UNIVERZITA PALACKÉHO V OLOMOUCI Pedagogická fakulta Ústav pedagogiky a sociálních studií
Pavla Hennerová 3. ročník – prezenční studium Obor: Pedagogika – veřejná správa
Prezentace firmy
Bakalářská práce
Vedoucí práce: RNDr. Evţen Rŧţička, CSc.
Olomouc 2011
Prohlašuji, ţe jsem bakalářskou práci na téma Prezentace firmy vypracovala samostatně a uvedla všechny pouţité prameny.
V Olomouci dne ………………...
……………… podpis
Děkuji panu RNDr. Evţenu Rŧţičkovi, CSc. za odborné vedení, cenné rady a poskytování materiálových podkladŧ při vypracování bakalářské práce. Zároveň děkuji firmě UNIMED, s. r. o. za ochotný přístup při tvorbě prezentace. A dále bych ráda poděkovala rodině a přátelŧm, kteří mi byli oporou po dobu studia.
Obsah
Úvod…………………………………………………………………………….... 6
TEORETICKÁ ČÁST 1 Technické prostředky…………………………………………………………....7 1.1 Datové projektory………………………………………………………... ..7 1.2 Promítací plátna………………………………………………………….. ..8 1.3 Flipchart………………………………………………………………….. ..9 1.4 Interaktivní tabule………………………………………………………... 10 1.5 Doplňky prezentační techniky…………………………………………… 11 1.6 Mooreŧv zákon…………………………………………………………... 12
2 Tvorba prezentace……………………………………………………………...13 2.1 Prvky prezentace…………………………………………………………. 13 2.2 Zásady pro formu prezentace…………………………………………….. 13 2.3 Faktory úspěšnosti prezentace…………………………………………… 15 2.4 Struktura prezentace……………………………………………………... 15 2.5 Text, písmo a struktura snímkŧ…………………………………………... 17 2.6 Pouţití barev……………………………………………………………... 18 2.7 Grafy v prezentaci………………………………………………………... 19
3 Jak prezentovat………………………………………………………………... 22 3.1 Rétorika…………………………………………………………………... 22 3.2 Neverbální komunikace………………………………………………...... 23
3.3 Tréma…………………………………………………………………….. 24 3.4 Image prezentujícího…………………………………………………….. 26 3.5 Posluchači………………………………………………………………... 28 3.6 Organizační záleţitosti…………………………………………………… 29 3.7 Zpětná vazba……………………………………………………………... 30
PRAKTICKÁ ČÁST 1 Vlastní tvorba prezentace……………………………………………………...32
Závěr…………………………………………………………………………….42
Seznam literatury………………………………………………………………..43
Anotace
Úvod Ţivot kaţdého z nás se v současné době neobejde bez vyuţití moderní techniky. Její stopy nás provází na kaţdém kroku, ať uţ se jedná o pracovní nebo soukromý ţivot. Pokud se včas nepřizpŧsobíme, jsme povaţováni za nemoderní a mŧţe to mít pro nás katastrofální dŧsledky v podobě ztráty práce nebo dlouhodobé nezaměstnanosti, např. kdyţ se nenaučíme pracovat na počítači. Doba jde stále vpřed a my se jí musíme přizpŧsobit a pečlivě se připravit, protoţe jen tak máme šanci uspět a stát se špičkami ve svém oboru. Na prezentační dovednosti jsou kladeny stále větší nároky, jelikoţ i krátká prezentace firmy mŧţe ovlivnit její další vývoj. Jak správně prezentovat se učí jiţ děti na školách, protoţe při tvorbě prezentací se seznamují nejen s výpočetní technikou, ale zároveň se učí sebeprezentaci a vystupování na veřejnosti. Tyto poznatky jsou velmi cenné pro profesní kariéru, jelikoţ umění sebeprezentace je dnes jedním z hlavních kritérií úspěchu. Téma „Prezentace firmy“ jsem rozdělila do tří hlavních oblastí. První oblast se zabývá prezentační technikou, kde jsou popsány prostředky, které jsou zapotřebí při prezentování aneb technika je stěţejním pilířem. Druhá část je zaměřena na vlastní tvorbu prezentace – seznámení se základními pravidly aneb jen s pečlivostí a vytrvalostí se dá dojít k profesionalitě. Poslední kapitola pojednává o tom, jak správně prezentovat – rozebírá zejména techniku mluvy, neverbální komunikaci a organizační záleţitosti. Cílem mé bakalářské práce je seznámení s prezentační technikou a vytvoření uceleného návodu pro úspěšnou prezentaci, který mŧţe být vyuţit jako pomocná opora pro začínající managery firem. Mŧţe být návodem i pro učitele při tvorbě prezentací. Výstupem bakalářské práce je vytvoření prezentace firmy UNIMED, s. r. o., která bude společností dále vyuţívána za účelem propagace.
6
TEORETICKÁ ČÁST
1 Technické prostředky V první kapitole se podrobněji zaměříme na popis technických prostředkŧ, které mŧţeme vyuţít při prezentaci.
1.1 Datové projektory V posledních letech prošly datové projektory bouřlivým vývojem. Zmenšení rozměrŧ a sníţení váhy umoţnily rozšíření moţností vyuţití. Datové projektory se pouţívají pro
zpracování
obrazového
materiálu
z nejrŧznějších
zdrojŧ
(z
počítače,
videorekordéru nebo DVD přehrávače). Na trhu dnes najdeme širokou škálu přístrojŧ, které se liší v rozměrech, technických parametrech a funkčností, ale díky jednoduchosti mohou pokrýt rozsáhlou oblast aplikací. Technologický vývoj, který jde stále vpřed, umoţnil sníţení cenové hladiny a rozšíření řad potenciálních zákazníkŧ, kteří si mohou pořízení přístroje dovolit. Malé ultralehké a osobní datové projektory nám mohou velmi dobře poslouţit v případech, kdy uţ nevystačíme pouze s monitorem ani velkoplošnou obrazovkou. Ideálně se hodí na školení, prezentaci, obchodní jednání či jako domácí kino. Manipulace s datovými projektory je velmi jednoduchá a velkou výhodou je přenosnost, která nám umoţní vzít je prakticky kamkoliv. V případech, kde mají být obrazová data prezentována většímu počtu účastníkŧ, je pouţití projektoru prakticky nezbytné. Chceme-li zaujmout zákazníky, je třeba na ně zapŧsobit a předvést se v tom nejlepším světle, proto spojení notebooku s datovým projektorem nám umoţní vhodné podmínky k vizualizaci prezentace. (Fořt, 2005, s. 92) „U dataprojektorŧ je dŧleţité tzv. nativní rozlišení (mŧţe být uváděno jako „nat. 1280x800“), znamenající, jaké rozlišení obrazu dokáţe projektor promítat bez prokládání. První z čísel vyjadřuje počet obrazových bodŧ na jednom řádku, druhé číslo uvádí počet řádkŧ (obrazu). Lze si vystačit i s nativním rozlišením 800x600, ale o jeden stupeň vyšší rozlišení 1024x768 je vhodnější. Projekty mají kromě nativního 7
rozlišení ještě tzv. maximální rozlišení, kterého ale dosahují pomocí obrazového prokladu – v prokládaném reţimu projektor nejprve vykreslí některé řádky obrazu, poté přes ně vykreslí jiné řádky; výsledkem je mírně blikající obraz s větším rozlišením. Tento prokládaný reţim mŧţe u citlivějších osob vyvolávat bolest hlavy, migrény nebo epileptické záchvaty.“ (Drotár, 2008, s. 18 – 19) Podle I. Fořta (2005, s. 93 - 94) se mŧţeme setkat především se čtyřmi základními typy datových projektorŧ: CRT projektory (Cathode Ray Tube) LCD projektory (Liquid Crystal Display) DLP projektory (Digital Light Processing) Light Valve
