Úvodní slovo Vážení profesionálové,
3 6 6 7 7 7 8 8 9 9 10 12 16 20 21 22 23
Úvodní slovo Cíle programu Časová dotace Cílová skupina Vstupní předpoklady účastníka Doporučený počet účastníků Forma vzdělávání Kompetence rozvíjené v jednotlivých blocích programu Profil absolventa Doporučené postupy (metody) výuky Obsah vzdělávacího programu Teoretická část Praktická část Didaktické prostředky a nároky na prostředí Způsob ukončení vzdělávacího programu Doporučená literatura Seznam příloh
držíte v rukou publikaci shrnující to zásadní ze vzdělávacího programu pro odborné konzultanty, který byl vytvořen v projektu K21 . Tento projekt se v jedné ze svých klíčových aktivit soustředí na podporu zavádění nástrojů kvality do organizací zájmového a neformálního vzdělávání. V konkrétní praxi to znamená posilování organizací pracujících s dětmi mládeží prostřednictvím systému OLINA (on-line nástroj pro zavádění kvality). Zjednodušeně řečeno, realizátoři projektu vycházejí z myšlenky, že jen kvalitní organizace má kvalitní výstupy. A cesta ke kvalitní organizaci nevede přes náhodu, ale přes řízení vlastních procesů, jejich porovnávání a vzájemné propojování tak, aby bylo co nejvíce z očekávání našich klientů naplněno. Právě odborní konzultanti sehrávají v tomto snažení mimořádně důležitou roli, neboť jsou připraveni s dobrou znalostí prostředí zájmového a neformálního vzdělávání pomoci tam, kde vedení organizací stojí před zásadními rozhodnutími, či kde zrovna otevírají problematické otázky vlastní činnosti – ať již se jedná o procesy řídící nebo podpůrné, otázky propagace, strategie, ekonomiky či legislativy a další. Vzdělávací program, jehož popis se chystáte pročíst, je připraven tak, aby jeho absolventi byli vybaveni metodami Projekt K2 – Kvalita a konkurenceschopnost v neformálním vzdělávání (registrační číslo: CZ.1.07/4.1.00/33.0013) realizuje od 1.10.2012 Národní institut dětí a mládeže spolu s Ministerstvem školství, mládeže a tělovýchovy. Tuto publikaci, stejně jako ostatní výstupy projektu a aktuální informace naleznete na webových stránkách www.ka2.cz. Vzdělávací program je součástí širšího záměru realizátorů projektu, do jehož rámce zapadá kromě rozvoje systému OLINA a vzdělávání odborných konzultantů i příprava konzultantů k zavádění kvality, kteří působí v domovských organizacích a řídí aplikaci zmíněného nástroje přímo na místě.
1
3
pro úspěšné vedení konzultací přinášejících možná řešení problémů a nastavování nápravných opatření. Ty pramení ze zjištění hodnotících týmů využívajících pro hodnocení organizace upravených modelů CAF (Common Asessment Framework) či Interní audit uložených v systému OLINA. Konzultanti tak zajišťují, aby samotné hodnocení nezůstalo „napůl cesty“ a organizace mohly vykročit dále směrem k utěšenému rozvoji svých činností. Věříme, že prostudování přiložených stran, které jsou podpůrným materiálem pro vzdělávání konzultantů, Vám pomohou při orientaci v principech zavádění kvality do organizací zájmového a neformálního vzdělávání a současně Vás snad i pobídnou k zájmu o rozší ření profesní orientace. Program je totiž ideální příležitostí pro odborníky ve sledovaných oblastech, aby přenesli své zkušenosti a podpořili tak kvalitu v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání. Vězte, že potřebné informace a metody, které snad nenaleznete na tištěných stránkách, jsou s ohledem na naši snahu učinit text co nejpřehlednější uloženy pod uvedenými hypertextovými odkazy na přílohy. A pokud se přeci najde téma, které nepokládáte za dostatečně objasněné, neváhejte nás kontaktovat!
