Uniforme Pensioenaangifte Project Architectuur
Bestandsnaam
20130121 UPA Projectarchitectuur versie 1.1
Versie en -datum
1.0, 21 januari 2013
Laatst bewerkt door en -datum
Pascal van Puijvelde, 21 januari 2013
© Pensioenfederatie Niets uit deze publicatie mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie,microfilm of op welke andere wijze ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemmin..
Pagina i van 28
Inhoud Doel en historie van dit document ....................................................................................................... 4 1
Beschrijving project ..................................................................................................................... 7 1.1
Aanleiding en context ......................................................................................................... 7
1.2
Projectopdracht en –doelstellingen .................................................................................... 7
1.3
Kwaliteitsverbetering .......................................................................................................... 7
1.4
Stakeholders ...................................................................................................................... 7
1.5
Beoogde eindsituatie.......................................................................................................... 9
1.6
Project afbakening ............................................................................................................. 9
2
3
Uitgangspunten en principes .................................................................................................... 10 2.1
Reikwijdte Uniforme Pensioen Aangifte ........................................................................... 10
2.2
Overzicht behouden op keten van gegevensinwinning ................................................... 10
2.3
Identificatie van werkgevers met het loonheffingennummer ........................................... 13
2.4
Algemene principes.......................................................................................................... 13
2.4.1
Gebruik erkende bronnen ........................................................................................ 13
2.4.2
Aansluiten op de processen salarisadministratie bij de werkgever......................... 13
2.4.3
Administratie van de werkgever is het uitgangspunt ............................................... 14
2.4.4
Gegevensdefinities volgens erkende standaarden ................................................. 15
2.4.5
Volledigheid van dienstverbanden .......................................................................... 15
2.4.6
Collectieve vs. Nominatieve loonsom ..................................................................... 16
2.4.7
Verschillende soorten regelingen/producten in de aangifte .................................... 16
2.5
Overeenkomsten met de loonaangifte ............................................................................. 16
2.6
Behoud gelijkloop met de loonaangifte ............................................................................ 17
2.7
Verschillen met de loonaangifte ....................................................................................... 18
2.8
Productenoverzicht en identificatie van een regeling ...................................................... 18
2.9
Verkrijgen van specifieke gegevens ................................................................................ 20
2.10
Verlof en voortzetting ....................................................................................................... 20
2.11
Controles en terugkoppelen controleresultaat ................................................................. 20
2.12
Uitnodigen en bewaken ................................................................................................... 20
Verspreiding en transport van het bericht .................................................................................. 21 3.1
Verspreiding ..................................................................................................................... 21
3.1.1
Verspreiding rechtstreeks naar de PUO ................................................................. 22
3.1.2
Via een (technisch) distributiepunt .......................................................................... 23
3.2
Transport .......................................................................................................................... 24
3.3
Overwegingen .................................................................................................................. 24
Pagina ii van 28
3.4 4
Uitzonderingen ................................................................................................................. 25
Organisatie en beheer ................................................................................................................ 26 4.1
Visie beheerorganisatie ................................................................................................... 26
4.2
Taken beheerorganisatie ................................................................................................. 26
4.3
Inrichting beheerorganisatie ............................................................................................. 27
4.4
Promotie en communicatie .............................................................................................. 27
Pagina iii van 28
Doel en historie van dit document Algemeen Begin 2011 is voor het project Uniforme Pensioenaangifte, in opdracht van de Pensioenfederatie, een vooronderzoek uitgevoerd. De richtlijnen en uitgangspunten voor het project zijn toen in een Powerpoint-presentatie verwoord. De projectarchitectuur is nader toegelicht, uitgewerkt en verdiept in dit document. Het document beschrijft de architectuur en principes van de Uniforme Pensioenaangifte.
Verzendlijst Dit document is/wordt verzonden aan: Betrokken uitvoerder / rol binnen project
Naam medewerker
Pensioenuitvoeringorganisatie APG
Maurice van Til Ad van Leest
Pensioenuitvoeringorganisatie PGGM
Jan-Willem van Wijk Ton van den Hoeven
Pensioenuitvoeringorganisatie AZL
Jos Veldman
Pensioenuitvoeringorganisatie MN
Jos de Koning André Verbeek
Pensioenuitvoeringorganisatie A&O Services
Luc Boon
Pensioenuitvoeringorganisatie TKP
Gerhard Meulman
Pensioenuitvoeringorganisatie Syntrus Achmea
Pascal van Puijvelde
Salaris software leverancier RoosRoos
Frans Faber
Salaris software leverancier Salar
Rik van den Biggelaar
Salaris software leverancier Exact
Michiel van den Arend
Salaris software leverancier CTB
Ingmar von Meyenfeldt
Salaris software leverancier Unit4
Karel van der Heiden Jouke Sjaardema
Salaris software leverancier RAET
Fred Asbroek Harold van der Heijden
Salaris software leverancier Afas
Guus Schoonderbeek
Salaris software leverancier ADP
Jan Smits Marco Hennekam
Salaris software leverancier SAP Nederland
Leo Mommersteeg
Pensioenfederatie
Tomas Wijffels, secretaris
Pensioenfederatie
Commissie Gegevensverstrekking
Pensioenfederatie
Werkgroep Ontwikkelingen & Kansen
Pagina 4 van 28
Auteur(s) Dit document is geschreven door: Naam medewerker
Functie
Rol
Pascal van Puijvelde
Business Architect
Business Architect
Rian de Heer
Programma manager
Programma manager
Frank Rotteveel
Business consultant
Business Architect
Wijzigingshistorie De levensloop van dit document is als volgt: Versie
Datum
Auteur(s)
Aanpassing
0.1
30 december 2011
Rian de Heer
Eerste concept
0.2
13 januari 2012
Rian de Heer
Tweede concept op basis van review commentaar
0.3
27 januari 2012
Pascal van Puijvelde
Aanpassingen nav overleg met PUO’s
0.6
12 maart 2012
Pascal van Puijvelde
Aanpassingen nav overleg met PUO’s
0.7
6 april 2012
Pascal van Puijvelde
Aanpassingen nav overleg met PUO’s
0.8
14 mei 2012
Frank Rotteveel
Aanpassingen nav overleg met PUO’s, klaar voor bespreking met salarispartijen
0.91
21 augustus 2012
Pascal van Puijvelde
Aanpassingen n.a.v. overleg met Salarispartijen 06-07-2012
0.92
2 oktober 2012
Rian de Heer
Aanscherpen formulering, redactieslag
0.93
5 oktober 2012
Rian de Heer
Aanpassingen nav overleg met PUO’s 4-102012
1.0
17 oktober 2012
Rian de Heer
Definitief maken laatste versie.
1.1
21 januari 2013
Pascal van Puijvelde
Aanpassingen n.a.v. aanvullend overleg met Pensioenfederatie en Cor Franke
Gerelateerde documenten De onderstaande documenten zijn gerelateerd aan deze projectarchitectuur: Document
Versie
Datum
Auteur
Presentatie Advies Uniforme Pensioen Aangifte
1.0
21 juni 2011
Rian de Heer
Beschrijving bericht UPA 2012
2012.2
28 september 2012
Frank Rotteveel
Pagina 5 van 28
Gebruikte afkortingen De onderstaande documenten zijn gerelateerd aan deze projectarchitectuur: Afkorting
Betekenis
PUO
Pensioenuitvoeringsorganisatie – verzorgt de administratie
PF
Pensioenfonds – opdrachtgever, pensioenuitvoerder
VB
Vereniging Bedrijfstakpensioenfondsen - koepelorganisatie
SWO
Software Ontwikkelaar – leverancier van salarissoftware en/of salarisservice bureau
UPA
Uniforme Pensioen Aangifte – standaard bericht en verwerkingssystematiek voor het uitwisseling van loon- en dienstverbandgegevens tussen werkgever en pensioenuitvoeringsorganisatie d.m.v. een koppeling met het salarispakket
TWK
Terug Werkende Kracht – correctie van gegevens met een eerdere ingangsdatum dan het moment van verwerken.
