Handleiding WORD Elektronisch Portfolio UM - FdGW1
1
Deze handleiding is een bewerking van de binnen de Faculteit Geneeskunde van de Universiteit Maastricht ontwikkelde handleiding over het gebruik van MS Word voor het werken aan portfolio-websites.
Inhoud Inhoud......................................................................................................................................... 1 Het maken van een elektronisch portfolio.................................................................................. 2 Flashdrive voor studenten .......................................................................................................... 2 Kopiëren van de structuur met de Windows Verkenner ............................................................ 2 De structuur van je elektronisch portfolio.................................................................................. 3 Het openen van het elektronisch portfolio ................................................................................. 4 Werken aan je portfolio.............................................................................................................. 5 Het verzamelen van je materiaal ................................................................................................ 5 Extra informatie.......................................................................................................................... 6 Algemene hulp in Word ......................................................................................................... 6 Document kopiëren met de Windows Verkenner .................................................................. 6 Het gebruik van Hyperlinks. .................................................................................................. 6 In welk venster verschijnt het document naar waar je een link legt?................................. 7 Tekst en plaatjes ..................................................................................................................... 8 Scannen binnen de UB ........................................................................................................... 8 Het gebruik van Headings ...................................................................................................... 8 Hoe bereikt mijn portfolio mijn begeleider? .......................................................................... 9
1
Het maken van een elektronisch portfolio In deze handleiding gaan we voor het maken van je elektronisch portfolio uit van het programma MicroSoft Word, versie 2000 of XP. Oudere Word versies, zoals Word 97, geven problemen bij het werken aan de website van je portfolio en kun je dus niet gebruiken. Het gebruik van Word heeft als voordeel dat je er al vaker mee gewerkt hebt en er al enigszins vertrouwd mee bent. De portfolio structuur die je krijgt en die de basis vormt voor je elektronisch portfolio, heeft de vorm van een eenvoudige website. Behalve een voorzet voor een homepage (index.htm) tref je ook een aantal mappen en submappen aan met HTML- en andere bestanden erin. Het is van belang de structuur in tact te laten, omdat je anders problemen kunt krijgen met reeds bestaande doorverwijzingen (hyperlinks). De pagina’s van je portfolio zelf kun je naar eigen inzicht gaan bewerken.
Flashdrive voor studenten Binnenkort ontvang je van ons een flashdrive met een computergeheugen ter grootte van 128 Mb. Een flashdrive/ USB-stick is een draagbaar opslagmedium dat zich gedraagt als een harde schijf. Ze zijn te gebruiken op alle computers met een USB-poort. Er is om verschillende redenen gekozen voor deze flashdrive. Ten eerste heeft een floppy een te kleine capaciteit. Zodra je plaatjes en ander multimedia materiaal in je portfolio opneemt, past het portfolio al snel niet meer op een diskette. Ten tweede heeft niet iedereen toegang tot een computer en/ of internet thuis. Op deze manier kan je toch op andere plekken dan op de universiteit aan je portfolio werken.
Kopiëren van de structuur met de Windows Verkenner Je hebt een diskette gekregen met daarop een verzameling mappen en bestanden. De eerste stap is het kopiëren van de inhoud van de diskette naar de harde schijf van een computer.. Zorg ervoor dat je onder je eigen naam bekend bent bij het systeem! Stop de diskette in de Adrive en selecteer in het linkervenster van de Windows Verkenner deze A-drive. In het rechtervenster verschijnt een map met de naam GWPortfolio. Selecteer met je muis deze map. Nu heb je meerdere mogelijkheden, maar we raden de volgende mogelijkheden aan, omdat je op die manier de sjabloon ook op diskette bewaart. Mocht er iets fout gaan wanneer je aan het werken bent met portfolio, dan kan je altijd opnieuw de sjabloon van je diskette afhalen. 1. Met behulp van kopiëren en plakken a. Druk de toets
in, houdt deze ingedrukt, en druk vervolgens de toets in. b. Selecteer met je muis in het linkervenster de gewenste drive. c. Druk de toets in, houdt deze ingedrukt, en druk vervolgens de toets in. OF 2. Sleep door de rechtermuisknop ingedrukt te houden de gehele selectie naar de gewenste drive en laat de rechtermuisknop los als deze drive geselecteerd is. In het rechtervenster van je Windows Verkenner verschijnt nu een map met de naam GWPortfolio. Volg vervolgens dezelfde procedure om je portfolio van je harde schijf naar je flashdrive te kopiëren/ verplaatsen.