Realizační tým projektu K2
4
Metodika pro odborné konzultanty
Klíčová slova zájmové a neformální vzdělávání, systém řízení kvality, konzultační dovednosti, SMART cíle, pozitivní vize, účinná zpětná vazba
Cílová skupina pracovníci školských zařízení pro zájmové vzdělávání, nestátních neziskových organizací pracující s dětmi a mládeží, nestátních neziskových organizací dětí a mládeže, odborní pracovníci se zaměřením na procesy v zájmovém a neformálním vzdělávání
Cíle programu Cílem vzdělávacího programu je seznámit účastníky s problematikou zájmového a neformálního vzdělávání v České republice. Dále vést účastníky k osvojení si konzultačních dovedností k řídícím a podpůrným procesům (Strategie, plánování; Marketing, PR; Finanční management; Lidské zdroje (HR); Řízení projektů; Fundraisingová politika; Kontrolní systém, Evaluace, Nápravná opatření; Správa majetku; Dokumentace, vnitřní normy) vydefinovaným v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání. Naučit účastníky základní orientaci v on-line systému řízení kvality OLINA (Administrační modul, Kompetenční modul, Hodnoticí modul, E-learningový modul), včetně aktivní práce s jednotlivými nástroji (Procesní analýza, Model CAF, Interní audit, nástroje určené k měření úrovní kompetencí).
Časová dotace • 48 vyučovacích hodin, jedna vyučovací hodina je 45 min
Vstupní předpoklady účastníka Účastník: • má ukončené alespoň střední vzdělání • je pracovníkem či spolupracovníkem školského zařízení pro zájmové vzdělávání (zejména střediska volného času), NNO pracujících s dětmi a mládeží • účastník je odborník alespoň v jednom z uvedených procesů: Strategie, plánování; Marketing, PR; Finanční management; Lidské zdroje (HR); Řízení projektů; Fundraisingová politika; Kontrolní systém, Evaluace, Nápravná opatření; Správa majetku; Dokumentace, vnitřní normy
Doporučený počet účastníků • 10 účastníků
6
7
Forma vzdělávání • kombinovaná v celkovém rozsahu 48 vyučovacích hodin (8 h prezenčního a 40 h e-learningového studia)
Kompetence rozvíjené v jednotlivých blocích programu I. Úvod do studia
• znalost základních pojmů z oblasti neformálního vzdělávání (včetně zájmového), práce s dětmi a mládeží v ČR • znalost principů fungování organizací a poskytovaných služeb v oblasti práce s dětmi a mládeží ve volném čase II. On-line systém OLINA
• znalost teorie řízení kvality organizací s použitím standardizovaných nástrojů, jejich aplikace v organizacích pracujících s dětmi a mládeží • rozvoj dovednosti orientovat se v prostředí systému řízení kvality OLINA a využití jeho modulů III. Konzultační dovednosti
• rozvoj dovednosti efektivně vést konzultační proces • rozvoj dovednosti používat KKK model • rozvoj dovednosti používat CLEAR model • rozvoj dovednosti poskytnout účinnou motivační zpětnou vazbu IV. Technické a organizační informace
• rozvoj dovednosti administrativně poskytovat konzultace 8
V. E-learningové studium k on-line systému řízení kvality OLINA
• rozvoj dovednosti prakticky ovládat moduly on-line systému pro řízení kvality OLINA (Administrační modul, Hodnoticí modul, Kompetenční modul, E-learningový vzdělávací modul) • rozvoj dovednosti prakticky ovládat nástroje on-line systému OLINA (model CAF, Interní audit, Procesní analýza, nástroje určené k měření úrovní klíčových kompetencí)
Profil absolventa Absolvent: • Umí pracovat s on-line systémem řízení kvality OLINA. • Dokáže se orientovat v oblasti zájmového a neformálního vzdělávání ČR. • Ovládá základní metody konzultačních dovedností (umí specifikovat cíle s použitím metody SMART; umí specifikovat milníky a vytvářet pozitivní vize, dokáže poskytovat účinnou motivační zpětnou vazbu).
