USER GUIDE FOR SHIPPING AGENT

USER GUIDE FOR SHIPPING AGENT Version 1.2

1| INAPORTNET

Daftar Isi :

1. Tentang Inaportnet…………………………………………………………….

3

2. Manfaat Inaportnet…………………………………………………………….

5

3. Layanan Dalam Inaportnet……………………………………………………

6

4. Akses Inaportnet……………………………………………………………….

8

5. Login Inaportnet………………………………………………………………..

8

6. Line………….…………………………………………………………………..

11

7. Voyage………………………………………………………………………….

19

7.1 Menu Technical Specification……………………………………………

22

7.2 Menu General Data………………………………………………………..

22

7.3 Menu Goods………………………………………………………………..

23

7.4 Menu Requested Berth……………………………………………………

23

7.5 Menu Arrival………………………………………………………………..

24

7.6 Menu Departure……………………………………………………………. 25 8. Mendapatkan Nomor PKK……………………………………………………

26

9. Update Voyage ( Koreksi PKK) ……………………………………………..

29

10. Membuatkan Permintaan Sandar ( Berth Reguest)……………………….

31

11. Permintaan Pelayanan Kapal & Barang ( PPKB ) …………………………

33

12. Membuat PPKB tanpa RPK/OP………………………………………………. 35 13. Membuat PPKB dengan RPK/OP……………………………………………. 37 14. Koreksi PPKB ( melepas RPK/OP ) ……………………..…………...……… 42 15. Koreksi PPKB ( mengambil RPK/OP) ………………………………….……. 45

2| INAPORTNET

16. Membuat PPKB ex ke ( Perpanjangan, Perubahan & Pembatalan )…….. 49 16.1 PPKB EX KE (DENGAN RPK/OP)……………………………………..

49

16.2 PPKB Perubahan (dengan RPK/OP)………………………………….

52

16.3 PPKB EX KE (TANPA RPK/OP)………………………………………..

52

17. Mencetak Dokumen PKK, PPKB dan RPK/OP………………………..……. 54 18. Pengecekan Status PPKB…………………………………….………………

55

19. Pengencekan Status Setiap Layanan PPKB……………………………….

56

20. Export Data Inaportnet………………………………………………….……... 59 21. Call Folder.…………………………………………………………….…........... 61 22. Bantuan Umum…………………………………………………………………. 67

3| INAPORTNET

1. TENTANG INAPORTNET INAPORTNET adalah portal elektronis yang terbuka dan netral guna memfasilitasi pertukaran data dan informasi layanan kepelabuhanan secara cepat, aman, netral dan mudah yang terintegrasi dengan instansi pemerintah terkait, badan usaha pelabuhan, dan pelaku industri logistik untuk meningkatkan daya saing komunitas logistik Indonesia. Pengguna INAPORTNET adalah instansi pemerintah dan badan usaha pelabuhan serta pelaku industri logistik di Indonesia yang memanfaatkan jasa kepelabuhanan seperti: shipping lines / agents, freight forwarder, CFS (Container Freight Station), Custom brokerage/PPJK, importir & exportir, depo container, warehouse, dan inland transportation. Mengapa INAPORTNET? Performansi logistik Indonesia saat ini menjadi perhatian serius pemerintah dan swasta. Hal ini sering diukur dari beberapa tolok ukur secara statistik seperti dwelling time, kontribusi biaya logistik atas GDP dan Logistik Performance Index (LPI). Salah satu upaya yang dianggap mampu secara cepat dan murah untuk meningkatkan performansi logistik Indonesia adalah pembenahan disisi soft infrastruktur yaitu penyediaan platform IT bagi komunitas logistik untuk bertukar data dan informasi secara terintegrasi. Inilah yang juga dilakukan oleh negaranegara yang maju proses logistiknya. Ini bukan ide baru, salah satu wujudnya yang sudah berjalan dan sering disebut adalah INSW (Indonesia National Single Window) yang memiliki dua pilar yaitu Tradenet dan Portnet. Jadi, INAPORTNET ini adalah salah satu portal INSW sebagai bagian dari upaya mewujudkan Sistem Logistik Nasional (SISLOGNAS) yang berdaya saing global.

