VENDÉGLÁTÓ ÉS TURISZTIKAI SZAKSZERVEZET
A VISZ SZERVEZETEINEK GAZDASÁGI ÉS PÉNZÜGYI SZABÁLYZATA
2017.
2
A VISZ minden alapszervezetének, szervezetének a mindenkor hatályos számviteli, adó és járulékról szóló törvényeket kell betartania gazdálkodása és könyvelése során, amelyet a GEB tagjai, illetve annak képviselői évente ellenőrizhetnek. A szakszervezeti vagyonmegosztásról szóló 1991. évi XXVIII törvény által elrendelt bevallás és számbavétel óta, 1992. jan. 1-től a VISZ, mint önálló jogi személy felel a tagjai és szervezetei elszámolásáért. Ezért minden alapszervezet köteles ezen szabályzat alapján készíteni elszámolását, biztosítani annak ellenőrizhetőségét. Adóhiány, bevallás elmulasztása, pótlékolás, stb. esetén az alapszervezet titkára, SZIB titkára személyesen felel, és köteles eljárni az ügy kivizsgálásában és rendezésében. A VISZ olyan társadalmi szervezet, amely nem végez vállalkozási tevékenységet, fő területe az érdekvédelem. A fentiekből eredően szervezetei Naplófőkönyvet vezetnek az elektronikus úton kiadott Excel táblázatba, ez alapján kerülnek az alapszervezetek gazdálkodási adatai a VISZ egységes egyszerűsített éves beszámolójába. Az egyszeres könyvvitel pénzügyi realizációs elvre épülő pénzforgalmi könyvvitelből és a hozzá kapcsolódó kiegészítő nyilvántartásokból tevődik össze.
I. BANKSZÁMLA, PÉNZKEZELÉS Nagyon fontos, hogy az alapszervezet szerepeltesse a szervezet nevét, címét a jelentéseken, banki utalásokon (a munkáltató is) és a tagdíj csekkeken egyaránt. Erre a beazonosításhoz van szükség. - Fontos szabály, hogy az alapszervezet pénzeszközeit nevére megnyitott bankszámlán tartsa. Az átmenetileg szabad pénzeszközöket saját nevére szóló betétként lekötheti, esetleg állampapírba fektetheti. Az alapszervezet a banknál számlát nyittat és bejelentő lap /aláírási karton/ benyújtásával nevezi meg aláíróit. Abejelentő lapot /aláírási kartont/ a banktól kell igényelni. - Bejelentő lapot, /aláírási kartont/ kell benyújtani a bankhoz, továbbá: - az alapszervezet nevének és címének, valamint a - banki aláírók változása esetén. - A készpénzpénz biztonságos kezeléséről és őrzéséről az alapszervezet vezetősége, illetve a szakszervezeti bizottság köteles gondoskodni.
