USER MANUAL BOOK. TM Nail House Management System. Admin & Nailist Interface. Salman Inovasi

TM

Nail House Management System

Admin & Nailist Interface

USER MANUAL BOOK Salman‐Inovasi Copyright ©2013, Salman‐Inovasi Contact Support : [email protected]

DAFTAR ISI DAFTAR ISI ........................................................................................................................................................ 2 PENDAHULUAN .................................................................................................................................................. 4 1.1. 1.2.

KONFIGURASI SISTEM .............................................................................................................................. 4 MODUL‐MODUL APLIKASI ........................................................................................................................ 5

PENGGUNAAN APLIKASI .................................................................................................................................... 7 2.1. 2.2. 2.3. 2.4. 2.5. 2.6. 2.7. 2.8. 2.9. 2.10. 2.11. 2.12. 2.13. 2.14. 2.15.

MEMULAI APLIKASI .................................................................................................................................. 7 TAMPILAN UTAMA ................................................................................................................................... 8 ICON‐ICON DAN TOMBOL ...................................................................................................................... 10 PESAN KONFIRMASI ............................................................................................................................... 10 ADMINISTRASI‐SETUP LAPORAN ........................................................................................................... 11 ADMINISTRASI‐SETUP JAM KERJA.......................................................................................................... 11 ADMINISTRASI‐PROFILE PENGGUNA ..................................................................................................... 12 ADMINISTRASI‐PROFILE NAILIST ............................................................................................................ 14 ADMINISTRASI‐GAJI DAN TUNJANGAN .................................................................................................. 17 ADMINISTRASI‐PROFILE PELANGGAN .................................................................................................... 19 ADMINISTRASI‐DATA SUPPLIER ............................................................................................................. 21 ADMINISTRASI‐ITEM PRODUK ............................................................................................................... 23 ADMINISTRASI‐PAKET SERVICE .............................................................................................................. 25 ADMINISTRASI‐PROGRAM PROMO ....................................................................................................... 28 ADMINISTRASI‐REKENING BANK ............................................................................................................ 30

OPERASIONAL ................................................................................................................................................... 33 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. 3.10. 3.11. 3.12. 3.13. 3.14.

INPUT STOK ............................................................................................................................................ 33 STOK ITEM .............................................................................................................................................. 35 DISTRIBUSI ASET TETAP ......................................................................................................................... 36 SALDO REKENING ................................................................................................................................... 39 PENGELUARAN ....................................................................................................................................... 41 JADWAL KERJA ....................................................................................................................................... 43 DAFTAR HADIR ....................................................................................................................................... 45 MONITORING ......................................................................................................................................... 47 PENGAJUAN DAN PENGGANTIAN UANG KESEHATAN ........................................................................... 48 PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN INSENTIF ........................................................................................... 52 PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN THR ................................................................................................... 58 PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI ................................................................................................... 63 BOOKING ................................................................................................................................................ 68 TRANSAKSI ............................................................................................................................................. 74

LAPORAN .......................................................................................................................................................... 77 4.1. 4.2. 4.3.

LAPORAN ‐ INPUT STOK ......................................................................................................................... 77 LAPORAN – STOK ITEM .......................................................................................................................... 78 LAPORAN – DISTRIBUSI ASET TETAP ...................................................................................................... 80

2 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

4.4. 4.5. 4.6. 4.7. 4.8. 4.9. 4.10. 4.11. 4.12. 4.13. 4.14. 4.15. 4.16.

LAPORAN – PENGELUARAN ................................................................................................................... 81 LAPORAN – JADWAL KERJA .................................................................................................................... 83 LAPORAN – KEHADIRAN......................................................................................................................... 84 LAPORAN – PEMBAYARAN ..................................................................................................................... 86 LAPORAN – SLIP GAJI ............................................................................................................................. 87 LAPORAN – BOOKING ............................................................................................................................ 88 LAPORAN – TRANSAKSI .......................................................................................................................... 90 LAPORAN – TOP NAILIST ........................................................................................................................ 91 LAPORAN – TOP PELANGGAN ................................................................................................................ 93 LAPORAN – TOP SERVICE ....................................................................................................................... 94 LAPORAN – PENDAPATAN ..................................................................................................................... 96 LAPORAN – KEUANGAN ......................................................................................................................... 97 LAPORAN – ANALISA .............................................................................................................................. 99

APLIKASI KEHADIRAN ...................................................................................................................................... 101 TROBLESHOOTING .......................................................................................................................................... 103 5.1. 5.2.

MASALAH NETWORK ........................................................................................................................... 103 MASALAH PRINTER .............................................................................................................................. 104


1

PENDAHULUAN

Nail House Management System merupakan sistem yang dibangun oleh team Salman‐Inovasi untuk kebutuhan user dalam memanage dan pengelolaan Salon Kuku terutama dalam pengelolaan stok barang, biaya pengeluaran, payroll, insentif, dan pendapatan salon, serta reportingnya. 1.1. KONFIGURASI SISTEM Di bawah ini akan dijelaskan mengenai konfigurasi sistem yang diimplementasikan untuk kebutuhan Nail House Management System ini.

Gamba 1. Konfigurasi sistem manajemen Nail House Gambar di atas menunjukkan konfigurasi sistem yang diimplementasikan untuk kebutuhan Nail House mulai dari aplikasi hingga peralatan yang harus tersedia. Semua aplikasi dan databasenya akan 4 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

tersimpan di sebuah provider web hosting sehingga kita tidak membutuhkan lagi untuk maintenance infrastruktur yang berkaitan dengan server aplikasi. Dengan jaringan internet, sistem aplikasi Nail House dapat diakses dimana saja karena bentuknya yang web base sehingga sangat memudahkan user dalam penggunaannya. Ada dua kategori user yang akan menggunakannya yaitu level operator dan level admin dimana keduanya mempunyai privilege yang berbeda seperti ditunjukan dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan operasional di onsite Nail House, maka dibutuhkan printer untuk pencetakan invoice dan mesin sidik jari untuk kebutuhan absensi para nailist. 1.2. MODUL‐MODUL APLIKASI Bagian ini akan menjelaskan beberapa modul yang saling terintegrasi satu sama lain untuk kebutuhan sistem Nail House yang tergambar dalam gambar di bawah ini.

REGISTRASI CUSTOMER

INVOICE

ABSENSI

MONITORING

OPERASIONAL

USER, BONUS, GAJI

PAKET SERVICE

STOK BARANG

REPORTING

PROMO

DATABASE

Gambar 2. Modul‐modul Nail House a. b.

c.

Database, merupakan modul yang akan digunakan sebagai penampung data baik data master maupun data transaksi operasional sehari‐hari. User, Bonus, dan Gaji, merupakan modul yang digunakan untuk mendaftarkan semua pengguna aplikasi baik admin maupun operator, mendaftarkan semua nailist beserta dengan parameternya untuk kebutuhan perhitungan insentif dan gaji. Stok Barang, merupakan modul yang digunakan untuk pencatatan stok dimana tipe barang yang digunakan akan terdiri dari tiga tipe diantaranya,  Satuan (pieces / pcs).  Panjang (milli meter / mm ).  Cairan (mili liter / ml).


d.

e.

f. g. h.

i. j.