4| INAPORTNET

2. MANFAAT INAPORTNET

Dengan ciri tersebut maka INAPORTNET akan memberikan manfaat bagi komunitas logistik, antara lain sebagai berikut : 1. Single submission 2. Layanan online terintegrasi dan tersentralisasi 3. Percepatan proses secara keseluruhan 4. Transparansi 5. Menyederhanakan proses bisnis 6. Menurunkan dwelling time 7. Memenuhi standard global 8. Kemampuan tracing dan tracking 9. Minimisasi kesalahan pemasukan data dan dokumen 10. Dapat melakukan monitoring atas proses 11. Meningkatkan daya saing pelaku industri 12. Keamanan data transaksi User INAPORTNET ialah : 1. Otoritas Pelabuhan 2. Bea Cukai 3. Instansi Pemerintahan Lainnya 4. Shipping Lines & Agents 5. Terminal Operators 6. Freight Forwarders 7. Customs Brokers (PPJK) 8. Container Freight Station (CFS) 9. Inland Trucker 10. Importers / Exporters

5| INAPORTNET

3. LAYANAN DALAM INAPORTNET Inaportnet dikembangkan secara bertahap baik dari jangkauan maupun jenis layanannya. Pada tahun 2013, layanan dimulai dari Pelabuhan Tanjung Priok dengan layanan meliputi : layanan ijin kapal, layanan pengeluaran dan penerimaan container, layanan manifest domestik dan pembayaran secara elektronis. Tersedia 3 layanan di INAPORTNET yaitu : a. iPort-Vessels Management Layanan INAPORTNET yang digunakan oleh shipping lines untuk membuat atau mengajukan line, schedule dan commercial offer yang menjadi inputan atas berbagai proses berikutnya di Kantor Pemerintah, Badan Usaha di Pelabuhan secara terintegrasi. Saat ini layanan ini hanya tersedia untuk proses layanan kapal di Jakarta. Proses utama pada Modul iPort-Vessel Management : I. Creating : LINE Yaitu pembuatan rencana trayek tetap pelayaran oleh Shipping Line secara elektronis II. Creating : VOYAGE Yaitu pembuatan jadwal kedatangan dan keberangkatan kapal dengan menentukan perkiraan tanggal kedatangan dan tanggal keberangkatan kapal oleh Shipping Line secara elektronis di LINE, dimana didalamnya terdapat proses pengiriman Nomor PKK. iPort-Vessel Management, memberikan kemudahan sebagai berikut :  Proses dilakukan secara elektronis sehingga cepat  Single submission, sehingga shipping Line cukup mengajukan proses / dokumen satu kali  Minim kesalahan  Terintegrasi dengan layanan pelabuhan lainnya b.iPort-Call Folder iPort-Call Folder merupakan merupakan layanan untuk penyampaian berkas data untuk perijinan keluar-masuk kapal (clearance in/out) dengan instansi pemerintah terkait seperti Syahbandar, Imigrasi, Kesehatan Pelabuhan dan Otoritas Pelabuhan yang dilakukan secara elektronis.

6| INAPORTNET

Fitur utama Call Folder :  Shipping agent : melakukan create, update, invalidate dan submit PSAD kepada approver.  Call Folder Approver : melakukan approval atau reject berkas atau PSAD. Melalui iPort-Call Folder, layanan perijinan keluar masuk (Clearance In/Out) memiliki kemudahan:  Proses dilakukan secara elektronis sehingga cepat  Single submission, sehingga shipping Line cukup mengajukan proses / dokumen satu kali  Minim kesalahan  Terintegrasi dengan layanan pelabuhan lainnya c. iPort - Cargo Management System (CMS) Layanan INAPORTNET terkait proses container maupun cargo yang merupakan pengembangan lebih lanjut daripada Smartcago. Layanan ini terkait dengan manajemen cargo dan container termasuk administrasi cargo dan container, sistem tracking dan tracing cargo, dan jadwal bongkar muat cargo.

7| INAPORTNET

4. AKSES INAPORTNET Inaportnet dapat diakses melalui website di www.inaportnet.com, ketika berhasil membuka link tersebut akan muncul tampilan :

8| INAPORTNET

5. LOGIN INAPORTNET 1. Klik LOGIN 2. Masukkan username dengan diawali dengan INAPORTNET\ dan masukkan user anda. 3. Masukkan PASSWORD sesuai yang diberikan, password terdiri dari kombinasi huruf besar, huruf kecil, dan angka.

4. Pilih Widget VMS & CMS untuk memulai Module Pelayanan Kapal dan Barang.

5. Ketika berhasil LOGIN sebagai Shipping Line / Shipping Agent, akan muncul tampilan menu seperti gambar dibawah.

9| INAPORTNET

6. Untuk VMS ( Vessel Management System ) akan lebih banyak menggunakan Menu Voyage

7. Rapid Access adalah fungsi panggilan cepat, ketika user memasukkan kode dari menu Voyage.

10 | I N A P O R T N E T

6. LINE 1. Pilih menu Voyage  Voyage  Line  Create Line Jika menggunakan Rapid Access masukan kode CMAT

2. Setelah memilih menu Create Line, maka akan muncul tampilan seperti dibawah.


3. Box yang wajib diisi adalah semua box yang memiliki tanda bintang merah pada sisi sebelah kanan (*).

4. Pilih kapal berdasarkan Call Sign, lalu klik Vessel Specifications Recovery untuk memanggil data yang lain.

5. Pada thick box Arrival Date Shift dan Departure Date Shift di klik agar tanggal keberangkatan / Date at Destination pada Arrival dan tanggal kedatangan / Date at Destination pada Departure terisi otomatis.

