Új minőségügyi rendszer a családorvosi praxisban, előnyök, hátrányok, javaslatok. Katonai Zsolt (Q-MASTER TRUST Tanácsadó Kft) Bevezetés A lakosság egészségállapotának menedzselésében, felügyeletében, valamint a betegségek megfelelő időben történő azonosításában az alapellátás meghatározó szerepet tölt be. A szakmai kompetenciák és felelősségek megfelelő szabályozása szükséges, de nem elégséges feltétele a biztonságos, eredményes és hatékony betegellátásnak, hiszen a megfelelő outcome biztosítása érdekében szükség van az erőforrások, feltételek és folyamatok megfelelő összehangolására. A folyamatosan változó jogszabályi környezet egyre több szempontból határoz meg elvárásokat a praxisok irányába, amelyek nagy része túlmutat az egészségügyi vonatkozásokon, így többek között megjelennek adatbiztonsági, betegjogi, munkavédelmi, tűzvédelmi, környezetvédelmi, higiénés, képzettségi, munkajogi, infrastrukturális, energetikai és egyéb követelmények, amelyek folyamatos követése sok energiát emészt fel. A minőségi munkavégzés megköveteli a korszerű protokollok alkalmazását, az erőforrások optimális kihasználását, a kockázatok időben történő felismerését, kezelését, az eredmények mérését, valamint a rugalmas, gyors igazodást a szabályozási környezethez, amit kizárólag rendszerszemlélettel lehet sikeresen biztosítani. A Magyar Orvosi Kamara a praxisok számára átadott egy olyan dokumentációs rendszert, amely alkalmas a minőségirányítási rendszer A Magyar Orvosi Kamara azzal a szándékkal, hogy támogassa az egészségügyi alapellátást
nyújtó
szolgáltatókat
2013
évben
kidolgozott
egy
olyan
dokumentációs rendszert, amely sablonként alkalmazható. Ez a rendszer az
1
MSZ EN ISO 9001:2009 szabvány és a Magyar Egészségügyi ellátási Standardok (MEES 1.0) követelményeire épül és olyan feladatok ellátását követeli meg, amelyek a szolgáltatás minőségének, a betegbiztonságnak, a szakmai eredményességnek és a szervezeti hatékonyságnak javítását célozzák meg. Egyértelmű, hogy nem a dokumentáció megléte, hanem az előírt intézkedések rendszeres és időben történő végrehajtása a minőség garanciája, így a dokumentumok konkrét praxisadatokkal való feltöltése - azaz az érvényes, jóváhagyott dokumentáció biztosítása - csak a kisebbik feladat. Az előadás logikai sorrendben ismerteti azokat az intézkedéseket, amelyek a belső minőségügyi rendszer bevezetéséhez és működtetéséhez szükségesek és útmutatást ad az alkalmazók részére a megfelelő minőségügyi eszköztár kiválasztására. Vonatkozó szabályozások A minőségirányítási rendszer bevezetése az alábbi szabályozások alapján történik: Jogszabályok • Az egészségügyről szóló 1997.évi CLIV. Törvény 121. §327 – Minden egészségügyi szolgáltató biztosítja a belső minőségügyi rendszer működését • 4/2000. (II. 25.) EüM rendelet a háziorvosi, házi gyermekorvosi és fogorvosi tevékenységről 8. § (1) –
A háziorvosi és fogorvosi tevékenység minőségbiztosítása a tevékenységet végző orvos feladata
Szabványok és standardok • MSZ EN ISO 9001:2009 – Minőségirányítási rendszerek. Követelmények • MEES 1.0 2
– Magyar Egészségügyi Ellátási Standardok 1.0 Kézikönyv A MOK által adott dokumentációs rendszer a következőket tartalmazza: •
Minőségpolitikai nyilatkozat
•
Minőségcél
•
Minőségirányítási Kézikönyv (MK)
•
Működési Rend (MR)
•
Minőségügyi eljárások (ME)
•
Eljárásrendek (ER)
•
Szabályzatok (SZ)
•
Bizonylati Album (BA)
A dokumentáció meghatározza a praxisok működése során végrehajtandó minőségirányítási feladatokat. A dokumentumok előkészített változatban, kötelező elemeket tartalmazva kerültek átadásra, a szolgáltatónak, amit azonban a praxisnak saját speciális adataival ki kell egészítenie. A
dokumentumok
szerkeszthetőek,
