Vállalati információs rendszerek

Dr. Holyinka Péter

Vállalati információs rendszerek

BMF NIK Budapest, 2001. augusztus 6. Kézirat gyanánt

Dr. Holyinka Péter: Vállalati információs rendszerek

Tartalomjegyzék 1. Bevezetés, alapfogalmak

3.

2. A külső információs kapcsolatok

8.

3. Cikkek és készletek: folyamatok, adatmodell

11.

4. Vevők és szállítók: folyamatok, adatmodell

19.

5. A vevők kiszolgálása: folyamatok, adatmodell

22.

6. Beszerzés: folyamatok, adatmodell

29.

7. Számlázás, szállítólevél készítés, kapcsolódó feladatok: folyamatok, adatmodell

34.

8. A vevői folyószámla: folyamatok, adatmodell

42.

9. A szállítói folyószámla: folyamatok, adatmodell

44.

10. Pénzügyi kapcsolatok

46.

11. Kódok a rendszerben

48.

12. Rendszer szerviz funkciók

50.

13. A külső kommunikáció módja

52.

14. Irodalomjegyzék

54.

Budapest, 2001.

2/54


1.

Bevezetés, alapfogalmak

A segédlet gazdálkodó szervezetek (vállalat, cég, vállalkozás) információs rendszerének célkitűzéseivel és megvalósítási kérdéseivel foglalkozik. Az anyag további részeiben a gazdálkodó szervezet kifejezés helyett a zárójelben felsorolt elnevezéseket szinonimaként használjuk. A cég tevékenységét tekintve lehet gyártó-, kereskedő-, szolgáltató cég, illetve végezheti ezen tevékenység típusok kombinációit is. Minden vállalat tevékenységét az üzleti célkitűzések határozzák meg. Az üzleti célkitűzések eléréséhez üzleti folyamatokat határoz meg, minden üzleti folyamat elvégzendő tevékenységek szabályozott sorozata. A folyamatok, tevékenységek elvégzéséhez egy szervezetet kell létrehozni, a szervezetben minden folyamathoz és tevékenységhez felelőst kell kijelölni. Ahhoz, hogy a cég a gyorsan változó környezeti kihívásoknak megfeleljen, üzleti folyamatait időről-időre felül kell vizsgálnia, újra kell szerveznie. (BPR = Business Process Reengineering, illetve BE = Business Engineering.) „A sikeresen végrehajtott BE biztosítja, hogy az üzleti folyamatok kulcsfontosságú lépései az adott körülmények között maximálisan hatékonyak, rugalmasan reagálóak és szolgáltatás orientáltak legyenek. E végeredmény eléréséhez a vállalatnak - törekednie kell, hogy vevői és szállítói számára értéket teremtsen, - integrálnia kell valamennyi kritikus üzleti folyamatát, - egyedi feladatok helyett teljes üzleti folyamatokat kell a vezetésre bíznia, - egyszerűsíteni kell, vagy teljesen kiiktatni az üzleti tevékenységek bonyolult láncolatait. Ily módon a BE hat az üzleti folyamatokra, a vezetési módszerekre, a feladatleírásokra, és a szervezeti felépítésre.” [1] A folyamatban meghatározó szerepet játszik az Információ Technológia. „Az IT az alkalmazott eszközök, technikai eljárások és ismeretek összessége: - az adatgyűjtés, adattárolás, adatfeldolgozás, információtovábbítás módja, Budapest, 2001.

3/54


- az alkalmazott technikai eszközök összessége, (hardver, szoftver, hálózatok, alkalmazói rendszerek).” [2] Az IT erőforrások osztályozása (Information Audit and Control Foundation és az IT Governance Institute) szerint: - „Data: a vállalatnál előforduló adatok a legszélesebben értelmezve (papíralapú, elektronikus, hang, kép, stb.), - Application Systems: a manuális és automatizált eljárások összessége, - Technology: a hardver, az operációs rendszerek, az adatbáziskezelő rendszerek, a hálózati eszközök, multimédiás eszközök, stb., - Facilities: az információs rendszert támogató összes rendelkezésre álló berendezés, szolgáltatás, - People: a személyzet és mindazon képessége, mellyel az információs rendszert tervezi, működését szervezi, beszerzi/fejleszti, bevezeti, működteti, és működését felügyeli.” [3] (Az egyes kifejezések jelentésének hűségének megőrzése miatt a felsorolásban az eredeti angol szavakat szerepeltetjük.) A fenti bevezető után jelen anyag a cégek üzleti folyamatainak vázlatos ismertetése mellett a folyamatokat támogató információs rendszerrel, annak elvárt működésével és szolgáltatásaival foglalkozik. Fentiek tükrében az információs rendszer az információk, adatok, eljárások (manuális és automatizált) szervezett rendszere, célja az üzleti célok elérésének hatékony, elvárt szintű támogatása. „Az üzleti folyamatok információval szemben támasztott követelményei: - effectiveness: az üzleti folyamat szempontjából releváns, korrekt, konzisztens, melyet megfelelő időben és minőségben nyújt a rendszer, - efficiency: az információ ellátás az erőforrások optimális felhasználásával történik, - confidentality: az információ védelme az illetéktelen hozzáféréstől, - integrity: az információ az üzleti elvárásoknak megfelelően teljes, pontos,

Budapest, 2001.

4/54


- availability: mind az információk, mind az IT erőforrások az üzleti folyamatok igényének megfelelő időpontban történő rendelkezésre állása, - compliance: az üzleti folyamatokat érintő, kívülről előírt üzleti kritériumoknak (törvények, szabályozások, szerződések, stb.) való megfelelés, - reliability: a menedzsment információ ellátása olyan hogy eleget tudjon tenni működtetési és beszámolási kötelezettségeinek.” [3] (Itt ismét az eredeti angol kifejezéseket szerepeltetjük, a már korábban említett okból). Megjegyezzük, hogy az egyes követelmények egymással átfedő módon érvényesülhetnek. Ahhoz, hogy a szolgáltatott információ folyamatosan kielégítse az üzleti követelményeket, az erőforrások működtetésére vonatkozóan kontrollokat (ellenőrzési intézkedéseket) kell definiálni, bevezetni, és alkalmazni. Az üzleti folyamatokhoz kapcsolódó alapfogalmak A cég tevékenységének gyakorlása közben külső partnerekkel tart kapcsolatot, ezek a vevők, illetve a szállítók. A cég az általa beszerzett, illetve előállított terméket, vagy szolgáltatást a vevők számára értékesíti, az értékesítéshez szükséges termékeket-, illetve gyártás esetén anyagokat, alkatrészeket a szállítóktól vásárolja meg. A vásárlási folyamatokat, miként valamennyi anyagi folyamatot, információs folyamatok kísérik, az információk első megjelenési formája általában egy papíralapú bizonylat. Vásárlás esetén ez lehet szállítólevél és számla. A szállítólevél az átvett áruk tételes felsorolása mellett az átadás-átvétel (teljesítés) igazolására szolgál. A számla tartalmazza az áru ellenértékeként fizetendő összeget, kiállítása kötelező, a kifizetés csak ennek alapján történhet. A számla kiegyenlítése történhet készpénzzel, vagy banki átutalással, ennek megfelelően a számla fizetési módja lehet készpénzes, vagy átutalásos. Átutalásos fizetési mód esetén a szállító áruhitelt nyújt vevőjének, így fokozottan kell figyelnie e számlák kiegyenlítését. Ennek módja az átutalásos számlák külön nyilvántartásba vétele, e nyilvántartást folyószámlának nevezzük. Vevőink tartozását a vevői folyószámlán, Budapest, 2001.

5/54


szállítóink felé fennálló tartozásainkat a szállítói folyószámlán tartjuk nyilván. Értékesíthetünk készterméket, részegységeket, alkatrészeket, anyagokat. Ezeket összefoglaló névvel cikkeknek nevezzük. A cikkek cégnél rendelkezésre álló mennyisége alkotja az anyagi készletet, vagy röviden a készletet. A készlet lehet szabadon felhasználható, azaz szabad készlet, illetve valamely konkrét célra már felhasználásra tervezett, azaz foglalt készlet. A cég termékei iránti konkrét vevői érdeklődést vevői ajánlatkérésnek nevezzük. A szállítóink termékei iránti érdeklődésünk a szállítói ajánlatkérés. Megfelelő ajánlati válasz esetén vevői-, illetve szállítói megrendelés készül, mely visszaigazolás esetén szerződéses kapcsolatot jelent a partnerek között. A szállító a megrendelt termék rendelkezésre állása esetén szállítási értesítést küld partnerének. Törvényi előírás szerint minden működő cég köteles számlavezető bankjánál folyószámlát nyitni. E folyószámlára érkeznek a vevői átutalások, erről a számláról egyenlíti ki bankunk - átutalási megbízásunk alapján szállítói tartozásainkat. E tranzakciókról a bank banki értesítést (folyószámla kivonatot), illetve időszakonként egyenleg-értesítőt küld. Adófizetési-, járulékfizetési kötelezettségünknek a pénzbeli teljesítés mellett bevallás útján teszünk eleget az állami-, önkormányzati-, illetve társadalombiztosítási szervek ("hatóságok") felé. A vevők, szállítók, bankok, "hatóságok" egy cég legfontosabb külső partnerei, a bevezetőben vázolt bizonylatok a külső (kimenő, illetve bejövő) információhordozók. Az információs rendszerben szereplő objektumok (pl.: vevők, cikkek, stb.) számos tulajdonsággal rendelkeznek, melyeket adataik írnak le. Az egyes objektumokra tulajdonságaikkal együtt történő hivatkozás könnyebbé tételére az objektumokat kódokkal azonosítjuk. Az azonosításhoz szükséges, hogy az objektum és kódja között kölcsönös Budapest, 2001.

6/54


és egyértelmű megfeleltetést hozzunk létre, más szavakkal a kód egyedi azonosító. Az információs rendszerbe folyamatosan kerülnek be külső és belső adatok, melyeket tárolunk. Megváltozásuk, elévülésük esetén az információs rendszernek mindig rendelkeznie kell az új adatok felvitele, a meglévő adatok módosítása és - törlése, valamint az informálást biztosító lekérdezés funkciókkal. Adott vállalat valamennyi feldolgozását, számítástechnika és a telekommunikáció együttes alkalmazásával megvalósító, egységes információs rendszert integrált vállalatirányítási információs rendszernek nevezzük. Az integrált rendszerben a funkciók, tevékenységek nem keverednek és nem duplikálódnak, a feldolgozás egyes lépései úgy adják tovább az információt, hogy közben nem változik az eszköz, nincs többszörös adatbevitel. Az anyag a továbbiakban az IT erőforrások közül az „adatok, alkalmazói rendszerek, emberi tényező” (data, application systems, people) hármasra koncentrál.

