A fenntartható sikeresség irányítását szolgáló szervezeti önértékelési szoftver alkalmazása Katonai Zsolt (Q-Master Trust Tanácsadó Kft) A MSZ EN ISO 9004: 2010 szabvány a tartós siker megvalósítását támogatja a minőségirányítási megközelítés alkalmazásával. ERŐSSÉGEI: Foglalkozik minden vonatkozó érdekelt fél szükségleteivel és elvárásaival, és útmutatást ad a szervezet teljes működésének módszeres és folyamatos fejlesztésére. A társadalmi felelősség a szervezet jellegének megfelelően az érdekelt felek viszonylatában jelenik meg. Alkalmazható bármilyen szervezetre, tekintet nélkül annak méretére, típusára és tevékenységi körére. A szabvány összhangban áll a nemzetközileg széles körön alkalmazott egyéb menedzsment szabványokkal - kiemelten az ISO 9001:2008 szabvánnyal - úgy fogalomrendszerében, mint struktúrájában, ezáltal is segítve az alkalmazókat a helyes értelmezésben és a saját irányítási rendszereiknek fejlesztésében. Biztosítja azt, hogy a szervezet hosszú távon megvalósítja és fenntartja céljait. Támogatja a szervezetet abban, hogy kiegyensúlyozott módon, hosszú távon, következetesen teljesíteni tudja érdekelt felei szükségleteit. Alapelvei és ezek lebontásai összhangban vannak a TQM filozófiára épülő kiválósági modellek alapelveivel.
1
Alapelv sz. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Alapelv Vevőközpontúság Vezetés A munkatársak bevonása Folyamatszemléletű megközelítés Rendszerszemlélet az irányításban Folyamatos fejlesztés Tényeken alapuló döntéshozatal Kölcsönösen előnyös kapcsolatok a szállítókkal
Minden - a kiválósági modellekben is fellelhető - lényeges kritériumra kiterjed, amelyek kézbentartása a szervezet sikerének garanciáját jelenti. Fejezet sz. Szabvány fejezet 4. 5. 6. 7. 8. 9.
A szervezet tartós sikerének irányítása Stratégia és politika Gazdálkodás az erőforrásokkal Folyamatirányítás Figyelemmel kísérés, mérés, elemzés és átvizsgálás Fejlesztés, innováció és tanulás
A szervezetek fenntartható sikerességének irányítására összpontosít, ami a fejlődés alapja, tehát nem csak a kiváló szervezeteket célozza meg. Szervezeti önértékelési modellt kínál, amely alkalmazása rámutat a szervezet fejlettségi szintjére és segíti a fejlesztendő területek feltárását. A végrehajtandó szervezeti önértékelés alkalmazható: • az összehasonlítások és tudásmegosztások ösztönzésére az egész szervezetnél (összehasonlításokat lehet tenni a szervezet folyamatai, és ahol alkalmazható, különböző egységei között), • más szervezetekkel végzett benchmarkinghoz,
2
• a
szervezet
előre
haladásának
figyelemmel
kísérésére,
ismétlődő
önértékelések végrehajtásával, és • fejlesztési területek azonosítására és rangsorolására. A szabvány az alapelvekhez rendeli az eredményeket, ami egy tiszta és logikus kapcsolatot segít megteremteni a szervezet saját stratégiája és a szabvány között. A
szabványfejezetek
részletezik
azokat
a
megközelítéseket,
amelyek
alkalmazása az alapelvekben ismertetett eredmények elérését garantálják. Az ajánlott szervezeti önértékelés arra a premisszákra épül, miszerint egy érett szervezet eredményesen és hatékonyan működik, és tartós sikert ér el: ●
az érdekelt felek szükségleteinek és elvárásainak megértésével és kielégítésével,
●
a változások figyelemmel kísérésével a szervezet környezetében,
●
a fejlesztés és innováció lehetséges területeinek azonosításával,
●
stratégiák és politikák meghatározásával és lebontásával,
●
a vonatkozó célok kitűzésével és lebontásával,
●
folyamatai irányításával és erőforrásaival való gazdálkodással,
●
a bizalom kimutatásával munkatársai iránt, ami javuló motivációhoz, elkötelezettséghez és részvételhez vezet, és kölcsönösen előnyös kapcsolatok kialakításával a szállítókkal és más partnerekkel.