Paket Service, merupakan modul yang digunakan untuk mendefinisikan paket‐paket service yang akan ditawarkan ke pelanggan. Setiap paket service mempunyai kode khusus sehingga tidak ada kode paket service yang sama. Promo, merupakan modul yang digunakan untuk memberikan program‐program potongan harga oleh Nail House kepada pelanggannnya baik berdasarkan service, ulang tahun, atau jumlah kunjungan pelanggan. Monitoring, merupakan modul yang digunakan untuk memonitoring kehadiran nailist secara real time pada saat itu. Reporting, merupakan modul yang digunakan untuk membuat laporan‐laporan yang dibutuhkan sebagai bahan analisa opeasional Nail House. Registrasi Customer, merupakan modul yang digunakan untuk membuat pencatatan setiap pelanggan yang akan menggunakan jasa Nail House. Semua data pelanggan akan mempunyai pencatatan histori sehingga dapat di analisa loyalitas dari para pelanggan tersebut. Invoice, merupakan modul yang digunakan untuk pencetakan tagihan setelah proses pelayanan terhadap customer selesai. Absensi, merupakan modul yang digunakan untuk mencatat kehadiran tiap nailist.


PENGGUNAAN APLIKASI

2

Dalam bagian ini akan dijelaskan mengenai penggunaan aplikasi Nail House Management System baik bagi operator maupun bagi seorang admin. Penggunaannya sangat mudah karena bentuknya yang web base sehingga dapat di akses di mana saja selama terkoneksi dengan internet. Untuk mengakses aplikasi ini, alamat yang disediakan adalah di bawah ini, http://admin.nailhouse2010.com Dibutuhkan user dan password untuk mengakses ke dalam sistem ini yang sudah didaftarkan terlebih dahulu oleh seorang admin seperti yang akan dijelaskan secara detail dalam penjelasan di bawah ini. 2.1. MEMULAI APLIKASI Dari alamat url di atas jika kita akses melalui sebuah web browser maka akan tampak form login seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 3. Form login


2.2. TAMPILAN UTAMA Setelah seorang user dapat masuk ke dalam sistem aplikasi maka akan tampak tampilan utama yang akan terlihat seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 4. Tampilan utama Dalam tampilan utama seperti dalam gambar di atas terbagi menjadi 3 bagian, diantaranya bagian atas yang terdiri dari header dan nama user yang sedang login disertai dengan waktu loginnya, bagian bawah kiri yang merupakan tree menu‐menu yang dapat diakses oleh user tersebut, dan bagian bawah kanan yang merupakan tampilan menu dari salah satu tree menu yang dipilihnya. Akses terhadap menu‐menu yang tersedia dikelompokkan menjadi tiga bagian besar yaitu Administrasi, Operasional, dan Laporan dimana ketiganya dapat dilihat secara detail sub menu yang berada di bawahnya seperti dijelaskan di bawah ini. a. Administrasi  Setup  Laporan  Jam Kerja  Profile  Daftar Pengguna  Daftar Nailist  Daftar Pelanggan 8 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

b.

c.

 Data Master  Data Supplier  Item Produk  Paket Service  Program Promo  Rekening Bank Operasional  Logistik  Data Stok  Saldo Rekening  Pengeluaran  Nailist  Kehadiran  Pembayaran  Pelayanan Order Service Laporan  Laporan Detail  Logistik  Input Stok  Stok Item  Distribusi Aset  Pengeluaran  Nailist  Jadwal Kerja  Kehadiran  Pembayaran  Slip Gaji  Pelayanan  Booking  Transaksi  Laporan Summary  Top Nailist  Top Pelanggan


   

Top Service Pendapatan Keuangan Analisa

2.3. ICON‐ICON DAN TOMBOL Ada beberapa icon yang banyak digunakan dalam aplikasi ini diantaranya seperti tampak dalam gambar di bawah ini. Tombol yang digunakan untuk menambah data. Tombol yang digunakan untuk melakukan pencarian data. Tombol yang digunakan untuk mencetak data. Tombol yang digunakan untuk kembali ke halaman sebelumnya. Tombol yang menunjukan halaman ke berapa jika data mempunyai banyak halaman. Tombol yang digunakan untuk melakukan perubahan. Tombol yang digunakan untuk menyimpan data. Tombol yang digunakan untuk kembali ke menu sebelumnya. Tombol yang digunakan untuk mencetak data. Tombol yang digunakan untuk membuat invoice. Tombol yang digunakan untuk meng‐cancel data. Tombol yang digunakan untuk menghapus data. Tombol yang digunakan untuk perview laporan‐laporan. Tombol yang digunakan untuk menyimpan laporan dalam bentuk file xls. 2.4.

PESAN KONFIRMASI Merupakan konfirmasi saat melakukan penyimpanan data baik data input pertama kali maupun perubahan data. Tombol OK adalah konfirmasi persetujuan sedangkan tombol Cancel adalah konfirmasi dibatalkan.

Merupakan konfirmasi saat data akan dihapus. Tombol OK adalah konfirmasi persetujuan sedangkan tombol Cancel adalah konfirmasi dibatalkan.


2.5. ADMINISTRASI‐SETUP LAPORAN Digunakan untuk men‐setting header laporan yang akan digunakan dalam setiap pembuatan laporan yang akan di cetak yang posisinya berada di bagian atas kiri dari sebuah laporan.

Gambar 5. Setup laporan Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas.  Nama Usaha.  Alamat.  No Telepon.  No Fax.  Email.  Web Page.  Logo (size 200x75 pixel). Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol berubah dan dapat digunakan dengan baik.

untuk memastikan jika headernya

2.6. ADMINISTRASI‐SETUP JAM KERJA Digunakan untuk men‐setting jam kerja para nailist sebagai patokan untuk waktu masuk dan pulang kerja, menghitung keterlambatan, dan menghitung jam lembur. Terdapat dua shift yang diberlakukan


dalam sistem ini dan masing‐masing mempunyai kolom yang harus di isi seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 6. Setup jam kerja Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi. Masing‐masing shift mempunyai kolom seperti dijelaskan di bawah ini.  Masuk, kolom waktu untuk menentukan jam masuk para nailist yang diisi sesuai format yang tercatat jam, menit, dan detik.  Keluar, kolom waktu untuk menentukan jam pulang para nailist yang diisi sesuai format yang tercatat jam, menit, dan detik.  Lembur, kolom waktu untuk menentukan jam lembur mulai dihitung dengan format penulisan sesuai yang tercatat jam, menit, dan detik.  Keterangan. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol digunakan dengan baik.

untuk memastikan berubah dan dapat

2.7. ADMINISTRASI‐PROFILE PENGGUNA Digunakan untuk mendaftarkan semua pengguna aplikasi ini dimana tampilan utamanya seperti tampak dalam gambar di bawah ini. 12 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Gambar 7. Profile daftar pengguna Beberapa kolom yang berkaitan dengan daftar pengguna aplikasi akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian pengguna sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol cetakan seperti dalam gambar di bawah ini.

dengan filter nama

yang akan menghasilan

Gambar 8. Cetak profile daftar pengguna 13 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Untuk penambahan profile pengguna disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 9. Form penambahan atau perubahan pengguna Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Nama, diisi lengkap nama pengguna aplikasi.  Id Login, digunakan mengakses aplikasi bersama dengan passwordnya.  Password, digunakan mengakses aplikasi bersama dengan id loginnya.  Level, terdiri dari operator dan admin yang akan dibedakan privilegenya saat menggunakan aplikasi.  Status, terdiri dari aktif dan tidak aktif. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi dalam form di atas. 2.8. ADMINISTRASI‐PROFILE NAILIST Digunakan untuk mendaftarkan para nailist dimana tampilan utama seperti tampak dalam gambar di bawah ini.