3
Azok az alapszervezetek, akik az OTP Banknál vezetik számlájukat, a VISZ főszámlájához nyitott elkülönített számlán kezelik pénzeszközeiket. A számla felett rendelkezőket az alapszervezet jelöli ki, és a VISZ Titkársággal közli azt, megadja a rendelkező adatait, személyi okmányai másolatát, aláírás mintát. Amennyiben változás történik a rendelkezők személyében, nyolc napon belül a VISZ Titkársággal írásban kell közölni azt, hogy az OTP Banknál eljárhassanak. II. KÖNYVVEZETÉS, ELSZÁMOLÁSI SZABÁLYOK
1. Naplófőkönyv - kiadott excel tábla – vezetése: A folyamatos könyvvezetés a kiadott Excel táblázatba történik. Alapvető szabály, hogy a könyvvezetés teljes körű legyen, az év folyamán előforduló minden eseményt tartalmazzon. A Naplófőkönyvbe /papíralapú vagy elektronikus/ adatokat bejegyezni kizárólag szabályszerű bizonylat alapján, azok adataival egyezően szabad. Számviteli bizonylatnak minősül minden olyan külső és belső okmány, amelyet gazdasági művelet, esemény számviteli nyilvántartás céljára készítettek. 1.1. A számviteli bizonylat törvényben előírt, általános alaki és tartalmi kellékei: - a bizonylat megnevezése és sorszáma, - bizonylatot kiállító szervezeti egység megjelölése, - gazdasági műveletet elrendelő szervezet, a rendelkezés végrehajtását igazoló személy, az utalványozó. Pénzkezelési bizonylaton az átvevő, ellennyugtában a befizető aláírása, - a bizonylat kiállításának időpontja, - gazdasági művelet tartalmának leírása, és annak értékbeni adatai, - bizonylati adatainak összesítése esetén az összesítés alapjául szolgáló bizonylatok körének, valamint annak az időszaknak a megjelölése, melyre az összesítés vonatkozik. - Az alapszervezet által befogadott számla: „vevő neve, címe” rovatába a VISZ ……….. Alapszervezete nevére és címére szóljon. Minden esetben meg kell, hogy jelenjen a VISZ neve a „vevő” megjelölésében. - Az „Áfás számlán” az összes alaki és formai követelménynek meg kell jelennie. (Dátum, a számla kibocsátó, neve, címe, adószáma, áfa tartalma, végösszege). - A számlát a titkár minden esetben aláírásával igazolja le. - Készpénz bevételezésnél (pl. tagdíj) bevételi pénztárbizonylatot kell kitölteni.
4
- Készpénz kifizetésnél (szociális és temetési segély) kiadási pénztárbizonylatot kell kitölteni és mellékleteket csatolni. - Mind a bevételi és mind a kiadási pénztárbizonylat szigorú számadású nyomtatvány, amelyet nyilván kell tartani. 1.2.
Az alapszervezet Naplófőkönyvében /excel táblázat/a számviteli előírásoknak megfelelően elszámolható tételek:
A törvényi előírások szerint alapszabály, hogy az alapszervezetek és intéző bizottságok csak a működésükhöz közvetlenül kapcsolódó és adófizetési kötelezettséget nem eredményezőkiadásokat számolhatnak el. Ennek megfelelően nem számolható el szakszervezeti költségként különösen: * a szakszervezeti tevékenységhez (érdekvédelemhez) közvetlenül nem kapcsolódó költségek, * semmiféle munkabér, tiszteletdíj, megbízási díj, stb. * üdüléshez, kiránduláshoz hozzájárulás, * az SZJA törvényben meghatározott rászorultság kritériumainak nem megfelelő segély * iskolakezdési támogatás * mankópénz és kartonkezelési díj, * személyre szólóan sportszer vagy öltözet vásárlás és terem vagy pálya bérleti díja, sport rendezvények költségei, fitnesz bérlet stb.. * az SZJA törvényben előírt adómentes kereteket meghaladó reprezentáció. 1.3. Részletező rovatok: Leggyakrabban előforduló Naplófőkönyvben:
gazdasági
események
elszámolása
a
A pénztár és bankszámlák A két számla közötti forgalom: * pénztári befizetés bankszámlára