kiegészíthetőek
és
saját
arculatra
átalakíthatóak, a szabvány által előírt elemek megtartásával. Tévhitek az alkalmazásról „Csak ki kell nyomtatni és alá kell írni” • Az így képződött dokumentáció csak egy felesleges papírhalmaz lesz! A leírtak a kötelezően követendő szabályok, amitől nem lehet eltérni • Az ISO 9001 szabvány sok esetben megfogalmazza a követelményt, de az eszköz megválasztását a szolgáltatóra bízza, így például egy oktatás igazolása nem csak oktatási naplóban lehetséges, hanem az oktatott anyag résztvevők általi aláírásával is Csak kinyomtatott és aláírt dokumentum lehet érvényes 3
• Az érvényesség feltétele, hogy igazolható legyen a jóváhagyás időpontja és a jóváhagyó személye és az illetéktelen általi módosítás meg legyen akadályozva. Így egy aláírt DVD is érvényes dokumentációnak tekinthető. A rendszer nem követel meg többletfeladatokat • A rendszer azokra a kockázati elemekre fókuszál, amelyek végrehajtása szükséges a biztonságos működés igazolásához, így olyan tervezési, végrehajtási, ellenőrzési és igazolási feladatokat is előír, amelyeknek a fő célja a hibák megelőzése és ez idáig nem képezték részét a háziorvosi rutinnak. A legfontosabb MIR követelmények ismertetése • A
mintadokumentációt
(Minőségirányítási
a
praxis
Kézikönyv,
adataival
Működési
fel rend,
kell
tölteni
Házirend,
Minőségpolitika, Minőségcélok, stb.). • Létre kell hozni az érvényes dokumentációt, ami lehet nyomtatott vagy DVD-re égetett és az adathordozón, amit aláírással és dátummal kell érvényesíteni. • A minden munkatárs munkaköri leírását ki kell egészíteni a minőségirányítási feladatokkal . • A munkatársaknak érdemes egy-egy személyi-tasakot készíteni, ami tartalmazza: • munkaszerződést, munkaköri leírást, esetleges megbízásokat (ha valaki belső auditor a belső auditori megbízást is), a végzettséget igazoló okiratok másolatát, alkalmasságot igazoló iratokat, oltási füzetet, leckekönyvet, a rendszer bevezetését követően munkába álló munkatársak új munkatárs oktatási lapját, a munkatárs éves értékelő lapját. 4
• A személyes adatokat a praxisvezető bizalmasan kezeli és illetéktelen hozzáférése korlátozott. • Az eszközökre és berendezésekre vonatkozóan érdemes egy-egy iratgyűjtőt készíteni, ami tartalmazza: • a berendezés magyar nyelvű kezelési utasítását a kezelő személyek aláírásával, szakszerviz által üzembe helyezett berendezéseknél az üzembe helyezési jegyzőkönyvet, időszakos felülvizsgálat / hitelesítés / kalibrálás köteles eszközöknél a megfelelőséget igazoló hatályos feljegyzéseket, az időszakos karbantartásról, javításról, spórázásról (sterilizáló esetén) készült feljegyzéseket. • A használaton kívüli vagy hibás berendezéseket el kell távolítani a praxis területéről, vagy egyértelműen jelölni kell. • A praxis területén használt (előforduló) fertőtlenítőszerek és vegyszerek (az alkalmazott rovar- és rágcsálóirtó szerekét is) biztonsági adatlapjait ki kell nyomtatni és megfelelő azonosítással, rendszerezéssel a személyzet részére hozzáférhetővé kell tenni. • A praxis illetékes által készített munkavédelmi szabályzata és munkahelyi kockázatértékelése kinyomtatott állapotban elérhető kell legyen. Minden munkatárs éves munkavédelmi oktatása igazolható kell legyen.
Az
munkavédelmi
oktatás
tematikája
a
munkavédelmi
szabályzatra épül. • Évente minimum egyszer minden munkatársra kiterjedő dokumentáltan igazolható minőségirányítási képzést kell tartani. • A praxis területén ki kell függeszteni az aláírt Minőségpolitikát, Házirendet, Helyettesítést (igény esetén), Árlistát, a biztonsági és vészjelöléseket (pl. menekülési útvonal vagy hulladéktárolók megjelölése, dohányzási tiltótábla). • A minimum gyógyszerkészletet meg kell határozni.
