Úprava obchodního dopisu na předtisk dopisního papíru Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí
Při úpravě dopisů na předtisk navazujeme na celek „úprava adres a odvolacích údajů“
Formální úprava textu dopisu Celý text dopisu se člení vhodně do odstavců tak, aby jedna myšlenka byla jeden odstavec. V obchodní a úřední korespondenci se používá bloková úprava odstavců – všechny řádky jsou zarovnané k levé svislici (od levého okraje). Řádkování se používá jednoduché. Mezi odstavci se vynechává řádek nebo se ve formátu odstavce nastaví meziodstavcová mezera 12 bodů za entrem. Pravý okraj je nezarovnaný nebo se automaticky zarovnává. Při automatickém zarovnávání musíme kontrolovat, zda na konci řádku není např. uveden titul a jméno až na dalším řádku, rozdělené datum nebo jestli nezůstala na konci řádku neslabičná předložka s, k, v nebo z.
Vlastní text dopisu tvoří • oslovení • důvod, proč píšeme • co potřebujeme a navrhujeme • závěrečná zdvořilostní věta, pozdrav, podpis, jméno a funkce pracovníka, který odpovídá za správnost dopisu, případně doplněné razítkem.
Oslovení Oslovení je projev zdvořilosti a uvádíme ho na začátku dopisu. Mezi heslovitým vyjádřením věci a oslovením se vynechávají dva řádky. Oslovení začíná vždy od levé svislice a končí čárkou, vlastní text pak začíná malým písmenem. Mezi oslovením a textem se vynechává jeden řádek.
Oslovuje se 5. pádem - např. pane Morávku, pane Dudo, nikoliv pane Morávek, pane Duda. Pokud má adresát uvedený titul nebo funkci, dáváme ji při oslovení přednost a oslovujeme nejprve k funkci - např. pane řediteli, paní vedoucí, potom teprve i titulu, např. pane inženýre, paní doktorko, apod. Je-li uvedeno pouze jméno a příjmení pracovníka, oslovujeme k příjmení, např. pane Petrláku, paní Vyskočilová, apod.
Pokud není v adrese uvedeno žádné jméno, ani funkce pracovníka, oslovujeme obecně – Vážení přátelé, Vážení obchodní partneři nebo pouze Vážení. Pouze výjimečně oslovujeme Vážený pane, Vážená paní.
Příklady Vážený pane řediteli. Vážený paní inženýrko, Vážený pane Hovorko, Vážený paní Horáková, Vážení obchodní přátelé, Vážení,
Text dopisu Pravopis obchodních dopisů a dopisů vůbec upravují Pravidla českého pravopisu. Způsob psaní znamének, zkratek, závorek, uvozovek, značek, matematických pojmů aj. upravuje platná ČSN 01 6910 - Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory.
Pokud jde o velikosti písma, norma doporučuje písmo minimálně velikosti 10 až 12 bodů. My doporučujeme písmo velikosti 12 bodů. Obojí se uvádí jako doporučení, nikoliv nařízení. Žádný předpis neupravuje druh písma (fontu). Lze používat písmo Třes New Roman, Courier New, Arial nebo kterékoliv jiný font, který zobrazuje všechna česká písmena, včetně písmen s háčkem a s částkou. Důležité je, aby text byl čitelný. (Nelze tedy použít např. Wingdings a podobné typy písma. Obrázky jsou to sice hezké, ale smysl by jednoznačně unikl.) Také je dobré používat jen ty fonty, které respektují českou interpunkci. Nedoporučuje se psát dopisy kurzívou, ta slouží ke zvýrazňování částí textu. Důležitá je stránka stylistická. Je nezbytné vyjadřovat obsah obchodního dopisu vždy s maximální přesností, jasně, srozumitelně a úplně. Stať dopisu se stylizuje výhradně v množném čísle. Jednotné číslo se používá pouze v případě, že pisatelem dopisu je majitel firmy. Formální hlediska úpravy dopisu jsou uvedena níže (řádkování, odstavce, okraje, zvýrazňování textu) Nezapomeňte, že výrazy, které tvoří jeden významový celek, musí být vždy na tomtéž řádku. Jedná se zejména o čísla, značky, zkratky titulů, hodnosti apod. V takových případech se využívá tzv. "pevných mezer" (pomocí kláves Ctrl +Shift + mezerník).
