FIDELIO UŽIVATELSKÁ PŘÍRUČKA PRO
RECEPČNÍ PROGRAM
MICROS-FIDELIO Czech s.r.o.
Obsah
Obsah .............................................................................................. 1. Úvod ........................................................................................... 2. Funkční klávesy a klávesové zkratky........................................... 3. Rezervace ..................................................................................... 3.1. Úvod .................................................................................. 3.2. Pořízení rezervace .............................................................. 3.2.1. Rezervace individuálů ........................................................ 3.2.2. Rezervace individuálů pro firmy, cest.kanc., ostatní ......... 3.3. Rezervace skupin ............................................................… 3.3.1. Standardní skupina …......................................................... 3.3.2. Bloky …………………....................................................... 3.4. Vyhledání rezervace ........................................................... 3.5. Waitlist …………… ........................................................... 3.6. Karty ………….. ................................................................. 3.7. Akce ...............................................................….................. 4. Recepce ..........................................................……..................... 4.1. Úvod .................................................................................… 4.2. Příjem hosta .....................................................................… 4.3. Práce s ubytovaným hostem ................................................ 4.4. Zprávy ……………….……................................................. 5. Pokladna ...................................................................................... 5.1. Úvod .........................…........................................................ 5.2. Placení .............................................................................…. 5.3. Volby na účtě hosta .............................................................. 5.3.1. Natěžování ............................................................………… 5.3.2. Placení (Odhl./placení)..........................................………… 5.3.3. Volby ………………............................................………… 5.4. Opravy na účtě …….............................................................. 5.4.1. Oprava tržby ............................................................……….. 5.4.2. Oprava platby ............................................................……… 5.6. Natěžování .......................................................................….. 5.7. Pokladna ...........................................................................…. 5.8. Uzavření pokladny ............................................................…. 5.9. Pasanti ……………................................................................ 6. Pokoje ......................................................................................…... 6.1. Úvod .................................................................................….. 6.2. Pokojské ........................................................................……. 6.3. Mimo provoz ....................................................................….. 6.4. Vyčlenění pokojů..................................................................... 6.5. Historie pokoje ........................................................................ 6.6. Přebukování ............................................................................. 6.7. Pokojské ……........................................................................... 6.8. Graf obsazenosti........................................................................ 7. Různé ..................................................................................……..... 7.1. Dnešní aktivity.................................................................. ....... 7.2. Žurnál uživatele……................................................................ 7.3. Interfaces………................................................................ 7.4. Externí programy................................................................ 7.5. Telefonní funkce..............................................................… 7.6. Sestavy …………............................................................... 8. Nastavení..................................................................................... 8.1. Konfigurace uživatelů…...................................................... 8.2. Tvoření obrazovek ……....................................................... 8.3. Tiskárny ………………....................................................... 8.4. Rychlé klávesy …….…...................................................…. 8.4.1. Detailní dostupnost……...................................................….
2
str. 2 4 4 5 5 6 6 10 11 12 19 21 22 22 23 24 24 24 26 26 27 27 27 31 31 32 34 39 39 40 40 42 46 48 50 50 50 51 54 54 54 55 56 57 57 59 59 60 60 62 63 63 64 64 65 66
8.4.1. Detailní dostupnost.……...................................................…. 8.4.2. Kontrolní panel ……...................................................…. 8.4.3. Maximum dostupnosti…...................................................…. 8.4.4. Stav hotelu………..……...................................................…. 8.4.5. Sazba………………..…...................................................…. 8.4.6. Volné pokoje …………....................................................…. 8.4.7. Štafle ……….…………....................................................…. 8.4.8. Plán podlaží...…………....................................................…. 8.4.9. Obsazenost.……………....................................................…. 8.4.10. Telefonní záznamník…….................................................…. 8.4.11. Telefonní operátorka….................................................…….. 8.4.12. Příjezdy, pobyty, odjezdy.............................................…….. 8.4.13. Kalkulačka ………..….................................................…….. 8.4.14. Žurnál…… ………..….................................................…….. 8.4.15. Kalendář…….……..….................................................…….. 8.4.16. Přepočet měn…..…..….................................................…….. 9. Uzávěrka......................................................................................... 10.Důležité poznámky k funkci programu Fidelio.............................
3
66 66 67 67 68 68 69 70 70 71 71 72 72 72 72 73 75 81
1. Úvod Program se spouští ikonkou Recepce nebo Micros – Fidelio Front Office. Po chvíli naskočí přihlašovací okno, kde je nutno zadat vaše identifikační jméno ID (pod tím jste v programu evidováni) a dále zadáte vaše heslo - pozor, nezobrazuje se. Při nesprávném zadání některého údaje vás počítač nepustí dále a musíte zadat znovu ID. Pozn.: pokud se ještě před přihlašovacím oknem objeví červená tabulka s nápisem např.Interface Micros neběží - měli byste zkontrolovat, zda je zapnutý počítač pro spojení recepce s ostatními subsystémy. Po správném přihlášení je vlevo nahoře zobrazeno vaše ID jméno a vpravo je recepční datum, tedy datum, které se mění při provedení noční uzávěrky. Ne vždy se musí shodovat reálné datum s datem recepčního programu. Odhlášení od programu provedete ze záklaního menu programu stisknutím klávesy Alt+F4 (nyní je možné, aby se přihlásil nový uživatel) a pokud chcete program úplně opustit, stisknete znovu Alt+F4. Program je samozřejmě možné opustit kliknutím na ikonu Exit.
2. Funkční klávesy a klávesové zkratky ESC
F1
F2 F3 ...
F10
Print Screen Insert Home Page Up Delete End Page Down
Caps Lock Shift Ctrl Alt
Alt
NumLock
Enter Shift Ctrl
Je vhodné si některé funkční klávesy zapamatovat, aby jste měli rychlý přístup k informacím. Tučně jsou vyznačeny ty důležitější. Ctrl + A Ctrl + B Ctrl + C Ctrl + D Ctrl + E Ctrl + F Ctrl + G Ctrl + H Ctrl + I Ctrl + J Ctrl + K Ctrl + L Ctrl + M Ctrl + N Ctrl + O Ctrl + P Ctrl + Q Ctrl + R Ctrl + S Ctrl + T Ctrl + U Ctrl + V Ctrl + W Ctrl + X
Příjezdy Účty Kopírovat Detailní dostupnost Natěžování Plán pater Skupiny Stav hotelu V domě Kalendář Interní použití Štafle Vzkazy Nová rezervace Telefonní operátor Kontrolní panel Quick keys Dotaz na cenové sazby Vyhledání pokojů Telefonní seznam Vyhledat rezervaci Vložit Příjezdy/ Přes noc / Odjezdy Vyjmout
4
Ctrl + Y Ctrl + Z F1 Alt + F4 F10 Shift + F10 Ctrl + F10 F12 Alt + šipka dolu Alt + mezerník Tabulátor Shift + Tab Ctrl + Tab Ctrl + Shift + Tab Esc Home End Ctrl + Home Ctrl + End Page up Page down
Graf obsazenosti Kalkulačka Nápověda Zavřít aktivní okna a odlhlášení Zavřít všechny aktivní okna Zobrazí pravé tlačítko myši Přepíná kurzor mezi okny uvnitř programu Přesune kurzor z datového pole do tabulky Zobrazí nápovědu pole Zapíná obsluhu programu přes horní menu Pohyb dopředu mezi políčky Pohyb zpět mezi políčky Pohyb dopředu mezi tabulkami Pohyb zpět mezi tabulkami Zrušení aktuální akce Pohyb na začátek pole Pohyb na konec pole Nastavení kurzoru na první editovatelné pole Nastavení kurzoru na poslední editovatelné pole Pohyb po stránkách nahoru Pohyb po stránkách dolu
Důležitou funkční klávesou je Ctrl+Q, přes kterou se dostaneme do obrazovky se zobrazením ikon pro skryté funkční klávesy.
3. Rezervace 3.1. Úvod Před tím, než začnete používat program Fidelio, musí vám být zcela zřejmý mechanizmus při vytváření rezervace, zejména rozdíl mezi KARTOU a REZERVACÍ. KARTOU se rozumí záznam o hostovi, o firmě, cestovní kanceláři, případně jiném zdroji rezervace, uložené v databance, kde jsou informace osobní (příjmení, jméno, datum narození, oblíbený pokoj apod.) nebo údaje firmemní (číslo faxu IČO, DIČ). Tyto karty se mohou udržovat v počítači (v kartotéce) teoreticky neomezeně dlouho a pokaždé, když host požádá o rezervaci, počítač se nejdříve podívá do své kartotéky, zda daného hosta (jeho údaje) již nemá jednou zadané a pokud ano, urychlí se tím práce při rezervování i při příjezdu . Naproti tomu REZERVACÍ se myslí již konkrétní údaje o rezervaci tj. datum příjezdu, počet nocí, typ pokoje, případně číslo pokoje, cenová sazba a další údaje. Tato rezervace je spojena s osobní (firemní) kartou a pro danou kartu je možné vytvořit několik různých rezervací.
5
1.1. KARTA a REZERVACE jsou odlišné záznamy. Ilustrativní je následující příklad. Pan Jasan je u vás veden v počítači a má rezervaci na 24.12.96 a na 5.7.97. Po čase pan Jasan zavolá, že 24.12.96 nepřijede on, ale pan Dub. Řekněme, že pan Dub je již také ve vaší kartotéce, protože u vás již bydlel. Stačí převést rezervaci 24.12.96, která je spojená s kartou pana Jasana na kartu pana Duba.
KARTA pan Jasan Jan narozen 21.11.62
REZERVACE příjezd 5.7.96 jednolůžkový pokoj
REZERVACE příjezd 24.12.97 dvoulůžkový pokoj
KARTA pan Dub Drahomír narozen 8.4.61
3.2. Pořízení rezervace 1. 2. 3.
Rezervace je možno rozdělit do tří oblastí: Rezervace individuálů bez spojení s cestovní kanceláří, firmou apod. Rezervace individuálů se spojením s cestovní kanceláří, firmou apod. Rezervace skupin
3.2.1. Rezervace individuálů bez spojení s cestovní kanceláří, firmou apod. Ze základního menu: Rezervace – Nová rezervace (popř. Ctrl+N)
Stačí vyplnit kolonku Jméno a stisknout tlačítko Hledat. Při prvotním zadávání dodržujte velká písmena, při práci s hostem, jeho vyhledávání již velká písmena nemusíte zadávat (při vyhledávání program nerozlišuje velká a malá písmena, kromě české diakritiky). Následující reakce programu závisí na tom, jak bohatou databanku hostů máte.
6
Pokud s programem začínáte, je jisté, že zadané příjmení v databance není, objeví se přímo rezervační obrazovka:
Provozujete-li program již nějaký čas je pravděpodobné, že v databance existují buď stejná příjmení nebo i podobná a v tom případě program ukáže tabulku (zadáno jméno Dub):
7
Vyberu příslušného zákazníka (pokud se ve výběru náchází ) a stisknu Nová rezerv. (Před tím se ještě mohu přes tlačítko Karta podívat, zda všechny údaje uvnitř karty souhlasí). Pokud ve výběru není patřičné jméno, stačí stisknout Nová karta a tím se již dostat přímo do rezervační obrazovky. Určité údaje v rezervační obrazovce jsou povinné a musíte tedy jimi projít.
