Verenigingsplan. Nieuwe organisatie & communicatie structuur. Van consumerende naar participerende leden binnen de vereniging

Verenigingsplan

Nieuwe organisatie & communicatie structuur Van consumerende naar participerende leden binnen de vereniging.

Gymnastiek Vereniging Maassluis 1 1


INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING ........................................................................................................................ 4 1.1. DE ROL VAN HET BESTUUR................................................................................................ 4 1.2. DE ROL VAN DE COÖRDINATOREN ..................................................................................... 4 1.3. HET VRIJWILLIGERSWERK ................................................................................................. 4 1.4. VERANTWOORDELIJKHEID ................................................................................................ 4 1.5. STRUCTUUR ..................................................................................................................... 5 1.6. TAAKVERDELING .............................................................................................................. 5 1.7. ORGANOGRAM ................................................................................................................. 6 2. TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN ..................................................................... 7 2.1. FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN BESTUUR ................................................................................. 7 2.1.1. VOORZITTER ................................................................................................................................ 7 2.1.2. SECRETARIS ................................................................................................................................. 7 2.1.3. PENNINGMEESTER ....................................................................................................................... 8 2.2. FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN TECHNISCHE COMMISSIE ........................................................... 9 2.2.1. COÖRDINATOR ............................................................................................................................. 9 2.2.2. TRAINERS SELECTIE / WEDSTRIJDGROEPEN .............................................................................. 9 2.2.3. TRAINERS RECREATIE ................................................................................................................. 9 2.2.4. OPLEIDINGEN EN BIJSCHOLINGEN............................................................................................. 10 2.2.5. PROEFLESSEN ........................................................................................................................... 10 2.2.6. MATERIAALBEHEER ................................................................................................................... 10 2.3. FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN WEDSTRIJDCOMMISSIE .............................................................11 2.3.1. COÖRDINATOR/WEDSTRIJDSECRETARIS .................................................................................. 11 2.3.2. ORGANISATOR ONDERLINGE WEDSTRIJDEN ............................................................................ 11 2.3.3. ORGANISATOR TUCO ................................................................................................................ 11 2.3.5. JURYBANK .................................................................................................................................. 12 2.4. FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN PR-COMMISSIE........................................................................13 2.4.0. COÖRDINATOR: N.V.T................................................................................................................ 13 2.4.1. EXTERNE PR/INTERNE PR........................................................................................................ 13 2.4.2. W EBSITE/ NIEUWSBRIEF ............................................................................................................ 13 2.4.3. SPONSORACTIES ....................................................................................................................... 13 2.5. FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN ACTIVITEITENCOMMISSIE ..........................................................14 2.5.1. COÖRDINATOR ........................................................................................................................... 14 2.5.2. ORGANISATOR ACTIVITEITEN LEDENWERVING ......................................................................... 14 2.5.3. ORGANISATOR ACTIVITEITEN LEDENBEHOUD ........................................................................... 14 2.5.4. KAMP .......................................................................................................................................... 14 2.2.5. DEMONSTRATIES ....................................................................................................................... 14 2.6. FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN VRIJWILLIGERSCOMMISSIE .......................................................15 2.6.1. COÖRDINATOR VRIJWILLIGERSCOMMISSIE ............................................................................... 15 2.6.2. W ERVING EN BEGELEIDING VAN VRIJWILLIGERS ...................................................................... 15 2.6.3. BEHOUD EN BELONING VRIJWILLIGERS..................................................................................... 15 2.6.4. INSCHRIJVINGEN VRIJWILLIGERS............................................................................................... 16 2.7. FUNCTIEOMSCHRIJVINGEN FINANCIËLE EN ADMINISTRATIE COMMISSIE ...............................17 2.7.1. COÖRDINATOR = PENNINGMEESTER ........................................................................................ 17 2.7.2. LEDENADMINISTRATIE/INSCHRIJVINGEN ................................................................................... 17 2.7.3. CONTRIBUTIEADMINISTRATIE .................................................................................................... 17 2.7.4. FONDSEN AANVRAGEN. ............................................................................................................. 17 2.7.5. SUBSIDIES AANVRAGEN............................................................................................................. 17 Gymnastiek Vereniging Maassluis 3 3

