Verbetering registratie en rapportage PNID

Verbetering registratie en rapportage PNID Gezamenlijke notitie van directeuren P&O, P&C en AC

Conny Vermolen, directeur P&O Richard Liefting, directeur P&C Chris Schut, directeur AC

Vastgesteld: 29 oktober 2012

INHOUD

1. Inleiding 2. Beleidsafspraken P&O en P&C 3. Uitvoeringsafspraken AC-PSA en AC-FA 4. Handhaving spelregels 5. Eerste resultaten en evaluatie 6. Vervolg ontwikkeling

Bijlagen 1. Begripsomschrijving PNID en Externe dienst 2. Zes subcategorieën PNID 3. PNID in SAP HR en in SAP FI 4. Toekenning HvA-ID 5. Processtappen Inhuur PNID en Betaling PNID

2

Notitie “Verbetering registratie en rapportage PNID” / directeuren P&C, P&O, AC / oktober 2012

1) Inleiding

Uitgangssituatie: onvoldoende zicht op inzet en kosten PNID1 Vanwege in- en externe verantwoording, wil het management van de HvA beter kunnen sturen op inzet en kosten van externe arbeidsrelaties. De daarvoor benodigde managementinformatie ontbreekt echter. De HvA voorziet wel in een registratiemogelijkheid van externen in SAP HR en in een module voor inkoop van personeel, maar hiervan wordt door de decentrale eenheden weinig gebruik gemaakt, 2 omdat ze als complex, inefficiënt en arbeidsintensief worden ervaren . Gevolg is een gebrekkige registratie van externen in SAP HR, waardoor er geen behoorlijke rapportage op inzet mogelijk is. Daarnaast wordt als bezwaar genoemd het ontbreken van afstemming tussen de personeelsrapportages op inzet en de financiële rapportages op kosten.

Basisafspraken: afstemming tussen beleid (P&O en P&C) en uitvoering (AC) Om een goede registratie van extern personeel te bevorderen, zodat er ook beter op gerapporteerd kan worden, is er de afgelopen maanden overleg geweest tussen de dienst AC (PSA en FA) en de stafafdelingen P&O en P&C. Dat overleg heeft geleid tot een aantal interne beleidsafspraken van P&O 3 en P&C , op basis waarvan de dienst AC voor de afdelingen PSA en FA een aantal uitvoeringsafspra4 ken heeft gemaakt.

Verbeteringen 1e fase: Verbeteren binnen de huidige mogelijkheden: De thans ingezette verbeteringen worden gerealiseerd binnen de huidige (technische) mogelijkheden. Ze voorzien nog niet in alle behoeften van de organisatie, maar betekenen zeker een stap in de goede richting. Een belangrijke verbetering is de vergelijkbaarheid van geregistreerde inzet in SAP HR met de gerealiseerde kosten in SAP FI, omdat beide administraties dezelfde subcategorieën PNID hanteren. Over enkele maanden worden de verbeteringen van de eerste fase geëvalueerd.

Verbeteringen 2e fase: Voortgaande ontwikkeling De voor decentrale controllers zo belangrijke matching van een individuele externe (geregistreerd in SAP HR) met een individuele factuurboeking (geregistreerd in SAP FI) is helaas nog niet mogelijk. Deze en andere optimalisaties t.a.v. registratie, rapportage en monitoring van inzet en kosten PNID worden meegenomen in de tweede ontwikkelingsfase. In deze tweede fase zal aansluiting worden 5 gezocht met lopende projecten binnen de HvA .

1 2 3 4 5

PNID = personeel niet in dienst Deze conclusie is onlangs bevestigd bij een door DEM uitgevoerde pilot m.b.t. registratie externen via ATB Zie bladzijde 4 van deze notitie Zie bladzijde 5 van deze notitie Lopende HvA-projecten: HvA-data, Doelmatigheid, VCON

3


2) Beleidsafspraken P&O en P&C

1) Hantering term PNID Voor de aanduiding van “externe arbeidsrelaties” wordt, net als bij de UvA, voortaan de term PNID gebruikt. PNID staat voor “personeel niet in dienst”.

