UNIVERZITA PALACKÉHO V OLOMOUCI PEDAGOGICKÁ FAKULTA
Time management se zaměřením na studenty vysoké školy z organizace AIESEC Olomouc Bakalářská práce
Autor: Jana, Dihlová Vedoucí práce: Ing. et Ing. Lucie S. Závodná, Ph.D.
Olomouc 2013
Čestné prohlášení
Prohlášení: Místopřísežně prohlašuji, že jsem bakalářskou
práci na téma: „Time
management se zaměřením na studenty organizace AIESEC Olomouc“ vypracovala samostatně pod odborným dohledem vedoucího diplomové práce a uvedla jsem všechny použité podklady a literaturu.
V Olomouci dne. ….………..
Podpis ………………………
\ Obrovské poděkování chci věnovat své vedoucí práce za její vstřícnost, pomoc a rady, nejen ty pracovní. Děkuji za její drahocenný čas a energii, kterou do práce se studenty vkládá. Poděkování patří i paní doc. Ing. Jaroslavě Kubátové Ph.D. za její inspirativní vedení.
Obsah ÚVOD .....................................................................................................................7 A) Teoretická část ...........................................................................................................8 1. Vývoj time managementu ...........................................................................................8 1.1. První generace time managementu .....................................................................8 1.2. Druhá generace time managementu ....................................................................8 1.3. Třetí generace time managementu .......................................................................9 1.4. Čtvrtá generace time managementu .....................................................................9 2. Definice současného time managementu ..................................................................10 3. Poslání, mise, vize.....................................................................................................12 3.1. Mise, poslání .....................................................................................................12 3.2. Vize ....................................................................................................................13 3.3. Následky špatně stanovené vize ........................................................................13 3.4. Principy stanovení osobní vize .........................................................................14 3.5. Management cílů ............................................................................................... 14 3.6. Analýza cíle.......................................................................................................15 4. Stanovení priority......................................................................................................16 4.1. Metody stanovení priority .................................................................................16 4.1.1. Paretův princip ............................................................................................... 17 4.1.2. Metoda S.O.R.U.Z. ........................................................................................18 4.1.3. Eisenhowerův princip ....................................................................................18 5. Plánování ...................................................................................................................19 5.1. Způsob plánování .............................................................................................. 19 5.3. Biorytmus ..........................................................................................................20 5.2. Plánovací pomůcky ........................................................................................... 20 5.4. Vyhodnocování a zpětná kontrola.....................................................................21 6. Delegování ................................................................................................................22 5
8. Stres a prevence proti nevyváženému životu ............................................................ 24 8.1. Stres ve vztazích.................................................................................................24 8.2. Stres v každodenním životě ..............................................................................24 8.3. Znaky vyčerpání ................................................................................................ 25 8.4. Udržování rovnováhy........................................................................................26 9. Význam time managementu pro studenty vysoké školy ...........................................27 B) Analytická část .........................................................................................................28 10. Organizace AIESEC ............................................................................................... 28 10.1. Funkce pobočky ............................................................................................... 29 10.2. Pobočka AIESEC Olomouc .............................................................................30 11. Cíle práce ...............................................................................................................32 12. Metoda výzkumu....................................................................................................32 12. 1. Časový snímek ................................................................................................ 32 12.2. Výzkumný soubor ............................................................................................ 33 12.3. Vyhodnocení časových snímků: ......................................................................34 12.4. Vyhodnocení dotazníků: ..................................................................................39 12.5. Vyhodnocení analytické části: .........................................................................60 ZÁVĚR .................................................................................................................62 Resumé ..................................................................................................................64 Seznam obrázků ............................................................................................................65 Seznam tabulek .............................................................................................................65 ZDROJE LITERATURY .............................................................................................. 66 Seznam příloh ...............................................................................................................68
6
ÚVOD Během
mého
vysokoškolského
studia
jsem
s vyvstávajícími potížemi, jak se postavit k povinnostem,
se
mnohokrát
setkala
které tento vysokoškolský
systém obnáší, i jak rychle uchopit příležitosti. Univerzitní svět předkládá studentům mnoho výzev, se kterými se musejí rychle vypořádat. Lidé se učí nejen teorií, ale hlavně zkušenostmi a od lidí, které během života potkávají. Málokdo si může dovolit věnovat čas výhradně studiu, aniž by si nemusel finančně přivydělávat, absolvovat praxe, či se jinak vzdělávat, aby splnil nároky dnešního zrychleného, náročného životního rytmu s jeho nedostatky i příležitostmi a přitom si v této dynamice zachoval svou vlastní vnitřní stabilitu. Umět zvládnout povinnosti a umět si život užít, být spokojený a dosáhnout úspěchu je obecnou motivací každého a tématika time managementu k tomu má do značné míry, co říct. V poslední době se už i na univerzitě objevují kurzy nabízené v minulosti především na výkon orientovaným pracovníkům. I já jsem jako vysokoškolský student měla možnost této příležitosti využít a protože jsem v této oblasti viděla potřebu a zájem ostatních studentů prohloubit si a vylepšit si metody efektivního řešení každodenních potíží v organizování činností, vybrala jsem si toto téma jako předmět výzkumu mé diplomové práce. Smyslem práce je aplikovat teoretické poznatky na vybranou sociální skupinu a to u studentů z organizace AIESEC pobočky Olomouc. Tato skupina, k níž se řadím, je vybrána záměrně za účelem zjištění přístupu k time managementu, analyzování možných chyb a případně podání návrhu ke zlepšení. Výzkumné šetření se uskuteční na základě vyplnění a
vyhodnocení časových snímků a dotazníků členy organizace
AIESEC Olomouc. Tato výzkumná skupina bude pro jasnější výklad srovnávána s kontrolní skupinou studentů Univerzity Palackého v Olomouci.
7
A) Teoretická část
1. Vývoj time managementu Poprvé se o time managementu píše v knize Rossa Webbera Time and Management z roku 1972, tady se ovšem definice time managementu teprve rodí. Až v roce 1981 vyšla kniha Time Management For Health Care Professionals od autorů Applebauma a Rohrsa, kteří již bezprostředně popisují time management jako takový. 1 Ve svém vývoji se time management posunul od jednoduché pomůcky připomínající povinnosti k propracovanému systému celoživotní filozofie. Stupně vývoje se podle Bedrnové nebo Pacovského rozdělují do čtyř etap, z nichž každá obsahuje prvky předešlého stupně, ale zároveň si vybírá jen to dobré, využitelné. V užším pojetí je time management popisován jako souhrn poznatků o plánování a uspořádání času.2 Podle současného pohledu však nejde už jenom o to, čemu čas správně věnovat, ale jak ho využít, aby se jedinec cítil zdravější, vyrovnanější a vytvářel šťastnější vztahy.3 1.1. První generace time managementu Time management první generace se zaměřuje na to, co je třeba vykonat a používá k tomu řadu pomůcek, které mají tyto úkoly zaznamenat – poznámky, seznamy úloh, aj. Výhodou tohoto přístupu je jeho nenáročnost a vysoká pružnost. Krátké seznamy úkolů lze lehce zpracovat a je jednoduché se přizpůsobit nové situaci nebo okamžitě reagovat na vzniklé problémy. Nedostatkem první generace je, že nerozlišuje podstatné od nedůležitého.4 1.2. Druhá generace time managementu V druhé generaci se učí plánovat a připravovat. K zaměření se na,,co‘‘ se přidává ještě,,kdy‘‘ se co má udělat. Zařazují se zde pojmy jako efektivita, cíle, časové harmonogramy, plánování, atd. Nástroji této generace jsou diáře, plánovací kalendáře, SVITEK, Andrej:Time management v praxi študentov VŠE. Praha, 2011. Bakalářská práce. S. 13 PACOVSKÝ, P. Člověk a čas : Time Management IV. Generace. 2.vyd. Praha : Grada Publishing, 2006. S. 24-36 3 PACOVSKÝ, P. Člověk a čas : Time Management IV. Generace. 2.vyd. Praha : Grada Publishing, 2006. S. 35 4 Tamtéž 1 2
8
které umožňují zaznamenávat si termíny, střetnutí, závazky. Lepší organizace času znamená vyšší výkonnost. Tento přístup pomáhá vyvarovat se nastalým problémům. Kritizováno je však to, že tento styl nebere v úvahy vnímání
lidí.
Lidé jsou
prostředkem nebo překážkou k dosažení cíle, jelikož splnění časového plánu má přednost před člověkem.5 1.3. Třetí generace time managementu Další generace staví především na plánování, stanovení priorit a kontrole. Plánování má zjednodušit řada zapisovacích pomůcek, ať už elektronických nebo papírových. Hledisko se rozšiřuje o aspekt ,,jak.“ Pozornost se přenáší na naše hodnoty, dlouhodobější cíle. Priority při denním plánování pomáhají vnést větší řád do každodenního chaosu. Na druhou stranu kvůli zdůrazňování větší zodpovědnosti za vlastní konání, může člověk nabýt dojmu, že má vše pod kontrolou a nevnímá přirozené principy a rytmus života. A i když je vyzdvihována zodpovědnost za výsledky, není zohledněno to, kdo je za výsledky zodpovědný. Stále se neupřednostňuje důležité před naléhavým.6
1.4. Čtvrtá generace time managementu Současná generace konečně obrací pozornost k člověku samotnému, k prožívání vlastního štěstí uvědomováním si vlastních pocitů a potřeb. Dochází ke změně vnímání time managementu, čas je nejdůležitějším zdrojem a platidlem v životě. Tímto se také odklání od ústředních pojmů minulé generace – efektivity, rychlosti a zaměřuje se na prioritu ,,jak si užít více a proč.“ Úroveň čtvrté generace staví na principech, na celkovém životním náhledu nebo jinak životní filozofii. Víc než techniky začíná slavit životní styl. Pacovského perspektiva, která rozvedla předešlé úrovně, prosazuje v tomto směru několik zásadních principů: 7 1. ,,Člověk je víc než čas“ Výsledků člověk nedosahuje ještě striktnějším plánováním času a stíháním, je nezbytné se zabývat také péčí o vlastní spokojenost, o kondici, o pracovní pohodu. V praxi se to projeví tím, že se člověk nesoustředí jen na operativní plánování a plnění 5
PACOVSKÝ, P. Člověk a čas : Time Management IV. Generace. 2.vyd. Praha : Grada Publishing, 2006. S.35
PACOVSKÝ, P. Člověk a čas : Time Management IV. Generace. 2.vyd. Praha : Grada Publishing, 2006. 7 Tamtéž s. 36 6
9
běžných denních úkolů, ale vnímá celý kontext života, efektivitu jako takovou – vztahy, kondici, spokojenost.8 2. ,,Cesta je víc než cíl“ Pacovský upozorňuje na to, aby člověk nikdy nezapomněl žít v přítomném okamžiku. Aby se člověk posunul dopředu, plánovat do budoucna musí. Ale je nesmyslné zaměřovat se výhradně na budoucí cíl a neužít si současnosti.9 3. ,,Zevnitř je víc než zvenku“ Úspěch je podmíněn, místo prosazování času úsporných
technik a metod,
kvalitou osobnosti, charakterem a z něj vyplývajícím chováním, jednáním. Štěstí záleží na subjektivním pocitu vnitřní celistvosti, efektivity a spokojenosti ve vztazích. 10 4. ,,Pomalu je víc, než rychle“ Obecně se jedinec snaží zbavit svých problémů, které sebou nesou nepříjemné pocity, co nejrychleji. Rychlá řešení v oblasti osobního rozvoje jsou však nereálná. Osobním růstem musí člověk projít pomalu a postupně, pokud má být změna trvalá.11 5. ,,Celek je víc než část“ Život je komplexní. Jedinec se musí naučit zvládat několik oblastí života najednou – vztahy, kondice, finanční zabezpečení, zdraví aj. a snažit se je vyvažovat. Pokud se jednotlivec soustředí jen na jednu životní prioritu, pravděpodobně se dříve či později u něj dostaví pocit, že mu něco schází. Navíc všem oblastem je třeba neustále přikládat pozornost a úsilí, neboť nelze udržet ideální stav trvale. 12
2. Definice současného time managementu Trendy v současnosti udávají odborníci time managementu Seiwert a Tracy, kteří předkládají koncepci definice time managementu. Tento směr pojímají jako systém technik, zásad, principů jak organizovat čas prostřednictvím řízením sama sebe. Time PACOVSKÝ, P. Člověk a čas : Time Management IV. Generace. 2.vyd. Praha : Grada Publishing, 2006. 36-38 PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas:Ttime management IV. generace. 2., aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2006, s. 36–41 10 Tamtéž 8 8
9
11
Tamtéž
12
PACOVSKÝ, Petr. Člověk a čas: Time management IV. generace. 2., aktualiz. vyd. Praha: Grada, 2006, s. 36–41
10
management staví na metodách, které pomáhají utřídit činnosti během dne tak, aby bylo jejich uspořádání efektivní a smysluplné a především, aby usnadňovalo člověku práci v souladu s jeho životním stylem. Být efektivní znamená umět prokládat práci pauzou. Time management taktéž nabádá jedince k nalezení a respektování své hranice. Člověk by se měl naučit udržovat svůj pracovní a osobní život v rovnováze, tak aby v případě nečekané životní krize dokázal ještě zmobilizovat své síly prostřednictvím vlastních rezervních zdrojů. Udržovat se v kondici je důležité jak pro osobní život, tak pro pracovní. Pro každého zaměstnavatele je žádoucí mít odolného a výkonného pracovníka.13 V každém případě by měl
jedinec zvážit, jestli jeho techniky korespondují
s jeho osobností, charakterem. U každého nebude fungovat stejná metoda práce. Je třeba brát v úvahu individualitu člověka. Správné technice musí předcházet sebepoznání. Vnitřní struktura jedince má dopad na jeho sebeovládání, sebemotivaci a seberozvoj. Tyto dimenze, které navzájem na sebe působí, nelze zanedbat.14 Simon ( 2007 ) ve své knize Základy organizace práce shrnuje, že nejde jen o to, umět ovládat time management prostřednictvím technik, které sice zjednoduší život a ušetří čas při každodenní práci, ale působí jen krátkodobě. Time management je o celkovém uspořádání dne, vyrovnaném psychickém a citovém rozpoložení. Člověk by měl z dlouhodobého hlediska žít tak, aby se nepřetěžoval.15 Kvalita by měla převažovat nad kvantitou u všeho, co člověk koná. ,,Kvalita života vychází zevnitř, jak zmiňuje Seiwert a Tracy.“ 16 Dojít k tomuto kroku je možné skrze sebepoznání. Díky tomu dokáže jedinec zaujmout uvědomělý a zodpovědný postoj k životním okolnostem, které jej ovlivňují, či formují. Tento postoj pomáhá člověku udržet vyrovnanost a nadhled nad všedními starostmi. Špatně nastavený vnitřní přístup k okolnostem mívá fatální následky. U citlivých jedinců může narušit vnitřní rovnováhu, jedinec snadněji podléhá stresovým situacím, častěji onemocní. Time management razí cestu prevence proti životní disbalanci. Prostřednictvím tohoto směru se jedinec učí ovládat čas a okolnosti namísto toho, aby byl jimi ovládán nebo ovlivňován. Neočekávané nepříznivé okolnostmi mohou mít dopad na zdraví a kondici, sociální vztahy, práci, nakonec i životní poslání jedince. Na time management je třeba
SEIWERT, l., Tracy, B. Jak sladit práci a osobní život. Offenbach: Gabal Verlag, 2007. S. 7 -13 MÜLLER, G., Braun W. Selbstführung. Bern: Verlag Hans Huber, 2009. S. 17 15 SIMON, W. Grundlagen der Arbeitsorganisation.Offenbach, Gabal Verlag 2007. S. 82 16 SEIWERT, L., Tracy, B.:Jak sladit práci a osobní život. Praha: Grada Publishing, 2011. S. 14-15 13 14
11
pohlížet v kontextu celého života jako na
,,životní leadership’’ ( anglicky life
leadership ).17 ,,Life leadership“ představuje koncepci žít život do jisté míry podle svých představ tím způsobem, že se jedinec rozhodne, jak, čím a s kým bude trávit svůj čas a přitom zůstane u respektování společenských pravidel. Jde o vědomé sebeřízení. Uvědomělost znamená vědět, proč člověk dělá, co zrovna dělá. Na základě vlastních rozhodnutí si člověk vytyčí vlastní směřování vlastním tempem. Dosaženou metou by měl být pocit vlastního štěstí. Jen šťastní lidé mohou udělat lidi kolem sebe šťastnými. A to platí jak v soukromé, tak v pracovní sféře. 18 ,,Nejviditelnějším rozpoznávacím znakem šťastného a vyrovnaného člověka je pozitivní duševní přístup.“ Zmiňují Seiwert a Tracy ( 2011 ) ve své knize Jak sladit práci a osobní život. Pozitivní postoj se projeví do té míry, do jaké má jedinec svůj život pod kontrolou. Pokud se člověk zmítá mezi extrémy, narušuje to jeho vnitřní bod rovnováhy a naladí ho negativně. Dostat se zpátky do rovnovážného stavu vyžaduje mnohdy velkou námahu. 19 Významným faktorem, jenž člověka naladí nebo naopak právě rozladí, jsou vztahy s lidmi. Problémy ve vztazích jsou nejznatelnějším indikátorem
toho,
že něco není v pořádku.