1. Inleiding GV Maassluis wordt jarenlang gedraaid door een groep gelijkblijvende vrijwilligers. De taken bij de TC zijn redelijk verdeeld en het bestuur is de laatste jaren steeds kleiner geworden. Hierdoor komen veel taken bij dezelfde personen terecht en worden deze personen zwaar belast. Het bestuur is nu te veel tijd kwijt aan uitvoerende taken en komt niet toe aan het opstellen van het verenigingsbeleid en dit naar een hoger niveau te brengen. Daarnaast is het onduidelijk geworden wie welke verantwoordelijkheid heeft, is de communicatie tussen diverse vrijwilligers niet optimaal en worden (ouders van) leden zelden betrokken bij het vrijwilligerswerk. Er heerst een consumptiecultuur waarbij veel leden zich niet (meer) inzetten voor de vereniging. Hierdoor heerst het gevaar dat mensen die wel actief zijn hun eigen afspraken maken en niet meer in het belang van de vereniging denken. Hierdoor ontstaan er eilandjes binnen de vereniging. 1.1. De rol van het bestuur Het bestuur gaat een andere rol aannemen ten opzichte van de leden en het vrijwilligerswerk. Het bestuur lost niet meer de problemen op voor de coördinatoren, vrijwilligers en leden. Het bestuur ondersteunt en adviseert de coördinatoren bij hun vragen en het vinden van een passende oplossing in diverse taken. Hierdoor blijft de verantwoordelijkheid bij de commissies en hun vrijwilligers. 1.2. De rol van de coördinatoren De coördinatoren worden de spil tussen het bestuur én de commissies. Zij zijn verantwoordelijk voor het aansturen van de commissies en daarmee ook voor het begeleiden van hun vrijwilligers. Zij helpen de vrijwilligers bij hun vragen en het oplossen van problemen. De taak van de coördinator is om te zorgen dat de vrijwilligers zelf afspraken maken met de daarbij behorende consequenties. Wanneer iemand zijn taak niet uitvoert ziet de coördinator er op toe dat de vrijwilliger zich houdt aan de afspraak en de eventuele consequenties. Zo blijven de vrijwilligers zelf verantwoordelijk voor hun taak. 1.3. Het vrijwilligerswerk Om de leden meer te betrekken wordt het vrijwilligerswerk anders ingericht. Van alle (ouders van) leden verwachten wij dat zij hun steentje bijdragen. Van alle (ouders van) leden wordt inzichtelijk gemaakt wat ze voor de vereniging kunnen doen. De (ouders van) leden worden daarna actief betrokken bij de uitvoerende taken. Hierbij matchen we wat ze hebben opgeven te willen doen met wat er moet gebeuren. 1.4. Verantwoordelijkheid De leden hebben weer een verenigingsgevoel doordat ze (weer) verantwoordelijk zijn voor de taak die ze uitgaan voeren. Dit bereiken we door de leden de vrijheid te geven om zelf hun taak in te vullen. De leden zullen gekoppeld worden aan de taak die zij hebben opgegeven te willen uitvoeren en met een groep/commissie kunnen ze zelf bepalen wie wat gaat doen, en worden op de hoogte gebracht van de consequentie als men het niet doet.


1.5. Structuur Als we leden betrekken binnen de vereniging moeten de uitvoerende taken duidelijk zijn. Hierbij helpt een duidelijke communicatiestructuur binnen de vereniging. Leden en vrijwilligers weten wie welke verantwoordelijkheid heeft en weten daardoor bij wie ze terecht kunnen. Om die redenen is er gekozen de organisatiestructuur weer duidelijk neer te zetten. Een goede organisatiestructuur heeft de volgende voordelen:  Voor de leden is het duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is.  Voor de vrijwilligers en coördinatoren is het duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is.  Voor het bestuur is het duidelijk wie waar verantwoordelijk voor is.  Je kunt duidelijk inzien wie met wie communiceert en wie waarover afspraken maakt. Beslissingen worden sneller genomen, doordat iedereen zijn eigen verantwoordelijkheid heeft.  Verantwoording leg je terug in een commissie of bepaald taakgebied waar die hoort.  Door een onderverdeling te maken van de vele verenigingstaken in commissies, krijg je op elke gebied meerdere subtaken en betrek je hiermee meer leden. 1.6. Taakverdeling Het bestuur moet weer toekomen aan besturen. Dit kan alleen door meer uitvoerende taken terug te leggen bij de leden/vrijwilligers. Dit gebeurt door taken onder te verdelen in commissies. De commissies worden voorzien van een coördinator om te voorkomen dat de bestuursleden alle commissies draaien en de daarbij gehorende werkzaamheden uitvoeren. De coördinatoren worden het verbindstuk richting het bestuur en sturen de commissies aan.


