Mendelova univerzita Brno Provozně ekonomická fakulta
Veřejnosprávní kontrola příspěvkových organizací
Bakalářská práce
Vedoucí práce: JUDr. Hana Kelblová
Vypracovala: Jana Pařízková
Čestné prohlášení Prohlašuji, že jsem tuto práci psala samostatně s použitím literatury, kterou uvádím v seznamu. V Brně 14. května 2010
………………………….
Jana Pařízková
Poděkování Ráda bych zde poděkovala vedoucí mé bakalářské práce paní JUDr. Haně Keblové za trpělivost, odbornou konzultaci a veškerou pomoc při psaní této práce. Mé další poděkování patří vybraným příspěvkovým organizacím a paní Ing.Kašparové jako pověřenému pracovníkovi veřejnosprávní kontroly. Všichni zmínění mi poskytli materiály pro tuto práci, cenné rady a postřehy z praxe. A v poslední řadě bych chtěla rovněž poděkovat mé rodině a přátelům za podporu při studiu.
Abstrakt Pařízková, J. Veřejnosprávní kontrola příspěvkových organizací Bakalářská práce. Brno, 2010. Cílem této práce je popis a analýza aplikace veřejnosprávní kontroly v příspěvkových organizací. První část práce je zaměřena na rozbor problematiky z pohledu platné právní úpravy v České republice a terminologie z oblasti veřejné správy. V praktické části je popsán postup veřejnosprávní kontroly. Analýza je provedena u dvou vybraných příspěvkových organizací a to základní umělecké školy a mateřské školy ze středně velkého města na Vysočině. Klíčová slova: veřejnosprávní kontrola, finanční kontrola, kontrolní postupy a metody, příspěvková organizace
Abstract Parizkova, J. Public administration control of allowance organizations Bachelor’s thesis Brno, 2010 The goal of my project is description and analysis of application in public administration control at allowance organizations. The first part of this project is directed at the analysis of valid legal regulation in the Czech Republic and the terminology from the public service area. The public administration process is described in the practical part. The analysis is performed on two selected allowance organizations – Basic school of Art and Preschool from the middle‐sized town in Czech‐Moravian Highlands. Key words: public administration control, financial control, controlling progress and methods, allowance organizations
Obsah: 1
ÚVOD A CÍL PRÁCE
1.1 1.2
8
ÚVOD CÍL PRÁCE
8 9
2
METODIKA
10
3
LITERÁRNÍ REŠERŠE
11
3.1 3.1.1 3.1.2 3.2 3.2.1 3.2.2 3.2.3 3.2.4 3.2.5 3.3 3.3.1 3.3.2 3.3.3 3.3.4 3.3.5 3.4 3.5 4
KONTROLA VE VEŘEJNÉM SEKTORU POJETÍ KONTROLY DRUHY KONTROL VE VEŘEJNÉ SPRÁVĚ FINANČNÍ SYSTÉM NA ÚROVNI ÚZEMNÍ SAMOSPRÁVY FINANČNÍ KONTROLA VNITŘNÍ KONTROLNÍ SYSTÉM ŘÍDÍCÍ KONTROLA INTERNÍ AUDIT VEŘEJNOSPRÁVNÍ KONTROLA KONTROLNÍ POSTUPY SCHVALOVACÍ POSTUPY OPERAČNÍ POSTUPY HODNOTÍCÍ POSTUPY REVIZNÍ POSTUPY AUDITNÍ POSTUPY KONTROLNÍ METODY PŘÍSPĚVKOVÉ ORGANIZACE ÚZEMNÍCH SAMOSPRÁVNÍCH CELKŮ
VLASTNÍ PRÁCE
11 11 12 13 14 16 17 18 19 20 20 21 21 22 22 22 23 25
4.1 MATEŘSKÁ ŠKOLA 4.2 ZÁKLADNÍ UMĚLECKÁ ŠKOLA 4.2.1 HOSPODAŘENÍ PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ 4.2.2 INVENTARIZACE PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ 4.2.3 ŘÍZENÍ RIZIK 4.2.4 ANALÝZA RIZIK 4.2.5 FINANČNÍ KONTROLA V PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍ 4.2.6 ŘÍDÍCÍ KONTROLA V PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍCH 4.2.7 METODA 3E 4.2.8 PRŮBĚH VEŘEJNOSPRÁVNÍ KONTROLY V PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍCH 4.2.9 PŘEDMĚT VEŘEJNOSPRÁVNÍ KONTROLY V PŘÍSPĚVKOVÝCH ORGANIZACÍCH
25 25 26 27 27 29 31 32 35 35 36
5
43
HODNOCENÍ A DOPORUČENÍ
6
ZÁVĚR
45
7
SEZNAM POUŽITÉ LITERATURY
47
7.1 7.2 7.3 7.4
PUBLIKACE ČASOPISY INTERNETOVÉ ZDROJE PRÁVNÍ PŘEDPISY
47 48 48 48
8
SEZNAM TABULEK, GRAFŮ A OBRÁZKŮ
50
9
PŘÍLOHY
51
1 Úvod a cíl práce 1.1 Úvod Samostatný pojem kontroly byl již v minulosti chápán jako činitel rovnováhy mezi stavem žádoucím a stavem skutečným. Veřejnosprávní kontrola je součástí finanční kontroly, která je vymezená zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a vyhláškou č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001. Do systému finanční kontroly dále patří systém kontroly vykonávané podle mezinárodních smluv a vnitřního kontrolního systému v orgánech veřejné správy. V práci rozeberu jednotlivé kontrolní okruhy, což je například kontrola předběžná, průběžná a následná. Pro moji bakalářskou práci jsem si vybrala mateřskou školu a základní uměleckou školu ze středně velkého města na Vysočině. Hospodaření těchto příspěvkových organizací je úzce spojeno s rozpočtem svého zřizovatele. Proto se také řídí zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. Tyto organizace využívají pro svoji činnost majetek, který jim zřizovatel dá do správy a jsou povinny o něj pečovat. Dále rovněž hospodaří s prostředky svých peněžních fondů. A také mohou přijímat peněžité dary se souhlasem zřizovatele a pořizovat další majetek. Danou kontrolu vykonává zřizovatel, který pověřil příslušné pracovníky, aby kontrolu v dané organizaci vykonali. Výsledkem kontroly jsou pak různá opatření, která musí organizace napravit či se jimi řídit. Kontrolou se rovněž učí zaměstnanci organizace předcházet chybám a přijímat různá nová opatření. Výše zmíněné příspěvkové organizace jsou typem neziskové organizace. Nejsou tedy zřizovány za účelem zisku, nýbrž jsou založeny na neziskovém principu. Tyto příspěvkové organizace nabízejí služby pro veřejnost za uživatelský poplatek – základní umělecká škola zabezpečuje základní vzdělání v uměleckých oborech a mateřská škola zabezpečuje předškolní výchovu dětí. K vybrání tématu mé bakalářské práce mě vedla zkušenost z praxe na městském úřadě ve středně velkém městě na Vysočině. Vykonávala jsem ji konkrétně na finančním odboru a tam jsem se také poprvé setkala s pojmem veřejnosprávní kontrola. Zaujalo mě to a chtěla jsem se o tomto tématu dozvědět mnohem víc. Zpracování bakalářské práce je pro mě tedy
8
příležitostí se tímto tématem podrobněji zabývat. Doufám, že její přínos bude aplikován v praxi pro dané příspěvkové organizace.
1.2 Cíl práce Cílem této bakalářské práce je analyzovat veřejnosprávní kontrolu ve veřejné správě. V literární rešerši zmíním jednotlivé pojmy vyskytující se v problematice veřejnosprávní kontroly. Budu se zde zabývat tím, co je její podstatou, rozsahem a jaké má kontrola postupy. Vybrala jsem si pro moji práci dvě příspěvkové organizace ze středně velkého města na Vysočině. Jde o základní uměleckou školu a mateřskou školu. Obě příspěvkové organizace jsou právnickými osobami a jejich zřizovatelem je obec. Dále v praktické části provedu komparaci výkonu veřejnosprávní kontroly na vybraných příspěvkových organizacích. Závěrem tudíž bude vlastní hodnocení a doporučení příspěvkovým organizacím předcházet jednotlivým rizikům a nedostatkům. Pro vypracování bakalářské práce jsem si stanovila následující dílčí cíle:
definovat pojem kontrola, veřejnosprávní kontrola a příspěvková organizace
prostudovat prameny právní úpravy kontroly ve veřejné správě
popsat právní rámec veřejnosprávní kontroly, kontrolní postupy, kontrolní metody a přípravu kontrolních činností
využít poznatků získaných z praxe na městském úřadě
Bakalářská práce by měla přispět k lepší orientaci v oblasti veřejnosprávní kontroly v příspěvkových organizacích.
9
2 Metodika Bakalářská práce je rozdělena do dvou částí – literární rešerše a praktická část. V literární rešerši jsou definovány pojmy, související se řešenou problematikou. Proto jsem použila metodu studia právních předpisů s následnou interpretací do této práce. Pracovala jsem také s pomocí odborné literatury věnující se dané oblasti k definování jednotlivých pojmů. Rovněž jsem využila k inspiraci i informace z internetových stránek. Abych mohla vypracovat praktickou část, navštívila jsem základní uměleckou školu a mateřskou školu osobně. Obě příspěvkové organizace mi ochotně poskytly veškeré potřebné údaje. Mohla jsem tedy nahlédnout například do zřizovací listiny, vnitřních směrnic, účetních výkazů, účetních závěrek a rozpočtů, fondů, majetkových knih a protokolů z veřejnosprávní kontroly. Z potřebných materiálů jsem si vytvořila vlastní zpracování, které jsem využila v praktické části. Dále jsem využila řízeného rozhovoru k získávání poznatků od pověřené osoby jako kontrolního orgánu z obce. Daný rozhovor měl pro mě veliký přínos. Mohla jsem z něj vyvodit vlastní metodiku pro komparaci obou příspěvkových organizací. Poslední použitou metodou v práci, která mi umožnila vytvořit si vlastní hodnocení a závěr z veřejnosprávní kontroly, byla metoda dedukce. Díky ní jsem mohla vytvořit vlastní doporučení a závěr.