1.2 Promítací plátna Projekční plátno mŧţe být stativové nebo nástěnné. Stativové pláno je vybaveno stojanem, a proto jej mŧţeme libovolně přemisťovat podle potřeby. Naopak nástěnné plátno je připevněno na konkrétním místě. Plátno mŧţe nahradit i bílá stěna, která ale není tak flexibilní. Pomocí plátna vytvoříme promítací plochu kdekoliv a mŧţeme se přizpŧsobit okolním podmínkám, např. slunečnímu záření. (Drotár, 2008, s. 21) Pro kvalitní prezentaci musíme vţdy vhodně zkombinovat promítací plochu s projekčním zařízením. Z běţných typŧ promítacích pláten si vybereme buď „D“ (diffused) nebo „S“ (specular). Difuzní se vyznačuje rozptylem světla a je určený zejména pro zpětné projekce a diaprojekce. Specular svým metalickým povrchem světlo odráţí a vyuţívá se také pro LCD a videa. Projekční plochy jsou běţně označeny číslem, které udává jejich kvalitu. Dané číslo určuje mnoţství zpětného odrazu světla. Dalším dŧleţitým aspektem je zakřivení pláten, jelikoţ ovlivňuje hustotu dopadajícího/odráţejícího se světla. Při výběru bychom neměli zapomenout, ţe reflexní povrchy zvyšují odraz světla a jsou směrové, tudíţ nejsou vhodné pro jakoukoliv místnost. (Rodryčová, 1999, s. 35 – 36)
8
1.3 Flipchart Flipchart je vizuální pomŧcka, která nám umoţní zpestřit kaţdou prezentaci. S jeho pomocí mŧţeme názorně vysvětlit záměry, vytvořit přehledy či vysvětlit jednotlivé kroky za sebou. Dále mŧţeme na jeho listy kreslit grafy, tabulky, obrázky, které budou doprovázet naše myšlenkové pochody. Kdyţ přijdeme do místnosti, kde bude probíhat prezentace, je velmi dŧleţité si rozmyslet, kam flipchart postavíme. Musíme se na něj podívat z pohledu publika, jak na něj budou vidět, aby byl ve vhodné vzdálenosti. Pro zaznamenání údajŧ bychom měli zvolit hŧlkové písmo. Velikost písma by neměla být menší neţ 5 cm, jelikoţ z dálky by nebylo vidět. K psaní a kreslení se pouţívají silné fixy, které se k tomuto účelu prodávají. Nejlépe je vidět zápis, který je napsaný modrým a černým fixem. Červený a zelený fix se pouţívá pro zvýraznění nebo podtrhávání. Pouţívání příliš mnoha barev pŧsobí chaoticky. Praváci by se měli postavit k flipchartu tak, aby jej měli po levé straně, mohou snadno a rychle psát a ukazovat. U levákŧ je postavení obrácené. Mnozí začátečníci se často dopouští chyby, kdy mají tendenci se otáčet k flipchartu a zády k posluchačŧm. Správně bychom se měli i při psaní natočit jen bokem a nepsat souvisle, ale přerušovat psaní mluveným slovem a sledovat reakce. (Bělohlávková, 2004, s. 36 – 38) Hierhold (2008, s. 35 - 36) uvedl hlavní výhody a nevýhody pouţívání flipchartu. Výhody: Jednoduché, levné, nenáročné na specifické osvětlení (vyloučení technické poruchy). Médium vzbuzuje dŧvěru, mŧţeme si na něj sáhnout a pracujeme se skutečným obrázkem. Nevýhody: Rukopis - grafický talent tvŧrce, listování, archivování a vzhledem k velkému formátu se musí jednotlivé listy opsat, obkreslit nebo vyfotit. Proto se dnes flipchart nepouţívá jako hlavní médium, ale je ideálním doplňkem pro menší a spíše neformální skupiny.
9
Bradbury (2007, s. 60 - 61) mezi výhody dále uvádí moţnost připravení si jednotlivých listŧ předem nebo v prŧběhu prezentace a připevnění záznamŧ na zeď, čímţ tak zobrazíme kompletní zápisky. Dále upozorňuje, ţe některé typy fixŧ prosakují na další listy papíru, coţ bychom si měli předem ověřit. Flipchart doporučuje pro skupiny do 30 osob, zejména je-li potřeba zaznamenávat nápady a náhle získané informace. Tipy podle Bradburyho (2007, s. 61): 1. Abyste v předem připravené prezentaci na flipchartu snadno našli jednotlivé stránky, polepte je barevnými štítky, a to na té straně flipchartu, na které budete stát. 2. Pokud předem víte, že budete muset v průběhu prezentace nakreslit celkem komplikované schéma, můžete si ho na flipchart předem předkreslit obyčejnou tužkou a poté pouze obtahovat linie fixami.
1.4 Interaktivní tabule I kdyţ se interaktivní tabule objevily v České republice teprve nedávno, jejich oblíbenost stále roste. Propojují výhody běţné tabule a velké dotykové obrazovky. Obraz je promítán datovým projektorem na tabuli a vše je řízeno elektronickým perem. Velká výhoda spočívá v tom, ţe díky spolupráci s počítačem mŧţeme vyuţívat dané programové vybavení, které nám ulehčí, zrychlí a zkvalitní práci. Od projekční plochy nemusíme odcházet, jelikoţ pouhým dotykem na plochu ovládáme připojený počítač, včetně všech jeho funkcí. Melaninový povrch tabule je velmi tvrdý, odolný proti poškrábání a tabule je chráněna i proti otřesŧm. Matně bílá plocha je ideální pro projekci, jelikoţ nevznikají přesvětlená místa. Pod dotykovou plochou tabule se nachází polička pro ukládání popisovacích hrotŧ, mazací houby a dále jsou na ní umístěna některá doplňující ovládací tlačítka. Jedním z typŧ interaktivních tabulí na našem trhu je tabule StarBoard. Jedná se o nejmodernější výrobek nové generace v kategorii interaktivních tabulí. Umoţňuje nebývalý standard nejen svou kvalitou, ale i softwarovou funkčností. (Rŧţička, Rŧţičková, 2007, s. 26 - 28)
10
Výhody tabule StarBoard podle Rŧţičky, Rŧţičkové (2007, s. 29): -
možnost snímat písemný projev a přenášet jej do PC pro následný tisk a elektronickou distribuci,
-
možnost ovládat a graficky upravovat prezentaci promítanou na plochu tabule,
-
bezdrátový přenos dat z tabule do PC,
-
magnetický povrch tabule.
Problematikou interaktivních tabulí se zabývá i Hierhold (2008, s. 37), který doplňuje kategorii výhod a nevýhod pouţívání interaktivních tabulí. Výhody: Spontánní tvorba náčrtku jako na flipchartu, který lze však opravit, powerpointové snímky se mohou během prezentace doplňovat a pro prezentátory v PowerPointu je velmi výhodné, ţe obsluhují notebook přímo dotykem na projekční ploše. Nevýhody: Potřeba masivní tabule, finanční náročnost, pouţití je omezeno velikostí skupiny (potřeba interakce), při reflexní projekci se musí psát ze strany, jinak by neviděli nic nejen posluchači, ale ani přednášející (z dŧvodu stínění).
1.5 Doplňky prezentační techniky 1.5.1 Dálkové ovládání myši Dálkové ovládání myši je výbornou pomŧckou pro ty, kteří se neradi drţí řečnického pultíku a akustika posluchárny jim dovolí se volně pohybovat. S ovladačem v ruce se mohou pohybovat aţ do vzdálenosti 20 metrŧ.
1.5.2 Ukazovátka V dnešní době jsou velmi oblíbená laserová ukazovátka, která přenášejí paprsek do vzdálenosti 100 m a při zatemnění místnosti dokonce aţ do 500 m. Posluchači za pomoci laserového ukazovátka neztratí orientaci v prezentaci, ale na druhou stranu zachytí i naše chvění ruky. 11
1.5.3 Mikrofony a ozvučení Pokud máme slabý hlas, posluchárna je velká se špatnou akustikou, prezentace je delší nebo přednášíme pro více posluchačŧ, potom bychom rozhodně měli pouţít mikrofon. Pro volný pohyb při prezentaci je vhodný bezdrátový mikrofon. Technika se rozhodně musí vyzkoušet předem, jelikoţ nefunkční vybavení by mohlo celkový efekt prezentace sníţit.
1.5.4 Tabule a bloky Tabule jsou u přednášejících velmi oblíbené, jelikoţ poskytují moţnost operativního doplnění přednášky. Skvělým pomocníkem jsou zejména při zodpovídání dotazŧ a na demonstraci názorných příkladŧ. Kopírovací tabule jistě ocení kaţdý posluchač, jelikoţ jsou schopny přenést xerograficky vše, co se napsalo na tabuli ve formátu A4.
