UITNODIGING ALGEMENE LEDENVERGADERING V.V.VOLUIT Het bestuur nodigt alle leden van Voluit uit voor de jaarlijkse algemene ledenvergadering.
DATUM 15-11-2012 TIJD 19.00 – 20.00 uur PLAATS Basisschool de Vrijburg te Uitgeest AGENDA 1. 2. 3. 4.
5. 6. 7. 8.
Opening Ingekomen stukken en mededelingen Notulen algemene ledenvergadering 17-11-2011 Goedkeuring verslagen - Technische commissie - Secretariaat en ledenadministratie - Recreanten - Jeugd - Financieel verslag (incl. verslag kascontrolecommissie) Verkiezing kascontrole commissie - Er wordt gezocht naar een nieuw reservelid voor 2013-2014 Verkiezing bestuur Notulen extra algemene ledenvergadering 23-04-2012 Rondvraag
Het bestuur waardeert het zeer als u aanwezig bent. Namens het bestuur, Brenda Schouw Secretaris Bijlage 1. Notulen algemene ledenvergadering 17-11-2011 2. Notulen extra algemene ledenvergadering 23-04-2012 3. Jaarverslagen TC, secretariaat, recreanten, jeugd en financieel ’11-‘12
Notulen Algemene Ledenvergadering 17-11-2011 Bestuur: Theo van Lammeren (voorzitter), Marieke Gaus, John Burger, Inge Heijne, Michel Pepping, Christel Tromp en Brenda Schouw (notulist) Aanwezig: Nico Groen, Maartje van Lammeren, Angela Groen, Claudia Groen, Laura Brugman, Jan van Tunen, Harry Lamers, Cor Duinmaijer, Hedwig Theunissen, Karen Vosse, Jolanda Pepping, Harriëtte Bakker, Adrie de Nijs, Pim Brugman, Wim Brugman, Jan Bos, Yvonne Pronk, Sjanie de Nijs, Atie Beentjes, Atty Kempers, Thealet Bos en Ron Drukker Afwezig met afbericht: Ineke Bijman, Wout Admiraal, Marieke Enkt, Christien Stokman, Bert Wubbels, Marlies Roemer, Brenda Burger en Monique Prins 1. Opening Vergadering wordt geopend en iedereen wordt welkom geheten. Afberichten worden opgenoemd. 2. Ingekomen stukken GEEN 3. Mededelingen 08-01-2012: Nieuwjaarsreceptie van 15 tot 17.30 uur in de Opmaat te Uitgeest. - Stratenvolleybaltoernooi: Annet Putter wordt speciaal bedankt voor haar inzet voor en tijdens dit toernooi. - Beëindigen lidmaatschap: Voorheen diende je, je lidmaatschap schriftelijk op te zeggen voor 1 juni. Vanaf nu is dit 1 mei. Dit komt omdat de technische commissie ongeveer half mei de competitiespelende teams aan de NeVoBo moet doorgeven. Wanneer je, je lidmaatschap opzegt na 1 mei dan volgt er een boete van €10,- voor administratiekosten. - Volgend seizoen is er opnieuw een gelegenheid tot het volgen van een scheidsrechter cursus bij Cor Duinmaijer. 4. Notulen 04-11-2010 - Op een vergissing van een jaartal na, zijn de notulen officieel goedgekeurd en kunnen worden gearchiveerd. 5. Kledinglijn senioren - Sponsor competitiespelende teams: Dirkzwager Groep. Dit bedrijf sponsort een tenue, bestaande uit een broek en een shirt van Muta Sport. Dit tenue blijft eigendom van de vereniging. Doordat de vereniging een sponsor heeft gevonden, blijft voorlopig de eigen bijdrage van het tenue uit. - Wil je naast je tenue nog een bijpassende sweater, trainingspak of sporttas etc. kopen dan kan dit eventueel ook via Muta Sport verlopen. De contactpersoon hiervoor is Nico Groen. Hij heeft een catalogus. Daarnaast is het raadzaam om met meerdere te bestellen, dit verlaagd de prijs. 6. Voorlopige goedkeuring jaarverslagen - Technische Commissie: geen bijzonderheden - Secretariaat en ledenadministratie: geen bijzonderheden - Recreanten: geen bijzonderheden - Jeugd: extra aandachtspunt is ledenwerving onder de jeugd. Heb je ideeën of wil je meedoen in de ledenwerving, meld je dan aan bij Brenda Burger of Inge Heijne. - Financieel Jaarverslag: wordt door Michel kort toegelicht. Na stemming is de contributieverhoging, dat ingaat in oktober 2012, aangenomen.
