VERANDERPLAN INVOERING OMGEVINGSVERGUNNING GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN REVISIE 1

VERANDERPLAN INVOERING OMGEVINGSVERGUNNING GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN REVISIE 1

COLOFON

Documentinformatie Versiebeheer Versie 0.1 0.2 0.3 0.4

Reden aanpassing Interne conceptversie Interne conceptversie Definitieve versie / 20 januari 2009 Definitieve versie / revisie / 17 februari 2009

Gewijzigd door GN GN / RdH GN / RdH / SH GN

Verzendlijst Naam SH, RdH SH Projectorganisatie

Opdrachtgever Project Projectnummer Datum Status Auteur(s)

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

Functie projectleiding projectleiding

: : : : : :

Verzenddatum 190109 200109 220109

Dhr. J. Eshuis, Gemeente Alphen aan den Rijn Invoering Omgevingsvergunning V0839.01.03 17 februari 2009 Definitief 0.4 / revisie Projectgroep Invoering Omgevingsvergunning

-1-

17 februari 2009 / Versie: 0.4 definitief revisie

INHOUDSOPGAVE

pagina

1.

VOORWOORD

3

2.

INVOERING OMGEVINGSVERGUNNING: AL TWEE JAAR OP REIS!

4

3.

ACTIELIJST PER 20 JANUARI 2009

7

BIJLAGE 1: TOELICHTING RESULTATEN VAN DE PROJECTFASEN

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

-2-

36


1.

VOORWOORD Voor jullie ligt het veranderplan voor de invoering van de omgevingsvergunning in de gemeente Alphen aan den Rijn. Het veranderplan is de basis voor de implementatie van de gewenste en benodigde veranderingen: Alphen aan den Rijn wordt in 2009 Wabo-proof!. In de afgelopen twee jaar is door een grote groep medewerkers van de gemeente hard gewerkt aan het project “invoering van de omgevingsvergunning”. Al dit werk heeft uiteindelijk geleid tot input voor het veranderplan. In dit document worden jullie eerst meegenomen in een globaal overzicht van hetgeen de afgelopen twee jaar in het project bedacht, ontwikkeld en besloten is. Om de overzichtlijkheid te vergroten is hiervoor in hoofdstuk 2 een samenvatting per projectfase opgenomen. Als naslagwerk is in de bijlage een uitgebreide toelichting per fase opgenomen. Vervolgens wordt in hoofdstuk 3 het veranderplan, in de vorm van een actiepuntenlijst, weergegeven. In deze actielijst worden de volgende vragen beantwoord: • • •

Wat zijn de actiepunten? Wat is de planning van de implementatie? Welke capaciteit is benodigd voor de invoering van de omgevingsvergunning?

De actiepuntenlijst is een momentopname. De meest actuele lijst is te vinden op de I-schijf: I:\Projecten\Invoering omgevingsvergunning\Projectfasen\Fase 4 en 5\Veranderplan Voor vragen, op- en aanmerkingen, complimenten, tips voor verbeteringen etc. kunnen jullie altijd terecht bij Gonda Neddermeijer, Sandra Habets en Reza de Haan.

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

-3-


2.

INVOERING OMGEVINGSVERGUNNING: AL TWEE JAAR OP REIS!

2.1

Komst van een omgevingsvergunning Er wordt op Rijksniveau al jaren gesproken over de zogenaamde VROM-vergunning. Deze vergunning wordt later omgedoopt tot omgevingsvergunning . Eind 2004 doet VROM een oproep aan vergunningverleners en –aanvragers om pilots te starten in het kader van de omgevingsvergunning en de hiermee opgedane kennis breed te verspreiden. Vanaf 2005/2006 worden de plannen meer concreet en eind 2006 wordt het wetsvoorstel voor de Wabo ingediend.

2.2

Fase 1: Alphen aan den Rijn aan de slag In de gemeente Alphen aan den Rijn wordt vanaf 2006 gewerkt aan de omgevingsvergunning. In dit jaar wordt een eerste plan van aanpak opgesteld. In 2007 wordt een hernieuwd plan van aanpak opgesteld, dat in juli 2007 wordt goedgekeurd door de stuurgroep ‘Invoering Omgevingsvergunning” en in augustus 2007 wordt behandeld in het college van B&W. Met het plan van aanpak heeft Alphen aan den Rijn een stevige stap gezet voor de implementatie van de Omgevingsvergunning. Alphen heeft haar ambitie hoog gelegd. Er is gekozen voor een aanpak waarbij vanuit de bestaande situatie aan een zo optimaal mogelijke situatie wordt bereikt. Er wordt verbeterd daar waar mogelijk!

2.3

Fase 2: De ladekasten in! Aan het einde van fase 1 is een projectorganisatie opgericht voor de invoering van de omgevingsvergunning in de gemeente Alphen aan den Rijn. Deze projectorganisatie gaat aan de slag met een nulmeting. Er wordt een proces- en knelpuntenanalyse uitgevoerd binnen de taakvelden ICT-voorzieningen, loket, vergunningverlening, handhaving en bezwaar en beroep. De resultaten van de nulmeting worden op 31 oktober 2007 gepresenteerd in het DT van de gemeente. Op 8 november wordt een Wabo-borrel gehouden. Tijdens deze borrel wordt voor de eerste keer de Wabo-wisselbeker uitgereikt, en wel aan het deelprojectteam bezwaar en beroep.

2.4

Fase 3: Omgevingsvergunning in de toekomst Na afronding van de nulmeting gaat de projectorganisatie verder met het ontwikkelen van de gewenste situatie in de gemeente Alphen aan den Rijn. Het resultaat van de onderzoeken in deze fase van het project is dat er een beleidsplan wordt opgesteld waarin de (beleids)uitgangspunten, de gewenste werksituatie, de prioritering van de vergunningverlenings- en handhavingstaken en de capaciteitsbehoefte staan beschreven. Het beleidsplan heeft tot doel de gemaakte keuzes die nodig zijn voor de invoering van de omgevingsvergunning vast te leggen. Fase 3 bestaat uit de drie verschillende onderdelen: a) organisatie en beleid, b) programmering en c) uitvoering. De resultaten van fase 3a worden in februari vastgelegd in een uit-

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

-4-


gangspuntendocument. De uitgangspunten worden in maart 2008 vastgesteld door de stuurgroep. Op 19 februari 2008 wordt weer een Wabo-borrel gehouden. Tijdens deze borrel wordt voor de tweede keer de Wabo-wisselbeker uitgereikt, dit keer aan het deelprojectteam handhaving. In de periode maart – juni 2008 wordt vervolgens gewerkt aan een programmering en de werkprocessen voor vergunningverlening, handhaving en bezwaar- en beroep. In deze periode wordt tevens het deelproject ICT opgestart. 2.5

Veranderen of anders vernieuwen? Tijdens de ontwikkeling van de gewenste situatie vindt de uitplaatsing van de milieutaken naar de Milieudienst West-Holland plaats. Ook wordt de ontvlechting van de afdeling Ruimtebeheer vormgegeven. Andere ontwikkelingen die in deze tijd plaats vinden zijn het project Beter Geregeld! en de samenwerking met de VELDA gemeenten in het kader van de realisatie van de Midoffice. Redenen te over om het project invoering van de omgevingsvergunning in juni tot en met augustus 2008 tijdelijk op een lager pitje te laten draaien. Er wordt dan ook een zomerreces ingesteld. Vanaf maart 2008 wordt door de projectleiding hard meegewerkt aan de ontwikkeling van het zogenaamde Vernieuwen op z’n Alphens en de vertaling daarvan naar het project invoering van de omgevingsvergunning.

2.6

Concreet aan de slag met Vernieuwen op z’n Alphens Op 23 september 2008 vindt een bijeenkomst plaats in het kader van ‘opzomeren’. Met deze bijeenkomst wordt het project in volle vaart weer opgestart. In de bijeenkomst wordt een quiz gespeeld met videobeelden: verschillende Alphense burgers is gevraagd wat zij vinden van de dienstverlening door de gemeente. Na de bijeenkomst wordt door de verschillende deelprojectgroepen begonnen met het uitwerken van de uitgangspunten die ontwikkeld zijn in fase 3a, door middel van het formulier ‘van ambitie tot concreet idee’. Andere ontwikkelingen in deze tijd zijn het realiseren van een vergunningenproces in VELDAverband en het oprichten van een nieuw deelproject: Alphen Zakelijk / bedrijvenloket.

2.7

Zichtbare acties Op 22 januari 2009 wordt een Wabo-borrel georganiseerd. In deze borrel wordt stil gestaan bij het feit dat in enkele weken tijd een complete actielijst voor bijna alle deelprojecten is opgeleverd: een resultaat om trots op te zijn! In 2009 gaat Alphen zichtbare resultaten boeken…

2.8

Wabo en informatiemanagement Het deelproject ICT-voorzieningen is binnen het project omgevingsvergunning verantwoordelijk voor de inrichting van de ICT-omgeving en het informatiebeheer rond de omgevingsvergunning, alsmede voor de aansluiting op de landelijke voorziening (Omgevingsloket Online) en voor de informatieuitwisseling met interne en externe ketenpartners.

