Verplichtingen voor vzw's

Verplichtingen voor vzw's

Isabel Demeyere, directeur VSDC vzw

Adres Lauwestraat 166 8560 Wevelgem Telefoon 056/41.03.68 Fax 056/41.57.74 Email [email protected] Website www.vsdc.be Btw-nr BTW BE 0426.099.323 Ondern.-nr 0426.099.323 Ing-bank 385-0423448-09 Iban-code BE 52 3850 4234 4809

In opdracht van : Unizo vzw 26 juni 2014

VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be



Isabel Demeyere, directeur Vlaams Studie- en Documentatiecentrum voor vzw’s




1

2

verenigingsdossier * statuten, wijzigingen + coördinatie * akte raad van bestuur, wijzigingen * akte gemachtigden, wijzigingen * akte dagelijks bestuur, wijzigingen * akte commissarissen, wijzigingen * jaarrekening, zie boekhoudkundige verplichtingen * ontbinding en vereffening VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be

3

Pagina 1

publicaties bijlagen Belgisch Staatsblad * statuten per uittreksel (art. 2 W.VZW), wijzigingen * akte raad van bestuur, wijzigingen * akte gemachtigden, wijzigingen * akte dagelijks bestuur, wijzigingen * akte commissarissen, wijzigingen * ontbinding en vereffening gebruik formulier 1, luik B




4

kruispuntbank ondernemingen (KBO) * naam vzw, wijzigingen * zetel vzw, wijzigingen * duur vzw, wijzigingen * boekjaar vzw, wijzigingen oprichting : gebruik formulier 1 wijziging : gebruik formulier 2




5

kruispuntbank ondernemingen * raad van bestuur, wijzigingen * gemachtigden, wijzigingen * dagelijks bestuur, wijzigingen * ontbinding en vereffening oprichting : gebruik formulier 1 wijziging/ontbinding : gebruik formulier 2




6

Pagina 2



ledenregister : * effectieve leden * niet neerleggen, bijhouden zetel vzw * actualisering binnen 8 dagen na kennisname wijziging door RvB






algemene vergadering * binnen 6 maand na afsluiting boekjaar * goedkeuren rekening en begroting, kwijting bestuurders * uitnodiging min. 8 dagen op voorhand * verslag : niet neerleggen * op verzoek van 1/5 van de leden : bijeenroeping binnen 21 dagen, AV uiterlijk op 40ste dag raad van bestuur : voorbereiding AV VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be

      

7

8

verplichte vermeldingen uitgaande stukken : naam + vzw + adres zetel vermelding ondernemingsnummer : communicatie overheid AV > RvB sabam, billijke vergoeding bewaartermijn documenten verzekeringen deur aan deur verkoop VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be

9

Pagina 3



voeren van boekhouding kleine vzw : * voldoet niet aan 2 van 3 voorwaarden : 5 FTE, 312.500 euro ontvangsten, 1.249.500 euro balanstotaal * enkelvoudige boekhouding * dagboek van ontvangsten en uitgaven : bijlage A * vrijwillige keuze voor volledige boekhouding




voeren van boekhouding grote vzw : * voldoet wel aan 2 van 3 voorwaarden : 5 FTE, 312.500 euro ontvangsten, 1.249.500 euro balanstotaal * volledige boekhouding * boekhoudwetgeving * aangepast rekeningstelsel voor vzw’s




10

11

voeren van boekhouding hele grote vzw : * 100 FTE of * voldoet aan 2 van 3 voorwaarden : 50 FTE, 7.300.000 euro ontvangsten, 3.650.000 euro balanstotaal * volledige boekhouding * boekhoudwetgeving * aangepast rekeningstelsel voor vzw’s * commissaris bedrijfsrevisor VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be

12

Pagina 4



neerleggen jaarrekening * kleine vzw : bijlage B en C griffie rechtbank koophandel Indien volledige boekhouding : VKT of balans- en resultatenrekening * grote vzw : model VKT nationale bank van België * hele grote vzw : model VOL nationale bank van België


13

opstellen begroting * raming van kosten en opbrengsten * niet neerleggen * beleid dat wordt uitgestippeld voor bestuurders  belangrijk in functie van aansprakelijkheid




14

voordelen alle aard voor privé-gebruik * auto * GSM * computer * internet  vermelding op fiscale fiche of factuur aan gebruiker 


15

Pagina 5



 

bewijskrachtige boekhouding : uitgaven kunnen bewijzen factuurverplichtingen verplichte vermeldingen facturen




aangifte rechtspersonenbelasting (niet VenB!) * gedetailleerde staat ontvangsten en uitgaven + staat van het vermogen * balans en resultatenrekening * invullen belastbare inkomsten : onroerende inkomsten, meerwaarden, … * nieuw AJ 2013 : autokosten ten belope van 17 % van het VAA * verplicht elektronisch vanaf AJ 2015




16

17

aangifte patrimoniumtaks * taks tot vergoeding der successierechten * FOD Financiën : patrimoniumdocumentatie : kadaster, registratie en domeinen * voor 31 maart * < 25.000 euro strookje terugsturen * > 25.000 euro aangifte + 0,17 % taks betalen


18

Pagina 6



aangifte roerende voorheffing * formulier 273 of 273S * binnen 15 dagen na ontvangst roerende inkomsten * onderverhuur onroerende goederen, concessie kantine, vergoeding van standhouder, auteursrechten, … * 25 % * aftrek 15 % kostenforfait of indien meer bewijsbare kosten VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be



Fiscale fiches * 281.10 : werknemers * 281.30 : zitpenningen bestuurders, buitenlandse artiesten * 281.50 : erelonen, VAA, nietverantwoorde kosten, occasionele vergoedingen, vergoedingen aan vrijwilligers die geen onkostenvergoedingen zijn, … (vanaf 125 Euro/jaar/genieter) VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be



19

20

BTW-plicht * levering van goederen of diensten tegen betaling * met of zonder winstoogmerk * hoofdzakelijk of bijkomstig * vrijstellingen specifiek voor vzw’s : art. 44, § 2 W.BTW * kleine vzw omzet 15.000 euro op jaarbasis vanaf 1/1/2014


21

Pagina 7



BTW-verplichtingen : * BTW aanrekenen * maand- of kwartaalaangiftes * BTW-listing * vermelden BTW-nummer * aan- en verkoopdagboek * dagontvangstenboek * tabel investeringen * intracommunautaire listing * bijzondere BTW-aangifte VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be

22

Informatieplicht * juridisch statuut en doelstelling * gegevens verplichte verzekering BA * gegevens facultatieve verzekeringen * onkostenvergoeding * geheimhoudingsplicht : art. 458 Strafwetboek bewijslast bij vzw; eventueel organisatienota 




  

23

verzekering * verplicht : burgerrechtelijke aansprakelijkheid * aangewezen : lichamelijke ongevallen vrijwilligersregister * geen dimona-aangifte arbeidsreglement, arbeidswet, wet welzijn op het werk toestemming RvA/ziekenfonds, … VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be

24

Pagina 8

 





nominatieve lijst * enkel bij forfaitaire onkostenvergoeding verklaring op eer * enkel bij (forfaitaire) onkostenvergoeding terugbetaling werkelijke onkosten * bewijsstukken, kilometerstaten, … * geen fiscale fiche ! vanaf 15 jaar * na voltijdse leerplicht VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be

25

Bij eerste tewerkstelling  RSZ-nummer aanvragen  ontvangkantoor belastingen verwittigen  aansluiting Kinderbijslagfonds  aansluiting externe dienst preventie en bescherming op het werk  arbeidsongevallenverzekering  dimona-aangifte  aansluiting vakantiefonds : arbeiders VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be

26

T.o.v. werknemers  arbeidsovereenkomst  arbeidsreglement  betaling netto-loon  overhandigen sociale documenten  RSZ-aangiftes, aangiftes fiscus  min. tewerkstelling 13u (blokken van 3 u)  indien < 13 u (blokken 4u, vast uurrooster, sociale inspectie verwittigen) VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be

27

Pagina 9





Algemeen secretariaat * Annelies Van Hecke * Charlotte Dewitte * Celine Blancke Juridische dienst * Thijs Malisse * Didier Diesbecq






28

Boekhouding/fiscaliteit : VSDC-fb * Nancy Deconinck * Bert Donck * Lynne Ketels * Davy Cappelle Sociale wetgeving/vrijwilligers * Matthieu Holvoet * Gawein Boone VSDC vzw, Lauwestraat 166, 8560 Wevelgem, www.vsdc.be

29

Pagina 10

Juridisch/administratieve verplichtingen        

jaarlijkse verplichtingen aanvraagformulier 1 aanvraagformulier 2 sabam unisono bewaartermijn documenten vzw’s en verzekeringen deur aan deur verkoop


Pagina 11

JAARLIJKSE VERPLICHTINGEN De meeste VZW’s hebben de formaliteiten ten gevolge van de wet van 27 juni 1921 zoals gewijzigd door de wet van 2 mei 2002 ( hierna VZW-wet) volbracht of zijn opgericht onder de nieuwe wet. Nu deze verplichtingen zijn vervuld, blijft de VZW jaarlijks gehouden enkele plichten tijdens het bestaan van de VZW te respecteren. Wij vestigen graag uw aandacht op de administratieve, de fiscale en de sociaalrechtelijke verplichtingen.

1. Administratieve verplichtingen a) Actualisering ledenregister Ingevolge artikel 10 VZW-wet dient op de zetel van de vereniging een register der leden worden bijgehouden. Dit register vermeldt de naam, voornamen en woonplaats van elk lid of, ingeval het een rechtspersoon betreft, de naam, de rechtsvorm en het adres van de zetel. Daarnaast dient ook de datum van toetreding, uittreding of uitsluiting te worden vermeld. Dit register is een praktisch instrument in geval van bijéénroeping van de algemene vergadering en strekt de raad van bestuur aldus tot nut. De raad van bestuur dient de beslissingen betreffende toetreding, uittreding of uitsluiting in het register in te schrijven binnen de 8 dagen nadat zij hiervan op de hoogte is gesteld. De verplichting tot opmaak van het ledenregister slaat enkel op de effectieve leden, ook werkende leden of vaste leden genoemd. Het zijn de leden die stemrecht hebben op de algemene vergadering. De toegetreden leden, die slechts genieten van de activiteiten van de vereniging, moeten er niet op vermeld worden. U kan op de zetel van de VZW wel een lijst bijhouden van toegetreden leden maar dit is geen verplichting. Het ledenregister dient niet (meer) te worden neergelegd bij de griffie van de rechtbank van koophandel, maar dient wel bewaard te worden op de zetel. Immers, de verenigingen moeten, bij mondeling of schriftelijk verzoek, aan de overheden, de administraties en de diensten, met inbegrip van de parketten, de griffies en de leden van de hoven, de rechtbanken en alle rechtscolleges en de daartoe wettelijk gemachtigde ambtenaren, onverwijld toegang verlenen tot het register van de leden en deze instanties bovendien de afschriften of uittreksels uit dit register verstrekken welke zij nodig achten. Het is in het kader van een zorgvuldig bestuur van het grootste belang dat het ledenregister ten allen tijde up to date blijft! Het is dan ook geen echte jaarlijkse verplichting, maar een plicht waar de raad van bestuur het gehele jaar door rekening mee moet houden! Alle wijzigingen in de samenstelling van de algemene vergadering moeten zoals gezegd binnen de 8 dagen nadat de raad van bestuur ervan op de hoogte is, worden doorgevoerd. Artikel 10 vermeldt enkel de verplichting tot opmaak en het feit dat enkele bijkomende gegevens in het ledenregister moeten worden opgenomen. Hoe het ledenregister dient te worden opgesteld, is een veel voorkomende vraag die door de wet niet wordt behandeld. Doorgaans wordt het ledenregister schriftelijk opgesteld, maar een register in elektronische vorm kan ook. Een elektronisch register onder de vorm van een computerbestand moet wel toelaten om de historiek van de aangebrachte wijzigingen en aanvullingen te achterhalen. Helaas zijn er voorbeelden van situaties waarin we in onze informaticamaatschappij machteloos staan, denk maar aan een stroompanne of een virus. Het veiligste en meest betrouwbare document is dus nog altijd een schriftelijk document. b) Algemene vergadering Elke VZW moet jaarlijks minstens één algemene vergadering houden. Op deze algemene vergadering komen alvast volgende drie agendapunten voor: de goedkeuring van de jaarrekening van het afgelopen boekjaar, de goedkeuring van de begroting voor het komende boekjaar en de kwijting aan de bestuurders voor het afgelopen boekjaar. Daarnaast kunnen ook nog andere agendapunten geagendeerd worden, zoals de benoeming van een bestuurder of een wijziging van de statuten. De leden dienen hiertoe ten minste 8 dagen op voorhand te worden uitgenodigd. De uitnodiging tot de algemene vergadering dient de agenda te bevatten. Deze jaarlijkse algemene vergadering dient binnen de 6 maanden na afsluiting van het boekjaar te worden gehouden.

Pagina 12

Van alle vergaderingen moet een verslag worden opgemaakt. Dit verslag dient niet neergelegd te worden op de griffie van de rechtbank van koophandel, maar wel bewaard te worden op de maatschappelijk zetel van de vereniging. Daar kunnen de verslagen door de leden van de algemene vergadering geraadpleegd worden, tenzij er een commissaris werd benoemd. c) Raad van bestuur De raad van bestuur moet jaarlijks minstens één keer samenkomen. Op die raad moet zij de rekeningen van het afgelopen boekjaar en de begroting van het komend boekjaar opstellen. Die moet zij dan ter goedkeuring voorleggen aan de jaarlijkse algemene vergadering, die zij bijeenroept. Uiteraard worden in de meeste VZW’s meer dan één raad van bestuur gehouden, gezien de raad van bestuur meestal ook het dagelijks bestuur waarneemt. Indien er wijzigingen optreden in de raad van bestuur (vrijwillig ontslag, afzetting door de algemene vergadering, overlijden, benoeming of herbenoeming door de algemene vergadering), dan moeten deze wijzigingen meegedeeld worden aan de Kruispuntbank voor Ondernemingen. Deze mededeling wordt via de griffie gedaan aan de hand van formulier II (te vinden op onze website onder www.vsdc.be, downloads) De wijzigingen dienen ook gepubliceerd te worden in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad aan de hand van formulier I (te vinden op onze website onder www.vsdc.be, downloads) Naast de publicatie van de akten in het Belgisch Staatsblad, dienen deze wijzigingen ook neergelegd te worden op de griffie van de rechtbank van koophandel om te bewaren in het verenigingsdossier. Het betreft ook hier eigenlijk geen jaarlijkse plicht, de meeste VZW’s benoemen hun bestuurders voor lange termijn of zelfs voor onbepaalde duur. Wijzigingen moeten dus zeker niet jaarlijks bekend gemaakt worden. Wij hameren er wel op, aangezien elke wijziging steeds zo snel mogelijk moet worden neergelegd! d) Verplichte vermeldingen op uitgaande documenten van de VZW Artikel 11 VZW-wet bevat de volgende verplichting: alle akten, facturen, aankondigingen, bekendmakingen en andere stukken die uitgaan van verenigingen zonder winstoogmerk, vermelden de naam van de vereniging, onmiddellijk voorafgaand of gevolgd door de woorden “ vereniging zonder winstoogmerk” of door de afkorting “ V.Z.W.” en het adres van de zetel van de vereniging. Eénieder die meewerkt aan een document waarop deze vermelding niet is aangebracht, kan persoonlijk aansprakelijk gesteld worden. Het betreft hier eigenlijk een dagdagelijkse verplichting, maar wel een hele belangrijke!

2) Fiscale verplichtingen a) Patrimoniumtaks Omdat de VZW op zijn inkomsten niet wordt belast, heeft de wetgever in 1921 de jaarlijkse taks tot vergoeding van de successierechten ingevoerd om dit te compenseren. De taks bedraagt 0,17% op het vermogen dat hoger is dan 25.000 Euro. In de loop van de maand februari van elk jaar ontvangen alle VZW’s normaal gezien een aangifteformulier van het bevoegd Registratiekantoor van de roerende en onroerende goederen. Wanneer het aan te geven vermogen lager is dan 25.000 Euro, dan volstaat het om het antwoordstrookje, waarin wordt verklaard dat het belastbaar vermogen niet meer bedraagt dan 25.000 Euro, onderaan het aangifteformulier in te vullen en terug te sturen naar het Registratiekantoor. Wanneer uw VZW geen aangifteformulier ontvangt en geen vermogen heeft dat 25.000 Euro overschrijdt, dan volstaat het om door te geven bij het bevoegd kantoor dat er geen belastingplicht is. Een eenvoudige melding volstaat. Weet u niet welk registratiekantoor bevoegd is, neem dan gerust contact op met onze diensten. Wij helpen u graag verder.

Pagina 13

Als het aan te geven bedrag hoger is dan 25.000 Euro doch de te betalen taks lager is dan 125 Euro, dan moet uw VZW op het registratiekantoor het verplichte formulier halen en aangifte doen voor een periode van drie jaar. Indien zich een wijziging in het vermogen voordoet in de loop van deze drie jaar, moet de vereniging dit meedelen aan het bevoegd registratiekantoor. Het laatste geval betreft een aan te geven bedrag hoger dan 25.000 Euro en een te betalen taks hoger dan 125 Euro. De VZW moet nu het vereiste formulier ophalen bij het registratiekantoor en een jaarlijkse aangifte doen. b) Aangifte rechtspersonenbelasting Jaarlijks moet een aangifte in de rechtspersonenbelasting worden ingediend. Als men geen aanslagbiljet ontvangt voor eind juni, dan moet er een aangifte aangevraagd worden. Dit tijdstip is relatief. De laatste jaren loopt het versturen van deze aanslagbiljetten nogal wat vertraging op, waardoor zowel het tijdstip waartegen de biljetten worden verstuurd als het tijdstip waartegen de aangifte opnieuw moet binnen zijn bij de administratie worden uitgesteld naar latere data. VSDC vzw volgt deze wijzigingen in data op en informeert de leden hierover via de website www.vsdc.be en via een specifieke nieuwsflash. Volg deze berichtgeving steeds goed op! c) Neerlegging van de jaarrekeningen Met betrekking tot ieder boekjaar moet een jaarrekening worden neergelegd. Wat de te gebruiken modellen betreft, wordt een onderscheid gemaakt naar gelang het om een kleine, grote of hele grote VZW gaat en naargelang men de boekhouding enkel of dubbel verwerkt. -

Kleine VZW’s - enkelvoudige boekhouding:

VZW’s die een enkelvoudige boekhouding voeren, dienen de jaarrekening op te stellen overeenkomstig het minimummodel van ontvangsten en uitgaven dat is opgelegd door het Koninklijk Besluit van 26 juni 2003. Dit is het ABC-model, te vinden op onze website onder de rubriek downloads, modellen boekhouding op www.vsdc-fb.be. Bijlage B en C van dit model moeten ter griffie van de rechtbank van koophandel worden neergelegd, bijlage A niet. Het is wel de bedoeling dat de inkomsten en ontvangsten in bijlage A worden bijgehouden en ingevuld. -

Kleine VZW’s- dubbele boekhouding:

Wanneer kleine VZW’s opteren om een dubbele boekhouding te voeren, dienen zij hun jaarrekeningen op te stellen op de wijze zoals bepaald voor de grote VZW’s (zie Koninklijk Besluit 19 december 2003). De te gebruiken schema’s kan u in PDF terugvinden op onze website: o.a. verkort schema, volledig schema: modellen grote VZW’s. Deze jaarrekeningen moeten niet neergelegd worden bij de Nationale Bank van België, wel op de griffie van de rechtbank van koophandel. Indien deze verenigingen zelf opteren om in dubbel boekhouden te werken, dan dienen zij dit drie achtereenvolgende jaren te doen. -

Grote VZW’s - dubbele boekhouding:

Uw VZW kan groot genoemd worden als ze voldoet aan de voorwaarden, opgesomd in artikel 17 §3 VZW-wet: De verenigingen houden hun boekhouding en maken hun jaarrekening op overeenkomstig de bepalingen van de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen, wanneer bij de afsluiting van het boekjaar, met betrekking tot ten minste twee van de volgende drie criteria de onderstaande cijfers van toepassing zijn: 1° het equivalent, gemiddeld over het jaar, van 5 voltijdse werknemers, zoals door de werkgever meegedeeld krachtens het koninklijk besluit van 5 november 2002 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, met toepassing van artikel 38 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke

Pagina 14

pensioenstelsels, of voor de werknemers die uitgesloten worden uit het toepassingsgebied van voornoemd koninklijk besluit, die zijn ingeschreven in het personeelsregister dat wordt gehouden overeenkomstig het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten 2° in totaal 312.500 Euro aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde 3° een balanstotaal van 1.249.500 Euro Deze VZW’ s moeten binnen 30 dagen na de goedkeuring ervan door de algemene vergadering de jaarrekening neerleggen bij de Nationale Bank van België. Daarnaast dient ook een lijst van bestuurders en (eventuele) commissarissen en het (eventuele) commissarisverslag te worden ingediend. Hele grote VZW’s- dubbele boekhouding: Naast de verplichting tot voeren van een dubbele boekhouding en het neerleggen van de jaarrekeningen bij de Nationale Bank van België, dienen deze VZW’s één of meerdere commissarissen (ingeschreven op het tableau van het Instituut der Bedrijfsrevisoren) te belasten met de controle van de financiële toestand, van de jaarrekening en van de regelmatigheid in het licht van de wet en van de statuten, indien: - het aantal tewerkgestelde werknemers, gemiddeld over het jaar, het equivalent van 100 voltijdse werknemers zoals door de werkgever meegedeeld krachtens het koninklijk besluit van 5 november 2002 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, met toepassing van artikel 38 van de wet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, of voor de werknemers die uitgesloten worden uit het toepassingsgebied van voornoemd koninklijk besluit, ingeschreven in het personeelsregister dat wordt gehouden krachtens het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten te boven gaat, OFWEL - wanneer de vereniging bij de afsluiting van het boekjaar met betrekking tot ten minste twee van de volgende drie criteria de onderstaande cijfers te boven gaat: 1° het equivalent, gemiddeld over het jaar, van 50 voltijdse werknemers zoals door de werkgever meegedeeld krachtens het koninklijk besluit van 5 november 2002 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling, met toepassing van artikel 38 van de wet van 26 juli tot modernisering van de sociale zekerheid en tot vrijwaring van de leefbaarheid van de wettelijke pensioenstelsels, of voor de werknemers die uitgesloten worden uit het toepassingsgebied van voornoemd koninklijk besluit, ingeschreven in het personeelsregister dat wordt gehouden krachtens het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten 2° in totaal 7.300.000 Euro aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde 3° een balanstotaal van 3.650.000 Euro

3. Sociaalrechtelijke verplichtingen Een VZW die personeel tewerkstelt, dient zich te houden aan de sociale wetgeving, wat onder meer inhoudt: -

aanvragen RSZ-nummer melding aan het bevoegde ontvangkantoor van de Admin. Directe Belastingen aansluiting bij een kinderbijslagfonds afsluiten van een arbeidsongevallenverzekering aansluiten bij een externe dienst voor bescherming en preventie op het werk aansluiten bij een kas voor jaarlijkse vakantie ( enkel voor arbeiders) opmaken van arbeidsreglement en doorsturen naar de Sociale Inspectie dimona-aangifte

Pagina 15

-

opmaken van arbeidsovereenkomst indienen RSZ- aangiftes en aangiftes bij de fiscus overhandigen van de nodige sociale documenten aan de werknemers, zoals een maandelijkse loonbrief, individuele rekeningen, fiscale fiches… …..

Ook hier betreft het niet steeds jaarlijkse verplichtingen.

Pagina 16

MOD 2.2

Luik A : In alle gevallen in te vullen Luik B : Bekend te maken tekst in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad Luik C : Enkel in te vullen bij oprichting

Federale Overheidsdienst Justitie

V Veerreenniiggiinnggeenn,, S Sttiicchhttiinnggeenn eenn O Orrggaanniissm meenn In hoofdletters invullen en bij de eerste neerlegging ter griffie voegen

Aantal Bladzijden

Blz(n)

O Tarief Oprichting O Tarief Wijziging O Gratis bekendmaking

Aanvraagformulier I tot inschrijving (KBO) en/of tot bekendmaking in de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad Luik A

Niet invullen bij oprichting

In te vullen door de griffie

Identificatie

1° Ondernemingsnummer :

.

.

2° Benaming (voluit) : (verkort) : Evt. letterwoord : 3° Rechtsvorm

: - Maak uw keuze -

Andere : 4° Zetel : Nr : Postcode : Land :

Bus : Gemeente :

Wanneer er geen zetel in België is, het adres van de vestigingseenheid in België opgeven Bij voorkeur het adres van de hoofdvestiging in België opgeven

Straat : Nr :

Bus :

Postcode :

Gemeente :

De factuur voor deze bekendmaking wordt automatisch gestuurd naar het onder 4° vermelde adres. Indien het facturatieadres verschillend is, gelieve hieronder in te vullen

Benaming : Dienst : .

Naam :

Taal : Nederlands

Straat :

Enkele tips

Nr :

Bus :

Postcode :

Gemeente :

Ond. Nr. :

.

.

- De tekst wordt op een leesbare wijze getypt of gedrukt zonder schrapping noch verbetering. - Hij mag het voorgedrukte kader niet overschrijden, noch staan op de voor de griffies of het Belgisch Staatsblad voorbehouden zones. - Elke tekst moet door de bevoegde personen worden ondertekend.

Pagina 17

MOD 2.2

Voorbehouden aan het Belgisch Staatsblad

Luik B - Vervolg

Luik B

In de bijlagen bij het Belgisch Staatsblad bekend te maken kopie na neerlegging van de akte ter griffie

Voorbehouden aan het Belgisch Staatsblad

Griffie Ondernemingsnr : Benaming :

.

.

(voluit) : (verkort) :

Rechtsvorm : Zetel : Onderwerp akte : Tekst

Op de laatste blz. van Luik B vermelden : Recto : Naam en hoedanigheid van de instrumenterende notaris, hetzij van de perso(o)n(en) Op de laatste blz. van Luik B vermelden : Recto : Naam en hoedanigheid van de instrumenterende notaris, hetzij van de perso(o)n(en) bevoegd de vereniging, stichting of organisme ten aanzien van derden te vertegenwoordigen bevoegd de vereniging, stichting of organisme ten aanzien van derden te vertegenwoordigen Verso : Naam en handtekening Verso : Naam en handtekening. Pagina 18

MOD 2.2

Vermeldingen voor de griffie Ingeschreven ter griffie van de rechtbank van koophandel van Federale Overheidsdienst Justitie

Ondernemingsnummer : Op Zegel van de rechtbank

Luik C

Visum van de griffier

Bijkomende gegevens in te vullen bij een eerste neerlegging van een rechtspersoon

1° Datum oprichtingsakte : 2° Verstrijken van de duur (enkel voor verenigingen en stichtingen met beperkte duur) : 3° Bestuur en vertegenwoordiging (+ wettelijk vertegenwoordiger bijkantoor) Naam en voornaam

Nummer (*)

(*) Voor alle natuurlijke personen het Rijksregisternummer, Bis-registernummer voor niet-verblijfhouders of ondernemingsnummer voor rechtspersonen

Hoedanigheid

4° Dagelijks bestuur (in voorkomend geval) (**) Naam en voornaam

Nummer (*)

Hoedanigheid

(**) Voor de OFP, de uitvoering van het algemeen beleid van het organisme

5° Boekjaar (einddatum : DD / MM) :

Ondergetekende, handelend als - maak uw keuze - verklaart dat deze opgaaf volledig en naar waarheid is opgemaakt. Gedaan te

, op (Handtekening)

Pagina 19

MOD 2..2

gratuite Federale Overheidsdienst Justitie

V Veerreenniiggiinnggeenn,, S Sttiicchhttiinnggeenn eenn O meenn Orrggaanniissm In hoofdletters invullen

Aanvraagformulier II tot wijziging van de inschrijving in de KBO

Luik A

Identificatie

1° Ondernemingsnummer :

.

.

2° a) Huidige benaming Met uitzondering van het ondernemingsnummer en de huidige benaming (2a) dient in het volledige formulier slechts de te wijzigen rubriek te worden ingevuld

(voluit) : b) Nieuwe benaming (voluit) : (afgekort) : Evt. letterwoord : 3° Rechtsvorm

- Maak uw keuze -

Andere :

4° Zetel Straat : Nr :

Bus :

Postcode :

Gemeente :

Land :

Wanneer de zetel zich niet in België bevindt, het adres van de vestigingseenheid in België opgeven. Straat : Bij voorkeur het adres van de hoofdvestiging in België opgeven

Nr :

Bus :

Postcode :

Gemeente :

Pagina 20

MOD 2..2

Vermeldingen voor de griffie Ingeschreven ter griffie van de rechtbank van koophandel van Ondernemingsnummer : Federale Overheidsdienst Justitie

Op Zegel van de rechtbank

(*) De letter B of E aankruisen naargelang het een benoeming (B) of beëindiging (E) van de functie betreft (**) Voor alle natuurlijke personen het Rijksregisternummer, Bis-registernummer voor niet-verblijfhouders of ondernemingsnummer voor rechtspersonen (***) Datum waarop de benoeming of beëindiging van de functie ingaat

Luik C

Visum van de griffier

Bijkomende gegevens

1° Datum oprichtingsakte: 2° Verstrijken van de duur (enkel voor verenigingen en stichtingen met beperkte duur) :

3° Bestuur,vertegenwoordiging en vereffening (+ wettelijk vertegenwoordiger bijkantoor) (*)

Nummer (**)

Naam en voornaam

Hoedanigheid

Datum (***)

Hoedanigheid

Datum (***)

-----(****) Voor de OFP, de uitvoering van het algemeen beleid van het organisme

(*)

4° Dagelijks bestuur (in voorkomend geval) : (****)

Nummer (**)

Naam en voornaam

------

5° Boekjaar (einddatum : DD / MM) : 6° Datum vrijwillige ontbinding : 7° Datum sluiting vereffening :

Ondergetekende, handelend als - maak uw keuze -, verklaart dat deze opgaaf volledig en naar waarheid is opgemaakt. Gedaan te

, op (Handtekening)

Pagina 21

SABAM: vergoeden van auteursrechten Praktisch elke vereniging dient vroeg of laat ‘SABAM te betalen’, zoals dat heet in de volksmond. Wat houdt dit eigenlijk in en hoe worden deze vergoedingen bepaald? Wij trachten dit kort te schetsen, en geven een overzicht van recent gestelde parlementaire vragen, die de monopoliepositie van SABAM in vraag stellen. Bestaansreden SABAM: auteursrechten SABAM is de afkorting van Société des Auteurs Belges / Belgische Auteurs Maatschappij en werd in 1922 opgericht door auteurs. De taak van SABAM bestaat erin de auteursrechten van haar leden te beheren. SABAM int een auteursrechtvergoeding bij degenen die de werken gebruiken en dat geld keert zij vervolgens uit aan haar leden. De bestaansreden voor organisaties als SABAM is dus het auteursrecht. De auteur moet van zijn kunst kunnen leven en dient dus vergoed te worden. Het is voor de auteurs praktisch onmogelijk om het gebruik van hun werken te controleren en hun auteursrechten zelf te beheren. Hun werken komen immers overal ter wereld terecht. Daarom zijn verenigingen voor het collectief beheer van auteursrechten opgericht, zoals SABAM. In België is SABAM erg bekend, wegens haar multidisciplinair karakter. Andere beheersvennootschappen houden zich specifieker met een welbepaalde tak bezig, voorbeelden: ARAPB (beeldende kunst), SACD (drama en audiovisuele kunst). VZW’s moeten vooral voor het opvoeren van muziek een beroep doen op een beheersvennootschap, en dus zullen zij zich tot SABAM moeten richten. Wat zijn auteursrechten – enkele belangrijke kenmerken Het auteursrecht beschermt de originele creaties van de geest, bijvoorbeeld beeldhouwwerken, teksten (boeken, brochures, muziekpartituren, filmscenario's), muziek, televisieprogramma's, filmwerken, schilderijen, foto's, computerprogramma's, tekeningen, ... Het auteursrecht verleent rechten aan de auteur/maker van het werk door hem vermogensrechten en morele rechten te verlenen. Hij krijgt de exclusieve rechten. De bescherming loopt zelfs tot 70 jaar na de dood van de auteur. Vermogensrechten kunnen overgedragen worden zodat werken geëxploiteerd kunnen worden. Morele rechten zijn persoonlijkheidsrechten die onvervreemdbaar zijn (hoewel een toestemming voor een afstand van een bepaalde uitoefening van één van deze rechten mogelijk is). De bescherming van een werk door het auteursrecht ontstaat uit het loutere feit van de creatie. Van zodra het werk een concrete originele vorm heeft, ontstaat het auteursrecht. Vormvereisten of bijkomende formaliteiten zijn niet vereist. Wanneer spreken we nu van een concrete originele vorm? Zoals gezegd beschermt het auteursrecht een creatie van de geest: er moet sprake zijn van een eigen intellectuele schepping van de auteur, en er moet een duidelijke band zijn tussen het werk en de maker. Daarenboven moet het werk de persoonlijke toets van de auteur veruitwendigen. Het individuele karakter van de auteur moet blijken uit het werk.

