uw partner in deelnemerregistratie
EventAssist EventAssist verzorgt de registratie en afhandeling van inschrijvingen voor alle georganiseerde bijeenkomsten: • Evenementen • Beurzen • Congressen • Seminars • Trainingen • Etc.
Samen met u verzorgen we de uitnodiging, de website en de communicatie met deelnemers via mail, SMS en post. Uitgebreide rapportages zorgen dat u altijd, overal van op de hoogte bent.
Het belangrijkste is een kwalitatief eindresultaat. Wij begrijpen dat de uitnodiging en registratie het eerste contact van uw doelgroep met het evenement is.
“ Voor personeels -en relatie evenementen werkt ABN AMRO samen met EventAssist. Ons events team binnen ABN AMRO is door EventAssist getraind en kan na het opzetten van het framework door EventAssist inmiddels zelfstanding aan de slag. De mensen achter EventAssist hebben gedegen kennis van internet maar ook van de evenementenwereld, waardoor de samenwerking prettig verloopt. De communicatielijnen met de medewerkers zijn kort en servicegericht. EventAssist is een professionele & flexibele partner.” Kaline van Halder, Events Manager, ABN AMRO
Partner in deelnemerregistratie EventAssist is voor evenementorganisaties en eventafdelingen dé partner voor een probleemloos uitnodigingsen registratietraject.
Kennis van evenementen EventAssist is ontwikkeld vanuit de praktijk. Doordat wij jarenlange ervaring hebben met de organisatie van evenementen weten we wat er belangrijk is. Dit stelt ons in staat om mee te denken in het proces van uitnodigen en registreren.
Kennis van Internet EventAssist is een product van Ritense Interactive en wordt ontwikkeld en beheerd in samenwerking met ons zusterbedrijf Ritense. Ritense ontwikkelt maatwerk webapplicaties voor diverse middelgrote en grote ondernemingen.
Deze mix van kennis van internet en kennis van evenementen stelt ons in staat om uw partner te zijn in probleemloze en aansprekende deelnemerregistratie.
Website Kern van EventAssist is een speciale website voor uw evenement. Uiteraard geven we de site de door u gewenste domeinnaam en voldoet ook de vormgeving aan uw wensen. Deze website is eenvoudig door uzelf te beheren. Een groot deel van de communicatie met uw genodigden en deelnemers verloopt via de website, zoals: • online registratie • het plaatsen van foto’s en video’s • het online beschikbaar stellen van documenten, zoals de routebeschrijving of presentaties • het laten zien wie de andere deelnemers zijn met overzichtelijke deelnemerslijsten
“Event Republic organiseerde het korpsfeest van de regiopolitie Amsterdam Amstelland. Samen met EventAssist hebben we de uitnodiging en registratie verzorgd. Zij hebben ons perfect ondersteund, vanaf de pitch tot aan de registratie van de bezoekers in de RAI. Een prettige samenwerking met een zeer goed eindresultaat. Voor toekomstige evenementen is EventAssist voor ons een ‘zekerheidje’” Sander de Vries, Directeur - Event Republic
Functionaliteit Website - Eigen URL (domeinnaam) - Vormgeving volgens uw wensen - Eenvoudig zelf te beheren
Inschrijfformulier Het inschrijfformulier stellen we volgens uw wensen samen. U bepaalt wat u van uw deelnemers wilt weten: van algemene gegevens tot aan speciale wensen. Met een nauwkeurige inschrijving zet u een eerste stap naar een succesvol evenement.
E-mail en HTML-nieuwsbrieven Via e-mailberichten of speciale nieuwsbrieven houdt u genodigden en/of deelnemers op de hoogte van het laatste nieuws. U stuurt de berichten eenvoudig naar het totale e-mailbestand, of naar selecties daarvan. Bijvoorbeeld naar mensen die zich nog niet hebben opgegeven of naar iedereen die heeft gekozen voor een bepaalde workshop.
Rapportages Uitgebreide rapportages houden u gedurende het traject constant op de hoogte van de status. Hoeveel deelnemers hebben zich al aangemeld? Hoeveel daarvan willen naar welke workshop? Hoeveel vegetariërs moet u doorgeven aan de cateraar? Vanzelfsprekend is de data eenvoudig te importeren en te exporteren.