De NeVoBo wil “pasjesgeld” gaan invoeren onder de recreanten. Met de pas kan je als recreant gebruik maken van kortingen, daarnaast kan de NeVoBo meer leden aantoonbaar maken en op deze manier meer subsidie ontvangen, waardoor zij meer bekendheid aan het volleybal kunnen geven op bijvoorbeeld basisscholen. 7. Verkiezing kascontrole commissie Leden zijn Atie Beentjes en Thealet Bos. Als reservelid 2012-2013 wordt Atty Kempers aangenomen. 8. Verkiezing bestuur - Inge Heijne, Marieke Gaus en Brenda Schouw worden herkozen. - Theo van Lammeren, vice- voorzitter treed af, er is geen opvolger. Na 3 maanden dient een nieuwe voorzitter op papier kenbaar te zijn. 9. Rondvraag - Thealet Bos: geeft aan dat Bert Wubbels een aantal keer geen trainen heeft gegeven aan de recreanten en vraagt zich af of hij nu alleen nog dames 3 en 4 trainen geeft. Marieke Gaus (TC) antwoord: volgens mijn gegevens geeft Bert op maandag en op dinsdag trainen. - Inge Heijne: geeft aan dat zij bij de jeugd op zoek zijn naar 1-2 trainers voor op de woensdag van 17.30 tot 19 uur bij 7-8 jarigen leden. Je mag elke week helpen of het afwisselen met iemand anders. - Claudia Groen: vraagt waarom alleen dames 3 en 5 een scheidsrechtercursus moesten volgen afgelopen seizoen. Cor Duinmaijer antwoord: tegenwoordig heb je een code nodig om te mogen fluiten van de NeVoBo. Wanneer je als senior, vanaf 18 jaar, al een paar jaar volleybalt krijg je deze code vanzelf. In dames 3 en 5 zitten leden van net 18 jaar, waardoor er te weinig speeljaren zijn opgebouwd en de code alleen kunnen verdienen door het volgen van een cursus. Nota Bene: één cursus kost gemiddeld 25 euro p.p., die de vereniging betaald, dus gelukkig hoefde niet iedereen. - Jolanda Pepping: vraagt of er echt een vice- voorzitter nodig is binnen het bestuur. Antwoord: dit hoeft niet, het is een luxe, je zou de functie ook weg kunnen laten. Vergadering sluit om 19.45 uur Theo van Lammeren treed hierbij definitief af, en wordt persoonlijk, door Cor Duinmaijer, bedankt voor zijn inzet.