1.5.5 Prezentační tabule v předsálí Na trhu samozřejmě najdeme více druhŧ, nejčastěji se jedná o tabule magnetické nebo jsou potaţené rŧznými materiály. Jejich cílem je upoutat pozornost, proto bývají umisťovány v předsálích a na chodbách před prezentačními místnostmi. (Rodryčová, 1999, s. 43 – 45)
1.6 Mooreŧv zákon Jak se uvádí v knize od Drotára, prezentační zařízení se řídí určitými zákony: „Mooreŧv zákon postulovaný v roce 1965 říká, ţe se počet elementárních prvkŧ výpočetních obvodŧ umístitelných na počítačový čip zdvojnásobí kaţdé dva roky. Tento postulát bývá občas převáděn do formulace „Výkon počítačŧ se zdvojnásobí kaţdých 18 měsícŧ“ – toto tvrzení se ukazuje jako dlouhodobě platné, i kdyţ tempo dvojnásobení výkonu bylo v devadesátých letech pomalejší (kaţdé dva roky), a naopak od roku 2000 je rychlejší (kaţdých 12 aţ 15 měsícŧ).“ (Drotár, 2008, s. 21 – 22)
12
2 Tvorba prezentace „Obchodní, firemní prezentace je nejsloţitější, obsahuje prezentaci osobní (v osobě přednášejícího), prezentaci názoru, produktu, zboţí, sluţby apod. Je nejčastějším typem prezentace, na které se setkáváme s celými prezentačními týmy. Má svá pravidla a svoje ustálené, doporučené postupy.“ (Rodryčová, 1999, s. 22)
2.1 Prvky prezentace Hlavními elementy prezentace se zabývá například Jonášová (2008, s. 34), která zde zařazuje následující prvky: -
prezentátor (kdo) – osoba, od níž určité sdělení pochází;
-
posluchač (komu) – osoba, které určité sdělení přijímá;
-
prezentace (co) – obsah sdělení;
-
typ prezentace – jaký způsob byl zvolen pro sdělení;
-
kanál (jak) – způsob, jímž je obsah sdělení předáván;
-
intence (motivace) – s jakým úmyslem předáváme sdělení;
-
pomůcky – pomůcky použité při prezentaci;
-
účinek – s jakým účinkem bylo sdělení předáno.
2.2 Zásady pro formu prezentace Drotár (2008, s. 51 – 55) uvedl čtyři zásady pro kvalitní formu prezentace.
2.2.1 Zásada hierarchie Prezentace má svŧj obsah seřazený shora dolŧ a od celku k detailŧm. Nejprve bychom posluchačŧm měli nastínit základní osnovu tématu a teprve poté přistoupit k dŧkladnějšímu rozboru jednotlivých částí. Striktní dodrţování hierarchie při přípravě prezentace má řadu výhod. Jestliţe na začátku uvedeme základní osnovu tématu, bude nám výčet v prŧběhu prezentace slouţit jako kontrolní seznam, co jiţ bylo řečeno a co je potřeba ještě uvést. A hlavně posluchači získají přehled o celém prŧběhu prezentace, čímţ se vyhneme případným nedorozuměním. Kaţdý prvek 13
v úvodní osnově by se měl postupně objevit i v nadpisech prezentace. Tuto zásadu vyuţijeme nejen v prezentacích, ale i v příručkách a odborných textech.
2.2.2 Zásada střídmosti Střídmostí povaţujeme umírněné pouţívání efektŧ a barev. Do kategorie efektŧ řadíme zvukové efekty, animace i tzv. přechody (přesun z jednoho snímku na další). Střídmost platí i pro grafiku (obrázky, schémata a grafy), ale zde se spíš jedná o účelnost. Obrázek by měl mít vţdy znatelnou vazbu na daný výklad a neměl by se pouţívat bezdŧvodně. S rozvahou bychom v prezentaci měli pouţívat efekty a barvy. Slouţí jako koření – v přehnaném mnoţství ztratí svou výrazovou sílu. Nevhodné je pouţívání tzv. generických zvukŧ (potlesk, cinkání peněz apod.), protoţe tím přehnaně přikládáme velký význam informacím, se kterými zvuk spojíme. V celé prezentaci by měla být pouţívána jen jedna barva písma a nejlépe černá. Podklad volíme vţdy světlý a bezvzorkový. Nevhodná jsou obrázková a tapetová pozadí, jelikoţ zhoršují čtení textu. Vyhnout bychom se měli i inverznímu zobrazení (světlé písmo na tmavém podkladu) z dŧvodu promítání. Pro prezentaci se doporučuje pouţít bezpatkové písmo (nejlépe Arial). Patková písma mají příliš tenké linky a mohla by zapříčinit nečitelnost textu. „Hravější“ písma nepŧsobí příliš seriózně a posluchači by mohli nabýt dojmu, ţe je prezentátor nebere příliš váţně.
2.2.3 Zásada heslovitosti Prŧběh prezentace spočívá v odkrývání snímkŧ, které jsou doplněny výkladem. Ihned po odkrytí dalšího snímku všichni přítomní začnou snímek číst, popř. si prohlíţet obrázky, čímţ jsou o krok napřed před výkladem přednášejícího a jeho slovŧm nevěnují tolik pozornosti. Bohuţel zmíněnému jevu nemŧţeme zabránit. Nabízí se sice alternativa odkrývání jednotlivých řádkŧ textu postupně, ale tím bychom porušili zásadu střídmosti. Proto se doporučuje pouţívání hesel. Posluchači text rychle přečtou a mohou věnovat maximální pozornost přednášejícímu. A zachová se tím i pointa - pokud v prezentaci pouţijeme celé věty, pro posluchače je rychlejší si text přečíst neţ si jeho obsah poslechnout a ve zbývajícím čase se věnují jiným činnostem. Naproti tomu heslovitost vzbuzuje u posluchačŧ zájem, chtějí se dozvědět, co se skrývá pod jednotlivými body a jejich pozornost je 14
soustředěna na výklad. A zároveň při heslovitém textu mŧţeme pouţít větší velikost písma, které bude čitelné i z větší vzdálenosti. Kdybychom pouţili souvětí, velikost písma musíme zmenšit a tím se text stane nečitelným pro poslední řady posluchačŧ.
2.2.4 Zásada jazyka Posluchači si o nás udělají názor i podle toho, jaký slovník zvolíme při tvorbě prezentace. Záleţí zde nejen na slovech, ale i na stylistice a schopnosti udrţet jednotnou formu. Porušit formu mŧţeme zařazením celé věty do heslovitého snímku z dŧvodu, ţe jsme nemohli nalézt vhodné slovní spojení nebo přecházením do druhé osoby (např. místo hesla „Stručnost“ uţijeme formulaci „Dbejte na stručnost“). Je vhodné se těmto odchylkám vyhnout, ale pokud to není moţné, měli bychom odchylující pojem diferencovat např. kurzivou nebo jej dát do uvozovek.
2.3 Faktory úspěšnosti prezentace Přehled faktorŧ prezentace dle Kabátka, Lošťákové (2010, s. 25)
Způsob podání, řeč těla 30%
Vliv prostředí 8%
První dojem 17%
Stavba a obsah prezentace 20%
Interakce s publikem 25%
2.4 Struktura prezentace Prezentace se dle Jonášové (2008, s. 36 - 39) skládá ze čtyř hlavních částí: -
příprava prezentace,
-
zahájení prezentace, 15
-
průběh prezentace,
-
ukončení prezentace.
2.4.1 Příprava prezentace V přípravě je vţdy nejdŧleţitější určení cíle. Celá prezentace musí být koncipována tak, abychom neustále směřovali k vytyčenému cíli, proto se doporučuje vytvoření myšlenkové mapy. Roztřídíme mnoţství informací do přehledných blokŧ a tím náš projev bude systematický a posluchači se v něm neztratí. Příprava by měla kromě vytyčeného cíle dále obsahovat: znalost problematiky v širším kontextu, analýzu publika, přípravu pomŧcek, sestavení úvodu a závěru, vyzkoušení prezentace nanečisto včetně techniky.
