VEILIG THUIS GELDERLAND ZUID Probleemanalyse en voorstel tot oplossing juni 2015
Uitgave Datum
GGD Gelderland-Zuid 12 juni 2015
1
2
1. Inleiding Vanaf 1 januari 2015 is Veilig Thuis (AMHK) Gelderland Zuid één van de 25 Veilig Thuis regio’s in Nederland. Het is een samenvoeging van het Steunpunten Huiselijk Geweld en het Advies- en Meldpunt Kindermishandeling. Veilig Thuis wil meer samenhang creëren in de aanpak van huiselijk geweld en kindermishandeling: het gaat om één meldpunt voor burgers en professionals voor (vermoedens van) huiselijk geweld en kindermishandeling. In Gelderland-Zuid is Veilig Thuis ondergebracht bij de GGD en bestaat deze uit 4 bloedgroepen; het voormalig AMK, Meldpunt Bijzondere Zorg, Moviera en een deel van Jeugdbescherming Gelderland (zorgmeldingen). In september 2014 is fase 1 van Veilig Thuis van start gegaan; een voorbereidingsperiode ter voorbereiding op de start in 2015. En met de medewerkers zijn werkafspraken gemaakt, met als uitgangspunt het handelingsprotocol. Uitvoering van het handelingspotocol is de opdracht voor de GGD Gelderland Zuid. Het handelingsprotocol Veilig Thuis geeft weer wat de wettelijke taken, werkwijze en verplichtingen zijn van Veilig Thuis en is leidend voor de organisatie en voor de manier van werken voor de professionals (Bijlage I: wettelijke taken en bevoegdheden van het AMHK, onderdeel van handelingsprotocol). Veilig Thuis Gelderland Zuid als nieuwe organisatie opereert in een lokaal veld dat zelf ook sterk in ontwikkeling is. Denk bijvoorbeeld aan de lokale toegangspoorten, maar ook allerlei maatschappelijke organisaties, het Veiligheidshuis en de politie. Met al deze ketenpartners zijn in het najaar van 2014 afspraken gemaakt om te starten met de samenwerking. In januari 2015 is Veilig thuis van start gegaan en daarmee is fase 2 ingegaan: uitvoering, monitoring en doorontwikkeling van Veilig Thuis, deze loopt door tot 1 januari 2017. Daarna breekt fase 3 aan: stabiliseren en borgen van Veilig Thuis in de reguliere beleidscyclus. Missie en visie Veilig Thuis Op basis van het handelingsprotocol is het Programma van Eisen Veilig Thuis Gelderland Zuid opgesteld. Hierin staan ook de visie en missie van Veilig Thuis weergegeven:
Missie: Er is iets gebeurd dat ontoelaatbaar is. We gaan je ondersteunen, zodat jij kunt voorkomen dat het opnieuw gebeurt. Visie:
Het AMHK Gelderland Zuid wil betekenisvol zijn door op het gebied van huiselijk geweld en kindermishandeling een bijdrage te leveren aan een voor iedereen veiliger samenleving; slachtoffer en pleger, van jong tot oud. We doen dit in verbinding met cliënten, betrokken instellingen en hulpverleners, door goed te luisteren, signalen op waarde te schatten, samen op pad te gaan, maar ook door duidelijke grenzen te stellen en passende hulp te organiseren. We bieden onze expertise aan om gezamenlijk te zorgen voor herstel van een veilige situatie in afhankelijkheidsrelaties. Het AMHK werkt samen met de teams in de Lokale Toegangspoort aan vroegsignalering en een gezamenlijke effectieve aanpak van huiselijk geweld en kindermishandeling. We gaan in contact met partners, gezinsleden, zodat zij zelf kunnen leren om huiselijk geweld en kindermishandeling voorgoed te stoppen.
3
2. Veilig Thuis analyse van de problemen. Veilig Thuis bevindt zich in het begin van de ontwikkelingsfase die vanaf heden nog 1,5 jaar duurt. Dit houdt in dat er al veel op de rit is, en dat andere onderdelen van Veilig Thuis nog in ontwikkeling zijn. Hieronder wordt de stand van zaken beschreven, waar mogelijk onderbouwd met cijfers.
