Vereniging van Eigenaren Logger IV Trompstaete te Amstelveen

Vereniging van Eigenaren Logger IV “Trompstaete” te Amstelveen

Verslag van de Algemene Ledenvergadering gehouden op donderdag 26-11-2015, aanvang 19:30 uur, in het Ontmoetingscentrum De Meent te Amstelveen

1. Opening door de voorzitter en vaststelling van het aantal stemmen volgens de presentielijst: De voorzitter mevrouw E.R. Mullenders opent om 19.35 uur de vergadering, heet de aanwezigen welkom en bedankt de afwezige eigenaren die, middels een machtiging, van hun stemrecht gebruik maken. Het aantal stemmen, aanwezig of door machtiging vertegenwoordigd, bedraagt 244. Dit is 45% van het totaal aantal stemmen en houdt in dat er tijdens de vergadering geen rechtsgeldige besluiten genomen kunnen worden. De besluiten zullen derhalve in een aparte “hal” vergadering nog aan de “niet aanwezige stemmen” worden voorgelegd waarna de besluiten van deze bijeenkomst kunnen worden bekrachtigd c.q. afgewezen. Aan de vergadering wordt gevraagd om aan de bestuurder en/of het bestuur een machtiging te verstrekken om namens hun tijdens de “hal” vergadering op te treden en namens de “aanwezige stemmen” de in deze vergadering genomen besluiten positief te bekrachtigen. Een lijst met aanwezige/afwezige stemmen wordt bijgevoegd. De vergadering geeft unaniem een machtiging aan de bestuurder. De voorzitter heet de heer Paap welkom en vraagt de bestuurder, de heer Van Schooneveld om de heer Paap te introduceren. Paap en Van Schooneveld zijn een samenwerking aangegaan en voeren gezamenlijk de Maatschap Paap & Van Schooneveld. Het doel van de samenwerking is het creëren van een back-up en daarmee de waarborging van de continuïteit rondom het beheer van de V.v.E’s, welke door de maatschap worden beheerd. De heer Van der Velden geeft aan een punt aan de agenda te willen toevoegen, te weten: Veiligheid. De vergadering gaat akkoord en het punt wordt als punt 3 toegevoegd. De overige agendapunten worden met één opgehoogd. 2. Ingekomen stukken en mededelingen Er zijn 4 ingekomen stukken c.q. mededelingen: •

Tijdens de glasbewassing door de “alpinisten” is geconstateerd dat de kitranden aan de buitenzijde van de kozijnen/glaswerk in een aantal gevallen in slechte staat is of in sommige gevallen in zijn geheel ontbreken. Dit heer Bomgaars (penningmeester) vindt, ondanks de verhoogde kostenpost, het belangrijk dat herstel voor de winter plaatsvindt omdat zonder goede kitranden de kozijnen vochtig worden er sneller houtrot kan optreden. Hij heeft aan het bedrijf, die via de “abseilmethode” ook een gecertificeerd schilder kan leveren, inmiddels opdracht gegeven om de noodzakelijk reparaties van de kitranden uit te voeren. De activiteit stond gepland voor heden, donderdag 26 november 2015, maar is vanwege de weersverwachting uitgesteld tot een nader te bepalen datum. Besluit 1: Volgend op deze mededeling besluit de vergadering, met algemene stemmen om, als er sprake is van aantoonbaar verwijtbaar handelen van de eigenaar, om de (eventuele) kosten te verhalen op deze eigenaar (voorbeeld: plaatsen nieuw glas, zonder kitrand aan de buitenzijde).

•

Aan de heer Van der Velden is op voorhand door de bestuurder goedkeuring verstrekt voor het aanbrengen van een dakdoorvoer t.b.v. een airconditioner. Toestemming is verleend op basis van het gegeven dat destijds ook aan andere eigenaren, voor een vergelijkbare situatie, goedkeuring werd verstrekt. Formeel moet dit besluit bekrachtigd worden door de algemene ledenvergadering.

FBS VVE Beheer ! Postbus 13 ! 2040 AA Zandvoort ! Tel. (023) 5714753 ! Fax. (023) 8886003


Besluit 2: De vergadering gaat met algemene stemmen akkoord met de verleende toestemming voor de dakdoorvoer t.b.v. een airconditioner aan de heer Van der Velden. •

T.b.v. de opstalverzekering heeft er een hertaxatie van de herbouwwaarde van het gebouw plaatsgevonden. De huidige waarde is vastgesteld op € 9.310.000,--, dit is € 300.000,-- hoger dan de vorige taxatie. Deze nieuwe waarde is doorgevoerd in een aangepaste polis, waarin tevens een eigenaarbelang is opgenomen van € 10.000,-- per appartement. De bestuurder geeft een korte toelichting over het eigenaarbelang en stemt er mee in, op verzoek van de vergadering, om eigenaren binnenkort ook schriftelijk deze informatie te verstrekken. Naast de opstalverzekering is er ook een bestuursaansprakelijkheidverzekering afgesloten en alle wijzigingen leveren de VvE een lagere kostenpost voor de verzekeringen op van ongeveer € 2.500,-- per jaar.