2.4.2 Zahájení prezentace Samotný úvod je velmi dŧleţitý, protoţe první dojem je rozhodující pro navázání kontaktu s posluchači a zejména k vyvolání zájmu o naši prezentaci. V zahájení by neměl chybět energický příchod, navázání zrakového kontaktu s publikem a výrazný hlas. Dále bychom měli přítomné uvítat, stručně se představit a informovat o cílech a prŧběhu prezentace. Odborníci doporučují do úvodu zakomponovat nějaké přísloví, vtip nebo krátký příběh, čímţ si získáme zájem publika. Rodryčová (1999, s. 31 - 32) k úvodu prezentace uvádí: „Prezentér by měl představit sebe, svoji firmu, stručně se zmínit o jejím vzniku a historii, jejím zaměření a nejdŧleţitějších obchodních partnerech a úspěších firmy a o její současné a budoucí strategii. Jednou, nanejvýš dvěma větami se zmíní o dlouhodobých plánech. Pak vytýčí téma a cíl prezentace. Posluchači se stručně seznámí s postupem výkladu a s hlavními tematickými sloţkami tvořící osnovu prezentace. Potom se lépe orientují a lépe mohou pochopit smysl a obsah prezentace.“
2.4.3 Prŧběh prezentace V první řadě je nejdŧleţitější, abychom nevybočili z připravené logické a emocionální linie. Nesmíme zapomínat na hlídání času a gestikulaci (přílišná gestikulace by mohla pŧsobit agresivně). Měli bychom počítat i s případnými 16
technickými problémy a problematickým publikem, coţ by nás nemělo vyvést z míry.
2.4.4 Ukončení prezentace Pro závěr prezentace platí v podstatě stejná pravidla jako pro zahájení. Ukončení by mělo obsahovat shrnutí celé prezentace s dŧrazem na cíl. A samozřejmě bychom neměli zapomenout poděkovat za pozornost. Některé prezentace pokračují dále diskuzí, zde bychom měli být připraveni i na kompromitující otázky či hrobové ticho. Nesmíme zapomínat, ţe prezentujeme i mimo prezentační místnost.
2.5 Text, písmo a struktura snímkŧ Abychom se ujistili, zda jsme pouţili přijatelnou velikost písma, zjistíme snadno pomocí poměrného výpočtu. Musíme znát dvě hodnoty – šířku plátna a vzdálenost od nejvzdálenějšího diváka. Z uvedených hodnot vypočítáme koeficient vzdálenosti - vzdálenost dělená šířkou plátna. Dále bychom si měli pamatovat, ţe text psaný velkými písmeny je hŧře čitelný neţ text, kde se střídají malá a velká písmena. Velká písmena bychom měli pouţívat jen při zdŧraznění dŧleţitých slov, pro vlastní jména atd. (Hierhold, 2008, s. 190) Medlíková (2010, s. 64) uvádí několik bodŧ, které bychom měli v prezentaci zachovávat: -
formát snímků landscape (našíř), textově naplněné jsou horní 2/3 snímku,
-
písmo bezpatkové (Arial, Helvetica atd.), ideálně ve velikosti od 28 bodů výše ve známých fondech,
-
jeden, maximálně dva typy odrážek,
-
obrázky, kliparty aj.; pokud je využíváte, umístěte je ve všech snímcích na stejné místo,
-
na tabulky používejte tučné čáry (viditelné zdaleka),
-
u zkratek vždy doplňte do materiálů legendu.
Drotár (2008, s. 63) k velikosti písma uvádí, ţe prezentační software automaticky nastavuje velikost písma u nadpisŧ na 44 a u textu na 32 bodŧ. K těmto hodnotám 17
dospěli odborníci dlouhodobým testováním. Pokud se dostaneme pod hranici uvedených hodnot, měli bychom zváţit, zda informace nemŧţeme zestručnit nebo zalomit na více řádkŧ. Nyní se zaměříme na textové diapozitivy. V rámci zachování přehlednosti bychom neměli překročit víc neţ 6 řádkŧ textu na jeden diapozitiv. Klíčová slova musí být vţdy na samostatných řádcích z dŧvodu zdŧraznění jejich dŧleţitosti. Doporučuje se volit spíše minusky (malá písmena) neţ kapitálky (velká písmena) a text zarovnáváme pouze doleva, pravý okraj zŧstane nezarovnán. (Hall, 2006, s. 48)
2.6 Pouţití barev Andrew Bradbury (2007, s. 73) doporučuje pouţívat na jeden snímek maximálně dvě aţ tři barvy, jelikoţ čtyři pŧsobí přehnaně a pět aţ šest barev uţ rozptyluje okolí. Pokud v prvních snímcích nastolíme určitý barevný kód např. černá barva pro hlavní část textu, červená pro klíčová slova a zelená pro podřadná slova, měli bychom tento kód dodrţovat pro celou prezentaci, jelikoţ záměna barev by mátla okolí. Při tvorbě prezentace musíme dávat pozor na pouţívání červené a zelené barvy, protoţe tyto barvy nejčastěji zaměňují osoby postiţené barvoslepostí (tato porucha se vyskytuje asi u 10 procent muţŧ a 0,5 procenta ţen). Těmto barvám bychom se měli vyhnout zejména při zdŧrazňování rozdílŧ a při porovnávání. (Bradbury, 2007, s. 74)
2.6.1 Popis barev Červená barva by se měla pouţívat pro zvýraznění dŧleţitých informací. Ve světlých a jasných tónech se jedná o ţivou, povzbudivou barvu. Ţlutou barvu je dobré vyuţít pro upoutání pozornosti. Nejlépe vynikne na tmavém podkladu, např. tmavě modrém nebo tmavě zeleném, naprosto nevhodný podklad je bílý. Ţlutá navozuje příjemné pocity, protoţe bývá spojována s pozitivními věcmi, např. sluncem. Tmavě modrá barva vyvolává u posluchačŧ pocity relaxace a uvolnění, proto se tato barva pouţívá na méně dŧleţité věci. 18
Světle modrá barva má stejné pozitivní účinky jako ţlutá. Některé odstíny světle modré jsou velmi nevýrazné a musíme je doplnit vhodným protitónem. Zelená barva zvolená v tmavších odstínech je velmi vizuálně pŧsobivá a při nedostatečném osvětlení je to nejlépe viditelná barva. Měli bychom se vyvarovat světlejších odstínŧ zelené (např. trávníkově zelená), jelikoţ tyto barvy vyvolávají u lidí negativní asociace spojené například s nemocí. Střední aţ světlé odstíny bychom neměli pouţívat na bílém podkladu a při ostrém osvětlení z dŧvodu špatné viditelnosti. (Bradbury, 2007, s. 74 - 75) Emil Hierhold (2008, s. 194 – 195) k pŧsobení jednotlivých barev dodává, ţe v této oblasti neexistují téměř ţádné vědecké poznatky, které bychom mohly vyuţít v praxi. Nejdŧleţitější je zdravý rozum a cit pro estetiku. Zdŧrazňuje respektování tradičních barevných kódŧ, např. kdyţ prezentujeme v určité firmě, měli bychom se nejdříve seznámit s jejich výroční zprávou nebo firemním časopisem, abychom věděli, v jakých barvách prezentuje cílová skupina sama sebe. Pro názorný příklad mŧţeme uvést firmu Coca-Cola, pro niţ je charakteristická červená barva, nebo čokoládu Milka, která se vyznačuje fialovým zbarvením. Texty a popisky bychom měli psát v klasické barvě (nejlépe v černé a modré). A na celou prezentaci by nám měly postačit tři základní barvy (černá, červená a modrá).
2.7 Grafy v prezentaci Grafy jsou velmi uţitečnou pomŧckou při prezentování numerických dat srozumitelnou cestou. Existuje několik typŧ grafŧ, proto bychom měli na začátku pečlivě uváţit, který typ zvolíme. Graf musí být hlavně přehledný, aby potřebné informace byly všem účastníkŧm jasné. Vhodně zvolené barvy přidají informacím na zajímavosti a posluchači si údaje lépe zapamatují. Kaţdý graf by měl obsahovat maximálně čtyři křivky a pro kaţdou křivku bychom měli zvolit jinou barvu. (Bradbury, 2007, s. 70) Jonášová (2008, s. 48) ke grafŧm uvádí: „Graf by neměl obsahovat příliš mnoho číselných hodnot a popiskŧ. Vše by mělo být dobře čitelné. Barvy pouţité v grafu musí být ve vzájemné harmonii, ale dostatečně kontrastní. Doporučuje se na jednom 19
grafu pouţít maximálně tři základní barvy a jejich odstíny (pouţití odstínŧ podle zásady „země-vzduch“). Barvy by měly korespondovat s celkovým barevným laděním prezentace.“
2.7.1 Spojnicové diagramy Spojnicové diagramy je vhodné pouţít pro znázornění určitého trendu v postupu času. Naopak nejsou vhodné pro znázornění přesných dat. Popisky jsou psány vţdy ve vodorovném směru, jelikoţ svislé jsou špatně čitelné.
