UPLOAD FACILITEIT NSE 2015 Instructie voor leveren van de studentgegevens voor de uitvoering van de Nationale Studenten Enquête 2015
Inhoud Inleiding en Processchema........................................................................................... 3 Belangrijk om vooraf te weten ..................................................................................... 3 Verzamelen van studentgegevens ................................................................................ 4 Uploaden van studentgegevens .................................................................................... 4 Uploaden van de studentgegevens – stap 1 .................................................................. 5 Uploaden van de studentgegevens – stap 2 .................................................................. 6 Uploaden van studentgegevens – stap 2 (controle op de vorm) ....................................... 7 Uploaden van studentgegevens – stap 2 (controle op de inhoud) ..................................... 7 Accorderen van de studentgegevens ............................................................................ 9 Controles en bewerkingen door GfK ........................................................................... 10 Planning ..................................................................................................................... 11
Inleiding en Processchema Belangrijk om vooraf te weten
Het uitnodigen van studenten voor deelname aan de NSE gebeurt via e-mail. De e-mailadressen worden aangeleverd door de onderwijsinstellingen. De onderwijsinstellingen zijn verantwoordelijk voor het tijdig en volledig aanleveren van de studentgegevens. De studentgegevens kunnen niet per e-mail aangeleverd worden. GfK heeft voor het aanleveren van de studentgegevens een uploadmodule ontwikkeld, die een eerste controle doet op de aangeleverde gegevens.
Het proces ziet er schematisch als volgt uit:
Verzamelen van studentgegevens
Het is belangrijk dat u de studentgegevens aanlevert in Excel. De extensie dient .xlsx te zijn, hiervoor heeft u een Excel-versie van 2007 of later nodig. In het Excel-bestand neemt u de gegevens op van alle studenten die aan uw onderwijsinstelling zijn ingeschreven. Het is belangrijk dat u aan het Excel-bestand de volgende naam geeft: Brincode gevolgd door ‘_adressen’ en het versienummer. Bijvoorbeeld ‘21PL_adressen_v1’. Naast het e-mailadres is nog een aantal andere gegevens noodzakelijk voor onder andere de berekening van de weegfactoren en het uitvoeren van analyses op de nonrespons. Instructies over de noodzakelijke, wenselijke en extra achtergrondgegevens staan op de website: http://www.studiekeuzeinformatie.nl/nse-2015/voorbereiding-nse2015/aanleveren-studentgegevens. Het Excel-bestand dient alle velden uit het voorbeeldbestand te bevatten. Naast een aantal verplichte velden is er een aantal wenselijke velden, waarvan u vrij bent die al dan niet van informatie te voorzien. U kunt tot vijf eigen velden (labels) opnemen, evenals een ondertekening en/of een tekstregel voor de uitnodigingstekst. Zoals gezegd dienen alle velden van de NSE in het Excel-bestand opgenomen te worden. Wanneer u voor een veld geen gegevens wenst aan te leveren, kunt u deze leeg laten. Wij sturen u als bijlage bij deze instructie een voorbeeldbestand, een document dat als voorbeeld dient voor het bestand dat u moet uploaden. Op http://www.studiekeuzeinformatie.nl/nse-2015/voorbereiding-nse-2015/aanleverenstudentgegevens kunt u dit document ook terugvinden.
Uploaden van studentgegevens
Het aanleveren van de studentgegevens gebeurt via een uploadfaciliteit in een beveiligde omgeving. Deze faciliteit kunt u bereiken via https://nseupload.intomartgfk.nl/Logon.aspx. Klik vervolgens links in het menu op ‘Uploadtool’. Vervolgens wordt u doorgestuurd naar de inlogpagina van de uploadtool. Op de inlogpagina kunt u aan de letters ‘https’ aan het begin van het webadres zien dat u zich op een beveiligde website bevindt. Van GfK heeft u een gebruikersnaam en wachtwoord ontvangen voor het inloggen.
Uploaden van de studentgegevens – stap 1 * Afhankelijk van de browser waar u mee surft kunnen onderstaande afbeeldingen iets afwijken van de schermen die u ziet. Onderstaande schermen zijn gemaakt met Google Chrome.
U heeft het bestand met de studentgegevens ergens opgeslagen. U zoekt het bestand op door op ‘Bestand kiezen’ te klikken.
U kunt vervolgens in de mappen op uw computer zoeken naar het juiste bestand.
De bestandsnaam wordt rechts van ‘Bestand kiezen’ weergegeven. Vervolgens klikt u op ‘Versturen’. Het bestand wordt nu geüpload. Onder ‘Bestand kiezen’ ziet u of het bestand succesvol is ontvangen.