Pagina 22

Welke auteursrechten bestaan er? Vooreerst zijn er de onvervreemdbare morele rechten: Divulgatierecht Het divulgatierecht is het recht een werk bekend te maken: de auteur heeft als enige het recht te beslissen zijn werk bekend te maken of niet bekend te maken. Hij beslist of zijn werk bekend gemaakt wordt, wanneer dit bekend gemaakt kan worden, en onder welke voorwaarden dit kan gebeuren. Een auteur kan dus perfect eisen dat na zijn dood zijn onvoltooide werken zouden vernietigd worden. Paterniteitsrecht (of vaderschapsrecht) Het paterniteitsrecht is recht op erkenning als auteur: enkel de auteur kan het vaderschap (de paterniteit) van het werk opeisen of weigeren. De auteur kiest zelf om bijvoorbeeld zijn naam op het werk te vermelden, om een pseudoniem te gebruiken of zelfs anoniem te blijven. Op basis van dit recht kan hij zich er ook tegen verzetten dat de naam van een derde onder zijn werk wordt gezet. Integriteitsrecht Het integriteitsrecht is het recht om bezwaar te maken tegen elke verminking, misvorming of andere aantasting van het werk die nadeel toebrengt aan de naam of eer van de maker. De auteur kan zich verzetten tegen elke wijziging van het werk. Hij kan zich verzetten tegen elke aantasting van of toevoeging aan het werk, die zijn eer of reputatie kunnen schaden. Wat nu precies een verminking of misvorming is, moet door de rechtbank worden uitgemaakt. Vervolgens zijn er de vervreemdbare vermogensrechten: Deze zorgen ervoor dat de auteur zijn werk zal kunnen exploiteren en er inkomsten uit haalt. Deze rechten komen enkel toe aan de auteur en voor elke reproductie en/of mededeling die men van het werk wil doen, zal de toestemming moeten worden gevraagd aan de auteur. De vermogensrechten zijn vatbaar voor gehele of gedeeltelijke overdracht. Er zijn twee deelcategorieën: Reproductierecht Het reproductierecht heeft betrekking op het (laten) verveelvoudigen van de werken. Het is het recht van reproductie: een reproductie is elke nieuwe productie van het werk in materiële, tastbare vorm ten overstaan van het originele werk. Bijvoorbeeld het fotokopiëren van een werk, een affiche, het opnemen op CD van een lied, … Een bekende vorm van schending van dit recht is het plagiaat: Publiek mededelingsrecht Het publiek mededelingsrecht slaat dan weer op de niet-tastbare uitvoering van het werk, ongeacht welke handelwijze. Hierbij kan worden gedacht aan de vertoning van een film in de bioscoop, het vertonen van een film in een café, muziek draaien op een fuif, een uitzending via televisie, het beluisteren van muziek via internet, … Voor elke mededeling aan het publiek zal een toestemming moeten worden gevraagd aan de auteur. Voor mededelingen in private context, is geen toestemming vereist van de auteur. Er is sprake van een private context als voldaan is aan de voorwaarde van een familiale, intieme band en als de mededeling kosteloos gebeurt. Hier knelt in de praktijk het schoentje, zo blijkt uit rechtspraak. Het begrip publiek dient ruim te worden geïnterpreteerd en gaat erg ver. In elk geval spreken we steeds over een publieke mededeling wanneer er inkomgeld wordt gevraagd. Er is géén publieke mededeling wanneer deze kosteloos plaatsvindt in familiekring of in het kader van schoolactiviteiten. Onder familiekring moet worden verstaan: de vrienden die nauwe banden hebben met de familie.

Pagina 23

Ook hier is het de rechter die beslist. Een frappant voorbeeld uit de rechtspraak: Het spelen van muziek op een verjaardagsfeest van een voetbalspeler in de clublokalen, enkel voor medespelers, wordt door het Hof van Cassatie als een publieke mededeling beschouwd. Recentelijk werd omtrent deze problematiek nog een parlementaire vraag gesteld, specifiek voor wat jeugdbewegingen betreft. Zij worden vaak door SABAM eraan herinnerd dat ze dienen te betalen voor de muziek die ze spelen, terwijl de jeugdbewegingen menen dat de regelmatige activiteiten en kampen die ze houden binnen de familiale sfeer vallen (zie parlementaire vraag nr. 66 van de heer volksvertegenwoordiger Georges Gilkinet van 17 maart 2009 (Fr.) aan de Minister voor Ondernemen en Vereenvoudigen). De minister stelt dat het zeker niet zo is dat alle activiteiten van jeugdbewegingen als binnen de familiekring moeten beschouwd worden, dit uiteraard onder voorbehoud van de beoordeling door hoven en rechtbanken. Er moet wel een onderscheid kunnen gemaakt worden naargelang het bijeenkomsten van een dag betreft dan wel bijeenkomsten op kamp gedurende dewelke de deelnemers meerdere dagen samenleven. Hoe werkt SABAM? SABAM maakt onderscheid tussen twee soorten inningen: individuele inningen worden uitgevoerd wanneer op het moment dat de toelating wordt gegeven, het programma van de uitgevoerde werken ook bekend is. Op dat moment zijn ook de rechthebbenden bekend. Het geïnde bedrag wordt dan rechtstreeks onder de titularissen verdeeld. Voorbeelden zijn theatervoorstellingen en concerten. Verenigingen die een concert organiseren met slechts één artiest dienen dus zeker SABAM te betalen. SABAM treedt immers op voor de bescherming van de rechten van de auteurs van een werk en niet ter bescherming van de uitvoerende artiesten (zie parlementaire vraag nr. 40 van 7 mei 2008 van Jenne De Potter aan de Minister voor Ondernemen en Vereenvoudigen). Collectieve inningen worden uitgevoerd zonder dat er vooraf een programma van de uitgevoerde of gebruikte werken bekend is. Dit soort inningen wordt gedaan bij radiozenders. De tarieven verschillen naar gelang de frequentie van het gebruik. Er zijn contractuele tarieven van toepassing op regelmatige gebruikers zoals cafés en kantines. De belangrijkste bepalende factoren zijn: de oppervlakte van de instelling en de geluidsbron. De berekening gebeurt op forfaitaire basis en de overeenkomst wordt stilzwijgend verlengd. De occasionele inningen gebeuren bij fuiven, festivals, opendeurdagen, … De factoren voor berekening zijn de inkomen consumptieprijs van de dranken, de bruto-ontvangsten. De toestemming om het auteursrechtelijk werk te mogen gebruiken moet steeds vooraf worden aangevraagd door de organisator van het evenement. Voor de concrete tarieven kan men terecht op de website van SABAM (www.sabam.be). Is SABAM hetzelfde als de billijke vergoeding? Neen! Daar waar de billijke vergoeding de uitvoerende artiesten (zoals de zanger en de muzikant) en de producenten beoogt te vergoeden, vergoedt SABAM de auteurs van de muzikale rechten (zoals de tekstschrijver en de componist, die niet noodzakelijk ook de zanger of muzikant is). De uitvoerende artiesten kunnen niet verhinderen dat hun repertoire wordt gebruikt in het openbaar. In ruil daarvoor werd hen een automatisch recht op vergoeding toegekend, de billijke vergoeding. Ook hier zijn de uitvoerders en producenten verenigd in beheersvennootschappen, zoals Microcam en Uradex. Van zodra vooraf opgenomen muziek publiekelijk word weergegeven, moet er betaald worden. Ook hier bepalen heel wat factoren het bedrag: de sector, de oppervlakte, het al dan niet tijdelijk karakter, … Een VZW die bijvoorbeeld een groep laat optreden en achteraf een fuif met DJ organiseert, dient in principe dus steeds SABAM en billijke vergoeding te betalen.

Pagina 24

Kan SABAM zonder enige vorm van beperking de tarieven gaan bepalen? – enkele parlementaire vragen Uit enkele gestelde vragen blijkt dat de criteria die SABAM bij het bepalen van tarieven hanteert, voor de nodige wrevel zorgen in het verenigingsleven. Wij illustreren met enkele voorbeelden: - Bij de organisatie van fuiven en feesten, een courante activiteit van VZW’s, moet een bedrag aan SABAM betaald worden. SABAM baseert de te betalen geldsom gedeeltelijk op basis van de consumptieprijzen van de meest geschonken dranken. Dit is vrijwel altijd bier. De bierprijzen zijn in 2008 serieus verhoogd. De inflatie is in vergelijking met de afgelopen jaren ongewoon hoog. SABAM volgt deze stijging. Is het wel correct dat SABAM haar tarief deels baseert op prijzen die sneller stijgen dan de inflatie (zie parlementaire vraag nr. 109 van de heer Bart Tommelein van 7 augustus 2008 (N.) aan de minister voor Ondernemen en Vereenvoudigen)? Uit het antwoord van de Minister blijkt dat SABAM vrij de tarieven kan bepalen, zolang er geen sprake is van rechtsmisbruik of misbruik van machtspositie, wat hier niet het geval is. Wel heeft dit als gevolg dat de gebruiker in een hogere categorie van tarifering terecht komt en een verhoging van het te betalen bedrag ondergaat die meer bedraagt dan een loutere indexatie van het tarief van SABAM. De Minister heeft dan ook aan SABAM gevraagd om de tarieven te herbekijken. - SABAM heeft hier uiteindelijk op gereageerd door de invloed van de stijging van de bierprijs op het fuif- en feesttarief te temperen. In een nieuwe parlementaire vraag werd gesteld dat de meeste organisatoren van feesten en fuiven de stijging van de bierprijzen niet doorrekenen aan de gebruikers, waardoor de winst gevoelig daalt. Daarboven komt dat het tarief van SABAM wel stijgt. Is daar intussen iets aan gedaan (zie parlementaire vraag nr. 48 van de heer volksvertegenwoordiger David Geerts van 19 februari 2009 (N.) aan de Minister voor Ondernemen en Vereenvoudigen)? In het antwoord van de Minister staat te lezen dat SABAM in hun fuiftarief rekening zal houden met de gestegen bierprijs. Vanaf 15 februari wordt het referentiebedrag dat zij hanteert opgetrokken naar € 1,40, wat tot gevolg heeft dat het uiteindelijke tarief daalt. Tegelijk worden echter tariefverhogingen gepland. In een persbericht van SABAM staat dat het een strenger beleid gaat voeren tegen wie in de toekomst zijn auteursrechtelijke verplichtingen niet zou nakomen, met name wat betreft tijdige aangifte vooraf. Tevens zal SABAM met forfaitaire minimumtarieven gaan. Die inwerkingtreding is evenwel nog niet bekend. - Ook carnavalverenigingen hekelen de tarieven die SABAM hanteert. Naar gelang er al dan niet inkomgeld wordt gevraagd voor een carnavalstoet, verschilt het tarief. Zonder inkomgeld dient voor iedere wagen 32,38 euro betaald te worden en met inkomgeld loopt dit bedrag op tot 64,77 euro. Vanwaar dit grote verschil (parlementaire vraag nr. 79 van mevrouw de volksvertegenwoordiger Liesbeth Van der Auwera van 02 april 2009 (N.) aan de Minister voor Ondernemen en Vereenvoudigen)? De Minister bevestigt dat de tarieven inderdaad verschillen en dat hij daar de logica niet van inziet. Vandaar dat hij een formele vraag tot inlichtingen aan SABAM zal stellen. - Concluderend kan gesteld worden dat SABAM zelf de tarieven kan gaan bepalen. SABAM treedt op als vertegenwoordiger van de rechthebbende auteurs, en kan dus de tarieven voor het gebruik van het werk vrij bepalen tenzij er sprake is van rechtsmisbruik of misbruik van machtspositie, wat niet aangetoond wordt. Conclusie: voorkomen is beter dan genezen! Praktisch elke VZW dient vroeg of laat SABAM te betalen. Organiseert uw vereniging een feest of een fuif, of wordt er op een of andere manier muziek gedraaid, weet dan dat er aan SABAM moet betaald worden, en in vele gevallen ook een billijke vergoeding. Het criterium van de familiale kring wordt heel strikt geïnterpreteerd in de rechtspraak. Feesten waarbij enkel leden zijn toegelaten vallen in principe

Pagina 25

buiten de familiale kring! Weet dat er ook auteursrechten moeten vergoed worden als u bijvoorbeeld een filmavond organiseert. Eén tip: Gezien het steeds beter is om te voorkomen dan te genezen, is het steeds raadzaam u op voorhand voldoende te informeren. Worden inbreuken op het auteursrecht vastgesteld, dan zijn de boetes niet min! BRON : VZW Review nr. 137 – september 2009

Pagina 26

UNISONO : gemeenschappelijk project van Sabam en Simim tot inning van auteursrechten Afgelopen zomer besliste Sabam dat bedrijven en verenigingen auteursrechten moeten betalen wanneer muziek gespeeld wordt op de werkvloer, in de kantoren, de refter of op andere plaatsen die enkel toegankelijk zijn voor het personeel. Na onderhandelingen met het ministerie voor ondernemen en vereenvoudigen komen Sabam en Simim met een gezamenlijk project op de proppen, genaamd Unisono. Het is een overeenkomst die u met hen afsluit, waardoor u in één aangifte aan de nieuwe verplichtingen kan voldoen. Ook VZW’s kunnen hierop inschrijven. 1. Situering Sabam is als collectieve beheersvennootschap erkend door de overheid om de auteursrechten van haar aangesloten auteurs, componisten en uitgevers te innen en te verdelen. Minder bekend is Simim, de enige door de overheid erkende beheersvennootschap voor muziekproducenten. Ook zij innen, beheren en verdelen de rechten. 2. Toepassingsgebied -

Vrijstelling

Belangrijk om weten is dat er vooreerst een vrijstelling bestaat. Bedrijven en verenigingen die tot en met 8 voltijdse equivalenten in dienst hebben, zijn vrijgesteld van de betaling van rechten die verschuldigd zijn voor het gebruik van muziek in de niet voor het publiek toegankelijke werken eetruimtes. Zo’n 171.000 ondernemingen zouden zo vrijgesteld worden. -

Ruimtes toegankelijk voor het publiek

Unisono is niet van toepassing voor de ruimtes die toegankelijk zijn voor het publiek, zoals de inkomhal van de onderneming of muziek op een evenement van de vereniging! Daarvoor moet u net als voorheen aparte overeenkomsten sluiten met Sabam (www.sabam.be) en met de diensten van de billijke vergoeding (www.bvergoed.be). -

Ruimtes enkel toegankelijk voor het personeel, wachtmuziek en achtergrondmuziek

Wordt muziek gebruikt in de ruimtes die uitsluitend toegankelijk zijn voor het personeel, al dan niet op initiatief van de vereniging, dan moet de vergoeding wel betaald worden. Via Unisono kan u de rechthebbenden de toelating vragen om hun muziek te gebruiken. In ruil voor de betaling van een vergoeding krijgt u dan een gebruikslicentie. Unisono zorgt voor vereenvoudiging: u duidt op de overeenkomst aan voor welke soorten muziekgebruik u een licentie wil, en u zal in ruil één factuur krijgen voor alle rechthebbenden. Het volledige toepassingsgebied waarvoor een licentie moet gevraagd worden betreft volgende zaken: 

Gebruik van muziek op de werkplaats

De werkplaats is iedere plaats waar arbeid wordt verricht, onafhankelijk van het feit of deze plaats zich binnen of buiten de vereniging bevindt, en onafhankelijk van het feit of deze plaats zich in een ruimte bevindt die al dan niet afgesloten is. 

Gebruik van muziek in bedrijfsrestaurants en –kantines

Het gaat hier om bedrijfsrestaurants of –kantines van de vereniging, of om de ruimtes die als zodanig gebruikt worden. 

Combinatie van werkplaats en bedrijfsrestaurant

Gebruikt u zowel op de werkplaats als in het bedrijfsrestaurant muziek, dan is een voordeliger combinatietarief mogelijk.

Pagina 27



Gebruik van muziek op personeelsfeesten

Hier wordt onder verstaan: een personeelsevenement in de ruimtes of op het domein van de vereniging, uitsluitend bestemd voor personeelsleden en hun nabije relaties (partners en verwanten eerste graad), met een artistiek budget (het bedrag verschuldigd door de inrichter en/of door derden voor het op- of uitvoeren van het programma) van minder dan 500 euro. De toegang tot het evenement moet gratis zijn en er mag geen live muziek opgevoerd worden. Is niet aan deze voorwaarden voldaan, dan moet voor elk evenement een aparte licentie worden aangevraagd. 

Gebruik van wachtmuziek op telefoonlijnen

Ook indien u enkel een muziekje gebruikt als een klant van de vereniging aan de telefoon ‘op wacht’ gezet wordt, dient u een aangifte te doen, voor zover de muziekjes behoren tot het repertoire van Sabam en Simim. Geen licentie moet aangevraagd worden als u bewijst dat u via de telefooncentrale reeds deze rechten hebt betaald. 

Gebruik van achtergrondmuziek op bedrijfswebsites.

Een licentie kan verleend worden voor achtergrondmuziek beperkt tot een duur van 15 minuten, in een niet-downloadbaar formaat, zonder webradio-toepassing en zonder reclame-, promotie- of animatiespots. 3. Tot slot Enkel de verenigingen die meer dan 8 voltijdse equivalenten in dienst hebben, moeten via Unisono de benodigde licentie aanvragen. Voor de ruimtes die toegankelijk zijn voor het publiek verandert er niets aan de bestaande regeling, en moet u blijven contact opnemen met Sabam en de Billijke Vergoeding. Voor bijkomende informatie kan u contact opnemen met de dienst van Unisono bij Sabam via 02/286.15.85. BRON : VZW Review nr. 140 – maart 2010

Pagina 28

BEWAARTERMIJN VAN ALLERLEI DOCUMENTEN : recente wijzigingen Een VZW moet gedurende meerdere jaren allerhande documenten bewaren. Dit omwille van het feit dat men steeds een controle kan krijgen, waarbij wordt nagegaan of alle wettelijke verplichtingen wel worden nageleefd. Recentelijk zijn een aantal termijnen gewijzigd. Wij geven u dan ook een volledig overzicht.

A. Boekhoudkundige documenten: recente wijzigingen

Noch in de wet van 2 mei 2002, noch in de wet van 27 juni 1921 is een wettelijke bewaartermijn voor boekhoudkundige documenten bepaald. De boekhoudkundige documenten dienden tot voor kort te worden bewaard gedurende tien jaar tijdens het bestaan van de VZW. De wet van 8 juni 2008 houdende diverse bepalingen (B.S. 16 juni 2008), wijzigt de regels inzake de bewaartermijn van boekhoudkundige stukken, die opgenomen zijn in de boekhoudwet van 19 juli 1975. De bepalingen van deze boekhoudwet zijn van toepassing op VZW’s die voldoen aan de bepalingen van artikel 17 §3 van de Wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002 (VZW-Wet), zijnde de grote en de hele grote VZW’s. Een VZW kan groot genoemd worden als ze voldoet aan de voorwaarden, opgesomd in artikel 17 §3: De verenigingen houden hun boekhouding en maken hun jaarrekening op overeenkomstig de bepalingen van de wet van 17 juli 1975 met betrekking tot de boekhouding van de ondernemingen, wanneer bij de afsluiting van het boekjaar, met betrekking tot ten minste twee van de volgende drie criteria de onderstaande cijfers van toepassing zijn: 1° het equivalent, gemiddeld over het jaar, van 5 voltijdse werknemers ingeschreven in het personeelsregister dat wordt gehouden overeenkomstig het koninklijk besluit nr.5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten 2° in totaal 250.000 Euro aan andere dan uitzonderlijke ontvangsten, exclusief de belasting over de toegevoegde waarde 3° een balanstotaal van 1.000.000 Euro De wet van 8 juni 2008 wijzigde artikel 6, vierde lid en artikel 8 §2 van de boekhoudwet. Deze artikelen luiden nu als volgt (uittreksel boekhoudwet): Art. 6. Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk, waarnaar zij moet verwijzen. (…) De verantwoordingsstukken (inkomende facturen, uitgaande facturen, kasstukken) worden methodisch opgeborgen en zeven jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden drie jaar bewaard. Art. 8. § 1. De boeken worden naar tijdsorde bijgehouden, zonder enig wit vak of enige weglating. In geval van correctie moet het oorspronkelijk geschrevene leesbaar blijven. § 2. De ondernemingen moeten hun boeken bewaren gedurende zeven jaar, te rekenen van de eerste januari van het jaar dat op de afsluiting volgt. (…) Grote en hele grote VZW’s moeten hun boeken dus nog slechts zeven jaar bewaren, in plaats van tien jaar. Artikel 1 van het Koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk (van toepassing op grote VZW’s in de zin van artikel 17 §3 van de VZW-Wet) stelt immers dat de bovenvermelde artikelen 6 en 8 van de boekhoudwet van toepassing zijn op de verenigingen voor het voeren van hun boekhouding.

Pagina 29

Deze wijziging is tevens van toepassing op de kleine VZW’s (die niet voldoen aan de voorwaarden van artikel 17 §3 van de VZW-Wet), maar die vrijwillig kiezen om zich te onderwerpen aan de boekhoudkundige regels van toepassing op grote VZW’s. In dit geval moet de vereniging het geheel van de bepalingen toepassen die gelden voor grote verenigingen. De bepalingen inzake de bewaartermijn zijn daarin inbegrepen. De VZW kan ook, buiten de regels bepaald in de boekhoudwetgeving, door de instanties van wie zij subsidies ontvangt, verplicht worden om gedurende een bepaalde periode zijn stukken te bewaren. Dit omwille van een mogelijke controle door de subsidiërende overheid. In dit geval wordt dan ook aangeraden om met de subsidiërende instanties overleg te plegen over de bewaartermijn van deze stukken omdat dit per instantie en per decreet verschillend kan zijn. Voor kleine VZW’s bleef vreemd genoeg de termijn van tien jaar overeind. Uiteraard is er geen enkel argument voorhanden om deze termijn te behouden voor kleine VZW’s. Dit werd ons reeds maanden geleden bevestigd door FOD Justitie. Onze diensten vernamen intussen dat er ook voor kleine VZW’s een aanpassing zal gebeuren. Er is een ontwerptekst klaar, reeds door de leden van de Commissie voor Boekhoudkundige Normen goedgekeurd, teneinde de wetgeving voor de kleine VZW’s in overeenstemming te brengen met de wetgeving van toepassing op de grote VZW’s. Ook voor kleine VZW’s zal de bewaartermijn voor boekhoudkundige stukken worden ingekort van tien naar zeven jaar. Van deze wijziging zal VSDC vzw u op de hoogte houden. Bij het ter perse gaan van dit artikel was er nog geen publicatie voorhanden in het Belgisch Staatsblad. Bij het schrijven van dit artikel zou het ontwerp in behandeling bij de Raad van State zijn. Tot op vandaag blijven volgende bepalingen van het Koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van kleine VZW’s dus gelden: Art. 3. § 4. Het originele dagboek gehouden door middel van ingebonden of ingenaaide registers moet gedurende tien jaar worden bewaard te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting ervan. Indien het dagboek wordt gehouden door middel van geïnformatiseerde systemen, moet de voor het bewaren gebruikte drager de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de gegevens die erin geregistreerd zijn verzekeren gedurende de volledige bewaringstermijn opgelegd in het vorige lid. Art. 4. Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk, waarnaar zij moet verwijzen. De originele verantwoordingsstukken of een afschrift ervan wordt methodisch opgeborgen en tien jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden drie jaar bewaard. OOK VOOR KLEINE VZW’S ZIJN DE BEPALINGEN ONDERTUSSEN AANGEPAST EN GELDT DE TERMIJN VAN 7 JAAR !!!! – zie volgende bijlage VZW Review nr. 138 B. Directe belastingen: recente wijzigingen

De boeken en bescheiden ter verificatie van de belastbare winst (voor VZW’s, lees: ter verificatie van het feit dat geen winst werd uitgekeerd aan de leden) dienden tot voor kort vijf jaar te worden bewaard. De programmawet van 22 december 2008 (B.S. 29 december 2008) heeft deze termijn aangepast. In overeenstemming met de boekhoudkundige stukken (zie eerder) en BTW-stukken (zie verder) werd de termijn logischerwijs tevens op zeven jaar gebracht. De tekst van het WIB ‘92 luidt nu als volgt: de boeken en bescheiden aan de hand waarvan het bedrag van de belastbare inkomsten kan worden vastgesteld, moeten ter beschikking van de administratie worden bewaard in het kantoor, agentschap, bijhuis of elk ander beroeps- of privélokaal van de belastingplichtige waar die boeken en bescheiden werden gehouden, opgesteld of toegezonden, tot het verstrijken van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk. (Art. 315, derde lid, WIB ’92).

Pagina 30

VZW’s die een beroep doen op een computersysteem om de boeken en bescheiden waarvan de voorlegging is voorgeschreven, geheel of ten dele, te houden, op te stellen, toe te zenden of te bewaren, zijn eveneens verplicht, op verzoek van de administratie, ter plaatse, de dossiers met betrekking tot de analyses, de programma's en het beheer van het gebruikte systeem, alsook de informatiedragers en alle gegevens die zij bevatten, ter inzage voor te leggen. De bewaartermijn, ten aanzien van de gegevens met betrekking tot de analyses, de programma's en het beheer van computersystemen, verstrijkt op het einde van het zevende jaar of boekjaar volgend op het belastbaar tijdperk waarin het in die gegevens omschreven systeem werd gebruikt (art. 315bis, laatste lid WIB ’92). Merk op dat deze wijzigingen besproken onder de punten A en B ertoe leiden dat bij ontbinding van de VZW de boekhoudkundige documenten en alle boeken en bescheiden na de ontbinding nog gedurende een termijn van zeven jaar moeten bewaard worden op de plaats zoals moet worden bepaald in het ontbindingsbesluit.

C. BTW- documenten

Dit zijn bijvoorbeeld boeken, factuurboeken, facturen, registers, telbanden van kasregisters,… In toepassing van art. 60, § 1, W.BTW dienen de boeken en stukken waarvan het houden, het opmaken of het uitreiken door het Wetboek is verplicht, te worden bewaard door hen die ze opgemaakt, gehouden of uitgereikt hebben gedurende een periode van zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat andere stukken betreft of op het jaar waarin het recht op aftrek is ontstaan. BTW-belastingplichtige en niet-BTW-belastingplichtige rechtspersonen zijn eveneens tot die verplichting gehouden t.a.v. de facturen of de als zodanig geldende stukken in verband met intracommunautaire verwerving van goederen of met de in het buitenland verrichte aankopen van alle handelsboeken, boekingsstukken, contracten, … met betrekking tot de bestelling van goederen en diensten, tot de verzending, tot de afgifte en tot de levering der goederen, van de rekeninguittreksels, van de belastingsstukken, alsmede van de andere boeken en stukken met betrekking tot die uitgeoefende werkzaamheid. De gegevens met betrekking tot analyses, programma’s en uitbating van de gebruikte informaticasystemen moeten eveneens gedurende zeven jaar bewaard worden vanaf de eerste januari volgend op het laatste jaar waarin het in deze gegevens omschreven systeem werd gebruikt (Art. 60, § 2, W.BTW). Deze wijzigingen werden reeds eind 2005 doorgevoerd. Voor de boeken en stukken met betrekking tot gebouwen en ermee verband houdende zakelijke rechten is er een bewaartermijn van vijftien jaar omdat men bij een controle tot vijftien jaar kan teruggaan (Art. 48, 2, W.BTW).

D. Verslagen algemene vergadering en raad van bestuur

Ook verslagen van de beleidsorganen kunnen van belang zijn, bijvoorbeeld om aan te tonen dat de wettelijk vereiste meerderheden werden gevolgd bij een doelswijziging of bij een ontbinding. Aangezien de verslagen van de algemene vergadering en de raad van bestuur beslissingen kunnen bevatten over de boekhouding, raden wij aan dezelfde termijn in acht te nemen als deze van de boekhouding. Voor de verslagen van de algemene vergadering en de raad van bestuur kunnen we stellen dat deze tien of zeven jaar bijgehouden moeten worden, naar analogie met de boekhoudkundige documenten.

Pagina 31

Voor grote, hele grote en de aangehaalde kleine VZW’s die vrijwillig kiezen voor een dubbele boekhouding is dit dus zeven jaar, voor de andere kleine VZW’s voorlopig nog steeds tien jaar.

E. Sociale documenten

In globo kan gesteld worden dat de sociale documenten een bewaartermijn van vijf jaar hebben. De begindatum van de bewaarperiode is evenwel afhankelijk naargelang het document. Ze moeten bewaard worden ofwel op het adres waaronder de werkgever gekend is bij de RSZ of op de maatschappelijke zetel. Is de maatschappelijke zetel in het buitenland gelegen, dan moeten de documenten bewaard worden bij het sociaal bureau dat voor de loonverwerking instaat. Deze situatie kan zich echter niet voordoen voor VZW’s gezien één van de verplichtingen van de VZW erin bestaat dat de maatschappelijke zetel in België is gevestigd (indien de VZW rechtspersoonlijkheid wil genieten). Het personeelsregister moet bewaard worden gedurende een periode van vijf jaar, te rekenen vanaf de laatste verplichte vermelding in dat register. Sedert 1 januari 2003 spreken we niet meer over een personeelsregister maar worden de aangiftes elektronisch gedaan (de zogenaamde DIMONAaangiftes). De termijn van vijf jaar begint hier te lopen van het ogenblik dat de laatste persoon die vermeld werd in het personeelsregister, uit dienst is getreden. De individuele rekeningen moeten eveneens gedurende een periode van vijf jaar bewaard worden te rekenen vanaf het ogenblik dat het verplicht houden van dit document vervalt (in de praktijk is dit te rekenen vanaf het vertrek van de werknemer). Overeenkomsten inzake studentenarbeid moeten gedurende vijf jaar bewaard worden vanaf het einde van de arbeidsovereenkomst van studenten. Naar analogie met de sociale documenten voor werknemers dient het vrijwilligersregister ook vijf jaar te worden bewaard.

F. Conclusie

Het heeft een tijdje geduurd, maar uiteindelijk werden de meeste bewaartermijnen op elkaar afgestemd. Zowel de boekhoudkundige documenten, de BTW-documenten en de documenten met het oog op de directe belastingen dienen in principe gedurende een termijn van zeven jaar te worden bewaard. Waarom men bij de aanpassing van de boekhoudkundige stukken de aanpassing niet in één keer doortrok naar de kleine VZW’s, is ons een raadsel. Daarop is het voorlopig nog wachten. De sociale documenten blijven een buitenbeentje: daar geldt een termijn van vijf jaar. BRON : VZW Review nr. 136 – mei 2009

Pagina 32

Wijziging van de bewaartermijn van boekhoudkundige documenten voor KLEINE vzw’s: van tien naar zeven jaar De wet van 8 juni 2008 houdende diverse bepalingen wijzigde de regeling voor het bijhouden van boekhoudkundige documenten van grote en hele grote VZW’s. De bewaartermijn wijzigde van tien naar zeven jaar. Op vraag van VSDC vzw bevestigde FOD Justitie ons meteen dat er geen reden was om de bewaartermijn van tien jaar voor kleine VZW’s aan te houden. Ruim een jaar later (K.B. van 27 september 2009) wijzigt nu ook de bewaartermijn voor kleine VZW’s van tien naar zeven jaar. De bepalingen van het Koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van kleine VZW’s worden als volgt gewijzigd: Art. 3. § 4. Het originele dagboek gehouden door middel van ingebonden of ingenaaide registers moet gedurende zeven jaar worden bewaard te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op de afsluiting ervan. Indien het dagboek wordt gehouden door middel van geïnformatiseerde systemen, moet de voor het bewaren gebruikte drager de onveranderlijkheid en de toegankelijkheid van de gegevens die erin geregistreerd zijn verzekeren gedurende de volledige bewaringstermijn opgelegd in het vorige lid. Art. 4. Elke boeking geschiedt aan de hand van een gedagtekend verantwoordingsstuk, waarnaar zij moet verwijzen. De originele verantwoordingsstukken of een afschrift ervan wordt methodisch opgeborgen en zeven jaar bewaard, in origineel of in afschrift. Stukken die niet strekken tot bewijs jegens derden, worden drie jaar bewaard. Bron: Koninklijk besluit van 27 september 2009 tot wijziging van het koninklijk besluit van 26 juni 2003 betreffende de vereenvoudigde boekhouding van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen BRON : VZW Review nr. 138 – november 2009

Pagina 33

VZW’S EN VERZEKERINGEN Een vzw met statuten conform de vzw-wetgeving beschikt over rechtspersoonlijkheid. Dit betekent dat er een "fictieve" persoon gecreëerd wordt, met eigen rechten en plichten. De personen die achter de rechtspersoon schuilgaan, staan niet met hun persoonlijk vermogen in voor de passiva van de vereniging, mits de vzw als een goede huisvader bestuurd wordt. In de meeste gevallen kan bij schade de vzw aangesproken worden. Deze kan overwegen bepaalde verzekeringen af te sluiten, waarop men zich kan beroepen als een verzekerd risico zich voordoet. Toch kan men trachten ook een bestuurder persoonlijk aansprakelijk te stellen. Het valt te overwegen ook daarvoor één of meerdere verzekeringen af te sluiten. Tenslotte zijn in bepaalde gevallen verzekeringen wettelijk verplicht. Wij trachten u een overzicht te schetsen van de meest courante (verplichte en facultatieve) verzekeringen in de vzw-wereld. Wij benadrukken dat VSDC vzw u moeilijk kan adviseren of het voor uw vereniging wenselijk is om de facultatieve verzekeringen af te sluiten. Dit moet elke vereniging voor zichzelf gaan uitmaken.

1. Verplichte verzekeringen:

Een overzicht van alle mogelijke verplichte verzekeringen, met verwijzing naar de wettelijke bepalingen die de plicht tot verzekeren opleggen, of die een sanctie bepalen indien de verzekering niet wordt afgesloten, vindt u terug op http://www.cbfa.be/nl/cob/vc/html/verp.asp. Let wel, de lijst is ruimer dan de verzekeringen die voor vzw’s van belang zijn. Wij belichten hier enkel de verzekeringen die voor vzw’s verplicht (kunnen) zijn. - Burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering voor de vrijwilligers: Praktisch elke vzw werkt met vrijwilligers. Tijdens de activiteiten van de vereniging kan een vrijwilliger schade toebrengen aan een derde, bijvoorbeeld door tijdens een souper warme soep over een aanwezige gast te morsen. Deze fout van de vrijwilliger wordt automatisch als een fout van de vzw beschouwd, tenzij er sprake is van bedrog, opzettelijke fout of herhaaldelijk lichte fout. De vzw is dus in principe burgerlijk aansprakelijk en dient de verzekering verplicht af te sluiten. - Objectieve aansprakelijkheidsverzekering voor brand en ontploffing: Indien u als vzw een gebouw in eigendom hebt, toegankelijk voor het publiek, en u dit zelf exploiteert, dan moet u deze verzekering verplicht afsluiten. Een sportvereniging die een clubhouse bezit waar de leden kunnen samenkomen, moet deze verzekering afsluiten. Speciaal aan deze verzekering is dat het een objectieve verzekering is. Dit wil zeggen dat een derde die schade ondervindt, veroorzaakt door brand of ontploffing in een inrichting die voor het publiek toegankelijk is, de vzw verantwoordelijk kan stellen voor de geleden schade zonder dat hij moet bewijzen dat deze een fout begaan heeft. Zelfs als het duidelijk is dat geen fouten zijn begaan, is men aansprakelijk. Het is de exploitant die deze verzekering moet afsluiten. Dit kan dus de eigenaar zijn, maar ook de vzw als huurder of gebruiker. Ga in dat geval dus zeker na of de verhuurder deze verzekering heeft afgesloten. In de meeste gevallen zal de huurovereenkomst deze verplichting opleggen aan de huurder. Het gebeurt dat vzw’s die dergelijke gebouwen huren of mogen gebruiken, vrijgesteld worden om deze verzekeringen af te sluiten. Een jeugdhuis bijvoorbeeld wordt hiervan soms vrijgesteld door de gemeente die het gebouw ter beschikking stelt (voor zover de gemeente zelf heeft voorzien in een dergelijke dekking). - Arbeidsongevallenverzekering: Als werkgever-vzw bent u wettelijk verplicht voor uw bedienden en arbeiders een arbeidsongevallenverzekering af te sluiten. Als arbeidsongeval wordt beschouwd elk ongeval dat een werknemer tijdens en door het feit van de uitvoering van de arbeidsovereenkomst overkomt en dat een letsel veroorzaakt (tevens het ongeval dat zich voordoet op de weg van en naar het werk).

