USULAN KEGIATAN AUDIT MUTU INTERNAL BIDANG AKADEMIK DAN NON-AKADEMIK TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016
PUSAT PENJAMINAN MUTU UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA 2016
PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM) (TOTAL QUALITY MANAGEMENT CENTER)
UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA Jalan Balekambang Lor No. 1 Telp/(fax (0271) 726278-739048 SURAKARTA 57139 Website: http://utp.ac.id
Email
[email protected]
Nomor : 003/F/PPM-UTP/V/2016 Perihal : Usulan Kegiatan dan Tim AMI Tahap Implementasi Dokumen Th. 2015/2016 Lamp : 2 (dua) lembar
Kepada : Yth. Rektor Universitas Tunas Pembangunan u/b. Bapak Prof. Dr. Ir. H. Ongko Cahyono, MSc. Disampaikan dengan hormat, bahwa dalam rangka keberlanjutan implementasi Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di lingkup Universitas Tunas Pembangunan, kami mengingatkan sudah saatnya dilaksanakan lagi penyelenggaraan Audit Muti Internal. (AMI). Terkait hal dimaksud, Pusat Penjaminan Mutu (PPM), mengajukan kegiatan AMI tahap Implementasi Dokumen baik pada tingkat Universitas dan Fakultas serta Program Studi. Bagi Rektorat dan Dekan Fakultas akan meliputi bidang akademik dan non akademik. Sebagaimana telah diketahui, tujuan AMI dalam tahap implementasi adalah untuk mendapatkan data dan informasi faktual tentang implementasi setiap dokumen sebagai dasar pengambilan keputusan, perbaikan dan/atau pengembangan program-program akademik dan non-akademik serta mengurangi resiko kegagalan Sistem Penjaminan Mutu Eksternal (SPME)/audit eksternal oleh BAN-PT sebagai kelanjutan SPMI. Temuan hasil audit selanjutnya dianalisis, dinilai kecukupan dan kesesuaiannya terhadap Standar Nasional (SN) Dikti. Implementasi dokumen dalam tahap ini meliputi: 1. 2. 3.
Dokumen Manajemen Dokumen Akademik Impementasi Dokumen Mutu (Kebijakan Mutu/SPMI, Manual Mutu/SPMI, Standar Mutu/SPMI dan Standar Operasional Prosedur/SOP, Instruksi Kerja/IK dan record/form SPMI dan dokumen-dokumen lain terkait).
Hasil temuan auditor, akan digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan yang secara khusus untuk memberikan umpan balik tentang kinerja unit kerja terkait yaitu mengarahkan pencapaian sasaran dan menemukan peluang perbaikan. Sehubungan dengan itu, kami mohon perkenan Keputusan Bapak untuk Pelaksanaan Kegiatan serta Tim Audit Mutu Internal Tahap Implementasi Dokumen UTP Periode Tahun 2015/2016 sebagai payung hukum (draft Susunan Tim Audit Mutu Internal tersaji dalam Lampiran I).
Jika disetujui, sosialisasi AMI sebelum pelaksanaan AMI pada tingkat universitas akan kami laksanakan pada tanggal 7 Juni 2016 jam 9.00-10.30 WIB, sedangkan pelaksanaan AMI untuk Rektorat dimulai pada tanggal 14 Juni 2016 jam 09.00-selesai. (Jadwal AMI terlampir pada Lampiran II) Sosialisasi AMI dan pelaksanaan AMI untuk tingkat fakultas dan Prodi tersaji pada Lampiran III). Demikian ajuan ini kami sampaikan atas perhatian dan kebijakan terbaiknya diucapkan terima kasih.
Surakarta, 24 Mei 2016 Mengetahui Wakil Rektor I,
Ketua Pusat Penjaminan Mutu,
Ir. H. Isnarno, MT.
Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.
Tembusan Kepada Yth.: 1. KDP YPTTP Surakarta 2. Wakil Rektor I, II dan III UTP. 3. Karo UTP. Surakarta 4. Arsip.
Lampiran I Nomor Surat KaPPM : 003/F/PPM-UTP/V/2016 Perihal : Pengajuan Kegiatan dan Tim AMI Tahap Implementasi Tanggal : 24 Mei 2016
USULAN SUSUNAN TIM AUDIT MUTU INTERNAL TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN SURAKARTA PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016 Jabatan No.