Doporučené postupy (metody) výuky Účastník se učí samostatně, ve vzdělávacím procesu mu radí lektor jako jeho partner. Tento princip určuje výběr metod. Volba aktivizujících metod (interaktivní přednáška, diskuze, sebereflexe, kompetenční nácvik s debriefingem, sdílení dobré praxe, learning by doing) přispívá k dosahování vzdělávacích cílů na základě vlastní učební činnosti účastníka. To vede k rozvoji jeho myšlenkové kultury, a to z hlediska získávání vědomostí i myšlenkových dovedností, rozvoje iniciativy a poznávacích potřeb. 9
Obsah vzdělávacího programu Vzdělávací program je postaven na jednodenní prezenční výuce, která je doplněna 40 h e-learningového studia. Účastník postupuje od úvodního seznámení s problematikou oblasti zájmového vzdělávání, typů a řízení organizací, přes osvojení si základní orientace v on-line systému řízení kvality OLINA (www.olina.ka2.cz), až po rozvoj konzultačních dovedností. I. kapitola – Úvod do studia – seznámení s problematikou oblasti zájmového a neformálního vzdělávání 1 hodina
Anotace: V této kapitole lektor přivítá účastníky studia a představí strukturu školení (pokyny ke studiu, časový harmonogram). Účastníky seznámí s problematikou oblasti neformálního a zájmového vzdělávání (základní rozdělení, typy organizací včetně jejich cílů, poslání a popis systému jejich fungování).
III. kapitola – Konzultační dovednosti 4 hodiny
Anotace: V této kapitole lektor seznámí účastníky s efektivním vedením konzultačního procesu. Účastníci se naučí používat KKK model k stanovení podmínek konzultace, rámce, postupu a vyhodnocení změnového projektu. Lektor účastníky seznámí s úskalím organizační změny v organizacích. Účastníci se naučí specifikovat cíle (model SMART) a milníky včetně vytváření pozitivní vize. Účastníkům bude představen model CLEAR využívaný pro stanovení struktury a průběhu konzultantského setkání. Účastníci se naučí poskytovat účinnou motivační zpětnou vazbu. IV. kapitola – Technické a organizační informace 0,5 hodiny
II. kapitola – On-line systém OLINA 2,5 hodiny
Anotace: V této kapitole se účastníci seznámí s on-line systémem řízení kvality OLINA. Naučí se orientovat v prostředí systému a využívat jeho nástroje: Procesní analýza (identifikace procesů v organizaci, tvorba mapy procesů včetně tvorby karet pro jednotlivé procesy), Model CAF (nastavení členů týmu, vkládání důkazů a jejich hodnocení, tvorba akčních plánů včetně jejich vyhodnocení), Interní audit (nastavení týmu auditorů, nastavení plánu auditu, vkládání záznamů do checklistu včetně vyhodnocení), nástroje
10
určené k měření úrovní klíčových kompetencí (Test úrovně, Znalostní test), E-learningové programy (8 vzdělávacích programů sloužících k rozvoji 8 klíčových kompetencí).
Anotace: V této kapitole budou účastníci seznámeni s formami vykazování konzultací a jejich administrativním zpracováním. V. kapitola – E-learningové studium k on-line systému řízení kvality OLINA 40 hodin
Anotace: V této kapitole si účastníci prohloubí znalosti a dovednosti získané v druhé kapitole. E-learningové studium účastníky provede pěti kapitolami (Úvodní seznámení s on-line systémem OLINA (video), Administrační modul, 11
Hodnoticí modul, Kompetenční modul, E-learningový vzdělávací modul). Účastníci si prakticky vyzkouší jednotlivé nástroje on-line systému OLINA (model CAF, Interní audit, Procesní analýza, nástroje určené k měření úrovní klíčových kompetencí, 8 e-learningových programů). Účastníci si v e-learningovém studiu prověří získané znalosti prostřednictvím testu.
Teoretická část I. kapitola – Celoživotní učení2
Celoživotní učení představuje zásadní koncepční změnu pojetí vzdělávání, jeho organizačního principu, kdy všechny možnosti učení – ať už v tradičních vzdělávacích institucích v rámci vzdělávacího systému či mimo ně – jsou chápány jako jediný propojený celek, který dovoluje rozmanité a četné přechody mezi vzděláváním a zaměstnáním a který umožňuje získávat stejné kvalifikace a kompetence různými cestami a kdykoli během života. Celoživotní učení je v ideálním pojetí považováno za nepřetržitý proces, ve skutečnosti jde spíše o neustálou připravenost člověka učit se než o neustálé studium. Vychází se přitom ze zásady, že konkrétní získané kompetence nejsou tak cenné jako schopnost učit se. Mluví se tedy spíše o celoživotním učení, nikoliv vzdělávání, aby se tím zdůraznil význam i takových učebních aktivit každého jedince, které nemají organizovaný ráz, tzn. samostatného učení, učení při práci ap. Strategie celoživotního učení ČR. Praha: Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy, 2007. ISBN 978-80-254-2218-2.)
