Új év nyitása a Kulcs-Bér 2013-ban, a Kulcs-Bér 2012-ben kezelt év(ek) alapján
Az évnyitás lehetővé teszi, hogy a Kulcs-Bér 2012. programban kezelt adatok alapján, megnyissuk a Kulcs-Bér 2013-ban kezelni kívánt cégeinket. Az évnyitás sikeressége érdekében a 2012. december 20-án kiadott 2012. Kulcs-Bér december /2. verzióját mindenképpen futtatni kell. Kérjük Tisztelt Felhasználóinkat, hogy az évnyitást követően a Törzskarbantartás/Közös törzsek/Foglalkozási viszonyok és a Törzskarbantartás/Közös törzsek/Jövedelem jogcímek csoportban a 2013. évi törvényi változások által eredményezett beállítás módosításokat ellenőrizzék.
Előkészületek
December hónap lezárása a 2012-es programban A decemberi számfejtések, bevallás, közteherutalás elkészítése után zárjuk le a 2012. év december hónapot. Erre a Karbantartás/Hónapok karbantartása menüpontban van lehetőségünk. Fontos, hogy a program legfrissebb 2012. december/2. verziójában dolgozzunk. A decemberi hónap lezárása azért szükséges, mert a hónapzárás lefuttat több olyan rutint (keresetek, szabadságok halmozása, hátralékos levonások csökkentése…), melyeket célszerű elvégezni decemberben. Bizonyosodjunk meg arról, hogy minden adat és számfejtés rendben van a 20012-es évben. Az évnyitás után a Kulcs-Bér 2012-ben végzett módosítások nem kerülnek át a Kulcs-Bér 2013 programba.
Biztonsági mentés készítése a 2012-es program adatairól Az évnyitás előtt fontos biztonsági mentést készíteni a 2012-es évet kezelő program adatairól. A számítógép Start menüjéből indítva, a Minden program / Kulcs-Soft / Karbantartás / Adatmentő és visszatöltő segédprogram pontban találhatjuk meg a biztonsági mentések kezelésére szolgáló segédprogramot.
Kulcs-Bér 2013. telepítése Mivel az évnyitás a Kulcs-Bér 2013. programban indítható el ezért az évnyitáshoz a Kulcs-Bér 2013. terméknek a gépen kell lenni. Ajánlott a Kulcs-Bér 2013-at arra a gépre telepíteni ahol a Kulcs-Bér 2012. található. Interneten elérhető programfrissítés telepítése A programból közvetlenül (termékszám megadás nem szükséges ebben az esetben), vagy a www.kulcs-soft.hu weboldalon keresztül termékszám megadásával az Ügyfélportálra kell belépnünk.
Az Ügyfélportál Szoftvereim/Teméktámogatás pontjában a gombra kattintva elindítható a Kulcs-Bér 2013. program telepítőjének letöltése (a letöltésre kerülő telepítő fájl neve: ber2013-januar.exe). A gépre való telepítés a szokásos módon, - a program telepítő fájljának futtatását követően megjelenő telepítés varázsló segítségével – történik. A telepítésről részletesen a telepítés varázslóról készült blogbejegyzésünkben olvashatnak. CD-ről történő termék telepítése: Helyezzük be a Kulcs-Bér 2013. terméket tartalmazó CD-t a számítógép CD-olvasójába. A lemez beolvasása után megjelenik egy képernyő, melyen a
gombra kattintva indítható a telepítés. Amennyiben a telepítő keretprogram
nem indulna el automatikusan, a Start gomb Futtatás menüje alatt a Tallózás segítségével válasszuk ki a CD-ről a termékváltozatnak megfelelően elnevezett „exe” kiterjesztésű fájlt (pl.: ber2013-januar.exe). A telepítésben egy úgynevezett varázsló segíti munkánkat. További információk a Kulcs-Bér felhasználói dokumentációjában találhatóak.