Pagina 34

- Autoverzekering: Wie een wagen aanschaft en er mee op de openbare weg komt, dient een autoverzekering af te sluiten. Dit is niet anders voor een vzw. Deze verplichte burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering vergoedt derden aan wie u schade hebt veroorzaakt bij het gebruik van uw auto. - Verplichte verzekeringen voor bepaalde vzw’s: Voor bepaalde vzw’s bestaan er tevens verplichte verzekeringen, naargelang de activiteit van de vereniging. Wie bijvoorbeeld gaat jagen, moet een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering jacht afsluiten. Een vzw-wildbeheereenheid als inrichter van de jacht moet zijn aansprakelijkheid als inrichter afzonderlijk gaan verzekeren. Een ander voorbeeld betreft vzw’s die wielerwedstrijden organiseren en een beroep moeten doen op seingevers. Zij moeten een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering afsluiten, die de fouten van seingevers dekt ingeval van schade aan derden. Verzekeringen dienen soms ook te worden afgesloten om bepaalde subsidies te kunnen verkrijgen. Dit kan dan gaan om burgerlijke aansprakelijkheidsverzekeringen of verzekeringen rechtsbijstand, bijvoorbeeld voor sportverenigingen die subsidies van Bloso willen krijgen.

2. Facultatieve verzekeringen

Naast de verplichte verzekeringen, zijn er heel wat facultatieve verzekeringen. Elke vzw moet hier voor zichzelf uitmaken in hoeverre het risico, waarvoor een verzekering een dekking kan bieden, zich kan voordoen. Wij bespreken kort de meest courante verzekeringen: - Burgerlijke aansprakelijkheid: Een vzw kan naast de verplichting om fouten van vrijwilligers te verzekeren, bijvoorbeeld ook fouten van haar toegetreden leden (die schade veroorzaken aan derden) tijdens de activiteiten van de vzw gaan dekken. Dit kan interessant zijn als de polis voorziet dat deze leden ten opzichte van mekaar als derden beschouwd worden. - Bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering: Artikel 14bis van de Wet van 27 juni 1921, zoals gewijzigd door de Wet van 2 mei 2002 (vzw-wet) stelt dat de bestuurders geen enkele persoonlijke verplichting aangaan inzake de verbintenissen die de vereniging aangaat. Er is in principe dus geen persoonlijke aansprakelijkheid (voor uitgebreide info omtrent bestuurdersaansprakelijkheid, zie VZW-Review nr. 136 van mei 2009, blz. 8 en verder). Indien een derde tengevolge van bestuursfouten toch tegen een bestuurder persoonlijk een schade-eis instelt, dan kan zo’n polis daarvan de financiële gevolgen opvangen. - Rechtsbijstandsverzekering: Indien uw vzw in rechte wenst op te treden of indien uw vzw gedagvaard wordt, dan kan u beroep doen op een polis rechtsbijstand, indien u deze hebt afgesloten. Er wordt bij zo’n polis wel gewerkt met een wachttijd. Zo’n polis kan heel wat zaken dekken zoals procedurekosten en erelonen van advocaten. Zij moet op maat gemaakt worden en kan verschillende waarborgen bieden, zoals strafrechtelijke verdediging, burgerlijke verdediging, verdedigingen inzake fiscale betwistingen (BTW en vennootschapsbelasting), contractuele geschillen, geschillen van arbeidsrecht en sociaal recht, … - Brandverzekering:

Pagina 35

Deze verzekering is niet dezelfde verzekering als degene die eerder besproken werd. Een brandverzekering dekt niet de schade door brand en ontploffing aan derden, maar de schade die voortvloeit uit brand. Het gaat dan zowel om het gebouw zelf, als om de inboedel. Als u als vzw eigenaar bent van een gebouw, sluit u naast de objectieve aansprakelijkheidsverzekering best ook een brandverzekering af. Strikt wettelijk gezien is dit niet verplicht, maar in dit geval beschouwt u deze verzekering beter als een verplichting. Het zou naar onze mening niet getuigen van zorgvuldig bestuur, indien u geen brandverzekering afsluit. Hoewel wettelijk niet verplicht, zal de bank u ertoe verplichten indien uw vzw bij de aankoop van een gebouw een hypothecaire lening aangaat. Huurt u als vzw een gebouw, dan zal de verhuurder allicht eisen dat u een brandverzekering afsluit. Echter, als de brandverzekeringspolis van de eigenaar vermeldt dat hij of zij ‘afstand van verhaal’ doet, dan hoeft géén bijkomende verzekering afgesloten te worden. Afstand van verhaal wil zeggen dat de verzekeringsmaatschappij van de eigenaar nooit de kosten zal afwimpelen op de gebruiker. Een dergelijke clausule is echter helemaal niet veilig. Wanneer door uw fout brand veroorzaakt wordt, dan is door de clausule ‘afstand van verhaal’ de schade aan derden naar aanleiding van de brand niet verzekerd. De eigen aansprakelijkheid laat u dus best verzekeren, temeer daar u in principe niet weet of de eigenaar de premie betaald heeft en of dit voldoende verzekerd is. - Verschillende verzekeringen voor het personeel: Deze verzekeringspolissen kan de werkgever afsluiten voor zijn personeel, of voor een deel ervan. Enkele voorbeelden: Groepsverzekering: Via een premiebetaling wordt een kapitaal opgebouwd dat de werknemer toebehoort. De meest voorkomende waarborg is het pensioensparen. Dit aanvullend pensioen wordt aan hem uitbetaald op het moment dat hij op pensioen gaat of, bij overlijden, aan zijn nabestaanden. In de groepsverzekering kan ook een invaliditeitsverzekering opgenomen worden. Deze zorgt ervoor dat de mutualiteitsuitkering naar aanleiding van een ziekte of ongeval aangevuld wordt met een bijkomende vergoeding zodat het inkomen van de werknemer grotendeels gewaarborgd wordt. Hospitalisatieverzekering: De kosten die u maakt indien u opgenomen wordt in het ziekenhuis, kunnen worden gedekt door een hospitalisatieverzekering. Als vzw-werkgever kan u dit aan uw personeelsleden aanbieden als welgekomen extraatje. - Persoonlijke ongevallen: In tegenstelling tot wat velen denken of hopen, dekt de vrijwilligersverzekering geen persoonlijke ongevallen van de vrijwilligers en al zeker niet van de deelnemers aan de activiteiten. U kan dit apart laten verzekeren. Zo’n polis kan alle ongevallen tjidens activiteiten van de vzw dekken, of op weg van en naar een activiteit. Zo kunnen onder andere medische kosten vergoed worden. - Annulatieverzekering: U organiseert een groot openluchtevenement dat helemaal uitregent. Een annulatieverzekering zal de gemaakte kosten vergoeden. - Omnium-autoverzekering: Zoals eerder aangehaald is een autoverzekering (burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering) verplicht. Uw vzw kan evenwel ook alle eigen schade aan de wagen verzekeren, ongeacht of uzelf of een derde de schadeveroorzaker is (zoals diefstal, schade aan de wagen na een ongeval dat de bestuurder zelf heeft veroorzaakt, inbraak, …) Ook een omnium aangestelden-verzekering kan afgesloten worden: dit is een omniumverzekering voor de verplaatsingen die het personeel met hun eigen voertuig doet.

Pagina 36

- Alle risico’s elektronica-verzekering: Als uw vzw-activiteiten in grote mate afhangen van elektronica en informatica, dan sluit u best deze verzekering af. Via deze polis wordt de materiële schade aan allerlei elektrische en elektronische toestellen (bureaumaterieel zoals PC’s, faxen, printers, medische toestellen, …) gedekt.

3. Welke facultatieve verzekering(en) moet uw vzw afsluiten?

Heel vaak krijgen wij de vraag of het interessant is om deze of gene verzekering af te sluiten. Behoudens de adviezen die we in deze tekst meegeven, is het voor ons niet mogelijk om u daar een passend antwoord op te verschaffen. Ons antwoord daarin is steeds hetzelfde: indien het verzekerd risico zich voordoet, zal u tevreden zijn op de verzekering een beroep te kunnen doen, maar uiteraard is het ook mogelijk dat uw vereniging jaren aan een stuk betaalt voor een verzekering en er nooit een beroep moet op doen. Elke vereniging moet voor zichzelf uitmaken in hoeverre zij meent dat de risico’s zich kunnen voordoen. Er moet goed over nagedacht worden binnen uw raad van bestuur. Een degelijke afweging van de financiële implicaties voor de vzw bij het zich voordoen van een schadegeval is primordiaal. Vrijblijvend bezorgen wij u de gegevens van een verzekeringsmakelaar die zich heeft gespecialiseerd in verzekeringen op maat van vzw’s en u hierin verder wegwijs kan maken. U kan hen vrijblijvend contacteren: Feys, Renard, Bossuyt & Sinnesael N.V. President Kennedypark 24 bus 1 8500 Kortrijk Telefoon : 056 23 18 70 Fax : 056 22 35 41 [email protected] BRON : VZW Review nr. 142 – september 2010

Pagina 37

NIEUWE REGELING DEUR AAN DEUR VERKOOP door (jeugd)verenigingen zonder winstoogmerk Sinds kort geldt een nieuwe administratieve regeling voor jeugdverenigingen die een aantal keer peer jaar een deur aan deur verkoop organiseren. Allemaal kochten we al wel eens een bloemetje van de plaatselijk chiro of een pakje wafels van de KSA. Tot nu toe moesten deze jeugdverenigingen die hun producten van deur verkopen om hun kas te spijzen een jaarlijkse erkenning aanvragen bij het Ministerie van Middenstand. Per activiteit moesten zij bovendien een toestemming bekomen. Per 1 oktober 2006 is deze regeling voor deze verenigingen niet langer van kracht en geldt een nieuwe regeling. Voor andere verenigingen dan jeugdverenigingen werd een specifieke regeling uitgewerkt. In dit artikel brengen wij u op de hoogte van de nieuwe wettelijke regeling. Zij geldt voor alle verenigingen, en dit vanaf het ogenblik van oprichting. A. Jeugdverenigingen Jeugdverenigingen die erkend zijn en gesubsidieerd worden door een openbaar bestuur (gemeente, provincie, Vlaanderen) worden vrijgesteld van alle administratieve verplichtingen. Zij dienen noch een melding te doen, noch een aanvraag aan één of andere instantie, noch dienen zij zich ergens te verantwoorden. Deze verenigingen worden immers reeds gecontroleerd door de subsidiërende overheid en hoeven geen machtiging aan te vragen. Let wel, de vrijstelling geldt enkel voor een deur aan deur verkoop, niet voor een verkoop op de openbare weg of op markten! De verkoop op een kruispunt bijvoorbeeld valt niet onder de uitzondering (zie punt C). De jeugdverenigingen dienen met een aantal zaken rekening te houden: de verkopen mogen slechts af en toe gebeuren (zeker niet wekelijks) en de verkopers moeten ook herkenbaar zijn als lid of vrijwilliger medewerker, bvb. door het dragen van het uniform. Het spreekt voor zich dat bij een verkoop van voedselwaren de regels met betrekking tot de volksgezondheid moeten gerespecteerd worden: de producten moeten vers zijn en er moet voldoende oog zijn voor de hygiëne. De vrijwilligerswetgeving dient tot slot te worden nageleefd. B. Andere verenigingen Andere verenigingen die occasioneel producten van deur tot deur verkopen met een niet-commercieel doel, moeten vooraf een toelating of een machtiging bekomen. Blijft de verkoop binnen de grenzen van de gemeente (waar de vereniging is gevestigd), dan volstaat een toelating van de burgemeester. Als men op één en dezelfde dag in meerdere gemeentes de producten gaat aanbieden, dan is een voorafgaande machtiging van de minister nodig. Men moet daarvoor terecht bij FOD Economie, dienst economische vergunningen. Vroeger kon die toelating enkel gevraagd worden door verenigingen zonder winstoogmerk die een menslievend doel nastreefden. Met de nieuwe wet is een uitbreiding voorzien naar vzw’s met een sociaal doel, educatief doel, sportief doel, doel ter bevordering van het milieu, ter bevordering van streekproducten, … Kort gezegd: alle vzw’s kunnen de toelating bekomen. De aanvraag kan gedaan worden aan de hand van een geijkt model. De Vereniging van de Vlaamse Gemeentes (VVSG) heeft daarvoor een geijkt document gemaakt, maar de gemeentes zijn niet verplicht om dit te volgen. De kans is reëel dat het volstaat om de aanvraag te doen via een gewone brief. Dit zal door de gemeentediensten zelf bepaald worden (medio 2013 stellen we inderdaad vast dat veel gemeenten hierover eigen modellen opleggen). Met het oog op de aanvraag dient dus het geijkt model of een gewoon schrijven gericht te worden hetzij aan de gemeente, hetzij aan de FOD Economie. Daarin moeten de volgende gegevens vermeld staan: - Naam en adres van de verantwoordelijke(n) van de verkoop - Naam en adres en ondernemingsnummer van de vereniging - De datum, plaats, tijdstip en doel van de actie.

Pagina 38

-

Een precieze omschrijving van de producten die zullen verkocht worden Een geraamde hoeveelheid te verkopen producten

Vroeger stond er een beperking van 30 dagen voor het organiseren van deze acties. Dit is weggevallen, maar wordt gecontroleerd door middel van de geraamde hoeveelheden. Als men beduidend meer gaat verkopen dan de geraamde hoeveelheden, zal de dienst economische vergunningen dit sanctioneren. Het is zo dat elke gemeente (ingeval de verkoop dus binnen de gemeente blijft en de toelating aan de burgemeester moet gevraagd worden) een kopie van de aanvraag moet doorsturen naar de FOD Economie. Deze dienst houdt bij hoeveel, hoe vaak en wat er door en voor dezelfde vereniging wordt ondernomen als acties. Wordt er misbruik vastgesteld, bijvoorbeeld als de activiteiten naar de commerciële kant dreigen over te hellen, dan volgt een onderzoek en zal de toelating niet langer worden verleend. Net zoals voor de jeugdverenigingen geldt dat de verkopers tijdens de verkoop moeten herkenbaar zijn door een kenmerk die het mogelijk maakt de actie te identificeren. De regels inzake de vrijwilligers en inzake volksgezondheid gelden ook hier. Tot slot dient, ingeval van toelating, de verantwoordelijk na afloop van de activiteit het bewijs van de bestemming van de fondsen tot het realiseren van het aangegeven doel over te maken aan de gemeente of FOD Economie, en dat binnen de dertig dagen volgend op het verstrijken van de geldigheid van de toelating. De toelating wordt immers voor bepaalde duur gegeven. We geven nog een belangrijke uitzondering mee: de verenigingen of instellingen die fiscaal aftrekbare giften mogen ontvangen, erkend door de Federale Overheidsdienst Financiën, dienen enkel hun verkopen drie dagen voorafgaand aan te geven. C. Verkoop op een markt De beschreven regeling geldt voor deur tot deur verkopen. Indien uw vzw een verkoop wenst te organiseren op een (deel van de) openbare weg, bijvoorbeeld op een markt of een kruispunt, dan dient de zonet beschreven machtiging (zie punt B) ook bekomen te worden bij de gemeente, samen met een bijkomende toestemming om gebruik te mogen maken van de markt of het kruispunt. Deze dubbele aanvraag kan u dan in één keer bij de gemeente doen. Deze dubbele aanvraag geldt zowel voor jeugdverenigingen als andere verenigingen. Bijkomende info? FOD Economie, K.M.O., Middenstand en Energie Algemene Directie K.M.O.-beleid Dienst Economische Vergunningen WTC III, 18de verdieping Simon Bolivarlaan 30 1000 Brussel Tel.: 02 277 77 23 Fax : 02 277 97 63

Pagina 39

Boekhoudkundige verplichtingen       

enkelvoudige boekhouding : bijlage A, B & C ABC-model : toelichting factuurverplichtingen aangifte rechtspersonenbelasting : roerende inkomsten concessie roerende goederen BTW-vrijstelling voor vzw’s dagontvangstenboek


Pagina 40

BIJLAGE A: GENORMALISEERD MODEL VAN DAGBOEK ONTVANGSTEN Nr.

Datum Registra.

Omschrijving

Bank Y

Bank X Nr.

Bedrag

Nr.

Bedrag

Andere zichtrekeningen Kas 1 en gelijksoortige rekeningen Nr. Bedrag Nr. Bedrag

Kas 2 Nr.

Bedrag totaal

Ontvangsten Lidgeld

Bedrag

Schenkingen Subsidies en legaten

Bedrag

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Totaal ontvangsten

0,00

0,00

0,00

0,00 Pagina 41

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

Andere Omschrijving

BIJLAGE A: GENORMALISEERD MODEL VAN DAGBOEK UITGAVEN Nr.

Datum Registra.

Omschrijving

Bank X Nr.

Bedrag

Bank Y Nr.

Bedrag

Andere zichtrekeningen Kas 1 en gelijksoortige rekeningen Nr. Bedrag Nr. Bedrag

Kas 2 Nr.

Bedrag totaal

Bedrag

Uitgaven Goederen Bezoldi- Diensten en Andere en diensten gingen diverse Bedrag Omschrijgoederen ving

0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 0,00 Totaal uitgaven

0,00

0,00

0,00

0,00 Pagina 42

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

BIJLAGE B: GENORMALISEERD MINIMAAL SCHEMA VAN DE STAAT VAN DE ONTVANGSTEN EN UITGAVEN UITGAVEN

BEDRAG

ONTVANGSTEN

Goederen en diensten

Lidgeld

Bezoldigingen

Schenkingen en legaten

Diensten en diverse goederen

Subsidies

Andere uitgaven

Andere ontvangsten

Totaal uitgaven

0

Totaal ontvangsten

Pagina 43

BEDRAG

0

BIJLAGE C: INVENTARIS VAN ACTIVA, RECHTEN, SCHULDEN EN VERBINTENISSEN 1. SAMENVATTING VAN DE WAARDERINGSREGELS (art. 6)

2. AANPASSING VAN DE WAARDERINGSREGELS (art. 7)

3. BIJKOMENDE INLICHTINGEN (art. 11)

Pagina 44

BIJLAGE C: INVENTARIS VAN ACTIVA, RECHTEN, SCHULDEN EN VERBINTENISSEN 4. GENORMALISEERD MINIMAAL SCHEMA VAN DE STAAT VAN HET VERMOGEN (art. 14) BEZITTINGEN Onroerende goederen (terreinen, …) - behorend tot de vereniging in volle eigendom - andere Machines - behorend tot de vereniging in volle eigendom - andere Roerende goederen en rollend materiaal - behorend tot de vereniging in volle eigendom - andere Stocks

BEDRAG

SCHULDEN

BEDRAG

Financiële schulden Schulden ten aanzien van leveranciers Schulden ten aanzien van leden Fiscale, salariële en sociale schulden

Schuldvorderingen Geldbeleggingen Liquiditeiten Andere schulden

Andere activa

Beloofde subsidies

RECHTEN

BEDRAG

VERPLICHTINGEN Hypotheken en hypotheekbeloften

Beloofde schenkingen

Gegeven waarborgen

Andere rechten

Andere verbintenissen

Pagina 45

BEDRAG

BIJLAGE C: INVENTARIS VAN ACTIVA, RECHTEN, SCHULDEN EN VERBINTENISSEN 5. BELANGRIJKE RECHTEN EN VERPLICHTINGEN DIE NIET IN CIJFERS KUNNEN WORDEN WEERGEGEVEN (art. 14)

Pagina 46

ABC-MODEL : Toelichting bij enkele rubrieken van de bijlage A Kleine VZW’s: vereenvoudigde boekhouding Voor kleine VZW’s volstaat het een vereenvoudigde boekhouding te voeren, die minstens de bewegingen in liquiditeiten of contant geld en de zicht- en spaarrekeningen omvat. In het vakjargon wordt dit dikwijls een staat van ontvangsten en uitgaven genoemd, of ook wel het houden van een kasboekhouding. Wat moet in deze boekhouding worden geregistreerd? - de ontvangsten en uitgaven in liquide middelen of contanten - de ontvangsten en uitgaven op gewone zichtrekeningen - de ontvangsten en uitgaven op spaarboekjes of depositorekeningen Deze verrichtingen dienen te worden bijgehouden in twee dagboeken, namelijk een dagboek van ontvangsten en een dagboek van uitgaven. Het gaat om de zogenaamde bijlage A van het ABCmodel, dat u integraal kan downloaden op onze website www.vsdc-fb.be, via de sectie downloads. Op het ogenblik dat de betaling is gebeurd of dat het bankuittreksel in het bezit is van de VZW, dienen de verrichtingen te worden ingeschreven. Samenvattende rubrieken in de bijlagen A (met eventueel afbeelding van bijlage A in de review) Onze specifieke aandacht in dit artikel gaat naar de wettelijk vastgelegde, samenvattende categorieën, die aan de rechterzijde zijn opgenomen in de twee bijlagen A. Langs inkomstenzijde gaat het om lidgelden, schenkingen en legaten, subsidies en andere. Langs uitgavenzijde betreft het goederen en diensten, bezoldigingen, diensten en diverse goederen en andere. In de linkerkolommen moet u alle ontvangsten en uitgaven invoeren. Elke verrichting krijgt een volgnummer, een datum van registratie, en een omschrijving. Vervolgens dient bepaald te worden of deze verrichtingen bankverrichtingen, verrichtingen op een zichtrekening of soortgelijke rekeningen, of kasverrichtingen zijn. De totalen van alle verrichtingen dienen ook altijd te worden ingevuld. Diezelfde verrichtingen dienen vervolgens opnieuw te worden verwerkt in de voorgedrukte kolommen aan de rechterzijde. Over deze kolommen wensen wij u in detail verder in te lichten: Dagboek van ontvangsten: Lidgelden: In deze kolom worden alle lidgelden ingeschreven. We denken hierbij aan de lidgelden van effectieve leden, toegetreden leden, steunende leden, beschermleden, … Heeft de VZW effectief verschillende soorten lidgelden, dan mag zij deze kolom verder gaan uitsplitsen volgens de categorieën leden. Schenkingen en legaten: Met legaten worden de schenkingen per testament aan de VZW bedoeld. Met schenkingen worden enkel de giften via notariële akte bedoeld. De gewone giften en steungelden die men ontvangt, dienen in de kolom ‘andere’ te worden ingeschreven. Subsidies: In deze kolom worden alle subsidies ingeschreven dien men van de betrokken overheden ontvangt. Net zoals bij de vorige kolom, zullen vele verenigingen hier niets moeten invullen. Andere: Bij veel VZW’s dienen hier de meeste verrichtingen te worden hernomen. Alle ontvangsten die niet binnen de vorige drie kolommen passen, komen hier immers terecht. We denken bijvoorbeeld aan: interesten op een bankrekening, inkomsten uit drankverkoop in de kantine, overbrenging van kasgelden naar de bankrekening en omgekeerd, entreegelden, sponsoring, inkomsten uit de verkoop van een tijdschrift, … U neemt het bedrag op, met een korte omschrijving. Vele VZW’s hebben vaak dezelfde inkomsten, bijvoorbeeld een voetbalploeg die vaak opbrengsten uit drank heeft of een jeugdhuis dat geregeld optredens organiseert en dus entreegelden verkrijgt. Om te vermijden dat deze laatste kolom erg onoverzichtelijk wordt, is het aangewezen deze kolom verder uit te splitsen in aparte kolommen (bijvoorbeeld een deelkolom cafetaria-inkomsten of entreegelden). Zo behoudt u het overzicht.

Pagina 47

Ook de giften horen zoals eerder aangehaald hier thuis. Let wel, het betreft hier de giften in geld, gezien het een kasboekhouding betreft. Giften in natura zoals een schilderij horen hier niet thuis, maar wel in bijlage C van het ABC-model, bij ‘bezittingen’ (bijlage C wordt in dit artikel niet besproken). Dagboek van uitgaven: Goederen en diensten: In deze kolom worden de uitgaven ingeschreven die aangekocht worden om opnieuw te verkopen aan de leden en derden of die niet verkocht worden, maar gebruikt worden om het maatschappelijk doel te realiseren. Het gaat bijvoorbeeld om de aankoop van drank om op een jaarlijkse fuif te verkopen, aankoop van tickets om op sportwedstrijden te worden verkocht, de aankoop van sportmateriaal om het doel te realiseren. Ook bijdragen aan andere verenigingen horen hier thuis, zoals verplichte bijdragen aan federaties of koepels waar men bij aangesloten is, … Alle uitgaven in verband met de organisatie van manifestaties horen hier ook thuis: de huur van tenten, de huur van afsluitingen, huur van geluidsinstallaties, waarborgen die moeten betaald worden, … Bezoldigingen: De nettolonen die betaald worden aan de personeelsleden worden hier ingeschreven, evenals de zitpenningen die aan bestuurders zouden worden uitgekeerd. Onkostenvergoedingen voor vrijwilligers horen hier niet thuis, maar wel onder de categorie ‘andere’. Diensten en diverse goederen: Hier worden de kosten ingeschreven die inherent zijn aan de werking van de VZW. Het gaat om energiekosten, drukwerk, kosten van een aangetekende zending, postzegels, lidkaarten, telefoonkosten, verzekeringen, drank die aangekocht wordt om niet met winst verder te verkopen maar om te consumeren, … Verenigingen met personeelsleden kunnen hier tevens de factuur van het sociaal bureau inschrijven. Deze uitgaven (zoals RSZ en bedrijfsvoorheffing) vormen een onderdeel van de loonkost, en vormen dus geen bezoldiging. De factuur kan evengoed in de rubriek andere worden ingeschreven. Andere: Alle uitgaven die niet onder één van de drie vorige kolommen passen, komen opnieuw hier terecht. U neemt het bedrag op, met een korte omschrijving. Het gaat om de vrijwilligersvergoedingen, interne overboekingen, bankkosten, … Ook hier kan u de kolommen uitsplitsen in meerdere kolommen, indien u vaak dezelfde uitgaven dient in te schrijven. Waarom alles bijkomend in deze voorgedrukte kolommen opnemen? Deze voorgedrukte kolommen in bijlage A komen terug in bijlage B. Bijlage B vormt samen met bijlage C de jaarrekening van de vereniging, die elk jaar bij het afsluiten van het boekjaar door de raad van bestuur moet worden opgemaakt, en op de griffie van de rechtbank van koophandel moet worden neergelegd, nadat zij ter goedkeuring aan de algemene vergadering werd voorgelegd. Indien u bijlage A steeds keurig aanvult, en op het einde de totalen hebt ingevuld, dan hoeft u deze totalen enkel nog rechtstreeks over te nemen in bijlage B. Belangrijk is wel dat als u de kolommen ‘lidgelden’, ‘andere’, … verder hebt uitgesplitst, dat u de totalen van deze bijkomende kolommen dient op te tellen, zodat u in bijlage B één samengeteld bedrag kan opnemen. BRON : VZW Review nr. 138 – november 2009

Pagina 48

ABC-MODEL : toelichting bij bijlage C In een vorig tijdschrift (VZW-Review nummer 138, blz. 13-14) hebben we een toelichting gegeven bij bijlage A van het ABC-model. Daarin legden we uit dat een kleine VZW een vereenvoudigde boekhouding kan voeren, via bijlage A van het ABC-model. De bijlagen B en C vormen dan de jaarrekening, die elk jaar op de griffie van de rechtbank van koophandel moet worden neergelegd. De opmaak van bijlage B is erg eenvoudig: wie bijlage A goed heeft bijgehouden, dient enkel de totalen over te schrijven in de juiste vakjes van bijlage B. De invulling van bijlage C behoeft enige verdere toelichting, meteen het onderwerp van dit artikel.

1. Situering binnen het ABC-model Elke VZW moet eenmaal per jaar een inventaris opstellen van alle bezittingen, rechten, schulden en verplichtingen van de vereniging. Dit gebeurt door de opmaak van bijlage C. Alle duurzame materialen en investeringen moeten er gewaardeerd en weergeven worden. Deze waardering moet oprecht en te goeder trouw gebeuren. In principe gebeurt deze waardering bij het afsluiten van het boekjaar. De opmaak van bijlage C is heel belangrijk. Bijlage A en B bieden dan wel een overzicht van wat er daadwerkelijk aan geld is binnengekomen gedurende het boekjaar (ontvangsten) en wat er aan geld is uitgegeven (uitgaven), toch geven ze geen beeld van de werkelijke bezittingen en schulden van de VZW. Om dit op te vangen, heeft de wetgever VZW’s verplicht om een inventaris op te maken. Deze inventaris geeft bovendien een duidelijk zicht op de investeringen binnen de VZW. De volledige staat van het vermogen van de VZW wordt zo duidelijk. Deze staat maakt ook duidelijk of een VZW al dan niet als klein of groot moet worden beschouwd.

2. Verduidelijking van alle rubrieken a) Samenvatting van de waarderingsregels Met waarderingsregels worden bedoeld de normen die de VZW bepaalt om op ieder ogenblik toe te laten aan elk vermogensbestanddeel een juiste waarde te kunnen geven. Het is aan de raad van bestuur om deze regels vast te leggen en te bepalen. Dergelijke regels kunnen zijn: - de wijze waarop men de slijtage van bepaalde duurzame verbruiksgoederen bepaalt (afschrijving) De VZW heeft bijvoorbeeld meubilair aangekocht in 2005 voor een waarde van 600 EUR. In normale omstandigheden wordt meubilair afgeschreven over een periode van 10 jaar, met andere woorden jaarlijks 10%. Dit betekent dat per 31 december 2009 de waarde van het meubilair al voor 40% is afgeschreven of voor een bedrag van 240 EUR (in het jaar van de aankoop wordt in een enkelvoudige boekhouding immers geen afschrijving toegepast). Onder de rubriek "meubilair waarvan de vereniging eigenaar is" mag de VZW als waarde vermelden: 360 EUR. Er moet echter ook worden aangeven dat het meubilair wordt afgeschreven tegen 10 % per jaar. Deze wijze van afschrijven moet opgenomen worden in de rubriek “samenvatting van de waarderingsregels”. In deze gevallen kan uw vereniging de waarde bepalen door deze duurzame bezittingen te vermelden op een aparte excell-spreadsheet en op de aankoopwaarde de nodige en gangbare afschrijvingen toe te passen. - inschatting van het risico waarbij bepaalde vorderingen niet zullen kunnen geïnd worden - regels die binnen de VZW worden gehanteerd om de bezittingen en schulden in geld uit te drukken

Pagina 49

- eventuele gebruikte wisselkoersen in geval van internationaal geldverkeer buiten de EU - stocks dienen te worden gewaardeerd volgens de aankoopwaarde (= vaste waarderingsregel). b) Aanpassing van de waarderingsregels De waarderingsregels moeten in principe elk jaar dezelfde zijn, tenzij deze niet meer stroken met de principes van oprechtheid en goede trouw. Een aanpassing van de regels is dan mogelijk en wordt in deze rubriek ingeschreven. We keren terug naar het aangekochte meubilair. Hoewel oorspronkelijk werd bepaald dat dit op tien jaar zou worden afgeschreven, beslist de raad van bestuur om dit te wijzigen naar drie jaar, op 33%. Omwille van hevige regenval en wateroverlast hebben de bezittingen immers waterschade geleden, waardoor de waarde van het meubilair gevoelig verminderd werd. c) Bijkomende inlichtingen In deze rubriek kunnen alle bijkomende inlichtingen gegeven worden die kunnen leiden tot een verhoogde transparantie van de boekhouding. De vereniging kan bijvoorbeeld bepaalde van haar activa kosteloos ter beschikking stellen aan een derde. Er is geen tegenprestatie en dus is er geen boekhoudkundige verwerking. Veelal wordt deze rubriek echter niet ingevuld. d) Genormaliseerd minimaal schema van de staat van het vermogen (zie kader) Alle bezittingen, schulden, rechten en plichten moeten worden opgenomen. BEZITTINGEN: -

Onroerende goederen, machines, roerende goederen en rollend materieel

Deze rubrieken omvatten alles wat de vereniging “in volle eigendom” bezit. Zij omvatten ook die goederen die niet in volle eigendom zijn van de vereniging (“andere”). Hiermee bedoelen we dat het goederen zijn waarvan de vereniging wel het gebruik heeft, maar een beperking kent op het gebied van het eigendomsrecht. Voorbeeld: De VZW krijgt een stuk grond in erfpacht voor 25 jaar van de gemeente. Na verloop van deze periode keert de grond terug naar de gemeente. De waarde van de grond moet vermeld worden onder ‘andere’. Dit onderscheid in de toelichting is belangrijk om een aantal redenen: zo kan de vereniging een andere bedoeling met het goed hebben naargelang ze volle eigenaar is of niet. Men kan tevens niet hetzelfde rendement van het goed verwachten wanneer men volle eigenaar is van het goed dan wanneer men dit niet is. Waarschijnlijk is er ook een verschil in waardering te merken tussen die goederen die men in volle eigendom heeft en de andere goederen waarvan men enkel het gebruiksrecht heeft. Uiteraard moeten die goederen onder de rubriek "andere" voldoende belangrijk zijn om gewaardeerd te worden. De belangrijkheid ervan wordt bepaald door de raad van bestuur. Indien de raad van bestuur vindt dat bepaalde bezittingen niet belangrijk zijn om opgenomen te worden in de staat van het vermogen, dan zal dat in de toelichting moeten worden vermeld. Algemeen kan gesteld worden dat een waarde vanaf 250 EUR zeker voldoende is. -

Stocks

Met stocks worden goederen bedoeld die de vereniging verbruikt voor haar administratie of diegene die zij aanwendt voor haar dienstverlening. Deze stocks worden op het einde van het boekjaar

Pagina 50

geïnventariseerd en opgenomen in de toelichting. Het staat de verenigingen ook vrij een ander systeem van opmaak van inventaris te kiezen (bvb eenmaal per kwartaal,…). De goederen die een vereniging "in bewaargeving" heeft, moeten niet opgenomen worden in de rubriek stocks maar wel in de rubriek "rechten en verplichtingen". Voorbeeld: Een VZW met een winkel verkoopt kerstkaarten, die haar geleverd worden door een leverancier, bijvoorbeeld Unicef. De VZW heeft een voorraad ontvangen en moet deze niet betalen op het moment van de levering. Zij moet op een afgesproken tijdstip de niet verkochte kaarten terugbezorgen en op dat ogenblik ook het aantal verkochte kaarten kopen tegen de afgesproken prijs. Dit betekent dat men op dat ogenblik enkel een afrekening moet doen van de effectief verkochte kaarten en dat de kaarten die nog niet verkocht zijn ook geen deel uitmaken van de effectieve stock van de vereniging zelf. Het waarderen van een voorraad is niet evident. De waardering van een aantal dozen met kledij of materiaal is niet zo moeilijk, maar anders is het gesteld met de waardering van een kunstvoorwerp. Een liefhebber die het voorwerp ten alle prijze in zijn collectie wil, kan bereid zijn heel diep in de geldbeugel te tasten. In dit laatste geval zal de VZW niet kunnen ten laste gelegd worden dat zij de voorraad heeft ondergewaardeerd. -