2.1
De dagelijkse praktijk
In totaal zijn in het eerste kwartaal van 2015 2.598 meldingen en telefoontjes binnengekomen bij Veilig Thuis Gelderland-Zuid. Dit zijn ongeveer 41 meldingen en telefoontjes per werkdag. De telefoontjes komen binnen bij het landelijke Veilig Thuis nummer 0800 – 2000 De meldingen zijn verdeeld in 18-meldingen en 18+meldingen Ten slotte is er nog een aantal adviesverzoeken die rechtstreeks bij de vertrouwensartsen terecht komen. Opmerkingen: het aantal meldingen 18+ en het aantal meldingen buiten kantoortijden worden nog niet automatisch geregistreerd, en zijn daarom handmatig geteld. Van het aantal adviesverzoeken aan de vertrouwensartsen vanuit het reguliere ziekenhuisoverleg is een inschatting gemaakt. Tabel 1. Overzicht telefoontjes en zorgmeldingen per maand (Bron: CORV, Optitel, inbox Veilig Thuis)
Aantal meldingen en telefoontjes Q1-2015 Aantal telefoontjes Aantal politiemeldingen 18- in CORV Aantal meldingen 18+ via beveiligd emailadres Aantal meldingen buiten kantoortijden * Aantal adviesverzoeken aan vertrouwensartsen * Totaal
Jan 540 202 140
Feb 466 143 140
Maart 366 142 149
882
749
657
Totaal 1.372 487 429 160 150 2.598
Peildatum: 5 mei 2015 * Alleen totaal hele kwartaal 2015 bekend / ingeschat
Alle casuïstiek die bij Veilig Thuis binnenkomt wordt meteen beoordeeld. Of het nu gaat om de telefoontjes via het landelijke telefoonnummer van Veilig Thuis 0800-2000 of om de zorgmeldingen die via de politie binnenkomen. De casuïstiek wordt geprioriteerd en in behandeling genomen, waarbij uiteraard de meest dringende zaken alle voorrang krijgen. Bij iedere nieuwe casus worden de risicofactoren en beschermende factoren getaxeerd. Operationeel hebben spoed- en crisiszaken hoge prioriteit. Deze worden meteen opgepakt. Indien er sprake is van acute onveiligheid, indien er ongeboren/jonge kinderen bij betrokken zijn, of indien er sprake is van fysieke mishandeling is er altijd sprake van hoge prioriteit. Verwerking zorgmeldingen en telefoontjes In onderstaande tabellen is te zien welke typen meldingen zijn binnengekomen, en op welke wijze deze zijn opgepakt. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen 18- en 18+. Omdat de registratiesystemen niet eenduidig zijn, zijn ook de specificaties dit niet. Dit heeft als gevolg dat de cijfers onderling niet vergelijkbaar zijn en dat er dus geen goed totaaloverzicht is. Er is een discrepantie te constateren tussen tabel 1 en tabellen 2 t/m 4. Deze kunnen we als volgt verklaren:
4
Een gedeelte van de aantallen in tabel 1 is handmatig geteld en nog niet volledig geregistreerd. Zowel bij de 18- als bij de 18+ zaken is een gedeelte van alle casussen nog niet volledig geregistreerd. Het gaat in totaal om ca. 200 casussen (wel rapporten beschikbaar).
Een gedeelte van de binnengekomen telefoontjes wordt direct afgehandeld zonder dat er verdere opvolging nodig is.
Een aantal telefoontjes komt ten onrechte binnen bij Veilig Thuis. Professionals bellen bijvoorbeeld het landelijke nummer 0800-9000 als ze met een collega van Veilig Thuis in Gelderland-Zuid doorverbonden willen worden.
Registraties 18Tabel 2 toont de 18- registraties in IJ en KITS. Het aantal geregistreerde meldingen neemt toe per maand. Opmerking: niet alle adviezen worden geregistreerd in KITS. Het daadwerkelijke aantal adviezen in het eerste kwartaal komt een stuk hoger uit. Tabel 2. Specificatie adviezen en meldingen 18- (Bron: KITS en IJ)
Aantal adviezen in KITS* Aantal meldingen in KITS (onderzoeken) Aantal zorgmeldingen in IJ Totaal aantal meldingen en zorgmeldingen (in KITS en IJ)
Jan 90
Febr 130
Maart 92
Totaal 312
45 48 93
22 100 122
24 138 162
91 286 377
Peildatum: 1 mei 2015 * Slechts een gedeelte van de adviezen wordt geregistreerd in KITS
Registraties 18+, regio Nijmegen Het totaal aan 18+ registraties in regio Nijmegen bedraagt 186. Meldingen die vanuit het screeningsoverleg in het Veiligheidshuis regio Nijmegen door Veilig Thuis moeten worden opgepakt, worden apart geregistreerd door de politie en vervolgens naar Veilig Thuis gemaild. Deze meldingen worden nog niet in Atlas geregistreerd en worden in tabel 3 als apart product vermeld. Dit brengt het totaal aantal meldingen in regio Nijmegen in het eerste kwartaal op 186. Opmerking: het aantal meldingen Huiselijk Geweld (HG) besproken in het VHH is handmatig geteld. Tabel 3. Totaal aantal meldingen 18+ regio Nijmegen
Product Melding HG besproken in VHH Meldingen geregistreerd in Atlas Eindtotaal
Jan
Febr
Maart
Totaal
8 28 32
37 32 69
56 25 81
101 85 186
Peildatum: 4 mei 2015
Tabel 3a toont de registratie van 18+ meldingen in regio Nijmegen in Atlas. Het gaat in totaal om 85 meldingen.