nejbližší v okolí budou na tuto disbalanci
Například pokud jedinec nestíhá, ti nelibě
reagovat. Potíže se mohou
vystupňovat do stavu, kdy si lidé v rámci nekonstruktivní výměny názorů navzájem ubírají energii. Na druhou stranu jsou sociální kontakty přirozenou lidskou potřebou, která zároveň hodně energie dodává.20
3. Poslání, mise, vize 3.1. Mise, poslání Mise nebo-li jinak poslání odpovídá na otázku
,,proč ?“ Uhlig ( 2008 )
zdůrazňuje: ,, Základem všeho konání je smysl.“ Člověka nejvíce motivuje, co si sám určí jako motivaci v souladu s vlastními hodnotami, potřebami. Pohnutkou k akci je
17 18
SIMON, W. Grundlagen der Arbeitsorganisation.Offenbach, Gabal Verlag 2007. S. 70 SEIWERT, L., Tracy, B.:Jak sladit práci a osobní život. Praha: Grada Publishing, 2011. S. 18-19
19
SEIWERT, L., Tracy, B.:Jak sladit práci a osobní život. Praha: Grada Publishing, 2011. S. 20-29
20
ZANDL, D.: Life management: Jak získat více času, energie a pořádku v životě. Praha: Grada Publishing, 2006. S. 29
12
většinou pocit nedostatku nebo přebytku něčeho.21 Tato potřeba se dále transformuje do podoby od strategického cíle k cílům operativním, každodenním povinnostem. Time management vychází z cílů. Ostatně jsou to dvě strany týž mince. Smysl života se mnohdy odráží v práci. Pokud člověka baví práce, může být jeho zdrojem energie na místo, aby mu ji ubírala. A bez práce na cílech se jen těžko posouvá a směřuje k tomu, co je pro jednotlivce životní náplní. 22 Poslání by mělo odrážet stávající realitu a vycházet z momentálních podmínek.
Naproti
tomu vize je směřována více do
budoucna, je zdrojem inspirace. 23
3.2. Vize Vize by měla být jasná, konkrétní, působivá a imaginativní představa. Jedinci si vytvoří v mysli obraz žádaného budoucího stavu. Tato představa může mít formu určitých výsledků, postavení nebo se může jednat o způsob života, ke kterému by se jedinec rád dopracoval. Vize usměrňuje naši cestu skutků. Usnadňuje rozhodování
mezi mnoha volbami a kolikrát i dodává energii pro každodenní práci.
Ti, kteří mají svou vizi ujasněnou, dosahují v práci i v osobním životě podle Bělohlávka ( 2003 ) lepších výsledků. 24 3.3. Následky špatně stanovené vize Problém při špatně zvolené vizi může spočívat v tom, že lidé nevědí, co chtějí. Neumějí se rozhodnout pro určitou prioritu. Mohou zkoušet různá povolání, pokouší se hledat svou vyhovující roli na jevišti života, případně mohou často střídat partnery a přece nemohou nalézt pocit uspokojení. Takový člověk se rozhoduje pod vlivem především náhodných impulzů a jeho rozhodnutí jsou pro budoucnost nestálá. Člověk se často snadno vzdává. Nemá dostatek odvahy a odhodlání bojovat s nastalými problémy,
nejčastěji finančního, legislativního nebo například vztahového rázu.
Předem stanovené cíle nesnadno dotahuje do konce. Někdy lidé podléhají zbytečně pocitu méněcennosti až deprese v případě nesplněných přání. Ptají se pak po smyslu života. Zpochybňují své snažení. Případně může jedinec vlastní vizi přecenit nebo
UHLIG, Beatris: Time management. Staňte se pánem svého času. Praha: Grada Publishing, 2008. S 30-31 SIMON, W. Grundlagen der Arbeitsorganisation.Offenbach, Gabal Verlag 2007. s. 82 23 CHARVÁT, Jaroslav. Firemní strategie pro praxi. Praha: Grada Publishing, 2006. S. 29 24 BĚLOHLÁVEK, František. Desatero manažera. Praha: Computer Press, 2003. S 3 21 22
13
podcenit. Životní směřování by mělo odpovídat jeho schopnostem,
potřebám
a
způsobu života. 25 3.4. Principy stanovení osobní vize Stanovená
vize musí být v souladu s osobním stylem jedince.
Vize je
v podstatě obraz budoucího stavu jedince, do které se stylizuje podle svých schopností, potřeb, postojů . Vize má být jasná a konkrétní. Čím více je vyjádření konkrétnější, tím lepší a působivější představu vyvolává. A pozitivní představa o to více motivuje. Pokud představu přitahuje pocit radosti, nadšení, kdykoliv si ji člověk vybaví, stane se zdrojem energie v době plném překážek. Časem se stane zážitkem nejen představa možného budoucího úspěchu, ale snad i cesta vedoucí k jejímu dosažení. Nelze opomenout, že naplnění vize vyžaduje akci. Průběh uskutečnění vymezují cíle, které vycházejí z této vize. Plánování jednotlivých kroků dovede myšlenku vyjádřit v realitě.26
3.5. Management cílů Teprve poté, co si jedinec ujasní jednotlivé cíle, může vykročit správným směrem. Cíle motivují a posunují. Pocit úspěchu z dosaženého cíle zvyšuje sebevědomí a navíc stimuluje k další akci. Na druhou stranu bezcílnost vede k neplánování, tudíž není možné dosáhnout zážitku úspěchu. Což může vyvolat pocit méněcennosti a následně ochromení činnosti a to opět vede k bezcílnosti. Buď se člověk točí ve spirále dosahování cílů pozitivním směrem ve spirále – nahoru, nebo negativním směrem dolů, když je v neustálé frustraci. Knoblauch ( 2006 ) odkazuje na mnohé studie o cílech, které uvádějí, že pokud je cíl stanoven a zároveň zapsán, více zavazuje a nutí k akci. Pokud je cíl člověku každý den na očích, pravděpodobně ho to donutí více přemýšlet o tom, jak jej naplní. Občas ale může jedinec podlehnout pocitu méněcennosti vyplývající z pocitu zklamání, když se mu jeho cíl nepodařilo naplnit. V příští situaci může být více opatrný než je nutné, nebo si cíl nemusí stanovit vůbec. Také v případě, že si neumí stanovit své budoucí zaměření, to vede k váhavosti a neschopnosti rychle reagovat. 27
BĚLOHLÁVEK, František. Desatero manažera: Brno, Computer Press. 2003 s . 3-6 BĚLOHLÁVEK, František. Desatero manažera. Praha: Computer Press, 2003. S. 4 27 KNOBLAUCH, J.,Wöltje, H. Time management. Praha: Grada publishing, 2006. s. 15 -16 25 26
14
3.6. Analýza cíle Aby bylo dosaženo cíle, musí splňovat určitá kritéria. Cíl musí být realistický, to se odráží v tom, jestli má člověk dostatek požadovaných zdrojů díky kterým cíle dosáhne v omezeném čase. Je třeba brát v potaz osobnost a její strukturu, tzn. slabé i silné stránky člověka, jež mohou podporovat úsilí k dosažení cíle nebo mu v tom bránit.28
3.6.1. Vlastnosti cíle Konkrétní znaky realistického cíle jsou podrobně rozebrány v již zmíněné publikaci Základy organizace práce. Cíl by měl být: 1. Konkrétní – záměr není totéž, co cíl. Cíl je jasně definovatelný. 2. Precizní – cíle dávají konání člověka směr. Směřování se v průběhu může měnit vlivem životních okolností a podmínek, proto je žádoucí stanovit si jednotlivé kroky – mezníky, které udrží stanovený směr víceméně v linii. 3. Realistický a závazný – není možné se plně soustředit na dva velké cíle najednou, ani jich dosáhnout. A musí být v silách člověka, aby dosahování cíle mohl věnovat svou energii a čas. 4. Souladný– jedinec musí vědět, proč se snaží. Měl by být v souladu s jeho životními hodnotami a životním stylem. 5. Motivující – je nutné jej formulovat pozitivně, aby jednotlivce vybízel k akci, ne ho od úsilí odrazoval. 6. Závazný – písemně stanovený závazek má větší sílu než ten, který se je uschován v hlavě. 7. Měřitelný – bez měřítek není možné kontrolovat, zda se člověk ubírá správným směrem, nebo se odklonil od vytyčeného směru. Zacházka zdržuje. Nejlépe je, když nám stanovenou cestu hodnotí ještě druhá osoba, rozšiřuje tak rozhled. 8. Evokující – pokud si může člověk snadno představit, že cíle dosáhnul a umí se do této představy vžít, je více pravděpodobné, že se tato představa vyplní, pokud se na ni bude soustředit a jednat podle toho. 29
28 29
SIMON, W. Grundlagen der Arbeitsorganisation.Offenbach, Gabal Verlag 2007. S. 70 SIMON, W. Grundlagen der Arbeitsorganisation.Offenbach, Gabal Verlag 2007. S. 70
15
3.6.2. Přehodnocení Konečný cíl je vhodné přehodnotit a zvážit všechny možné faktory (lidi, informace, okolnosti), které cíl ovlivňují, ať už jsou příležitostí, nebo hrozbou. K tomu dopomůže metoda Šesti klobouků psychologa a kognitivního vědce Edwarda de Bono: Červený klobouk – člověk se rozhoduje na základě pocitů, intuice. Černý klobouk – toto je také významně objektivní pozice, ale koncentruje negativní dopad rozhodnutí, cílí na slabiny, nedostatky. Rozhodnutí by mělo být víceméně spolehlivé. Žlutý klobouk -. představuje naopak optimistický pohled a s ním veškerý prospěch a výhody. Zelený klobouk – je trochu iracionální stanovisko. Ve chvíli, kdy se nelze nikam posunout, je nutné zapojit fantazii, kreativitu a intuici. Modrý klobouk – lze si jej vizualizovat jako stanovisko koordinátora, který by měl mít odhad pro to, kdy učinit rozhodnutí. Dalo by se zjednodušeně říci, že je to přemýšlení o způsobu přemýšlení.30
4. Stanovení priority Následující kapitola popisuje, jak si utřídit veškeré alternativní řešení. Nachází strukturu a posloupnost procesu dosažení cíle. Jelikož má každý člověk omezené zdroje – vlastní prostředky, energii, čas je nezbytné zaměřit pozornost na nejdůležitější body celého procesu způsobem stanovení si priority. Stanovování priorit je v podstatě správná volba. Ne všechny činnosti jsou stejně důležité, aby se jim přikládalo takové váhy. Při každodenním operativním rozhodování je směrodatné, jestli je aktivita naléhavá a zároveň důležitá , a nebo je jenom tak interpretována pod tlakem, i když ve skutečnosti tak podstatná není. 4.1. Metody stanovení priority Už jenom to, že člověk dělá mnoho věcí najednou je důkazem špatné taktiky. Protože tímto způsobem člověk přetěžuje své fyzické i psychické zdroje, které se 30 PRICE, G., MAIER, P. Efektivní studijní dovednosti: Odemkněte svůj potenciál. Praha: Grada, 2010. S. 157
16
mohou v případě dlouhodobé zátěže vyčerpat. V návalu zájmů a povinností se může vytratit celkový přehled a smysl konání. Nelze se plně soustředit na více aktivit najednou, v opačném případě trpí kvalita.