1.7. Organogram Wedstrijd commissie Coördinator: Organisator Onderlinge Wedstrijden:

Daniël Weeke Ildi de Lange

[email protected] [email protected]

Organisator TurnCompetitie:

Ildi de Lange

[email protected]

Jury coördinator:

Andrea van der Horst

[email protected]

   

Assistenten Turnpakjes Traningspakken Kledingruil

    

Juryleden Sjouwers Diplomaschrijvers Omroeper / geluid Catering

Marjolein Davids Marjolein Breugom

[email protected] [email protected] [email protected]

[email protected] [email protected] [email protected] Guus Veenstra Marina Weeke Bart de Snaijer

[email protected]

ALV (Algemene Leden Vergadering)

Activiteiten commisie Coördinator:

Rebecca Havermans

[email protected]

Organisator activiteiten ledenwerving:

Rebecca Havermans

[email protected]

Organisator activiteiten ledenbehoud:

Rebecca Havermans

Kamp:

Marlon Lelieveld

[email protected]

Daniël Weeke

[email protected]

Demonstraties:

Technische commissie Coördinator:

Marloes Veenstra

[email protected]

Opleidingen en bijscholing:

Kars den Oudsten

[email protected]

Proeflessen:

Karin Lameris

[email protected]

Materiaal:

Richard Prins

[email protected]

Trainers selectie/wedstrijdgroep: Trainers recreatiegroep:

Vrijwilligers commissie Coordinator:

Gert-Jan Degeling

Weving en begeleiding:

Gert-Jan Degeling

Behoud Vrijwilligers:

Gert-Jan Degeling

Inschijving vrijwilligers:

Gert-Jan Degeling

[email protected]

Voorzitter: Secretaris: Penningmeester:

Dagelijks Bestuur

Financiële en administratie commissie Ledenadministratie:

Chris van ’t Hoff

[email protected]

Contributieadministratie en vergoedingen:

Bart de Snaijer

[email protected]

Fondsen:

Walter Weissensee

[email protected]

Jeroen Smolders

[email protected]

Subsidies:

Communicatie en Sponsor commissie Website:

Hasso Weeke

[email protected]

Interne PR:

Jolanda Bezemer

[email protected]

Sponsorwerving en -behoud (acties)

Gymnastiek Vereniging Maassluis

6

2. Taken en verantwoordelijkheden 2.1. Functieomschrijvingen bestuur 2.1.1. Voorzitter 1. Het bezoeken van door het bestuur uitgeschreven vergaderingen volgens een van tevoren vastgesteld vergaderschema, met uitzondering van extra vergaderingen. 2. Is woordvoerder bij elke officiële vertegenwoordiging van de vereniging, tenzij hij deze taak aan een ander bestuurslid heeft overgedragen. 3. Leidt alle bestuurs- en algemene vergaderingen. 4. Draagt samen met het bestuur zorg voor de uitvoering van alle genomen besluiten in een vergadering. 5. Is medeondertekenaar van beschikkingen over bank- en girosaldi, zoals bepaald in de statuten en het huishoudelijk reglement. 6. Zorgt voor naleving van de statuten, het huishoudelijk reglement en alle verdere regelingen, bepalingen en besluiten. 7. Aandacht voor persoonlijk functioneren van mensen. 8. Stuurt commissies aan. 2.1.2. Secretaris 1. Het bezoeken van door het bestuur uitgeschreven vergaderingen volgens een van tevoren vastgesteld vergaderschema, met uitzondering van extra vergaderingen. 2. Is belast met de correspondentie en administratie van de vereniging, voor zover deze taak niet aan anderen is opgedragen. 3. Bewaart alle stukken, die betrekking hebben op de vereniging. 4. Stelt de notulen van de bestuurs- en algemene vergaderingen op. 5. Stelt het Jaarverslag op aan het einde van het boekjaar na goedkeuring van het bestuur. 6. Vervangt de voorzitter bij diens afwezigheid. 7. Stelt in overleg met de voorzitter een agenda van de bestuursvergadering op. 8. Registreert in- en uitgaande post. 9. Maakt kopieën van relevante post en zorgt dat het bij de betrokken personen komt. 10. Bespreekt eventueel vergaderruimte. 11. Heeft direct contact met de coördinatoren.