Jaarverslag secretariaat en ledenadministratie Voluit 2011-2012 SECRETARIAAT In seizoen 2011-2012 heeft het bestuur zes bestuursvergaderingen gehouden om het reilen en zeilen binnen de vereniging te bespreken. De leden kunnen de notulen lezen op de website, www.vvvoluit.nl. In deze notulen wordt de nieuwe vergaderdatum bekend gemaakt. Leden kunnen reacties of te bespreken punten aangeven bij het secretariaat. Verschillende onderwerpen passeerden de vergadering. Opsommend, de belangrijkste punten over het seizoen 2011-2012. - Er is lang gezocht naar een nieuwe voorzitter. Op 23-04-2012 wordt Michel Pepping officieel gekozen in een extra ingelaste algemene ledenvergadering als nieuwe voorzitter van VVVoluit. Yvonne Pronk wordt op deze datum officieel gekozen als penningmeester. Zowel Michel als Yvonne beginnen per 01-08-2012 aan hun nieuwe functie binnen de vereniging. - Op verzoek bij de NeVoBo heeft de vereniging geregeld dat zij zelf thuisspelende competitiewedstrijden mag indelen. - Sinds september 2012 zijn alle competitiespelende senioren in het nieuw gestoken, met dank aan de sponsor: Dirkzwager Groep. - In seizoen 2012-2013 bestaat VVVoluit 45 jaar! Misschien tijd voor een feestje? Als laatste is belangrijk te vermelden dat het bestuur nog één openstaande vacature heeft. VICE- Voorzitter LEDENADMINISTRATIE Op 1 oktober 2011 had Voluit 110 leden. In het seizoen 2011/2012 hebben zich 19 leden afgemeld en hebben 11 nieuwe leden zich aangemeld. Van de vertrekkende leden waren er 1 volwassen competitiespelers, 1 recreanten en 9 jeugdspelers. De nieuwe leden zijn 3 competitiespelers, 2 recreant en 4 jeugdspelers. Op 1 oktober 2012 had Voluit 102 leden.
Jaarverslag Recreanten Voluit 2011-2012 Ondanks dat de recreanten geen officiële trainer meer hebben, is de opkomst groot en kunnen zij zich redden met de gelegenheid trainers Ab en Piet. Het aantal recreanten blijft nagenoeg gelijk en zit eigenlijk aan het maximum, maar aanvulling door een jongere zou welkom zijn, dat drukt de gemiddelde leeftijd en is de toekomst van de recreanten ook gegarandeerd. Spelvreugde staat bij ons voorop en dat is in ruime mate het geval, dus is er volop tevredenheid bij de recreanten.
Jaarverslag Technische Commissie Voluit 2011-2012 Aantal teams Het seizoen 2011-2012 werd, net als het seizoen ervoor, gestart met 5 damesteams en 2 herenteams. Start van het seizoen 2011-2012 De bezetting was in de meeste teams voldoende, alleen dames 3 kampte met een tekort aan speelsters. Dit zou grotendeels door dames 5 worden opgevangen die op structurele basis zouden invallen. Door ontwikkelingen bij de jeugd bleken er gelukkig 2 speelsters door te kunnen stromen naar dames 3 waardoor dit team iets completer de competitie in ging. Hierdoor was het ook niet meer nodig om standaard een beroep te doen op dames 5. Iets wat als zeer prettig werd ervaren door alle betrokkenen. De damesteams zijn gestart met een vaste trainer waarbij dames 3 en 4 samen zijn gaan trainen. De herenteams hebben helaas geen trainer. Verloop seizoen 2011-2012 De start van seizoen verliep niet helemaal voorspoedig. Aan het begin van het seizoen moest er gezocht worden naar een nieuwe trainer voor dames 3 en 4 na het vertrek Piet Molenaar. Gelukkig hebben Bert Wubbels en Nico Groen dit samen overgenomen. Bert Wubbels is hierdoor niet meer actief als trainer bij de recreanten. Door beide trainers is wel opgemerkt dat de Wissel eigenlijk geen goede trainingszaal is, zeker niet voor grotere groepen. Dit zal worden meegenomen bij de indeling voor volgend seizoen. Tijdens het seizoen is verder aandacht besteed aan: Extra trainen: bij enkele damesteams (voornamelijk dames 3) is aangeboden dat zijn op maandag extra mee konden trainen bij dames 2. Hier is echter geen gebruik van gemaakt. Trainersoverleg waarbij de trainingen