5
Tabel 3a. Specificatie adviezen en meldingen 18+ regio Nijmegen naar product, status en melder (Bron: Atlas)
Product Face2Face consult HG Regie vooronderzoek WTH Regio HG Regio HG Stad HG Stad verkort I- trajectregie R- trajectregie Speciaal: WTH Telefonisch consult Trajectindicering Overig Eindtotaal
Jan
Febr
Maart
Totaal
4 2 8 8 1 28
32
25
1 1 6 7 1 1 7 6 31 23 1 85
Status Afgesloten Casusmonitoring In behandeling Eindtotaal
Jan
Febr
Maart
Totaal
13 2 13 28
22 1 9 32
13 12 25
48 3 34 85
Instelling melder Gemeente GGD Gelderland Zuid (SOA-Sense) Jongerencentrum Staddijk Leger des Heils NIM Hoofdbureau Pluryn, Werkenrode Groep Politie Gelderland Zuid Pro Persona Nijmegen RIBW Nijmegen en Rivierenland Veiligheidshuis Overig Eindtotaal
Jan
Febr
Maart
Totaal
1 1
2
1 1 1
4 2 1 1 2 1 31 1 1 2 38 85
1 1 4
11 1 2 12 28
1 2 1 1 2 2 14 8
1 1 1 10 1
16 32
1 4 1
1 2 9 7
1 10
11 25
Peildatum: 4 mei 2015
Registraties 18+, Rivierenland In Rivierenland worden 18+ meldingen geregistreerd. Het gaat in totaal om 97 meldingen. De verdeling advies-melding is ongeveer gelijk en de melder is in de meeste gevallen de politie. Tabel 4. Specificatie adviezen en meldingen 18+ regio Rivierenland (Bron: CVS)
Product/Status meldingen Advies en consultatie Vervolgtraject bij MBZ Wachtend op toewijzing medewerker Eindtotaal
Jan
Febr
Maart
Totaal
15 6 8 29
9 8 12 29
7 13 19 39
31 27 39 97
Peildatum: 26 mei 2015
6
Tabel 4a. Specificatie adviezen en meldingen 18+ regio Nijmegen naar product, status en melder (Bron: CVS)
Instelling melder Niet geregistreerd Gemeenten Politie Thuiszorg Veiligheidshuis Overig Eindtotaal
Jan
Febr
Maart
Totaal
9 0 18 1 0 1 29
4 0 24 0 0 0 28
2 1 36 0 1 0 40
15 1 78 1 1 1 97
Peildatum: 26 mei 2015
Locatie Veilig Thuis Met de komst van de extra Veilig Thuis medewerkers blijkt er te weinig ruimte te zijn op de Stieltjesstraat. In de praktijk betekent dit dat de backoffice medewerkers van Veilig Thuis vooral op dinsdagen en donderdagen uitwijken naar andere locaties, zoals de Graafseweg (JBG) of Groenewoudseweg (GGD). Dit komt de samenwerking en het leggen van stevige verbindingen tussen front- en backoffice niet ten goede. Probleem:
2.2
Er komen veel telefoontjes en meldingen binnen bij Veilig Thuis . Er is sprake van registratieachterstand door de hoge werkdruk. Een eenduidig totaaloverzicht maken van alle meldingen en telefoontjes is niet mogelijk doordat in vier verschillende systemen wordt geregistreerd. De locatie van Veilig Thuis op de Stieltjesstraat is te krap waardoor interne samenwerking optimaliseren stagneert.
Werkdruk en doorlooptijden
Veilig Thuis kampt met een hoge werkdruk door:
Het hoge aantal meldingen.(zie paragraaf 2.1). Problemen met afschalen van zorg richting de sociale wijkteams.(zie paragraaf 2.6). Verandering van samenwerking met het Veiligheidshuis (zie paragraaf 2.5). De onderlinge samenwerking binnen Veilig Thuis is nog niet efficiënt en effectief ingericht(zie paragraaf 2.1). De registratieproblemen (zie paragraaf 2.3 ). Oplopend ziekteverzuim (7,5%)
De hoge werkdruk brengt risico’s met zich mee. Er is geen tijd voor efficiency- en kwaliteitsontwikkeling. De werkdruk bij de medewerkers veroorzaakt een stijging van het ziekteverzuim (7,5% ziekteverzuim). Binnen Veilig Thuis lukt het momenteel onvoldoende om de doorlooptijden van de casussen kort te houden. Verder zien we dat ook bij Meldpunt Bijzonder Zorg de doorlooptijden flink oplopen, omdat de medewerkers moeten inspringen bij Veilig Thuis. Zo is er bij MBZ in Tiel op dit moment al een achterstand van 31 meldingen. In het handelingsprotocol Veilig Thuis wordt niet aangegeven hoe lang de verwerkingstijd maximaal zou mogen bedragen. Het enige dat hier staat vermeld ten aanzien van de wettelijke
7
uitvoer is dat de triage binnen 5 werkdagen moet worden uitgevoerd, en dat Veilig Thuis binnen een termijn van 10 weken zorg moet dragen voor het inzetten van vervolgtrajecten. Ten aanzien van de verwerkingstijden is ons professionele uitgangspunt het volgende:
Prioriteit hoog/ acuut: verwerkingstijd maximaal 1 dag / gelijk oppakken Prioriteit midden: verwerkingstijd maximaal 3 weken Prioriteit laag: verwerkingstijd maximaal 6 weken.
