UŽIVATELSKÝ MANUÁL Finanční výkazy na CD pro účetní a ředitele firem

1

MANUÁL

UŽIVATELSKÝ MANUÁL Finanční výkazy na CD pro účetní a ředitele firem Komplexní roční závěrka a hodnocení firmy

od 8.00 do 16.00 hod.

linka HOT LINE: 224 197 429

MANUÁL

Copyright ©

2002 - 2010 by Dashöfer Holding, Ltd. & Verlag Dashöfer, nakladatelství, s.r.o. Na Příkopě 18, P.O. Box 756, 111 21 Praha 1 tel.: 224 197 333, fax.: 224 197 555 e-mail: [email protected] http://www.dashofer.cz

2

Všechna práva, zejména autorské právo, licenční právo a průmyslová ochranná práva jsou výhradním vlastnictvím společnosti Dashöfer Holding Ltd. Zypern. Veškerá práva jsou vyhrazena, zejména pak právo na rozmnožování a distribuci, jakož i překlad. Žádná část tohoto díla nesmí být bez písemného souhlasu nakladatelství v jakékoli podobě (tiskem, fotokopiemi nebo jiným způsobem) reprodukována ani ukládána, zpracovávána, rozmnožována či distribuována pomocí elektronických systémů. Programování, informace a data tohoto softwaru byla vytvořena s maximální pečlivostí. Informace, které jsou v této publikaci obsaženy, byly vypracovány podle nejlepšího vědomí s použitím údajů, které byly v době zveřejnění publikace k dispozici, jsou však kvůli nejednotným výsledkům výzkumu, jurisdikce a správy bez záruky. Odpovědný redaktor: Ing. Lucie Krůčková Odborný redaktor: Ing. Andrea Sucháčková Vývoj aplikace: KEYELEMENTS, www.keyelements.org ve spolupráci s: XARICOM software s.r.o., www.xaricom.com Sazba: Dors studio, spol. s r.o., Praha Tisk: Poly + spol. s r.o., Praha ISSN 1214-0368 od 8.00 do 16.00 hod.


3

MANUÁL

OBSAH 1 2 3 4

ÚVOD 1.1 Práce s DEMO verzí 1.2 Technická podpora 1.3 Licenční podmínky INSTALACE 2.1 Instalace aplikace 2.2 Registrace 2.2.1 Používání softwaru na více počítačích 2.3 Odinstalování aplikace 2.4 Nastavení textového editoru 2.5 Nastavení tabulkového procesoru 2.6 Ostatní nastavení aplikace ROZLOŽENÍ OBRAZOVKY 3.1 Rozložení obrazovky aplikace 3.2 Panel nabídky 3.3 Panel nástrojů 3.4 Malý panel nástrojů 3.5 Pracovní plocha 3.6 Stavový řádek PRÁCE S APLIKACÍ 4.1 Založení firmy 4.2 Výběr firmy 4.3 Vlastnosti firmy 4.4 Import firem z předchozí verze 4.5 Práce se sadami účtů 4.6 Vstupní účty 4.7 Rozvaha aktiva, rozvaha pasiva 4.8 Výsledovka 4.9 Cash flow 4.10 Daňová povinnost 4.11 Změny kapitálu 4.12 Finanční analýza 4.13 Časové řady 4.14 Sestavy 4.15 Dokumenty 4.16 Kontakty 4.17 Export a import dat do CSV 4.18 Archivace RTF dokumentů exportovaných z aplikace 4.19 Průvodce přidáním řádku do Vstupních účtů 4.20 Administrace 4.21 Příklad – přidání analytického účtu 4.22 Příklad – přidání účtu pomocí průvodce

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

4

1 ÚVOD 1.1 Práce s DEMO verzí V DEMO verzi si můžete v přístupné oblasti vyzkoušet všechny funkce programu. Zablokována je pouze funkce programu . Nepřístupná oblast je vždy viditelně označena textem – DEMO. Výsledné hodnoty jednotlivý ukazatelů v oblasti Finanční analýza jsou v DEMO verzi zkreslené a neúplné! Pro představu o tiskových výstupech si můžete zvolit příkaz Verlag Dashöfer homepage z nabídky Nápověda. Tím se ve Vašem internetovém prohlížeči spustí domovská stránka Verlag Dashöfer. Následně v záložce OBORY ČINNOSTI vyberte oblast Právo a management a dále z nabízeného přehledu Software Finanční výkazy na CD pro účetní a ředitele firem. Pro plnou funkčnost aplikace je třeba ji zaregistrovat (viz kapitola 2.2). V případě problémů s instalací se obraťte prosím na HOT LINE. Velmi rádi Vám pomůžeme!

1.2 Technická podpora Budete-li kontaktovat naši HOT LINE, mějte prosím připraveny tyto údaje: ● své číslo zákazníka (najdete je na faktuře), ● název programu a číslo verze nebo aktuální stav (naleznete na CD-ROMu), ● údaje o Vašem PC, jako je procesor, kapacita paměti, verze WINDOWS, typ tiskárny, síť apod. (podle dotazu či problému), ● popis Vašeho problému a kdy problém nastal. Požadavky na software: Microsoft Windows 2000/XP nebo Vista Požadavky na hardware: ● PC kompatibilní s IBM ● doporučuje se 128 MB ● grafická karta komp. s Windows ● volné místo na pevném disku minimálně 30 MB ● myš ● mechanika CD-ROM nebo DVD-ROM

od 8.00 do 16.00 hod.


5

MANUÁL

1.3 Licenční podmínky Toto jsou smluvní podmínky pro užívání softwarových výrobků společnosti Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r.o. Prosíme přečtěte si před zadáním licence následující text. Zadáním Vašeho osobního licenčního čísla je programu udělena licence pro jeho užívání pro Vaši potřebu. Licenční číslo se zadává v podnabídce ‚Licence‘, která se nachází v nabídce ‚Možnosti‘, popř. v nabídce ‚Nápověda‘. Pokud neakceptujete podmínky smlouvy (dohody), zašlete, prosím, kompletní produkt se zapečetěnou obálkou s Vaším číslem licence zpět na adresu sídla společnosti Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r.o. 1. Předmět smlouvy Předmětem smlouvy je počítačový program, zaznamenaný na nosiči dat, a k němu příslušný manuál a ostatní materiály (dále také: software). Tento software je ve smyslu autorského práva dílem, na nějž se vztahují autorská práva. Verlag Dashöfer, nakladatelství, spol. s r.o (dále také „poskytovatel licence“) je na základě ujednání s autorem díla oprávněn postoupit licenci k tomuto softwaru třetí osobě (dále také „nabyvatel licence“). 2. Použití softwaru Poskytovatel licence postupuje nabyvateli licence právo používat software na jednom počítači. Současné používání na vícero počítačích - bez zakoupení multilicence - není dovoleno. 3. Předání další osobě Nabyvateli licence je zakázáno bez písemného povolení poskytovatele licence tento software poskytovat další osobě nebo ho další osobě zpřístupnit. 4. Práva Nabyvatel licence se nabytím softwaru stává vlastníkem fyzických nosičů dat a držitelem uživatelského práva na software. Nabytí dalších práv vztahujících se na software s tímto není spojeno. 5. Kopírování Pořizování jednotlivých kopií za účelem zálohování je povoleno. Není však povoleno kopírovat celý nebo část softwaru za účelem jeho dalšího šíření. Jakékoliv další kopírování softwaru, jeho modifikace či změny a použití fragmentů v systémech vlastněných nabyvatelem licence nebo třetími stranami není dovoleno.