10
3 Literární rešerše 3.1 Kontrola ve veřejném sektoru 3.1.1
Pojetí kontroly
Rektořík (2007) uvádí šest základních pojetí kontroly. U všech těchto pojetí je velmi důležité, aby docházelo k jejich zpětné vazbě:
informační pojetí o zjišťuje skutečnosti o kontrolovaném objektu o objevuje jeho případné odchylky a vyhodnocuje, zda skutečnosti odpovídají realitě o například audit hospodaření obce
regulační pojetí o slouží k odstraňování odchylek o Šebestová (2008) tvrdí, že regulační pojetí především vychází z tvrzení Taylora, který prosazoval aby podmínky práce byly dopředu stanoveny a důsledně kontrolovány. o například vnitřní kontrola obce
institucionální pojetí o je ve vztahu k instituci, která kontrolu provádí o jde zejména o finanční úřady, auditorské firmy, Českou školní inspekci, Nejvyšší kontrolní úřad, apod.
represivní (negační) pojetí o vychází částečně z regulačního pojetí a z myšlenky, že všechny plány a normy jsou správné o podle Šebestové (2008) je toto pojetí nástrojem na odhalení chyb, vytvoření systému sankcí a upevňování morálky pracovníků ve veřejné správě. Kontrola proto potřebuje samostatný orgán, který se danými nedostatky bude zabývat jako jeho hlavní činností.
motivační pojetí o postihuje viníky neplnící normy
11
o motivuje pracovníky veřejné správy o motivace by měla zvyšovat kvality pracovníků a efektivnost jejich práce
výchovné pojetí o spočívá v tom, že kontrolní orgány působí na kontrolovaný objekt jako výchovný činitel o se snaží, aby kontrolovaný objekt dodržoval právní normy, vykonával svoji práci zodpovědně a čestně
3.1.2
Druhy kontrol ve veřejné správě
Kontrolu ve veřejné správě dělíme na:
individuální o vykonává ji jeden subjekt
koordinovaná o vykonává ji více subjektů
vnitřní o je realizována subjektem kontroly, který je součástí kontrolního systému. Existuje zde vztah nadřízenosti a podřízenosti.
vnější o je prostřednictvím externího kontrolního orgánu. Neexistuje zde vztah nadřízenosti a podřízenosti.
vertikální o se používá v lineárních organizačních strukturách
horizontální o se realizuje mezi pracovníky a pracovními kolektivy na stejném stupni řízení. Jde o porovnávací kontrolu.
finanční o je podle odvětví kontroly v rámci veřejného sektoru
12
časová o se dělí na předběžnou, průběžnou a následnou kontrolu (Podrobně budou jednotlivé kontroly probrány v kapitole Finanční systém na úrovni územní samosprávy)
formální o je zaměřena zejména na úplnost údajů, podpisové vzory, číselnou správnost apod. Slouží k vyloučení dalších chyb.
neformální o se zabývá věcnou správností, hospodárností a účelností jednotlivých operací
veřejná o je realizována ve veřejném zájmu. Tato kontrola se netýká jen organizací veřejné správy, ale i organizací, které čerpají finanční prostředky z veřejných rozpočtů.
3.2 Finanční systém na úrovni územní samosprávy Podle Pekové (2004) je základním principem finančního systému územní samosprávy, hospodaření podle ročního rozpočtu. Avšak existují i další principy finanční kontroly, které spolu úzce souvisejí, jde například o:
vytváření mimorozpočtových fondů v omezené míře,
soudržnost finančního systému územní samosprávy s veřejnými financemi,
rozhodovací pravomoc a odpovědnost za důsledky rozhodnutí územní samosprávy,
průhlednost finančního systému, aby byl jednoduchý a pochopitelný pro všechny,
stabilita finančního systému územní samosprávy,
stabilita pravidel hospodaření, tj. aby nedocházelo k častým změnám v pravidlech hospodaření s rozpočtovými prostředky, daňového určení a poskytování dotací,
účinnost finančního systému,
13
administrativní nenáročnost v podobě nízkých nákladů na zabezpečení fungování finančního systému,
určitý stupeň kontroly ze strany centrální moci jako je například v podobě dotačního systému, který je nepřímým nástrojem kontroly a prosazování vlivu centra.
V České republice upravuje hospodaření s finančními prostředky zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. Nalezneme v něm konkrétní finanční hospodaření příspěvkových organizací, které hospodaří s peněžními prostředky získanými vlastní činností a s peněžními prostředky přijatými od svého zřizovatele. 3.2.1
Finanční kontrola
Důležitým nástrojem řízení finanční kontroly je finanční analýza. Jak říká Kolektiv autorů (2004), kvalitní finanční analýza by měla nastínit odstranění negativních faktorů a naopak podpořit pozitivní vlivy působící v hospodaření územní samosprávy. Finanční kontrola se převážně zaměřuje na běžné hospodaření, investiční činnost a hospodaření s majetkem. Provádí analýzu druhů příjmů a výdajů, analýzu salda běžného rozpočtu, analýzu dosahování úspor, analýzu zajišťování a financování oprav a údržby, analýzu vytváření a využívání rezerv, analýzu dluhů a analýzu majetku. Tok těchto finančních prostředků se zachycuje v účetnictví a podléhá auditu, popřípadě veřejnosprávní kontrole. Ve veřejné správě se finanční kontrola řídí zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole. Podle tohoto zákona finanční kontrolu tvoří systém finanční kontroly vykonávané finančními orgány, systém finanční kontroly vykonávané podle mezinárodních smluv a vnitřní kontrolní systém. Hlavní cíle finanční kontroly jsou:
dodržování právních předpisů a opatření přijatých orgány veřejné správy,
zajištění ochrany finančních prostředků proti rizikům, nesrovnalostem a nedostatkům vzniklým z porušení právních předpisů,
informování vedoucích orgánů veřejné správy,
hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy.
14
Kontrolním orgánem je osoba nebo orgán oprávněný jednat jménem státu nebo jménem územního samosprávného celku. Tento orgán musí organizovat finanční kontrolu. Určuje její konkrétní cíle, sleduje ji a vyhodnocuje ji. Rovněž také pověřuje kontrolou jen ty zaměstnance, kteří k tomu mají kvalifikační předpoklady, jsou bezúhonní a nehrozí u nich střet zájmů. Dále musí zajistit vyloučení nežádoucích zásahů vedoucích k ovlivnění pověřených zaměstnanců. Podle zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole mají kontrolní pracovníci následující oprávnění:
vstupovat do objektů, zařízení a provozů,
požadovat předložení originálních dokladů a dalších písemností,
seznamovat se s utajovanými informacemi,
požadovat poskytnutí pravdivých a úplných informací,
zajišťovat v odůvodněných případech doklady,
požadovat písemnou zprávu o odstranění zjištěných nedostatků,
ukládat pořádkové pokuty,
používat telekomunikační zařízení kontrolovaných osob v případech nezbytného použití.
Dále jsou kontrolní pracovníci povinni: o oznámit kontrolované osobě zahájení kontroly, o šetřit práva a zájmy kontrolovaných osob, o předat neprodleně převzaté doklady kontrolované osobě, o zajistit ochranu odebraných dokladů před zničením, ztrátou, zneužitím nebo poškozením, o pořizovat o výsledcích kontroly protokol, o zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, o kterých se dozvěděli při výkonu kontroly. Mezi principy finanční kontroly patří:
otevřenost, což je stav, kdy je veřejná správa povinna se podrobit hodnocení veřejnosti
15
transparentnost, jenž slouží k tomu, aby procesy byly hodnotitelné, přehledné a přístupné pro veřejnost
moderní finanční management, což je metoda 3E: o hospodárnost (economy) – je dosahování stanovených cílů o efektivnost (efficiency) – je dodržování pravidel a norem, kterými veřejná správa stanovuje cíle veřejné politiky o účelnost (effectiveness) – je úspěch při dosahování cílů a řešení případných problémů
Obr. 1: Metoda 3E
Vstupy
Jakost
Efektivnost
Účelnost
Hospodárnost
Účinek
Výstupy
Správnost
Cíle
Zdroj: vlastní zpracování
3.2.2
Vnitřní kontrolní systém
Dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě vytváří vnitřní kontrolní systém podmínky pro hospodárný, efektivní a účelný výkon veřejné správy. Rovněž je tento systém způsobilý včas zjišťovat, vyhodnocovat a minimalizovat provozní, finanční, právní a jiná rizika. Daná rizika vznikají právě v souvislosti s plněním schválených záměrů a cílů orgánů veřejné správy. Na základě zjištěných chyb se navrhují postupy pro jejich předcházení. A dále zahrnuje postupy pro včasné podávání informací příslušným úrovním řízení
16
o výskytu závažných nedostatků a o přijímaných a plněných opatřeních k jejich nápravě. V rámci vnitřního kontrolního systému veřejné správy, tj. řídící kontrola a interní audit, se na výkon řídící kontroly nevztahují procesní pravidla podle § 12 až 21 zákona o finanční kontrole. 3.2.3
Řídící kontrola
Řídící kontrola je součástí vnitřního kontrolního systému veřejné správy. Podle mezinárodních standardů je definována jako soubor organizovaných, formálně vyjádřených a trvale zavedených nástrojů (procesů), které si samo vybírá vedení. Probíhá ve fázi předběžné, průběžné a následné kontroly. Největší důraz je kladen na předběžnou kontrolu, jelikož se snaží předcházet všem nedostatkům. Je zajišťována všemi zaměstnanci jako součást systému vnitřního řízení na základě zvláštního právního předpisu, zřizovací listiny nebo statutu. Fáze řídící kontroly: a) Předběžná kontrola (označovaná latinským pojmem ex‐ante) o vykonává se před uskutečněním každé operace, tj. například před uzavřením smlouvy o poskytnutí dotace či poskytnutí příspěvků na provoz příspěvkových organizací, o provádí ji uvnitř organizace příkazce operace, o správce rozpočtu potvrdí, že je operace kryta rozpočtem, o hlavní účetní prověří, zda plánované operace jsou v rozpočtu správně zařazeny
Sloučení funkce příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní je v zásadě nepřípustné. Výjimečně se toho dá využít v případě, že je malá pravděpodobnost výskytu nepřiměřených rizik pro hospodaření s veřejnými prostředky, a to pouze u funkce správce rozpočtu a hlavní účetní.
o jejím výsledkem je rozhodnutí o přijetí finančního příspěvku nebo dotace.