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

-5-


De omgevingsvergunning wordt ingevoerd op 1 januari 2010. De gemeente Alphen aan den Rijn wil echter al per 1 oktober 2009 een op de omgevingsvergunning gebaseerde werkwijze invoeren. Om dit mogelijk te maken moeten de ondersteunende I&A-voorzieningen in het tweede en derde kwartaal van 2009 ingericht worden. Het deelprojectteam werkt momenteel aan het opstellen van een programma van eisen voor een ondersteunende applicatie. Deze applicatie wordt in eerste instantie ingezet voor de omgevingsvergunning, maar moet straks ook andere gemeentelijke vergunningsprocessen kunnen ondersteunen. Het programma van eisen vormt de basis voor een inkoop- en aanbestedingsdocument. Op 3 maart start de inkoop- en aanbestedingsprocedure. 2.9

Velen handen maken lichter werk… Het bovenstaande overzicht van hetgeen de afgelopen twee jaar in het project bedacht, ontwikkeld en besloten is met een grote groep hardwerkende medewerkers en managers gerealiseerd. Hieronder volgt een overzicht van de betrokken mensen.

Agus Tjen (SB), Brigitte van Es (BMF), Caecilia van Hoorn (EGZ), Chris Schaapman (GG), Coen Verhagen (SCA), Cor van Erk (SB), Daan Noort (SCA), Dominique Omes (I&A), Elisabeth Hunyadi (BO), Ellen Pelzer (SCA), Esther Poot (ROV), Evelien Teunissen (ROV), Gert de Haas (SCA), Gonda Neddermeijer (PRC), Hans Oskamp (EGZ), Hans Vonk (GEO/DIV), Henk Verweij (GEO/DIV), Herman van Duinen (SB), Jan Eshuis, Jasper van der Zanden (SCA), John Flaman (GEO/DIV), Joop Maat (EGZ), Leo Speet (SCA), Luc Klein Leugemors (BO), Marianne van de Pas (P&O), Menno Schouten (SCA), Michael Appel (SCA), Myla de Vries Hoogerwerff (BO), Nardy Beckers (SCA), Nicoline Jansen (BO), Paul den Dekker (SB), Paul den Dekker (SB), Pauline Nolles (BO), Peter Kunnen (Brandweer), Quirina Hoek (W&B), René van den Berge (SENZE), Reza de Haan (SENZE), Ronald de Ruijter (ICTBeheer), Roos Meijer (SCA), Rosanne van der Ham (IOR), Sandra Habets (SCA), Saskia Brandt (Communicatie), Sigrid de Jonge (SB), Suzanne van Dam (Brood op de Plank).

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

-6-


3.

ACTIELIJST PER 17 FEBRUARI 2009

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

-7-


Deelproject Loket Dienstverlening / professionalisering

Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

Stroomlijnen elektronische, fysieke, telefonische en schriftelijke aanvragen

1-01-09

1-07-09

CV

2

Maken van Service Level afspraken / servicenormen

1-01-09

1-07-09

CV

3

Pilot

1-01-09

1-01-10

CV

B

Taakverdeling 1e, 2e en 3e lijns frontoffice 1-01-09

1-02-09

CV

1-02-09

1-07-09

CV

Nr.

Omschrijving

A

1 Wabo loket

1

2

Maken van een verdeling welke vragen in welk niveau worden behandeld Interne pilot

C

Uniforme informatievoorziening

1

Bepalen welke informatie verstrekt moet kunnen worden (Wabo gerelateerd)

1-01-09

1-03-09

CV

2

Verzamelen informatie en beschikbaar maken

1-03-09

1-07-09

CV

3

In functieprofielen opnemen wie verantwoordelijk is voor bepaalde informatievoorziening

1-04-09

1-07-09

CV

1

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

-8-

Uren Actiehouder

Overigen

40

40

32

32

PM

PM

SH

2

2

SH

PM

PM

32

32

32

32

16

4

Overige betrokkenen

Projectteam samengesteld uit de afdelingen Loket Wonen, Vergunningverleners, Milieudienst ZH, IOR, Stadsbeheer, ROV, Provincie ZH Projectteam samengesteld uit de afdelingen

Projectgroep, afdeling communicatie en medewerkers Projectgroep, afdeling communicatie en medewerkers Projectgroep, afdeling communicatie en medewerkers



Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

Maken van een klantvriendelijke website (informatie Wabo gerelateerd)

1-07-09

1-01-10

CV

5

Alphense spreek- en schrijfwijze

1-01-09

1-01-10

CV

D

Digitale helpdesk / klantenservice via website (niet Wabo gerelateerd)

1

Implementeren chatfunctie op website

PM

PM

CV

2

Aanleveren van informatie ten behoeve van digitale klantenservice

PM

PM

E

Registratie informatie van klanten / relatiemanagementsysteem (klantvolgsysteem)

1

Inrichten registratie en beschikbaarheid van klantinformatie voor alle betrokkenen

1-01-09

2

Het KCC wordt geoptimaliseerd (SCA+, meer dan Wabo)

1-01-09

F

Authentieke adres- en gebouwengegevens koppelen aan de diverse applicaties

1

Koppelen van BAG aan andere applicaties

Nr.

Omschrijving

C

Uniforme informatievoorziening

4

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

1-01-09

Uren Actiehouder

Overigen

PM

PM

PM

PM

PG en ICT

PM

PM

CV

afdelingen, ICT, P&O (eventueel)

PM

PM

1-07-09

CV

afdelingen, ICT, P&O (eventueel)

32

32

1-01-15

PrgMgr dienstverlening

Een projectteam bestaande SCA en eventueel uit betrokken afdelingen.

PM

PM

DIV/GEO

PM

PM

1-10-09

-9-

John Flaman

Overige betrokkenen

Projectgroep, afdeling communicatie en medewerkers Projectgroep, afdeling communicatie en medewerkers



Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

Evalueren van huidige overlegstructuur (met interne en externe partners, in alle taakvelden)

12-01-09

1-03-09

SH

2

Aanpassen overlegstructuur

12-01-09

1-03-09

SH

H

Afspraken met inen externe samenwerkingspartners 1-01-09

1-02-09

CV

1-02-09

1-04-09

CV

1-04-09

1-08-09

CV

1-08-09

1-10-09

CV

1-10-09

1-02-10

CV

1-07-09

1-01-10

SH

Nr.

Omschrijving

G

Verbetering overlegstructuur

1

1 2 3 4

Inventariseren betrokken samenwerkingspartners inen extern Vastleggen huidige afspraken tussen samenwerkingspartners inen extern Inventariseren benodigde afspraken vanaf 1 januari 2010 tussen samenwerkingspartners inen extern Vastleggen nieuwe afspraken tussen samenwerkingspartners inen extern

5

Maken dienstverleningsovereenkomsten / SLA's

I

Digitalisering

1

Inrichting digitale uitwisseling stukken en adviezen tussen partners

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 10 -

Uren

Overige betrokkenen

Loket Wonen, Vergunningverleners, Milieudienst ZH, IOR, Stadsbeheer, ROV, Provincie ZH Loket Wonen, Vergunningverleners, Milieudienst ZH, IOR, Stadsbeheer, ROV, Provincie ZH

Een projectteam bestaande SCA en eventueel uit betrokken afdelingen. Een projectteam bestaande SCA en eventueel uit betrokken afdelingen. Een projectteam bestaande SCA en eventueel uit betrokken afdelingen. Een projectteam bestaande SCA en eventueel uit betrokken afdelingen. Een projectteam bestaande SCA en eventueel uit betrokken afdelingen.

Een projectteam bestaande SCA en eventueel uit betrokken afdelingen.

Actiehouder

Overigen

12

12

12

12

8

8

32

32

32

32

16

16

40

40

80

32


Deelproject Alphen Zakelijk Dienstverlening / professionalisering Nr.

Omschrijving

Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

Overige betrokkenen

Uren Actiehouder

Overigen

A

Scope Alphen Zakelijk

1

In beeld brengen van klantvragen, producten en diensten (van buiten naar binnen)

11-02-09

8-03-09

JM

MA, CV, SH

8

8

2

Tweedeling maken (zelf behandelen of doorverwijzen)

11-02-09

8-03-09

JM

MA, CV, SH

8

8

3

Opstellen beslisdocument en keuze vast laten stellen

8-03-09

21-03-09

GN

JM, MA, CV, SH

8

8

B

Inrichten kanalen

CV

1

Fysieke balie 1

Keuzemogelijkheid ‘bedrijvenloket’ op de infozuil centrale hal regelen

1-01-09

1-03-09

JM

2

Aanpassen balieprofielen

1-08-09

1-09-09

BK

4

1-05-09

1-06-09

CV

4

1-03-09

1-07-09

JM

1-07-10

PM

CV

Telefoon 3 4 5

Regelen telefoonnummer 0900-4811111 + communicatie Inrichten behandeling van telefonische vragen (door wie, hoe, etc.)+ VAC's Inrichten van zelfstandig af te handelen vragen (telefoon) door SCA+

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 11 -

SH

8

8

PM

PM


Deelproject Alphen Zakelijk Dienstverlening / professionalisering Nr. B

Omschrijving

Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

1-05-09

1-06-09

CV

1-03-09

1-07-09

JM

1-07-10

PM

11-02-09

Overige betrokkenen

Uren Actiehouder

Overigen

Inrichten kanalen E-mail

6 7 8

Regelen e-mailadres [email protected] + communicatie Inrichten behandeling van e-mails (door wie, hoe, etc.) + antwoordformulieren Inrichten van zelfstandig af te handelen vragen (e-mail) door SCA+