Gambar 10. Profile daftar nailist Beberapa kolom yang berkaitan dengan nailist akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol gambar di bawah ini.

dengan filter nama nailist sedangkan

yang akan menghasilan cetakan seperti dalam

Gambar 11. Cetak profile nailist 15 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Untuk penambahan nailist disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 12. Form penambahan atau perubahan nailist Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  NIP, nomer induk pegawai / nailist.  Id Absen, nomer id yang di input sesuai dengan mesin sidik jari.  Nama.  Tanggal Lahir, dengan format penulisan dd/mm/yyyy.  Jenis Kelamin, terdiri dari laki‐laki atau perempuan.  No Handphone.  Alamat.  Email.  Jabatan.  Bergabung, tanggal mulai bekerja dengan format dd/mm/yyyy.  Keluar, tanggal saat tidak bekerja lagi dengan format dd/mm/yyyy.  Rekening Bank dan Nomer Rekening.  NPWP pribadi.  Status, terdiri dari aktif dan tidak aktif.


Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi.

untuk memastikan datanya masuk atau

2.9. ADMINISTRASI‐GAJI DAN TUNJANGAN Digunakan untuk mendaftarkan gaji dan tunjangan para nailist yang akan dijadikan sebagai acuan dalam menghitung pendapatan para nailist baik bulanan ataupun insentif tiga bulanan. Tampilan utamanya dapat terlihat seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 13. Gaji dan tunjangan Beberapa kolom yang berkaitan dengan gaji dan tunjangan nailist akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian nailist sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol seperti dalam gambar di bawah ini.


dengan filter nama

yang akan menghasilan cetakan

Gambar 14. Cetak gaji dan tunjangan Untuk penambahan gaji dan tunjangan disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini. Setiap nailist hanya didefinisikan dalam satu data parameter gaji dan tunjangan ini sebagai acuan dalam perhitungan pendapatan perbulan atau insentif per tiga bulan.

Gambar 15. Form penambahan atau perubahan gaji dan tunjangan 18 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Nailist, dipilih dari data master nailist yang telah dibuat sebelumnya.  Gaji pokok, besarnya gaji pokok setiap nailist per bulan.  Jabatan, besarnya tunjangan jabatan setiap nailist per bulan.  Kesehatan, besarnya tunjangan kesehatan bagi nailist per tahun.  THR, besarnya tunjangan hari raya per tahun.  Lembur/Jam, besarnya pembayaran lemburan per jam.  Insentif Per Service, besarnya prosentase insentif terhadap service yang dikerjakan.  Insentif Per Omset, besarnya prosentase insentif jika nailist mencapai omset yang ditentukan.  Potongan Tidak Hadir, besarnya potongan per hari ketidakhadiran.  Potongan Terlambat, besarnya potongan per hari keterlambatan. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi.


2.10. ADMINISTRASI‐PROFILE PELANGGAN Digunakan untuk mendaftarkan para pelanggan dimana tampilan utama seperti tampak dalam gambar di bawah ini. Data pelanggan biasanya diinput secara langsung pertama kali saat ada order service pertama kali dan belum tercatat sebagai pelanggan.

Gambar 16. Profile daftar pelanggan 19 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Beberapa kolom yang berkaitan dengan pelanggan akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian

dengan filter nama pelanggan dan

No Id sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol seperti dalam gambar di bawah ini.


Gambar 17. Cetak profile pelanggan Untuk penambahan pelanggan disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.


Gambar 18. Form penambahan atau perubahan pelanggan Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  No Id, nomer yang secara otomatis dibuat oleh sistem secara berurut.  Nama.  No Telepon.  No Handphone.  Tanggal Lahir, dengan format penulisan dd/mm/yyyy.  Jenis Kelamin, terdiri dari laki‐laki atau perempuan.  Alamat.  Email.  Terdaftar, tanggal terdaftar di Nail House dengan format dd/mm/yyyy yang dibuat secara otomatis oleh sistem pada saat pertama kali daftar atau order service. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi.


2.11. ADMINISTRASI‐DATA SUPPLIER Digunakan untuk mendaftarkan para supplier yang akan dijadikan data master untuk pembelian barang‐ barang untuk kebutuhan Nail House yang tampilannya seperti dalam gambar di bawah ini.


Gambar 19. Data supplier Beberapa kolom yang berkaitan dengan data supplier akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol dalam gambar di bawah ini.

dengan filter nama supplier,

yang akan menghasilan cetakan seperti

Gambar 20. Cetak data supplier 22 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Untuk penambahan supplier disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 21. Form penambahan atau perubahan supplier Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Nama.  Alamat.  No Telepon.  No Fax. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi.


2.12. ADMINISTRASI‐ITEM PRODUK Digunakan untuk mendaftarkan item‐item produk yang akan dibutuhkan oleh paket‐paket service yang ditawarkan oleh nail house kepada pelanggannya. Setiap paket service akan mempunyai satu atau beberapa item produk ini dan setiap ada pembelian sebuah paket service secara otomatis akan mengurangi stok itemnya. Tampilan utamanya akan terlihat seperti dalam gambar di bawah ini.


Gambar 22. Item produk Beberapa kolom yang berkaitan dengan item produk akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian dengan filter kode dan nama item serta tipenya yang terdiri dari habis pakai dan asset tetap, sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol

yang akan menghasilan cetakan seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 23. Cetak data item produk


Untuk penambahan item produk disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 24. Form penambahan atau perubahan item produk Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Kode Item, merupakan kode barang dan harus unik.  Nama Item.  Satuan, terdiri dari pcs, mm, dan ml.  Tipe, terdiri dari barang fix asset atau habis pakai.  Keterangan.  Status, terdiri dari aktif dan tidak aktif. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi.


2.13. ADMINISTRASI‐PAKET SERVICE Digunakan untuk mendefinisikan paket service yang akan ditawarkan kepada para pelanggan. Tampilan utamanya akan terlihat seperti dalam gambar di bawah ini.