Nama Dosen
1. Auditor a. Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT. b. Dr. Ir. Sapto Priyadi, MP. 2. a. Agus Supriyoko, S.Or, M.Or, b. Ir. Daryanti, MP. c. Syahriar Abdullah, SE, MM. d. Aan Budi Santoso, SPd., MPd.
NIDN
0012115401 0608016101 0616088003 0004016401 0630088502 0613038401
Dalam Unit Kerja Asal Ketua PPM/ Dosen FT-UTP Dosen FP-UTP GPM FKIP-UTP/ Dosen FP-UTP GPM FP-UTP/ Dosen FP-UTP GPM FP-UTP/ Dosen FP-UTP GPM FKIP-UTP/ Dosen FP-UTP
Dalam Tim AMI Auditor Ketua Auditor Anggota Observer/Peninjau Observer/Peninjau Observer/Peninjau Observer/Peninjau
Ketua Pusat Penjaminan Mutu UTP
Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.
Lampiran II.a Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/V/2016; Perihal AMI & Tim AMI implementasi Dokumen; Tanggal 24 Mei 2016 JADWAL PELAKSANAAN AMI - TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN - TINGKAT UNIVERSITAS PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016 Mei No.
3 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.
Juni
Juli
Agustus
September
Oktober
Uraian Audit 4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
1
2
3
4
Checking dan Sosialisasi Update Dokumen, Penyempurnaan check-list Penyempurnaan check-list, Ajuan pelaksanaan AMI ke Rektor, Pengiriman checklist ke auditee, Simulasi AMI internal, Sosialisasi check-list/AMI Pelaksanaan audit ke lembaga-lembaga UTP + UPT PKTS Pelaksanaan audit ke LPPM Pelaksanaan audit ke LKI Pelaksanaan ke PKTS Closing meeting Lembaga-lembaga + PKTS UTP Pelaksanaan audit ke Biro Universitas + UPT Perpustakaan Pelaksanaan audit ke BAAK Pelaksanaan audit ke BAUK Pelaksanaan audit ke Perpustakaan Closing meeting Biro Universitas + UPT Perpustakaan UTP Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan kinerja ke auditee
Ketua Pusat Penjaminan Mutu
Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.
Lampiran II.b Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/V/2015; Perihal AMI; Tangga 24 Mei 2016
JADWAL PELAKSANAAN AMI - TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN - TINGKAT FAKULTAS DAN PRODI PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016 PUSAT PENJAMINAN MUTU (PPM) - UNIVERSITAS TUNAS PEMBANGUNAN (UTP) SURAKARTA No.
Uraian Audit
1. 2.
Checking dan Sosialisasi Update Dokumen Penyempurnaan check-list, Ajuan pelaksanaan AMI ke Rektor, Pengiriman checklist ke auditee, Simulasi AMI internal, Sosialisasi check-list/AMI Pelaksanaan audit ke FakultasTeknik Pelaksanaan audit ke Program Studi Teknik Sipil Pelaksanaan audit ke Program Studi Arsitektur Closing meetingFakultasTeknik Pelaksanaan audit ke Fakultas Pertanian Pelaksanaan audit ke Program Studi Agroteknolog Pelaksanaan audit ke Program Studi Agribisnis Closing meeting Fakultas Pertanian Pelaksanaan audit ke Fakultas Ekonomi Pelaksanaan audit ke Program Studi Manajemen Pelaksanaan audit ke Program Studi Akuntansi Closing meeting Fakultas Ekonomi Pelaksanaan audit ke Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Kepelatihan Olahraga Pelaksanaan audit ke Program Studi Bimbingan Konseling Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Guru Sekolah Dasar Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Jasmanai, Kesehatan & Rekreasi Closing meeting Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan kinerja ke auditee
3.
4. 5.
6. 7.
8. 9.
10. 11. 12. 13. 14.
Mei 3 4
1
Juni 2 3
4
1
Juli 2 3
4
1
Agustus 2 3 4
1
September 2 3 4
1
Oktober 2 3 4
Ketua Pusat Penjaminan Mutu
Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT.