SMS U stuurt eenvoudig sms-berichten. Bijvoorbeeld met informatie over een gewijzigde opstapplaats of nog een laatste herinnering. Vanzelfsprekend is de afzender van het bericht zo ingesteld dat de deelnemer direct ziet wie het bericht heeft verstuurd.
“Tempo-Team wil op een professionele en vernieuwende manier communiceren met haar klanten en relaties. EventAssist levert de kwaliteit die we zoeken en maakt het uitnodigen en registreren van deelnemers eenvoudig.” Jorieke Vlietstra, Communicatie adviseur, Tempo Team
Functionaliteit Badges, barcodes en RFID Voorzie uw deelnemers van een badge. Deze badge wordt opgemaakt met de door u gewenste vormgeving en informatie. Door gebruik te maken van een unieke barcode of RFID-chip kan uw deelnemer eenvoudig inchecken bij het evenement. Een hostess heet uw deelnemer vervolgens persoonlijk welkom.
Hard copy mailings Niet iedere doelgroep is via e-mail optimaal bereikbaar. Daarom kunt u uitnodigingen en informatie ook op papier versturen. EventAssist heeft een samenwerking met de Den Haag Media Groep die drukwerk verzorgt en, indien gewenst, verstuurt.
Ook Engelstalig Wij ontwikkelen websites, e-mails en inschrijfformulieren in het Nederlands én in het Engels. Dit maakt EventAssist ook geschikt voor internationale organisaties.
Professionele supportafdeling Elk project zal door een van onze medewerkers worden begeleid. Gezamenlijk zorgen we voor een goed resultaat.
Beheer verschillende evenementen tegelijk Doordat elk evenement zijn eigen website, database en uitnodigingstraject heeft is het eenvoudig om verschillende evenementen naast elkaar te beheren.
Overige functionaliteit EventAssist is uw partner bij de uitnodiging en registratie van deelnemers. Wilt u graag dat wij de “EventAssist is voor ons een betrouwbare partner op het
scanners en hostesses organiseren voor het inchecken van
gebied van uitnodiging en registratie van deelnemers.
de deelnemers? Wilt u graag een mooie uitnodiging per
Ze zijn betrokken bij wat we doen en hebben zichtbaar
post versturen met daaraan gekoppeld een antwoordkaart?
kennis van de evenementenwereld. EventAssist is een erg
Geen probleem.
open en prettige organisatie om mee samen te werken.” Marloes Honsbeek, Account Director - The Livehouse
Onze werkwijze Elk project wordt begeleid door één van onze medewerkers. Op deze medewerker kunt u op elk moment van de dag een beroep doen. De kennis en effectiviteit van onze supportmedewerkers zorgen er samen met u voor dat het uitnodigings- en registratietraject vlekkeloos verloopt.
Stap voor stap ziet dat traject er als volgt uit: • Met de supportmedewerker spreekt u het gehele traject door. De basis hiervoor vormt een door u ingevulde briefing. U zult merken dat de kennis van onze medewerkers bijdraagt tot effectiviteit. • Nadat het project is doorgesproken, maken wij een eerste opzet van de website, het inschrijfformulier, de e-mail en de nieuwsbrief. Bij de uitnodiging van een besloten groep zorgen wij dat het juiste genodigdenbestand wordt geïmporteerd in het systeem. Hiermee heeft u de basis voor een goede uitnodiging. Na een interne test kunt u de opzet bekijken en toetsen. • Na een test en ‘refinement’-fase wordt het geheel opnieuw ter toetsing aan u aangeboden. Daarna is alles klaar om de uitnodiging te versturen. • Ook de volgende fase zal door ons nauwkeurig worden gevolgd. In overleg verzenden wij reminders, passen we teksten aan, zetten we foto’s online en bekijken we de rapportages. • Tijdens het evenement staan wij ook voor u klaar. Zo kunnen we het inchecken van de deelnemers organiseren, aangeven welke personen aanwezig zijn en welke (nog) niet, sms’jes versturen, badges printen en nog veel meer. • Na afloop van het evenement zetten we eventueel de foto’s, video’s en presentaties online. Ook leveren we u een definitieve rapportage van deelnemers. • U kunt verschillende evenementen naast elkaar beheren, omdat elk evenement zijn eigen website, database en uitnodigingstraject heeft.