2
12
Celoživotní učení tedy zahrnuje: Formální vzdělávání, které je realizováno ve vzdělávacích institucích, zpravidla ve školách. Jeho funkce, cíle, obsahy, organizační formy a způsoby hodnocení jsou definovány a legislativně vymezeny. Zahrnuje na sebe navazující vzdělávací stupně (základní, střední, vysokoškolské), jejichž absolvování je potvrzováno certifikátem (vysvědčením, diplomem apod.). Neformální vzdělávání, které je zaměřeno na získání vědomostí, dovedností a kompetencí, které mohou respondentovi zlepšit jeho společenské i pracovní uplatnění. Kurzy neformálního vzdělávání mohou být poskytovány zpravidla v zařízeních zaměstnavatelů, soukromých vzdělávacích institucích, neziskových organizacích i ve školských zařízeních. Patří sem např. kurzy cizích jazyků, počítačové kurzy, řidičské kurzy, rekvalifikační kurzy, ale také krátkodobá školení a přednášky. Nutnou podmínkou pro realizaci tohoto druhu vzdělávání je účast odborného lektora či učitele. Nevede k získání uceleného stupně vzdělání. Informální učení, které je chápáno jako proces získávání vědomostí, osvojování si dovedností a kompetencí z každodenních zkušeností a činností v práci, v rodině, ve volném čase. Zahrnuje také sebevzdělávání, kdy učící se nemá možnost ověřit si nabyté znalosti (např. televizní jazykové kurzy). Na rozdíl od formálního a neformálního vzdělávání je neorganizované, zpravidla nesystematické a institucionálně nekoordinované. Celoživotní učení předpokládá komplementaritu a prolínání uvedených forem učení v průběhu celého života, v podstatě vždy a všude. Vzhledem k tomu ani termín „celoživotní“ 13
plně nevyhovuje, protože zdůrazňuje pouze časovou dimenzi vzdělávání. V poslední době se proto uplatňuje i termín „všeživotní“ („lifewide“) učení, který zdůrazňuje, že učení probíhá ve všech prostředích.
III. kapitola – Konzultační dovednosti
• Teorie organizační změny – harvardská škola • Mentoring • Koučovací přístup – CLEAR model • Rozvojová (efektivní) zpětná vazba
II. kapitola – Teorie řízení kvality
3
• SMART cíle
Kvalita je míra naplňování požadavků klientů na služby/činnosti a výstupy poskytovanými organizacemi. Jakost – rozumíme souhrn znaků entity, které ovlivňují schopnost uspokojovat stanovené a předpokládané potřeby (srov. ČSN ISO 8402:1995 či ČSN EN ISO 9000:2005). Rozlišujeme jakost produkce, služeb, vzájemných vztahů, řešení sociálních aspektů zaměstnavatelem, odpovědnost producenta a poskytovatele, odpovědnost k životnímu prostředí.
IV. kapitola – Systém řízení kvality4
Systém řízení jakosti (Quality Management System = QMS) je systémem propojujícím různorodé vnitřní procesy v organizaci a směřuje k procesnímu přístupu při provádění projektu. Umožňuje rozpoznávání, měření a zlepšování různorodých procesů. Tím se zlepšuje výkonnost.
TQM (Total Quality Management) je filosofie řízení zaměřená na zákazníka, usilující o trvalé zlepšování hlavních činností a využívající analytické nástroje a týmovou práci, která vyžaduje angažovanost všech zaměstnanců. Existuje několik typů modelů TQM, z nichž nejčastěji používanými jsou Model excelence EFQM, model CAF, model Malcolma Baldrige (USA), ISO 9000.