Pagina 6 van 28
Beschrijving project
1
Aanleiding en context
1.1
De Commissie Gegevensverstrekking van de Pensioenfederatie heeft tot doel het verbeteren van gegevensuitwisseling, zowel nu als in de toekomst, tussen pensioenuitvoerders en haar omgeving. Verbeteringen hebben tot doel de kwaliteit van uitvoeringsprocessen te verhogen en/of administratieve lastenverlichting te realiseren. Momenteel bestaat de Commissie Gegevensverstrekking van de Pensioenfederatie uit een afvaardiging (op directieniveau) vanuit diverse pensioenuitvoerders, aangevuld met Gerard Riemen (directeur Pensioenfederatie) en secretaris Tomas Wijffels. De commissie heeft een inventarisatie laten uitvoeren van toekomstige ontwikkelingen en mogelijkheden tot administratieve lastenverlichting in de pensioensector. Een van de uitkomsten van deze inventarisatie was de mogelijkheid om te komen tot een standaard voor het volautomatisch uitwisselen van salarisgegevens met werkgevers en administratiekantoren, gebaseerd op het loonheffingbericht van de Belastingdienst.
Projectopdracht en –doelstellingen
1.2
De opdracht is het mogelijk maken van digitale gegevensaanlevering door werkgevers (mogelijk via intermediairs zoals administratiekantoren of salarisverwerkers) via een directe koppeling met salarispakketten, op basis van het loonheffingbericht en bijbehorende systematiek van de Belastingdienst.
Kwaliteitsverbetering
1.3
De volgende kwalitatieve baten worden verwacht: ·
Werkgevers/administratiekantoren/PUO’s: minder handwerk, geen dubbele invoer meer, minder fouten, controleerbare verwerking, minder verschillende manieren van aanlevering
·
PUO’s/PF’s: kwalitatief betere gegevens leiden tot juistere, snellere betaling van premies, minder vragen
·
Pakketleveranciers: minder overleg, minder onderhoud nodig, snellere aanpassingen mogelijk
De volgende kwantitatieve baten worden verwacht: ·
Voor werkgevers/administratiekantoren die nog (semi-)handmatig aanleveren levert dit bij benadering €10,- per actieve deelnemer op
·
Voor PUO’s: is dit afhankelijk van de huidige automatiseringsgraad van de PUO;
·
Minder kosten softwareontwikkelaars door minder varianten in de uit te wisselen bestandsformaten
Het invoeren van de Uniforme Pensioen Aangifte (UPA) is echte lastenverlichting en heeft een positieve uitstraling op de gehele bedrijfstak.
Stakeholders
1.4
In de omgeving van het project UPA zijn de volgende stakeholders en hun belangen onderkend; Opdrachtgever Opdrachtgever voor het inwinnen en beheren van gegevens is het bestuur van het (pensioen)fonds. De invoering van UPA raakt de totale propositie en doelstellingen van een opdrachtgever: ·
Gezondere financiële situatie o
Lagere debiteurenstanden
o
Verlaging kosten administratieve uitvoering
o
Transparantere uitvoering facturatie
Pagina 7 van 28
·
Betere risicobeheersing
·
Beter imago o
Hogere tevredenheid deelnemers
o
Hogere tevredenheid werkgevers
·
Voldoen aan zorgplicht en regelgeving
·
Meer mogelijkheden tot handhaving en controle op juiste toepassing pensioenreglement
Note: naast het administreren van (bedrijfstak)pensioenregelingen verzorgt de pensioenuitvoerder vaak ook de administratie van VUT, Sociaal Fonds en andere cao-regelingen voor verschillende bedrijfstakken. Ook de besturen voor deze regelingen worden hier beschouwd als opdrachtgever.
Pensioenuitvoerder De belangrijkste afnemer van de ingewonnen gegevens is de pensioenadministratie die, in opdracht van het pensioenfondsbestuur, wordt gevoerd door de pensioenuitvoeringsorganisatie (PUO). Het is de taak van de pensioenadministratie te zorgen voor de correcte opbouw van de rechten van de deelnemers, informatievoorziening hierover en innen van de verschuldigde premies. Invoering van de UPA raakt de PUO: ·
Pensioenadministratie wordt direct gekoppeld aan salarisadministratie o
·
·
Opbouw is direct te relateren aan aangeleverde loongegevens
Kwaliteit uitvoering o
Actueel, juist, voorspelbaar door direct gebruik van brongegevens uit de salarisadministratie
o
Volledig door volautomatische koppeling en borging volledigheid door voorkomen handmatig ingrijpen (handmatig ingrijpen alleen mogelijk bij hoge uitzondering) en synchroon lopen met loonaangifte
o
Aantoonbare kwaliteit uitvoering door traceerbaarheid tot aan de bron
Compliant aan wet- & regelgeving
Inzender De inzenders van gegevens zijn de - door de werkgever benoemde - partijen die de salarisadministratie verzorgen en informatie verstrekken aan diverse instanties zoals de Belastingdienst en de pensioenuitvoerder. De inzender heeft belang bij het realiseren van administratief gemak; ·
·
Minder tijd (en dus kosten) nodig om aan verplichting te voldoen o
Gegevensaanlevering in 1 keer goed
o
Processen Pensioenuitvoerder sluiten aan op eigen proces
o
Eenvoudig en tijdige betaling pensioenpremies
Beter imago naar werknemers
Pagina 8 van 28
Softwareleveranciers Belangen van de salarissoftwareleveranciers hierin zijn; ·
adequate ondersteuning van de salarisadministratie door o
juistheid rekenregels en bijhorende parameters (premiepercentages, grenswaarden etc.)
o
functionele uitwerking bedrijfsvoering;
·
lage(re) beheerskosten;
·
hoge klanttevredenheid.
Beoogde eindsituatie
1.5
Vanuit de salarisadministratie van de werkgevers worden geheel automatisch periodiek de gewenste gegevens aangeleverd t.b.v. de voor de werkgever relevante pensioenfondsen en sociale regelingen (incl. VUT). Hierbij wordt gebruik gemaakt van één berichtformaat dat wordt beheerd door een samenwerkingsverband van de deelnemende pensioenuitvoerders en een vertegenwoordiging van de salarissoftware-ontwikkelaars. Deze volautomatische salariskoppeling bevat alle gegevens die nodig zijn voor adequate premieberekening, facturering en rechtenopbouw. Uitgangspunt hierbij vormen de gegevens in de salarisadministratie van de werkgever, die als betrouwbaar en van hoge kwaliteit worden aangemerkt. De werkgever is in staat om fondsspecifiek de juiste gegevens aan te leveren. De aanlevering van gegevens staat los van de verwerking door de pensioenuitvoerders in hun rechtenadministraties en de facturering.
Project afbakening
1.6
Het project kent de volgende afbakening: ·
Eén functioneel en technisch formaat gebaseerd op de aanleversystematiek voor de loonheffingen aan de Belastingdienst. Dit betekent dat door de werkgevers geen mutaties maar (maandelijkse/4 wekelijks) standen worden geleverd.
·
Beperkte flexibiliteit in bericht nodig voor fonds-/uitvoerders specifieke gegevens via duidelijk taxonomie
·
Bericht bevat minimaal de werknemergegevens (persoon en dienstverband) + actuele periodieke inkomsten (op het niveau pensioengevend loon, er worden geen losse looncomponenten uitgevraagd)
·
Uitgangspunt is dat aanlevering van gegevens direct vanuit het salarispakket geschiedt via een beveiligde FTP- en/of webservices-verbinding.
·
De doelgroep voor UPA is primair BPF-en, maar UPA is potentieel ook inzetbaar voor OPFen, pensioen- en inkomensverzekeraars.
Pagina 9 van 28
Uitgangspunten en principes
2 2.1
Reikwijdte Uniforme Pensioen Aangifte
De Uniforme Pensioen Aangifte is in eerste instantie gericht op de Bedrijfstakpensioenfondsen, Ondernemings- en Beroepspensioenfondsen, VUT-, sociaal fonds en andere cao-regelingen die door de Pensioenuitvoeringsorganisatie worden geadministreerd. Van belang hierbij is dat: -
niet altijd alle regelingen voor een bedrijfstak bij één uitvoerder geadministreerd worden, en
-
de werkgever iet altijd deelneemt aan alle regelingen binnen de bedrijfstak (dispensatie).
