POSTADRES TEL
AAN
Postbus 93374, 2509 AJ Den Haag
070 - 381 13 00
FAX
Raad Nederlandse Detailhandel
070 - 381 13 01
BEZOEKADRES
E-MAIL
Prins Clauslaan 20
[email protected]
INTERNET
DATUM ONS KENMERK
www.cbpweb.nl
17 juni 2004 z2004-0253
CONTACTPERSOON
UW BRIEF VAN UW KENMERK
ONDERWERP
Voorafgaand onderzoek; verklaring omtrent rechtmatigheid U heeft op 18 februari 2004 een melding gedaan bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP) van een geheel of gedeeltelijk geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens, te weten het waarschuwingsregister detailhandel (meldingsnummer: m1239227). Naar aanleiding van deze melding heeft het CBP een voorafgaand onderzoek als bedoeld in artikel 31 van de Wet bescherming persoonsgegevens (WBP) ingesteld. Het door het CBP ingestelde vooronderzoek heeft geleid tot het besluit een nader onderzoek als bedoeld in artikel 32, vierde lid, WBP in te stellen. Uw melding is overeenkomstig artikel 3:12 Algemene wet bestuursrecht ter inzage gelegd bij het CBP. Van deze terinzagelegging is kennis gegeven in de Staatscourant. Naar aanleiding hiervan zijn bij het CBP reacties van enkele belanghebbenden ontvangen. Bij brief van 24 mei 2004 bent u hiervan in kennis gesteld en is u de gelegenheid geboden om hierop te reageren. De Raad Nederlandse Detailhandel (RND) heeft op 1 juni 2004 het CBP haar reactie hierop toegestuurd. In het kader van het nader onderzoek is u bij brief van 19 april 2004 een aantal vragen gesteld met het verzoek deze schriftelijk te beantwoorden. De antwoorden heeft u bij brief van 14 mei 2004 aan het CBP gestuurd. Op 12 januari 2004 heeft de RND reeds het conceptvoorstel waarschuwingsregister ter voorkoming en bestrijding van fraude in de Detailhandel (oktober 2003) toegestuurd. Het CBP neemt als uitgangspunt voor zijn beoordeling de door u met de melding voor het voorafgaand onderzoek verstrekte informatie, het conceptvoorstel van oktober 2003, de eerdergenoemde briefwisseling en betrekt hierbij het commentaar van de belanghebbenden uit de openbare voorbereidingsprocedure. Het voorafgaand onderzoek heeft betrekking op het geheel van de door u gemelde verwerking van persoonsgegevens. Bij het beoordelen van de rechtmatigheid betrekt het CBP dan ook alle aspecten van de verwerking. Voorafgaand onderzoek Op basis van de door u verstrekte informatie komt het CBP tot de conclusie dat de door u gemelde gegevensverwerking een verwerking is als bedoeld in artikel 31, eerste lid, sub c, WBP. U bent immers voornemens om strafrechtelijke gegevens te verwerken ten behoeve van derden. In het conceptvoorstel staat dat de Stichting Fraudeaanpak Detailhandel (FAD) i.o. ten behoeve van de deelnemende organisaties een waarschuwingsregister gaat beheren ten einde te voorkomen dat een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan met een persoon die ten gevolge van frauduleus
BIJLAGEN BLAD
1
DATUM ONS KENMERK
17 juni 2004 z2004-0253
handelen door één van de deelnemers is ontslagen en tegen wie aangifte bij de politie is gedaan. Met het feit dat de persoon in het waarschuwingsregister van frauderend personeel voorkomt, worden er strafrechtelijke gegevens in de zin van artikel 22 van de WBP verwerkt. Het begrip “strafrechtelijk gegeven” heeft betrekking op zowel de veroordeling als op min of meer gegronde verdenkingen van strafrechtelijk gedrag. Het waarschuwingsregister heeft de functie van een verwijslijst naar de achterliggende incidentregisters bij de deelnemende organisaties en kan niet los daarvan beoordeeld worden. Om deze reden beoordeelt het CBP in het voorafgaand onderzoek zowel de rechtmatigheid van het waarschuwingsregister als de achterliggende incidentregisters. De verklaring omtrent de rechtmatigheid op basis van het voorafgaand onderzoek heeft echter alleen betrekking op de gegevensverwerkingen die de stichting FAD in het kader van het waarschuwingsregister uitvoert. Alle deelnemende organisaties zullen voor hun verwerkingen in het kader van de waarschuwinglijst middels een melding bij het CBP voor een voorafgaand onderzoek in aanmerking komen. In het geval dat er sprake is van een rechtmatige gegevensverwerking, vastgelegd in een protocol, is het mogelijk dat het CBP hierbij een versnelde en gestandaardiseerde procedure hanteert. Het CBP ziet in deze situatie namelijk in beginsel geen aanleiding om bij de ondernemingen die het protocol onderschrijven een nader onderzoek uit te