2.7.2 Sloupcové diagramy Pokud pro prezentaci zvolíme sloupcový diagram, měli bychom pouţít maximálně šest aţ sedm sloupcŧ popř. skupin sloupcŧ. Vertikální sloupcový diagram je mnohem přehlednější neţ součtový sloupcový diagram, jelikoţ u součtového diagramu je problém porovnat údaje v jednotlivých sloupcích. Součtový diagram proto vybereme pouze v případě, kdy celkové sloţení kaţdého sloupce není příliš podstatné. V opačném případě raději zvolíme skupiny sousedících sloupcŧ.
2.7.3 Postupový diagram (histogram) Histogram se nejlépe hodí k zobrazení relativních hodnot více příbuzných prvkŧ v určitém časovém rozmezí. Pro přehlednost vţdy znázorněte sloupce sestupně nebo vzestupně a nikoliv podle abecedy.
2.7.4 Kruhový diagram Kruhový diagram zvolíme v případě, kdy potřebujeme znázornit více relativních prvkŧ, které tvoří jeden celek. Hodnoty nikdy nevpisujeme přímo do diagramu, ale vţdy okolo. Kruhový diagram by mělo tvořit maximálně šest aţ sedm výsečí. Pokud chceme v prezentaci poukázat na konkrétní výseč, odtrhneme danou část z celku. Tímto zpŧsobem mŧţeme zvýraznit vţdy pouze jednu část. (Bradbury, 2007, s. 70 – 72)
20
Jonášová (2008, s. 49) u kruhového diagramu doporučuje, aby jednotlivé výseče byly uspořádány od největšího po nejmenší ve směru otáčení hodinových ručiček a počínaje polednem. Jako další typy grafŧ mŧţeme uvést plošný, XY bodový graf, burzovní, povrchový, prstencový, bublinový a paprskový.
21
3 Jak prezentovat 3.1 Rétorika Kaţdý řečník musí umět dobře artikulovat, aby posluchači prezentaci dobře rozuměli a nedocházelo ke zbytečným nejasnostem. Pokud připravujeme prezentaci pro větší počet osob, o to více bychom se měli zaměřit na svŧj hlasový projev. Mluvíme vţdy jasně, výrazně a nepospícháme. Platí zde pravidlo – je lepší toho říci méně, ale srozumitelně. Dále bychom se měli zaměřit na práci s hlasem, jelikoţ modulování hlasu udělá náš projevem zajímavým a zvýší pozornost posluchačŧ. Pokud ustrneme v monotónní poloze, náš výstup se stane fádním. Chceme-li, aby náš hlas posluchače zaujal, musíme jej měnit.
3.1.1 Síla hlasu Hlas mŧţeme zesílit nebo ztlumit. Zesílením si získáme pozornost posluchačŧ, ztlumením hlasu zvýšíme dramatičnost prezentace a napětí v sále.
3.1.2 Výška tónu hlasu Někteří lidé se domnívají, ţe výška tónu hlasu je neměnná, jedná se však o mylnou představu. Pokud určité pasáţi chceme dodat váţnost, měli bychom mluvit hlubším hlasem a naopak informace, které nejsou příliš dŧleţité, pronášíme vyšším hlasem. Výška tónu hlasu souvisí s tempem řeči: při pomalejším tempu mluvíme spíše hlubším hlasem a naopak kdyţ v řeči spěcháme, náš hlas stoupá.
3.1.3 Tempo, rytmus Nesmí být příliš rychlé, jinak se posluchači mohou v našem výkladu ztratit. Musí být proměnlivé, změna zvyšuje pozornost. Čím větší skupina lidí, tím volíme pomalejší tempo výkladu, jelikoţ s početností skupiny se sniţuje schopnost vnímání.
22
3.1.4 Pauza Je dŧleţitá pro utřídění myšlenek posluchačŧ, zvýší pozornost i dramatičnost. Pauzu je vhodné pouţít za řečnickými otázkami. (Kabátek, Lošťáková, 2010, s. 110 – 111)
3.2 Neverbální komunikace Neverbální signály mají větší moc neţ vyřčená slova. Pokud budeme posluchačŧm sdělovat pozitivní zprávu, např. o vzrŧstajících příjmech firmy, ale naše řeč nebude plynulá a pohled bude upřený do země, nikdo nám zprávu neuvěří. Slova musí být v souladu s neverbální komunikací. O dŧleţitosti neverbální komunikace hovoří i studie doktora Mehrabiana, která prokázala, ţe 55 % účinku prezentace závisí na neverbálním sdělení. Podle postoje a drţení hlavy posluchači poznají míru sebedŧvěry, zkušeností a klidu prezentujícího. Aby byla naše prezentace úspěšná uţ od samotného začátku, měli bychom dodrţovat následující body: vzpřímený postoj, dívat se přímo před sebe, udrţovat oční kontakt, usmívat se a měla by z nás vyzařovat pozitivní energie a zaujetí pro věc. Jiţ samotný náš příchod vyvolá určitou atmosféru. Kromě zmíněných faktorŧ je dŧleţitá i naše vizáţ, která by měla odpovídat povaze prezentace. Nyní si uvedeme některé postoje včetně jejich signálŧ, kterých bychom se měli vyvarovat: a) ruce v kapsách – lhostejnost, vysoké sebevědomí; b) ruce v bok – panovačnost, vzdorovitost; c) ruce zkříţené před tělem – zdrţenlivost, uzavřenost. Podle studie Jany Iversonové vyplývá, ţe pohybování rukama v prŧběhu verbálního vyjadřování je vrozené. Dokonce i slepé děti navzájem mezi sebou gestikulují při popisu předmětŧ. Je obecně známo, ţe lidé si více informací zapamatují z vizuálních vjemŧ neţ sluchových, proto bychom se měli zamyslet nad tím, jak z pohybŧ rukou vytvoříme zrakovou pomŧcku pro posluchače. (Koegel, 2009, s. 52 – 68) 23
3.3 Tréma Jedná se o přirozenou věc, kterou zaţívají i největší profesionálové. Dokonce mistry postihuje ve větší míře neţ začátečníky, zmíněná skutečnost souvisí očividně se zkušenostmi z praxe, jelikoţ zkušení prezentující dobře vědí, co všechno se mŧţe během jejich výstup přihodit a jak je těţké získat přízeň publika. Nyní se v krátkosti zmíníme o prŧběhu trémy z biologického hlediska. „Přes hypotalamus a podvěsek mozkový dostává tělo elektrochemickými cestami signál, aby se připravilo na bezprostřední činnost – obranu a útěk. Toto předání signálu se nazývá reakcí sympatiku. Sympatikus vyvolává v nervovém systému reakce, které vědomě nemŧţeme bezprostředně ovlivnit.“ (Wieke, 2006, s. 30) Podle Medlíkové (2005, s. 67) vzniká tréma z rŧzných dŧvodŧ: -
Nesprávné návyky (málo spánku, špatná strava, nedostatek tekutin …).
-
Špatná kondice (nemoc, neodpočinutý nebo přetažený člověk, moc se najedl nebo má hlad …).
-
Problémy v prostředí (hluk, nevětraná místnost, špatné osvětlení, technické nedostatky …).
-
Sociální problémy (hostilní – nepřátelská skupina, obava z nadřízeného, autority, příliš mnoho lidí …).
-
Nečekanosti (nenadálé události, na které mluvčí nebyl připraven).
-
Osobní nastavení člověka (introvert, úzkostná osobnost, raději prezentuje v týmu nebo dvojici a najednou zůstal sám …).
Koegel (2009, s. 134) uvádí, ţe v trémě hraje roli soutěţivost, touha zvítězit a strach z poráţky. Čím více si trému uvědomujeme, tím jsme nervóznější. Proto bychom prezentaci neměli brát příliš váţně a ani nepřeceňovat svŧj význam. Tréma není negativní a do určité míry zvyšuje náš výkon. V případě překročení pomyslné hranice prezentující začne koktat, potit se, v dŧsledku čehoţ se hroutí celý systém prezentace.