17
b) Průběžná kontrola (označovaná latinským pojmem interim) o provádí se v průběhu realizace operace až do konce jejího konečného vypořádání, o cílem této kontroly podle Novákové a Velíškové (2005) je monitorování správnosti postupu při čerpání veřejné podpory nebo nezákonného jednání a okamžitého odstranění nedostatků, o kontroluje se, zda příjemci veřejné finanční podpory dodržují podmínky rozhodnutí o poskytnutí finančního příspěvku nebo dotace, o kontroluje se, zda se včas a přesně zhotovují zápisy o jednotlivých operací, o příkazce operace prověřuje realizaci operace kontrolním dnem u stavební investiční akce,
například
o správce rozpočtu řídí čerpání rozpočtových prostředků v plánovaných termínech, o hlavní účetní ověřuje správnost finančních podmínek například dodržování splátkového kalendáře při splácení pohledávek za dlužné nájemné. c) Následná kontrola (označovaná latinským pojmem ex‐post) o vykonává se u kontrolované osoby na místě po vyúčtování operace, o u příspěvkových organizací se ověřuje přiměřenost a účinnost vnitřního kontrolního systému, hospodaření s veřejnými prostředky a správnost vyplacených mezd, o příkazce operace kontroluje oběh účetních dokladů, o správce rozpočtu prověřuje dodržování čerpání rozpočtu a kontroluje činnosti, které přenesl na své podřízené zaměstnance, o hlavní účetní vypracovává pokyny pro sestavování účetní závěrky a účetních výkazů. 3.2.4
Interní audit
Hájek (2003) vysvětluje definici interního auditu jako nezávislou, objektivní, ujišťující a konzultační činnost zaměřenou na přidávání hodnoty
18
a zdokonalování postupů v organizaci. Interní audit přináší systematický a metodický přístup k hodnocení a zlepšování kontrolních procesů a správy organizace. Veškeré auditorské práce by měly vycházet z analýzy rizik. Rizikem se zde rozumí, že určitá událost bude mít negativní vliv na organizaci. Cíle interního auditu podle Hájka (2003) jsou:
spolehlivost a integrita informací,
dodržování zásad, plánů, postupů, zákonů a ustanovení,
ochrana majetku,
hospodárné a účinné využívání zdrojů,
soulad se strategií firmy.
Předmětem auditu je převážně efektivnost systému vnitřních kontrolních a řídících mechanismů. Dalším předmětem je dostupnost veškerých informací, kvalita lidských zdrojů, dodržování zásad, plánů, postupů, zákonů a ustanovení, optimalizace procesů a realizace stanovených cílů. 3.2.5
Veřejnosprávní kontrola
„Veřejnosprávní kontrola se uskutečňuje jako nepřetržitý proces, tj. před poskytnutím veřejných prostředků (předběžná kontrola), v průběhu jejich použití (průběžná kontrola), a následně po jejich použití (následná kontrola).“ (NOVÁKOVÁ, VELÍŠKOVÁ, 2005, 45 str.) Tato kontrola je zahrnuta v systému finanční kontroly. Vykonávají ji orgány veřejné správy, kterými jsou obce, kraje nebo statutární města. Hlavní cíle veřejnosprávní kontroly jsou shodné s cíli finanční kontroly. Podle Šebestové (2008) veřejnosprávní kontrola u právnických osob obsahuje kontrolu účetnictví, kontrolu s převedeným majetkem, účtování dotací poskytovaných zřizovatelem, účtování a čerpání dotací ze státního rozpočtu, účtování nákladů a výnosů a vnitřní směrnice právnické osoby. V závěrečném účtu se nachází vyúčtování finančních vztahů ke státnímu rozpočtu, rozpočtům kraje, obcí, státním fondům a k hospodaření dalších osob.
19
3.3 Kontrolní postupy Při výkonu veřejnosprávní kontroly se uplatňují následující kontrolní postupy dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole:
schvalovací postupy
operační postupy
hodnotící postupy
revizní postupy
jejich kombinace
Tyto kontrolní postupy zajišťují sami vedoucí zaměstnanci kontrolního orgánu. Ve vnitřním kontrolním systému orgánu veřejné správy se používají obdobné kontrolní postupy jako u veřejnosprávní kontroly. Avšak u interního auditu se vyskytuje pouze kombinace revizních a hodnotících postupů (dále jen „auditivní postupy“). 3.3.1
Schvalovací postupy
Schvalovacími postupy řídící kontroly se zajistí předběžná kontrola operace před učiněním právního úkonu orgánu veřejné správy. Příkazce operace ověří tímto postupem soulad připravované operace se schválenými záměry a cíli orgánu veřejné správy. Dále správnost operace z pohledu právních předpisů a opatřeních přijatých orgánů veřejné správy a dodržování kritérií hospodárného, efektivního a účelného výkonu veřejné správy. Také se ověřuje přijetí opatření ke zmírnění provozních, finančních, právních a jiných rizik, které se v souvislosti s danou operací mohou vyskytnout. Hlavní účetní prověří soulad podpisu příkazce operace dle pokynu plnění veřejných příjmů. Dále správné určení dlužníka, včetně výše a splatnosti vzniklého nároku, a další jiné skutečnosti týkající se dané operace jako účetního případu podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Pokud se objeví při tomto postupu nedostatky, schvalovací postup se zastaví a písemně se to oznámí příkazci operace s uvedením důvodu. Avšak pokud je vše v pořádku, předá hlavní účetní pokyn k plnění veřejných příjmů potvrzený svým podpisem k získání potřebného příjmu na danou operaci příkazci operace. Příkazce operace pokyn potvrdí rovněž svým podpisem a předá jej správci rozpočtu.
20
Správce rozpočtu zkontroluje připravovanou operaci z pohledu, že byla ověřena příkazcem operace v rozsahu jeho oprávnění. Zda je v souladu se schválenými veřejnými výdaji, programy, projekty a uzavřenými smlouvami o nakládání s veřejnými prostředky. Dále, že odpovídá pravidlům pro financování činnosti orgánu veřejné správy a zda byla prověřena v souvislosti s rozpočtovými riziky. Pokud zjistí, že schvalovací postup má nedostatky, přeruší jej a oznámí to písemně příkazci operace s uvedením důvodu. Ale v případě, že se nezjistí žádné nedostatky, vrátí písemně potvrzený podklad příkazci operace. Předběžnou kontrolu po vzniku závazku orgánu veřejné správy zajistí příkazce operace ověřením správnosti určení věřitele a soulad výše závazku s individuálním nebo limitovaným příslibem. Hlavní účetní zde ověřuje soulad podpisu příkazce operace, soulad údajů o věřiteli, o jaký příslib se jedná a soulad k zajištění platby. 3.3.2
Operační postupy
Operačními postupy řídící kontroly se zajišťuje průběžná kontrola operace. Prověří se dodržování provozních postupů, plnění stanovených opatření k zajištění ochrany a bezpečnosti osob. Dále správné hospodaření veřejných prostředků, včasnost a přesnost prováděných postupů, včasné předávání informací příslušným vedoucím zaměstnancům a plnění opatření přijatých k nápravě zjištěných nedostatků. Pro dosažení vyšší účinnosti průběžné kontroly se využívají technické prostředky, zařízení a programová vybavení například indikátory pravosti peněž, kamerové systémy a bezpečnostní rámy. 3.3.3
Hodnotící postupy
Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě říká, že hodnotící postupy zahrnují systematicky uspořádané úkony ke třídění a vyhodnocování zjištěných skutečností. Tyto skutečnosti byly zpracovány operačními a revizními postupy při řídící kontrole nebo veřejnosprávní kontrole. Posuzují se zde údaje o skutečných operacích, porovnávají se údaje se schválenými veřejnými příjmy a veřejnými výdaji. Prostřednictvím těchto postupů se využívají získané věcné, časové a finanční údaje pro zajištění dalších činností v následujícím období.
21
3.3.4
Revizní postupy
Revizní postupy se uplatňují při následné řídící kontrole nebo veřejnosprávní kontrole. Zahrnují úkony k prověřování, zkoumání a vyhodnocování všech údajů. Poté se zpracují skutečnosti rozhodné pro hospodaření s veřejnými prostředky. Revizními postupy prováděnými na místě se zajistí shromáždění a vyhodnocení informací, které jsou významné pro splnění konkrétních cílů následné kontroly. Dále se díky nim vypracuje protokol o kontrolních zjištění a seznámí se kontrolované osoby s obsahem protokolu. 3.3.5
Auditní postupy
Auditní postupy zahrnují systematicky uspořádané úkony interního auditu. Tyto postupy zajišťují pořizování pracovní dokumentace, vypracování zprávy o zjištěních z vykonaného auditu. Poté se vytvoří doporučení ke zdokonalování kvality vnitřního kontrolního systému a vedení auditorského spisu.
3.4 Kontrolní metody Kontrolní metody dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole obsahují:
zjištění skutečného stavu hospodaření s veřejnými prostředky,
sledování správnosti postupů při hospodaření s veřejnými prostředky,
šetření a ověřování skutečností týkajících se operací,
kontrolní výpočty,
analýzu údajů ve finančních výkazech a jejich vyhodnocení.
Podle vyhlášky č. 416/2004 Sb. kontrolní metody slouží k zajištění objektivnosti a úplnosti informací. Dále zjišťují, zda orgán veřejné správy plní stanovené úkoly a schválené cíle a zda kontrolovaná osoba plní požadavky, které jsou předmětem finanční kontroly. Druhy kontrolních metod:
metoda porovnávání o zjistí se, zda se vyskytují odchylky mezi zjištěnými informacemi o hospodaření orgánu veřejné správy a uskutečněnými finančními
22
metoda sledování o zjistí se, zda jsou vytvořeny podmínky a postupy pro hospodárný, efektivní a účelný výkon a zda jsou hlavně dodržovány.
metoda šetření a ověřování o zjistí se, zda prověřované operace jsou uskutečňovány v souladu se stanovenými úkoly a cíly orgánu veřejné správy.
metoda kontrolních výpočtů o pomocí matematických úkonů se přezkoumávají a vyhodnocují zjištěné informace, o tyto informace se dále porovnávají s číselnými hodnotami, které jsou stanoveny v právních předpisech a vykazovány v dokumentaci o plánovaných, připravovaných a uskutečňovaných operacích.
metoda analýzy o díky ní se zjistí odchylky v hodnotách nebo ve zvýšeném riziku vzniku nesrovnalostí v hospodaření s veřejnými prostředky.