2.1.3. Penningmeester 1. Het bezoeken van door het bestuur uitgeschreven vergaderingen volgens een van tevoren vastgesteld vergaderschema, met uitzondering van extra vergaderingen. 2. Middels een boekhouding het bijhouden van de financiële administratie. 3. Het opstellen van de jaarrekening ten behoeve van de Algemene Vergadering met de daarbij behorende toelichtingen. 4. Het opstellen van een begroting ten behoeve van de Algemene Vergadering. 5. Het tijdig door de kascontrolecommissie laten controleren van de boeken ten behoeve van de rapportage aan de Algemene Vergadering. 6. Zorgt ervoor dat de diverse commissies tijdig hun begrotingen indienen. Deze gegevens zijn nodig voor het opstellen van de begroting voor de Algemene Vergadering. 7. Het regelmatig controleren van de uitgaven met de cijfers van de begroting. Zes wekelijks rapporteren aan het bestuur, zodat overschrijdingen van de begroting tijdig worden gesignaleerd en er direct op problemen kan worden ingespeeld. 8. Het tijdig aanvragen van subsidie bij de gemeente. Binnen twee maanden na aanvang van het seizoen. 9. Verzoeken richten aan (stille) sponsors om hun bijdrage te voldoen. 10. Het volgens afspraak uitbetalen van de onkostenvergoedingen van het technisch kader. 11. Het betalen van de zaalhuur aan de gemeente nadat de rekening door de technische commissie is geverifieerd. 12. In overleg met overige bestuursleden uitgeven van representatiekosten, zoals attenties bij ziekte/huwelijk/feestdagen. 13. Overleggen met de contributieadministratie hoe de betalingen verlopen (veel of weinig achterstand). 14. Bondsbijdrage voldoen aan de KNGU. 15. Pleegt overleg met de ledenadministratie. 16. Is verantwoordelijk voor de sponsorcommissie in het Algemeen Bestuur. 17. Draagt zorg voor het verzekeringsbeheer. 18. Doet eenmaal per jaar aangifte van uitbetalingen aan derden in verband met de belastingopgaaf van vrijwilligers middels een IB-47 formulier. 19. Maakt eenmaal per jaar jaaropgaven voor de leiding. 20. Houdt contact met de financiële commissie en koppelt informatie terug naar het bestuur.


2.2. Functieomschrijvingen technische commissie 2.2.1. Coördinator Doel: Een commissie creëren én behouden, waarbij iedereen zijn taken kent en zich hiermee bezig houdt, op een zodanige manier dat het voor iedereen prettig is hierin te functioneren. Taken:  Opstellen technisch beleidsplan.  Kwaliteit van de lessen waarborgen.  Bestuur op de hoogte houden van belangrijke zaken binnen de TC.  Stroomlijnen van alle activiteiten binnen de technische commissie.  Beleggen van vergaderingen.  Opstellen lesrooster van het nieuwe seizoen, inclusief brieven aan het begin en einde van het seizoen.  Het uitreiken van het verenigingshandboek aan alle trainers en dit voor ontvangst en gelezen te laten onderteken. Tijdbesteding: 2 uur per week + 3 vergaderingen per jaar 2.2.2. Trainers selectie / wedstrijdgroepen Doel: Trainingen verzorgen voor de selectie- en wedstrijdgroepen op een zodanige manier dat het niveau van de turn(st)ers omhoog gaat en het plezier gewaarborgd blijft. Taken:  Voorbereiden en geven van trainingen.  Leden enthousiasmeren voor wedstrijden en nevenactiviteiten.  Aanwezig zijn bij evenementen georganiseerd door GV Maassluis.  Scouting talenten bij recreatiegroepen.  Bijscholingen volgen. Tijdsbesteding: per selectiegroep 6-7 uur per week, per wedstrijdgroep 3-4 uur per week 2.2.3. Trainers recreatie Doel: Trainingen verzorgen voor de recreatiegroepen op zodanige manier dat het plezier en aanleren van basisvaardigheden voorop staat. Taken:  Voorbereiden en geven van trainingen.  Leden enthousiasmeren voor recreatiewedstrijden en de onderlinge wedstrijd.  Aanwezig zijn bij evenementen georganiseerd door GV Maassluis.  Bijscholingen volgen. Tijdsbesteding: per recreatiegroep 2 uur per week