2
De structuur van je elektronisch portfolio Indien je met je muis dubbelklikt (twee keer kort achter elkaar klikken) op de map GWPortfolio, verschijnen in het rechtervenster van je Windows Verkenner de volgende mappen en bestanden: 1) De map ‘structuur’: met deze map hoef je niets te doen. Zorg wel dat de map bestaat en ongewijzigd blijft. 2) De map inhoud: in deze map zit een htm-pagina voor elk onderdeel van je portfolio en een map met de naam ‘vaardigheden’. Deze map bevat een htm-pagina voor elke vaardigheidslijn. 3) De map ‘materiaal’: in deze map moet al je bewijsmateriaal komen te staan. Je moet het er zelf inzetten. Dit kan met behulp van de Windows Verkenner. Hoe dit gaat lees je verderop in de handleiding (Extra informatie). 4) Het bestand ‘index.htm’: dit is de zogeheten homepage (de eerste pagina van je website). Deze homepage is opgebouwd uit zogenaamde “Frames”. Een frame is eigenlijk niets anders dan een extra webpagina binnen een andere pagina. Deze extra webpagina kun je bijvoorbeeld gebruiken om een inhoudsopgave in weer te geven. De “Index.htm” die jij hebt gekregen bestaat uit 3 frames: Een frame aan de linkerkant van je portfolio waarin een menu met inhoudsopgave van je elektronisch portfolio is opgenomen. Via dit menu kun je alle hoofdstukken van je elektronisch portfolio en het overzicht van je dossier zichtbaar maken in het rechterdeel van je portfolio; Een frame aan de bovenkant van je portfolio waarin een tekst en een plaatje is opgenomen; Een frame aan de rechterkant van je portfolio waarin in eerste instantie de inhoud van de startpagina van je elektronisch portfolio wordt weergegeven. Dit is het enige frame dat variabel is. De pagina in dit frame zal vervangen worden door een van de onder 2) genoemde pagina’s wanneer in het menu (of elders) voor een andere pagina wordt gekozen.
3
Het openen van het elektronisch portfolio In de structuur van je portfolio heb je gezien dat de meeste documenten de uitgang .htm hebben terwijl je gewend bent dat Word documenten op .doc eindigen. Dit komt omdat we niet een standaard Word document, maar een website in Word maken. Een gevolg hiervan is ook dat je je portfolio op twee manieren kunt “openen”: 1. Het openen van je portfolio als website Dit kan door de map GW_ portfolio te openen en met je muis te dubbelklikken op het document index.htm. Als je dit doet wordt de Internet Explorer (of een andere browser) geopend en zie je je portfolio als website. Door op het menu te klikken kun je de verschillende pagina’s van je portfolio zichtbaar maken. Je kunt er nu NIET in wijzigen! Wanneer je in de taakbalk op ‘Edit’ klikt opent de Word-versie en kun je aan je portfolio werken.
2. Het openen van je portfolio in Word Dit kan door eerst Word op te starten en in Word het document index.htm te openen. Door op het menu te klikken kun je de verschillende pagina’s van je portfolio zichtbaar maken. Nu kun je op de normale manier in Word aan de hoofdstukken van je portfolio werken!