24
Trému je potřeba udrţet pod kontrolou. Abychom předešli nepříjemným pocitŧm a panice, prezentace musí být vţdy předem dobře připravená, vytvořením scénáře předejdeme časové tísni a připravené poznámky nám pomohou najít ztracenou „nit“. Dŧleţité je dýchat zhluboka a pomalu, mluvit zvolna a dodrţovat časté přestávky. Psychologové radí, abychom si opakovali pozitivní výrazy, např. „dokáţu to“ či „lidé mě přijmou“. Úvod je velmi dŧleţitý, jelikoţ mŧţe ovlivnit další prŧběh prezentace, proto se naučíme prvních pět aţ sedm vět nazpaměť a napíšeme je i do našich poznámek, tím se zbavíme počáteční trémy a posílíme naši sebejistotu. Další rada, jak překonat přetrvávající trému, je zapojení posluchačŧ. Není to sice snadné, ale získáme hned zpětnou vazbu a i negativní ohlasy jsou lepší neţ nejistota. Někteří prezentující radí, abychom si pro zmírnění nervozity vzali do ruky nějaký předmět, např. tuţku nebo papír. Bohuţel tato rada není příliš pravdivá, protoţe v prŧběhu prezentace potřebujeme gestikulovat a tudíţ naše ruce by měly být volné a šustění papíru by jen zbytečně rušilo posluchače a odvádělo jejich pozornost. Další dobře míněná rada je vyhledání v publiku spřízněné duše, která je pro nás sympatická a zbaví nás nervozity. Musíme si ale uvědomit, ţe přednášíme pro celé publikum a nejen pro naše sympatizanty. Naopak bychom se měli zaměřit na osoby, které vysílají negativní vlny a vzbudit v nich zaujetí pro danou věc. (Kabátek, Lošťáková, 2010, s. 53 – 56) „K prezentaci přistupujte s myšlenkou: „Moje informace jsou pro tuto skupinu dŧleţité. Udělám vše, co je v mých silách, abych jim pomohl tuto zprávu pochopit a zapamatovat si ji.“ Tato myšlenka vám pomŧţe přesměrovat vaši energii do samotné prezentace. Díky ní budete schopni pomoci publiku, aby pochopilo, co říkáte. To není o vás. Je to o vašem sdělení.“ (Koegel, 2009, s. 135) Pokud chceme zabránit nebo alespoň zmírnit známky stresu a trémy, neměli bychom zapomínat na pitný reţim, popř. doplňky stravy. Doporučuje se teplý, ale ne moc horký nápoj v dostatečném mnoţství, nejlépe čaj oslazený hroznovým cukrem. Jelikoţ teplo zahřeje organismus a zároveň zklidňuje, voda prospěje namáhaným sliznicím a cukr v malém mnoţství posílí výdrţ.
25
Z doplňkŧ stravy mŧţeme uvést guaranu, která je v dnešní době velmi oblíbená. Jedná se o rostlinu s vysokým obsahem kofeinu a prodává se v podobě nápojŧ, kapek, pilulek proti únavě nebo se přidává do ţvýkaček a energydrinkŧ. Pouţívá se jako stimulující a uklidňují preparát. Měli bychom ji uţít asi 20 minut před prezentací, aby se účinky dostavily včas. Dále se doporučují cviky z jógy prstŧ, krátkodobá relaxační cvičení, doplňkové preparáty (s vyšším obsahem vitamínŧ řady B, hořčíku, vápníku), hudba (vybudí produkci dopaminu). (Medlíková, 2005, s. 70 – 72)
3.4 Image prezentujícího Vrozené instinkty a získané stereotypy zpŧsobují, ţe si podvědomě během necelé minuty vytvoříme názor na neznámého člověka. První dojem mŧţeme ve velké míře ovlivnit naší vizáţí. Zlaté pravidlo říká, abychom se vţdy oblékli o stupeň formálněji neţ naši posluchači.
3.4.1 Image muţe Pokud se připravujete na setkání s vrcholovým managementem, oblečte se do tmavého obleku, šněrovacích koţených bot a samozřejmě nesmíte zapomenout na košili s dlouhým rukávem, která je nezbytná do obleku. Správně by měla manţeta košile přesahovat cca 1 cm rukávu saka. Pod košili patří bílý nátělník. Minimální délka kravaty by měla dosahovat ke sponě opasku. Na začátku prezentace mějte sako zapnuté, ale nezapomeňte na rozepnutý spodní knoflíček. Pokud si chcete sako v prŧběhu prezentace odloţit, musíte nejprve poţádat o svolení publikum. V případě, ţe vaše prezentace má být neformální, není nutný oblek. Mŧţete zvolit trojkombinaci košile – kravata – kalhoty nebo košile – sako – kalhoty. Dţíny nejsou zpravidla doporučovány. Délka ponoţek by měla sahat do pŧlky lýtek a jejich barva ladit s obuví. A na závěr byste neměli zapomenout na hodinky, které jsou nepostradatelným doplňkem, protoţe tím dáváte najevo, jak si váţíte času. (Kabátek, Lošťáková, 2010, s. 46 – 47)
26
Měli byste se vyvarovat černému obleku. Pŧsobí příliš tvrdě a spíše nekompetentně. U ponoţek není striktně vyţadována jednobarevnost, ale vzorek by měl být tlumený a nenápadný. A nikdy nevolte bílé ponoţky, jsou tolerovány pouze u sportovního oblečení. Vázanky i spony do vázanek procházejí vývojovým obdobím a dnešní doba nabízí nepřeberné mnoţství typŧ, materiálŧ i barev. Ale měli bychom mít na paměti, ţe méně někdy znamená více a zbytečná extravagance by mohla odvádět pozornost posluchačŧ. Dalším doplňkem kromě hodinek je kvalitní diplomatka nebo kufřík vhodně sladěný s celkovou vizáţí. (Rodryčová, 1999, s. 12 – 14)
3.4.2 Image ţeny Oblečení ţen není striktně dáno jako u muţŧ. Ale platí zde několik pravidel. Pokud ţena zvolí sukni, musí mít vţdy punčochové kalhoty. Doporučuje se nosit i náhradní silonky, jelikoţ oko na punčoše je stejný prohřešek, jako nemít silonky vŧbec. U formálního setkání se doporučuje kostým – sukňový nebo kalhotový. Pokud ţena zvolí sukni, měla by délkově sahat ke kolenŧm. A boty musí být uzavřené (plná špička i pata). Aby ţena podtrhla svoji osobnost, měla by mít vţdy přirozený make-up a decentní šperky včetně hodinek. Pro obě pohlaví platí, aby jejich celková vizáţ byla upravená a doplněná nevtíravou vŧní. (Kabátek, Lošťáková, 2010, s. 47 – 48) Rodryčová (1999, s. 16 – 17) dále zdŧrazňuje vhodný účes a pěstěné ruce, jelikoţ ruce jsou naší vizitkou a pouţíváme je prakticky neustále při pozdravu, psaní poznámek, gestikulaci, rozdávání materiálŧ apod. Dále odborníci radí, vyhýbat se kombinaci černá - bílá a jiným silně kontrastním barvám. Pokud se nemŧţete rozhodnout, co si obléct, volte spíše něco nudnějšího, tím aspoň nebudete odvracet pozornost od vašeho sdělení. A na závěr neţ si stoupnete před publikum, dŧkladně si zkontrolujte všechny zipy a knoflíky. (Townsend, 2007, s. 40)
27
3.5 Posluchači Kdyţ nás někdo poţádá o připravení prezentace, vţdy poloţíme nejprve otázku: „A pro koho to bude?“ (Bělohlávková, 2004, s. 19) Medlíková rozdělila posluchače na základě neurolingvistického programování (NLP). Název poprvé uţil zakladatel obecné sémantiky Alfred Korzybski. Dle NLP mŧţeme posluchače rozdělit do tří kategorií: - vizuální – zrakový, - audiální (auditivní) – zvukový, - kinestetický – pohybový a emotivní. Většina z nás je tzv. smíšený typ, najdeme v sobě alespoň dva uvedené typy a málokdo je čistě vyhraněný typ, např. pouze audiálně nastavená osobnost. Pokud známe posluchače a vytvoříme prezentaci podle jejich preferenčního typu vnímání, budou nás pozorněji poslouchat a informace si lépe zapamatují.