Tabel 5. Aantal meldingen dat nog moet worden opgepakt (handmatig geteld)
Hoog 18+ 18Totaal Norm verwerkingstijd
Midden 0 0 0
Max. 1 dag
Laag
Midden of laag
Totaal 41
55 55 Max. 3 weken
5 5 Max. 6 weken
41 Max. 3 weken / max. 6 weken
41 60 101
Peildatum 26 mei 2015
Op dit moment (stand van zaken per 26 mei 2015) zijn er 101 meldingen die nog moeten worden opgepakt. Er is géén achterstand bij de meldingen met hoge prioriteit: de spoed- en crisiszaken. We zien wel achterstand bij de 18-casussen. Het gaat om 55 meldingen met prioriteit midden (zorgelijke maar geen dreigende situatie, soms is hulpverlening al in beeld), en 5 meldingen met prioriteit laag (lichtere gevallen en geen dreigende situatie, soms is hulpverlening al in beeld). Bij de 18+ casussen is geen onderscheid gemaakt in beide typen. Alle casussen die in de wacht staan worden twee wekelijks gescreend. De verwerkingstijd bij de 55 18-meldingen bedraagt 2 à 3 maanden. We overschrijden hier dus ruimschoots de norm van maximaal 3 weken. Probleem:
2.3
De werkdruk is hoog, er is geen tijd voor efficiencyslag en kwaliteitsontwikkeling Het ziekteverzuim is hoog (7,5% ziekteverzuim) De verwerkingstijden lopen op, de norm wordt overschreden.
Registratiesystemen
De Veilig Thuis medewerkers registreren momenteel in vier systemen. Dat zijn ATLAS (regio Nijmegen) en CVS (regio Rivierenland) voor wat betreft de 18+ zaken en KITS en IJ voor wat betreft de 18- zaken. Bovendien komen de meldingen op twee manieren binnen; via CORV (18-) en via een beveiligde emailomgeving bij Jeugdbescherming (18+). De huidige wijze van registreren levert veel vertraging op in de werkprocessen. Het gaat om 10 à 15% productiviteitsverlies, en bovendien levert het veel frustratie op bij de hulpverleners. De MBZ medewerkers kunnen niet rechtstreeks in de beveiligde emailomgeving van Jeugdbescherming Gelderland, en moeten dat altijd via een JBG medewerker doen. Ook kunnen zij de 18- zaken niet registreren in IJ of KITS omdat zij daar geen toegang toe hebben. Er is een convenant in de maak om dit te gaan regelen maar dat laat langer op zich wachten dan gewenst. Andersom is intussen wel geregeld dat de JBG medewerkers de 18+ zaken in ATLAS en CVS kunnen registreren. Doordat we in vier systemen registreren is het ook niet mogelijk om de benodigde informatie aan het CBS te leveren. Dit geldt overigens voor praktisch alle Veilig Thuis organisaties. Vanaf het tweede kwartaal, dus vanaf 1 april jl. zijn alle Veilig Thuis organisaties verplicht gesteld om deze
8
informatie wel aan te leveren. Daartoe zullen de medewerkers van Veilig Thuis alle informatie bij moeten houden in spreadsheets. Dit kost extra tijd. Probleem:
2.4
Er wordt in vier systemen geregistreerd, dit levert naar schatting 15% productiviteitsverlies op. De benodigde informatie voor CBS kan niet worden aangeleverd.
Cultuur en werkprocessen
De medewerkers van Veilig Thuis komen bij vier verschillende organisaties vandaan; GGD (Meldpunt Bijzondere Zorg), Jeugdbescherming Gelderland, het voormalig AMK en Moviera. Tijdens de trainingsdagen Veilig Thuis in het najaar van 2014 is veel energie gestoken in de kennismaking met elkaar en met elkaars cultuur en werkwijze. Met als resultaat dat er al echt een Veilig Thuis team klaarstond bij de start in januari van dit jaar. Maar we zijn er nog niet: de samensmelting van de vier ‘bloedgroepen’ tot Veilig Thuis heeft tijd nodig. Tot nu toe worden nog de bestaande werkprocessen gehanteerd, maar dit is niet houdbaar; de nieuwe samenwerking vraagt ook om een nieuwe manier van werken. Dit vergt ontwikkeltijd; wat is de beste werkwijze voor Veilig Thuis? Het handelingsprotocol geeft het kader voor het inrichten van de werkprocessen. Nu is nog onvoldoende helder hoe er gewerkt moet worden omdat eea nog niet goed geïmplementeerd is. Probleem:
2.5
De cultuurverandering binnen Veilig Thuis kost tijd. Er moeten nieuwe werkprocessen voor Veilig Thuis worden gedefinieerd passend bij het handelingsprotocol. Hier is onvoldoende tijd voor door de hoge werkdruk.