6. Untuk Model Reference diisi dengan Referensi / Kode Kapal dari perusahaan pelayaran yang fungsinya untuk mengingat nama kapal.


7. Untuk Line Number diisi dengan Keterangan Jalur yang ditempuh kapal ini.

8. Isi Port Zone dengan data nama pelabuhan dimana kapal itu sandar. 9. Isi Last Port dengan data nama pelabuhan asal. 10. Isi Next Destination dengan data nama pelabuhan tujuan.

Cara pencarian data nama pelabuhan asal / tujuan ada 3 cara : 1) Klik menu searching – isi field Long Label dengan diawali tanda bintang (*) kemudian kata kunci dan diakhiri tanda bintang (*) – klik search.


Maka akan keluar semua nama pelabuhan berdasarkan kata kunci – kemudian pilih nama pelabuhan yang dimaksud.

2) Klik search – masukkan 2 digit kode negara berdasarkan Un Locode pada field Country Code – kemudian klik search.

Maka akan keluar semua nama pelabuhan yang ada di negara tersebut yang telah di isikan 2 digit kode negara pada field Country Code.


3) Isikan 2 digit kode negara dan 3 digit kode pelabuhan berdasarkan UN Locode.

11. Isi field Shipowner Scheduled Line dengan data rute kapal. 12. CRL (Custom Regular Line) thick jika ada perjanjian khusus dengan bea cukai terkait penyandaran kapal, jika tidak maka kosongkan. 13. Isi field CRL Agreement dengan keterangan tambahan jika ada CRL, jika tidak ada maka kosongkan.

14. Comments diisi sebagai keterangan tambahan tentang Line yang dibuat.

15. Menu Requested Berth diisi dengan data rencana kade / demaga tempat sandar, nama Perusahaan Bongkar Muat yang melakukan bongkar / muat. Isi field Code dengan data kade : klik search


Isi Zone of Delivery sesuai dengan pelabuhan dimana kapal sandar – thick All pada berth, thick No pada berth house dan yard – search

Pilih kade yang dimaksud.

Isi field Stevedoring Company, field Unloading diisi dengan nama perusahaan yang melakukan bongkar, dan field Loading diisi dengan nama perusahaan yang melakukan muat. Klik search

masukkan kata kunci pada field Label dengan diawali tanda bintang (*) kemudian kata kunci dan diakhiri tanda bintang (*).

kemudian pilih perusahaan yang dimaksud.


16. Field Shipping Agent isi dengan agen pelayaran yang mengageni kapal tersebut atau akan otomatis terisi saat Anda login di Inaportnet. 17. Field RSL adalah Regular Shipping Line, isi keterangan yang menunjukkan jadwal reguler dari kapal tersebut. 18. Field Ship Operator diisi dengan pihak yang bertangggung jawab untuk mengirimkan manifest atau sama dengan shipping agent. 19. Shipping Agent / Freight Agent diisi dengan pemilik muatan / keberadaan Joint Sloter pada kapal tersebut. 20. Port of Call pada Arrival adalah pelabuhan asal atau diisi sama dengan data Last Port, dan pada Departure adalah pelabuhan tujuan atau diisi sama dengan data Next Destination. 21. Steaming Time pada arrival diisi dengan waktu tempuh dari pelabuhan asal / Last Port ke Port Zone, dan pada departure diisi dengan waktu tempuh dari Port Zone ke pelabuhan tujuan / Next Destination dalam satuan hari.


Field tambah (+) pada menu Line merupakan fitur untuk menambahkan informasi tambahan, misalkan terdapat rencana penyandaran lebih dari satu kade, maka dapat diklik plus (+) pada menu Requested Berth.

22. Pilih Validate bila semua data sudah semua terisi dengan benar, Reload untuk memulai mengisi dari awal kembali (Form Kosong), dan Cancel untuk menggagalkan Line yang sedang dibuat.

23. Validate pertama akan melakukan pengecekan terhadap Form yang akan buat, bila terjadi kesalahan akan ada pemberitahuan dimana letak kesalahan tersebut, dan bila semua data yang isi sudah benar maka form akan menjadi draft.

24. Pilih Save untuk menyelesaikan pembuatan Line, Modify untuk mengedit kembali Line yang telah menjadi draft, atau Cancel untuk menggagalkan.

25. Bila semua proses pembuatan Line selesai, maka output dari Line ada Kode Unik, yaitu MAT.


7. VOYAGE Untuk membuat Voyage, dapat melalui 2 Cara. A. Membuat langsung kapal tersebut, ini dilakukan untuk kapal-kapal tramper.

B. Membuat berdasarkan Line yang telah ada sebelumnya, ini dilakukan untuk kapal-kapal liner yang telah memiliki route / trayek yang tetap.