2) Begripsomschrijving PNID Om “PNID” te onderscheiden van een “Externe dienst”, worden de begripsomschrijvingen gehanteerd zoals verwoord in bijlage 1. Deze omschrijvingen dienen om de P&O-er of de manager te helpen bij de bepaling of er sprake is van PNID en er een registratie in SAP HR moet plaatsvinden.

3) Zes subcategorieën PNID Om de omvang van de verschillende vormen van externe inhuur te onderscheiden, is het PNID onderverdeeld in 6 subcategorieën (zie ook bijlage 2) 1. Detachering vanuit UvA 2. Inhuur vanuit HvA-Jobservice 3. Inhuur vanuit een uitzendbureau / detacheringsbureau 1 4. Individuele detachering vanuit een andere (onderwijs)organisatie 5. ZZP’er 6. IB47 Verbijzondering m.b.t. subcategorie ZZP’ers: ZZP’ers maken deel uit van het PNID, hoewel zij niet (altijd volledig) voldoen aan de omschrijving van PNID.

4) PNID onderverdeeld in OP en OBP De HvA wenst de inzet en de kosten van het PNID (gelijk aan het PID) weer te kunnen geven in OP en OBP. Rapportage op inzet OP en OBP is via SAP HR mogelijk. Rapportage op gerealiseerde kosten via SAP FI is nog niet mogelijk, aangezien er niet op die wijze geregistreerd wordt. Besloten is deze optie te bespreken in het FCO en mee te nemen bij de verdere ontwikkeling van registratie en rapportages PNID.

5) Eén externe fte = één interne fte Ten behoeve van de vergelijkbaarheid van de interne met de externe formatie, geldt de afspraak dat één externe fte staat voor 1659 ingehuurde uren op jaarbasis.

6) HvA-ID voor PNID Het verkrijgen van een HvA-ID voor PNID is voortaan gekoppeld aan de registratie in SAP HR (zie bijlage 4). De aanvraag voor een HvA-ID voor PNID loopt daarom altijd via P&O.

1

Deze andere (onderwijs)organisatie heeft niet als kerntaak het uitzenden of detacheren van mensen. Dit in tegenstelling tot de organisaties genoemd onder subcategorie 3.

4


3) Uitvoeringsafspraken AC-PSA en AC-FA 1) Eén digitaal loket voor decentraal m.b.t. inhuur PNID a) Contact decentraal met Servicedesk AC: Voor aanmelding, betaling en vragen m.b.t. PNID kan de organisatie voortaan terecht bij één loket: het digitale loket van het Administratief Centrum “Topdesk” ([email protected]). b) Contact AC-PSA met P&O: De PSA neemt contact op met P&O indien de via Topdesk ontvangen documenten incorrect of niet volledig zijn. c) Contact AC-PSA met AC-CA: De PSA stuurt via Topdesk de aanmeldingsdocumenten van ZZP’ers door naar de Crediteu1 renadministratie (CA) i.v.m. de betaling van de facturen . d) Contact AC-CA met AC-PSA: De CA neemt contact op met de PSA bij vragen over de doorgestuurde documenten.

2) Vergelijkbaarheid inzet en kosten a) Registratie in SAP HR en inboeking in SAP FI: N.a.v. het besluit van P&O en P&C om het PNID onder te verdelen in zes subcategorieën, vindt registratie van inzet PNID in SAP HR en inboeking van ontvangen facturen van PNID in SAP FI plaats op basis van deze subcategorieën (zie ook bijlage 3). Verbijzondering m.b.t. subcategorie IB47: Vanwege praktische redenen (haalbaarheid/capaciteit2) is besloten het PNID dat via IB47 wordt uitbetaald vooralsnog niet te registreren in SAP HR3. Dat betekent dat SAP HR vijf subcategorieën PNID kent en SAP FI zes.