2.2.4. Opleidingen en bijscholingen Doel: Het voldoen aan de minimaal gestelde GVM- kwaliteitsnormen van een trainer/assistent en het waarborgen van de kwaliteit van lesgeven. Taken:  Bijhouden wanneer opleidingen starten en waar deze plaatsvinden en dit ventileren naar de geschikte personen.  Zorgen ervoor dat personen die met een opleiding beginnen het desbetreffende contract ondertekenen.  Bijhouden wie er bezig zijn met een opleiding, controleren of deze opleiding goed verloopt en binnen de gestelde tijd wordt afgerond.  Bijhouden en er voor zorgen dat de opgeleide personen het minimaal gestelde aantal jaar actief zijn bij de vereniging (welke vastgesteld is in het contract).  Bijhouden welke bijscholingen er worden aangeboden op de KNGU campus en dit ventileren naar de geschikte personen.  Bijhouden hoeveel bijscholingen elke trainer per jaar heeft gevolgd en ervoor zorgen dat dit er minimaal 1 is.  Het organiseren van gezamenlijke bijscholingen voor assistenten en/of trainers van GVM . Tijdsbesteding: 1 uur per week. 2.2.5. Proeflessen Doel: Ervoor zorgen dat personen die interesse hebben om lid te worden van GVM op de juiste manier geïnformeerd worden. Taken:  Mailtjes/telefoontjes met betrekking tot een proefles beantwoorden en de leiding van het uur, van de desbetreffende proefles, op de hoogte stellen.  Informatie geven over GV Maassluis. Tijdsbesteding: ½ uur per week. 2.2.6. Materiaalbeheer Doel: Zorg dragen voor het materiaal waar de leden van de vereniging gebruik van maken. Taken:  Inventariseren waar onze eigen materialen staan. Dit controleren na gebruik van materialen na wedstrijden.  Welke materialen daadwerkelijk in bezit zijn (d.m.v.: merken).  De materialen jaarlijks op veiligheid laten controleren.  Aanschaffen van nieuw materiaal, in overleg met het Bestuur.  Klachten van Gemeentelijke voorzieningen en materialen behandelen met de Gemeente. Tijdsbesteding: 3 uur per seizoen.


2.3. Functieomschrijvingen wedstrijdcommissie 2.3.1. Coördinator/wedstrijdsecretaris Doel: Een commissie creëren én behouden, waarbij iedereen zijn taken weet en zich hiermee bezig houdt op een zodanige dat het voor ieder het prettig is hierin te functioneren. Ervoor zorg dragen dat alle GVM-leden die aan wedstrijden deelnemen worden ingeschreven bij de betreffende wedstrijd. Taken:  Stroomlijnen van alle activiteiten binnen de wedstrijdcommissie.  Beleggen van vergaderingen wedstrijdcommissie.  Contactpersoon bestuur – wedstrijdcommissie.  Trainers informeren over wedstrijden: wanneer welke wedstrijd én wanneer inschrijven?  Opstellen brieven m.b.t. wedstrijden (uitnodiging, brief met wedstrijdschema) voor leden.  Ervoor zorgen dat brieven bij trainers terecht komen.  Deelnemers voor betreffende wedstrijden inschrijven.  Wedstrijdschema mailen naar betreffende trainers. Tijdbesteding: 1 uur per week 2 vergaderingen per jaar 2.3.2. Organisator onderlinge wedstrijden Doel: Het organiseren én coördineren van de onderlinge wedstrijden van GV Maassluis. Taken:  Draaiboek maken.( Zodat een willekeurig iemand dit te allen tijde kan overnemen.)  In samenspraak met bestuur én TC wedstrijddag bepalen  Opstellen brieven (uitnodiging, brief met wedstrijdschema) voor leden.  Ervoor zorgen dat brieven bij leden terecht komen.  Wedstrijdschema maken.  Medailles bestellen.  Coördinerende taak tijdens de voorbereiding én op de wedstrijddag  Evaluatie. Tijdsbesteding: ongeveer 30 uur verdeeld over de maanden januari t/m april. 2.3.3. Organisator TuCo Doel: Zorgdragen voor een goed verloop van de TuCo-wedstrijd die in Maassluis wordt gehouden. Taken:  Draaiboek maken. (Zodat een willekeurig iemand dit te alle tijde kan overnemen.)  Afstemming taakverdeling met rayon en mede organiserende vereniging.  Medailles bestellen.  Coördinatie vervoer én op-/afbouw toestellen.  Medewerkers vragen én instrueren voor diverse taken tijdens de TuCo. Tijdsbesteding: voorbereiding: 5 uur én op de wedstrijddag: 10 uur