Občasným problémem se může stát
neschopnost svůj úkol delegovat z důvodu nedůvěry. Někteří vynaloží přebytečně úsilí na to, aby měli daný úkol sami pod kontrolou, aby jej nemuseli předávat nikomu jinému, i když by tak v konečném důsledku bylo efektivnější.31 Správné určení priority závisí tedy na dvou aspektech - důležitosti a naléhavosti. Pro vyšší osobní efektivnost je obě tyto dimenze potřeba správně vyvážit. Prvním krokem je soupis úkolů, které je třeba provést. Tím si vytvoříme celkový přehled o tom, co nás čeká. Dále odhadneme potřebný čas nutný ke splnění jednotlivých úkolů. Zjistíme, zda nám čas, který máme k dispozici, k vyřízení všech povinností postačí. 32 U každé aktivity je dobré si položit tyto tři otázky: Může to být vůbec provedeno? Pokud ano, kdy to může být provedeno? Může se to delegovat? Musí se posoudit každý úkol a rozdělit všechny na „důležité“ a „méně důležité“. Nejdůležitější jsou ty úkoly, které souvisí s vizí a cíli organizace. Posoudí se, které aktivity jsou „naléhavé“ a které jsou „málo naléhavé“. Kritériem pro naléhavost je to, zda snesou odkladu, či nikoli. 33 V oblasti time managementu se ustálilo několik nejpoužívanějších technik při stanovování priorit. V podstatě všechny tyto techniky obsahují princip upřednostnění nejdůležitějšího, jak je nastíněno v následujících kapitolách. 4.1.1. Paretův princip Italský ekonom Vilfredo Pareto objevil princip stálého poměru mezi náklady a užitkem. Tento princip, který říká, že 20 % části celku ovlivňuje 80 % celkového výsledku, je možné přenést i do time managementu. Konkrétně 20 % úsilí má vliv na 80 % výsledku. Je efektivní soustředit se na 20 % nejdůležitějších činností. Aby byl výsledek 100 % je však nezbytné vykonat ještě zbylých 80 %. Použitím postupu dojde jedinec ke stanovení zásady, jež rozhodne, co bude upřednostněno. Nelze vykonávat se stejnou námahou a stejným účinkem více činností najednou. 34 31 32 33 34
PAULY, Alexander. Zeitmanagement.Berlin: Cornelsen Verlag. 2011. S. 30-32 PAULY, Alexander. Zeitmanagement.Berlin: Cornelsen Verlag. 2011. S. 34-35 PAULY, Alexander. Zeitmanagement.Berlin: Cornelsen Verlag. 2011. S. 36-37 BEATRIS, Uhlig: Time management. Staňte se pánem svého času. Praha:Grada Publishing. 2008 s. 62-63
17
4.1.2. Metoda S.O.R.U.Z. Tato metoda shrnuje všechny aktivity v rámci dne.
Není však efektivní
zahrnovat do plánu všechny aktivity bez časové rezervy. Ke každé aktivitě se následně přiřadí odhadem čas potřebný k vykonání dané aktivity. Nejlépe se odhadují činnosti podobného rázu z minulosti. Je třeba pamatovat na přesuny z jednoho místa na druhé a přestávky. Zařazení časové rezervy zajistí plynulost procesu v případě nečekané nežádoucí události. Nečekané vyrušení způsobuje napětí, které může ohrozit spolehlivost a kvalitu výkonu. Přiměřená časová rezerva se pohybuje od 20 % do 50 % v závislosti na typu člověka naplňujícího plán. Někdo bude téměř přesný v odhadu a výkonu činnosti a jinému bude splnění úkolu trvat dvakrát tolik času. Po sepsání všech dílčích úkonů a odhadu času dojde k fázi určení priority. Prioritu je vhodné zařadit do struktury procesu podle vlastního výkonnostního rytmu, tedy kdy má člověk nejvíce sil na danou prioritu. Též prospívá zvážit, jestli není možné danou aktivitu někomu delegovat. V poslední fázi se celý plán zhodnocuje a zpětně kontroluje. Plán by neměl být ani nadhodnocený ani podhodnocený. Tímto způsobem se jedinec cvičí v odhadu času pro budoucí plánování.35
4.1.3. Eisenhowerův princip Je nejznámější metodou time managementu. Pomáhá poměrně rychle vyřešit zvláště operativní činnosti, které potkají člověka nejen během dne. Podle toho jak, úkoly přicházejí, třídí se hlavně podle toho, zda jsou důležité nebo naléhavé. Důležitost má přednost před naléhavostí. Naléhavé a důležité úkony se řeší na prvním místě, jsou podmíněny brzkým termínem vypršením lhůty. Nenaléhavé ale důležité, tato priorita se týká hlavně plánování, udržování dobrých vztahů, prevence, relaxace, či jiných aktivit. Do nedůležitých, ale naléhavých spadá většina vyrušení, jako např. telefonáty, návštěvy, nečekané události. Většinou odvádí jedince od práce, narušuje jeho koncentraci. Poslední skupinou jsou úkoly nedůležité a nenaléhavé. Patří sem běžné činnosti: určité telefonáty, nebo například časově náročné aktivity, které neposouvají
35
BEATRIS, Uhlig: Time management. Staňte se pánem svého času. Praha:Grada Publishing. 2008 s. 64-65
18
práci vpřed. Jedinec by je měl nechat přirozenému procesu zpracování, samy se vyřeší.36
5. Plánování 5.1. Způsob plánování Podle Paulyho ( 2011 ) poté, co si jedinec utřídí priority a objektivně zhodnotí své nakládání s časem, může přejít do fáze plánování. Na prvním místě v plánování stojí nejdůležitější cíl, ke kterému se chce jedinec dopracovat. Většinou jde o dlouhodobou vizi, k jejíž realizaci je potřeba dlouhodobého plánování. Čím je cíl časově vzdálenější, tím bývá jeho
formulace
více obecnější. Řešením je postupovat od této obecné
představy ke konkrétní, měřitelné. Vždy je v nutné zvážit, zda má člověk pro dosažení cíle dostatečné množství zdrojů a prostředků.
37
Pomocí ,, metody SMART“ lze zhodnotit, zda je dosažení cíle realizovatelné. Cíl musí být specifický, měřitelný, akceptovatelný pro jedince, realistický a časově ohraničený. Od dlouhodobých cílů směřuje jedinec ke střednědobým. V tomto časovém horizontu je vhodné posoudit klíčové oblasti, cíle úkoly pro každou klíčovou oblast. Dále je nutné oblasti vymezit časově. V průběhu plnění etap střednědobého cíle, by se mělo pravidelně vyhodnocovat kroky a výsledky. Je žádoucí neustále analyzovat působící vlivy. Někdy je nutné přístup trochu pozměnit nebo dokonce zcela zrušit, pokud je již nevyhovující. Člověk by měl zůstat v jisté míře flexibilní, přizpůsobovat svůj postup měnící se situaci.38 Postupně se plánování stává každodenní rutinou. Při denním plánování je zásadní neztratit nadhled při množství povinností. Jedinec se musí umět soustředit přinejmenším na důležité priority, které mají
přednost
před naléhavými.39 Není
vhodné plánovat si denní aktivity bez časové rezervy. Podle Paulyho je vhodný poměr následující: 30% času se vyměří pro činnosti plánované, dalších 25 % pro aktivity rutinní a zbylých 45 % je třeba vyhradit pro neočekávané události. 40
BEATRIS, Uhlig: Time management. Staňte se pánem svého času. Praha:Grada Publishing. 2008 s. 66 37 PAULY, Alexander. Zeitmanagement. Berlin: Cornelsen Verlag, 2011. S.42
36
38
PAULY, A. Zeitmanagement. Berlin: Cornelsen Verlag, 2011. S.40 ADAIR, J. Jak řídit druhé i sám sebe. Brno: Computer Press, 2005. S. 4-12 40 PAULY, A. Zeitmanagement. Berlin: Cornelsen Verlag, 2011. S.47 39
19
5.3. Biorytmus Protože během dne se výkonnost jedince postupně zvyšuje a poté klesá, měl by brát ohled na svůj biorytmus a vykonávat nejpodstatnější aktivity v době nejvyšší výkonnosti. Lidé se obecně rozdělují na typy ranní, kdy dosahují nejvyšší výkonosti v dopoledních hodinách. Opačný typ je noční. 41 Denní křivka výkonosti začíná u 7. hodiny ranní. Postupně roste do vrcholu 11. hodiny. Pak pomalu začíná klesat. Největší útlum zaznamená člověk okolo 15. hodiny. Energie se mu vrátí až v době 16. hodiny. Mezi 18. až 21. hodinou dochází k uvolnění, jedinec by se měl vyhýbat duševní námaze. Pro kreativní zpracování úkolů je podle Uhlig ( 2008 ) vhodná 23. hodina. Pak už dochází k jasnému útlumu sil. Stejný princip platí pro týdenní výkon. Vrcholná fáze se nachází uprostřed týdne.42 V neposlední řadě je efektivní pamatovat na křivku koncentrace. Jedinec nevydrží plně udržet koncentraci déle jak 90 minut. Pravidelné přestávky nakonec povedou k udržení větší výkonnosti, než kdyby se jedinec snažil ušetřit čas právě na pauze.43 5.2. Plánovací pomůcky Plánování
zjednoduší
jedinci
pomůcky v podobě
kalendářů,
seznamů,
myšlenkových map. Metod existuje spousta. Rozhodující je, co komu vyhovuje. Jak uvádí Gruber ( 2004 ).44 Nejužívanější pomůckou je diář. Poskytuje větší přehled povinností a umožňuje nenosit všechny nutnosti v hlavě, jedinec se ta může soustředit na podstatné a neztrácet se v denním chaosu. Gruber doporučuje zapisovat si do diáře priority podle termínu ne podle času, protože se může během dne aktivita posunout a naruší tak souslednost povinností. Vhodné také není zaplňovat stránku diáře podrobnostmi, jež v konečném důsledku znemožňují jasný přehled povinností. Dobrým tipem je i barevné odlišení priorit podle významnosti, naléhavosti. V každém případě se hodí úkoly nastávajícího dne si předem večer projít a též zhodnotit denní průběh plánování a dosažené výsledky.45
41 42 43 44 45
UHLIG, Beatris: Time management. Staňte se pánem svého času. Praha: Grada Publishing, 2008. S 49 UHLIG, Beatris: Time management. Staňte se pánem svého času. Praha: Grada Publishing, 2008. S 37-38 Tamtéž s. 51 GRUBER, David. Rady a tipy, jak efektivně hospodařit s časem. Praha: Management Press, 2004. S. 128 GRUBER, David. Rady a tipy, jak efektivně hospodařit s časem. Praha: Management Press, 2004. S. 132-135
20
5.4. Vyhodnocování a zpětná kontrola Vyhodnocení dosažených výsledků je konečnou fází plánovacího procesu. Předem je nutné stanovit měřítka kontroly a způsob vyhodnocení těchto výsledků. Jak upozorňuje
Cimbálníková ( 2010 )
v organizačním prostředí dochází k častému
odchýlení od původního plán. Tyto odchylky je nutné odstraňovat nápravnými opatřeními sledujícími dosažení cíle. 46 5.4.1. Výkonnost Výsledky konání jedince jsou závislé na jeho výkonnosti. Na otázku, co znamená výkonnost, lze najít mnoho odpovědí, podle toho z jakého oborového hlediska se posuzuje. Obecně a stručně lze výkonnost popsat takto: ,,Výkonnost znamená charakteristiku, která popisuje způsob, respektive průběh, jakým zkoumaný subjekt vykonává určitou činnost, na základě podobnosti či srovnání s referenčním způsobem konání. Interpretace této charakteristiky předpokládá schopnost porovnání zkoumaného a referenčního jevu z hlediska stanovené kriteriální škály. 47 Činnost, při které se výkonnost posuzuje, musí být cílově zaměřená, tzn. jedinec vyvíjí uvědoměle nebo neuvědoměle úsilí k dosažení cíle v budoucnosti. Výkonnost má dvě dimenze. Tou první je efektivnost vyplývající ze správné volby činnosti, kterou člověk vykonává. Druhou dimenzí je účinnost ve smyslu způsobu, jakým jedinec uskutečňuje zvolenou činnost.
Obě dimenze jsou propojeny rozhodováním. Volba
jedince určí smysluplnost a způsob konání. Na rozdíl od zvířat, které mají volbu ulehčenou tím, že užívají svých vrozených instinktů a zkušeností v důsledku vývoje ontogeneze, lidé se v konečné fázi rozhodují spíše na základě racionality a získaných zkušeností. Míra výkonu je v uceleně popsatelné a interpretovatelné podobě dána hodnotou primárních kritérií výkonnosti, jejichž míra se projeví až po skončení daného procesu. Pokud se sleduje výkonnost subjektu již při procesu je nutné stanovit na začátku sekundární kritéria, kauzálně z primárních kritérií. Tato sekundární kritéria budou v procesu vykazovat nenulové hodnoty. Je ovšem velmi náročné, která konkrétní kritéria jsou z celku ta nejpodstatnější, jelikož v průběhu procesu působí na zkoumaný
46
CIMBÁLNÍKOVÁ, Lenka. Základy managementu. Olomouc, 2010. S. 50
47
WAGNER, Jaroslav. Měření výkonnosti. Jak měřit, vyhodnocovat a využívat informace o podnikové výkonnosti. Praha: Grada Publishing. 2009. S. 17
21
vzorek mnoho faktorů. Určit ideální paletu vyváženosti kvantity a kvality kritérií je rozhodující, ale nelehkou otázkou.48
6. Delegování V dnešní rozvinuté a specializované společnosti se vyplatí delegovat činnosti někomu, kdo je umí zpracovat ekonomičtěji, rychleji. Na delegování se rychle zvyká, neboť ušetří někdy spoustu času. Ale nelze zapomínat na kontrolu při tomto procesu.49 Při zvažování priority je podle Cimbálníkové ( 2010 ) přínosné zhodnotit zda a jak by bylo možné danou aktivitu delegovat. Zmíněný postup nejen že výrazně ušetří čas, ale svým způsobem také energii pro konání dalších nutných záležitostí. Samozřejmě je ale nutné delegovat správně a dodržet dohled nad vypracováním svěřeného úkolu u delegovaného. 50 Cimbálníková ( 2010 ) pojednává o procesu delegování v rámci manažerského řízení. Jak už bylo několikrát i v této práci zmíněno efektivní organizace práce začíná u ujasnění cíle, vypracování plánu, rozdělení činností a neustálé kontrole a vyhodnocování.
Do tohoto systému, kde spadá delegování, přináší značně výhod.