Řádkování Pro obchodní a úřední dopisy se používá jednoduché řádkování. Enter používáme pouze na konci odstavce nebo v případě, že chceme nějakou část textu umístit na samostatný řádek. Potom se vytvoří meziodstavcová mezera, která je nastavena na 12 bodů za entrem.
Odstavce Podle obsahu se text člení do odstavců. Mezi odstavci se vynechává jeden řádek. Místo řádkování využívejte meziodstavcové mezery 12 bodů za odstavcem (Formát – Odstavec – Mezery - Za:).
Odstavce začínají od levé svislice. Může se používat tzv. bloková úprava pravý okraj je zarovnán "do bloku" nebo může pravý okraj zůstat nezarovnaný. Začátek odstavců však musí být v celém textu jednotný. Úprava textu „do bloku“ se nedoporučuje. Při blokové úpravě doporučujeme použít funkci "Dělení slov". Nedojde tak ke vzniku velkých mezer mezi jednotlivými slovy na kratším řádku. V textovém editoru Word se v nižších verzích používá příkaz Nástroje - Dělení slov, u Microsoft 2000 příkaz Nástroje - Jazyk - Dělení slov. V programu Microsoft Office 2007 zvolíte záložku „Rozložení stránky“, potom ve „Vzhledu stránky“ zvolíte „Dělení slov“ a vyberete možnost dělení slov, která vám vyhovuje. Pokud nemáte možnost nastavit na PC dělení slov budete se muset smířit se zmíněnými většími mezerami nebo použít jinou úpravu odstavců, případně rozdělovat slova ručně. U důležitých údajů lze použít zvýraznění (tučným nebo podtrženým písmem nebo umístěním údaje na samostatný řádek).
Příklad Vážení, xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxx S pozdravem
Okraje Na dopisních papírech s předtištěnými odvolacími údaji je vzdálenost předtisku od levého okraje papíru 20 mm. Při úpravě dopisu se sloupcovými odvolacími údaji umístěnými nalevo od adresního pole a při úpravě s řádkovými odvolacími údaji text adresy i dopisu začíná na stejné svislici jako předtisk. Pravý okraj je rovněž široký 20 mm. Úprava se sloupcovými odvolacími údaji umístěnými napravo od adresního pole se text píše od stejné svislice jako adresa. Pravý okraj je stejně široký. V praxi se předtisk s odvolacími údaji umístěnými napravo od adresního pole nepoužívají. Na pravém okraji se text nezarovnává nebo se automaticky zarovnává do bloku. Na pravém okraji by neměla být větší mezera než na 5 písmen. Do výrazů, jež nemají být od sebe odděleny při automatickém lámání řádků, se vkládají pevné mezery (pomocí kláves Ctrl + Shift + mezerník).
Zvýrazňování textu Důležité části textu lze zvýraznit tímto způsobem: o
umístěním na samostatný řádek
o
změnou řezu písma (tučný tisk, kurzíva)
o
podtržením
o
změnou velkosti písma
o
změnou druhu (fontu) písma
o
psaním verzálkami (velkými písmeny)
o
vložením do uvozovek
o
proložením
Příklad 1 Na základě Vaší nabídky objednáváme 10 ks kancelářských židlí, typ ADS28 v barvě šedé. Dodávku požadujeme do konce tohoto měsíce, tj. do 30. dubna t. r. Fakturu zaplatíme příkazem k úhradě.
Příklad 2 Na základě Vaší nabídky objednáváme 10 ks kancelářských židlí, typ ADS28 v barvě šedé. Dodávku požadujeme do konce tohoto měsíce, tj. do 30. dubna t. r. Fakturu zaplatíme příkazem k úhradě.
Příklad 3 Na základě Vaší nabídky objednáváme 10 ks kancelářských židlí, typ ADS28 v barvě šedé. Dodávku požadujeme do konce tohoto měsíce, tj. do 30. dubna t. r. Fakturu zaplatíme příkazem k úhradě.