Gambar 25. Paket service Beberapa kolom yang berkaitan dengan paket service akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol dalam gambar di bawah ini.

dengan filter kode dan nama paket, yang akan menghasilan cetakan seperti

Gambar 26. Cetak paket service 26 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Untuk penambahan paket service disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 27. Form penambahan atau perubahan paket service Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Kode Paket, merupakan kode paket dan harus unik.  Nama Paket.  Harga Paket.  Keterangan.  Status, terdiri dari aktif dan tidak aktif.  Item Terpakai, merupakan daftar item produk yang digunakan untuk paket service ini.  Item Tersedia, merupakan daftar item produk yang tidak digunakan dan masih mungkin untuk digunakan oleh paket service ini. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi.



2.14. ADMINISTRASI‐PROGRAM PROMO Digunakan untuk mendefinisikan program promo yang akan diadakan oleh Nail House sebagai bentuk apresiasi terhadap pelanggan. Promo disini dimaksudkan sebagai potongan harga dengan kriteria yang didefinisikan dalam bagian ini. Tampilan utamanya akan terlihat seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 28. Program promo Beberapa kolom yang berkaitan dengan program promo akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian

dengan filter kode dan nama

promo, sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol seperti dalam gambar di bawah ini.



Gambar 29. Cetak program promo Untuk penambahan promo disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 30. Form penambahan atau perubahan program promo Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Kode Promo, merupakan kode paket dan harus unik.  Nama Promo.


  

  

Masa Berlaku, merupakan periode masa berlakuknya promo tetapi jika dikosongkan maka promo ini akan tetap berlaku selama statusnya aktif. Status, terdiri dari aktif dan tidak aktif. Berdasarkan, terdiri dari tiga kategori diantaranya berdasarkan service, ulang tahun pelanggan, dan jumlah kunjungan. Jika memilih jumlah kunjungan maka jumlah kunjungannya harus diisi nilainya sebagai patokan kapan pelanggan mendapatkan promonya. Paket Service, service yang dipilih untuk promo tersebut. Potongan Fix, nilai potongan yang sudah dalam rupiah. Potongan Prosentase, nilai potongan dalam bentuk prosentase.



2.15. ADMINISTRASI‐REKENING BANK Digunakan untuk mendaftarkan rekening bank yang digunakan oleh nail house sebagai penampung untuk pendapatan dan pengeluaran operasional nail house. Tampilan utamanya akan terlihat seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 31. Rekening bank Beberapa kolom yang berkaitan dengan rekening bank akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian


dengan filter nomer rekening,

sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol dalam gambar di bawah ini.


Gambar 32. Cetak rekening bank Untuk penambahan rekening bank disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 33. Form penambahan atau perubahan rekening bank Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Pemilik.  Nama bank. 31 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

  

Cabang. No Rekening. Status, terdiri dari aktif dan tidak aktif.




OPERASIONAL

3

Dalam bagian ini akan dijelaskan mengenai operasional Nail House Management System, terutama mengenai pencatatan transaksi yang terjadi dalam proses sehari‐hari. Ada beberapa bagian yang akan dibahas secara lebih detail dalam bab ini seperti dijelaskan di bawah ini. 3.1. INPUT STOK Setiap pembelian barang kepada supplier untuk kebutuhan operasional Nail House terutama yang akan terpakai oleh pake‐paket service yang akan ditawarkan kepada pelanggan harus tercatat sebagai masukkan yang akan menambah jumlah stok dari item‐item tersebut. Tampilan utamanya akan terlihat seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 34. Input stok Beberapa kolom yang berkaitan dengan input stok akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian

dengan filter nama supplier, nama

item, dan periode penginputannya. Sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol yang akan menghasilan cetakan seperti dalam gambar di bawah ini. 33 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Gambar 35. Cetak input stok Untuk penambahan input stok disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 36. Form penambahan atau perubahan input stok Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Tanggal, dengan format dd/mm/yyyy.  Item, dipilih dari master data item produk.  Supplier, dipilih dari master data supplier .  Total Unit, banyaknya item yang diinput dengan satuan tergantung item yang dipilih.  Harga Beli, harga yang dibayarkan kepada supplier yang akan menjadi biaya pengeluaran. 34 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m



3.2. STOK ITEM Merupakan bagian yang akan mencatat posisi terakhir stok dari masing‐masing item yang terdaftar dalam master data item. Tampilan utamanya tampak seperti dalam gambar berikut di bawah ini.

Gambar 37. Stok item Beberapa kolom yang berkaitan dengan stok item akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol gambar di bawah ini.


dengan filter nama item, sedangkan

yang akan menghasilan cetakan seperti dalam

Gambar 38. Cetak stok item Secara manual stok item dapat ditambahkan dengan disediakan tombol tanpa melalui input stok atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 39. Form penambahan atau perubahan stok item Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Item, dipilih dari master data item produk.  Total, banyaknya item yang diinput dengan satuan tergantung item yang dipilih. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. 3.3.

DISTRIBUSI ASET TETAP



Merupakan bagian pencatatan yang akan menunjukan distribusi item‐item kepada masing‐masing nailist. Sehingga setiap barang‐barang yang berupa aset tetap milik Nail House akan tercatat dengan baik nailist yang bertanggung jawabnya. Tampilan utamanya akan tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 40. Distribusi aset tetap Beberapa kolom yang berkaitan dengan distribusi aset tetap akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol dalam gambar di bawah ini.


dengan filter nama item,


Gambar 41. Cetak distribusi aset tetap Untuk menambahkan distribusi aset disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 42. Form penambahan atau perubahan distribusi aset tetap Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Item, dipilih dari master data item produk.  Nailist, dipilih dari master data item produk.  Tersedia, jumlah maximal yang tersedia secara otomatis oleh sistem.  Total, banyaknya item yang didistribusikan ke nailist yang dipilih tersebut. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. 38 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m


3.4. SALDO REKENING Merupakan bagian pencatatan saldo rekening tiap bulan. Pencatatannya bukan sebagai akumulasi tetapi hanya pencatatan saldo terakhir tiap bulan untuk dijadikan acuan dalam laporan keuangan tiap bulan. Tampilan utamanya akan tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 43. Saldo rekening Beberapa kolom yang berkaitan dengan saldo rekening akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian

dengan filter nomer rekening dan

tahunnya, sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol cetakan seperti dalam gambar di bawah ini.



Gambar 44. Cetak saldo rekening Untuk pencatatan saldo rekening disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 45. Form penambahan atau perubahan saldo rekening Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  No Rekening, dipilih dari master data rekening bank.  Bulan, diisi dengan format mm/yyyy dan tidak bisa duplikat untuk rekening yang sama.  Saldo, nilai rekening pada bulan tersebut.  Keterangan. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. 40 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m


3.5. PENGELUARAN Merupakan pencatatan pengeluaran untuk kebutuhan operasional nail house seperti sewa kios, pembelian tissue, air mineral, sewa listrik, dan lain‐lain. Dengan demikian nail house akan mempunyai catatan yang valid mengenai pengeluaran operasionalnya sehingga dapat di analisa sebagai sebuah laporan. Tampilan utamanya dapat terlihat seperti dalam gambar berikut di bawah ini.