Samenwerking met het Veiligheidshuis
Veilig Thuis werkt nauw samen met het Veiligheidshuis. In deze nieuwe constructie is het nog zoeken naar de optimale samenwerking. Het blijkt in de praktijk niet goed haalbaar te zijn om voldoende zaken in te brengen op het screeningsoverleg bij het Veiligheidshuis in Nijmegen. Dit heeft te maken met de capaciteit bij Veilig Thuis (zie paragraaf 2.2) en met het feit dat meer zaken dan voorheen verplicht geagendeerd moeten worden bij het screeningsoverleg conform het addendum van het programma van eisen. De taakverdeling binnen het screeningsoverleg is ook veranderd door de komst van Veilig Thuis. Ook de werkwijze met de politie is veranderd. De meldingen worden tegenwoordig aangeleverd door de uitvoerend politieman. De meldingen worden niet altijd correct of volledig aangeleverd bij Veilig Thuis. Probleem:
Het lukt Veilig Thuis niet om alle zaken tijdig en goed aan te leveren voor het screeningsoverleg. Er is nog geen goede omschrijving van de onderlinge afstemming van de werkprocessen en de taakafbakening tussen het Veiligheidshuis en Veilig Thuis.
9
2.6
Samenwerking met de sociale wijkteams
Zowel Veilig Thuis als ook de lokale toegangspoorten zijn nieuw, in een lokaal veld dat in verandering is. De ‘winkel’ staat open, terwijl Veilig Thuis zich in de ontwikkelingsfase bevindt. Alle ontwikkelingen in het sociale domein zijn nog niet uitgekristalliseerd. Dit alles maakt dat de samenwerking tussen Veilig Thuis en de sociale wijkteams / regieteams / gebiedsteams een belangrijk aandachtspunt is. Er is over en weer onduidelijkheid en onbekendheid over de werkwijze van Veilig Thuis en de sociale wijkteams en ‘wie wat wanneer oppakt’. Daarbij is er een grote diversiteit tussen de verschillende wijkteams qua kennis en vaardigheden. Er gaat hierdoor veel tijd verloren in het ‘zoeken en vinden’ van elkaar. Het afschalen van casuïstiek richting de sociale wijkteams verloopt hierdoor moeizaam. Om de ketenprocessen beter te laten verlopen is investeren in heldere afspraken rond rolverdeling en werkwijzen gewenst. Probleem:
Er bestaat onduidelijkheid op welke wijze de processen in de keten worden doorlopen. Hierdoor gaat veel tijd op aan het ‘zoeken en vinden’ van de samenwerking tussen Veilig Thuis en de sociale wijkteams. Hierdoor (1) weet het sociale wijkteam Veilig Thuis onvoldoende te vinden voor tijdig advies en ondersteuning en (2) wordt het afschalen van Veilig Thuis naar het sociaal wijkteam bemoeilijkt.
10
2.7
Vergelijking met 2014
In deze paragraaf maken we een vergelijking met 2014, voor zover mogelijk. Opmerking: Omdat op basis van eerdere jaren niet in te schatten is hoe de meldingen over het jaar 2015 verdeeld zullen zijn, is hier geen doorrekening naar jaarcijfers mogelijk. Dit geldt voor zowel de 18- als de 18+ meldingen. Tabel 6 laat zien wat het totaal aantal adviezen en meldingen was in 2014 van kindermishandeling (voormalig AMK). Het totaal in het eerste kwartaal van 2015 is afgezet tegen het totaal aantal meldingen in 2014. Tabel 6. Aantallen 18- in 2014 (Bron: KITS en IJ)
Aantal adviezen in KITS Aantal meldingen in KITS (onderzoeken) Aantal zorgmeldingen in IJ
Aantal 1e Totaal 2014 kwartaal 2015 1.824 312 250 884
91 286
Peildatum: 27 mei 2015
Als we kijken naar de cijfers van kindermishandeling dan zien we dat zowel het aantal onderzoeken als ook het aantal zorgmeldingen fors is. Hier is geen uitsplitsing beschikbaar in regio Nijmegen en regio Rivierenland. Voor wat betreft huiselijk geweld hebben we alleen de beschikking over de totaalcijfers. In tabel 7 zien we dat ook hier het aantal meldingen in het eerste kwartaal van 2015 hoog is. Tabel 7. Aantallen 18+ in 2014 in regio Nijmegen en Rivierenland (Bron: Atlas en CVS)
Totaal aantal meldingen Nijmegen Totaal aantal meldingen Rivierenland
Totaal 2014 614 228
Aantal 1e kwartaal 2015 186 97
Peildatum: 26 mei 2015
In de volgende rapportage zal een vergelijking gemaakt worden met het eerste kwartaal in 2014.