3
14
Aplikační příručka modelu CAF, Národní informační středisko pro podporu jakosti, Praha 2007
4
Aplikační příručka modelu CAF, Národní informační středisko pro podporu jakosti, Praha 2007
15
Praktická část
III. kapitola – Konzultační dovednosti (4 hodiny)
I. kapitola – Úvod do studia – seznámení s problematikou oblasti zájmového a neformálního vzdělávání 1 hodina
• Úvod, seznámení účastníků, úvod do studia, představení organizace NIDM, pokyny ke studiu, časový harmonogram (15 min) – přednáška, diskuze • Neformální vzdělávání, zájmové vzdělávání – současné trendy (15 min) – interaktivní přednáška • Vývoj neformálního vzdělávání v ČR a jeho současná situace (15 min) – diskuze II. kapitola – On-line systém OLINA 2,5 hodiny
• Úvod, důvod vzniku systému řízení kvality, přínos pro organizace, nabízené možnosti (30 min) – interaktivní přednáška Principy práce s jednotlivými moduly systému řízení OLINA v internetovém prostředí:
spolupráce (45 min)
• Seznámení s účastníky, úvod do problematiky (5 min) – diskuze • Organizační změna, nastavení kontraktu (30 min) – interaktivní přednáška, (5 min) – videoukázka • Shrnutí, závěr (5 min) – reflexe Blok 2. Kontraktování a cíle (45 min)
• Účinná vize, dobrý cíl, milníky implementace vize (15 min) – interaktivní přednáška • Nácviková aktivita: Formulování SMART cílů (25 min) – learning by doing (účastníci si ve dvojicích vzájemně konzultují vydefinování zadaného cíle podle metodiky SMART) • Shrnutí – zážitek, reflexe, videoukázka, uzavření (5 min) – reflexe Blok 3. Struktura konzultantského sezení (45 min)
• Administrační modul: registrace, přihlášení, nastavení práv (5 min) – learning by doing
• Struktura konzultantského sezení (10 min) – interaktivní přednáška
• Kompetenční modul – nástroje: test úrovně kompetence, test znalostí kompetence, 360stupňová zpětná vazba, Development Centre, hodnotící rozhovory (15 min) – learning by doing
• Hodnoticí modul (35 min) – learning by doing
• Nácviková aktivita: Vytvoření kontraktu (30 min) – learning by doing (Příloha: Formulář kontraktu – účastníci ve dvojicích vzájemně simulují úvodní schůzku k vytvoření kontraktu se zástupcem klientské organizace, během 10 min je jejich úkolem domluvit základní parametry kontraktu dle předem připravené šablony – formuláře kontraktu)
• Závěrečná reflexe (10 min) – diskuze
• Shrnutí, závěr (5 min) – reflexe
• E-learningový modul – osm e-learningových programů (15 min) – learning by doing
16
Blok 1. Organizační změna – rámec konzultantské
17
Blok 4. Účinná zpětná vazba (45 min)
• Principy zpětné vazby (10 min) – interaktivní přednáška • Nácviková aktivita: Zpětná vazba (20 min) – learning by doing (účastníci si vzájemně poskytují zpětnou vazbu dle zadání: klient splnil zadání – konfirmační zpětná vazba, klient nesplnil zadání – odpovídající zpětná vazba) • Debriefing, uzavření (15 min) – reflexe
1. Způsoby ovládání administračního modulu on-line systému pro řízení kvality OLINA (1,5 hodiny)
• Vstup do systému • Registrace, přihlášení • Administrace organizace 2. Způsoby ovládání hodnotícího modulu on-line systému pro řízení kvality OLINA (23 hodin)
IV. kapitola – Technické a organizační informace 0,5 hodiny
• Organizace konzultací (15 min) – interaktivní přednáška • Administrativní stránka konzultací (10 min) – interaktivní přednáška V. kapitola – E-learningové studium k on-line systému řízení kvality OLINA 40 hodin
• Jedná se o distanční vzdělávání s využitím výpočetní techniky a internetu, znalosti jsou distribuovány elektronickými zařízeními. Účastník prochází jednotlivé texty vztahující se k jednotlivým tématům, dosažené znalosti si ověřuje v závěrečném autotestu.