3
Az MSZ EN ISO 9004:2009 szabvány alapján kifejlesztett szoftver alkalmazásának előnyei A szoftver a stratégia megvalósítási képességet értékeli és a szervezet számára releváns elemekre fókuszál. Biztosítja az előzetes szervezeti önértékelést a szabvány által felkínált A1 és A2A7 táblázatok segítségével. A konkrét fejlesztendő területek meghatározása érdekében az A2-A7 táblázatok szempontjait konkrét - a felhasználó számára egyértelmű - alszempontokra bontja. A szabványfejezetekben ismertetett megközelítéseket összerendeli az ISO 9000 szabványsorozat által meghatározott alapelveknél ismertetett eredményekkel és egy részletes szervezeti önértékelési modellt kínál. A
szervezet-specifikus
önértékelési
modell
megtervezéséhez
egyszerű
felületeket kínál. Összerendeli a szervezet stratégiai céljait a szervezet súlyozott indikátoraival és az alkalmazott indikátorokat a szabvány alapelveinél ismertetett eredményekkel. Összerendeli a szervezet által alkalmazott módszereket és technikákat a szabvány fejezeteiben ismertetett megközelítésekkel. Az indikátorok és a módszerek listázását segédlet támogatja (ez a segédlet cég vagy ágazat-specifikusan továbbfejleszthető). A tervező helyes kitöltésének kontrolljaként a szoftver visszacsatol a tervező felületekre és a kódolt kapcsolatokat kiegészíti explicit információkkal. Az adatgyűjtést egyszerű felületek támogatják, amelyeken a kérdések megválaszolása az A1 táblázat esetén 0-1 értékekkel, míg az A2-A7 táblázat, az indikátorok, módszerek, alapelvek és szabványfejezetek lebontásainál 0-10 skála szerinti értékeléssel történik. A mérlegelést és döntést kiegészítő pontozási táblák támogatják. A szoftver lehetővé teszi több személy bevonását a szervezeti önértékelésbe (10 önálló adatgyűjtő fájl) és amennyiben valamely személy nem kompetens 4
valamely kérdés megválaszolásában vagy nincs az igényelt információ birtokában, vagy az adott szempontot a szervezetére nézve nem találja értelmezhetőnek, nem kell megválaszolnia a feltett kérdést és ez nem befolyásolja a végeredményt. Az objektivitás növelése érdekében azoknak az eredménykritériumoknak az értékelésénél, amelyekhez indikátor kapcsolódik, és azoknak a szabványfejezet szempontoknak az értékelésénél, amelyekhez módszer kapcsolódik a szoftver az indikátorok és a módszerek értékelése alapján generálja az eredményt, ami a szempont értékelője által természetesen felülírható. A válaszok, a beépített kapcsolatok és a tervező személyek által megadott megfelelőségi értékhatár figyelembevételével a szoftver azonosítja az érettségi szinteket és kiszámolja a végeredményt, külön értékelve a stratégiai szempontok szerinti elemeket (ez segíti a szervezetet abban, hogy szembesüljön azzal, hogy a stratégiai fókuszok mennyire érvényesülnek a szervezetnél). A szoftver minden eredménykritériumhoz egyértelműen hozzárendeli a szabványfejezetekben ismertetett megközelítések megfelelőségét (%) úgy szabványfejezetenként, mint átlagértékként. A szoftver minden szabványfejezet szerinti megközelítéshez egyértelműen hozzárendeli az alapelvek szerinti eredmények megfelelőségét (%) és az értékpárok figyelembevételével kategorizálja a megközelítéseket.
5
A megközelítéseket és a stratégiai célok megvalósítási képességét az 1. sz. ábrán látható portfolió szerint kategorizálja. 1. sz. ábra EREDMÉNY
100%
Hatásos
BM
75%
Elért m ax. megfeleloség
Kedvezo körülmények
EREDMÉNYT FENNTARTANI!
KIVÁLÓ
KRITIKUS
HATÉKONYSÁGOT JAVÍTANI!
Hatékony
35%
Elvárt min. m egfeleloség
Megközelítés hiánya
Hatékonyság hiánya MEGKÖZELÍTÉS
35%
75%
Elvárt min. megfeleloség
100%
Elért max. megfeleloség
Az eredmények figyelembevételével a szoftver meghatározza fejlesztendő területeket és gazdag módszertani segédletet kínál a fejlesztéshez.
6
Az
eredményeket,
a
szervezet
pozicionálását
és
fejlődését
támogató
információkat a szoftver diagramokban is szemlélteti (példák lásd 2. sz. és 3. sz. ábrák). 2. sz. ábra ISO 9004:2009 szabvány fejezetei szerinti értékelés %
A s ze rve ze t tartós sike réne k irányítása 90,34 100,00 80,00 60,00
Fe jle s zté s , innováció és tanulás
Straté gia é s politika 86,50
40,00 43,12
20,00 0,00
Figyele m m e l k ís éré s , m é rés , e le m zé s é s átvizs gálás
61,24
77,82 Gazdálk odás az erőforrás ok k al
79,64 Folyam atirányítás
Megközelítés és eredmény átlag % Fejezet (megközelítés) % Kapcsolódó eredmény %
7
3. sz. ábra
Alapelvek szerinti értékelés %
Vevők öz pontúság 100,00 80,96 Kölcs önöse n előnyös k apcsolatok a sz állítók k al 81,25
80,00
V eze tés 76,40
60,00 40,00 20,00 0,00
Ténye k en alapuló döntés hozatal 79,33
82,91 A m unkatárs ak bevonás a
79,07 Folyam atos fejles ztés
79,69 Folyamats ze m lé letű m egk özelíté s 79,03
Re nds ze rsz em léle t az irányításban Alapelv (eredmény) átlag % Átlag kapcsolódó megközelítés %
8
Az
azonosított
fejlesztendő
megközelítésekhez
konkrét
módszertani
benchmarking információt szolgáltat. (lásd 4. sz. ábra). 4. sz. ábra
A szoftver alkalmazása során a szervezet valós önértékelést végez és nem egy pályázat szerkesztésével, stilisztikával és a gyengeségek esetleges árnyalásával foglalkozik.
9