Belépés a Kulcs-Bér 2013. programba, az első cég létrehozása A Kulcs-Bér 2013. program használatba vételéhez, be kell lépnünk a programba. Ehhez létre kell hoznunk egy céget, mely a program indításakor megjelenő Kezdeti beállítások varázslóban tehetünk meg. Kezdeti beállításoknál tudjuk többek között az is megadni, hogy melyik telepített sql serverhez kívánjuk csatlakoztatni a Kulcs-Bér 2013-at. Amennyiben nem biztos az sql server nevében, illetve abban, hogy a 2012 –es programmal melyik adatbázist használta, ellenőrizheti a 2012 –es programban. Lépjen be bármelyik 2012 –es cégbe, majd indítsa el a Karbantartás/SQL server beállítás varázsló indítása opciót. A varázsló első ablaka mutatja, hogy a program melyik sql használta. Az itt látható útvonalat (gépnév\sql neve) kell megadni tehát a 2013 –as program első indításakor.
Az Első elszámolni kívánt cég neve mezőbe célszerű olyan nevet megadni, amely már a 2012ben is létezett és 2013-ban is kívánunk benne dolgozni. Így az elsőként létrehozott céget is fel tudjuk használni az évnyitás során.
Évnyitás a 2013-as programban Az évnyitáshoz rendszergazdai jogosultság szükséges! Az évnyitási folyamat alatt minden egyéb alkalmazásból ki kell lépni!
Javasolt, hogy amennyiben rendelkezünk víruskereső programmal, lépjünk ki, abból is az évnyitás idejére. Hálózatos használat esetén, az évnyitási folyamatot a szerver gépen kell elvégezni. Az évnyitás megtörténte után, a kliens gépeken is telepíteni kell a Kulcs-Bér 2013. programot. A kliens gépeken a 2013. évi adatokat tároló szerver gépet kell kiszolgálóként beállítani. Ajánlott, hogy azon a számítógépen ahol a 2013-as év nyitását végezzük, legyen telepítve a Kulcs-Bér 2012. program legfrissebb (2012. december/2) verziója is (munkaállomásként, vagy szerverként üzemelve). Új év nyitására a Kulcs-Bér 2013. Karbantartás/2013 évnyitás pontjában van lehetőségünk. Ezért kell feltelepítenünk a Kulcs-Bér 2013. programunkat.
Kapcsolat létrehozása Kattintsunk a Karbantartás/Évnyitás pontra. Az évnyitási folyamatot segítő varázsló nyitó képernyőjére jutunk. Ezen a képernyőn történik az adatbázis kapcsolat beállítása. Azt az SQL szervert kell kiválasztani az SQL szerver legördülő listából, ahol az évnyitás alapjául kijelölni kívánt 2012es év adatbázisa található. A 2012-es adatbázisok beállításairól – ahogy az előző 4-es pontban részleteztük – , a Kulcs-Bér 2012-ben a Karbantartás/SQL varázsló indítása menüpontban tájékozódhatunk. Ha nincs fenn 2012-es Kulcs-Bér program a gépen, de 2012-es adatokat tartalmazó adatbázis található rajta, akkor manuálisan megadhatóak az adatbázis eléréséhez szükséges adatok. (SQL szerver neve, az adatbázis eléréséhez szükséges felhasználónév és jelszó, illetve, ha használunk integrált hitelesítést, akkor ennek a ténynek jelzése.) Amennyiben hibásan, vagy nem kerültek megadásra az adatok, az évnyitást segítő varázsló figyelmeztető üzenetet ad és egészen addig nem lehet tovább lépni, míg a megadott adatok alapján a program nem tud csatlakozni az adatbázishoz.
Ha kiválasztottuk azt az adatbázist, ahol a 2012. év adatait kezeltük, a gombbal léphetünk tovább a következő képernyőre.