zijn geëvalueerd en de plannen voor komend seizoen zijn doorgenomen. Hieruit is wederom naar voren gekomen dat de Wissel niet geschikt is voor grotere groepen om te trainen en dat de combinatie van dames 3 en 4 niet ideaal is. Doordat dames 4 ook niet meer in de Zien traint, is het voor de recreanten ook niet mogelijk om samen met hen een partijtje te spelen aan het eind van de training. Gezien de soms hoge opkomst bij de recreanten is het jammer dat dit niet kon. Aanvoerdersoverleg waarbij met de aanvoerders naar het seizoen is gekeken en naar mogelijkheden voor het komende seizoen. Belangrijkste aandachtspunt dat hieruit naar voren is gekomen is de bezetting van dames 3 waar enkele leden van stoppen, het laat spelen van wedstrijden (sommige teams spelen het hele jaar door hun thuiswedstrijden pas om 21.30 uur), het ontbreken van een trainer bij de heren en de kleine poules bij de heren waardoor er weinig competitiewedstrijden zijn. Voorbereidingen seizoen 2012-2013 De voorbereidingen voor het nieuwe seizoen verliepen moeizaam. Lang niet alle leden hadden hun enquête formulier ingevuld waardoor het niet duidelijk was of sommige teams compleet zouden zijn. Met name dames 3 waar 6 leden zouden overblijven was lange tijd een onzekere factor. De TC heeft samen met de nieuwe voorzitter Michel en trainer Nico nog een gesprek gehad met dames 3 om het komende seizoen met hen te bespreken en om het team te behouden. Gelukkig is er een speelster bijgekomen en hebben de overige leden aangegeven graag verder te willen waardoor we ook dit seizoen met 5 damesteams konden starten. Daarnaast is er contact geweest met de NeVoBo over het indelen van de competitiewedstrijden en dan met name de thuiswedstrijden (met dank aan Cor). Hieruit is naar voren gekomen dat Cor Duinmaijer de mogelijkheid krijgt om de thuiswedstrijden zelf in te delen. Hierdoor kunnen we meer variatie aanbrengen in vroeg en laat thuisspelen zodat er geen teams meer zijn die al hun thuiswedstrijden laat spelen. De indeling van de competitie voor het nieuwe seizoen is verder bemoeilijkt doordat de NeVoBo onze teams in eerste instantie verschillende speelletters heeft gegeven, dit pas vrij laat is aangepast en de gemeente een administratieve fout heeft gemaakt waardoor de Zien op enkele thuisspeelavonden pas vanaf 21.00 uur beschikbaar is. Gelukkig heeft Cor dit met de NeVoBo kunnen oplossen door enkele
teams hun wedstrijd te laten spelen tijdens hun trainingsavond. Doordat het voor sommige teams meerdere weken betreft is de TC bezig om andere trainingsmogelijkheden voor deze teams te regelen. Hier wordt momenteel nog aan gewerkt.
Jaarverslag Jeugd Voluit 2011-2012 Algemeen De trainingen voor de jeugd vonden plaats van 17.30 tot 19.00 in sporthal De Zien. Aan het begin van het seizoen was Voluit, door het onverwachte opzeggen van een aantal B jeugdleden, genoodzaakt om het B team terug te trekken. 2 Jeugdleden zijn hierdoor versneld doorgestroomd naar de senioren. CMV
18 leden, van wie er 13 competitie hebben gespeeld. 2 teams begonnen aan de start van de competitie. Aan het begin van het seizoen was er een goede aanloop van nieuwe kinderen op de eerste training. Zowel CMV 1 als CMV 2 hebben een leuke competitie gespeeld, beide teams zijn niet in de prijzen gevallen.
Trainingen/trainers Inge Heijne, Paul Baltus en Brenda Burger hebben dit jaar de trainingen aan de CMV kinderen gegeven. Evelien Blijendaal moest helaas vroeg in het seizoen stoppen met training geven, Peter Haake is halverwege het jaar Inge gaan assisteren bij de jongste CMV kinderen. Ondersteuning is er geweest door Annet Degeling, Hedwig Theunissen. Seizoen 2012-2013 Aantrekken nieuwe jeugdleden blijft onverminderd een punt van aandacht. Er zal in ieder geval een C team starten. De competitie begint zonder een CMV team van Voluit.
