Uitleg import gegevens Loon 2006 naar Loon 2007 1) In het kort: ........................................................................................................................................... 1 2) 2006 helemaal verloond? Bent u administratiekantoor? ..................................................................... 1 3) Welkomstwizard Loon 2007 ............................................................................................................... 1 4) Import-wizard Loon 2007 ..........................................................................................................4 Meldingen na het importeren?.........................................................................................................9 5) Klaar! .....................................................................................................................................11 6) Alsnog werkgevers importeren?........................................................................................................ 11
1) In het kort: • Installeer Loon 2007 • Doorloop de 'Welkomstwizard' waarin u uw gebruikersgegevens importeert. • Uw code: op de CD-hoes, de factuur en www.roosroos.nl, 'Mijn Loon', 'Download' • Doorloop de 'Importwizard' waarin u de 1e werkgever en werknemers importeert • Houd uw beschikking van de fiscus met uw premies WAO-diff en WGA-diff bij de hand • Bij eventuele foutmeldingen: corrigeren • Importeer de volgende werkgever en werknemers • Klaar! Onderstaand worden deze stappen nader uitgelegd.
2) 2006 helemaal verloond? Bent u administratiekantoor? • U bent nog niet klaar met de 2006-verloningen? Wacht dan met het importeren van uw 2006-gegevens totdat u wél klaar bent met de verloningen voor 2006. Anders zouden er bij de import van uw 2006-gegevens 'tekorten' kunnen ontstaan bij o.a. het fiscale loon en de vakantiegeldreservering. • U hebt een administratiekantoor? De lonen 2006 zijn voor sommige werkgevers wel al 'af', voor andere nog niet? Loon importeert per werkgever. U kunt dan ook de werkgevers die 'af' zijn al importeren. Zie ook hoofdstuk 6 in deze uitleg.
3) Welkomstwizard Loon 2007 In deze welkomst-wizard gaat u uw risicogroep(en) selecteren, en kunt u uw gebruikersgegevens importeren. Onderstaand het stappenplan. Als u nog vragen hebt, lees dan de uitgebreide helpteksten (F1-knop op uw toetsenbord), die u per veld in de wizard aantreft. 1) In het eerste scherm staat al aangegeven dat u uw gebruikersgegevens uit 2006 wilt importeren. Klik dus op 'Verder'. De 'locatie' aanpassen (via ‘Kies’) zult u zelden doen, omdat Loon weet waar uw 2006-data zich bevindt:
1
Het dialoog- en invulscherm 'Welkomstwizard', 'Importeer vanuit 2006' 2) Geef in het volgende scherm de code in. Deze code vindt u op: • de achterkant van de CD-hoes (rechtsonderin), • de factuur, • www.roosroos.nl, 'Mijn Loon', 'Download'.
Het dialoog- en invulscherm 'Welkomstwizard', 'Registreren' 3) Klik op 'Verder' en check uw (geïmporteerde) gebruikersgegevens. Corrigeer eventuele fouten.
2
Het invulscherm 'Welkomstwizard', 'Gebruikersgegevens' 4) Kies in het volgende scherm uw risicogroep uit de lijst. Dit is een verplichte optie. Uw 'gebruikelijke' risicogroep staat hier namelijk niet standaard aangegeven. NB Als u de code voor de LoonPro hebt ingegeven, verschijnt deze stap niet. 5) Klik op 'Verder' en check uw overige (geïmporteerde) gebruikersgegevens. 6) In het scherm 'Voltooid' kunt u aangeven dat u nu reeds uw overige 2006-data wilt importeren, of later pas via het 'Extra'- menu. In deze uitleg gaan we ervan uit dat u nu wilt importeren:
Het invulscherm 'Welkomstwizard', 'Voltooid!' 7) U belandt dan na ‘Voltooien’ en ‘F10:OK’ bij de licentie-overeenkomst. 8) Na nogmaals ‘F10:OK’ verschijnt de import-wizard.