3.5 Příspěvkové organizace územních samosprávních celků Zákon č. 568/1992 Sb., o dani z příjmů říká, že příspěvkové organizace jsou právnické osoby, které nebyly zřízeny nebo založeny za účelem podnikání. Tento druh organizací patří do skupiny neziskových veřejnoprávních organizací typu organizačních složek a příspěvkových organizací státu, krajů a obcí. Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů příspěvkové organizace označuje jako neziskové. K jejich vzniku je nutno schválit zřizovací listinu, kde je vymezen jejich hlavní účel. Podle Rektoříka (2001) příspěvková organizace hospodaří s peněžními prostředky získanými vlastní činností nebo přijatými peněžními prostředky z rozpočtu svého zřizovatele nebo z prostředků svých fondů například rezervního fondu, investičního fondu, fondu odměn nebo fondu kulturních a sociálních potřeb.
23
Příspěvkové organizace jsou samostatnou účetní jednotkou účtující o majetku, pohledávkách, závazcích a tvorbě hospodářského výsledku. Avšak stát za jejich závazky neručí. Oproti státním příspěvkovým organizacím mohou nabývat majetek do svého vlastnictví. Příkladem příspěvkové organizace územního samosprávného celku může být dům dětí a mládeže, domov důchodců, ústav sociální péče, divadlo, kulturní dům, mateřská škola, základní škola, zvláštní škola, gymnázium nebo učňovská škola.
24
4 Vlastní práce Veřejnosprávní kontrolu budu srovnávat u dvou příspěvkových organizací ze středně velkého města na Vysočině v období let 2004 – 2008. Obě tyto příspěvkové organizace jsou školskými právnickými osobami. Jednou z nich je mateřská škola a druhou je základní umělecká škola. V těchto příspěvkových organizacích se nevyužívá interní audit. Důvodem jsou malá rizika při hospodaření s veřejnými prostředky a proto lze nahradit interní audit výkonem veřejnosprávní kontroly ze strany zřizovatele.
4.1 Mateřská škola Zřizovatelem této příspěvkové organizace je obec. Jejím předmětem činnosti je předškolní výchova dětí ve věku od 3 do 6 let. Předškolní výchova zabezpečuje uspokojování přirozených potřeb dítěte a rozvoj jeho osobnosti. Základním posláním mateřské školy je realizace výchovně‐vzdělávacích programů. Prostřednictvím výchovných programů podporuje také zdravý tělesný, psychický a sociální vývoj dětí. Jediným orgánem školské právnické osoby zřizované „veřejným“ zřizovatelem je ředitel. To znamená, že kompetence týkající se právní existence, činnosti a hospodaření školské právnické osoby jsou rozděleny mezi ředitele a zřizovatele. Mateřská škola sídlí v budovách, které má od svého zřizovatele ve výpůjčce.
4.2 Základní umělecká škola Hlavní účel základní umělecké školy je poskytování základního vzdělávání dětí, mládeže a dospělých v uměleckých oborech. Statutárním orgánem této příspěvkové organizace je ředitel. Jeho základní práva a povinnosti jsou vymezeny v § 164 a § 165 zákona č. 561/2004 Sb., školského zákona v platném znění. V působnosti ředitele je:
realizace pracovněprávních vztahů,
uzavírání pojistných smluv a hospodářských smluv, zejména na dodávku energií, prací a péče o technické zařízení,
hospodárné využívání nebytových prostor,
25
zajišťování BOZP a protipožární ochrany,
hospodárné nakládání od zřizovatele.
s finančními
prostředky
poskytnutými
Budovu, v níž základní umělecká škola sídlí, má od zřizovatele v pronájmu. Pozemky byly příspěvkové organizaci předány k hospodaření (svěřený majetek). Avšak majetek, který získá v rámci činnosti příspěvkové organizace zůstává jejím vlastnictvím. 4.2.1
Hospodaření příspěvkových organizací
Mateřská škola hospodaří s dotacemi ze státního rozpočtu, rozpočtu územních samosprávních celků, s prostředky svých peněžních fondů a s ostatními příjmy. Tato mateřská škola využívá majetek pouze pro svoji hlavní činnost v souladu se zřizovací listinou. Dále není oprávněna zajišťovat závazky – tedy ani ručit, což je jeden ze způsobů zajištění závazků. Také nesmí nakupovat akcie nebo jiné cenné papíry a zakládat právnické osoby. Oproti tomu základní umělecká škola hospodaří s dotacemi ze státního rozpočtu, s prostředky svých peněžních fondů a z ostatními příjmy. Vykonává pouze hlavní činnost v souladu s zřizovací listinou. Do hlavní činnosti patří také školné od žáků, nájem školníka, pronájem nástrojů a nebytových prostor. Také není oprávněna zajišťovat závazky stejně jako mateřská škola. Výše školného pro obě příspěvkové organizace se určuje podle zákona č. 561/2004 Sb., školského zákona v platném znění a dle prováděcích vyhlášek § 6 vyhl. č. 14/2005 Sb., o předškolním vzdělávání – úplata za předškolní vzdělávání v mateřské škole a § 8 vyhl. č. 71/2005 Sb., o základním uměleckém vzdělávání – úplata za vzdělávání v základní umělecké škole. Chyba při hospodaření příspěvkové organizace může nastat v podobě porušení rozpočtové kázně. Samotné porušení je neoprávněné použití nebo zadržení peněžních prostředků, které byly poskytnuty z rozpočtu. Za toto porušení je povinnost provést odvod do státního rozpočtu včetně penále. Odvod se provádí prostřednictvím místně příslušného finančního úřadu. Výše penále je 1‰ z částky odvodu za každý den prodlení. Dále může organizace vrátit peněžní prostředky svému zřizovateli nebo může být řediteli snížena odměna za vykonávanou funkci a nebo může dojít až i k jeho odvolání. Nejčastější příčinou porušení rozpočtové kázně je nedodržení účelu použití dotace. Podle Bošnjakovič (roč. II, č. 12‐13) jde například o nedodržení
26
některých časových lhůt, nepojištění majetku pořízeného z dotace, chyby při výběrovém řízení, nevedení oddělené účetní evidence a neuskutečnění finančních operací prostřednictvím samostatného účtu. 4.2.2
Inventarizace příspěvkových organizací
Podle Bošnjakovič (roč. II, č. 9) je inventarizace nedílnou součástí účetnictví, která zajišťuje věcnou kontrolu. Porovnává skutečný stav se stavem v účetnictví. Fyzická inventura zjišťuje stavy majetku hmotné nebo nehmotné povahy. Oproti tomu dokladová inventura zjišťuje stavy majetku a závazků, u nichž nelze provést fyzickou inventuru. Příspěvkové organizace jsou povinny každoročně předávat svému zřizovateli inventurní seznamy dlouhodobého hmotného majetku a dlouhodobého nehmotného majetku ve vlastnictví obce, se kterým hospodaří. 4.2.3
Řízení rizik
Systém řízení rizik je součástí vnitřního kontrolního systému. Reaguje na možné problémy a rizika v procesu veřejné správy, aktivně je vyhledává, oceňuje a přijímá jejich opatření. Stupeň významnosti rizika se určí podle možných nežádoucích dopadů a pravděpodobnosti zapůsobení tohoto rizika v organizaci. Obr.2: Model procesu řízení rizik v příspěvkových organizacích
Zdroj: metodický materiál krajského úřadu Vysočiny
27
V modelu procesu řízení rizik (viz obr. 2) je na počátku identifikace a analýza rizika, tedy vyhledávání nejslabších míst výkonu příspěvkové organizace s cílem jejich eliminace. Za řízení rizik a prověření možných rizik, které se při uskutečnění dané operace mohou vyskytnout, vždy zodpovídá příkazce operace. Tabulka 1: Praktické příklady vyskytujících se rizik
Druhy rizik:
Mateřská škola
Základní umělecká škola
‐ možné porušení rozpočtové kázně ‐ neoprávněné použití finančních prostředků Rozpočtová ‐ fondové hospodaření a účelovost dotací ‐ zachycení skutečné spotřeby při financování z veřejné finanční podpory a z dotací
Účetní
Provoz
Řízení
Prostředí
Transakce Informace
‐ nerespektování účetních postupů ‐ nedodržení podmínek fakturace ‐ opožděná úhrada faktur ‐ špatné zařazení nově pořízeného majetku ‐ cena elektřiny ‐ cena elektřiny ‐ cena stočného ‐ cena vodného ‐ cena tepla ‐ cena plynu ‐ hospodaření s věcmi ‐ hospodaření s věcmi a majetkovými právy a majetkovými právy ‐ nedodržování smluvních vztahů ‐ nedodržován smluvních vztahů ‐ kvalita personální práce ‐ vzdělávání zaměstnanců ‐ forma a styl řízení ‐ očekávání veřejnosti ‐ dopad legislativních změn, životního prostředí, ekonomických, finančních a živelných tlaků ‐ kontrola uvnitř příspěvkové organizace ‐ motivace zaměstnanců a dodržování stanových postupů ‐ zpracování procesů a transakcí dle včasnosti, úplnosti, správnosti a průkaznosti ‐ kvalita dat a způsob vyhodnocení dat ‐ průchodnost informací k veřejnosti ‐ nakládání s nepotřebnými informacemi
Zdroj: vlastní zpracování
28
4.2.4
Analýza rizik
Metodou analýzy rizik se určí charakter a stupeň významnosti rizika, z čehož potom vycházejí opatření ředitele mateřské školy i základní umělecké školy. Tato metoda zahrnuje tyto dílčí kroky:
rozbor vzájemných vztahů a souvislostí v činnosti orgánu veřejné správy
vytvoření základního souboru potenciálních rizik na bázi týmové práce a jejich identifikace
výběr souboru důležitých rizik a určení stupně jejich významnosti
sestavení pořadí rizik podle míry rizikových faktorů.
