Van informatie naar actie Business Intelligence voor Hospitality & Hotellerie
Het gebeurt regelmatig: een klant heeft geboekt bij een hotel en bij het inchecken vraagt de receptiemedewerker: “Bent u deelnemer van ons loyaliteitsprogramma?” Hoe kan het dat de receptiemedewerker dit niet weet? Hoe goed kent u als hotelier uw gast? Hoe effectief zijn uw marketing en loyaliteitsprogramma’s eigenlijk? Kunt u marketinginspanningen koppelen aan een individueel uitgavenpatroon en tegelijkertijd de omzet per hotel of keten monitoren?
Stuurinformatie in de hotelbranche Hotels opereren in een steeds complexer en dynamischer speelveld. We hoeven daarbij alleen maar te denken aan de stormachtige groei van online travel agencies en veilingsites. Het gros van de klanten zoekt en boekt via internet en steeds vaker verloopt het eerste contact met gasten via internet. Online prijzen moeten continue actueel zijn en uitstraling en mogelijkheden van de website worden van steeds groter belang. Daarnaast heeft de impact van de economische crisis een duidelijk effect gehad op de hotelmarkt. Gelukkig zien we dat de door hoteliers in gang gezette kostenbesparingen steeds meer effect beginnen te krijgen. Denk hierbij aan efficiëntere inzet van personeel, scherpere inkoop en ook lagere of variabelere huurcontracten. Belangrijker is echter dat steeds meer hotels extra inspanning leveren om de omzet te verhogen door nieuwe producten en diensten aan te bieden of markten aan te boren. Winstherstel moet immers met name uit verhoging van de omzet komen. Om nieuwe dienstverlening te ontwikkelen is het van groot belang dat u inzicht heeft in zowel de klant, doelgroep en marktgebied alsook de financiële kengetallen zoals werkkapitaal, bruto- en nettomarge, personeelskosten en openstaande posten. In de praktijk blijkt het echter moeilijk om dit soort vitale bedrijfsinformatie (KPI’s) in één oogopslag inzichtelijk te maken of eventuele afwijkingen snel te detecteren. Data is verscholen in verschillende silo’s en systemen zoals uw reserveringssysteem, kassasysteem, personeelsplanning en de urenregistratie.
Business Intelligence voor Hospitality & Hotellerie
2
Al bieden de meeste softwareprogramma’s vaak individuele rapportage-mogelijkheden, echte winst is er juist te behalen wanneer u financiële en niet-financiële gegevens met elkaar kunt combineren, analyseren en inzichtelijk maken. • Werkt u momenteel met verschillende spreadsheets die u handmatig moet updaten om inzicht te verkrijgen in de prestaties van uw organisatie? • Heeft u moeite om de verschillende rapportages uit uw PMS, POS, of reserveringssysteem te combineren? • Vraagt u zich af waarom het personeelskosten-ratio significant afwijkt van uw budget en de benchmark, en waarom u deze trend niet eerder aan had zien komen? • Is er een gemakkelijkere manier voor u om belangrijke indicatoren zoals bezetting, RevPAR en ADR in een gebruikersvriendelijk formaat te presenteren? • Vraagt u zich af hoe uw online gastwaarderingen kunt monitoren? En hoe de reviewscore is ten opzichte van uw concurrenten? Als u, net als veel andere managers binnen de hotelbranche, geconfronteerd wordt met vergelijkbare uitdagingen, dan is het hotel dashboard van Refine-IT dè oplossing voor uw organisatie.
Hotel dashboard Refine-IT helpt hotels hun resultaten te verbeteren door het creëren van tijdige en eenduidige stuurinformatie. We hebben onze expertise in BI en jarenlange ervaring in de hotelwereld ingezet voor de ontwikkeling van een dashboard dat specifiek gericht is op de hotelbranche. Dit dashboard bevat stuurinformatie en tal van rapportage- en analysemogelijkheden op het gebied van Sales, Marketing en Revenu Management. Wij stellen onze klanten in de hotelbranche in staat om reeds gedane investeringen in IT maximaal uit te nutten door slimme integratie van de bestaande systemen te combineren met de krachtige business intelligence (BI) en rapportage technologie van Qlikview. Door gebruik te maken van ons hotel dashboard verkrijgt u inzicht in de trends en ontwikkelingen die belangrijk zijn voor uw organisatie. Het dashboard stelt u in staat razendsnel te reageren op nieuwe kansen en bedreigingen. Met Refine-IT verzamelt u de waardevolle informatie uit de bestaande datasystemen, kunt u zinvolle analyse uitvoeren, en deze delen met de juiste mensen binnen uw organisatie.