3
4) Import-wizard Loon 2007 In deze wizard gaat u uw werkgever(s) en werknemers vanuit 2006 naar 2007 importeren. Onderstaand ook hiervoor een stappenplan: 1) Check in het eerste scherm de 'locatie' waaruit de gegevens 2006 worden geïmporteerd. Deze locatie zal vrijwel altijd in orde zijn omdat Loon - zoals gezegd - weet waar uw 2006-data zich bevindt. U kunt eventueel afwijken met ‘Kies’:
Het dialoog- en invulscherm 'Importwizard', 'Kies locatie' 2) Selecteer in het volgende scherm de (eerste) te importeren werkgever:
Het dialoogscherm 'Importwizard', 'Kies werkgever'
4
3) In vrijwel alle gevallen zult u daarna kiezen voor 'Importeer de gegevens van deze werkgever en zijn werknemers'. De tweede optie speelt zelden, eigenlijk alleen na bedrijfsfusies of overnames:
Het dialoogscherm 'Importwizard', 'Importeer werkgever en zijn werknemers' 4) Loon vraagt u om het percentage WAO-gedifferentieerd van deze werkgever voor 2007. Uw percentage WAOgedifferentieerd staat op de beschikking van de Belastingdienst, die u eind december 2006 of begin januari 2007 ontving. Veelal zal dat het algemene percentage zijn, dat voor uw risicogroep geldt (voor kleine werkgevers). Als het percentage voor uw bedrijf anders is (voor grote werkgevers), dan kunt u dát percentage ingeven. Bent u voor 100% 'eigen risicodrager', kies dan die optie. Uw percentage WAO-diff wordt dan uiteraard 0%. Weet u het percentage nog niet, of bent u buiten het UWV-verzekerd? Zie stap 9.
Het dialoogscherm 'Importwizard', 'WAO-differentiatie'
5
5) Er komt per 2007 een nieuwe premie om de hoek kijken: de gedifferentieerde premie voor de regeling Werkhervatting Gedeeltelijk Arbeidsgeschikten (WGA). Het percentage verschilt per werkgever. Daardoor kan Loon ook deze premie niet standaard invullen. U vindt ook dit percentage op de beschikking van de Belastingdienst. Loon vraagt erom in dit scherm:
Het dialoogscherm 'Importwizard', 'WGA-differentiatie' De werkgever mag de helft van de premie WGA-gedifferentieerd verhalen op het nettoloon van de werknemer. De diverse werkgeversorganisaties raden dat aan. Loon gaat er dan ook standaard van uit dat u dat wilt. Die optie is standaard aangestipt. Het percentage dat u in dit scherm invult, zal Loon dan ook in de berekeningen voor de helft 'schuiven' naar de kosten werkgever en de andere helft naar de werknemer, als een netto inhouding. De fifty-fifty verdeling ziet u reeds staan in dit scherm. In ons voorbeeld meldt de beschikking van de fiscus 2% WGAgedifferentieerd. Dat percentage vullen we in. Loon maakt er dan automatisch 1% werkgever en 1% werknemer van. Als u niet wilt verhalen, stip dan de optie 'De werkgever neemt de gehele premie voor zijn rekening' aan. In ons voorbeeld wordt de premie voor de werkgever dan vanzelf 2%, voor de werknemer 0%. Weet u het percentage WGA-gedifferentieerd nog niet, of bent u buiten het UWV verzekerd? Zie stap 9. 6) De werknemers die nog in dienst zijn, staan aangevinkt. Dat zullen dan ook degenen zijn die u wilt importeren naar 2007. Klik op ‘Verder’:
6
Het dialoogscherm 'Importwizard', 'Kies werknemers' 7) Loon vraagt om een bevestiging:
Het dialoogscherm 'Importwizard', 'Werknemers importeren?' U ziet na ‘OK’ de naam en de korte naam van de werkgever:
Het dialoog- en invulscherm 'Importwizard', 'Korte naam geïmporteerde werkgever' 8) U ziet de tabbladen van de geïmporteerde werkgever.