3.5.1 Vizuálové Preferují materiální zaměření prezentace, nejlépe prezentace vytvořené v programu PowerPoint. Lpí na grafech, obrázcích a fotografiích. Mají rádi i pouţívání technických prostředkŧ. Vizuálové prezentace v PowerPointu rádi čtou, proto je dŧleţité, aby jednotlivé snímky byly napsány stručně a výstiţně. Vţdy při přechodu na další snímek chvíli vyčkáme, neţ si posluchači text přečtou nebo se rámcově seznámí s grafy či obrázky. Pro vizuálně zaloţené jedince je dŧleţité nejprve uvedení základní osnovy, a teprve poté seznámení s podrobnějšími detaily. V prezentaci je vhodné pouţít alespoň některá z následujících slov: prohlédnout, vize, perspektiva, pohlédneme-li, názorná ukázka, vypadat jako, vyzařovat a předvídat.
3.5.2 Audiálové (auditivové) Jsou orientováni spíše na bohatou diskuzi a nepreferují rozsáhlé materiály. Prezentace by měla být koncipována formou otázek a odpovědí, zapojení konfrontací a vysvětlení stanovisek. Pokud je to moţné, materiály jim pošleme předem, aby si je 28
mohli nastudovat a připravit se na diskuzi, která je pro ně ústřední. Pro audiálně zaloţené posluchače je dŧleţitý i tón hlasu prezentátora, ten by neměl hovořit monotónně a měl by se zaměřit na svou intonaci. Do prezentace zapojíme následující slova nebo slova jim podobná: mluvit, dotazy, diskutovat, naslouchat, rozhovor, konstatovat, přesně řečeno a ptát se.
3.5.3 Kinestetici Potřebují dynamiku, aktivitu a záţitek. Pro kinestetiky musíme připravit rŧznorodou prezentaci, kde se střídají nejen formy práce, ale i prezentační nástroje, např. prezentace v PowerPointu s kvízem, video ukázka, modelová situace atd. Prezentace má obsahovat prvky informační, zábavné i dějové. Kinestetici si rádi prezentaci uţijí, ale je dŧleţité na ně nespěchat. Vhodná slova např. pohyb, nárŧst, hmatatelný, konkrétní, emoce, přesunout, zajímat se a zmocnit se. Kdyţ se připravujeme na prezentaci, kde je přislíbena vysoká účast, určitě nemŧţeme znát kaţdého účastníka a zařadit jej do určité kategorie. Proto se doporučuje do prezentace zařadit vţdy určité prvky charakteristické pro danou skupinu. Příprava je sice časově náročná, ale prezentace bude pŧsobivá pro všechny účastníky a efektivita zaručena. (Medlíková, 2008, s. 22 – 25) Plamínek (2008, s. 143) povaţuje posluchače za klíčový prvek, na který bychom neměli zapomenout během přípravy prezentace. Musíme se výhradně zaměřit na posluchače, abychom jim poskytli uţitek, proto je potřeba o nich získat co nejvíce informací. Za dŧleţité aspekty povaţuje především počet posluchačŧ a heterogenitu skupiny (hierarchické vztahy, znalost tématu, zastoupení muţŧ a ţen, věkové sloţení).
3.6 Organizační záleţitosti 3.6.1 Termín prezentace a místo konání Termín se obvykle stanoví na den, který je uvedený v ţádosti o konání prezentace nebo na den, na kterém se dohodnou zodpovědné osoby – ţadatel a zákazník. Neţ závazně stanovíme místo prezentace, měli bychom uváţit následující body: 29
-
podmínky dosažení obchodního cíle,
-
optimalizace nákladů,
-
požadavky na technické zařízení potřebné pro prezentaci,
-
prezentační standardy a dodržení image prezentované firmy,
-
komfort posluchačů i přednášejících (zahrnuje i možnost občerstvení).
Dále bychom měli promyslet moţnost pronájmu salonkŧ v rŧzných hotelích nebo restauracích. A zvláště ve specializovaných firmách jsou dnes vybaveni výkonnými technickými přístroji i profesionálním personálem. (Rodryčová, 1999, s. 99 – 100)
3.6.2 Čas Dodrţení časového harmonogramu je nejen známkou profesionality, jak zvládneme přednést téma ve stanoveném čase, ale dáváme tím i najevo, ţe si váţíme našich posluchačŧ a respektujeme jejich časové moţnosti a dohodnuté podmínky. Pŧsobí velmi neprofesionálně, kdyţ prezentace má končit v jedenáct hodin a my ještě v jedenáct hodin třicet minut stále mluvíme. Posluchači uţ jsou nervózní a závěr prezentace bude mít prakticky nulový efekt, coţ se odrazí i na zpětné vazbě. Měli bychom si zapamatovat pravidlo: „Čím méně času máme k dispozici, tím více času potřebujeme na přípravu.“ (Hospodářová, 1997, s. 11)
3.7 Zpětná vazba Zpětná vazba neboli feedback je velmi dŧleţitá, ať uţ děláme jakoukoliv práci, měla by nás vţdy posunout o krok vpřed. Jen na základě zjištěných nedostatkŧ mŧţeme učinit kroky k jejich nápravě a stát se lepšími. Bohuţel mnoho prezentujících na tuto skutečnost z nejrŧznějších dŧvodŧ často zapomíná. Mezi nejčastější dŧvody nevyţádání evaluace patří zejména lenost, zapomnětlivost, obava z výsledku nebo domněnka, ţe evaluace není nutná. Jako nástroj zpětné vazby mŧţeme podle Medlíkové pouţít dotazník, zpětnou vazbu od kolegy, sebehodnocení nebo evaluační workshop. Kaţdá z uvedených variant má své výhody i nevýhody, proto je nezbytné se s danou metodou seznámit a včas eliminovat moţná rizika, aby zŧstaly zachovány podmínky objektivity. Nezapomínejme, ţe evaluace je nezbytnou součástí kaţdé prezentace, která nás posouvá k lepším výsledkŧm. (Medlíková, 2010, s. 106 – 108) 30
Jako neocenitelnou pomŧcku při získání zpětné vazby mŧţete vyuţít video, kdy se nahrajete při vlastním vystoupení (pouze se svolením posluchačŧ). Poté si nahrávku mŧţete v klidu přehrát a zaměřit se na nedostatky. Do příští prezentace si stanovte 5 základních bodŧ, které chcete změnit a pracujte na nich. (Townsend, 2007, s. 84)
31
PRAKTICKÁ ČÁST
1 Vlastní tvorba prezentace
1
Průběh prezentace
1. Představení firmy 2. Vznik firmy 3. Personální obsazení 4. Statistika 5. Vybavení ordinace 6. Spolupracující společnosti 7. Vzdělávání zaměstnanců 8. Akce pro zaměstnance 9. Plány do budoucna 10. Reference 2
32
1. Představení firmy UNIMED, s. r. o. - soukromé zdravotnické zařízení
zabývající se praktickým lékařstvím, interním lékařstvím, oborem endokrinologie a revmatologie Činnosti:
A) praktické lékařství B) návštěvní činnost (u pacientů v domácím prostředí, 2x do měsíce lékařská činnost v domě s pečovatelskou službou) 3
2. Vznik firmy Firma zaregistrovaná v obchodním rejstříku od
1. 1. 2008 Ředitel firmy: MUDr. Karel Slováček Spolumajitelka firmy: MUDr. Lada Slováčková
4
33
3. Personální obsazení Ředitel firmy Spolumajitelka firmy
Počet zaměstnanců: a) lékaři: 6
b) zdravotní sestry: 4 c) referentka: 1
5
4. Statistika Počet registrovaných pacientů k 31. 3. 2011:
4771
6
34
5. Vybavení ordinace 2x ultrazvuk
7
2x tlakový holter – monitorace krevního tlaku
2x EKG holter – monitorace srdeční činnosti se
záznamem EKG křivky během 24h 1x arytmologický holter – monitorace arytmií
8
35
přístroj na zjišťování CRP (C reaktivní protein – před
nasazením antibiotické clony) a okultního krvácení do střev – FOB
9