• Nástroje pro sebehodnocení, kritéria výběru nástroje • Způsoby ovládání nástroje on-line systému OLINA – procesní analýza • Sebehodnocení organizace pomocí modelu CAF • Způsoby ovládání nástroje on-line systému OLINA – model CAF • Sebehodnocení organizace pomocí Interního auditu • Způsoby ovládání nástroje on-line systému OLINA – interní audit 3. Způsoby ovládání kompetenčního modulu on-line systému pro řízení kvality OLINA (12 hodin)
• Hodnocení úrovně kompetencí • Postup při měření a hodnocení úrovní kompetencí • Způsoby ovládání nástroje on-line systému OLINA – Development Centre • Způsoby ovládání nástroje on-line systému OLINA – Hodnoticí rozhovory • Způsoby ovládání nástroje on-line systému OLINA – 360stupňová zpětná vazba
18
19
4. Způsoby ovládání e-learningového modulu on-line systému pro řízení kvality OLINA (3,5 hodiny)
• Způsoby ovládání nástroje on-line systému OLINA – E-learningové vzdělávací programy • Struktura e-learningových kurzů a jejich obsah • Závěr (15 min) – Test
Didaktické prostředky a nároky na prostředí Místo konání:
Způsob ukončení vzdělávacího programu Vyhodnocení průběhu a účinnosti vzdělávací akce bude provedeno formou vstupního a výstupního evaluačního dotazníku ve vzdělávacím modulu NIDM (www.vm.nidm.cz). Účastníci prostřednictvím systému hodnotí také celkovou spokojenost včetně vedení a podpory lektora. K hodnocení úspěšnosti jednotlivých účastníků školení bude sloužit závěrečný test. Po ukončení vzdělávacího programu dostanou všichni účastníci osvědčení o absolvování vzdělávacího programu.
• Vzdělávací zařízení v rámci ČR s požadovanými standardy pro interaktivní výuku prezenčního studia. Vybavení učebny: • flipchart, dataprojektor • HW vybavení – počítač připojený na internet • SW vybavení – WWW prohlížeč, základní SW aplikace (textový editor, grafický editor, program na přehrání videa, zvuku) E-learning: • PC s připojením na internet a standartní SW
20
21
přílohy
Doporučená literatura • Hawkins, P., Smith, N. Coaching, Mentoring and Organizational Consultancy: Supervision and Development, McGraw-Hill International, 2007, ISBN 0335218156, 9780335218158. • Luecke, R. Managing change and transition The Harvard business essentials series – Svazek 3 Harvard Business School Press, Harvard Business Press, 2003, 1578518741, 9781578518746.
Seznam příloh 5 Příloha 1: Prezentace on-line systému OLINA a procesního řízení Příloha 2: Prezentace Konzultační provázení organizační změnou Příloha 3: Formulář kontraktu Příloha 4: E-learning – dostupný na: lms.nidm.cz, kurz „Vzdělávací program pro odborné konzultanty k řídícím a podpůrným procesům v zájmovém a neformálním vzdělávání“ Příloha 5: Implementační příručka – Pokyny k použití systému OLINA – (pouze v elektronické podobě)
5
22
Přílohy v elektronické podobě naleznete na adrese www.ka2.cz/publikace
online systém OLINA
Prezentace on-line systému OLINA a procesního řízení
PŘÍLOHA 1 24
O systému OLINA • Posláním systému OLINA je nabídnout komplexní podporu při zavádění procesu řízení kvality do organizací poskytující neformální a zájmové vzdělávání • U zrodu systému stály organizace i jednotlivci pracující s dětmi a mládeží v České republice stejně jako experti na procesy a na otázky řízení kvality
• • • •
K sebehodnocení pracovníků Ke vzdělávání pracovníků organizace K nastavení procesního řízení v organizaci K celkovému sebehodnocení chodu organizace