Cégek kiválasztása Ezen a képernyőn állítható be, hogy milyen cégeket/éveket hozzon létre 2012-es adatok alapján az évnyitás során a program. 2012-es cég oszlop tartalma: Itt megtalálhatóak azok a cégek, melyeket az előző lapon beállított szerveren kezeltünk a 2012-es programverzióval. A listában kiemelt színnel jelennek meg azon cégek, melyeknek december hónapja nem került lezárásra. 2013-as cég oszlop tartalma: Itt választhatóak ki azok a cégek, melyeket a Kulcs-Bér 2013. programban kívánunk kezelni az évnyitást követően. Lehetőségek a 2013-as cég oszlopban: Új (2013-as) év felvitele: Ha ezt választjuk, akkor a 2012-es cég oszlopában látható céghez létrehozza a 2013-as évet az évnyitás. Konvertálásból kihagyva: Ha ezt választjuk, akkor a 2012-es cég oszlopának cége alapján nem nyit meg új évet a program.
2013-as cég megnevezése: Ha egy 2012-ben – már létrehozott – céget választunk, akkor a 2012-es cég adatai alapján azt nyitja meg. (Ezért javasoltuk, hogy a Kulcs-Bér 2013-ba történő belépés során, egy olyan cégnevet adjunk meg, amit az évnyitás során itt kiválaszthatunk). Elérhető gombok: : Az évnyitás, ha azonos névvel talál céget a 2013-as programban, akkor azt ajánlja fel a 2013-as cég oszlopban, egyébként az <Új (2013-as) év felvitele> az alapértelmezett beállítás. <MINDET KIHAGY>: Konvertálásból kihagyva megjegyzés jelenik meg minden 2013-as cég mezőben. <MIND ÚJ ÉV>: Új (2013-as) év felvitele megjegyzés jelenik meg minden 2013-as cég mezőben. Ennek megfelelően, az évnyitás, a 2012-es cég alapján létrehozza a 2013-as évet. Ha beállítottuk az átvételre jelölt cégek 2013-ban történő kezelését, a gombbal léphetünk tovább a következő képernyőre. Amennyiben van olyan 2012-es cég, melynek december hónapja nem került lezárásra, akkor erre figyelmeztet a program és lehetőséget ad az évnyitás megszakítására is.
Jövedelem jogcím beállítások
A 2012. évi I. törvény 2013. január 1-től jelentősen módosította a távolléti díjszámítást. Az esedékesség időpontjában érvényes törzsbéren kívül az irányadó időszakban –utolsó 6 naptári hónap- kifizetett teljesítménybért a 150.§-ban foglaltak alapján, míg a bérpótlékokat a 151.§ szerint kell figyelembe venni. A változások kezelésére új jövedelem tulajdonságok kerültek bevezetésre. A jogcím besorolások ellenőrzését, valamint az egyedileg létrehozott jogcímek besorolását az alábbi táblázatban tudják elvégezni. Fontos! A Kulcs-Bér program csak az alábbi kategóriák valamelyikébe besorolt jövedelem jogcímeket veszi figyelembe a távolléti díj megállapításakor a 2012. évben a vonatkozási időszakban kifizetett teljesítménybérbér és bérpótlék jogcímeken elszámolt jövedelmek közül. A beállítások a későbbiekben a „Törzskarbantartás/ Közös törzsek/ Jövedelem jogcímek” szekcióban ellenőrizhetők, illetve módosíthatók. Figyelem! Azon felhasználóink, akik a 2013-as évnyitást már elvégezték, és 2012-es évben volt tiszta teljesítménybérben részesült munkavállalójuk, mindenképpen futtassák le az évnyitás módosítását, amely elérhető a Karbantartások/ Adatbázis karbantartása/ 2013 évnyitás módosítása opcióban. A távolléti díj számításához szükséges adatok beállításához a „Távolléti díj számítás kategória beállítása a jövedelem jogcímekhez” sort szükséges bejelölni.