4 SH

12

12

CV

PM

PM

1-03-09

CV

1

Post 9

Inrichten doorzetten post voor bedrijvenloket naar medewerkers Alphen Zakelijk Internet

10

Bepalen voor welke producten digitale formulieren opgesteld worden

11-02-09

8-03-09

JM

11

Opstellen digitale formulieren

9-03-09

1-08-09

TdG

12

Beschikbaar stellen digitale formulieren op internet (aadr.nl)

1-08-09

1-09-09

13

Beschikbaar stellen digitale formulieren op internet (landelijke sites)

1-08-09

14

Inrichten themapagina (technisch)

15 16

2

2

CV

PM

PM

JG

TdG, CV

PM

PM

1-09-09

JG

TdG, CV

PM

PM

1-04-09

1-06-09

JG

PM

PM

Inrichten themapagina (informatie verzamelen en webteksten maken)

1-04-09

1-07-09

JG

50

20

Inrichten themapagina (links aanmaken)

1-04-09

1-07-09

JG

10

5

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 12 -

MA, CV, SH



Omschrijving

B

Inrichten kanalen

17

Inrichten proces voor actueel houden informatie op internet (eigenaarschap)

C

Organisatie

Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

1-04-09

1-07-09

JG

1-03-09

1-06-09

15-03-09

Uren Actiehouder

Overigen

CS

12

2

JM

HO, RM, SH

4

12

15-04-09

GN

FO 1,2,3, RO, CV, SH

8

92

15-04-09

1-07-09

SH

PM

PM

11-02-09

1-04-09

SH

8

4

1-03-09

1-05-09

HO

8

4

Overige betrokkenen

Intake 1

Opstellen toetsingskader voor intake van klantvragen in de 1e-lijn Processen en protocollen

2

3

Beschrijven processen en klantcontactprotocollen voor alle relevante diensten, zoals intake, coördinatie en accountmanagement Implementeren processen en klantcontactprotocollen voor alle relevante diensten, zoals intake, coördinatie en accountmanagement Overlegstructuur

4

Inrichten overlegstructuren (initiatiefberaad, etc.) (bepalen benodigde overlegstructuur, evalueren bestaande overlegstructuur, implementeren) Bemensing en functies

5

Inrichten functie voor relatiebeheer (proactieve taak) inclusief inrichting interne terugkoppeling van klantcontacten)

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 13 -

CV, SH, ML



Omschrijving

Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

1-03-09

1-05-09

CV

PM

PM

Uren Actiehouder

Overigen

SH, ML

24

12

CV

SH, ML

PM

PM

SH, ML

4

8

Overige betrokkenen

Bemensing en functies

6

7

Opstellen functieprofielen (inclusief taken, verantwoordelijkheden, bevoegdheden en benodigde kennis en competenties) voor medewerkers Alphen Zakelijk (1e-lijns contacten, coördinatie, accountmanagement, etc) Implementeren functieprofielen medewerkers Alphen Zakelijk (1e-lijns contacten, coördinatie, accountmanagement, etc)

8

Bepalen opleidingsbehoefte medewerkers Alphen Zakelijk

1-05-09

1-07-09

CV

9

Organiseren van opleidingen medewerkers Alphen Zakelijk

1-06-09

1-01-10

ML

D

Afspraken met inen externe samenwerkingspartners 8-03-09

21-03-09

JM

MA

1

21-03-09

1-05-09

JM

MA, CV, SH

8

8

1-05-09

1-07-09

JM

MA

12

12

PM

PM

CV

SH

PM

PM

1 2 3 4

Inventariseren betrokken samenwerkingspartners inen extern Inventariseren benodigde afspraken Alphen Zakelijk tussen samenwerkingspartners inen extern Vastleggen nieuwe afspraken tussen samenwerkingspartners inen extern Maken dienstverleningsovereenkomsten / SLA's

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 14 -

4



Omschrijving

Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

Overige betrokkenen

Uren Actiehouder

Overigen

E

Communicatie

1

Opstellen communicatieplan

1-01-09

1-03-09

JG

CV, SH

PM

PM

2

Uitvoeren communicatieacties intern

1-03-09

1-07-09

JG

CV, SH

PM

PM

3

Uitvoeren communicatieacties extern

1-07-09

1-01-10

JG

CV, SH

PM

PM

F

ICT

1

Inrichten klantcontactsysteem (SCA+)

1-01-10

PM

CV

PM

PM

1-05-09

1-06-09

JM

4

15-03-09

15-04-09

SH

RvdB, AvL, CV

2

1-05-09

1-07-09

SH

CV

2

1-10-09

1-12-09

CV

SH

8

2 3

G

Protocol opstellen voor gebruik overzicht van bedrijfscontacten op de I-schijf Overleg met I&A adviseur over mogelijk gebruik Wabosysteem

4

Evaluatie Interne evaluatie

1

Opstellen evaluatieplan inclusief normenkader en planning voor interne evaluatie Alphen Zakelijk Externe evaluatie

2

Inrichten klanttevredenheidsonderzoek Alphen Zakelijk

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 15 -

2



Omschrijving

Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

1-03-09

1-05-09

CV

1-05-09

1-07-09

1-10-09

Uren Actiehouder

Overigen

SH

8

2

CV

SH

8

2

1-12-09

CV

SH

8

2

Overige betrokkenen

Externe evaluatie 3

4

Organiseren klankbordgroepbijeenkomst m.b.t. website AadR Organiseren bijeenkomst met webredacteur en applicatiemanager (verbeteringen website n.a.v. klankbordgroepbijeenkomst) Evaluatie samenwerking

5

Opstellen en uitvoeren evaluatieplan SLA's

H

Implementatie Alphen Zakelijk

1

Opstellen besluit en concrete planning

1-02-09

1-03-09

GN

CV, SH

2

2

2

Toewijzen actiehouders

1-02-09

1-03-09

GN

CV, SH

2

2

3

Afspraken maken over de terugkoppeling van de voortgang naar het management en de verantwoordelijk portefeuillehouder

1-02-09

1-03-09

SH

CV

2

2

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 16 -


Deelproject Vergunningverlening Dienstverlening / professionalisering Nr.

Omschrijving

A

Eén procedure vergunningverlenen

1

2

Opstellen globaal vergunningproces (eenduidig, inclusief vooroverleg en mogelijkheid van enkelvoudige / meervoudige aanvragen en reguliere/uitgebreide aanvragen, inclusief advies van externe partners) Bepalen van pilots voor uitvoeren van nieuw vergunningproces

Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

1-01-09

1-03-08

PK

1-01-09

1-03-08

PK

Uren Actiehouder

Overigen

Alle betrokken afdelingen

16

16


8

8

PM

PM

8

16

Overige betrokkenen

Het Loket Wonen en de Vergunningverleners spelen hier de leidende rol in, de rest van de organisatie dient hen hierin te ondersteunen Het Loket Wonen en de Vergunningverleners spelen hier de leidende rol in, de rest van de organisatie dient hen hierin te ondersteunen

3

Doen van pilots

1-01-09

1-05-09

PK

4

Evalueren pilots en bijstellen globaal proces

1-05-09

1-06-09

PK

5

Implementeren definitief proces

1-06-09

1-10-09

PK


12

8

6

Vastleggen proces in PROTOS

1-10-09

1-01-10

PK

unit Vergunningen

PM

PM

7

Maken van werkinstructies bij proces

1-10-09

1-01-10

PK


32

32

B1

Afspraken met inen externe samenwerkingspartners

1

Inventariseren betrokken samenwerkingspartners inen extern

1-01-09

1-02-09

PK

Leidinggevenden

8

8

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 17 -


Deelproject Vergunningverlening Dienstverlening / professionalisering

Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

Vastleggen huidige afspraken tussen samenwerkingspartners inen extern

1-02-09

1-04-09

PK

3

Inventariseren benodigde afspraken vanaf 1 januari 2010 tussen samenwerkingspartners inen extern

1-04-09

1-08-09

4

Vastleggen nieuwe afspraken tussen samenwerkingspartners inen extern

1-08-09

5

Maken dienstverleningsovereenkomsten / SLA's

C

Afschaffen principeverzoeken

1

Uren Actiehouder

Overigen

Leidinggevenden

32

32

PK

Leidinggevenden

32

32

1-10-09

PK

Leidinggevenden

16

16

1-10-09

1-02-10

PK

Leidinggevenden

40

40

Maken van memo en bespreking in pho dat principeverzoeken worden vervangen door 1e fase aanvragen

1-01-09

1-02-09

MA

SH, PK

6

2

Communiceren intern en extern

1-01-09

1-02-09

MA

Communicatie

6

D

Verbeteren informatievoorziening naar klanten

D1

Front Office voorzien van de juiste informatie (zorgen dat alle info per 1-1-10 actueel is)

1

Inventariseren welke info er is en in welke vorm

1-01-09

1-02-09

DN

Alle collega's van back-office en projectleider ICT behoefte

10

4

2

Inventariseren welke info er dient te zijn en in welke vorm

1-02-09

1-03-09

DN


10

4

3

Maken van een actielijst om de informatie aan te vullen (n.a.v. twee inventarisaties)

1-03-09

1-04-09

DN


4

2

Nr.