Zvláště při spolupráci s ostatními lidmi. Podle autorky efektivní delegování vyžaduje odvahu budovat důvěru mezi spolupracovníky, dále naprosté pochopení a znalost úkolu, zkušenost ve vykonávání úkolu, zvládnutí technik delegování, pozitivní postoj k delegování a v neposlední řadě pochopení lidské povahy.51 Delegování přináší zúčastněným zvýšenou kompetentnost, obohacení práce, možný větší pocit spokojenosti, lepší přehled a kontrolu, vyšší stupeň kvality, může snížit stres vedoucímu, vede k rychlejším rozhodnutím. Jak na straně delegujícího tak u přebírajícího povinnost se může vyskytnout překážka v podobě strachu z nedostatku odvahy, důvěry, kompetentnosti, aj. Dobrý průběh procesu stojí a padá na dobré spolupráci. Občas se objeví konflikty zájmů, které můžou výsledek narušit. Proto se manažeři školí i v komunikaci. Obecně se na komunikaci nevidí nic obtížného, ale správná komunikace zahrnuje spoustu aspektů, jež je nutné brát v danou chvíli v potaz, taktéž správná interpretace informace je na místě. Tím, že lidé jsou různí může dojít MAYEROVÁ, M. Stres, motivace a výkonnost. Praha: Grada Publishing, 1997 .S. 50 GRUBER, David. Rady a tipy, jak efektivně hospodařit s časem. Praha: Management Press, 2004. S. 111 50 MAYEROVÁ, M. Stres, motivace a výkonnost. Praha: Grada Publishing, 1997 .S. 52-56 51 CIMBÁLNÍKOVÁ, Lenka. Manažerské dovednosti a asertivita v praxi. Valašské Meziříčí: Obchodní akademie a VOŠ, 2009.19-26 48 49
22
k různému pochopení a zkreslení předávaných informací. Na konci rozhovoru při předávaných instrukcí je potřebné se ujistit, že obě strany delegovaným povinnostem rozumí. 52
7. Komunikace ve vztazích Nejen v delegování se projeví výsledek stavěný na kvalitě přenosu informací. Podle Grubera: ,, Člověk dostane tolik, kolik si vykomunikuje.‘‘
53
Umění komunikace
je svou povahou komplexní proces. Má neustále probíhající postup, jehož průběh ovlivní lidé a konkrétní situace. 54 Význam slova označuje jakýkoliv přenos informací. Lidé si navzájem vyměňují myšlenky, pocity, představy prostřednictvím mluveného slova, psaného projevu, naslouchání, skrze chování a jednání, postoje, symboly, znaky, aj. Potíž tkví v tom, že nikdy nedojde k přesnému vyjádření a přijetí dané informace mezi komunikujícími, jelikož každý účastník komunikuje a vnímá odlišným způsobem. Navíc při procesu komunikace dochází k ruchům či zkreslením informace. Je nutné brát v potaz, co chce jedinec komunikovat a co je nakonec komunikováno.55 Zřetelným indikátorem toho, zda jsou lidé ve správné komunikaci zběhlí, jsou bezproblémové lidské vztahy. Správná komunikace vede ke správnému nalezení problému, který je příčinou disharmonie mezi lidmi a tato disharmonie zpětně působí na náladu a výkonnost jedince i ostatních kolem.56
CIMBÁLNÍKOVÁ, Lenka. Manažerské dovednosti a asertivita v praxi. Valašské Meziříčí: Obchodní akademie a VOŠ, 2009.19-26 53 GRUBER, David. Rady a tipy,jak efektivně hospodařit s časem. Praha: Management Press, 2006. S. 111 52
54
Tamtéž
CIMBÁLNÍKOVÁ, Lenka. Manažerské dovednosti a asertivita v praxi. Valašské Meziříčí: Obchodní akademie a VOŠ, 2009. S. 27 56 MAYEROVÁ, M. Stres, motivace a výkonnost. Praha: Grada Publishing, 1997 .S. 58 55
23
8. Stres a prevence proti nevyváženému životu 8.1. Stres ve vztazích Konflikty ve vztazích a zvláště na pracovišti dokáží lidem významně znepříjemnit atmosféru kolem. Ve špatném prostředí se pracuje špatně. Často však lidé nechtějí konflikty řešit. Raději se snaží situaci přehlížet, než aby se jí postavili. Je to pohodlnější. Když však potlačená zlost zůstává skryta, není vyjádřena, nakonec se projeví v intenzivnější formě s nežádanými následky. Řešením této situace je analyzování vlastních pocitů než podléhání afektivnímu stavu a obviňování kolegů či partnerů. Efektivní chování vyžaduje iniciativní přístup ve smyslu pojmenování vnitřní potřeby a následně dovednost sdělit okolí. 57 8.2. Stres v každodenním životě Stres provází jedince od narození až do smrti. Je naprosto přirozenou součástí života v případě, že je přiměřený a krátkodobý. Lidé, kteří jsou obecně méně vystavování stresu, se však dožívají vyššího věku. Negativní stres je projevem působení vnějších faktorů, ale i působení vnitřních – jako je konflikt, strach, úzkost, emocionální a afektivní strachy, dlouho působící emocionální zátěž, mezilidské problémy. Pojem stres je vysvětlován jako tíseň, nesnáz, tlak. Význam prožitku stresu však nemusí být u všech osob stejný, záleží tedy na reakci dané osoby podle psychologů Oken a Orlevskaja. Taktéž Charvát zdůraznil, jaký význam má centrální nervová soustava při stresové reakci. Stresový stav je intenzivní do té míry, do jaké si ji jedinec připouští nebo samovolně navozuje (
např. vzpomínkami
nebo přílišným očekáváním
).
,,Hladký a Matoušek chápou zátěž jako obecnou kategorii vztahující se k jakékoliv činnosti a k funkčním stavům organismu. Stres vymezují jako zvláštní formu zátěže, kvalitativně i kvantitativně vystupňovanou, při které dojde k nepoměru mezi požadavky na člověka a mezi vlastnostmi i kapacitou organismu mobilizovat rezervní zdroje energie.“58
57 58
TRUCKENBRODT, N. Stres? Neznám! Praha: Grada Publishing, 2006. S. 55-56 MAYEROVÁ, M. Stres, motivace a výkonnost. Praha: Grada Publishing, 1997.S. 50
24
Stres se projevuje v různé míře. Odolnost člověka vůči stresu závisí na jeho fyzické konstituci a psychické kapacitě a je ovlivněna též životními událostmi, které krátkodobě či dlouhodobě na jedince působí. Životní události jsou takové skutečnosti, které se objeví v životě člověka nezávisle na jeho vůli a které značně ovlivňují jeho životní návyky, činnosti nebo dokonce životní styl. Pod tento pojem spadá mnoho jevů jako např. události týkající se vlastní rodiny, nejbližšího sociálního okolí, pracovní a zaměstnanecké vztahy, nečekané katastrofy různého typu.59 Nadměrné a dlouhodobé duševní zatížení způsobuje nízkou schopnost koncentrace a následně i pokles výkonu. Což má vliv na zaujetí nejistého postoje ke svým výsledkům. Jedinec se nedokáže plně koncentrovat na technické provedení aktivity. I monotónnost práce z dlouhodobého hlediska též významně zatěžuje, neboť nepodporuje koncentraci. To všechno pak v konečném důsledku může vést k naprosté ztrátě nadšení a motivace k práci. 60 Každý má hranici výkonnosti posazenou jinak. Záleží na fyzické a psychické kondici jedince. Tyto dvě roviny nemusí být stejně rozvinuté. V každém případě to však výkonnost ovlivňuje. Rozdílné také mohou být psychický předpoklad pro kvalitní výkon a momentální psychický stav. Psychická zátěž je subjektivní zpracování objektivních požadavků na trénink této zátěže. Častými zátěžovými faktory jsou psychická únava, psychické přesycení, monotónnost a stres. 61 8.3. Znaky vyčerpání V publikaci
Priess ( 2013 ), zkušené lékařky a dlouhodobého kouče time
managementu, se lze dočíst jak jednat, aby nedošlo k úplnému vyčerpání a rozvinutí nemoci. Pro zachování zdraví je nutné vnímat své potřeby, vést pravidelně dialog sama se sebou. Jedině tak člověk nepřekračuje neuvědoměle hranici únosnosti psychické či fyzické zátěže.62 V případě dlouhodobého vyčerpání, se objeví příznaky nemoci, které se v případě neřešení situace mohou rozvinout až do chronického postižení. Nemoc ukazuje na špatný životní postoj a neefektivní přístup. Nejčastějším manažerským
MAYEROVÁ, M. Stres, motivace a výkonnost. Praha: Grada Publishing, 1997.S. 51-22 KUNATH, P. Sportpsychologie für alle. Aachen: Meyer and Meyer Verlag, 2001. s. 35-37 61 Tamtéž 62 PRIESS, MIRRIAM. Burnout kommt nicht nur von Stress. München: Verlagsgruppe Random House. 2013. S. 17-21 59
60
25
onemocněním
bývá ,,syndrom vyhoření.“ Priess popsala proces vzniku a projevu
tohoto syndromu. Model má čtyři fáze:63 V první tzv. alarmující fázi se objevují klasické znaky přetížení. Člověk pociťuje nejistotu, je nervózní, může mít až nepřiměřený strach, neustále cítí neklid. Neustále se vrací k problému a hloubá, neumí najít konstruktivní řešení, čímž svůj stav posiluje. V závislosti na jeho kondici může jej trápit časté bolesti hlavy, poruchy koncentrace. Tyto symptomy se objevují nejčastěji u lidí s přehnanými nároky na sebe sama. V druhé fázi se negativní pocity zesilují. Jedinec je zlostný, agresivní. Není schopen dobře vnímat a analyzovat současnou situaci. Typickým projevem je častá zapomětlivost a odkládání řešení nepříjemných záležitostí z důvodu nedostatku sil. Na fyzické úrovni se to projeví intenzivní bolestí hlavy, žaludečními potížemi, bolestmi vnitřních orgánů, zvýšeným krevním tlakem. Jedinec nemá ani mnohdy chuť k jídlu. Třetí fáze už někdy vyžaduje pomoc psychologa. Jelikož začíná hledat podporu u druhých, sám už necítí sebejistotu. Propadl situaci. Může být plačtivý, neustále smutný. Cítí se bezmocný. Stav se stupňuje až do pocitu zoufalství. Myšlenky se mu neustále vracejí, neumí se posunout, donutit se k ráznému účinnému kroku. Postižení popisovali tento stav subjektivně jako pocit ,, prázdné hlavy.“ V konečné fázi člověk sám proti sobě obrací hněv. Naprosto ztrácí cit k sobě sama. Nemá sílu vnímat podněty, což vede k naprosté rezignaci. Jedinec se cítí být naprosto vyčerpán, žije v beznaději. Na jednu stranu je stres v určité míře pozitivní a žádoucí - motivuje. Dlouhodobě ničí. Problém spočívá v tom, že člověk neumí najít vlastní únosnou míru stresu, často ji překračuje a to má pak neblahé následky na zdraví. Radami, jak se se stresem vypořádat jsou: najít si jinou duševní práci, pozorovat a vnímat sám sebe při stresové situaci, dodržovat krátké kreativní přestávky během procesu, více se povzbuzovat - než kárat, umět si počkat na výsledky, nebýt hned netrpělivý. Důležité je také umět si vyhradit čas na odpočinek a dočerpání sil. 64
8.4. Udržování rovnováhy Jedinec by měl vědět, čemu chce svůj čas věnovat a umět přitom odhadnout meze svých fyzických i psychických sil. Efektivní řízení času zahrnuje i dostatek času pro odpočinek a načerpání sil. V plánování by měl být zohledněn celý život. Zakladatel Tamtéž s. 22-38 PRIESS, MIRRIAM. Burnout kommt nicht nur von Stress. München: Verlagsgruppe Random House. 2013 s. 38-45 64 PRIESS, MIRRIAM. Burnout kommt nicht nur von Stress. München: Verlagsgruppe Random House. 2013. S. 38-45 63 63
26
Ústavu pro managenent ve Wiesbadenu, Nossrat Peseschkian se několik let zabýval za doby studií o transkulturních vlivech
ovlivňující rovnováhu mezi profesním a
soukromým životem přišel s modelem čtyř základních faktorů, které jsou platné napříč kulturami. Jedná se o ,,Seiwertův/Peseschkianův“ model časové rovnováhy, který se skládá z jednotlivých oblastí: 1. ,,Tělo“ – kde spadá zdraví, životospráva, relaxace, uvolnění, fitness, střední délka života 2.
,,Pracovní výkon“ – sebou nese aspekty uspokojivé práce, finanční zajištění,
úspěch, kariéru, majetek, celkově blahobyt 3. ,,Kontakty“ – stavěné na vztazích s rodinou, přáteli, partnerem 4.
,,Smysl“ – k němuž patří náboženství, láska, seberealizace, naplnění, filozofie,
budoucnost. Model vyobrazuje podstatu time managementu a sice, neustále vyrovnávat všechny životní oblasti.65
9. Význam time managementu pro studenty vysoké školy Tato kapitola stručně popisuje potřebu dovednosti řízení času u studentů vysoké školy. Studium na vysoké škole je v mnohém náročnější než tomu bylo na střední škole. Jedinec se učí samostatnosti a odpovědnému přístupu. Vysoká škola bývá krokem k získání odborného vzdělání. Což vyžaduje sebekázeň, neustálé vylepšování schopností a dovedností. Výhodou i nevýhodou je vyšší míra volnosti z hlediska budoucího směřování. Student si může sám volit z nabídky studijních předmětů, do jisté míry může ovládat svůj čas. Na druhou stranu tento volnější přístup svádí k lenivosti, může vést k neefektivnímu nakládání se svým časem. Častým problémem studentů je nedostatek finančních prostředků. Někteří musí včlenit do svého studijního rozvrhu práci nebo přinejmenším čas pro praxi požadovanou v budoucnu zaměstnavateli. A jiní už mohou plnit rodinné povinnosti. Studentům oproti dřívějšímu času přibude spousta povinností, které se musí naučit v časném termínu zvládat. Student si musí umět stanovit své cíle a dbát o včasné splnění. Jeho přístup ke studiu, i životní styl – jeho time management ve značné míře rozhoduje o konečném výsledku studia.
66
65
UHLIG, Beatris: Time management. Staňte se pánem svého času. Praha: Grada Publishing, 2008. S 30-31
66
KALIVODOVÁ, Kateřina. Time management u VŠ studentů. Plzeň, 2012. Bakalářská práce S. 44-48
27
B) Analytická část V analytické části jsou aplikovány poznatky z teorie na vybrané sociální skupině, což jsou studenti vysoké školy z organizace AIESEC v Olomouci, kteří jsou srovnávání s kontrolní skupinou studentů z Olomouce. popsáno, v jakém
V úvodu této části bude
prostředí se respondenti pohybují, jaké vlivy na ně působí. Na
základě toho se určí vhodné předpoklady práce, které budou zkoumány s použitím tomu odpovídající metody. Další kapitola seznámí s průběhem výzkumného procesu a vyhodnocením časových snímků a dotazníků, následuje analýza úrovně a přístupu time managementu u studentů a bude vysvětleno jakým způsobem jsou teoretické principy uplatňovány v praxi. Na konci analytické části se autorka případně pokusí předložit návrhy na vylepšení úrovně time managementu u zkoumané skupiny.