Gambar 46. Pengeluaran operasional Beberapa kolom yang berkaitan dengan pengeluaran akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian

dengan filter jenis pengeluaran dan

periodenya, sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol cetakan seperti dalam gambar di bawah ini.



Gambar 47. Cetak biaya pengeluaran Untuk pencatatan pengeluaran disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 48. Form penambahan atau perubahan biaya pengeluaran Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Tanggal, waktu transaksi pengeluaran dengan format dd/mm/yyyy.  Jenis, tipe pengeluaran terdiri dari sewa kios, pembelian tissue, pembelian air mineral, pembelian pewangi, biaya laundry, biaya listrik, dan lain‐lain.  Biaya, nilai yang dikeluarkan.  Keterangan. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. 42 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m


3.6. JADWAL KERJA Jadwal kerja tiap nailist akan diatur dengan aplikasi ini, kapan nailist dapat shipt 1 atau shipt 2 dan kapan nailist mendapat jatah libur. Tampilan utamanya seperti terlihat dalam gambar di bawah ini.

Gambar 49. Jadwal kerja Beberapa kolom yang berkaitan dengan jadwal kerja akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol dalam gambar di bawah ini.


dengan filter nailist dan periodenya, yang akan menghasilan cetakan seperti

Gambar 50. Cetak jadwal kerja Untuk membuat jadwal kerja disediakan tombol hingga nailist dapat diset jadwal kerjanya dalam rentang satu bulan secara langsung seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 51. Form pembuatan jadwal kerja


Dari gambar di atas, setiap nailist dapat di setting langsung jadwal kerjanya dalam satu bulan penuh. Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Bulan, dengan format mm/yyyy harus dipilih hingga keluar semua tanggal yang sesuai.  Nailist.  Shift, terdiri dari libur, shift 1, dan shift 2.  Keterangan. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. Sedangkan untuk merubah jadwal kerja pilih salah satu data yang akan dirubah dengan cara double klik hingga keluar form seperti terlihat dalam gambar di bawah ini.

Gambar 52. Form perubahan jadwal kerja 3.7. DAFTAR HADIR Merupakan bagian pencatatan kehadiran tiap nailist baik dengan menggunakan mesin sidik jari maupun secara manual diinput. Tampilan utamanya tampak seperti dalam gambar di bawah ini.


Gambar 53. Daftar hadir nailist Beberapa kolom yang berkaitan dengan daftar hadir akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol dalam gambar di bawah ini.

dengan filter nailist dan periodenya, yang akan menghasilan cetakan seperti

Gambar 54. Cetak daftar hadir 46 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Untuk penambahan daftar hadir secara manual disediakan tombol atau jika ingin melakukan perubahan cukup double klik pada salah satu data yang akan dirubah seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 55. Form penambahan atau perubahan daftar hadir Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Nailist.  Tanggal, dengan format dd/mm/yyyy.  Jam masuk / keluar, dengan format hh:mm:ss.  Status, terdiri dari hadir, ijin, cuti, sakit, tidak hadir, dan libur.  Keterangan. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi.


3.8. MONITORING Digunakan untuk memonitoring kehadiran nailist pada tanggal yang sama seperti tampak dalam gambar di bawah ini.


Gambar 56. Monitoring 3.9. PENGAJUAN DAN PENGGANTIAN UANG KESEHATAN Bagian ini akan menjelaskan mengenai pengajuan dan penggantian uang kesehatan. Untuk proses meminta penggantian uang kesehatan, yang pertama dilakukan adalah membuat pengajuan terlebih dahulu seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 57. Pengajuan penggantian uang kesehatan 48 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Beberapa kolom yang berkaitan dengan pengajuan kesehatan akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian

dengan filter nailist dan



Gambar 58. Cetak pengajuan penggantian uang kesehatan Untuk menambah pengajuan penggantian uang kesehatan disediakan tombol atau jika akan merubah double klik pada salah satu data hingga tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 59. Form penambahan atau perubahan pengajuan kesehatan


Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Tanggal, waktu pengajuan dengan format dd/mm/yyyy.  Nailist.  Sisa Saldo, sistem menampilkan jumlah saldo yang masih mungkin.  Total, besarnya pengajuan.  Keterangan. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. Proses berikutnya setelah pengajuan adalah proses verifikasi untuk penggantian uang kesehatan seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 60. Penggantian uang kesehatan Gambar di atas merupakan proses kelanjutan dari pengajuan penggantian uang kesehatan. Untuk pengajuan yang sudah mendapatkan penggantian statusnya adalah disetujui atau jika tidak mendapatkan penggantian statusnya ditolak, sedangkan untuk yang belum diproses statusnya masih pengajuan. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian

dengan filter nailist, status, dan

periodenya. Sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol cetakan seperti dalam gambar di bawah ini. 50 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m


Gambar 61. Cetak penggantian kesehatan Jika akan memberikan verifikasi terhadap sebuah pengajuan penggantian uang kesehatan lakukan dengan double klik pada salah satu data hingga tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 62. Form penggantian kesehatan Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas disamping menampilkan data‐data pengajuannya. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Tanggal, waktu penggantian dengan format dd/mm/yyyy. 51 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

  

Total, nilai penggantian. Status, terdiri dari disetujui atau ditolak. Keterangan.

Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. Untuk pengajuan yang telah diverifikasi dan disetujui, maka tanda terimanya dapat di cetak dengan cara memilih datanya kemudian klik tombol sehingga akan tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 63. Cetak tanda terima uang kesehatan 3.10. PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN INSENTIF Bagian ini akan menjelaskan mengenai pengajuan dan pembayaran insentif yang biasanya diberlakukan setiap tiga bulan sekali, tetapi dalam sistem ini lebih flexible karena periodenya dapat dipilih sesuai keinginan. Untuk proses pembayaran insentif, yang pertama dilakukan adalah pengajuan perhitungannya terlebih dahulu seperti tampak dalam gambar di bawah ini.


Gambar 64. Pengajuan insentif Beberapa kolom yang berkaitan dengan pengajuan insentif akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian

dengan filter nailist dan



Gambar 65. Cetak pengajuan insentif 53 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Untuk menambah pengajuan pembayaran insentif disediakan tombol atau jika akan merubah double klik pada salah satu data hingga tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 66. Form pengajuan insentif Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Periode, rentang waktu pengajuan dengan format dd/mm/yyyy.  Nailist.  Keterangan. Saat periode dipilih dan nailistnya di pilih, secara otomatis akan keluar daftar insentif untuk paket‐paket service yang pernah dikerjakannya dan total pencapaiannya akan diperlihatkan juga apakah dapat tambahan insentif dari omset yang dicapainya atau tidak. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. Proses berikutnya setelah pengajuan adalah proses verifikasi untuk pembayaran uang insentif seperti tampak dalam gambar di bawah ini.