Omschrijving

B2

Afspraken met inen externe samenwerkingspartners

2

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 18 -

Overige betrokkenen



Data in 2009

Betrokkenen Actiehouder

Overigen


8

16


4

2

DN


12

8

1-01-10

DN


16

16

1-01-09

1-02-09

DN

Leo , leidinggevenden

16

16

Informeren over het gebruik van BWT 4 all

1-01-09

1-02-09

LS

Daan, gebruikers bwt

8

32

Evalueren / kwaliteitscontrole periodiek

1-02-09

1-04-09

DN

Leo, gebruikers bwt, leidinggevenden

8

8

1

Maken van richtlijnen die invulling geven aan de begrippen klantduidelijkheid en klantgerichtheid (Wabo gerelateerd)

1-01-09

1-04-09

CV

EP, PK

16

16

2

Aanpassen werkprocessen nav richtlijnen

1-04-09

1-07-09

CV

EP, PK

2

8

Nr.

Omschrijving

D1

Front Office voorzien van de juiste informatie (zorgen dat alle info per 1-1-10 actueel is)

4

Uitvoeren actielijst

1-04-09

1-10-09

DN

5

Evalueren of alle benodigde info er is

1-10-09

1-11-09

DN

D2

Front Office voorzien van de juiste informatie (zorgen dat alle info na 1-1-10 actueel blijft)

1

Inrichten informatieleveringsproces

1-07-09

1-01-10

2

Maken afspraken betrokken partijen

1-07-09

E

Adequaat gebruik BWT4 ALL

1

Richtlijnen maken voor het goed gebruiken van BWT 4 ALL

2 3

F

Richtlijnen klantduidelijkheid en klantgerichtheid

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

Start

Einde

Actiehouder

Uren

- 19 -

Overige betrokkenen



Data in 2009

Nr.

Omschrijving

G

Periodieke evaluatie servicenormen (Wabo gerelateerd)

1

In kaart brengen wat de uitgangspunten van de huidige servicenormen zijn, koppeling naar de WABO

2 3 4

De resultaten van de huidige servicenomen in beeld brengen Kijken waar de servicenormen kunnen worden aangescherpt of uitgebreid Ontwikkelen managementinformatie rond servicenormen

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

1-01-09

1-02-09

EP

1-01-09

1-02-09

1-01-09

Uren Actiehouder

Overigen

CV, JM, alle betrokken afdelingen

4

4

EP


4

4

1-02-09

EP


4

4

1-01-09

1-02-09

EP


4

4

1-02-09

1-04-09

EP


8

8

Overige betrokkenen

5

Communiceren van evaluatie uitkomst naar de klanten

H

Integreren vergunningen Externe Veiligheid in de omgevingsvergunning

1

Maken van een lijst met criteria voor Externe Veiligheid

19-01-09

1-03-09

PK

Alle vergunningverleners, loket Wonen, Milieu en Brandweer

8

8

2

Toetsingscriteria inventariseren

19-01-09

1-02-09

PK


8

8

3

Vragenlijst ten behoeve van vergunningverlening Frontoffice maken en bespreken

1-02-09

15-02-09

PK


12

12

4

Standaard onderwerpen EV in Omgevingsvergunning voegen

15-02-09

1-03-09

PK


8

8

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 20 -



Data in 2009

Betrokkenen

Einde

Actiehouder

15-02-09

1-03-09

RvdH

Advies EV (IOR) plaatsen in standaard proces vergunningverlening

1-03-09

1-04-09

RvdH

3

Opnemen uitwegvergunningplicht in APV

1-01-09

1-09-09

Pauline Nolles

4

In Werkgroep Beter Geregeld vorm van uitwegvergunning bespreken

21-01-09

21-01-09

EP

5

Consequenties nieuwe vorm in kaart brengen

22-01-09

1-03-09

RvdH

6

Consequenties nieuwe vorm in proces meenemen

1-03-09

1-04-09

PK

7

APV aanpassen aan nieuwe vorm uitwegvergunning

1-04-09

1-10-09

Pauline Nolles

Nr.

Omschrijving

I

Integreren uitwegvergunning in de omgevingsvergunning

1

Vragenlijst uitwegvergunning ten behoeve van vergunningverlening Frontoffice maken en bespreken

2

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

Start

- 21 -

Uren Actiehouder

Overigen

IOR

8

8

IOR

8

8

16

16

4

16

8

8

8

8

16

16

Overige betrokkenen

Alle vergunningverleners, loket Wonen, IOR, College, gemeenteraad Alle vergunningverleners, loket Wonen, IOR Alle vergunningverleners, loket Wonen, IOR Gemeenteraad, college, projectleider Beter Geregeld


Deelproject Handhaving Dienstverlening / professionalisering

Data in 2009

Betrokkenen Actiehouder

Overigen

PG HH en samenwerkingspartners intern en extern

8

4

SdJ


8

4

1-04-09

SdJ


16

24

1-01-09

1-04-09

SdJ


4

2

Implementeren registratiesysteem voor de afspraken met inen externe samenwerkingspartners

1-04-09

1-07-09

SdJ


PM

PM

6

Evalueren

1-07-09

1-10-09

SdJ


8

2

B1

Inrichten procedure handhaving

1

Opstellen globaal proces handhaving Wabovergunning

1-01-09

1-03-08

SdJ


16

16

2

Werkendeweg leren werken met nieuw handhavingsproces

1-01-09

1-07-09

SdJ


PM

PM

3

Implementeren definitief proces

1-07-09

1-10-09

SdJ


16

16

Nr.

Omschrijving

A

Registratiesysteem (informatieuitwisseling) contact inen externe partners

1

Inventariseren welke samenwerkingspartners er zijn

1-01-09

1-03-09

SdJ

2

Nagaan waarover we afspraken willen maken (informatieuitwisseling e.d.)

1-01-09

1-03-09

3

Afspraken maken en vastleggen

1-01-09

4

Extra: inventariseren welke externe partijen we nodig kunnen hebben bij bijv. calamiteiten. Telefoonnummers vastleggen in het zelfde registratiesysteem

5

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

Start

Einde

Actiehouder

Uren

- 22 -

Overige betrokkenen



Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

Vastleggen proces in PROTOS

1-10-09

1-01-10

SdJ

5

Maken van werkinstructies bij proces (bestaande werkinstructies handhaving evalueren en waar nodig aanpassen)

1-10-09

1-01-10

C

Inrichten coördinatorrol bij unit Handhaving

1

Bepalen taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden van coördinator handhaving

1-01-09

2

Vastleggen hoe we de coordinatierol gaan invullen

3

Uren Actiehouder

Overigen


16

16

SdJ


32

32

1-03-08

SdJ


12

4

1-01-09

1-04-08

SdJ


12

4

Opstellen functieprofiel Coördinator unit Handhaving (indien nodig)

1-04-09

1-07-09

SdJ


8

2

4

Implementeren incl. functieprofielen

1-04-09

1-10-09

SdJ


16

2

D

Inrichten juridische aspecten handhaving

1

Opstellen werkomschrijving inspecteurs (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden)

1-01-09

1-02-09

SdJ

unit inspectie stadsbeheer en thog, juristen ROV/Handhaving

8

4

2

Opstellen werkomschrijving jurist (taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden)

1-01-09

1-02-09

SdJ


8

4

Nr.

Omschrijving

B2

Inrichten procedure handhaving

4

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 23 -

Overige betrokkenen



Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

Bezien hoe de juridische functie moet worden ingericht (specifiek handhaving of algemeen)

1-02-09

1-03-09

SdJ

4

Evt functieprofielen van jurist aanpassen, opstellen en vaststellen en afspraken maken

1-03-09

1-04-09

SdJ

E

Positionering taken beleidsvorming en programmering handhaving (verankeren van taken in functie)

1

Inventariseren om welke taken het specifiek gaat en hoe vaak ze terugkomen

1-01-09

1-04-09

SdJ

2

Bijbehorende processen opstellen en vastleggen

1-01-09

1-04-09

3

Inventariseren hoeveel uur er per jaar mee gemoeid is

1-01-09

4

Bezien hoe en waar de taken belegd moeten worden

5

Uren Actiehouder

Overigen


8

4


16

8


8

2

SdJ


16

4

1-04-09

SdJ


8

2

1-01-09

1-04-09

SdJ


8

2

Vastleggen hoe we taken gaan invullen

1-01-09

1-04-09

SdJ


8

2

6

Proefdraaien in 2009?

1-04-09

1-01-10

SdJ


7

Evt functieprofiel opstellen en implementeren

1-10-09

1-01-10

SdJ


8

2

Nr.

Omschrijving

D

Inrichten juridische aspecten handhaving

3

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 24 -

Overige betrokkenen



Data in 2009

Omschrijving

F

Integrale beleidsvorming en programmering handhaving (inclusief input externe partijen)

1

Inventariseren welke andere handhavende taken er zijn binnen de gemeente

3

4

Gesprekken aangaan met verantwoordelijken voor die taken Als overeenstemming is bereikt over het idee dan opstellen proces voor totstandkoming integraal beleid en programma, inclief input externe partijen Bepalen welke onderwerpen worden opgenomen in het beleid/programma

Einde

Actiehouder

Nr.