•

De VvE heeft een brief ontvangen van de Gemeente Amstelveen, waarin zij de vereniging erop wijzen dat er gezien het bouwjaar van het complex sprake kan zijn van betonrot en/of slijtage van bijvoorbeeld spouwankers. Hierdoor kan er een gevaarlijke situatie aanwezig zijn of ontstaan. De bestuurder geeft aan dat het verstandig is om actie te nemen. De actie zal in eerste instantie bestaan uit het uitvoeren van een onderzoek naar het eventueel aanwezig zijn van betonrot en de kwaliteit van de spouwankers. Hij vraagt aan de vergadering een machtiging om opdracht tot onderzoek te verstrekken en eventueel tot uitvoering van reparatie over te gaan. Het onderzoek zal, in overleg met de VvE en na kostenopgave, mogelijk kunnen worden uitgevoerd door de firma Nebest. Besluit 3: De vergadering machtigt, met algemene stemmen, de bestuurder om het onderzoek uit te laten voeren en als er sprake is van een acuut probleem de noodzakelijke acties te ondernemen. Tevens wordt besloten om als de situatie zich voordoet (bij voorbeeld plaatsen steiger) om direct te kijken naar houtrot en dit indien noodzakelijk op te lossen.

3. Veiligheid De heer Van der Velden vraagt aandacht voor de veiligheid in het gebouw, waarop door de penningmeester een nadere toelichting wordt gegeven. Recentelijk heeft er een inbraak in het gebouw plaatsgevonden, waarbij de haldeur werd geforceerd en tevens de deur van de eigenaar/bewoner. De beveiliging van het gebouw is echter voldoende middels camera’s en dergelijke. Wel vraagt de penningmeester alle leden om er op toe te zien en zorgvuldigheid te betrachten dat “onbevoegden” niet zomaar binnen kunnen komen en hoopt daarmee eventuele overlast tot een minimum te kunnen beperken. Tevens wordt gevraagd dit breed te communiceren ook aan de bewoners/huurders. Een tweede punt rond veiligheid is hoe de bewoners van het gebouw geïnformeerd zouden kunnen worden, zodra er van een brand of andere gevaarlijk situatie sprake is. Hier is door de penningmeester naar gekeken, maar er is nog geen goede oplossing gevonden. Het belbord geeft geen mogelijkheid voor “centrale” alarmering, maar andere mogelijkheden zullen nog worden onderzocht. Vooralsnog ligt er een voorstel van de heer Den Haan om te onderzoeken dat er een aantal personen, per verdieping, de taak op zich nemen om de medebewoners te alarmeren zodra er zich een calamiteit mocht voordoen. 4. Goedkeuring verslag 15 april 2015 en 19 mei 2015 (zie www.trompstaete.nl onder documenten) De vergadering heeft geen opmerkingen op beide verslagen en deze worden met algemene stemmen goedgekeurd.



5. Begroting 2016 De penningmeester geeft aan dat de VvE een kapitaal (saldo op de bankrekening) heeft van ongeveer € 215.000,-- en dat dit voldoende is om het geplande (groot) onderhoud uit te voeren. De bestuurder meldt hierop dat het huidige MJOP niet meer door de Technische commissie (niet voltallig aanwezig op de vergadering) is aangepast en bijgewerkt. Hier loopt de VvE een risico als blijkt dat de huidige reservering niet toereikend is voor onverwachte kosten voor groot onderhoud. Vanuit de vergadering wordt gevraagd of het MJOP niet door een externe partij kan worden bijgewerkt c.q. opnieuw kan worden opgesteld. De bestuurder schat de kosten hiervoor op ongeveer € 5.000,-- en vraagt de vergadering machtiging om dit uit te voeren. Besluit 4: De vergadering machtigt, met algemene stemmen, de bestuurder om het MJOP door een externe partij te laten opstellen c.q. bij te laten werken na het verkrijgen van een kostenopgave en in overleg met de VvE. De prognose is dat de exploitatie van de vereniging in 2016 overeen zal komen met 2015 en dat er op basis van de huidige gegevens geen aanpassing van de begroting noodzakelijk is en de begroting van 2015 ook van toepassing te laten zijn op 2016. Besluit 5: De vergadering geeft met algemene stemmen goedkeuring om de begroting van 2015 ook van toepassing te laten zijn op 2016. 6. Vaststellen bijdrage 2016 Op basis van de toelichting bij punt 5 en het besluit 5 stellen de penningmeester en de bestuurder voor om de bijdrage voor het jaar 2016 gelijk te houden aan de bijdrage van 2015. Besluit 6: De vergadering gaat met algemene stemmen akkoord met het niet aanpassen van de individuele bijdragen en de bijdragen uit 2015 ook van toepassing te laten zijn op 2016. 7. Onderhoud 2016 De penningmeester geeft een toelichting op de verschillende onderhoudsposten voor 2016, welke naast de jaarlijkse reguliere onderhoud posten moeten worden uitgevoerd. • • •