Werkgevers die zijn aangesloten bij een of meerdere van deze regelingen gaan gebruik maken van de Uniforme Pensioen Aangifte. De werkgever is aangesloten bij één of meerdere uitvoerders. Pensioenverzekeraars zijn nog niet betrokken bij de realisatie van de Uniforme Pensioenaangifte. Het is voor pensioenverzekeraars wel mogelijk gebruik te gaan maken van de Uniforme Pensioenaangifte. 2.2
Overzicht behouden op keten van gegevensinwinning
De bron van de salarisadministratie ligt bij de werkgever, waarna verschillende bewerkingen plaatsvinden op de gegevens voordat deze bij de pensioenuitvoeringsorganisatie worden afgeleverd. De bewerkingen worden uitgevoerd door verschillende rollen die door 1 of meerdere en ook verschillende ketenpartijen kunnen worden uitgevoerd. Het is belangrijk deze keten te kennen zodat altijd duidelijk is: ·
wie kan worden aangesproken op de juistheid van de structuur van het bericht, en
·
wie kan worden aangesproken op de juiste inhoud van het bericht.
Hieronder is schematisch weergegeven hoe deze keten er uit ziet: Verzorgt de administratie en inhoudelijk verantwoordelijk voor de aangifte; “De aangever”
Werkgever
Administratie
Verzorgt het insturen van de berichten volgens de gemaakte afspraken; “De inzender”
Salarisverwerking
Bericht maken
Distributie
Pensioen Uitvoerings Organisatie
Terugkoppeling verwerkbaarheid
Terugkoppeling inhoudelijk
De volgende ketenpartijen worden onderkend:
Werkgever De werkgever is wettelijk verplicht tot het voeren van een loonadministratie. De werkgever is verantwoordelijk voor de juistheid van de administratie. De werkgever kan worden aangesproken op de juistheid van de inhoud van het bericht.
Pagina 10 van 28
Administrateur De werkgever kan het voeren van de administratie delegeren aan een administrateur. Deze kan, indien overeengekomen met de werkgever, worden aangesproken op de inhoud van de administratie en dus de juistheid van de inhoud van het bericht.
Salarisverwerker De dienst(verlener) die zorgt voor de salarisverwerking respectievelijk de leverancier van software die de salarisverwerking ondersteunt. De gebruikte software bevat logica over de van toepassing zijnde wet- en regelgeving en voert hier controles op uit.
Berichtsamensteller De dienst(verlener) die zorgt voor het vergaren van de benodigde gegevens en samenstellen van het bericht. Het softwarepakket kan een gegevensset maken die volledig voldoet aan de eisen van de afnemer. Voorbeeld hiervan is de Loonaangifte voor de Belastingdienst. Voor het verstrekken van gegevens aan verschillende afnemers zijn er ook partijen op de markt die dit berichtenverkeer verzorgen. De salaris- en dienstverband gegevens worden dan, veelal periodiek en in een vast formaat, beschikbaar gesteld aan een dienstverlener. Deze distilleert de benodigde informatie uit de gegevens en stelt een bericht samen voor de afnemer, in het gevraagde formaat. Het samenstellen van het bericht voor de afnemer wordt in deze dienstverlening meestal gecombineerd met het distribueren van de gegevens. Voorbeelden: ABzend van Solera (Zeist) en Benefits Plaza (Rotterdam). Daarnaast biedt de salarissoftware de mogelijkheid om eigen rapportages te maken met behulp van reporting tools en/of exportfaciliteiten. De eindgebruiker kan dan zelf de gegevens bewerken en verstrekken aan de afnemer. De Berichtsamensteller is de partij/rol die aanspreekbaar is op de juiste berichtstructuur.
Distributie De dienst(verlener) die zorgt voor het verstrekken van de berichten. Met het uitbesteden van de salarisadministratie geeft de werkgever in de meeste gevallen ook de opdracht voor het verstrekken van gegevens aan belanghebbende afnemers. De afnemer stelt hiervoor distributiekanalen beschikbaar zoals; •
Formulieren – data entry door afnemer
•
Elektronische formulieren (internet) – data entry door werkgever of administrateur
•
Upload en e-mail faciliteiten – ontvangen van bestanden
•
B2B Berichtenverkeer – geïntegreerde verwerking van berichten tussen 2 partijen (business to business).
Voor het B2B berichtenverkeer heeft veelal de salarisverwerker of het softwarepakket voorzieningen. Dit kan een integraal onderdeel zijn van de salarissoftware of een losse voorziening specifiek voor de distributie. Tevens zijn er verschillende partijen die zich gespecialiseerd hebben in de distributie van gegevens, uitgebreid met voorzieningen voor fiattering, authenticatie en autorisatie. Voorbeelden: Loonsom BAPI van Microloon (Leiden), Aangifte Service van CreAim (Zaandam), Oculus Transfer van Pantheon Automatisering (Weesp).
Pagina 11 van 28
Per werkgever kan de keten op een andere wijze zijn samengesteld uit dienstverlenende schakels en hulpmiddelen. Door inzicht te krijgen in de kwaliteit van iedere afzonderlijke schakel kan gericht worden teruggekoppeld en kunnen verbeteracties worden geïnitieerd.
Benoemde relevante partijen Voor de UPA-keten is het uitgangspunt dat de PUO weet ·
·
·
Wie de administrateur is van de werkgever (“de aangever”) o
de werkgever en/of de administrateur is verantwoordelijk voor het tijdig en compleet aanleveren van de gegevens
o
krijgt terugkoppeling op de inhoud van de aangeleverde gegevens
o
kent geen unieke standaard identificatie, de PUO zorgt hier zelf voor
o
contactgegevens zijn in het UPA-bericht opgenomen
Wie de leverancier is van de salarissoftware waarmee de salarisverwerking is gedaan o
krijgt rapportages waaruit de kwaliteit van de werking van de salarissoftware blijkt
o
wordt in overleg tussen de leverancier, PUO en de administrateur verschillen opgelost
o
de leverancier is eenduidig te herkennen aan de naam van de software, zoals opgenomen in het UPA-bericht
o
het UPA-bericht bevat een verwijzing naar de versie van de software
Wie de berichtverstrekker is (“de inzender”) o
de berichtverstrekker is verantwoordelijk voor de verwerkbaarheid van de gegevens en het geautoriseerd aanleveren
o
de berichtverstrekker krijgt de terugkoppeling over de verwerkbaarheid van het bericht
o
het moet mogelijk zijn dat de inzender berichten stuurt, zonder naar de inhoud van het bericht te kijken en/of daar wijzigingen in aan te brengen
o
bij het ontvangen van het bericht is bekend wie de (geautoriseerde) partij is die het bericht inzend, het UPA-bericht bevat geen informatie omtrent de inzender.
Pagina 12 van 28
Identificatie van werkgevers met het loonheffingennummer
2.3
Pas op het moment dat een onderneming personeel in dienst heeft, is er sprake van een werkgever. Vanaf het moment dat de onderneming de intentie heeft om personeel in dienst te nemen, en hiervoor bij de Belastingdienst een loonheffingennummer heeft aangevraagd, is de onderneming verplicht om loonaangifte te doen. De UPA volgt deze systematiek niet volledig; als de onderneming activiteiten verricht die vallen binnen de werkingssfeer van een bedrijfstakregeling maar nog geen personeel in dienst heeft, is er weliswaar sprake van verplichtstelling maar kan de werkgever alleen een ‘lege’ aangifte doen. In de systematiek van de UPA hoort de werkgever, analoog aan de loonaangifte, in dit geval een nihilaangifte doen – maar het is aan de individuele PUO’s hoe ze hier mee om willen gaan. In de salarisverwerking wordt gebruik gemaakt van de indeling naar zogenaamde administratieve eenheid. Deze is afgeleid van de fiscale indeling van ondernemingen, toekenning van de administratieve eenheid wordt gedaan door de Belastingdienst. Identificatie van de administratieve eenheid is het unieke fiscale nummer van de onderneming, gevolgd door één of meerdere subnummers. Voor de loonheffingen is een aparte letter opgenomen in de identificatie, het loonheffingennummer. Voorbeeld: 123.456.789L01. Identificatie van de relatie d.m.v. het loonheffingennummer is noodzakelijk om de ontvangen loonen dienstverbandgegevens uniek te kunnen registreren. Het loonheffingennummer van de werkgever zal in de administratie van de pensioenuitvoeringsorganisatie moeten worden opgenomen. Niet alle PUO’s maken reeds gebruik van het loonheffingsnummer om (onderdelen van) werkgevers uniek te identificeren, sommige gebruiken een uniek, PUO-gebonden aansluitnummer. Om de aansluiting op de laatst genoemde werkwijze te behouden is in UPA ook het aansluitnummer als rubriek opgenomen. Hiermee kan de PUO herleiden welke inkomstenverhoudingen bij welk aansluitnummer verantwoord moeten worden.