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

6

6. Doba trvání smlouvy Platnost této smlouvy je stanovena na dobu neurčitou. Právo nabyvatele licence na užívání softwaru pozbývá automaticky platnosti tehdy, poruší-li podmínky této smlouvy. Nabyvatel licence odpovídá za škodu, která vznikne z porušení smluvních podmínek. 7. Aktualizace Nabyvatel licence je oprávněn k instalaci aktualizovaných verzí tohoto softwaru, jak po obsahové, tak i po technické stránce. Poskytovatel licence umožní uživateli licence přístup k těmto aktualizovaným verzím na základě platby za původní software nebo za předcházející aktualizované verze původního softwaru pod podmínkou, že nedošlo k porušení licenčních podmínek. 8. Záruka a odpovědnost za škodu Poskytovatel licence poukazuje na skutečnost, že stav techniky neumožňuje instalovat počítačový software tak, aby byly veškeré jeho aplikace a kombinace s ostatními programy zcela bez závad. Poskytovatel licence prohlašuje, že v okamžiku předání nosičů dat, jsou tyto za běžných provozních podmínek bez vad materiálu a provedení. Je-li nosič dat vadný, má nabyvatel právo požadovat náhradu. Pakliže nebude vada do čtrnácti dnů odstraněna dodáním opraveného nebo nového nosiče, může nabyvatel odstoupit od této smlouvy. Případná nefunkčnost softwaru uvedená v prvním odstavci či nevhodnost softwaru vzhledem k požadavkům a záměru nabyvatele licence nebo nedostatečná spolupráce tohoto softwaru s jinými programy, požívanými nabyvatelem licence, nejsou vadami ve smyslu odpovědnosti poskytovatele licence za vady. Odpovědnost za správnou volbu a následky užívání softwaru stejně jako zamýšlené a dosažené záměry s ním spojené nese nabyvatel. Poskytovatel licence neodpovídá za následné škody, jako jsou např. ztráty dat a informací, finanční ztráty a přerušení provozu, které mohou nastat ať už pouze samotným užíváním programu nebo jeho nesprávným užíváním nebo užíváním spolu s ostatními programy. Data a informace obsažené v tomto softwaru byly zpracovány s maximální důkladností. Vzhledem k nejednotnosti názorů na některé problémy, stále se vyvíjející zákonodárství a judikaturu nelze zaručit absolutní bezchybnost, nespornost a aktuálnost dat a informací obsažených v software. Ačkoli byly v době zveřejnění všechny informace v souladu s aktuálním zněním zákona, není možné zaručit jejich bezchybnost.

od 8.00 do 16.00 hod.


7

MANUÁL

9. Místo plnění Místem plnění je sídlo poskytovatele licence. 10. Všeobecná ustanovení Přijetím softwaru vyslovuje nabyvatel licence souhlas s těmito licenčními podmínkami. Právní vztahy těmito licenčními podmínkami zvlášť neupravené se řídí právním řádem České republiky, zejména pak autorským zákonem č. 121/2000 Sb., v platném znění. Neplatnost některého ustanovení těchto licenčních podmínek nemá za následek neplatnost celých licenčních podmínek. Poskytovatel a nabyvatel licence se pak zavazují upravit svůj vztah přijetím jiného ustanovení, které svým výsledkem nejlépe odpovídá záměru ustanovení neplatného resp. neúčinného.

2 INSTALACE 2.1 Instalace aplikace Spusťte instalační soubor Setup.exe. Po potvrzení souhlasu s licenčním ujednáním vyberte adresář, do kterého bude aplikace nainstalována. Po nakopírování souborů instalátor oznámí úspěšné nainstalování aplikace. V nabídce operačního systému Start > Programy přibude programová skupina Verlag Dashöfer s.r.o.

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

8

2.2 Registrace Pro plnou funkčnost aplikace je třeba ji zaregistrovat. Pokud aplikace není registrovaná, vždy po jejím startu se objeví toto okno s upozorněním:

Pro zaregistrování aplikace proveďte následující kroky: Krok 1: Vyvolejte okno Licence z nabídky Nápověda > Licence. Objeví se toto okno:

Krok 2: Do políčka Licenční číslo zadejte hodnotu, která Vám byla dodána. Krok 3: Po úspěšné registraci se objeví toto okno. Nyní je aplikace plně funkční:

od 8.00 do 16.00 hod.


9

MANUÁL

2.2.1 Používání softwaru na více počítačích Tento produkt je díky databázi, kterou program používá, způsobilý pouze pro jedno PC. Navíc je program registrován výlučně pro jednoho uživatele (viz Licenční podmínky). Pro instalaci programu na více počítačích potřebujete zvláštní víceuživatelskou licenci. Spojte se prosím s naší HOT LINE VERLAG DASHÖFER, s.r.o. tel. 224 197 429.

2.3 Odinstalování aplikace Chcete-li aplikaci odinstalovat, otevřete Ovládací panely > Přidat nebo ubrat programy. V seznamu nainstalovaných programů vyberte Finanční výkazy na CD ... a klikněte na Odebrat. Následujte pokyny instalačního programu. Po dokončení odebrání by na Vašem počítači neměla zbýt žádná součást aplikace.

2.4 Nastavení textového editoru V této aplikaci je tisk formulářů realizován voláním externího programu, do kterého se formulář otevře jako dokument RTF, a z tohoto programu se poté provede vlastní tisk. Tento externí program lze nastavit v nabídce Nastavení > Textový editor… V dialogovém okně Cesta k textovému editoru je jako výchozí možnost vybrána Použít editor asociovaný s RTF soubory. V Microsoft Windows to většinou bývá MS Write nebo Wordpad - tyto by měly být součástí Vaší standardní instalace operačního systému Windows. Pokud máte nainstalován Microsoft Office v libovolné verzi, pak máte zřejmě jako výchozí RTF editor nastaven Microsoft Word. Pokud chcete pro tisk formulářů použít jiný editor, vyberte možnost Použít jiný editor a tlačítkem Procházet najděte k němu cestu ve Vašem počítači.

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

10

2.5 Nastavení tabulkového procesoru Finanční sestavy a řady lze uložit do CSV formátu nebo přímo otevřít v tabulkovém procesoru. Tento externí program lze nastavit v nabídce Nastavení > Tabulkový procesor… V dialogovém okně Cesta k tabulkovému procesoru je jako výchozí možnost vybrána Použít program asociovaný s CSV soubory. Pokud máte nainstalován Microsoft Office v libovolné verzi, pak máte zřejmě jako výchozí nastaven Microsoft Excel. Pokud chcete použít jiný program, vyberte možnost Použít jiný program a tlačítkem Procházet najděte k němu cestu ve Vašem počítači.

2.6 Ostatní nastavení aplikace

V dialogovém okně Ostatní nastavení aplikace je uvedena tato volba: • Používat jazyk pro generování RTF je možno vybrat z voleb angličtiny, němčiny a češtiny. Pokud není nalezena anglická verze formuláře je použita pro generování/tisk jeho česká verze. • Exportovat nulové hodnoty pokud je volba zatržena pak se exportují do RTF i nulové hodnoty účtů. • Zobrazovat dialog "Víte, že..." pokud je volba zatržena dialog s užitečným tipem se zobrazí po spuštění aplikace. od 8.00 do 16.00 hod.


11

MANUÁL

3 ROZLOŽENÍ OBRAZOVKY 3.1 Rozložení obrazovky aplikace Panel nabídky se sestává z rozbalovacích částí, které obsahují příkazy: Struktura nabídky: Aplikace se sestává ze šesti funkčních oblastí. Po kliknutí na každou z nich zobrazíte více informací.

3.2 Panel nabídky Panel nabídky se sestává z rozbalovacích částí, které obsahují příkazy:

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

12

Struktura nabídky: Hlavní nabídka

Soubor

Firma

Zobrazit

Podnabídka

Popis

Import...

Naimportuje firmu z předchozí verze programu

Konec

Ukončí aplikaci.

Nová firma

Spustí průvodce pro založení nové firmy.

Výběr firmy...

Otevře dialogové okno pro výběr firmy.

Zavřít firmu

Zavře aktuální firmu.

Vlastnosti firmy...

Otevře okno pro úpravu vlastností firmy.

Smazat firmu

Smaže právě otevřenou firmu včetně všech jejích sad.

Vstupní účty

Přepne pracovní plochu do formuláře Vstupní účty.