7
9) Ga nu naar tabblad 2, en klik op 'Wijzig premies':
Het dialoog- en invulscherm 'Werkgever', tabblad 2, 'Wijzig premies' (v.b. 12 Metaal en Techniek) In verreweg de meeste risicogroepen zijn de percentages WAO-differentiatie en WGA-differentiatie de enige premies die Loon niet direct kan weten. Loon vroeg u er daarom naar in de import-wizard. Vulde u in de import-wizard in dat u: • voor de WAO en / of de WGA buiten het UWV verzekerd bent, • of de premies nog niet wist? Vul dan hier alsnog de percentages in. Markeer de 'rode bol'-premie en klik op 'Wijzig premie (F2)'. Lees bij vragen in Loon de helptekst bij dit scherm. Let op: in een beperkt aantal risicogroepen (o.a. Bouw, Metaal en Techniek) dient u meer percentages aan te passen. Die premies zullen in dit scherm zijn gemarkeerd met een 'rode bol'. Staan er in uw geval nog één of meer 'rode bollen'? Pas die dan aan. Markeer de 'rode bol'-premie en klik op 'Wijzig premie (F2)'. Geef na het aanpassen van de eventuele 'rode bollen' de commando's 'F10:Bewaar', en 'F10:OK' 10) De werknemers worden nu geïmporteerd. U ziet daarna het 'Resultaten van importeren' met daarin diverse meldingen:
8
Het resultatenscherm 'Importwizard', 'Resultaten van importeren' Dit overzicht is opgeslagen onder de naam 'C:\Program Files\Loon2007\IMPORT.LOG' en is opgenomen in het tabblad 'Logboek' van de werkgever. Loon toont u daartoe dit scherm:
Het resultatenscherm 'Importwizard', 'Werkgever geïmporteerd' Import-verslag U kunt de meldingen dus altijd weer nalezen en de eventuele 'fouten' na deze wizard aanpassen. Meldingen over 'Premies' Als u een onbekend premie-percentage nog niet hebt gewijzigd (zie stap 9) zal Loon iedere keer dat u een loon wilt berekenen, melden dat een percentage nog niet bekend is. Loon zal dit ook melden op de loonstrook middels de tekst: 'Waarschuwing: standaardpremies RoosRoos Uitgevers gebruikt bij berekening!' Nogmaals: ga om de nog onbekende premie(s) aan te passen naar de werkgever, kies voor het tweede tabblad en klik op 'Wijzig premies'. Hier kunt u de premie(s) met de 'rode bol' aanpassen. Overige meldingen Het overzicht 'Resultaat van importeren' kan ook meldingen tonen over o.a.: • het vorig fiscaal jaarloon (2006 dus) • de stand van het vakantiegeld over 2006
9
• het ontbreken van een indienst-datum • het ontbreken van de pensioengrondslag (voor een aantal risicogroepen) • geen reguliere lonen berekend. Dit betreft normaliter het 'Rekenvoorbeeld'. Negeert u de meldingen niet maar corrigeer de eventuele 'fouten' na deze import-wizard. Geef nu 'F10:OK'. 11) U ziet wederom, maar nu in sterk verkorte vorm, de ‘Resultaten’ (bijv. ‘Gegevens van 4 werknemers geïmporteerd’) en u kunt - als u dat wilt - onmiddellijk de 'Volgende werkgever' gaan importeren, of 'Voltooien':
Het resultatenscherm 'Importwizard', 'Resultaten werkgever (kort) ' 12) Als u kiest voor 'Volgende werkgever' belandt u natuurlijk weer in de import-wizard, en herhaalt u de stappen 2 tot en met 11 voor al de werkgevers die u wilt importeren:
Het dialoogscherm 'Importwizard', 'Importeren volgende werkgever'
10
5) Klaar! • U kunt nu met Loon 2007 en alle geïmporteerde werkgevers aan de slag. • U zult zien dat Loon automatisch de standaardgegevens van de werknemers heeft geïmporteerd.
6) Alsnog werkgevers importeren? • Dat kan heel simpel. Kies vanuit het 'groene' hoofdscherm van Loon voor 'Extra', 'Importeer gegevens uit 2006':
Het dialoogscherm 'Extra', 'Importeer gegevens uit 2006' • Doorloop nu wederom de Import-wizard Loon 2007.
11