Algemene principes
2.4
Het verkrijgen van gegevens uit de salarisadministratie van de werkgever wordt ingericht naar de volgende principes; 2.4.1
Gebruik erkende bronnen
Verkrijgen bij de werkgever gaat over die gegevens waarvoor de werkgevers de bron is t.b.v. de uitvoering van de pensioensregeling voor werknemers. Motivatie: diverse bronnen zijn beschikbaar voor het verkrijgen van gegevens. Gegevens waarvoor andere erkende bronnen beschikbaar zijn voor de PUO, worden in de verwerking niet bij de werkgever uitgevraagd. Wij hanteren als leidende bron voor het verkrijgen van informatie over dienstverband en salaris de salarisadministratie van de werkgever. 2.4.2
Aansluiten op de processen salarisadministratie bij de werkgever
Voor het verkrijgen van de gegevens bij de werkgever sluit de Uniforme Pensioenaangifte aan op bij de werkgever gangbare processen. Gegevens over salaris- en dienstverband worden periodiek verwerkt in de salarisadministratie bij het berekenen en uitkeren van netto lonen. Aan de Belastingdienst wordt door de werkgever hierover aangifte gedaan (Loonaangifte). We sluiten aan op deze systematiek om diverse redenen: •
Bekend proces Sinds 2006 periodieke aangifte (4-wekelijks, maandelijks)
Pagina 13 van 28
•
Gestandaardiseerd Door Belastingdienst opgelegde standaard, verankerd in wetgeving Walvis, ingevoerd in de salarisadministratiesoftware
•
Overeenkomsten De voor de pensioenuitvoering benodigde gegevens komen voor meer dan 50% voor in de gegevensset van de Loonaangifte
•
Premieberekening en facturering De werkgever berekent maandelijks de verschuldigde pensioenpremie voor collectieve 1 regelingen . Deze kan worden verrekend in de salarisbetaling aan de werknemer. Met de UPA informeert de werkgever de pensioenuitvoerder over de berekende grondslagen en premiebedragen. Het daadwerkelijk berekenen van de premie en facturatie daarvan kan los van de aangifte plaatsvinden; het gerapporteerde bedrag kan direct in rekening worden gebracht of de premie kan opnieuw worden berekend en daarna gefactureerd – dit is een keuze voor de pensioenuitvoerder.
2.4.3
Administratie van de werkgever is het uitgangspunt
De administratie van de werkgever is de basis voor verwerking. Wat de werkgever aanlevert is per definitie juist. Via een separaat handhavingproces kunnen de pensioenuitvoerders controles op volledigheid en juistheid uitvoeren. In het onderstaande plaatje is weergegeven in welke stappen in een salarispakket toegewerkt wordt naar een premiegrondslag en een bijbehorende premie. Hieruit blijkt dat het pensioenfonds geen invloed uit kan oefenen welke looncomponenten in het salarispakket worden ingericht om te komen tot een uitbetaling van salaris. In een pensioenregeling wordt een definitie gegeven van een pensioengevend loon, waarbij in een salarispakket voor elke looncomponent wordt aangegeven of deze pensioengevend is of niet. Regelingoverzicht
Arbeidsovereenkomst
LoonLoonLooncomponent component component
Regeling
Maxima, franchise e.d.
Regeling loon
Premie grondslag
Premie%
Premie
Vaststellen van het regelingloon – op basis van de looncomponenten – is een taak voor het salarispakket. Het personeelssysteem (of vergelijkbare bron) vertaalt de arbeidsvoorwaarden naar relevante looncomponenten. Het salarispakket moet bekend zijn met de regeling zodat de juiste looncomponenten worden meegenomen in de berekening van het regelingloon. Controle op het correct toepassen van de regeling wordt apart georganiseerd en valt buiten de scope van dit document. De PUO kan dit zelf organiseren, afweging van het risico is een taak van het fondsbestuur. Mogelijkheden zijn bijvoorbeeld dit onderdeel te maken van de teststrategie, 1
m.u.v. actuariële premie
Pagina 14 van 28
hanteren van het piep-systeem (werknemer herkent het regelingloon niet), steekproef achteraf, plausibiliteit door het vergelijken van het regelingloon met andere in UPA beschikbare gegevenselementen zoals “loon in geld”, “loon SV” e.d. Regelingloon, Premiegrondslag en Premie zijn onderdeel van de UPA. PUO kan controleren of de correcte parameters zijn toepast. Het beschikbaar stellen van een actueel en volledig regelingoverzicht is een verantwoordelijkheid van de PUO en geeft aan welke maxima en premie% moeten worden toegepast. De aangeleverde gegevens zijn feitelijke beweringen over het salaris en het dienstverband, die geldig zijn voor het geleverde aangiftetijdvak. De werkgever levert als het ware een foto van de aan zijn medewerkers gedane verloning. Deze gegevens zijn de basis voor premieberekening en facturering bij de pensioenuitvoerder. In de verwerking van de aangeleverde gegevens worden controles uitgevoerd gericht op de verwerkbaarheid van de gegevens. Vaststellen van de deugdelijkheid – aan de hand van informatie uit andere bronnen – en de waarschijnlijkheid van de beweringen – aan de hand van bijvoorbeeld statistische bewerking en steekproeven - horen tot de handhavingsprocessen. In de aanlevering geeft de werkgever expliciet aan op welke moment de bewering is gedaan door middel van de datum/tijd aanmaak. Deze bepaalt de logische volgorde van de beweringen. In de salarisadministratie van de werkgever kan gewerkt worden volgens de loon-in of de loon-over systematiek. De gevolgen van het gebruik van de ene systematiek of de andere systematiek voor de interpretatie van de door de werkgever geleverde informatie wordt door elke PUO afzonderlijk gedaan. Correcties in voorgaande boekjaren worden altijd gedaan in het berichtformaat van het betreffende boekjaar en zijn als zodanig herkenbaar als terugwerkende kracht mutaties (TWK). Dit geldt ook voor de verwerking van nabetalingen die pensioengevend zijn. 2.4.4
Gegevensdefinities volgens erkende standaarden
Om eenduidig aan te sluiten op de administratie van de werkgever, is aangesloten op gegevensdefinities volgens erkende standaarden die beheerd worden door erkende bronnen. Het programma van de overheid Stroomlijning Basisgegevens (www.logius.nl) geeft hiervoor de richting. De koppelingen met de werkgever hebben betrekking op salaris- en dienstverbandgegevens. De gebruikte definities in de loonaangifte vormt de basis voor de UPA. De standaarden van het Suwi gegevensregister (SGR) en de ISO-normen zijn hierop het meest van toepassing. Het toevoegen van eigen begrippen, rubrieken, kenmerken of coderingen is zo veel mogelijk voorkomen. Hiermee worden ook rubrieken verstaan die in het verleden door de pensioenuitvoerders zijn gedefinieerd waaraan door de werkgever moet worden gerefereerd. Waar noodzakelijk is een herbruikbaar formaat voorgesteld. Een concreet voorbeeld is het gebruik van de beroepencode. Er bestaat geen standaard hiervoor. Voor elk uitgevraagd gegeven waarvoor geen erkende standaard bestaat, is de codering eenduidig en in samenspraak tussen de samenwerkende PUO’s en de softwareleveranciers gedefinieerd, inclusief het te hanteren domein. 2.4.5
Volledigheid van dienstverbanden
Verplichte regelingen De PUO’s hebben de behoefte om een volledig beeld te hebben van het personeelsbestand van een werkgever, zodat zij kunnen vaststellen of de werkgever de werkingssfeer van een regeling juist heeft toegepast. In de salarisadministratie bevinden zich mogelijk meer dienstverbanden van medewerkers die bv. onder de werkingssfeer van een andere regeling vallen. De werkgever levert daarom alle dienstverbanden die hij in zijn salarisadministratie heeft staan aan alle uitvoerders waar hij een relatie mee heeft. Elke uitvoerder selecteert hieruit die dienstverbanden die voor hem van toepassing zijn. Elke uitvoerder bepaalt zelf hoe hij omgaat met die dienstverbanden waar hij geen ‘recht’ op heeft.