11
3. Het probleem Op basis van de stand van zaken en vergelijking met 2014 komen we tot het probleem:
Het aantal telefoontjes en meldingen dat binnenkomt is fors. In het eerste kwartaal van 2015 ging het om 2.600 meldingen en telefoontjes. Het aantal meldingen met midden en lage prioriteit loopt op (55 meldingen bij 18-). Dit brengt maatschappelijke risico’s met zich mee. Er is sprake van registratieachterstand door de hoge werkdruk. Een eenduidig totaaloverzicht maken van alle meldingen en telefoontjes is niet mogelijk doordat in vier verschillende systemen wordt geregistreerd. De locatie van Veilig Thuis op de Stieltjesstraat is te krap waardoor interne samenwerking optimaliseren stagneert. De werkdruk is hoog, er is geen tijd voor efficiencyslag en kwaliteitsontwikkeling. Het ziekteverzuim is hoog (7,5% ziekteverzuim) als gevolg van hoge werkdruk gedurende te lange tijd. De verwerkingstijden lopen op, de norm wordt overschreden. Door de hoge werkdruk bij Veilig Thuis begint ook de verwerkingstijd bij MBZ op te lopen. Er wordt in vier systemen geregistreerd, dit levert naar schatting 15% productiviteitsverlies op. De benodigde informatie voor CBS kan niet worden aangeleverd. De cultuurverandering binnen Veilig Thuis kost tijd. Er moeten nieuwe werkprocessen voor Veilig Thuis worden gedefinieerd passend bij het handelingsprotocol. Hier is onvoldoende tijd voor door de hoge werkdruk. De werkprocessen staan continu onder druk door ontwikkelen van de nieuwe werkwijze, hierdoor treedt registratie-achterstand op. Het lukt Veilig Thuis niet om alle zaken tijdig en goed aan te leveren voor het screeningsoverleg. Er is nog geen goede omschrijving van de onderlinge afstemming van de werkprocessen en de taakafbakening tussen het Veiligheidshuis en Veilig Thuis. Er gaat te veel tijd zitten in het ‘zoeken en vinden’ van de samenwerking tussen Veilig Thuis en de sociale wijkteams. Hierdoor is het moeilijk om af te schalen naar de sociale wijkteams. En het sociale wijkteam weet Veilig Thuis onvoldoende te vinden voor tijdig advies en ondersteuning.
4. Oplossingsrichtingen Veilig Thuis heeft te maken met een aantal problemen in de ontwikkelingsfase waar het zich in bevindt: de registratiesystemen, de cultuur- en werkprocessen en de samenwerking met het veiligheidshuis en de sociale wijkteams. En het aantal telefoontjes en meldingen is fors. Dit alles heeft tot gevolg dat er een verwerkingslijst is ontstaan die ruimschoots de norm overschrijdt, waardoor een maatschappelijke risico is ontstaan. In deze paragraaf zetten we uiteen wat ons plan van aanpak is om deze problemen weg te werken. Per probleemgebied is aangegeven wat de prioriteit is (HOOG of MIDDEN) en of het om een STRUCTUREEL of INCIDENTEEL probleem gaat.
12
1. Werkdruk en doorlooptijden HOGE PRIORITEIT, STRUCTUREEL
Korte termijn: Verhogen van de inzetbare capaciteit. Er wordt momenteel al extra capaciteit ingezet door zowel de GGD als door JBG. Deze inzet moet op korte termijn verder verhoogd worden om de ontstane verwerkingslijst weg te kunnen werken. Voor het weg werken van de verwerkingslijst (55 meldingen) is 3 FTE hulpverlener nodig (ongeveer 18 meldingen per FTE is een reële caseload)en 0,5 FTE vertrouwensarts en 0,5 FTE secretariële ondersteuning. Met deze extra inzet hulpverleners kunnen de meldingen die nu liggen te wachten direct opgepakt worden. De vertrouwensartsen krijgen door deze extra capaciteit de mogelijkheid om hun werkdruk naar een acceptabel niveau te krijgen, mede door inzet van de secretariële ondersteuning. Lange termijn: Veilig Thuis investeert in het beter inrichten van processen en werkwijzen met behulp van LEAN aanpak. De eerste LEAN sessie is achter de rug, de tweede sessie staat halverwege mei op de agenda. Als deze sessies achter de rug zijn komt Veilig Thuis met een verbeterplan. (zie ook punt 3). Veilig Thuis zal vanaf heden de verwerkingstijden 2wekelijks monitoren en terugkoppelen richting de opdrachtgever. Daarbij zal onderscheid in hoog-midden-laag enerzijds en 18+ en 18- anderzijds worden gemaakt. Per categorie zal aangegeven worden wat de verwerkingstijd is.
2. Registratiesystemen HOGE PRIORITEIT, INCIDENTEEL
Korte termijn: Momenteel wordt naarstig gewerkt aan het verkrijgen van toegang voor GGD medewerkers in IJ voor de registraties van 18- meldingen. Gezien de transities en de opdracht van Veilig Thuis (één gezin één plan één regisseur) zou dit als doel haalbaar moeten zijn; de praktijk blijkt weerbarstiger doordat wet- en regelgeving hier nog niet op zijn aangepast. Lange termijn: Op dit moment zijn we in een vergevorderd stadium om tot de keuze van een nieuw registratiesysteem te komen. Dit zal op zijn vroegst in het najaar in gebruik kunnen worden genomen. De inrichting en implementatie van het nieuwe systeem zal enige tijd vergen. Tot die tijd zal Veilig Thuis zich moeten behelpen met de vier systemen.