voeren. Toetsingskader In een voorafgaand onderzoek toetst het CBP de rechtmatigheid van de gegevensverwerking aan de hand van de in de WBP gestelde normen. Op basis van artikel 22, lid 4, sub c, WBP is het verbod op het verwerken van strafrechtelijke gegevens ten behoeve van derden niet van toepassing indien er passende en specifieke waarborgen zijn getroffen en de procedure, zoals bedoeld in artikel 31 WBP (het voorafgaand onderzoek) is gevolgd. Het verwerken van strafrechtelijke gegevens ten behoeve van derden kan grote consequenties voor betrokkene hebben. Zwaarwegend in het oordeel van het CBP omtrent de rechtmatigheid is daarom met name of het voorstel van de verantwoordelijke om de gegevensverwerking op een bepaalde manier te organiseren voldoende passende en specifieke waarborgen biedt voor een zorgvuldige gegevensverwerking. De vraag of er voldoende waarborgen zijn getroffen krijgt invulling middels de belangenafweging op grond van artikel 8, onder f, WBP. Bedrijven en bedrijfstakken kunnen een gerechtvaardigd belang hebben bij het gebruik van een waarschuwingslijst. De gegevensverwerking dient echter noodzakelijk te zijn voor het gerechtvaardigd belang en er dient gekeken te worden of het belang of fundamentele rechten en vrijheden van de betrokkene, in het bijzonder het recht op bescherming van de persoonlijke levenssfeer, niet prevaleert (artikel 8, onder f, WBP).
BLAD
2
DATUM ONS KENMERK
17 juni 2004 z2004-0253
Het aanleggen van een waarschuwingslijst is te rechtvaardigen middels een belangenafweging tussen het bedrijfstakbelang bij de waarschuwingslijst en de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer en de andere rechten en vrijheden van betrokkene bij diens plaatsing op deze lijst. Deze belangenafweging krijgt invulling middels de begrippen proportionaliteit, subsidiariteit, ernst van de misstand en de gevolgen voor de betrokkene. Voor het verkrijgen van een rechtmatige grondslag op grond van artikel 8, onder f, WBP zal er in het kader van de belangenafweging passende waarborgen getroffen moeten worden. Als de waarschuwingslijst beschikbaar wordt gesteld voor een (aanzienlijk) deel van een bedrijfstak, is er sprake van verstrekkender gevolgen voor de betrokkene en dienen er zwaardere waarborgen ingesteld te worden om een zorgvuldig gebruik te garanderen en de rechten van de betrokkenen te beschermen. Dit betekent dat plaatsing op een bedrijfstakbrede lijst aan strengere plaatsingcriteria moet voldoen dan de plaatsing op de interne lijst. Alleen werknemers die ernstige strafbare feiten hebben gepleegd mogen geplaatst worden op een dergelijke brede lijst. Naast de toets op basis van de grondslag van artikel 8, onder f, WBP moet de waarschuwingslijst ook aan de andere voorwaarden voor de rechtmatigheid van de verwerking van persoonsgegevens voldoen. In dit kader zijn met name de artikelen 6, 7, 10, 11 en 13 van de WBP van belang. Dit komt er kort gezegd op neer dat de verwerking behoorlijk en zorgvuldig moet zijn, en persoonsgegevens voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden verzameld moeten worden, niet langer dan noodzakelijk bewaard moeten worden, en toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig alsmede juist en nauwkeurig dienen te zijn en passend beveiligd worden. Beoordeling De RND heeft in haar correspondentie met het CBP het bedrijfstakbelang voor de detailhandel om het probleem van de personeelsfraude aan te pakken voldoende duidelijk gemaakt. Gebleken is dat het waarschuwingsregister voor de deelnemende ondernemingen in de detailhandel een noodzakelijke, aanvullende maatregel is om te voorkomen dat een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan met een persoon die ten gevolge van frauduleus handelen door één van de deelnemers is ontslagen en tegen wie aangifte bij de politie is gedaan. De ernst en omvang van het probleem, het aantal van preventieve maatregelen dat de sector reeds heeft getroffen en het snelle persooneelsverloop overtuigen het CBP van het belang van het voeren van een dergelijk register. Gezien de stijgende kosten ten gevolge van fraude erkent het CBP dat het hier een groot probleem voor de sector betreft. Ondanks de diverse maatregelen die de sector reeds getroffen heeft om het probleem van de personeelsfraude aan te pakken, waaronder controle en toezicht en het verrichten van fraudeonderzoeken, blijft er behoefte aan aanvullende maatregelen ten behoeve van pre-employment screening. Door het grote personeelsverloop is het niet altijd mogelijk om personeelsfraude naar aanleiding van een CV op te sporen. Het waarschuwingsregister is om deze redenen als aanvullende preventieve maatregel voor de aanpak van personeelsfraude van “filiaalhoppers” in de detailhandel te rechtvaardigen. Het gebruik van het waarschuwingsregister is echter slechts te rechtvaardigen, indien dit naast en niet in plaats van de andere maatregelen van pre-employment screening wordt ingezet. Het CBP wil u in dit kader dan ook erop