Rozvaha AKTIVA

Přepne pracovní plochu do formuláře Rozvaha - AKTIVA

Rozvaha PASIVA

Přepne pracovní plochu do formuláře Rozvaha - PASIVA.

Výsledovka

Přepne pracovní plochu do formuláře Výsledovka.

Cash flow

Přepne pracovní plochu do formuláře Cash flow.

Daňová povinnost

Přepne pracovní plochu do formuláře Daňová povinnost.

Změny kapitálu

Přepne pracovní plochu do formuláře Změny kapitálu.

Analýza

Přepne pracovní plochu do formuláře Finanční analýza.

Dokumenty

Přepne pracovní plochu do formuláře Dokumenty.

Kontakty

Přepne pracovní plochu do formuláře Kontakty.

od 8.00 do 16.00 hod.


13

MANUÁL

Administrace

Zobrazí nebo skryje panel Administrace.

Panel nástrojů

Zobrazí nebo skryje Panel nástrojů.

Stavový řádek

Zobrazí nebo skryje Stavový řádek.

Textový editor...

Otevře dialog Nastavení textového editoru.

Tabulkový procesor...

Otevře dialog Nastavení tabulkového procesoru.

Ostatní...

Otevře dialog pro Ostatní nastavení aplikace.

Postupy

Jednotlivé postupy

Zobrazí daný dokument v externím PDF editoru.

Nápověda

Nápověda F1

Vyvolá nápovědu. Nápovědu lze také vyvolat ze kteréhokoliv místa aplikace klávesou F1.

Nastavení

Informace o aplikaci...

Vyvolá okno s informacemi o aplikaci.

Licence...

Zobrazí dialog pro zadání licenčního čísla pro zaregistrování aplikace. Po úspěšné registraci je tato volba "zašedlá" a nepřístupná.

Verlag Dashöfer homepage

Spustí v internetovém prohlížeči domovskou stránku společnosti Verlag Dashöfer - www.dashofer.cz.

Poslat e-mail do Verlag Dashöfer

Spustí poštovní program a otevře novou zprávu směřující na [email protected].

E-mail noviny ZDARMA

Spustí v internetovém prohlížeči stránku s Objednáním bezplatného zasílání E-mail novin společnosti Verlag Dashöfer.

Objednat

Spustí v internetovém prohlížeči stránku s Objednáním aplikace Finanční výkazy na CD.. společnosti Verlag Dashöfer.

Nejčastější dotazy

Spustí v internetovém prohlížeči stránku s nejčastěji kladenými dotazy a dalšími užitečnými infiormacemi k aplikaci Finanční výkazy

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

14

3.3 Panel nástrojů Panel nástrojů je oblast s tlačítky, které mají specifické funkce v rámci celé aplikace - převážně přepínají formuláře pracovní plochy. Pokud je tlačítko „promáčknuté“, potom se jeho funkce trvale používá. Takto vypadá panel nástrojů s aktivovaným zobrazením formuláře pracovní plochy Vstupní účty:

Funkce jednotlivých tlačítek: Otevře dialogové okno pro výběr firmy. Přepne pracovní plochu do formuláře Vstupní účty. Přepne pracovní plochu do formuláře Rozvaha AKTIVA Přepne pracovní plochu do formuláře Rozvaha PASIVA. Přepne pracovní plochu do formuláře Výsledovka. Přepne pracovní plochu do formuláře Cash flow. Přepne pracovní plochu do formuláře Daňová povinnost. Přepne pracovní plochu do formuláře Změny kapitálu. Přepne pracovní plochu do formuláře Analýza. Vyvolá průvodce tvorby časových řad Časové řady. Vyvolá průvodce sestav Sestavy. Přepne pracovní plochu do formuláře Dokumenty. Přepne pracovní plochu do formuláře Kontakty. od 8.00 do 16.00 hod.


15

MANUÁL

3.4 Malý panel nástrojů Malý panel nástrojů je oblast s tlačítky, které mají specifické funkce v rámci jednotlivých formulářů pracovní plochy aplikace. Pokud je tlačítko „zašedlé“ a nelze na něj kliknout, potom nelze jeho funkci použít v aktuálním formuláři. Pokud je tlačítko trvale „promáčknuté“, potom se jeho funkce trvale používá.

Funkce jednotlivých tlačítek: vytvoření nové sady účtů - viz. Práce se sadami účtů otevření sady účtů - viz. Práce se sadami účtů zavření aktivní sady účtů - viz. Práce se sadami účtů uložení sady účtů - viz. Práce se sadami účtů u ložení aktivní sady účtů pod jiným názvem - viz. Práce se sadami účtů uložení všech otevřených sad účtů - viz. Práce se sadami účtů import dat z externího souboru CSV export dat do externího souboru CSV nulování hodnot účtů návrat akce o krok zpět obnova stavu účtů k poslednímu uložení - pracuje nad celou sadou účtů načíst minulé účetní období - viz. Práce se sadami účtů p řepínání zobrazení a zadávání čísel mezi normálními a zaokrouhlenými na celé tisíce - je-li volba zapnuta, zapisované číslo 1,3 se uloží jako 1300 a v zaokrouhleném tvaru zůstává viditelné jako 1 - pracuje nad celou sadou účtů od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

16

vygenerování formuláře pro tisk ve zvlolené jazykové verzi - viz. Nastavení textového editoru a Nastavení jazykové verze generovaných RTF přepočítání čísel v zobrazeních Rozvaha AKTIVA, Rozvaha PASIVA, Výsledovka, Cash flow a Změny kapitálu upozornění na nesoulad mezi aktivy a pasivy pokud je větší než 1000 korun v zaokrouhleném tvaru. Po stisku tlačítka se objeví okno s číselným vyjádřením rozdílu. vyvolá průvodce přidáním nového řádku do formuláře Vstupních účtů viz Průvodce přidáním nového řádku rozdělení pracovní plochy „okna vedle sebe“ rozdělení pracovní plochy „okna nad sebou“

3.5 Pracovní plocha Pracovní plocha je největší oblastí aplikace. Je rozdělena na dvě okna - na formulářové okno s daty a okno s komentářem. V okně s daty je možné v závislosti na typu formuláře upravovat některé údaje. Hodnoty, které měnit nelze, se přebírají z jiných formulářů - nejčastěji z formuláře Vstupní účty (viz kapitola 4.6). V okně s komentářem se zobrazuje popisný komentář k aktuálně vybranému objektu v okně s daty. Ve formuláři Finanční analýza se navíc ještě používá okno se vzorcem a výpočtem ukazatele.

3.6 Stavový řádek Stavový řádek poskytuje okamžité doplňkové informace.

Popis informací zobrazovaných ve stavovém řádku zleva doprava: 1. Popis právě prováděné činnosti nebo návodný text. 2. Údaje o otevřené firmě a typu rozvahy a výkazu zisků a ztrát. 3. Signalizace indikující stavy klávesnice - CAPS LOCK, NUM LOCK, SCROLL LOCK. od 8.00 do 16.00 hod.


17

MANUÁL

4 PRÁCE S APLIKACÍ 4.1 Založení firmy Po spuštění aplikace se objeví okno Výběr firmy. Pokud aplikaci spouštíte poprvé, není k dispozici pro výběr žádná firma - musíte ji založit. V nabídce Firma stiskněte volbu Nová firma. Spustí se průvodce založením firmy. Krok 1: Výběr druhu společnosti Vyberte si typ společnosti, kterou chcete založit - právnická nebo fyzická osoba. Krok 2: Údaje o společnosti Zadejte základní identifikační údaje. Povinná položka pro vyplnění je Název účetní jednotky. Ostatní položky vyplnit můžete, ale nemusíte. Krok 3: Kontakty Zde můžete vyplnit kontaktní údaje firmy - telefon, fax, e-mail, WWW. Krok 4: Informace o bankovním účtu V tomto kroku lze zadat informace o bankovním spojení - číslo a název účtu. Krok 5: Další údaje o společnosti Zde můžete doplnit další údaje o společnosti: předmět podnikání, datum vzniku společnosti, sídlo finančního úřadu, DIČ a dále právní formu (u právnických osob) nebo místo podnikání (u fyzických osob). Krok 6: Osnova - Rozsah Rozvahy a Výkazu zisku a ztráty V posledním kroku průvodce založení firmy si zvolte rozsah Rozvahy a Výkazu zisku a ztráty. Po stisku tlačítka Dokončit se provede založení firmy a aplikace se otevře se zobrazenou položkou Vstupní účty.

