besteld zijn, dus 100 + 50 in rekening genomen worden, in dit geval zal geen enkele bestelling opgemaakt worden (150 is meer dan 100).
-
Indien het vakje BO aangekruist is, worden de hoeveelheden in voorraad in rekening genomen min de hoeveelheden die door de klanten besteld zijn, namelijk 100 – 70, in dit geval wordt een bestelling opgemaakt (30 is minder dan 100).
-
Indien de vakjes BO klant en BO leverancier beide aangekruist zijn, zullen de hoeveelheden in rekening genomen worden die effectief in voorraad zijn plus de hoeveelheden BO leverancier, min de hoeveelheden in BO klant, dus 100 + 50 – 70, in dit geval zal een besteldocument opgemaakt worden (80 is minder dan 100).
Het is ook mogelijk om de software de opdracht te geven enkel de artikels te selecteren waarvoor een leverancier per default bepaald werd in het tabblad ‘Aankoop’ van de artikelfiche. Indien het vakje niet aangevinkt blijft, zullen alle artikels waarvan de minimumvoorraad bereikt is geselecteerd worden. Bovendien moet u zelf manueel de leveranciers bepalen in ieder besteldocument dat zal aangemaakt worden door de software. Uiteindelijk kan u de velden uw referenties, onze referenties invullen. De ingegeven informatie zal verschijnen op de bestelbon.. Selectie Een selectie kan uitgevoerd worden op de artikels waarvan de voorraad gecontroleerd wordt door de software. Deze selectie kan gebeuren op basis van de referentie van het artikel of volgens de categorie waartoe het behoort. Indien u een selectie wenst uit te voeren op basis van andere criteria, kan u dit met het icoontje
.
Op dezelfde manier kan een filter toegepast worden op de leveranciers bij wie men een bestelling wenst te plaatsen.
108
Eens de instellingen en de selectie uitgevoerd werden, klikt u op radertje mogelijke bestellingen verschijnt dan in het tabblad ‘Documenten’.
. De lijst van
Met de kolom ‘Sel.’ kan u een tweede filter uitvoeren voor de bestellingen die opgemaakt moeten worden. De bestelde hoeveelheden zijn dezelfde als de waarden ingegeven in het veld ‘Optimale hoeveelheid’ van het tabblad ‘Aankoop’ van de artikelfiche van het artikel. Op dit niveau kan u echter nog steeds leveranciers en hoeveelheden wijzigen. Klik vervolgens op
om de bestellingen op te maken.
Deze kunnen geraadpleegd worden en gewijzigd worden via het menu Facturatie | Ingaven leveranciers | Bestellingen.
109
ARCHIVERING EN VERWIJDEREN VAN GEGEVENS ♦ Inleiding De archivering was reeds beschikbaar in de versie 2.5 voor de gegevens van de algemene boekhouding maar werd in de versie 3.0 uitgebreid naar de gegevens van de facturatie. De gebruikswijze van deze functie is in de twee modules identiek : een assistent begeleidt u bij iedere stap van de archivering. Een archiveringsoptie vindt u dus terug in het submenu ‘Instellingen’ van het menu ‘Facturatie’. Via deze optie roept u de assistent op. De archivering op zich gebeurt dus via het menu Facturatie. Het is echter steeds mogelijk om eens de gegevens gearchiveerd zijn, hun plaats op de schijf te beheren of de gegevens later naar een losstaand medium (diskette, CD-rom) over te plaatsen via het menu Instellingen | Archivering | archiveringsbeheer. Het beheer van facturatiearchieven is dus niet eigen aan de module ‘Facturatie’, maar wordt gegroepeerd met de andere archieven in de module algemene boekhouding. De archivering maakt het mogelijk om de grootte van de bestanden ‘historieken’ van de documenten (IHDDOC, IDOCT en IHISTO) te beperken. Het raadplegen van de gegevens gebeurt dus veel sneller en de wachttijd na iedere verzoek wordt veel korter. De software archiveert enkel gecentraliseerde documenten wat facturen en creditnota’s betreft. Wat bestellingen betreft, kunnen enkel afgesloten bestellingen, i.e. volledig geleverd, gearchiveerd worden. Wat offertes en zendnota’s betreft zullen enkel degene die het statuut ‘gehergroepeerd’ hebben gearchiveerd worden. Voorbeeld: Indien u een periode wenst te archiveren wanneer er nog steeds niet gecentraliseerde documenten zijn, zal de software deze niet opnemen in het archiefbestand. Bovendien is het onmogelijk om twee maal dezelfde tijdsperiode te archiveren. Indien de documenten gecentraliseerd zouden worden nadat de periode waartoe deze behoren reeds gearchiveerd is, zou het onmogelijk zijn deze te archiveren door dezelfde eindperiode te vermelden als deze die reeds vroeger gebruikt werd. Om deze te archiveren neemt u een eindperiode die nog niet gearchiveerd werd. De gearchiveerde gegevens kunnen niet meer gewijzigd worden. Deze kunnen enkel geraadpleegd worden. De gearchiveerde documenten zijn dus steeds aanwezig in de verschillende submenu’s van de ingaven, maar een icoontje onderaan het venster toont hun archiveringstoestand.
