VERANTWOORDINGSTEKST CORPORATE GOVERNANCE
1. Inleiding De (internationale) politiek heeft de afgelopen jaren vergaande maatregelen van banken en verzekeraars geëist om een transparante structuur en verantwoording te realiseren. Verzekeraars hebben afgesproken dat zij inzicht geven in de wijze waarop de maatschappij wordt bestuurd en gecontroleerd. Daarbij worden de verantwoordelijkheden en functies beschreven, en de doelstellingen in het beloningsbeleid geformuleerd. De maatschappijen hebben de zogenaamde Governance Principes Verzekeraars opgesteld waarin de belangrijkste onderwerpen zijn opgenomen waaraan verzekeraars zich zullen houden. De Governance Principes gaan in op de volgende onderdelen: 1. Samenstelling, deskundigheid, taken en werkwijze Raad van Commissarissen 2. Samenstelling, deskundigheid, taken en werkwijze Raad van Bestuur 3. Inrichting Risicomanagement 4. Inrichting Interne audit 5. Beloningsbeleid 6. Naleving wet- en regelgeving OWM Achterhoek heeft van oudsher een transparante structuur en dienstverlening zonder winstoogmerk. Het toezicht op het functioneren wordt gedragen door onze leden. Het klantbelang staat daarbij voorop evenals het voorzien in een adequate vorm van risicomanagement. De beloning van de medewerkers is in lijn daarmee vastgesteld. In deze elementen bevindt zich de (meer-)waarde en kracht van onze maatschappij. Hierna wordt uiteengezet hoe binnen OWM Achterhoek wordt omgegaan met de hiervoor genoemde onderwerpen van de code. Dit zal geschieden op basis van het zogenaamde ‘pas toe of leg uit’-beginsel. Dit betekent dat in dit verslag zal worden aangegeven hoe de principes van de code in het afgelopen jaar door de Onderlinge zijn toegepast of waarom bepaalde principes niet (volledig) zijn toegepast. Dit zal niet plaatsvinden door van iedere codebepaling afzonderlijk af te geven of deze in het afgelopen jaar wel of niet (volledig) is toegepast, maar meer vanuit de hoofdlijnen van de code. De directie acht dit ook verdedigbaar omdat in de code is aangegeven dat voor de werking van de code niet de mate waarin deze naar de letter wordt nageleefd bepalend is, maar juist de wijze waarop met de intenties wordt omgegaan. Daarbij komt dat voor kleinere verzekeraars zoals OWM Achterhoek een groot deel van de principes proportioneel toegepast mag worden.
2. Raad van Commissarissen 2.1. Samenstelling en deskundigheid RvC De code gaat uit van een structuur waarin naast een raad van bestuur tevens een raad van commissarissen functioneert. 2014 was het eerste volle jaar waarin de Onderlinge werkte met een nieuwe bestuurlijke structuur; eind 2013 werd de nieuwe organisatiestructuur met een raad van commissarissen operationeel. De raad van commissarissen is zodanig samengesteld, dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. Complementariteit, collegiaal bestuur, onafhankelijkheid en diversiteit zijn een voorwaarde voor een goede taakvervulling door de Raad van Commissarissen. De raad van commissarissen is zodanig samengesteld, dat hij zijn taak naar behoren kan vervullen. De naleving hiervan is verankerd in het Reglement en de profielschets van de raad van commissarissen. De RvC bestaat op uit 5 leden: D.J. Boverhof, voorzitter H.A.M. van Groningen, vice-voorzitter S. Brockötter W.R.J. Rensen Mw. M.H. Pluymen Er wordt gestreefd naar een complementaire en gemengde samenstelling. De leden zijn afkomstig uit verschillende bedrijfstakken. Ze hebben professionele kennis en ervaring op uiteenlopende terreinen. Vanuit deze deskundigheid en ervaring zijn de betreffende personen ook in staat om het beleid van de verzekeraar op hoofdlijnen te kunnen beoordelen en een zelfstandig oordeel te vormen welke basisrisico’s daarbij worden gelopen. Zodra een vacature ontstaat in de RvC, wordt een individuele profielschets voor het nieuwe lid van de RvC opgesteld die past