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

18

4.2 Výběr firmy Po spuštění aplikace se objeví okno Výběr firmy. Pokud aplikaci spouštíte poprvé, není k dispozici pro výběr žádná firma - musíte ji založit (viz 4.1). Máte-li již však alespoň jednu firmu založenou, vyberte ji v políčku Firma a stiskněte tlačítko OK. Při práci s aplikací máte možnost kdykoliv vybrat jinou firmu. Dialog pro změnu firmy vyvoláte tímto tlačítkem: anebo volbou z nabídky Firma - Výběr firmy...

4.3 Vlastnosti firmy Z nabídky Firma - Vlastnosti firmy... spustíte okno, ve kterém lze upravovat vlastnosti aktuálně otevřené firmy. Na jednotlivých záložkách lze měnit údaje o firmě stejně, jako při založení nové firmy. Údaje o společnosti: Údaje o společnosti Zadejte základní identifikační údaje. Povinná položka pro vyplnění je Název účetní jednotky. Ostatní položky vyplnit můžete, ale nemusíte. Kontakty: Kontakty Zde můžete vyplnit kontaktní údaje firmy - telefon, fax, e-mail, www. Bankovní účet: Informace o bankovním účtu Na této záložce lze zadat informace o bankovním spojení - číslo a název účtu. Další údaje o společnosti: Další údaje o společnosti Zde můžete doplnit další údaje o společnosti: předmět podnikání, datum vzniku společnosti, sídlo finančního úřadu, DIČ a dále právní formu (u právnických osob) nebo místo podnikání (u fyzických osob). Osnova: Rozsah Rozvahy a Výkazu zisku a ztráty Rozsah Rozvahy a Výkazu zisku a ztráty u již založené firmy nelze měnit. Lze provést obnovu originální osnovy příslušným tlačítkem. od 8.00 do 16.00 hod.


19

MANUÁL

4.4 Import firem z předchozí verze Dialog pro import firem z předchozí verze lze vyvolat z nabídky Soubor > Import... Při importu je možno v prvním kroku určit cestu k adresáři, který obsahuje instalaci předchozí verze aplikace. V dalším kroku pak aplikace umožní vybrat všechny, nebo jen některé firmy nalezené v datových souborech. Pokud název importované firmy je shodný s názvem již založené firmy, je nabídnuto přejmenování importované firmy.

4.5 Práce se sadami účtů Pro každou společnost je možné evidovat více sad účtů. Sada účtů uchovává stavy účtů k nějakému datu - nejčastěji k účetnímu období. Je však možné sady účtů využívat i pro ukládání stavů účtů k libovolným datům nebo k jiným účelům. Sadu účtů lze otevřít jako nový list. Tento list je reprezentován svou záložkou v horní části pracovní plochy. Aktivní sada účtů je zvýrazněna světlým pozadím.

Vybráním nezvýrazněné sady se tato stane aktivní. Záložky lze přesunovat tažením myši. Červená značka označuje provedené změny od posledního uložení. Po založení firmy se automaticky založí nová sada účtů, která má název odvozený ode dne založení - např. Sada účtů 10. únor 2005. Pro práci se sadami účtů slouží následující tlačítka v Malém panelu nástrojů (viz kapitola 3.4):

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

20

Pro vytvoření nové sady účtů slouží tlačítko Nová sada účtů.

Pro otevření uložené sady použijte tlačítko Otevřít sadu účtů. Otevře se dialogové okno, ze kterého vyberete požadovanou sadu a potvrdíte. V tomto okně lze také pomocí tlačítka Přejmenovat provést přejmenování sady. Přejmenovat lze pouze neotevřenou sadu. Pro zavření aktivní sady účtů použijte tlačítko Zavřít aktivní sadu účtů. Pro uložení změn v právě používané sadě slouží tlačítko Uložit sadu účtů. Sadu lze uložit ale i pod jiným názvem po stisku tlačítka Uložit sadu účtů pod jiným jménem nebo lze uložit všechny otevřené sady. Tímto tlačítkem se načtou data z vybrané uložené sady do sloupců minulé účetní období. Tato operace se provede pouze pro právě otevřený formulář. Operace nenačítá hodnoty do buněk, které jsou označeny „pouze pro čtení“.

4.6 Vstupní účty Do formuláře Vstupních účtů se dostanete přes nabídku Zobrazit > Vstupní účty nebo rychleji kliknutím na ikonu Vstupní účty v panelu nástrojů. V hlavním okně je zobrazen seznam jednotlivých účtů rozdělených do účtových skupin. U vstupních účtů jsou uvedeny jeho Účtová skupiny, Číslo účtu, Název účtu, Zůstatek a Počátek pro Běžné účetní období. A dále sloupce obrat strany Má dáti, obrat strany Dal a obrat účtu pro účty, které jsou potřebné pro výpočet Cash flow. V obou formulářích se nemusejí zadávat všechny hodnoty - stačí ty, se kterými se zamýšlejí další operace. Ve vstupních účtech je možné přidávat další účty nebo skupiny účtů - více viz administrace (viz kapitola 4.17). Po kliknutí do řádku účtu se v okně komentáře zobrazí popis k tomuto účtu od 8.00 do 16.00 hod.


21

MANUÁL

(pokud existuje) - k čemu slouží, co se na něm eviduje, popř. příklad. Zadání hodnoty je třeba uložit stiskem klávesy Enter nebo šipkami Nahoru či Dolů. Ve sloupci Konečný zůstatek se zadávají vlastní konečné zůstatky vstupních účtů - hodnoty v penězích. MD

Účet aktiv

D

MD

Účet pasiv

D

Počáteční zůstatek

Počáteční zůstatek

Přírůstky

Úbytky

Přírůstky

Konečný zůstatek

Konečný zůstatek

Úbytky

Další možnosti jsou popsány v kapitole Malý panel nástrojů (viz. kapitola 3.4). TIP Po stisknutí klávesy s lomítkem na numerické klávesnici se za Vámi zadané číslo dopíší tři nuly najednou „000“ Skupiny Vstupní účty jsou rozděleny do skupin. Nepotřebné skupiny účtů je možné zabalit tj. zobrazí se pouze první řádek skupiny a tím se formulář zpřehlední. Zabalení se provede kliknutím na symbol „-“ v prvním sloupci vstupních účtů u příslušné skupiny. Analogicky rozbalení již zabalené skupiny se provede kliknutím na symbol „+“. Rozbalené/zabalené skupiny vstupních účtů se uchovávají per firma, proto při rozbalení/zabalení skupiny se sada automaticky označí jako modifikovaná. Skupiny jsou definovány v osnově firmy a nelze je uživatelsky měnit.

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

22

Vyhledávání Ve formuláři je možno hledat účet podle názvu nebo čísla účtu. Klávesou Ctrl+F se zobrazí vyhledávací dialog.

4.7 Rozvaha aktiva, rozvaha pasiva Do formuláře Rozvaha se dostanete přes nabídku Zobrazit > Rozvaha AKTIVA či Zobrazit > Rozvaha PASIVA nebo přímo kliknutím na ikonu Rozvaha AKTIVA či Rozvaha PASIVA v panelu nástrojů.