110
♦ Archivering Archivering van de gegevens in de facturatie
In het menu Facturatie, Extra, kiest u het punt ‘Archivering van een boekjaar ’. Het volgende scherm verschijnt :
Kies een periode. Deze vormt de einddatum voor de archivering : alle periodes die aan deze datum voorafgaan zullen gearchiveerd worden en een inventarisboeking zal gedaan worden op de eerste dag van de volgende periode. Indien de gekozen periode 06/2001 is, zullen alle periodes voor 06/2001 gearchiveerd worden, met inbegrip van deze laatste periode. Een inventaris van de toestand onmiddellijk na de archivering zal opgemaakt worden op 01/07/2001. Kik op ‘Volgende’ :
111
In dit scherm kiest u de documenten en boekingen die u wenst te archiveren : of documenten aanwezig zijn in het archiveringsbestand hangt af van hun status : -
De offertes en zendnota’s kunnen gearchiveerd worden indien deze gehergroepeerd zijn in een document van een hoger type. Ze moeten dus een ‘R’ status hebben. De facturen en de creditnota’s zullen gearchiveerd worden indien deze gecentraliseerd werden. Ze moeten dus de ‘V’ status hebben. De bestellingen zullen gearchiveerd worden indien deze geheel geleverd zijn. Ze moeten dus de ‘X” status hebben. De boekingen van voorraad- en inventariswijzigingen kunnen gearchiveerd worden. Hun status heeft geen belang. Alleen abonnementen kunnen nooit gearchiveerd worden.
De cijfers tussen haakjes bepalen het aantal documenten die gearchiveerd zullen worden op basis van de selectiecriteria die hierboven vermeld worden. Maak uw keuze en klik op ‘Volgende’.
‘
112
Gezien de archivering van de gegevens een inventarisboeking met zich meebrengt, moet men het inventarisdagboek kiezen waarin deze boeking zal verschijnen. Deze boeking zal eens de archivering uitgevoerd is zichtbaar zijn via het menu Facturatie | Ingaven voorraad | Inventarissen. Voorbeeld : Indien alle facturatiegegevens van voor april 2003 gearchiveerd werden, zal een inventarisboeking met de voorraadposities van ieder artikel op 1 april 2003 automatisch aangemaakt worden in het menu Facturatie | Ingaven Voorraad | Inventaris. De software maakt een boeking aan per voorraadlocatie indien u werkt in meervoudige voorraden.
De boeking wordt dus toegevoegd tussen de boekingen die reeds bestaan :
: Algemene opmerking : Het is vanzelfsprekend dat de software enkel een inventarisboeking kan opmaken indien de optie ‘voorraadbeheer’ aangekruist is in de configuratie-instellingen. Indien u niet in ‘voorraadbeheer’ werkt, zullen de documenten gearchiveerd worden maar geen enkele boeking zal aangemaakt worden. Klik op ‘Volgende’.
113
De twee volgende schermen maken het mogelijk om de plaats te bepalen waar de gearchiveerde gegevens zullen bewaard worden. Het eerste scherm betreft de archivering op een losstaand medium. Er wordt u gevraagd om een naam te geven aan de diskette of de CD-Rom waarop de archieven later zullen bewaard worden. Indien u niet wenst te archiveren op een losstaand medium maar op de harde schijf van uw PC gaat u onmiddellijk naar het volgende scherm door op ‘volgend scherm’ te klikken.