binnen de profielschets van de RvC. Naast de algemene eisen die aan commissarissen wordt gesteld, wordt in de individuele profielschets ook aandacht besteed aan specifieke kennis en vaardigheden die vereist zijn voor het nieuwe RvC-lid. Een nieuw RvC-lid doorloopt een introductieprogramma. Manon Pluymen is sinds 2014 lid van de Raad van Commissarissen. Zij is advocaat met als aandachtsgebied bedrijfs- en beroepsaansprakelijkheid, verzekeringen en polisgeschillen en letselschade. Zij brengt met haar verzekeringskennis en ervaring de RvC goed in balans. Binnen de RvC bekleedt zij het kennisgebied “producten, diensten en markten”, bijvoorbeeld het beoordelen van een PARP, de verzekeringsvoorwaarden en andere zaken die van toepassing zijn op dit kennisgebied. Het aantal leden van de RvC moet voldoende zijn om de functie van de RvC en zijn commissies goed te kunnen uitoefenen. In de statuten is het minimum aantal van drie leden genoemd. Gezien de aard, omvang en complexiteit van de organisatie is er voor gekozen om te starten met 5 leden.
Elk lid van de RvC neemt deel aan een niet formeel programma van educatie, welke betrekking heeft op ontwikkelingen binnen de maatschappij en de financiële sector, corporate governance in het algemeen en die van de financiële sector in het bijzonder. Jaarlijks worden twee dagen georganiseerd voor permanente educatie. De onderwerpen kunnen wisselen, maar zijn altijd afhankelijk van relevante ontwikkelingen. Daarmee wordt gewaarborgd dat ieder RvC-lid voldoende deskundig is en blijft. De RvC kent aan de commissarissen een vaste vergoeding per dagdeel toe. Daarnaast ontvangt de voorzitter van de RvC nog een vaste vergoeding op jaarbasis. Deze vergoedingen zijn vast en niet resultaat afhankelijk. De RvC evalueert jaarlijks het eigen functioneren. Daarnaast wordt conform de principes dit functioneren eens in de drie jaar onder onafhankelijke begeleiding geëvalueerd. 2.2. Taak en werkwijze RvC De RvC heeft tot taak toezicht te houden op het beleid van het bestuur en op de algemene gang van zaken in de maatschappij. Hij staat het bestuur met raad terzijde. De RvC besteedt bijzondere aandacht aan het risicobeheer van de maatschappij. De taken en bevoegdheden van de RvC zijn opgenomen in de Statuten en het Reglement RvC. De RvC vergadert tezamen met de RvB. De aanwezigheid van de leden van de RvC wordt opgenomen in de notulen. De RvC vergadert minimaal vijfmaal per jaar. Er was geen sprake van frequente afwezigheid van één of meer commissarissen. De norm is dat commissarissen zoveel mogelijk aanwezig en bereikbaar zijn. Tijdens de vergadering wordt aandacht besteed aan zeer uiteenlopende zaken. Daaronder nieuwe beleidsvoorstellen en het evalueren van de voortgang en uitvoering van het beleid. Ook is het onderwerp audit en risicobeheer een regelmatig terugkerend gespreksthema. Iedere bespreking van het risicobeheer wordt voorbereid door de audit-risicocommissie. Deze commissie is samengesteld door en uit twee leden van de RvC. De audit-risicocommissie bestaat uit leden die over kennis en ervaring beschikken die een gedegen beoordeling van risico’s en toezicht mogelijk maakt. Deze commissie bereidt, binnen haar taakgebied, de besluitvorming van de raad van commissarissen voor. De audit-risicocommissie vergadert tenminste twee maal per jaar. De verslagen van de auditrisicocommissie worden zo spoedig mogelijk na de vergaderingen verspreid onder alle leden van de RvC (artikel 6.4). Daarnaast staat risicomanagement 2x per jaar op de agenda van de RvC. De omvang en mogelijke gevolgen van de (potentiële) risico’s worden besproken en indien nodig worden er maatregelen getroffen. De interne audit is uitbesteed aan een extern, specialistisch bureau. De audit-risicocommissie bewaakt de opvolging van de te nemen maatregelen die voortkomen uit de resultaten van de audits.
