Veelgestelde vragen over de WOP-app 1. Wat zijn de principes achter de WOP-app? De WOP-app ondersteunt Pits/teams en individuen bij het resultaatgericht werken en de eigen
ontwikkeling. In de app houdt iedereen zijn (team)doelen bij. Doelen voor het dagelijkse werk (inclusief bijzondere taken), competenties en kernwaarden. Op deze doelen krijg je feedback van en geef je feedback aan je collega’s. Dit kan tijd en plaats onafhankelijk. Het werkt zo simpel mogelijk: je geeft iemand bijvoorbeeld een top omdat zij met een goede presentatie heeft laten zien dat zij aan haar doel presenteren heeft gewerkt. Of je geeft een andere collega een tip omdat je ziet dat zijn competentie plannen nog verbeterd kan worden. Op deze manier ondersteunt de app in ieders ontwikkeling en leren we van elkaar.
2. Wat betekenen de termen in de WOP-app? Profiel: hierin zie je hoe het staat met jouw
waarderingen op de kernwaarden, jouw zelfgekozen
competenties en jouw doelen en afspraken met betrekking tot het werk. Pit: hierin zie je hoe het staat met de waarderingen van je team/pit op de kernwaarden, de meetlat en jullie doelen en afspraken met betrekking tot het werk. Top: je werkt goed aan jouw doel, je hebt je werkafspraak behaald of voert deze goed uit. Tip: op onderdelen kun je jouw doel nog verbeteren. Berichten: hier zie je de waarderingen incl. persoonlijke toelichting die je hebt ontvangen en gegeven. Stream: hierin zie je de waarderingen die in de organisatie zijn gegeven. Je ziet niet de inhoud van de feedback. Kernwaarden: contact, lef, bevlogenheid, vertrouwen en respect. Competenties: dit zijn de competenties zoals beschreven in het competentiewoordenboek. Werkafspraken individu: individuele resultaatafspraken, zoals een individuele opdracht of een individuele klus die je bijvoorbeeld via HK-plein bent aangegaan. Werkafspraken team: de gezamenlijke resultaatafspraken (bij pits, de specifieke meetlat) plus eventuele bijzondere afspraken of extra doelen waar je als team/pit afspraken over maakt. P-dossier: een overzicht van alle ontvangen individuele en team/pitwaarderingen. Je kunt het P-dossier op elk moment opvragen. Aan het einde van de periode wordt het P-dossier opgeslagen in de app. Nodig uit: via deze knop nodig je je collega uit om jou te waarderen. Daag uit: via deze knop daag je je collega uit om een andere competentie of werkafspraak in de app te zetten dan hij of zij op dit moment heeft. Dit kan een competentie zijn waarin de collega zich nog kan ontwikkelen of juist heel goed in is, zodat je hem of haar daarop een top kan geven! Alleen waarderen op punten waar je echt iets over weet: als je een collega waardeert zullen er ook competenties of afspraken bij staan waarvan je niet weet of je collega hier goed in is of niet. Vink bij deze punten dan ook geen blaadje aan. Geef bij de toelichting aan over welke punten je niets weet en dat je daarom geen blaadje hebt aangevinkt.
1
3. Team en individueel? In de app werk je aan eigen doelen en de doelen van jouw
Pit/team. Ook kun je meehelpen aan het
realiseren van de doelen van jouw collega door hem of haar feedback te geven. De app stelt jou in staat om zelf regie te voeren over je eigen afspraken. Maar hoe zit het dan als je afhankelijk bent van andere Pits of teams om jouw doelen te realiseren? Bijvoorbeeld omdat je pas aan de slag kan als zij hun deelproduct aan jou opleveren? Je maakt hierover vooraf heldere afspraken met elkaar in het (hoofd)proces waar jullie gezamenlijk in werken. En natuurlijk blijven jullie daar dan over in gesprek en waarderen elkaar ook op die afspraken. En hoe zit het als we ons gezamenlijke doel niet halen omdat één collega van de Pit of het team verzaakt? Iedereen heeft door de app goed zicht op elkaars individuele en Pit/teamdoelen. De app helpt je dus om te monitoren hoe het met de realisatie van de doelen staat. Komt de realisatie in gevaar, dan ga je als Pit/team natuurlijk tijdig met elkaar in gesprek om bij te sturen. Je bent samen verantwoordelijk voor het realiseren van de doelen.