Pagina 15 van 28
Overige regelingen Het kan voorkomen dat a.) een werkgever bepaalde dienstverbanden niet wil leveren aan het (pensioen)fonds of b.) de regeling geen verplicht karakter heeft en/of waarvoor de toetsing op e werkingssfeer voor de uitvoering niet van toepassing is. Een voorbeeld van de 1 situatie is dat voor het pensioen voor een directielid afwijkende afspraken zijn gemaakt, buiten het (pensioen)fonds om. De meeste salarispakketten bieden functionaliteit om op het niveau van de inkomstenverhouding de levering van gegevens aan het (pensioen)fonds te blokkeren. Per regeling moet worden bepaald of alle inkomstenverhoudingen (zie Verplichte regelingen) worden opgenomen in de aangifte of alleen de relevante inkomstenverhouding (zie overige regelingen). Om een volledig beeld te hebben van alle inkomstenverhoudingen van een werkgever (zie Verplichte regelingen) heeft de werkgever aanvullend de mogelijkheid om personen uit te zonderen in de aangifte. UPA ondersteunt de mogelijkheid om van specifieke inkomstenverhoudingen alleen de identificerende gegevens van de inkomstenverhouding en natuurlijk persoon te sturen, vergezeld van een codering waarin de werkgever aan kan geven dat de inkomstenverhouding is uitgesloten van de gegevenslevering.
2.4.6
Collectieve vs. Nominatieve loonsom
Voor bijvoorbeeld scholingsfondsen geldt dat de totale relevante loonsom wordt uitgevraagd, zonder de onderliggende details per werknemer. Hiervoor zijn in het collectieve deel van het UPAbericht voorzieningen beschikbaar. Mocht het nodig zijn dan kan een uitvoerder hier van afwijken door deelname aan het scholingsfonds op individuele basis uit te vragen (nominatief). Het is aan de individuele uitvoerder om de juridische basis hiervoor te toetsen. Uitgangspunt is dat gegevens altijd worden uitgevraagd conform de verloning. Als de werkgever (op basis van het reglement) 1x per jaar een scholingsbijdrage inhoudt bij zijn personeel, wordt in de UPA 1x een premie geleverd. De overige tijdvakken wordt dan premie 0 geleverd. Als een werkgever de premie verdeeld over de verschillende loontijdvakken wordt per loontijdvak het betreffende premiebedrag geleverd. 2.4.7
Verschillende soorten regelingen/producten in de aangifte
Het kan zo zijn dat een werkgever ook derde pijler producten afneemt van een aan de PUO gelieerde verzekeraar. De werkgever kan voor deze producten ook via de UPA gegevens aanleveren. Wettelijke bepalingen eisen dat het gebruik van deze gegevens strikt gescheiden moet blijven van de gegevens die betrekking hebben op de productafname bij het pensioenfonds. Uitgangspunt is dat voor de verstrekking één UPA-bericht wordt ingezonden. Elke PUO moet in voorkomende gevallen er voor zorgen dat bij ontvangst deze gescheiden wordt verwerkt. Om dit te 2 faciliteren zijn in de UPA de daarvoor benodigde gegevens opgenomen . 2.5
Overeenkomsten met de loonaangifte
Voor het verkrijgen van de dienstverband- en salarisgegevens is de salarisadministratie van de werkgever de bron. De werkgever is verplicht een salarisadministratie te voeren. De pensioenuitvoerders ontwikkelen de koppeling met de salarisadministratie voor het aanleveren van de benodigde gegevens als standaarddienst.
2
Code fonds op berichtniveau en Relatienummer aansluiting op niveau Inkomstenverhouding
Pagina 16 van 28
Het verstrekken van gegevens aan de pensioenuitvoerder is gebaseerd op de loonaangifte, maar niet identiek. De Loonaangifte-systematiek wordt tenminste gevolgd ten aanzien van;
Aanleveren met dezelfde frequentie Het door de werkgever gebruikte aangiftetijdvak wordt gehanteerd. Dit sluit aan op de bestaande processen bij de werkgever. Berekeningen van de pensioenpremie, bij de werkgever, worden uitgevoerd per tijdvak van verloning en via de salarisbetaling verrekend.
Gebruik aangiftetijdvak De Belastingdienst hanteert definities voor de perioden waarover aangifte wordt gedaan (begin en einde tijdvak) en de termijn waarop aangifte moet zijn ontvangen. De aangiftetijdvakken volgen het kalenderjaar. Voor de pensioenuitvoering is het kalenderjaar eveneens bepalend. In de UPA-keten wordt gebruik gemaakt van de aangiftetijdvakken voor de loonaangifte. Daar waar het loontijdvak afwijkt van het aangiftetijdvak, wordt de “vertaling” naar het aangiftetijdvak gevolgd zoals deze in de loonaangifte is geregeld. Dit geldt bijvoorbeeld bij loontijdvakken die e enkele dagen voor 1 januari beginnen respectievelijk eindigen (iso-norm 8601, 53 week).
Gegevensdefinities De gegevenselementen in de Loonaangifte kennen een definitie en waardebereik. De gegevens die worden overgenomen in de koppeling met de salarisadministratie volgen de gegevensdefinities van de loonaangifte. Een volledig overzicht van alle gegevens die zijn opgenomen in de Uniforme Pensioenaangifte, inclusief het berichtmodel, is opgenomen in de beschrijving van het UPA-bericht. Hierin is tevens benoemd welke gegevensdefinities overeenkomen met de loonaangifte.
Correctie-systematiek De Loonaangifte geeft het beeld weer van de inkomstenverhouding in een bepaald tijdvak. De inhoudingsplichtige doet voor het tijdvak een aangifte door de beelden van alle inkomstenverhoudingen in een volledige aangifte te plaatsen. Door het aanbieden van aanvullende aangiften of intrekkingen kan dat worden aangepast, danwel door het verstrekken van een nieuwe volledige aangifte voor het tijdvak. Na het verstrijken van een aangifte termijn kan door het aanbieden van tijdvakcorrecties mutaties in vorige tijdvakken worden verwerkt. Per kalenderjaar kunnen de correcties worden verwerkt door gebruik te maken van de definitie van het bericht zoals dat geldt voor dat jaar.
2.6
Behoud gelijkloop met de loonaangifte
Door het (deels) aansluiten op de loonaangifte ontstaat onmiskenbaar een afhankelijkheid van de loonaangifte-keten. Om die reden is het van belang om inzicht te hebben in de partijen die invloed hebben op de structuur en inhoud van de loonaangifte. Deze partijen zijn: •
Belastingdienst
•
UWV
•
Centraal Bureau voor de Statistiek
Bij wijzigingen in de loonaangifte zal elke keer bekeken moeten worden of de UPA meegaat in deze wijzigingen. Hierbij geldt het principe dat wijzigingen in de gegevenselementen die worden gedeeld met de loonaangifte worden overgenomen in de UPA, tenzij er duidelijke redenen zijn om hiervan af te wijken. Doordat UPA is gebaseerd op het loonaangiftebericht maar niet daaraan gelijk is kan UPA los van het loonaangiftebericht bestaan. Het is echter wel wenselijk om UPA ook in de toekomst zoveel mogelijk gelijk te laten lopen met het loonaangiftebericht om e.e.a. voor zowel de inzenders als de softwareleveranciers zo eenvoudig mogelijk te houden.