2

Start

Betrokkenen

Uren

Overige betrokkenen

Actiehouder

Overigen

1-04-09

1-10-09

SdJ


8

2

1-04-09

1-10-09

SdJ


16

16

1-04-09

1-10-09

SdJ


12

4

1-04-09

1-10-09

SdJ


8

4

5

Proef richting 2010? Opstellen integraal beleid en programma voor 2010

1-10-09

1-03-10

SdJ


PM

PM

6

Evt functieprofiel opstellen en implementeren

1-10-09

1-03-10

SdJ


12

4

G

Ondersteunende ICT-voorziening voor handhaving

1

Implementeren van (aangepast) toezichtprotocol icm PDA (afhankelijk van welk systeem er komt)

1-01-09

1-10-09

SdJ


PM

PM

H

Signaaltoezicht (met name gericht op taken in het openbaar gebied)

1

Maken van afspraken waar op gelet moet worden en waar niet (b.v. interne cursus)

1-02-09

SdJ

Unit Toezicht & Handhaving en unit Inspectie, milieudienst

8

8

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

1-01-09

- 25 -



Data in 2009

Betrokkenen

Einde

Actiehouder

1-01-09

1-02-09

SdJ

Aanpassen taakomschrijving handhavers

1-01-09

1-02-09

4

Opstellen standaardchecklist voor alle handhavingdisciplines

1-01-09

5

Afspraken maken over hoe de signalen worden doorgegeven

6

Uren Actiehouder

Overigen


12

12

SdJ


8

2

1-02-09

SdJ


16

16

1-02-09

1-04-09

SdJ


8

2

Starten met proefdraaien

1-04-09

1-10-09

SdJ


PM

PM

7

Evalueren

1-10-09

1-01-10

SdJ


8

8

I

Maken en gebruiken formulieren en protocollen

1

Maken formulieren en protocollen

1-01-09

1-10-09

SdJ

16

32

2

Implementeren formulieren en protocollen

1-01-09

1-10-09

SdJ

16

32

3

Evalueren

1-07-09

1-01-10

SdJ

8

8

Nr.

Omschrijving

H

Signaaltoezicht (met name gericht op taken in het openbaar gebied)

2

Procedure opstellen voor regulier overleg tussen handhavers van alle disciplines

3

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

Start

- 26 -

Overige betrokkenen

unit Inspectie stadsbeheer en thog, juristen ROV handhaving, leidinggevende. unit Inspectie stadsbeheer en thog, juristen ROV handhaving, leidinggevende. unit Inspectie stadsbeheer en thog, juristen ROV handhaving, leidinggevende.



Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

Plan opstellen over hoe de gebiedgerichte projecten worden opgepakt en met welke disciplines

1-01-09

1-04-09

SdJ

2

Uitwerken checklist voor gebiedsgerichte projecten

1-01-09

1-04-09

3

Gebieden vaststellen

1-01-09

4

Meerjarenplanning maken

5

Uren Actiehouder

Overigen


8

4

SdJ


12

8

1-04-09

SdJ


4

2

1-03-09

1-06-09

SdJ


8

2

Proefdraaien in 2009?

1-04-09

1-01-10

SdJ


PM

PM

6

Evalueren

1-10-09

1-01-10

SdJ


8

4

K

Handhavingsoverleg

1

Opzetten van een overleg tussen handhavers en juristen

1-01-09

1-02-09

Sigrid en Peter

juristen en handhavers

8

8

2

Evaluatie

1-03-09

1-04-09

Sigrid en Peter

juristen en handhavers

8

8

Nr.

Omschrijving

J

Integraal gebiedsgerichte handhavingsprojecten (plan)

1

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 27 -

Overige betrokkenen



Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

Actualiseren bestaande controleplan (inclusief 6-ogen principe en taakverdeling)

1-01-09

1-03-09

SdJ

2

Implementeren nieuwe kwaliteitscontroleplan

1-03-08

1-04-09

3

Proefdraaien

1-04-09

4

Evalueren

M

Uniforme wijkindeling

1

Uren Actiehouder

Overigen


12

4

SdJ


12

4

1-10-09

SdJ


PM

PM

1-10-10

1-01-10

SdJ


8

4

Opdelen van Alphen in wijken die voor beide inspecties gelijk zijn

1-01-09

1-02-09

SdJ


2

2

2

Medewerkers koppelen aan wijken

1-01-09

1-02-09

SdJ


2

2

3

Evalueren

1-03-09

1-04-09

SdJ


2

2

N

Uniforme registratie klachten

1

Opstellen werkwijze voor uniforme registratie klachten

1-01-09

1-02-09

SdJ

Callcenter, balie, inspecteurs, etc. In principe iedereen waar een klacht kan worden ingediend.

8

4

Nr.

Omschrijving

L

(Periodieke ) Kwaliteitscontrole handhavingsdossier

1

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 28 -

Overige betrokkenen



Data in 2009

Betrokkenen

Start

Einde

Actiehouder

Afspraken maken over afhandelingstermijn

1-01-09

1-02-09

SdJ

3

Creëren van centrale plek waar klachten binnenkomen

1-01-09

1-02-09

SdJ

4

Evt. klachtencoördinator benoemen

1-01-09

1-02-09

SdJ

5

Proefdraaien en evalueren

1-01-09

1-04-09

SdJ

Nr.

Omschrijving

N

Uniforme registratie klachten

2

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 29 -

Uren

Overige betrokkenen

Callcenter, balie, inspecteurs, etc. In principe iedereen waar een klacht kan worden ingediend. Callcenter, balie, inspecteurs, etc. In principe iedereen waar een klacht kan worden ingediend. Callcenter, balie, inspecteurs, etc. In principe iedereen waar een klacht kan worden ingediend. Callcenter, balie, inspecteurs, etc. In principe iedereen waar een klacht kan worden ingediend.

Actiehouder

Overigen

8

4

8

4

8

4

PM

PM


Deelproject Bezwaar en Beroep Dienstverlening / professionalisering

Data in 2009 Einde

Actiehouder

1-01-09

1-04-09

MdVH

1-01-09

1-04-09

??

1-01-09

1-04-09

1-01-09

Nr.

Omschrijving

A

Aanpassen en integraliseren werkprocessen Bezwaar & Beroep

1

Ontwerp van één bezwaar- en beroepsprocedure

2

Inrichten coordinatierol bezwaar en beroep

3

4

Evalueren en eventueel aanpassen c.q vastleggen van overlegstructuur Duidelijke afspraken maken (kwaliteit, termijnen advisering, data b.o.b. en datum onherroepelijk, etc.) en vastleggen met interne en externe partijen

Betrokkenen

Start

Uren Actiehouder

Overigen

PG BB en Unitleider/ protosmedewerker

30

32

PG BB en unitleiders en milieudienst

12

24

RvdH

PG BB en ROV/ IOR/milieudienst SCA/ Commissie Bz/ SB, staf/

8

24

1-04-09

EP

PG BB en ROV/ IOR/milieudienst SCA/ Commissie Bz/ SB, staf/ unitleider

12

24

4 uur p.f

24

10

20

Overige betrokkenen

PG BB en ROV/ IOR/milieudienst SCA/ Commissie Bz/ SB, staf/ PG BB en unitleiders/ hoofden andere afdelingen

5

Maken van standaardformulieren

1-01-09

1-07-09

ET

6

Invoering/ implementatie

1-04-09

1-10-09

EP

B

Digitalisatie Bezwaar- en Beroepsdossier

1

Digitaliseren Bezwaar- en Beroepsdossiers inclusief status informatie (overzicht van variabelen, overleg met deelproject ICT)

1-01-09

1-04-09

ET

ICT + PG BB

12

12

2

Invoering digitale dossiers bezwaar en beroep

1-04-09

1-10-09

ET

ICT + PG BB

PM

PM

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 30 -


Deelproject ICT Dienstverlening / professionalisering

Data in 2009

Nr.

Omschrijving

A

Inkoop- en aanbestedingstraject nieuwe applicatie

1

Afstemming inkoopprocedure met Centrale Inkoop

2

Beschrijven technische en functionele eisen

3

Verwerken functionele en technische eisen, selectie en gunningscriteria eisen tot Programma van Eisen

20-01-09

4

Voor commentaar voorleggen PVE aan projectgroep en betrokken medewerkers

3-02-09

5

Bespreken PvE in Change Advisory Board

10-02-09

6

Opstellen inkoop- en aanbestedingsdocument

7

Aanleveren PvE aan decentrale inkoopcommissie

24-02-09

6

Besluitvorming over PvE in Stuurgroep

26-02-09

10

Publicatie inkoop- en aanbestedingsdocument

3-03-09

11

Vragenronde leveranciers

24-03-09

12

Beantwoording ingediende vragen door Alphen

31-03-09

12

Uiterste termijn van inschrijving

10-04-09

13

Beoordelen aanbiedingen, voorlopige gunning

24-04-09

14

Proof of concept

19-05-09

15

Opstellen definitief gunningsvoorstel

26-05-09

14

Toetsing gunningsvoorstel door Centrale Inkoop

2-06-09

15

Gunning

9-06-09

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

Start

Betrokkenen

Einde

Actiehouder

Overige betrokkenen

Uren Actiehouder

Overigen

25-11-08 1-10-08

8-12-08

14-01-09

17-02-09

- 31 -


Deelproject ICT Dienstverlening / professionalisering Nr.

