USER GUIDE versi 1.0 MENGGUNAKAN APLIKASI E-PROCUREMENT MODUL REKANAN

USER GUIDE versi 1.0 MENGGUNAKAN APLIKASI E-PROCUREMENT MODUL REKANAN

PT PERKEBUNAN NUSANTARA V ( PERSERO ) 2011

User Guide (Panduan User) BAB 2 - Page 1 of 22

Updated: 11/15/2011 7:51:00 AM ID:EPROC-UG-PTPN5-DOCVOL-1.0

MODUL REKANAN 1. Login Rekanan

menginputkan nama user dan password

Gambar 2.1 login Rekanan

-

Pengguna yang telah terdaftar sebagai rekanan dapat masuk ke sistem dengan menginputkan nama user dan password di login form. Nama user dan password didapatkan setelah pendaftaran rekanan. Sebagai contoh nama user “ABC” dan password=”ABC”

2. Halaman Rekanan

Fotocopy Akte Pendirian, fotocopy SIUP, fotocopy NPWP, pakta integritas

Download Pakta Integritas

Gambar 2.2 Kondisi halaman rekanan sebelum diverifikasi


Gambar 2.3 Kondisi halaman rekanan setelah diverifikasi


-

Setelah berhasil Login pengguna dapat memasuki sistem dengan hak akses rekanan Terdapat dua kondisi halaman akses yaitu : 1. Halaman rekanan yang belum di verifikasi (Gambar 2.1), pengguna hanya bisa masuk sistem tapi belum bisa melakukan aktivitas, rekanan diminta untuk mengirimkan dokumen asli ke Panitia Pelelangan PTPN5 berupa : Berupa fotocopy Akte Pendirian, fotocopy SIUP, fotocopy NPWP, pakta integritas. Untuk pakta integritas dapat di download pada halaman ini. Setelah mengirimkan dokumen tersebut pengguna yang akan di verifikasi. 2. Halaman rekanan yang telah di verifikasi (Gambar 2.2), dapat melakukan aktifitas berupa menginputkan kelengkapan data rekanan, melakukan proses lelang, penggantian sertifikat, merubah password dan lain lain.

3. Data Rekanan 3.1 Detail

4.

Gambar 2.4 halaman detail data rekanan

Kelengkapan data rekanan pertama dapat dilihat pada menu Detail, terdapat navigasi berupa ubah data perusahaan, update bidang kerja, penginputan akte pendirian perusahaan, akte pengesahan serta tambah ijin usaha.



3.1.1 ubah data perusahaan

Gambar 2.5 cek sertifikat

-

Untuk mengubah data perusahaan menggunakan sertifikat sebagai syarat untuk berhak merubah data perusahaan, sertifikat dikirimkan oleh admin kepada rekanan menggunakan e-mail.

Gambar 2.6 form perubahan data perusahaan

3.1.2 update bidang kerja

Pilih klasifikasi bidang kerja

Gambar 2.7 update bidang kerja

-

rekanan melengkapi bidang kerja sesuai dengan bidang kerja perusahaan dengan dengan mengklik pilihan klasifikasi bidang kerja, mencari bidang kerja sesuai dengan bidang kerja perusahaan terkait kemudian klik navigasi tambah untuk menginputkan data bidang kerja



3.1.3 Input akte pendirian

Gambar 2.8 input akte pendirian

Rekanan harus melengkapi akte pendirian dengan menginputkan data akte pendirian perusahaan sebagai data landasan hukum perusahaan. 3.1.4 Input akte pengesahan

Gambar 2.9 input akte pengesahan

Rekanan harus melengkapi akte pengesahan dengan menginputkan data akte pengesahaan dari perusahaan sebagai data landasan hukum perusahaan.