Obr. 3: Diagram postupu pro analýzu rizik
Zdroj: metodický materiál krajského úřadu Vysočiny
29
Pro měření stupně významnosti rizika je velmi užitečnou metodou zpracování tzv. mapy rizik. Toto grafickému vyjádření rizikových faktorů poskytuje informace o prioritách. Hodnocení rizik je proces, během něhož se u jednotlivých rizik kvantifikuje pravděpodobnost výskytu rizika a dopad rizika. Výsledné hodnocení rizika je pak součinem obou těchto hodnot a představuje stupeň významnosti rizika. Obr. 4: Mapa rizik
VYSOKÉ RIZIKO
střední
DOPAD
vysoký
Mapa rizik - ukázka
STŘEDNÍ RIZIKO
Pravděpodobnost výskytu rizika je vyjádřením míry pravděpodobnosti na základě objektivních údajů, vyznačených v řadě od malého rizika po vysoké riziko pravděpodobnosti výskytu.
nízký
Dopad rizika je vyjádřením nežádoucího dopadu rizika v řadě od nízkého rizika po vysoké riziko. Pro hodnocení míry PRAVDĚPODOBNOST nežádoucího dopadu rizika je možné použít potenciální předpoklad finančního dopadu hodnoceného rizika, například výše potenciální škody. MALÉ RIZIKO
30
4.2.5
Finanční kontrola v příspěvkových organizací
Za vedení a fungování vnitřního kontrolního systému odpovídá ředitel příspěvkové organizace. Mezi jeho hlavní povinnosti patří:
vymezit pravomoci a odpovědnosti vedoucích a ostatních zaměstnanců příspěvkové organizace (např. do pracovních náplní zaměstnanců, organizačního řádu),
31
stanovit funkce příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní (příkazcem operace je vždy sám ředitel),
zapracovat postupy řídící kontroly do vnitřních předpisů příspěvkové organizace (např. do oběhu účetních dokladů, může být i samostatná směrnice k finanční kontrole),
zabezpečit vedení průkazných záznamů o všech operacích s finančními prostředky a řídících kontrolách.
Jako doporučení u řídící kontroly je pro obě příspěvkové organizace vnitřní směrnice. Ta upravuje detailně finanční kontrolu. Měly by v ní být zahrnuty postupy řídící kontroly, stanovené pravomoci a odpovědnosti vedoucích zaměstnanců, příkazce operace, správce rozpočtu, hlavní účetní, jejich podpisové vzory a náležitosti písemných záznamů o řídící kontrole. Posledním důležitým dokumentem je v řídící kontrole její samotný písemný záznam. Roční zprávy o výsledcích finanční kontroly dělají obě příspěvkové organizace ve zkráceném rozsahu s přílohami č. 1b a 2 vyhlášky č. 416/2004 Sb. vždy na konci roku. Předávají ji svému zřizovateli. 4.2.6
Řídící kontrola v příspěvkových organizacích
Řídící kontrolu v těchto příspěvkových organizacích vykonává její ředitel. Musí splňovat určitá kritéria, mezi které patří:
přispívat k vytvoření podmínek veřejné správy, aby byla vykonávána hospodárně, efektivně a účelně,
včas zjišťovat a vyhodnocovat rizika vyskytující se v organizaci,
musí stanovit postupy pro podávání zpráv o nedostatcích a jejich následných opatřeních příslušnému nadřízenému orgánu.
Tato kontrola se v obou příspěvkových organizací řídí sedmi základními principy: a) Princip organizace Tento princip zajišťuje rozdělení pravomocí a odpovědností uvnitř organizace. Provádí vzájemnou kontrolu úkolů a následnou kontrolu úkolů podřízených pracovníků. V praxi se projevuje ve vypracování organizačního řádu, jenž musí být ověřitelný. Dále ve vytváření funkčních organizačních schémat (což je rozdělení hlavních funkcí nebo úkolů na jednotlivá pracoviště,
32
tzn. detailnější rozepsání činností uvedených v organizačních řádu, například na využití pracovní doby), metodických listů (vyjadřují podrobný popis dílčí aktivity a odpovědné osoby za vykonanou aktivitu, například vypracování interního sdělení), schématu oběhu dokumentů, vývojových diagramů a dotazníků. b) Princip integrace Princip integrace znamená, že v rámci orgánu veřejné správy jsou schvalovány a prováděny pouze ty operace, které jsou v souladu s právními předpisy. V příspěvkových organizacích se tento princip objevuje v souladu pravomocí a odpovědností právními předpisy, například v podobě oběhu účetních dokladů a podpisových vzorů. A také ve vypracování systému kontrol u prováděných operací. c) Princip univerzálnosti Mateřská škola i základní umělecká škola využívá princip univerzálnosti v oblasti vypracování vnitřních pravidel pro provádění řídící kontroly. Zahrnuje do toho i způsoby zaznamenávání a způsob hlášení zjištěných nedostatků dle závažnosti. Pak také tento princip umožňuje zpětnou dohledatelnost všech operací a identifikaci případných rizik. d) Princip stálosti Řídící kontrola je účinná pouze za předpokladu, že struktura a fungování orgánu veřejné správy jsou stabilizované. e) Princip informace, dokumentace a komunikace Tento princip obě příspěvkové organizace využívají k tomu, aby veškeré informace byly tříděny (například abecedně, účetně), odpovídaly účelu použití a byly dostupné k potřebnému výkonu činnosti. Organizace je má v podobě vnitřních předpisů a postupů, které musí dodržovat. Slouží k rozhodování, které informace uchovávat, v jaké podobě a jak dlouho. f) Princip řízení rizik Princip řízení rizik je pro každou příspěvkovou organizaci velice důležitý. Mateřská škola i základní umělecká škola jej využívají, aby neohrozily svoji
33
existenci a chod. Má pět možností řešení rizika – zmírnění rizika, eliminace rizika, přijetí rizika, rozdělení rizika nebo vyhnutí se riziku. g) Princip monitorování Monitorování je soustavná činnost, kterou se sleduje průběh všech procesů nutných k realizaci daného cíle v organizaci. Průběh monitorování se dělá podle Metodického pokynu Ministerstva financí CHJ‐17, vydaný v březnu 2005, kde je stanoven přesný postup. Ředitel mateřské školy jako příkazce operace musí prověřit veškeré operace v předběžné řídící kontrole, zda jsou správné a splňují kritéria hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Správce rozpočtu a hlavní účetní jsou zde sloučené funkce. Tato osoba zodpovídá za dodržování rozpočtových pravidel. Veškeré kontrolní postupy ředitele končí vydáním písemného souhlasu k uskutečnění dané operace. Vedením účetnictví je pověřena ekonomická firma, jež nese zodpovědnost za úplnost a soulad se zákonem o účetnictví. Mateřská škola využívá jako souhlas své vlastní razítko (viz níže), kde se podepíše příkazce operace, správce rozpočtu sloučený s hlavní účetní.
34
I základní umělecká škola má příkazcem rozpočtu rovněž ředitele. Správce rozpočtu a hlavní účetní jsou zde opět sloučené funkce. Tato osoba zodpovídá za dodržování rozpočtových pravidel. Všechny zmíněné osoby se podepisují na tzv. košilky, kde stvrdí svým podpisem, že plánovaná akce je v pořádku. Úkoly těchto osob jsou obdobné jako u mateřské školy. Při schvalování a realizaci jakékoliv operace v těchto příspěvkových organizacích je dodržována zásada dvojího podpisu a čtyř očí. 4.2.7
Metoda 3E
Mateřská škola i základní umělecká škola tuto metodu používají k měření cílů a převážně k jejich očekávaným výstupům/výsledkům. Hospodárnost – „dělat věci levně“ (Za kolik?) Hospodárnost využívají k takovému množství veřejných prostředků, které zajistí stanovený úkol s co nejnižším vynaložením těchto prostředků. Jde o kritérium, které se hodnotí na vstupu. Efektivnost –„dělat věci správnou cestou“ (Jak?) Efektivnost využívají k dosažení nejvýše možného rozsahu, kvality a přínosu plnění úkolu ve srovnání s objemem prostředků vynaložených na jejich plnění. Jde o kritérium, které hodnotí vztah mezi vstupem a výstupem. Účelnost – „dělání správných věcí“ (Proč?) Účelnost využívají k takovým veřejným prostředkům, které zajistí optimální míru dosažení cílů při plnění stanovených cílů. Jde o kritérium, které se hodnotí na výstupu. 4.2.8
Průběh veřejnosprávní kontroly v příspěvkových organizacích
Zřizovatel pověří kvalifikovaného a bezúhonného pracovníka, aby vykonal veřejnosprávní kontrolu ve vybraných příspěvkových organizacích. Jeho kontrolní činnost je zaměřena zejména na prověřování hospodaření s veřejnými prostředky. Před zahájením kontroly na místě je každá z příspěvkových organizací obeznámena vedoucím příslušné kontrolní skupiny o tom, že bude probíhat kontrola. Podle Bošnjakovič (roč. II, č. 9) musí organizace obdržet pověření,
35
které musí obsahovat předmět a rozsah kontroly, časové vymezení kontrolovaného období, jména osob pověřených kontrolou a další nutné údaje. Samotná realizace kontroly spočívá v používání kontrolních metod a postupů vymezených zákonem č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě. Kontroloři nejsou povinni sdělovat organizaci, které přesné kontrolní metody a postupy použijí. Avšak jsou povinni chránit originály dokladů před znehodnocením, zneužitím nebo ztrátou. V závěrečné fázi veřejnosprávní kontroly kontroloři veškerá zjištění uvedou písemně do protokolu. Dle zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole protokol obsahuje:
v úvodní části označení kontrolního orgánu, předmět kontroly, časové vymezení a místo,
popis zjištěných skutečností s uvedením nedostatků a označení ustanovení právních předpisů, které byly porušeny,
vyčíslení částek porušení rozpočtové kázně,
nápravná opatření k odstranění zjištěných nedostatků se stanovením termínu jejich odstranění,
přílohy dokládající uvedená zjištění,
poučení o námitkách, místo kam lze námitky podat a lhůtu do které lze námitky podat,
na závěr protokolu se všichni podepisují.