Het tweede scherm betreft dus de archivering op harde schijf. Er wordt u gevraagd om de toegangsweg te bepalen tot de gearchiveerde gegevens op uw schijf. Opgelet. Indien u in het vorig scherm een archivering bepaald hebt op een losstaand medium dient u hier de directory van de schijf te bepalen die tijdelijk de te archiveren gegevens zal bevatten. De archivering op een losstaand medium gebeurt in twee verschillende stappen : -
De te archiveren gegevens worden opgeslagen op de harde schijf van de PC. Dit gebeurt via het menu Facturatie | Extra | Archivering van gegevens en is tijdelijk.
114
-
De gegevens worden door de gebruiker overgeplaatst van de harde schijf naar het uiteindelijke medium (diskette of CD-Rom). Dit gebeurt via het menu Extra | Archivering | Beheer van archieven.
Eens de informatie ingegeven is, klikt u op ‘Beëindigen’ om het archiveringsproces te starten Het beheer van archieven en de transfer van archieven van één medium naar een ander
Via het menu menu Extra | Archivering| archiveringsbeheer, kunt u de lijst met alle uitgevoerde archieven zichtbaar maken (zowel in de facturatie als in de algemene boekhouding). Het is ook op dit niveau dat de verschillende toegangswegen tot de archieven vermeld worden. Indien u de gearchiveerde gegevens overbrengt naar een losstaand medium, moet u dus nadien naar het scherm ‘Beheer van archieven’ gaan om de nieuwe toegangsweg aan de software mee te delen. Hetzelfde geldt voor iedere andere overdracht van gearchiveerde gegevens. Het overbrengen van gegevens moet manueel uitgevoerd worden via Windows explorer. Voorbeeld : We veronderstellen dat we in een tijdelijke directory C:\Bobtest\Archivering facturatiegegevens gearchiveerd hebben en dat wij deze wensen over te dragen op een diskette . Wij brengen manueel de gegevens over via de Explorer :
Daarna bepalen we in ‘Beheer van archieven’, hun nieuwe toegangsweg en we bewaren dit.
115
Terug in het venster Facturatie | Ingaven, merken wij dat de gearchiveerde documenten er nog steeds zijn, maar dat hun detail niet zichtbaar is. Bovendien wordt ieder gearchiveerd document als dusdanig aangeduid door een icoon dat zich in de rechterbenedenhoek van het venster bevindt. Nieuwe toegangsweg
Vakje aangevinkt naam gegeven bij archivering zelf.
en de
Om het venster terug te kunnen raadplegen, volstaat het om op het icoontje archief te klikken. -
Indien de gearchiveerde gegevens zich op de harde schijf van uw PC bevinden en de toegangsweg juist aangegeven is in ‘beheer van de archieven’ dan zullen de gegevens automatisch verschijnen.
Indien de gearchiveerde gegevens zich op een losstaand medium bevinden, zal er u gevraagd worden om het medium in de juiste lezer te plaatsen. Nadat u op OK geklikt heeft, zullen de gearchiveerde gegevens terug geraadpleegd kunnen worden.
116
♦ Verwijderen van gegevens De werkwijze voor het wissen van gegevens is identiek aan de werkwijze bij de archivering : een wizard begeleidt u bij de verschillende stappen voor het wissen en een inventarisboeking zal aangemaakt worden op de eerste dag van de maand die volgt op de verwijderde periodes. De optie is toegankelijk via het menu Facturatie | Extra | Verwijderen van de gegevens. Bij het openen van het venster vraagt de software u om de periode te bepalen waarin het wissen van de gegevens plaats zal vinden.
Vervolgens vraagt de software u welke types documenten u wenst uit te wissen. Dezelfde beperkingen zijn zowel van kracht op de documenten als op de archivering: alleen de gecentraliseerde facturen en creditnota’s, de behandelde bestellingen en gehergroepeerde offertes en zendnota’s zullen gewist kunnen worden.
.
Een inventarisboeking zal aangemaakt worden bij het wissen van de gegevens (enkel indien u de optie ‘Voorraadbeheer’ aangekruist heeft in de instellingen van de configuratie). Deze
117
optie is toegankelijk via het menu Facturatie | Ingaven voorraad | Inventaris en herneemt de voorraadpositie van de artikels op de eerste dag van de maand die volgt op de periode waarvan de gegevens gewist werden. Zoals bij de archivering wordt er u gevraagd om het inventarisdagboek te vermelden waarin deze boeking zal ingegeven worden.
118