Omschrijving

A

Inkoop- en aanbestedingstraject nieuwe applicatie

16

Toetsing inkoopdossier door Centrale Inkoop

B

Inrichtingstraject nieuwe applicatie

1

Opstellen concept-implementatieplan

2 3

Inrichten projectorganisatie implementatie, inclusief capaciteitsraming Bespreken concept-implementatieplan in projectgroep omgevingsvergunning

Data in 2009 Start

Betrokkenen

Einde

Actiehouder

Overige betrokkenen

Uren Actiehouder

Overigen

12-06-09

15-06-09 15-06-09 16-06-09

4

Startoverleg implementatietraject met projectorganisatie

23-06-09

5

Definitief implementatieplan in projectgroep omgevingsvergunning

30-06-09

6

Voorbereiding inrichting: - Analyse inrichting (codetabellen, processen en documenten) - Data-analyse - Technische inventarisatie / voorbereiding - Opstellen conversie- en inrichtingsplan - Vaststellen conversie- en inrichtingsplan

7

Eerste oplevering: - Training applicatiebeheer - Realisatie inrichting

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 32 -


Deelproject ICT Dienstverlening / professionalisering Nr.

Omschrijving

B

Inrichtingstraject nieuwe applicatie

Data in 2009 Start

Betrokkenen

Einde

Actiehouder

Overige betrokkenen

Uren Actiehouder

Overigen

- Opstellen documenten - Opleiding groep key-gebruikers - Realisatie data-conversie/-invoerInstallatie - Installatie testomgeving 8

Definitieve implementatie: - Test gebruik/finetuning inrichting - Test koppelingen - Definitieve oplevering - Opleveren applicatiedossier - Acceptatie

9

Training gebruikers

10

Gebruik en beheer: - Begeleiding in productiename - Begeleiding gebruik & beheer - Conversie data - Evaluatie

11

Opleveren applicatie en overdracht aan beheerorganisatie

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

1-10-09

- 33 -



Data in 2009

Nr.

Omschrijving

C

Organiseren applicatiebeheer

1

Inventarisatie noodzaak tijdelijke ondersteuning applicatiebeheerders tijdens implementatietraject

2

Opstellen advies over structurele invulling applicatiebeheer

D

Selectie, aanschaf en installatie ondersteunende hardware

E

Inrichten documentmanagement

F

Aansluiten op LVO

G

Afstemmen informatieuitwisseling met netwerkpartners omgevingsvergunning

H

Inrichting omgevingsloket op website

I

Uitfaseren BWT; definitieve conversie data uit BWT

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

Start

Betrokkenen

Einde

Actiehouder

Overige betrokkenen

Uren Actiehouder

Overigen

31-03-09

- 34 -



Data in 2009

Nr.

Omschrijving

J

Evaluatie, opleveren beheerdossier, verantwoording en nazorg

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

Start

Betrokkenen

Einde

- 35 -

Actiehouder

Overige betrokkenen

Uren Actiehouder

Overigen


BIJLAGE 1: TOELICHTING RESULTATEN VAN DE PROJECTFASEN B1.1

Inleiding: de omgevingsvergunning De inwerkingtreding van de Wet Algemene Bepalingen Omgevingsrecht (Wabo) is gepland in 2010 en vormt het kader voor de Omgevingsvergunning. Met het in werking treden van de Wabo maken de bouwvergunning, de milieuvergunning en diverse vergunningen op basis van gemeentelijke verordeningen plaats voor één integrale omgevingsvergunning. Voor de aanvrager heeft dit vele voordelen: één loket voor de indiening, één snellere procedure voor behandeling van de aanvraag, één bevoegd gezag, één besluit, één beroepsgang en een nog verdergaande gecoördineerde handhaving. De omgevingsvergunning kan daarnaast ook positieve gevolgen hebben voor de vergunningverlenende instanties: verhoging van de doelmatigheid, verhoging van de kwaliteit van de dienstverlening en daarmee de bestuurskracht en verlaging van de bestuurslasten. De uitdaging voor de vergunningverlenende instanties is het realiseren van deze voordelen, zowel vanuit de maatschappelijke als uit de eigen behoefte. Een voorwaarde is het creëren van de organisatorische randvoorwaarden voor de gewenste invoering. De omgevingsvergunning is één van de vele maatregelen om de serviceverlening naar burgers en bedrijven te verbeteren en de doelmatigheid te verhogen. Veel organisaties zijn bezig met het inrichten van een frontoffice en het drastisch herzien van de ICT-voorzieningen. Voor deze organisaties is de omgevingsvergunning vooral een ‘aanjager’ voor de nieuwe organisatie. Voor anderen is de omgevingsvergunning juist een aanleiding of interne pilot om veranderingen in de organisatie te gaan realiseren. Het ‘gedachtegoed’ (klantgerichtheid) van de Wabo heeft duidelijk meer consequenties voor de organisatie dan de ‘wettelijke eisen’. Op 4 november 2008 heeft de Eerste Kamer het wetsvoorstel Wabo aangenomen. De Wabo is als wet van 6 november 2008 in het Staatsblad gepubliceerd (Staatsblad 2008, 496). Nu de Wabo is aangenomen, is de volgende stap het in procedure brengen van de Invoeringswet. Verandering staat centraal Voor zowel de aanvrager als de vergunningverlener verandert er met de introductie van de omgevingsvergunning veel. Zo moet de aanvrager meer dan nu, zelf en vroegtijdig een volledig beeld hebben van de reikwijdte van het initiatief. De nadruk komt meer te liggen op de ‘goede verzorging’ van de aanvraag. De ruimte om vrijblijvend en langdurig in een stadium van vooroverleg te blijven, wordt kleiner. Daar staat tegenover dat een eenmaal ingediende aanvraag sneller en beter kan worden afgewikkeld. Hoe dit uitwerkt, hangt af van de kwaliteit van de inbreng van aanvrager en vergunningverlener. Het meest ingrijpend is de omgevingsvergunning voor de vergunningverlenende organisaties. Niet de organisatie achter de vergunningverlening staat centraal (van binnen naar buiten), maar het initiatief van de aanvrager (van buiten naar binnen).

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 36 -


Dit maakt een herinrichting van de werkprocessen of zelfs de organisatie nodig. Er moet bijvoorbeeld duidelijkheid komen over het loket waar vergunningen worden aangevraagd. De afstemming tussen verschillende vakgebieden moet geregeld worden. Afspraken moeten gemaakt worden over hoe procedures en processen goed worden bewaakt en hoe gegevens en databestanden worden gekoppeld. De focus is echter in alle gevallen een meer klantgerichte én ook voor de eigen organisatie doelmatigere dienstverlening. De inspanningen moeten zich op termijn dus terugverdienen. Ook in de gemeente Alphen aan den Rijn! B1.2

April – juli 2007: Fase 1 - Plan van Aanpak De projectopdracht is in het plan van aanpak als volgt geformuleerd: “De gemeente Alphen aan den Rijn wenst de omgevingsvergunning met succes in te voeren in de gemeentelijke organisatie. Veranderingen van deze orde van grootte vergen veel tijd en een projectmatige organisatie. Voor de invoering van de omgevingsvergunning in de gemeente Alphen aan den Rijn is een projectorganisatie opgezet. De opdracht van de projectorganisatie is om er voor te zorgen dat de gemeente Alphen aan den Rijn op 1 maart 2008 voldoet aan de eisen van de Wabo.” De projectopdracht voor het project “Invoering Omgevingsvergunning” omvat de volgende onderdelen: • • • • • • • •

Vertalen van de consequenties van de Wabo naar de gemeentelijke organisatie. Opzetten en uitvoeren van projecten voor afstemming (en verbetering) van toetsing, vergunningverlening, toezicht, handhaving en juridische opvolging. Creëren van draagvlak in de gemeentelijke organisatie en bij overige belanghebbenden. Mobiliseren van de benodigde mensen en middelen. Implementeren van de omgevingsvergunning in de gemeentelijke organisatie. Aansturing van de benodigde (veranderings)processen. Verankeren van de omgevingsvergunning in de (lijn)organisatie. Coördineren van de communicatielijnen tussen alle betrokkenen.

Het beoogde resultaat van het project is een succesvolle invoering van de omgevingsvergunning binnen de gemeente Alphen aan den Rijn. In onderstaande tabel staan de doelstellingen zoals die met de invoering van de Wabo beoogd worden. Doelstellingen Externe doelstellingen

Criterium Klantgerichtheid

Betere dienstverlening

Imago

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 37 -

Uitwerking - “De klant staat centraal” - Een duidelijk aanspreekpunt voor de klant - Betrouwbaarheid - Vermindering administratieve lasten - Inzichtelijke en transparante processen - Een goede orkestratie van de processen - Beperken doorlooptijden - Verbetering van het imago, mede als resultaat van een grotere klantgerichtheid en een betere dienstverlening.