V hlavním okně jsou ky Rozvahy. Pro aktiva jsou zde sloupce číslo řádku, Běžné účetní období Brutto, a Minulé účetní období Netto.

zobrazeny řádOznačení, AKTIVA, Korekce a Netto

Pro pasiva jsou zde sloupce Označení, PASIVA, číslo řádku, Stav v běžném účetním období a Stav v minulém účetním období. Po kliknutí na řádek formuláře Rozvahy se v okně komentáře zobrazí k tomuto řádku popis. Postup č. 1 pro výpočet jednotlivých řádků Rozvahy: 1. krok: Zadejte hodnoty konečných zůstatků do příslušných účtů, které naleznete v přehledu Vstupních účtů (viz. kapitola 4.6). 2. krok: Přepněte na zobrazení Rozvahy AKTIVA či Rozvahy PASIVA stiskněte tlačítko Spočítat. Nyní dojde ke spočítání jednotlivých řádků formuláře. od 8.00 do 16.00 hod.


23

MANUÁL

Postup č. 2 pro výpočet jednotlivých řádků Rozvahy: 1. krok: Zadejte částky do příslušných řádků formuláře.

!

Pro úpravy jsou přístupné pouze buňky, které nemají „zašedlé“ pozadí. „Zašedlá“ políčka obsahují vzorce pro automatické výpočty a není možné je upravovat.

2. krok: Po zadání částky je třeba záznam uložit stiskem klávesy Enter nebo šipkami Nahoru či Dolů. Formulář Rozvahy se bude automaticky přepočítávat. TIP Po stisknutí tlačítka Spočítat dojde k přepočítání rozvahy podle hodnot konečných zůstatků, které byly zadány do Vstupních účtů. Tzn., že v případě, kdy nebyly zadány žádné hodnoty konečných zůstatků, tzn. že pracujete až s formulářem Rozvaha budou jednotlivé řádky vynulovány. Doporučujeme proto, při využití Postupu č. 2 po zadání všech hodnot formulář Rozvahy uložit, aby nedošlo ke ztrátě vypočítaných dat. Další možnosti jsou popsány v kapitole Malý panel nástrojů (viz. kapitola 3.4).

4.8 Výsledovka Do formuláře Výsledovky se dostanete přes nabídku Zobrazit > Výsledovka nebo přímo kliknutím na ikonu Výsledovka v panelu nástrojů.

V hlavním okně jsou zobrazeny řádky Výsledovky. Ve formuláři jsou sloupce Označení, TEXT, číslo řádku a Skutečnost v účetním období sledovaném a minulém. Po kliknutí na řádek ve formuláři Výsledovka se v okně komentáře zobrazí k tomuto řádku popis.

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

24

Postup č. 1 pro výpočet jednotlivých řádků Výsledovky: 1. krok: Zadejte hodnoty konečných zůstatků do příslušných účtů, které naleznete v přehledu Vstupních účtů (viz. kapitola 4.6) 2. krok: Přepněte do formuláre Výsledovka a stiskněte tlačítko Spočítat Nyní dojde ke spočítání jednotlivých řádků formuláře.

.

Postup č. 2 pro výpočet jednotlivých řádků Výsledovky: 1. krok: Zadejte částky do příslušných řádků formuláře.

!

Pro úpravy jsou přístupné pouze buňky, které nemají „zašedlé“ pozadí. „Zašedlá“ políčka obsahují vzorce pro automatické výpočty a není možné je upravovat. 2. krok: Po zadání částky je třeba záznam uložit stiskem klávesy Enter nebo šipkami Nahoru či Dolů. Formulář Výsledovky se bude automaticky přepočítávat.

Po stisknutí tlačítka Spočítat dojde k přepočítání rozvahy podle hodnot konečných zůstatků, které byly zadány do Vstupních účtů. Tzn., že v případě, kdy nebyly zadány žádné hodnoty konečných zůstatků, tzn. že pracujete až s formulářem Výsledovka budou jednotlivé řádky vynulovány. Doporučujeme proto, při využití Postupu č. 2 po zadání všech hodnot formulář Výsledovky uložit, aby nedošlo ke ztrátě vypočítaných dat. Další možnosti jsou popsány v kapitole Malý panel nástrojů (viz. kapitola 3.4).

od 8.00 do 16.00 hod.


25

MANUÁL

4.9 Cash flow – přehled o peněžních tocích Do formuláře Cash flow se dostanete přes nabídku Zobrazit > Cash flow nebo přímo kliknutím na ikonu Cash flow v panelu nástrojů. V hlavním okně jsou zobrazeny řádky formuláře Cash flow. Ve formuláři jsou sloupce Označení, TEXT, Skutečnost v účetním období sledovaném a minulém a dva sloupce pro Prognózu budoucího vývoje. Pro úpravy jsou přístupné hodnoty jak v minulém, tak i současném účetním období a očekávané změny. Po kliknutí na řádek ve formuláři Cash flow se v okně komentáře zobrazí k tomuto řádku popis. Po zadání částky je třeba záznam uložit stiskem klávesy Enter nebo šipkami Nahoru či Dolů.

!

Přístupné jsou ale pouze takové buňky, které nemají „zašedlé“ pozadí. „Zašedlá“ políčka obsahují vzorce pro automatické výpočty a není možné je upravovat. Pro správný výpočet je nutné dodržet tento postup: 1. doplnit konečné zůstatky příslušných účtů ve formuláři Vstupních účtů. 2. doplnit počáteční zůstatky u příslušných účtů ve formuláři Vstupních účtů. TIP: Buňky, u kterých je nutné vyplnit počáteční zůstatek, jsou označeny oranžovou barvou. 3. doplnit obrat účtu, obrat strany Má dáti, obrat strany Dal u příslušných účtů. TIP: Potřebné rozvahové účty mají v příslušné buňce vyznačenou nulu a jsou oranžově zabarveny. Prognóza budoucího vývoje Software umožňuje i prognózu budoucího vývoje. Pro zjištění vlivu zamýšlených hospodářských operací na cash flow stačí doplnit do sloupce „očekávané hodnoty“ předpokládané změny jednotlivých položek a ve sloupci „očekávané hodnoty“ získáte výsledné cash flow. Další možnosti jsou popsány v kapitole Malý panel nástrojů (viz kapitola 3.4).

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

26

4.10 Daňová povinnost o formuláře Daňová povinnost se dostanete přes nabídku Zobrazit > Výpočet daD ňové povinnosti nebo přímo kliknutím na ikonu D. povinnost v panelu nástrojů.

V hlavním okně jsou zobrazeny řádky s údaji, které slouží pro výpočet daňové povinnosti. Ve formuláři jsou sloupce Označení, TEXT a výše v Kč. Pro úpravy jsou přístupné buňky ve sloupci „výše v Kč“ a ve vybraných řádcích. Po kliknutí na vybrané řádky ve formuláři Daňové povinnosti se v okně komentáře zobrazí k tomuto řádku popis. Po zadání částky je třeba záznam uložit stiskem klávesy Enter nebo šipkami Nahoru či Dolů. Pro stanovení co nejpřesnější výš daňové povinnosti je nutné zadat ještě další hodnoty, které není možné zjistit z dříve zadaných údajů. Jedná se o řádky s označením A.2, A.3, A.4, B.1, B.4, B.5 a položky odčitatelné od základu daně.

!

Přístupné jsou ale pouze takové buňky, které nemají „zašedlé“ pozadí. „Zašedlá“ políčka obsahují vzorce pro automatické výpočty a není možné je upravovat. Další možnosti jsou popsány v kapitole Malý panel nástrojů (viz. kapitola 3.4).

od 8.00 do 16.00 hod.


27

MANUÁL

4.11 Změny kapitálu Do formuláře Změny kapitálu se dostanete přes nabídku Zobrazit > Změny kapitálu nebo přímo kliknutím na ikonu Změny kapitálu v panelu nástrojů.

hlavním okně jsou zobrazeny řádky s údaji, které slouží pro výpočet změn v kaV pitálu. Ve formuláři jsou sloupce označení, popis, sledované a minulé období. Pro úpravy jsou přístupné buňky ve sloupcích sledované a minulé období. Po kliknutí na vybrané řádky ve formuláři Změny kapitálu se v okně komentáře zobrazí k tomuto řádku popis. Po zadání částky je třeba záznam uložit stiskem klávesy Enter nebo šipkami Nahoru či Dolů.