•

CV/WW installatie: investering € 85.000,-- (zie punt 8); Eventueel aanbrengen van zonnepanelen: investering € 15.000,-- (zie punt 8) Meterkast: deze is sterk verouderd en gevaarlijk en dient vervangen te worden; de kosten zullen ongeveer € 2.800,-- exclusief BTW bedragen. Aangezien er bij het vervangen van de meterkast sprake is van een stroomuitval van 1 à 2 dagen wordt gezamenlijk met de andere Logger torens een aggregaat gehuurd, zodat tijdens de werkzaamheden de overlast van stroomuitval tot een minimum beperkt zal blijven. Ook lijkt het erop dat een aantal kozijnen moeten worden vervangen. Besluit 7: De vergadering machtigt de bestuurder om vervanging en aanpassing van de meterkast uit te voeren.



8. Vervanging CV/WW installatie + plaatsen zonnepanelen Namens een commissie van overleg tussen Logger II, III en IV geeft de penningmeester een toelichting rond de vervanging van de huidige CV/WW installatie door een nieuwe installatie. Enkele punten zijn: • •

De huidige installatie is, na 16 jaar, versleten; niet alle ketels werken nog optimaal en is de gehele installatie aan het eind van de “levenscyclus”. De zonnecollectoren op het dak t.b.v. de warm water voorziening werken momenteel niet meer en zijn – achteraf gezien - nooit rendabel gebleken. De huidige CV/WW installatie wordt geleased van Eneco en het lease contract komt per 1 april 2016 ten einde. De penningmeester geeft aan dat bij de besluitvorming over een nieuwe installatie niet meer gekozen moet worden voor een leaseconstructie maar stelt voor om de installatie vanuit eigen middelen aan te schaffen. Twee jaar geleden was de verwachting dat een nieuwe installatie rond de € 200.000,-- zou gaan kosten. Op dit moment wordt er nog onderhandeld met twee leveranciers. De offertes van de beide leveranciers liggen tussen de € 80.000,-- en € 85.000,-- en het gaat ook in beide aanbiedingen om een gescheiden Cascade systeem met een levensduur van minimaal 10 tot 12 jaar. De ene leverancier is Eneco en de andere is De Niet uit Aalsmeer. Het lijkt erop dat de VvE’s van de torens II en III zullen opteren voor de firma uit Aalsmeer. De nieuwe installatie kent een aantal voordelen w.o. dat de pompen beduidend minder stroom verbruiken (600KW i.p.v. 2.400KW per pomp x 4). Het gasverbruik zal lager zijn en de installatie is ook op afstand regelbaar door bijvoorbeeld de bestuurder en/of de toezichthouder. Tijdens de discussie geeft de vergadering aan dat er een lichte voorkeur is om in zee te gaan met een leverancier waarbij je geen afname verplichting van gas hebt. Een verschil tussen de huidige en de nieuwe installatie is dat de zonnecollectoren (voorverwarmen van WW water) niet meer worden gecombineerd. De zonnecollectoren zijn eigendom van Eneco, en één unit is stuk. Eneco heeft voorgesteld dat de VvE deze zonnecollectoren kan overnemen voor € 1,-- waarbij zij de kosten van verwijdering besparen. Het advies van de bestuurder en de penningmeester is om in ieder geval de zonnecollectoren in eigendom te verkrijgen zodat er geen gat of gaten in het dak ontstaan. De vergadering is het eens met dit voorstel. De vergadering wordt gevraagd om aan de bestuurder en penningmeester mandaat te verstrekken tot een bedrag van € 85.000,-- voor het laten installeren van een nieuwe CV/WW installatie en geeft tevens opdracht om tot aankoop van de huidige zonnecollectoren over te gaan. Besluit 8: De vergadering geeft, met algemene stemmen, mandaat aan de bestuurder en penningmeester tot het verstrekken van een opdracht tot het vervangen van een nieuwe CV/WW installatie in 2016 tot een bedrag van € 85.000,-- en geeft tevens toestemming tot aankoop van de huidige zonnecollectoren voor en bedrag van € 1,-Vanuit de vergadering wordt gevraagd naar de mogelijkheid om de zonnecollectoren te vervangen door zonnepanelen. De penningmeester heeft dit inmiddels onderzocht maar wacht i.v.m. subsidie/financiële regelingen het juiste moment af. Er bestaat namelijk een regeling/subsidie waarbij de gemeente het BTW bedrag voor haar rekening neemt en daarmee de aanschaf van de zonnepanelen voor de VvE aantrekkelijker wordt. Verwacht wordt dat in 2016 deze regeling weer beschikbaar komt. Belangrijk is om als VvE op tijd te kunnen handelen en de vergadering wordt daarom gevraagd om aan de bestuurder en penningmeester een mandaat te verlenen om, indien er zich een gunstige mogelijkheid voordoet over de gaan tot het aanschaffen van zonnepanelen en de huidige zonnecollectoren te laten verwijderen.