Doelstellingen Criterium Interne doelstellingen Efficiency en effectiviteit

Kwaliteit

Uitwerking - Beperken doorlooptijden - Een goede afstemming van processen - Een proactieve houding van de betrokken medewerkers - Een goede afstemming tussen de betrokken partijen (intern / extern) - Een goede communicatie tussen de betrokken partijen (intern / extern) - Integraal werken (als gemeente) - Voldoen aan wet- en regelgeving - Goede en op elkaar afgestemde processen - Introductie beleidscyclus

Overigens is de inwerkingtreding van de Wabo tot twee maal toe verschoven. In 2007 is de inwerkingtredingdatum verschoven naar 1 januari 2009. Medio 2008 is deze datum verschoven naar 1 januari 2010 (richtdatum). Het Ministerie van VROM meldt hierover: “Overeenkomstig de inzet van de minister gaat VROM door met de implementatie-activiteiten. Gezien de voortgang van de parlementaire behandeling is de oorspronkelijk beoogde inwerkingstredingsdatum van 1 januari 2009 steeds meer onder druk komen te staan. Bovendien zijn naast het wetsvoorstel Wabo ook nog een invoeringswet en uitvoeringsregelgeving nodig die een eigen traject moeten doorlopen. Vooral met het oog op de behandeltijd van deze wet-en regelgeving schuift de richtdatum voor de invoering van de Wabo op naar 1 januari 2010.” Gemeente Alphen aan den Rijn heeft het uitstellen van de Wabo nooit aangegrepen om de invoering van de omgevingsvergunning stil te zetten. Keer op keer wordt benadrukt dat verbetering van de dienstverlening de leidende factor is en niet de invoering van nieuwe wet- en regelgeving. In deze zin is een latere invoering van minder belang. Gefaseerde aanpak Voor de invoering van de Omgevingsvergunning wordt een gefaseerde aanpak gehanteerd, zoals die schematisch is weergegeven in onderstaande figuur.

Fase 1 PvA

Fase 2 nulmeting huidige situatie

Fase 3a uitgangspunten gewenste situatie

Fase 3b concretisering gewenste situatie

Fase 4 veranderplan

Fase 5 implementatie gewenste situatie

Project Invoering Omgevingsvergunning: gefaseerde aanpak Deze aanpak omvat een zestal fasen: •

Fase 1: Situatieschets & vraagstelling o Oprichten projectorganisatie o Opstellen en vaststellen plan van aanpak

•

Fase 2: Huidige situatie (interne & externe analyse) o Analyse van de bestaande situatie voor vergunningverlening en handhaving.

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 38 -


Fase 6 wegwerken kinderziektes

B1.3

•

Fase 3: Gewenste situatie (afwegingen en keuzen) o Ontwikkelen visie & ambitie. o Ontwikkelen van de gewenste situatie voor vergunningverlening en handhaving.

•

Fase 4: Veranderplan o Het veranderplan bestaat uit actiepunten die uitgevoerd moeten worden om de gewenste situatie te bereiken. De actiepunten zijn SMART geformuleerd, voorzien van een actiehouder en een planning.

•

Fase 5: Implementatie. o De implementatie bestaat uit de uitvoering van het veranderplan en de daarin genoemde acties.

•

Fase 6: Wegwerken kinderziektes o Voordat de Wabo inwerking treedt, zullen in een proefperiode alle kinderziektes worden weggewerkt. Zo wordt bewerkstelligd dat de gemeente op 1 januari 2010 werkelijk Wabo-proof is.

Augustus - oktober 2007: Fase 2 – nulmeting In de nulmeting worden de volgende vragen beantwoord voor elk van de taakvelden: • • • • •

• • • • •

Welke producten / diensten kunnen onderscheiden worden binnen de taakvelden? Wat zijn voor deze producten / diensten de aantallen, doorlooptijden, wachttijden en bewerkingstijden? Bestaan er afspraken tussen afdelingen (intern) en/of overige partijen (extern)? Bestaan er combinaties van vergunningaanvragen (bijvoorbeeld sloop-, bouw-, monumenten- en milieuvergunning)? Welke combinaties in welke hoeveelheden zijn er? Wat zijn de knelpunten (toetsing bevindingen - van onder meer aantallen, doorlooptijden, wachttijden, bewerkingstijden en capaciteit - aan de huidige én de gewenste situatie)? Wat is de huidige capaciteit van de verschillende afdelingen en bestuursorganen? Wat zijn belangrijke cultuurkenmerken van de betrokken afdelingen en bestuursorganen? De werkprocessen worden op hoofdlijnen in kaart gebracht. Zijn er procesbeschrijvingen en checklisten voor de verschillende taken binnen de genoemde taakvelden? Welke ondersteunde systemen worden er gebruikt binnen de verschillende afdelingen? Welke legesinkomsten zijn gerelateerd aan de huidige wijze van vergunningverlening?

In deze stap is informatie verzameld afkomstig uit interviews, afdelingsbeleidsplannen, beleidsnota’s, workflow- en andere registratie- en beheersystemen. In de presentatie van de nulmeting aan het DT worden als de drie belangrijkste goede punten worden genoemd: • •

De interne (persoonlijke) samenwerking tussen betrokken partijen. Het bestaan van een frontoffice (SCA) en een backoffice.

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 39 -


•

Het bestaan van weinig tot geen vergunningen van rechtswege en de tijdige afhandeling van bezwaarschriften.

De drie belangrijkste aandachtspunten zijn: • • • B1.4

De communicatie, de onderlinge afstemming en het vastleggen van afspraken binnen de gemeente kan duidelijk beter. Er is geen duidelijke en vastgelegde regie, prioritering en programmering. De integrale beschikbaarheid van informatie laat te wensen over.

November 2007 - juni 2008: Fase 3 – gewenste situatie In het eerste deel van fase 3 zijn per taakveld uitgangspunten bepaald om te verbeteren wat beter kan te behouden wat goed gaat, te voldoen aan de kwaliteitscriteria in het plan van aanpak en meer werkplezier en minder werkdruk te krijgen. In dit deel van fase 3 zijn de keuzemogelijkheden geïnventariseerd en (beleids)voorstellen gemaakt. Eén van deze voorstellen betreft het de coördinatie of orkestratie binnen de verschillende taakvelden (zie figuur op de volgende pagina). De omgevingsvergunning wordt gerealiseerd door bestaande processen voor vergunningverlening en handhaving samen te voegen tot een overkoepelend vergunningverlenings- en handhavingsproces voor de omgevingsvergunning. De bestaande processen worden gedeeltelijk hergebruikt en gedeeltelijk herzien. De orkestrator zorgt voor de orkestratie tussen de deelprocessen van de omgevingsvergunning. Zijn taak is de orkestratie van het ontwerp, uitvoeren en beheer van een dienstverleningsproces dat door verschillende afdelingen en/of organisaties wordt uitgevoerd.

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 40 -


Aanvrager

Waboloket / Frontoffice Eerste-lijn ORKESTRATOR Frontoffice tweede-lijn vergunningverlening

Derde-lijn vergunningverlening (specialisten)

Cluster JZ

Cluster Handhaving

Unitleider

Unitleider Orkestrator handhaving

Unitleider juristen

vergunningverleners

handhavers

Directies nog nader te bepalen

Overige afdelingen en adviseurs ((semi-) intern)

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

Milieudienst

- 41 -

Overige afdelingen en adviseurs (extern)

Overig bevoegd gezag


De door de stuurgroep vastgestelde uitgangspunten worden hieronder weergegeven. Taakveld loket •

• • • • •

Er wordt een front-office gecreëerd waarin zowel de huidige FO als BO word geïntegreerd, dit worden dan de eerste-, tweede- en derde-lijn (de derde lijn is de voormalige BO). In deze nieuwe front-office wordt er naar gestreefd om 85% van de vragen in de eerste lijn af te handelen. De informatievoorziening wordt veranderd in functies (taakomschrijving) en ondersteund door een ICT-voorziening. Er worden service level agreements (SLA’s) / dienstverleningsovereenkomsten opgesteld met alle interne en externe samenwerkingspartners. Er wordt gewerkt met digitale klantendossiers. Er wordt aangesloten bij de BAG. Het KCC wordt geoptimaliseerd (passend bij de nieuwe situatie, dus in het kader van de Omgevingsvergunning).

Taakveld vergunningverlening • •

•

• •

• •

• •

Er wordt één centrale afdeling voor vergunningverlening opgericht voor minimaal de Wabo-gerelateerde taken (derde-lijn). Er wordt een coördinerende functie (orkestrator) ingesteld voor vergunningverlening, met de juiste mandaten. Bij deze functie behoort ook het afhandelen van tegenstrijdigheden. Er wordt een minimale organisatorische afstand tussen de front-office (eerste- en tweede-lijn) en de back-office (derde-lijn) gerealiseerd. De fysieke afstand mag groter zijn. De werkprocessen worden aangepast / ingericht naar type vergunning (enkelvoudig/meervoudig, regulier/uitgebreid). De gemeente hanteert strenge doorlooptijden (bedrijfsmatig werken, verwachtingmanagement, houden aan afspraken). Dit geldt ook voor ‘tussenproducten’ zoals de adviezen. De gemeente is ‘streng’ voor de klant (klantduidelijkheid). De gemeente creëert geen onrealistische verwachtingen ten aanzien van afhandeling van aanvragen, en hanteert derhalve de wettelijke eisen en de servicenormen zoals gesteld door de gemeente. De informatievoorziening in de front-office vindt professioneel en in voldoende mate plaats. Principeverzoeken worden vervangen door eerste fase aanvragen.