Lampiran II.c Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/V/2015; Perihal AMI dan Tim AMI Implementasi Dokumen; Tanggal 24 Mei 2016 JADWAL PELAKSANAAN AMI JULI - AGUSTUS 2016 – TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN TINGKAT UNIVERSITAS PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016 PPM UTP SURAKARTA Uraian Audit
1
Tanggal
3
Checking dan Sosialisasi Update Dokumen Rektorat Ajuan pelaksanaan audit ke Rektor, Sosialisasi check-list, Penyempurnaan/ finalisasi check-list, Pengiriman check-list ke auditee, Simulasi AMI Pelaksanaan audit ke LPPM
4
Pelaksanaan audit ke LKI
21 Juni 2016
5
Pelaksanaan audit ke PKTS
22 Juni 2016
6
Closing Meeting Lembaga-lembaga + PKTS
7
Pelaksanaan audit ke BAAK
05 Juli 2016
8
Pelaksanaan audit ke BAUK
06 Juli 2016
9
Pelaksanaan audit ke Perpustakaan
07 Juli 2016
2
09 Mei -13 Juni 2016 01 -13 Juni 2016 21 Juni 2016
04 - 09 Juli 2016
10 Closing meeting Biro + Perpustakaan
11 - 16 Juli 2016
11 Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu
18 - 23 Juli 2016
12 Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan 13 Mutu Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan 14 kinerja ke auditee
20 Juli - 31 Agustus 2016 05 - 10 September 2016 12 -17 September 2016 Ketua PPM
Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT
Lampiran II.d Surat KaPPM No. 003/F/PPM-UTP/V/2015; Perihal AMI dan Tim AMI Implementasi Dokumen; Tanggal 24 Mei 2016 JADWAL PELAKSANAAN AMI JULI - AGUSTUS 2016 – TAHAP IMPLEMENTASI DOKUMEN TINGKAT FAKULTAS DAN PRODI PERIODE JUNI - AGUSTUS 2016 PPM UTP SURAKARTA
1. 2.
3.
4. 5.
6. 7.
8. 9.
10. 11. 12. 13. 14.
Uraian Audit
Tanggal
Checking dan Sosialisasi Update Dokumen Ajuan pelaksanaan audit ke Rektor, Sosialisasi check-list, Penyempurnaan/ finalisasi check-list, Pengiriman check-list ke auditee, Simulasi AMI Pelaksanaan audit ke FakultasTeknik dan TU Teknik Pelaksanaan audit ke Program Studi Teknik Sipil Pelaksanaan audit ke Program Studi Arsitektur Closing meeting FakultasTeknik Pelaksanaan audit ke Fakultas Pertanian dan TU Pertanian Pelaksanaan audit ke Program Studi Agroteknologi Pelaksanaan audit ke Program Studi Agribisnis Closing meeting Fakultas Pertanian Pelaksanaan audit ke Fakultas Ekonomi dan TU Ekonomi Pelaksanaan audit ke Program Studi Manajemen Pelaksanaan audit ke Program Studi Akuntansi Closing meeting Fakultas Ekonomi Pelaksanaan audit ke Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Kepelatihan Or. Pelaksanaan audit ke Program Studi Bimbingan Konseling Pelaksanaan audit ke Program Studi Pendidikan Guru SD Pelaksanaan audit ke Program Studi Penjas Kesehatan & Rekreasi Closing meeting Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Laporan hasil audit ke Rektor melalui Pusat Menjaminan Mutu Tindakan perbaikan oleh Auditee dan Verifikasi Laporan hasil verifikasi ke Rektor melalui Pusat Penjaminan Mutu Rapat Tinjauan Manajemen, diseminasi dan saran perbaikan kinerja ke auditee
15 - 30 Oktober 2016 1 – 9 November 2016 12 Juli 2016 12 Juli 2016 12 Juli 2016 17 Juli 2016 19 Juli 2016 20 Juli 2016 20 Juli 2016 25 Juli 2016 26 Juli 2016 27 Juli 2016 27 Juli 2016 01 Agustus 2016 09 Agustus 2016 09 Agustus 2016 09 Agustus 2016 23 Agustus 2016 23 Agustus 2016 27 Agustus 2016 05 September 2016 05 September - 25 Oktober 2016 27 Oktober 2016 31 Oktober 2016
Ketua PPM
Ir. Dwi Suci Sri Lestari, MT
