Vakdagen Martktbenadering Hoog Water Beschermings Programma

Partners in Business, Technologie en Management

Inleiding in SCB Vakdagen Martktbenadering Hoog Water Beschermings Programma dag 2 / ochtendprogramma

V1 / BKL / 20150525/ t.b.v. interne afstemming V2 / BKL / 20150527/ review HB V3..V4 / BKL / 20150528 / toevoeging GRIP elementen

www.btmpartners.nl

 BTM Partners 2015

Inhoud •Wie is wie •BTMPartners •Deelnemers •Ervaringen SCB, vragen vanuit de groep?

•Introductie SCB •Kwaliteitsborging - PDCA •Risicomanagement •Toetsen •Andere CM beheersings instrumenten •Succesfactoren SCB ----•SCB spel


10 February 2016

2

Introductie BTMpartners Uitgangspunten BTMpartners •Business = leidend •Informatie Technologie = enabler van (nieuwe) business •Onafhankelijk Doel BTMpartners •Managen van de verbinding Business  Technologie Proposities BTMpartners : •Inzet ervaren projectmanagers/adviseurs •In IPM rollen en als adviseur


10 February 2016

3

Introductie SCB (1) SCB = Systeemgerichte Contract Beheersing Systeemgericht •Focus = (management) SYSTEEM •Verschillende management “systemen “ - Kwaliteit (ISO 9001) - Informatiebeveiliging (ISO 27001) - ARBO (VCA) - ….

•Uitgangspunt: • Geschikt systeem  geschikte processen • Geschikte processen  juiste producten & diensten


10/2/16

4

Introductie SCB (2) Contractbeheersing: - “Het beheren van de verplichtingenadministratie van alle termijnafspraken welke middels een contract zijn vastgelegd met doel risico’s te vermijden, kosten te bewaken en te reduceren en een bijdrage te leveren aan het strategisch beleid betreffende uitbestedingen*” - Doelmatig/rechtmatige uitgaven van middelen - Zorgen dat ON de verplichtingen uit het contract nakomt -  Zorgen dat ON optimale toegevoegde waarde inbrengt Opdrachtgever

Waar aan de tafel -Bij OG (IPM-team) -Bij ON (vaak projectmanager) * bron: contractmanagement in de praktijk, Ted Knoester

PM

Omgeving OM  BTM Partners 2015

TM MPB

Markt CM

10/2/16

5

Introductie SCB (3)


10/2/16

6

Kwaliteitsborging - PDCA WAT is kwaliteit? • Mate waarin wordt voldaan aan de eisen en verwachtingen • Geschikt voor beoogde gebruik Continu meten en verbeteren • Producten (tussen- en uitgangscontrole) • Systemen en processen (audits) • Afwijking t.o.v. een norm Afwijking  analyse  verbetering  evaluatie • Correctie van het product • Wegnemen oorzaak (stroomopwaarts in de keten) = “corrigerende maatregel” • Meten effectiviteit van de verbetering  BTM Partners 2015

10 February 2016

7

Risicomanagement (1) •Identificeren •Brainstorm •Referenties •Resultaten kwaliteitsmetingen (toetsen, testen, ..)

•Analyse Oorzaak  Ongewenste gebeurtenis (=RISICO)  Gevolg •Gevolg bv: tijd, geld, kwaliteit, veiligheid, image, kwaliteit •Risico eigenaar = lid Project Management Team (IPM) •Maatregelen: •Preventief en/of correctief •Techniek, organisatie •Actor, planning

•Beheersen: •Initieel risico, actueel risico, (gepland) restrisico •Tip: maatregelen omzetten in acties via actielijst ( maatregelen beheersen via standaard projectmanagement)  BTM Partners 2015

10/2/16

8

Risicomanagement (2) •Risico’s delen OG  ON

•Delen door: • Contracteis • Risicosessie • ONOG: via voortgangsrapportages • OGON: via melding aan ON • …..  BTM Partners 2015

10/2/16

9

Risicomanagement (3) Optimaal beleggen van risico’s - Verantwoordelijkheid bij : schuldige (oorzaak), benadeelde (gevolg), beheerder v/d maatregelen (maatregelen) - Keuze - TOGIK , onderhandelingspositie, gewenste zekerheid, ….