Könyvelési tétele: Pénztári kiadás – Bankszámla bevétel
* bankszámláról felvett készpénz
Könyvelési tétele: Bankszámla kiadás – Pénztár bevétel
5
Bevételek A Naplófőkönyvben rendelkezésre álló rovatok megnevezése alapján: * tagdíj bevétel Könyvelési tétel:Bank vagy pénztár bevétel – tagdíj bevétel rovat * egyéb bevétel / munkáltatói hozzájárulás, kamat bevétel,/ Könyvelési tétel:Bank vagy pénztár bevétel – egyéb bevétel rovat
Költségek és kiadások Társadalmi szervezet célja szerinti költség a)Segély: Adómentesen nyújtható szociális juttatások:- minden esetben segélykérő lap kitöltése szükséges! * Temetési segély adómentesen adható, temetési számla, illetve másolat csatolása mellett, ha a szakszervezeti tag temetteti el házastársát, egyenes ági hozzátartozóját, vagy ha az elhunyt szakszervezeti tag házastársa, egyenes ági hozzátartozója kéri a segélyt. A pénzt csak az a személy veheti fel, akinek a nevére szól a temetési számla. * Szociális segély nyújtásának feltétele a szociális rászorultság. Ilyennek minősül a törvény szerint az a személy akinek “létfenntartása oly mértékben veszélyeztetett, hogy azt – vagyoni viszonyára is tekintettel – csak külső segítséggel képes biztosítani”. Ebben a körben nem csak az érintett személy, folyó jövedelmét kell mérlegelni, hanem a meglévő vagyonát, továbbá azt is, hogy az eltartottainak milyenek a megélhetési viszonyai. A szociális rászorultság tényét vagy az elemi kárt a segélykérelem elbírálására szolgáló rovaton meg kell indokolni, valamint az indokoltságot alátámasztó hivatalos dokumentum másolatát mellékelni kell./ pl. hosszabb betegség esetén. / Aláhúzzuk, hogy a törvényi előírások alapján megfogalmazott kritérium szerint adómentes segélynek csak a valós, létfenntartást veszélyeztető rászorultság alapján történő kifizetés minősül. Az ettől eltérő, segély címen
6
fizetett összeg a segélyben részesülő szakszervezeti tag adóköteles jövedelme, ezért ilyent nem fizethetnek ki az alapszervezetek.
Könyvelési tétel:Bank vagy Pénztár kiadás – Segély kiadás rovat b) Anyag: Nyomtatvány, irodaszer Reprezentáció: A szakszervezeteknél adómentes a reprezentáció, ha éves értéke nem haladja meg a szakszervezet cél szerinti tevékenysége éves összes ráfordításainak 10%-át / az alapszervezetnél elszámolható költségek 10%-a/, de legfeljebb az összes bevétel 10-át. /tagdíj bevétel, munkáltatói hozzájárulás, kamat bevétel /kettős korlát = az összes ráfordítás, vagy az összes bevétel közül a kisebb 10%-ig juttatott reprezentáció/ A szakszervezeti és testületi üléseken, üdítő, kávé, tea, sütemény, szendvics elszámolása lehetséges a fenti határig, titkár által leigazolt számla, jelenléti ív, emlékeztető, vagy jegyzőkönyv szükséges hozzá. Az adómentes határnál nem lehet magasabb a reprezentációs költség, mivel az már adóköteles. Az érvényes adójogszabályok figyelembe vételével az alapszervezetek évente csak az adómentes szintig nyújthatnak reprezentációt! Reprezentációs költség csak szakszervezeti ülésekre és rendezvényekre számolható el. Mivel ennek figyelemmel kísérése csak összevontan lehetséges, ezért minden ilyen jellegű kifizetésről (számla másolata) e-mail-en, faxon adatot kell közölni. (Az elszámolást követő 3 munkanapon belül) Könyvelési tétel: Bank vagy Pénztár kiadás –Anyag költség kiadás rovat
c)Utazási költség: Titkárok Tanácsa, Elnökségi, SZIB, Ágazati Párbeszéd Bizottsági ülésekre, egyéb VISZ rendezvényre, konferenciára utazás költségének elszámolására kiküldetési rendelvényt kell kitölteni, autóbuszjegy, vonatjegy, elszámolása és gépkocsival történő utazás esetén is.