Jika tanpa menggunakan Line, maka beberapa data harus diisi secara manual. Sedangkan jika menggunakan Line / Schedule a Voyage From a Line, maka beberapa data akan terisi otomatis dari Line yang telah dibuat sebelumnya.


1. Pilih Menu Voyage  Voyage  Voyage  Schedule a Voyage From a Line Jika menggunakan Rapid Access masukan kode CATPMAT

2. Maka akan muncul tampilan untuk meminta mencari Line yang telah dibuat sebelumnya. 3. Masukkan kode Line ( MAT00000xxx ) yang diinginkan pada kolom PCS Id. Yang di inputkan cukup kode yang berupa angka saja.

MAT00000xxx

4. Tekan Enter atau Klik Search


5. Akan muncul tampilan dari Line yang dimaksud.

6. Pilih Create Voyage pada pojok kanan atas untuk membuat Voyage.

7. Fungsi lainnya adalah Modify untuk mengedit Line, Delete untuk menghapus Line, dan Cancel untuk keluar / menggagalkan proses. 8. Setelah memilih Create Voyage, maka akan muncul tampilan Voyage seperti gambar dibawah ini.

Keuntungan dari membuat Line adalah data-data yang telah ada pada Line akan secara otomatis ditarik kedalam Voyage, sehingga hanya butuh untuk melengkapi data-data yang bersifat transaksional.


7.1 Menu Technical Specification Beberapa field akan terisi otomatis dari Line yang telah dibuat. Silahkan mengisi beberapa data transaksional seperti berikut : 1. Untuk ETA, diisi dengan Estimasi waktu kedatangan kapal / Estimation Time Arrival. Dan untuk ETD, diisi dengan Estimasi waktu keberangkatan kapal / Estimation Time Departure. ATA / Actual Time Arrival dan ATD / Actual Time Departure yang akan terisi otomatis dari realisasi kedatangan dan keberangkatan kapal. 2. Isi field Vessel Package Type dengan dengan cara memilih / Search dari master data. 3. Draft Forward dan Draft Backward, diisi dengan Draft saat kapal datang.

7.2 Menu General Data Beberapa field akan terisi otomatis dari Line yang telah dibuat. Silahkan mengisi beberapa data transaksional seperti berikut : 1. Type Vessel Lines diisi tipe dari perjalanan kapal dengan cara memilih / Search dari master data.


2. Activity Code diisi aktivitas dari kapal dengan cara memilih / Search dari master data. Yaitu jenis General untuk kapal umum atau tagihan invoice nya setiap kedatangan kapal, jenis Offshore untuk kapal yang beroperasi dalam kegiatan offshore dan jenis Settle untuk kapal yang menetap disuatu pelabuhan dimana tagihan invoice nya lumpsum.

7.3 Menu Goods 1.

Type Visitation diisi dengan tujuan kedatangan kapal dengan cara memilih / Search dari master data.

2. Type of commodity discharge diisi informasi jenis dan jumlah barang yang di bongkar / discharge. 3. Type of commodity loading muatan yang di muat / loading.

diisi dengan informasi jenis dan jumlah

Note: Field Volume dan Ton diisi dengan jumlah muatan pada general cargo atau jika muatannya berupa kendaraan maka diisi dengan jumlah kendaraan yang di muat / bongkar pada field volume saja. Sedangkan field Box dan Teu diisi jumlah box dan teu untuk muatan container.

7.4 Menu Requested Berth Terisi otomatis dari data Line yang telah dibuat atau jika ada perubahan (penambahan / pengurangan) bisa dikoreksi.


7.5 Menu Arrival Beberapa field telah terisi otomatis dari Line yang telah dibuat. Isikan beberapa field yang bersifat transaksional, yaitu : 1.

Voyage Number diisi dengan nomor voyage kapal tersebut yang digunakan untuk mengirimkan inward / outward manifest. Pengisian nomor voyage pada kapal yang sama tidak boleh sama dengan nomor voyage sebelumnya dalam periode waktu satu tahun (satu nomor voyage hanya boleh digunakan sekali kedatangan atau keberangkatan).

2. Untuk Kolom Linked COF pada informasi kedatangan dan keberangkatan, diisi dengan informasi dari muatan kapal tersebut. Jika terdapat Join Slot pada muatan kapal tersebut, maka ditambahkan data Join Sloter dengan cara klik tanda tambah (+). Sedangkan untuk menghapus Join Sloter yang telah dibuat klik tanda minus (-). 3. Place of Delivery pada Arrival, adalah Terminal tempat terjadi proses Bongkar / Discharge sedangkan pada Departure adalah tempat Muat / Loading dengan cara memilih / Search dari master data. Pada menu searching thick No pada Berth dan No pada Warehouse.

Maka akan keluar data Terminal.


4. COF Name adalah Informasi / Keterangan tambahan dari muatan tersebut . 5. Shipping Company adalah mengangkut muatan tersebut.