10. Organizace AIESEC Na hlavních webových stránkách organizace je uvedeno, že vznikla v roce 1948 z iniciativy studentů. Smyslem vzniku bylo snaha zabránit mezilidským konfliktům díky realizaci mezinárodní spolupráce stavěné na kulturní výměně a aktivitách spojených se studijním pobytem. V organizaci začínalo 7 evropských zemí a do konce 40. let se jim podařilo zrealizovat 89 zahraničních výjezdů. V roce 1951 se organizace rozrostla do 14 evropských zemí. O 3 roky později přibyly pobočky v Turecku a Izraeli. V letech 1957-1958 byly založeny pobočky i ve Spojených státech amerických, v latinské Americe a Africe. V roce 1966 se pobočky objevily už i v Austrálii a také v Československu. Nakonec se síť poboček rozrostla až do 120 zemí světa. 67 V současnosti AIESEC rozvíjí lidský potenciál účastí členů na seminářích, stážích v zahraničí nebo domácích pobočkách. Čítá dnes přes 86 000 členů z celého světa, působí na 24 000 univerzitách. Každým rokem si může více než 24 000 studentů vyzkoušet potenciální pracovní pozice. Přes 20 000 studentů, umožní výjezd na pracovní stáž do zahraničí.68 ,,Světový mír a naplnění lidského potenciálu“ je vizí této organizace od počátku. Vize organizace se skládá ze šesti hodnot:
67 68
Vize a hodnoty [online]. Cit. 2013-11-8. Dostupné z: http://www.aiesec.cz/o-aiesec/vize-a-hodnoty Vize a hodnoty [online]. Cit. 2013-11-8. Dostupné z: http://www.aiesec.cz/o-aiesec/vize-a-hodnoty
28
1. ,,Activating leadership ‘‘(Aktivování vedení lidí): Organizace umožňuje členům vyzkoušet si různé pracovní pozice, ve kterých mají odpovědnost za svá rozhodnutí i za rozhodnutí svého týmu, díky čemuž získají zkušenosti, které budou potřebovat i v praxi. “ 2. ,,Demonstrating integrity“ ( Prosazování integrity): Členové organizace vystupují v souladu s názor a činnostmi organizace jako takové.“ 3. ,,Striving for excellence“ ( Usilování o dokonalost ):
Členové organizace se
navzájem učí praktickou formou řešit problematiky, které mohou v budoucnu nastat v jejich zaměstnání. Díky možnostem učit se ze svých chyb se mohou v těchto činnostech zdokonalovat a usilovat tak o co nejlepší výsledky své práce.“ 4. ,,Living
diversity“ ( Sdílení různorodosti kultur ) – díky možnosti zahraniční
spolupráce lze poznat a pochopit myšlení jiných kultur, získat nové kontakty a sdílet zkušenosti.“ 5. ,,Enjoying participation“ ( Radování se ze zapojení ): V organizaci je kladen důraz na týmovou práci a na to, aby se každý člen cítil dobře na pozici, kterou zastává.“ 6. ,,Acting sustainably“ ( Jednající udržitelně ): V organizace jako je AIESEC je třeba jednat s ohledem na budoucnost a další generace, proto se členové učí, jak dělat rozhodnutí, které budou mít dlouhodobé následky.“ 69
10.1. Funkce pobočky Lidé v organizaci pracují většinou na reálných projektech ve spolupráci s firemním světem. Projekty se dotýkají oblastí jako jsou: obchod a prodej, vztahy s veřejností, marketing, aj. Pracovní pozice však nevyžadují hluboké odborné znalosti.70 AIESEC funguje jako nezisková organizace, všichni členové vykonávají práci pro pobočku bez nároku na finanční odměnu. Právě proto je někdy náročné motivovat členy k práci. Motivaci podporuje nadšení pro věc, pocit být přínosný pro společnost nebo osobní růst při práci na projektech. Jediným nástrojem k donucení práce na projektu jsou stanovené finální termíny a jejich následná kontrola. V případě nedostatečných výsledků práce však není běžné vyloučení člena z pobočky. 71
69 Vize a hodnoty [online]. Cit. 2013-11-8. Dostupné z: http://www.aiesec.cz/o-aiesec/vize-a-hodnoty 70 FOUS, Zdeněk: Vedení a motivace lidí na základě zkušeností z AIESEC, 2008. S. 13-16, Bakalářská práce 71 FOUS, Zdeněk: Vedení a motivace lidí na základě zkušeností z AIESEC, 2008. S. 13-16, Bakalářská práce
29
Na druhé straně tím, že členové pracují na projektech ve svém volném čase, snaží se do spolupráce promítnout své nadšení. Typickým přístupem je spojení práce se zábavou, což se někdy může negativně projevit v neefektivitě práce ve smyslu porovnání množství stráveného času na projektech a objemu a kvality výstupu. Ovšem zmíněné nadšení a potřeba trávit čas s lidmi stejného zaměření a též potřeba sdílení času a zkušeností je tažným aspektem organizace. Jedinci tak mohou pociťovat zodpovědnost za tým jinak, když se jedná o jejich přátele. 72 Jelikož členové na pobočce velmi často fluktuují, dochází tímto k časté změně cílů. Každá pobočka, ať už na úrovni globální či lokální si stanovuje dlouhodobé a krátkodobé cíle. Nicméně dynamika pracovníků a s ním i směřování pobočky vede k upřednostnění krátkodobých cílů, zaměřuje se především na operativní plánování, tzn. krátkodobé. Dlouhodobější cíle se nedaří kvůli fluktuaci výrazně prosadit. Nové vedení často předchozí cíle ignoruje nebo rovnou zruší, protože je není nutno dodržovat.73 10.2. Pobočka AIESEC Olomouc Všechny pobočky pracují na stejném principu, všude se členové řídí stejnými pravidly, jimiž jsou členové zavázáni. Do určité míry si každá pobočka určuje svá vlastní pravidla opřená o stanovy pobočky, které lze najít například v internetovém portále ,,www.myaiesec.net“ přístupném každému právoplatnému členu. Stanovy popisují funkci pobočky, zařazují pobočku do struktury vedení, zavazují k dodržování předpisů organizace AIESEC. Konkrétně se v úvodní části Stanov pobočky Olomouc píše: ,, AIESEC Olomouc má právní subjektivitu a to na základě provedené registrace u MV ČR. AIESEC Olomouc se ve své činnosti řídí platnými zákony České republiky, mezinárodním kompendiem AIESEC, Stanovami AIESEC Česká republika, Stanovami AIESEC Olomouc a svými vnitřními předpisy“.74 V tomto dokumentu lze najít i jednotlivé cíle pobočky Olomouc, které musí být v souladu s obecnými hodnotami a vizemi organizace AIESEC. Jedná se o zprostředkovávání zahraničních stáží pro studenty vysokých škol v České republice a pro zahraniční studenty v českých firmách nebo jiných institucích, kde lze využít v praxi ekonomických, manažerských dovedností. Dále je povinností členů organizovat
72 73 74
FOUS, Zdeněk: Vedení a motivace lidí na základě zkušeností z AIESEC, 2008. S. 13-16, Bakalářská práce Tamtéž S. 13-16, Bakalářská práce Viz Stanovy AIESEC Olomouc, Kompendium, schválení plánu 26.6.2013 [online]. cit. 2013-11-15. Dostupné z: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10267934
30
výchovně vzdělávací programy, semináře, konference, sympozia pro členy i příznivce organizace AIESEC či její podporovatele. Tito jmenovaní mají zajištěnou péči při zmíněných akcích. Navazování kontaktů mezi studenty a firemní sférou je značným přínosem na obou stranách. V neposlední řadě se zmiňuje o propagaci a reklamních službách.75 Výkonným orgánem pobočky je tzv. Executive board (dále už jen EB). Tato skupina členů řídí a koordinuje činnost pobočky. Nejvyšším členem je prezident pobočky, každá pobočka má předepsáno mít minimálně jednoho takového vedoucího. Právě prezidentovi náleží právo sestavit členy EB, jež se tak zodpovídají členům pobočky za jim svěřené oblasti. Prezident je zodpovědný za koordinaci všech činností, za činnosti všech členů a též rozvíjí koncepci směřování pobočky.76
Organizace AIESEC je platformou, kde nepatrnými zkušenostmi z praxe ) mohou
studenti ( většinou s doposud
nabýt a vytrénovat své manažerské
dovednosti. Na rozdíl od reálného pracovního života, jsou v určité míře tolerovány chyby, právě proto, aby se člověk mohl z chyb poučit. Toto je pravým smyslem této organizace. Členové musí umět projevit odvahu a nebát se zkoušet, poučovat se a vytrénovat si svoje manažerské metody tak, aby obstáli v praxi. Během procesu zdokonalování se tak musí umět naučit užívat principy time managementu, jehož ovládání má přímý dopad na zvládání velkého množství aktivit a následně na celkový výsledek práce. Z tohoto úhlu pohledu jsou upřesněny předpoklady, které se v této práci ověřují.
Viz Stanovy AIESEC Olomouc, Kompendium, schválení plánu 26.6.2013 [online]. cit. 2013-11-15. Dostupné z: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10267934 76 Viz Stanovy AIESEC Olomouc, Kompendium, schválení plánu 26.6.2013 [online]. cit. 2013-11-15. Dostupné z: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10267934 75
31
11. Cíle práce Cílem práce je tedy zjistit: 1. Jakým způsobem uplatňují principy time managementu členové organizace AIESEC Olomouc – studenti vysoké školy v Olomouci ve srovnání se studenty vysoké školy v Olomouci Předpoklad P1 zní: Členové organizace AIESEC, studenti vysoké školy v Olomouci, uplatňují principy time managementu lépe v porovnání s týmiž studenty, nečleny AIESEC. 2. Jak studenti organizace AIESEC vnímají vliv prostředí této organizace na jejich time management? Předpoklad P2 zní: Členové organizace AIESEC zaznamenali pozitivní dopad prostředí organizace AIESEC na jejich úroveň time managementu.
12. Metoda výzkumu Time management je problém komplexní, který se týká individuálního vnímání a hodnot, při výzkumu je třeba brát v potaz podmínky, působící vlivy, příčiny, dochází k odkrytí celkové struktury.77 Proto je vhodné zvolit kvalitativní metodu ve formě časového snímku. Výsledky časového snímku budou ještě podloženy a rozvedeny daty z dotazníkového šetření.
12. 1. Časový snímek Prostřednictvím časového snímku lze zjistit, jak jednotliví respondenti využívají čas. Jak a v jaké míře přerozdělují své zvolené priority, odkrývá aktivity během denního organizování času. Aktivity jsou rozděleny do jednotlivých kategorií. Obvykle se výzkum provádí v časovém intervalu minimálně 14 dní. Měrnou jednotkou je 30 minut. Zjistila jsem však na základě předvýzkumu, že je pro respondenty velmi náročné věnovat se celých 14 dní pečlivému zapisování do časového dokumentu při jejich časové vytíženosti. Zvolila jsem tedy kratší formu – 1 týden a 77
SVITEK, Andrej:Time management v praxi študentov VŠE. Praha, 2011. Bakalářská práce. S. 13
32
zpřesnila jsem měrnou jednotku na 15 minut. Papírový časový snímek by měl podat ucelený obraz celotýdenních aktivit, s co nejmenší námahou na zpracování respondentem. Jednotlivými kategoriemi jsou aktivity ve zhruba chronologickém pořadí během dne. Což umožnilo respondentovi snadnější přiřazení čísel k jednotlivým kategoriím, jimiž jsou: 1.SPÁNEK 2. HYGIENA 3. PŘÍPRAVA DO ŠKOLY 4. ŠKOLA, VZDĚLÁVÁNÍ 5. STRAVOVÁNÍ, VAŘENÍ 6. PRÁCE, BRIGÁDA, PRAXE 7. DOPRAVA, CESTOVÁNÍ 8. AIESEC 9. MIMOŠKOLNÍ ORGANIZACE 10. ODDYCH, ZÁJMY 11. DOMÁCÍ PRÁCE 12. ZÁBAVA V RÁMCI MÉDIÍ: SOCIÁLNÍ SÍTĚ, TV, PC 13. SPORT, KONDIČNÍ CVIČENÍ 14. RODINA, PARTNER, PŘÁTELÉ 15. PLÁNOVÁNÍ ČINNOSTÍ 16. VYHODNOCOVÁNÍ ČINNOSTÍ
12.2. Výzkumný soubor Jelikož je referenční skupina porovnávána s kontrolní skupinou, snažila jsem se najít vhodný vzorek sociální skupiny, obě skupiny jsou profilově stejného pohlaví, stejného ročníku a stejného oboru. Což jsou faktory, ovlivňující přístup k time managementu jednotlivých respondentů, z mého pohledu nejvýznamnější.
U obou
skupin se jedná o studenty, jedni jsou členy organizace AIESEC, druhou skupinou jsou studenti nečlenové.
33
Výsledky byly sesbírány po týdenním zapisování 12.11. 2013. Výzkumu se nakonec zúčastnilo 10 členů AIESEC a 10 nečlenů. Návratnost ve skupině členů AIESEC byla zhruba 40 % za podmínek, kdy je na pobočce 26 aktivních členů, z toho celkem 2 muži.