Budapest, 2001.

7/54


2.

A külső információs kapcsolatok

Minden vállalkozás egy rendszer, mely kapcsolatot tart a külvilággal, tehát nyílt rendszer. Más szavakkal a rendszer határain keresztül anyagi javak, információk, stb. áramlanak. Információs rendszerről lévén szó, a következőkben az információk áramlását vizsgáljuk. Beszélünk kimenő- és bemenő információkról, melyek a rendszer határain átmenő adatfolyamok. A kimenő információk forrása a cég, nyelője lehet a vevő, a szállító, a bank, a "hatóság”. A bemenő információk nyelője a cég, forrása lehet a vevő, a szállító, a bank a "hatóság". Az információ-kapcsolati modellt az 1. ábra szemlélteti, az egyes adatfolyamok megnevezését, az ábrában alkalmazott rövidítéseket az 1-4. táblázatok tartalmazzák. Bemenő információk vevői ajánlatkérés (VAK) vevői megrendelés (VM) vevői megrendelés módosítása (VM)

Kimenő információk ajánlati válasz (VAV) visszaigazolás (VMV) visszaigazolás módosítása (VM) szállítási értesítés (VSÉ) szállítólevél (VSL) számla (VSZ)

1. táblázat: vevői információk Bemenő információk ajánlati válasz (SAV) visszaigazolás (SMV) visszaigazolás módosítása (SMV) szállítási értesítés (SSÉ) szállítólevél (SSL) számla (SSZ)

Kimenő információk szállítói ajánlatkérés (SAK) szállítói megrendelés (SM) szállítói megrendelés módosítása (SM)

2. táblázat: szállítói információk

Budapest, 2001.

8/54


Értelemszerűen a szállítói és vevői oldal információi szimmetrikusak. Megjegyzendő, hogy a táblázatban csak az alapvető információk vannak feltüntetve, és a táblázat az időrendi sorrendet nem minden esetben tükrözi. A gyakorlatban egy-egy adatfolyam el is maradhat. Bemenő információk értesítés átutalásokról (ÁTU) egyenlegértesítő (EGY) értesítés kamatokról (KAM) értesítés kifizetésekről (KIF)

Kimenő információk átutalási megbízás (ÁMB) lekötési rendelkezés (LEK) készpénzfelvételi igény (KPI) készpénz-befizetési igény (KPI)

értesítés feltételek változásáról (VÁL) értesítés befizetésekről (KIF) 3. táblázat: banki információk Természetesen az itt közölt információk az alapvető adatfolyamok, esetenként egyéb "információváltásra" is sor kerülhet. Bemenő információk folyószámla kivonatok (KIV) fizetési meghagyások (FIM) értesítés késedelmi pótlékokról (KÉS) adatközlési felhívások (ADF)

Kimenő információk adóbevallások (AB) TB jelentések (TB) adatközlések (ADK)

4. táblázat: "hatósági információk" Csak az alapvető információkat soroltuk fel. Az egyes információk szolgáltatását törvény írja elő. („compliance”)

Budapest, 2001.

9/54


Szállítók

Vevők

VSL

VMV

VAK

SAV

VM VSÉ

SAK

SSL SSÉ

VAV SM

VSZ SSZ

A vállalat ÁTU ÁTU KIF EGY

KIV KÉS LEK

VÁL KAM

TB ADK

FIM AB

ADF

KPI

A vállalat bankja

„Hatóságok”

1. ábra: külső információ kapcsolati modell

Budapest, 2001.

10/54


3.

Cikkek, készletek: folyamatok, adatmodell

A vállalkozásban előforduló késztermékek, félkész termékek, alkatrészek, anyagok segédanyagok összefoglaló elnevezése a cikk. A cikkek a vállalkozás vagyonának anyagi készletek elnevezésű komponensét alkotják. Minden cikk számos tulajdonsággal bír, a tulajdonságokat adatokkal írjuk le. Ezeket az adatokat kapcsolja össze a cikk azonosító kódja, a cikkszám. A cikkek alapvető adatai: cikkszám, megnevezés, KSH szerinti azonosító kód, mennyiség egység, nyilvántartási egységár (mely saját előállítás esetén önköltség, vásárlás esetén beszerzési egységár), eladási egységár, az Általános Forgalmi Adó (továbbiakban: ÁFA) kulcsa, a raktár(ak)ban lévő mennyisége, azaz a készlete. E legfontosabb adatokat opcionálisan célszerű kiegészíteni a cikkcsoport kód, ár adatok dátuma, minimális készlet, éves összes felhasználás (értékesítés) három évre, készletgazdálkodási paraméter adatokkal. Az egyes adatok jelentőségét az alábbiakban foglaljuk össze. A cikkszám segítségével hivatkozunk a cikkre, és ez a hivatkozás összeköti a cikket valamennyi, számunkra aktuálisan szükséges adatával. A megnevezés adat sok esetben a kívülálló számára "beszédesebben" írja le a cikket, mint a cikkszám. A KSH szerinti azonosító kódot (vámtarifaszám, szolgáltatás jegyzék szám) kötelező feltüntetni számlákban, továbbá az adótörvényben ezen kód alapján kerül meghatározásra az ÁFA kulcsa, melyet értékesítéskor a vevőnek felszámítandó ÁFA kiszámítására használunk. A beszerzési ár (önköltség) az anyagi készlet vagyon értékének kiszámításához szükséges, az eladási áron értékesítjük a cikket. Az egyes ár adatok dátuma megmutatja számunkra, hogy az ár adat értéke mennyire naprakész. A cikk egységnyi mennyiségére vonatkozik valamennyi ár adat, a mennyiség egység mutatja meg, hogy ez mekkora mennyiség. Az éves összes felhasználás három évre a cikk forgalmát mutatja, ez szerepet játszhat a beszerzendő mennyiség meghatározásában, a három év adatának összehasonlítása a forgalom lévő trendjét mutathatja. A minimális készlet, és a készletgazdálkodási Budapest, 2001.

11/54


paraméter adatok a beszerzendő mennyiség meghatározásánál bírnak jelentőséggel. A készlet adat a cikk felhasználható (értékesíthető) mennyiségét mutatja. A cikk információs rendszerben tárolandó adatai megegyeznek a felsoroltakkal. Fentiek alapján a nyilvántartási egységár szerepe fontos a vagyon értékének meghatározásában. Ennek jelentőségét mutatja be az alábbi példa: B cikk nyilvántartási ára 100,- Ft, raktárkészlete 10 db. Beszerzünk a cikkből további 10 darabot, 110,- Ft-os egységáron (beszerzési ár). B cikk készletének értéke 10 * 100,- + 10 * 110,- = 2100,- Ft. Mennyi lesz ezek után a cikk beszerzési ára ? A feltett kérdésre kétféle válasz is adható. Az első válasz természetesen hangzik: a cikknek kétféle beszerzési ára lesz, tehát rendszerünkben tárolási lehetőséget kell biztosítani két, vagy kettőnél több beszerzés esetén több beszerzési ár, valamint az adott beszerzési árhoz tartozó készlet tárolására is. A második megfontolás azon alapul, hogy a példában létrehozott 20 darabos, 2100,- Ft értékű készlet adataiból beszerzési egységárra a 2100,- / 20 = 105,- Ft számítható. Lehetőség ekkor, hogy rendszerünkben a B cikket - függetlenül attól, hogy melyik beszerzésből származik - egységesen 105,- Ft-os nyilvántartási áron tartsuk nyilván. Az így számított egységes nyilvántartási ár az úgynevezett mérlegelt átlagár. Bármely más (e két módszertől eltérő) módon képzett beszerzési ár meghamisítja a készlet-vagyon értékét. A készletgazdálkodási paraméter adat többféle jelentéssel bírhat. Példaként mutathatja azt a mennyiséget, melyet – ha a cikket a szállítótól megrendeljük – a rendelésben el kell helyezzük. E fejtegetés alapján a tárolandó adatok állományokba történő csoportosítása kétféle módon történhet, melyet az 5. és 6. Táblázat mutat be.

Budapest, 2001.

12/54


Cikktörzs állomány cikkszám megnevezés KSH szerinti azonosító kód mennyiség egység nyilvántartási egységár nyilvántartási egységár dátuma eladási egységár eladási egységár dátuma cikkcsoport kód tárgyévi összes felhasználás tavalyi összes felhasználás tavalyelőtti összes felhasználás minimális készlet készletgazdálkodási paraméter ÁFA kulcs

Készlettörzs állomány cikkszám szabad készlet foglalt készlet raktárkód utolsó kivét dátuma utolsó bevét dátuma

5. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, mérlegelt átlagáras modell E modell esetén a készlettörzsben minden cikk annyiszor van bejegyezve, ahány raktárban a cikk előfordul. (Több raktár esetén annyi rekordja van.) Az egyes raktárak azonosító kódja a raktárkód. Az utolsó kivét- és bevét dátumadatokról eddig nem esett szó, ezek utalhatnak a készlet lassú mozgására.

Budapest, 2001.

13/54


Cikktörzs állomány cikkszám megnevezés KSH szerinti azonosító kód mennyiség egység eladási egységár eladási egységár dátuma cikkcsoport kód tárgyévi összes felhasználás tavalyi összes felhasználás tavalyelőtti összes felhasználás minimális készlet készletgazdálkodási paraméter ÁFA kulcs

Készlettörzs állomány cikkszám szabad készlet foglalt készlet beszerzési egységár raktárkód utolsó bevét dátuma utolsó kivét dátuma

6. táblázat: cikk és készlettörzs adatok, egyedi beszerzési áras modell A cikk készletrekordja ebben az esetben annyiszor fordul elő, ahány raktárban / különböző beszerzési áron található meg. Ez a tárolási mód biztosítja azt, hogy minden egyes különböző beszerzési ár tárolásra kerüljön. A két módszer összevetéséből megállapítható, hogy a mérlegelt átlagáras módszer alkalmazása esetén kevesebb adat tárolandó, ami hosszú távon gyorsabb működést- és tároló kapacitás megtakarítást eredményez. "Természetesen" ez a módszer sem hibátlan: a számítások során keletkező kerekítési hibák külön kezelést igényelnek, hogy a készletvagyon értéke pontos legyen. A korábbiakban még nem esett szó a cikkcsoport kódról. A vállalkozásnál fellelhető cikkek valamely önkényesen választott közös tulajdonság alapján csoportokba sorolhatók, és egy-egy csoportot célszerűen kódjával azonosítunk. A választott kódokat megnevezésükkel, és esetleg további, a csoport egészére jellemző adatokkal az információs rendszerben nyilvántartjuk. E nyilvántartás rendszerint egy "szótár állományban" történik. Hasonló szótár

Budapest, 2001.