Příjezd - nastaví se na aktuální datum recepčního programu - můžete změnit Nocí - pokud zadáte počet nocí, nemusíte již vyplňovat datum odjezdu a naopak Odjezd Dospělí/děti - do první kolonky dospělí, do druhé děti. Pozor! platí pro jeden pokoj, tzn., že pokud si objedná zákazník dva jednolůžkové pokoje, nezadáte počet dospělích 2, nýbrž 1 a v kolonce počet pokojů zadáte 2!!! Pokud by si přál dva jednolůžkové a dva dvoulůžkové, rezervaci na dva jednolůžkové provedete jak bylo popsáno výše a pak provedete kopii této rezervace (bude popsáno dále) a ve zkopírované rezervaci si pak opravíte jen typ pokoje a počet osob na dvoulůžkovém pokoji # pokojů - zadáte počet pro daný typ pokoje Kód sazby - podle toho, jak je program nastaven, je možné, že se vám doplní kód cenové sazby automaticky (je možné, že pro daný typ pokoje máte danou sazbu, nebo pro konkréního zákazníka (firmu) máte nasmlouvanou sazbu atd.). Pokud se ale cenová sazba nedoplnila, musite ji zadat (kódy buď již znáte zpaměti, nebo si je vyvoláte kliknutím na černou šipku) Pevná cena – pevná cena za pokoj, můžete tím „zafixovat“ v rámci cenového kódu jinou cenu, než je definována – viz dále Cena – cena se doplní na základě vyplněného sazbového kódu. (Propočítá se přesně podle toho, jak je program nastaven - tzn.počtu osob na pokoji (dospělí, děti), počtu snídaní, počtu přistýlek, typu pokoje, případně special.pokoje, časového období atd. Upozornění: cenu je možné změnit tím, že v rámci cenového kódu zafixuji cenu (viz výše pevná cena) a přepíšu cenu, nebo je možné zadat jinou cenu při zachování kódu cenové sazby použitím slevy částkou nebo procenty (další pole rezervační obrazovky) Typ pokoje – musíte zadat, můžete si otevřít nabídku šipkou dostupné typy Blok – spojí rezervaci se skupinou a vybere pokoj z dostupného skupinového bloku. Pokud není host členem skupiny, pole se objeví prázdné
8
Pokoj č. – můžete, nemusíte vyplnit Čas C/I – můžete, nemusíte vyplnit čas příjezdu. Souvisí s tiskem potvrzovacího dopisu a pro vaši informaci při blokování pokoje Typ rezervace – nastaví se automaticky na nejčastější typ, např. 1 ... potvrzená rezervace do 18.00. Typy rezervací závisí na konkrétním nastavení a je možné se rozhodnout pro práci s dvojí kategorií rezervací potvrzené x nepotvrzené Market, obchodní kód – jedná se o důležitý kód pro sledování obchodní strategie hotelu a je nutno jej vyplnit. Pro určité cenové sazby nebo určité obchodní partnery se může tento kód automaticky vyplnit bez vašeho zásahu, Pokud program nedoplnil nic, buď kód sami zadáte, nebo vám program nabídne seznam existujících Objednáno – jméno osoby, která kontaktovala hotel Platba – způsob platby Číslo CC – číslo kreditní karty Platnost – platnost kreditní karty Sleva – Sleva z ceny, nemůže být poskytnuta z pevné ceny Důvod – důvod slevy Nenatížit – zakázání natěžování z interfaců na účet hosta (např. útraty z restaurace z pokladního terminálu) Tisk ceny – podle konkrétní konfigurace - cena bude vytištěna na potvrzovacím dopisu Na dům – rezervace pro hotelové zaměstnance Comp – complimentary, rezervace zdarma Čas C/O – čas odjezdu Vytvořeno – jméno zaměstnance hotelu, který vytvořil danou rezervaci Potvrzení – typ potvrzovacího dopisu (např. C .. dopis v českém jazyce, A .. v anglickém, apod.) Poznámky – informace pro recepci, poznámka se také objeví při otevření účtu hosta
Některá políčka mohou na vaší obrazovce chybět, nebo naopak jich může být zobrazeno více, vše závisí na nastavení pro konkrétní hotel a jeho potřebách Volby
9
Směrování – směruje automaticky zadané kódy oddělení na jiné účty (v rámci stejného pokoje, nebo i na jiný pokoj Oprávnění pro fakturaci – opravňuje k platbě fakturou pro hosty, za které platí např. jejich firma T. úkoly – zadání požadavků hosta pro ostatní personál hotelu Reg. karta – vytisne registrační kartu Stěhování – přestěhuje ubytovaného hosta do jiného pokoje Obnovení – pokud je host již odhlášen, lze ho znovu přihlásit Poplatky-volby – seznam poplatků - packages, které jsou připojeny k ceně Kreditní karty – propojení na automatické transakce s bankou (funkční v současné době jen s určitými společnostmi – např. 3C v zahraničí) Potvrzení – zobrazení nebo tisk potvrzovacího dopisu Waitlist – můžete připravenou rezervaci přesunout do fronty na čekání. Po přesunu do souboru na čekání se mezi normálními rezervacemi již nefiguruje Stálé poplatky – natěžuje specifické ceny během uzávěrky (kromě ubytování a packages) Virtuální čísla – přiřadí telefonní číslo k rezervaci (je třeba mít modul DID a tel.ústředna musí tuto službu umožňovat) – host může mít stálé telefonní číslo při každém ubytování na vašem hotelu, přestože bydlí na různých pokojích Spolubydlící – registrace spolubydlícího Smazat – smazat rezervaci Upomínky – přesune rezervaci na seznam neuskutečněných rezervací Info o sazbě – zobrazí informace o ceně za pobyt den po dni ve zvolené měně Změny – zobrazí všechny změny, které byly provedeny na dané rezervaci Zprávy – zobrazí, vytvoří, edituje a maže zprávy pro hosta Kopie – - vytvoří se identická rezervace předešlé (většinou s tím účelem, že na nové zkopírované opravím jen počet a typ pokojů - host chce 1 jednolůžk., 2 dvolůžkové) Lokátor – zadání místa, kde se host po určitou dobu vyskytuje a chce být k zastižení Záloha – zaplacení zálohy Sdílející – kombinace dvou nebo více rezervací, které sdílejí stejný pokoj Historie – data o jednotlivých pobytech i souhrnně statistika Skupinka – rozdělí skupinkovou rezervaci (rezervace, kde #pokojů je více jak 1) Plán stravování – zadání plánu stravování – podle zadaných packages Služby – rezervace dalších služeb, které nemusí souviset s ubytováním, např.restaurace, lázně, golf, kadeřník Pre-Billing – otevření účtu před příjezdem a zadání předplatby (zálohy na rezervaci)
3.2.2. Rezervace individuálů se spojením s cestovní kanceláří, firmou apod. Pro pozdější orientaci v databance hostů je velmi důležité již od počátku důsledně rozlišovat mezi kartami individuálů, cestovních kanceláří, firem a ostatních zdrojů rezervace (např.ministersvo zahraničních věcí). Jedná se i o poskytování nasmlouvaných cen a následné statistiky, které pokud již od počátku nebudou správně zadány, nejsou použitelné v budoucnosti. Po čase používání programu zjistíte, že se opravdu vyplatí zadávat správně informace o tom, že např. pan Dub je z cestovní kanceláře Travela.
10
Vyplníte jméno hosta, vyberete z již existujích karet nebo zadáte novou, vybrat a pak vyplníte kolonku Firma, Cestovka nebo Zdroj. Je možné ale provést i rezervaci firemní od cestovky, pak vyplníte jak Firmu, tak Cestovku. Opět vybíráte buď z existujících karet firem, cestovek nebo zdrojů nebo vytvoříte novou kartu.
3.3. Rezervace skupin Rezervace skupiny je nejsložitějším úkonem v programu, nicméně po jeho zvládnutí sami zjistíte, že práce se skupinami je zde řešena velice přehledně, jednoduše a rychle. Existují dvě metody, jak vytvořit skupinovou rezervaci: 1. Standardní model – skupiny s některými stejnými znaky (datum příjezdu, typ pokoje apod.). 2. Bloky – flexibilní systém zkonstruovaný pro větší a komplexnější skupiny, případně pro alotmenty. Pro vysvětlení činnosti musíte nejprve zvládnout několik pojmů. Při rezervaci skupiny je nutno zavést účet vedoucího skupiny, na který se většinou natěžuje útrata za ubytování a snídaně všech členů skupiny, zde se nazývá PAY MASTER označuje se písmeny PM. Je to vždy čtyřmístné číslo účtu, začínající číslicí 9. (Tedy např. 9001, 9025,...) Tento účet se vytváří při správném postupu automaticky a nemusíte jej tedy vytvářet ručně. Je důležité si uvědomit, že každý člen skupiny, má i tak svůj vlastní účet na pokoji, kde bydlí (tedy i vedoucí skupiny), nicméně může mít při odjezdu nulové hodnoty. Ze základního menu: Rezervace – Skupina
3.3.1 Standardní skupina Pro vytvoření klikněte na tlačítko Skupiny, objeví se následující obrazovka:
11
Do kolonky Skupina napište jméno, které jste zvolili jako název skupiny, Název skupiny je pracovní a můžete si pojmenovávat skupiny podle vlastního uvážení, ale dodržujte jednotný systém, ktrerý znají všichni recepční (pro pozdější vyhledání a práci se skupinou). Zde např. je skupina označena pracovně stejným názvem jako cestovní kancelář, doplněná datem příjezdu akce bez mezer a teček. Stiskněte OK. Objeví se obrazovka Karta hledat. Stiskněte Nová. Zobrazí se karta skupiny:
Vyplníte zbývající informace a stisknete Uložit a Zavřít. Dostanete se zpět na obrazovku statndardní skupiny. Dále zvolíte, zda skupina patří k cestovní kanceláři, zdroji nebo firmě. Stisknete OK.
12
Zvolíte Ano. Objeví se obrazovka Nová rezervace, ve které vyplníte nezbytné informace. Upozornění: Dospělí – počet dospělých v průměru na jeden pokoj (upřesní se v rooming listu) # pokojů – počet pokojů rezervovaných pro danou skupinu Vezmeme si modelový případ rezervování čtyř dvoulůžkových a tří jednolůžkových. Předpokládejme, že máme k dispozici rooming list.
Vyplním rezervační obrazovku s tím, že v kolonce dospělí vyplním číslo 2 (pokud budu uvažovat, že na dvoulůžkových pokojích budou ubytováni po dvou a v počtu pokojů zadám číslo 4, typ pokoje vyplním dvoulůžkový. Pokoj č. zatím nevyplňuji. Po skončení vyplňování rezervační obrazovky, objeví se následující rámeček:
Rezervační obrazovka se nyní ukrývá ve zkráceném tvaru v horním řádku. Tabulka je rozdělena na dva rámečky. Mezi horním a dolním rámečkem se pohybujete tabulátorem. Protože potřebuji rezervovat ještě tři jednolůžkové, zkopíruji nyní již vytvořenou rezervaci a změním jen některé údaje. Stisknu Volby a Kopie. Objeví se mi kopie rezervační obrazovky, kterou jsem před chvílí vytvořil. Nyní opravím počet dospělých (předpokládám, že na jednolůž.pokoji bude jen jedna osoba - v
13
budoucnu máte možnost tento údaj kdykoliv opravit), dále opravím počet pokojů (3) a typ pokoje. Po skončení oprav se objeví následující obrazovka:
Jednotlivé rezervace mohou být vloženy pomocí rooming listu (Operace – Seznam pokojů) nebo pomocí volby Rozdělit všechno. Pokud máte seznam hostů, je vhodné použít rooming list, pokud si jednotliví hosté postupně sami rezervují pokoje, je vhodné využít volby Rozdělit všechno.