Pagina 17 van 28
Verschillen met de loonaangifte
2.7
De Uniforme Pensioenaangifte wijkt af van de loonaangifte ten aanzien van; ·
Gegevenselementen die wel voorkomen in de loonaangifte maar niet worden opgenomen in het UPA-bericht. Zie beschrijving UPA-bericht.
·
Invulling van de collectieve aangifte Voor het collectieve deel is aansluiting gemaakt op de systematiek van de loonaangifte, waarbij het totaal te verrekenen bedrag wordt gespecificeerd. In de PANA systematiek is dit gelijk aan de verwachtte betaling van de werkgever. Het collectieve deel bestaat nu uit 2 delen; ·
Totaal regelingen In dit deel wordt zowel voor de producten die als collectief, alsmede voor de producten die als nominatief product worden geadministreerd informatie geleverd. Een voorbeeld van een collectief product is een Sociaal fonds, waarbij de premie over de totale loonsom wordt berekend. Als het een nominatief product betreft wordt in deze gegevensgroep het totaal van alle op nominatief niveau geleverde gegevens geleverd. Of het een collectief of een nominatief product betreft is herkenbaar aan het regelingkenmerk.
·
Saldo tijdvak correcties per tijdvak wordt het saldo van de grondslag en premie bedragen worden geteld. Dit kan ook weer een collectief product of het totaal van alle nominatieve producten betreffen.
·
Aanvullende specifieke gegevens, horende bij de uitvoering van een regeling, zoals de premie grondslag, premie, gewerkte meetellende uren en identificatie van de regeling.
·
Voor de uitvoering van de regeling relevante verlof-situaties.
2.8
Productenoverzicht en identificatie van een regeling
Binnen de definities in de gegevensset is het mogelijk om het pensioengevend loon te definiëren conform het geldende reglement van het fonds. Of meer algemeen: het loon dat als basis dient voor het bepalen voor de verschuldigde premie en de toe te kennen rechten: het regelingloon. Het productenoverzicht Onderdeel van de Uniforme Pensioenaangifte is het op een eenduidige wijze publiceren van alle regelingen met de daar bij horende relevante parameters die van belang zijn voor de inrichting van de salarisadministratie. Dit productenoverzicht bevat een unieke aanduiding voor de producten van het fonds; het productkenmerk. De codering van productkenmerken wijzigt niet op het moment dat het fonds besluit de uitvoering van de regeling uit te besteden aan een andere (op UPA aangesloten) uitvoerder. Het productkenmerk is opgebouwd uit een identificatie van het fonds en een identificatie van het product van het fonds: ·
Identificatie fonds De identificatie van het fonds is gebaseerd op de code die door het pensioenregister is toegekend aan het fonds. Dit is alleen gebeurd voor pensioenfondsen. Voor alle andere VUT, sociaal fonds en andere collectieve regelingen wordt een eigen nummer uitgegeven, te beginnen met de letter X en een volgnummer van 4 cijfers. Het beheren van deze lijst maakt deel uit van het beheer van de UPA.
Pagina 18 van 28
·
Identificatie product De identificatie van het product is een nummer dat uniek is per fonds.
Voor een voorbeeld, zie het onderstaande overzicht. FONDS…… U0560-1001
Stichting pensioenfonds voor de …. Reglement 2001
U0560-1002
Stichting pensioenfonds voor de …. Reglement 2001
U0560-1003
Stichting pensioenfonds voor de …. Reglement 2006
X0003-1004
Stichting Algemeen Sociaal Fonds Reglement 1972 voor de ….
Regeling werknemers Ouderdomspensioen en geboren vóór 1950 Partnerpensioen Regeling werknemers Prepensioen geboren vóór 1950 Regeling werknemers Ouderdomspensioen en geboren ná 1949 Partnerpensioen Sociaal Fonds …
Sociaal Fonds …
Definiëren van een product In dit voorbeeld is er voor gekozen om gegevens uit te vragen per verzameling producten waarvoor geldt dat hetzelfde pensioengevend loon, grondslag en premiepercentage van toepassing is. De werkgever geeft hiermee expliciet aan voor welke producten in het salarispakket premie is ingehouden. Het door de salarisadministratie bepaalde pensioengevend loon wordt in het bericht opgenomen. De definitie hiervan wordt bepaald door het reglement, het salarispakket moet worden ingericht zodat de juiste looncomponenten worden gesommeerd tot het pensioengevend loon. Het pensioengevend loon is niet gemaximeerd. In de UPA is apart de premiegrondslag voor de regeling opgenomen, dat wel gemaximeerd kan zijn. De werkgever geeft aan wat volgens hem het pensioengevend loon is. Het is aan de pensioenuitvoerder om te bepalen in welke mate gecontroleerd wordt of het door de werkgever geleverde pensioengevend loon correct is d.m.v. handhavingsprocessen. Een andere benadering kan zijn om een meer algemene definitie van een product te hanteren, waarbij alleen het pensioengevend loon (en eventueel de grondslag) gelijk zijn. In dat geval is het toereikend het pensioengevend loon op te geven – één keer - voor een reeks regelingen, waarna in de pensioenuitvoerder bepaald wordt aan welke regelingen deelnemer deelneemt (bv. wel of geen excedent product, gebaseerd op de hoogte van het pensioengevend loon) en waar premie voor moet worden betaald.
Uitgangspunt voor de UPA is de eerste systematiek zoals hierboven beschreven; voor de UPA worden producten onderkend waarvoor aparte grondslagen, percentages van toepassing zijn. Beide benaderingen worden wel ondersteund door de opzet van de Uniforme Pensioenaangifte. Het is aan het fonds (en/of de PUO) om hier een keuze in te maken – met name ook om de verandering en invoering in de eigen administratieve verwerking te kunnen ondersteunen.
Toelichting Elke PUO kan zelf vaststellen en inregelen tot op welk niveau de productkenmerken gedefinieerd worden. Bijvoorbeeld: Het eerste/hoogste niveau betreft levering van inkomensgegevens voor de (totale) pensioenregeling; Het tweede niveau betreft levering van inkomensgegevens voor onderliggende pensioenproducten (Ouderdomspensioen basis, ouderdomspensioen excedent, WIA excedent, ANW-hiaat, e.d.).
Pagina 19 van 28
Het tweede niveau zou alleen noodzakelijk zijn als voor de deelproducten afwijkende inkomensgegevens als basis gehanteerd worden, of als een differentiatie van de op te geven pensioenpremie wenselijk is. De PUO kan zelf besluiten of bij de (verschillende) productkenmerken ook de premie opgegeven moet worden en of de premie leidend is voor de pensioenadministratie of dat de premie door de PUO zelf berekend wordt en wordt gefactureerd. Tevens kan de PUO zelf besluiten of de opgave van eventuele deelproducten als aanmelding voor deelname aan zo’n product beschouwd wordt of slechts ter controle. In het laatste geval verloopt de aanmelding (eventueel met offerte) van deze (deel) producten via een ander kanaal/gegevensstroom. 2.9
Verkrijgen van specifieke gegevens
De salariskoppeling voorziet in het verkrijgen van loon- en dienstverbandgegevens uit de salarisadministratie van de werkgever. Indien in de administratie van de PUO andere gegevens via de werkgever moeten worden verkregen, zijn aanvullende activiteiten noodzakelijk. Onderkende situaties is bv. verzuim; in de salarisadministratie is vaak wel herkenbaar dat er sprake is van verzuim, maar de exacte periode wordt daarin niet standaard vastgelegd. De pensioenaangifte zal niet worden gebruikt voor het verkrijgen van deze informatie. Deze aanvullende acties worden niet in het kader van de ontwikkeling van de Uniforme Pensioenaangifte opgepakt. Het is aan elke Pensioenuitvoerder individueel op dit op te pakken indien wel aanvullende gegevens nodig zijn.
