3.C.2_1 Communicatieplan CO2-reductie Van Beek Infra Groep BV.
Etten-Leur, 28 april 2015 (documentnummer 50101.03)
Auteur(s): VGMK-coordinator
Geaccordeerd door: Peter van Beek, Directie
COLOFON Het format voor dit communicatieplan is opgesteld door Stichting Stimular. Stichting Stimular verspreidt kennis over Duurzaam Ondernemen en ontwikkelt praktische instrumenten voor het midden- en kleinbedrijf en organisaties die daarmee vergelijkbaar zijn. Stichting Stimular is de werkplaats voor Duurzaam Ondernemen! Stichting Stimular Scheepmakershaven 27c 3011 VA Rotterdam t 010 - 238 28 28 f 010 - 437 93 03 e
[email protected] i www.stimular.nl Dit format mag uitsluitend worden ingezet voor eigen gebruik en niet voor commerciële doeleinden.
INHOUDSOPGAVE INHOUDSOPGAVE
1
1
2 2 2
2
3
INLEIDING 1.1 Over dit communicatieplan 1.2 Betrokkenen DOELGROEPEN, BOODSCHAP EN COMMUNICATIEMIDDELEN 2.1 Belanghebbenden 2.2 interne belanghebbenden 2.2.1 Boodschap 2.2.2 Communicatiemiddelen 2.3 Externe belanghebbenden 2.3.1 Boodschap 2.3.2 Communicatiemiddelen PLANNING EN VERANTWOORDELIJKEN
3 3 3 3 3 4 4 4 5
1 3.C.2_1
1
INLEIDING
1.1
OVER DIT COMMUNICATIEPLAN
Dit communicatieplan is gericht op alle medewerkers en de externe belanghebbenden van de Van Beek Infra Groep BV. Door transparantie stimuleren wij de creatieve betrokkenheid van onze medewerkers. Externe belanghebbenden weten wat onze inzet is en kunnen ons aanspreken op onze ambities en vorderingen.
1.2
BETROKKENEN
Bij de totstandkoming van dit communicatieplan zijn betrokken: Peter van Beek, directie Dion van Oers, calculator/werkvoorbereider Gerard Riemslag, boekhouder Cheryl de Vette, VGMK coördinator
2 3.C.2_1
2
DOELGROEPEN,
BOODSCHAP
EN
COMMUNICATIEMIDDELEN 2.1
BELANGHEBBENDEN
De belanghebbenden zijn in te delen in twee groepen; interne en externe belanghebbenden. Externe belanghebbenden worden in de CO2-Prestatieladder omschreven als: Partijen die belang hebben bij reductie van CO2-uitstoot Potentiële partners om mee samen te werken aan CO2-reductie
De Van Beek Infra Groep BV. heeft de volgende belanghebbenden geïdentificeerd. Interne belanghebbenden: Medewerkers
Externe belanghebbenden: Klanten Leveranciers Onderaannemers/ZZP’ers Branchegenoten die met CO2-reductie bezig zijn Gemeentelijke Overheden Kennisinstituten in de branche In het kader van de CO2-Prestatieladder zijn twee documenten opgesteld, die jaarlijks zowel intern als extern worden gecommuniceerd: Plan van aanpak CO2-footprint Energiemanagement actieplan
2.2 2.2.1
INTERNE BELANGHEBBENDEN Boodschap
De informatie die intern verstrekt wordt gaat met name over de: De CO2-footprint en trends in de CO2-emissie van zowel de gehele bedrijfsvoering, als de projecten Doelen, ambitie en maatregelen ten aanzien van CO2-reductie Doorwerking naar de projecten (communicatie voor, tijdens en na projecten) Op welke manier medewerkers zelf kunnen bijdragen aan CO2-reductie Deelname aan initiatieven Voortgang en resultaten 2.2.2
Communicatiemiddelen
Door het inzetten van onderstaande communicatiemiddelen wordt het gehele bedrijf minimaal 2 keer per jaar geïnformeerd en betrokken. Website: www.vanbeekgroep.nl De website bevat de informatie zoals voorgeschreven in het actuele Handboek CO2Prestatieladder (versie 2.2). Onder andere de CO2 footprint en doelen worden gepresenteerd door middel van het plan van aanpak en het energiemanagement actieplan. MT-overleg Dit overleg vindt maandelijks plaats. Een standaard onderwerp op de agenda is MVO, waarvan CO2 uitstoot een belangrijk onderdeel is.