14
Nyní máte v horní tabulce rezervaci na účet PM (účet vedoucího skupiny), který se vytvořil automaticky, ale nemá ještě přidělené číslo. Pod ním jsou již oddělené rezervace pro jednotlivé pokoje. Pro přiřazení jmen k jednotlivým rezervacím využijeme volbu Karta. Pro konkrétní rezervace využijeme volbu Upravit. Program se nás zeptá, zda chceme změnu aplikovat na všechny hosty ve skupině nebo jen na daného hosta.
Posledním nepovinným bodem rezervace je připravení směrování tržeb. Tento krok lze provést kdykoli před první uzávěrkou při najetí skupiny, ale je lepší, pokud víte pravidla pro placení, připravit si směrování již při rezervaci. Směrování tržeb znamená, že si můžete obecně zvolit, že kterákoli tržba (minibary, snídaně, ubytování, telefony, ...) se přesměruje při natěžování na účet někoho jiného. Nejčastější případ u skupin je
15
směrování ubytování a snídaně na účet vedoucího skupiny (tedy na účet typu PM). Ostatní položky zůstanou na účtech jednotlivých hostů. Postup: Nastavím se na rezervaci jednoho hosta. Volby – Směrování
V horním políčku je uvedeno, že všechny položky se budou natěžovat (směrovat) na účet dané rezervace. My ale potřebujeme, aby se některé položky přesměrovávaly.
Kliknu na Nová, objeví se Nové směrování
16
Vyplníme číslo okna, do kterého se budou platby směrovat, dále datum platnosti směrování a vybereme kódy oddělení, pro které bude směrování platit.
Zvolím, kam se platby směrují, tj. na jiný pokoj nebo na jiné jméno. (Při směrování na PM účet zruším zaškrtnutí stejný pokoj a zvolím níže jiný pokoj (PM účet). V poli platba zvolím druh platby a pak potvrdím OK. Tlačítko Operace slouží pro práci s celou skupinou
Seznam pokojů – vytvoření jednotlivých rezervací ve skupině (tzv. Rooming list) Přihlášení skupiny – automatické přihlášení celé skupiny Smazat – vymazání skupiny Přidělení pokojů – automatické přiřazení volných pokojů (konkrétních čísel) Přidělení typu – automatické přiřazení typu pokoje (pokud jsem rezervoval na obecný typ pokoje) Nový hlavní účet – automaticky kopíruje PM Statistiky – zobrazení souhrnných statistik pro skupinu
17
Status pokoje – zobrazení statutu pokojů pro skupinu Tisk klíčů – vytvoření klíčů pro skupinu (jen pro datum recepčního programu, který je shodný s datumem příjezdu skupiny
Pokud nevyužijete skupinových operací, tj. budete přihlašovat hosty individuálně , nezapomeňte samostatně přihlásit PM! 3.3.2. Bloky Bloky obsahují řadu komponentů, které jsou vzájemně propojeny, tak, aby práce s nimi byla efektivní. Každý blok prochází dvěma fázemi: 1. Počáteční fáze – v programu je blokován určitý počet pokojů na určité časové období pro konkrétního zákazníka 2. Otevřeno pro čerpání – zadávání konkrétních rezervací (sledují se všechny změny proti počáteční fázi) Vytvoření bloku: Ze základního menu Rezervace – Skupiny (Ctrl + G) stiskneme Nová. Objeví se hlavička bloku.
Blok kód - identifikační kód Celý název – celý název bloku, až 30 písmen Počátek – první příjezdové datum bloku (alotmentu) Nocí – celkový počet nocí Konec – poslední odjezdové datum bloku (alotmentu) Sazba – cenová sazba, která bude přednastavena pro všechny rezervace v bloku Rezerv.typ – typ rezervace, např. alotment, fix, opce. Obchodní kód – přednastavený obchodní kód pro bloky, u jednotlivých rezervací může být změněn Kanál – způsob,jakým byla rezervace zadána (telefon, fax, dopis)
18
Datum ukončení – datum, kdy noční uzávěrka uvolní všechny pokoje, které nebyly vyčerpány z bloku, používá se většinou pro jednorázové akce Ukončení-dní – počet dní před příjezdem, kdy mají být všechny pokoje uvolněny (pro alotmenty) Osob na pokoj – průměrný počet osob na pokoji, např 1,5 (jen pro statistiky) Pružný blok – zaškrtneme, pokud chceme aby bylo možné blok modifikovat i v rooming listu Poplatky – veškeré poplatky týkající se daného bloku (většinou není nutno zadávat, protože je to součástí cenové sazby) ID rezervace – identifikační číslo bloku (není nutno zadat) Vytvořeno – systém automaticky zaznamená, kdo a kdy vytvořil daný blok Hlavní účet – zobrazí jméno přiřazené skupinové karty, pokud je definována
Karta – vytvoří skupinový hlavní účet Tabulka – tabulka rezervovaných pokojů T.úkoly – termínované úkoly pro blok Info – dodatečné informace o skupině Změna stat. – změní status bloku z “počáteční fáze” na “otevřeno pro čerpání” Ukonč. – jednorázové uvolnění pokojů z bloku
Tabulka V Tabulce zadáváme kolik pokojů, jakého typu a kdy má být blokováno. V našem příkladě máme blokováno od 6.2.01 dvacet pět dvoulůžkových pokojů.
Volby:
19
Smazat – odstraní celý bloku ze systému Přesunout blok – přesune blok na jiné počáteční datum Obnovení cen v tabulkách – aktualizuje ceny v tabulce, pokud změníte cenové kódy v hlavičce bloku poté co jste zadali cenové sazby Změny – veškeré změny v bloku Souhrnné info – souhrnné a denní statistiky bloku Zrušit – storno bloku nebo obnoví blok, který byl stornován Série zájezdů – kopie bloku v pravidelném časovém intervalu Speciální série zájezdů – kopie bloku na vybraná data
3.4. Vyhledání pořízené rezervace Pořízené rezervace vyhledáme přes Ctrl + U, kde jsou vyčerpávající možnosti, podle kterých můžete rezervace najít. Lze využít i rozšířené vyhledávání, přes tlačítko Rozšířené.
Pokud pracujete se skupinami je vhodné dělat opravy přes Ctrl + G – Skupiny. Vyplníme jmého skupiny a klikneme na OK.
20
3.5. Waitlist Pokud jste přesunuli běžnou rezervaci do fronty na čekání, vyhledáte ji zde a můžete ji přesunout do běžných rezervací zpět klávesou A (jak je uvedeno v nápovědě). Všechny čekající rezervace si zobrazíte, pokud nevyplníte ani příjmení ani příjezd a stisknete jen Enter.
3.6. Karty Zde jen opravujete nebo zakládáte karty hostů (firem, cestov.kanceláří,...). Kartu vyhledáte (nejčastěji podle příjmení) a pak ji můžete opravovat. Významnou funkcí je volba Sloučit. Touto volbou se spojují karty, které máte v databázi vícekrát (docílíte tak sdružení všech statistik o kartě). Sloučit však můžete pouze karty stejného typu. To znamená, že můžete sloučit dvě karty individuálů, karty společností, ale ne kartu individuála s kartou společnosti.
Můžete se dívat do historie na rezervace pro danou kartu nebo si prohlédnou všechny uskutečněné rezervace. Pozn: statistiky karet lze vytisknout přehledně v sestavách.
21
Kartu si zde můžete i vytvořit. Stisknete Nová a program se zeptá, o jaký druh karty se jedná:
Vyberete příslušnou volbu a potvrdíte OK.
3.7. Akce Pro určité datum si poznamenáte významnou událost apod., tato poznámka se pak zobrazuje na některých náhledech a sestavách (např. na kontolním panelu).
22
4. Recepce 4.1. Úvod V tomto bloku se provádí příjem hosta, ať už z rezervace nebo bez rezervace, dále se pracuje s ubytovaným hostem (změna, doplnění osobních údajů, údajů o rezervaci), je zde možno zavést účet pro nebydlící a obsahuje také propracovaný modul zpráv pro hosty.
4.2. Příjem hosta Přes volbu ze základního menu Recepce – Příjezd
Zobrazí se tabulka s množstvím voleb, podle kterých lze vyhledat rezervaci např. podle Příjmení, což je nejčastější případ nebo si můžete i zobrazit všechny příjezdy a z nich pak vybrat. Je zde také volba Příchozí/walk in pro rychlé ubytování hosta bez rezervace. Ubytování hosta: Využiji např. vyhledání podle jména. Hledám rezervaci na paní Vrbatovou. Zadám zkráceně jméno např. vrb (pozn: nemusíte zde již zadávat velké počáteční písmeno) a Hledat. Zobrazí se tabulka:
23
Nastavím se na požadovaný řádek a stisknu tlačítko Přihlášení. Objeví se zpráva Přihlášení v pořádku. Pokud ale ještě nemáme přidělen pokoj, potom nám program automaticky nabídne některý volný pokoj, který vyhovuje kritériím v rezervaci. Můžeme samozřejmě vybrat jiný. Při přihlášení se odblokuje telefonní linka na pokoji (pokud máte propojení na telefonní ústřednu, které tuto službu podporuje) a na účet hosta se může natěžovat ručně i ze subsystémů (telefon, pokladní terminály, placené video, napojení na internet, minibary) přes interface. Může nastat případ při vyhledávání rezervace, že zadáte jméno a program odpoví:
Pokud zvolíte ANO může vám program ukázat rezervaci pro dané jméno na jiný termín. Pokud tedy host přijel předčasně, snadno opravíte datum příjezdu v rezervační obrazovce a pak již hosta přihlásíte. Pro přihlášení hosta musí být nutně splněné tyto podmínky: - datum příjezdu rovno dnešnímu datumu (recepčnímu) - musí být přiděleno číslo pokoje Před přihlášením nicméně doporučujeme kontrolu rezervačních údajů (odjezd, cena, další služby, ...) !
24
4.3. Práce s ubytovaným hostem Na přihlášeného (ubytovaného) hosta se dostaneme přes menu Recepce – V domě (Ctrl + I) a dále pak podle velkého množství kritérií, z nichž nejčastější bude volba podle čísla pokoje nebo podle příjmení. Pokud zvolíte příjmení, stačí zadat pouze počáteční písmena a nemusíte dodržovat psaní počátečního velkého písmene.
Účty – otevření účtu hosta Zručit CI – možno stornovat přihlášení (stane se zpětně pouze rezervací) - jen ale za předpokladu, že jste hosta přihlásili dnes a ještě nemá na účtu nic natíženo Karta – náhled na kartu hosta Volby – dodatečné volby pro práci s rezervací Pokoj přesun –přestěhování hosta (pozn: hosta můžete též přestěhovat v grafických štaflích) Upravit – oprava rezervace
4.4. Zprávy Tato volba slouží k odesílání a vyhodnocování zpráv (hromadně i jednotlivě) podle různých kritérií, přičemž jednotlivé volby jsou samovysvětlující. Pokud máte například subsystém PAY TV, bude pro vás tento modul ještě větším přínosem.