Besluit 9: De vergadering geeft, met algemene stemmen, de bestuurder en penningmeester mandaat tot het uitvoeren van de noodzakelijke acties en het uitgeven van middelen tot € 15.000,-- voor het plaatsen van zonnepanelen ter vervanging van de huidige zonnecollectoren, zodra er zich een prijstechnisch gunstige situatie voordoet.

9. Uitvoering maatregelen rechtsvervolging boete beleid. Eén eigenaar/bewoner op de tweede etage veroorzaakt geluidsoverlast (contactgeluid) vanwege een harde vloer. Nadat verschillende pogingen van respectievelijk de penningmeester en de bestuurder om het probleem in de minne op te lossen, niet in een aanpassing/verbetering hebben geresulteerd is deze kwestie overgedragen aan Rijsenbeek Advocaten. De eigenaar erkent het probleem en geeft aan dit te zullen oplossen maar wil hier geen afspraken over maken. Er is op verzoek van de bestuurder door Rijssenbeek Advocaten een boete aan de eigenaar opgelegd. Ook dit heeft niet tot een resultaat geleid en de volgende stap is om de eigenaar/bewoner in rechte te gaan betrekken. De vergadering wordt gevraagd om een machtiging aan de bestuurder te verstrekken om de betrokken eigenaar via Rijssenbeek Advocaten in rechte te gaan betrekken. Besluit 10: De vergadering gaat unaniem akkoord met het verstrekken van de machtiging aan de bestuurder om de betrokken eigenaar via Rijssenbeek Advocaten in rechte te betrekken en alles te doen wat bijdraagt aan een spoedige oplossing. 10. Rondvraag •

Mevrouw Buis (# 100) meldt dat de verlichting in de gangen en op de verdiepingen, steeds slechter wordt en vraagt of de LED buizen kunnen worden vervangen. De vergadering ondersteunt dit verzoekt en besluit het volgende: Besluit 11: De vergadering vraagt en geeft opdracht aan de bestuurder en penningmeester om de LED buizen, in de openbare ruimten na circa 6 jaar, te laten vervangen.

•

De heer Van der Velden vraagt of het mogelijk is om gelijktijdig met de installatie van de centrale meterkast ook de kwaliteit van de meterkasten van de individuele eigenaars te laten beoordelen op veiligheid. Ook dit wordt ondersteund door de vergadering en het volgende wordt besloten: Besluit 12: De vergadering vraagt aan de bestuurder om ten tijde van de installatie van de centrale meterkast, de installateur een controle op de individuele meterkasten te laten uitvoeren. Als er eigenaren zijn, die hier, uit overwegingen van privacy schending, problemen mee hebben dan worden zij worden verzocht om dit tijdig aan de bestuurder te melden.

•

•

Een lid vraagt of het mogelijk is dat er een lijst, met specifiek voor alle bewoners genomen besluiten, in twee talen (Nederlands en Engels) kan worden opgehangen op het centrale prikbord. Dit verzoek zal worden meegenomen en na de “hal” vergadering zullen de relevante besluiten van de besluitenlijst ook via het prikbord worden gepubliceerd.

Een lid vraagt om de aanstaande “hal” vergadering in te plannen op woensdag, donderdag of vrijdag. Dit verzoek zal in overweging worden genomen ofschoon de aanwezige (of middels machtiging vertegenwoordigde) eigenaren van deze bijeenkomst niet opnieuw aanwezig behoeven te zijn.