14/54


állomány használata ajánlott a raktárkódok leírására is. A 7. Táblázat példaként bemutatja a cikkcsoport kódok szótár állományát. A táblázatban a legszükségesebb kód és leírás adatokon túlmenően néhány járulékos adatot is felvettünk, melynek tárolása a rendszer működése szempontjából célszerű. Cikkcsoportok szótár állománya Cikkcsoport kód Megnevezés felelős személy kódja szokásos árrés 7. táblázat: cikkcsoport kódok szótár állománya A cikk és készlet adatok a cég működésének legtöbb folyamatában szerephez jutnak: a vevők kiszolgálásában, a beszerzésben és a gyártásban. Ebből következően a működése során a készletek folyamatosan változnak, a szokásos szóhasználattal: „mozognak”. A készletmozgások: raktári bevét, kivét (gyártó tevékenység céljára), raktárközi átmozgatás, eladás, vevői visszáruzás, szállítói visszáru. Speciális mozgások: a selejtezés és a nyilvántartás módosításai. Bevét a beszerzésből, vagy gyártásból származó cikkek új mennyiségeinek készletre vétele. A bevételezés egyszerűsített folyamatát a 2. ábra szemlélteti. A kivét a gyártáshoz szükséges anyagok, alkatrészek raktárból történő kivételezése. Raktárközi átmozgatás esetén a cikket a cég egyik raktárából másik raktárába szállítjuk. Az eladás és vevői visszáruzás a vevői értékesítéssel kapcsolatos tevékenységek, ezekre a 7. fejezetben térünk vissza. A szállítói visszáru a beszerzett árunak valamely okból a szállító által történő visszavásárlása, a selejtezés a meghibásodott és javíthatatlan áru készletről történő eltávolítása. A nyilvántartás módosításaira merül fel igény, ha a raktárban leltározás során fellelhető készlet nem egyezik meg az információs rendszer által nyilvántartottakkal.

Budapest, 2001.

15/54


Cikktörzs

Számla Cikk adat keresése

Létezik ?

nem

Cikk adatok rögzítése

igen Készlet rögzítése

Meglévő készlet adat keresése

Létezik ?

nem

Nyilv. eár. módosítása

igen Nyilv. eár. módosítása

Napló állom.

Készlet módosítás

Készlet törzs

Naplózás

Bizonylat nyomtatás

Bevét bizonylat

2. ábra: a bevételezés vázlatos folyamata

Budapest, 2001.

16/54


A rendszer állapotainak rekonstruálhatósága céljából a készletmozgásokat napló állományokban rögzítjük. Minden egyes mozgásról nyomtatott bizonylat készül, mely rögzíti a mozgással kapcsolatos alapvető adatokat: cikkszám, mennyiség, nyilvántartási egységár, dátum, felelős, ok, bizonylatszámok. A napló állományok adattartalma a 8. és a 9. Táblázatokban látható. Bevételezés cikkszám mennyiség beszerzési egységár Fogadó raktár kódja a tevékenységért felelős kódja a bevételezési bizonylat száma az alap bizonylat száma a mozgás dátuma

Kivételezés cikkszám mennyiség nyilvántartási egységár kiadó raktár kódja a tevékenységért felelős kódja a kiadási bizonylat sorszáma a felhasználó bizonylat sorszáma a mozgás dátuma

8. táblázat: a bevét és kivét napló adattartalma Raktárközi átmozgatás cikkszám mennyiség nyilvántartási egységár fogadó raktár kódja kiadó raktár kódja a tevékenységért felelős kódja az átmozgatási bizonylatszám az alap bizonylatszám a mozgás dátuma

Módosítás cikkszám mennyiség nyilvántartási egységár az érintett raktár kódja a módosítás oka a tevékenységért felelős kódja a módosítási bizonylatszám az alap bizonylatszám a mozgás dátuma

9. táblázat: az átmozgatás és módosítás napló adattartalma Látható, hogy az eltárolandó adatok köre, és ezért az állományok struktúrája nagymértékben hasonló. Fontos dolog, hogy a mozgásokat az információs rendszerbe bevivő személyek azonosíthatók legyenek ezt rögzíti a felelős kódja -, az egyes tevékenységek végrehajtását a rendszerben jogosultsághoz kötjük. („confidentality”, a tevékenység Budapest, 2001.

17/54


és az információ „érzékenysége” miatt a tevékenységet nem végezheti el tetszőleges felhasználó, csak a feljogosított=authorised.) A napló állományok szerepe az, hogy az adatváltozásokat kiváltó mozgások rekonstruálhatók legyenek. Ha ismert minden egyes cikk készlete két időpontban, egy nyitó- és egy záró időpontban, akkor a nyitó időpont készletéből kiindulva, azt a napló állományokban tárolt változás adatokkal korrigálva a záró időpont készletét kell kapjuk, minden egyes cikkre. Ha ez nem igaz, akkor a rendszerben tárolt adatokban hiba van. Az anyagban első alkalommal történik hivatkozás bizonylatokra, és az azokat azonosító kódokra, a bizonylatszámokra. A bizonylat minden esetben a rendszerbe bevitt adatokat tartalmazó papíralapú adathordozó, melynek azonosító kódja van. Eredetét tekintve a bizonylatot előállíthatja az információs rendszer az adatbevitel során, illetve származhat külső forrásból. A bizonylatok hordozója tehát ma még a legtöbb esetben papír, ennek oka a hazai törvényi szabályozás. Például a számla bizonylat ma még csak papír alapon számít a vásárlás tényét rögzítő bizonylatnak törvényeink szerint. Ez a közeljövőben várhatóan változik, a megfelelő feltételeknek eleget tevő elektronikus bizonylatok a papír alapú bizonylatokkal egyenértékűvé válnak.

Budapest, 2001.

18/54


4.

A vevők és szállítók: folyamatok, adatmodell

A cég értékesítési folyamata szempontjából meghatározó kapcsolatai a vevői és szállítói kapcsolatok. E kapcsolatok rendszeres és intenzív kommunikációban valósulnak meg a partnerek között, ezért célszerű a visszatérő vevők és szállítók adatainak tárolása a rendszerben. Tárolási szempontból a vevők legfontosabb adatai: a vevő neve, címe (telephely és értesítési), számlavezető bankja, banki számlaszáma, telefonszáma(i), fax száma(i), a kapcsolattartó személy neve, email címe. Adott vevőről opcionálisan további hasznos adatokat tarthatunk nyilván: a fizetési kedvezmény mértéke, a fizetési határidő (átutalásos fizetési mód esetén), éves összes vásárlása 3 évre, fizetőképessége, esetleges csoportba sorolása. Mindezen adatokat a vevőkóddal kapcsoljuk össze. A fenti adatok megegyeznek a tárolandó adatokkal. Az egyes adatok felhasználása, jelentősége: a név, cím, kapcsolattartó személy adatokat levelezésben használhatjuk, a név és a cím a számlán kell szerepeljen. A fizetési kedvezmény, fizetési határidő adatok a számlázásnál jelentősek. A vevő "jóságát" jellemzi az éves összes vásárlás, valamint a fizetőképességi információ adat. A három év adata trendet tükrözhet. Itt jegyezzük meg, hogy a fizetőképességi információ kizárólag arra utal, hogy a vevő cégünk felé mennyire "jól" (határidőben, pontosan) fizet. A fizetési kedvezmény mértéke adat a kedvezményadás módjától függően változó tartalmú lehet. Az árkedvezmény adott cikkre vonatkozóan általában a cikk lista-árának egy előre megadott százalékkal való csökkentését jelenti. Adott cikk esetében az árcsökkentést alapvetően a vevőtől és a cikk beszerzési árától függ. Ez a „kettős függés” a rendszerben többféle módon tárolható, itt példaképp egy lehetséges megoldást szemléltet a 10. Táblázat.

Budapest, 2001.

19/54


Engedmény 1. csoport 1. Kedvezmény Cikkcsoport % … … k. Kedvezmény Cikkcsoport %

Engedmény 2. csoport Kedvezmény % … Kedvezmény %

… Engedmény n. csoport … Kedvezmény % … … … Kedvezmény %

10. táblázat: cikkcsoportok és vevői engedmény-csoportok A vevői adatok időben változhatnak. E változásokat az információs rendszer tárolt adatain is át kell vezetni. Általában egy a vevőihez hasonló nyilvántartással kapcsolatosan az információs rendszer az alábbi tevékenységek elvégzésére kell képes legyen: új vevő adatainak felvitele, a nyilvántartásban szereplő vevő adatainak módosítása, - törlése különféle szempontok szerinti lekérdezések. Az egyes tevékenységek elvégzésekor biztosítani kell, hogy egy vevő se kerülhessen kétszeresen a nyilvántartásba. Ezt a felvitel és a módosítás tevékenységeknél szigorú ellenőrzésekkel kell biztosítani. A vevőnév és a cím adatok nehezen ellenőrizhető, szöveges információt tartalmaznak, itt védekeznünk kell az esetleges rögzítési pontatlanságok ellen. Erre számítógépes eljárásokat készíteni nehézkes, egy a szöveges adatok rögzítendőre "fordítását" előíró belső szabvány nyújthat segítséget. A duplikációk feltárására a vevőt egyértelműen azonosító adat szükséges, ez a banki számlaszám lehet. A duplikáció gyanúja esetén a végső döntés emberi döntés kell legyen. A törlés meglévő nyilvántartás esetén szükséges funkció, de ne használjuk ! Egy működő rendszer számos korábbi adata hivatkozhat a törölni kívánt vevőre, és ekkor a vevő amúgy sem törölhető a nyilvántartásból, mert a vevőkódos hivatkozás a törlés miatt értelmezhetetlenné válna. Természetesen az olyan vevő adatai, amelyikkel a cégnek már több éve nincs kapcsolata, törölhetők a rendszerből. A nyilvántartás alapján szolgáltatható információk köre meglehetősen széles lehet, példaként felsorolunk néhányat: adott vevő Budapest, 2001.

20/54


adatainak megjelenítése, a teljes vevőtörzs névsoros listája nyomtatóra, időszakos vevői toplista, stb. A szállítók nyilvántartandó és eltárolandó adatai szinte teljes mértékben megegyeznek a vevői adatokkal, a különbség értelemszerűen adódik: nem szükséges a fizetőképességi információ, szükség lehet megállapodás esetén fizetési mód feljegyzésére, a vevőkód helyett szállítókód szerepel, továbbá ajánlott az adóigazgatási azonosító kód (adószám) nyilvántartásba vétele. Az információs rendszer által támogatandó tevékenységek, a tevékenységek ellátásának módja teljes mértékben megegyezik a vevőknél mondottakkal. A vevők eltárolt adataihoz tartozó táblák (állományok) egy lehetséges megvalósítását a 3. ábra mutatja be. Itt jegyezzük meg, hogy a kódolt adatok (kivéve a vevőkódot) jelentését a szokásos szótár állomány kell tartalmazza.