“Refine-IT biedt ons een uniek dashboard om op basis van actuele data snel te anticiperen op gebieden waar rendementsverhogingen gerealiseerd kunnen worden” ~ Marije van der Valk ~
Business Intelligence voor Hospitality & Hotellerie
3
Functies en voordelen van een hotel dashboard Het hoteldashboard van Refine-IT is meer dan een software product of business intelligence tool. Het hotel dashboard is kennis en ervaring vertaald in een dashboard en helpt u bij het nemen van de juiste strategische en operationele beslissingen op relevante gebieden zoals:
Operations Het hoteldashboard geeft hotelondernemers en managers snel en betrouwbaar inzicht in het reilen en zeilen van de organisatie. Met het hoteldashboard is het mogelijk om de data die is opgeslagen in meerdere systemen te visualiseren. De oplossing analyseert vervolgens de beschikbare data en biedt zo inzicht in de belangrijkste kpi’s.
Revenue Management Het hoteldashboard biedt de juiste inzichten om Revenue Managers weloverwogen beslissingen te laten nemen. Veel bestaande prijsmanagementsystemen proberen om prijzen en beschikbaarheid te optimaliseren, het hoteldashboard helpt Revenue Managers om ook de trends achter reserveringen te begrijpen. Met hulp van deze informatie kunt u zorgvuldig en accuraat forecasten, de marketing mix optimaliseren en zo een maximaal rendement realiseren.
“Wij hebben met het dashboard direct inzicht in de omzetontwikkeling, inzet van personeel, boekingen en prestaties van het restaurant. Al deze elementen zijn met elkaar te associëren, waardoor nieuwe inzichten ontstaan. Dit alles zonder extra inzet of tijd van ons personeel op de administratie.” ~ Bart van der Valk ~
Sales & Marketing Het hoteldashboard maakt de weg vrij voor een proactieve Sales en Marketing aanpak. Naast trend en klantanalyse helpt het dashboard te sturen op activiteiten met de hoogste Return On Investment (ROI). Een groot deel van de informatie binnen de hotelbranche heeft een locatie component. U kunt hierbij denken aan bijvoorbeeld een klantadres of een doelgroep-regio. Onze geïntegreerde geografie in het dashboard helpt u nog gerichter campagne te voeren.
Business Intelligence voor Hospitality & Hotellerie
4
Food & Beverage Opbrengsten uit eten en drinken vormen een essentieel onderdeel van de omzet voor hotels. Het hotel dashboard geeft een volledig overzicht van uw leveranciers, inkopen en de voorraad. Daarnaast zijn de gebruikers in staat om gedetailleerd inzicht te krijgen in de (verkoop) marges, of de individuele verkoop van producten op vestigingsniveau en op basis van bepaalde momenten op de dag.
Online Reputatie Management De reputatie van het hotel op het internet is van vitaal belang—soms voelt het echter of er totaal geen controle is over wat er waar op het web verschijnt. Door online reputatiemanagement toe te voegen aan het hoteldashboard hebben hotelmanagers de mogelijkheid om real-time op de hoogte te blijven van alle reviews die worden geplaatst. Het biedt een centraal overzicht om de online reputatie van hotels te meten en te analyseren wat gasten online zeggen en denken over het hotel.
“Refine-IT beschikt over de vereiste expertise om hotels vakkundig te adviseren op het gebied van betrouwbare stuurinformatie. Hierdoor kunnen hotels informatie over gastwaarderingen en online reviews nog beter benutten.” ~ Kim van den Wijngaard, CEO van Olery ~
Hoofdkantoor & Hotels Het hoteldashboard is zo ingericht dat het voldoet aan de behoeften op verschillende niveaus. De directie kan in een oogopslag belangrijke indicatoren zien als bijvoorbeeld bezettingsgraad, de gemiddelde kamerprijs en de opbrengst per beschikbare kamer (RevPAR). Een Food & Beverage Manager kan op basis van dynamische autorisatie kijken naar het verloop van een artikelgroep of de marge per artikel.
Business Intelligence voor Hospitality & Hotellerie
5
“Gebruikt u de data over het reispatroon en de voorkeuren van uw gasten om individuele aanbiedingen te doen, bijvoorbeeld rondom specifieke datums of voorkeuren op basis van aankopen in het verleden?”
Waarom een dashboard van Refine-IT Refine-IT acteert op het snijvlak van IT en Accountancy: excellente kennis van processen, controle en informatie combineren we met ruime technische kennis van Business Intelligence. Onze adviseurs hebben jarenlange ervaring binnen de accountancy en hebben gewerkt met verschillende ketens in de hotelsector. Zij begrijpen daarom niet alleen de wereld van, maar ook de wereld achter de cijfers. Hierdoor is een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening in combinatie met actuele kennis van uw sector geborgd. Onze achtergrond maakt het mogelijk om complexe (cijfermatige) hotelvraagstukken te vertalen naar IT-oplossingen die werkelijk aansluiten op de informatiebehoefte van uw organisatie. Heeft in interesse in een demonstratie van ons dashboard of wilt u doorpraten over stuurinformatie binnen uw hotel of hotelketen? Neem dan contact op met onze specialist hotelbranche.
Wilgenbos 2, Dordrecht 088 337 7202 www.refine-it.nl
[email protected]