25
5. Pokladna 5.1. Úvod
Tento modul obsahuje všechny operace s účty bydlících, ale i nebydlících hostů. Účet začíná existovat v okamžiku, kdy ubytujete hosta (nebo přihlásíte účet PM). Každý účet má omezenou dobu platnosti. Jakmile vyprší doba platnosti (datum odjezdu) a účet je zaplacen, uzávěrka tento účet smaže a uloží jej do historie. Pokud ale účet není vyrovnán, zůstává účet v počítači stále, do okamžiku zaplacení. U účtu na pokoji se pochopitelně již ubytování a ostatní stálé popklatky natěžovat nebudou (za předpokladu, že neprodloužím datum odjezdu). Další důležité pravidlo: pokud je účet zaplacen, je stále ještě dostupný, ale je k vyhledání jen při zaškrtnutí volby “V domě a odhlášení” nebo “Jen odhlášení”!!
5.2. Placení (účet hosta) Na účet hosta se dostaneme přes - menu (Alt mezerník) Ikony Klávesovu zkratkou
Pokladna Placení Peníze Tři peníze Ctrl B
Pokud nemáte napevno přídělené číslo pokladny, musíte si vybrat, s jakou pokladnou budete pracovat. Potvrdíte nabízené číslo pokladny nebo zadáte jiné číslo. Dále zadáte svoje heslo Pokud máte napevno přidělené číslo pokladny, zeptá se vás program jen na heslo. Další obrazovka:
26
Stačí vyplnit pouze jedno políčko! a stisknout Enter (nebo ostatní políčka proskákat klávesou Tab).U Jména stačí vyplnit pouze počáteční písmena a nemusíte dodržovat velké počáteční písmeno. (Neplatí u češtiny.) Pokud chcete listovat v seznamu, stisknete F12, tím se dostanete do obrazovky seznamu a pak jen šipkami nebo Str dolů. Vybraného hosta potvrdíte Enter. Můžete vybrat současně i více účtů, se kterými následně budete pracovat (mezerníkem označíte účet, na kterém jste nastaveni či myší – jeden klik). Další užitečnou vlastností je tlačítko Poslední účet. Tím se můžete vrátit k poslednímu účtu, na kterém jste pracovali. Volby pro zatrhnutí mohou, ale nemusí být zatrženy:
Očekávané odjezdy – dnešní odjezdy, ještě neodhlášení V domě a odhlášení – bydlící hosté a ti, co dnes byli odhlášeni Pouze odhlášení – dnes odhlášení Pre arrivals – očekávané příjezdy Exclude „P“ rooms – vyjma pseudo pokojů PM (Pay master)
Účet bude vypadat např. takto:
27
Pokud jste vybrali více účtů najednou, budou odděleny záložkou v dolní části obrazovky.
28
Kromě zřejmých údajů několik vysvětlivek: Účet může být rozdělen na dvě části - okna. Může být rozdělen na čtyři i více- k tomu lze použít klávesu list s přeloženým okrajem v pravé horní části pod čísly jednotlivých oken. Aktuální pozici kursoru označuje bleděmodrý pruh v záhlaví podúčtu.. Mezi podúčty se pohybujete Tab nebo myší. Saldo vpravo nahoře je saldo všech podúčtů. Nad každým podúčtem je jméno, na který podúčet bude vystaven a saldo tohoto podúčtu. V dolní části jsou klávesy, které můžeme použít k různým, následně popsaným funkcím.
-
V čem spočívá význam rozdělení na více oken? host může mít čtyři i více účtů (např. na prvním jen ubytování, na druhém telefony, na třetím vše ostatní) převádět položky z jednoho účtu na druhý (z okna do okna) lze předpřipravit, aby se provádělo automaticky, ale stejně tak lze kdykoli narychlo položky převést manuelně a je to přehledné jiné, než první okno se použije pro nastavení směrování tržeb (do jiného okna v rámci účtu nebo na jiný účet jiného hosta) jiné než první okno lze použít i jako pracovní v tom smyslu, že tam převedu všechny opravy na účtě (tržby a platby tak, aby se vytisknul pro hosta „čistý účet“ bez storen a oprav
Pokud nezadám směrování tržeb, všechny položky se mi objeví vždy v prvním okně. Důležité pravidlo. Program odhlásí hosta, jen pokud má vyrovnány všechny podúčty ! Tržby a platby se na obrazovce zobrazí jednoduše v jednom řádku (viz obrázek), nicméně pokud chcete detailní informaci kdo, kdy, doplňující text,..., je to možné, když se nastavíte na odpovídající řádek na účtu a stisknete Enter (nebo dvojklik).
29
Nyní k významu kláves uvedených v dolní řádce obrazovky.
Natěžování – slouží k natížení nových položek, viz dále Rozdělit – rozdělí položku na dvě části. Např. minibar za 500.- Kč na minibar 350.- Kč a minibar 150.- Kč. Provize – slouží k zadání provize (slevy) na určitý cílený kód oddělení na účtu Přesuny – pro převedení položek z účtu na účet Rezervace – dostanete se přímo do rezervační obrazovky (např. kvúli prodloužení pobytu) Volby – další možnosti, viz dále Info účet – slouží výhradně k informativnímu vytištění aktuálního účtu. Nic se neplatí a na vytištěném účtě se zobrazí „Jen pro informaci“ (v příslušné řeči) Placení – placení účtu, případně současně i odhlášení, viz dále Zavřít – ukončení práce s účtem
Mezerníkem nebo myší si můžete označit řádky (položky), které potřebujete převést. Klávesa INS slouží k přenesení označených položek do vybraného okna. Můžete též využít nabídky při stisknutí pravého tlačítka myši. Postup: poté, co jsme si označili položky klávesou mezerník, nastavíme se do příslušného okna tabulátorem nebo myší a pak stiskneme INS. Označené položky zmizí v levém okně a objeví s v okně novém. Nebo je možné využít funkce drag and drop. „Chytneme“ položky a pustíme je na jiném místě. Klávesa DEL (Delete) složí k vymazání (stornu) položky. Funguje jen za určitých okolností - viz kapitola Opravy na účtě.
5.3 Volby na účtě hosta 5.3.1. Natěžování Po této volbě se zobrazí:
30
Do políčka Odd. (oddělení tržby) můžete rovnou napsat číslo tržbového oddělení (např.100, 110, 200,...) pokud si jej pamatujete nebo stisknete šipku dolů, zobrazí se postupně jednotlivé kódy nebo stisknete počáteční písmeno (písmena) názvu a Tab pokud jste nezaplnili políčko nebo Alt šipka nahoru pro nápovědu nebo myší rozvinu nápovědu kliknutím na šipku dolů. Modré políčko ukazuje aktuální pozici kursoru. Cena je buď nadefinovaná pro dané oddělení nebo ji vyplníte a stisknete buď - Enter- tím se přeskočí ostatní údaje a kursor se přesune na další řádku a můžete pokračovat v natěžování nebo - Tab- tak dlouho až potvrdíte poslední políčko v řádku a dostanete se na další natížení - tím budete mít možnost vyplnit množství (Quantity) , poznámku, směrovat do jiného okna. - místo Enter můžete dokončit operaci klávesou Natížit (vpravo na obrazovce) Důležité upozornění: pokud nedokončíte řádku a stisknete ESC nic se neprovede! Natěžovat můžete i drobný prodej recepce (položkový prodej). Položky drobného prodeje se zobrazují s tečkou před názvem. 5.3.2. Placení (Odhl./placení) -
Aby program skutečně odhlásil hosta, musí být splněny dvě podmínky: datum odjezdu musí být shodné s recepčním datumem všechny účty pro hosta (všechna okna musí být zaplacena) Pokud stisknete placení u hosta, který dnes neodjíždí, program se zachová následovně:
31
Šipkou vyberete požadovanou volbu a stisknete Enter. Vybrat lze pochopitelně i myší.
Meziúčet - host má možnost zaplatit útratu až doposavad s tím, že se vytiskne účet, ale host bude bydlet dál. Předčasný odjezd - aniž byste byli nuceni v rezervační obrazovce (nebo v grafických štaflích) zkrátit dobu pobytu, zvolíte tuto volbu, program zkrátí pobyt za vás. Vytiskne se účet, uvolní pokoj. Platba předem - host zaplatí stálé poplatky za ubytování (snídaně apod.) dopředu. Vytiskne se účet, nicméně stále bude existovat a při odjezdu je možné, že na něm budou další tržby (např. za telefon), ubytování (a ostatní stále tržby) se uzávěrkou už nenatíží. Pokud host odjíždí za více jak jednu noc, program vám dá vybrat, jestli natížit poplatky jen za dnešní noc nebo za celý pobyt.
Pokud stisknete Placení u hosta, který dnes odjíždí, program vám rovnou nabídne druhy plateb (a nastaví se na tu, kterou má host uvedenou v rezervační kartě):
Modrý rámeček označuje aktuální pozici kursoru. Druh platby potvrdíte klávesou Tab nebo vyberete jiný šipkou či rozvinete nápovědu myší. Do kolonky částka vám naskočí částka k zaplacení z aktuálního okna (z okna ve kterém byl kursor). Částku potvrdíte klávesou Enter (nebo myší kliknete na Natížit) - tím se přeskočí doplňující text a začne se tisknout účet nebo klávesou Tab (kursor odskočí na políčko Dodatečné info, který můžete vyplnit, pak znovu stisknout Enter (nebo myší kliknete na Natížit) a vytiskne se účet.
32
Pokud host platí více druhy plateb najednou, změníte částku, která se vám připraví v kolonce Částka, (stisknete Enter), tím se vrátíte s modrým kursorem na platby, vyberete další platbu šipkou nebo myší rozvinete nápovědu, program doplní do částky zbývající nedoplatek a ten jen potvrdíte Enter (nebo myší kliknete na Natížit). Pokud zadáte částku vyšší než jaké je saldo účtu, na účtě se objeví „Drobné zpět“. Další možností je, že má host více nedoplatků v různých oknech. Program vás sám upozorní vždy po vypořádání jednoho okna na další účet. Při placení kreditní kartou si program vyžaduje zadání čísla kreditní karty a kontroluje správnost číselné kombinace, nicméně pokud nezadáte číslo, program se vás zeptá a vy máte možnost odpovědět NE (že nechcete vyplint číslo KK). Dále se vyplňuje časové vypršení karty. Jestliže jste splnili podmínky pro odhlášení, po vytištění účtu se v dolní zelené řádce objeví ODHLÁŠEN. 5.3.3.Volby
Směrování
33
Princip a provedení této volby je popsáno podrobně u rezervace skupiny. Zde jen příklad, jak vytisknout účet hostovi, který potřebuje, aby tento účet zněl na firmu. - potvrdím volbu myší nebo klávesou Enter a pak vyberu tlačítko Nová - Tab potvrdím druhé okno, mohu vybrat časový rozsah směrování, vyberu kódy tržeb, zatrhnu volbu Stejný pokoj a pak vyberu v poli Jméno název firmy (musí být předem připojena) pokud potřebuji, aby všechny položky byly na účtě pro firmu, stačí zadat * v poli odd. Tržeb - zvolím ještě druh platby tohoto podúčtu - nakonec potvrdím zadání OK - dále se program ptá, zda chci aktualizovat provedené změny (refresh windows), odpovím ANO - potvrdím volbu ANO klávesou Enter - tím se mi přeskupí všechny položky do druhého okna a nad druhým oknem bude název firmy - pokud budu tisknout účet, bude mít hlavičku s názvem firmy a na účtu bude též uvedeno jméno hosta Stále poplatky Stálé poplatky jsou automaticky za ubytování (případně snídaně), které se natěžují při noční uzávěrce. Kromě toho je zde možno individuálně zadat stálé natěžování specifického poplatku (např. parkovné).