4. Wat is een top en wat is een tip? Een collega kan jou een top geven als je hebt laten zien dat je goed aan een doel hebt gewerkt of als je bijvoorbeeld een werkafspraak hebt behaald. Je kunt een tip krijgen als je op een doel jezelf nog verder kunt ontwikkelen. Als iemand vindt dat jij je nog op alle punten van bijvoorbeeld een kernwaarde kan ontwikkelen kan hij dus ook een waardering geven waarbij nul blaadjes zijn aangevinkt. Altijd gaat een top of een tip vergezeld van feedback in de vorm van een berichtje. Je kunt ongevraagd feedback geven of je wordt uitgenodigd om feedback te geven. Mocht je iemand een tip hebben gegeven, maar na een goed gesprek wil je die eigenlijk intrekken is dit niet mogelijk. Wel kun je de collega dan nogmaals waarderen en een top geven.
5. Hoe geef je, en hoe krijg je, feedback? Een top of een tip gaat in de app altijd vergezeld van argumenten, in een berichtje. Met deze argumenten geef je een toelichting op de tips en tops. Van de toelichting kan je collega leren. De app vervangt niet een gesprek. De berichtjes geven een goede input om met elkaar in gesprek te gaan. Het kan voorkomen dat je van een collega via de app feedback krijgt waar je niet vooraf om gevraagd hebt of je feedback geeft op een competentie die jij niet in de app hebt gezet (collega daagt je uit). Bijvoorbeeld omdat je nog niet weet dat dit een ontwikkeldoel voor je is. Dat is dan een uitgelezen moment om met elkaar in gesprek te gaan, waar zitten voor jou de ontwikkelmogelijkheden en hoe kan jouw collega je daarin ondersteunen door jou te volgen en hier feedback op te geven. Geef iemand alleen feedback op punten waar jij ook echt iets over weet. Als jij bijvoorbeeld van een persoon of een team niet weet hoe goed ze bereikbaar is/zijn, geef hier dan ook geen waardering op. Op deze manier behoudt de feedback zijn waarde.
2
6. 5x vragen, maar meer mag? Iedereen verzamelt minimaal 5 individuele (volledige) waarderingen. Een volledige waardering is dat je een waardering hebt ontvangen op alle drie de onderdelen (kernwaarden, competenties
en werk). Je
kunt vijf volledige waarderingen behalen door vijf waarderingen te krijgen op alle drie de onderdelen of vijftien waarderingen op de losse onderdelen. Meer dan vijf mag natuurlijk ook. Bijvoorbeeld omdat je in een aantal projecten met verschillende collega's hebt samengewerkt en je graag van hen wilt weten hoe zij de samenwerking hebben ervaren op de door jou zelf bepaalde ontwikkeldoelen. De app rekent met het aantal collega's waar je feedback van hebt ontvangen. In de score maakt het dus niet uit of dit 5 of bijvoorbeeld 10 collega's zijn geweest. Je krijgt natuurlijk wel een breder beeld als er meer collega's feedback geven. Maar wat nu als je een collega om feedback vraagt, maar die niet krijgt. Dat kan natuurlijk verschillende oorzaken hebben. Zo kan jouw collega het vergeten zijn of er nog niet aan toe zijn gekomen. Dan help je hem of haar er gewoon aan door nog de vraag om feedback te herhalen. Het kan ook zijn dat jouw collega nog niet zo goed weet hoe hij jou het beste feedback kan geven. Ga dan met elkaar in gesprek.
7. Welke perioden worden aangehouden voor de WOP-app? In de WOP-app zijn de standaard tertalen in een jaar leidend. Er zijn drie periodes in een jaar, dit zijn de volgende maanden:
januari-april (1 mei wordt de app gereset)
mei - augustus (1 september wordt de app gereset)
september - december (1 januari wordt de app gereset)
Gereset betekent dat de scores op alle onderdelen weer op 0 staan. Je gekozen competenties en ingevulde werkafspraken blijven in de app staan. Het kan zijn dat je gedurende de periode een andere competentie wilt ontwikkelen of andere werkafspraken maakt. Bij de start van een nieuwe periode kan je deze competenties en werkafspraken dan ook wijzigen. De periodes zijn ook goed te zien in de WOP-app. In de grafiek op je homepage zie je de weken waaruit de huidige periode bestaat.