•

Een aantal leden (de dames Stuip, Heine en Pol n.a.) geven aan bereid te zijn om ook dit keer de organisatie van de gebruikelijk nieuwsjaarsborrel weer op zich te nemen. Als datum wordt zondag 10 januari 2016 voorgesteld en de voorzitter dankt deze leden op voorhand. Vanzelfsprekend kunnen de kosten (ca. € 150,=) worden gedeclareerd bij de penningmeester.

•

Een lid vraagt of het mogelijk is om de algemene ledenvergaderingen om 20.00 uur te laten aanvangen. Dit verzoekt zal in overweging worden genomen.

11. Sluiting De voorzitter dankt een ieder voor haar/zijn aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering om 21.35 uur.

Verslag van de Algemene Ledenvergadering gehouden op donderdag 17-12-2015, aanvang 18:00 uur, in de hal van het gebouw

1. Opening door de beheerder en vaststelling van het aantal stemmen volgens de presentielijst De beheerder, de heer N.K. van Schooneveld opent om 20.00 uur de vergadering, heet de 5 aanwezige eigenaren welkom en constateert dat er nu voldoende quotum is om de besluiten uit de eerste vergadering te kunnen bekrachtigen. 2. Besluitvorming Hij geeft een opsomming van de genomen besluiten uit de eerste vergadering waarmee ook de op deze bijeenkomst aanwezige leden zich unaniem akkoord verklaren. 3. Sluiting De beheerder dankt een ieder voor haar/zijn aanwezigheid en inbreng en sluit de vergadering om 20.30 uur.



Te bekrachtigen besluitenlijst tijdens de aankomende “hal”-vergadering: Besluit 1: Volgend op deze mededeling besluit de vergadering met algemene stemmen om als er sprake is van aantoonbaar verwijtbaar handelen van de eigenaar om de (eventuele) kosten te verhalen op eigenaar (voorbeeld: plaatsen nieuw glas, zonder kitrand aan de buitenzijde). Besluit 2: De vergadering gaat met algemene stemmen akkoord met de verleende toestemming voor de dakdoorvoer aan de heer Van der Velden. Besluit 3: De vergadering machtigt met algemene stemmen de bestuurder om het onderzoek uit te laten voeren en als er sprake is van een acuut probleem de noodzakelijke acties te ondernemen. Tevens wordt besloten om als de situatie zich voordoet (bij voorbeeld plaatsen steiger) om direct te kijken naar houtrot en dit indien noodzakelijk op te lossen. Besluit 4: De vergadering machtigt met algemene stemmen de bestuurder om een offerte op te vragen om het MJOP door een externe partij te laten opstellen c.q. bij te laten werken. Besluit 5: De vergadering geeft met algemene stemmen goedkeuren om de begroting/prognose van 2015 ook van toepassing te laten zijn op 2016. Besluit 6: De vergadering geeft met algemene stemmen akkoord met het niet aanpassen van de individuele bijdragen en deze bijdragen van 2015 ook van toepassing te laten zijn op 2016. Besluit 7: De vergadering machtigt de bestuurder om de vervanging van de meterkast uit te voeren. Besluit 8: De vergadering geeft met algemene stemmen mandaat aan de bestuurder tot het verstrekken van een opdracht tot het vervangen van een nieuwe CV/WW installatie in 2016 tot een bedrag van € 85.000,-- en geeft de administrateur tevens opdracht om tot aankoop van de huidige zonnecollectoren voor en bedrag van € 1,-- over te gaan. Besluit 9: De vergadering geeft met algemene stemmen de bestuurder mandaat tot het uitvoeren van de noodzakelijke acties en het uitgeven van middelen tot € 15.000,-- voor het plaatsen van zonnepanelen ter vervanging van de huidige zonnecollectoren, zodra een prijstechnische gunstige situatie zich voordoet. Besluit 10: De vergadering gaat unaniem akkoord met het verstrekken van de machtiging aan de bestuurder om de betrokken eigenaar via Rijssenbeek Advocaten in rechte te laten vervolgen. Besluit 11: De vergadering vraagt en geeft opdracht aan de bestuurder om de LED buizen te laten vervangen. Besluit 12: De vergadering vraagt aan de bestuurder om ten tijde van de installatie van de centrale meterkast, de installateur een controle op de individuele meterkasten te laten uitvoeren. Als er eigenaren zijn, die hier problemen mee hebben worden verzorgd dit aan de bestuurder te melden. Deze mededeling zal ook op het prikbord worden geplaatst.


Vereniging van Eigenaren Logger IV Trompstaete te Amstelveen

Recommend Documents