Novou položku zadáte tlačítkem Nová
34
Do kolonky oddělení napíšete číslo oddělení tržby (můžete i rovnou název), do vysvětl.textu se automaticky přenese vysvětlující text pro dané oddělení, dále vyplníte počet a cenu. Uspořádání nemusíte vyplňovat, ale pokud si přejete mít styl účtu odlišný od standardního (např. na účtě se zobrazí jen „Útrata za ubytování“ a „Ostatní hotelové služby“), můžete zde vyplnit příslušné číslo (záleží na konkrétním nastavení programu). Po vyplnění aktuální řádky a přechodu na řádku novou můžete stisknout Enter nebo tlačítko OK. Pak už jen tlačítko Zavřít či ESC. Autorizace fakturace Podle nastavení programu je možné, že před odhlášením na fakturu budete muset příslušnou firmu nejprve autorizovat pro placení fakturou. Jinak se platba fakturou nebude moci uskutečnit. Běžné nastavení toto nevyžaduje. Styl účtu Jakým formálním způsobem se účet vytiskne, rozhodnete zde. Automaticky je většinou předpřipravena volba první - Detailní účet (dáno konkrétním nastavením konfigurace hotelu). Máte možnost vytisknout až 13-ti způsoby. Volby jsou zřejmé z popisů. Pokud budete chtít využívat tisk účtu podle uspořádání, je nutno vědět, jak je program nastaven.
35
Náhled účtu Umožní vám prohlédnout si účet přesně jak bude vypadat, až se vytiskne (kromě řídících znaků pro tiskárnu). S výhodou tohoto použijete, pokud změníte styl účtu a potřebujete si ověřit, jak bude účet vypadat, ještě před jeho vytištěním. Telefonní detaily Touto volbou si zobrazíte detaily všech realizovaných telefonních hovorů. Telefonní detaily ne Touto volbou zamezíte vytištění detailů všech realizovaných telefonních hovorů na účtě hosta. Změny natěžování Žurnál o významných změnách při natěžování (chronologicky). Kreditní karty Pro interface na kred. karty (např. 3C). Volby poplatků Při speciální konfiguraci hotelových služeb je zde zobrazeno účtování těchto služeb (ve spojení s pokladním systémem Micros).
Sloučení položek
36
Tím se rozumí seskupení položek stejného druhu (tj.stejného tržbového oddělení) k sobě. Pro dlouhodobé pobyty (nebo pro dlouhodobě otevřené technické účty PM) je vhodné je za čas konsolidovat tak, aby neobsahovaly dlouhý sloupec položek. Tato volba to umožňuje, avšak je nutno upozornit na to, že návrat k původnímu stavu potom není možný. Proto před tím vždy vytisknout alespoň informativní účet! Podle nabízených kritérií je možno konsolidovat jen určitá oddělení, jen určité období a jen určité okno. Pouze placení Tato volba slouží k placení účtu aniž by se tím odhlašoval host, netiskne se účet. Praktické využití je při opravách na účtě (změně plateb) - viz další bod 3.2.1. Opravy na účtě a při placení technických (vnitřních) hotelových účtů. Postup je stejný jako při placení/odhlášení. Karta Touto volbou se dostanete do karty hosta, majícího tuto rezervaci. Pozor, nikoli kartu firmy či cestovky. Obnovení Při odhlášení, můžete hosta znovu přihlásit touto volbou. Natížit noc Výhoda natížení noci zde je ta, že se natěžuje včetně všech služeb. Pokud natížíte ubytování ručně, snídaně, poplatky atd. se nenaúčtují. Osobní info Poznámka pro vytištění na účet. Pozor po opuštění účtu se neuchovává. Pozn: Ve volbě pod tlačítkem Rezervace můžete dodatečně můžete připojit hosta ke skupině (vyjmout ze skupiny), zadat, že host je z firmy XY (CK, ostat.zdroje). Pokud karta firmy (CK, zdroje) neexistuje, máte možnost ji současně vytvořit. Přesuny Snadný nástroj na převedení účtu (nebo položek) na účet jiný (nebo opačný postup - z jiného účtu na tento účet). Pokud si dopředu neoznačíte žádnou položku, následuje po zvolení této volby tato obrazovka:
Vyberete pokoj nebo jméno hosta a stisknete tlačítko Převod
37
Zvolíte oddělení a období a dokončíte operaci tlačítkem OK. Následuje jen výčet, kolik položek bylo převedeno. Jednodušší způsob, je ale následující: Označíte položky, které chcete převést. Stisknete tlačítko přesuny a vyberete kam. Automaticky se položky přesunou. Efektní způsob přesunu mezi účty je ten, že si vyberete více účtů, mezi kterými budete položky převádět (viz výše). Dole zvolíte záložku hosta, od kterého budete přenášet položky. Označíte si zamýšlené položky a pak je jen „chytnete a táhnete“ do jiné záložky (do záložky hosta, kam chcete položky přenést). Automaticky se zobrazí účet tohoto druhého hosta a vy se s myší jen nastavíte do příslušného podúčtu a tlačítko myši pustíte. Celý hotelový účet - program se ujistí, zda opravdu.
5.4. Opravy na účtě Opravy rozdělíme do dvou částí: - opravy tržeb (oddělení č. 100-899) - opravy plateb (oddělení č. 900 a výš)
5.4.1. Oprava tržby Pokud byla tržba natížena ten den, je možno ji stornovat tím, že se nastavím na příslušnou řádku a stisknu klávesu Delete. Následuje otázka:
Vyberete ANO a potvrdíte Enter (nebo stačí stisknou počáteční písmeno A jako ANO).
Důvod pro smazání. Musíte vyplnit důvod storna (a potvrdit Enter), jinak vás program nepustí dál. Položka z účtu zmizí a objeví se mezi storny v uzávěrce a ve všech náhledech. Pokud byla tržba natížena minulý den nelze použít klávesu Delete (program napíše Nelze smazat!). Musíte natížit položku stejného druhu, stejné ceny, záporného znamínka. Tedy volba Natížení. V dodatečném textu musíte uvést důvod opravy. Pozn: můžete položky stejného druhu + - převést do jiného okna, aby zbytečně nekazily vzhled účtu.
38
5.4.2. Oprava platby U platby nelze nikdy použít klávesu Delete. Vždy musíte proti platbě zadat platbu stejného druhu opačného znaménka. Je důležité vědět, že kladné tržby se projeví na účtě se znaménkem +, a proti tomu platby se znaménkem - !!! Využijem z menu volby 3 pouze platit (tím se nebude tisknout účet). Konrétní příklad: Host uvedl, že bude platit hotově. Účet je na 5000,- Kč. Vytiskneme účet, avšak host zjistí ,že u sebe nemá požadovanou výši hotovosti. Zaplatí jen 2000,- v hotovosti , zbytek kartou VISA. První možnost: Stornujeme částku 3000,-Kč z hotovosti a zaplatíme tuto částku kartou VISA. - zvolíme volbu tlačítko Volby a Pouze placení - potvrdíme platbu Hotovost - do políčka částka zadáme -3000 a potvrdíme klávesou Enter - vrátíme se zpět a zvolíme Odhl./placení a šipkou si vybereme platbu jinou (v tomto případě VISA) a potvrdíme Enter - do políčka částka se automaticky doplní částka 3000, kterou jen potvrdíme a dokončíme řádek (číslo kreditní karty a datum vypršení) Je možný i následující postup: Stornujeme částku 5000,-Kč z hotovosti a zaplatíme 2000,- v hotovosti a zbytek kartou VISA. - z zvolíme volbu tlačítko Volby a Pouze placení - potvrdíme platbu Hotovost - do políčka částka zadáme -5000 a potvrdíme klávesou Enter - vrátíme se zpět a zvolíme Odhl./placení a šipkou si vybereme platbu Hotovost - do políčka částka vyplníme 2000 a a potvrdíme klávesou Enter - šipkou si vybereme platbu jinou (v tomto případě VISA) a potvrdíme Enter - do políčka částka se automaticky doplní částka 3000, kterou jen potvrdíme a dokončíme řádek (číslo kreditní karty a datum vypršení) Máte-li hodně naspěch, doporučujeme tento postup: - převedu si nesprávnou platbu (platby) do druhého okna - správné okno (podúčet) normálním způsobem zaplatím správným druhem platby a vytisknu - pak mám již dost času na to, abych v druhém okně nesprávnou platbu stornoval .(Pozor! Nezapomenout!)
5.6. Natěžování Kromě možnosti natěžovat na účet přímo, když jej máme zobrazen, je možné použít též tuto volbu, při které účet detailně neuvidíme, nicméně má výhodu v tom, že můžeme natěžovat rychle na více pokojů (účtů). Je zde i více funkcí - viz dále.
Na volbu se dostaneme buď přes menu nebo přes ikony nebo
klávesou
Pokladna Natížení Peníze Hřebík s komandy Ctrl E
Po zadání čísla pokladny (pokud nemáte napevno přidělenou pokladnu) a hesla se objeví volby:
39
Natěžování U čísla pokoje múžete rovnou vyplnit číslo, případně stisknete Alt šipka pro seznam, nebo kliknete na šipku. V políčku Odděl. můžete buď rovnou napsat číslo tržby nebo počáteční písmeno (písmena) názvu a nebo jen Alt šipka či myší - program vás nechá vybrat.
40
Potom co dokončíte operaci tlačítkem Natížit (případně rovnou Enter), je ukončeno natížení na daného hosta a můžete pokračovat natěžovat v natěžování na stejný účet nebo na dalšího hosta. Důležité upozornění: pokud operaci nedokončíte a stisknete ESC nic se neprovede! Žurnál Podle různých kritérií si zde ověříte, zda hledané položky byly natíženy. Pokud nebudete vyplňovat kriteria a stisknete jen OK, zobrazí se všechna natížení a platby dnes realizované. Načtení telefonů Jestliže nemáte instalován FO Server (zvláštní modul), poplatky ze subsystémů čekají na natížení a vždy se projeví na účtu v okamžiku, kdy se do něj dostanete. Tuto volbu je vhodné (není nutné) spustit např. před odjezdem skupiny, tím se zrychlí proces odbavední. CC vypořádání Platí jen pro instalovaný interface.
5.7. Pokladna Peníze Počitadlo nebo přes menu Pokladna Pokladna Zobrazí se následující volby:
Směnárna V době psaní této příručky se využívá směnárna jako samostatný externí modul. Hotelová pokladna Zadáte nejprve číslo pokladny (pokud nemáte napevno pokladnu přidělenou ) a heslo.