2.3.5. Jurybank Doel: coördinatie opleiding en inzet juryleden bij diverse wedstrijden. Taken:  Bijhouden externe jurybestand (op te vragen bij rayon of district KNGU).  Opzetten interne jurybestand.  Werving, coördinatie en opleiden nieuwe juryleden.  Regelen juryleden voor wedstrijden waar dit verplicht is bij inschrijving én voor de OW. Tijdsbesteding: 1 uur per week.


2.4. Functieomschrijvingen PR-commissie 2.4.0. Coördinator: N.v.t. 2.4.1. Externe PR/Interne PR Doel: Informatie verspreiden en leden informeren over de activiteiten van de vereniging. Taken:  Persberichten corrigeren en versturen, organiseren van wedstrijdverslaggevers/fotograven. In opdracht van commissies brieven opstellen. Tijdsbesteding: tijdens een seizoen 1 uur per week. 2.4.2. Website/ nieuwsbrief Doel: Het up-to-date houden van de website en beheer e-mail adressen. Taken:  Gastenboek controleren, mail doorsturen, verslagen invoeren, nieuwsbrieven voor leden. Tijdsbesteding: ½ uur per week. 2.4.3. Sponsoracties Doel: ….. Taken:  ………………. Tijdsbesteding: … uur


2.5. Functieomschrijvingen activiteitencommissie 2.5.1. Coördinator Doel: Een commissie te creëren en behouden, waarbij iedereen zijn taken weet en zich hiermee bezig houdt op een zodanige manier dat het voor iedereen prettig is hierin te functioneren. Uitzetten en bewaken beleid ledenwerving en –behoud. Taken:  Opstellen beleidsplan ledenwerving en -behoud  Monitoren activiteitencommissie en beleid ledenwerving en –behoud  Bestuur op de hoogte houden van belangrijke zaken binnen de activiteitencommissie. Tijdsbesteding: … uur 2.5.2. Organisator activiteiten ledenwerving Doel: Nieuwe leden werven d.m.v. activiteiten. Taken:  Organiseren van bijvoorbeeld de turninstuif. Tijdsbesteding: 2 uur per activiteit + de activiteit zelf 2.5.3. Organisator activiteiten ledenbehoud Doel: Het verenigingsgevoel ontwikkelen. Taken:  Activiteiten organiseren voor leden (alle leeftijden). Tijdsbesteding: Afhankelijk van de hoeveelheid activiteiten. 2.5.4. Kamp Doel: Een onderling verenigingsgevoel creëren voor leden, maar ook niet-leden (ledenwerving). Taken:  Het organiseren van het jaarlijkse kamp. Tijdsbesteding: Niet in tijd uit te drukken. 2.2.5. Demonstraties Doel: ….. Taken:  …. Tijdsbesteding: … uur