Poté dojde k předání jednoho vyhotoveného protokolu mateřské škole nebo základní umělecké škole, které se mohou proti protokolu do pěti dnů ode dne jeho seznámení podat námitky. Pokud mateřská škola nebo základní umělecká škola nepodá v daném termínu námitky, má se za to, že kontrola byla ukončena. 4.2.9
Předmět veřejnosprávní kontroly v příspěvkových organizacích
Předmětem veřejnosprávní kontroly v mateřské škole a základní umělecké škole jsou následující činnosti vyskytující se v letech 2004 ‐ 2008:
36
Zřizovací listina
V uvedených letech zřizovací listiny mateřské školy i základní umělecké školy byly v souladu s rozhodnutím o zařazení do sítě škol. Také se kontroluje, zda obě zřizovací listiny obsahují náležitosti stanové v § 27 zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů.
Vedení účetnictví
Mateřská škola dodržuje dostatečně právní předpisy pro vedení účetnictví. Avšak v některých případech se dopustila drobných chyb, šlo zejména o faktury přijaté, fond kulturních a sociálních potřeb, běžný účet, interní a pokladní doklady a mzdy. Základní umělecká škola rovněž dodržuje právní předpisy pro vedení účetnictví. Pouze se dopustila chyb u faktur přijatých a u fondu kulturních a sociálních potřeb. Popis jednotlivých chyb: U přijatých faktur se vyskytly chyby na většině účetních dokladů, kde se vyskytuje skutečnost, že okamžik vyhotovení účetního dokladu má datum dřívější, než je datum podpisu osoby odpovědné za účetní případ, příkazce operace, správce rozpočtu a hlavní účetní. Okamžik vyhotovení účetního dokladu může nastat tehdy, když účetní doklad obsahuje veškeré náležitosti stanovené v § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Dále se často objevuje, že okamžik vyhotovení účetního dokladu má datum pozdější, než datum zaúčtování. Poslední z chyb přijatých faktur je špatné zaúčtování oprav movitých věcí na účet 518. Vše se má účtovat na účet 511 – Opravy a udržování. Fond kulturních a sociálních potřeb má stejné formální nedostatky jako u přijatých faktur. U některých položek na běžném účtu chybí obsah účetního případu a jeho účastníci, například platby školného, stravného, výplaty platů. Pak okamžik vyhotovení účetního dokladu je rovněž nesprávně. Má jím být den, kdy jsou doplněny všechny náležitosti dle § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, nikoliv datum vyhotovení měsíčního výpisu bankou. V interních a pokladních dokladech chybí v názvu příspěvkové organizace dovětek „příspěvková organizace“. Dále občas dochází k chybnému zaúčtování
37
spotřeby potravin a stravného na příslušný účet. A také špatné zařazení opravy vysavače na účet 518, který patří na účet na 511. Rovněž mateřská škola dodržuje a stanovuje vnitřní směrnice pro účetnictví, mezi které patří vnitřní směrnice o účetnictví, odpisový plán, směrnice oběhu účetních dokladů a podpisové vzory. Zásady poskytování cestovních náhrad jsou sepsány ve Směrnici o poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnanců. Tato Směrnice je zpracována dle zákona č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách. Základní umělecká škola tvoří vnitřní směrnici pro účetnictví, účtový rozvrh, způsob účtování a evidenci majetku, podpisové vzory a dohody o odpovědnosti. Zásady poskytování cestovních náhrad při pracovních cestách zaměstnanců jsou vytvořeny dle zákona č. 119/1992 Sb., o cestovních náhradách.
Použití příspěvku na provoz a účelových dotací poskytnutých zřizovatelem
Ve sledovaném období 2004 – 2008 nebyly v mateřské škole zjištěny nedostatky v použití příspěvku na provoz ani v použití účelových dotací. Mateřská škola dostávala od svého zřizovatele pouze menší účelové dotace v hodnotě 5 – 10 tis. Kč, u nichž byla stanovena povinnost vyúčtování. Základní umělecká škola ve sledovaném období nedostávala od svého zřizovatele příspěvek na provoz ani účelové dotace. Její náklady plně pokryly příjmy ze školného a účelová dotace z rozpočtu kraje tzv. na úhradu přímých výdajů, tj. na platy, odvody sociálního a zdravotního pojištění, příděly do fondu kulturních a sociálních potřeb a ostatní přímé výdaje vyplývající z pracovněprávních vztahů.
Dodržování ustanovení zákona o finanční kontrole a prováděcí vyhláška č. 416/2004 Sb.
Mateřská škola i základní umělecká škola si zpracovává Směrnici o finanční kontrole, kde si stanoví jakými kontrolními metodami bude zajištěna finanční kontrola. Dále si v ní stanoví zásady vnitřního kontrolního systému a řídící kontroly předběžné, průběžné a následné. Rovněž je nutné, aby organizace ochraňovaly veřejné prostředky proti rizikům, nesrovnalostem, nehospodárnému, neúčelnému a neefektivnímu nakládání s veřejnými
38
prostředky. Poté je nutné informovat vedoucí pracovníky, vytvořit podpisové vzory a vnitřní kontrolní systém.
Hospodaření s peněžními fondy příspěvkové organizace, dodržování dalších ustanovení zák. č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů
Mateřská škola má vytvořen fond odměn, fond kulturních a sociálních potřeb a fond rezervní. Kontroluje se, zda probíhá tvorba všech fondů a zda nebyly naplněny podmínky pro uložení odvodu. Ve sledovaném období nebyly zjištěny závažné nedostatky a nebyl uložen odvod za porušení rozpočtové kázně. Základní umělecká škola má vytvořen fond odměn, fond kulturních a sociálních potřeb, fond rezervní a fond investiční. Investiční fond si vytvořila z toho důvodu, aby z něj mohla financovat nákup drahého piána. Též kontroluje průběh tvorby všech fondů a zda nebyly naplněny veškeré podmínky pro uložení odvodu. Avšak v roce 2005 nebylo dodrženo ustanovení § 14 odst. 3 vyhl. č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb. Základní příděl byl vytvořen ve výši 85 600 Kč, částka poskytnutá na dary mohla být maximálně ve výši 15 % základního přídělu, tj. 12 879 Kč. Dary byly poskytnuty ve výši 53 000 Kč, což je překročení o 40 121 Kč. Byl uložen odvod za porušení rozpočtové kázně, který byl následně zastupitelstvem města prominut. Rovněž uložené penále bylo prominuto.
Dodržování ustanovení vyhlášky č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb
Obě příspěvkové organizace si zpracovávají Zásady čerpání fondu kulturních a sociálních potřeb a též i jeho rozpočet. Tento fond má své podmínky zapsány v interním předpisu organizace. Je tvořen 2 % z ročního objemu nákladů zúčtovaných na platy zaměstnanců. Fond kulturních a sociálních potřeb je určen k zabezpečování kulturních, sociálních a dalších potřeb. Mateřská škola z něj čerpá prostředky na: o věcné dary při pracovních a životních výročích, o příspěvky na penzijní připojištění,
39
o nákup vitaminových prostředků s doporučením závodního lékaře, o různá očkování a zdravotní masáže, o rekreační pobyty, o příspěvky na obědy a na občerstvení při kulturních a sportovních akcí (například den učitelů, atd.). Základní umělecká škola z něj čerpá prostředky na: o peněžní a nepeněžní dary k pracovním a životním výročím (například odchod do důchodu, mimořádné aktivity ve prospěch školy, atd.), o nákup vitamínových balíčků, o předplatné časopisů, o příspěvky na rekreace a zájezdy, o zlepšení pracovního prostředí, o sociální výpomoc a sociální půjčky, o příspěvky na stravování zaměstnanců, o kulturní, společenské činnosti a sportovní činnosti (například předplatné do divadel, na koncerty, setkání s důchodci, permanentky do tělocvičen, atd.).
Hospodaření s majetkem
Obě příspěvkové organizace hospodaří s majetkem zřizovatele tak, jak je uvedeno ve zřizovací listině. Zpracovávají si Směrnici k provedení inventarizace majetku. Za sledované období nebyly u mateřské školy zjištěny závažné nedostatky. Základní umělecká škola v r. 2004 nevedla pozemky ve správě na svém majetkovém účtu 031 – Pozemky, což je porušení § 28 odst. 1 zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví. V ostatních letech nebyly zjištěny závažné nedostatky.
40
Dodržování právních předpisů v oblasti odměňování
Při kontrole za sledované období došlo ke změnám právních předpisů, týkajících se obou příspěvkových organizací. V roce 2004 byly sledovány tyto oblasti a postupováno podle těchto právních předpisů: o Dodržování právních přepisů v oblasti odměňování (zák. č. 143/1992 Sb., o platu, odměně za pracovní pohotovost v rozpočtových a v některých dalších organizacích a orgánech, nař. vl. č. 330/2003 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, nař. vl. č. 469/2002 Sb., kterým se stanoví katalog prací a kvalifikačních předpokladů)
správné zařazení zaměstnanců do příslušné třídy a stupně a poskytování mu platu v souladu s výše uvedenými předpisy, doložení pracovní smlouvou,
poskytování platu statutárnímu zástupci organizace v souladu s platovým výměrem stanoveným zřizovatelem,
poskytování odměn pracovníkům v souladu s příslušnými předpisy.
Oproti tomu v roce 2008 bylo postupováno podle těchto právních předpisů: o Dodržování právních předpisů v oblasti odměňování (ustanovení části třetí a šesté zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce, nař. vl. č. 564/2006 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, nař. vl. č. 469/2002 Sb., kterým se stanoví katalog prací a kvalifikačních předpokladů, zák. č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících
zde nebyly zjištěny závaznější nedostatky.