41
Převodem z hotelové pokladny do recepční se rozumí převod hotovosti z hotelové pokladny do recepční pokladny. Převodem do hotelové pokladny z recepční se rozumí převod hotovosti z recepční pokladny do hotelové pokladny. Vyplníte jen částku a důvod. Nejedná se o nic jiného, než o přesun peněz (např. z důvodu dotace pokladny nebo naopak snížení hotovosti z jiných důvodů). Hotelové účty Specifická volba jen pro výjimečné použití. Pokud je účet nadefinován, je možno zde na něj a z něj převádět peníze v hotovosti. Směna šeků V době psaní této příručky se využívá směnárna jako samostatný externí modul Status pokladny Které pokladny jsou v současné chvíli otevřené Záloha na rezervaci Zde se zaznamená přijmutá záloha pro danou rezervaci. Rezervaci si nejprve vyhledáte např. podle jména (můžete zadat jen počáteční písmena) a Enter. (Z nabídnutých rezervací vyberete šipkou a Enter nebo tlačítko záloha.) (Nezapomínejte na klávesu F12.)
42
Potom se vám ukáže v horním rámečku údaje o rezervaci a přijaté (požadované) záloze. V dolní rámečku platby. Vyberete příslušnou platbu (např. Bankovní převod) a potvrdíte Tab. Vyplníte částku a dále vyberete typ „Potvrzená rezervace -záloha“ nebo jen „Potvrzená“ podle konkrétního nastavení konfigurace. Zatržením Tisk účtu můžete pak vytisknout stvrzenku.
Kurzy Zde se zadávají kurzy platné pro různé části programu. Záleží na dané konfiguraci hotelu. Např. je možné udržovat odděleně kurz pro natěžovaní ubytování a odděleně kurz pro placení na účtu. Na nové období je možné kurz zadat volbou nový, nikoli opravou stávajícího zadání. Historie účtů Všechny vytištěné účty se dohledají zde. Je možné si je prohlédnout, vytisknout. (Dle oprávnění pracovníka.)
43
Zadáte třeba jen datum tisku a Enter. Modrý rámeček určuje pozici kursoru. Šipkou se nastavíte na příslušný účet. Nápověda na klávesy, které můžete použít je zasazena v rámečku účtu vpravo dole. Budete-li chtít účet tisknout, nastavíte se na příslušný řádek (účet) a stisknete na pravé straně klávesnice tlačítko Tisk. Je možné, že požadovaný účet byl odsunut uzávěrkou na disketu. Program vás vybídne, abyste vložili disketu, která obsahuje účty příslušného datumu. Vložíte tedy příslušnou disketu do disketové mechaniky a stisnete Enter. Pokladní sestavy Zadáte nejprve číslo pokladny (pokud nemáte napevno pokladnu přidělenou ) a heslo. Můžete si zobrazit nebo vytisknout dnešní platby hotovostí, šeky, zahraniční měny, kreditní karty a pohledávky faktury. Ostatní platby mohou být např. předplatby – zálohy. Pokud používáte externí modul na směnárnu, tak příslušné transakce naleznete v tomto modulu. Hromadné natížení Tato volba je do jisté míry nebezpečná tím, že provede (podle vašeho zadání) natížení na několik účtů. Pokud tedy zadáte špatná kritéria, budete muset stornovávat. Je ale vhodná např. k tomu, že natížím všem členům určité skupiny nějakou službu naráz. Zadáte nejprve číslo pokladny (pokud nemáte napevno pokladnu přidělenou ) a heslo. Zvolíte si oddělení tržby, dále vyplníte částku. Seznam pokojů můžete ale nemusíte vyplňit - čísla oddělená čárkou (např. 515,620,652). Název skupiny nebo cestov.kancelář můžete ale nemusíte vyplnit. Pozor ! Pokud nevyplníte žádné z omezujících kritérií, natíží se služba všem ! Program se ale ještě před tím ujistí ,že to myslíte vážně. Po vyplnění všech políček a provedení celé operace je možno zkontrolovat, komu se služba natížila.
44
Účty dávkově Podle velkého množství kritérií je možno vytisknou dávkově předem účty. Tato volba je využívána ojediněle. Např. pro případ, že se chystá odstávka systému a chcete mít info výtisky všech hostů, dnes odjíždějících. Tlačítkem Další pokračujete ve vybraných volbách, až se účty vytisknou. Je ale samozřejmě možné tisknou účty postupně přes pokladnu placení (Ctrl B). Natížení počtu hostů (post covers) Pro statistické účely zadání počtu hostů k oddělení tržeb. Je nutna speciální konfigurace pro aktivování této volby.
5.8. Uzavření pokladny Volbou
Peníze Kalkulačka s penězi
nebo přes menu Pokladna Uzavření pokladny Před uzávěrkou je nutno uzavřít všechny otevřené pokladny. Tím, že se uzavře pokladna, program „vybere všechny peníze“ a „dá“ do pokladny počáteční zásobu, která je konfigurovatelná při nastavení programu. Zadáte nejprve číslo pokladny (pokud nemáte napevno pokladnu přidělenou ) a heslo.
45
Pokud si nejste některou částkou jisti, můžete si zobrazit Detaily, případně se vrátit a přes Pokladní sestavy nebo Sestavy obecně zkontrolovat transakci po transakci. Nikdy neuzavírejte pokladnu, dokud vám peníze nesouhlasí. Potvrdím tlačítkem OK. Objeví se např.:
46
Přečtěte si nápovědu v dolní části obrazovky. Potvrdíte OK pokud si přejete uzavřít pokladnu , jinak ESC nebo Přerušit. Částku nepřepisujte! Netiskněte nyní tlačítkem Print, pokud chcete uzavřít pokladnu. Program vás k tomu vybídne až následně po uzavření. Toto tlačítko použijete jen v případě, že si chcete zkontrolovat stav peněz, ale uzavřít pokladnu nechcete. Pak se vrátíte tlačítkem Přerušit! Zvolíte OK, pokud vše souhlasí. Následuje poslední obrazovka uzavírání pokladny s dotazem, zda vše opravdu souhlasí. Potvrzením ANO uzavřete pokladnu a na dotaz Tisk sestav odpovíte Ano (přednastaveno). Můžou nastat nestandardní situace, např. v hotovosti se vám objeví záporná částka. Pokladna nejde uzavřít. Může se to stát vaším omylem při práci, nebo ten den jste např. jen někomu vrátili peníze (storno), museli jste však zřejmě dotovat pokladnu vlastními penězi. Řešení závisí na tom, jestli šlo o chybu. Můžete např. převést peníze z hotelové pokladny do recepční (viz dále), nebo při zobrazení částky, kterou máte mít v pokladně, je možné ji opravit (pouze nouzově a až po poradě s vedoucí recepce, případně po poradě s někým ze progamové podpory zákazníků) na skutečnou (projeví se v sestavě - Pod-Přes).
5.9. Pasanti Slouží pro vystavení účtu za jednorázový okamžitý prodej. Přes
Peníze Ťápoty
nebo přes menu Pokladna Pasanti
47
Po zadání čísla pokladny (pokud nemáte napevno přidělenou pokladnu) a hesla se objeví kolonka pro zadání jména.
Pokud hosta máte v kartotéce, vyberete jej. Můžete i přímo přidat hosta do kartotéky. Většinou ale nebudete znát jméno hosta a pro tento případ se doporučuje využít kartu „.“ Následuje dotaz na statistický obchodní kód (market, případně source) (případně kód zdroje pokud je tak program nastaven). Pokud nevíte z hlavy (např. IND jako individuál) stačí stisknout Alt šipku a vybrat šipkou a potvrdit Enter. Dál vám naskočí zelená tabulka pro natěžování, jak ji znáte z předešlých kapitol. Vyplníte příslušná políčka a teprve potom, co ukončíte poslední natížení, můžete stisknout ESC. Naskočí vám rámeček s druhy plateb a vy si vyberete příslušnou a potvrdíte Enter nebo výběr změníte. Cenu potvrdíte buď Tab nebo Enter a případný Dodatečný text Enter. Automaticky se tiskne účet.
Rychlé odhlášení Volba
Peníze Utíkající míček
nebo přes menu Pokladna Rychlé odhlášení Touto volbou lze odhlásit účet/účty bez toho, aby se museli současně vytisknout. Využívá se ve speciálních případech. Praktický příklad je při odhlašování skupiny, kdy najednou odhlásíte všechny, kteří mají nulové zůstatky na účtech. Tato operace se ale provádí přímo v placení (Ctrl B), kdy si zobrazíte všechny členy skupiny a tlačítkem Odhlášení nulových účtů zmizí všechny účty s nulovými zůstatky.
48
Ve volbě rychlé odhlášení je také toto tlačítko, ale zde můžete odhlásit všechny s nulovými zůstatky, bez ohledu na to, zda jsou příslušníci nějaké skupiny či nikoli. Tlačítkem Vybrat odhlásíte jeden konrétní účet. Fakturace Volba
Peníze Arch papíru
nebo přes menu Pokladna Fakturace V této vysoce specializovaném modulu je možné kontrolovat vystavené faktury a kreditní karty. Je zde možno tisknout sumáře kreditních karet podle jejich typů a za zvolené období. Podle konfigurace hotelu a oprávnění pracovníků tato volba nemusí být vůbec znázorněna. Při vytvoření sumáře máte možnost kreditní karty konsolidovat, tzn. seskupit je pod jednu položku, která je pak vedena jako jedna pohledávka.
6. Pokoje 6.1. Úvod Záleží na konkrétním hotelu jak využívá tohoto bloku. Je zde možné měnit stav pokojů z neuklizeného na uklizený a naopak (pokud máte telefonní ústřednu, která umožňuje,aby pokojská přes číselný kód oznámila programu, že je pokoj uklizen, není třeba pokoje uklízet z menu), vyřazovat pokoje, zobrazovat si pokoje podle jejich stavu, nahlédnout do historie používání pokoje, zkrátka vše, co se týká bezprostředně pokojů. Úklid pokojů je důležitý pro přidělování pokojů přijíždějícím hostům (náhled na volné pokoje má volbu - jen uklizené) a navíc pokud chcete ubytovat hosta na neuklizený pokoj, program vás upozorní, nicméně i tak máte možnost ubytovat hosta na (teoreticky) neuklizený pokoj. Některé hotely využívají i další stav pokoje – zkontrolovaný – pro případ, že stav pokoje kontroluje ještě vedoucí směny, zda je pokoj opravdu připraven pro příjezd hosta. V tomto případě se program musí příslušně nastavit.
6.2 Pokojské Volba
Klika Koště, kbelík
nebo přes menu Správa pokojů Pokojské Zobrazí se volby podle kterých si zobrazíte např. všechny pokoje, které jsou volné. Po zobrazení je možno si tabulku vytisknout – tlačítkem Tisk nebo změnit stav pokoje z uklizeného na neukl.přepnutím Uklizený Neuklizený, tlačítkem Statistika se zobrazí celkový výčet pokojů v příslušných stavech. Význam jednotlivých zkratek: CL uklizený (clean)
49
DI neuklizený (dirty) OC obsazen (occupied) DP odjezd, placeno (departure paid) DN odjezd, ještě neplatil (departure not paid) AE očekáván příjezd (arrival expected) OO vyřazen z provozu (out of order) (nezapočítává se do statistiky obsazenosti) OS mimo provoz (out of service)
Důležitá volba: Rychlý úklid -
zadávám čísla pokojů oddělených čárkou nebo od pokoje do pokoje nebo celou sekci pokojú (záleží na nastavení konfigurace, může to být např.co sekce to patro)
Pozor: úklid z menu se provádí jen na hotelech, kde není instalována telefonní ústředna, která umí přenášet informaci o stavu pokoje.