Schuldvorderingen

Met vorderingen worden bedoeld de openstaande facturen aan klanten. Ook de subsidies waarop de vereniging recht heeft maar die in het boekjaar nog niet werden ontvangen omdat de subsidiërende overheid deze nog niet aan de vereniging heeft betaald, moeten hier worden in opgenomen. Wanneer een instelling of VZW van de subsidiërende overheid bijvoorbeeld een schrijven heeft ontvangen waarin men meedeelt dat de subsidie voor het 4de kwartaal bv. 5.000 EUR bedraagt en dat opdracht werd gegeven om de betaling te verrichten, dan moeten deze subsidies onder de rubriek “vorderingen” opgenomen worden. Ledenbijdragen moeten niet opgenomen worden. Het kan bijgevolg voorkomen dat aan de leden een vraag werd gericht tot betaling van hun lidgeld. Op het moment dat de vraag tot betaling is gericht, heeft men ook geen zekerheid dat het lidgeld zal worden betaald omdat de leden immers niet verplicht zijn lid te blijven van de vereniging. Op het ogenblik van de vraagstelling kan men bijgevolg onmogelijk bepalen hoeveel leden hun lidmaatschap vernieuwen. -

Geldbeleggingen

Met deze rubriek worden de inventaris of de stand van de rekeningen van alle effecten, kasbons, beleggingsfondsen, aandelen en dergelijke bedoeld. Voor de beleggingen waarvan men een rekeninguittreksel heeft, dient de stand per 31 december te worden vermeld (of de stand op het moment dat de inventaris wordt opgemaakt). Voor de aandelen en fondsen moet de staat worden weergegeven. Indien de vereniging afsluit per 31 december, kan men de waarde van deze waardepapieren terugvinden in de "rekening-courant" die per 31 december door het Belgisch Staatsblad gepubliceerd wordt. -

Liquide middelen

De liquide middelen bestaan uit de stand van lopende rekeningen bij de bank en eveneens de stand van de kas of in voorkomend geval kassen waar zich effectief de liquide middelen bevinden. Elke rekening op naam van de vereniging of op naam van haar mandatarissen moet opgenomen worden. Ook depositoboekjes vallen hieronder. -

Andere activa

Deze rubriek heeft tot doel alles wat niet in de vorige rubrieken is opgenomen te vermelden. Als voorbeelden kunnen we vermelden de kosten van onderzoek en ontwikkeling in een vereniging die zich met onderzoek inlaat, octrooien, merken, aandelen van ondernemingen waarmee de vereniging een nuttige band heeft (zal frequent kunnen voorkomen in "kostendelende verenigingen"), …

Pagina 51

SCHULDEN: -

Financiële schulden

Indien uw vereniging een lening heeft afgesloten bij de bank, dient u hier het bedrag te vermelden dat nog moet afbetaald worden. Schulden aan derden die bijvoorbeeld gelden ter beschikking hebben gesteld omwille van liquiditeitsproblemen binnen de VZW en schulden aan verenigingen die nog moeten terugbetaald worden, dienen hier tevens te worden vermeld. -

Schulden ten aanzien van leveranciers

Het gaat om de facturen en documenten van de leveranciers die op het ogenblik dat de boekhouding afgesloten wordt nog niet betaald zijn. -

Schulden ten aanzien van leden

Opstartende VZW’s lenen vaak onderhands een bedrag van één of meerdere stichters, om toch over werkingskosten te beschikken. De bedragen zijn vaak terugbetaalbaar op meerdere jaren. De bedragen die nog moeten terugbetaald worden bij afsluiting van elk boekjaar, worden hier ondergebracht. -

Fiscale, salariële en sociale schulden

Het betreft schulden aan de R.S.Z. of aan de Bedrijfsvoorheffing, schulden aan het personeel omdat het loon van december pas in januari van de rekening van de VZW gaat, eventuele BTW-schulden die nog moeten betaald worden, … -

Andere schulden

Deze rubriek wordt gebruikt voor alle schulden die niet in de vorige rubriek konden ondergebracht worden. Het gaat om schulden waarvan de raad van bestuur de zekerheid heeft gekregen dat ze wel effectief bestaan en er het bedrag van kennen. We vermelden bij wijze van voorbeeld: - gebeurtenissen die zich in het verleden hebben voorgedaan maar waarvan de vorige bestuurders hebben nagelaten deze te vermelden - schulden die op het ogenblik van het afsluiten van het vorige boekjaar nog niet definitief waren vastgesteld - schulden waarvan nagenoeg met zekerheid kan worden gezegd dat ze in latere boekjaren zullen moeten betaald worden - schulden van een lopend rechtsgeding. RECHTEN: -

Beloofde schenkingen en subsidies

Als er nog voorwaarden moeten vervuld worden om de subsidies en schenkingen daadwerkelijk te ontvangen, moeten hier de beloofde schenkingen en subsidies ingeschreven worden. Deze rubriek mag echter niet verward worden met de vordering tot het ontvangen van subsidies en schenkingen die men opneemt onder de rubrieken “vordering” die men reeds effectief verworven heeft maar nog niet ontvangen zijn. De subsidiërende overheid heeft wel al beslist de subsidie toe te kennen. -

Andere rechten

Het betreft hier de rechten die niet onder beloofde schenkingen en subsidies kunnen worden opgenomen, zoals het gratis mogen gebruiken van een terrein of zaal om zijn activiteiten te kunnen beoefenen

Pagina 52

VERPLICHTINGEN: -

Hypotheken en hypotheekbeloften – Gegeven waarborgen

In deze rubriek dient de VZW de verschillende waarborgen en verbintenissen te vermelden die zij heeft aangegaan om de eigen schulden en de schulden die door andere verenigingen zijn aangegaan, te dekken. Dit kan belangrijk zijn omdat bepaalde koepel-VZW's zich dikwijls borg stellen voor een andere VZW en op die manier kan een derde de risico’s inschatten wanneer zijn met de betrokken VZW een overeenkomst willen afsluiten. Zowel eigendomstitels (hypotheken) als spaarboekjes (waarborgen) komen in aanmerking. -

Andere verbintenissen

Het betreft hier verbintenissen die niet in de vorige rubrieken weergegeven worden. Hier zullen vooral toekomstige engagementen worden meegedeeld die zich effectief in de toekomst zullen voordoen. e) Belangrijke rechten en plichten die niet in cijfers kunnen worden weergegeven Soms kan men geen cijfer plakken op een bepaalde handeling of gebeurtenis. We denken dan bijvoorbeeld aan een rechtszaak die hangende is tegen een leverancier. Pas na de uitspraak kan de VZW weten of men nog gelden tegoed heeft, welke de advocaatkosten en procedurekosten zullen zijn, … 3. Meer info verkrijgbaar Meer informatie en vele praktijkvoorbeelden zijn te vinden in volgend boek door VSDC vzw uitgegeven: Praktisch boekhouden voor kleine VZW's (4de druk - november 2008) volledig herwerkte uitgave. Prijs: VSDC-leden: € 24 (incl. BTW, excl. verzendingskosten) Niet VSDC-leden: € 29 (incl. BTW, excl. verzendingskosten) BRON : VZW Review nr. 141 – juni 2010

Pagina 53

FACTUURVERPLICHTINGEN en verplichte vermeldingen op een factuur Voor de BTW-regeling is de facturering van groot belang. De BTW die u als BTW-plichtige VZW betaalt aan de Belgische Staat, kan u pas doorrekenen aan uw klanten en aldus recupereren, indien u een correct opgestelde factuur opmaakt. Tevens kan u de BTW die u als klant zelf betaalt aan uw leverancier of dienstverlener, pas recupereren via de BTW-aangifte, indien u een correct opgestelde factuur ontvangt. De factuur is voor de BTW-administratie een belangrijk controlemiddel, om na te gaan of de BTW-reglementering werd nageleefd. Juist daarom worden er bij niet-naleving van de opgelegde formaliteiten meer en meer boetes opgelegd. We staan in dit artikel stil bij deze formaliteiten en verplichtingen. A. Verplichting tot het uitreiken van een factuur Om problemen bij eventuele latere belastingscontroles te vermijden, lijkt het ons aangewezen om u te wijzen op de verplichtingen die de BTW-administratie omtrent de facturatie oplegt. Het is van belang te weten in welke gevallen u een factuur moet opmaken. De hoedanigheid van de afnemer is hierbij van groot belang. De BTW-administratie legt ook op wanneer en binnen welke termijn de factuur moet uitgereikt worden. Het is dus verkeerd om de factuur pas na betaling van het volledig bedrag af te leveren aan uw klant. De BTW-plichtige (dus mogelijk ook een VZW), behalve hij die uitsluitend leveringen van goederen of diensten verricht die vrijgesteld zijn door artikel 44 van het WBTW, is gehouden een factuur uit te reiken: - wanneer hij een levering van goederen of een dienst heeft verricht - wanneer, vóór de levering van een goed of vóór de voltooiing van een dienst, de BTW opeisbaar wordt over de gehele of een deel van de prijs van de handeling; dit is het geval indien de prijs vroeger betaald wordt of wanneer contractueel een vroegere vervaldag wordt overeegenkomen - wanneer, voor een intracommunautaire levering van goederen of een ermee gelijkgestelde handeling, de prijs geheel of gedeeltelijk wordt ontvangen. Eenvoudig gezegd wordt onder de intracommunautaire levering van een goed verstaan de invoer van een lichamelijk roerend goed van de ene naar een andere lidstaat van de Europese Unie. Daarmee gaat steeds de overdracht van de macht om als eigenaar over dat goed te beschikken, gepaard. Het is belangrijk te weten dat een gemengde belastingplichtige verplicht is om een factuur uit te reiken voor alle handelingen die hij verricht, met inbegrip dus van de vrijgestelde handelingen. De gemengde BTW-belastingplichtige VZW is de VZW die voor een bepaalde activiteit onder de gewone BTW-plicht valt, en voor een andere activiteit onder de vrijstelling van artikel 44 WBTW valt of buiten de werkingssfeer van de BTW valt. Voor de ene activiteit moet BTW aangerekend worden en ontstaat er een recht op aftrek van de BTW. Voor de andere activiteit moet geen BTW aangerekend worden, maar is er ook geen recht op aftrek. Wel moet dus voor alle handelingen een factuur worden uitgereikt. Hierop bestaat er een uitzondering voor wat betreft de handelingen van onroerende verhuur die vrijgesteld zijn van BTW. Er moeten twee voorwaarden voldaan zijn: deze handelingen mogen niet gedaan worden door een persoon die uitsluitend of hoofdzakelijk in de onroerende sector opereert (vb. immobiliënkantoor) en er moet een geregistreerd huurcontract bestaan. B. Ontheffing van de verplichting tot uitreiken van een factuur De BTW-plichtige is ervan ontheven een factuur uit te reiken wanneer hij goederen levert of diensten verstrekt aan natuurlijke personen die ze bestemmen voor hun privé-gebruik. Deze ontheffing van facturering is echter niet van toepassing op volgende handelingen: 1. de leveringen: - van voor personen- of goederenvervoer bestemde nieuwe of tweedehandse landvoertuigen,

Pagina 54

voorzien van een motor met een cilinderinhoud van meer dan 48 kubieke centimeter of met een vermogen van meer dan 7, 2 kilowatt, alsmede hun aanhangwagens, met inbegrip van de auto’s voor dubbel gebruik en de kampeerwagens; - van jachten en plezierboten; - van vliegtuigen, watervliegtuigen, hefschroefvliegtuigen, zweefvliegtuigen, vrije of bestuurbare luchtballons en andere dergelijke luchtvaartuigen, ongeacht of ze zwaarder of lichter zijn dan de lucht, met of zonder motor; 2. de leveringen van gebouwen en de vestigingen, de overdrachten en de wederoverdrachten van zakelijke rechten die niet van de BTW zijn vrijgesteld; 3. de werken in onroerende staat; 4. de leveringen van goederen en diensten bestemd voor de oprichting van een nieuw gebouw; 5. de verkopen op afbetaling en de huurkopen; 6. de leveringen die betrekking hebben op goederen die, gelet op de aard ervan, de wijze waarop zij worden aangeboden, de verkochte hoeveelheden of de toegepaste prijzen, kennelijk bestemd zijn voor een economisch gebruik, alsook de leveringen van goederen van de soort waarin de verkrijgen handel drijft of die hij normaal bestemt voor de uitoefening van zijn economische activiteit; 7. de leveringen verricht in inrichtingen of op plaatsen die normaal niet toegankelijk zijn voor particulieren; 8. de leveringen verricht door voortbrengers- of grossiersbedrijven; 9. de leveringen van onderdelen, toebehoren en uitrustingsstukken voor vervoermiddelen, alsook de werken, het wassen uitgezonderd, verricht aan deze goederen, met inbegrip van de levering van de goederen die worden verbruikt voor de uitvoering van deze werken, wanneer de prijs, met inbegrip van de BTW, meer bedraagt dan € 125; 10. de verrichtingen van verhuizing of meubelbewaring en de bij die handelingen behorende prestaties; 11. de leveringen van goederen en diensten aan internationale instellingen, diplomaten en ambassades; 12. onder andere de leveringen van goederen en diensten verricht voor het officiële gebruik van de krijgsmachten van vreemde Staten toegetreden tot het Noord-Atlantisch Verdrag, of die bestemd zijn voor de strijdkrachten van een andere Staat toegetreden tot het Noord-Atlantisch Verdrag dan de LidStaat van bestemming zelf; 13. de leveringen van goederen en diensten bestemd voor de instellingen die door een buitenlandse regering belast zijn met de aanleg, de inrichting en het onderhoud van de begraafplaatsen en gedenktekens voor de in oorlogstijd overleden en hier te lande begraven leden van haar krijgsmacht; 14. leveringen van beleggingsgoud, waarvan het bedrag meer dan € 2500 bedraagt; 15. de verkopen op afstand. C. Het tijdstip van het uitreiken van een factuur De factuur moet worden uitgereikt uiterlijk de vijfde werkdag van de maand na die waarin de BTW opeisbaar wordt over het geheel of een deel van de prijs (op specifieke afwijkingen uit de BTWwetgeving gaan we hier niet in). D. De verplichte vermeldingen op de factuur Artikel 5 van het Koninklijk Besluit nr. 1 van 29 december 1992 met betrekking tot de regeling voor de

Pagina 55

voldoening van de BTW legt op welke vermeldingen op een factuur moeten worden aangebracht. Het is van het grootste belang dat de factuur alle juiste vermeldingen bevat, gezien een gebrekkige factuur kwalijke gevolgen kan hebben, zowel voor klant als voor leverancier van goederen of verrichter van diensten. Sancties bij niet-naleving zijn voorzien (zie verder). Het is van belang dat een factuur in dubbel wordt opgemaakt: het origineel gaat naar de klant, een kopie blijft bij de dienstverlener. Vooreerst geven we een algemene opsomming van wat er zowel op de originele factuur als op het dubbel ervan moet vermeld worden (we gaan hierbij uit van de VZW die factureert): - datum en volgnummer - naam, adres en BTW-identificatienummer van de VZW (gegevens van de VZW) - naam, adres en BTW-identificatienummer van de klant (gegevens van de klant) - omschrijving van de handeling - datum van levering van de goederen/dienstverlening - maatstaf van heffing - BTW-tarief en BTW-bedrag - eventueel verwijzingen naar vorige facturen (in het geval van creditnota’s en aangerekende voorschotten) - verwijzingen naar de BTW-wetgeving ingeval van vrijstelling van BTW - gegevens in verband met specifieke intracommunautaire leveringen (waar we verder niet op ingaan) We gaan dieper in op de vermeldingen: a) Datum Het gaat hier om de datum waarop de factuur wordt uitgereikt. b) Volgnummer De verkoopfacturen (die de VZW opmaakt als zij factureert) moeten een volgnummer krijgen. Het is best om elk boekjaar een nieuwe nummering te starten. De eerste factuur van 2008 draagt dan bijvoorbeeld het nummer 2008/001, de tweede factuur 2008/002, ... Alle uitgaande facturen moeten doorlopend genummerd worden. De aankoopfacturen (die de VZW krijgt als zij iets aankoopt) worden niet extra genummerd. De VZW moet geen eigen volgnummer aanbrengen zoals op de verkoopfacturen omdat de aankoopfacturen een nummer hebben dat wordt opgemaakt en samengesteld door de leverancier. De structuur van dit nummer kan verschillen, bijvoorbeeld 1-2008 in plaats van 2008/001. c) Uw identiteit Niet alleen op de originele factuur die u bezorgt aan de klant maar ook op het dubbel van de factuur dat wordt bewaard voor uw eigen boekhouding, moeten de volgende gegevens worden vermeld: - de volledige benaming van de VZW; - de maatschappelijke zetel van de VZW; - BTW-identificatienummer (bijvoorbeeld BTW BE 0888.765.432). d) Identiteit van de klant De volgende gegevens van de klant moeten op de factuur staan: - volledige benaming - adres - BTW-identificatienummer Wat buitenlandse klanten betreft, moet inzonderheid de juistheid van het BTW-nummer worden nagegaan. e) Omschrijving van de handeling

Pagina 56

- Op de factuur moeten de geleverde goederen en/of gepresteerde diensten worden beschreven. De mededeling ‘voor gepresteerde diensten’ zonder verdere specificaties, is in principe onvoldoende. De handeling moet zodanig omschreven worden zodat het toepasselijk BTW-tarief kan vastgesteld worden. De gebruikelijke benaming van de goederen of diensten, hun hoeveelheid en het voorwerp van de diensten moet worden opgenomen. - Eventueel verwijzingen naar de BTW-wetgeving: Indien de handeling die gefactureerd is vrijgesteld is van BTW, dient de wettelijke bepaling vermeld te worden. Voorbeeld: Verstrekken van een dienst die vrijgesteld is van BTW. Hiervoor dient het BTW-artikel waardoor de dienst vrijgesteld is van BTW vermeld te worden op de factuur. Voorbeeld: “vrijstelling van BTW ingevolge art. 44 §2 11°” - Eventueel andere door de BTW-administatie voorgeschreven vermeldingen Voorbeeld: Toepassing van de vrijstellingsregeling (kleine ondernemingen waarvan omzet onder € 5580 per jaar ligt): “kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling op belastingen, btw niet toepasselijk” f) Datum van levering/dienstverlening De datum waarop het belastbaar feit van de levering van de goederen of de dienstverrichting heeft plaatsgevonden of de datum van ontvangst van de prijs of een deel ervan, voorzover die datum vastgesteld is en verschilt van de uitreikingsdatum van de factuur, moet vermeld worden. Wanneer er sprake is van doorlopende leveringen of diensten, dient de factuur melding te maken van de periode waarop ze betrekking heeft. g) Maatstaf van heffing en BTW-bedrag De maatstaf van heffing is het bedrag exclusief BTW en dus de basis waarop de BTW wordt berekend. De verschuldigde BTW dient apart te worden weergegeven. Tevens moet het totaal bedrag inclusief BTW worden vermeld. Sanctie Bij het niet vermelden van de verplichte mededelingen, kunnen de volgende sancties worden opgelegd. a) Voor de klant In principe kan de klant geen BTW aftrekken van facturen die niet reglementair werden opgesteld. Bovendien is er de hoofdelijke verschuldigdheid van de belasting: de klant van de leverancier en/of dienstverrichter, is tegenover de Staat hoofdelijk gehouden tot voldoening van de belasting onder meer wanneer de factuur een onjuiste vermelding bevat van de naam, het adres of het BTWidentificatienummer van de bij de handeling betrokken partijen, de aard of de hoeveelheid van de geleverde goederen of verstrekste diensten of de prijs of het toebehoren ervan, alsook wanneer de factuur het bedrag van de op de handeling verschuldigde belasting niet of onjuist vermeldt. b) Voor uzelf Het ontbreken van of onjuistheden in de vermeldingen op facturen kan aanleiding geven tot een boete die gelijk is aan 100 procent van de op de gefactureerde handelingen verschuldigde BTW. Daarnaast voorziet het wetboek in een boete per onregelmatig uitgeschreven factuur.

Pagina 57

E. Bewaringstermijn van de facturen Er is een bewaringsverplichting van zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun datum. Dit geldt enkel voor grote VZW’s. Een recente wetswijziging bracht de termijn van tien jaar terug naar zeven jaar. Voor kleine VZW’s is die wijziging er nog niet gebeurd, maar zij werd reeds aangekondigd. Binnen afzienbare termijn zal ook voor kleine VZW’s de termijn teruggebracht worden op zeven jaar. Indien de VZW echter een nieuw gebouw heeft aangekocht of heeft laten oprichten, is het aan te raden deze facturen en stukken gedurende vijftien jaar te bewaren. F. Creditnota’s Indien de oorspronkelijk uitgereikte factuur moet worden verbeterd, dient een creditnota opgemaakt te worden. Om echter het recht op teruggave te kunnen uitoefenen, moet op de creditnota de volgende vermelding voorkomen: “BTW terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht” . G. Slotopmerking Foutief opgestelde facturen zijn een eenvoudig instrument voor de administratie om de belastingplichtige bij de kraag te grijpen. Het is duidelijk dat het eenvoudig aanpassen van de lay-out van de factuur (dit kan gemakkelijk via een spreadsheet in Excel) opweegt tegenover de mogelijke financiële gevolgen van onregelmatig opgestelde facturen die aardig kunnen oplopen. We hebben in dit artikel voornamelijk aangetoond wat een correcte factuur in het algemeen moet vermelden. Op de heel specifieke situaties die het BTW-wetboek voorziet, werd niet ingegaan. Deze bijzonderheden zouden ons immers te ver leiden. Specifieke vragen omtrent de BTW-wetgeving kan u uiteraard steeds stellen aan onze boekhoudkundige diensten. BRON : VZW Review nr. 133 – november 2008

Pagina 58

Aangifte rechtspersonenbelasting: Hoe de ROERENDE INKOMSTEN aangeven? Via de rechtspersonenbelasting moet elke vzw jaarlijks alle inkomsten aangeven. Ook roerende inkomsten waarop roerende voorheffing moet worden ingehouden, dienen te worden aangegeven. Op het ogenblik dat u deze inkomsten aangeeft, is de roerende voorheffing in principe al afgehouden en doorgestort naar de Schatkist. Er volgt dan geen bijkomende aanslag. Deze tekst geeft weer op welke roerende inkomsten de voorheffing verschuldigd is en bevat belangrijke info voor het geval u vaststelt dat er geen doorstorting is gebeurd. 1. Relevante wettelijke bepalingen De artikelen 221 tot 223 van het Wetboek Inkomstenbelastingen (WIB ‘92) bepalen welke inkomsten van een vzw belastbaar zijn. Wat de roerende inkomsten betreft, bepaalt het wetboek dat vzw’s belastbaar zijn ter zake van de inkomsten en opbrengsten van roerende goederen en kapitalen, met inbegrip van de in artikel 21, 5°, 6° en 10° vermelde eerste inkomstenschijven, evenals in artikel 90, 5° tot 7° en 11° vermelde diverse inkomsten (artikel 221 WIB ’92). We onderscheiden aldus drie elementen, die we nader bekijken: - inkomsten en opbrengsten van roerende goederen en kapitalen - in artikel 21, 5°, 6° en 10° WIB ’92 vermelde eerste inkomstenschijven - in artikel 90, 5° tot 7° en 11° WIB ’92 vermelde diverse inkomsten A. Inkomsten en opbrengsten van roerende goederen en kapitalen Artikel 17 WIB ’92 vermeldt dat de inkomsten uit roerende goederen en kapitalen alle opbrengsten van roerend vermogen zijn, aangewend uit welken hoofde ook, namelijk: 1° dividenden. 2° interest. 3° inkomsten van verhuring, verpachting, gebruik en concessie van roerende goederen. 4° inkomsten die begrepen zijn in lijfrenten of tijdelijke renten die geen pensioenen zijn en na 1 januari 1962 onder bezwarende titel zijn aangelegd ten laste van enige rechtspersoon of onderneming. 5° inkomsten verkregen uit de cessie of de concessie van auteursrechten en naburige rechten, alsook van de wettelijke en verplichte licenties, bedoeld in de wetgeving auteurs- en naburige rechten. Nogal wat vzw’s krijgen met deze roerende inkomsten te maken. We lichten ze dan ook voor u toe: - Dividenden (1°). Vzw’s kunnen onder bepaalde voorwaarden aandeelhouder zijn in een commerciële vennootschap. Maakt deze vennootschap winst, dan kan zij deze winst uitkeren aan haar aandeelhouders onder de vorm van dividenden. Dit zijn voor de vzw belastbare inkomsten. De uitkerende vennootschap of diens bankinstelling zal de roerende voorheffing in principe inhouden en doorstorten naar de Schatkist. De vzw moet deze inkomsten niet aangeven en geen roerende voorheffing doorstorten. Echter, indien de bankinstelling dit nalaat, dan moet u als vzw zelf de roerende voorheffing inhouden (via formulier 273) en de inkomsten opnemen in de aangifte. - Interest (2°). Het betreft de interesten die men ontvangt op de gelden die op het spaarboekje, een termijnrekening, een zichtrekening, … staan. De roerende voorheffing wordt in principe door de bank ingehouden en doorgestort naar de schatkist. De vzw moet deze inkomsten niet aangeven en geen roerende voorheffing doorstorten. Echter, indien de bankinstelling dit nalaat, dan moet u als vzw zelf de roerende voorheffing inhouden (via formulier 273) en de inkomsten opnemen in de aangifte. - De inkomsten van verhuring van roerende goederen (3°). Nogal wat verenigingen verhuren materialen aan hun leden of derden, bijvoorbeeld sportmateriaal, maar bijvoorbeeld ook tenten, tafels, stoelen, … Op deze huurinkomsten is roerende voorheffing verschuldigd. Het standpunt van de administratie is dat het de particuliere huurder is die de roerende voorheffing moet voldoen op het ontvangkantoor, door gebruik te maken van formulier 273. - De inkomsten van concessie van roerende goederen (3°). Onder concessie wordt verstaan een overeenkomst die, zonder een eigendomsoverdracht mee te brengen, onder bezwarende titel het

Pagina 59

recht verleent een goed of een recht uit te baten of er gebruik van te maken. Er kan bijvoorbeeld een concessie worden afgesloten met betrekking tot de uitbating van een cafetaria. De vzw laat de cafetaria uitbaten door een bepaald persoon, die in ruil een vergoeding betaalt aan de vzw. Dit wordt niet als een onroerende verhuur beschouwd, maar als een concessie (overdracht) van een onlichamelijk roerend goed, namelijk van het recht om een beroepswerkzaamheid uit te oefenen binnen een plaats die van nature onroerend is. De inkomsten moeten als belastbare roerende inkomsten worden aangegeven. Het standpunt van de administratie is dat het de uitbater is die de roerende voorheffing moet voldoen (opnieuw via formulier 273). Van de ontvangen brutobedragen (waarvan sprake in art. 17, 3°) mogen de kosten die gemaakt zijn om de inkomsten te verkrijgen worden afgetrokken. De roerende voorheffing is dus slechts verschuldigd op de netto-inkomsten. Kan men deze kosten niet bewijzen, dan mag een forfait van 15% worden afgetrokken. De vzw moet deze inkomsten niet aangeven en geen roerende voorheffing doorstorten. Echter, indien de particulier nalaat om de roerende voorheffing in te houden en door te storten, dan moet u als vzw zelf de roerende voorheffing aangeven en betalen (via formulier 273)! Wij moeten hier wel vermelden dat er momenteel een rechtszaak lopende is voor het Hof van Beroep over de problematiek wie de roerende voorheffing verschuldigd is. Een inhouding aan de bron (door de huurder of uitbater en niet door de vzw) brengt heel wat problemen met zich mee. Het grootste probleem daarbij is dat alle klanten van de vzw de wet zouden moeten kennen en dus de roerende voorheffing dienen in te houden en door te storten. Dit is in de praktijk niet het geval. Mogelijk zal het in de toekomst dus sowieso de vzw zijn die de roerende voorheffing moet inhouden. - De inkomsten begrepen in lijfrenten (4°). Dit is niet van toepassing voor vzw’s. - De inkomsten uit de cessie of concessie van auteursrechten (5°). Er bestaan vzw’s die inkomsten halen uit auteursrechten, of die auteursrechten innen om deze door te storten naar de rechthebbende auteurs. Voor meer uitleg omtrent de inhouding van de roerende voorheffing verwijzen wij naar VZWReview nummer nr. 138 (november 2009). De inhouding gebeurt hier via formulier 273s.

B. In artikel 21, 5°, 6° en 10° WIB ’92 vermelde eerste inkomstenschijven Deze schijven zijn de volgende: 5° de eerste schijf van 1250 euro per jaar van de inkomsten uit spaardeposito’s die zonder overeengekomen vaste termijn of opzeggingstermijn zijn ontvangen door de in België gevestigde kredietinstellingen. 6° de eerste schijf van 125 euro van dividenden van de door de Nationale Raad van de Coöperatie erkende coöperatieve vennootschappen, met uitzondering van de coöperatieve participatievennootschappen bedoeld in de wetgeving betreffende de werknemersparticipatie in het kapitaal en de winst van de vennootschappen. 10° de eerste schijf van 125 euro van interesten of dividenden betaald of toegekend door vennootschappen met sociaal oogmerk, die erkend zijn door de bevoegde minister, die bepaalde in de wet opgesomde maatschappelijke doelen hebben, en voor zover hun statuten bepalen dat in geval van vereffening het volledige netto-actief opnieuw wordt geïnvesteerd in een andere vennootschap met sociaal oogmerk. Hiermee wordt bedoeld dat de vrijstellingen die gelden in de andere personenbelastingen niet gelden voor vzw’s. Alle interesten, dividenden en inkomsten uit spaardeposito’s zijn dus onderworpen aan roerende voorheffing. C. In artikel 90, 5° tot 7° en 11° WIB ’92 vermelde diverse inkomsten Het gaat om: 5° Inkomsten verkregen, buiten het uitoefenen van een beroepswerkzaamheid, uit de onderverhuring of de overdracht van huur van al dan niet gemeubileerde onroerende goederen of uit concessie van

Pagina 60

het recht om een plaats die van nature onroerend is en niet gelegen is binnen de omheining van een sportinrichting te gebruiken om er plakbrieven of andere reclamedragers te plaatsen. 6° loten van effecten van leningen, met uitzondering van de loten die van elke Belgische zakelijke en personele belasting of van elke belasting zijn vrijgesteld. 7° opbrengsten uit de verhuring van jacht-, vis-, en vogelvangstrecht. 11° de vergoedingen voor ontbrekende coupon of voor ontbrekend lot betreffende financiële instrumenten die het voorwerp uitmaken van een zakelijke zekerheidsovereenkomst of van een lening. We lichten opnieuw toe: Inkomsten uit onderverhuring of overdracht van huur, buiten het uitoefenen van een beroepswerkzaamheid (5°). Indien u als vzw onderworpen bent aan de rechtspersonenbelasting, worden de inkomsten geacht te zijn verkregen buiten een beroepswerkzaamheid. Indien dergelijke vzw een onroerend goed huurt en dit huurrecht onderverhuurt, dan incasseert deze aan te geven roerende inkomsten. In geval van onderverhuring is het de vzw (als genieter van de inkomsten) die de roerende voorheffing moet doorstorten via formulier 273. Inkomsten uit concessie van het recht om een plaats die van nature onroerend is en niet gelegen is binnen de omheining van een sportinrichting te gebruiken om er plakbrieven of andere reclamedragers te plaatsen (5°). Dit is belangrijk voor sportvzw’s: dergelijke vzw’s die overeenkomsten sluiten met handelaars die tegen betaling binnen de sportomheining reclame mogen maken (via reclameborden of affiches bijvoorbeeld), moeten deze inkomsten niet aangeven. Andere vzw’s of sportvzw’s die dit recht verlenen buiten de sportinrichting, moeten deze inkomsten wel aangeven. De vzw die de inkomsten verkrijgt (genieter van het inkomen) moet de roerende voorheffing voldoen via formulier 273. Inkomsten uit loten van effecten van leningen (6°). Bijvoorbeeld obligaties, kasbons, overheidseffecten, kapitalisatiebons, … De voorheffing wordt in principe ingehouden door een financiële instelling. De vzw moet deze inkomsten niet aangeven en geen roerende voorheffing doorstorten. Echter, indien de bankinstelling dit nalaat, dan moet u als vzw zelf de roerende voorheffing inhouden (via formulier 273) en de inkomsten opnemen in de aangifte. Opbrengsten uit de verhuring van jacht-, vis-, en vogelvangstrecht (7°) Meestal zijn het gemeenten die dergelijk recht verhuren en deze inkomsten verkrijgen. Ook vzw’s met veel eigendommen (zoals dekenaten) zouden dergelijke inkomsten kunnen verwerven en moeten in voorkomend geval roerende voorheffing doorstorten. Ontbrekende coupon (11°). De voorheffing wordt in principe ingehouden door een financiële instelling. De vzw moet deze inkomsten niet aangeven en geen roerende voorheffing doorstorten. Echter, indien de bankinstelling dit nalaat, dan moet u als vzw zelf de roerende voorheffing inhouden (via formulier 273) en de inkomsten opnemen in de aangifte.

2. Hoe moeten de inkomsten worden aangegeven? We hebben reeds aangehaald dat de roerende voorheffing moet betaald en gestort worden op het ontvangkantoor via het formulier 273 of 273s. De roerende voorheffing is zo definitief voldaan. De vakken die betrekking hebben op de roerende voorheffing in de rechtspersonenbelasting zijn dus louter informatief! Er zal geen bijkomende aanslag meer volgen! Er zijn in de aangifte twee vakken die van belang zijn, namelijk: -

Vak VIII – Verkregen inkomsten onderworpen aan de roerende voorheffing Vak IX – Betaalde of toegekende roerende inkomsten

Pagina 61

Het komt er nu op aan om alle inkomsten die wij hierboven hebben vermeld, te plaatsen in het correcte vak. Voor alle duidelijkheid vindt u de vakken terug in het bijgevoegde kader. In vak VIII: - De inkomsten bedoeld in artikel 17, 1° en 2° 90, 6° en 90, 11° WIB ’92 dienen te worden vermeld onder A, enkel indien er geen roerende voorheffing werd ingehouden door een financiële instelling. - Bepaalde inkomsten bedoeld in artikel 17, 2° WIB ’92 (interesten van buitenlandse oorsprong): te vermelden onder B, enkel indien er geen roerende voorheffing werd ingehouden door een financiële instelling. De vzw moet in deze gevallen zelf de roerende voorheffing inhouden en doorstorten via formulier 273 (of zo snel mogelijk contact opnemen met de financiële instelling)! - Inkomsten uit artikel 17, 3° WIB ’92: te vermelden onder C, enkel indien het de verhuur van stofferende huisraad in gemeubileerde woningen, kamers of appartementen betreft. - Inkomsten uit artikel 90, 5° WIB ’92: te vermelden onder D 1. - Inkomsten uit artikel 90, 7° WIB ’92: te vermelden onder D 2. In deze laatste drie gevallen is de genieter-vzw de schuldenaar van de roerende voorheffing. De vzw moet in al deze gevallen zelf de roerende voorheffing inhouden en doorstorten via formulier 273! De aangifte is louter informatief. We merken op dat een aantal van de besproken inkomsten niet moeten worden opgenomen in vak XIII, namelijk de in artikel 21° WIB ’92 vermelde eerste inkomstenschijven (tenzij geen voorheffing werd ingehouden), de inkomsten van verhuring, verpachting, gebruik en concessie van roerende goederen, indien het niet gaat om stofferende huisraad in gemeubelde woningen, kamers of appartementen (art. 17, 3° WIB ’92) en de inkomsten verkregen uit de cessie of concessie van auteursrechten, naburige rechten en bepaalde verplichte licenties (art. 17, 5° WIB ’92). In vak IX: Het betreft hier de inkomsten die betaald worden DOOR de vzw en waarbij de vzw roerende voorheffing moet inhouden! A. Uitgekeerde dividenden: Indien een vzw dividenden uitkeert, moet de vzw de roerende voorheffing inhouden en doorstorten via formulier 273. De vzw doet informatief aangifte onder punt A. Naar onze mening moet dergelijke vzw steeds getaxeerd worden in de vennootschapsbelasting. Een vzw die onder de rechtspersonenbelasting valt kan nooit aan winstuitkering doen. B. Inkomsten uit gelddeposito’s, schuldvorderingen, leningen of andere aan de roerende voorheffing onderworpen inkomsten: Het betreft hier een restcategorie van inkomsten die uw vzw betaalt. Het is dus mogelijk dat uw vzw verscheidene inkomsten toekent met verschillende data van stortingen van de voorheffing. Bijvoorbeeld: een vzw leent een som geld van een bestuurslid tegen een bepaalde interestvoet. Op de interesten die de vzw betaalt aan de bestuurder, is roerende voorheffing verschuldigd, door te storten door de vzw via formulier 273! De vzw doet tevens informatief aangifte onder punt B.