! !

Přístupné jsou ale pouze takové buňky, které nemají „zašedlé“ pozadí. „Zašedlá“ políčka obsahují vzorce pro automatické výpočty a není možné je upravovat. Formulář není k dispozici pro osnovu ve zkráceném rozsah.

Další možnosti jsou popsány v kapitole Malý panel nástrojů.

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

28

4.12 Finanční analýza Do Finanční analýzy se dostanete přes nabídku Zobrazit > Analýza nebo přímo kliknutím na ikonu Analýza v panelu nástrojů.

inanční analýza obsahuje souhrn finančních ukazatelů, které pomáhají zjistit F „finanční stav“ společnosti. Jednotlivé ukazatele jsou sdruženy ve skupinách a skupiny v oblastech. Jsou organizovány do hierarchického stromu - kliknutím na ikonu se znaménkem + se větev dále rozbalí, kliknutím na znaménko - se naopak větev sbalí. Vlastní ukazatele jsou na konci větví a neobsahují znaménko + nebo -. Po kliknutí na název ukazatele se v pravé horní části aplikace zobrazí princip výpočtu ukazatele (vzorec) a vlastní výpočet. V pravé dolní části se zobrazí popisný komentář k ukazateli. Všechny ukazatele je možné stisknutím tlačítka editoru a následně upravovat, kopírovat a tisknout.

od 8.00 do 16.00 hod.

přenést do textového


29

MANUÁL

4.13 Časové řady Software automaticky vytváří časové řady ze součtových položek výkazů Rozvaha a Výkaz zisku a ztráty. Časové řady se vytvoří z hodnot tak, jak jsou uvedeny v účetních výkazech, tzn. z přesných nezaokrouhlených čísel nebo údajů zaokrouhlených na tis. Kč. Software sestavuje do časové řady hodnoty za více období tak, aby bylo možno vytvářet trendy, případně grafická znázornění. Počet období může uživatel libovolně měnit, a to výběrem jednotlivých sad, které chce použít pro sestavení časové řady (interval časových řad je závislý na frekvenci zakládání jednotlivých sad uživatelem - měsíčně, čtvrtletně, pololetně, ročně). Otevření sestavy v tabulkovém procesoru navíc nabízí příležitost pro další práci s časovými řadami. Průvodce pro tvorbu časových řad vyvoláte přes nabídku Nástroje > Časové řady nebo přímo kliknutím na ikonu Časové řady v panelu nástrojů. Průvodce se sestává ze tří oken:

V prvním okně nejdříve vyberte sadu z levého seznamu dostupných sad a klikněte na > pro přidání sady do seznamu pro časovou řadu. Analogicky můžete přidávat další sady. Tlačitkem < lze sady ze seznamu pro časovou řadu odebírat. Vybrané sady v časové řadě můžete uspořádat tlačítky Nahoru a Dolů a tím měnit jejich pořadí.

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

V druhém okně vyberte požadované ukazatele.

30

Ve třetím okně vyberete, zda chcete časovou řadu zobrazit v tabulkovém procesoru, uložit do CSV souboru nebo zobrazit v RTF editoru.

Nastavení tabulkového procesoru lze upravit v nabídce Nastavení > Tabulkový procesor.

4.14 Sestavy Tato funkce softwaru umožní uživateli vygenerovat výstup sestavy všech ukazatelů analýzy na jeden list. To umožní snadné a přehledné porovnání. Otevření sestavy v tabulkovém procesoru navíc poskytuje nejen možnost upravit počet požadovaných ukazatelů i případné grafické znázornění, ale samozřejmě i další práci s jednotlivými ukazateli či sestavou jako celkem. Pro srovnání vývoje ukazatelů za více období software nabízí uživateli možnost vybrat ta období, která chce do sestavy zařadit. Počet období může uživatel libovolně měnit, a to výběrem jednotlivých sad, které chce použít pro vytvoření sestavy (časový interval období je závislý na frekvenci zakládání jednotlivých sad uživatelem - měsíčně, čtvrtletně, pololetně, ročně). Průvodce pro tvorbu sestav vyvoláte přes nabídku Nástroje > Sestavy nebo přímo kliknutím na ikonu Sestavy v panelu nástrojů.

od 8.00 do 16.00 hod.


31

MANUÁL

Průvodce se skládá ze tří oken:

V prvním okně nejdříve vyberte sadu z levého seznamu dostupných sad a klikněte na > pro přidání sady do seznamu pro sestavu. Analogicky můžete přidávat další sady. Tlačítkem < lze sady ze seznamu pro sestavu odebírat. Vybrané sady v sestavě můžete uspořádat tlačítky Nahoru a Dolů a tím měnit jejich pořadí.

V druhém okně vyberte požadované sestavy.

Ve třetím okně vyberete, zda chcete sestavu zobrazit v tabulkovém procesoru, uložit do CSV souboru nebo zobrazit v RTF editoru. Nastavení tabulkového procesoru lze upravit v nabídce Nastavení > Tabulkový procesor. od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

32

4.15 Dokumenty Do formuláře Dokumenty se dostanete přes nabídku Zobrazit > Dokumenty nebo přímo kliknutím na ikonu Dokumenty v panelu nástrojů.

V levé části hlavního okna jsou ve stromové struktuře nabídky zobrazeny dokumenty, které jsou z aplikace přístupné. Jedná se o různé přílohy v RTF formátu, které jsou dynamicky generované v závislosti na vybrané firmě a o zákony v HTML formátu. Tisk příloh je realizován stejně jako u formulářů - kliknutím na ikonu tiskárny v malé nástrojové liště nebo dvojitým klikem na dokument ve stromové struktuře.

!

Pokud je vybrán nějaký zákon (.html dokument) je jeho obsah zobrazen v pravé části hlavního okna a tisk je realizován přímo kliknutím na ikonu pro tisk v malé nástrojové liště.

od 8.00 do 16.00 hod.


33

MANUÁL

4.16 Kontakty Aplikace umožňuje evidovat strukturovaný adresář kontaktů. Lze vytvářet nové složky a kontakty umisťovat do nich. Tlačítka panelu kontaktů: Vytvoření nové složky. Vytvoření nového kontaktu. Úprava kontaktu nebo složky. Odstranění kontaktu nebo složky (složku lze odstranit pouze pokud je prázdná). Otevření kontaktu v RTF editoru, ze kterého lze kontakt vytisknout. Vyjmutí vybrané složky nebo kontaktu do schránky. Zkopírování vybrané složky nebo kontaktu do schránky. Vložení složky nebo kontaktu ze schránky.

Nový kontakt Nový kontakt lze vytvořit tlačítkem na panelu anebo pomocí kontextové nabídky složky (stisk pravého tlačítka myši).

V pravé části okna se zobrazí formulář, do kterého se zadávají údaje kontaktu. Pro uložení změn je nutné stisknout tlačítko Uložit! od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

34

Úprava kontaktu Pro úpravu kontaktu je třeba jej nejprve označit a poté stisknout tlačítko úpravy anebo vybrat příslušnou volbu z kontextové nabídky.

V pravé části pracovní plochy se v zobrazení kontaktu povolí úpravy polí a je možné provádět změny. Pro uložení změn je nutné stisknout tlačítko Uložit. Nová složka Novou složku lze vytvořit tlačítkem Nová složka anebo pomocí kontextové nabídky. Složku lze vytvořit pouze v rámci jiné složky. Pokud je označen kontakt, volby pro vytvoření složky nejsou přístupné.

Po zadání názvu nové složky se tato vytvoří. Aktuální umístění v rámci struktury stromu složek lze vidět i v záhlaví pravé části pracovní plochy.

od 8.00 do 16.00 hod.


35

MANUÁL

4.17 Export a import dat CSV

omocí funkce import dat z externího CSV souboru lze do programu P načíst data například z účetního programu namísto ručního vkládání.