b) Rapportages PSA over inzet PNID: De PSA levert maandelijks op bscw overzichten m.b.t. de inzet van het geregistreerde PNID. Naast informatie over de omvang van PIND volgens de nieuwe subcategorieën, leveren deze 4 rapportages ook informatie over inzet volgens andere categorieën . De informatie in deze rapportages is onlangs met een aantal financiële gegevens uitgebreid, om monitoring van de inzet t.o.v. de gerealiseerde kosten te faciliteren. c) Informatie FA over gerealiseerde kosten PNID: De Crediteurenadministratie stelt t.b.v. de decentrale controller maandelijks informatie beschikbaar over de betaalde facturen van PNID. De controller monitort deze kosten middels de standaard SAP kostenplaatsrapportage (transactie Z_ALR_87013611). Uitsplitsing naar de zes 5 subcategorieën is mogelijk. Uitsplitsing naar OP en OBP is op dit moment nog niet mogelijk. c) Monitoring door decentraal: Door de uitbreiding van de informatie in de PSA-rapportages met een aantal kwantitatieve gegevens en doordat de PSA en de FA nu werken met dezelfde subcategorieën PNID is een betere monitoring mogelijk van de inzet van PNID en de daarbij behorende kosten.

1 2 3

4 5

Betreft: 1. meldingsformulier PNID, 2. geldig ID-bewijs, 3. geldige VAR en 4. overeenkomst van opdracht Omvang betalingen: aantal IB47-betalingen was in 2010 en 2011 gemiddeld 4.300 per jaar. Bij de introductie van het nieuwe kaartsysteem KMS zal worden bepaald of registratie in SAP HR noodzakelijk is of dat registratie op een andere wijze kan plaatsvinden. Bijvoorbeeld: inzet op bepaalde functies of inzet op OP en OBP. Uitsplitsing in kosten OP en OBP bij financiën: uit te werken via CFO en verdere ontwikkeling t.a.v. PNID

5


4) Handhaving spelregels 1) Gezamenlijke verantwoordelijkheid Een goede output (managementinformatie) is afhankelijk van een goede input (aanmeldingen PNID). Staven/diensten en decentrale eenheden hebben hierbij een eigen verantwoordelijkheid. Staven/diensten zijn verantwoordelijk voor de randvoorwaarden (HvA-brede afspraken, technische ondersteuning, uitvoering administratie) en de decentrale eenheden voor de aanmeldingen van PNID en de handhaving van de spelregels die hierbij binnen de HvA gelden. 2) Spelregels bij aanmelding PNID Vanwege het belang van een goede input hebben de directeuren P&O, P&C en AC het management van domeinen, staven en diensten nadrukkelijk gevraagd erop toe te zien dat de spelregels bij het aanmelden van PNID binnen hun organisatieonderdeel worden toegepast. Deze spelregels zijn: 1

1. Over de inzet van PNID vraagt de leidinggevende eerst advies bij P&O ; 2. Alle PNID wordt via P&O aangemeld bij de PSA om geregistreerd te worden in SAP HR; 3. P&O zorgt ervoor dat de juiste gegevens tijdig bij de PSA worden aangemeld; 4. (Spoed)aanvragen van een HvA-account voor PNID lopen altijd via P&O; 5. P&O is voor de PSA contactpersoon als het gaat om aanmelding van PNID; 6. P&O en de controller zorgen ervoor dat nieuwe leidinggevenden worden ingewerkt op de materie van inhuur PNID.

5) Eerste resultaten en evaluatie 1) Inhaalslag Ten behoeve van een betere informatie over inzet van PNID, zijn de registratiemogelijkheden in SAP HR uitgebreid. De PSA heeft hiertoe aanpassingen voorgevoerd in de aanmeldingsformulieren en in het systeem SAP HR. Vanaf juni vindt er een inhaalslag plaats van registratie van PNID in SAP HR. Deze inhaalslag wordt uitgevoerd in samenwerking met de decentrale P&O-ers en gecoördineerd door de PSA.

2) Resultaten uit SAP HR en SAP FI De septemberrapportage vanuit SAP HR laat zien dat nog niet alle PNID bij de PSA is aangemeld. PSA en de decentrale P&O-ers werken er hard aan dit voor de oktoberrapportage gerealiseerd te hebben. In de loop van oktober zullen de financiële gegevens van de FA beschikbaar komen op basis van de nieuwe subcategorieën PNID.

3) Evaluatie Over enkele maanden zal er een evaluatie plaatsvinden van de resultaten van de eerste verbeterslag. Dat kan leiden tot tussentijdse aanpassingen of tot het besluit wijzigingen of verbeteringen mee te nemen in de tweede ontwikkelingsfase m.b.t. registratie, rapportage en monitoring van PNID.