Další oblasti kontroly – oblast stravování – dodržování finančního normativu, cenová kalkulace jídla, kontrola správných a včasných úhrad za stravování dětí a zaměstnanců, vymezení podmínek stravování ve školním řádu, uchovávání údajů o plnění výživových norem, likvidace odpadů, poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, archivace písemností, spisová služba
Mezi další oblasti kontroly řadí mateřská škola oblast dodržování finančního normativu na potraviny u školní jídelny, cenovou kalkulaci jídla, kontrolu správných a včasných úhrad za stravování dětí a zaměstnanců. Podrobné
41
vymezení podmínek stravování se nachází ve školním řádu. Také sem patří likvidace odpadů ze školní jídelny. Základní umělecká škola má pouze oblasti kontroly v podobě dodržování Směrnice o poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čistících a dezinfekčních prostředků, jelikož nemá vlastní jídelnu ani jinak nezajišťuje stravování pro žáky a své zaměstnance. Poslední oblastí společnou pro obě příspěvkové organizace je archivace písemností a spisová služba, které jsou uvedeny ve Spisovém a skartačním řádu, jehož součástí je spisový a skartační plán. „Výkonem spisové služby je zajištění odborné správy dokumentů vzniklých z činnosti původce, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.“ (§ 2 písm. k) zák. č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů).
42
5 Hodnocení a doporučení Na základě vypracování praktické části jsem zjistila následující skutečnosti:
Zjištěné nedostatky při kontrole u příspěvkových organizacích o rozdílná data u přijatých faktur o nedodržování účetního období, hospodářské a účetní operace
tzv.
časová
souvislost
o špatné zaúčtování do příslušných účetních skupin o chybějící dovětek „příspěvková organizace“ na pokladních a interních dokladech o problémy s přijetím daru od sponzora o nedodržení účelu dotace o nesprávné oceňování majetku v účetnictví
Zjištěné klady při kontrole u příspěvkových organizacích o dodržování kontrolních postupů o splnění veškerých formálních náležitostí spojených s kontrolou o dodržování základních zásad řízení rizik o informovanost řídících orgánů o dodržování veškerých právních předpisů o pravidelné školení zaměstnanců příspěvkových organizací o správné zařazení zaměstnanců do platových tříd o dodržování kritérií hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti o dodržování zásady dvojího podpisu a čtyř očí o žádný výskyt porušení rozpočtové kázně o bezúhonnost a žádný střet zájmů kontrolního pracovníka
43
Vlastní doporučení o zavést více kontrolních pracovníků od zřizovatele, aby urychlili kontrolu o doporučit příspěvkovým organizacím, že samotná řídící kontrola není nutným zlem, nýbrž důležitým nástrojem k eliminaci rizik a jejich předcházení o usnadnit administrativní práci v podobě elektronické kontroly se zabezpečujícím systémem
U přijatých faktur se vyskytly chyby v nedodržení účetního období. Správný okamžik vyhotovení nastává tehdy, když účetní doklad obsahuje veškeré náležitosti stanovené v § 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví. Poslední z chyb přijatých faktur je špatné zaúčtování oprav movitých věcí na účet 518. Vše se má účtovat na účet 511 – Opravy a udržování. Příjem daru od sponzora je pro organizaci problematický. Musí jej předat radě obce ke schválení. Po jeho schválení ho teprve může přijmout jako sponzorský dar. Jedinou výhodou sponzorského daru je, že je osvobozen od daně. Díky dodržování základních zásad řízení rizik v příspěvkových organizacích dojde ke zkvalitnění rozhodování na všech stupních řízení. Také se vytvoří prostředí pro zajištění informovanosti řídících orgánů (zřizovatele) a uvědomění si nutnosti předcházet nežádoucím dopadům rizik souvisejících s plněním stanovených cílů a úkolů. Řízení rizik je tedy legitimní potřebou, významnou a nedílnou součástí řídícího procesu každé příspěvkové organizace.
44
6 Závěr Problematika finanční kontroly je velmi rozsáhlá. Nicméně výkon veřejnosprávní kontroly není zcela jednoznačně upraven. Proto jsem se ve své práci pokusila o vysvětlení alespoň základních otázek, které s daným tématem souvisí. Cílem bylo aplikovat veřejnosprávní kontrolu v příspěvkových organizacích. Samotná veřejnosprávní kontrola je vykonávaná jako nepřetržitý proces, tzn. jako předběžná, průběžná a následná kontrola je vykonávaná na místě, tedy přímo u kontrolovaného subjektu. Poslední způsob kontroly jsem popisovala přímo v praktické části na vybraných příspěvkových organizací. Tento výkon kontroly obsahuje spoustu procesních pravidel, které musí kontrolní pracovníci i kontrolované organizace respektovat a dodržovat. Účinnost prováděné kontroly s tímto bezpochyby souvisí a je zřejmé, že závisí na stabilizaci právního rámce. Za neoprávněné použití nebo zadržení finančních prostředků jsou ukládány sankce v podobě odvodů do rozpočtu zřizovatele, do rozpočtu kraje nebo do státního rozpočtu dle povahy poskytovatele prostředku. Popsané příspěvkové organizace jsou samostatné subjekty, které jsou zřizovány jako neziskové organizace k zajišťování činnosti ve veřejném zájmu. Vztah zřizovatele a příspěvkové organizace je určován dle její zřizovací listiny. Hospodaření příspěvkových organizacích je obecně upraveno zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů ve znění pozdějších předpisů. Právě jedním z nejvýznamnějších zdrojů informací při kontrole je účetnictví kontrolovaných organizací. Předcházení rozpočtových rizik dosáhne příspěvková organizace při pečlivém dodržování všech souvisejících právních předpisů. U rizika řízení je velmi důležité jaká je kvalita personální práce a stylu řízení. To vše záleží na schopnosti ředitele, jaký styl řízení zvolí a jaké má znalosti k posuzování jednotlivých prací. Snahou každého ředitele příspěvkové organizace by mělo být vytvoření příjemné atmosféry v práci a snažit se motivovat své zaměstnance k vyššímu výkonu a k pracím ve prospěch organizace. Riziko vnějšího prostředí bohužel neovlivníme. Ale rizika vnitřního prostředí se ovlivnit dají a to v podobě dobrých mezilidských vztahů, motivací zaměstnanců a dodržováním stanovených postupů. Práce s informacemi se posuzuje dle kvality dat, jak už bylo řečeno v teoretické části. Tato práce je velmi podstatná. Jde o to, aby se
45
včas a přesně dostávaly informace k veřejnosti a rozlišily se informace určené pouze pro organizaci a pouze pro veřejnost. Každý ředitel by se měl těmto rizikům pečlivě věnovat. Pokud předejde všem rizikům, proběhne finanční i veřejnosprávní kontrola bez jakýkoliv problémů. Momentálně nemohu předvídat, jakým směrem se bude v budoucnu oblast veřejnosprávní kontroly vyvíjet. Mohu jen doufat, že k lepšímu, ku prospěchu kontrolních pracovníků a kontrolovaných subjektů.
46
7 Seznam použité literatury 7.1 Publikace (1) DUBEN, R. Neziskový sektor v ekonomice a společnosti. Praha: CODEX, 1996. 373 s. ISBN 80‐85963‐19‐1 (2) HÁJEK, K. Řídící kontrola v příspěvkových organizací. 1. vydání. Vyškov: Ing.Irena Spirová, 2004. 29 s. ISBN 80‐239‐2334‐X (3) HÁJEK, K. Interní audit. 1. vydání. Vyškov: Ing.Irena Spirová, 2003. 16 s. ISBN 80‐239‐1953‐9 (4) KOLEKTIV AUTORŮ. Úvod do regionálních věd a veřejné správy. 4.vydání. Plzeň: Aleš Čeněk, 2004. 447 s. ISBN 80‐86473‐80‐5 (5) NOVÁKOVÁ, I. a VELÍŠKOVÁ, A. Finanční kontrola ve veřejné správě v dotazech a odpovědích. 1. vydání. Praha: Polygon, 2005. 184 s. ISBN 80‐7273‐ 124‐6 (6) PEKOVÁ, J. a kolektiv. Veřejná správa a finance. 2. přepracované vydání. Praha: ASPI, 2005. 556 s. ISBN 80‐7357‐052‐1 (7) PEKOVÁ, J. Hospodaření a finance územní samosprávy. 1. vydání. Praha: MANAGEMENT PRESS, 2004. 375 s. ISBN 80‐7261‐086‐4 (8) REKTOŘÍK, J. a kolektiv. Organizace neziskového sektoru ‐ Základy ekonomiky, teorie a řízení. 2. aktualizované vydání. Praha: Ekopress, 2001. 180 s. ISBN 80‐ 86119‐41‐6 (9) REKTOŘÍK, J. a kolektiv. Ekonomika a řízení odvětví veřejného sektoru. Praha: Ekopress, 2007. 309 s. ISBN 978‐80‐86929‐29‐3 (10) STUCHLÍKOVÁ, H. a KOMRSKOVÁ, S. Zdaňování neziskových organizací. Olomouc: ANAG, 2009. 309 s. ISBN 978‐80‐7263‐510‐8 (11) ŠEBESTOVÁ, J. a kolektiv. Kontrolní systém veřejný správy a veřejného sektoru. 1. vydání. Opava: Slezská univerzita, 2008. 180 s. ISBN 978‐80‐7248‐ 460‐7
47
7.2 Časopisy (1) Pokorná, B. Řízení školy : odborný měsíčník pro ředitele škol. roč. VI, č. 9 . 2009. ISSN 1214‐8679 (2) Bošnjakovič, E. Poradce Veřejné Správy. roč. II, č. 9. 2009. ISSN 1802‐839X (3) Bošnjakovič, E. Poradce Veřejné Správy. roč. II, č. 12‐13. 2009. ISSN 1802‐839X
7.3 Internetové zdroje [1] Informační servis pro NNO [online]. 2009 [cit. 2009‐11‐30] Dostupné z www:
[2] Ministerstvo financí České republiky: veřejnosprávní kontrola [online]. 2009 [cit. 2010‐01‐19] Dostupné z www: [3] Finanční kontrola podle mezinárodních smluv [online]. 2010 [cit. 2010‐03‐10] Dostupné z www:
7.4 Právní předpisy [1] Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů [2] Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě [3] Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě [4] Zákon č. 552/1991 Sb., o státní kontrole [5] Zákon č. 561/2004 Sb., školský zákon [6] Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví [7] Zákon č. 568/1992 Sb., o dani z příjmů [8] Vyhláška č. 14/2005 Sb., o předškolním vzdělávání
48
[9] Vyhláška č. 71/2005 Sb., o základním uměleckém vzdělávání [10]
Vyhláška č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb
[11]
Vyhláška č. 416/2004 Sb., MF ČR k finanční kontrole
[12]
Metodický pokyn Ministerstva financí CHJ‐17, vydaný v březnu 2005
49
8 Seznam tabulek, grafů a obrázků Obr. 1: Metoda 3E………………………………………………………………….16 Obr.2: Model procesu řízení rizik v příspěvkových organizacích……………27 Obr. 3: Diagram postupu pro analýzu a rizik…………………………………..29 Obr. 4: Mapa rizik……………………………………………………………........30
Tab. 1: Praktické příklady vyskytujících se rizik…………………………...…..28
50
9 Přílohy Příloha č. 1 Veřejnosprávní kontrola – pověření………………………………52 Příloha č. 2 Zápis o zahájení veřejnosprávní kontroly na místě……………...53 Příloha č. 3 Protokol o výsledku veřejnosprávní kontroly na místě…………55 Příloha č. 4 Vzor účetního dokladu základní umělecké školy……………….60 Příloha č. 5 Písemný záznam o provedení předběžné řídící kontroly………61 Příloha č. 6 Písemný záznam o provedení průběžné řídící kontroly………..62 Příloha č. 7 Písemný záznam o provedení následné řídící kontroly………...63
51
Příloha č. 1
Věc: Veřejnosprávní kontrola – pověření č. /2010 Ve smyslu zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole) s odkazem na ustanovení § 9 zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole pověřují paní a p. , aby v době od do vykonaly veřejnosprávní kontrolu na místě (dále jen „kontrola“) jejímž předmětem je kontrola následujících činností příspěvkové organizace: 1. Zřizovací listina. 2. Vedení účetnictví. 3. Použití příspěvku na provoz a účelových dotací poskytnutých zřizovatelem. 4. Dodržování ustanovení zákona o finanční kontrole a prováděcí vyhl. č. 416/2004 Sb. 5. Hospodaření s peněžním fondy příspěvkové organizace, dodržování dalších ustanovení zák. č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů. 6. Dodržování ustanovení vyhl. č. 416/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb. 7. Hospodaření s majetkem. 8. Dodržování právních předpisů v oblasti odměňování. 9. Další oblasti kontroly – oblast stravování – dodržování finančního normativu, cenová kalkulace jídla, kontrola správných a včasných úhrad za stravování dětí a zaměstnanců, vymezení podmínek stravování ve školním řádu, uchovávání údajů o plnění výživových norem, likvidace odpadů, poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, archivace písemností, spisová služba. Kontrola bude provedena u , se sídlem Kontrola bude provedena za rok 20xx.