8. Wat wordt bedoeld met 24/7 en transparant? De app werkt altijd. Het is dus mogelijk op het moment dat jou het beste uitkomt de app te gebruiken. Dat kan zijn op het moment dat je jouw collega iets ziet doen, maar ook ’s avonds als je de dag nog even doorneemt. Ook ben je door de app niet meer
gebonden aan een kalenderjaar voor het invullen van je
resultaatafspraken of het waarderen van een collega. Als je eerder je doelen hebt behaald is dat natuurlijk prima en hoef je niet te wachten tot het einde van het jaar om deze afspraken af te sluiten. En sommige doelen gaan juist misschien langer dan een kalenderjaar duren, ook dat is mogelijk in de app. Omdat zowel je eigen doelen als die van collega’s in de app te zien zijn is het heel transparant waar iedereen aan werkt. Ook is de individuele en team/Pitscore door iedereen te zien. De inhoud van de feedback is alleen te zien door jezelf en DT.
3
9. Hoe zit het rechtspositioneel? Met de app verkrijg je een individuele totaalscore en een team totaalscore. Deze tellen beide 50% mee in je totaalscore. Na elke periode wordt de totaalscore berekend. Aan het einde van het jaar wordt het gemiddelde van de drie totaalscores berekend en deze score bepaald of je een periodiek stijgt. Er is een totaalscore te behalen van maximaal 100%. Dit leidt tot de volgende categorisering:
00-20% slecht
20-50% matig
50-80% voldoende
80-100% goed
Is jouw totaalscore aan het einde van het jaar (gemiddelde van de drie scores over het afgelopen jaar) voldoende of goed, dan ga je op 1 januari van het volgende jaar een periodiek in je schaal omhoog. Is deze score matig of slecht, dan ga je geen periodiek omhoog. Afwijkende of aanvullende rechtspositionele gevolgen van de waardering worden (voorafgaand aan de waarderingsperiode) vastgelegd in individuele afspraken.
10. Hoe wordt de score berekend in de app? Bij het geven van feedback op kernwaarden en competenties ga je uit van zichtbaar gedrag. Is jouw collega bijvoorbeeld makkelijk te volgen? Doseert ze de informatie goed? Weidt ze niet onnodig uit, maar gebruikt ze wel voldoende woorden? Brengt ze duidelijk over waar het om gaat? Dan heeft ze haar doel op de competentie "mondelinge uitdrukkingsvaardigheid" bereikt en geef je haar voor ieder onderdeel van de competentie een top. Hetzelfde geldt voor de andere onderdelen. De app berekent jouw waardering nu als volgt. Per kernwaarde, competentie of werkafspraak wordt voor ieder aspect bekeken hoeveel tops je hebt gekregen. Deze tops worden opgeteld (in percentages) en gedeeld door het aantal collega's wat een top gaf. Bijvoorbeeld: Voor de kernwaarde “contact” gaven 2 collega’s jou op alle 4 de aspecten van contact een top, 3 collega’s gaven op 3 aspecten een top, 1 collega gaf op 2 aspecten een top en 1 collega gaf op 1 aspect een top. Je score op contact is dan (2x100%+3x75%+1x50%+1x25%)/7=77%. Je totaalscore op kernwaarden is vervolgens de som van deze losse scores gedeeld door 5. Bijvoorbeeld: je score op contact, respect, vertrouwen, lef en bevlogenheid is respectievelijk 100%, 65%, 77%, 40% en 82%. Jouw score op kernwaarden is dan: (100+65+77+40+82)/5 = 73%.
4
Voor de individuele totaalscore is de weging van de drie onderdelen als volgt:
Kernwaarden (30%)
Competenties (20%)
Werk (50%)
Voor de team totaalscore is de weging van de drie onderdelen als volgt:
Kernwaarden (20%)
Meetlat (40%)
Werk (40%)
De gehele totaalscore die ook geldt voor de rechtspositionele gevolgen wordt vervolgens berekend door de individuele totaalscore en de team totaalscore bij elkaar op te tellen en te delen door twee.
11. Archivering en privacy? De app is ontworpen om volledig transparant te zijn: iedereen in de organisatie kan jouw voortgang (score) zien en die van je pit. De inhoud van de afzonderlijke feedbacks aan jou of aan je Pit is alleen voor jou en DT zichtbaar. Het totaal van de feedbacks wordt één keer per periode digitaal vastgelegd in ieders digitale Pdossier (individu en Pit) in de app. Dit digitale P-dossier is alleen zichtbaar voor de eigenaar (= de medewerker) en de directie.
5