3. Samenwerking met de sociale wijkteams MIDDEN PRIORITEIT, STRUCTUREEL
Korte termijn: Veilig Thuis is gestart met een ronde langs de sociale wijkteams, in de regio Nijmegen. Ter voorbereiding hebben verschillende overleggen plaatsgevonden met vertegenwoordigers van sociale wijkteams om helder te krijgen waar behoefte aan is tijdens zo’n bijeenkomst. Vier van de vijf bijeenkomsten hebben intussen plaatsgevonden. Op deze bijeenkomsten wordt aangegeven waar Veilig Thuis en Bijzondere Zorg voor staan, wat de sociale wijkteams van Veilig Thuis mogen verwachten, en hoe het afwegingskader bij op- en afschaling door Veilig Thuis eruit ziet. En de meldcode wordt toegelicht. Verder wordt een overzicht verstrekt met daarop vaste contactpersonen van Veilig Thuis per sociaal wijkteam. Een
13
vergelijkbare ronde zal worden ingezet voor Rivierenland. Ook hier zal ter voorbereiding contact worden gezocht met de gebiedsteams/kernteams. De komende tijd wordt gewerkt aan een structureel plan voor Veilig Thuis waarbij Veilig Thuis in de context van de gehele keten wordt bezien. Lange termijn: Jeugdbescherming Gelderland zet extra begeleiding in bij de sociale wijkteams (constructieve dienstverlening) om de afschaling naar het sociale wijkteam beter vorm te geven. 4. Samenwerking met het VHH MIDDEN PRIORITEIT, INCIDENTEEL
Korte termijn: Veilig Thuis wil blijven investeren in een goede relatie met het VHH. Hierbij zullen we kritisch met elkaar moeten bekijken welke zaken worden ingebracht op het screeningsoverleg. De nieuwe samenwerking tussen het Veiligheidshuis en Veilig Thuis moet verder vorm krijgen. Dit vraagt om wederzijds inzicht en vertrouwen, het kennen van elkaars verwachtingen, maar ook om tijd om een nieuwe werkwijze en samenwerkingsafspraken goed op te zetten. De teamleider van Veilig Thuis zal vanaf nu regelmatig aanschuiven bij het screeningsoverleg. Verder vindt in mei een LEAN workshop plaats met alle procesregisseurs om te komen tot een goede beschrijving van de werkprocessen, in zowel regio Nijmegen als Rivierenland. Gekeken zal ook worden hoe de werkprocessen in beide regio’s gesynchroniseerd kunnen worden.
5. Cultuur- en werkprocessen MIDDEN PRIORITEIT, INCIDENTEEL
Korte en lange termijn: In gezamenlijke workshops zullen Veilig Thuis processen zo LEAN mogelijk worden ingericht. Dit betekent dat er wordt geïnvesteerd in een gezamenlijke, nieuwe werkwijze. Vanuit hier zal ook een nieuwe werkverdeling worden opgesteld. Leidraad hierbij is het handelingsprotocol. Ook het versneld in dienst nemen van personeel van Jeugdbescherming Gelderland naar Veilig Thuis per 1 januari 2016 zal efficiencyverhogend werken, maar dit kunnen we nu nog niet kwantificeren.
5. Verzoek om uitbreiding van capaciteit In de voorbereidingsfase van de risicoanalyse van Veilig Thuis in het najaar van 2014 is eerder benoemd dat de werkbelasting van Veilig Thuis moeilijk te voorspellen is, omdat het sociale domein zo in beweging is. In het najaar is een eerste begroting Veilig Thuis 2015 opgesteld. Deze is op aangeven van de opdrachtgevende gemeenten naar beneden bijgesteld. Om de efficiencyslag en ontwikkeling wel te kunnen maken, en om het hoofd te kunnen bieden aan de hoge werkdruk, is uitbreiding van capaciteit nodig in het eerste jaar. Het gaat in totaal om 9,05 fte (voor het gehele jaar 2015). De verhouding tussen incidentele en structurele uitbreiding, en hulpverleners en niet-hulpverlenende medewerkers van Veilig Thuis ziet er als volgt uit:
14
Tabel 8. Benodigde uitbreiding van fte
Incidentele uitbreiding Uitvoering / hulpverleners Medewerkers/ niet-hulpverleners Totaal
Structurele uitbreiding
Totaal
6 fte
1,5 fte
7,5 fte
0,55 fte
1 fte
1,55 fte
6,55 fte
2,5 fte
9,05 fte