7
- Kiküldetési rendelvénynek tartalmaznia kell az utazás célját, időtartamát, tisztségviselő adatait, adóazonosító jelét. A gépkocsival történő utazás elszámolásához, a gépjármű adatait is fel kell tüntetni. Az elszámolás módja: a kiküldetési rendelvényen meghatározott km távolság szerint az üzemanyag-fogyasztási norma, az NAV által közzétett üzemanyagár, valamint a 15 ft/km általános személygépkocsi-normaköltség alapulvételével számított összeg üzemanyag fajtától függően. - A kiküldetési rendelvény eredeti példányát a kifizető, másolatát a magánszemély őrzi meg. - A kiküldetési rendelvény szigorú számadású nyomtatvány, amelyet nyilván kell tartani. A nyomtatvány száma: B. Sz. ny. 18-73.
Könyvelési tétel: Bank vagy Pénztár kiadás – Utazási költség rovat
d)Egyéb szolgáltatás: posta költség VISZ felé Signal biztosítási díj átutalása bank költség, Könyvelési tétel: Bank vagy Pénztár kiadás – egyéb szolgáltatás kiadás rovat
e)Tárgyjutalom: Évente egy alkalommal 5.000 Forintot meg nem haladó összegű tárgyjutalom, Az 5.000 forintos értékhatár ÁFÁ-val együtt értendő. A tárgyjutalom összegét kiadásként az ÁFÁ-s számla csatolásával kell elszámolni, melyen az átvétel tényét aláírással kell igazoltatni. Értékpapír nem minősül tárgyjutalomnak! Amennyiben a jutalmazásban több személy részesül, a számlához aláírásokkal ellátott névsort is mellékelni kell. Könyvelési tétel: Bank vagy Pénztár kiadás – Kiadás-tárgyjutalom rovat
f)Fizetett tagdíj:
8
A VISZ központ részére csak az alapszervezettől átutalt tagdíj. Könyvelési tétel: Bank kiadás – Kiadás-tagdíj átutalás rovat
A Naplófőkönyvet félévente, július 30-ig, a teljes évről szólót január 31-ig kérjük beküldeni, a kiadott excel tábla formájában. Kérjük még, az adott év december 31-i állapotot tükröző bankszámla kivonat beküldését is február 15-ig. Amennyiben készpénz maradt az alapszervezet pénztárában, arról a Titkár, és a Gazdasági felelős aláírásával a december 31-i állapotnak megfelelően jegyzőkönyvet kell beküldeni. VISZ Titkárság: 1068 Budapest Benczúr u 45. Email: visz@t-online. hu A 2011. évig elkészített mérlegek másolatát, a naplófőkönyveket, a számviteli bizonylatokat /számlák, banki kivonat segélykérő lapokat, tárgyi jutalom átvételi jegyzékét/ az alapszervezeteknél meg kell őrizni. Megőrzési határidő SZT 169 § alapján 8 év. A 2012. és az azt követő évek könyvelés alapbizonylatait, számlákat, banki kivonatokat, segélykérő lapokat, tárgyi jutalom átvételi jegyzékét, kiküldetési rendelvény eredeti példányát,szintén 8 évig meg kell őrizni, ez a következő évekre is vonatkozik.