1

Voorschrift van de Procuratieregeling

6


6) Vervolg ontwikkeling in tweede fase Verdere ontwikkeling t.a.v. registratie, rapportage en monitoring van inzet en kosten PNID vindt plaats in de tweede fase, waarin aansluiting wordt gezocht met een aantal lopende projecten binnen de HvA (“HvA-data”, “Doelmatigheid” en “VCON”). Doel hiervan is een verbetering van de kwaliteit van de managementinformatie en een verbetering in de efficiëntie van het registratie- en betalingsproces door een voortgaande digitalisering. Onderwerpen die hierbij aan de orde komen zijn onder meer: - een geïntegreerde rapportage van externen op p- en f-gegevens (HvA-data), - een verplichtingenadministratie op individueel niveau (VCON - Verbeteren van bestel- tot betaalproces en HvA-data)

- decentrale invoer van PNID in SAP HR via portal (toekomstige project PSA en P&O inzake e-HRM), - keuzes rond de registratie van IB47 (Nieuw HvA-kaartsysteem KMS). .

7


Bijlage 1

Begripsomschrijving PNID en Externe dienst

Personeel niet in dienst (PNID) = extern personeel dat tijdelijk werkzaamheden voor de HvA verricht

(alleen voor intern gebruik)

Externe (advies)dienst = een (advies)dienst die wordt ingekocht

-

op basis van een uitleenovereenkomst (detacherings- uitzend-, of terbeschikkingstellingsovereenkomst) (bij ZZP’ers een overeenkomst van opdracht)

-

op basis van een overeenkomst van opdracht of levering

-

waarbij sprake is van een verplicht persoonlijk uitvoeren van de werkzaamheden in een bij de HvA in gebruik zijnde Hay-functie

-

waarbij de uitvoering van de werkzaamheden niet gebonden is aan een bepaalde persoon

-

en waarbij de werkzaamheden worden uitgevoerd onder verantwoordelijkheid van de leidinggevende die de persoon inhuurt.

-

en waarbij de uitvoering van de werkzaamheden wordt georganiseerd en bepaald door de organisatie die de dienst levert.

Voorbeelden: - docent, medewerker onderwijsbureau - opleidingsmanager, afdelingshoofd - secretaresse, ict-medewerker - controller, P&O-adviseur

Voorbeelden: - adviesdienst van PWC - schoonmaakdiensten van Asito - re-integratieactiviteiten Margolin - training extern opleidingsinstituut t.b.v. professionalisering eigen personeel

Bijlage 2

Categorie

PNID

Subcategorieën PNID

Subcategorieën

In SAP HR

In SAP FI

1) Detachering vanuit UvA

Ja

Ja

2) HvA-Jobservice

Ja

Ja

3) Uitzendbureau / detacheringsbureau

Ja

Ja

4) Individuele detachering vanuit andere (onderwijs)organisatie

Ja

Ja

Ja

Ja

Nee

Ja

5) ZZP’er 6) IB47

1

Volledige doorvoering wordt opgepakt na de huidige “freeze” van SAP

9


1

Bijlage 3

Registratie PNID in SAP HR

↔

Boeking facturen PNID in SAP FI

Exploitatiekosten

Externe loonkosten

Registratie in SAP HR

1

Detachering vanuit UvA

…………1 ( = Detachering vanuit UvA)

HvA-Jobservice

41.60.00

( = HvA Jobservice)

Uitzendbureau/detacheringsbureau

41.60.00 41.70.00

( = uitzendbureaus) ( = interim management)

Individuele detachering vanuit andere (onderwijs)organisatie

41.50.10

( = detacheringen)

ZZP’er

41.55.00

( = overig ingekochte arbeid)

IB47 (geen registratie in SAP HR)

41.50.00

( = IB47)

geen registratie in SAP HR

42.20.00 42.22.50 40.95.00 ………… ………….

( = advies- en accountantskosten) ( = overig ingekochte diensten) ( = scholingskosten) ( = huisvestingskosten) ( = ………etc.…… …...)