BLAD
3
DATUM ONS KENMERK
17 juni 2004 z2004-0253
attenderen dat de verklaring omtrent gedrag op grond van de per 1 april 2004 vernieuwde wetgeving betreffende de justitiële documentatie een onderdeel van de pre-employment screening dient te zijn. Het CBP is van oordeel dat de RND zich voldoende rekenschap heeft gegeven van de noodzakelijke belangenafweging tussen het belang van de deelnemende organisaties en de inbreuk op de persoonlijke levenssfeer en de andere rechten en vrijheden van betrokkene bij diens plaatsing op deze lijst. Dit blijkt uit de invulling van de begrippen proportionaliteit en subsidiariteit. Het CBP wijst hierbij op de criteria die voor plaatsing in het waarschuwingsregister gelden: de werknemer moet wegens fraude zijn ontslagen en hiervan moet aangifte zijn gedaan bij de politie. Het CBP acht de volgende opmerkingen van belang: De doelomschrijving van de incidentenregisters is ruimer dan die van het Waarschuwingsregister. Dit heeft tot gevolg dat een incident eerder op de interne lijst wordt opgenomen dan in het waarschuwingsregister. Het CBP wijst er op dat dit in geen geval mag leiden tot verruiming van de incidenten die opgenomen worden in het waarschuwingsregister. Plaatsing in het bedrijfstakbrede register heeft immers verstrekkender gevolgen voor de betrokkenen. Om te garanderen dat alleen ernstige incidenten in het waarschuwingsregister voorkomen adviseert het CBP u om in het protocol en de werkprocessen op te nemen dat er – naast het feit dat een personeelslid ontslagen is wegens fraude en dat hiervan aangifte is gedaan – voorafgaand aan de opname een proportionaliteitsafweging dient plaats te vinden waarbij afgewogen wordt of het belang van de opname in het waarschuwingsregister prevaleert boven de mogelijke nadelige gevolgen voor de betrokkene als gevolg van de opname van zijn gegevens. Voor de motivering van de gekozen bewaartermijn wordt verwezen naar wat gebruikelijk is in de markt (bijvoorbeeld bij het incidentenwaarschuwingsregister van de financiële instellingen). Bij het voorafgaand onderzoek naar de waarschuwingslijst van de RND (z2002-1306) heeft het CBP, bij brief van 15 oktober 2002, reeds kenbaar gemaakt dat het gerechtvaardigd belang van zwarte lijst en de daarbij benodigde waarborgen per geval gemotiveerd en beoordeeld moeten worden. De nadere bijzonderheden van een bepaald systeem en de daarbij bestaande specifieke waarborgen spelen daarbij dus een belangrijke rol. Een verwijzing naar een andere waarschuwingslijst is geen afdoende motivering. De RND moet de gekozen bewaartermijnen zelfstandig motiveren. Het CBP betreurt dat het overleg met vakorganisaties over het voorstel van het waarschuwingsregister niet tot overeenstemming heeft geleid. Het CBP heeft namelijk al eerder aangegeven dat dit kan bijdragen aan de maatschappelijke aanvaardbaarheid en het creëren van een passend draagvlak voor het gevoelige instrument dat het waarschuwingsregister is. Overleg
BLAD
4
DATUM ONS KENMERK
17 juni 2004 z2004-0253
met vakbonden is echter wenselijk maar niet noodzakelijk voor de rechtmatigheid van het voorgestelde waarschuwingsregister. Het CBP deelt het oordeel van de vakbonden over de eenzijdige samenstelling van de Commissie van Toezicht. Gezien het belang van onafhankelijk toezicht op de gestelde regels uit het protocol, adviseert het CBP u hier nog eens zorgvuldig naar te kijken. Conclusie Op basis van de bovenstaande bevindingen, voor zover in het nader onderzoek opgedaan, acht het CBP de door u gemelde gegevensverwerking in beginsel rechtmatig. Het CBP beveelt u hierbij wel aan de bovengenoemde opmerkingen in acht te nemen. Indien u het niet eens bent met deze verklaring, kunt u hiertegen ingevolge de Algemene wet bestuursrecht binnen zes weken bezwaar maken bij het CBP. Het CBP vertrouwt erop u hiermee voldoende geïnformeerd te hebben.
Hoogachtend,
drs. J.W. Broekema Collegelid
BLAD
5