- Niet alle risico’s zijn projectrisico’s !! (risico’s BUCA) -Vingeroefeningen uit Fyra dossier vorige week OG↔ ON a) Slechts 1 partij in onderhandelingsronde b) Rollend materiaal onvoldoende voor eis [Amsterdam-Brussel < 93 min] c) SNCF wil niet meewerken d) Reizigers niet bereid tot 60% toeslag e) 60% toeslag  “bontjassentrein”  politiek niet acceptabel f) Slecht weer  BTM Partners 2015

10 February 2016

Toetsen (1) •Doel toetsen = vaststellen werking van het (kwaliteits) management systeem • Wel : “gevalideerde” methode o.b.v. steekproeven • Niet : (goed-)keuring, acceptatie, aanvaarding, vrijwaring, ..

•Bevindingen: • Positief PB • Negatief NB ( afwijking  verbetermaatregel ON) • GEEN …….attentiepunten/aanbevelingen/advies o.i.d.

•“we kopen producten/diensten met aantoonbare kwaliteit”  niet aantoonbaar = niet uitgevoerd ( NB) •Ernstige negatieve bevinding  Tekortkoming door CM (betaalstop, directiegesprek) •Toetsen is een vak !


10/2/16

11

Toetsen (2) contract

systeem

KMS

PMP + PKP

Norm?

proces Norm?

product Norm?  BTM Partners 2015

10 February 2016

Toetsen (3) •Valkuilen (maatregelen) • Slecht risicodossier geeft slechte toets (risicoadviseur met SCB ervaring) • Verkeerde toetskeuzes (deskundig toetscoordinator) • Instructie van toetsers (intake/outtake; duidelijke norm) • Ongekwalificeerde toetsers (certificatie+vlieguren) • Subjectieve toetsers ( geen auditors vanuit projectteam) • Verkeerde medewerkers ON aan tafel ( aankondigingsbrief) • Discussie meningen - feiten( alleen feiten; ook geen tips) • Discussie rechtmatigheid TKK (f eiten + kader voor TKK in OVK)

•En: • Niet wachten op toets als het fout gaat ( VGO, boete, ..) • Ernst TKK duidelijk maken (directie commitment)  BTM Partners 2015

10 February 2016

Toetsen (4) Van risico naar toets (voorbeeld casus GRIP) risico IPM-eigenaar kans gevolg risicogetal toetsen? Huiseigenaar niet accoord met onteigeningsbod TM H L 4 nee Geen toestemming voor verkeersstremming CM L L 2 nee ON gaat failliet CM L M 3 nee Struinpad geblokkeerd tijdens Waasland Marathon CM L H 4 nee Eisenafleiding onvoldoende uitgevoerd door ON CM H ? #NUM! #NUM! PDCA van ON functioneert niet CM L H 4 nee Broeden wordt verstoord door werkzaamheden CM H M 5 ja drempel: > 4

•W’s: • Waar toetsen (welk proces) • Wat voor toets? (systeemnivo – procesnivo – productnivo) • Door Wie toetsen (expertise, ervaring) • Wanneer toetsen (fasering ON)

•Extra invalshoek: procesanalyse (=aanvulling toetsdrempel)  BTM Partners 2015

10/2/16

14

Toetsen (5) Voorbeeld toetsplanning: • Grondoorzaak na risicoanalyse: werkzaamheden lopen uit tot in broedseizoen door slechte planning en onvoldoende inschatting risico’s • Toets: procestoets op planningsproces, risicomanagement proces Bevindingen toets: • PB#1=risicomanagement adequaat uitgevoerd • PB#2=planningsmanagement adequaat uitgevoerd • PB#3=planningsrisico adequaat overgenomen als reservetijd • NB#1 = risico herziening niet iedere week gedaan (=PKP) maar iedere 2 weken Conclusie Contractmanager:risico ↓ of  ???? Actie ON: maakt AWR en verhoogt herzieningsfrequentie als Corrigerende Maatregel  BTM Partners 2015