Informasi

dari

kepemilikan

kapal

yang

6. Reference Number diisi sesuai dengan Voyage number kapal yang membawa muatan tersebut.

7.6 Menu Departure Diisi data keberangkatan kapal yang panduannya sama seperti menu Arrival.

1.

Bila semua informasi sudah terisi, lakukan Save.

2. Pilih Confirm, untuk menyelesaikan proses pembuatan Voyage.

3. Bila semua Proses pembuatan Voyage selesai, maka output dari Voyage ada Kode Unik, yaitu ATP .


8. MENDAPATKAN NOMOR PKK (PEMBERITAHUAN KEDATANGAN KAPAL) Setelah membuat Voyage, untuk proses selanjutnya (penyandaran kapal) harus dilakukan pengiriman PKK. Adapun caranya ada 2 yaitu :  Langsung setelah membuat Voyage, yaitu dengan klik Send pada pojok kanan atas.

 Dengan mencari ulang Nomor Voyage 1. Pilih Menu Voyage  Search  Voyage Jika menggunakan Rapid Access masukan kode RATP

2. Maka akan muncul tampilan untuk meminta mencari Voyage yang telah dibuat sebelumnya.


3. Masukkan kode Voyage ( ATP00000xxx ) yang diingkan pada kolom Voyage PCS Id. Yang di inputkan cukup kode yang berupa angka saja.

4. Tekan Enter atau Klik Search. 5. Maka akan muncul dari tampilan Voyage yang dimaksud.

6. Pilih Send, untuk mendapatkan Nomor PKK.

7. Fungsi lainnya adalah Modify, untuk memodifikasi Voyage tersebut bila ada informasi yang perlu disesuaikan, dan Exit untuk keluar dari Voyage tersebut. 8. Maka akan muncul Notifikasi berupa pemberitahuan Voyage tersebut telah dikirimkan untuk meminta Nomor PKK.


9. Buka kembali Voyage tersebut dengan melakukan Search ( tahap 1-4 ), maka Nomor PKK terlihat telah terinputkan pada box PKK Number.

10. Terlihat pada Box Integration Harbour Office Statusnya berubah menjadi Integrated.


9. UPDATE VOYAGE (KOREKSI PKK) Sebelum mengupdate voyage (koreksi PKK) pastikan jika sudah entry PPKB maka PPKB tersebut berstatus “New” atau belum ditetapkan. Dan jika RPK/OP telah dibuat maka RPK/OP tersebut pastikan berstatus “New”. 1. Klik Voyage – Search - Voyage

2. Masukkan Nomor ATP pada field Voyage PCS Id, kemudian klik Search.

3. Klik Modify


Rubah (koreksi) data voyage sesuai dengan yang akan dirubah, kemudian klik Confirm dan klik Save.

Maka update voyage (koreksi PKK) telah selesai dilakukan.


10. MEMBUAT PERMINTAAN SANDAR ( BERTH REQUEST ) Berth Request adalah Proses untuk membuat permintaan penyandaran kapal dari Shipping Line kepada Terminal, dan merupakan proses awal untuk pembuatan PPKB. Sebelum membuat berth request pastikan nomor PKK sudah terisi. 1. Pilih Menu Voyage  Berth Placement  Request For Berth Jika menggunakan Rapid Access masukan kode CDPAQ

2. Maka akan muncul tampilan untuk mengisikan kode Voyage (ATP) yang akan dibuat permintaan sandarnya. 3. Masukkan kode Voyage ( ATP00000xxx ) yang diingkan pada kolom Voyage PCS Id. Yang di inputkan cukup kode yang berupa angka saja.

4. Tekan Enter atau Klik Search 5. Maka akan muncul tampilan yang berisi Informasi : - General Data - Vessel - Berth Requested - Miscellaneous 6. Pilih Berth Requested 31 | I N A P O R T N E T

7. Tambahkan informasi ARR Draught / draft kedatangan dan DEP Draught / draft kedatangan.

8. Pilih Validate untuk menyimpan dan membuat permintaan sandar.

9. Pilih Save dan Send untuk menyelesaikan pembuatan permintaan sandar.

10. Setelah melakukan Save dan Send, maka akan muncul Kode Unik untuk Permintaan Sandar / Berth Request yaitu DPQ.


11. PERMINTAAN PELAYANAN KAPAL & BARANG ( PPKB) Dalam menu PPKB terdapat beberapa fungsi yang harus diketahui, antara lain: 1. Tombol Suggestion yaitu tombol yang berfungsi untuk mengetahui service code apa saja yang boleh di pilih (available) dan service apa saja yang bersifat wajib (mandatory), tidak wajib (optional), dan tidak tersedia (not available). 2. Tombol Search PPKB Ex ke yaitu field atau fungsi untuk memasukkan PPKB Ex yang akan di perpanjang, perubahan, dan pembatalan. 3. Tombol Work On PPKB yaitu tombol yang berfungsi untuk membuat PPKB berdasarkan RPK/OP. 4. Tombol Add PPKB yaitu tombol untuk membuat PPKB tanpa RPK/OP. 5. Tombol Update pada PPKB yaitu tombol yang berfungsi untuk koreksi PPKB yang meliputi koreksi data, melepas RPK/OP, dan mengambil RPK/OP. Adapun cara untuk membuat PPKB adalah sebagai berikut : 1. Pilih Menu Voyage  Berth Placement  Search Berth Placement Jika menggunakan Rapid Access masukan kode RDPAQ