3. Raad van Bestuur 3.1. Samenstelling en deskundigheid Raad van Bestuur De RvB bestaat uit 2 personen; een man en een vrouw: - B. Doornweerd, voorzitter - Mw. R. Keijzer Met deze verdeling wordt ook in deze raad voorzien in een evenwichtige verdeling van mannen en vrouwen. De verantwoordelijkheid voor het besturen van de maatschappij berust bij de RvB als collectief, in onderling overleg kunnen zij aandachtsgebieden vaststellen en zo nodig wijzigen, en deze aan de RvC voorleggen ter goedkeuring. De RvB beschikt over ruime kennis en ervaring om de aan hen opgedragen taken naar behoren te kunnen uitvoeren. Voor wat betreft de deskundigheid en ervaring vullen zij elkaar aan. De RvB beschikt over veel verzekeringstechnische kennis. Zij beschikken over relevante assurantiediploma’s, management- en marketingopleidingen, vaardigheidstrainingen en via leergangen over kennis met betrekking tot wet- en regelgeving, compliance en klantbelang. Mede door hun jarenlange ervaring in het Onderlinge verzekeringsbedrijf beschikken zij tevens over financiële en bestuurlijke kennis. Vanuit de hiervoor beschreven deskundigheid en ervaring is de directie ook in staat om het beleid van de verzekeraar te kunnen beoordelen en een zelfstandig oordeel te kunnen vormen over de risico’s die daarbij worden gelopen. Ook voor hen geldt dat de Onderlinge gezien de beperkte omvang en complexiteit geen formeel programma met betrekking tot de permanente educatie hanteert (wel verplichte educatie vanuit Wft). Het belang van permanente educatie wordt echter ook hier onderkend. De actuele ontwikkelingen binnen de branche worden gevolgd aan de hand van nieuwsbrieven en informatie die van de externe toezichthouders, zoals de accountant, Autoriteit Financiële Markten (AFM) en De Nederlandsche Bank (DNB) worden ontvangen. Bovendien bezoekt de directie zeer regelmatig bijeenkomsten van DNB, het Platform van Onderlinge Verzekeringsmaatschappijen (POV/Verbond van Verzekeraars) en SOM/SOBH/OASE (SSO). Binnen de profielschetsen van de RvB wordt ingespeeld op de kwaliteiten van de leden van de RvB. Door middel van trainingen en opleidingen wordt de kwaliteit van de leden van de RvB gewaarborgd. Voor 2014 is voor elk lid van de RvB een programma van educatie opgesteld, die betrekking heeft op de verschillende deelonderwerpen uit de profielschets. De RvC vergewist zich ervan of de leden van de RvB voldoende deskundig zijn. Eén en ander maakt onderdeel uit van de functioneringsgesprekken van de remuneratiecommissie met de RvB. 3.2 Taak en werkwijze RvB De taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de RvB zijn vastgelegd in de Statuten, het reglement RvB en de individuele profielschetsen. In de nieuwe structuur met een RvB, is het overleg van het managementteam blijven staan. De RvB vormt samen met het hoofd buitendienst het managementteam van de Onderlinge. In beginsel vergaderde dit managementteam iedere week. Daarnaast houdt de RvB tweewekelijks