ergometr – diagnostické zjišťování ischemické
choroby srdeční glukometr – na měření cukru v krvi z prstu
10
36
6. Spolupracující společnosti Lékárna JESENIA
Farmaceutické firmy – KRKA, SANOFI, PFIZER,
ASTELLAS, RATIOPHARM, PLIVA
11
7. Vzdělávání zaměstnanců Semináře se zaměřením na sesterskou problematiku
(např. Sardsted) Kongresy: interního lékařství, kardiologie,
endokrinologie, všeobecného praktického lékařství Česká internistická společnost ČLS JEP Česká kardiologická společnosti
12
37
8. Akce pro zaměstnance V rámci upevňování psychického a fyzického zdraví,
předcházení syndromu vyhoření Akce: sportovní (posilovna) kulturní (divadlo) relaxační akce (rekreační pobyty)
13
9. Plány do budoucna Rozšíření prostorů pro jiná odborná odvětví:
ortopedie revmatologie interní lékařství
14
38
10. Reference
„Se zdravotnickými službami firmy UNIMED, s. r. o.,
jsem velice spokojen. Během návštěvy ordinace se setkávám nejenom s profesionálním přístupem ze strany lékařů, ale i milou péči ze strany zdravotních sester.“
„Přístup firmy bych hodnotila jako skloubení
maximální profesionality a lidskosti.“
„Se službami společnosti jsem spokojená a to
zejména díky bezproblémové komunikaci a profesionálnímu přístupu.“
15
Ordinace lékařů
16
39
17
18
40
Čekárny
19
Kontakt UNIMED, s. r. o. Fučíkova 1238/16 790 01 Jeseník
20
41
Závěr V bakalářské práci jsem se zaměřila na tři základní témata, která souvisí s prezentací. V první kapitole byly uvedeny základní technické prostředky, abychom alespoň rámcově získali znalosti o prezentační technice a dokázali určit, který prostředek je vhodný právě pro náš typ prezentace. Druhá kapitola pojednává o tvorbě prezentace v programu PowerPoint a seznamuje potencionální prezentátory se základními pravidly tvorby prezentace – struktura prezentace, velikost písma, pouţití barev a v neposlední řadě jsou zde vypsány didaktické zásady, které jsou dŧleţité pro efektivitu prezentace. Máme jiţ zajištěné prostředky, prezentace je vytvořená a teď zbývá nejnáročnější část – správný přednes, který zaujme posluchače. A právě tímto tématem se zabývá poslední kapitola, která seznamuje s rétorikou, neverbální komunikací, ale i s image prezentátora, organizačními záleţitostmi a zpětnou vazbou. Bakalářská práce s názvem „Prezentace firmy“ poskytuje rady nejen manaţerŧm společností, ale její obsah mohou vyuţít všichni začínající prezentátoři. Zejména pedagogové jsou vystaveni nutnosti prezentovat kaţdý den a musí vynaloţit určité úsilí, aby studenty dokázali motivovat a vzbudili v nich zájem o učivu, proto jim tato práce mŧţe pomoct překonat první obtíţe v jejich začínající pedagogické kariéře. Zaměřila jsem se nejen na teoretickou část, ale i na praktickou. Součástí práce je vytvoření prezentace firmy UNIMED, s. r. o. Jedná se o zdravotnickou firmu, která prezentaci vyuţije za účelem propagace. Věřím, ţe poznatky získané v této práci čtenáře obohatí a zlepší jejich prezentační dovednosti, které uplatní nejen v profesním, ale i osobním ţivotě. Na úplný závěr bych si dovolila krátký citát:
„Vítězství patří těm nejvíce vytrvalým.“ Napoleon Bonaparte
42
Seznam literatury BĚLOHLÁVKOVÁ, V. 33 rad jak úspěšně prezentovat. 1. vyd. Brno : Computer Press, 2004. 110 s. ISBN 80-251-0326-9. BRADBURY, A. Jak úspěšně prezentovat a přesvědčit. 2. vyd. Brno : Computer Press, 2007. 109 s. ISBN 978-80-251-1622-7. DROTÁR, P. Využívání informačních technologií ve výuce. 1. vyd. Praha : SPHV, 2008. 163 s. ISBN 978-80-904187-2-1. FOŘT, I. Presentace a komunikace : technické prostředky pro přípravu presentací. 1. vyd. Praha : PA ČR, 2005. 124 s. ISBN 80-7251-203-X. HALL, G. M. Jak připravit úspěšnou přednášku. Praha : Galén, 2006. 112 s. ISBN 80-7262-422-9. HIERHOLD, E. Rétorika a prezentace : 7., aktualizované vydání. 1. vyd. Praha : Grada, 2008. 380 s. ISBN 978-80-247-2423-2. HOSPODÁŘOVÁ, I. Veřejná prezentace od A do Z. 1. vyd. Praha : Expertis, 1997. 71 s. ISBN 80-902446-1-0. JONÁŠOVÁ, H. Základy prezentace informací : pro kombinovanou formu studia. 1. vyd. Pardubice : Univerzita Pardubice, 2008. 62 s. ISBN 978-80-7395-110-8. KABÁTEK, A., LOŠŤÁKOVÁ, O. Obchodní a manažerská prezentace. 1. vyd. Praha : Grada, 2010. 205 s. ISBN 978-80-247-3344-9. KOEGEL, T. J. Špičková prezentace : jak zaujmout a přesvědčit posluchače. 1. vyd. Brno : Computer Press, 2009. 180 s. ISBN 978-80-251-2008-8. MEDLÍKOVÁ, O. Přesvědčivá prezentace : špičkové rady, tipy a příklady. 1. vyd. Praha : Grada, 2008. 136 s. ISBN 978-80-247-2278-8. MEDLÍKOVÁ, O. Přesvědčivá prezentace : špičkové rady, tipy a příklady. 2. vyd. Praha : Grada, 2010. 144 s. ISBN 978-80-247-3455-2. MEDLÍKOVÁ, O. Umíte prezentovat? Odpověď zní ano! [Praha] : PART media : ICN, 2005. 100 s. ISBN 80-86423-11-5. PLAMÍNEK, J. Komunikace a prezentace : umění mluvit, slyšet a rozumět. 1. vyd. Praha : Grada, 2008. 176 s. ISBN 978-80-247-2706-6.
43
RODRYČOVÁ, D. Jak prezentovat firmu, produkt, sebe, názor... 1. vyd. Praha : Grada Publishing, 1999. 124 s. ISBN 80-7169-342-1. RŦŢIČKA, E., RŦŢIČKOVÁ, B. Technologie vzdělávání. 1. vyd. Olomouc : Univerzita Palackého v Olomouci, 2007. 65 s. ISBN 978-80-244-1732-5. TOWNSEND, J. Prezentace. 1. vyd. Praha : Portál, 2007. 109 s. ISBN 978-80-7367-214-0. WIEKE, T. Prezentace : jak překonat obvyklé problémy a působit přesvědčivě. 1. vyd. Praha : Grada, 2006. 112 s. ISBN 80-247-1682-8.
44
ANOTACE Jméno a příjmení:
Pavla Hennerová
Katedra:
Ústav pedagogiky a sociálních studií
Vedoucí práce:
RNDr. Evţen Rŧţička, CSc.
Rok obhajoby:
2011
Název práce:
Prezentace firmy
Název v angličtině:
Company presentation
Anotace práce:
Bakalářská práce Prezentace firmy poskytuje základní informace o prezentaci včetně potřebného technického zařízení, a tvoří tak ucelený návod pro úspěšnou prezentaci. Praktickou částí bakalářské práce bylo vytvoření prezentace pro zdravotnickou firmu UNIMED, s. r. o. Tuto prezentaci bude zmíněná společnost dále vyuţívat pro svou propagaci.
Klíčová slova:
Prezentace, prezentační techniky a dovednosti, technické prostředky prezentace, PowerPoint.
Anotace v angličtině:
My bachelor thesis called Company presentation summarises the basic information about presentation, its creating and presenting, including also comment about devices needed to give a presentation. A practical part of my bachelor thesis was a creation of the presentation for the medical company UNIMED, s. r. o. This presentation is going to be used by UNIMED company for its representation.
Klíčová slova v angličtině:
Presentation, art and skills of presenting, presentation devices, PowerPoint.
Přílohy vázané v práci: Rozsah práce:
44
Jazyk práce:
český