Různé způsoby zvýraznění je možno kombinovat. V obchodním dopise by nemělo být více než dva druhy zvýraznění. Členicí znaménka připojená před/za zvýrazněný text se zahrnují do zvýraznění.
Pozdrav Pozdrav se považuje za další odstavec. Začíná vždy od stejné svislice jako předcházející odstavce. Od posledního řádku se odděluje jedním prázdným řádkem. Místo řádkování můžete vložit meziodstavcovou mezeru 12 bodů entrem, takže se vytvoří za předcházejícím odstavcem odpovídající řádková mezera. Závěrečný pozdrav může být součástí poslední věty nebo souvětí. Může být také uveden samostatně. V tom případě ho považujeme za další odstavec. Za pozdravem neděláme žádné interpunkční znaménko, máme za to, že jeho součástí je i podpis, jméno a příjmení, včetně funkce pracovníka, který dopis podepisuje.
Příklady
Očekáváme Vaši odpověď a jsme s pozdravem Těšíme se na další spolupráci a jsme s pozdravem S pozdravem
Razítko Jestliže se použije razítko firmy nebo úřadu, otiskne se nejméně tři řádky pod text dopisu nad vlastnoruční podpis tak, aby jej nepřekrývalo. Tato razítka se většinou používají u písemností běžného charakteru. Kulatá razítka se státním znakem se umisťují na písemnosti trvalého celorepublikového charakteru, disponovat jím mohou instituce a osoby, které k tomu pověřil stát. K těmto písemnostem patří například všechny typy vysvědčení, rozhodnutí, usnesení vlády, ministerstev a orgánů státní správy. Otiskují se doprostřed pod textový sloupec.
Příklad 1 Umístění hranatého razítka:
Razítko (Vlastnoruč ní podpis)
Ing. Jindřich Hovorka ředitel
Příklad 2 Umístění kulatého razítka
Razítko
Podpis Při použití blokové úpravy (odstavce začínají od levé svislice) se podpis umísťuje rovněž od levé svislice. Mezi textem a odpisem jsou minimálně 3 volné řádky nebo meziodstavcová mezera 36 bodů Použijeme-li razítko, je třeba mezeru přiměřeně zvětšit. Pod prostorem pro podpisy odpovědných pracovníků se vypisuje jejich titul, jméno (nezkráceně), příjmení (neproloženě). Vždy se uvádí napřed jméno a pak příjmení. Na další řádek napíšeme funkci pracovníka, který dopis podepisuje. Oba údaje jsou umístěny těsně pod sebou – použijeme pro řádkování „Měkký enter“, tj. zkratková klávesa SHIFT + ENTER. Jsou-li na písemnosti dva podpisy, podepisuje se pracovník funkčně vyšší vlevo a pracovník funkčně nižší vpravo. Jestliže je na písemnosti více podpisů, umísťují se po dvojicích tři až čtyři řádky pod sebou, eventuální lichý podpis samostatně doprostřed pod poslední dvojici. Jestliže jsou pracovníci funkčně na stejné úrovni, následují podpisy za sebou v abecedním pořadí. Pokud písemnost podepisují dvě organizace, vpravo je podpis té, která dopis vyhotovila. Na rozmnožených písemnostech se podpis odpovědného pracovníka napíše strojem nebo vytiskne s poznámkou v. r. (vlastní rukou). Nikdy se nerozmnožuje písemnost s vlastnoručním podpisem!
Příklad 1 (Vlastnoruč ní podpis)
Ing. Jindřich Hovorka ředitel
Příklad 2 Bc. Jana Bělohlávková, v. r.
Příklad 3 (Vlastnoruč ní podpis) Ing. Julie Blánová ředitelka
(Vlastnoruč ní podpis) Jana Audrlická referentka odbytu
Parafování Parafa je zkratka příjmení, v tomto případě pracovníka, který písemnost před jejím odesíláním kontroluje. Jestliže dopis stylizoval někdo jiný než ten, kdo jej podepíše, předloží se mu před podepsáním ke kontrole a k parafování. Dopisy se předkládají k parafování také právníkovi, překladateli apod. Pracovní svoji parafou potvrzuje, že se s obsahem dopisu seznámil a že s ním souhlasí. V případě, že má k některé části dopisu připomínky, poznamená je na okraj dopisu a pracovník, který dopis stylizoval, jej musí opravit a dát znovu ke kontrole. Parafují se na levém dolním okraji pouze neodesílané kopie, které se zakládají.