Gambar 67. Pembayaran insentif Gambar di atas merupakan proses kelanjutan dari pengajuan insentif. Untuk pengajuan yang sudah mendapatkan pembayaran statusnya adalah disetujui atau jika tidak mendapatkan pembayaran statusnya ditolak, sedangkan untuk yang belum diproses statusnya masih pengajuan. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian


periodenya. Sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol cetakan seperti dalam gambar di bawah ini.



Gambar 68. Cetak pembayaran insentif Jika akan memberikan verifikasi terhadap sebuah pengajuan insentif lakukan dengan double klik pada salah satu data hingga tampak seperti dalam gambar di bawah ini.


Gambar 69. Form pembayaran insentif Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas disamping menampilkan data‐data pengajuannya. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Tanggal, waktu pembayaran dengan format dd/mm/yyyy.  Total, nilai pembayaran.  Status, terdiri dari disetujui atau ditolak.  Keterangan. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. Untuk pengajuan yang telah diverifikasi dan disetujui, maka tanda terimanya dapat di cetak dengan cara memilih datanya kemudian klik tombol sehingga akan tampak seperti dalam gambar di bawah ini.


Gambar 70. Cetak tanda terima pembayaran insentif 3.11. PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN THR Bagian ini akan menjelaskan mengenai pengajuan dan pembayaran THR. Untuk proses pembayaran THR, yang pertama dilakukan adalah pengajuan terlebih dahulu seperti tampak dalam gambar di bawah ini. THR akan dibayar penuh jika masa kerja lebih dari satu tahun tetapi untuk masa kerja yang kurang dari satu tahun akan dibayar secara proporsional.


Gambar 71. Pengajuan THR Beberapa kolom yang berkaitan dengan pengajuan THR akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian periodenya, sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol cetakan seperti dalam gambar di bawah ini.

dengan filter nailist dan yang akan menghasilan

Gambar 72. Cetak pengajuan THR


Untuk menambah pengajuan pembayaran THR disediakan tombol atau jika akan merubah double klik pada salah satu data hingga tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 73. Form penambahan atau perubahan pengajuan THR Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Tanggal, waktu pengajuan dengan format dd/mm/yyyy.  Nailist.  THR, nilai maximal yang akan didapat.  Masa Kerja, secara otomatis ditampilkan oleh sistem  THR Dibayarkan, diisi secara default oleh sistem dengan memperhitungkan masa kerjanya  Keterangan. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. Proses berikutnya setelah pengajuan adalah proses verifikasi untuk pembayaran uang THR seperti tampak dalam gambar di bawah ini.


Gambar 74. Pembayaran THR Gambar di atas merupakan proses kelanjutan dari pengajuan THR. Untuk pengajuan yang sudah mendapatkan pembayaran statusnya adalah disetujui atau jika tidak mendapatkan pembayaran statusnya ditolak, sedangkan untuk yang belum diproses statusnya masih pengajuan. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian





Gambar 75. Cetak pembayaran THR Jika akan memberikan verifikasi terhadap sebuah pengajuan insentif lakukan dengan double klik pada salah satu data hingga tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 76. Form pembayaran THR Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas disamping menampilkan data‐data pengajuannya. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Tanggal, waktu pembayaran dengan format dd/mm/yyyy. 62 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

  

Total, nilai pembayaran. Status, terdiri dari disetujui atau ditolak. Keterangan.

Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. Untuk pengajuan yang telah diverifikasi dan disetujui, maka tanda terimanya dapat di cetak dengan cara memilih datanya kemudian klik tombol sehingga akan tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 77. Cetak tanda terima THR 3.12. PENGAJUAN DAN PEMBAYARAN GAJI Bagian ini akan menjelaskan mengenai pengajuan dan pembayaran gaji nailist tiap bulan. Untuk proses pembayaran gaji, yang pertama dilakukan adalah pengajuan perhitungannya terlebih dahulu seperti tampak dalam gambar di bawah ini.


Gambar 78. Pengajuan gaji Beberapa kolom yang berkaitan dengan pengajuan gaji akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian periodenya, sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol cetakan seperti dalam gambar di bawah ini.

dengan filter nailist dan yang akan menghasilan

Gambar 79. Cetak pengajuan gaji 64 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Untuk menambah pengajuan gaji disediakan tombol atau jika akan merubah double klik pada salah satu data hingga tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 80. Form pengajuan atau perubahan gaji Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Periode, rentang waktu pengajuan dengan format dd/mm/yyyy.  Nailist.  Keterangan.  Kolom lainnya dengan warna abu‐abu akan secara otomatis diisi oleh sistem.  Potongan Lain‐lain. Saat periode dipilih dan nailistnya di pilih, secara otomatis akan keluar daftar gaji, tunjangan, lemburan, potongan dengan mengacu pada parameter perhitungan gaji dan tunjangan yang sudah di set sebelumnya. Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. Proses berikutnya setelah pengajuan adalah proses verifikasi untuk pembayaran gaji seperti tampak dalam gambar di bawah ini.


Gambar 81. Pembayaran gaji Gambar di atas merupakan proses kelanjutan dari pengajuan gaji. Untuk pengajuan yang sudah mendapatkan pembayaran statusnya adalah disetujui atau jika tidak mendapatkan pembayaran statusnya ditolak, sedangkan untuk yang belum diproses statusnya masih pengajuan. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian





Gambar 82. Cetak pembayaran gaji Jika akan memberikan verifikasi terhadap sebuah pengajuan gaji lakukan dengan double klik pada salah satu data hingga tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 83. Form penambahan atau perubahan pembayaran gaji 67 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

3.13. BOOKING Bagian ini akan menjelaskan proses pelayanan terhadap pelanggan yang akan menggunakan jasa Nail House. Setiap pelanggan yang akan melakukan perawatan sesuai dengan service‐service yang tersedia yang pertama dilakukan adalah mem‐booking order telebih dahulu dengan tampilan utamanya seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 84. Order booking Untuk membuat oder booking baru disediakan tombol atau jika akan merubah double klik pada salah satu data hingga tampak seperti dalam gambar di bawah ini.


Gambar 85. Form membuat order booking baru Dari form gambar di atas, untuk pelanggan yang belum pernah terdaftar sebelumnya maka pilih tombol untuk menambahkan pelanggan baru sehingga tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

Gambar 86. Form penambahan pelanggan baru Form ini terdiri dari beberapa kolom yang harus diisi seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kolom dengan tanda (*) adalah kolom yang wajib diisi.  Nama.  No Telepon.  No Handphone.  Tanggal Lahir, dengan format penulisan dd/mm/yyyy. 69 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

  

Jenis Kelamin, terdiri dari laki‐laki atau perempuan. Alamat. Email.