Budapest, 2001.

21/54


Vevői címek vevőkód irányítószám (ország) város utca és házszám

Kapcsolattartók nevei

Vevői alapadatok vevőkód vevőnév fizetőképesség szokásos fizetési mód szokásos fizetési határidő csoport kód árkedvezmény adat

vevőkód név telefonszám beosztás

Vevői bankok vevőkód bank neve vevő banki számlaszáma

Vevői vásárlások vevőkód év összes vásárlás

3. ábra: vevői adattáblák egy lehetséges megvalósítása

Budapest, 2001.

22/54


5.

A vevők kiszolgálása: folyamatok, adatmodell

A vevővel történő első találkozás az esetek túlnyomó részében a cég valamely terméke iránti vevői érdeklődés. Az adott cikkre vonatkozó érdeklődés tekinthető vevői ajánlatkérésnek. Ez történhet szóban és írásban egyaránt, a vevőt az érdekli, hogy adott cikket milyen áron és szállítási határidővel tudunk részére biztosítani. A rendszeresen visszatérő vevők ajánlatkéréseit célszerű tárolni, különösen akkor, ha az igény nem elégíthető ki a meglévő raktári készletről. Így az ajánlatkérések kezelésének első lépése az ajánlatok rögzítése. Második lépés a megválaszolás, melyet írásos formában teszünk. (Természetesen a ritkán előforduló vevő készletről kiszolgálható igényét nem szükséges írásban megválaszolni.) A rögzítés első fázisában a vevőt azonosítjuk, tisztázzuk, hogy szerepel-e már vevőtörzsünkben. Szükség esetén a vevőt felvesszük a nyilvántartásba. Második fázis a vevői igény tisztázása, melynek során az igényt a cégnél alkalmazott cikkszámokkal fogalmazzuk meg. Az ajánlatkérések adatait a 11. Táblázat szemlélteti. Vevői ajánlatkérések Vevőkód ajánlatkérés dátuma ajánlat azonosító kód vevői hivatkozási szám

adatai cikkszám mennyiség kért ár kért határidő ajánlott ár ajánlott határidő állapotjelző megválaszolás dátuma ajánlat azonosító kód

11. táblázat: a vevői ajánlatkérések tárolandó adatai A táblázat bal oldalán az ajánlatonként egyszer -, jobb oldalán az ajánlatonként többször előforduló adatok helyezkednek el. Így a táblázat egyben javaslat tároló állományok adattartalmának meghatározására is.

Budapest, 2001.

23/54


A javaslat esetünkben két állományt tartalmaz: egy "ajánlat-fej" (baloldal), és egy "ajánlat-tétel" (jobb oldal) állományt. A fej állomány tartalmazza az ajánlatonként egyszer előforduló adatokat, a tétel állomány pedig a többször előforduló adatokat. A két állomány között a kapcsolatot az ajánlat azonosító kód teremti meg. Az adott tárolási forma redundancia mentes. Egy másik tárolási lehetőség, ha valamennyi adatot egy állományban tároljuk, ekkor nem tároljuk külön az egyszer előforduló adatokat, minden egyes rekord minden (a táblázat bal- és jobb oldalán szereplő) adatot tartalmaz. Ez a forma redundáns, de növeli a biztonságot. A két tárolási forma közötti választási lehetőség a rendszer sok pontján előfordul még, az itt közölt elemzést azonban a későbbiekben mellőzzük, kizárólag a kétállományos, redundancia mentes megoldást ismertetjük. Néhány szó a tárolandó adatokról. A rögzítés során ismert a vevőkód, az ajánlatkérés dátuma, az ajánlat azonosító kód, a cikkszám, a mennyiség, a kért ár és - határidő, valamint a vevő saját azonosító kódja, a vevői hivatkozási szám. A megválaszolás időpontjáig kell tisztázni az ajánlott ár és - határidő adatokat, melyek cikkenként különbözőek lehetnek. Ezekkel az adatokkal folyamatosan egészül ki az állomány, és a megválaszolás dátuma adat a válasz elkészülésekor töltődik ki. Az állapotjelző azt mutatja meg számunkra, hogy hol tart a folyamat, a kérést rögzítettük, már meg is válaszoltuk. A megválaszolásban számos, a rendszerben tárolt, adat lehet segítségünkre. Példaként elég a raktári információkat, a később tárolandó szállítói ajánlat- és megrendelés információkat említenünk. Az ajánlatkérések utóélete egyetlen kérdésre korlátozódik, lett-e az ajánlatkérésből megrendelés, eladás. Ezt a feladatot már a vevői megrendelések kezelése modul oldja meg. A későbbi elemzések megkönnyítésére a siker / kudarc jelzését is az állapotjelzővel oldhatjuk meg. A vevői megrendelés a vevői igény konkrét jelentkezési formája, a vevő vásárlási szándékát jelzi. A megrendelés keletkezhet szóban és írásban, de megválaszolása - a megrendelés visszaigazolás feltétlenül írásban kell történjen. Miután a visszaigazolással szerződéses kapcsolat jön létre a vevő és szállítója között, a Budapest, 2001.

24/54


visszaigazolásban gondosan kidolgozott adatokat szerepeltetünk. A megrendelés visszaigazolást megelőző válasz-kidolgozási fázist röviden elbírálásnak nevezzük. A vevő részére raktárról kiadható tételekről szállítási értesítést küldünk. Így tehát a megrendelés kezelés munkafázisai: megrendelés rögzítése, elbírálás, visszaigazolás, szállítási értesítés. Megjegyezzük, hogy az ajánlatkérések, megrendelések kezelésének fenti folyamata elvi, teljes folyamat. A gyakorlatban a folyamat egyes lépései kimaradhatnak. A megrendelés rögzítése folyamat nagyon hasonló az ajánlatkérés rögzítésének folyamatához, ezért azt itt nem részletezzük. A rögzítés időpontja ideális arra, hogy azonosítsuk, kapcsolódik-e korábbi ajánlatunk a megrendeléshez. Ha van ajánlati kapcsolata a megrendelésnek, akkor az ajánlatban szereplő adatokkal már itt kiegészíthetjük a megrendelés adatait. (Ajánlott ár, határidő.) Az elbírálás feladatáról külön is kell néhány szót szólni. Kiinduló feltételként fogadjuk el, hogy egyidejűleg több vevő, vevőnként több cikket rendel meg. Az igények kielégítésének vizsgálatát cikkenként kell elvégezni, hiszen több vevőnek is lehet igénye ugyanarra a cikkre. Először azt vizsgáljuk, hogy az igények, vagy egy részük a rendelkezésre álló raktári készletből kielégíthető-e. Természetesen a vevői igények kielégítésére csak a szabad készlet használható fel. Ha a szabad készlet nem fedezi a vevői igényeket, akkor beszerzésből, vagy gyártásból kell megteremteni az igények fedezetét. A továbbiakban csak a beszerzés útján történő készletpótlást vesszük figyelembe, az anyag korlátozott terjedelme miatt. A beszerzésből származó készletpótlás forrásai a szállítói megrendelések. Két eset lehetséges, vagy van már az adott cikkre vonatkozó korában feladott szállítói megrendelésünk, vagy a jelen igények alapján új szállítói megrendelést kell feladnunk. Az első esetben, a folyamatban lévő szállítói megrendelés fedezheti a felmerült vevői igényeket, és ha a szállítói megrendelés már visszaigazolt rendelés, akkor a vevői rendelés(ek) adott cikkre vonatkozó tételsorai is visszaigazolhatók. Ha új rendelést kell feladni, akkor a vevői rendelés visszaigazolása csak a szállítói rendelés visszaigazolása után biztonságos. Ha eldöntöttük, hogy adott rendelést készletről elégítjük ki, akkor célszerű a megrendelésben szereplő mennyiséget szabad készletről foglalt készletre átmozgatni. A mennyiségek ilyen típusú Budapest, 2001.

25/54


megkülönböztetését a vevői- és szállítói megrendelésekben is célszerű megtenni. Vevői rendelés teljesítése esetén ugyanis tudnunk kell, hogy foglalt-, vagy szabad készletről adható ki a mennyiség. Szállítói rendelések esetén a rendelésben szereplő mennyiségekről tudnunk kell, hogy mekkora hányadát "ígértük el" vevői rendelésekre, és a jelen elbírálás során mekkora az a mennyiség, mellyel szabadon gazdálkodhatunk. A megrendelések tárolandó adatait a 12. Táblázat tartalmazza. Vevői megrendelések adatai vevőkód vevői megrendelés azonosító kód vevői hivatkozási szám megrendelés dátuma

Cikkszám Vevői megrendelés azonosító kód rendelt mennyiség (szabad) rendelt mennyiség (foglalt) kért / visszaigazolt határidő visszaigazolás dátuma állapotjelző kért / visszaigazolt ár foglaltság jelző teljesített mennyiség (szabad) teljesített mennyiség (foglalt) teljesítés dátuma raktáron rendelkezésre álló mennyiség felelős kódja

12. táblázat: a vevői megrendelés tárolandó adatai A táblázat adatainak jelentős része az eddig elmondottak alapján ismerős. Az állapotjelző mutatja a megrendelés-kezelés folyamatának állapotát: rögzített, elbírálás megtörtént, visszaigazolt, szállítási értesítés kiküldve, teljesítve, részben teljesítve, törölve. Itt jegyezzük meg, hogy a vevői igény módosulhat. Ezt a módosulást kereskedelempolitikai szempontok miatt - célszerű figyelembe venni. Ha a módosítás mennyiségi növekedést jelent, akkor azt javasolt új vevői megrendelésként kezelni. A mennyiségi csökkenést a már meglévő rendelésen végezzük el, ha a mennyiségi igény nullára csökken, az a rendelési tételsor törlését jelenti. Igény módosulás

Budapest, 2001.

26/54


esetén új visszaigazolás készítendő. A részben teljesített állapot akkor következhet be, ha a szállító a tőle rendelt mennyiséget részletekben szállítja le, ez az úgynevezett rész-szállítás. Erre az esetre a 6. fejezetben még visszatérünk. Ez utóbbi tény indokolja az eddig teljesített mennyiség (szabad, foglalt), és a raktáron rendelkezésre álló mennyiség adatok bevezetését. A foglaltság jelző azt mutatja meg, hogy a rendelt mennyiség már a raktárban rendelkezésre áll, vagy még szállítói rendeléshez kapcsolódik, esetleg a két eset kombinációja valósult meg. Azt a kapcsolatot, hogy az adott cikkre vonatkozó vevői rendelés, melyik szállítói megrendelés(ek)ből kerül kielégítésre, a külön táblában tároljuk, melyet a 13. Táblázat mutat be. Az adatok kitöltése a vevői rendelés szállítói rendeléshez történő kapcsolásakor történik. A szállítói megrendeléshez kapcsolás esetén a szállítói megrendelésben a vonatkozó mennyiséget szabad mennyiségről foglalt mennyiségre kell átmozgatni. Vevői megrendelés tétel kapcsolata a szállítói megrendelés tétellel vevői megrendelés azonosító kód cikkszám szállítói megrendelés azonosító kód kapcsolt mennyiség kapcsolat létrehozásának dátuma felelős kódja 13. táblázat: a vevői és szállítói megrendelés tételek kapcsolata Az elbírálás folyamatát tovább bonyolíthatják a készletről, vagy már feladott szállítói rendelésből részben kielégíthető igények. A készletről kielégíthető igények, és a vevői megrendelések kapcsolatát hasonló táblában lehet definiálni, és a 14. Táblázat mutatja be.