Profilový vzorek respondentů pohlaví 1. žena 2. žena 3. žena 4. žena 5. žena 6. žena 7. žena 8. žena 9. muž 10. žena
ročník 1. 1. 2. 2. 2. 2. 2. 3. 4. 5.
obor Čínská filologie - Japonská filologie Mezinárodní rozvojová studia Aplikovaná ekonomická studia - Japonská filologie Aplikovaná ekonomická studia - Ruská filologie Aplikovaná informatika Česká filologie - Žurnalistika Francouzština se zaměřením na aplikovanou ekonomii Matematika - Ekonomie se zaměřením na bankovnictví Dějiny výtvarných umění Speciální pedagogika pro ZŠ A SŠ - Učitelství matematiky pro SŠ
12.3. Vyhodnocení časových snímků: Vyhodnocení časových snímků: průměrná týdenní doba strávená u jednotlivých aktivit a procentní část jednotlivých aktivit za týden: 34
Tabulka č. 1: po zaokrouhlení na dvě desetinná místa Výsledky z časových snímků: jednotlivé kategorie v souhrnném čase za celý týden Studenti AIESEC Studenti kategorie:
1 spánek 2 hygiena 3 příprava do školy 4 škola, vzdělávání 5 stravování, vaření 6 práce, brigáda, praxe 7 cestování, doprava 8 AIESEC 9 mimoškolní organizace 10 oddych, koníčky 11 domácí, práce 12 zábava v rámci médií 13 sport, kondiční cvičení 14 rodina, přátelé, partner 15 plánování činností 16 vyhodnocování činností
medián
55,063 6,54 14,48 21,88 13,33 2,69 9,10 6,38 0 5,69 2,1 7,26 1,02 15,19 0,8 0
aritmetický průměr
55,35 6,58 14,7 22,55 12,9 3,38 9,46 7,3 1,63 7,55 2,85 7,4 1,28 13,90 1 0,2
procentní část
32,95 3,91 8,75 13,42 7,68 2,01 5,63 4,35 0,97 4,49 1,7 4,4 0,76 8,27 0,6 0,12
medián
aritmetický průměr
55,06 6,5 14,7 22,25 12,9 3,38 8,75 6 0,97 5,25 2,5 7,4 1,28 13,90 0,6 0
procentní část
64,4 7,05 13,98 21,98 12,18 3,98 8,78 0 0,23 9,15 3,13 7,15 2,85 11,48 1,3 0,4
Zdroj: Vlastní zpracování
1. spánek - Dobu spánku mají delší studenti oproti studentům AIESEC až o 9,05%. Nicméně u dotazníkové otázky č. 13 se 80% členů AIESEC shodlo na tom, že nedostatkem spánku netrpí. 2. hygiena - Rozdíl čítá pouhé necelé 0,29 %, což je vyjádřeno časově 28,5 minuty za celý týden. 3. příprava do školy - Jelikož jsou všichni respondenti obou skupin studenty téže vysoké školy a jelikož vzorek respondentů v každé skupině byl shodný,
nelze
předpokládat u této otázky významné rozdíly. Obě skupiny ztráví přípravou do školy okolo 8 %. Členové však věnují přípravě do školy průměrně o 0,43 % hodin za celý týden více času než členové, což je průměrně za týden okolo 43 minut. 4. škola, studium – Mezi skupinami je týdenní průměrný rozdíl přes 34 minut. 5. stravování, vaření - Hodnoty v tabulce nevykazují významný rozdíl, ten činí něco přes 43 minut.
35
38,33 4,2 8,32 13,08 7,25 2,37 5,22 0 0,13 5,45 1,86 4,26 1,7 6,83 0,77 0,24
6. práce, brigáda, praxe - Studenti ve srovnání se členy AIESEC tráví čas v práci, či na brigádách v průměru o 1,97 % déle. Je to dáno tím, že nemají jiné studijní aktivity jako je tomu u členů. 7. doprava, cestování – Lze předpokládat, že studenti AIESEC šetří čas rychlejší dopravou. Rozdíl mezi skupinami činí téměř 41 minut v průměru za týden. 8. AIESEC – Členové věnují svůj čas práci pro AIESEC zhruba jako polovině průměrného týdenního času potřebného pro přípravu do školy. Konkrétně je to 7hodin a 18 minut, nebo-li 4,35 % veškerého týdenního času. 9. mimoškolní organizace –Zvládnout mimoškolní aktivity se daří lépe členům AIESEC, procentně vyjádřeno jde o hodnotu o 0,84 %. 10. odpočinek, zájmy – Nečlenové mají prostor pro odpočinek o 0,96 % větší ve srovnání se členy, jinak také o 1 hodinu a 36 minut v průměru za týden více. 11. domácí práce – Na domácí práce mají více čas nečlenové a to zhruba o 17minut týdně v průměru. 12. zábava v rámci médií – Odpočinek díky médiím využívají ve velké míře obě skupiny. U členů se však ukázala vyšší hodnota. Rozdíl činí
0,14 % týdenního
průměrného času. 13. sport, kondiční cvičení – Z hlediska kondice členové hodně zaostávají. Posilování kondice věnují členové o 0,94 % průměrného týdenního času méně ve srovnání se členy. 14. rodina, přátelé, partner – Výsledek poukazuje na sociální schopnosti členů. Sdílet čas s rodinou, s přáteli či partnerem se snaží více členové, kteří tak pravděpodobně vyrovnávají svůj náročný pracovní režim. Hodnota členů převyšuje hodnotu nečlenů o 1,44 % průměrného týdenního času. 15. plánování činností – z časových snímků vyšlo najevo, že studenti neplánují pravidelně denně. Jeden člen a jeden nečlen plánují vždy na začátku dne. Jeden člen a 1 nečlen plánují 6. den a 7. den vyhodnocují. Jeden člen AIESEC plánuje na začátku každého dne, ale nevyhodnocuje vůbec. Dva členové AIESEC plánují jen první den v týdnu bez vyhodnocení. Ostatní členové plánují velmi nepravidelně a zřídka. 5 členů AIESEC během týdne plánuje. U nečlenů je to 8 členů. Překvapivým závěrem bylo zjištění, že u nečlenů je hodnota o 18 minut týdně v průměru vyšší než u členů. 16. vyhodnocování činností – Nečlenové předčili členy AIESEC o 12 minut průměrně za týden. Graf č. 2 Průměrná doba jednotlivých aktivit za týden v procentním vyjádření 36
Zdroj: Vlastní zpracování
Graf č. 3: Průměrná doba jednotlivých aktivit za týden v procentním vyjádření
Studenti AIESEC 8% 4% 2% 4% 1%
1%
1%
0%
1 spánek 2 hygiena
33% 3 příprava do školy
4% 6%
4 škola, vzdělávání
2%
4%
13%
8%
9%
5 stravování, vaření
Zdroj: Vlastní zpracování
37
Graf č. 4: Průměrná doba jednotlivých aktivit za týden v procentním vyjádření
2% 4% 2% 5%
Studenti
7%
0%
1%
1 spánek
0% 0%
2 hygiena
38% 5%
3 příprava do školy
2%
4 škola, vzdělávání
7%
13%
5 stravování, vaření
4%
8%
Zdroj: Vlastní zpracování
38
12.4. Vyhodnocení dotazníků: První otázkou dotazníkového šetření bylo nalézt odpověď na to, zda a v jaké míře si respondenti stanovují své pracovní cíle. Graf č. 5: PRACOVNÍ CÍLE
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Po sečtení respondentů u prvního grafu autorka došla k vyhodnocení, že u první varianty ,,žádné cíle“ si vede o něco lépe skupina nečlenů oproti členům AIESEC, tyto odpovědi jsou regresní, tzn. působí opačně. Dva členové AIESEC zvolili tuto odpověď oproti jednomu nečlenu. Velmi překvapivým zjištěním bylo, že členové AIESEC si 39
vůbec neurčují krátkodobé cíle, přestože kultura pobočky v Olomouci prosazuje pravidelné cílování a vyhodnocování dosažených výsledků. Co se týče střednědobých cílů, v této kategorii se jsou si více jisti členové AIESEC, 60 % členů si zadává střednědobé cíle v porovnání s nečleny, jichž je 40 %. Naopak dlouhodobé cíle upřednostňují nečlenové v míře 40 % nečlenů ke 20% členům. Střednědobé cíle přibližují k cíli snadněji než je tomu u dlouhodobých cílů, taky to může projevit ve větší spolehlivosti naplnění stanovených cílů. Shrnutí: Členové AIESEC
si stanovují
pracovní cíle
ve střednědobém
horizontu. Graf č. 6: OSOBNÍ CÍLE
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Graf osobních cílů vykazuje podobné hodnoty jako v předešlém případě. 20 % členů neplánuje své osobní cíle vůbec, z nečlenů je to jen 10 %. Roční osobní cíle si zadává 20 % nečlenů. V měsíčním horizontu plánují obě skupiny stejně.
Členové
AIESEC se nejvíce projevili ve stanovení týdenních osobních cílů, kdy 30 % členů si tyto cíle zadává, u nečlenů je to 20 %. Osobní cíle poukazují na schopnost motivace a vyrovnanosti mezi pracovní a osobní oblastí. V tomto případě lze vyvodit, že si členové umí v rámci týdne pro sebe vyhradit čas na odpočinek, načerpání sil. Shrnutí: Členové AIESEC
si stanovují osobní
horizontu.
40
cíle
ve
střednědobém
Dalším krokem bylo zhodnotit schopnost a způsob určit si prioritu. Graf č. 7: PRIORITY
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. U otázky druhé se 20 % členů vyjádřilo, že často prioritní povinnosti odkládá, u nečlenů je to 10 %. Důležitost prioritám nepřikládá 20 % nečlenů, kteří řeší úkoly tak, jak přicházejí. Obě skupiny se shodly na třetí variantě, tzn. 50 % respondentů v obou skupinách odkládá pracuje i na jiných, mnohdy méně důležitých úkolech. Ujasnit si prioritu zvládne 30 % členů, u nečlenů vyšlo 20 %. Shrnutí: Členové AIESEC upřednostňují mnohdy naléhavost před důležitostí.
41
Jak často a jestli vůbec si studenti plánují aktivity a jak je následně vyhodnocují zjišťovala třetí otázka v dotazníku. Graf č. 8: PLÁNOVÁNÍ
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Odpovědi otázky jsou v určitém smyslu v rozporu s výsledky vyhodnocené v časovém snímku. Neboť členové AIESEC uvádějí, že nejčastěji plánují v denním a týdenním časovém horizontu. Ovšem z časových snímků lze vyčíst, že speciálně pro tuto aktivitu nemají vyhrazené dostatečné množství času tak jako je to u nečlenů. Konkrétně průměrný týdenní čas věnovaný plánování je u členů AIESEC 0, 9 hodin a u nečlenů 1, 3 hodin za týden. Lze předpokládat, že členové plánují své aktivity v době, kdy se věnují zároveň i jiným činnostem. Shrnutí: Členové AIESEC upřednostňují mnohdy naléhavost před důležitostí.
Graf č. 9: VYHODNOCOVÁNÍ
42
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Z grafu je zjevné, že pro členy AIESEC nemá denní vyhodnocování takovou váhu jako vyhodnocení na začátku či konci týdne. 40 % členů vyhodnocuje týdně, u nečlenů je to 20 %. Denně vyhodnocuje naopak více nečlenů, je jich 50 % ve srovnání se členy, jichž je pouhých 30 %. Je pravděpodobné, že každodenní povinnosti a množství aktivit nestačí zaujmout v každodenním organizování pravidelné místo. Shrnutí: Členové vyhodnocují aktivity v týdenním horizontu.
Zda – li respondenti umí odhadnout spotřebu času při denním plánování a myslí také na neočekávané povinnosti, které je také nutné zahrnout do denního organizování analyzuje následující graf. Graf č. 10: PLÁNOVÁNÍ ČASOVÉ REZERVY
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. K odpovědi, jestli si respondenti vyhrazují alespoň částečně čas pro neočekávané úkoly, které během dne přicházejí, se přihlásilo 90 % členů, nečlenů bylo jen 50 %. Špatný odhad pro spotřebu času dokládá hodnota 30 % nečlenů, kteří se přiznali, že do denního plánování časovou rezervu pro nečekané události vůbec nezařazují. Shrnutí: Členové projevili
lepší schopnost časového
plánování.
43
rozvržení při denním
Následující šetření je zaměřeno na efektivní zapisování úkolů do diáře. Výzkum měl zjisti, zda –li vůbec plánovací pomůcku respondenti využívají a jakým způsobem. Graf č. 11: ZAPISOVÁNÍ DO DIÁŘE
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Výše každého sloupce v tomto grafu ukazuje, kolikrát si studenti z jednotlivých barevně odlišených skupin vybrali zmíněnou možnost při práci s diářem. Je zajímavé, že někteří členové AIESEC si při svém množství aktivit úkoly nezapisují vůbec, je jich 20 %. Nejvíce zapisovanou hodnotou je datum plnění úkolu – členů bylo 60 % ovšem nečlenů až 90 %. Následuje varianta zapisování konkrétního času, ve které se lépe vedou nečlenové. Členové AIESEC se navíc rozepisují u položek podrobnosti, což někdy může v diáři rušit přehled. Shrnutí: Členové se nevěnují zapisování úkolů do diáře dostatečně a efektivně.
44
Otázka zjišťuje, zda si dokáží respondenti během dne najít čas pro krátký odpočinek a načerpání sil, aby tak udržovali stálou výkonnost během dne. Graf č.12: DODRŽOVÁNÍ PŘESTÁVEK BĚHEM DNE
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Z těchto výsledků vyplývá, že členové občas zapomínají na efektivní přestávky během dne, což se pak může odrazit ve výkonnosti i v produktivitě. Pravidelné přestávky udržují výkonnostní linii. 80 % členů přestávky během dne spíše dodržuje, 20 % nečlenů je dodržuje uvědoměle. Shrnutí: Členové udržují během dne přestávky pouze nepravidelně.
Odhad času pro jednotlivé aktivity a pro schopnost splnit předem stanovené úkoly je v time managementu velmi důležitým aspektem, kterým se zabývala následující otázka. Graf č. 13: NAPLNĚNÍ PŘEDEM STANOVENÉHO PLÁNU
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření.
45
Tento graf demonstruje, že se zkušenostmi v oblasti organizování povinností se zvyšuje schopnost odhadu spotřeby času pro stanovené úkoly a jejich následné splnění. Větší část členů AIESEC dokáže dostát svým předem stanoveným povinnostem, ovšem jisti si touto dovedností ještě nejsou. 80 % členů odpovědělo ,,spíše ano“ pro shodu naplánování a splnění předem daných aktivit. 10 % členů, bylo jistějších, odpověděli ,,ano.“ Shrnutí: Členové předem naplánované aktivity spíše splní.
Časové ztráty respondentů, jež jsou hrozbou time managementu, ukazuje tabulka níže.
Čím nejvíce ztrácíte čas?
Tabulka č. 14:
Hry na PC Internet Sociální sítě Email Čtení Cestování Přátelé Partner Odpočinek Filmy, seriály Restaurace Práce Studium Pomoc lidem Mimoškolní organizace Prokrastinace
Snění a fantazírování
Studenti AIESEC 1
studenti
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření.
4 1
každou skupinu, jenž určili svou časovou ztrátu.