3. Conclusies

De aangifte voorziet enkel vakken voor de gevallen waarin de vzw zelf de roerende voorheffing moet storten. Indien de roerende voorheffing reeds werd ingehouden (bijvoorbeeld door een financiële instelling), dient dit niet langer vermeld te worden. Voor de doorstorting zelf moet gebruik gemaakt worden van het formulier 273 of 273s (ingeval van concessie van auteursrechten). De aangifte is dus eigenlijk louter informatief. Op het ogenblik dat u de aangifte invult, dient de roerende voorheffing reeds te zijn betaald!

Pagina 62

Indien een derde (bijvoorbeeld financiële instelling) de roerende voorheffing had moeten inhouden voor inkomsten genoten door de vzw en dit niet is gebeurd, dan moet de vzw de roerende voorheffing inhouden via formulier 273! Als vzw dient u er dus over te waken dat uw bank of klant deze voorheffing inhoudt. Is dit niet gebeurd, dan moet de vzw het formulier invullen, ofwel zo snel mogelijk contact opnemen met uw bank of klant, zodat dit kan geregulariseerd worden. Ingeval van interesten of dividenden (waarbij niet de bank maar uiteindelijk de vzw de voorheffing doorgestort heeft) zal de vzw het bedrag van de inkomsten en de verschuldigde roerende voorheffing bijkomend informatief moeten invullen in de vakken 220 en 221 (vak VIII). Indien het gaat om een geval waarin de vzw zelf de roerende voorheffing had moeten storten (bv. bij de besproken onderverhuring) en dit niet is gebeurd, dan moet alsnog een aangifte via formulier 273 gebeuren om dit te regulariseren. Het formulier 273 en 273s waarvan sprake in deze tekst is op te vragen via de volgende website: http://ccff02.minfin.fgov.be/portal/portal/MyMinfinPortal/services (klikken op ‘formulieren’). Ingeval de Administratie vaststelt dat de roerende voorheffing niet werd ingehouden, dan zal zij deze achteraf navorderen, met de nodige interesten. Het is als bestuurder van een vzw dus erg belangrijk om zelf te weten wanneer roerende voorheffing verschuldigd is. Heeft u reeds uw aangifte gedaan en stelt u vast dat u inkomsten heeft ontvangen of betaald waarop ten onrechte geen roerende voorheffing werd ingehouden, weet dan dat het vooral van belang is dat de roerende voorheffing wordt gestort via de formulieren 273! De aangifte in de rechtspersonenbelasting heeft slechts een informatief karakter. Hou uiteraard wel rekening met deze informatie voor een volgende aangifte. BRON : VZW Review nr. 142 – september 2010

Pagina 63

CONCESSIE VAN ROERENDE GOEDEREN: wie betaalt de roerende voorheffing? Vzw’s kunnen inkomsten halen uit de concessie (overdracht) van roerende goederen. Een vzw kan bijvoorbeeld haar cafetaria laten uitbaten door een gerant, die de vzw daarvoor vergoedt. Een ander voorbeeld betreft de vergoeding die door een standhouder moet betaald worden aan een vzw die een groot evenement organiseert. In zo’n geval wordt het recht overgedragen om een kraam of stand te plaatsen op het terrein. Op deze vergoeding moet door de schuldenaar van de vergoeding (standhouder) roerende voorheffing ingehouden worden. Doet de schuldenaar dit niet, dan kan de Administratie enkel de vzw aanspreken om te betalen, voor zover deze onder de rechtspersonenbelasting valt. We staan in dit artikel stil bij de problematiek en een arrest van het Hof van Beroep te Antwerpen. 1. Wettelijke grondslag Een vzw die een festival of een ander evenement van een zekere omvang organiseert, zal de uitbating niet volledig in eigen beheer doen. Vaak zal men aan standhouders het recht geven om op de festivalweide of op de locatie waar het evenement doorgaat, een eet- of drankstandje te plaatsen, waar ze hun producten verkopen aan de bezoekers van het evenement. In ruil voor dit recht, betalen de standhouders een vergoeding aan de vzw, een concessievergoeding. De overdracht of concessie van dit recht wordt door de Administratie als een overdracht van een (onlichamelijk) roerend goed beschouwd. De vergoeding die hiervoor betaald wordt, is in principe een belastbare roerende inkomst. De wettelijke basis vinden we hiervoor terug in art. 17, §1, 3° Wetboek der Inkomstenbelastingen (WIB ’92), die de inkomsten van verhuring, verpachting, gebruik en concessie van roerende goederen als roerende inkomsten beschouwt, waarop in principe roerende voorheffing verschuldigd is. In bepaalde gevallen ziet de Administratie af van de inning van de roerende voorheffing. Zo voorziet de wetgeving een vrijstelling van roerende voorheffing, ingeval de verkrijger van de roerende inkomsten een rijksinwoner is die aan de personenbelasting is onderworpen, of een binnenlandse vennootschap is (art. 111 KB/WIB ’92). Is de genieter aan de rechtspersonenbelasting onderworpen, zoals de meeste vzw’s, dan is er geen vrijstelling. Wettelijk gezien is het de schuldenaar van de roerende inkomsten, in casu dus steeds de standhouder, die de roerende voorheffing moet inhouden en doorstorten aan de Administratie (art. 261 WIB ’92). 2. Probleem in de praktijk: roerende voorheffing wordt vaak niet ingehouden In de praktijk zien we dat de roerende voorheffing door de standhouder vaak niet ingehouden wordt. Een succesvolle cateraar kan week na week een stand uitbaten. Vaak is deze niet op de hoogte van het feit dat hij roerende voorheffing moet inhouden bij betaling aan een vzw, als hij al weet dat de concessiegever een vzw is. Voor een betaler van de vergoeding is het soms ook niet mogelijk om te weten op welk bedrag hij de roerende voorheffing moet berekenen. Van het te betalen brutobedrag mag immers eerst een kostenforfait van 15% afgetrokken worden. Dit forfait vertegenwoordigt de kosten die zijn gedragen om de roerende inkomsten te verkrijgen of te behouden. In werkelijkheid kunnen deze kosten echter hoger liggen dan 15%. In dat geval mag een hoger bedrag in aftrek genomen worden, indien de

Pagina 64

werkelijke kosten kunnen bewezen worden. Als de uitbetaler van de vergoeding niet weet of er hogere kosten zijn, kan hij onmogelijk het bedrag vaststellen waarop hij de roerende voorheffing moet inhouden. Om deze redenen wordt de roerende voorheffing door de betaler vaak verkeerdelijk niet ingehouden. Bovendien ontstond er in de praktijk een juridisch geschil tussen een cateraar en de Administratie omtrent het feit of de roerende voorheffing moet ingehouden worden, wie de roerende voorheffing moet inhouden en tot wie de Administratie zich kan richten als de roerende voorheffing niet ingehouden wordt. We gaan daar dieper op in. 3. Wie moet de roerende voorheffing inhouden? Een Belgische cateraar verzorgt op manifestaties, georganiseerd door een vzw, de verkoop van snacks en dranken. Voor dit recht betaalt de cateraar aan de organisator een vergoeding. Er wordt geen roerende voorheffing ingehouden, omdat de cateraar in eerste instantie van mening is dat deze niet moet ingehouden worden, en dat het in voorkomend geval toch de vzw is die deze moet betalen. Het geschil wordt uiteindelijk door het Hof van Beroep te Antwerpen beslecht. Vooreerst besluit het hof dat er wel degelijk roerende voorheffing moet geïnd worden. Vervolgens oordeelt zij over de vraag wie deze moet inhouden, ingeval van betaling van een concessievergoeding aan een vzw, die aan de rechtspersonenbelasting onderworpen is. De artikelen 261 en 262 WIB ’92 moeten beoordeeld worden. Krachtens art. 261 WIB ’92 moet de roerende voorheffing ingehouden worden door de schuldenaar van de vergoeding (de cateraar). Art. 262 WIB ’92 zegt echter dat de voorheffing, in afwijking van artikel 261, onder bepaalde voorwaarden verschuldigd is door de verkrijger van de inkomsten (de vzw). Dit is onder meer het geval voor concessievergoedingen verkregen door aan de rechtspersonenbelasting onderworpen belastingplichtigen in zoverre overeenkomstig de vigerende wettelijke en reglementaire bepalingen een roerende voorheffing verschuldigd is, en in de gevallen waar die inkomsten zijn toegekend of betaalbaar gesteld, zonder enige inhouding of storting van roerende voorheffing, als het gaat om inkomsten van Belgische oorsprong. Uit artikel 262 leidt de cateraar af dat de roerende voorheffing altijd door de verkrijger moet betaald worden, als de verkrijger een vzw is die onder de rechtspersonenbelasting valt. Deze zienswijze is niet correct, aldus het Hof. In eerste instantie moet steeds de schuldenaar de roerende voorheffing inhouden. Doet hij dit niet, dan wordt de fiscale wetgeving overtreden en kan dit gesanctioneerd worden in hoofde van de schuldenaar. Als de verkrijger echter vaststelt dat zijn schuldenaar hem een roerend inkomen toekent of betaalbaar stelt, zonder inhouding of storting van roerende voorheffing (met andere woorden: de factuur wordt volledig betaald), dan wordt de verkrijger van de inkomsten wettelijk gezien de schuldenaar. De navordering van de roerende voorheffing kan dan ook enkel bij de vzw geïnd worden en niet langer bij de cateraar. Het is in die zin dat de artikelen 261 en 262 moeten geïnterpreteerd worden. De cateraar haalde zijn gram tegenover de Administratie. Deze moest de roerende voorheffing navorderen bij de verkrijger van de inkomsten, namelijk de vzw. In eerste instantie was het wel degelijk aan de cateraar om de roerende voorheffing in te houden. Het feit dat dit niet gebeurde, kan fiscaal gesanctioneerd worden. Om zo’n boete/sanctie te vermijden, moet de cateraar dus zelf de inhouding doen. 4. Conclusie De Administratie blijkt in de praktijk de roerende voorheffing na te vorderen, nu eens bij de schuldenaar van de inkomsten, dan weer bij de verkrijger ervan. Dit kan nu niet meer. Indien de

Pagina 65

schuldenaar naliet om de roerende voorheffing in te vorderen, dan kan de Administratie enkel nog navorderen bij de verkrijger van de inkomsten, op voorwaarde dat het een entiteit onderworpen aan de rechtspersonenbelasting betreft, zoals de meeste vzw’s. Bron: Antwerpen 13 maart 2012, Fiscoloog 1293, 25 april 2012, 1-3. BRON : VZW-Review nr. 152 – september 2012

Pagina 66

WANNEER IS UW VZW VRIJGESTELD VAN BTW – deel 1 Indien een vzw btw-plichtige handelingen stelt, dan is zij btw-plichtig. De vzw moet dan een btw-nummer aanvragen en elk kwartaal een btw-aangifte doen. Wettelijk zijn er uitzonderingen voorzien op de normale btw-plicht. Deze uitzonderingen nemen wij één voor één onder de loep, gespreid over een aantal tijdschriften. We staan eerst stil bij de belangrijkste principes, om te eindigen met een algemene opsomming van de vrijstellingen.

1. Btw-plicht: in principe geen keuzemogelijkheid a) Wettelijke basis Vele bestuurders van vzw’s gaan er nog steeds onterecht van uit dat vzw’s niet btw-plichtig kunnen zijn, omdat een vzw een non-profitorganisatie is zonder commerciële hoofdbedoelingen. In werkelijkheid is het evenwel zo dat eenieder die in de uitoefening van een economische activiteit geregeld en zelfstandig, met of zonder winstoogmerk, hoofdzakelijk of aanvullend, leveringen van goederen of diensten verricht die in de btw-wetgeving omschreven zijn, btw-plichtig is, ongeacht op welke plaats de economische activiteit uitgeoefend wordt (art. 4 Wetboek BTW). Er is met andere woorden geen keuzemogelijkheid. Dergelijke vzw’s moeten periodieke aangiftes doen (in principe elk kwartaal) en moeten jaarlijks een btw-listing indienen waarbij de gerealiseerde jaaromzet aan de btw-administratie meegedeeld wordt. Alle Belgische BTW-plichtige afnemers / klanten die in een boekjaar méér dan 250 euro (maatstaf van heffing, exclusief BTW) van de vzw hebben afgenomen, moeten op de listing vermeld worden. b) Praktisch Op de verkoopprijs van de leveringen van goederen en diensten die de vzw verricht, moet zij aan haar klant een bepaald percentage btw rekenen. Een vzw betaalt in principe zelf ook btw op de aankopen van goederen of op de diensten waarop zij een beroep doet. De aldus aangerekende en betaalde btw dient dan elk kwartaal met elkaar te worden verrekend. Indien een vzw meer btw heeft betaald dan aangerekend, dan kan zij die btw recupereren. Voorbeeld: Een vzw verleent een bepaald advies en factureert hiervoor 100 euro aan haar klant. Er moet 21% btw aangerekend worden, want het betreft een btw-plichtige dienst. Op de factuur zal het eindtotaal 121 euro bedragen. Diezelfde vzw koopt een laptop aan. Het betreft een levering van een goed, waarvoor haar btwplichtige leverancier btw moet aanrekenen. Gesteld dat de laptop 1.000 euro kost, zal het te betalen bedrag inclusief 21% btw 1.210 euro bedragen. Als we deze twee verrichtingen gaan vergelijken, dan heeft de vzw meer btw betaald aan haar leverancier (210 euro) dan dat ze heeft aangerekend aan haar klant (21 euro). De vzw kan de btw dan ook in aftrek nemen en zal uiteindelijk 189 euro btw recupereren. In praktijk moeten we dit gaan toepassen op alle verrichtingen van een kwartaal. Op het einde van elk kwartaal moet er btw bijbetaald of gerecupereerd worden. Dit wordt in principe bijgehouden op een rekening-courant, omdat dit nogal kan schommelen. De rekening-courant is een staat waarop de wederzijdse schulden en vorderingen vermeld worden tussen de vzw en de btw-administratie. Er ontstaat een voortdurende compensatie tussen de schulden en de vorderingen zodat er enkel een positief (btw-tegoed) of negatief saldo (btw-schuld) overblijft. Tussentijds zou een vzw, ingeval zij een vrij groot btw-tegoed heeft, deze btw wel kunnen opvragen.

Pagina 67

2. Uitzondering voor kleine btw-plichtigen: toch keuzemogelijkheid Voor kleine ondernemingen (ook vzw’s) bestaat er een vrijstellingsregeling, waar men voor kan kiezen. Wanneer de jaaromzet uit btw-plichtige handelingen niet meer bedraagt dan 5.580 euro, kan men kiezen voor een vrijstelling (zie artikel 56 WBTW). In dergelijk geval moet men wel degelijk een btw-nummer aanvragen, maar het zal niet geactiveerd worden. Er moeten geen kwartaalaangiftes gedaan worden, er moet geen btw aangerekend worden aan de klanten, maar de btw die aangerekend wordt aan de vzw kan ook niet afgetrokken worden. Wel moet een jaarlijkse btw-listing ingediend worden. In sommige gevallen moet een bijzondere btw-aangifte ingediend worden, bijvoorbeeld bij aankoop van bepaalde diensten in het buitenland.

3. Gemengde btw-plichtigen Een gemengde btw-plichtige is een btw-plichtige die voor een bepaalde activiteit onder de gewone btw-plicht valt, en voor een andere activiteit onder de vrijstelling van artikel 44 Wetboek BTW (WBTW) valt. Voor de ene activiteit moet btw aangerekend worden en heeft de gemengde btw-plichtige recht op aftrek van de btw die geheven wordt op aankopen en kosten die met deze activiteit in verband staan. Voor de andere activiteit moet geen btw aangerekend worden, maar is er ook geen recht op aftrek. Voor het uitoefenen van het recht op aftrek wordt een verhoudingsgetal vastgesteld, hoewel het ook mogelijk is om het recht op aftrek uit te oefenen via de regel van het werkelijk gebruik, gecombineerd met een bijzonder verhoudingsgetal. In deze bijdrage gaan we hier evenwel niet verder op in. Dergelijke vzw’s moeten periodieke aangiftes doen (in principe elk kwartaal) en moeten jaarlijks een btw-listing indienen waarbij de gerealiseerde jaaromzet aan de btw-administratie meegedeeld wordt (zie eerder).

4. Vrijgestelde btw-plichtigen (art. 44 WBTW) Nu we weten dat een vzw die goederen levert en diensten verricht in principe btw-plichtige handelingen stelt, is het interessant om te weten voor welke leveringen en verrichtingen wettelijke vrijstellingen gelden. Artikel 44 WBTW voorziet een aantal vrijstellingen, die verplicht moeten worden toegepast. Dit is dus een bevestiging van het eerder aangehaalde principe dat men niet kan kiezen om al dan niet btw-plichtig te zijn. Een vrijgestelde btw-plichtige moet geen periodieke btw-aangiftes indienen. In sommige gevallen moet een bijzondere btw-aangifte ingediend worden, bijvoorbeeld bij aankoop van bepaalde diensten in het buitenland. Een vzw die van een vrijstelling geniet kan geen btw aanrekenen, maar ook geen btw aftrekken. Artikel 44, §2 voorziet volgende vrijstellingen: Van de btw zijn vrijgesteld: 1° de diensten en de leveringen van goederen die daarmee nauw samenhangen in de uitoefening van hun geregelde werkzaamheid verricht door ziekenhuizen, psychiatrische inrichtingen, klinieken en dispensaria; het vervoer van zieken of gewonden met speciaal daartoe uitgeruste vervoermiddelen; 1°bis de diensten verleend aan hun leden door zelfstandige groeperingen van personen die een werkzaamheid uitoefenen welke krachtens artikel 44 is vrijgesteld of waarvoor zij niet belastingplichtig zijn (bijvoorbeeld advocaten, artsen, verplegers, …), wanneer die diensten direct nodig zijn voor de uitoefening van die werkzaamheid, deze groeperingen van hun leden enkel terugbetaling vorderen van hun aandeel in de gezamenlijke uitgaven, en mits deze vrijstelling niet tot concurrentieverstoring kan leiden; 1°ter de leveringen van menselijke organen, van menselijk bloed en van moedermelk;

Pagina 68

2° de diensten en leveringen van goederen die nauw samenhangen met maatschappelijk werk, met de sociale zekerheid en met de bescherming van kinderen en jongeren en die worden verricht door publiekrechtelijke lichamen of door andere organisaties die door de bevoegde overheid als instellingen van sociale aard worden erkend. Worden met name bedoeld : - de instellingen die de bejaardenzorg tot doel hebben; - de kinderbewaarplaatsen, de zuigelingentehuizen en de instellingen die in hoofdzaak het toezicht over jongelui en de zorg voor hun onderhoud, opvoeding en vrijetijdsbesteding tot doel hebben; - de instellingen voor gezinshulp; - de centra voor levens- en gezinsvragen; - de ziekenfondsen en de landsbonden van ziekenfondsen; - de psycho-medisch-sociale centra en de centra voor leerlingenbegeleiding; - de instellingen die de gehandicaptenzorg tot doel hebben; - de instellingen die de begeleiding, de omkadering of de opvang van personen die zich in materiële of morele moeilijkheden bevinden tot doel hebben; - de instellingen bedoeld in het koninklijk besluit van 17 december 2003 betreffende de subsidiëring van instellingen die voorzien in een gespecialiseerde begeleiding voor burgers die betrokken zijn in een gerechtelijke procedure; - de externe diensten erkend bij het koninklijk besluit van 27 maart 1998 betreffende de externe diensten voor preventie en bescherming op het werk; 3° de diensten verstrekt door exploitanten van sportinrichtingen en inrichtingen voor lichamelijke opvoeding aan personen die er aan lichamelijke ontwikkeling of aan sport doen, wanneer die exploitanten en inrichtingen instellingen zijn die geen winstoogmerk hebben en zij de ontvangsten uit de vrijgestelde werkzaamheden uitsluitend gebruiken tot dekking van de kosten ervan; 4° het verstrekken van school- of universitair onderwijs, beroepsopleiding en -herscholing, en het verrichten van de nauw daarmee samenhangende diensten en leveringen van goederen, zoals het verschaffen van logies, spijzen en dranken en van voor het vrijgestelde onderwijs gebruikte handboeken, door instellingen die daartoe door de bevoegde overheid zijn erkend of die aan dergelijke instellingen zijn toegevoegd of ervan afhangen; het geven door leerkrachten van lessen met betrekking tot school- of universitair onderwijs, beroepsopleiding of -herscholing; 5° de diensten betreffende onderwijskeuze en gezinsvoorlichting alsook de nauw daarmee samenhangende leveringen van goederen; 6° de verhuur van boeken en tijdschriften, van muziekpartituren, grammofoonplaten, magneetbanden, diapositieven en van andere dergelijke voorwerpen van culturele aard, en de diensten aan de lezers verstrekt door bibliotheken en leeszalen, wanneer de dienstverrichter een instelling is die geen winstoogmerk heeft en hij de ontvangsten uit de vrijgestelde werkzaamheden uitsluitend gebruikt tot dekking van de kosten ervan alsmede de leveringen van goederen die nauw samenhangen met deze handelingen; 7° de diensten en de leveringen van goederen die daarmee nauw samenhangen die door de exploitant aan de bezoekers worden verstrekt met betrekking tot al of niet geleid bezoek aan musea, monumenten, natuurmonumenten, plantentuinen en dierentuinen, wanneer die exploitant een instelling is die geen winstoogmerk heeft en hij de ontvangsten uit de vrijgestelde werkzaamheden uitsluitend gebruikt tot dekking van de kosten ervan; 8° de diensten aan organisatoren van voordrachten verstrekt door voordrachtgevers die als zodanig handelen; de diensten aan organisatoren van schouwspelen en concerten, aan uitgevers van grammofoonplaten en van andere klankdragers en aan makers van films en van andere beelddragers verstrekt door acteurs, orkestleiders, muzikanten en andere artiesten voor de uitvoering van toneelwerken, balletten, films, muziekstukken, circus-, variété- of cabaretvoorstellingen; de diensten aan organisatoren van sportwedstrijden of sportfeesten verstrekt door deelnemers aan die wedstrijden of feesten; 9° de organisatie van toneel-, ballet- of filmvoorstellingen, van tentoonstellingen, concerten of conferenties alsook de leveringen van goederen die nauw samenhangen met deze diensten door

Pagina 69

instellingen erkend door de bevoegde overheid, mits de inkomsten die zij verkrijgen uit hun werkzaamheid uitsluitend gebruikt worden tot dekking van de kosten ervan; 10° de terbeschikkingstelling van personeel door religieuze of levensbeschouwelijke instellingen voor de in 1°, 2° en 4° bedoelde werkzaamheden, of met het oog op de verlening van geestelijke bijstand; 11° de diensten en de nauw daarmee samenhangende leveringen van goederen ten behoeve en in het gemeenschappelijk belang van hun leden, verricht tegen betaling van een krachtens de statuten bepaalde bijdrage, door instellingen die geen winst beogen en doeleinden van politieke, syndicale, religieuze, levensbeschouwelijke, vaderlandslievende, filantropische of staatsburgerlijke aard nastreven; de Koning kan, ter voorkoming van concurrentieverstoring, de vrijstelling afhankelijk maken van aanvullende voorwaarden; 12° de leveringen van goederen en de diensten, verricht in samenhang met werkzaamheden die ter verkrijging van financiële steun met betrekking tot in 1° tot 4°, 7° en 11° genoemde handelingen zijn georganiseerd door en uitsluitend ten bate van diegenen die deze handelingen verrichten; de Koning kan, ter voorkoming van concurrentieverstoring, beperkingen opleggen ten aanzien van het aantal van de vrijgestelde werkzaamheden of het bedrag van de opbrengsten; 13° de levering van goederen die uitsluitend ten behoeve van een op grond van artikel 44 vrijgestelde activiteit werden aangewend als voor al deze goederen geen recht op aftrek is genoten; de overdracht van een cliënteel of het verlenen van rechten op een cliënteel, dat betrekking heeft op een op grond van dit artikel vrijgestelde activiteit; de levering van goederen waarvan de verkrijging of de bestemming het voorwerp heeft uitgemaakt van een uitsluiting van het recht op aftrek overeenkomstig artikel 45, § 3, van dit Wetboek.

5. Toelichting bij de vrijstellingen De voorgaande theoretische opsomming verdient enige toelichting, aangezien de materie vrij complex is. We lichten deze vrijstellingen één voor één voor u toe, met de nodige praktijkvoorbeelden. 1° Ziekenhuizen, psychiatrische inrichtingen, klinieken en dispensaria; het vervoer van zieken of gewonden met speciaal daartoe uitgeruste vervoermiddelen. Ziekenhuizen en medische instellingen die zich in de private sector bevinden kunnen zich als vzw organiseren en van een btw-vrijstelling genieten. Voor bijvoorbeeld volgende diensten en prestaties zijn ziekenhuizen vrijgesteld van btw: - onderzoek, diagnose, verzorging, voeding, logies; - verhuring van radio- en T.V.-toestellen en telefooninstallaties; - leveringen van prothesen en geneesmiddelen aan de in het ziekenhuis opgenomen patiënten; - leveringen van kleine voorwerpen, vervaardigd door patiënten in de instelling opgenomen, zoals gevlochten mandjes, bloemstukken, … - diensten door patiënten verricht in het kader van de zorgen die hun verstrekt worden. Voor de volgende activiteiten is er evenwel geen vrijstelling van btw: - levering van geneesmiddelen aan personen die niet in het ziekenhuis zijn opgenomen; - het verschaffen van spijzen en dranken in een cafetaria dat door het ziekenhuis geëxploiteerd wordt, maar toegankelijk is voor iedereen; - het ter beschikking stellen van een parkeerruimte ten behoeve van personeelsleden, bezoekers van zieken of andere personen die vreemd zijn aan het ziekenhuis. 1°bis de diensten verleend aan hun leden door zelfstandige groeperingen van personen die een werkzaamheid uitoefenen welke krachtens artikel 44 is vrijgesteld of waarvoor zij niet belastingplichtig zijn (bijvoorbeeld advocaten, artsen, verplegers, …).

Pagina 70

Deze vrijstelling betreft de kostendelende verenigingen. Voor de toepassing van de btw is er sprake van een zelfstandige groepering van personen, indien deze personen zich organiseren in een vereniging met rechtspersoonlijkheid. Een vzw voldoet dus aan deze voorwaarde. Het principe is het volgende: Vrijgestelde btw-belastingplichtigen (bijvoorbeeld artsen) die tegen betaling onderling ondersteunende diensten aan elkaar leveren (bijvoorbeeld een gemeenschappelijk secretariaat) zijn in principe aan btw onderworpen, ook al oefenen zij voor het overige vrijgestelde activiteiten uit (medische diensten). Voor deze onderlinge dienstverlening worden de vrijgestelde belastingplichtigen aan btw onderworpen. Door de oprichting van een kostendelende vzw, wordt hieraan verholpen. De diensten die de kostendelende vzw verricht aan haar leden, zijn vrijgesteld van btw, onder volgende voorwaarden: - De vzw kan enkel diensten verrichten (geen levering van goederen, tenzij deze bijkomstig zijn aan de diensten), die in het belang van de leden verricht worden; - De leden zijn niet btw-belastingplichtig of belastingplichtig zonder recht op aftrek en de verleende diensten hebben rechtstreeks betrekking op deze van btw vrijgestelde of niet btw-plichtige werkzaamheden; - De leden van de vereniging moeten een werkzaamheid van dezelfde aard uitoefenen, of behoren tot eenzelfde financiële, economische, professionele of sociale groep; - De vergoeding door de vereniging gevraagd aan de leden mag slechts de terugbetaling zijn van door de vereniging werkelijk gedane gezamenlijke uitgaven. 1°ter de leveringen van menselijke organen, van menselijk bloed en van moedermelk. Uiteraard geldt deze vrijstelling slechts voor specifieke vzw’s zoals het Rode Kruis. In ons tijdschrift van maart 2011 zullen we een volgend deel van deze vrijstellingen toelichten. BRON : VZW Review nr. 144 – januari 2011

Pagina 71

WANNEER IS UW VZW VRIJGESTELD VAN BTW – deel 2 In onze vorige Review (VZW-Review nr. 144, blz. 5) legden we uit dat btw-plichtigheid geen keuze is, tenzij men een beperkte omzet heeft. Zo niet geldt dat een vzw steeds btw-plichtig is, indien zij btw-plichtige handelingen stelt. In de wetgeving zijn tevens uitzonderingen voorzien op deze btw-plichtigheid. Daarvan hebben we er reeds enkele belicht en daar gaan we nu mee verder. We staan stil bij de instellingen van sociale aard en de instellingen voor sport en/of lichamelijke opvoeding. We herinneren er nog even aan dat deze uitzonderingen vermeld worden in artikel 44, §2 van het BTW-wetboek (W.BTW.).

1. Instellingen van sociale aard Van de btw zijn vrijgesteld: Art. 44, §2, 2° W.BTW: de diensten en leveringen van goederen die nauw samenhangen met maatschappelijk werk, met de sociale zekerheid en met de bescherming van kinderen en jongeren en die worden verricht door publiekrechtelijke lichamen of door andere organisaties die door de bevoegde overheid als instellingen van sociale aard worden erkend. Er zijn heel veel vzw’s die zich bezig houden met de zopas omschreven diensten en leveringen. Indien zij door de bevoegde instanties erkend worden als instelling van sociale aard, dan zijn de diensten en leveringen van btw vrijgesteld. Wij overlopen een aantal van deze instellingen: - De instellingen die de bejaardenzorg tot doel hebben. Het gaat om de rusthuizen, de rust- en verzorgingstehuizen, de serviceflats, de residenties en homes voor senioren, de dienstencentra, … De erkenningsprocedure is zwaar en complex. De btw-administratie staat daarom toe dat de vrijstelling van btw mag ingeroepen worden van zodra de instelling haar aanvraag tot erkenning bij de bevoegde overheid heeft ingediend, zonder dat zij onderzoekt of de instelling aan alle voorwaarden voldoet. Ingeval de bevoegde overheid de erkenning uiteindelijk niet toekent, dan wordt de vzw alsnog btw-plichtig, vanaf de datum bepaald door de overheid die de weigering als definitief heeft beschouwd. Deze instellingen zullen voornamelijk logies en zorgen verstrekken en warme maaltijden en dranken verschaffen aan haar bewoners. Daarvoor zijn zij dus vrijgesteld van btw. Het gebeurt dat een vzw, die bejaardenzorg als hoofddoel heeft en voor die handelingen vrijgesteld is van btw, ook warme maaltijden bereidt voor andere niet-inwonende bejaarden. Indien dit een nevenactiviteit blijft en indien dit de integratie van bejaarden in de gemeenschap bevordert, wordt deze dienst ook vrijgesteld van btw. Ook de uitbating van een cafetaria ten behoeve van de bezoekers van de inwonende bejaarden is vrij van btw. De organisatie van een ontspanningsnamiddag voor de bejaarden (bijvoorbeeld een kaartnamiddag), waaraan ook inwoners van de gemeente of andere derden kunnen deelnemen, zijn vrijgesteld van btw, zolang de ontvangsten uit deze bezigheid bijkomstig zijn in de totale ontvangsten van de instelling. - De kinderbewaarplaatsen, de zuigelingentehuizen en de instellingen die in hoofdzaak het toezicht over jongelui en de zorg voor hun onderhoud, opvoeding en vrijetijdsbesteding tot doel hebben: Opdat de vrijstelling van toepassing zou zijn voor kinderbewaarplaatsen en zuigelingentehuizen, is vereist dat instellingen het hele jaar geopend zijn en tegen een vergoeding aan kinderen van minder dan 12 jaar maaltijden verschaffen en hen in bewaring nemen. In Vlaanderen moeten de instellingen erkend zijn door Kind en Gezin. Instellingen die slechts tijdens de vakantieperiodes kinderen opnemen, ongeacht de leeftijd, vallen onder de btw-vrijstelling indien zij subsidies ontvangen van de overheid die hen erkend heeft. De instellingen die in hoofdzaak het toezicht over jongelui en de zorg voor hun onderhoud, opvoeding en vrijetijdsbesteding tot doel hebben, zijn erg talrijk.