Další volby jsou: Nesrovnalosti pokojů (discrepant rooms) – ukazuje rozdílné stavy mezi pokojskými a recepcí. Pokud je pokoj stále obýván (na pokoji jsou zavazadla a pokojská tedy zadala přes telefon nebo televizi stav obsazený, uklizený) a současně na recepci je host již odhlášen, jedná se nesrovnalost nazývanou SLEEP. Pokud je pokoj vyklizen (na pokoji nejsou již žádná zavazadla a pokojská tedy zadala přes telefon nebo televizi stav volný, uklizený) a současně na recepci jestále ještě otevřený účet hosta, jedná se nesrovnalost nazývanou SKIP. Prádlo, ručníky – zde je možno zadat cyklus výměny povlečení a ručníků i individuálně a tyto informace se pak objeví ve speciální sestavě pro pokojské.
6.3. Mimo provoz Náhled na vyřazený pokoj z provozu nebo vyřazení nového pokoje (rozsahu pokojů) z provozu. Volba
Klika Přeškrtnuté dveře
nebo přes menu Správa pokojů Vyřazeno/mimo provoz
50
Tlačítkem Upravit opravíte již zadaný záznam, tlačítkem Nová zadáte novou informaci o tom, jaký pokoj, od kterého datumu a jak dlouho a z jakého důvodu bude tento pokoj vyřazen z provozu.
51
Vysvětlivka k rozdílu mezi statusem Vyřazeno a Mimo provoz: Vyřazen z provozu (OO) - nezapočítává se do obsazenosti, pokoj nelze pronajmout např. z důvodu rekonstrukce Mimo provoz (OS) - započítává se do obsazenosti, pokoj má menší závadu – např. nefunguje televizor, v krajním případě lze pokoj pronajmout.
52
6.4. Vyčlenění pokojů Volba
Klika Dveře s panáčkem
nebo přes menu Správa pokojů Přidělení pokoje Vyčlenění pokojů – používá se pro případ, že nechcete konkrétní pokoj přidělit hostům např. proto, že je pokoj připraven pro fotografování. Vyčlenění pokojů pro pokojsků – používá se pro případ, že některé pokoj je připraven pro speciální požadavky, např. nealergické povlečení, s přistýlkou.
6.5. Historie pokoje Volba
Klika Trojí dveře
nebo přes menu Správa pokojů Historie pokoje Náhled zpět do historie kdo kdy bydlel na určitém pokoji. (Např. v případě zapomenutých věcí na pokoji apod.) Datum, které se nastaví o měsíc zpět, můžete změnit (od tohoto data až po současnost se zobrazí žurnál o pokoji). Dále zadáte číslo pokoje. Zobrazí se tabulka, kde jednotlivé řádky znamenají pobyty hostů na pokoji. Aktuální pozici kursoru označuje modrý rámeček. Tlačítkem Detaily se dostanete na detailní informace o pobytu hosta, tlačítkem Karta si zobrazíte kartu (adresu hosta) a tlačítkem Účet si zobrazíte účet hosta.
6.6. Přebukování Volba
Klika Hotel se spoustou pokojů
nebo přes menu Správa pokojů Přebukování Tato volba vyžaduje jistou dlouholetou zkušenost v práci na hotelu. Je možno zde povolit zarezervování nad fyzickou kapacitu hotelu s tím, že je zde jistá pravděpodobnost, že se všichni hosté nedostaví. Vyplním nejdříve počáteční datum, od kterého budu začnu a pak konečné datum. U každého jednotlivého dne mohu vyplnit počet pokojů navíc. Je možné zadat zvýšenou kapacitu pro konkrétní typ pokoje nebo obecně pro celý hotel. Je možno zadat přebukování i procentuálně.
53
Po zadání všech informací stisknu tlačítko Přidat. Jakmile jsou počty již přidány, je možné je i dodatečně ještě upravovat.
6.7. Pokojské Volba
Klika Koště, kbelík, dveře
nebo přes menu Správa pokojů Attendants Zde je možno zadat jmenovitě seznam pokojských na hotelu a připravovat pak pro ně denní raportky. Jedná se o velice specializovanou část programu pro pokojské a využívá se jen v případě, že se jedná o větší hotel a vedoucí pokojských mají přístup k počítači. Vyžaduje to i jisté „nadšení pro novou věc“, protože z počátku, než se z přípravy raportek stane rutinní záležitost se může zdát, že to přináší více zdržení než naopak. Po čase je ale časová úspora při rozdělování práce pokojským zřetelná.
54
Rozsahem si zobrazíte denní či večerní sekci, jestli chcete zobrazit délku trvání úklidu, typy pokojů.
6.8. Graf obsazenosti Volba
Klika Hotel s grafem
nebo přes menu Správa pokojů Graf obsazenosti
55
Tlačítkem výběr si volíte různé způsoby náhledu na obsazenost hotelu. Tlačítkem Tisk je možno graf vytisknout. V poli Od data si zobrazíte počátek náhledu.
7.
Různé
7.1. Dnešní aktivity Volba
Kytky Sluníčko a poznámky
nebo přes menu Ostatní Dnešní aktivity
56
Slouží zejména ke kontrole určitých dat před uzávěrkou a na konci směny. Mezi náhledy se přepínáte dole zatržením Odhlášení – Příjezdy - Stornováno Odhlášení: - před spuštěním uzávěrky si zkontrolujete, kdo dnes měl odjet a neodjel (ať již z důvodu, že jste ho zapomněli odhlásit a nebo odjel bez placení). Pokud hosta, který měl dnes odjet neodhlásíte a neprodloužíte mu pobyt, zůstane stále přihlášen na pokoji a zůstane mu účet i po uzávěrce, nicméně se uzávěrkou nenatíží žádné poplatky. Příjezdy: - před spuštěním uzávěrky si zde zkontrolujete, zda všichni, kdo přijeli jsou skutečně přihlášeni. (Je samozřejmě možné, že jste zapomněli někoho přihlásit, přestože opravdu přijel.) Další možností jsou ale hosté, kteří měli přijet a nepřijeli. Někteří se omluvili - stornovali rezervaci - tedy pokud jste to zapomněli provést, můžete zde klávesou Delete rezervaci stornovat (ptá se na důvod storna). Ostatní, kteří se neomluvili a nepřijeli, budou o tom mít ve statistice zvláštní záznam. Proto v žádném případě nestornovávejte jejich rezervaci. Uzávěrka to provede za vás a těmto hostům udělí „černý puntík“. Stornováno: - náhled na všechna storna rezervací, které jste dnes provedli. Kontrola před spuštěním uzávěrky. Tlačítko Pokladny: Soupis všech otevřených pokladen. Kontrola před uzávěrkou. (Všechny pokladny musí být před spuštěním uzávěrky uzavřeny- viz menu Pokladna - Uzavření pokladny.) Na každém vyobrazeném záznamu se dostanete do rezervace tlačítkem Rezervace, případně do účtu tlačítkem Účty.
57
7.2. Žurnál uživalele Volba
Kytky Válec
nebo přes menu Ostatní Žurnál uživatele
. Zatržením příslušné volby si zobrazíte změny v rezervacích, v adresách (kartách), konfiguraci, natěžování, blocích, případně všechny změny. V poli uživatelské jméno můžete zvolit, pro koho chcete změny zobrazit, pokud pro všechny, nechte toto pole nevyplněné. Možnosti souvisí s nastaveným právem uživatele! V poli datum volíte, který konkrétní den chcete kontrolovat.
7.3. Interfaces Volba
Kytky Počítače s bleskem
nebo přes menu Ostatní Interfaces
58
Tato volba je jedinečná na každém hotelu. Závisí na tom, zda hotel má na recepční program napojenou telefonní ústřednu, placené video, magnetické zámky, řízení vytápění na pokojích, příp. další. Některé interface zde pak nabízí volby jako např. blokování / odblokování linky, blokování /sledování kanálu pro dospělé, atd.
7.4. Externí programy Volba
Kytky Rozvětvený strom
nebo přes menu Ostatní Externí programy Závisí specificky na každé instalaci. Z této volby se např. může spouštět externí modul směnárny.
7.5. Telefonní funkce Volba
Kytky Telefon
nebo přes menu Ostatní Telefonní funkce
Volba účet za telefon vám umožní zúčtovat telefonní hovor z telefonní kabinky.
59
Stačí zadat číslo linky telefonní kabinky, označit hovor a buď převést na pokoj nebo zaplatit hotově. Operaci zakončíte OK.
Telefonní detaily Telefonní detaily vám zobrazí seznam hovorů pro určitou linku za zvolené období. Seznam pak můžete vytisknout. Pozor: historie o telefonech se při standardní konfiguraci uchovává max 45 dnů. Uskutečněný telefonní hovor se zapíše do telefonních detailů při splnění některé z následujících podmínek: -
automaticky, pokud běží modul Front Office Server (samostatný program) – platí jak pro služební linky, tak pro pokojové (tento modul není nutný) volbou natěžování – čtení natížení přes interface - platí jak pro služební linky, tak pro pokojové při otevření účtu hosta – platí pro pokojové linky po uzávěrce automaticky výjimka platí pro linky nastavené jako “telefonní kabinka”, kde platí, že do uzávěrky zůstává telefonní detail v kategorii “Účet za telefon” (pro možnost účtování)
60
Nastavení buzení
Nastavit buzení máte možnost na další den, určitý den, denně, pro jednotlivce nebo pro skupinu či skupinku. Vyberete konkrétní pokoj nebo seznam pokojů a čas. Tlačítkem Nastavení operaci ukončíte a pak následuje hlášení, jestli bylo buzení zaznamenáno. Konkrétní fungování na hotelu, je ale dáno typem telefonní ústředny, případně televizního systému. Seznam buzení Ve volbě seznam buzení si zobrazíte zadaná buzení a můžete zde mazat či opravovat čas buzení již zadaného záznamu.
7.6. Sestavy Volba
Kytky 4 listy
nebo přes menu Ostatní Sestavy
61
Na pravé straně jsou skupiny sestav podle druhu – ubytovaní, rezervace atd. Konkrétní sestavu můžete vyhledat i tím, že napíšete její název (stačí jen část názvu) a nezapomeňte hledat ve všech skupinách (označit Vše). Sestavu si můžete zobrazit nebo vytisknout. Pokud tisknete více sestav najednou, jsou vidět pod tlačítkem Tisk.fronta podle toho, v jaké fázi se zpracování zrovna nachází. V záložce plánovač si můžete naplánovat spuštění konkrétních sestav na určité období nebo cyklické opakování tisku některých sestav. Pokud spustíte časově náročnější sestavu, případně více sestav najednou, můžete v Tisk.frontě sledovat, v jaké fázi se ta která sestava nachází. Některé sestavy jsou modifikovatelné, ale jen pro oprávněné uživatele.