Setelah pengisian kolom‐kolom di atas klik tombol untuk memastikan datanya masuk atau berubah sesuai dengan kolom yang telah diisi. Setelah proses penyimpanan secara otomatis datanya akan masuk ke dalam bagian kolom pelanggan seperti dalam gambar 85 di atas. Jika pelanggan yang mem‐booking sudah pernah terdaftar sebelumnya maka sebaiknya operator harus melakukan pencarian terlebih dahulu dengan tombol di bawah ini.

sehingga akan tampak seperti dalam gambar

Gambar 87. Pencarian pelanggan yang sudah terdaftar Pilih salah satu data yang sesuai dengan pelanggan yang akan booking order dengan cara double klik sehingga datanya akan masuk ke dalam kolom pelanggan seperti tampak dalam gambar di bawah ini.


Gambar 88. Form order booking Dari gambar diatas data‐data pelanggan ada di bagian atas dan paket service yang bisa dipilih berada di bawahnya. Setelah paket‐paket service yang diinginkan dipilih maka klik tombol untuk menyimpannya kedalam database dan proses selanjutnya adalah membuat assignment service‐service kepada nailist yang akan mengerjakannya seperti tampak dalam gambar di bawah ini.


Gambar 89. Order booking dengan assignment service kepada nailist Setelah assignment paket‐paket service kepada nailist maka klik tombol untuk menyimpannya kedalam database. Jika dibutuhkan sebagai pencatatan assignment kepada nailist yang akan mengerjakan service tersebut dapat dicetak dengan klik tombol tampak seperti dalam gambar di bawah ini.


sehingga akan

Gambar 90. Cetak assignment nailist Jika pelayanan terhadap pelanggan sudah selesai, maka proses selanjutnya adalah proses invoice dengan cara memilih salah satu data dan double klik kemudian klik tombol tampak seperti dalam gambar di bawah ini.

sehingga akan

Gambar 91. Form invoice Dalam form invoice gambar di atas, terdiri dari dua kolom yang harus diisi antara lain adalah kolom pembulatan dengan nilai default 0 dan kolom cash atau pembayaran selain dari data‐data bookingnya. Setelah diisi maka proses selanjutnya adalah klik tombol untuk mencetak invoice yang akan diberikan kepada pelanggan sebagai tanda bukti pembayaran seperti tampak dalam gambar di bawah ini. 73 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Gambar 92. Cetak invoice 3.14. TRANSAKSI Bagian ini merupakan histori transaksi pelayanan terhadap pelanggan yang statusnya sudah terbayar. Tampilan utamanya dapat terlihat seperti tampak dalam gambar di bawah ini.

Gambar 93. Transaksi 74 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Beberapa kolom yang berkaitan dengan transaksi akan ditampilkan seperti tampak dalam gambar di atas. Untuk kebutuhan pencarian disediakan tombol pencarian dengan filter nomer invoice dan nama pelanggan serta periodenya. Untuk user dengan level operator hanya dapat melihat transaksi pada tanggal hari itu saja. Sedangkan untuk kebutuhan pencetakan disediakan tombol menghasilan cetakan seperti dalam gambar di bawah ini.

yang akan

Gambar 94. Cetak transaksi Untuk mencetak kembali invoice jika dibutuhkan maka ini dapat dilakukan dengan cara memilih salah satu data dengan double klik kemudian akan tampak seperti dalam gambar di bawah ini.


Gambar 95. Form transaksi 76 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

LAPORAN

4

Dalam bagian ini akan dijelaskan mengenai laporan‐laporan Nail House Management System yang dibutuhkan untuk analisa mengenai Nail House ke depan. Ada beberapa bagian yang akan dibahas secara lebih detail dalam bab ini seperti dijelaskan di bawah ini. 4.1. LAPORAN ‐ INPUT STOK Merupakan laporan mengenai input stok dari item‐item produk yang dibeli dari supplier. Parameter yang dapat disetting adalah periode, item, dan nama supplier. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi.

Gambar 96. Form laporan input stok . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.


dan untuk menyimpan ke

. Untuk contoh laporannya dapat dilihat

Gambar 97. Laporan input stok yang siap cetak

Gambar 98. Laporan input stok dalam bentuk file xls 4.2. LAPORAN – STOK ITEM Merupakan laporan mengenai stok terakhir dari item‐item produk. Parameter yang dapat disetting adalah item dan tipe yang terdiri dari habis pakai dan aset tetap. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya. 78 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Gambar 99. Form laporan stok item . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.



Gambar 100. Laporan stok item yang siap cetak


Gambar 101. Laporan stok item dalam bentuk file xls 4.3. LAPORAN – DISTRIBUSI ASET TETAP Merupakan laporan mengenai distribusi aset Nail House yang dipegang secara langsung oleh nailistnya. Parameter yang dapat disetting adalah item. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya.

Gambar 102. Form laporan distribusi aset Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.




Gambar 103. Laporan distribusi aset yang siap cetak

Gambar 104. Laporan distribusi aset dalam bentuk file xls 4.4. LAPORAN – PENGELUARAN Merupakan laporan mengenai biaya pengeluaran operasional Nail House. Parameter yang dapat disetting adalah periode dan jenis pengeluarannya. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi. 81 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Gambar 105. Form laporan pengeluaran . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.



Gambar 106. Laporan pengeluaran yang siap cetak


Gambar 107. Laporan pengeluaran dalam bentuk file xls 4.5. LAPORAN – JADWAL KERJA Merupakan laporan mengenai jadwal kerja para nailist dalam bulan yang dicari sehingga dapat dijadikan acuan untuk membandingkan dengan kehadiran nailist. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi.

Gambar 108. Form laporan jadwal kerja . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.




Gambar 109. Laporan jadwal kerja yang siap cetak

Gambar 110. Laporan jadwal kerja dalam bentuk file xls 4.6. LAPORAN – KEHADIRAN Merupakan laporan mengenai kehadiran nailist. Parameter yang dapat disetting adalah periode dan nama nailist. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi. 84 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Gambar 111. Form laporan kehadiran . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.



Gambar 112. Laporan kehadiran yang siap cetak


Gambar 113. Laporan kehadiran dalam bentuk file xls 4.7. LAPORAN – PEMBAYARAN Merupakan laporan pembayaran kepada nailist berupa penggantian uang kesehatan, pembayaran insentif, pembayaran THR, dan pembayaran gaji dan tunjangan. Parameter yang dapat disetting adalah periode, nailist, dan jenis pembayarannya. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi.

Gambar 114. Form laporan pembayaran . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.




Gambar 115. Laporan pembayaran yang siap cetak

Gambar 116. Laporan pembayaran dalam bentuk file xls 4.8. LAPORAN – SLIP GAJI Merupakan laporan slip gaji nailist perbulan yang sebenarnya merupakan gabungan dari tanda terima dari penggantian uang kesehatan, pembayaran insentif, pembayarn thr, dan pembayaran gaji dan


tunjangan dalam bulan yang sama. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi.

Gambar 117. Form laporan slip gaji . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dapat dilihat dalam gambar di bawah ini.