Uploaden van de studentgegevens – stap 2 Vervolgens controleert u het bestand door op ‘Controleren’ te klikken. Er worden automatisch een aantal controles uitgevoerd, eerst op de vorm en daarna op de inhoud van het bestand. Met deze controle krijgt u direct feedback op het geleverde bestand, zodat fouten direct kunnen worden hersteld.
Voorbeelden van controles Controles op de vorm van het bestand Is het een Excel-bestand (.xlsx)? Zijn alle velden uit het voorbeeldbestand opgenomen in het bestand?
Controles op de inhoud van het bestand Komt de BRIN-code overeen met de inloggegevens? Komen de CROHO-codes overeen met het CROHO-register? Ontbreken er actuele CROHO-codes? Zijn de verplichte velden voor alle studenten gevuld, en zo ja, met een geldige waarde? Voor hoeveel studenten zijn de wenselijke velden gevuld? Bevatten de e-mailadressen een @ en een punt?
Uploaden van studentgegevens – stap 2 (controle op de vorm) Wanneer een veld (kolomhoofd) een afwijkende naam heeft of ontbreekt, ontvangt u daarover een melding. U dient het oorspronkelijke bestand te openen, de naam van het veld aan te passen of het ontbrekende veld op te nemen en de wijzigingen op te slaan. Begin daarna opnieuw bij Stap 1, door op ‘Bestand kiezen’ te klikken.
Uploaden van studentgegevens – stap 2 (controle op de inhoud) Wanneer alle velden correct in het bestand zijn opgenomen, wordt de inhoud van het bestand gecontroleerd. Per veld wordt aangegeven voor hoeveel studenten die is gevuld en bij hoeveel studenten fouten zijn aangetroffen.
Het is mogelijk van de foutmeldingen een uitdraai te maken. U ontvangt dan het volledige Excel-bestand dat u heeft geüpload, inclusief de foutmeldingen. Klik daarvoor op ‘hier’.
Het Excel-bestand dat u via deze weg ontvangt kunt u aanpassen en opslaan1. Begin daarna opnieuw bij Stap 1.
Wanneer er geen fouten (meer) zijn gevonden volgt er een controle op ontbrekende CROHO. Per ontbrekende code dient u aan te geven of dit juist is en evt. wat de verklaring hiervoor is.
1
NB: Het is voor uw eigen administratie raadzaam om de wijzigingen (ook) in uw originele Excel-bestand door te voeren. Bij grote bestanden is het mogelijk dat het opslaan van het (bijgewerkte) output Excelbestand problemen oplevert. Gebruik in dat geval altijd uw originele Excel-bestand als uitgangspunt voor de bewerkingen en de nieuwe upload.
Wanneer u per ontbrekende CROHO heeft aangegeven dat het klopt dat er geen studenten zijn gevonden, kunt u het bestand opslaan.
Accorderen van de studentgegevens
Een opgeslagen bestand is terug te vinden onder het tabblad ‘Mijn bestanden’.
U kunt uw bestanden in het tabblad ‘Mijn bestanden’ beheren. Klik hiervoor het bestand aan. U kunt kiezen of u het geselecteerde bestand wil verwijderen of definitief wil maken. Wanneer u het bestand definitief maakt is dit voor GfK het teken dat u akkoord bent en wij ermee aan de slag kunnen gaan. Als u een bestand eenmaal met succes heeft geüpload, en u vervolgens toch nog iets wil wijzigen, dan kunt u het nieuwe Excel bestand gewoon uploaden. Zorg er dan wel voor dat u het oude bestand eerst verwijdert uit ‘Mijn bestanden’, omdat u anders een foutmelding krijgt omdat in beide bestanden dan dezelfde (dubbele) student voorkomt.
Controles en bewerkingen door GfK
GfK schrijft de geaccordeerde bestanden uit en controleert die onder andere op volledigheid. Zijn alle studenten van alle opleidingen opgenomen in het bestand? Indien er onduidelijkheden of onregelmatigheden worden aangetroffen in de studentgegevens, dan neemt GfK contact op met de onderwijsinstelling. Met het definitieve bestand met studentgegevens gaat GfK aan de slag. Er vindt een aantal bewerkingen plaats. Zo wordt aan de studentgegevens een uniek wachtwoord toegevoegd. Wanneer dit allemaal goed is verlopen, worden de studentgegevens bevroren, wat betekent dat deze definitief worden vastgesteld.
Planning Half nov 2014 13 nov – 12 dec 12 dec 2014 12 dec – 12 jan 12 dec – 12 jan 12 jan 2015
Aanlevering instructie en wachtwoord (GfK) Aanleveren studentgegevens (onderwijsinstellingen) Deadline voor aanleveren studentgegevens Controle en bewerking (GfK) Eventuele reparatie (onderwijsinstellingen) Start veldwerk NSE 2015 (GfK)
In het geval van vragen:
[email protected]