3.1.5 Tambah izin usaha

Gambar 2.10 tambah izin usaha

Rekanan harus melengkapi izin usaha dengan menginputkan data izin usaha perusahaan. 3.2 Pengurus

Gambar 2.11 data pengurus

-

Tambah data pengurus dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data pengurus kemudian simpan data

Gambar 2.12 tambah data pengurus



3.3 Pegawai

Gambar 2.13 data pengurus

-

Tambah data pegawai dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data pegawai kemudian simpan data

Gambar 2.14 tambah data pengurus

3.4 Saham

Gambar 2.15 data saham User Guide (Panduan User) BAB 2 - Page 7 of 22


-

Tambah data saham dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data saham kemudian simpan data

Gambar 2.16 tambah data saham

3.5 Pajak

Gambar 2.17 data pajak

-

Tambah data pajak dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data pajak kemudian simpan data



Gambar 2.18 tambah data pajak

3.6 Neraca

Gambar 2.19 data neraca

-

Tambah data neraca dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data neraca kemudian simpan data



Gambar 2.20 tambah data neraca

3.7 Alat

Gambar 2.21 data peralatan

-

Tambah data peralatan dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data peralaan kemudian simpan data



Gambar 2.22 tambah data perlatan

3.8 Pengalaman

Gambar 2.23 data pengalaman

-

Tambah data pengalaman dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data pengalaman kemudian simpan data



Gambar 2.24 tambah data pengalaman

3.9 Referensi

Gambar 2.25 data referensi

-

Tambah data referensi dengan mengklik tombol tambah dan mengisi data referensi kemudian simpan data



Gambar 2.26 tambah data referensi

4

MELIHAT , MENDAFTAR DAN MENGIKUTI PELELANGAN/TENDER

PILIH PAKET PENGADAAN BIBIT XYZ

Gambar 2.27 daftar semua paket lelang

-

Gambar 2.28daftar paket lelang yang diikuti

Menampilkan daftar paket lelang sesuai dengan bidang usaha dan kualifikasi, serta menampilkan tahapan lelang yang terjadi setiap waktu tahapan pelelangan. Sebagai contoh cara mengikuti pelelangan dengan menggunakan e-procurement sebagai berikut :”PENGADAAN BIBIT XYZ (PELELANGAN TERBATAS 2 TAHAP)”.

4.1 Mendaftar lelang - Jika ingin mendaftar lelang klik paket yang dipilih maka akan tampil halaman berikut ini seperti pada gambar.



Gambar 2.29 tahapan pengumuman lelang

-

Tahapan pertama adalah tahapan pengumuman, sehingga tidak ada satu tombol proses lelang yang nyala. Kemudian pada tanggal berikutnya ketika waktu pendaftaran sudah tiba. Maka aktif tombol “Mendaftar Lelang” dan tombol lain tidak lain tidak aktif, kemudian klik Mendaftar Lelang

Gambar 2.30 pendaftaran lelang

-

Setelah mengklik Mendaftar Lelang maka tampilah halaman dengan tombol “Pendaftaran Belum di Validasi” seperti gambar , setelah pendaftaran disetujui panitia dan rekanan mentransfer biaya pembelian RKS kepada panitia maka rekanan mengirim bukti pembayaran ke e-mail panitia : [email protected] dan



memberitahu panitia bahwa rekanan telah membeli RKS dan mengirim bukti pembayaran melalui e-mail, setelah panitia mengecek maka rekanan bisa masuk ketahapan berikutnya sesuai dengan jadwal untuk setiap tahapan.

Gambar 2.31 pendaftaran belum di validasi.

-

Setelah berhasil mendaftaran lelang, peserta lelang dapat mengambil bukti pendaftaran lelang seperti pada gambar 2.32 dibawah ini

4.2 Pengambilan Dokumen Bukti pendaftaran

Gambar 2.32 pendaftaran berhasil dan masuk pada tahapan pengambilan dokumen



-

Untuk pengambilan dokumen pelelangan klik tombol “Download Dok Pelelangan”, kemudian mendownload dokumen-dokumen pelelangan yang disediakan. Kemudian masuk pada tahapan berikutnya.

Contoh dokumen pelelangan

Gambar 2.33 download dokumen kualifikasi & pelelangan

4.3 Aanwijzing dan Berita Acara Aanwijzing

Gambar 2.34 tahapan aanwijzing

-

Pada tahapan Aanwijzing, peserta lelang dengan panitia lelang melakukan tahapan penjelasan dari proses lelang yang dilakukan, dengan menggunakan suatu komunikasi chat secara online maka proses komunikasi antara peserta dan panitia dapat dilakukan sebagai bentuk tahapan aanwijzing, peserta dapat mengklik tombol “Aanwijzing & Berita Acara Aanwijzing” untuk turut serta melakukan tahapan penjelasan / aanwijzing dengan tampilan berikut ini



Gambar 2.35 chat untuk tahapan aanwijzing

-

Setelah tahapan Aanwijzing berakhir masuk pada tahapan berikutnya sesuai dengan jadwal tahapan.