Budapest, 2001.

27/54


Vevői megrendelések kapcsolata a foglalt készletekkel vevői megrendelés azonosító kód cikkszám mennyiség raktárkód foglalás dátuma felelős kódja 14. táblázat: a vevői megrendelés tételek és foglalt készletek kapcsolata Ha új szállítói rendelést kell feladni, akkor a vevői rendelés egyes adatait egy tranzakciós állományban célszerű a funkció felé átadni. Ennek tartalmát a 15. Táblázat mutatja be. Szállítótól megrendelendő tételek vevői megrendelés azonosító kód cikkszám rendelt mennyiség kért határidő vevői felelős kódja szállítói felelős kódja igény dátuma szállítótól történő megrendelés dátuma állapotjelző 15. táblázat: a szállítótól megrendelendő tételek Az állomány adatait a szállítói megrendelések feladatkör dolgozza fel. A vevői megrendelés teljesítés adatai a számlázás és szállítólevél készítés funkció működése során kerülnek az állományba. A raktáron rendelkezésre álló mennyiség adat aktualizálása a szállítói megrendelésből származó cikkek bevételezésekor történik.

Budapest, 2001.

28/54


6.

Beszerzés: folyamatok, adatmodell

A beszerzés funkció gondoskodik az értékesítésre kerülő késztermékek, a gyártáshoz szükséges cikkek megfelelő időpontban történő rendelkezésre állásáról. A beszerzést megelőzően meghatározandó a beszerzendő cikk fajtája, mennyisége és a beszerzési forrás. A beszerzési forrás meghatározása szállítói ajánlatkérés útján történhet, melynek tárolandó adatai analógok a vevői ajánlatkérések adataihoz. A megvásárolandó cikkek lehetnek akár közvetlenül -, akár szállítói megrendelés útján beszerezhetők. Mindkét esetben komoly feladat a beszerzési tételnagyság, azaz a megvásárolandó mennyiség meghatározása. Az ehhez szükséges adatok a meglévő raktárkészlet, a cikk éves felhasználása, a minimális készlet, a vevői rendelések és a készletgazdálkodási paraméter. Ezzel a klasszikus készletgazdálkodási feladattal itt nem foglalkozunk, tárgyalásunkat a jelentős adminisztrációt igénylő szállítói megrendelések kezelésére korlátozzuk. Szállítói megrendelés "feladásakor" elsődleges input a "lefedetlen" vevői rendelések tranzakciós állománya. Az itt szereplő cikkek beszerzése ugyanis rövid távú forgótőkelekötést igényel. Természetesen a megrendelés feladás időpontjában még nem ismert, de várható vevői igények miatt az egyes cikkekből rendelt mennyiség meghaladhatja a jelenleg ismert mennyiségi igényeket. Megrendelhetünk továbbá olyan cikkeket is, melyekre pillanatnyilag nincs vevői igény, de az az "előrejelzések" alapján várható. Ennek alapján az ismert rendelésekből származó mennyiségek a szállítói rendelés foglalt mennyiségeit, a becsült, várható igények pedig a rendelés szabad mennyiségeit alkotják. A szállítói rendelések kezelésével, követésével kapcsolatos tevékenységek: a rendelés rögzítése, a rendelés megküldése a szállítónak, a visszaigazolás adatainak feldolgozása, a beérkező áru készletre vétele. A rendelés rögzítése során tölthető ki a kapcsolódó rendelésszám a vevői megrendelésben, a megküldés technikai feladat, a visszaigazolás adatainak feldolgozása után tölthetők ki a vevői rendelés határidő és ár adatai biztonságosan. A szállítói rendelések eltárolandó adatait a 16. Táblázat szemlélteti.

Budapest, 2001.

29/54


Szállítói megrendelések adatai szállítókód megrendelés dátuma szállítói megrendelés azonosító kód szállítói hivatkozási szám

cikkszám rendelt mennyiség (szabad) rendelt mennyiség (foglalt) szállítói megrendelés azonosító kód visszaigazolás dátuma kért / visszaigazolt határidő állapotjelző kért / visszaigazolt ár teljesített mennyiség (szabad) teljesített mennyiség (foglalt) teljesítés dátuma felelős kódja

16. táblázat: szállítói megrendelések tárolandó adatai Az állapotjelző tükrözi a megrendelési folyamat állapotát: rögzítve, elküldve, visszaigazolva, (szállítási értesítés érkezett), teljesítve, részben teljesítve, törölve. Az állapotjelző "értékeiből" látható, a szállítói rendelés is módosítható. A teljesítéssel kapcsolatos adatok a beérkező áru készletre vételekor tölthetők ki. Ugyanekkor gondoskodni kell a kapcsolódó vevői megrendelések megfelelő adatainak karbantartásáról is. Problémát okozhat a szállítói rész-szállítás. Ekkor a vevői megrendelések kielégítési sorrendjét elsődlegesen emberi döntéshozatal útján célszerű meghatározni. További lehetőség a vevői rendelések FIFO („First In First Out”) elv alapján történő teljesítése. A rendszerben a két módszer közül történő választás ajánlható. A dátum adatok a szállító gyorsaságát, pontosságát jellemzik, és így minősítését támogatják. Itt térünk ki arra, hogy a vevői - és szállítói megrendelések adatai milyen információ - szolgáltatási lehetőséget biztosítanak: - teljesítetlen megrendelések (vevői, szállítói), - határidőn túl teljesített megrendelések (vevői, szállítói), - adott cikk teljesítetlen megrendelései (vevői, szállítói), - adott vevő teljesítetlen megrendelései,

Budapest, 2001.

30/54


- adott szállító teljesítetlen megrendelései, - mely cikkek megrendelései késnek rendszeresen (vevői, szállítói), - törölt vevői rendelések, - adott cikk adott időpontig beérkező megrendelései, - adott időpontig beérkező összes szállítói rendelés, - stb. A vevői megrendelés rögzítés, elbírálás, valamint a szállítói megrendelés felvitel, szállítói visszaigazolás rögzítése folyamatokat és a tevékenységek kapcsolatait vázlatosan a 4. és 5. ábrák szemléltetik.

Budapest, 2001.

31/54

Dr. Holyinka Péter: Vállalati információs rendszerek Vevői megrendelés

Vevői Ajánlatkérések

Vevőtörzs

Vevői megrend elések

Rögzítés

Készlettörzs

Cikktörzs Elbírálás

Szállítói Megrendelések

Szállítói Ajánlatkérések

Vevői Rend. Száll.r. Fogl.

Vevői Rend. KészletFogl.

Szállítótól megrendelendő

Vevői megrend. Visszaig.

Vevői megrendelés visszaigazolás

4. ábra: a vevői megrendelés rögzítés, elbírálás vázlatos folyamata

Budapest, 2001.

32/54


Készlettörzs

Cikktörzs

Szállítótól Megrendelendő

Szállítói Megrendelés felvitel


Szállítói megrend.

Száll. Ajánl. kérések

Vevői Rend. Száll.r. Fogl.

Szállítói megrendelés visszaigazolás


Szállítói Visszaigazolás feldolgozás Vevői Megrendelések

Vevői megrendelés visszaigazolás

Vevői megr. visszaigazolás

5. ábra: a szállítói megrendelés felvitel, szállító visszaigazolás rögzítésének vázlatos folyamata

Budapest, 2001.

33/54


7.

Számlázás, szállítólevél készítés, kapcsolódó feladatok: folyamatok, adatmodell

A vevők kiszolgálása az áru átadásával - átvételével ér véget. Az átadás átvétel tényét papíralapú bizonylat rögzíti, mely számla, vagy szállítólevél. A két bizonylat adattartalmát az 17. és 18. Táblázatok szemléltetik. A számla bizonylat adattartalma vevői név, cím szállítói név, cím, adószám teljesítés helye teljesítés dátuma számla dátuma fizetési határidő számla sorszám

cikkszám megnevezés KSH szerinti azonosító kód mennyiség egység mennyiség egységár ÁFA nélkül ÁFA kulcs tételsor érték ÁFA nélkül számla érték összesen ÁFA nélkül az ÁFA értéke ÁFA alap ÁFA kulcsonként tételsor értéke ÁFÁ-val növelve ÁFA összege ÁFA kulcsonként ÁFA érték összesen mindösszesen fizetési mód késedelmi kamat mértéke átadás - átvétel igazolása 17. táblázat: a számla bizonylat adattartalma A szállítólevél bizonylat vevői név, cím szállítói név, cím teljesítés helye teljesítés (szállítólevél) dátuma szállítólevél sorszáma átadás - átvétel igazolása

adattartalma cikkszám megnevezés mennyiség egység mennyiség

18. táblázat: a szállítólevél bizonylat adattartalma Az áru átadása a teljesítés. Törvényi előírás szerint a teljesítés után számlát kell adni. A vevő az áru ellenértékét csak a számla alapján Budapest, 2001.