Příklad
Ho – Ing. Jindřich Hovorka
Přílohy Upozornění na přílohy, které se k dopisu přikládají, se uvádí od levé svislice pod posledním řádkem textu se vynechávají dva až čtyři řádky. Posledním řádkem textu rozumíme vždy podpis, takže přílohy uvádíme obvykle dva řádky pod podpisem. Pokud vyjmenujeme přílohy v textu, můžeme uvést pouze jejich počet. Pokud přílohy nejsou v textu uvedeny, jednotlivé přílohy vyjmenujeme pod nadpisem Přílohy:
Přílohy se mohou: o
uvést počtem, pokud jsou vyjmenovány v textu a lze je zvýraznit,
o
vyjmenovat (při malém počtu) a každou přílohu je možno zvýraznit,
o
vyjmenovat pod zvýrazněným nadpisem Přílohy jednotlivé přílohy se již nezvýrazňují. Za nadpisem Přílohy není žádné členící (interpunkční) znaménko.
Příklad 1 2 přílohy
Příklad 2 Přílohy: Katalog Ceník
Příklad 3 Katalog nových výrobků
Rozdělovník Upozornění, že kopie dopisu byla zaslána někomu jinému na vědomí, se poznamená dole od levé svislice. Nadpis Na vědomí, Rozdělovník nebo Kopie lze zvýraznit, nepíše se za ním žádné členící znaménko. Mezi posledním řádkem textu (podpisem nebo přílohami) se vynechají dva řádky. Výčet adresátů se píše pod nadpis Na vědomí: každý adresát na samostatný řádek. U adresátů, kteří jsou zaměstnanci stejné firmy, se mohou uvádět pouze jména a příjmení, včetně titulů.
Příklad 1 Na vědomí: Městský úřad Kostelec nad Orlicí, Palackého nám. 38, odbor rozvoje města Městský úřad Kostelec nad Orlicí, Palackého nám. 38, finanční odbor
Příklad 2 Na vědomí: Ing. Věra Rozehnalová Mgr. František Zelenka
Několikastránkové dopisy Při psaní delšího dopisu je třeba vždy pamatovat, aby na zakončení zbylo dost místa, aby vlastnoruční podpis nebyl překryt razítkem, aby se vešly přílohy a rozdělovník. Stránka nesmí končit nadpisem. Za odstavec před ním vložíme konec stránky (Vložit – Konec - Konec stránky nebo Ctrl +Enter). Začíná-li na konci stránky nový odstavec, musí obsahovat alespoň dvě řádky. Pokud se na stránku vejde pouze jeden řádek nového odstavce, opět před něj vložíme konec stránky. Na poslední stránce se píše ještě alespoň jeden celý řádek textu kromě pozdravu. Řešíme vložením konce stránky před poslední odstavec. Pokud je adresa odesílatele uvedena v záhlaví dopisu, automaticky se zobrazí i v záhlaví na další stránce dopisu. Pokud textový editor neumožňuje psát
do záhlaví, je nutné uvést na první řádky další stránky adresu odesílatele dopisu. Jestliže je dopis na více než dvou listech, je potřeba jednotlivé listy od strany 2 číslovat. Čísla stránek umístíme na stránce dole, uprostřed nebo na pravé straně.
Podpis nikdy nesmí být na stránce bez části textu
Úprava obchodního dopisu na předtisk dopisního papíru Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí
Použitá literatura a zdroje z www stránek: • •
Pojmy z oblasti písemné a elektronické komunikace, NÚOV - Konůpek J., Ing., Slavíčková, Valešová ČSN 01 6910 - Úprava písemností psaných strojem nebo zpracovaných textovými editory (novelizace z r. 2002), NÚOV - Konůpek, Slavíčková, Valešová
•
Obchodní korespondence pro střední školy - Fleischmannová E., Kuldová O., Šedý R.
• •
Obchodní korespondence I. - Štiková S., Ing. ČSN 88 6101 – Dopisní papíry pro obchodní a úřední korespondenci, březen 1998