4.4 Upload Syarat Administrasi dan Dokumen Penawaran - Pada tahapan ini peserta lelang dapat mengupload Syarat administrasi dan dokumen penawaran , seluruh dokumen di scan dan dikirim ke dalam bentuk file ketika jadwal pemasukan dokumen penawaran tahap1 sudah tiba, dan tombol yang aktif adalah “Upload Dok Penawaran ”,untuk memasukkan syarat administrasi dan dokumen penawaran tahap Peserta lelang dapat mengklik tombol “Upload Dok Penawaran ”.



Gambar 2.36 upload dokumen penawaran

-

Peserta lelang dapat mengupload file dokumen syarat administrasi dengan mengklik tombol “Tambah”

Gambar 2.37 proses upload dokumen penawaan dan memasukan nilai penawaran

-

Sebelum mengupload file dokumen syarat administrasi sistem meminta memasukkan file certifikat contoh “ABC.cert”

Gambar 2.38 memasukkan certifikat

-

-

sertifikat telah dikirimkan ketika mendaftar sebagai rekanan PTPN5 oleh admin ke masing-masing peserta lelang menggunakan e-mail.(peserta harus memiliki email) jika certifikat valid maka peserta lelang dapat memasukkan file dokumen syarat administrasi dengan menginputkan nama dokumen dan file dokumen syarat administrasi, seperti pada gambar berikut ini.



Gambar 2.39 Mengupload file syarat administrasi

-

Kemudian menekan tombol upload Setelah file dokumen syarat administrasi diupload kemudian lakukan hal yang sama untuk mengupload file penawaran biaya

Gambar 2.40 mengupload file dokumen penawaran

-

Untuk menyimpan nilai penawaran diperlukan sertifikat lagi seperti gambar 2.38

4.5 Hasil Evaluasi dan Peringkat - Pada tahapan berikutnya, Melihat hasil evaluasi dan peringkat dari penawaran yang dimasukkan. Untuk melihat hasil evaluasi tersebut peserta lelang dapat mengklik “Hasil Evaluasi Dan Peringkat Pemenang” . seperti pada gambar berikut ini.

Gambar 2.40 hasil evaluasi dan peringkat pemenang



Gambar 2.41 Melihat hasil evaluasi dan peringkat pemenang

4.6 Sanggahan Setelah penetapan pemenang dan pengumuman pemenang, terdapat tahapan sanggahan yang dapat dilakukan oleh peserta lelang sesuai dengan jadwal yang ditetapkan. Tombol yang aktif adalah tombol “Sanggahan” seperti pada gambar berikut.

Gambar 2.42 Sanggahan

-

Sanggahan dapat dilakukan peserta lelang yang lulus dengan mengupload file dokumen sanggahan, pada nama dokumen ketikkan nama dokumennya dan kemudian upload file surat sanggahan dengan menekan tombol Browse dan kemudian tekan tombol Upload. Jawaban sanggah dapat dilihat pada menu yang sama dengan menekan tombol Sanggahan.

Gambar 2.43 Upload Penawaran



5 CEK SERFIFIKAT - Rekanan dapat mengecek sertifikat yang digunakan, untuk menguji kevalidan datasertifikat dengan hak akses yang diperoleh sebagai rekanan. Caranya dengan mengklik tombol “Browse” kemudian mencari file sertifikat dan mengklik tombol “Cek”.

Gambar 2.44 Cek serfikat

6 GANTI SERTIFIKAT - Rekanan dapat mengganti sertifikat dengan cara “Browse” file sertifikat yang lama kemudian klik tombol ”Kirim”

Gambar 2.45 Ganti sertifikat

7 UBAH PASSWORD - Rekanan dapat merubah password lama dengan dengan password baru, dengan cara menginputkan password lama kemudian menginputkan password baru dihalaman ubah password



Gambar 2.46 Ubah Password

8 LOGOUT - Rekanan dapat keluar dari sistem - Setelah menggunakan sistem rekanan diharus Logout demi kepentingan dan keselamatan data.



USER GUIDE versi 1.0 MENGGUNAKAN APLIKASI E-PROCUREMENT MODUL REKANAN

Recommend Documents