5
• A készenléti tálca és sürgősségi táska tartalmi előírását a rendelő jellegének figyelembevételével kell meghatározni, valamint az előírt tételeket havonta dokumentáltan ellenőrizni kell. • A gyógyszerhűtőkbe hőmérő helyezendő és naponta vezetni szükséges az ellenőrző lapot. A hűtők havi fertőtlenítését is igazolni szükséges. • A gyógyszerek állapotát minden gyógyszerszekrényben havonta ellenőrizni kell, és ki kell állítani az ellenőrzési jegyzőkönyvet. Több gyógyszerszekrény esetén a gyógyszerszekrények számozása szükséges. • Amennyiben fertőtlenítőszer, tisztítószer vagy egyéb oldat készítésére kerül sor, akkor az oldat összetételéről ki kell állítani a dokumentumot. • Betegpanaszokat dokumentálni kell. Az eltéréseket nyilvántartásba kell venni és meg kell határozni az okok megszüntetését szolgáló intézkedéseket. • Érdemes
kinyomtatni
üres
Betegtájékoztató
és
beleegyező
nyilatkozatokat, míg az aláírt példányokat rendszerezetten, beteghez és eseményhez rendelten kell tárolni. • Veszélyes hulladék-szállítási igazolások rendszerezetten legalább 10 évig tárolandóak. • Takarítás ellenőrző feljegyzések legalább 1 évre visszamenően megőrzendőek. • Szabályozó értékű dokumentáció változása esetén új érvényes dokumentumot vagy új DVD-t kell kiadni Érvénytelen dokumentumokat érvénytelenítve minimum 5 évig archiválni kell. • A módosult dokumentumok tartalmát az érintettekkel igazolt oktatás keretében kell közölni. • A teljes dokumentációt évente dokumentáltan felül kell vizsgálni. • Évente egyszer végre kell hajtatni a belső auditot. Képzett belső auditort kell megbízni, az audittervet át kell nézni, hogy tartalmaz-e minden területet. A belső auditor elvégzi az auditot és a feltárt eltérésekről 6
feljegyzést,
valamint
auditjelentéseket
állít
ki.
Az
eltéréseket
nyilvántartásba kell venni. • Évente a betegelégedettség vizsgálati kérdőív alkalmazásával el kell végezni a reprezentatív mintára épülő elégedettségmérést. • Évente értékelni kell a munkatársak kompetenciáját és el kell készíteni az oktatási tervet. A megtörtént oktatásokat igazolni kell. A nem tervezett (soron kívüli) oktatásokat is nyilván kell tartani. • Évente egyszer értékelni kell a szállítókat és aktualizálni kell a szállítói listát. • A
praxis
teljesítményét
havonta
kell
értékelni,
míg
legalább
negyedévente az indikátorok alakulását elemezni szükséges. • Évente két alkalommal minden munkatárs bevonásával értekezletet kell tartani és az értekezlet megtörténtét jelenléti ívvel igazolni kell. • Évente egyszer át kell tekinteni az év során felmerült eltéréseket és a hozott helyesbítő, valamint megelőző intézkedéseket. Évente dokumentáltan meg kell tartani a vezetőségi átvizsgálást és meg kell határozni a következő naptári évben végrehatandó intézkedéseket. Ki és mikor hajtsa végre a feladatokat? Annak érdekében, hogy az új rendszer minimális terhet jelentsen, és valójában segítség legyen a praxis részére - anélkül, hogy hosszas képzési folyamatokon kellene részt venni -, az általam kialakított modell egy figyelőprogram segítségével ad útmutatást az egyes teendők időben történő végrehajtásához és rendszerbe foglalja a feladatokat, illetve a hozzájuk tartozó dokumentumokat / feljegyzéseket hypertextes technika alkalmazásával. Ezen túlmenően az általam adott csomagban található kis programok segítik az értékeléseket megszűntetve a manuális statisztikák készítésének igényét (pl. eltérések, panaszok, elégedettség értékelése). A praxisok egy rövid használati útmutatóval ellátott DVD-t kapnak és a figyelőprogram segédlete ismerteti, hogy melyik 7
dokumentumot vagy feljegyzést kell kinyomtatni és/vagy kifüggeszteni és mit mikor kell változtatni. A kezelés nagyon egyszerű. Az érvényes dokumentáció a praxisvezető által dátummal és aláírással ellátott CD/DVD-n lesz elérhető, míg évente vagy szabályozó dokumentum változása esetén történik új CD/DVD kiírás. A DVD sok mintát és segédletet tartalmaz (pl. munkaköri leírások, munkavédelmi szabályzat, …) amelyek használata nem kötelező, amennyiben a praxisok
már
korábbról
rendelkeznek
változatával.
8
ilyen
dokumentumok
érvényes