Moduly systému OLINA Kompetenční modul – slouží pro hodnocení až 30 klíčových kompetencí jednotlivých pracovníků organizace prostřednictvím online testů včetně externího hodnocení 360°zpětnou vazbou Hodnotící modul – slouží k nastavení procesního řízení ve vaší organizaci a sebehodnocení vaší organizace prostřednictvím nástrojů: Model CAF, Interní audit E-learningový modul - slouží k vzdělávání a rozvoji pracovníků prostřednictvím vzdělávacích programů zaměřených rozvoj klíčových kompetencí
Důvody vzniku systému OLINA • Neexistence nástroje k sebehodnocení organizací a jejich pracovníků v prostředí zájmového a neformálního vzdělávání
Prezentace on-line systému OLINA a procesního řízení
kvalita do vašich organizací
Systém OLINA lze využít:
PŘÍLOHA 1
Využití systému OLINA v praxi
Přínos systému pro uživatele Lepší systém řízení organizace Efektivnější řízení vlastních činností
• Neexistence komplexního nástroje shrnujícího oblasti řízení kvality v zájmovém a neformálním vzdělávání • Neexistence nástroje, který by byl uživatelsky přívětivý, snadno dostupný, finančně nenáročný
Profesionální pracovníci Spokojené děti
více na www.ka2.cz/publikace 25
„Systém skutečně pochopíte teprve tehdy, když se jej pokusíte změnit.“
Šok
• popření
Kurt Lewin
ORGANIZAČNÍ
• obranné stažení
Eric Hoffer The Ordeal of Change
ZMĚNOU
Přiznání
• truchlení
PŘÍLOHA 2
Prezentace Konzultační provázení organizační změnou
Přijetí
26
DOBRÉ ÚMYSLY KONZULTANTA Chybné předpoklady
INDIVIDUÁLNÍ ZMĚNA
Mentor
Energie, produktivita
Umím to, tedy můžu učit. Důležité je expertíza. Učení je přirozený proces, který známe ze školy. Učení je racionální proces. Změna chování následuje automaticky. Chci pomoct. Nepotřebuji speciální dovednosti. Vystačím se selským rozumem a opatrností.
Vyšší produktivita Neg. ZV, nízká produativita Popření
Změna je téměř vždy konfliktní, někdy i traumatická. Proto se jí lidé raději vyhýbají. Avšak změna je součástí života organizace a je nezbytná pro její vývoj. Ti, kteří vědí jak ji předvídat, katalyzovat a zvládat, budou úspěšnější.
Odučování Integrace
Vztek, sebeobviňování, pasivita
Ohlížení se zpátky
Vyhlížení dopředu
Experimentování, zkoušení
Čas
Deprese
ORGANIZAČNÍ ZMĚNA Proč?
• adaptace
Prezentace Konzultační provázení organizační změnou
Vztek
KONZULTAČNÍ PROVÁZENÍ
„Mám dojem, že vlastně nikdo nemá rád novoty. Bojíme se jich. Nikdy nemůžeme být plně připraveni na zcela nové věci. Musíme se přizpůsobovat a každé radikální přizpůsobování představuje krizi sebeúcty : podstupujeme test a musíme se osvědčit. Postavit se čelem k drastické změně vyžaduje neotřesitelnou sebedůvěru .“
PŘÍLOHA 2
REAKCE NA ZMĚNU
OPATŘENÍ V PRŮBĚHU REAKCE NA ZMĚNU
Typy změn
1. Šok
Snižování nákladů
Strukturní změna
Změna procesu
Změna firemní kultury
• Měňte procesy za běhu. • Dávejte lidem nárazovky, přidělujte je jinam. • Používejte výzvové cíle. • Nedopusťte, aby se lidé cítili v práci ukolébaní.
2. Vztek • Udržujte napojení lidí na nejbližší skupinu (armáda: „Jeden za všechny…“). • Vytvořte příležitosti k ventilování kritiky.
3. Přiznání • Dále naslouchejte: „Jak to cítíte?“ Můžete zdůraznit pozitiva. • Stavte na kotvách skupiny. • Podporujte tendence riskovat: „Co s tím můžeme udělat?“
4. Přijetí • Pracujte na skupinové dynamice. • Snažte se chápat, co jednotliví lidé považují za úspěch, čeho se drží. • Přesouvejte pozornost od pocitů k činnostem. • Buďte připraveni odstranit jedince, kteří se prostě nepřizpůsobí.