1 1 1 1
Nutno dodat, že některé odpovědi studentů, konkrétně ty, které spadají pod oblast odpočinku, 1
1 1 1 1 1 1 1
vztahů nelze považovat za ztrátu času jako takovou. Protože tyto aspekty pomáhají udržet zdravou míru mezi odpočinkem a pracovním režimem. Nejnebezpečnějším zdrojem časové ztráty se stalo užívání internetu u skupiny
1 1
V tabulce jsou vyčísleny počty studentů za
studentů. Tuto odpověď zvolila skoro polovina, tedy 40% studentů. U studentů AIESEC se tento problém, až na stížnost jednoho respondenta
ztrácejícího čas hraním počítačových her, nevyskytoval. Členové spíše postrádají čas pro práci a studium. Zdržují se každodenním vyřizováním rutinních povinností, jako vyřizování emailů. Neočekávaně tito respondenti označili již zmíněné oblasti odpočinku, zájmů, vystoupení z reality, dokonce jeden student poznamenal, že lituje promarněného času při pomoci druhých Shrnutí: Větší polovina členů pokládá svůj čas věnovaný odpočinku za ztrátu času. 46
Jakou vážnost přikládají členové a nečlenové termínům při studiu, rozebírá následující graf. Graf č. 15: DODRŽOVÁNÍ TERMÍNŮ PŘI STUDIU
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Toto grafické vyobrazení jednoznačně mluví pro členy AIESEC, jenž udržují svůj svědomitá manažerský styl i mimo rámec kultury AIESEC. Nezanedbávají studia a umí se předem připravit na nadcházející studijní povinnosti. 40% členů plní studijní povinnosti v před termínu, dalších 50 % je dodržet umí. Shrnutí: Členové umí splnit studijní povinnosti v před termínu, spíše však dodržují.
47
Otázka následující vypovídá o tom, jak dalece dopředu plánují respondenti. Zda nenechávají plnění studijních povinností na poslední chvíli. Graf č. 16: PRAVIDELNOST VE STUDIU
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Graf navazuje na předchozí a opět výsledky potvrzují priority studentů ve vztahu ke studiu. Oproti nečlenům neodkládají učení do zkouškového období, snaží se ve studiu připravovat už v předstihu, nespoléhají na zkouškové období.
Nepravidelně
během studijního období se učí 60 % členů, pravidelně se učí 30 %, jen 10 % členů dohání učivo ve zkouškovém období. Ve srovnání s nečleny jsou členové svědomitější co se týče pravidelnosti v učení. Shrnutí: Členové se během studia připravují pravidelně.
48
O tom, zda se respondenti plně podřizují pracovnímu režimu, nebo zda upřednostňují své individuální tempo objasňuje následující šetření.
Graf č. 17: DODRŽOVÁNÍ BIORYTMU
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Studenti z AIESEC v této hodnotící kategorii mírně převyšují referenční skupinu nečlenů 60 % členů AIESEC umí vnímat svůj denní rytmus spolu s měnící se kondicí a snaží se tomuto cyklu přizpůsobit práci na místo, aby povinnosti ovládaly je samotné. U nečlenů je to jen 40 % členů referenční skupiny. Shrnutí: Převážná část členů se snaží pracovat v souladu s biorytmem.
Delegování je významným nástrojem v time managementu. Jakým způsobem respondenti provádějí delegování je popsáno v této studii. Tabulka č. 18: DELEGOVÁNÍ Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření.
49
Jestliže delegujete, co neopomenete zdůraznit? Sdělená informace: Podstatné informace
Studenti AIESEC 1
Studenti
Kvalita Deadline Způsob provedení
1 7 1
4 3 1
bez nároku na mzdu, jak již bylo zmíněno výše, je
Smysl práce Konkrétní úkoly
1 1
1 2
kolegů z vyšší pozice, na kolegy z nižší pozice.
Nejdůležitější hodnotou v tabulce je bezpochyby x
,, deadline.“ Jelikož studenti vykonávají aktivity finální termín práce zásadní motivací a pohnutkou k akci. Tyto termíny jsou delegovány seshora, od Tento proces je zavedenou zvyklostí, bez níž by aktivita
pobočky bylo jen těžko v praxi realizovatelná. U studentů, kteří nejsou cvičeni v manažerských technikách, je prioritou zdůraznit především kvalitu, finální termín stojí v pozici hned za ní. Tito studenti obecně předávají delegovanému více instrukcí. Což může být dáno nedostatkem zkušeností a nedůvěrou při delegování. Členové mají v tomto procesu již zaběhlé návyky, proto je pro ně delegování přirozenější. Určitě je pro ně přijetí delegovaného úkolu výzvou, při které mohou dále rozvíjet své organizační schopnosti. Shrnutí: Pro členy AIESEC je delegování přirozenou technikou time managementu při níž zdůrazňují především termín plnění.
První oblastí, odkud si respondenti berou čas v případě, že jsou v dlouhodobějším spěchu bývá spánek, který poukazuje také na pravidelnost režimu. Graf č. 19: DOSTATEK SPÁNKU
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření.
50
Tato otázka je pro samotný respondentů podstatná, protože v případě neefektivního pracovního režimu a nedostatku času pro odpočinek, nezbývá jedinci než zkrátit čas spánku. Výsledky jsou pozitivní. Pro spokojenost se svým pro spánek se vyjádřilo 80% členů AIESEC, u nečlenů je to o jednoho respondenta méně, celkem tedy 70% nečlenů. Z časových snímků vyšlo najevo, že členové mají režim více organizovanější, tzn. během týdne
se
větší polovina, 60 % respondentů
ukládá
k spánku a vstává ve stejný termín v rámci týdne. Shrnutí: Většina členů dbá o dostatečný a pravidelný spánkový režim. Organizace AIESEC poskytuje příležitost pro zdokonalování dovedností
tzv. měkkých
( řadí se k něm dovednosti v komunikaci, vyjednávání, schopnost
empatie, motivování a ovlivňování lidí ) a to účastí na seminářích nebo právě díky práci pro AIESEC. Tyto dovednosti mají přímý dopad na vztahy v okolí a zvyšují tak úroveň time managementu. Otázka se vztahuje k oblasti komunikace a vztahů, zároveň ovlivňuje všechny ostatní životní oblasti. Spokojenost ve vztazích
přispívá k celkovému pocitu
spokojenosti a vyrovnanosti sama se sebou. Graf č. 20: SPOKOJENÉ VZTAHY
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření.
51
Pro jasně spokojené vztahy se vyjádřilo 60 % členů AIESEC ve srovnání s 30 % nečlenů, toto poukazuje na vyrovnanější postoj ve vztazích a nabyté schopnosti komunikovat. Pro spíše spokojené vztahy se vyjádřilo 70 % nečlenů. Shrnutí: Převážná část členů udržuje spokojené vztahy. Stěžejní v time managementu je neustále vyvažovat a upevňovat vlastní vnitřní stabilitu. Jak se chovají respondenti, jestliže na ně působí významné vlivy, jež stabilitu narušují, odkrývá znázornění níže. Graf č. 21: POSTOJ K ŽIVOTNÍ KRIZI
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Správným postojem při neočekávané životní krizi je udržet klid a zachovat si nadhled. Respondenti v obou skupinách však reagují opačně, ve svůj neprospěch. 60 % respondentů obou skupin si nadhled v tíživé situaci zachovat neumí. Nedokáží vidět řešení, podlehnou tedy stresu na místo, aby hledali podporu v okolí. Shrnutí: Členové v neočekávané tíživé životní situaci si neudrží svou vlastní stabilitu, podlehnou negativním vlivům.
52
Pro udržení vnitřní stability je nutné trénovat vlastní kondici, aby bylo možné, v případě náročných životních okolností, sáhnout do vlastních vnitřních rezerv a nepodlehnout plně stresu. Graf č. 22: KONDICE
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Je přirozené, že se ne všichni respondenti neustále cítí být dobré v kondici. 80 % respondentů obou skupin se občas cítí vyčerpaně. 10
% v obou skupinách se cítí
dobře - v kondici a stejně tak 10 % je neustále ve stresu. Hodnoty nevykazují překvapující výsledky, nicméně respondenti by měli směřovat a usilovat o to, aby se cítili v kondici co nejčastěji. Shrnutí: Členové občas podlehnou stresu.
53
Moderní náhled na time management vybízí k respektu k vlastním hodnotám, vnitřním psychickým stavům, podle nichž člověk snadněji vnímá své limity a zbytečně je nepřekračuje, aby se nevyčerpával. Graf č. 23: RESPEKTOVÁNÍ VLASTNÍCH POCITŮ A POTŘEB
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Z hodnot z grafu lze usuzovat, že členové, jichž je až 70 %,
mají
míru
sebereflexe, umí vnímat své přirozené limity. Ovšem členové podle třetí odpovědi ( na otázku zda-li umí vnímat své pocity, přirozené potřeby a přání ) - ,,ano, vedu si deníček,“ jsou v tomto způsobu vnímání a v dokumentaci vlastního vnitřního stavu, pečlivější. Obě skupiny tomu přizpůsobují životní styl stejně, tzn. 20 % respondentů v obou skupinách.
54
Účelem otázky, k níž patří tři grafická znázornění, bylo rozpoznat, v jaké míře jsou respondenti vystaveni stresové zátěži. Graf č. 24: NEGATIVNÍ POCITY SE NEVYSKYTUJÍ
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření.
Hodnoty
grafu
jsou ve prospěch
nečlenů.
Více vyrovnaní a s méně
negativními pocity se cítí být nečlenové. Výsledky sloupců členů AIESEC poukazují na podléhání negativním pocitům.
55
Graf č. 25: NEGATIVNÍ POCITY SE VYSKYTUJÍ OBČAS
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Nejvyšší hodnoty grafu byly vyměřeny
u
nečlenů AIESEC, kdy tito
respondenti uváděli občasný stav nevnímavosti a zapomnětlivosti, což se týká až 60 % nečlenů. Stejný počet stejné skupiny přiznalo občasné stavy nejistoty, nervozity, strachu. Výsledky poukazují na malou schopnost vypořádat se s problémy. Větší část členů, 60 % respondentů negativní pocity zažívá občas, 60 % členů uvedlo, že někdy tyto pocity přímo potlačují. Graf č. 25: NEGATIVNÍ POCITY SE VYSKYTUJÍ ČASTO
56
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Množství povinností u členů AIESEC se projevilo negativním způsobem. Respondenti uvedli, že se necítí být v kondici. Neustále se musí ke složitým situacím v myšlenkách vracet, Trpí nervozitou, nejistotou, až strachem. Shrnutí: Ve značné míře se u členů projevuje stres, členové pociťují negativní vlivy docela často a někdy je až potlačují.
Otázka zobrazuje hodnoty ze ,, Seiwertova/Peseschkianova modelu životní rovnováhy. " Zjišťuje na kolik jsou respondenti schopni dbát o jednotlivé životní oblasti. Graf č. 26: UDRŽOVÁNÍ ŽIVOTNÍ ROVNOVÁHY
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. Výsledky z grafu ukazují výraznou disbalanci v oblasti zdraví a kondice u obou skupin. Přičemž až 70 % členů málo dbá na aspekt kondice, u členů je to 40 % těchto respondentů. Shrnutí: Členové zapomínají dbát o svou kondici a zdraví, narušují tím komplexní životní vyváženost. 57
Jak umí respondenti vyvážit pracovní režim odpočinkem popisuje následující graf. Graf č. 27:VYVÁŽENOST MEZI PRACOVNÍM A OSOBNÍM REŽIMEM
Zdroj: Vlastní zpracování dotazníkového šetření. V konečné fázi dotazníkového šetření doznalo 80 % členů, že umí vyvážit svůj čas odpočinkem jen částečně. Jen 20% členů umí vyvážit pracovní povinnosti odpočinkem. Nečlenů je o něco více, 40 % těchto respondentů. Výsledky mluví v neprospěch členů, protože z dlouhodobého hlediska, je tento stav neprospívající zdraví. Poslední otázka byla zaměřena pouze na členy AIESEC. Cílem bylo zjistit, jak členové subjektivně vnímají vliv prostředí AIESEC na jejich řízení času. Odpovědi studentů byly následující: 1. Student ( doba členství 3 semestry ): ,, Lepšie planujem čas, lepšie stíham věci.“ 2. Student ( doba členství přes půl roku ): ,,AIESEC ovlivnil můj time management do značné míry. Naučila jsem se zvládat více věcí při stejném čase. Co jsem u AIESEC plýtvám časem o dost méně a snažím ho zužitkovat vždy nějak efektivně. Jen zatím pořád s nervozitou. Ale pracuju na tom.‘‘
58
3. Student ( doba členství 8 měsíců ): ,,Když člověk nic nedělá ( má jen školu a žádnou práci ), myslí si, že nestíhá a vlastně nic moc nedělá. V AIIESEC toho přibude moc a člověk zjistí, kolik volného času před tím měl a nevyužil ho. AIESC mě naučil zvládat za týden více věcí najednou. Méně věci odkládám. Některé problémy dokážu vyřešit rychleji než předtím.“ 4. Student ( doba členství 1,5 roku ): ,,AIESEC mě nutí dělat věci daleko dříve.“ 5. Student ( doba členství 3 semestry ): ,, Zabírá mi dost času.“ 6. Student ( doba členství 2 roky ): ,,AIESEC mě naučil prioritám. Ukázal mi způsob seberealizace. Naučil mě rychle vyřizovat věci a efektivně, neodkládat a řešit všechno hned.“ 7. Student ( doba členství přes měsíc ): neuvedl 8. Student ( doba členství
1. Semestr ): ,, Účastí workshopech a seminářích
v AIESEC jsem se naučila o nakládání s časem více přemýšlet a teď daleko lépe plánuji čas!“ 9. Student: ( doba členství 1. Semestr ): ,, Začal jsem zásady time managementu vůbec užívat.“ 10. Student ( doba členství 2. Semestr ): ,, Rozhodně teď zvládám víc věcí najednou.“
59
12.5. Vyhodnocení analytické části: Práce zkoumala time management aplikovaný v praxi studenty vysoké školy z pohledu jednotlivých generací time managementu. Vyhodnocení analytické části: 1. Jakým způsobem uplatňují členové organizace AIESEC Olomouc – studenti vysoké školy v Olomouci ve srovnání se studenty vysoké školy v Olomouci Předpoklad P1 zní: Členové organizace AIESEC, studenti vysoké školy v Olomouci, uplatňují techniky time managementu lépe v porovnání s týmiž studenty, nečleny AIESEC. Způsob zjištění. Analýza časového snímku a vyhodnocení dotazníkového šetření. Studenti AIESEC uplatňují principy time managementu lépe než studenti z pohledu 3. generace time managementu, kdy uplatňují efektivní techniky plánování a metody organizování času , důkazem jsou: schopnost stanovení priority, časté plánování činností, zahrnutí časové rezervy pro neočekávané události do plánu, dodržování přestávek během dne, lepší odhad pro spotřebu času u jednotlivých aktivit, plnění studijních povinností v před termínu, dovednosti v komunikaci a udržování kvality vztahů. Tedy z pohledu 3. Generace uplatňují time management studenti AIESEC ve srovnání se studenty lépe. Předpoklad potvrzen. Ovšem z pohledu 4. generace time managementu, jejíž hledisko bere v potaz vnitřní vyrovnanost, kondici, spokojenost, neumí členové najít vyváženost mezi prací a odpočinkem. Často podlehnou negativním pocitům ( úzkosti, strachu, aj.). Členové AIESEC nedbají o svou kondici, jež ve velké míře ovlivňuje celkovou životní rovnováhu. Tedy z pohledu time managementu 4. generace je tento předpoklad vyvrácen.