2.10
Verlof en voortzetting
Verschillende regelingen kennen bepalingen voor het voortzetten van de opbouw tijdens (vormen van) verlof of arbeidsongeschiktheid. Voor het correct kunnen vaststellen van de premie is deze informatie noodzakelijk. Het is de verwachting dat deze informatie in de salarisadministratie beschikbaar is. Voor iedere regeling kan per premieperiode worden aangegeven indien er rekening is gehouden met een bepaald soort verlof.
2.11
Controles en terugkoppelen controleresultaat
Elke PUO is zelf verantwoordelijk voor het uitvoeren van de technische en inhoudelijke controles op het UPA-bericht en de terugkoppeling daarover aan de werkgever en/of een gemachtigde administrateur. Als gekozen wordt voor een distributiefunctie zou het uitvoeren van en het terugkoppelen over de technische controles worden gepositioneerd bij het distributiepunt. (Zie hoofdstuk 3 Distributie.) Onderdeel van de UPA is wel het definiëren van de technische terugkoppeling (response bericht), zodat deze door alle PUO op dezelfde wijze wordt behandeld. Afstemming tussen de gebruikers van de UPA moet er voor zorgen dat er overeenstemming is over de kwaliteitseisen en controles die zullen worden gehanteerd. De controles zijn beschreven in de toelichting op de UPA. Verschillen in de terugkoppeling vanuit de PUO’s kunnen dan met name nog ontstaan vanuit het fondsspecifieke deel van het bericht en zijn niet te voorkomen. 2.12
Uitnodigen en bewaken
De PUO controleert zelf de tijdigheid en volledigheid van alle verwachte aanleveringen per werkgever en bepaalt zelf of er voor de aanlevering een uitnodiging of herinnering moet worden gestuurd.
Pagina 20 van 28
3 3.1
Verspreiding en transport van het bericht Verspreiding
Er zijn verschillende manieren om de verspreiding van UPA-berichten vanuit een salarispakket naar één of meerdere PUO’s in te richten. Uitgangspunt voor het inrichten zijn: ·
Transport en distributie mag niet kostprijsverhogend zijn voor de werkgever.
·
De inzender krijgt een eenduidige terugkoppeling over de verwerkbaarheid van het bericht; er is sprake van één bericht met een uniforme structuur dat op een gelijke wijze gecontroleerd wordt op verwerkbaarheid.
·
Een UPA-bericht is altijd voor een enkele PUO; de werkgever kan deelnemen aan regelingen die bij verschillende PUO’s worden geadministreerd; dat betekent dat er mogelijk vanuit een werkgever meer dan 1 UPA-bericht wordt verstuurd; nl. 1 voor elke combinatie van PUO/loonheffingsnummer.
·
Een distributiepunt mag geen extra informatie nodig hebben voor het uitvoeren van haar taak; alle gegevens die nodig zijn voor het routeren van het bericht moeten aanwezig zijn in het bericht of op de envelop.
In de gesprekken tussen PUO’s zijn de volgende alternatieven besproken:
Rechtstreekse verspreiding naar elke PUO
Verspreiding via een distributiepunt met uitsluitend technische validatie
In de volgende paragrafen zijn beide alternatieven nader beschreven.
Pagina 21 van 28
3.1.1
Verspreiding rechtstreeks naar de PUO Salarissoftware: Bericht maken en distributie
Pensioen Uitvoerings Organisatie
Werkgever/administrateur: Inhoud van administratie
PUO-1
Ontvangen
Technische controle
Inhoudelijke controle
PUO-2
Samenstellen UPA-bericht
Dupliceren
Verzenden
Ontvangen
Technische controle
Inhoudelijke controle
PUO-3
Terugkoppeling verwerkbaarheid
Terugkoppeling inhoudelijk Ontvangen
Technische controle
Inhoudelijke controle
Toelichting; • De salarissoftware kent de betrokken PUO’s en verzorgt de distributie van het UPA-bericht • De salarissoftware maakt een UPA-bericht per ‘geïnteresseerde’ PUO • Iedere PUO ontvangt de voor aan haar verzonden berichten en en geeft terugkoppeling over de verwerkbaarheid aan de inzender. • De PUO controleert de gegevens inhoudelijk en geeft terugkoppeling over de inhoud aan de werkgever/administrateur (aangever)
Pagina 22 van 28
3.1.2
Via een (technisch) distributiepunt
Salarissoftware: Bericht maken en distributie
Distributiepunt: Controle verwerkbaarheid en verspreiding
Pensioen Uitvoerings Organisatie: Inhoudelijke controle
Werkgever/administrateur: Inhoud van administratie
Terugkoppeling inhoudelijk PUO-1
Terugkoppeling inhoudelijk Samenstellen UPA-bericht
Verzenden
Ontvangen
Technische controle
Dupliceren
Distribueren
PUO-2
Terugkoppeling verwerkbaarheid Terugkoppeling inhoudelijk PUO-3
Toelichting: • De salarissoftware maakt een UPA-bericht per ‘geïnteresseerde’ PUO • De salarissoftware biedt de UPA-berichten aan bij het distributiepunt • In het UPA-bericht is benoemd voor welke PUO het bericht bestemd is. • Note: Ook voor ‘nihil’-aangiftes kan hiermee eenduidig worden vastgesteld welke PUO(‘s) geïnteresseerd is (zijn) in het feit dat een onderneming (tijdelijk) geen personeel in dienst heeft. • Het distributiepunt controleert de verwerkbaarheid van het bericht en koppelt terug aan de inzender • Het distributiepunt kan zonder bewerking het bericht doorsturen naar de PUO. • De PUO controleert de gegevens inhoudelijk en geeft terugkoppeling over de inhoud aan de werkgever/administrateur (aangever)
Pagina 23 van 28
3.2
Transport
Het bericht kan op de volgende manieren worden getransporteerd: 1. Upload/download via webportaal 2. Secure FTP 3. Webservice
3.3
Overwegingen
Uit de gesprekken met leveranciers van salarissoftware is de voorkeur voor verzending via een distributiepunt naar voren gekomen. Het distributiepunt doet alleen technische controle en routering, en heeft geen logica of bewerking van de gegevens nodig om de PUO’s de berichten te leveren. Hierdoor is de werkgever, ondersteunt door de salarissoftware, in staat de gegevens te leveren volgens de afspraken met de PUO. De koppelvlakken met de salarispakketten en de PUO’s zijn generiek van opzet. Door de toevoeging van een distributiepunt zal de levering van gegevens vanuit de salarispakketten ontkoppeld van de PUO plaatsvinden: 1. Het salarispakket hoeft maar één technische koppeling te bevatten voor de levering van gegevens. 2. Het distributiepunt heeft als primaire taak het distribueren van data en beschikt daarom ook over een hoog beschikbare infrastructuur. 3. Door een centrale aanlevering is controle van het berichtformaat eenvoudig en is de uniformiteit van het bericht voor de langere termijn gewaarborgd. 4. De controle op verwerkbaarheid gebeurt steeds op 1 plek zodat de inzender over dit aspect slechts van 1 partij terugkoppeling ontvangt. Punt van zorg bij de toevoeging van een distributiepunt is het risico op een lock-in. Deze lock-in zal ontstaan op het moment dat het distributiepunt voor de verschillende PUO’s en/of salarispakketleveranciers, maatwerkkoppelvlakken gaat leveren. Deze situatie zou het vrijwel onmogelijk maken om later van distributiepunt te wijzigen omdat er dan weer een uitgebreid traject voor gestart moet worden om de verschillende maatwerkkoppelvlakken te herbouwen. Om dit te voorkomen zal het aantal koppelvlakken beperkt moeten worden tot een afgesproken aantal, meest gangbare, koppelvlakken zodat niemand uitgesloten wordt en de rol van de distributeur beperkt blijft. Aanbevolen wordt om nader te onderzoeken of het opzetten van een centraal distributiepunt een betere oplossing is dan de m-op-n koppelingen die momenteel bestaan. Implementatie van UPA hoeft niet te wachten op de uitkomsten van dit eventuele onderzoek; er kan nu al gebruik worden gemaakt van de bestaande transport-mechanismen.