Pagina 72

Zo zijn door de lokale overheid erkende jeugdhuizen in principe niet btw-plichtig. Indien een jeugdhuis evenwel optredens gaat organiseren en daarvoor affiches verspreidt of een tijdschrift uitgeeft met veel publicitaire inkomsten aan verbonden, dan zijn de inkomsten uit deze activiteiten wel aan btw onderworpen. De reden is dat deze activiteiten niet enkel gericht zijn op jongeren die geregeld het jeugdhuis bezoeken, maar ook op andere derden. In dit geval wordt de vzw gemengd btw-plichtig. In samenspraak met het plaatselijke btwkantoor kan de vzw een verdeelsleutel opmaken voor een paar jaar, bv. 80% zijn niet-commerciële activiteiten, 20% zijn andere activiteiten. Artikel 44, §2, 2° W.BTW. biedt voor deze inkomsten dus geen vrijstelling. VSDC vzw meent dat artikel 44, §2, 12° W.BTW. wel kan toegepast worden. Dit artikel stelt dat de levering van goederen en diensten, verricht in samenhang met activiteiten die ter verkrijging van financiële steun zijn georganiseerd door en uitsluitend en ten bate van bepaalde instellingen, van de btw zijn vrijgesteld. De administratie is geen voorstander van een ruime interpretatie van dit artikel, voorzichtigheid blijft hier aangewezen. Jeugdbewegingen zijn in principe georganiseerd in overkoepelende organisaties, die worden gesubsidieerd. Tengevolge deze erkenning zijn deze koepels vrijgesteld van btw. Plaatselijke afdelingen van de jeugdbewegingen die hun subsidies niet rechtstreeks verkrijgen, doch via hun overkoepelende organisaties, zijn eveneens vrijgesteld. Dit werd onlangs bevestigd in een parlementaire vraag (zie VZW-Review nummer 141, blz. 14). Toch blijft het opletten. Wat een jeugdorganisatie doet in het kader van de ontvangen subsidies van de bevoegde overheid, is vrijgesteld van btw, met inbegrip van het leveren van goederen en diensten die de organisatie verricht voor zover die nauw samenhangen met het maatschappelijk werk. De interpretatie van ‘nauw samenhangen’ is niet steeds duidelijk. De ene organisatie wordt gesubsidieerd voor taken waarbij economische handelingen echt nodig zijn en dus nauw samenhangen met het maatschappelijke werk. Dezelfde economische handeling kan voor een andere organisatie niets te maken hebben met het maatschappelijk werk en zal dus buiten de vrijstelling vallen. Ook hier menen wij dat artikel 44, §2, 12° W.BTW. een uitweg biedt. In het algemeen merken we nog even op dat een vzw wel handelsdaden kan stellen, zolang deze activiteiten werkelijk bijkomstig zijn en niet de hoofdactiviteit uitmaken. De winsten die deze activiteiten opleveren, moeten geheel worden besteed aan de realisatie van het onbaatzuchtig doel van de vzw. Net zoals bij de bejaardenzorg gaat de instelling in vanaf het ogenblik dat de erkenning is aangevraagd. - De instellingen voor gezinshulp: Gezinshulp omvat heel wat diensten: huishoudelijke hulp, babysitting, bijstaan en begeleiden van bejaarden en alleenstaanden zodat ze een normaal sociaal leven kunnen leiden, …. Huishoudelijke hulp wordt vaak georganiseerd in het kader van dienstencheques. Een erkende dienstenchequeonderneming neemt werknemers in dienst om huishoudelijke hulp thuis bij een particulier of daarbuiten uit te voeren. Elk gepresteerd uur wordt betaald met een dienstencheque. Tal van vzw’s werken met dit systeem. Zij vervullen een sociale doelstelling, omdat ze vaste arbeidscontracten geven aan langdurig werkzoekenden of kansengroepen. Zij zijn vrij van btw. - De instellingen voor gehandicaptenzorg: Vzw’s die met een internaatstelsel op duurzame wijze bepaalde gehandicapten opnemen, kunnen een tegemoetkoming genieten van een bijzonder fonds en erkend worden door de minister van volksgezondheid. Deze instellingen kunnen hun zorgen leveren vrij van btw. Het betreft bepaalde minderjarige gehandicapten, maar evenzeer meerderjarige gehandicapten die zich niet op eigen kracht in het sociale leven kunnen inschakelen. Deze instellingen kunnen ook kleine voorwerpen (zoals gevlochten mandjes of onderleggers) vrij van btw verkopen, indien ze door de opgenomen gehandicapten worden vervaardigd. Ook kleine diensten,

Pagina 73

zoals het vouwen van papier en breiwerk, die door deze gehandicapten worden uitgevoerd, vallen onder de vrijstelling. 2. Instellingen voor sport en/of lichamelijke opvoeding Van de btw zijn vrijgesteld: Art. 44, §2, 3° W.BTW: de diensten verstrekt door exploitanten van sportinrichtingen en inrichtingen voor lichamelijke opvoeding. Diensten inzake sport en lichamelijke opvoeding zijn vrijgesteld van btw, als volgende drie voorwaarden gezamenlijk zijn voldaan: - de dienst moet betrekking hebben op het beoefenen van de sport zelf en verstrekt worden aan personen die er actief aan sport komen doen; - de dienst moet worden verstrekt door een instelling die geen winstoogmerk heeft; - de ontvangsten die worden verkregen uit deze exploitatie moeten uitsluitend dienen om de kosten van de dienst te dekken. We gaan hier even dieper op in. De diensten moeten vooreerst betrekking hebben op het beoefenen van de sport. Courante diensten bestaan uit het aan de leden ter beschikking stellen van sportterreinen en uitrustingen om de sport te beoefenen, het geven van sportopleidingen, het ter beschikking stellen van douches, het verhuren van sportmateriaal, … Deze diensten kunnen door een sportclub verricht worden zonder btw te rekenen. Veel van deze diensten zullen evenwel inbegrepen zijn in een jaarlijks lidgeld, waar tevens geen btw moet op gerekend worden. De dienst moet ook verstrekt worden aan personen die er actief aan sport doen. Zo is het tegen betaling ter beschikking stellen van een zonnebank in een zwembad niet vrijgesteld van btw. Vaak zullen sportclubs, naast het aanbieden van diensten aan hun leden, ook evenementen organiseren waaraan derden kunnen deelnemen. Wie het evenement wil bijwonen moet een toegangskaart kopen. Op de verkoop van deze kaarten moet wel btw gerekend worden (6% in plaats van de gebruikelijke 21%). De vzw wordt gemengd btw-plichtig en zal dan ook de btw op zijn aankopen voor een deel kunnen recupereren. Een voetbalclub-vzw die op regelmatige basis een betalende voetbalmatch organiseert, zal bijvoorbeeld voor een deel de btw kunnen recupereren die het zelf betaald heeft op de aankoop van een grasmaaier. De vzw moet wel ook btw betalen op de verkoop van entreekaarten. Vrijkaarten geven geen aanleiding tot het betalen van btw. Sportclubs beschikken veelal ook over een kantine. De uitbating van zo’n cafetaria is een btw-plichtige handeling. De administratie was vroeger vrij tolerant: het verstrekken van spijzen en drank om ter plaatse te worden verbruikt, werd niet aan btw onderworpen voor zover de lokalen enkel toegankelijk waren voor diegenen die in de vereniging effectief aan sport komen doen en hun genodigden. Stond de kantine voor iedereen open, dan werd men gemengd btw-plichtig. Een tennisclub bijvoorbeeld, die zijn kantine enkel openstelt voor zijn eigen leden en voor leden van andere clubs die deelnemen aan het jaarlijks tennistornooi, werd niet btw-plichtig. Nu geldt als bijkomende voorwaarde voor deze sportclubs met kantine dat deze ontvangsten geen concurrentieverstoring mogen veroorzaken. De administratie oordeelt dat er slechts geen verstoring is indien de ontvangsten uit de cafetaria kleiner zijn dan 5.580 euro, of (als dit bedrag overschreden is) als deze ontvangsten hoogstens 10% van de globale vrijgestelde ontvangsten uitmaken. VSDC vzw vindt deze interpretatie nogal streng en heeft hierover bijkomende uitleg gevraagd aan het hoofdbestuur btw bij Fod Financiën. Wij werden hier nog niet verder over geïnformeerd. Naast de vrijgestelde inkomsten, kan een vzw ook inkomsten puren uit de verhuur van reclamepanelen of uit de publiciteit op hun sportkledij of affiches. Dit zijn btw-plichtige inkomsten. Ook sponsoring is een btw-plichtige inkomst. Er is sprake van sponsoring indien financiële middelen of goederen aan de vzw worden ter beschikking gesteld met de afspraak om als tegenprestatie reclame of publiciteit voor de sponsor te verzorgen.

Pagina 74

Om wat meer financiële ademruimte te verkrijgen kan uw plaatselijke sportclub jaarlijks verschillende initiatieven nemen, zoals een bloemetjesverkoop, een wafelenbak, … Als de organisatie van deze activiteiten een nauwe relatie heeft met de sportieve hoofddoelstelling van de vzw, dan blijven de inkomsten vrij van btw. Tevens mag de organisatie van deze activiteiten ook hier niet concurrentieverstorend werken. De inkomsten uit en de frequentie van deze bijkomende handelsdaden mogen wel niet worden aangemerkt als hun hoofdzaak. De grondslag voor deze vrijstelling ligt evenwel in artikel 44, §2, 12° W.BTW (en dus niet in 3°). Het is niet steeds makkelijk om uit te maken of een bepaalde vereniging als een sportvereniging wordt beschouwd. We illustreren dit met enkele speciale gevallen uit de praktijk. We staan niet stil bij ‘evidente’ sporten zoals voetbal, tennis of basketbal, maar wel bij activiteiten waarvan moeilijk kan uitgemaakt worden of er sprake is van sport of lichamelijke opvoeding. Zijn volgens de administratie vrijgesteld van btw: - Duivensport; - Schaaksport; - Yoga; - Speeltuinen; - Vissport en visserclubs; - Vliegclubs. Zijn niet vrijgesteld van btw: - Hondensscholen: Diensten verstrekt door een vzw ter bevordering van de hondensport en ter aanmoediging van het fokken en houden van honden, vallen niet onder een btw-vrijstelling. Zowel de lidgelden als de inkomsten uit de cafetaria (ongeacht of deze al dan niet voor niet-leden toegankelijk is) zijn onderworpen aan btw. - Dansscholen: Op geregelde wijze danscursussen geven, wordt niet als sport beschouwd. Het verstrekken van sportonderricht, inclusief dansonderricht, geniet wel een vrijstelling. Dansscholen die beroepsopleidingen en –herscholingen geven om mensen op te leiden tot het beroep van danser of dansleraar zijn dus wel vrijgesteld. De gewone dansscholen niet. Balletscholen genieten ook van een vrijstelling, maar niet omdat er sprake is van sport of van lichamelijke opvoeding, maar wel van onderwijs. Onderwijs is tevens een vrijstelling opgenomen in artikel 44 van het btw-wetboek (4°). Dit alles betekent ook dat een dansschool waar zowel cursussen klassiek ballet als jazz en moderne dansstijlen worden gegeven, gemengd btw-plichtig zal zijn. - Zonnebankcentra: Dergelijke organisaties worden soms als vzw opgericht met als “ideële” doel het optimaal bevorderen van de goede conditie van het lichaam. Nochtans is er van sport of lichamelijke opvoeding geen sprake. Wij zijn zelfs de mening toegedaan dat de vzw geenszins de aangewezen rechtsvorm is, aangezien het een pure commerciële onderneming betreft. - Motorcrosssport, door middel van het organiseren van motocrosswedstrijden: Dergelijke vzw’s zijn volledig btw-plichtig, zowel voor de verkoop van toegangstickets, het voeren van publiciteit, de verkoop van spijs en drank en voor de verhuur van standplaatsen. Indien de organisator evenwel als enige inkomst deelnamegelden int, dan is dit vrij van btw. 3. Samenvatting Heel wat instellingen van sociale aard die zich bezighouden met maatschappelijk werk en met jongeren, kunnen worden vrijgesteld van btw, mits zij worden erkend door één of andere instantie. De erkenningsprocedures zijn soms wel zwaar en worden geregeld door verscheidene wetten en decreten, waar we in dit artikel niet op ingegaan zijn. De erkenning speelt wel een belangrijke rol. Het is van belang hier vooraf informatie in te winnen, want de regelingen zijn niet steeds duidelijk. Zo betekent het feit dat men gesubsidieerd wordt niet altijd dat men ook de noodzakelijk erkenning heeft gekregen.

Pagina 75

Ook sportinstellingen zijn vrij van btw, maar we hebben aangetoond dat zij, net zoals bepaalde instellingen van sociale aard, ook btw-plichtige inkomsten kunnen hebben. In dat geval wordt men (gemengd) btw-plichtig. Wij herinneren u eraan dat u in dat geval niet noodzakelijk btw-aangiftes zal moeten doen. Wanneer de jaaromzet uit btw-plichtige handelingen niet meer bedraagt dan 5.580 euro, kan men kiezen voor een vrijstelling. In dergelijk geval moet men wel een btw-nummer aanvragen, maar het zal niet geactiveerd worden. Er moeten geen kwartaalaangiftes gedaan worden, er moet geen btw aangerekend worden aan de klanten, maar de btw die aangerekend wordt aan de vzw kan ook niet afgetrokken worden. Wel moet een jaarlijkse btw-listing ingediend worden. BRON : VZW Review nr. 145 – maart 2011

Pagina 76

WANNEER IS UW VZW VRIJGESTELD VAN BTW – deel 3 Een vzw die btw-plichtige handelingen stelt is steeds btw-plichtig, tenzij er een beperkte omzet is. De wetgeving voorziet uitzonderingen op deze btw-plichtigheid, waarvan we er reeds enkele hebben overlopen. In deze bijdrage staan we stil bij de vrijstelling voor onderwijs en de vrijstelling voor de diensten betreffende onderwijskeuze en gezinsvoorlichting.

1. Voorafgaande opmerking: De vrijstelling voor onderwijs in België is omstreden. De Europese Commissie stelde België in 1993 in gebreke omdat de vrijstelling inzake onderwijs erg ruim en vaag omschreven was. In België kon de vrijstelling immers altijd toegepast worden. Zowel de publieke rechtspersonen en privaatrechtelijke verenigingen, telkens zonder winstoogmerk, evenals de zuiver commerciële verenigingen, instellingen en ondernemingen, met winstoogmerk, die onderwijs verstrekten, konden een beroep doen op de vrijstelling. Een aanschrijving van 24 december 1993 voerde een onderscheid door. De commerciële ondernemingen werden uitgesloten van de vrijstelling. De Raad van State heeft in 2005 deze aanschrijving echter vernietigd. Daardoor keren we terug naar de oude situatie: alle soorten onderwijs, ongeacht het commercieel karakter, zijn opnieuw vrijgesteld van btw. Reeds enkele jaren verwachten wij dat de wetgever hierin klaarheid schept, maar tot op heden is dit nog niet gebeurd. De btw-controleurs houden in de praktijk niet altijd rekening met het arrest van de Raad van State, waardoor voorzichtigheid geboden is. In ons advies omtrent de interpretatie van de vrijstelling houden wij, in afwachting van wetgevend initiatief, dan ook rekening met het strengere standpunt van deze btw-controleurs (dat dus niet strookt met het recente arrest in 2005).

2. Wat is onderwijs (artikel 44 §2, 4° W.BTW.)? – DIT DEEL IS ONDERTUSSEN GEWIJZIGD zie volgende bijlages VZW Review nr. 156 en nr. 157 Kort gezegd komt het er op neer dat het verstrekken van onderwijs, beroepsopleiding en herscholing, is vrijgesteld van btw. Op de vergoeding die een instelling zoals een vzw daarvoor vraagt, moet geen btw aangerekend worden. Er bestaan vier soorten vrijstelling inzake onderwijs: a) Het verstrekken van school- of universitair onderwijs; b) Het verstrekken van beroepsopleiding en herscholing; c) Het verrichten van nauw daarmee samenhangende diensten en leveringen van goederen, door instellingen die erkend zijn door de overheid of er van afhangen; d) Het geven, door leerkrachten, van lessen die nauw in verband staan met school- of universitair onderwijs, beroepsopleiding en herscholing (privé-onderwijs). a) Verstrekken van school- of universitair onderwijs De vrijstelling geldt enkel als het onderwijs, de opleiding of de herscholing wordt verstrekt door privaatrechtelijke instellingen (zoals vzw’s) die geen winstoogmerk hebben en de ontvangsten uit de vrijgestelde werkzaamheid uitsluitend gebruikt worden tot dekking van de kosten van die werkzaamheid. Het onderwijs moet bovendien gegeven worden gedurende een periode die overeenstemt met een school- of academisch jaar, met inachtneming van een pedagogisch programma en de organisatie van examens met het oog op het afleveren van een geschrift (bvb diploma of attest). Wat scholen (kleuterscholen, lagere scholen, middelbaar onderwijs, …) en universiteiten zijn, behoeft geen verdere uitleg. b) Verstrekken van beroepsopleiding en -herscholing

Pagina 77

Met beroepsopleiding en -herscholing wordt het onderricht bedoeld dat tot doel heeft een beroep of een vak aan te leren, zich in dit beroep of vak verder te bekwamen en permanent bij te scholen. Beroepsopleiding en herscholing wordt vaak vanuit een beroepsvereniging of vereniging zonder winstoogmerk georganiseerd. In geval van een vzw is vereist dat de dienstverrichter-vzw de opleiding toegankelijk stelt uitsluitend voor personen die reeds effectief een beroep uitoefenen die verband houdt met de bijscholing. De vrijstelling geldt ook enkel voor het geval de vzw in de rechtspersonenbelasting wordt getaxeerd. Een specifiek toepassingsgeval zijn de autorijscholen. De lessen ter voorbereiding van de theoretische en praktische proeven, door de examencentra verstrekt aan personen die hun rijbewijs willen behalen voor het besturen van een mottorrijtuig (kortom: de autorijlessen), worden niet als onderwijs beschouwd. Echter, betreft het een opleiding tot het behalen van het rijbewijs voor het besturen van een vrachtwagen of autobus, aangeboden door een vzw, dan wordt dit als een beroepsopleiding beschouwd en komt de ‘school’ wel in aanmerking voor een vrijstelling. De autorijscholen die gewone rijlessen met beroepsopleidingen combineren, zullen dan ook gemengd btw-plichtig zijn. c) Met het in a) en b) omschreven onderwijs nauw samenhangende diensten en leveringen van goederen, door instellingen die erkend zijn door de overheid of er van afhangen - Nauw samenhangende diensten en leveringen van goederen Veel onderwijsinstellingen bieden naast het onderwijs nog andere diensten en leveringen van goederen aan. We denken daarbij aan het verstrekken van spijs en drank aan de leerlingen en het onderwijzend personeel, het verschaffen van logies aan leerlingen, gastdocenten en –professoren, het ter beschikking stellen van lokalen aan leerlingen die zich buiten de normale lesuren bezig houden met naschoolse activiteiten, het verhuren van boeken aan leerlingen, het verzorgen van een dienst inzake leerlingenvervoer, … Deze diensten en leveringen vallen ook onder de vrijstelling. De school moet dus geen btw aanrekenen aan de leerlingen en de leerkrachten, zolang de diensten en de leveringen samenhangen met het onderwijs. Zo is zelfs de verkoop van groenten, gekweekt door leerlingen van een landbouwschool, vrij van btw. - Erkenning door de overheid of er van afhangen De onderwijsinstellingen die erkend zijn door de overheid zijn vrijgesteld van btw. Daarnaast kunnen ook de instellingen of diensten die aan de erkende instellingen zijn toegevoegd of ervan afhangen, vrijgesteld zijn van btw. Het gaat hier voornamelijk om de gekende internaten. Naar btw-normen is er sprake van een internaat als de leerlingen kunnen beschouwd worden als internen en voor de gehele duur van hun studietijd gehuisvest worden in de instelling en waar zij op duurzame wijze kunnen verblijven. Het moet gaan om een woonst vergelijkbaar met de familiale woonst, waar zij ook de nodige huishoudelijke zorgen kunnen genieten. Ingeval men dagelijks naar huis gaat, maar toch maaltijden verbruikt, dan is er geen sprake van een internaat. d) Privé-onderwijs Ook privé-lessen vallen onder de noemer onderwijs, zolang het vakken betreft die betrekking hebben op school- of universitair onderwijs, of op beroepsopleiding of herscholing. De lessen moeten wel verstrekt worden door leerkrachten, dus door natuurlijke personen. Er is geen vrijstelling voor onderwijs, gegeven door anderen dan natuurlijke personen of door de exploitant van een onderwijsinstelling. 2. Enkele bijzondere praktijkgevallen. In de praktijk blijkt de toepassing van de vrijstelling niet altijd evident. Sommige activiteiten zullen in principe onder een vrijstelling vallen, maar in bepaalde omstandigheden dan weer niet.

Pagina 78

- Taalonderwijs: wordt steeds gelijkgesteld met algemeen school- of universitair onderwijs en is vrijgesteld. Dit geldt voor vzw’s die een lokaal afhuren en er seminaries organiseren. Op de inschrijvingsgelden en de eventuele verkoop van spijs en drank moet de vzw geen btw rekenen. Worden daarentegen taalstages georganiseerd, waarbij de vzw de deelnemers op een bepaalde plaats samenbrengt om van daaruit naar bijvoorbeeld de Ardennen te trekken waar de stage doorgaat, dan is de vzw wel btw-plichtig! Voor de overnachtingen en ontbijt moet zij 6% btw rekenen, voor het verstrekken van middag- en avondmaal en de cursussen moet 21% btw aangerekend worden. - Adviezen inzake voeding en vermageringskuren: Deze instellingen worden niet beschouwd als onderwijsinstellingen en vallen niet onder de vrijstelling. Het gaat hier niet om onderwijs, maar om het verstrekken van advies. - Instellingen voor sportonderricht: Deze instellingen en vzw’s komen niet in aanmerking voor de vrijstelling onderwijs. Het betreft dansscholen, maneges, vliegscholen, … Voor deze vzw’s kan in bepaalde gevallen wel de vrijstelling van art. 44 §2, 3° W.BTW. ingeroepen worden (zie vorige review). Wel geldt er een vrijstelling indien het een beroepsopleiding betreft, bijvoorbeeld de opleiding tot dansleraar, vliegtuigpiloot, … De opleidingen van de vliegscholen bijvoorbeeld worden als vrijgestelde beroepsopleidingen beschouwd indien de scholen-vzw’s beschikken over een door het Ministerie van Verkeer en Infrastructuur - Bestuur van de Luchtvaart uitgereikte exploitatievergunning. Ook de deelnemers aan de vliegopleiding moeten geslaagd zijn voor de door dat Bestuur georganiseerde theoretische proeven en dit kunnen aantonen via een attest. Wij verduidelijken ook dat balletscholen los van dansscholen moeten gezien worden. Een balletschool-vzw kan wel van de vrijstelling onderwijs genieten, een dansschool-vzw niet. Een dansschool kan ook geen vrijstelling als sportclub verkrijgen. - Brailleschrift en onderwijs voor blinden: Een vzw die brailleschrift aanleert aan blinden en slechtzienden valt onder de vrijstelling voor onderwijs. Ook het aanleren van braille aan personen die niet slechtziend zijn, maar het aanleren om zelf blinden te kunnen bijstaan, valt onder de vrijstelling. - Voor- en naschoolse kinderopvang: Wordt deze opvang georganiseerd door de scholen, dan geldt de vrijstelling, ongeacht of de school een beroep doet op eigen personeel dan wel op vrijwilligers. 3. Vrijstelling voor diensten betreffende onderwijskeuze en gezinsvoorlichting (artikel 44 §2, 5° W.BTW.) Diensten die zich bezighouden met de onderwijskeuze en de gezinsvoorlichting, alsook de nauw daarmee samenhangende leveringen van goederen en diensten, genieten van een btw-vrijstelling. a) Onderwijskeuze De organisaties die in verschillende onderwijsinstellingen uitgebreide onderzoeken doen inzake de richting die een student het best aankan en inzake eventuele slaagkansen van de studenten, zijn vrijgesteld van btw. Het betreft de zogeheten Centra voor Leerlingenbegeleiding (CLB’s), georganiseerd in de vorm van een vzw. b) Gezinsvoorlichting Er geldt tevens een vrijstelling voor de diensten die gespecialiseerd zijn inzake gezinsvoorlichting, met inbegrip van de gezinsplanning. Ook de verkoop van boeken en brochures inzake gezinsvoorlichting en –planning genieten de vrijstelling. Deze diensten worden vaak door een vzw geleverd. De vzw’s (centra) voor gezinsplanning en (seksuele) voorlichting zijn talrijk. BRON : VZW-Review nr. 146 – juni 2011

Pagina 79

BTW EN ONDERWIJS: wetswijziging schept geen duidelijkheid Er werd een wetsontwerp neergelegd ter Kamer die het befaamde artikel 44 van btw-wetboek (W.BTW.) beoogt te wijzigen, meer bepaald op het vlak van de btw-vrijstelling voor onderwijs. Vzw’s die onderwijs verstrekken, zijn van btw vrijgesteld. Het blijft echter onduidelijk wat al dan niet als onderwijs kan beschouwd worden. Het blijft wachten op de administratieve commentaren die het toepassingsgebied moeten verduidelijken… 1. Waar gaat het om? In een gemotiveerd advies aan de Belgische Staat had de Commissie van de Europese Gemeenschappen medegedeeld dat België de vrijstelling inzake onderwijs te ruim opvatte waardoor een aantal verrichtingen die normaal onder de werkingssfeer van de btw zouden moeten vallen, niet werden belast. Een aanschrijving van de FOD Financiën uit 1993 zorgde er voor dat vzw’s die onderwijs aanboden (bijvoorbeeld het geven van cursussen, seminaries, vormingssessies, …) plots aan de btw werden onderworpen en een btw-nummer moesten aanvragen. De Raad van State had deze aanschrijving in 2005 echter vernietigd. Daardoor trad een oude aanschrijving van 1978 weer in voege. Tengevolge daarvan werd onderwijs in België opnieuw vrijgesteld, ongeacht onder welke juridische vorm dit werd georganiseerd. Zowel commerciële organisaties als verenigingen zonder winstoogmerk dienden hun btw-nummer stop te zetten. Iedereen vermoedde dat de wetgever snel na 2005 initiatief zou nemen om de draagwijdte van de btw-vrijstelling te preciseren. De vernietiging van de aanschrijving bracht immers onzekerheid met zich mee. Acht (!) jaar later wordt de wet aangepast: vzw’s die onderwijs verstrekken zijn vrijgesteld van btw. De verduidelijking van de btw-vrijstelling in artikel 44 §2, 4° W. BTW werd opgenomen in het wetsontwerp van 17 april 2013 houdende fiscale en financiële bepalingen en bepalingen betreffende de duurzame ontwikkeling. Op het ogenblik van dit schrijven is het ontwerp neergelegd ter Kamer. Er wordt verwacht dat de wijziging in werking treedt op 1/1/2014. 2. Nieuw artikel 44 §2, 4° W.BTW. Artikel 44, § 2, 4°, van hetzelfde Wetboek, vervangen bij de wet van 28 december 1992, wordt vervangen als volgt: (Van de btw-belasting zijn vrijgesteld): 4° a) het school- of universitair onderwijs, waaronder onderwijs aan kinderen en jongeren, en de beroepsopleiding of -herscholing, met inbegrip van het verrichten van nauw hiermee samenhangende diensten en leveringen van goederen zoals het verschaffen van logies, spijzen en dranken en van voor het vrijgestelde onderwijs gebruikt didactisch materiaal, door publiekrechtelijke lichamen of door andere organisaties die daartoe als lichamen met soortgelijke doeleinden worden aangemerkt, voor zover voornoemde lichamen niet systematisch het maken van winst beogen en eventuele winsten niet worden uitgekeerd maar worden aangewend voor de instandhouding of verbetering van de voornoemde diensten; b) de lessen die particulier door leerkrachten worden gegeven en die betrekking hebben op school- of universitair onderwijs. 3. Toelichting Het nieuwe artikel 44 §2, 4° beoogt een betere omzetting van de Europese regels en heeft tot doel zich te schikken naar de kritieken van de Raad van State. De btw-vrijstelling wordt nu verbonden aan het ontbreken van een winstoogmerk. Onderwijs verstrekt door andere organisaties dan publiekrechtelijke lichamen (zoals vzw’s), is immers maar van de belasting vrijgesteld als deze organisaties soortgelijke doelstellingen hebben als de publiekrechtelijke lichamen, m.a.w. als zij onderwijs verstrekken en hierbij niet systematisch het maken van winst beogen en eventuele winsten

Pagina 80

niet worden uitgekeerd maar worden aangewend voor de instandhouding of verbetering van de diensten die worden verricht. Voor de toepassing van de vrijstelling moet het onderwijs betrekking hebben op: - school- en universitair onderwijs in de traditionele zin met name het systematisch overbrengen van kennis aan afzonderlijke of in groep zijnde personen die deze kennis vergaren onder leiding van een leraar of meester, ongeacht de wijze waarop het onderwijs wordt verstrekt; - de beroepsopleiding en -herscholing met als doel een vak of beroep aan te leren. Bepaalde leveringen van goederen en diensten die worden verricht in samenhang met werkzaamheden die ter verkrijging van financiële steun voor het vrijgestelde onderwijs worden georganiseerd, zijn eveneens van de belasting vrijgesteld op grond van artikel 44, § 2, 12°, van het Wetboek. Wanneer een natuurlijke persoon lessen of cursussen geeft in een instelling die diensten verstrekt die al dan niet aan de belasting onderworpen zijn, wordt aanvaard dat normaal tussen die persoon en de instelling een band van ondergeschiktheid bestaat, zodat er in hun relatie geen belastbare handeling bestaat en er bijgevolg geen btw verschuldigd is. Het gaat hier evenwel slechts om een toegeving waarvan de leerkracht geen gebruik hoeft te maken (hij kan dus ook zijn diensten factureren mét btw, als hij handelt als btw-belastingplichtige conform het btw-wetboek). 4. Commentaar Het wetgevend initiatief waar we al lang zitten op te wachten, brengt nog steeds geen duidelijkheid omtrent het toepassingsgebied ‘onderwijs’. We kunnen er enkel uit afleiden dat commerciële organisaties die onderwijs verschaffen btw-plichtig zijn, en vzw’s niet. Uiteraard moet het wel gaan om echte vzw’s, zijnde vzw’s die niet systematisch het maken van winst beogen en eventuele winsten niet uitkeren maar aanwenden voor de instandhouding of verbetering van hun onderwijsdiensten. Niet enkel het onderwijs zelf (lessen, cursussen, …) maar ook het cursusmateriaal dat verkocht, een drankje of een overnachting die aangeboden wordt, is dan vrijgesteld. Het blijft echter onduidelijk wanneer er sprake is van onderwijs. De vereiste van een erkenning door de overheid lijkt alvast te zijn weggevallen. Wij blijven echter met vragen zitten: Kunnen vzw’s die éénmalige seminaries organiseren worden vrijgesteld? Moeten er meerdere lessen worden georganiseerd en moet dit over een periode lopen gelijk aan de duur van een schooljaar? Moet er achteraf een examenreeks worden georganiseerd? Op vraag van de Raad van State diende de memorie van toelichting dit toepassingsgebied nochtans te verduidelijken. Dit is echter niet gebeurd. Het blijft dus wachten op een nieuwe administratieve richtlijn die klaarheid moet scheppen. Onze vrees is dat deze richtlijn weer lang op zich zal laten wachten, waardoor de onzekerheid voor heel wat vzw’s gewoon blijft, en men zich opnieuw moet wenden naar het plaatselijke btw-kantoor, waar men het ook meestal niet weet…

Bron: Wetsontwerp van 17/04/2013 houdende fiscale en financiële bepalingen en bepalingen betreffende de duurzame ontwikkeling BRON : VZW Review nr. 156 – juni 2013

Pagina 81

BTW EN ONDERWIJS : wetswijziging De door VSDC vzw aangekondigde wetswijziging van de btw-bepalingen met betrekking tot onderwijs zijn gepubliceerd in de bijlagen van het Belgisch Staatsblad. Voor een bespreking van deze wijziging verwijzen wij naar onze vzw-review nummer 156, blz. 5-6. Artikel 44, § 2, 4°, van het btw-wetboek, vervangen bij de wet van 28 december 1992, wordt vervangen als volgt: (Van de btw-belasting zijn vrijgesteld): 4° a) het school- of universitair onderwijs, waaronder onderwijs aan kinderen en jongeren, en de beroepsopleiding of -herscholing, met inbegrip van het verrichten van nauw hiermee samenhangende diensten en leveringen van goederen zoals het verschaffen van logies, spijzen en dranken en van voor het vrijgestelde onderwijs gebruikt didactisch materiaal, door publiekrechtelijke lichamen of door andere organisaties die daartoe als lichamen met soortgelijke doeleinden worden aangemerkt, voor zover voornoemde lichamen niet systematisch het maken van winst beogen en eventuele winsten niet worden uitgekeerd maar worden aangewend voor de instandhouding of verbetering van de voornoemde diensten; b) de lessen die particulier door leerkrachten worden gegeven en die betrekking hebben op school- of universitair onderwijs. Deze bepaling treedt in werking op 1 januari 2014. Bron: Artikel 46 en 48 van de wet van 17 juni 2013 houdende fiscale en financiële bepalingen en bepalingen betreffende de duurzame ontwikkeling (1), B.S. 28 juni 2013. BRON : VZW Review nr. 157 – september 2013

Pagina 82

IS UW VZW VRIJGESTELD VAN BTW ? – deel 4 Een vzw die btw-plichtige handelingen stelt is steeds btw-plichtig, tenzij er een beperkte omzet is, of tenzij één van wettelijk voorziene vrijstellingen van toepassing is. We overlopen stelselmatig alle vrijstellingen die voorzien zijn in artikel 44, §2 van het btw-wetboek en zijn intussen aanbeland aan art. 44, §2, 6°, 7° en 8° W.BTW.

1. Verhuur van voorwerpen van culturele aard Van de btw zijn vrijgesteld: Art. 44, §2, 6° W.BTW: Verhuur van boeken en tijdschriften, muziekpartituren, grammofoonplaten, magneetbanden, diapositieven en andere dergelijke voorwerpen van culturele aard. Vzw’s die deze zaken verhuren en de opbrengsten aanwenden tot dekking van de kosten ervan, zijn vrijgesteld van btw. Naast de beschreven voorwerpen gaat het ook om bijvoorbeeld schilderijen en foto’s. 2. De diensten verstrekt aan lezers door bibliotheken en leeszalen Van de btw zijn vrijgesteld: Art. 44, §2, 6° W.BTW: De diensten verstrekt aan lezers door bibliotheken en leeszalen. Een bibliotheek is een inrichting waarvan de voornaamste werkzaamheid erin bestaat boeken en andere documenten ter beschikking te stellen van de lezer, hetzij in de bibliotheek of de instelling zelf, hetzij door middel van een werkelijke verhuur. Een leeszaal is een plaats waar boeken verhuurd worden. De vrijstelling geldt voor vzw’s indien zij geen winstoogmerk nastreven en de opbrengsten aanwenden om de kosten te dekken. De verkoop van boeken of periodieke publicaties die voordien aan de lezer reeds verhuurd zijn, vallen niet onder de toepassing van de btw. 3. Musea, monumenten, natuurmonumenten, plantentuinen en dierentuinen Van de btw zijn vrijgesteld: Art. 44, §2, 7° W.BTW: De diensten en de leveringen van goederen die daarmee nauw samenhangen die door de exploitant aan de bezoekers worden verstrekt, met betrekking tot het al dan niet geleid bezoek aan musea, monumenten, natuurmonumenten, plantentuinen en dierentuinen. Deze organisaties genieten een vrijstelling indien de exploitant geen winstoogmerk heeft, de dienst verstrekt wordt aan de bezoeker en in nauw verband staat met het bezoek en de ontvangsten uit de exploitatie dienen tot het dekken van de kosten. Of het bezoek al dan niet geleid is, speelt geen rol. Musea en dergelijke beschikken vaak over een winkeltje of een shop, waar onder andere boeken, gidsen en souvenirs verkocht worden. In principe zijn deze inkomsten aan btw onderworpen, tenzij de verkoop in nauw verband staat met het museum of de tentoongestelde voorwerpen. We denken bijvoorbeeld aan een kleine replica van een schilderij. De verkoop van algemene boekwerken is daarentegen niet vrijgesteld. Wat als er naast een winkeltje ook een cafetaria is, waar eten en drank verkocht wordt? De Administratie aanvaardt dat het een dienst betreft die samenhangt met het bezoek van de instelling, waardoor een vrijstelling kan worden toegepast. Dit voor zover volgende voorwaarden nageleefd worden: - De cafetaria is slechts toegankelijk voor de effectieve bezoekers. Er mag geen directe toegang zijn van buiten de instelling en het lokaal is enkel gedurende de openingsuren van de instelling toegankelijk. - De exploitant mag geen andere belastbare werkzaamheden uitoefenen en mag enkel lichte maaltijden serveren.