3 3.C.2_1
Uitvoerdersvergadering Vier keer per jaar vindt er een uitvoerdersvergadering plaats. Een standaard agenda punt wordt MVO, waarvan CO2 uitstoot een belangrijk onderdeel is. Hiermee wordt het beleid op bedrijfsniveau praktisch vertaald naar maatregelen en CO2reductie in de projecten. Personeelsvergadering Vier keer per jaar vindt er een vergadering plaats waarbij het al het personeel aanwezig dient te zijn. Een standaard agenda punt wordt MVO, waarvan CO2 uitstoot een belangrijk onderdeel is. Ieder kwartaal vindt er een vergadering plaats. In de eerste vergadering van 2014 zal de CO2 rapportage, het communicatieplan en het energiemanagement plan gecommuniceerd worden. Waarna dit een terugkerend onderwerp op de agenda wordt. Management review De management review wordt ieder jaar in het eerste kwartaal van het voorafgaande jaar geschreven. Resultaten betreft CO2 reductie worden besproken, net als de doelstellingen voor komende jaren. 2.3
EXTERNE BELANGHEBBENDEN
2.3.1
Boodschap
De informatie die extern verstrekt wordt gaat met name over de De CO2-footprint en trends in de CO2-emissie van zowel de gehele bedrijfsvoering, als de projecten Doelen, ambitie en maatregelen ten aanzien van CO2-reductie Doorwerking naar de projecten Op welke manier externe belanghebbenden kunnen bijdragen aan de CO2-reductie van ons bedrijf Deelname aan initiatieven Voortgang en resultaten 2.3.2
Communicatiemiddelen
Door het inzetten van onderstaande communicatiemiddelen worden externe stakeholders minimaal 2 keer per jaar geïnformeerd en betrokken. Website: www.vanbeekgroep.nl Onder andere de CO2 footprint en doelen worden gepresenteerd door middel van het plan van aanpak en het energiemanagement actieplan. Communicatiemateriaal Het plan van aanpak, het energiemanagement plan en de management review zijn openbaar voor alle extern belanghebbenden en staan op de website. De management review is op te vragen op kantoor. Deelgenomen wordt aan keteninitiatieven van en onder begeleiding van de Stichting Nederland CO2 Neutraal. Voorafgaand en tijdens projecten worden mogelijkheden voor brandstof- en CO2reductie besproken met de opdrachtgever en andere projectpartners, zoals toeleverancier, onderaannemers etc.
4 3.C.2_1
3
PLANNING
EN
Interne communicatie Middel Frequentie
VERANTWOORDELIJKEN
Doelgroep
Inhoud
Alle interne en externe belanghebbenden Leden van het MT
Plan van Aanpak, Energiemanagement actie plan CO2 uitstoot, status van reductie maatregelen CO2 uitstoot, status van reductie maatregelen CO2 uitstoot, status van reductie maatregelen en doelen CO2 uitstoot, status van reductie maatregelen en doelen
Website
Continu
MT overleg
Maandelijks
Uitvoerdersvergadering
4x per jaar
Uitvoerders en leden van het MT
Personeelsvergadering
4x per jaar
Alle interne belanghebbenden
Management Review
1x per jaar
Alle interne en externe belanghebbenden
Externe communicatie Middel Frequentie
Doelgroep
Inhoud Emissie inventaris Plan van aanpak Communicatieplan Energiemanagement actie plan Managementverklaring Communicatieberichten Deelname keteninitiatief Dominantie-analyse scope 3 Ketenanalyse Deelname keteninitiatief Dominantie-analyse Ketenanalyse Plan van Aanpak, Energiemanagement actie plan
Website
Continu
Alle interne en externe belanghebbenden
Website SKAO
Continu
Alle externe belanghebbenden
Communicatie materiaal
Continu
Alle interne en externe belanghebbenden
Verantwoordelijke Webbeheerder
Directie
Directie
Directie
VGMKcoördinator en directie
Verantwoordelijke Webbeheerder
VGMKcoördinator
VGMKcoördinator
5 3.C.2_1