Při exportu do CSV souboru je třeba určit, které sloupce se mají zahrnout do exportu. Tyto můžete vybrat podle svých potřeb. Sloupec Jednoznačná identifikace není viditelný v žádném formuláři - slouží pro unikátní rozlišení jednotlivých řádků. Po proběhnutí importu je možno si zobrazit detailní informace. Tyto informace mohou pomoci při identifikaci řádků/účtů, které se nepodařilo naimportovat.

Import a export CSV se provádí vždy pouze pro aktuální formulář (Vstupní účty, Rozvaha atd.) ! Upozornění: Formát jednoznačné identifikace se změnil oproti minulé verzi aplikace, proto hodnoty účtů exportovaných z minulé verze nemohou být přes jednoznačnou identifikaci naimportovány. Formát CSV souboru je popsán v Dodatku A, který je součástí softwarové Nápovědy.

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

36

4.18 Archivace RTF dokumentů exportovaných z aplikace Exportované soubory do RTF aplikace ukládá do adresáře Archive, který naleznete pod instalačním adresářem. Názvy vyexportovaných dokumentů obsahují datum podle kterého můžete dohledat požadovaný RTF dokument. Pokud velikost archivního adresáře přesáhne 100MB je uživatel na tuto skutečnost při startu aplikace upozorněn a má možnost adresář vymazat. Alternativně může provést jeho zálohu a adresář vymazat sám.

4.19 Průvodce přidáním řádku do Vstupních účtů Pokud chcete do Vstupních účtů přidat nový řádek využijte pomoci tohoto průvodce. Nejdříve vyberte ve vstupních účtech řádek, za který chcete nový řádek vytvořit a poté vyvolejte průvodce přes ikonu v malé nástrojové liště. Objeví se postupně několik dialogů:

1. Vyberte jestli chcete přidat nový řádek před nebo za aktuálně vybraný.

2. Vepište číslo účtu a jeho název. Zvolte položky účtu, které chcete evidovat.

od 8.00 do 16.00 hod.


37

MANUÁL

3. Průvodce sám vytvoří vnitřní identifikátory položek a zobrazí je.

4. Po dokončení průvodce vytvoří řádek a v něm požadované buňky. Pokud chcete změnit např. pozadí nebo přiřadit komentář k řádku provedete to pomocí Administrátoru (viz kap. 4.19) Po vytvoření nového účtu je většinou potřeba ho zaúčtovat do ostatních formulářů. Příklad zaúčtování pomocí tohoto průvodce je popsán v kap. 4.21.

4.20 Administrace Aplikace umožňuje měnit vzhled formulářů a obsah jejich buněk (textů i vzorců). Do okna administrátoru se dostanete přes nabídku Zobrazit > Administrace. Logika práce s účetními osnovami Při založení firmy uživatel vybere v jakém rozsahu je firma vedena. Tím dojde ke svázání dané firmy s množinou formulářů, která odpovídá danému rozsahu. Této množině formulářů budeme říkat účetní osnova. V aplikaci jsou dva typy osnovy: pro zkrácený a pro plný rozsah. Typ osnovy firmy už nemůže být po vytvoření firmy změněn. Lze nicméně měnit vzhled a obsah formulářů. Změny v osnově se provádějí pouze v kontextu otevřené firmy (a jejich sad) a osnovy jiných firem neovlivní. Aplikace umožňuje vrátit osnovu do původního stavu pomocí akce „Nahrát původní osnovu“ ve Vlastnostech firmy/Osnova. Formulář je skupina řádků, které obsahují buňky jejichž význam určují sloupce. Buňka může obsahovat text, vzorec nebo definici proměnné. Pomocí vlastností řádku a buňky v okně Administrátoru lze měnit vzhled a obsah buněk nebo řádků. Nad formulářem Vstupních účtů lze navíc přidávat či odebírat řádky. Sloupce formuláře měnit nelze. od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

38

Obsah buňky může být: • libovolný text, který nezačíná znakem „@“ nebo „=“ • definice proměnné: – začíná znakem „@“ a následuje číslo nebo písmena např.@45 nebo @mojepromenna. V buňce se pak zobrazuje obsah této proměnné. • vzorec: – začíná znakem „=“ a následuje matematický zápis výpočtu hodnoty, která se v buňce zobrazí. Např. =25*7. Ve vzorci je možno se odkazovat na proměnné pomocí znaku $. Sečtení dvou výše uvedených proměnných by vypadalo: =$mojepromenna+$45-. V buňce se pak zobrazí vypočtená hodnota vzorce. • definice proměnné se vzorcem: – za definice proměnné následuje „=“ a vzorec podle kterého se proměnná vypočítává. Vypočítaná hodnota se jednak zobrazí v buňce a jednak uloží do proměnné. Např. @a=34+76 Proměnné a vzorce Když uživatel zadá číslo do buňky ve formuláři, které obsahuje definici proměnné, je toto číslo uchováno v této proměnné. Tato proměnná může být použita ve vzorci ve stejném nebo jiném formuláři. Pokud je použita ve stejném formuláři jsou automaticky přepočítány všechny vzorce na ní závislé v tomto formuláři. Typickým příkladem jsou součtové vzorce například v Rozvaze Aktiva (řádky B.I, B.II atd.) které jsou přepočítány při každé změně proměnných na kterých závisí. Pokud je proměnná použita v jiném formuláři, nejsou na ní závislé vzorce přepočítány dokud uživatel nevyvolá akci přepočítat. Proměnná je definována znakem @, za kterým musí následovat její jednoznačná identifikace v rámci osnovy. Vestavěné proměnné používají jako identifikátor čísla, proto doporučujeme používat písmena nebo alfanumerické (čísla, písmena) označení pro uživatelsky definované proměnné, např. @mojepromenna, @X, @p23. Je možno uvést i vzorec, ze kterého se proměnná počítá např. @mojepromenna=$45*2 - do proměnné s názvem„ mojepromenna“ ulož dvojnásobek hodnoty proměnné s názvem „45“. Příklad: řádek číslo 011 ve Vstupních účtech (Zřizovací výdaje) obsahuje dvě buňky s definicemi proměnných: první ve sloupci zůstatek (obsahuje @2) a druhou ve sloupci počátek (obsahuje @504). První proměnná je pak použita pro výpočet řádku 005 Zřizovací výdaje v Aktivech (@10017=$2). Vzorec může obsahovat: • unární operátor: • binární operátory: +,-,*,/ (dělení),% (modulo) • funkce: abs(x) - absolutní hodnota x, round(x) - matematické zaokrouhlení x, od 8.00 do 16.00 hod.


39

MANUÁL

trunc(x) - odstraní desetinou část čísla x, round1000(x) - zaokrouhlí číslo x na celé tisice , roundapp(x) - vrátí x zaokrouhlené na tisice v případě že je zapnuto zaokrouhlování na tisíce v malé nástrojové liště jinak vrátí x, min(x,y) - vrátí minimum z x a y, max(x,y) - vrátí maximum z x a y. • kulaté závorky: () Příklad: =max($45,$mojepromenna)*2 vrací dvojnásobek maxima z hodnot proměnných „45“ a „mojepromenna“. V okně administrátoru lze měnit obsah buněk a tudíž i měnit všechny výpočetní vzorce (kromě Finanční analýzy). Chybové stavy • Duplicitní název proměnné - pokud uživatel zadá proměnnou s názvem, který již existuje je na tuto skutečnost upozorněn a musí zvolit jiný název. • Cyklická chyba - pokud aplikace zjistí cyklickou závislost mezi proměnnými je vyvolán dialog, který na tuto skutečnost upozorní. Vzorec s cyklickou závislostí nebude vyhodnocen a musí být opraven. Příklad: @a=$b a @b=2*$a - druhý vzorec vyvolá chybu. • Odkaz na neexistující proměnnou - pokud je ve vzorci odkaz na neexistující proměnnou, je na to uživatel upozorněn. Chyba může nastat nepozorností při psaní vzorce nebo smazáním proměnné, která se používá v jiných vzorcích. Vzorce, které se odkazují na takové neexistující proměnné jsou vyhodnoceny s tím, že je dosažena 0 místo těchto proměnných. • Syntaktická chyba - pokud vzorec obsahuje syntaktickou chybu, je na to uživatel upozorněn. Vzorec není vyhodnocen dokud není opraven. Okno administrátoru Administrátor umožňuje měnit vlastnosti buněk ve formulářích. Okno Administrátoru je rozděleno do několika částí: Řádek, Buňka, Akce, Buňka používá buňky a Buňka je používána v buňkách. Po výběru buňky ve formuláři se v okně Administrátoru zobrazí vlastnosti této buňky. Řádek V sekci řádek jsou zobrazeny vlastnosti celého řádku. od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

40

Barva

Nastavuje barvu textu a pozadí řádku. Pokud je vybraná volba Jako formulář, řádek zdědí barevné vlastnosti podle nastavení barev pro celý formulář. Pokud se tato volba vypne, lze ručně vybrat barvu text a barvu pozadí pro řádek.