Prijzen
“Het prettige aan EventAssist is de persoonlijke aandacht. Ik vind het zeer positief dat je altijd iemand
EventAssist berekent een prijs per geregistreerde deel-
kan bereiken die snapt waar ik het over heb. Daarbij is
nemer. Hierdoor betaalt u alleen voor de deelnemers die
EventAssist gewoon een prima oplossing die door onze
aangeven naar uw evenement te komen. U heeft direct
klanten erg wordt gewaardeerd.” Nathan Wiersma, directeur - SVP Sfeerbeheer
toegang tot alle functionaliteit van EventAssist. U hoeft dus niet apart te betalen voor verschillende modules. “De multifunctionaliteit en toepassingsmogelijkheden
Kijk voor de actuele prijzen op www.eventassist.nl, of bel ons voor een uitgebreide offerte (020 799 48 68)
van EventAssist zijn oneindig. Eenvoud van de applicatie voor zowel de gebruiker als aanbieder maken deze registratie tool een absolute must-have voor eventorganizers.” Jeroen Duiker, Teamleader MICE, Carlson Wagonlit Meetings & Events
Partners “Event Assist is inmiddels voor ons een niet meer weg te denken partner tijdens onze FZ Brancheborrels. Eén
Den Haag media groep Den Haag media groep biedt een totaalpakket op het gebied van grafimedia dienstverlening, de one-stop-shop op het gebied van grafische publicaties. De vier bedrijven; Den Haag communicatie, Den Haag data,
mailtje en alles wordt voor ons geregeld. Van onlineaanmeldpagina tot directe uitnodigingen per mail en natuurlijk de registratie voorafgaand aan onze netwerkborrels. Een prima platte organisatiestructuur waarmee het snel schakelen is.” Mark Wichmann, Accountmanager FZ & Oplocatie
Den Haag offset en Den Haag print|mail werken onder de vlag van de holding Den Haag media groep. Den Haag
“Zowel Performance Improvement als SITE maken
media groep wil als partner in grafimediazaken voor haar
gebruik van EventAssist. De mensen van EventAssist
relaties op flexibele, vakbekwame en innovatieve wijze
begrijpen dat een website en uitnodigingstraject het
werk maken van communicatieadvies en de realisatie van mediumonafhankelijke publicaties.
visitekaartje van een evenement zijn. Samen met onze Account Managers komen ze altijd tot een geslaagd eindresultaat. Daarnaast is het een erg prettige en directe organisatie om mee samen te werken.” Ingrid Valks, Directeur Performance Improvement, Voorzitter SITE Nederland
LIVINGSTON, the IT rental company Livingston Computerverhuur is Europa’s grootste verhuurder van onder andere: • Computersystemen • Presentatieapparatuur • Netwerkapparatuur • Uitsluitend verhuur van A-merken.
“Nationale-Nederlanden gebruikt EventAssist voor een groeiend aantal uiteenlopende evenementen. Dankzij de goede samenwerking met de medewerkers van EventAssist hebben wij ons registratie proces volledig geautomatiseerd. Dit geeft onze evenementen een nog professionelere uitstraling. Daarnaast hebben we direct kunnen profiteren van het gebruiksgemak en de efficiëntie die het werken met EventAssist oplevert.” Merlijn Lammersen, Eventmanager,
Kijk op www.livingston.nl
Nationale-Nederlanden
[email protected]
www.eventassist.nl
©2008 - Copyright Ritense Interactive B.V.
Ritense Interactive B.V.
EventAssist is een product van Ritense Interactive B.V. Niets uit deze uitgave mag zonder toestemming van Ritense Interactive B.V.
Koningin Wilhelminaplein 12
worden overgenomen of gepubliceerd. In de tekst genoemde geregistreerde
1062 HK Amsterdam
merk- of productnamen zijn het eigendom van hun respectievelijke eigenaren.
Telefoon 020 - 799 48 68
Ritense Interactive B.V. heeft de grootst mogelijke zorgvuldigheid toegepast bij
Fax 020 - 799 48 69
de samenstelling van deze brochure. Aan deze brochure kunnen echter geen
[email protected]
rechten worden ontleend.
www.ritenseinteractive.com