een bestuursvergadering (Art. 8, Reglement van de Raad van Bestuur). De RvB neemt ook deel aan de vergaderingen van de RvC. Gezien de korte lijnen tussen de leden van de RvB is er bovendien voldoende gelegenheid voor onderling overleg op andere momenten. De twee personen van de RvB zijn lid van de Onderlinge. Beiden weten daarom als geen ander wat de belangen van de leden en overige relaties zijn. Bovendien zijn zij woonachtig in de regio. Ook vanuit die optiek weten zij wat er leeft in de omgeving waarin de Onderlinge actief is. De beleidskeuzes die de RvB voorstelt zijn dan ook echt gericht op de belangen van de ledenverzekerden en andere relaties van de Onderlinge. Dit komt tot uitdrukking in de kernwaarden van de Onderlinge, te weten: dichtbij, betrokken en betrouwbaar. En het feit dat de Onderlinge geen winstoogmerk heeft. Deze waarden zijn diep verankerd in de organisatie en vormen het uitgangspunt in de dagelijkse omgang tussen de medewerkers en relaties van de Onderlinge. Om dit waar te kunnen maken is het van groot belang dat de Onderlinge soliditeit nastreeft en uitstraalt. Voor het beleid betekent dit dat geen onnodige risico’s worden gelopen. De Onderlinge streeft naar een beheerste bedrijfsvoering en voert daarom een streng acceptatiebeleid, een defensief beleggingsbeleid (dat voorziet in voldoende spreiding), een prudent herverzekeringsbeleid en een transparant tarief- en schadeafhandelingsbeleid. Dat de RvB handelt in het belang van de leden en de zorgplicht nakomt is tevens bevestigd in de door haar ondertekende moreelethische verklaring. Deze verklaring is overigens ook door de leden van de RvC ondertekend. Om te borgen dat ook de rest van de organisatie in lijn met deze verklaring handelt zijn de belangrijkste uitgangspunten opgenomen in een interne gedragscode welke onderdeel uitmaakt van het personeelshandboek. Het personeelshandboek is voor iedereen toegankelijk. Een nieuwe procedure wordt per e-mail aan de medewerkers verzonden. Wijzigingen en nieuwe procedures worden periodiek met de medewerkers besproken en geëvalueerd. 4. Risicomanagement Gezien de functie van een verzekeraar in de maatschappij zijn de RvB en RvC van OWM Achterhoek van mening dat bij een verzekeraar alleen een risicobeleid past dat voorzichtigheid als primair uitgangspunt heeft. Een verzekeraar moet niet onnodig en onbeperkt aan risico’s worden blootgesteld. De risicobereidheid van OWM Achterhoek sluit hierop aan. Meer concreet betekent dit dat de Onderlinge de risico’s met een grote impact en grote waarschijnlijkheid (van optreden) wenst te vermijden of deze bij voorkeur overdraagt aan een andere partij. Zo worden de verzekeringstechnische risico’s voor het overgrote deel afgewenteld op de gecontracteerde herverzekeraars. Teneinde het kredietrisico dat hierdoor ontstaat te beperken is het herverzekeringsbeleid van de Onderlinge erop gericht dat alleen met herverzekeraars zaken wordt gedaan die minimaal over een A- rating beschikken welke is afgegeven door een gerenommeerd ratingbureau. Een ander voorbeeld waaruit blijkt dat de Onderlinge risicobewust handelt, is de spreiding die is aangebracht in de beleggingen. Zo houdt de Onderlinge geen omvangrijke aandelenposities aan (beperking marktrisico) en worden de geldmiddelen toevertrouwd aan solide financiële instellingen (beperking kredietrisico). Verder worden de operationele risico’s hoofdzakelijk beheerst door het hanteren van diverse interne procedures en richtlijnen en toepassing van het meer-ogen-principe.