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 42 -


Taakveld handhaving •

• •

• • • •

• • •

Er komt één afdeling handhaving (samenvoeging huidige unit inspectie, handhavers THOG, handhavers brandweer en later verdere uitbreiding). Vergunningverlening en handhaving wordt organisatorisch gescheiden. Er worden goede afspraken gemaakt tussen het loket en de afdeling handhaving voor klachtafhandeling. Er wordt een coördinator handhaving (orkestrator) aangesteld voor in elk geval de planning- en controltaken. Deze orkestrator wordt geplaatst binnen de afdeling handhaving. Er wordt binnen het cluster juridische zaken (zie hoofdstuk 6) één of meerdere juristen aangewezen, die zich alleen bezig houden met handhavingszaken. Er worden goede afspraken gemaakt met de interne- en externe samenwerkingspartners. In deze afspraken wordt in elk geval de wijze van overdracht vastgesteld. De handhavingscheck blijft behouden. De taken beleidsvorming en programmering worden geborgd in de organisatie (het is duidelijk wie de verantwoordelijkheid heeft voor deze taken). De externe partners leveren input voor deze taken. Er wordt gewerkt met 1 ICT-voorziening dat gekoppeld kan worden aan het systeem van de Milieudienst. Er wordt gewerkt met signaaltoezicht, checklistst en pda’s. Integraal handhaven is voor elkaar handhaven en dus signaleren. Er wordt een regulier handhavingsoverleg opgezet, dat zowel met interne als met externe partners wordt gehouden.

Taakveld bezwaar- en beroep • • •

•

• •

Bezwaar- en beroepsprocedures zijn digitaal raadpleegbaar (lopende zaken, stand van zaken). De ICT-voorziening wordt hierop ingericht. Er komt één cluster voor de juristen (Wabo-gerelateerd). Voor bezwaar- en beroepsprocedures wordt gewerkt met standaardformulieren (checklists, protocollen). Deze tools worden gebruikt om meer bedrijfsmatig te kunnen werken. Bij bezwaar na vergunningverlening wordt per zaak de orkestrator in de tweede-lijn coördinerend, waarna vervolgens door de orkestrator een coördinerend jurist (dossierverantwoordelijke) toegewezen kan worden. Hiertoe wordt een protocol opgesteld (wie speelt in welke gevallen een rol). Bij beroepszaken en bij bezwaar niet na vergunningverlening is de orkestrator in de tweede-lijn coördinerend. Er worden goede afspraken gemaakt met de interne- en externe samenwerkingspartners. In deze afspraken wordt in elk geval de wijze van overdracht vastgesteld. Er wordt een regulier overleg ingericht met externe partners (provincie e.a.).

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 43 -


In het tweede deel van fase 3 is de prioritering van taken onderling en van het maken van kwaliteitskeuzes meegenomen. In het derde deel van fase 3 is de uitvoering van de Omgevingsvergunning globaal vormgegeven. Er is door de deelprojectgroepen gestart met het ontwikkelen van werkprocessen (zie foto).

B1.5

Maart – augustus 2008: Vernieuwen op z’n Alphens Samenhang in projecten De gemeente Alphen aan den Rijn werkt aan haar dienstverlening aan burgers en bedrijven in de gemeente, waarmee zij aangeeft dat de gemeente haar klanten centraal wil zetten. Doelen hierbij zijn: • •

Excellente dienstverlening, aangeboden volgens de verwachting en de logica van de klant. Verbetering van de toegang tot de dienstverlening én de kwaliteit van de verleende diensten (snelheid, correctheid, rechtmatigheid, etc.).

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 44 -


Het streven naar excellente dienstverlening betekent, dat de gemeente in haar taakuitvoering zal moeten redeneren vanuit het perspectief van de klant. Dit betekent dat de gemeente ‘van buiten naar binnen’ zal moeten denken en werken. Buiten doelstellingen en uitgangspunten

1.

Wat is de vraag van de klant?

2.

Welke producten of diensten levert de gemeente om aan die vraag te voldoen?

3.

Hoe richt de gemeente het proces in om het gevraagde product of de dienst te leveren?

4.

specificaties producten en diensten

procesinrichting

Welke voorzieningen zijn nodig om dat proces uit

organisatie, ondersteuning en be-

te kunnen voeren?

sturing

Binnen Het vernieuwen van de processen in de gemeente is een belangrijk aanknopingspunt voor de verbetering van de dienstverlening door de gemeente. Er wordt in Alphen aan den Rijn dan ook vanuit diverse invalshoeken en projecten gewerkt aan processen. Al in het plan van aanpak uit 2007 is de grote samenhang met andere projecten in de gemeente aangegeven. Vanuit deze samenhang is uiteindelijk het parapluoverleg en het PMT dienstverlening opgericht. Het project invoering van de omgevingsvergunning heeft vanaf het begin hierin een belangrijke en initiërende / aanjagende rol in gehad. Uiteindelijk is medio 2008 door de verschillende projectadviseurs een generieke en ‘organische’ innovatieaanpak opgesteld. Deze aanpak wordt het ‘Vernieuwen op zijn Alphens’ genoemd. B1.6

Aan de slag met ‘Vernieuwen op zijn Alphens’ De gemeentebrede vaststelling door het DT van de gemeente van het ‘Vernieuwen op zijn Alphens’ betekende dat de aanpak ook binnen het project invoering van de omgevingsvergunning gebruikt zou worden. Om verschillende redenen bleek het noodzakelijk om het ‘Vernieuwen op z’n Alphens’ te vertalen naar een meer concrete en beheersmatige aanpak voor de invoering van de omgevingsvergunning. Deze vertaling kwam op het moment dat de oorspronkelijke projectmatige aanpak voor de invoering van de omgevingsvergunning halverwege gevorderd was (fasen 1, 2 en 3a waren afgerond). De drie laatste fasen, waarin achtereenvolgens de gewenste situatie geconcretiseerd wordt, een veranderplan opgesteld wordt en de implementatie plaatsvindt worden aanzienlijk gewijzigd. In plaats van een seriële aanpak werd gekozen voor een cyclische aanpak, waarin veel ruimte kwam voor proefdraaien en gaandeweg verbeteren (zie figuur op de volgende pagina).

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 45 -


Overige projecten

Fase 1 Plan van Aanpak

Fase 2 nulmeting huidige situatie

Fase 3a uitgangspunten gewenste situatie

Vernieuwen op z ’n Alphens

Fase 3b concretisering gewenste situatie

F ase 4 veranderplan

F ase 5 implementatie en pro efdraaien

Project Invoering Omgevingsvergunning restyled Met de vertaling naar het zogenoemde ‘Wabo op z’n Alphens’ is getracht een meer bedrijfsmatige (en simpele, snelle en leuke) bottom-up benadering te ontwikkelen. Speerpunten voor de aanpak zijn dan ook: “actie, acceptatie, draagvlak, realisme”. Het model voor ‘Wabo op z’n Alphens’ staat inmiddels bekend als het dubbele-trechter-model voor beheerst organisch veranderen. Het dubbele-trechter-model (zie figuur op de volgende pagina) bestaat uit een aantal stappen: Stap 1: Ideeën Het aanleveren van ideeën, spontaan of vanuit een project. Deze ideeën betreffen vernieuwingen in producten, processen, structuur, middelen, etc., en kunnen zeer concreet of relatief vaag zijn. Voordat een idee tot in detail uitgewerkt en uitgeprobeerd wordt, vindt er eerst besluitvorming plaats. Deze besluitvorming gebeurt op basis van een business case. Hiervoor is een tweetal formulieren ontwikkeld (‘van ambitie naar concreet idee’ en ‘procesbeschrijving’. De formulieren zijn zodanig ontworpen, dat andere projecten in de gemeente er gebruik van kunnen maken. Stap 2: Besluitvorming Bij de besluitvorming worden verschillende criteria gehanteerd. Er is een aantal verschillende besluiten mogelijk: • •

•

Het idee wordt nu niet verder ontwikkeld. Het is echter wel mogelijk om na een zekere periode nog eens naar het idee te kijken. Het idee wordt aangenomen, én kan meteen uitgevoerd worden. In dit geval wordt de opdracht aan de organisatie om de realisatie meteen ter hand te nemen. Een realistisch voorbeeld is het maken van afspraken over registratie van klantcontacten. Een dergelijk idee kan vanaf morgen uitgevoerd worden, al dan niet in simpele ICTvoorzieningen als Microsoft Excel. Het idee wordt aangenomen, en vraagt om verdere ontwikkeling en/of proberen met behulp van een pilot. In dit geval worden kaders (tijd, geld, etc.) afgesproken om de fase die nu aanbreekt zoveel mogelijk te beheersen.

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 46 -


Stap 3: Proefdraaien en ontwikkelen Vervolgens vindt de verdere ontwikkeling van het idee en / of het uitvoeren van een pilot (proefdraaien) plaats. Stap 4: Evalueren Na een afgesproken proefperiode wordt de pilot geëvalueerd. • •

Indien de pilot geen succes blijkt te zijn, wordt na een zekere periode nog eens naar het idee gekeken. Indien de pilot een succes blijkt te zijn, wordt het idee verder geïmplementeerd in de gemeente. Op dit moment worden de processen, indien aanwezig, vastgelegd in gedetailleerde procesbeschrijvingen en werkinstructies.

V0839.01.03/ GN / SH / RdH

- 47 -


VERANDERPLAN INVOERING OMGEVINGSVERGUNNING GEMEENTE ALPHEN AAN DEN RIJN REVISIE 1

Recommend Documents