34/54


fizeti - és fizetheti ki. A szállítólevél kiállítása a gyakorlatban azért terjedt el, mert sok vállalatnál elkülönült az áru átadásának és a számlázásának helye, tevékenysége. Célja az áru eredtének -, az átadás-átvétel megtörténtének igazolása. A számla adattartalma törvényileg előírt, a 17. Táblázatnak kell megfeleljen. A vevői és szállítói adatok már ismertek, a teljesítés helye az a földrajzi hely, ahol az áru átadása megtörtént, a teljesítés dátuma pedig annak időpontja. A számla dátuma a kiállítás dátuma, mely a teljesítés dátumától különbözhet, ha az árut szállítólevéllel adtuk át egy korábbi időpontban. A fizetési határidő a fizetési módtól függ, készpénzes fizetési mód esetén megegyezik a számla dátumával, átutalásos fizetési módnál a vevői fizetési határidőtől függő. A számla sorszám a számla azonosító kódja. Itt jegyezzük meg, hogy a számla úgynevezett szigorú számadású bizonylat, azaz a számla sorszámok egyesével növekvők, sorszám ki nem maradhat, és nincs két azonos sorszámú számla. A számla tételsorai írják le a vásárolt cikkeket, és azok árát. A tételsor érték a mennyiség és az egységár szorzata, a számla érték ÁFA nélkül összesen a tételsor értékek összege. A számla végén ÁFA kulcsonkénti bontásban kell feltüntetni az ÁFA alapját és összegét, valamint az összes ÁFA és mindösszesen értékeket. Fentiekből következik, hogy az egységár, és a tételsor értéke adatok ÁFA nélküli értékek. A számlát az átadás - átvétel igazolása, valamint a késedelmes kiegyenlítés esetén felszámított kamat közlése zárja. Az elmondottakból a szállítólevél adattartalma értelemszerűen következik. A számlázás folyamata eltérő lehet a megrendeléssel rendelkező vevő, és az "ad hoc" igénnyel jelentkező vevő esetén. Előbbi esetben az igény adatok, valamint az igény alapján, raktáron lévő, kiszolgálható cikkek az információs rendszerben már adottak  Utóbbi esetben viszont a vevői igény, a vevői adatok, valamint a tervezett fizetési mód tisztázása csak ekkor történhet meg. Természetesen az "ad hoc" vevői igény csak szabad készletről -, a megrendelt cikkek pedig a foglalt készletről elégíthetők ki. A számlakészítés folyamatát úgy kell az információs rendszernek támogatnia, hogy a vevői igénnyel a készletet azonnal csökkentse,

Budapest, 2001.

35/54


így adott cikk készletének lekérdezésekor a kapott információ mindig aktuális lesz. Az elkészült számlák, szállítólevelek adatait a rendszerben tároljuk, informálási, ellenőrzési céllal. A szállítólevelek tárolt adataiból "automatikusan" számla készíthető. A rendszerben megőrzendő adatokat a 19. és 20. Táblázatok mutatják be. A szállítólevél tárolt adatai szállítólevél sorszám vevőkód teljesítés (szállítólevél) dátuma

cikkszám mennyiség beszerzési egységár (ÁFA nélkül) kiadó raktár kódja felelős kódja állapotjelző

19. táblázat: a szállítólevél tárolt adatai A számla tárolt adatai számla sorszám vevőkód teljesítés dátuma számla dátuma fizetési mód fizetési határidő

cikkszám mennyiség beszerzési egységár (ÁFA nélkül) eladási egységár (ÁFA nélkül) kiadó raktár kódja felelős kódja szállítólevél szám (ha volt) vevői megrendelés azonosító kód (ha volt)

20. táblázat: a számla tárolt adatai A táblázatokból látható, hogy a tárolt és a lista információk különbözőek. Nem szükséges tárolni ugyanis a vevőkód által egyértelműen azonosított név, cím, fizetési határidő adatokat, a cikkszám által azonosított megnevezés, KSH szerinti azonosító kód, mennyiség egység adatokat. A szállítói - és a teljesítés helye adatok pedig teljesen egyértelműek. A nyomtatott információkhoz képest többletként megjelenő raktárkód adat a készletmozgások teljes körű ellenőrizhetőségét szolgálja. A beszerzési - és eladási egységárak eladás időpontjában érvényes értékét az eladás időpontjában rögzíteni kell, mert egy az eladást követő beszerzés Budapest, 2001.

36/54


adatainak feldolgozása módosíthatja ezeket az értékeket, így a későbbiekben nehezen reprodukálhatók. Az aktuális érték fontos a vagyonváltozás értékének pontos meghatározásához, hisz az értékesítés során vagyonváltozás következik be. Ennek tárgyalására a 10. fejezetben térünk vissza. A vevő számára a megvásárolt áru valamely okból feleslegessé válhat: nem erre az árura volt szüksége, minőségi kifogás, stb. Ilyen esetben az árut visszavételezzük, azaz visszáruzzuk. Visszáruzni azonban csak az általunk eladott árut, a számla szerinti mennyiségben lehet. A visszáruzás során visszáru számlát (stornó számla) készítünk. A visszáru számla adatai, eltárolt adatai lényegében megegyeznek a számla adataival. A visszáru számla sorszáma is szigorú számadás alá esik. A visszáru számlák nyilvántartásában eltárolandó az eredeti számla sorszáma is. A visszáruzás az egyik a számlázáshoz kapcsolódó tevékenység. A második kapcsolódó tevékenység az előzőekben már említett szállítólevél alapján történő automatikus számlakészítés. Tekintettel arra a tényre, hogy a szállítólevelek adatai a háttértárolókban rendelkezésre állnak, a nyomtatott számlázához szükséges további adatok pedig a vevőtörzsben, illetve a cikktörzsben találhatók, a számla különösebb emberi beavatkozás nélkül elkészíthető. A harmadik kapcsolódó tevékenység a napi árukiadás, számla - és szállítólevél-készítés adatait összesíti, ezt az egyszerűbb hivatkozás céljából napi zárásnak nevezzük. Ennek során a napközben végzett tevékenység ellenőrzéséhez a rendszer nyomtatott listát biztosít, mely tartalmazza az elkészült számlák sorszámait, és összegeit -, a visszáru számlák sorszámait és összegeit készpénzes / átutalásos bontásban. Tartalmazza továbbá a kiadott szállítólevelek sorszámait, valamint az összes készpénzbevételt, mellyel az itt dolgozóknak el kell tudni számolni. A napi zárás alapadatai a számlák és szállítólevelek eltárolt adatai. Ezek feldolgozása során számos összesítő adat állítható elő, melyek informálják a vezetést a cég működésének "jóságáról". A vezetés informálása mellett ezek az információk a pénzügyi tevékenységet támogatják a "hatóság" felé történő bevallások elkészítésében, a befizetések teljesítésében. Az összesítő információk adatai eltárolandók, a tárolt adattartalmat a 21. Táblázat mutatja be. Az eltárolt adatok a napi zárás listáján szereplő Budapest, 2001.

37/54


számlák darabszáma és Ft összege készpénzes / átutalásos bontásban, a visszáru számlák darabszáma és Ft összege készpénzes / átutalásos bontásban, a napi nettó árbevétel (ÁFA nélkül számított), az eladott áru beszerzési értéke (önköltsége), a számlákból számítható vevőknek felszámított ÁFA összege, az úgynevezett fizetendő ÁFA, ez utóbbi kívánságra bontható készpénzes / átutalásos összegekre. A napi forgalom eltárolt adatai napi dátum készpénzes számlák darabszáma készpénzes számlák Ft összege átutalásos számlák darabszáma átutalásos számlák Ft összege készpénzes visszáru számlák darabszáma készpénzes visszáru számlák Ft összege átutalásos visszáru számlák darabszáma átutalásos visszáru számlák Ft összege napi árbevétel eladott áru beszerzési értéke napi összes ÁFA Ft áfakulcsonként 21. táblázat: a napi forgalom nyilvántartása A napi forgalmat jellemző rekord előállítása mellet további nyilvántartások adatokkal történő feltöltése, vagy aktualizálása is megoldandó a számlázás során. A számla -, vagy szállítólevél készítése során kell megoldani a cikktörzs állomány éves összes eladás adatának módosítását, megrendelés alapján történő eladás esetén pedig a vevői megrendelés állomány adatainak karbantartását. Az átutalásos számlák nyilvántartásával, figyelésével kapcsolatos teendőkre a 8. fejezetben térünk ki részletesen, de a napi zárás és a visszáruzás tevékenységén belül kell megoldani az átutalásos számlák e nyilvántartásba történő bevitelét, automatikusan. Végezetül a kimenő számlák tételes ÁFA nyilvántartásának bejegyzéseit a napi zárás tevékenysége automatikusan generálhatja. Az adattartalmat a 21. Táblázat mutatja be. A számlaszám, számla végösszeg, dátum adatok nem igényelnek magyarázatot. A vevői adat vevőtörzsben

Budapest, 2001.

38/54


nyilvántartott vevő esetén lehet a vevőkód. Számlánként nyilvántartandó a 12 %- és 25 % -os ÁFA számításának alapja, valamint az ÁFA összege. A jóváírás alapja és - oka adatok a visszáruzás során keletkező adatokat tartalmazzák. Ez a tételes nyilvántartás teljes körű ellenőrzési lehetőséget biztosít a bevallott fizetendő ÁFA összegére vonatkozóan. Itt jegyezzük meg, hogy a bejövő számlák ÁFA nyilvántartásának adatai szinte teljes mértékben azonosak a 22. Táblázatban közöltekkel. Kimenő számlák ÁFA nyilvántartása számlaszám vevői adat teljesítés dátuma számla dátuma fizetési határidő kiegyenlítés dátuma jóváírás alapja jóváírás oka 12 %-os ÁFA alapja 12 %-os ÁFA összege 25 %-os ÁFA alapja 25 %-os ÁFA összege számla végösszeg 22. táblázat: a kimenő számlák ÁFA nyilvántartása A számlakészítés és a napi zárás vázlatos folyamatát a 6. és 7. ábra mutatja be.

Budapest, 2001.

39/54

Dr. Holyinka Péter: Vállalati információs rendszerek Vevőtörzs Vevői adatok

Vevő azonosítás

Vevői igények

Van még igény

Cikktörzs

Vevői Engedmények

Vevői Megrendelések Igény azonosítás

Készlettörzs

Számla tétel készítés A jelen Számla tételei

Nincs több igény

Szállítólevél készítés

Napi Számlák

Száll. levelek Szállítólevél

Számla készítés számla

6. ábra: a számlakészítés vázlatos folyamata

Budapest, 2001.

40/54


Tárgynapi Számlák

Szállítólevelek

Napi forgalmi adatok

Napi zárás

Kimenő Számlák ÁFA Nyilvántartása

Vevői Folyószámla

Vevőtörzs Tételes Számla archivum Ellenőrző lista

7. ábra: a napi zárás vázlatos folyamata

Budapest, 2001.

41/54


8.