60
2. Jak studenti organizace AIESEC vnímají vliv prostředí této organizace na jejich time management? Předpoklad P2 zní: Členové organizace AIESEC zaznamenali pozitivní dopad prostředí organizace AIESEC na jejich úroveň time managementu. Způsob zjištění. Vyhodnocení dotazníkového šetření. 80 % členů ze skupiny AIESEC potvrdilo významné vylepšení organizování svých aktivit v čase. A přinejmenším začali o svém rozvržení času přemýšlet. Předpoklad potvrzen.
61
ZÁVĚR V této práci se autorka zaměřila na analyzování úrovně time managementu u vysokoškolských studentů z organizace AIESEC Olomouc. Na základě teoretických poznatků byly definovány a přezkoumány způsoby, principy a postoje respondentů k organizaci vlastního času. Záměrem autorky bylo přispět k tématice time managementu komplexním
pohledem
v rámci celé vývojové etapy time managementu. U
respondentů jsou zkoumány nejen metody, techniky organizování činností v čase, stanovování si priority, efektivní plánování a způsob použití plánovacích pomůcek, ale také aspekty, kterým se teprve v poslední době přikládá význam, co by velká úspora času. Ve srovnání s ostatními diplomovými prácemi o time managementu autorka zohledňuje aspekty delegování, komunikace, sociální dovednosti, schopnost vnitřního dialogu a určování svých vlastních limitů, udržování rovnováhy a pocitu spokojenosti. Druhým výzkumným bodem bylo zaměřit se na vliv prostředí organizace AIESEC na úroveň time managementu. Tedy podle subjektivního hodnocení respondentů zjistit, zda má působení členů ve zmíněné organizaci pozitivní dopad na jejich dovednosti v řízení času. Na základě časových snímků a dotazníků vyšlo najevo, že studenti z organizace AIESEC Olomouc, ve srovnání se studenty stejné Univerzity Palackého v Olomouci, sice principy time managementu uplatňují a jejich způsob užití těchto metod je efektivnější ve srovnání se studenty nečleny, nicméně z celkového pohledu studenti musejí zapracovat na posílení své kondice, udržování vnitřní stability a životní vyrovnanosti. Většina studentů členů se shodla na tom, že jim zkušenosti z organizace AIESEC ve velké míře přispěly ke zlepšení jejich úrovně time managementu. Studenti jsou
na základě povinných seminářů, workshopů a konferencí
kompetence
nuceni
zahrnout
v řízení času do svého každodenního rámce, přinejmenším se musí
studenti zamyslet nad svou organizací činností, při velkém množství povinností, které jsou na ně kladeny nejen ze strany organizace. Závěry této práce však nelze zobecňovat a nelze je považovat za striktně dané. Jelikož autorka při výzkumu vycházela z informací respondentů, které mohou být do určité míry zkreslené vlastním vnímáním respondentů. Taktéž je nutné zohlednit výběr a malé množství zkoumaného vzorku respondentů. Bylo velmi náročné motivovat respondenty k pečlivému zapisování dat do předem sestavených časových snímků. Při jiném výběru by výsledky šetření mohly vykazovat zcela odlišné hodnoty. Smyslem 62
práce nebylo tedy zobecňovat, ale spíše realizovat případovou studii aplikací teoretických poznatků na vybranou sociální skupinu a tímto rozšířit perspektivu výzkumu v oblasti time managementu.
63
Resumé Abstrakt V první části této práce se zabývá definicí time managementu, uvádí jeho zásadní principy. V analytické části autorka aplikovala teoretické poznatky na vybranou sociální skupinu. Výzkum je postaven na metodě analýzy časového snímku, podloženého
dotazníkovým
šetřením.
Tímto
byla
analyzována
úroveň
time
managementu u vysokoškolských studentů z organizace AIESEC Olomouc ve srovnání se studenty téže vysoké školy. Vyhodnocení se zaměřuje na vliv prostředí organizace AIESEC na time management studentů. Klíčová slova: Time management, cíle, priority, plánování, techniky time managementu, delegování, komunikace, prevence, časový snímek, dotazníkové šetřením, organizace AIESEC.
Abstract In the first part of this work, there is a definition of time management. It mentions crucial principles. In analytical part author applied theoretical findings on selected social group. The research is based on method of analysis of time picture, which is grounded on a questionnaire survey. This way was analysed the level of time management among academic students from organization AIESEC Olomouc and just students of the same university. The assessment is focused on influence of AIESEC’s environment on time management of students. Key words: Time management, goals, priorities, planning, techniques of time management, delegation, communication, prevention, time picture, questionnaire survey, Organization of AIESEC.
64
Seznam obrázků
Seznam tabulek
65
ZDROJE LITERATURY Monografie [1] ADAIR, John. Jak řídit druhé i sám sebe. Brno: Computer Press, 2005. ISBN 80-251-0758-1 [2] BEDRNOVÁ, Eva, et al. Management osobního rozvoje : Duševní hygiena, sebeřízení a efektivní životní styl. Praha : Management Press, 2009. ISBN 978-807261-198-0. [3] BĚLOHLÁVEK, František. Desatero manažera: Brno: Computer Press. 2003. ISBN 80-7226-873-2 [4] CIMBÁLNÍKOVÁ, Lenka. Manažerské dovednosti a asertivita v praxi. Valašské Meziříčí: Obchodní akademie a VOŠ, 2009. ISBN 978-80-254-4203-6 [5] CIMBÁLNÍKOVÁ, Lenka. Základy managementu. Olomouc, 2010. ISBN 978-80244-2590-0 [6] FOUS, Zdeněk: Vedení a motivace lidí na základě zkušeností z AIESEC. Praha: 2008. Bakalářská práce [7] GRUBER, David. Rady a tipy,jak efektivně hospodařit s časem. Praha: Management Press, 2004. ISBN 80-7261-111-9 [8] GRUBER, David. Time Management: Efektivní hospodaření s časem , klíčová součást beneopedie. 3. dopl. vyd. Praha: Management Press, 2009. ISBN 82-7261-111-9 [9] CHARVÁT, Jaroslav. Firemní strategie pro praxi. Praha: Grada Publishing, 2006. ISBN 80-247-1389-6 [10] KALIVODOVÁ, Kateřina. Time management u VŠ studentů. Plzeň, 2012. Bakalářská práce [11] KNOBLAUCH, J.,Wöltje, H. Time management. Praha: Grada publishing, 2006. ISBN 80-247-1440-X [12] KUNATH, P. Sportpsychologie für alle. Aachen: Berlin: Meyer and Meyer Verlag, 2001. ISBN 3-89124-781-8 [13] MÜLLER, G., Braun W. Selbstführung. Bern: Verlag Hans Huber, 2009. ISBN 978-3-456-84683-5 [14] MAYEROVÁ, M. Stres, motivace a výkonnost. Praha: Grada Publishing, 1997. ISBN 80-7169-425-8 [15] PAULY, Alexander. Zeitmanagement. Berlin: Cornelsen Verlag, 2011. ISBN 9783-589-23851-4 66
[16] PLAMÍNEK, J. Vedení lidí, týmů a firem. Praha: Grada Publishing, 2011. ISBN 978-80-247-3664-8 [17] PRICE, G., MAIER, P. Efektivní studijní dovednosti: Odemkněte svůj potenciál. Praha: Grada, 2010. ISBN 978-80-247-2527-7 [18] SEIWERT, l., Tracy, B. Jak sladit práci a osobní život. Offenbach: Gabal Verlag, 2007. ISBN 978-80-247-4021-8 [19] SIMON, W. Grundlagen der Arbeitsorganisation.Offenbach, Gabal Verlag 2007. ISBN 978-3-86936-162-8 [20] UHLIG, Beatris: Time management. Staňte se pánem svého času. Praha: Grada Publishing, 2008. ISBN 978-80-247-2661-8 [21] TRUCKENBRODT, N. Stres? Neznám! Praha: Grada Publishing, 2006. ISBN 80247-1688-7 [22] WAGNER, Jaroslav. Měření výkonnosti. Jak měřit, vyhodnocovat a využívat informace o podnikové výkonnosti. Praha: Grada Publishing. 2009. ISBN 978-80-2472924-4 [23] ZANDL, Dita. Life management: Jak získat více času, energie a pořádku v životě. Praha: Grada Publishing, 2006. ISBN 80-247-1488-4
Webové stránky [1] Vize a hodnoty [online]. Cit. 2013-11-8. Dostupné z: http://www.aiesec.cz/o-aiesec/vize- a-hodnoty [2] Viz Stanovy AIESEC Olomouc, Kompendium, schválení plánu 26.6.2013 [online]. cit. 2013-11-15. Dostupné z: http://www.myaiesec.net/content/viewfile.do?contentid=10267934
67
Seznam příloh Příloha č. 1. Časový snímek - legenda
68
Příloha č. 2: časový snímek
69
70
71
Příloha č. 3 : Dotazník DOTAZNÍK k diplomové práce – time management studentů UP Pohlaví: Ročník: Obor: Doba členství v AIESEC: Výsledky budou interpretovány za skupinu, prosím o maximálně možnou věrohodnost! Zaškrtněte prosím jakoukoliv Vám vyhovující odpověď:
Jaké cíle máte v pracovním/školním a osobním životě stanoveny? a) žádné pracovní
a) žádné osobní
b) pracovní – krátkodobé
b ) osobní - krátkodobé
c)
- střednědobé
c)
- střednědobé
d)
- dlouhodobé
d)
- dlouhodobé
Snažíte se přednostně plnit důležité povinnosti? a) ne, často odkládám mnohé povinnosti b) řeším úkoly v pořadí, v jakém přicházejí c) pracuji i na jiných, mnohdy méně důležitých povinnostech d) soustředím se výhradně na to důležité
Jakým způsobem plánujete a přehodnocujete aktivity? Plánuji:
Vyhodnocuji:
a) neplánuji, žiji spontánně
a) vůbec
b) ročně
b) ročně 72
c) měsíčně
c ) měsíčně
d) týdně
d) týdně
e) denně
e) denně
Počítáte při denním plánování s časovou rezervou pro neočekávané úkoly? ANO – ČÁSTEČNĚ –NE
Jestliže si zapíšete úkol ke splnění v diáři připíšete k němu: DATUM – ČAS – PRIORITU – PODROBNOSTI – NEZAPISUJI SI VŮBEC
Dodržujete během dne pravidelné přestávky pro odpočinek? ANO – NE
Shoduje se výsledek vykonaných činností ZA TÝDEN s tím, co jste si původně naplánovali, že stihnete?
ANO – SPÍŠE ANO – SPÍŠE NE – NE
Čím nejvíce ztrácíte čas?
Dodržujete při studiu stanovené termíny? studia?
Učíte se průběžně během
a) zřídka NE
ANO – NEPRAVIDELNĚ -
b) dodržuji c) plním v předtermínu Snažíte se pracovat v souladu s tím, jak se během dne mění Váš biorytmus – zvyšuje se a klesá Vaše výkonnost? ANO – NE Jestliže delegujete, co neopomenete zdůraznit? 73
Máte dostatek času na spánek? ANO – NE Máte pocit, že kolem sebe máte lidi, se kterými umíte udržet zdravé vyrovnané vztahy? ANO – SPÍŠE ANO – SPÍŠE NE – NE
Zachováte pozitivní duševní postoj v případě jakékoli životní krize? ANO, UMÍM SI NAJÍT POMOC – NE, PODLEHNU STRESU
Cítíte se v kondici? potřeby?
Vnímáte své pocity, přání a
a) ano, neustále se cítím dobře
a) nemám čas nad tím přemýšlet
b) občas se cítím vyčerpaně
b) ano, vnímám
c) jsem neustále ve stresu
c) ano, vedu si ,,deníček“
d) trpím chronickou nespavostí životní
d) ano, přizpůsobuji tomu svůj styl
Zažíváte zmíněné příznaky? a) nejistota, nervozita, strach, neklid
NE - OBČAS - ČASTO
b) přemýšlíte hodně nad situací
NE - OBČAS - ČASTO
c) zlost, agresivita
NE - OBČAS - ČASTO
d) nevnímavost, zapomětlivost, odkládání
NE - OBČAS - ČASTO
e) smutek, pláč, bezmoc, zoufalství
NE - OBČAS - ČASTO
f) vracející se myšlenky, nekoncentrovanost,
NE- OBČAS - ČASTO
pocit prázdné hlavy g)nevnímavost k sobě, potlačená agrese, lhostejnost,
NE - OBČAS - ČASTO
apatie, osamělost, beznaděj
NE - OBČAS - ČASTO
h)myšlenky se točí kolem mě, přetíženost
Kterou ze zmíněných oblastí v poslední době nejvíce zanedbáváte? a) SMYSL, SEBEREALIZACE, NAPLNĚNÍ, FILOZOFIE, LÁSKA b) SOCIÁLNÍ KONTAKTY – RODINA, PŘÁTELÉ, PARTNER c) PRACOVNÍ VÝKON, KARIÉRA, VZDĚLÁVÁNÍ, ŠKOLA d) KONDICE, ZDRAVÍ, TĚLO, ŽIVOTOSPRÁVA, RELAXACE 74
Umíte vyvážit své povinnosti odpočinkem ?
ANO – ČÁSTEČNĚ – NE
Jestliže jste členem AIESEC, jak Vás toto prostředí ovlivňuje v souvislosti s time managementem?
Dotazník prosím oskenovat a poslat na
[email protected]. Děkuji!
75