starosta města
52
Příloha č. 2
53
54
Příloha č. 3 VĚC: VEŘEJNOSPRÁVNÍ KONTROLA PROTOKOL o výsledku veřejnosprávní kontroly na místě ve smyslu § 13 odst. 1 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), ve znění pozdějších předpisů, s odkazem na § 15 zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen „kontrola“)u se sídlem IČ, (dále jen „škola“), s předmětem: hospodaření s veřejnými prostředky ve smyslu § 11 odst. 4 zákona o finanční kontrole (podrobnější členění viz níže), za období od - do. Kontrola byla vykonána v době od - do. Pověření ke kontrole ve smyslu § 13 odst. 1 zákona o finanční kontrole s odkazem na § 9 zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole vydal starosta města …. pod č.j. dne
Kontrolu provedly: - vedoucí kontrolní skupiny - členové
Kontrolovanou osobu zastupovali (y): - vedoucí kontrolované osoby - zaměstnanec kontrolované osoby
55
Při kontrole bylo zjištěno: Zřizovací listina (ZL)
náležitosti ZL – ZL obsahuje náležitosti stanovené v § 27 zák. č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, soulad ZL a rozhodnutí o zařazení do sítě škol – ZL je v souladu s rozhodnutím o zařazení do sítě škol.
Vedení účetnictví
dodržování právních předpisů pro vedení účetnictví, především zák. č. 563/1991 Sb., o účetnictví, vyhl. č. 505/2002 Sb., Českých účetních standardů stanovení a dodržování příslušných vnitřních směrnic pro účetnictví dodržování části sedmé zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce - o cestovních náhradách účetní výkazy, bilanční kontinuita uložení účetní závěrky do sbírky listin u obchodního rejstříku (u příspěvkových organizací zřízených počínaje 1. 1. 2001)
Použití příspěvku na provoz a účelových dotací poskytnutých zřizovatelem Dodržování ustanovení zák. č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole a prováděcí vyhl. č. 416/2004 Sb.
dodržování právních předpisů, vnitřních směrnic vydaných statutárním zástupcem příspěvkové organizace (PO) i zřizovatelem, pokud se na PO vztahují zajištění ochrany veřejných prostředků proti rizikům, nesrovnalostem nebo jiným nedostatkům způsobeným zejména porušením právních předpisů, nehospodárným, neúčelným a neefektivním nakládáním s veřejnými prostředky nebo trestnou činností informování vedoucích pracovníků o nakládání s veřejnými prostředky, o prováděných operacích a o jejich průkazném účetním zpracování zda byla veřejná správa vykonávána hospodárně, efektivně a účelně zda byl vytvořen vnitřní kontrolní systém, zda byla zajišťována předběžná, průběžná a následná kontrola, pověření příslušných osob prováděním jednotlivých částí řídící kontroly vytvoření podpisových vzorů a jejich dodržování zda byly vytvořeny příslušné vnitřní směrnice tam, kde je to nezbytné, zda byla vytvořena směrnice o finanční kontrole
Hospodaření s peněžními fondy příspěvkové organizace, dodržování dalších ustanovení zák. č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů
56
způsob tvorby a použití peněžních fondů organizace, krytí investičního fondu finančními prostředky
Druh fondu
Stav fondu k 1. 1. 2009 (v Kč)
Stav fondu k 31. 12. 2009 (v Kč)
Fond odměn FKSP Rezervní fond Investiční fond
zda byla dodržována ustanovení zák. č. 250/2000 Sb. v oblasti poskytování úvěrů, půjček, ručení PO, nákupu na splátky, nákupu cenných papírů, poskytování darů, dodržení schváleného rozdělení zlepšeného hospodářského výsledku za minulý rok
Dodržování ustanovení vyhl. č. 114/2002 Sb., o fondu kulturních a sociálních potřeb (dále jen „FKSP“)
zda byla zpracována směrnice pro tvorbu a používání FKSP (směrnice) a jak byla dodržována, zda byl zpracován rozpočet FKSP na příslušný rok a jak byl dodržen správnost tvorby základního přídělu a jeho převod na účet FKSP dodržování ostatních ustanovení vyhl. č. 114/2002 Sb. při hospodaření s fondem
Hospodaření s majetkem
dodržování ustanovení zák. č. 563/1991 Sb. o účetnictví, vyhl. 505/2002 Sb. v oblasti pořizování, evidence, používání, odepisování a vyřazování majetku, dodržování ustanovení zřizovací listiny v oblasti pořizování majetku a nakládání s ním podrozvahové účty inventarizace majetku a závazků pojištění majetku a jeho zabezpečení proti poškození, odcizení, zničení kontrola pokladny
57
Dodržování právních předpisů v oblasti odměňování (ustanovení části třetí a šesté zák. č. 262/2006 Sb., zákoník práce, nař. vlády č. 564/2006 Sb., o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, nař. vl. č. 469/2002 Sb., kterým se stanoví katalog prací a kvalifikační předpoklady….., nařízení vlády č. 137/2009 Sb., kterým se stanoví katalog prací ve veřejných službách a správě, zák. č. 563/2004 Sb., o pedagogických pracovnících)
Další oblasti kontroly
dodržování finančního normativu na potraviny u školní jídelny, cenová kalkulace jídla, kontrola správných a včasných úhrad za stravování dětí a zaměstnanců, vymezení podmínek stravování ve školním řádu, uchovávání údajů o plnění výživových norem likvidace odpadů ze školní jídelny kontrola stanovení a výběru úplaty za předškolní vzdělávání v mateřské škole, pobyt ve školní družině, způsob evidence účastníků zájmového vzdělávání, směrnice o poskytování osobních ochranných pracovních prostředků, mycích, čistících a dezinfekčních prostředků (OOPP), poskytování OOPP archivace písemností, spisová služba, evidence razítek
Věcné a číselné shrnutí zjištěných nedostatků
Závěr protokolu: Jednotlivé nedostatky – viz kontrolní zjištění dle jednotlivých bodů tohoto protokolu, odvod ani penále nebylo vyčísleno.
Uložená opatření - dle § 18 zákona o finanční kontrole kontrolní orgán ukládá odstranění nedostatků vyjmenovaných v této zprávě ve lhůtě do , dle § 19 odst. 2 zákona o finanční kontrole požaduje informovat kontrolní orgán o přijetí opatření k odstranění nedostatků a o jejich splnění ve lhůtě do . Kontrolní
58
zjištění nejsou předána příslušným orgánům k uložení opatření k nápravě ve smyslu § 18 odst. 2 zákona o finanční kontrole. Počet stran protokolu: Počet příloh: Poučení: Proti protokolu může kontrolovaná osoba podat podle § 17 zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole písemné a zdůvodněné námitky ve lhůtě 5 dnů od seznámení s tímto protokolem u kontrolního orgánu.
S tímto protokolem byl (a) podle § 16 zákona č. 552/1991 Sb., o státní kontrole seznámen(a):
ředitel(ka):
……………………….
………………………..
podpis, razítko
datum seznámení
Protokol byl vyhotoven v počtu 2 výtisků.
- vedoucí kontrolní skupiny
…………………………………
…………………………………
Rozdělovník: výtisk č. 1
pro město…
převzal………………….. dne……………….
výtisk č. 2
pro…
převzal…………………. dne………………
59
Příloha č. 4
60
Příloha č. 5
61
Příloha č. 6
62
Příloha č. 7
63