9
III. JELENTÉSI, ELLENŐRZÉSI KÖTELEZETTSÉG Szakszervezeti titkárok feladata: A VISZ pénzügyi szabályzatának betartása az adó és számviteli törvények figyelembe vételével. Minden alapszervezeti titkár közvetlenül a VISZ email címére küldje meg az Alapszervezeti adatokcímű jelentést. Beküldési határidő:Minden hónap 15. A tagdíj mindig az előző havi munkabérből levont, vagy fizetett összeg, amely a befizetés hónapjában jelenik meg tagdíjként, és ezt kell beírni az alapszervezeti adatok című jelentésbe. A banki átutaláson, vagy postai befizetésen feltétlen jelenjen meg a közlemény rovatban, hogy melyik havi befizetést tartalmazza, és az alapszervezet neve, címe /pontosan melyik cég, szálloda, egység/. SZIB titkárok feladata: /Danubius Hotels SZIB/ A hozzájuk tartozó alapszervezetek gazdálkodásának folyamatos ellenőrzése, saját belső szabályzatuk kialakításával. Az „Alapszervezeti adatok” összegzése, és a Középszervezeti tagdíj és létszámösszesítő” elkészítése. Beküldési határidő: Minden hónap.20. Megyetitkárok feladata Évente egyszer a megyéjükbe tartozó alapszervezetek gazdálkodásának ellenőrzése, kivéve: Danubius Hotelshez tartozó alapszervezetek, ahol az ellenőrzést a SZIB végzi. SZB Titkár váltásnála pénzügyek, könyvelési, adminisztrációs feladatok átadásátvételének ellenőrzése. A megyetitkárok, akik szórvány tagsággal rendelkeznek, havonta küldjék a jelentést és a tagdíjat. Beküldési határidő: Minden hónap:20. Fenti Gazdasági és Pénzügyi Szabályzat a 2012. január 1-től érvényes szabályzat javított változata, a 2017. január 1-től érvényes adó és egyéb jogszabályok alapján, egységes szerkezetbe foglalva. VISZ Titkárok Tanácsa
10
A Naplófőkönyv (excel tábla) könyvelési tételei Az alapszervezet által befogadott számla „vevő neve, címe” rovatába a VISZ …. Alapszervezete nevére és címére szóljon. Mindenesetben meg kell, hogy jelenjen a VISZ neve a „vevő” megjelölésében. Az „Áfás számlán” az összes alaki és formai követelménynek meg kell jelennie. (Dátum, a számla kibocsátó, neve, címe, adószáma, áfa tartalma, végösszege).
A számlát a titkár minden esetben aláírásával igazolja le. Készpénz bevételezésnél (pl. tagdíj) bevételi pénztárbizonylatot kell kitölteni. Készpénz kifizetésnél (szociális és temetési segély) kiadási pénztárbizonylatot kell kitölteni és mellékleteket csatolni. Mind a bevételi és mind a kiadási pénztárbizonylat szigorú számadású nyomtatvány, amelyet nyilván kell tartani. Leggyakrabban előforduló Naplófőkönyvben:
gazdasági
események
elszámolása
a
A pénztár és bankszámlák A két számla közötti forgalom: * pénztári befizetés bankszámlára
Könyvelési tétele: Pénztári kiadás – Bankszámla bevétel
* bankszámláról felvett készpénz
Könyvelési tétele: Bankszámla kiadás – Pénztár bevétel
Bevételek A Naplófőkönyvben rendelkezésre álló rovatok megnevezése alapján: * tagdíj bevétel Könyvelési tétel:Bank vagy pénztár bevétel – tagdíj bevétel rovat * egyéb bevétel / munkáltatói hozzájárulás, kamat bevétel,/ Könyvelési tétel:Bank vagy pénztár bevétel – egyéb bevétel rovat
11
Költségek és kiadások
Társadalmi szervezet célja szerinti költség
a) Segély: (szociális és temetési) minden esetben segélykérő lap kitöltése szükséges!
Könyvelési tétel:Bank vagy Pénztár kiadás – Segély kiadás rovat b) Anyag: Könyvelési tétel: Bank vagy Pénztár kiadás –Anyag költség kiadás rovat c)Utazási költség: Könyvelési tétel: Bank vagy Pénztár kiadás – Utazási költség rovat d)Egyéb szolgáltatás: posta költség VISZ felé Signal biztosítás díj átutalása bank költség, Könyvelési tétel: Bank vagy Pénztár kiadás – egyéb szolgáltatás kiadás rovat
e)Tárgyjutalom: Évente egy alkalommal 5.000 Forintot (ÁFÁ-val együtt) meg nem haladó összegű tárgyjutalom, Könyvelési tétel: Bank vagy Pénztár kiadás – Kiadás-tárgyjutalom rovat
f)Fizetett tagdíj: A VISZ központ részére csak az alapszervezettől átutalt tagdíj. Könyvelési tétel: Bank kiadás – Kiadás-tagdíj átutalás rovat