4
Werken aan je portfolio Je opent het hoofdstuk waar je aan wilt gaan werken door het betreffende hoofdstuk aan te klikken. Wanneer de cursor knippert op het hoofdstuk druk je CTRL in en klik je nogmaals op de linker muisknop. Nu kun je aan de slag! Je moet de veranderingen in de verschillende onderdelen apart opslaan. Dit gebeurt dus niet in één keer. Let op! Als je bv in de startpagina, in je cv, bij je afspraken en/ of onder wetenschappelijk schrijven wijzigingen aanbrengt zonder deze te bewaren, dan zie je onderaan in je taakbalk voor elk document een apart icoontje. Als je Word afsluit word je voor elk document apart gevraagd of het wilt opslaan. Wanneer je je veranderingen hebt opgeslagen kan je in de htm.-versie meteen zien wat je hebt aangepast door in de taakbalk op ‘refresh’ te klikken. De veranderingen worden dan doorgevoerd en als je door je portfolio bladert zal je de net opgeslagen informatie vinden.
Het verzamelen van je materiaal Zoals je eerder hebt gelezen dient al je bewijsmateriaal in de map materiaal te staan. Als je pas met je portfolio begint is dat meestal geen probleem: je herkent de inhoud van het document aan de naam. Naarmate je meer materiaal verzamelt, wordt dit steeds moeilijker. Om een goed overzicht van je materiaal te houden adviseren we je om in het document ‘Overzicht_materialen.htm’ een overzicht van al je materiaal bij te houden. Het is de bedoeling dat je via dit overzicht, dat geopend wordt wanneer je klikt op dossier, bij je materiaal kan komen. De naam van het document De datum waarop de actie die in het document beschreven wordt heeft plaatsgevonden Een korte beschrijving van de actie zelf, bv uitslag toets, foto presentatie, verslag interviewafname Een link naar het document, zodat je kan doorklikken en het document kan bekijken als dat nodig is. Het is handig om deze informatie in een tabel te zetten!!
5
Extra informatie Algemene hulp in Word We gaan er vanuit, dat je al over voldoende kennis beschikt om met Word te werken. In deze extra informatie vind je de beschrijving van een aantal functies die voor het werken aan je portfolio van belang zijn. Indien je denkt dat je basale kennis van Word niet toereikend is, kan je dat aangeven en dan zullen we daar een oplossing voor bedenken!
Document kopiëren met de Windows Verkenner We gaan ervan uit dat je op een diskette een document hebt staan dat je als bewijsmateriaal wilt toevoegen aan je portfolio. Het document moet dus in de map ‘materiaal’ komen te staan. Je gaat dan als volgt te werk: Start de Windows Verkenner en klik in het linkervenster op het plusje voor je drive waar je portfolio op staat. Klik vervolgens op het plusje voor de map GWPortfolio. Je ziet nu een aantal mappen verschijnen, waaronder de map ‘materiaal’. Stop de diskette in de A-drive en selecteer in het linkervenster deze drive. In het rechtervenster verschijnt een map met de namen van een of meerdere documenten. Selecteer met je muis het gewenste document.
Nu heb je meerdere mogelijkheden: 1) Sleep door de rechtermuisknop ingedrukt te houden het document naar de map materiaal in het linkervenster en laat de rechtermuisknop los als de map ‘materiaal geselecteerd wordt. OF 2) Met behulp van kopiëren en plakken a) Druk de toets in, houdt deze ingedrukt, en druk vervolgens de toets in. b) Selecteer met je muis in het linkervenster de map materiaal. c) Druk de toets in, houdt deze ingedrukt, en druk vervolgens de toets in. Je ziet in het rechtervenster dat het gewenste document aan de map wordt toegevoegd
Het gebruik van Hyperlinks. Een hyperlink is een doorverwijzing naar een andere webpagina, een document (bewijsmateriaal), een e-mail adres of een verwijzing naar een specifieke plek ergens midden op een webpagina (anker”). Deze verschillende soorten hyperlinks kan je binnen Word zelf maken. Voor je portfolio is het vooral belangrijk dat je een verwijzing naar je bewijsmateriaal kunt maken. Daartoe selecteer je eerst met je cursor het stukje tekst van waaruit je naar je bewijsmateriaal wilt verwijzen (in het voorbeeld: report on PBL). Vervolgens kun je een 6
hyperlink aanmaken door op het blauwe aardbolletje in je werkbalk te klikken of via insert Æ hyperlink. Je ziet dan het volgende scherm:
Klik op Existing file or web page en klik vervolgens op ‘file’. Selecteer het gewenste document in de map materiaal en klik op OK. In je document is de link herkenbaar aan de blauwe kleur. In welk venster verschijnt het document naar waar je een link legt? Je kan ook kiezen hoe je je werkstuk wilt weergeven. Wanneer je dit scherm in beeld hebt, ga je naar ‘Target Frame ...’aan de rechterkant van dit venster.