A vevői folyószámla: folyamatok, adatmodell

A vevő átutalásos fizetési módja esetén vevői tartozás keletkezik, melynek kiegyenlítését szigorúan figyelnünk kell. E tevékenység külön nyilvántartás, az úgynevezett vevői folyószámla nyilvántartás létrehozását igényli. A vevői tartozás kiegyenlítésének szokásos útja a banki átutalás, mely mint kiegyenlítési mód vevői követelést jelent. A vevői tartozások sorsának követése megköveteli, hogy a vevői követelések is szerepeljenek a nyilvántartásban. Így minden egyes tartozás, vagy követelés mozgásként fogható fel, és egy - egy bejegyzést igényel a nyilvántartásban. A nyilvántartás adattartalmát a 23. Táblázat szemlélteti. Vevői folyószámla adatai számlaszám vevőkód állapotjelző behajtási tevékenység kódja behajtási tevékenység dátuma volt-e késedelmi kamat vizsgálat

számlaszám mozgásjel összeg mozgás dátuma

23. táblázat: a vevői folyószámla tárolandó adatai Az egyes "mozgások" a számla, a banki átutalás, a visszáru kapcsán keletkező jóváírás (szintén vevői követelés), valamint a visszautalás. A visszahozott áru csökkenti a vevő korábbi tartozását. Visszautalásra akkor van szükség, ha a számlával kapcsolatos összes vevői követelés meghaladja a vevői tartozást. Ez az állapot létrejöhet hibás vevői tevékenység útján, illetőleg akkor, ha a vevő egy korábbi banki átutalás után él a visszáruzási lehetőséggel. Az állapotjelző a kiegyenlítettség fokára utal, lehet a számla kiegyenlítetlen, kiegyenlített, részben kiegyenlített, vagy túlfizetett. A határidőben ki nem egyenlített vevői tartozásokat a behajtási tevékenység útján kíséreljük meg beszedni. Lehetőségeink a felszólító levél küldése a vevőnek, beszedési megbízás (inkasszó) benyújtása a vevő bankjának, illetőleg a jogi útra terelés.

Budapest, 2001.

42/54


Célszerű, ha a lejárt határidejű tartozással rendelkező vevőt tartozásának rendezéséig nem engedjük átutalásos fizetési móddal vásárolni. Ennek módja: a felszólító levél készítésekor a vevőtörzs fizetőképességi információ adatát olyan értékre állítjuk, melynek vizsgálatával a számlázást végző program nem enged átutalásos számlát készíteni az adott vevő részére. A késedelmesen kiegyenlített tartozások után késedelmi kamatot számíthatunk fel, melyet kamatközlő levélben tudatunk a vevővel. A rendszernek "automatikusan" kell felszólító - és kamatközlő levelet készítenie. Természetesen biztosítani kell azt a tényt, hogy mindkét levél csak egyszer készüljön el, e célt szolgálják a behajtási tevékenység kódja, illetve a volt - e kamatvizsgálat adatok. A rendszer a számlák - és jóváírások nyilvántartásba történő felvitelét automatikusan biztosítja. Szükséges funkciók: a banki átutalások felvitele, visszautalások felvitele, behajtási - és kamatközlési tevékenységek kezdeményezése, és az informálás. A tárolt adatokból szolgáltatható információk: - adott vevő számlái, - adott vevő kiegyenlítetlen számlái, - adott vevő hátralékos számlái, - a teljes kinnlevőség, - stb. A banki átutalások felvitelének vázlatos folyamatát a 8. ábra mutatja be. Vevő és számla azonosítás

Banki átutalások

Vevői folyószámla

Átutalás könyvelés

Vevőtörzs

Lekönyvelt tételek

Lekönyvelt tételek

8. ábra: a banki átutalás felvitelének vázlatos folyamata

Budapest, 2001.

43/54


9.

A szállítói folyószámla: folyamatok, adatmodell

Beszerzéseink számláinak kiegyenlítése átutalással is történhet. Ha a szállítói számlákat határidőben ki akarjuk egyenlíteni, a számlákat nyilván kell tartanunk a szállítói folyószámla nyilvántartásban. A nyilvántartással kapcsolatosan ellátandó feladatok hasonlóak a vevői folyószámlánál ismertetettekkel, azonban a számlák külső partnertől történő érkezése, valamint az a tény, hogy a banki átutalásokat mi kezdeményezzük, különbségeket okoz az eljárásban. A számlák felvitele a nyilvántartásba itt kézi adatbeviteli feladatként jelentkezik, a lejáró határidejű számlák átutalásra történő kijelölése után a banki átutalási megbízás nyomtatása, vagy az átutalási megbízás elektronikus úton való továbbítása következik. A banktól visszaérkező igazolás után válik a szállítói tartozás kiegyenlítetté. Itt is előfordulhat a visszáruzás esete, a szállító által visszavett áru ellenértékét a folyószámlára jóváírásként adjuk fel, és az esetleges szállítói visszautalás felvitele lehet a jóváírást követő tevékenység. A behajtási -, késedelmi kamatszámítási tevékenységek a szállítói folyószámla esetén hiányoznak. A nyilvántartás adattartalmát a 24. Táblázat szemlélteti. Szállítói folyószámla adatai Számlaszám saját számlasorszám Állapotjelző fizetési határidő Szállítókód

saját számlasorszám mozgásjel összeg mozgás dátuma

24. táblázat: a szállítói folyószámla tárolt adatai A saját számlasorszám egyedi azonosító kód azért szükséges, mert a különböző szállítók számlasorszámai között véletlenül előfordulhatnak azonos sorszámok. A fizetési határidő egy szállító különböző számláinál is különböző lehet, nem biztos, hogy befolyásolni tudjuk, így célszerű itt tárolni. A többi adat felhasználása, jelentése analóg a vevői folyószámla tárolt adatainak felhasználásával, jelentésével.

Budapest, 2001.

44/54


Az informálás főbb területei: - adott időpontig lejáró kiegyenlítendő számlák - adott szállító kiegyenlítetlen / kiegyenlített számlái - az összes szállítói tartozás, - stb. A szállítói számlák felvitele során alkalom nyílik a bejövő számlák ÁFA nyilvántartásának karbantartására. A nyilvántartás adatai megegyeznek a 21. Táblázatban megadottakkal, értelemszerűen a vevői kifejezést szállítóira kell cserélni.

Budapest, 2001.

45/54


10. Pénzügyi kapcsolatok A gazdálkodó szervezet pénzügyi és számviteli tevékenységet folytat, ennek teljes körű ismertetése nem feladata az anyagnak. Az információs rendszer eddig tárgyalt alrendszerei azonban számos - a pénzügyi és számviteli tevékenységek által használható - információt tartalmaznak, ezért néhány fogalomra itt térünk ki. A társaság vagyona komponensekből tevődik össze, melyek közül legfontosabbak a befektetett eszközök (immateriális javak, ingatlanok, tárgyi eszközök), az anyagi - és pénzkészletek. A társaság működésének eredményét a naptári év végén meglévő záró vagyon, és a naptári év elején érvényes nyitó vagyon különbsége adja. Ha a záró vagyon értéke nagyobb a nyitó vagyon értékénél, akkor a társaság nyereségesen gazdálkodott. Az éves eredmény kiszámítható még az (ár)bevétel és a költségek különbségeként is. Bevételként jelentkeznek: az értékesített áru ellenértéke, a kapott kamatok, stb. Költségek azok a kiadások, melyeket a vonatkozó törvények kiadásként elismernek. Nem ismerik el a törvények költségnek az olyan kiadásokat, melyek, ha csak részben is, de személyes célokat szolgálnak, és ezáltal nem kizárólag az árbevétel megszerzése érdekében merültek fel. Nem számolhatók el költségként egy összegben egyes tárgyi eszközök ráfordításai sem. A tárgyi eszközöket értékhatár alatti-, és értékhatár feletti csoportokra osztja a törvény. Mindkét csoportban alapelv: a tulajdonos határozza meg, hogy az eszközt hány évig használja, a törvény az egyes eszközcsoportok esetén minimális felhasználási (elavulási) időt ír elő. Az értékhatár alatti eszközök esetén a minimális idő egy év, azaz ezen tárgyi eszközök beszerzési értéke a tárgyév végén költségként elszámolható. Az értékhatár feletti eszközök esetén a felhasználási időtartam alatt értékcsökkenés számolható el költségként, ennek mértéke a teljes "futamidőből" az eltelt idővel arányos része a beszerzési értéknek. Más szavakkal: a beszerzési érték költségként el nem számolt része a vagyont gyarapítja. Ugyancsak a vagyont gyarapítják a beszerzett készletek, felhasználásukig. (Az anyagi készletvagyon növekedése megegyezik a pénz készletvagyon csökkenésével.) Eladás céljára

Budapest, 2001.

46/54


beszerzett áruk esetén ez azt jelenti, hogy értékesítéskor az eladott áru beszerzési értéke számolható el költségként. Az eredmény az adózás előtti eredmény, mely után Társasági adót fizet a gazdálkodó szervezet. Az ÁFA az általános forgalmi adó, mely teljesítés (termék, szolgáltatás) esetén felszámítandó, azaz a vételár az ÁFA nélkül számított ellenérték és az ÁFA összege lesz. Ez az úgynevezett fizetendő ÁFA, melynek összege a Kincstárat illeti meg. Beszerzéseink során a szállítóink is számítanak fel fizetendő ÁFÁ - t, melyet ki is fizetünk, ez számunkra a beszerzések előzetesen felszámított ÁFÁ - ja. Az adott hónapra vonatkozó fizetendő ÁFA összegéből levonva a beszerzések előzetesen felszámított ÁFÁ - ját, a különbözet fizetendő be a Kincstárba. Végül is a forgalmi adót a termék, vagy szolgáltatás végfelhasználója fizeti meg. A fenti információkkal kapcsolatosan beszámolási, bevallási kötelezettség is van. A beszámolás módját -, és időpontjait az Adózás Rendjéről szóló Törvény tartalmazza. Az ismertetett alrendszerek az eredmények számításához számos pénzügyi információt szolgáltatnak. A napi zárás eltárolt adataiból meghatározhatók az árbevétel, az eladott áru beszerzési értéke, és a fizetendő ÁFA, a vagyon anyagi készlet komponensének értéke pedig a készletnyilvántartás adataiból állapítható meg.

Budapest, 2001.

47/54


11. Kódok a rendszerben A tárgyalt alrendszerek esetén kitűnt, hogy a rendszer számos azonosító kódot tartalmaz, melyek mindegyike hivatkozást jelent egy rendszerelemre, melynek számos adatát tároljuk. A kódokkal szembeni legfontosabb elvárás, hogy a kód és az általa azonosított rendszerelem között kölcsönös és egyértelmű megfeleltetés legyen. A rendszer elemeinek kódolása során figyelmet kell fordítanunk arra, hogy a kialakított kódrendszer lehetőséget biztosítson új elemek kóddal történő ellátására, ugyanakkor kezelési szempontból a kód hossza minimális legyen. A napi munka során hasznosak az úgynevezett "beszélő kódok", melyek felhasználójuk számára "ránézésre" leírják az azonosított rendszerelemet. Nagyszámú elem kódolása esetén azonban a kódok feletti áttekintés mértéke jelentősen csökkenhet, így a várt előny elveszhet. A kódokat osztályozhatjuk jelkészletük, és szerkezetük alapján. Jelkészlet szerint megkülönböztetünk alfabetikus, numerikus, alfanumerikus, mnemonikus és grafikus kódokat. A szerkezet alapján beszélünk sorszámos, helyiértékes és vegyes (sorszámos és helyiértékes) kódokról. Sorszámos a kód akkor, ha minden új elem kódértéke eggyel nagyobb az utoljára kódolt elem kódértékénél. Helyiértékes kód esetén a kód karaktersorozatának egyes „helyiérték csoportjai” önálló jelentéstartalommal bíró kódrészletek. Kódolt rendszerelemeink palettája igen széles: vevők, szállítók, cikkek, ajánlatkérések, rendelések, számlák, különféle bizonylatok, stb. A kölcsönös és egyértelmű megfeleltetés követelménye számos kód esetén úgy biztosítható, ha a kódot a rendszer a felhasználótól függetlenül adja. Az így képzett kódok általában sorszámos, vagy vegyes kódok. Ez a kód típus a cikkek kódolására használható, de használatával elveszítjük a cikkszám „beszélő jellegéből” fakadó előnyöket. A fejezet hátralévő részében a rendszer által történő "kódkiadás" módszerével foglalkozunk. A módszer működését a bizonylatazonosító kódok szerkesztésének példáján mutatjuk be. E kódok célszerűen alapvetően sorszámos kódok. A rendszerben rögzítjük a kód induló értékét (bizonylat fajtánként !), majd egy bizonylat Budapest, 2001.