. Untuk contoh laporannya

Gambar 118. Laporan slip gaji yang siap cetak 4.9. LAPORAN – BOOKING Merupakan laporan order booking yang dilakukan oleh para pelanggan baik statusnya masih baru, terbayar, dan di‐cancel. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi. 88 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Gambar 119. Form laporan order booking . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.



Gambar 120. Laporan order booking yang siap cetak


Gambar 121. Laporan order booking dalam bentuk file xls 4.10. LAPORAN – TRANSAKSI Merupakan laporan transaksi kelanjutan dari order booking dengan status sudah terbayar. Untuk pengurutan dapat berdasarkan tanggal invoice atau pelanggan. Dari laporan ini dapat menganalisa pendapatan dari Nail House. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi.

Gambar 122. Form laporan transaksi . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.




Gambar 123. Laporan transaksi yang siap cetak

Gambar 124. Laporan transaksi dalam bentuk file xls 4.11. LAPORAN – TOP NAILIST Merupakan laporan untuk memperlihatkan performansi dari nailist dari sisi penanganan paket service yang diurut berdasarkan nilai service yang ditanganinya. Dari laporan ini dapat menganalisa kinerja dari


nailist. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi.

Gambar 122. Form laporan top nailist . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.



Gambar 123. Laporan top nailist yang siap cetak


Gambar 124. Laporan top nailist dalam bentuk file xls 4.12. LAPORAN – TOP PELANGGAN Merupakan laporan untuk memperlihatkan nilai transaksi dari pelanggan yang diurut berdasarkan nilai paket service yang di ordernya. Dari laporan ini dapat menganalisa loyalitas pelanggannya. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi.

Gambar 125. Form laporan top nailist . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.




Gambar 126. Laporan top pelanggan yang siap cetak

Gambar 127. Laporan top pelanggan dalam bentuk file xls 4.13. LAPORAN – TOP SERVICE Merupakan laporan untuk memperlihatkan nilai transaksi masing‐masing paket service berdasarkan nilai paket service yang di order oleh para pelanggan. Dari laporan ini akan diketahui paket service mana


yang banyak peminatnya. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi.

Gambar 128. Form laporan top service . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.



Gambar 129. Laporan top service yang siap cetak


Gambar 130. Laporan top service dalam bentuk file xls 4.14. LAPORAN – PENDAPATAN Merupakan laporan untuk memperlihatkan pendapatan Nail House dari penjualan paket‐paket service yang diperlihatkan berdasarkan tanggal. Dari laporan ini akan diketahui pendapatan tiap tanggal dan bulannya. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi.

Gambar 131. Form laporan pendapatan . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.




Gambar 132. Laporan pendapatan yang siap cetak

Gambar 133. Laporan pendapatan dalam bentuk file xls 4.15. LAPORAN – KEUANGAN Merupakan laporan untuk memperlihatkan cash flow dari nailhouse baik pendapatan maupun pengeluaran. Laporannya dapat dibuat tahunan maupun bulanan tergantung parameter yang dipilih.


Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi.

Gambar 134. Form laporan keuangan . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.



Gambar 135. Laporan keuangan yang siap cetak


Gambar 136. Laporan keuangan dalam bentuk file xls 4.16. LAPORAN – ANALISA Merupakan laporan untuk memperlihatkan analisa booking dan invoice. Dalam laporan ini akan ditampilkan analisa per tanggal, per hari, dan per jam untuk bulan yang dipilih. Dari laporan ini, manajemen Nail House dapat menentukan penempatan jumlah nailist dengan baik sesuai kebutuhan dan kebiasaan pelanggannya. Untuk form pencariannya dapat ditunjukkan di bawah ini dengan beberapa parameter didalamnya dan tanda (*) merupakan kolom yang wajib diisi.

Gambar 137. Form laporan analisa . Untuk mencetak secara langsung dapat menggunakan tombol dalam bentuk file xls dapat menggunakan tombol dalam gambar di bawah ini.




Gambar 138. Laporan analisa yang siap cetak

Gambar 139. Laporan analisa dalam bentuk file xls 100 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

APLIKASI KEHADIRAN

5

Setiap nailist akan didaftarkan di mesin sidik jari untuk mencatat kehadiran masing‐masing nailist setiap hari. Mesin sidik jari akan menyimpan semua data‐data nailist dan transaksi kehadirannya yang secara realtime akan ditarik datanya untuk diinput ke database yang sudah disediakan di hosting.

Gambar 140. Komunikasi data untuk mencatat kehadiran Mesin sidik jari akan terkoneksi dengan laptop atau PC dari nailist atau kasir dengan menggunakan koneski USB. Setiap proses absen masuk dan absen keluar yang dilakukan para nailist melalui mesin sidik jari, datanya akan tersimpan dalam memori dari mesin sidik jari tersebut. Dalam laptop nailist / kasir akan terpasang aplikasi yang berfungsi untuk menarik data dari mesin sidik jari setiap dua menit yang kemudian akan di simpan ke dalam database yang ada di hosting. Untuk aplikasinya sendiri yang berfungsi untuk menarik data absen dan menyimpannya dalam database tampak seperti dalam gambar di bawah ini.


Gambar 141. Aplikasi capture data mesin sidik jari Aplikasi pada gambar di atas merupakan aplikasi yang berfungsi untuk menarik data dari mesin sidik jari dan menyimpannya ke dalam database yang ada di hosting. Aplikasi ini sangat bergantung dengan koneksi internet untuk menjaga data realtimenya. Prosesnya sendiri setiap dua menit akan melakukan penarikan data dari mesin sidik jari.


6

TROBLESHOOTING Beberapa troubleshooting yang mungkin ditemui dapat dijelaskan di bawah ini.

5.1. MASALAH NETWORK Jika ada masalah dengan network yang ada di Nail House maka aplikasi ini tidak akan dapat diakses seperti tampak dalam gambar di bawah ini yang memperlihatkan browser tidak dapat terkoneksi ke internet.

Gambar 140. Koneksi internet gagal Beberapa hal yang harus di cek adalah :  Pastikan modem wifi atau koneksi ke provider internet secara fisik tersambung.  Pastikan wireless dari laptop ke modem wifi terkoneksi seperti diperlihatkan dalam gambar di bawah ini yang posisinya di sebelah bawah kanan dari windows. Gambar yang menunjukkan koneksi wireless terputus dari jaringan. 103 | N a i l H o u s e M a n a g e m e n t S y s t e m

Gambar yang menunjukkan koneksi wireless tersambung ke jaringan. 5.2. MASALAH PRINTER Jika bermasalah dengan printer yang tidak bisa mencetak, ada beberapa hal yang harus di cek diantaranya dijelaskan di bawah ini.  Pastikan bahwa driver sudah terinstall sehingga akan terlihat dalam list printer saat pencetakan seperti dalam gambar di bawah ini.

 

Pastikan USB printer terkoneksi dengan baik ke dalam laptop. Pastikan kertas printer tidak habis.


USER MANUAL BOOK. TM Nail House Management System. Admin & Nailist Interface. Salman Inovasi

Recommend Documents