10/2/16

15

Andere CM beheersings instrumenten •Contractbeheersplan (CBP) •Escalatieladder (implementeren ! ) •Voortgangsrapportage / voortgangsoverleg (VGO/VGR) •Poject Start Up / Project Follow Up (PSU, PFU) •Rondje werk •Periodieke evaluatie van de samenwerking (directiegesprek, prestatiemeting) •Gezamenlijke activiteiten (risicosessie, kansen sessie, barbeque bij buitenwerk kickoff, vieren mijlpalen) •ALGEMENE TIP: • Vemijd “juridificeren” • Houd de lijnen open – ook bij zwaar weer (meersporen) • Contract = middel ≠ doel  BTM Partners 2015

10/2/16

16

Succesfactoren SCB Vraag: Kan SCB werken? Antwoord: JA mits: • SCB geschiktheid (bv. COTS géén SCB) • SCB volwasasenheid OG en ON (5 niveaus’s) • SCB competentie • SCB cultuur : • • •

SCB serieus nemen bij OG en ON Bij projectteam én bij directie Consequente marktbenadering

• SCB vertrouwen: • • •

Toetsen moeten zodanig zijn dat ze een getrouw beeld geven van het functioneren v/h systeem van de ON Geen NB’s  kwaliteitsborging is goed Geef ruimte aan productbeoordelingen  BTM Partners 2015

10/2/16

17

Break en daarna het SCB spel


10 February 2016


10 February 2016

Enkele breakout en inspiratie slides


10 February 2016


10 February 2016

Professioneel opdrachtgeverschap Uitgangspunt = volwassen en deskundig Opdrachtnemer • High trust <-> high penalty • Hands-off <-> eyes-on Professioneel Opdrachtgever • Inhoudelijk • Procesmatig (kennis+ervaring systeem- en procesgericht werken) • Kennis contractbeheersings filosofie bij teamleden • Training (RWS: certificatie voor systeem- en procestoetsers) • Toetsers vooraf instrueren (intake) + outtake • Kwaliteit van het risicodossier Houding en gedrag • Transparantie en voorspelbaarheid • Toetsen =/= verbeteren • VRAAG: zit het slimste jongetje van de klas bij OG of ON?  BTM Partners 2015

10/2/16

22

kwaliteitsborging - PDCA WAT is kwaliteit? • Mate waarin wordt voldaan aan de eisen en verwachtingen • Geschikt voor beoogde gebruik Continu meten en verbeteren • Producten (tussen- en uitgangscontrole) • Systemen en processen (audits) • Afwijking t.o.v. een norm Afwijking  analyse  verbetering  evaluatie • Correctie van het product • Wegnemen oorzaak (stroomopwaarts in de keten) = “corrigerende maatregel” • Meten effectiviteit van de verbetering  BTM Partners 2015

10 February 2016

Contractbeheersing (1) Beheersen van nakoming van het contract door de OG • Contractbeheersplan (CBP) • Voortgangsrapportage (VGR) en Voortgangsoverleg (VGO) • Toetsen door OG • Quality records van ON • Betalen (produkt/planning) en tekortkoming (TKK)


10/2/16

24

Escalatieladder

Opdrachtnemer

Opdrachtgever Contract Beheers Plan (CBP) vastgesteld door OG

Directeur (OG-IP)

projectmanager

TM

CM

wijzigingen+ escalaties samenwerking werk


Directeur (ON-IP)

bv. BU-manager

PM

10/2/16

TM

25

Attentiepunten Attentiepunten: • De opdrachtnemer doet het werk o Ontwerpen o Uitvoeren o Testen, keuren o Opleveren o Omgevingsmanagement (bv. verkeersmaatregelen, communicatie) o Audits (= PDCA op eigen voortbrengingsproces van ON)

• Contractkennis bij het projectteam •Contractreader •Werkbestek

• VRAAG: verschil keuring  producttoets ?????


10/2/16

26

Vakdagen Martktbenadering Hoog Water Beschermings Programma

Recommend Documents