Jaarverslag Penningmeester Overdracht penningmeester Het afgelopen seizoen (2011/2012) was Michel Pepping nog penningmeester. Michel heeft het jaar 2011/2012 afgesloten en het jaarverslag opgesteld. Yvonne Pronk heeft per 1 augustus 2012 (aanvang seizoen 2012/2013) de werkzaamheden overgenomen. Yvonne heeft de begroting 2012/2013 en contributievoorstel 2013/2014 opgesteld. Afsluiting seizoen 2011/2012 Het afgelopen seizoen is met een verlies van € 88 afgesloten. Begroot was een verlies van € 334. Met uitzondering van de volgende posten zijn er geen noemenswaardige verschillen: - Een opbrengst van het stratenvolleybaltoernooi van € 289 tegenover een begroting van € 800. We zien een afname van de financiële bijdrage alsmede een verschuiving van financiële bijdrage naar sponsoring in natura (cadeaubonnen/prijzen t.b.v. de loterij). - De contributieopbrengst was begroot op € 14.619, realisatie € 13.764. Verschil is met name ontstaan door het terugtrekken van een jeugdteam. Daar tegenover staat dat de kosten voor teamgelden en zaalhuur competitie zijn afgenomen. Gedetailleerde cijfers zijn in het financieel jaarverslag opgenomen (bijlage). Indien gewenst kan tijdens de ledenvergadering toelichting worden gegeven op de individuele posten. De boekhouding over het afgelopen seizoen is gecontroleerd en akkoord bevonden door Thealet BosOlthoff en Atie Beentjes. Begroting seizoen 2012/2013 Voor komend seizoen is het resultaat begroot op een verlies van € 1.174. De oorzaak hiervan is met name een afname van het aantal leden, minder opbrengsten uit het stratenvolleybaltoernooi en een (verwachte) afname van de subsidie van de gemeente. De hoogte van de subsidie is gerelateerd aan het aantal jeugdleden, die dit seizoen sterk is afgenomen. Contributie vaststelling (seizoen 2013/2014) Gezien het begrote negatieve resultaat van € 1.174 zijn we genoodzaakt de contributie voor het komend seizoen te verhogen. In onderstaande tabel een voorstel tot contributie voor het seizoen 2013/2014: Voorstel contributie 2013/2014 Seizoen Pasjesgeld Contributie Totaal per lid 2012/2013 60,00 138,00 198,00 194,00 Senioren 50,00 93,00 143,00 143,00 Junioren 40,00 77,50 117,50 117,50 Aspiranten 25,00 57,50 82,50 82,50 Pupillen 113,00 113,00 109,00 Recreanten
Extra Algemene Ledenvergadering V.V.Voluit 23 april 2012 Voorzitter: Michel Pepping Aanwezig Bestuur V.V.Voluit: Inge Heijne, Marieke Gaus, Christel Tromp. Aanwezige Leden V.V.Voluit: Theo van Lammeren, Adrie en Sjanie de Nijs, Hedwig Theunissen, Theolet en Jan Bos, Inkeke Bijman, Annet van der Eng, Yvonne Pronk, Nico en Angela Groen, Hariëtte Wagemakers, Ab Pepping, Cor Duinmaijer, Sabine van der Veen, Wim en Paul Brugman, Piet Henneman. Notulist: Brenda Schouw De extra algemene ledenvergadering wordt om 18.45 uur geopend met een welkomstwoord van Michel Pepping. Michel Pepping draagt Yvonne Pronk aan als de nieuwe penningmeester van V.V.Voluit. Aan alle aanwezigen wordt gevraagd om een stem uit te brengen door middel van een voor- of tegenstem. Tegen: nul, Voor: zeventien. Michel Pepping draagt zichzelf voor als de nieuwe voorzitter van V.V.Voluit. Aan alle aanwezigen wordt gevraagd om een stem uit te brengen door middel van een voor- of tegenstem. Tegen: nul, Voor: zeventien. Vanaf 01-08-2012 zal Yvonne Pronk de functie als penningmeester bekleden en Michel Pepping de functie als voorzitter van V.V.Voluit. Om 19.00 uur wordt deze extra algemene ledenvergadering gesloten.