48/54


keletkezésekor ezt a kódot rendeljük hozzá. Ezzel egyidejűleg "feljegyezzük", hogy a kód már foglalt, ezt legegyszerűbben úgy tehetjük, hogy rögzítjük a következő kiadható kódértéket. A következő kódérték célszerűen eggyel nagyobb az utoljára felhasznált értéknél. E "rögzítést" a rendszerkódok állományában tároljuk, melyet a 25. Táblázat szemléltet. Rendszerkódok állománya kód megnevezés vevőkód számlaszám stb.

utolsó érték utolsó felhasznált érték utolsó felhasznált érték

25. táblázat: a rendszerkódok állománya Az így kiosztott kódok "beszélővé" alakíthatók, ha a sorszámos rész elé egy a bizonylat típusra jellemző karaktersorozatot illesztünk, előre meghatározott hosszon. Például: a vevőkódokat V-vel, a vevői ajánlatokat VA karaktersorozattal bevezetve a sorszámos azonosító kód helyiértékessé válik, és utal arra, hogy a számkód mely típusú rendszerelemet azonosít. A kódok hossza az azonosítandó halmaz elemeinek várható számosságától függ, de bizonyos kódok esetén elegendő lehet az egy év során keletkező mennyiségre felkészülni. Ennek oka az, hogy a sorszámos rész ezekben az esetekben évente újra indítható a kezdő értékről.

Budapest, 2001.

49/54


12. Rendszer szervizfunkciók Az anyagunkban vázolt információs rendszer napi feladatokból fakadó funkciói ki kell egészüljenek egy a számítógépes információs rendszerben óhatatlanul előforduló problémák elhárítását támogató funkcióval. Ezt a funkciót nevezzük a továbbiakban szervizfunkciónak, mely számos tevékenységet tartalmazó gyűjtőfogalom. A rendszerben fellépő hibák kiváltó oka lehet a hardver, a szoftver, és a rendszer kezelője. A rendszerekre leselkedő veszélyek egyike a hardver olyan fokú meghibásodása, mely a tárolt adatok részleges, vagy teljes elvesztésével fenyeget. E veszteség megelőzését szolgálják a rendszeres - periodikus - adatmentések, archiválások. Az adatmentés során mentendő az adott időpontban aktuális teljes adattartalom, vagy egy kiinduló állapot, és az összes változás, mely a kiinduló állapot után történt. A mentett adatok hordozójaként gyorselérésű háttértároló alkalmas. A mentések közötti ajánlott időközök meghatározásához vegyük figyelembe, hogy a mentés célja az, hogy egy adott pillanatbeli állapot visszatöltése után, az összes változás megismétlésével a meghibásodás időpontjában aktuális rendszer állapotot állítsuk vissza. E feladat időigénye függ a megismétlendő változások időegység alatti számától, munkaigényétől. A helyreállítás munkaigénye nem függesztheti fel tartósan a cég normális tevékenységét, azaz a mentéseket úgy kell időzíteni, hogy az aktuális állapot gyorsan helyreállítható legyen. („availability”, „reliability”) A helyreállítási tevékenységek másik fajtája lehet egy-egy meghibásodott állomány, segédállomány megjavítása. Ennek tipikus példája az index állományok időközönkénti újragenerálása. Természetesen a helyreállítási tevékenységet a hiba észlelése indítja. Ha a hibát csak véletlenszerűen észleljük, akkor lehet, hogy már régóta keletkezett, és a helyreállítás is nagyobb munkaigényű, illetve bonyolultabb. A hibás adaton csak hibás informálás alapulhat, melynek a következménye hibás döntés lehet. Megelőzhetjük az ilyen eseteket, ha a rendszer rendelkezik olyan beépített ellenőrző funkciókkal, melyek a rendszer egyes adatai Budapest, 2001.

50/54


közötti ellentmondást, inkonzisztenciát tárják fel. Példaként említhetjük a számlák szigorú számadású voltának ellenőrzését, az egyes éves összesített adatok ellenőrzését, a számított forgalom ellenőrzését, stb. Ezek az ellenőrzések mindig utólagosak, és periodikusan végezzük azokat. Az így feltárt hibák „fellelésének” időpontja vélhetőleg közelebb esik a keletkezés időpontjához, így javításuk is hamarabb megtörténhet. („effectiveness”, „integrity”, „reliability”) A feltárt hibákhoz, adattípusonként, célszerű helyreállító programokat is a szerviz funkciókba építeni. Ezek a programok megkönnyítik, és meggyorsítják a meghibásodott adatok helyreállítását. A rendszer által készített papíralapú bizonylatok elkallódása esetén jogos igény van másolatok készítésére. A másolat készítésére alkalmas funkció a rendszer beépített eleme kell legyen. Új pénzügyi év kezdetekor a tárolt adatok jelentős részére nincs tovább szükség. E tény indikál egy, az évfordulókon szükséges tevékenységet, mely szintén szerviz funkciónak tekinthető. Az elmúlt év adatait természetesen archiválni kell. Ezek az adatok jelentik egyben az elmúlt év zárási - és az új év nyitási állapotát. Az archiválás után a szükségtelen adatok az új évre vonatkozó állományokból törölhetők. Ilyen adatok a készletmozgásokkal kapcsolatos naplózások, a tételes számla adatok. Az összesített adatokat tartalmazó állományokban az ilyen típusú adatokat "görgetjük". Ezt a tevékenységet végezzük a cikktörzs éves összes felhasználás adataival. Természetesen vannak olyan adatok, melyek változatlan értékkel érvényesek az új évben is, például a készlet adatok. Az évforduló teremt alkalmat egyes, a rendszerben használt kódok újraindítására is. A szerviz jellegű tevékenységeket célszerű egy önálló, rendszerint számítástechnikai szakemberrel ellátott feladatkörre bízni, akit "rendszer gazdának" nevezünk.

Budapest, 2001.

51/54


13. A külső kommunikáció módjai Az anyag eddigi részeiben pusztán a kommunikáció hagyományos módjára hivatkozott, melyben a külső partnerekkel cserélt információ hordozója a papír. Egyes esetekben ma még a hazai törvényi előírások nem is ismernek el más formát, de ez a helyzet rövidesen megváltozik. A legelső változást idehaza a bankok vezették be, ügyfeleikhez kihelyezett terminál segítségével. (home-banking, busines terminal) A terminálon működő szoftver lehetőséget biztosított az ügyfél számára többnyire mindazon tevékenység elvégzésére, melyet korábban csak a bankba eljuttatott papíralapú bizonylat segítségével végezhetett el. Ez a lehetőség természetesen megváltoztatja a bankkal kapcsolatos üzleti folyamatokat, ami értelemszerűen az információs rendszer működésével kapcsolatosan is új követelményeket támaszt. Új követelményként jelentkezik a cég információs rendszerében keletkező átutalási megbízások a banki rendszerbe juttatása, illetve a banki folyószámlára beérkező átutalások, vagy teljesített átutalási megbízások banki rendszerben keletkező adatainak a cég információs rendszerébe juttatása elektronikus úton. Ez a törekvés rendszerint fájl transzfer, és konverzió útján egyszerűen megoldható, de természetesen csak akkor lehet sikeres, ha a banki rendszer is támogatja az adatok importját/exportját. A bankok legújabb szolgáltatása a folyószámlához való internetes hozzáférés hasonló eszközökkel támogatható. A banki példa bemutatja, hogy az alapfeladat két különböző információs rendszer közötti kapcsolatteremtés, elektronikus úton. Ez a feladat jelentkezhet vevők és szállítók között is. Az első megoldás: a partnerek rendszerei elektronikus üzeneteket küldenek egymásnak, pl.: telefonos modemes kapcsolaton keresztül, az érkezett üzeneteket a címzett saját rendszerének megfelelő formába konvertálja, és feldolgozza. A problémát csak az jelenti, hogy minden egyes partnerrel ki kell alakítani a kapcsolatot. E probléma megoldását jelenti az EDI (Electronik Data Interchange) koncepció, melynek lényege az üzenetek szabványosítása. (UN EDIFACT) A partnerek megállapodnak az üzenetek tartalmában és Budapest, 2001.

52/54


formájában, a „házi rendszer” előállítja az üzenetet, melyet egy program értelmez, átalakít és továbbít a központba. A központ továbbítja az üzenetet a címzett postaládájába. A központ garantálja az üzenet feladóját, érintetlenségét, érkezési- és kézbesítési időpontját. A megoldás költségigényes. Kevésbé költséges változat a ma már létező Web EDI. A napjainkban elterjedő megoldás a partnerek között Interneten keresztül megvalósuló kapcsolat. A vevői igények rugalmas kiszolgálására hivatott CRM (Customer Relationship Management), a gyártók és beszállítóik kapcsolatait megvalósító B2B (Business to Business procurement), és az elektronikus piactér (marketplace) a jelenlegi internetes megoldások. Természetesen minden vevő- és szállító kapcsolatot realizáló megoldás csak a háttérben működő integrált vállalatirányítási információs rendszer támogatásával képzelhető el.

Budapest, 2001.

53/54


Irodalomjegyzék [1] Thomas Curran, Gerhard Keller with Andrew Ladd: SAP R/3 Business Blueprint, Prentice Hall PTR, Prentice-Hall Inc. 1998. [2] Hetyei József: Vállaltirányítási információs rendszerek Magyarországon, Computerbooks, Budapest, 1999. [3] Cobit Framework, 3rd edition, ISACF, IT Governance Institute, Rolling Meadows, IL USA 2000.

Budapest, 2001.

54/54

Vállalati információs rendszerek

Recommend Documents