Over het algemeen kan gesteld worden dat de omvang van de risico’s bij OWM Achterhoek beperkt en goed beheersbaar is. De heer Doornweerd, voorzitter van de RvB, is aangewezen als riskmanager van de maatschappij. Hierdoor is het risicobeheer binnen de RvB verankerd. De Riskmanager is verantwoordelijk voor het vaststellen, uitvoeren, monitoren en waar nodig bijstellen van het algehele risicobeleid van de Onderlinge. De risicobereidheid wordt op voorstel van de RvB jaarlijks ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd. Tussentijdse materiële wijzigingen van de risicobereidheid worden eveneens ter goedkeuring aan de RvC voorgelegd. Verder wordt kennis genomen van diverse nieuwsbrieven en wordt de correspondentie van de externe toezichthouders, de rapportages van de externe accountant en de interne auditfunctie besproken. Indien hieruit blijkt dat bepaalde risico’s onvoldoende worden gemitigeerd, ziet de RvC er op toe dat de RvB hierop adequaat reageerde. 5. Audit Verzekeraars dienen op grond van het Besluit prudentiële regels te beschikken over een organisatieonderdeel dat op onafhankelijke wijze toetst of de organisatie-inrichting nog voldoet aan de daaraan te stellen eisen en of de maatregelen van administratieve organisatie en interne beheersing effectief hebben gewerkt. Deze toetsing dient ten minste jaarlijks te worden uitgevoerd. In de code wordt gesteld dat dit organisatieonderdeel zich een oordeel moet vormen over de beheersing van de risico’s die samenhangen met de activiteiten van de verzekeraar. In dit oordeel moet de kwaliteit en effectiviteit van het functioneren van de governance, het risicobeheer en de beheersprocessen binnen de verzekeraar worden meegenomen. Bij de bestuurlijke herinrichting is ervoor gekozen om de interne audit uit te besteden aan een externe deskundige. De auditor is onafhankelijk. Hij voert ten minste één keer per jaar een interne audit uit en rapporteert hierover rechtstreeks aan de RvB. Hij heeft ook een rapportagelijn naar de audit-risicocommissie. De interne auditfunctie beoordeelt of de interne beheersmaatregelen effectief zijn. Het handboek AO/IC dient als basis voor de interne audits. OWM Achterhoek is door De Nederlandsche Bank geplaatst in toezichtregime T1 en heeft op basis daarvan in het afgelopen jaar een risicobeoordeling gehad op basis van kwartaal en jaarstaten. De uitkomsten hebben niet geleid tot een toezichtgesprek. Ook de Auditfunctie zag geen reden om een gesprek te voeren met de toezichthouder. 6. Beloning De Onderlinge voert een zorgvuldig, beheerst en duurzaam beloningsbeleid dat in lijn ligt met de strategie van de Onderlinge en haar kernwaarden. De salarissen en vergoedingen die de RvC, RvB en overige medewerkers van de Onderlinge ontvangen, hebben een vast karakter. Het beloningsbeleid van OWM Achterhoek maakt geen gebruik van variabele beloningen. De principes in de code met betrekking tot deze vorm van beloning zijn daarom niet van toepassing op de Onderlinge. Verder is relevant te vermelden dat de hoogte van de vaste beloningen die bestuurders en medewerkers ontvangen redelijk en verre van excessief is. Het vastgestelde beloningsbeleid is
afgestemd met vergelijkbare functies binnen de financiële sector, waarbij tevens de omvang van de organisatie in ogenschouw is genomen. Wijzigingen in de beloningsstructuur dienen te worden voorgelegd aan de RvC. 7. Naleving wet- en regelgeving Het reglement RvB stelt (artikel 4.2) dat de RvB verantwoordelijk is voor de naleving van alle relevante wet- en regelgeving. De uitvoering van het signaleren en implementeren van nieuwe wet- en regelgeving is de directe verantwoordelijkheid van de RvB. De compliance officer, mevrouw Keijzer, controleert hierop en stelt jaarlijks het compliance plan op. De RvB rapporteert hierover aan en bespreekt de interne risicobeheersings- en controlesystemen met de RvC en haar audit-risicocommissie . De wettelijk verplichte interne auditfunctie is ingericht en heeft tot taak te beoordelen of de interne beheersmaatregelen in opzet, bestaan en werking effectief zijn. 8. Slot De RvB vertrouwt erop dat op grond van voornoemde rapportage is voldaan aan de rapportageverplichting zoals bedoeld in de in artikel 2:391 lid 5 BW genoemde algemene maatregelen van bestuur. Aalten, 23 april 2015 De Raad van Bestuur