Pagina 83

- Er mag geen concurrentieverstoring zijn ten opzichte van commerciële exploitanten. Praktisch betekent dit dat de omzet niet hoger mag zijn dan 5.580 euro of, als dit bedrag toch overschreden is, de omzet hoogstens 10% bedraagt van de totale (vrijgestelde) omzet van de exploitant. De exploitant van bijvoorbeeld een museum kan een concert laten plaatsvinden in de inrichting. Een groep artiesten krijgt dan het recht om op te treden, tegen betaling van een vergoeding aan het museum. Dit blijft buiten de werkingssfeer van de btw. Organiseert de exploitant zelf een concert, waarvoor entreegeld gevraagd wordt, dan is dit in principe een btw-plichtige dienst (tenzij een andere vrijstelling kan ingeroepen worden). Tot slot zijn er verenigingen die hun machines gaan verhuren, bijvoorbeeld een museum dat een oude locomotief ter beschikking stelt van een organisatie, die voor een bepaalde gelegenheid een rit in een oude trein wil aanbieden aan haar bezoekers. Dit kan niet onder de vrijstelling vallen. 4. Uitvoerende artiesten Van de btw zijn vrijgesteld: Art. 44, §2, 8° W.BTW: De diensten aan organisatoren van schouwspelen en concerten, aan uitgevers van grammofoonplaten en van andere klankdragers en aan makers van films en van andere beelddragers verstrekt door acteurs, orkestleiders, muzikanten en andere artiesten voor de uitvoering van toneelwerken, balletten, films, muziekstukken, circus-, variété- of cabaretvoorstellingen. Uitvoerende artiesten De diensten moeten verstrekt worden door uitvoerende artiesten, opdat ze zijn vrijgesteld van btw. Als uitvoerend artiest (onder andere) wordt beschouwd: de acteur, de orkestleider, de muzikant, de toneel- of filmregisseur, de DJ die opgenomen muziek programmeert en presenteert ter gelegenheid van een dansavond, de mannequin die optreedt tijdens een modedéfilé, … Zijn geen uitvoerende artiesten: de decorateur, rekwisiteur, grimeur, kapper, souffleur, cameraman, geluidstechnicus, filmmonteur, productieleider, personen die reclameboodschappen inspreken voor radio en tv, … De uitvoerend artiest maakt met een organisator van één of ander evenement een overeenkomst waarbij gestipuleerd wordt dat de artiest tegen betaling van een enige of totale prijs een bepaald schouwspel zal uitvoeren. De artiest verleent hierbij de rechten aan de organisator om dit schouwspel te laten uitvoeren. De vrijstelling geldt sowieso indien de artiest alleen optreedt als fysiek of privaat persoon, in eigen naam of onder een pseudoniem. Heel wat ingewikkelder ligt het als de artiesten optreden onder de vorm van een rechtspersoon, zoals bijvoorbeeld in een vzw. De Administratie nam doorheen de jaren verschillende standpunten in: 1) Het oude standpunt van de Administratie: Traden de uitvoerende artiesten op als een rechtspersoon of feitelijke vereniging, dan was de vrijstelling niet van toepassing (tenzij men in aanmerking kwam als een kleine onderneming met een lage omzet). Zij moeten btw aanrekenen en hebben recht op aftrek voor de btw die ze zelf betalen. Er werd wel een uitzondering voorzien voor uitvoerende artiesten die als groep optraden, indien aan volgende voorwaarden was voldaan: - Het optreden van de groep geschiedde in het kader van hun vrijetijdsbesteding. - De prijs voor het optreden aan de organisator mocht slechts de vergoeding van hun kosten zijn. - De gevraagde vergoeding mocht slechts gebruikt worden voor het verwezenlijken van de doelstelling van de vzw of feitelijke vereniging.

Pagina 84

Onder deze voorwaarden was er geen sprake van een economische activiteit, en bestond de btwplicht niet. De vrijstelling was dus niet van toepassing, wel was de btw-wetgeving gewoonweg niet van tel. Enkel dan moesten vzw’s geen btw aanrekenen. Rechtspraak heeft dit standpunt van de Administratie veroordeeld. Indien een gelijkaardige prestatie wordt geleverd door een fysisch persoon of door een rechtspersoon (ongeacht of het een groep is), dan kan die niet op een verschillende manier aan de btw onderworpen worden. Daarnaast is het zo dat bepaalde vzw’s waarin uitvoerende artiesten zijn ondergebracht, voor hun culturele prestaties een beroep kunnen doen op art. 44, §2, 9° W.BTW (zie volgende Review). 2) Nieuw standpunt van de Administratie: De Administratie werd teruggefloten door de rechtspraak en wijzigde hun standpunt. De vrijstelling is nu niet langer afhankelijk van de hoedanigheid van de dienstverrichter, namelijk natuurlijk persoon of rechtspersoon. De Administratie trekt dus het vorige standpunt in. Vzw’s kunnen geen btw meer aanrekenen en hebben geen recht op aftrek meer. De vraag die nu al enkele jaren rijst is of deze rechtspraak en standpunt tot gevolg zal hebben dat de aftrek (van 21%) die door de vzw's in het verleden werd toegepast, én de btw-betalingen (tegen het tarief van 6%) nu zal worden geregulariseerd of niet. Het zou een schadelijke operatie kunnen worden voor veel vzw's. De toepassing van het nieuwe standpunt wordt daarom nog niet geëist door de Administratie. Vzw’s die het nieuwe standpunt nu al willen toepassen, mogen dit voorlopig doen. De Administratie zal geen kritiek uitoefenen in het geval een btw-plichtige vzw een recht op teruggaaf van de in het verleden geheven btw zou willen uitoefenen. In dat geval moet natuurlijk rekening gehouden worden met een herziening van het recht op aftrek dat oorspronkelijk werd uitgeoefend. Btw die werd betaald mogen ze dus terugvragen, maar natuurlijk moet de btw die zij hebben afgetrokken, verrekend worden. Intussen zijn we enkele jaren verder en is de Administratie nog steeds aan het onderzoeken in hoeverre de diensten geleverd door deze vzw’s en andere rechtspersonen, toch zouden kunnen belast worden. Omdat er nog altijd geen duidelijk standpunt is in deze materie, hebben uitvoerende artiesten die optreden onder de vorm van een vzw momenteel de keuze of ze al dan niet wensen te genieten van de betreffende vrijstelling. Ze kunnen ook opteren voor de toepassing van de btw. Enkele bijzondere toepassingsgevallen: 1) Beeldende kunstenaars en schilders: een creatieve kunstenaar die geregeld werken verkoopt of tenminste die bedoeling heeft, is een btw-plichtige, ook al is hij niet zeker om werken te kunnen verkopen en ook al vinden de verkopen met onregelmatige tussenpozen plaats. Zij zijn geen uitvoerende artiesten. 2) Royalties betaald aan een uitvoerend artiest: als een uitvoerend artiest vergoedingen of royalties ontvangt, dan zijn deze vrij van btw op voorwaarde dat de artiest een fysieke persoon of feitelijke groepering is, al dan niet georganiseerd als rechtspersoon. Het gaat bijvoorbeeld om een muziekgroep, georganiseerd als vzw, die van hun platenmaatschappij een percentage op de verkoop van hun cd’s ontvangt. 3) Diensten voor radio- en tv: enkel indien publiek toegelaten is in het tv- of radiostation, wordt het station als organisator van een schouwspel beschouwd, en zijn de vergoedingen voor de uitvoerende artiesten, ook de vzw’s, vrij van btw. 4) Theaterbureaus: een theaterbureau is een soort makelaar, die ten behoeve van organisatoren van schouwspelen de nodige artiesten (we hebben het hier enkel over groepen-vzw) uit hun portefeuille afleveren uit eigen beheer, of door toedoen van hun collega’s. Levert zo’n bureau een dienst in België aan een organisator van een optreden, dan is de vergoeding voor de bemiddeling onderworpen aan 21%. Rekent het bureau ook de uitkoopsom aan van de groep

Pagina 85

die door het bureau werd gecontacteerd, dan heeft men de keuze om de uitkoopsom te factureren aan 6% of om te kiezen voor de btw-vrijstelling voor uitvoerende artiesten. Als het theaterbureau niet enkel bemiddelt tussen de organisator en de artiesten, maar bijkomende diensten levert, zoals de organisatie van ticketverkoop, zoeken van sponsors, … dan wordt het bureau beschouwd als een ondernemer van schouwspelen. Voor de Administratie wordt het bureau dan geacht fictief de diensten van de uitvoerende artiesten te hebben ontvangen en deze ook zelf te hebben verstrekt aan de organisator. De artiest moet zijn prestaties dan factureren aan het bureau, die zelf factureert aan de organisator, maar dan wel voor het totale bedrag, dus voor de diensten van de artiest en de eigen diensten. Het tarief op het totaalbedrag is 21%. De artiest, (groep-vzw), factureert aan het bureau aan 6% of kiest voor de vrijstelling. Als het bureau zelf volledig een concert organiseert in België, dan zal de groep-vzw aan het bureau factureren, aan het verlaagd tarief van 6% of zonder btw. 5. De diensten verstrekt aan organisatoren door voordrachtgevers Van de btw zijn vrijgesteld: Art. 44, §2, 8° W.BTW: De diensten aan organisatoren van voordrachten verstrekt door voordrachtgevers die als zodanig handelen. Eenieder die op een bijeenkomst of een vergadering spreekt over onderwerpen die de toehoorders kunnen onderrichten, is een voordrachtgever. Het betreft hier natuurlijke personen en geen vzw’s. Een vzw kan als voordrachtgever dus geen diensten verstrekken aan de organisatoren ervan. Een vzw kan natuurlijk wel zelf voordrachten organiseren. Dat is niet vrijgesteld van btw. Vaak wordt dit verward met onderwijs, wat wel vrijgesteld is van btw. Het geven van voordrachten onderscheidt zich van onderwijs op de volgende punten: - Het onderwerp van de voordracht is van algemene of culturele aard; - De uiteenzetting gebeurt niet of op minder didactische en systematische wijze; - De medewerking van de toehoorders is minder actief; - Er is sprake van een openbaar karakter (net zoals bij een schouwspel) 6. Deelnemers aan sportwedstrijden Van de btw zijn vrijgesteld: Art. 44, §2, 8° W.BTW: De diensten aan organisatoren van sportwedstrijden of sportfeesten verstrekt door deelnemers aan die wedstrijden of feesten. De deelnemers zijn nooit vzw’s. Dit geldt dus niet voor vzw’s. BRON : VZW Review nr. 147 – september 2011

Pagina 86

IS UW VZW VRIJGESTELD VAN BTW? – deel 5 In onze uiteenzetting omtrent de btw-vrijstellingen voor vzw’s zijn we aan ons laatste artikel toe. We overlopen de vrijstellingen van art. 44, §2, 9° tot 12° W.BTW. 1. Organisatie van culturele manifestaties en voorstellingen Van de btw zijn vrijgesteld: Art. 44, §2, 9° W.BTW: De organisatoren van toneel-, ballet- en filmvoorstellingen, tentoonstellingen, concerten en conferenties. Vrijgestelde inkomsten en voorwaarden De vrijstelling houdt in dat de inkomsten uit ticketverkoop (inkomgelden) vrijgesteld zijn van btw. Daarnaast worden de leveringen van goederen die nauw verwant zijn of betrekking hebben op de publieke voorstellingen (diensten) beoogd. Belangrijk is dat de vzw-organisator moet erkend zijn door de bevoegde overheid en dat de inkomsten uit de levering van de goederen die in nauw verband staan met de diensten, dienen om de kosten van deze diensten te dekken. Onder de erkennende bevoegde overheid worden verstaan de gemeenten en Gemeenschappen die bevoegd zijn culturele aangelegenheden. Culturele vzw’s die nog niet erkend zijn, maar hun erkenning al hebben aangevraagd, kunnen gedurende de periode van de erkenningsprocedure van de btw worden vrijgesteld. Wordt de erkenning later geweigerd, dan wordt de instelling btw-plichtig op het ogenblik waarop de weigering tot erkenning aan de vereniging werd betekend. De erkenning houdt niet automatisch de toekenning van subsidies in door de minister van cultuur. Omgekeerd zal de btw-administratie uit de toekenning van subsidies in sommige gevallen veronderstellen dat de instelling erkend is door de bevoegde overheid. Voorbeelden van leveringen van goederen - Uitbating van een cafetaria: Deze inkomsten zijn vrijgesteld indien de cafetaria enkel open is op het ogenblik dat er voorstellingen plaatsvinden. Dit betekent dat toeschouwers tijdens de pauze of na de voorstellingen iets kunnen nuttigen en wat napraten. Is de drankgelegenheid ook op andere tijdstippen opengesteld, dan vervalt de vrijstelling. - Verkoop van brochures met teksten van de conferentie of lezing: Deze brochures kunnen vrij van btw worden verkocht aan het publiek dat de lezing of voordracht heeft bijgewoond. Worden ze daarnaast aan het brede publiek verkocht, dan is de totale verkoop aan btw onderworpen. - Verkoop van programmaboekjes en sponsoringsovereenkomsten: Deze boekjes kunnen vrij van btw worden verkocht. De inlassing van publiciteit en reclame in deze boekjes, wat dikwijls gebeurt om de kosten te drukken, is tevens vrijgesteld. De inkomsten uit sponsoringovereenkomsten zijn vrijgesteld, voor zover de verbintenis betrekking heeft op de aangekondigde manifestatie. Dit zijn belangrijke inkomsten voor de organisator. Het laat hem toe redelijke ticketprijzen te kunnen aanbieden. In ruil voor deze inkomsten, maakt de vzw reclame voor de sponsor (bijvoorbeeld via de website, uithangen van spandoeken in de zaal, …) - Gratis recht op toegang

Pagina 87

Sommige festivals of voorstellingen zijn gratis voor het publiek. Inkomsten worden dan enkel gehaald uit de verkoop van spijs en drank of uit publicitaire deals. Er zal in dit geval geen btw afgedragen worden op de entreegelden (want er zijn geen). Dit betekent dat er ook geen recht op aftrek is op de gemaakte kosten. Daarom moeten de publicitaire en de cateringinkomsten aan btw onderworpen worden. De btw op de kosten met betrekking tot publiciteit en catering worden zo aftrekbaar. De btw met betrekking tot de kosten inzake het artistieke gedeelte mogen in geen geval in aftrek genomen worden. 2. Terbeschikkingstelling instellingen

van

personeel

door

religieuze

of

levensbeschouwelijke

Van de btw zijn vrijgesteld: Art. 44, §2, 10° W.BTW: De diensten die bestaan in de terbeschikkingstelling van personeel door religieuze of levensbeschouwelijke instellingen, in de mate dat die terbeschikkingstelling gebeurt met het oog op het verlenen van geestelijke bijstand of met het oog op het verrichten van de diensten die worden verstrekt door ziekenhuizen, diensten voor gezinshulp en ambulancediensten, door bejaardentehuizen, homes voor gehandicapten, kinderbewaarplaatsen, jeugdinstellingen en door onderwijsinstellingen. We illustreren dit aan de hand van een bestaand voorbeeld: een kloostergemeenschap die sommige van haar leden ter beschikking stelt van een onderwijsinstelling voor het verstrekken van onderwijs, geniet van de vrijstelling. Daarnaast hield de gemeenschap zich ook bezig met de dagelijkse schoonmaak van de gebouwen. De inkomsten van deze ter beschikking stelling bleven volledig vrijgesteld. 3. Handelingen in het belang van de leden Van de btw zijn vrijgesteld: Art. 44, §2, 11° W.BTW: De diensten en de nauw daarmee samenhangende leveringen van goederen ten behoeve en in het gemeenschappelijk belang van hun leden, verricht tegen betaling van een krachtens de statuten bepaalde bijdrage, door instellingen die geen winst beogen en doeleinden van politieke, syndicale, religieuze, levensbeschouwelijke, vaderlandslievende, filantropische of staatsburgerlijke aard nastreven. Voorwaarden - Vzw met specifieke doeleinden Er moet sprake zijn van een politiek, syndicaal, religieus, levensbeschouwelijk, vaderlandslievend, filantropisch of staatsburgerlijk doel. In dat geval is er doorgaans een vrijstelling voor alle activiteiten. Dit is een meevaller, aangezien deze vzw’s veelal activiteiten van sociale aard organiseren, die afzonderlijk gezien geen btw-vrijstelling kunnen verkrijgen. Vzw’s die hun activiteiten uitsluitend toespitsen in de vrijetijdssector, worden niet vrijgesteld, ook al is er sprake van diensten en levering van goederen ten behoeve van leden. Er is dan immers geen sprake van de beoogde doelstellingen. We geven een paar voorbeelden van vrijgestelde activiteiten:  Een instelling zonder winstoogmerk die zich bezighoudt met problemen in verband met het landschap, het openbaar groen en milieubeheer en zijn leden hierover regelmatig advies en info geeft, onder andere via de verspreiding van een tijdschrift.  Een vzw met als doel de verspreiding van wetenschappelijke informatie met betrekking tot de medische vooruitgang, ten behoeve van de beoefenaars van de geneeskunde.  Studentenverenigingen, zolang hun activiteiten niet concurrentieverstorend zijn (bijvoorbeeld inzake de verkoop van studentencursussen, het organiseren van reizen voor studenten, …).

Pagina 88

- Diensten in het gemeenschappelijk belang van de leden: De diensten worden in het gemeenschappelijk belang van de leden verricht wanneer het daaruit verkregen voordeel geldt voor alle leden die zich verbonden hebben, de ene tegenover de andere, om gemeenschappelijk de totale kost te dragen van het aan ieder van hen verschafte voordeel. Indien in de praktijk blijkt dat het betaalde lidgeld eigenlijk een betaalde prijs is als tegenprestatie voor een dienst in het eigen belang van een lid, dan zal er wel degelijk btw-onderwerping zijn. - Diensten verleend tegen een door de statuten bepaalde ledenbijdrage: Er is slechts een vrijstelling voor de diensten die een vereniging aan haar leden verstrekt tegen een betaling van een bijdrage die statutair is vastgelegd. Dit roept meteen vragen op, omdat veel vzw’s over twee soorten leden beschikken, namelijk effectieve leden (leden van de algemene vergadering die een lidgeld betalen) en toegetreden leden (leden die geen deel uitmaken van de algemene vergadering, enkel deelnemen aan de activiteiten van de vzw en tevens een lidgeld betalen). De vzw-wet stelt dat enkel de bijdrage van de effectieve leden statutair vermeld moet worden. De bijdrage van de toegetreden leden staat meestal enkel in een huishoudelijk reglement of in de notulen van de raad van bestuur. Een antwoord op een parlementaire vraag bracht duidelijkheid: er moet geen rekening gehouden worden met het feit of het effectieve of toegetreden leden betreft, evenmin met het feit of de statuten of een intern document deze prijs bepalen. Vzw’s die enkel de bijdrage voor de effectieve leden statutair bepaalden, en de bijdrage van de toegetreden leden vastgelegd hebben in een intern reglement, komen dus in aanmerking voor de vrijstelling. 4. Handelingen ter verkrijging van financiële steun Van de btw zijn vrijgesteld: Art. 44, §2, 12° W.BTW: De leveringen van goederen en de diensten, verricht in samenhang met werkzaamheden die ter verkrijging van financiële steun met betrekking tot in 1° tot 4°, 7° en 11° van §2 genoemde handelingen zijn georganiseerd door en uitsluitend ten bate van diegenen die deze handelingen verrichten. De bedoeling van deze vrijstelling is duidelijk: Sommige inkomsten, die op zich aan btw onderworpen zijn, worden vrijgesteld zodat de beoogde instellingen extra financiële steun kunnen verkrijgen (zonder btw te moeten aanrekenen) uit bepaalde activiteiten om zo het hoofd boven water te kunnen houden. De extra activiteiten mogen echter niet tot concurrentieverstoring leiden ten opzichte van commerciële instellingen. Welke vzw’s kunnen zich op deze vrijstelling beroepen (handelingen ten bate van instellingen uit art. 44 §2, 1° tot 4°, 7° en 11° W.BTW)? Het gaat om handelingen verricht door inrichtingen voor gezondheidsverzorging, instellingen voor gezinshulp en babysitting, instellingen voor vervoer van zieken en gewonden met ziekenwagens, kinderbewaarplaatsen en zuigelingentehuizen, jeugdinstellingen, bejaardentehuizen, sportinrichtingen en instellingen voor lichamelijke opvoeding, onderwijsinstellingen, uitbating van musea, monumenten en soortgelijke inrichtingen, instellingen die doeleinden van politieke, syndicale, religieuze, levensbeschouwelijke, vaderlandslievende, filantropische of staatsburgerlijke aard nastreven. Deze handelingen mogen geen permanent karakter krijgen, maar moeten bijkomstig blijven. Zo zal er geen vrijstelling zijn voor de permanente uitbating van een cafetaria. De werkzaamheden mogen slechts af en toe worden georganiseerd, ter verkrijging van financiële steun. Het gaat dus eerder om voordrachtavonden, dansavonden, theatervoorstellingen, schoolfeesten, opendeurdagen, jaarlijkse barbecue, jaarlijkse pannekoekenverkoop, … 5. Tot slot In de voorbije VZW-Reviews gaven we een overzicht van alle btw-vrijstellingen waar vzw’s een beroep op kunnen doen (zie vzw-review nummer 144 tot 147). Hoewel we alle vrijstellingen hebben gestaafd

Pagina 89

aan de hand van praktijkvoorbeelden, blijft het een ingewikkelde materie. Twijfelt u eraan of uw vereniging vrijgesteld is, aarzel dan niet om onze boekhoudkundige dienst te contacteren. BRON : VZW Review nr. 148 – november 2011

Pagina 90

HET DAGONTVANGSTENBOEK Handelaars, maar ook ook btw-plichtige vzw’s die een winkel of kantine uitbaten, moeten een dagontvangstenboek bijhouden, waarin zij de dagontvangsten opnemen van alle verkopen waarvoor zij geen factuur opstellen. De inschrijving moet per btw-tarief gebeuren. Dit boek moet ofwel vastbladig zijn, maar kan ook elektronisch worden bijgehouden. In dit artikel geven we hierover wat meer uitleg, aangezien we vaststellen dat bij btw-controles steeds meer de nadruk wordt gelegd op deze formele verplichtingen.

1. Principe Indien uw vzw verkoopt aan particulieren, bijvoorbeeld in een kantine of in een winkel, en u bent btwplichtig, dan moet u in principe geen factuur uitreiken, maar het mag wel. Geeft u geen factuur, dan moet u uw verkopen dagelijks inschrijven in een dagboek van ontvangsten (zie Koninklijk Besluit nummer 1 van 29 december 1992, artikel 14). Is uw omzet uit uw verkopen kleiner dan 5.580 euro, dan kan u als kleine onderneming een vrijstelling bekomen. U moet in dat geval geen dagontvangstenboek bijhouden. 2. Dagontvangstenboek Het dagontvangstenboek is een vastbladig boek waarin het totale bedrag van de dagontvangsten van dag tot dag moeten worden ingeschreven. Elke globale inschrijving moet verantwoord worden door gedetailleerde stukken, zoals verkoopbonnen, kasticketten, … Voor de ontvangsten uit de leveringen van goederen met een waarde van meer dan 250 euro per eenheid is een afzonderlijke inschrijving vereist, tenzij een duidelijk verantwoordingsstuk wordt opgesteld waaruit de aard van het verkochte goed blijkt (bijvoorbeeld een factuur). 3. Voorschriften Er moet rekening gehouden worden met volgende voorschriften: - De inschrijving moet dagelijks geschieden. - De inschrijving moet per btw-tarief gebeuren (6%, 12%, 21%). - De inschrijving mag niet op losse bladen (manueel inschrijven of geprinte verslagen inplakken). - Het dagboek moet voorafgaand genummerd zijn. - Het dagboek moet per twaalf maanden bijgehouden worden. - Het dagboek en de verantwoordingsstukken moeten op de zetel bijgehouden worden, tot drie maanden na de afsluiting. - Per vestiging moet een dagboek bijgehouden worden. - Per aangifteperiode moet het totaal worden overgebracht naar een centralisatiedagboek. - Als er geen aparte verantwoordingsstukken zijn, dan moet elke verkoop apart in het dagontvangstenboek vermeld worden. - Gebeurt de inschrijving niet volgens deze voorschriften, dan is de boete €125 per overtreding! Elke niet ingeschreven dagontvangst is een overtreding. Met andere woorden: vier dagen niet ingeschreven, brengt vier keer een boete met zich mee. - Heeft u een vergissing begaan, dan kunt u die nog corrigeren, door een nieuwe, afzonderlijke en correcte inschrijving op de dag waarop u uw vergissing heeft ingezien met een verwijzing naar de inschrijving die u wilt wijzigen.

Pagina 91

- De dagboeken van ontvangsten en de centralisatieboeken moeten gedurende 7 jaar bewaard worden, te rekenen vanaf de 1e januari van het jaar volgend op de sluiting.

4. Elektronische versie van het dagontvangstenboek Het boek kan ook elektronisch bijgehouden worden. Door gebruik te maken van een modern kassasysteem kunnen de afdrukken uit het systeem ingeplakt worden in het dagontvangstenboek. Het dagboek van ontvangsten en de dubbels van de rekeningen of van de ontvangstbewijzen dienen elektronisch toegankelijk te zijn op het zeteladres (per vestiging) tot het verstrijken van de derde maand volgend op die waarin het genoemd dagboek afgesloten werd. Het dagboek van ontvangsten mag zich dus nooit, zelfs niet tijdens de BTW-periode, bij de boekhouder bevinden. Indien er meerdere vestigingen zijn, dan is een centralisatieboek noodzakelijk. Het dagboek van ontvangsten, ongeacht of het wordt gehouden op papier of op een digitale wijze, dient de handelingen op te nemen verricht tijdens een periode van 12 maanden. In het geval het dagboek van ontvangsten op digitale wijze gehouden wordt, is het derhalve noodzakelijk om op het einde van de periode van 12 maanden een nieuw digitaal dagboek van ontvangsten te maken, om de verrichtingen van de daaropvolgende 12 maanden in te schrijven. Indien uw vzw het geheel van de dagelijkse financiële rapporten bewaart in een afzonderlijk bestand dat aldus het dagboek van ontvangsten uitmaakt, moet in principe een nieuw afzonderlijk bestand, bestemd voor het bewaren van de financiële rapporten voor de volgende 12 maanden, aangemaakt worden op het einde van de periode van 12 maanden. Het bijhouden van uw dag ontvangstenboek is niet toegelaten in Excell. Een dagontvangstenboek is verkrijgbaar in boekvorm in de vakhandel of kan elektronisch bijgehouden worden wanneer u over kassasoftware beschikt. 5. Geen financieel dagboek Het BTW-dagontvangstenboek is geen financieel dagboek (kasboek) dat enkel betrekking heeft op de contante betalingen. Alle verkopen aan particulieren, ook diegenen die niet cash hebben betaald, moeten in het dagontvangstenboek vermeld worden (behalve als aan particulieren facturen uitgereikt worden)! In een financieel dagboek staan trouwens ook uitgaven vermeld die contant betaald werden. BRON : VZW Review nr. 148 – november 2011

Pagina 92

Verplichtingen bij werken met vrijwilligers    

vrijwilligers organisatienota vrijwilligers nominatieve lijst verklaring op eer


Pagina 93

VRIJWILLIGERS Inleiding Om hun doeleinden zo goed als mogelijk te realiseren is het voor vzw’s absoluut noodzakelijk dat zij een beroep doen op de hulp van talloze vrijwilligers: het organiseren van de jaarlijkse barbecue of het in goede banen leiden van de jaarlijkse activiteiten is enkel mogelijk mits de hulp van de leden, de bestuurders en sympathisanten. Vaak heeft het organiseren van dergelijke activiteiten heel wat voeten in de aarde, maar ook het vastleggen van een veralgemeend juridisch statuut voor deze vrijwilligers blijkt geen sinecure. Dit statuut wordt geregeld door de Wet betreffende de rechten van vrijwilligers van 3 juli 2005, verschenen in het Belgisch Staatsblad op 29 augustus 2005 (vrijwilligerswet). Wij bespreken alle belangrijke aspecten. 1. Een werk van lange adem Reeds in 1994 werd dit statuut gedeeltelijk geregeld, maar enkel met betrekking tot vrijwilligerswerk in de welzijns- en gezondheidssector. Voor een algemene regeling was het wachten op de wet betreffende de rechten van vrijwilligers van 3 juli 2005 (B.S. 29.08.2005), die algauw werd gewijzigd door de Wet houdende diverse bepalingen van 27 december 2005 (B.S. 30.12.2005). Aanvankelijk zouden de bepalingen uit de vrijwilligerswet in werking treden op 1 februari 2006, maar omdat de uitvoeringsbesluiten die nodig waren om de wet correct te kunnen toepassen, lange tijd ontbraken, werd de inwerkingtreding uitgesteld door de Wet van 7 maart 2006 tot wijziging van de wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers en van de wet van 27 december 2005 houdende diverse bepalingen (B.S. 13.04.2006), die de inwerkingtreding opschortte tot 1 augustus 2006. Uiteindelijk bracht de wet van 19 juli 2006 tot wijziging van de vrijwilligerswet nog een aantal veranderingen aan. De datum van inwerkingtreding bleef wel van kracht. 2. Vrijwilligers : een definitie Volgens de Wet betreffende de rechten van vrijwilligers (vrijwilligerswet) wordt “elke activiteit die onbezoldigd en onverplicht wordt verricht ten behoeve van één of meerdere personen van een groep of organisatie of van de samenleving als geheel en die ingericht wordt door een organisatie anders dan in familie- of privé-verband en die niet door dezelfde persoon en voor dezelfde organisatie wordt verricht in het kader van een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een statutaire instelling”, als vrijwilligerswerk beschouwd (Art. 3, 1° Vrijwilligerswet). Hoe moeten we deze definitie nu interpreteren? Kort gezegd dient deze definitie zo ruim mogelijk worden geïnterpreteerd en zijn er twee elementen uit de definitie van belang: Een onbezoldigde activiteit, anders dan in familie- of privé-verband: Het vrijwilligerswerk moet onbezoldigd zijn, hoewel dit niet uitsluit dat de vrijwilliger voor zijn gemaakte kosten een vergoeding kan ontvangen (zie verder: kostenvergoeding). Een handje toesteken binnen de organisatie, of anders gezegd, kosteloos meewerken aan de werking van de organisatie volstaat om als vrijwilliger beschouwd te worden en onder het toepassingsgebied van de wet te vallen. Bij wijze van voorbeeld kunnen we opnoemen : lesgevers, jeugdmonitoren, ziekenbegeleiders, administratief medewerkers,onderhoudsmedewerkers, ouders die een handje toesteken op de jaarlijkse barbecue of het schoolfeest, maar ook de leden die achter de toog staan in de cafetaria van een sportclub. Wie enkel deelneemt aan de activiteiten van een organisatie, is geen vrijwilliger. Logischerwijze wordt hulp aan familie of vrienden niet als vrijwilligerswerk beschouwd.

Pagina 94

Niet in het kader van een arbeidsovereenkomst, een dienstencontract of een aanstelling:

statutaire

Wie reeds als werknemer, als zelfstandige of als ambtenaar voor een organisatie werkt, komt niet langer in aanmerking om vrijwilligersactiviteiten te verrichten binnen dezelfde organisatie, tenzij het om volledig gescheiden activiteiten gaat. 3. Mag iedereen vrijwilligerswerk verrichten? In principe kan iedereen vrijwilligerswerk verrichten. Voor bepaalde categorieën is de mogelijkheid tot vrijwilligerswerk echter afhankelijk van een voorafgaandelijke aangifte: Uitkeringsgerechtigde werklozen en bruggepensioneerden : De personen kunnen vrijwilligerswerk verrichten met behoud van hun respectievelijke uitkeringen op voorwaarde dat men een voorafgaande aanvraag via formulier C45B indient bij de RVA en men het akkoord van de directeur van het werkloosheidsbureau verkrijgt vooraleer men de vrijwilligersactiviteit aanvat. Neemt de RVA binnen de twee weken na ontvangst van de volledige aangifte geen beslissing, dan wordt het vrijwilligerswerk geacht aanvaard te zijn. Een eventuele negatieve beslissing (een verbod of beperking van de activiteit waarvoor een aanvraag is ingediend) genomen buiten deze termijn van twee weken kan slechts op de toekomst betrekking hebben, tenzij de activiteit toch bezoldigd werd. Gepensioneerden : Er is geen melding nodig aan Rijksdienst voor Pensioenen om als gepensioneerde onbetaald vrijwilligerswerk te verrichten met behoud van het pensioen. Zieken met vervangingsinkomen : De toelating van de adviserend geneesheer is noodzakelijk. De adviserend geneesheer zal vaststellen of de activiteiten als vrijwilliger verenigbaar zijn met de algemene gezondheidstoestand van de betrokkene, vooraleer deze toestemming geeft. Schoolplichtige jongeren : Zij kunnen vrijwilligerswerk presteren van zodra zij 15 jaar zijn en niet meer onderworpen aan de voltijdse leerplicht. 4. Het systeem van de kostenvergoedingen Zoals gezegd is het vrijwilligerswerk onbezoldigd. Dit neemt niet weg dat een vrijwilliger toch een kostenvergoeding kan krijgen. Het gaat dus niet om een loon, maar om een vergoeding van kosten die de vrijwilliger maakt tijdens het vrijwilligerswerk. Er zijn twee systemen: Terugbetaling van de werkelijk gemaakte kosten: De vereniging kan ervoor kiezen de werkelijk gemaakte kosten aan de vrijwilligers terug te betalen. In dit systeem dient de vrijwilliger alle gemaakte kosten te kunnen staven aan de hand van bewijsstukken. Deze bewijsstukken moeten in de boekhouding worden bewaard. Kan de vrijwilliger de kosten bewijzen, dan worden hij daarop niet belast, ongeacht het bedrag. In principe moeten er ook geen fiscale fiches opgemaakt worden (voor deze problematiek, zie: Review nummer 158, november 2013, blz. 3 en blz. 78).