2. Maka akan muncul tampilan untuk mengisikan kode Permintaan Sandar / Request Berth (DPQ) yang akan dibuat PPKB nya. 3. Masukkan kode Permintaan Sandar / Request Berth ( DPQ00000xxx ) yang diingkan pada kolom Request PCS Id. Boleh hanya mengisikan cukup kode yang berupa angka saja. Atau mengisikan nomor voyage (ATP0000xxxx) pada field Voyage PCS Id. juga bisa menggunakan field Vessel dengan mengisi kata kunci nama kapal (*kata kunci nama kapal*) 33 | I N A P O R T N E T

Pencarian juga bisa dilakukan dengan berbagai kriteria yang ada didalam Additional Criterias. 4. Tekan Enter atau klik Search 5. Maka akan muncul tampilan yang sama saat hendak membuat Permintaan Sandar / Request Berth. 6. Pilih Berth Requested


12. MEMBUAT PPKB TANPA RPK/OP 1. Untuk membuat PPKB tanpa RPK/OP (PPKB Gantung) pilih Add PPKB pada bagian kanan bawah untuk Kapal yang belum mengajukan permintaan RPK / OP Terminal.

Klik Suggestions

Maka akan keluar Service Code apa saja yang boleh dan service apa saja yang tidak tersedia (not available), service yang wajib dipilih (mandatory), dan service yang tidak wajib dipilih (optional).


Service yang bersifat mandatory akan terpilih secara otomatis di tampilan PPKB.

Agen bisa menambahkan beberapa service yang bersifat tidak wajib (optional).

2. Klik Validate kemudian klik Confirm.


13. MEMBUAT PPKB DENGAN RPK/OP Sebelum membuat PPKB berdasarkan RPK/OP, pastikan dahulu status RPK/OP pada Port Authority Status sudah “APPROVED” dan pada approval RPK/OP status sudah “Validated”.

1. Berdasarkan RPK/OP yang telah dipilih maka klik Work On PPKB


2. kemudian klik Modify.

3. Klik Suggestion



Service yang bersifat mandatory akan terpilih secara otomatis di tampilan menu PPKB.


4. Isikan tanggal dan jam pada service yang belum terisi otomatis, yaitu Piloting (pandu) dan Tugboat (tunda). Sedangkan Ramp Door pada service Berth (tambat) pilih No jika tidak memakai ramp door dan pilih Already jika memakai ramp door. Tambahkan beberapa service yang bersifat tidak wajib (optional) jika diperlukan dengan cara thick pada deretan menu Service, misalnya Mooring, Garbage, Water, dan Bunkering. Untuk Tugboat menggandeng Tongkang, pada service Piloting maka untuk PPKB Tugboat masukkan Nomor PKK Tongkang yang digandeng. Sedangkan pada PPKB Tongkang masukkan Nomor PKK Tugboat yang menggandeng. Jika Tugboat menggandeng lebih dari satu Tongkang maka tambahkan data PKK Tongkang tersebut dengan cara klik tanda plus (+).

5. Klik Validate

6. kemudian klik Confirm.


Maka akan muncul tampilan PPKB telah selesai dibuat, dan akan muncul seperti ini:


14. KOREKSI PPKB (MELEPAS RPK/OP) Sebelum mengkoreksi PPKB pastikan PPKB anda dalam status New atau belum ditetapkan oleh PPSA.

1. klik See PPKB

2. kemudian klik Update


3. hapus data RPK/OP pada menu PPKB.

4. kemudian klik Suggestion


5. kemudian klik Update

kemudian klik Confirm

Maka PPKB akan berhasil di koreksi dan terpisah dari data RPK/OP seperti tampilan dibawah:


15. KOREKSI PPKB (MENGAMBIL RPK/OP) Sebelum mengoreksi PPKB tanpa RPK/OP (PPKB gantung) pastikan ada data RPK/OP yang telah dibuat Terminal dan Port Authority status “APPROVED” dan approval RPK/OP status “Validated”.

1. klik See PPKB without OP/RPK

2. Klik Update


3. Kemudian cari data RPK/OP dengan cara klik Search pada field No. RPK/OP, kemudian pilih RPK/OP yang dimaksud dengan cara klik pada No. RPK/OP.