Beállítások A Cégek szekcióban látható a Cégek kiválasztása lépésben 2013. cég oszlop tartalmával azonos lista, tehát azon cégek listája, melyeket a 2013-as évben az évnyitás során létrehozunk. A Beállítások csoportban mindig az Cégek listájában aktív elem beállítási lehetőségei láthatók. Itt található Kilépett dolgozók átvétele, Megmaradt szabadságok átvétele és Jelenlét naptár feltöltése jelölőnégyzetek segítségével az átvételre kerülő adatok köre paraméterezhető. A KOMPAKT vagy PRÉMIUM terméket használó ügyfeleknél megjelenő “Számfejtéskor a részletes jelenlét adatok figyelembe vétele (összes foglalkoztatott összes jogviszonyára vonatkozóan)” jelölőnégyzet aktiválása esetén, az adott cég összes jogviszonyánál a 2013-as évben beállítja a program a részletes jelenlét adatok használatát. Amennyiben a jelölőnégyzet nem aktív, akkor a 2012-es évben beállított állapotok kerülnek átvételre a 2013-as évre. Törzsbér módosítások: Itt – a programban megismert módon: „+” jelre kattintva – lehetőség van megváltoztatni, illetve felvinni az új törzsbéreket. Egyszerű példa: itt lehet megadni a minimálbér, garantált bérminimum változásokat is, így évnyitást követően nem kell minden dolgozónál külön-külön módosítani a törzsbér értékét.
Egyéb jövedelemmódosítások: A 2012 decemberében, a jogosultság kezdete és 2013-as vége dátummal, vagy üres jogosultság vége dátummal rendelkező egyéb jövedelmek átvételét alapértelmezetten biztosítjuk a programban. Az évnyitás ezen részénél – a megismert módon: „+” jelre kattintva – lehetőség van a 2013-ban alkalmazni kívánt, – és az előzőekben leírt feltételeknek megfelelően rögzített – egyéb jövedelem jogcímek közül választani és megadni a 2013-ban érvényes összeget egy adott 2012-es összeg helyett. Azok jövedelem jogcímek, amelyeknél a 2012. évben a Törzskarbantartások/Közös törzsek/Jövedelem jogcímek paraméterezésében az érvényesség vége dátum 2012. (hónap,nap), nem kerülnek átvételre. Tipikusan ilyen jogcímek, a 2012.06.30-tól érvényes műszakpótlékok. Az <ÖSSZES CÉGRE BEÁLLÍT> gomb segítségével érvényesíthetőek a beállítások a céglista valamennyi állományában. gomb segítségével léphetünk tovább a következő lapra.
Adatátvétel Az Adatátvétel lapon követhetjük figyelemmel, az adatok átvételének folyamatát. A folyamat állásáról folyamatjelző csík tájékoztat bennünket.
Több cég átvétele esetén az aktuálisan feldolgozás alatt álló cég feldolgozottsági szintjét a felső folyamatjelző csíkban, a teljes adatátvételi és évnyitási folyamat készenléti állapotát pedig az alsó folyamatjelző csíkban láthatjuk. Az Adatátvételi napló tartalmazza azokat az üzeneteket, melyek az egyes feldolgozási lépésekről adnak tájékoztatást. A feldolgozási folyamat hosszabb ideig eltarthat (több perc, adatmennyiségtől függően). A feldolgozási folyamat a gomb segítségével bármikor megszakítható. Abban az esetben, ha az adatátvételt megszakítottunk, az évnyitás a későbbiekben megismételhető. A 2013-as adatbázisban, azaz cégekben nem lesz a leállított adatátvételi folyamatnak hatása (dupla átvétel, félig átvett adat, stb.), mivel az évnyitás minden létrehozandó cégben az alapállapotról indul. Figyelem! Ajánlott, hogy a 2012-es évben addig ne kezdjük meg a munkát, míg az évnyitást minden cégnél el nem végeztük, ugyanis minden ismételt évnyitás során a közös törzsek felülírásra kerülnek.
Befejezés Az évnyitási folyamat záró képernyőjén, összefoglaló információkat találunk. Az gomb segítségével megnyitható az évnyitási folyamat részletes naplója. Lehetőség van a napló kinyomtatására és Excel fájlba történő kiexportálására is.
Az évnyitás után a 2013-as évi cégekre automatikusan lefut az adatbázis frissítés, ezután a 2013-as évi cégek készen állnak a használatra. Kérjük, a 2013-as évben történő munka megkezdése előtt ellenőrizze az átvett adatokat.