27
Modelování
Dobrý plán
Dobrý postup
je jednoduchý byl vytvořen všemi zúčastněnými je rozdělen do dosažitelných celků stanovuje role a odpovědnosti je flexibilní
Zajistit si podporu klíčových lidí Vytvořit plán implementace Potvrzovat plán vlastním chováním
Konzultant:
Prezentace Konzultační provázení organizační změnou
Formulář kontraktu
Podpora
Výsledek (nakolik jsme uspěli)
PŘÍLOHA 2
PŘÍLOHA 3
KONTRAKT pro konzultaci k organizační změně
Vize
IMPLEMENTACE ZMĚNY
Klient (jm., fce, org.):
Mají lidské a organizační know-how potřebné k implementaci vize.
Energizace
Jak
Své přesvědčení vyjadřují v podobě důvěryhodné a neodolatelné vize.
Role
Hodnocení
Mají utkvělou představu, že revitalizace je klíč k úspěchu, a hluboké přesvědčení, že změna bude od základu účinná.
Kdy
3 vlastnosti
Datum:
MANAŽER ZMĚNY
Řešená oblast (systém OLINA)
• Zveřejňujte úspěchy transformace – prodávejte je dovnitř firmy • Odměňujte žádoucí chování • Vytvořte struktury, které zodpovídají za realizaci plánu změny • Zajišťujte proces zavedení změny do každodenní praxe
Kdo
28
Zmrazení
• Stanovte jasné cíle • Vytvářejte menší, akceptovatelné změny, které podpoří systémovou změnu • Vytvořte speciální skupiny manažerů, které jsou odpovědné za realizaci změny • Udržujte otevřenou, vzájemnou komunikaci, zjišťujte si zpětnou vazbu
Zadání (vize)
Změna
• Podpořte „neuspokojení současným stavem“ • Aktivizujte a získejte intenzivní podporu topmanagementu • Podporujte aktivní participaci a rozhodování • Zaveďte odměny žádoucího chování do systému
Kritéria úspěchu (jak poznáme, že jsme uspěli)
Rozmrazení
Termín ukončení a zhodnocení: __.__.____
PROCES ORGANIZAČNÍ ZMĚNY
Vytvářet podpůrné struktury Oslavovat milníky
více na www.ka2.cz/publikace 29
30
Formulář kontraktu
Kdo Kdo nejlépe posoudí, zda jsme uspěli? Hledejte další osoby, kterých se cíle týkají.
Termín ukončení a zhodnocení: __.__.____
Toto není plán kroků, kterými budete klienta provázet, ale cíle mohou odpovídat milníkům projektu.
Buďte konkrétní, ať je možné cíle posléze vyhodnotit. Definujte cíle SMART. Ať mají cíle vliv na fungování řešené oblasti (srovnej „existuje směrnice X“ vs. „směrnice X je implementována“ Srovnej „informovat podřízené“ a „podřízení vědí…“
Kritéria úspěchu, cíle (jak poznáme, že jsme uspěli) Popište jednotlivé dílčí cíle, kterých chcete dosáhnout. Jak Jak poznáme, zda a nakolik se nám podařilo dosáhnout tohoto cíle?
Hodnocení
Pokud je to příliš snadné (např. Ať má „informovat podřízené“, „existuje projekt „rytmus“. organizační směrnice“), má tento cíl vliv? Ne všechno na konci. Potvrzujte úspěchy.
Kdy Buďte realističtí.
Pokud zbývají věci k dořešení, rekontraktujte (od vize, ke kritériím…)
Klient bude vděčný za realistické zhodnocení.
Výsledek (nakolik jsme uspěli) Nebojte se neuspět na 100 %. Ušli jste kus cesty k cíli, klientově vizi.
Stručně popište, čeho chce klient dosáhnout – jaký je cílový stav řešené oblasti v jeho organizaci po skončení vašeho konzultačního procesu. Nebuďte příliš obecní (např. „fungující PR organizace“) ani příliš konkrétní (výčet všeho, co budete řešit) – od toho máte kritéria úspěchu.
Zadání (vize)
Konzultant: Jméno konzultanta
Klient (jm., fce, org.): Jméno, funkční zařazení (pozice), název organizace Stačí řešená oblast. Můžete stručně specifikovat problém, ale není to nutné.
Datum: Zahájení konzultačního procesu Řešená oblast (systém OLINA)
Příklad vyplněného formuláře kontraktu pro konzultaci k organizační změně
PŘÍLOHA 3