4. Setelah masuk data RPK/OP klik Suggestion



Service yang bersifat mandatory akan terpilih secara otomatis di tampilan menu PPKB

5. Isikan tanggal dan jam pada service yang belum terisi otomatis, yaitu Piloting (pandu) dan Tugboat (tunda). Sedangkan Ramp Door pada service Berth (tambat) pilih No jika tidak memakai ramp door dan pilih Already jika memakai ramp door. Tambahkan beberapa service yang bersifat tidak wajib (optional) jika diperlukan dengan cara thick pada deretan menu Service, misalnya Mooring, Garbage, Water, dan Bunkering. 6. Klik Update


Kemudian klik Confirm

Maka PPKB akan berhasil di koreksi dan menyatu dengan data RPK/OP seperti tampilan dibawah:


16. MEMBUAT PPKB EX KE (PERPANJANGAN, PERUBAHAN, & PEMBATALAN) 16.1 PPKB EX KE (DENGAN RPK/OP) Contoh : PPKB Perpanjangan (Tambat) Syarat membuat PPKB Perpanjangan (Tambat), pastikan sudah ada RPK/OP Perpanjangan yang telah di validasi oleh Otoritas Pelabuhan dan Rendal. Dan pastikan PPKB sebelumnya telah di realisasikan salah satu service nya. 1. Berdasarkan RPK/OP Perpanjangan, klik Work On PPKB.

Kemudian klik Modify

2. Masukkan Draft Fwd dan Draft After, kemudian masukkan PPKB Ex yang akan diperpanjang.


Memilih PPKB Ex dengan cara klik Search – pilih PPKB Ex yang akan diperpanjang dengan cara klik pada nomor urut PPKB / No. Sequence of PPKB.

Kemudian klik Suggestion



Isikan pada field Ramp Door di service Berth (tambat) pilih No jika tidak memakai ramp door dan pilih Already jika memakai ramp door.

3. Klik Validate

Kemudian klik Confirm


Maka PPKB Perpanjangan (Tambat) akan berhasil seperti tampilan dibawah:

16.2 PPKB Perubahan (dengan RPK/OP) Untuk service Perubahan caranya sama dengan PPKB Perpanjangan yaitu kuncinya memasukkan PPKB Ex pada field yang akan dilakukan Perubahan. Ada beberapa data yang terisi otomatis seperti service Berth dan beberapa data harus diisi manual seperti Piloting (Pandu), Tugboat (Tunda), Garbage (Sampah), Bunkering (Bunker), dan Water (Air).

16.3 PPKB EX KE (TANPA RPK/OP) PPKB Ex ke yang tanpa menggunakan RPK/OP antara lain Perpanjangan (Labuh), Perubahan (Jam layanan kapal pindah luar dam), Pembatalan. Contoh : PPKB Perpanjangan (Labuh) 1. Klik Add PPKB


2. Masukkan PPKB Ex dengan cara klik tombol Search – Search – pilih PPKB yang akan diperpanjang – No. Sequence of PPKB yang akan diperpanjang kemudian klik Suggestion.

3. klik Suggestion


4. kemudian klik Validate.

5. Kemudian klik Confirm.

6. Maka PPKB Perpanjangan (Labuh) telah berhasil di input seperti tampilan dibawah:


17. MENCETAK DOKUMEN PKK, RPK/OP, DAN PPKB Setelah melakukan entry di Inaportnet maka jika diperlukan dapat mencetak dokumen di Inaportnet. Adapun caranya adalah sebagai berikut: 1. Klik Voyage – Search – Voyage 2. Masukan Nomor Voyage pada field Voyage PCS Id (ATPxxxxxxxxxx). 3. Klik View Document pada View Voyage.

4. Klik dokumen yang akan dicetak.


18. PENGECEKAN STATUS PPKB Setelah PPKB di entry oleh Shipping Agent, maka Agent perlu mengetahui status dari permintaan PPKB tersebut. Beberapa status PPKB antara lain: a. New b. Accepted c. On activity

: PPKB baru dientry oleh Shipping Agent : PPKB telah ditetapkan : PPKB telah direalisasikan

Cara melihat status tersebut adalah dengan klik “ search berth placement” , masukan data kapal yang akan di liat ( DPQ, ATP atau nama kapal).

Kemudian cek status PPKB dalam menu Berth Requested.


19. PENGECEKAN STATUS SETIAP LAYANAN PPKB Setelah Anda membuat PPKB tentunya perlu bagi Anda untuk mengecek status layanan masing-masing service ( berth/tambat, tug/tunda, piloting/pandu). 1. Klik “see PPKB” atau “see PPKB Without OP/RPK” dalam menu Berth Requested.