Font

Nastavuje vlastnosti písma pro celý řádek.

Cesta k souboru s komentářem

Obsahuje relativní cestu se souborem s komentářem vzhledem k instalačnímu adresáři aplikace. Soubor s komentářem může být libovolný RTF soubor. Soubor lze otevřít v externím editoru a upravovat ho. Pokud soubor neexistuje, je nutné jej nejprve vytvořit mimo aplikaci.

  Buňka Barva

Nastavuje barvu textu a pozadí buňky. Pokud je vybraná volba Jako řádek, buňka zdědí barevné vlastnosti podle nastavení barev pro řádek. Pokud se tato volba vypne, lze ručně vybrat barvu textu a barvu pozadí pro buňku.

Font

Nastavuje vlastnosti písma pro buňku.

Obsah

Zobrazuje obsah buňky. Volba Pouze pro čtení určuje, zda je hodnotu buňky možné uživatelsky měnit.

Provést

Propaguje změny uskutečněné v panelu pro administraci do aktuálního řádku nebo buňky

  Akce

Administrace / Normální

Přepíná mezi režimem zobrazení (Normální) a režimem úprav (Administrace). • Normální - ve formulářích jsou vidět hodnoty buněk. • Administrace - v tomto režimu je přímo ve formulářích vidět zdrojový obsah buněk. V tomto režimu je také možno přidávat a odebírat řádky ve Vstupních účtech. Přidávat nebo ubírat řádky lze v tomto módu přes kontextové menu (pravé tlačítko) nad libovolným řádkem ve Vstupních účtech. Odebrat lze pouze takový řádek, jehož všechny buňky jsou prázdné. Upozornění: Při přepnutí zpět do režimu “Normální” dojde k automatickému přepočítání otevřených sad.

Uložit osnovu

Aby se uchovaly i změny provedené v režimu Administrace po ukončení aplikace, je třeba je uložit pomocí tohoto tlačítka. Poznámka: K uložení změn dojde i při uložení libovolné sady otevřené firmy. Upozornění: Dokud uživatel změny neuloží nebo neuloží nějakou otevřenou sadu, jsou změny pouze v paměti aplikace a při uzavření firmy se ztratí.

od 8.00 do 16.00 hod.


41

MANUÁL

Buňka používá buňky Seznam a umístění buněk, které aktuální buňka využívá pro výpočet své hodnoty.   Buňka je používána v buňkách Seznam a umístění buněk, ve kterých je hodnota aktuální buňky používána.

4.21 Příklad – přidání analytického účtu Chceme založit nový analytický účet k účtu 321 Závazky z obchodních vztahů. Postup: 1. krok: Zapneme Administrátora a klikneme na tlačítko Administrace. 2. krok: Ve vstupních účtech, najedeme na název účtu 321 a zmáčkneme pravé tlačítko myši. Objeví se nám nabídka, zvolte si, kam chcete nový řádek vložit.

3. krok: Pojmenování nově vloženého řádku: v dialogu Administrátora do kolonky Obsah napíšeme název a potvrdíme tlačítkem Použít.

4. krok: Definice proměnné v buňce „zůstatek“: klikneme na buňku „zůstatek“, poté v dialogu Administrátora do kolonky Obsah napíšeme název proměnné a potvrdíme tlačítkem Použít.

!

Název buňky musí vždy začínat symbolem zavináče „@“ (např. v tomto příkladě @138A)

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

42

5. krok: Určíme, kam se nový účet resp. proměnná má účtovat. Klikneme na buňku „zůstatek“ u účtu 321 a do kolonky Obsah v dialogu Administrátora dopíšeme matematickou rovnici: @138=$138A a potvrdíme tlačítkem Použít.

Napíšeme-li jakoukoliv částku do „zůstatku“ nového účtu, automaticky se nám zobrazí v zůstatku účtu 321. Již nemusíme zaúčtovat nový účet do Pasiv do řádku 103 a také do Cash flow do řádku A.2.2., protože účet 321 je tam již zadaný.   Jakékoliv změny, které provedete v účtové osnově a uložíte, se Vám budou zobrazovat ve všech sadách účtů té firmy, ve které jste změny provedli.

!

4.22 Příklad – Přidání účtu pomocí průvodce Chceme vytvořit analytický účet "půjčky a úvěry" pod účtem 665. Zůstatek tohoto nového účtu chceme pak zaúčtovat do "Výnosů z ostatního dlouhodobého finančního majetku" ve Výsledovce. K tomuto úkolu nám sice stačí rozhraní Administrátoru, ale pomocí průvodce přidáním nového řádku bude situace jednodušší. Krok první: nalezení umístění Ve vstupních účtech nalezneme řádek, před který chceme vložit tento nový účet a vyvoláme průvodce pomocí ikony z malé nástrojové lišty.

od 8.00 do 16.00 hod.


43

MANUÁL

Krok druhý: vytvoření nového řádku

Vyplníme popis účtu a vybereme, že chceme vygenerovat položky pro Počátek a Zůstatek.

Průvodce za nás vygeneroval interní identifikátory buněk 5000 pro zůstatek a 5001 pro počátek. Pozn. pomocí administrátoru je lze změnit

Krok třetí: zaúčtování Vyvoláme Administrátor z menu Zobrazit->Administrace a přejdeme na Výsledovku. Vybereme buňku na řádku 36 pro sledované období. Administrátor zobrazí aktuální vzorec. Vepíšeme do vzorce "+", protože chceme přičítat zůstatek analytického účtu "půjčky a úvěry" a nyní máme dvě možnosti: • Pokud si pamatujeme, že interní identifikátor zůstatku je 5000, můžeme přímo do vzorce napsat odkaz $5000. • Pokud interní identifikátor neznáme vyvoláme pomocný dialog tlačítkem "Přidat". V dialogu vybereme z formuláře Vstupních účtů hledanou buňku a potvrdíme ho.

od 8.00 do 16.00 hod.


MANUÁL

44

Klikneme na tlačítko "Použít" a tím promítneme námi provedené změny do osnovy tj. vzorec bude @20069=$392+$5000. Můžeme si všimnout, že v seznamu "Buňka používá buňky" se objevil námi založený účet. Pokud chceme, můžeme osnovu uložit nebo můžeme pokračovat v zaúčtování počátku.

Pokud bychom se přepli do Vstupních účtů a podívali se na náš nový účet, tak zjistíme, že skutečně nám Administrátor ukazuje, že se zůstatek započítává na řádek 36 ve Výsledovce. Kdybychom chtěli zaúčtování zrušit, tak bychom vybrali patřičný řádek v seznamu "Buňka je používána v buňkách" a stiskli tlačítko "Odebrat". Po potvrzení by se vzorec změnil zpět na @20069=$392+0.

od 8.00 do 16.00 hod.


UŽIVATELSKÝ MANUÁL Finanční výkazy na CD pro účetní a ředitele firem

Recommend Documents