Pagina 24 van 28
3.4
Uitzonderingen
In de keten Loonaangifte bij de Belastingdienst beschikt circa 1,2% van het totaal van de werkgevers niet over een geschikt salarispakket. Deze werkgevers kunnen bij de Loonaangifte gebruik maken van een variant waarbij geen automatische koppeling wordt gerealiseerd maar de gegevens via een webportaal worden ingegeven. Dit betreft een afwijkende werkwijze voor een kleine groep werkgevers. Uitgangspunt is dat iedere PUO zelf voorzieningen realiseert met deze (of vergelijkbare) functionaliteit. Voor het inrichten van een dergelijke voorziening zijn (historische) gegevens van de betreffende werkgever nodig. Deze gegevens zijn bij de PUO beschikbaar, niet bij het distributiepunt.
Pagina 25 van 28
4
Organisatie en beheer
Voor het beheren en onderhouden van de afspraken die gemaakt worden over UPA, dient een beheerorganisatie te worden ingericht. De beheerorganisatie maakt deel uit van de keten, waarin alle onderkende distributiepartners een rol hebben. Dit heeft gevolgen voor de inrichting van processen, systemen en organisatie, inclusief functies, kennis en vereiste competenties. Het ontwerpen en opzetten van beheerorganisatie valt buiten de scope van dit onderzoek. Aanbevolen wordt de werkgroep UPA de opdracht te geven op korte termijn een voorstel voor de inrichting van de beheerorganisatie uit te werken. Vooruitlopend hierop heeft de werkgroep haar eerste ideeën over dit onderwerp in dit hoofdstuk uitgewerkt. 4.1
Visie beheerorganisatie
Om het beheer van het Uniforme Pensioenaangiftebericht te organiseren zoeken de Pensioenuitvoerders de samenwerking met de andere schakels in de keten. De werkgever is verantwoordelijk voor het aanleveren van loon- en dienstverbandgegevens. De pensioenuitvoerders en/of PUO’s onderhouden hiervoor contact met de leveranciers van salarisadministratie software om de logistiek van deze gegevens zo optimaal mogelijk in te richten. Hiervoor wordt gewerkt aan open relaties waarin de verwachtingen worden afgestemd, duidelijke afspraken worden gemaakt en nagekomen. 4.2
Taken beheerorganisatie
Onderhouden en beheren bericht Door de beheerorganisatie wordt het Uniforme Pensioen Aangiftebericht onderhouden en beheerd. Zij volgt de ontwikkelingen op de loonaangifte en kijkt naar marktontwikkelingen en wet- en regelgeving op het gebied van pensioen, salaris en relevante techniek. De wijzigingen die vanuit deze ontwikkelingen ontstaan, zullen ze proactief monitoren. Ze bepalen de impact van deze wijzigingen op het UPA-bericht en de verwerkingssystematiek. Ze zorgen voor afstemming met alle relevante partijen over deze wijzigingen. De wijzigingen en het moment van implementatie worden vanuit de beheerorganisatie gecommuniceerd met alle betrokken partijen.
Onderhouden en beheren tabellen Verder zijn ze eigenaar van de tabellen binnen de gegevensaanlevering en zorgt voor tijdige en juiste vulling van deze tabellen, voor zover deze tabellen niet een standaard vormen die elders beheerd wordt. Bijvoorbeeld; de code voor het pensioenfonds wordt beheerd door het Pensioenregister – zij zijn eigenaar.
Onderhouden en beheren productkenmerken Een van de belangrijkste gegevens die beheerd moet worden is het overzicht van productkenmerken. Zie hoofdstuk 2.8 Productenoverzicht en identificatie van een regeling.
Afstemmen en ondersteunen marktpartijen De beheerorganisatie is het primaire en directe aanspreekpunt voor vragen vanuit de salarissoftwarepartijen. Zij stemt het UPA-bericht af met de leveranciers van salarissoftware en andere ketenpartijen. Op dit moment zijn dit; • Pensioenuitvoeringsorganisaties • Salaris Software Ontwikkelaars • Leveranciers van distributievoorzieningen Tevens geeft zij voorlichting aan partijen die mogelijk willen aansluiten, zoals nog niet aangesloten pensioenuitvoeringsorganisaties.
Pagina 26 van 28
Zij zorgt voor periodiek contact (relatiebeheer) met de salarissoftwarepartijen en stemt af over de wijzigingen in het uniforme pensioenaangiftebericht. De beheerorganisatie signaleert trends in bijvoorbeeld geleverde (fout)situaties en communiceert hierover met salarissoftwarepartijen. Note: het is de taak van de PUO om trends in de aanlevering te detecteren en bespreken, de beheerorganisatie kan dit aanvullend en overkoepelend organiseren. Door het opstellen van een jaarplan worden marktpartijen tijdig geïnformeerd over de voorgenomen wijzigingen en releases.
Afstemmen en ondersteunen administrateurs en distributeurs e
De 1 aansluiting van nieuwe werkgevers en het aansluiten van bestaande werkgevers op de pensioenaangifte behoort tot de taken van de individuele pensioenuitvoeringsorganisaties.
Afstemmen en ondersteunen productvoering Pensioenuitvoerders Hierbij wordt de tijdige oplevering van de jaarlijkse wijzigingen (parameters) in de regelingen bewaakt. Deze gegevens worden door de beheerorganisatie verzameld en gecommuniceerd naar alle belanghebbende partijen. Dit zijn: • Salarissoftware ontwikkelaars • Administratiekantoren • Pensioenuitvoerders De beheerorganisatie zal vroegtijdig meedenken over de gevolgen voor de gegevensaanlevering van een voorgenomen regelingswijziging, zodat bepaald kan worden of de voorgenomen wijziging past in de pensioenaangifte. Ook nemen zij het initiatief om wijzigingen die van belang zijn voor de fondsen proactief met hen te bespreken (via fondsmanagement).
Inrichting beheerorganisatie
4.3
De Beheersorganisatie dient zodanig te zijn ingericht dat de verschillende belangen goed worden vertegenwoordigd. Dit betekent dat er vertegenwoordiging dient te zijn van: - de pensioenuitvoerders - de salarissoftware-partijen - de administratiekantoren - de werkgevers Hierbij kan aangesloten worden op de systematiek en bemensing die de Belastingdienst hanteert voor het overleg over de loonaangifte (OSWO).
Promotie en communicatie
4.4
Met de Pensioenaangifte ontwikkelt de Pensioenfederatie een unieke koppeling met de salarisadministratie. Niet alleen de techniek en het bericht, maar vooral de constructieve samenwerking met de software ontwikkelaars dient de aandacht te krijgen. Dit kenmerkt de houding tot samenwerken met belangrijke schakels in de keten, waardoor het inzicht in de operatie bij werkgevers groeit en de Pensioenuitvoerders beter in staat zijn de fondsen te bedienen. De innovatie die hiermee wordt gerealiseerd draagt bij aan het profiel van de Pensioenfederatie. Door het benadrukken van de voortrekkersrol, initiator van samenwerking in de keten (we delen ons gedachtegoed met collega’s in de branche!) in verschillende uitingen zoals; •
publiceren in vakbladen (pensioen, salaris, ICT)
•
presentaties houden (VB, accountancy, salaris)
Pagina 27 van 28
4.5
Samenwerking
Het gedachtegoed van de Uniforme Pensioen Aangifte is al op verschillende plaatsen en momenten gedeeld met een aantal branchegenoten. •
door publicatie en opstellen van de Pensioenfederatie en haar deelnemers;
•
door de samenwerking met Sivi;
•
door diverse contacten met andere uitvoerders,
•
door promotie die softwareontwikkelaars maken over het initiatief, etc.
De reacties vanuit deze buitenwereld zijn positief, er zijn ook buiten de Pensioenuitvoerders verschillende partijen aan het nadenken om de uniforme pensioenaangifte te adopteren.
Pagina 28 van 28