2. Cek per service untuk mengetahui status layanan. Status pada service sebagai berikut : a. New : Serive baru dientry di PPKB oleh Agent b. Accepted : Service sudah ditetapkan oleh Rendals ( PPSA & Kepanduan) c. Realized : Service telah di layani / realisasi


20. EXPORT DATA INAPORTNET Untuk mengambil data dari Inaportnet, kita dapat menggunakan menu Export Results, dimana proses ini akan mengexport data dari Inaportnet kedalam bentuk .csv yang selanjutnya akan disesuaikan sehingga dapat diambil data-data yang dibutuhkan. Adapun cara Exportnya adalah : 1. tampilan muka dari Pilih Menu Menu iPORT-Vessel Management System, Pilih Voyage  Berth Placement  Search Berth Placement Jika menggunaka Rapid Access masukan kode RDPAQ

2. Maka akan muncul tampilan dari Search Berth Placement


Untuk mencari data kapal yang akan di Export ada berbagai cara, antara lain : - Masukan rentang waktu di field Request created between the … and … lalu tekan enter - Berdasarkan Shipping Agent dengan memasukkan kode Shipping Agent - Masukan kata kunci nama kapal pada field vessel diawali tanda bintang ( * ) kata kunci dan akhiri dengan tanda bintang ( * ), misalnya *ARMADA* lalu tekan enter - Tanggal kedatangan kapal pada field Date of arrival between the … and … - Cari berdasarkan Port Authority Status, yaitu All untuk semua Status, Approved untuk RPK OP yang di Approve, Rejected untuk RPK OP yang ditolak, dan Waiting untuk RPK OP yang masih menunggu persetujuan. - Atau langsung klik Search untuk melihat semua data

3. Setelah berhasil mencari data yang diinginkan, pilih Export Result pada List data yang berhasil dicari

4. Simpan dalam betuk .xls atau .csv, lalu buka dengan Ms.Excel


21. CALL FOLDER 1. Pilih Widget Call Folder pada tampilan depan Inaportnet, untuk memulai Proses Document Clearence.

2. Maka akan muncul tampilan dari Call Folder, yang berisi seluruh Folder yang telah disubmit oleh sebuah Shipping Line / Shipping Agent.


3. Untuk proses awal dari pengerjaan di Call Folder adalah dengan membuat Vessel General Information ( VGI ).

Pilih Menu Files  New Document  VGI ( Create a New VGI )

4. Akan muncul tampilan dari VGI, masukkan kode ATP pada Voyage Ref lalu tekan Tab.


5. Maka Secara Otomatis Voyage akan menarik beberapa data yang sama dari Voyage, untuk di inputkan pada VGI.

6. Untuk Port of Call wajib diisi dengan tempat dimana Proses Clearence akan dilakukan.

7. Bila semua data telah diisi, proses selanjutnya adalah mensubmit dari VGI.

8. Pilih Ok, untuk menyelesaikan proses pembuatan VGI.

9. Maka VGI telah berhasil dibuat,


10. Untuk memulai proses Clearence / Submit Document ke masing-masing instansi, buka Folder dari Kapal ( ATP ).

Untuk kapal yang belum memulai Proses Clearence, didalam Foldernya tidak Bundle dari Instansi Pemerintahan. 11. Untuk Proses input document, dilakukan dengan memilih bundle Instansi yang akan diajukan Proses Clearence nya. Pilih Menu Files  New Document  ( Pilih Bundle Instansi )


12. Setelah memilih salah satu Bundle Instansi Pemerintah, akan muncul tampilan dari Bundle tersebut. ( contoh : Syahbandar / Harbour Master Bundle IN ).

13. Untuk meng Upload document kedalam Call Folder, Pilih salah satu Document lalu klik pada box sebelah kanan dokumen tersebut.

14. Maka muncul tampilan untuk meng Attach dokumen tersebut.

15. Cara meng-Attach dokumen ke dalam Call Folder hamper sama dengan meng Attach File pada e-mail.


16. Setelah di Attach, pilih Save.

17. Setelah berhasil di Upload, maka tampilan pada Dokumen yang di Upload berubah.

18. Ketika semua Document Linked selesai dilengkapi ( Upload ), simpan sebagai Draft atau Submit Call Folder tersebut.

19. Pilih Submit lalu Oke 20. Lakukan hal yang sama untuk semua Document Linked, pada semua Instansi Pemerintahan. 66 | I N A P O R T N E T

22. BANTUAN UMUM 1. Untuk memudahkan gunakan bantuan pencarian dengan cara klik tanda Maka kriteria pencarian akan terbuka. 2. Untuk memudahkan pencarian untuk suatu kalimat (nama Pelabuhan, PBM, dll) dapat mencari lebih terperinci kalimat tersebut dengan menuliskan kalimat yang dicari dengan ditambahkan dengan tanda bintang pada awal dan akhir kalimat pada kolom “Label atau Long Label” Ex : untuk mencari pelabuhan Surabaya, bisa menuliskan *Surabaya* atau *sura* pada kolom “long label” pada pilihan pencarian.

CONTACT US : Call Center

: 021 – 500 950

Email

: [email protected]


USER GUIDE FOR SHIPPING AGENT

Recommend Documents