2.6. Functieomschrijvingen vrijwilligerscommissie 2.6.1. Coördinator vrijwilligerscommissie Doel: leiding geven aan de vrijwilligerscommissie. Taken:  Leiden van commissievergaderingen.  Actiepunten coördineren en controleren.  Vergaderdata melden aan secretaris DB.  Taakverdeling commissie coördineren.  Vertegenwoordigen van commissie richting dagelijks en Algemeen Bestuur.  Ontwikkelen van vrijwilligersbeleid.  Onderhouden van contacten met de commissies.  Coördineren van de werving, selectie en introductie van nieuwe vrijwilligers.  Organiseren van een jaarlijkse vrijwilligersbijeenkomst. Tijdsinvestering:  Leiden van commissie vergadering +/- 2 uur.  Één avond per week voor uitvoeren van taken, werkzaamheden kunnen vanuit thuis verricht worden. 2.6.2. Werving en begeleiding van vrijwilligers Doel: Het doel van de functie is werven van vrijwilligers en begeleiden bij de eerste keer dat ze een taak uitvoeren. Taken:  Vacante functies communiceren via de website.  Nieuwe vrijwilligers proberen te matchen aan een taak.  Leden benaderen voor vrijwilligerstaken die nog openstaan.  Vrijwilligersdatabase onder de aandacht brengen bij de andere commissies.  Vrijwilligers uitnodigen voor speciale gelegenheden/avonden.  Vrijwilligers begeleiden die nieuw zijn bij een taak. Tijdsinvestering:  Bijwonen van commissie vergadering +/- 2 uur.  Één avond per week voor het uitvoeren van de taken. 2.6.3. Behoud en beloning vrijwilligers Doel: Het doel van de functie is, vrijwilligers belonen voor hun inzet en activiteiten opzetten om hen te behouden. Beloning in overleg met de coördinator. Taken:  Vrijwilligersavonden/activiteiten organiseren.  Functioneringsgesprekken voeren met vrijwilligers.  Vrijwilligers koppelen aan nieuwe taken aan de hand van interesses.  Vrijwilligers die stoppen bedanken voor in hun inzet en zorgen dat hun afscheid niet ongemerkt voorbij gaat. Tijdsinvestering:  Bijwonen van commissie vergadering +/- 2 uur.  Één avond per week voor het uitvoeren van de taken.


2.6.4. Inschrijvingen vrijwilligers Doel: Het coördineren van aanmeldingen bij GVM als vrijwilliger. Taken:  Ervoor zorgen dat nieuwe inschrijfformulieren volledig, ondertekent en zo snel mogelijk bij ledenadministratie terecht komen.  Uitleggen van het vrijwilligerswerk aan nieuwe leden en direct inschrijven in de vrijwilligersdatabase. Tijdsinvestering: Maximaal 1 uur per week.


2.7. Functieomschrijvingen financiële en administratie commissie Verantwoordelijk vanuit het bestuur: Penningmeester. 2.7.1. Coördinator = penningmeester Doel: Een commissie te creëren waarbij een ieder zijn taken weet en zich hier ook mee bezig houdt op zo’n manier dat een ieder het prettig vindt hierin te functioneren. Taken:  Zich goed (laten) informeren over de stand van zaken binnen de commissie. Tijdsbesteding: … uur 2.7.2. Ledenadministratie/inschrijvingen Doel: Een duidelijk ledenoverzicht houden het (+ aantal). Taken:  Bijhouden van adressen.  Kaartjes sturen naar jubilarissen.  Ledeninschrijving KNGU. Tijdsbesteding: 1 uur per week 2.7.3. Contributieadministratie Doel: Het bijhouden van de contributie inning. Taken:  Inzicht blijven houden van de contributies en alles wat daarmee samenhangt. (aanmaningen, eventuele bijdrage Fonds Kinderhulp/sociale dienst) Tijdsbesteding: 1 uur per week. 2.7.4. Fondsen aanvragen. Doel: Fondsen aanschrijven voor de vereniging. Taken:  Fondsen aanvragen en vermelden bij de coördinator. Tijdsbesteding: 2 uur per aanvraag. 2.7.5. Subsidies aanvragen. Doel: Jaarlijks subsidies aanvragen voor de vereniging. Taken:  In overleg met de coördinator subsidies aanvragen. Tijdsbesteding: 1 uur per activiteit.


Verenigingsplan. Nieuwe organisatie & communicatie structuur. Van consumerende naar participerende leden binnen de vereniging

Recommend Documents