PNID

Externe diensten

Nieuwe grootboekrekening wordt doorgevoerd na afloop van huidige “freeze” van SAP

10

Boeking in SAP FI


Bijlage 4

Toekenning HvA-ID Aanvraag bij P&O Toekenning alleen mogelijk via registratie in SAP HR

PID-account

PNID-account

Via aanstellingsformulier SAP HR  IDM  privé e-mailadres

Via aanmeldingsformulier SAP HR  IDM  privé e-mailadres

Subcategorieen

Subcategorieen

Aanvraag bij de decentrale adresboekbeheerder

Gast-account Via aanvraagformulier  IDM  (privé) e-mailadres

Subcategorieen

1. HvA-personeel vast in dienst

Oude subcategorieën

Nieuwe subcategorieën:

1. Vanwege externe adviesdienst

2. HvA-personeel tijdelijk in dienst

1. Detachering: individuele detachering

1. UvA

2. Vrijwilliger

2. HvA-Jobservice

3. Gastdocent

3. Uitzendbureau / detacheringsbureau

4. Overig (bijv. IB47)

3. Stagiairs

1

2. Detachering: overeenk. onderwijsdienstverlen. 3. Detachering: via detacheringsbureau

4. Andere (onderwijs)organisatie 5. ZZP’er

4. HvA-Jobservice 5. ZZP’er – OVO 6. Uitzendbureau

1

Stagiairs zijn geen PID. Toekenning van HvA-ID aan Stagiairs volgens de gast-account-procedure of de PNID-account-procedure wordt daarom op dit moment door PSA onderzocht.

11


Bijlage 5

Processtappen inhuur PNID Wat

Door

Budgethouder stelt behoefte aan inhuur PNID vast en controleert of de begroting ruimte biedt

budgethouder

2

Budgethouder wint advies in bij de P&O-adviseur1 over wijze van inhuur en de voorwaarden2

budgethouder

3

Aanvraag voor inhuur PNID wordt uitgezet bij gekozen bureau3 of bij ZZP’er

P&O’er

4

PNID levert aan: - de gevraagde persoonsgegevens op het HvA-formulier - een geldig ID bewijs - en in geval van een ZZP’er een geldige VAR verklaring

PNID

5

P&O’er controleert geldigheid ID en in geval van ZZP’er ook de VAR

P&O’er

6

Overeenkomst met bureau of ZZP’er wordt opgemaakt en ondertekend door budgethouder en externe partij

Coördinatie door P&O’er

7

P&O’er vult HvA-aanmeldingsformulier in en laat ondertekenen door budgethouder en P&O-adviseur

Coördinatie door P&O’er

8

P&O’er stuurt digitaal het aanmeldingsformulier en de bijbehorende documenten4 door naar de [email protected]

P&O’er

9

PSA registreert PNID in SAP HR (binnen 2 dagen na ontvangst volledige aanmeldingsset)

PSA

10

24 uur na registratie in SAP HR ontvangt de externe arbeidsrelatie op het privé e-mailadres het HvA ID

PSA

11

PSA stuurt aanmeldingsformulier + bijbehorende documenten van een ZZPer via Topdesk door naar de FA i.v.m. check facturen ZZP’er

PSA

1

Processtappen betaling PNID

1

2 3 4

Wat

Door

1

Aangeleverde stukken vanuit PSA vastleggen (in VAR excelbestand)

CA

2

Crediteur aanmaken met kostensoort overeenkomend met PNID SAP-HR registratie

CA

3

Controle of inkomende factuur van een ZZP’er is, of deze voorkomt in het VAR-bestand en of alle stukken aangeleverd zijn

CA

4

Inkomende factuur registreren op kostenplaats en versturen naar budgethouder ter ondertekening

CA

5

Budgethouder stuurt factuur terug naar FA met akkoord

Budgethouder

Volgens de Procuratieregeling is de budgethouder verplicht om voorafgaand aan de inzet vaneen externe arbeidsrelatie hierover advies in te winnen bij de P&O-adviseur. Zie voor HvA-afspraken inzake Inhuur externe arbeidsrelaties: https://bscw.hva.nl/bscw/bscw.cgi/66982645 Denk aan HvA-afspraken met preferred suppliers! Documenten die naar de PSA gestuurd moeten worden zijn: 1. Meldingsformulier PNID 2. Kopie geldig IDbewijs en –in geval van een ZZPér ook- 3) kopie geldige VAR en 4) kopie OVO. De originele overeenkomsten met externen worden decentraal beheerd.

Verbetering registratie en rapportage PNID

Recommend Documents