Dit klik je aan en dan wordt het volgende venster geopend.
Je hebt dan een aantal mogelijkheden. Het is aan te raden om materialen steeds in een nieuw venster te plaatsen, zodat de analyse en reflectie op het scherm blijven terwijl de lezer bijvoorbeeld het werkstuk opent.
7
Je kan het ook in een frame plaatsen – wanneer je venster opgebouwd is uit verschillende frames. Hierbij maken we de kanttekening dat je het materiaal dan ook via de rechtermuisknop altijd in een nieuw venster kan openen. Je kan je hyperlinks ook aanpassen en verwijderen.
Tekst en plaatjes Je kunt je portfolio ook verfraaien met plaatjes. Evenals je bewijsmateriaal staan deze plaatjes in de map ‘materiaal’. Je kunt een plaatje toevoegen door op insert Æ picture Æ from file te kiezen, het plaatje in je map materiaal te selecteren en vervolgens op insert te klikken. Indien je naast je plaatje tekst wilt typen kan dit op twee manieren: 1. Door het plaatje in een cel van een tabel te zetten met twee kolommen en één rij 2. Door Click and type te activeren (Tools Æ Options Æ Edit Æ selecteer enable click and type Æ klik OK) en vervolgens in de print layout view te werken (view Æ print layout)
Scannen binnen de UB Je kunt binnen de UB gebruik maken van de scanner. De PC waarop de scanner is aangesloten is niet verbonden met Maasnet, het netwerk binnen de UM; het is een op zichzelf bestaande PC. Bij de scanner is een handleiding aanwezig.
Het gebruik van Headings Indien een hoofdstuk in je portfolio opgedeeld wordt in meerdere paragrafen, is het handig om gebruik te maken van headings. Een heading is een soort sjabloon, dat aangeeft hoe een kopje boven de tekst (de titel) of paragraaf er uit komt te zien. Een heading legt onder meer de lettergrootte, het type letter en of het kopje vet, cursief en/of onderstreept dient worden vast. Het voordeel van het gebruik van headings is dat al je kopjes er identiek uitzien. Het toepassen van headings kan op twee manieren: Ga met de cursor ergens in de tekst staan (in het voorbeeld de tekst “Presenteren”) waarvan je een kopje wilt maken Kies in het menu voor format Æ style, kies de gewenste heading en klik op apply
8
OF Klik op het pijltje rechts naast standaard en klik vervolgens op de gewenste heading. Je ziet dat de gehele koptekst wijzigt. Als je in een later stadium iets aan de vorm van de kopjes wilt wijzigen kun je dit doen door in het menu voor format Æ style te kiezen, de gewenste heading te selecteren en vervolgens voor modify Æ style te kiezen en bv bij font de gewenste wijzigingen aan te brengen. Als je afsluit met ok Æ ok Æ apply worden de wijzigingen aangebracht.
Hoe bereikt mijn portfolio mijn begeleider? Je kan je portfolio op verschillende manieren aan je docentbegeleider geven. Je kan met je flashdrive naar je begeleider toegaan en je portfolio van je flashdrive op de computer van je begeleider plaatsen. Je kan het ook elektronisch sturen. Hoe doe je dat? Je kan je portfolio aan je begeleider mailen als een gezipt document. Je selecteert de hele map GWPortfolio zipt deze map en de submappen via winzip.
9