Pagina 95

Voor sommige kosten is het bewijs evenwel onmogelijk te leveren, we denken bijvoorbeeld aan het gebruik van een computer, aangezien deze ook voor privé-doeleinden wordt gebruikt. We moeten u niet uitleggen dat het quasi onmogelijk is om te bewijzen welke hoeveelheid inkt werd geprint voor de vzw… Daarom is er ook de mogelijkheid van een forfaitaire kostenvergoeding. Beide systemen van kostenvergoeding zijn echter niet te cumuleren voor dezelfde vrijwilliger. Een kilometervergoeding kan wel als werkelijk gemaakte kosten worden beschouwd. Evenwel kan per kilometer slechts een forfait worden toegekend van € 0,3461 (tot 1/7/2014). Forfaitaire kostenvergoeding De vzw kan ook een forfaitaire kostenvergoeding uitbetalen waarvoor geen bewijzen nodig zijn.. De forfaitaire kostenvergoeding is aan een dubbele maximumgrens onderworpen : max. 24,79 euro per dag en max. 991,57 euro per jaar. Dit zijn de niet-geïndexeerde basisbedragen (31,72 euro per dag en 1.308,38 euro per jaar index 2013). De grensbedragen worden jaarlijks geïndexeerd. Deze vergoedingen zijn vrij van RSZ en niet belastbaar op voorwaarde dat de grensbedragen niet overschreden worden. Er moeten geen fiscale fiches opgemaakt worden. De grenzen moeten per vrijwilliger per jaar en niet per vzw gerespecteerd worden. Is de vrijwilliger in meerdere verenigingen actief, dan mogen de vergoedingen bij alle verenigingen samen de dagen jaargrens niet overschrijden. Indien het dus de bedoeling is dat de vrijwilliger op jaarbasis het volledige forfait zal ontvangen, dan is het aan te raden dat de organisatie de vrijwilliger bij aanvang een document laat tekenen waarin de vrijwilliger verklaart geen forfaits te ontvangen bij andere verenigingen. Belangrijk is dat de fiscale omzendbrief van 5.3.1999 de mogelijkheid voorziet om de vzw te verplichten om per jaar een nominatieve lijst voor te leggen met vermelding van de uitgekeerde sommen. Elke verrichting van elke vrijwilliger dient u daarin op te nemen. Hoewel de omzendbrief voorziet in een mogelijkheid, is dit wel degelijk een verplichting: indien u op het eind van het jaar gevraagd wordt deze lijst voor te leggen en u deze lijst niet heeft bijgehouden, dan zit u met een groot praktisch probleem. Het is dus aangeraden om in de boekhouding een dergelijke lijst bij te houden. Combinatie forfait – reëel Het is sinds kort mogelijk om een combinatie te maken van de forfaitaire kostenvergoeding met een terugbetaling van de reële vervoerskosten, en dit voor maximum 2000 kilometer per jaar per vrijwilliger. Concreet: - Als vrijwilliger gebruikt u uw eigen wagen: u kan voor 2013 op jaarlijkse basis het forfait krijgen van 1308,38 euro. Tevens kan u, mits u het aantal kilometer kan aantonen, 0,3461 euro/kilometer krijgen (met een maximum van 2000 keer 0,3461 euro). - Als vrijwilliger gebruikt u uw eigen fiets: u kan voor 2013 op jaarlijkse basis het forfait krijgen van 1308,38 euro. Tevens kan u, mits u het aantal kilometer kan aantonen, 0,22 euro/kilometer krijgen (met een maximum van 2000 kilometer). - Als vrijwilliger gebruikt u het openbaar vervoer: u kan voor 2013 op jaarlijkse basis het forfait krijgen van 1308,38 euro. Tevens kan u de kostprijs van uw ticketjes van de bus, trein, … terugbetaald krijgen, echter met een maximum van 2000 kilometer. Per kilometer kan u 0,3461 euro krijgen. 5. Informatieplicht Krachtens de nieuwe wetgeving is elke organisatie die met vrijwilligers werkt, verplicht om alvorens de activiteit van de vrijwilliger een aanvang neemt, de vrijwilliger te informeren over de organisatie, de doelstelling van de vereniging, de eventuele verzekering, de eventuele vergoeding, enz. Deze informatieplicht is niet onderworpen aan vormvoorschriften. De informatie kan ter beschikking gesteld

Pagina 96

worden via het ledenblad, de website, een folder, aanplakking in een lokaal of op eender welke andere wijze. Aanvankelijk voorzag de vrijwilligerswet wel in vormvoorschriften : “Alvorens de activiteiten van een vrijwilliger voor een organisatie een aanvang nemen, diende de organisatie hem, ter informatie, een organisatienota te bezorgen. Het voormeld artikel vermeldt hierop geen uitzonderingen”. Deze organisatienota diende aan elke vrijwilliger apart te worden bezorgd. Dat dit heel wat praktische problemen met zich meebracht, werd blijkbaar over het hoofd gezien. Zo is het bijvoorbeeld onmogelijk dergelijke nota te bezorgen aan iemand die op de laatste knip inspringt om een handje te helpen. De administratieve last en rompslomp die deze plicht met zich meebracht zou voor sommige verenigingen ook niet te overzien zijn geweest. Gelukkig volstaat nu dus een informele informatieplicht. De bewijslast inzake de informatieplicht ligt bij de vzw. De organisatie moet kunnen bewijzen dat de vrijwilliger op de hoogte is of kan zijn van de elementen die het voorwerp uitmaken van de informatieplicht. Het mondeling informeren van de vrijwilliger kan bijgevolg de nodige bewijsproblemen geven. Volgende informatie moet meegedeeld worden : - Juridisch statuut van de organisatie en sociale doelstelling. - Vermelding van het verzekeringscontract dat de vzw heeft afgesloten ter dekking van de burgerrechtelijke aansprakelijkheid van de organisatie met uitzondering van de contractuele aansprakelijkheid. - Vermelding van andere verzekeringen die voor de vrijwilliger werden afgesloten (vb lichamelijke ongevallen, rechtsbijstand). - Vermelding of al dan niet een kostenvergoeding wordt uitbetaald. Indien dit het geval is, in welke gevallen en welke soort vergoeding (reële of forfaitaire kostenvergoeding) evenals het bedrag indien het om een forfaitair bedrag gaat. - Melding dat de vrijwilliger geheimen kan vernemen ten aanzien waarvan hij gehouden is tot de geheimhoudingsplicht zoals bedoeld in art. 458 van het Strafwetboek. 6. Toepassing van het arbeidsrecht Een aantal bepalingen uit het arbeidsrecht zijn van toepassing op vrijwilligers ondanks het feit dat deze medewerkers geen werknemers zijn. Voor vrijwilligers die onder het gezag van een organisatie werken, zijn volgende aspecten van het arbeidsrecht van toepassing : - Voor een vrijwilliger moet er geen dimona-aangifte worden gedaan. Wel moet hij in een vrijwilligersregister ingeschreven worden. Dit volgt uit de toepassing van het koninklijk besluit nr. 5 van 23 oktober 1978 betreffende het bijhouden van sociale documenten. - De vrijwilliger moet een exemplaar van het arbeidsreglement krijgen (wet van 8 april 1965 tot instelling van de arbeidsreglementen). - Vrijwilligerswerk valt onder het toepassingsgebied van de arbeidswet van 16 maart 1971 en de wet van 4 januari 1974 betreffende de feestdagen. Dit betekent dat ook voor vrijwilligers de reglementering inzake arbeidsduur, zondagsarbeid, nachtarbeid, arbeid op feestdagen, …moet gerespecteerd worden. De toepassing van deze aspecten van het arbeidsrecht is niet evident omdat veel vrijwilligers zich inzetten voor hun vereniging na dagtaak en dit is juist ’s avonds en op zon- en feestdagen. - De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij uitvoering van hun werk moet toegepast worden op vrijwilligers. 7. Zijn bestuurders ook vrijwilligers? Een niet onbelangrijke vraag is of een onbezoldigd bestuurder in een vzw een vrijwilliger is. Indien het bestuursmandaat onbezoldigd wordt uitgeoefend, dan kan een bestuurder ook een forfaitaire kostenvergoeding als vrijwilliger ontvangen, als hij effectief vrijwilligerswerk doet dat los staat van zijn taken als bestuurder. Bestuurders vallen echter niet onder de aansprakelijkheidsregeling die voorzien wordt voor vrijwilligers. De aansprakelijkheid van de bestuurders wordt geregeld volgens de bepalingen van de VZW-wet van 27 juni 1921 gewijzigd door de wet van 2 mei 2002. Er moet dan ook geen verplichte verzekering afgesloten worden voor de bestuurders. Een bestuurder kan, naast het uitoefenen van zijn

Pagina 97

bestuurstaken, evenwel ook als vrijwilliger voor de vzw werken. Voor die activiteiten wordt hij uiteraard wel als een vrijwilliger beschouwd en zijn de besproken bepalingen inzake aansprakelijkheid en verzekering van toepassing. Een bestuurder kan dus geen forfaitaire kostenvergoeding krijgen, enkel en alleen omdat hij deelneemt aan de raad van bestuur! Ingeval de loutere aanwezigheid op de raad van bestuur vergoed wordt, is deze vergoeding aan belastingen onderworpen (via een op te maken fiscale fiche 281.30). Er is hier natuurlijk sprake van een grijze zone. Voorafgaand of aansluitend op een raad van bestuur zijn er vaak momenten waarop men wel degelijk vrijwilligerswerk verricht dat in aanmerking komt voor een belastingvrije vergoeding (bijvoorbeeld het klaarzetten van een zaal, opkuisen van de zaal, …). Veiligheidshalve doet u er dus goed aan om het vrijwilligerswerk niet louter te beperken tot het ‘aanwezig zijn’ op de raad van bestuur. Kosten voor ‘bestuurstaken’ zoals het voeren van de boekhouding of het opmaken van verslagen, het bijhouden van het ledenregister of andere administratieve zaken, moeten ook steeds vergoed kunnen worden. 8. Aansprakelijkheid en verzekering: sinds 1 januari 2007 De nieuwe reglementering bepaalt dat de vrijwilliger niet burgerlijk aansprakelijk is voor de schade die hij, behalve de schade aan zichzelf, berokkent bij het verrichten van vrijwilligerswerk ingericht door een vzw behalve in het geval van bedrog van de vrijwilliger, zware fout van de vrijwilliger of bij een eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomende lichte fout van de vrijwilliger. In het geval de vrijwilliger niet burgerlijk aansprakelijk is, is de vzw burgerlijk aansprakelijk voor de schade. Daarom is elke VZW nu verplicht om in het kader van het vrijwilligerswerk een verzekering burgerrechtelijke aansprakelijkheid af te sluiten die de burgerlijke aansprakelijkheid van de organisatie dekt, met uitzondering van de contractuele aansprakelijkheid. De gemeenten en provincies zijn verplicht om de organisaties te informeren over deze verzekeringsplicht. De organisaties krijgen de mogelijkheid om tegen betaling van een premie aan te sluiten bij een collectieve polis. Het is verplicht sinds 1/1/2007 de verzekering af te sluiten. 9. Vermelding code in de overschrijvingsopdracht van vrijwilligersvergoedingen In het kader van bescherming van de bedragen op een zichtrekening tegen beslag of overdracht, is door de Wet van 27 december 2005 houdende diverse bepalingen (BS 31/12/2005) een systeem van codes ingevoerd die verplicht moeten vermeld worden bij betaling van lonen en bepaalde andere vergoedingen op een zichtrekening. Sinds 1.1.2007 is een vereniging die vrijwilligersvergoedingen uitbetaalt aan een vrijwilliger verplicht om de code /B/ te vermelden in de betalingsmededeling. De code is een hoofdletter tussen 2 schuine strepen gevolgd door een spatie en moet vermeld worden in de eerste 3 posities van de ruimte voor vrije mededelingen vóór elke andere mededeling. Deze code is verplicht door de vzw te gebruiken zowel bij een overschrijving op een zichtrekening als bij storting van contanten op de rekening van de vrijwilliger. 10. Website Op onze website www.vsdc.be (downloads – sociale wetgeving) vindt u nog enkele interessante documenten terug, zoals een voorbeeld van een nominatieve lijst, een organisatienota, …

Pagina 98

ORGANISATIENOTA VRIJWILLIGERS

1. Gegevens organisatie -

Naam organisatie :

-

Juridisch statuut :

-

Maatschappelijke zetel :

-

Telefoonnummer en eventueel emailadres :

-

Omschrijving sociale doelstelling :

2. Gegevens vrijwilliger : -

Naam vrijwilliger :

-

Adres :

-

Telefoonnummer :

-

Persoon en telefoonnummer te contacteren bij ongeval :

-

Omschrijving van het vrijwilligerswerk met eventuele vermelding van plaats en tijdstippen waarop het vrijwilligerswerk wordt uitgevoerd :

3. Verzekeringen 3.1. De organisatie heeft een verplichte verzekering afgesloten die de burgerrechtelijke aansprakelijkheid dekt van de organisatie, met uitzondering van de contractuele aansprakelijkheid. -

Naam verzekeringsmaatschappij :

-

Polisnummer :

3.2. De organisatie heeft volgende facultatieve verzekeringen afgesloten : -

Omschrijving gedekt risico : lichamelijke schade die geleden is door de vrijwilligers bij ongevallen tijdens de uitvoering van het vrijwilligerswerk of op de weg van en naar de activiteiten en voor ziekten opgelopen als gevolg van de vrijwillige activiteit.

-


-

Polisnummer :

-

Omschrijving gedekt risico : rechtsbijstand

-


-

Polisnummer :

Pagina 99

4. Onkostenvergoedingen : aankruisen wat van toepassing is o o o

o

o

De organisatie betaalt geen onkostenvergoeding aan de vrijwilliger. De organisatie betaalt een forfaitaire onkostenvergoeding aan de vrijwilliger ten bedrage van …………………………… De organisatie betaalt een onkostenvergoeding op basis van effectief gemaakte onkosten waarvan het bewijs door de vrijwilliger aan de organisatie wordt overhandigd. Onkosten die terugbetaald worden, zijn : …………………………………………………………….. De organisatie betaalt een forfaitaire onkostenvergoeding aan de vrijwilliger ten bedrage van ………………………………. De organisatie betaalt tevens een onkostenvergoeding op basis van effectief gemaakte kosten. Het betreft een vergoeding voor reële vervoerskosten waarvan het bewijs door de vrijwilliger aan de organisatie wordt overhandigd. Er is een terugbetaling ten belope van ……………… kilometer. (maximum 2000 kilometer). Andere wijze van terugbetaling onkosten : ………….

5. Geheimhoudingsplicht De vrijwilliger kan gegevens vernemen ten aanzien waarvan hij gehouden is tot de geheimhoudingsplicht volgens art. 458 van het Strafwetboek. Art. 458 SW : Geneesheren, heelkundigen, officieren van gezondheid, apothekers, vroedvrouwen en alle andere personen die uit hoofde van hun staat of beroep kennis dragen van geheimen die hun zijn toevertrouwd, en deze bekendmaken buiten het geval dat zij geroepen worden om in recht of voor een parlementaire onderzoekscommissie getuigenis af te leggen en buiten het geval dat de wet hen verplicht die geheimen bekend te maken, worden gestraft met een gevangenisstraf van acht dagen tot zes maanden en met een geldboete van honderd tot vijfhonderd frank (om te zetten naar euro).

6. Aansprakelijkheid De organisatie is burgerlijk aansprakelijk voor de schade die de vrijwilliger aan derden en aan de organisatie berokkent bij het verrichten van vrijwilligerswerk, behalve in geval van bedrog, zware fout of eerder gewoonlijk dan toevallig voorkomende lichte fout van de vrijwilliger.

Handtekening van de verantwoordelijke van de organisatie : …………………………………………

Handtekening van de vrijwilliger : Voor ontvangst : ……………………. Datum ondertekening :

Pagina 100

Naam VZW Straat en nr Postnr. en gemeente

ONKOSTENVERGOEDING VRIJWILLIGER Jaar

Naam van de vrijwilliger : Straat en Huisnr. Postnr. en gemeente

De betrokken vrijwilliger verklaart hierbij voor het hierbovenvermelde jaar een vergoeding als vrijwilliger te hebben ontvangen Deze vergoeding is niet hoger dan 24,79 € per dag en 991,57 € per jaar (niet-geïndexeerde bedragen) Datum

Plaats waar de prestatie werd uitgevoerd

Totaal

Pagina 101

Handtekening

Bedrag

Naam vzw Adres Ondernemingsnummer: …

Verklaring op eer 2013 Ondergetekende, ………………………………………………… (naam), bevestigt hierbij dat hij/zij voor de vzw …………………………………………………………. vrijwilligerswerk zal verrichten in het jaar 2013. Hij/zij ontvangt hiervoor een forfaitaire onkostenvergoeding voor een bedrag van maximaal 32,71 Euro per dag en maximaal 1.308,38 Euro per jaar. Ondergetekende verklaart op eer om gedurende het jaar 2013 de volgende plafonds niet te zullen overschrijden: - Het totale bedrag van alle onkostenvergoedingen die de vrijwilliger ontvangt voor het vrijwilligerswerk in alle verenigingen samen is niet hoger dan 32,71 Euro per dag. - Het totale bedrag van alle onkostenvergoedingen die de vrijwilliger ontvangt voor het vrijwilligerswerk in alle verenigingen is niet hoger dan 1.308,38 Euro per jaar. - De totale kilometervergoeding bedraagt in alle verenigingen samen niet meer dan 2000 kilometer en overschrijdt volgende maximumbedragen per kilometer niet:  

Voor verplaatsingen met de eigen wagen of met het openbaar vervoer: voor de periode van 1/1/2013 tot 30/6/2013: max. € 0,3456 per km; voor de periode van 1/7/2013 tot 31/12/2013: max. € 0,3461 per km). Voor verplaatsingen met de eigen fiets: max. € 0,22 per km.

Optioneel: Ondergetekende verklaart in regel te zijn met alle formaliteiten, vereist om vrijwilligerswerk te kunnen doen, ingeval hij/zij een uitkering van de RVA, of enige andere (vervangings)uitkering ontvangt of heeft aangevraagd. Ondergetekende erkent dat enige inbreuk op het verklaarde kan leiden tot een regresvordering op de eigen persoon door de vzw die door deze inbreuk schade zou ondervinden (optioneel: of tot het verlies van uitkeringen) en verklaart in te staan voor de gevolgen ervan.

Opgemaakt in twee exemplaren, te …………………….……………., op ……………………………

Naam en handtekening vrijwilliger …………………………………

Pagina 102

Verplichtingen bij tewerkstellen van personeel  

verplichtingen bij aanwerven personeel wegwijs in paritaire comités


Pagina 103

WELKE PLICHTEN HEEFT U BIJ HET AANWERVEN VAN PERSONEEL? Hoewel het overgrote deel van de VZW’s in België enkel op vrijwilligers een beroep doen, kan een VZW steeds personeel in dienst nemen. Hierbij komen een aantal zaken kijken. Wij geven u een bondig overzicht. Verplichte aansluitingen: - Inschrijving bij de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) + onmiddellijke melding van elke tewerkstelling (via Dimona-aangifte): Elke werkgever die voor de eerste maal één of meer werknemers aanwerft moet zich bij de RSZ identificeren. Er zijn daarvoor twee mogelijkheden: - De werkgever voorziet een tewerkstelling in de nabije toekomst en wil zich als werkgever reeds melden bij de RSZ. Op de portaalsite van de Sociale Zekerheid (www.socialsecurity.be) moeten identificatieformulieren gedownload worden. De werkgever stuurt ze, ingevuld en ondertekend, naar de RSZ. - De werkgever neemt een eerste werknemer in dienst. Uiterlijk vlak voor de tewerkstelling dient hij een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling in, beter gekend als een Dimona-aangifte. Daardoor start automatisch de inschrijvingsprocedure. De RSZ stuurt per post de nodige identificatieformulieren naar de werkgever die ze zo vlug mogelijk, ingevuld en ondertekend, aan de RSZ terugbezorgt. Voor elke werknemer die in dienst treedt, moet voorafgaandelijk een Dimona-aangifte worden gedaan. Ook bij uitdiensttreding is een Dimona vereist, ten laatste de eerste werkdag na de datum van uitdiensttreding. - Ontvangkantoor belastingen op de hoogte brengen: De identificatiegegevens van de werkgever moeten worden meegedeeld aan het bevoegde regionale ontvangkantoor waaraan de ingehouden bedrijfsvoorheffing moet gestort worden. Van het brutoloon moet immers bedrijfsvoorheffing worden afgehouden. - Aansluiting bij een kinderbijslagfonds: Van zodra de werkgever één of meer werknemers tewerkstelt, moet de werkgever aansluiten bij een kinderbijslagfonds. Binnen de 90 dagen na de aanwerving kan men aansluiten bij een kinderbijslagfonds naar keuze. Maakt men zelf geen keuze, dan volgt na 90 dagen automatisch een aansluiting bij de Rijksdienst voor Kinderbijslag voor Werknemers (RKW). Elke werkgever moet bij een kinderbijslagfonds aansluiten, zelfs wanneer geen enkele van de werknemers aan de voorwaarden voor het verkrijgen van kinderbijslag voldoet. - Aansluiting bij een vakantiefonds: Als de werkgever handarbeiders tewerkstelt, is de werkgever verplicht aan te sluiten bij een vakantiefonds dat bevoegd is voor de toepasselijke beroepssector. Het vakantiefonds betaalt jaarlijks het vakantiegeld uit aan de arbeiders. Voor bedienden betaalt de werkgever zelf het vakantiegeld uit. - Aansluiting bij een externe dienst voor preventie en bescherming op het werk: Deze dienst moet de werkgever bijstaan om een globaal preventieplan op te stellen en voert een risicoanalyse van de onderneming uit. Zo kunnen de arbeiders medisch worden gecontroleerd bijvoorbeeld.

Pagina 104

- Afsluiten van een arbeidsongevallenverzekering: De werkgever is verplicht om zelf een verzekeringspolis voor arbeidsongevallen af te sluiten. Hij kan dit doen bij een verzekeringsmaatschappij naar keuze. Dit moet gebeuren vóór het begin van de tewerkstelling. Verplichtingen ten opzichte van het personeel: - Afsluiten van een arbeidsovereenkomst: De arbeidsovereenkomst is een overeenkomst waarbij een persoon, de werknemer, zich ertoe verbindt tegen loon arbeid te verrichten voor een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon (de werkgever), en dit werk onder zijn gezag uit te voeren. Een arbeidsovereenkomst bevat meestal (onder andere) de volgende informatie: naam en adres van werkgever en werknemer, begindatum (en eventueel einddatum) van de tewerkstelling, plaats van tewerkstelling, omschrijving van het uit te voeren werk, verloning en berekeningswijze, werkduur en werkrooster. - Opmaken van een arbeidsreglement: Het arbeidsreglement stelt de algemene arbeidsvoorwaarden vast en geeft aan de werknemers informatie over de werking en de organisatie van het werk binnen de onderneming. Verplichte vermeldingen zijn onder andere: de uurroosters, de duur van de jaarlijkse vakantie met de regels voor toekenning van deze vakantie, de wijze(s) van controle op de arbeid met het oog op het bepalen van het loon, de wijze, het tijdstip en de plaats van betaling van het loon, de namen van de door de werkgever aangeduide geneesheren tot wie de door een arbeidsongeval getroffene zich kan wenden, … - Overhandigen van sociale documenten: De belangrijkste zijn: een maandelijks loonbriefje, individuele rekeningen, fiscale fiche, ... - In de loop van de tewerkstelling moeten aangiftes ingediend worden bij de RSZ en de fiscus. Tot slot: Een werkgever is vrij om al dan niet aan te sluiten bij een sociaal secretariaat. Gezien de complexiteit van de arbeidswetgeving is het eigenlijk onmogelijk geworden om niet bij een sociaal secretariaat aan te sluiten. De benaming “Sociaal secretariaat” is voorbehouden aan erkende sociale secretariaten die aan een aantal strikte kwaliteitseisen voldoen. VSDC vzw is door de RSZ sedert 01/01/1996 erkend als Sociaal Bureau. Dit betekent dat u als VZW-werkgever kan aansluiten bij een sociaal secretariaat met gespecialiseerde ervaring in het verenigingsleven. Het Sociaal Bureau van VSDC vzw staat u met raad en daad bij inzake alle personeelsaangelegenheden. BRON : VZW Review nr. 138 – november 2009

Pagina 105

WEGWIJS IN DE PARITAIRE COMITES: VSDC denkt met u mee. Indien uw vzw er aan denkt om personeel te werk te stellen of indien er reeds personeel in dienst is, dan bent u op sociaalrechtelijk vlak steeds gebonden aan een specifiek paritair comité. Elke vzw valt immers onder een paritair comité, dat ondernemingen met gelijkaardige activiteiten groepeert en onderwerpt aan een regelgeving aangepast aan de arbeidsvoorwaarden. VSDC vzw heeft een jarenlange expertise opgebouwd met betrekking tot de paritaire comités die specifiek voor het verenigingsleven gelden. Een gedegen kennis door uw sociaal bureau van deze comités geeft uw vzw als werkgever de zekerheid dat u onder het juiste paritair comité terecht komt, dat alle berekeningen van de lonen van uw personeel correct gebeuren en dat de juiste spelregels gevolgd worden. Het sociaal bureau van VSDC vzw volgt alle reglementeringen op de voet en is uw ideale partner op sociaalrechtelijk vlak.

1. Opdracht – samenstelling – aantal Per sector bestaat er een paritair comité dat samengesteld is uit een gelijk aantal vertegenwoordigers van de grote vakbonden (werknemersorganisaties) en van de werkgeversorganisaties. Een paritair comité is een overlegorgaan tussen werkgevers en werknemers, voornamelijk met het oog op het onderhandelen van collectieve arbeidsovereenkomsten (cao’s) en het toezicht op de uitvoering ervan. Dergelijke cao’s bepalen voor elke sector bindende regels inzake minimumlonen, loonbarema’s en arbeidsvoorwaarden, die moeten nageleefd worden. Een paritair comité tracht ook geschillen tussen de werkgevers en de werknemers te voorkomen of bij te leggen. Zij geeft ook advies aan de Nationale Arbeidsraad (NAR) en aan de regering. Ze zijn opgericht voor alle sectoren met de bedoeling om de ondernemingen met gelijkaardige activiteiten te groeperen en een regelgeving uit te werken die aangepast is aan de arbeidsvoorwaarden. Voor een specifiek grondgebied of activiteitensector kunnen er paritaire subcomités opgericht worden. Dit zijn onderafdelingen van de paritaire comités. Sommige categorieën van werknemers komen niet in aanmerking voor de paritaire comités, zoals personen die werkzaam zijn bij de Staat, de Gemeenschappen, de Gewesten, provincies, gemeenten en overheidsinstellingen die ervan afhangen, personen tewerkgesteld bij de gesubsidieerde instellingen voor vrij onderwijs, werknemers aangeworven op basis van een PWAarbeidsovereenkomst … Op 1 januari 2011 bestonden er in België 102 paritaire comités en 70 paritaire subcomités. 2. Oprichting van een paritair comité De paritaire comités worden opgericht bij koninklijk besluit. In dergelijk besluit worden een aantal zaken vastgelegd, zoals de benaming van het paritair comité, de bedrijfstak of de ondernemingsactiviteiten en het territoriaal gebied die tot het bevoegdheidsgebied van het comité behoren en de personen die eronder vallen (arbeiders en/of bedienden). De procedure tot oprichting van een paritair comité is lang en ingewikkeld. Het voorstel komt er meestal op verzoek van de bevoegde minister die zijn voornemen moet bekendmaken in het Belgisch Staatsblad. Die bekendmaking vermeldt de benaming en het bevoegdheidsgebied van het paritair comité. De betrokken werkgevers- en werknemersorganisaties kunnen dan meedelen of ze wensen vertegenwoordigd te zijn en kunnen bemerkingen meedelen. Na de bekendmakingsprocedure onderzoekt de administratie de voorstellen en eventuele bezwaren. De procedure tot oprichting is beëindigd zodra het koninklijk besluit tot oprichting van het paritair comité en tot vaststelling van de benaming en de bevoegdheid ervan is bekendgemaakt in het Belgisch Staatsblad. Vervolgens onderzoekt de administratie de representativiteit van de werkgevers- en werknemersorganisaties die om vertegenwoordiging hebben verzocht. Daarna stelt de Koning het aantal leden van het nieuw paritair comité vast bij koninklijk besluit. De minister stelt de organisaties aan die zullen vertegenwoordigd worden en bepaalt het aantal mandaten dat elk van hen toekomt. Een gelijkaardige procedure moet gevolgd worden om het bevoegdheidsgebied van een paritair comité te wijzigen.

Pagina 106

3. Onder welk paritair comité valt uw vzw? Het is zeer belangrijk voor uw vzw om het bevoegde paritair comité te kennen. Zoals aangehaald bepalen de afgesloten cao’s de loon- en arbeidsvoorwaarden in uw vzw. Het feit dat men behoort tot een paritair comité impliceert meestal eveneens de betaling van bijdragen aan een Fonds voor Bestaanszekerheid, ofwel rechtstreeks, ofwel via de RSZ. Elke werkgever wordt geacht het paritair comité te kennen waartoe hij behoort. Dit is uiteraard een utopie en daarom kan u een beroep doen op VSDC vzw. Wij stellen onze jarenlange expertise ter beschikking om uw vzw onder het juiste paritaire comité onder te brengen. Het belangrijkste criterium om het bevoegd paritair comité te bepalen is de activiteit die werkelijk uitgeoefend wordt op het Belgisch grondgebied door de vzw. Er moet gelet worden op de activiteit uitgeoefend door de vzw zelf, de activiteit waarvoor het personeel is tewerkgesteld en enkele objectieve criteria zoals fabricageprocédés, gebruikte werktuigen, de aard en de bestemming van eventuele geproduceerde of verkochte producten, enz. Niet determinerend om de activiteit van uw vzw af te bakenen is het sociaal oogmerk, het type van arbeidsovereenkomst, de opleiding of de taken van de werknemer, het lidmaatschap bij een werkgeversfederatie, het RSZ-kengetal of de bepalingen van de collectieve arbeidsovereenkomsten. Er bestaat een uitzondering op dit principe: sommige paritaire comités worden toegekend op basis van het beroep of de overeenkomst van de werknemers, zoals bijvoorbeeld het paritair comité voor de sport nr. 223, bevoegd voor de betaalde sportbeoefenaars. Een werkgever valt in principe onder één enkel paritair comité, volgens het principe "de bijzaak volgt de hoofdzaak". De hoofdactiviteit is de economische activiteit waaraan de meeste arbeidsuren besteed worden of waaraan de meeste personeelsleden tewerkgesteld worden. Er bestaan ook hier uitzonderingen op deze regel. Zo zijn er bijvoorbeeld specifieke paritaire comités voor arbeiders en voor bedienden en kan een vzw onder verschillende paritaire comités vallen voor haar arbeiders en haar bedienden. Ook kan een vzw die verschillende activiteiten uitoefent zonder onderling verwantschap, uitgeoefend in verschillende lokalen met personeel dat uitsluitend ingezet wordt voor elk van deze activiteiten, onder verschillende paritaire comités vallen. Typisch voorbeeld in de vzwsector is een sportclub met een kantine. Voor de sportlesgevers is PC 329 van toepassing, voor het kantinepersoneel geldt PC 302. Naast uw sociaal bureau is er de Algemene Directie van de Collectieve Arbeidsbetrekkingen. Deze algemene directie brengt advies uit tot bepaling van het bevoegd paritair comité, op basis van een onderzoek dat ter plaatse gebeurt door de Algemene Directie Toezicht op de Sociale Wetten. Het advies heeft wel geen enkele bindende kracht en heeft geen enkel juridisch gevolg. Enkel de arbeidsrechtbank kan een bindend besluit nemen betreffende het behoren tot een paritair comité. Enkel de individuele geschillen kunnen voor de rechtbank komen, met name een geschil tussen werkgever en werknemer of tussen de werkgever en de RSZ of een Fonds voor Bestaanszekerheid. De beslissing van de rechtbank heeft geen invloed op sectoraal niveau, maar treft enkel de betrokken partijen. 4. Typische paritaire comités voor het verenigingsleven Tot slot overlopen we de meest voorkomende paritaire comités in het verenigingsleven en schetsen deze kort. P.C. 319 voor de opvoedings- en huisvestingsinrichtingen en –diensten: Vzw’s zoals inrichtingen voor gehandicapten, inrichtingen die huisvesting bieden aan maatschappelijk achtergestelde groepen, inrichtingen in het kader van bijzondere jeugdbijstand vallen onder dit P.C. P.C. 329 voor de socio-culturele sector: Heel veel vzw’s vallen onder dit paritair comité. We geven enkele voorbeelden: culturele centra, bibliotheken, sportverenigingen, niet-commerciële radio-verenigingen, jeugdwerk en jeugdhuizen,

Pagina 107

organisaties voor ontwikkelingssamenwerking en volksontwikkeling, organisaties ter bescherming van het leefmilieu, … P.C. 330 voor de gezondheidsinrichtingen en –diensten: Ook hier vinden we veel vzw’s terug: revalidatiecentra, wijkgezondheidscentra, rust- en verzorgingstehuizen, ziekenhuizen, P.C. 331 voor de Vlaamse welzijns- en gezondheidssector: Heel veel vzw’s zoals peutertuinen, diensten voor thuisopvang van zieke kinderen, crèches, buitenschoolse kinderopvang worden ondergebracht in dit paritair comité. P.C. 337 voor de non-profit sector: Dit PC is bevoegd voor organisaties van de non-profitsector, zijnde elke privé-organisatie die tot doel heeft aan haar leden of aan de gemeenschap diensten te verlenen, zonder de bedoeling daarmee winst te maken en waarvan de financiering voornamelijk gebeurt door subsidies, giften, lidgelden of vrijwilligerswerk. Veel vzw’s kunnen er in onder gebracht worden. 5. Wenst u personeel in dienst te nemen of te veranderen van sociaal secretariaat? Contacteer ons sociaal bureau! (in groter kader) Gezien de complexiteit van de paritaire comités en de arbeidswetgeving is het onmogelijk geworden om niet bij een sociaal secretariaat aan te sluiten. De benaming “Sociaal secretariaat” is voorbehouden aan erkende sociale secretariaten die aan een aantal strikte kwaliteitseisen voldoen. VSDC vzw is door de RSZ sedert 01/01/1996 erkend als Sociaal Bureau. Wij zijn een sociaal secretariaat met een unieke en gespecialiseerde ervaring in het verenigingsleven en kunnen u bijstaan inzake alle personeelsaangelegenheden. BRON : VZW Review nr. 150 – maart 2012

Pagina 108

Verplichtingen voor vzw's

Recommend Documents