8. Nastavení 8.1. Konfigurace uživatelů Volba
Magické oko Lego
nebo přes menu Konfigurace Konfigurace uživatelů
62
Test dostupnosti – při výpadku některé stanice, výpadku proudu apod. se může stát, že je třeba obnovit tabulku dostupnosti. Tato volba slouží právě k tomuto účelu. Úpravy textových souborů – změna vzhledu potvrzovacích dopisů, registračních formulářů, účtů apod. Změna hesla - Každý uživatel má možnost změnit si přistupové heslo (nikoli ID). Zadáte současně platné heslo a dále nové heslo a ještě jednou nové heslo a potvrdíte OK.
8.2. Tvoření obrazovek - možnost úpravy nejdůležitějších obrazovek (rozmístění, doplnění nových polí, automatického vyplňování, atd.) Je zřejmé, že nebude většina výše uvedených možností přístupná pro běžné uživatele.
8.3. Tiskárny Volba
Magické oko Tiskárna
nebo přes menu Konfigurace Tiskárny
63
V řádce Název tiskárny zadáte tiskárnu, na které chcete příslušnou úlohu tisknout. Je možné z počítače na recepci tisknout účty na tiskárně Epson na pultě, potvrzovací dopisy na HP v zázemí recepce a registrační karty na rychlotiskárně také v zázemí na tiskárnu Epson. Pro každou stanici je toto nastavení jedinečné. Do této volby běžní pracovníci nemají přístup.
8.4. Rychlé klávesy Rychlé klávesy jsou klávesy F1 až F10, které v programu Fidelio fungují v kterémkoli místě programu, v kterémkoli okamžiku. Náhled na použití funkčních kláves získáte stisknutím Ctrl Q (stisknete a podržíte klávesu Ctrl a ťuknete klávesu Q). Je vhodné si některé funkční klávesy zapamatovat, aby jste měli rychlý přístup k informacím, aniž byste byli nuceni si vyvolávat nápovědu na seznam funkčních kláves.
64
8.4.1. Detailní dostupnost Ctrl D
Volné typy pokojů pro jednotlivé dny a statistiky. Tlačítkem výběr volíte typy pokojů a jestli zahrnout i nejisté – tentativní rezervace. Tlačítkem Obsazenost se přepnete do zobrazení obsazenosti namísto dostupnosti a naopak. V poli od data si vyberete počátek zobrazení.
8.4.2.Kontrolní panel Ctrl P
65
Statistické údaje o pokojích a obsazenosti, možnost náhledu na bloky (alotmenty) a na waitlist (na čekání). Jednoduchou šipkou se posouváte o den, dvojitou šipkou o týden vpřed (dozadu).
8.4.3.Maximum dostupnosti
Jedná se o celkové počty volných typů pro zadané období. Detailní náhled získáte přes Ctrl D.
8.4.4.Stav hotelu Ctrl H
66
Aktuální náhled na dění v hotelu pro dnešní den. Údaje jsou pro počty pokojů a pro počty osob. Je možné si zobrazit ranní status. 8.4.5. Sazba
Zobrazení tabulky typů pokojů a jim odpovídajících cen pro daný počet nocí, případně pro konkrétní firmu, cestovku.
8.4.6. Volné pokoje Ctrl S
67
Náhled na volná čísla pokojů. Zobrazení zvolíte pro určité datum, počet dnů, typy, vlastnosti pokojů, patro, uklizené nebo včetně neuklizených. Tato volba se samostatně využívá ojediněle. Běžné použití je v rezervaci při přidělení pokoje, případně při přidělování pokojů všem rezervacím, které by měli přijet zítra, dnes ráno apod.
8.4.7.Štafle Ctrl L
Rezervační štafle si můžete zobrazit v různém měřítku, od zvoleného počátečního datumu, po týdnech. Pokud potřebujete nápovědu, zatrhnete Legendu. Štafle je možno vytisknout tlačítkem Tisk. Pravým tlačítkem myši můžete rezervaci upravit, přihlásit, odhlásit bydlícího hosta – vystavit účet. Zde můžete i vytvořit rezervaci pro daný pokoj. Kliknete a držíte na řádce zvoleného pokoje a táhnete až na datum odjezdu. Pak tlačítko myši pustíte a program se zeptá, zda budete zadávat novou rezervaci, či vyřazujete pokoj z provozu nebo jde o příchozího bez rezervace – Walk in. Zbytek už je standardní postup. Pro malý hotel může být tato obrazovka výchozím bodem, ze kterého se budou provádět téměř všechny operace.
68
8.4.8.Plán podlaží Ctrl F
Zobrazení pater hotelu, ale i ostatních význačených prostor.
8.4.9.Obsazenost Ctrl Y Již bylo uvedeno, zde jen klávesová zkratka.
69
8.4.10.Telefonní záznamník Ctrl T
Slouží pro uchování a následné hledání telefonních čísel zaměstnanců, hotelů, taxi služby, divadel a ke každému záznamu můžete přidat rozsáhlou dodatečnou informaci.
8.4.11.Telefonní operátorka Ctrl O
70
Důležitá klávesa pro vyhledání hosta bydlícího, majícího rezervaci, nebo odhlášeného. Můžet zde zadat zprávu, umístění hosta, upravit rezervaci. Zajímavá je možnost zatrhnutí volby část jména, pokud si nejste jisti s přesným zadáním jména.
8.4.12. Příjezdy, pobyty, odjezdy Ctrl W Jedná se o tu samou obrazovku, jaká je uvedena výše s tím, že není zatržena volba T. operátorka, nýbrž Všichni. Je možno se ale přepnout na Příjezdy, Bydlící, ...
8.4.13.Kalkulačka Ctrl Z Velice jednoduchá kalkulačka. Použijte znamínko plus pro sčítání, mínus pro odčítání, lomítko pro dělení a hvězdičku pro násobení. Tlačítko Spočítat pro výsledek.
8.4.14.Žurnál Slouží pro předávání vzkazů mezi pracovníky. Nový záznam se zadá klávesou Nová. Pokud se přihlásí ten, pro koho je zpráva adresována, ihned se mu zobrazí.
8.4.15.Kalendář Ctrl J
71
Zde se mimo jiné zobrazuje obsazenost / dostupnost, akce dne a další statistické údaje.
8.4.16. Přepočet měn Pro převedení částky v určité měně do libovolné zahraniční. (Pouze pro náhled.)
72
Je názorné, že kurzy mohou být různé pro stejnou měnu, podle toho, pro kterou část programu platí.
73
9. Uzávěrka 1. Zkontrolujeme si následující volby v Dnešních aktivitách Odjezdy Příjezdy Storna Pokladny 2. Ukončíme běh programu Fidelio na všech ostatních počítačích. 3. Na počítači, kde pracujeme, uzavřeme všechny pokladny. 4. Spustíte ikonu pro noční uzávěrku. Přihlásíte se jménem a heslem.
Tlačítkem Start spustíte uzávěrku. Následují kontroly nepřihlášených odjezdů, ještě neodhlášených odjezdů, zrušených rezervací, nedoručených zpráv.
74
S každou zobrazenou rezervací máte přímo zde možnost provést změnu, storno, podle konkrétní situace. Můžete se též rozhodnout, že uzávěrku přerušíte tlačítkem Stopnout uzávěrku. Pokud chcete pokračovat v uzávěrce, použijete tlačítko Pokračovat. Po kontrolách následuje dotaz:
Zvolte přednastavené Ne. Jen při nestandardní situaci a po konzultaci s podporou zvolíte jinou volbu.
Zvolte přednastavené Ano. Jen při nestandardní situaci a po konzultaci s podporou zvolíte jinou volbu.
75
Zvolte přednastavené Ano. Jen při nestandardní situaci a po konzultaci s podporou zvolíte jinou volbu.
Zvolte přednastavené Ano. Jen při nestandardní situaci a po konzultaci s podporou zvolíte jinou volbu.
t Zobrazí se stanice, které v tuto chvíli pracují s programem. Jak je patrné, zobrazí se i stanice, která právě spouští noční uzávěrku, což není na závadu. Pokud se zde ale zobrazí i jiné stanice, musí se jejich činnost ukončit, aby bylo možno v uzávěrce pokračovat. Toto provedete tlačítkem Odeslat zprávu.
76
Příklad je uveden výše. Dále pokračujete tlačítkem Odeslat zprávu. Po určité době se ostatní stanice sami odhlásí, pokud to tak neučiní nikdo jiný. Pak pokračujete tlačítkem Zavřít.
Pokračujete potvrzením, pokud jste si jisti datumem, za který spouštíte uzávěrku. Dále pak už uzávěrka pokračuje automaticky sama. Průběh je znázorněn na levé straně modrým pruhem a na druhé straně detailním výpisem jednotlivých akcí. Podle konfigurace může nastat ještě jednou kontrola příjezdů, odjezdů, storen. Pokud nebyly uzavřeny všechny pokladny, následuje:
77
Doporučuje se uzavřít pokladny přímo v programu a nikoli zde automaticky, ale někdy to není možné z toho důvodu, že existuje více pokladen a noční auditor nemá k těmto pokladnám přístup. Proto je tu volba pro Automat. uzavření. Průběh uzávěrky je dvoufázový. V první fázi je sice možné na programu Recepce a Sestavy pracovat, ale s jistými omezeními (např. není možno platit účty), druhá fáze (program vám ji oznámí tím, že začne blikat nápis: „Fidelio je připraven pracovat na ostatních stanicích) vám umožní na ostatních stanicích již veškeré operace.
Po ukončení uzávěrky se zobrazí
78
Potvrdíte OK.
Uzavřete obrazovku tlačítkem Zavřít. Po uzávěrce se změní datum recepčního programu. Pozn: Pokud bude uzávěrka přerušena výpadkem proudu nebo jinou příčinou, nemusíte se obávat, program si pamatuje poslední krok uzávěrky a naváže na tento krok. Jiná otázka je, pokud nebude výpadkem narušena integrita dat a nebude nutno spustit důkladnou údržbu dat před dalším spuštěním uzávěrky. K srovnání integrity dat slouží ikona reorganizace.
79
10. Důležité poznámky k funkci programu Fidelio 1. Pro interface je nutné mít definovaný PM 9500 a tento musí být přihlášen (checked in) - nejlépe do konce roku a vždy po roční uzávěrce obnovit tento účet na další rok. Kartu pro tento účet používejte „Lost interface posting“. Sami na tento účet nic nenatěžujte! 2. Pokud interně využíváte účty PM , zřejmě je budete mít přihlášené vždy na jeden měsíc. Na konci měsíce tyto účty odhlašte a po uzávěrce znovu přihlašte na měsíc další. 3. Před roční uzávěrkou si připravte nové cenové sazby pro následující rok. Pozn: Je samozřejmě možné současné sazby prodloužit do dalšího roku - uvnitř sazby opravíte datum dokdy je cena platná. (Jednak v hlavičce a jednak v detailech.) 4. Všechny požadované statistiky si vytiskněte dopředu před roční uzávěrkou. (Některé údaje se roční uzávěrkou mažou.) 5. Před roční uzávěrkou je dobré si udělat zálohu a odložit ji stranou (nepřepisovat ji).
80