Toelichting 7,5 fte uitvoering hulpverlening Veilig Thuis heeft vanaf 1 april extra fte ingezet. Dit naar aanleiding van een voortgangsmemo (Stand van zaken Veilig Thuis Gelderland-Zuid 20 maart 2015) waarin we aangaven dat er extra fte nodig was. Het gaat om 1,5 fte bij Jeugdbescherming Gelderland en 1,5 fte bij GGD. Op basis van de workload betreft de 1,5 fte bij Jeugdbescherming Gelderland een structurele uitbreiding. Verder is voor het komende jaar is een extra uitbreiding van 3,5 fte nodig. En daarnaast is 1 fte uitbreiding nodig bij de vertrouwensartsen (0,5 fte vertrouwensarts en 0,5 fte ondersteuning vertrouwensartsen). In totaal gaat het om 7,5 extra fte voor de uitvoering/hulpverleners, waarvan 1,5 fte in ieder geval dus structureel zou moeten zijn. De overige uitbreiding met 6 fte zou in ieder geval moeten gelden voor één jaar. In de loop van dit jaar kunnen we vervolgens inschatten of deze 6 fte (of een gedeelte daarvan) ook voor langer dan een jaar nodig is. De inzet van de extra FTE hulpverleners wordt aangewend om de verwerkingslijsten weg te werken (zie toelichting bij oplossingsrichtingen). Tabel 9 laat zien hoe de 7,5 fte bestemd voor de uitvoering/hulpverleners van Veilig Thuis verdeeld wordt over de in het plan van aanpak beschreven probleemgebieden (met daarbij onderverdeling in incidenteel en structureel). Ook laten we zien hoe de extra incidentele fte’s gedeeltelijk uitgefaseerd worden in 2016 en 2017. Onder voorbehoud dat het aantal meldingen niet verder zal stijgen. In 2016 zullen de interne werkprocessen op orde moeten zijn. Ook zal het nieuwe registratiesysteem in gebruik zijn genomen. Er zal nog steeds veel tijd nodig zijn voor onderhoud, overgang oude dossiers, link met de oude registratiesystemen, etc. maar het aantal extra fte kan teruggeschroefd worden naar 1,0 fte. Ook de samenwerking met het Veiligheidshuis zal komend jaar verder ontwikkeld zijn, ook hier is de extra fte niet meer nodig. De samenwerking met de sociale wijkteams en de werkdruk en doorlooptijden hebben ook in 2016 en 2017 nog de volle aandacht nodig.
Tabel 9. Benodigde uitbreiding 7,5 fte bij uitvoering hulpverleners: verdeling per risico 2015 t/m 2017 (en incidenteel en structureel)
Risico’s Veilig Thuis 1. Werkdruk en doorlooptijden 2. Registratiesystemen 4. Samenwerking met VHH 3. Samenwerking met SWT 5. Cultuur- en werkprocessen Totaal
2015 2016 2017 Inc. Struct. Inc. Struct. Inc. Struct. 2,5 1,5 2,5 1,5 1,5 1,5 1,5 1,0 0 0,5 0 0 0,5 0,5 0,5 1,0 0 0 6,0 1,5 4,0 1,5 2,0 1,5
Toelichting 1,55 fte ondersteunende medewerkers/niet-hulpverleners De 1,55 fte projectmedewerkers betreft de kosten die gemaakt worden voor de overige medewerkers van Veilig Thuis (niet-hulpverleners), die niet gedekt zijn in de eerdere begroting
15
van Veilig Thuis (coördinator, beleidsmedewerker, communicatiemedewerker en informatiemanager). Dit zijn medewerkers die nodig zijn om het systeem Veilig Thuis draaiende te houden. De verdeling ziet er als volgt uit: Tabel 10. Benodigde uitbreiding 1,55 fte bij medewerkers/niet-hulpverleners: 2015 t/m 2017 (en incidenteel en structureel)
Overige medewerkers Coördinator, beleidsmedewerker Informatiemanager, communicatiemedewerker Totaal
2015 2016 2017 Inc. Struct. Inc. Struct. Inc. Struct. 1,0 1,0 1,0 0,55 0,44 0 0,55 1,0 0,44 1,0 0 1,0
16
Bijlage I: wettelijke taken en bevoegdheden van het AMHK Wettelijk kader en wettelijke taken AMHK De wettelijke taken en bevoegdheden van de advies- en meldpunten worden opgenomen in een wijziging van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo). Deze wijziging loopt mee in het wetstraject van de nieuwe Jeugdwet. Voor de aansluiting op de jeugdketen is in de Jeugdwet opgenomen dat gemeenten bij het inrichten van het advies- en meldpunt aandacht moeten hebben voor de samenhang met de jeugdketen. Veilig Thuis moet minimaal de volgende wettelijke taken uitvoeren:
een herkenbaar en toegankelijk meldpunt zijn voor gevallen of vermoedens van huiselijk geweld en kindermishandeling; het geven van advies en informatie aan melders en burgers; na melding: het doen van onderzoek om te bepalen of er sprake is van kindermishandeling of huiselijk geweld; het - indien noodzakelijk - inschakelen van passende hulpverlening; het zo nodig in kennis stellen van de politie of de Raad voor de Kinderbescherming. Wanneer een verzoek tot onderzoek bij de Raad voor de Kinderbescherming wordt ingediend, wordt het college van burgemeester en wethouders daarvan in kennis gesteld; het terugrapporteren aan de melder van datgene wat met de melding is gebeurd.
Bron: VNG, raadgever Veilig Thuis, september 2014
17
